WOJEWÓDZTWO

WOJEWÓDZTWO

ŚWIĘTOKRZYSKIE

PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZE STRUKTURALNE

          SIWZ Znak: DOA-III-3323-20/07

Zamawiający:                          

URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA ŚWIĘTOKRZYSKIEGO XX. XX-XXXXXX Xxxxx xx 0

00-000 Xxxxxx

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA (TYTUŁ):

Zamówienie – znak: DOA-III-3323-20/07 na dostawę i wdrożenie Systemu Elek-

tronicznego Obiegu Dokumentów wraz z Portalem e-Urząd, serwerów i wypo- sażenia serwerowni, oprogramowania systemowego i bazodanowego oraz sprzętu komputerowego biurowego – realizowane w projekcie „e- Świętokrzyskie - rozbudowa infrastruktury informatycznej”, współfinanso- wane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegro- wanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego; Priorytet I; Działa- nie 1.5;

I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA ŚWIĘTOKRZYSKIEGO

xx. XX-Xxxxxx Xxxxx xx 0

00-000 Xxxxxx

tel. (0-00) 000 00 00

fax (0-00) 000 00 00

e-mail (ESP): xxxxx.xxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx

II. FINANSOWANIE ZAMÓWIENIA

1. Finansowanie niniejszego zamówienia uwarunkowane jest postanowieniami umowy nr Z/2.26/I/1.5/270/04/U/72/05 o dofinansowanie w ramach projektu „e- Świętokrzyskie – rozbudowa infrastruktury informatycznej” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, Priorytet: I, Działanie: 1.5.

2. Zamówienie jest współfinansowane przez Województwo Świętokrzyskie ze środków własnych, środków własnych jednostek samorządu terytorialnego, środków własnych instytucji publicznych oraz Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Re- gionalnego.

3. Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego działa na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych w imieniu własnym oraz pozostałych partnerów – uczestników projektu.

III. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

1. Do udzielenia zamówienia publicznego stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U..2006 Nr 164, poz. 1163 z późniejszy- mi zmianami), zwanej dalej „Ustawą”, przy zastrzeżeniu pkt. II.1.

2. Postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego powyżej 211 tyś. EUR

IV. POJĘCIA I DEFINICJE

1. Obowiązujące w niniejszej SIWZ definicje i pojęcia zostały opisane w Załączniku nr 1 do SIWZ.

V. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

1. Zamówienie obejmuje:

1.1 dostawę, instalację i konfigurację u 13 Partnerów Projektu platform serwerowo- sieciowych na potrzeby Systemów Elektronicznego Obiegu Dokumentów,

w tym:

a) dostawę i instalację w szafach serwerowych - 22 serwery wraz z systemami operacyjnymi i niezbędnym oprogramowaniem systemowym,

b) dostawę 13 instancji oprogramowania baz danych (po jednej licencji dla każ- dego z Partnerów Projektu, przy czym licencje mają być udzielone na nieli- mitowaną liczbę użytkowników)

c) dostawę 13 urządzeń do archiwizacji (4 autoloadery/biblioteki taśmowe i 9 streamerów) wraz z niezbędnym oprogramowaniem,

d) dostawę wyposażenia serwerowni, obejmującego 13 firewalli sprzętowych, 12 szaf ognioodpornych oraz urządzenia pomocnicze,

1.2 dostawę, instalację i konfigurację sprzętu komputerowego obejmującego: 135 ze- stawów komputerów z zainstalowanym systemem operacyjnym, niezbędnymi sterownikami i oprogramowaniem biurowym; 71 skanerów dwustronnych z opcją wykonywania nadruków, 34 drukarki laserowe,

1.3 dostawę 13 instalacji Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów wraz z udzieleniem licencji, obejmujących wszystkie elementy Systemu oraz Oprogra- mowanie Wspomagające,

1.4 Dostawę i instalację na dwóch serwerach udostępnionym przez Zamawiającego (klasy x86, 2 procesory każdy) pracujących w klastrze, 1 instalacji Portalu „e- Urząd”, systemów operacyjnych dla tych serwerów oraz oprogramowania bazy danych i innego oprogramowania koniecznego do prawidłowej pracy wraz

z udzieleniem niezbędnych licencji (umożliwiających pracę nielimitowanej ilości Użytkowników),

1.5 wdrożenie Systemu:

a) wdrożenie oprogramowania Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla 1189 Użytkowników u 13 Partnerów Projektu, w oparciu o 13 odrębnych instalacji SEOD u tych Partnerów,

b) wdrożenie Portalu e-Urząd, obejmujące jedną instalację tego oprogramowa- nia na serwerze (klastrze) wchodzącym w skład portalu województwa, skon- figurowaną do obsługi wszystkich Partnerów Projektu,

c) przeprowadzenie szkoleń dla Użytkowników w zakresie niezbędnym do pra- widłowej obsługi Systemu,

d) wdrożenie wskazanych w SIWZ procedur dla Partnerów Projektu.

1.6 udzielenie min. 3-letniej gwarancji na sprzęt, udzielenie 5-letniej gwarancji na System i świadczenie Asysty technicznej.

2. Wykaz Partnerów Projektu wraz z danymi teleadresowymi został zamieszczony w Załączniku nr 3 do SIWZ.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SEOD i Portal e-Urząd) został określony w Załączniku nr 2 do SIWZ.

4. Specyfikacja techniczna sprzętu komputerowego została opisana w Załączniku nr 4 do SIWZ.

5. Wykaz rzeczowo-ilościowy dostaw i usług został ujęty w Załączniku nr 5 do SIWZ.

6. Nazwy i kody dotyczące przedmiotu zamówienia określone we Wspólnym Słowniku Zamówień:

6.1 Główny przedmiot: 30240000.

6.2 Dodatkowe przedmioty: 30260000; 30231000; 30259700; 72263000; 30248200;

80420000, 30232100.

7. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

VI. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA

1. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji całości zamówienia w terminie do 5 miesięcy od dnia zawarcia umowy.

2. Miejscem wykonania zamówienia są wszystkie lokalizacje Partnerów Projektu oraz Jednostek Podległych według Załącznika Nr 5 do SIWZ.

VII. OFERTY CZĘŚCIOWE, WARIANTOWE I ZAMÓWIENIA UZUPEŁNIAJĄCE

1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

3. Zamawiający przewiduje udzielanie zamówień uzupełniających w zakresie zakupu dodatkowych licencji na oprogramowanie, wdrożenia dodatkowych funkcjonalności, wdrożenia dodatkowych procedur, dostawy sprzętu, przeprowadzenia konsultacji i szkoleń.

VIII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ WYKAZ DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH ICH SPEŁNIANIE

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

1.1 posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

1.2 nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ustawy Prawo zamówień publicznych; w celu potwierdzenia spełniania niniejszego warunku wykonawcy zobowiązani są przedłożyć następujące dokumenty:

a) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawio- ne nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,

b) aktualne zaświadczenia, właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz wła- ściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzających odpowiednio, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne lub zaświadczenie bądź zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zale- głych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu — wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,

c) aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego albo równoważne za-

świadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego kraju po-

chodzenia osoby w zakresie określonym w art. 24 ust.1 pkt 4-8 ustawy Prawo zamówień publicznych, wystawionych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,

d) aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy Prawo zamówień publicznych, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

1.3 znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie za- mówienia, w szczególności:

a) posiada środki finansowe lub zdolność kredytową do bieżącego finansowania realizacji przedmiotu zamówienia, w wysokości minimum 1 mln zł; wyko- nawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie mogą wymieniony warunek spełniać łącznie,

b) jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę co najmniej 1 mln zł; wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie mogą wymieniony warunek spełniać łącznie.

W celu potwierdzenia spełniania niniejszego warunku Wykonawca zobowią- zany jest przedłożyć:

− informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową

wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu

− polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakre- sie prowadzonej działalności gospodarczej,

1.4 posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem tech- nicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (w przypadku wyko- nawców wspólnie ubiegających się o zamówienie oceniany będzie ich łączny po- tencjał techniczny i osobowy oraz łączna wiedza i doświadczenie). W szczegól- ności Wykonawca powinien:

a) wykonać w ciągu ostatnich trzech lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie):

1. minimum jedno zamówienie, którego przedmiotem były instalacja i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów dla jed- nostki samorządu terytorialnego dla min. 25 użytkowników1,

2. minimum jedno zamówienie, którego przedmiotem były instalacja i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów, wykona- ne dla min. 380 użytkowników1,

3. minimum jeden projekt obejmujący wszystkie wypunktowane po- niżej elementy:

• instalacja publicznie dostępnego portalu internetowego,

1 Przez użytkownika Zamawiający rozumie tutaj pracownika podmiotu publicznego wymienionego w art. 2 ust. 1 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2005 r. Nr 64 poz. 565 z póź. zm.), dla którego system ten stanowi narzędzie pracy wykonywanej na rzecz podmiotu i którego sys- tem identyfikuje personalnie. W szczególności użytkownikiem systemu nie jest interesant lub pracownik innego podmiotu, korzystający z usług publicznych z wykorzystaniem funkcji komunikacyjnych systemu.

• wykonanie aplikacji web’owej wykorzystującej język XML. W celu potwierdzenia spełniania niniejszego warunku Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć:

− wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych rów- nież wykonywanych, dostaw i usług w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności

jest krótszy — w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wyko- nania i odbiorców wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających, że te dostawy i usługi zostały wykonane należycie (według wzoru stanowiącego Za- łącznik 9F do SIWZ)

2. Wymaga się, aby zamówienia wymienione w punktach 1.4.a).1 - 1.4.a).2 polegały na wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, do którego wykonawcy przysługiwało co najmniej prawo dysponowania produktem w zakresie umożliwiają- cym przeniesienie licencji na zamawiającego oraz dokonywania przez wykonawcę zmian uwzględniających szczególne potrzeby zamawiającego.

3. Wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wynikające z art. 22 ust 1 Ustawy, sporządzone według wzoru stano- wiącego Załącznik nr 9E do SIWZ

4. Stosownie do §2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r.

w sprawie dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605):

4.1 Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rze- czypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt. 1.2.a, 1.2.b i 1.2.d powyżej, składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,

b) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie,

c) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społecz- ne lub zdrowotne albo że, uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odro- czenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.

4.2 Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rze- czypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w pkt 1.2.c powyżej, składa zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy Prawo zamówień publicznych.

4.3 Dokumenty, o których mowa w pkt 4.1 a) i b) oraz oraz w pkt 4.2 powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Dokument, o którym mowa w pkt 4.1 c) powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

4.4 Jeżeli w kraju, pochodzenia osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzi- bę lub miejsce zamieszkania nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt

4.1 oraz 4.2 powyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio, kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce za- mieszkania. Zasady określone w pkt. 4.3 stosuje się odpowiednio.

4.5 Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana we- dług formuły „spełnia - nie spełnia”

4.6 W przypadku, kiedy wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia

— przedstawiają dokument ustanawiający pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

4.7 Dokumenty, o których mowa w pkt. 1.2 a) – d) powyżej zobowiązany jest złożyć każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

4.8 Wykonawca przedkłada pełnomocnictwo do reprezentowania go w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umo- wy w sprawie zamówienia publicznego, jeżeli uprawnienie do reprezentacji wy- konawcy nie wynika z dokumentów określonych w pkt 1.2.a powyżej.

IX. WARUNKI UCZESTNICTWA W POSTĘPOWANIU WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZAMÓWIENIE

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanowią pełnomoc- nika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania ich w postępowa- niu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia, przedkładając pełnomocnictwo udzie- lone przez każdego z takich wykonawców. W takim przypadku, do oferty należy załą- czyć pełnomocnictwo określające jego zakres. Wymagana forma dokumentu – orygi- nał lub kopia poświadczona przez osoby umocowane lub przez notariusza (zgodnie z art.98 ustawy z dnia 14 lutego 1991r. Prawo o notariacie – Xx. X. x 0000x. Xx 00, poz.369 z późn. zm.).

3. Zgodnie z art. 141 Ustawy Wykonawcy składający ofertę wspólną ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. Zasady odpowiedzialności solidarnej dłuż- ników określa art.366 Kodeksu Cywilnego.

4. Jeżeli oferta wykonawców wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia została wybrana, zamawiający będzie żądał przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego umowy regulującej współpracę tych wykonawców

5. Przepisy dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia

X. PODWYKONAWCY

1. Zamawiający dopuszcza możliwość zlecenia wykonania części przedmiotu zamówie- nia podwykonawcom z wyjątkiem dostawy i wdrożenia Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (z wyłączeniem szkoleń).

2. Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom.

XI. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI I PRZEKAZYWANIA INFORMACJI, OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW ORAZ PRZEDSTAWICIELE ZAMAWIAJĄCEGO UPRAWNIENI DO BEZPOŚRED- NIEGO KONTAKTOWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI

1. Wszelkie oświadczenia, wnioski, dokumenty, zawiadomienia i informacje składane przez Zamawiającego i Wykonawców wymagają formy pisemnej.

2. Wszelkie pytania i wątpliwości dotyczące prowadzonego postępowania należy kiero- wać na adres Zamawiającego:

URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA ŚWIĘTOKRZYSKIEGO XX. XX-XXXXXX Xxxxx xx 0

00-000 Xxxxxx

tel. (0-00) 000 00 00

fax (0-00) 000 00 00

e-mail: xxxxx.xxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx

3. Osobami uprawnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami są

• Xxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx pok.144, Bud. C2, tel. 0-00 000 00 00

• Kontakt z w/w pracownikami odbywać się będzie w godzinach pracy Urzędu.

4. Oświadczenia, wnioski, dokumenty, zawiadomienia i informacje przekazane za po- mocą faksu uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem wyznaczonego terminu i została niezwłocznie potwierdzona na piśmie przez przekazującego.

5. Oświadczenia, wnioski, dokumenty, zawiadomienia i informacje przekazywane drogą elektroniczną muszą być opatrzone podpisem elektronicznym weryfikowanym kwali- fikowanym certyfikatem.

XII. ZMIANY W SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIE- NIA I UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ

1. Przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, zamawiający może zmodyfikować treść SIWZ (z zastrzeżeniem art. 38 ust. 5 Ustawy), zawiadamiając o tym na piśmie wszystkich wykonawców, którzy pobrali SIWZ a tak- że zamieszczając modyfikację na stronie internetowej, na której udostępniona została specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Wszyscy wykonawcy muszą dostoso- wać do niej treść swoich ofert. Zamawiający przedłuża termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do wprowadzenia w ofertach zmian wynikających z modyfikacji treści SIWZ. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający nie- zwłocznie zawiadamia wszystkich wykonawców, którym przekazano SIWZ.

2. Wykonawca może zwrócić się na piśmie do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający udzieli niezwłocznie wyjaśnień na piśmie, chyba, że prośba

o wyjaśnienie specyfikacji wpłynęła do Zamawiającego na mniej niż 6 dni przed ter- minem składania ofert. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekazuje wykonawcom, którym przekazał specyfikację istotnych warunków zamówienia, bez ujawniania źródła zapytania oraz zamieszcza na stronie internetowej, na której udo- stępniona została specyfikacja.

XIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

2. Oferta musi zostać złożona w formie pisemnej. Pożądane jest dołączenie do oferty jednej kopii w wersji elektronicznej nagranej na nośniku CD lub DVD.

3. Oferta musi obejmować całość przedmiotu zamówienia i winna być sporządzona zgodnie z wymogami zawartymi w niniejszej SIWZ na FORMULARZU OFERTY, stanowiącym Załącznik nr 9 do SIWZ, z załączeniem wymaganych oświadczeń, we- dług wzorów stanowiących Załączniki nr 9A, 9B, 9C, 9D, 9E, 9F.

4. Do oferty muszą być załączone wszystkie dokumenty i oświadczenia w języku pol- skim wskazane w niniejszym SIWZ.

5. Do oferty ma być załączona próbka oferowanego Systemu, zawierająca:

5.1 płytę instalacyjną (CD/DVD) oferowanego Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów wraz z Oprogramowaniem Wspomagającym oraz

5.2 Instrukcję Instalacji

zgodne z wymaganiami opisanymi w Załączniku Nr 8 do SIWZ.

Próbka dostarczona Zamawiającemu ma być zapakowana w sposób uniemożliwiający jej uszkodzenie w czasie transportu. Wykonawca może dołączyć do oferty kopie bez- pieczeństwa płyty instalacyjnej.

6. Wykonawca na każdym nośniku CD oraz DVD wchodzącym w skład płyty instala- cyjnej umieści dodatkowo wygenerowany plik podsumowania, zawierający nazwy oraz poszczególne sumy kontrolne md52 wszystkich pozostałych plików znajdujących się na tym nośniku. Wykonawca, dla każdego nośnika wchodzącego w skład płyty in- stalacyjnej, obliczy i poda w ofercie sumę kontrolną md5 pliku podsumowania tego nośnika.

7. Wymagania wymienione w punkcie 6 wyżej obowiązują również w odniesieniu do wszystkich nośników stanowiących kopie bezpieczeństwa płyty instalacyjnej. Dla no- śnika będącego kopią bezpieczeństwa suma kontrolna md5 pliku podsumowania musi być ta sama, co dla pliku podsumowania nośnika oryginalnego. W przypadku uszko- dzenia próbki w trakcie trwania postępowania Wykonawca obowiązany jest dostar- czyć kopie uszkodzonych nośników. Suma kontrolna md5 pliku podsumowania dla kopii musi być ta sama, co wskazana w ofercie suma kontrolna md5 pliku podsumo- wania nośnika oryginalnego.

8. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty i załączników do oferty na formularzach spo- rządzonych przez wykonawcę, pod warunkiem, że ich treść, a także opis kolumn

i wierszy odpowiadać będzie formularzom określonym przez Zamawiającego w załącznikach do SIWZ.

9. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej, na maszynie do pisania, komputerze lub długopisem.

2 Przez sumę kontrolną md5 pliku rozumie się sumę kontrolną wyliczoną algorytmem MD5 zgodnie z normą RFC 1321. Zaleca się sporządzić plik podsumowania oraz wyliczyć wszystkie niezbędne sumy kontrolne md5 z użyciem programu md5sum.

10. Oferta, jak i wszelkie oświadczenia (załączniki) i inne dokumenty sporządzane przez Wykonawcę winny być podpisane przez osoby upoważnione do składania w imieniu Wykonawców oświadczeń woli w następujący sposób:

podpis czytelny, lub pieczęć imienna i podpis

11. Naniesione poprawki lub korekty błędów i skreślenia muszą być podpisane przez oso- by upoważnione do składania w imieniu wykonawców oświadczeń woli podpisują- cych całą ofertę w sposób jak wyżej.

12. Upoważnienie do podpisywania oferty musi być załączone do oferty, o ile nie wynika z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę.

13. Załączone do oferty kopie wymaganych dokumentów muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem na każdej zapisanej stronie dokumentu przez Wykonawcę lub upoważnionego/ych przedstawiciela/li Wykonawcy w następujący sposób:

„za zgodność z oryginałem” Data, podpis czytelny, lub Data, pieczęć imienna i podpis

14. W przypadku, gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załą- czone pełnomocnictwo określające jego zakres, podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy, w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej przez osoby umocowane lub przez notariusza (zgodnie z art.98 ustawy z dnia 14 lutego 1991r. Prawo o notariacie – Dz.U. z 2002r. Nr 42, poz.369 z późn. zm.).

15. Wszystkie zapisane strony oferty oraz załączonych dokumentów i oświadczeń powin- ny być kolejno ponumerowane, a w treści oferty musi być umieszczona informacja

z ilu kolejno ponumerowanych stron składa się całość dokumentacji. Niespełnienie te- go warunku nie będzie skutkować odrzuceniem oferty.

16. Wykonawca umieszcza ofertę w kopercie wewnętrznej i zewnętrznej, które muszą być zaadresowane na Zamawiającego. Koperty zewnętrzne muszą być oznaczone:

„Dostawa Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Portalu e-Urząd wraz

z wdrożeniem i dostawą sprzętu - znak DOA-III-3323-20/07, realizowana w projekcie "e-Świętokrzyskie - rozbudowa infrastruktury informatycznej"

17. Koperta wewnętrzna poza oznaczeniami wyżej podanymi dla koperty zewnętrznej, musi posiadać nazwę, adres i nr telefonu Wykonawcy.

18. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16.04.1993r o zwalczaniu nieuczciwej konku- rencji (Dz.U. z 2003r Nr 153, poz. 1503 z późn. zmianami), Wykonawca winien w sposób nie budzący wątpliwości zastrzec, że nie mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania i winny być opatrzone klauzulą: „Informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nie- uczciwej konkurencji” oraz umieszczone w osobnej wewnętrznej kopercie, odrębnie od pozostałych informacji zawartych w ofercie.

19. Strony należy ponumerować w taki sposób, aby umożliwić ich dostosowanie do pozo- stałej części oferty (należy zachować ciągłość numeracji stron).

20. Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty musi być złożone w formie przewidzianej dla złożenia oferty, a opakowanie musi być dodatkowo ozna- czone wyrazem: „ZMIANA” lub „WYCOFANIE. Zwrot wycofanej oferty przed upływem terminu do składania ofert nie powoduje utraty wadium. Zwrot wycofanej oferty nastąpi bez jej otwierania, po terminie otwarcia ofert.

XIV. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT

1. Ofertę należy złożyć w Kancelarii Urzędu Marszałkowskiego w Kielcach

Xx. XX-xxxxxx Xxxxx 0 (Xxxxxxx X0), xxxxx nr 150, w terminie do dnia 30.07.2007r do godz.12:00.

2. Oferty otrzymane przez zamawiającego po w/w terminie zostaną zwrócone Wyko- nawcom bez otwierania, po upływie terminu przewidzianego na ewentualne protesty.

3. Otwarcie ofert nastąpi w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Świętokrzyskiego w Kielcach Xx. XX-xxxxxx Xxxxxx 0 (Xxxxxxx X 2) pokój nr 304 w dniu 30.07.2007r godz 12.30.

XV. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY

1. Podana w ofercie cena brutto musi być wyrażona w PLN. Cena brutto musi uwzględ- niać wszystkie wymagania niniejszej SIWZ oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami re- alizacji przedmiotu zamówienia.

2. Ceną brutto oferty jest kwota wymieniona w Formularzu Oferty.

3. Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrz wspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w ce- lu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Tak wyliczona wartość będzie podstawą do wyboru najkorzystniejszej oferty.

4. Wykonawca będzie zobowiązany przedłożyć wypełniony kosztorys szczegółowy (Za- łącznik 9C), dla potwierdzenia, że oferta obejmuje wszystkie elementy zamówienia zgodnie z SIWZ.

5. Wykonawca podaje w ofercie w pkt 4 ust.3) cenę za całkowite wykonanie zamówienia określonego w SIWZ.

6. Cena brutto (łącznie z podatkiem VAT) obejmuje wykonanie całości zamówienia łącznie ze wszystkim komponentami sprzętowymi oraz licencjami niezbędnymi do prawidłowego funkcjonowania Systemu jak: systemy operacyjne, motory bazy danych itp.

7. Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania, w tym wszelkie konieczne koszty oznakowania znakami graficznymi sprzętu i umieszczenie w syste- mu znaków Unii i ZPORR na stronach, na których jest to możliwe, (łącznie

z umieszczeniem w systemie informacji np. podczas startu systemu), zgodnie

z wymogami projektów realizowanych w ramach ZPORR współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

8. Cena oferty jest ceną brutto i nie podlega zmianie w toku realizacji zamówienia pu- blicznego, z zastrzeżeniem przepisu art. 144 Ustawy.

9. Wykonawca zobowiązany jest podać cenę łączną za komponent bądź usługę, uwzględniając wszystkie wynikające z zakupu danego komponentu bądź usługi skład- niki, także w odniesieniu do podmiotów trzecich.

10. Ceny wyszczególnione w załączniku 9c do SIWZ mają charakter informacyjny i nie stanowią podstawy do wyliczenia łącznej ceny oferty, określonej w punkcie 4.3 For- mularza Oferty. Wyszczególnienie pozwoli stwierdzić, czy Wykonawca uwzględnił wszystkie wymagania wyspecyfikowane przez Zamawiającego.

XVI. OPIS KRYTERIÓW OCENY OFERT, JAKIMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY

1. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które:

1.1 zostaną złożone przez Wykonawców nie wykluczonych przez Zamawiającego z niniejszego postępowania;

1.2 nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.

2. Zamawiający wymaga, aby oferowany przez Wykonawcę System Elektronicznego Obiegu Dokumentów spełniał, z chwilą składania oferty, co najmniej podstawowe wymagania określone w rozdziale II Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia (Załącznik nr 2 do SIWZ) oraz we wzorze oświadczenia o spełnianiu wymagań pod- stawowych przez oferowane oprogramowanie System Elektronicznego Obiegu Do- kumentów - Załącznik nr 9A do SIWZ. Zamawiający odrzuci te oferty, które nie speł- niają tych wymagań, jako nie odpowiadające treści SIWZ.

3. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria, (podane poniżej w kolejności zgodnej z ich znaczeniem):

3.1 cenę oferty (podaną w kwocie brutto tj. z uwzględnieniem podatku VAT),

3.2 funkcjonalność dodatkową oprogramowania System Elektronicznego Obiegu Dokumentów, ocenianą parametrem F,

3.3 warunki licencjonowania oceniane parametrem L,

3.4 warunki gwarancji na sprzęt oceniane parametrem G,

3.5 warunki Asysty technicznej Systemu oceniane parametrem A,

4. Ocena końcowa zostanie przeprowadzona na podstawie wartości parametru ‘K’ obli- czonego wg następującego wzoru:

K = 0,45 ⋅ C min + 0,3 ⋅

C

F

F max

+ 0,15 ⋅

L

L max

+ 0,05 ⋅

G

G max

+ 0,05 ⋅

A

A max

gdzie:

- C jest ceną brutto (łącznie z podatkiem VAT) badanej oferty,

- C min. jest najniższa ceną brutto ważnej oferty,

F - ocenia funkcjonalność dodatkową SEOD i wyliczany jest według wypełnionego przez Wykonawcę oświadczenia - Załącznika Nr 9B do SIWZ,

i Fmax =100

L określa warunki licencjonowania Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów: L = 0 w przypadku udzielenia licencji dla 1189 Użytkowników,

L = 100 w przypadku udzielenia Licencji Otwartej i Lmax =100

G ocenia warunki gwarancji, przy czym:

G = 0 w przypadku oferowanego okresu gwarancji na sprzęt 3 lat i więcej, lecz mniej niż 4 lata,

G = 50 w przypadku oferowanego okresu gwarancji na sprzęt 4 lat i więcej, lecz mniej niż 5 lat,

G = 100 w przypadku oferowanego okresu gwarancji na sprzęt 5 lat i więcej, i Gmax = 100

A ocenia warunki oferty na Asystę techniczną Systemu, przy czym:

A = 0 dla oferowanego okresu Asysty technicznej na System na okres krótszy niż 1 rok lub w przypadku niezaoferowania Asysty technicznej,

A = 20 dla oferowanego okresu Asysty technicznej na System okres 1 rok i wię- cej, lecz mniej niż 2 lata,

A = 40 dla oferowanego okresu Asysty technicznej na System okres 2 lata i wię- cej, lecz mniej niż 3 lata,

A = 60 dla oferowanego okresu Asysty technicznej na System okres 3 lata i wię- cej, lecz mniej niż 4 lata,

A = 80 dla oferowanego okresu Asysty technicznej na System okres 4 lata i wię- cej, lecz mniej niż 5 lat,

A = 100 dla oferowanego okresu Asysty technicznej na System na 5 lat i więcej, i Amax = 100

5. Zamawiający udzieli niniejszego zamówienia temu Wykonawcy (tym Wykonawcom), którego (których) oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, tj. otrzyma najwyższą wartość parametru K.

6. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert będzie posiadało taką samą (równą najwyższej) wartość ‘K’. Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą wartością parametru C czyli niższą ceną brutto,

7. Wszystkie operacje matematyczne zostaną wykonane z dokładnością do 7 miejsc dzie- siętnych.

XVII. OFERTA Z RAŻĄCO NISKĄ CENĄ

1. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwróci się w formie pisemnej do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny.

2. Zamawiający, oceniając wyjaśnienia, weźmie pod uwagę obiektywne czynniki, w szczególności oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla

Wykonawcy, oryginalność projektu Wykonawcy oraz wpływ pomocy publicznej udzielonej na podstawie odrębnych przepisów.

3. Zamawiający odrzuca ofertę:

3.1 wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub

3.2 jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

XVIII. TRYB OTWARCIA I OCENY OFERT

1. Otwarcie przez Zamawiającego ofert nastąpi w sposób jawny.

2. W przypadku, gdy Wykonawca nie był obecny przy otwarciu ofert, może zwrócić się do Zamawiającego na piśmie o przesłanie mu informacji dotyczącej nazw, adresów i cen Wykonawców, których oferty zostały otwarte.

3. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza prze- znaczyć na sfinansowanie zamówienia. Podczas otwarcia ofert Xxxxxxxxxxx ogłasza informacje zgodnie z art. 86 ust. 4 Ustawy.

4. W toku badania i oceny ofert Xxxxxxxxxxx może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

5. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Zamawiającym a Wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.

6. Zamawiający poprawia w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki ra- chunkowe w obliczaniu ceny, w sposób określony przepisami art. 88 Ustawy, nie- zwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty.

7. Wykonawca, który złożył ofertę zawierającą omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, zostanie poinformowany o ich poprawieniu i jeżeli w terminie siedmiu dni od daty otrzymania zawiadomienia nie zgodzi się na ich poprawienie, jego oferta zostanie od- rzucona.

XIX. SPRAWDZANIE WIARYGODNOŚCI OFERT

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny oferty wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i informacji.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny oferty, czy zadeklaro- wane przez Wykonawcę w Załączniku 9A do SIWZ (Oświadczenie o spełnieniu pod- stawowych wymagań przez oferowane oprogramowanie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów) i Załączniku 9B do SIWZ (Oświadczenie o posiadanych i de- klarowanych funkcjonalnościach dodatkowych oferowanego oprogramowania Syste- mu Elektronicznego Obiegu Dokumentów) funkcjonalności oferowanego SEOD są zgodne ze stanem faktycznym. W tym celu Wykonawca może zostać poproszony o zademonstrowanie działania SEOD z wykorzystaniem załączonych przez siebie do oferty płyt instalacyjnych CD/DVD. Zadeklarowane funkcjonalności uznaje się za zgodne ze stanem faktycznym, jeśli wykonana demonstracja wykaże, że wszystkie de- klarowane funkcjonalności rzeczywiście są zawarte w oferowanym SEOD i działają

zgodnie z ich przeznaczeniem. Do zademonstrowania działania próbki zostanie popro- szony Wykonawca o najkorzystniejszym współczynniku K, w stosunku, do którego nie istnieją przesłanki skutkujące wykluczeniem Wykonawcy lub odrzuceniem oferty.

3. Wytyczne do demonstracji dla Wykonawców znajdują się w Załączniku nr 8 do SIW- Z.

4. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego w trakcie sprawdzania ofert, że zło- żenie oferty stanowi czyn nieuczciwej konkurencji – oferta zostanie przez Zamawiają- cego odrzucona na podstawie art. 89 ust. 1 pkt. 3) Ustawy.

5. Przedstawienie przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych mających wpływ na wynik postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia skutkować będzie wyklu- czeniem Wykonawcy z prowadzonego postępowania, zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 2) Xxxxxx, niezależnie od innych skutków przewidzianych prawem.

XX. ODRZUCENIE OFERTY

1. Zamawiający odrzuci ofertę w przypadkach określonych w art. 89 ust. 1 Ustawy.

2. Zamawiający zawiadamia równocześnie wszystkich Wykonawców o odrzuceniu ofert, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

XXI. WYBÓR OFERTY I ZAWIADOMIENIE O WYNIKU POSTĘPOWANIA

1. Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosował będzie wyłącznie zasady i kryteria określone w SIWZ.

2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za naj- korzystniejszą.

3. O wyborze oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie Wykonawców, którzy ubie- gali się o udzielenie zamówienia podając nazwę (firmę) i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano i uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy( firmy) , siedziby i adresy wykonawców , którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożo- nych ofert zawierających punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację. Informację, o której mowa w zdaniu poprzedzającym Zama- wiający zamieści również na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostęp- nym w swojej siedzibie.

4. Wykonawcy odrębnym pismem zostanie wskazane miejsce i termin podpisania umo- wy.

5. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostanie również opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

XXII. PODSTAWY DO UNIEWAŻNIENIA PRZETARGU

1. Przetarg unieważnia się na podstawie przesłanek przewidzianych art. 93 ust. 1 Usta- wy.

XXIII. FORMALNOŚCI JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY CELEM ZAWARCIA UMOWY NA REALIZACJĘ ZAMÓWIENIA

1. Z wykonawca, którego oferta została wybrana Zamawiający zawrze umowę w termi- nie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze najkorzystniej- szej oferty, na warunkach określonych: w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 7 do niniejszej SIWZ oraz w złożonej ofercie.

2. Wstrzymanie podpisania umowy może nastąpić z przyczyn , o których mowa w art. 145 Ustawy Pzp

3. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą przed podpisaniem umowy winien:

3.1 Wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy przed podpisaniem umowy.

3.2 Przedłożyć polisę lub inny dokument ubezpieczenia od odpowiedzialności cy- wilnej w zakresie prowadzonej działalności, ważny w dniu podpisania umowy (o ile załączona polisa lub inny dokument do oferty nie wskazuje ważności ubez- pieczenia w dniu podpisania umowy).

3.3 Złożyć informację o osobach umocowanych do zawarcia umowy i okazać od- powiednie pełnomocnictwa, jeżeli taka konieczność zaistnieje.

4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od podpisania umowy przez okres dłuższy niż 7 dni od terminu wskazanego przez Zamawiającego, nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy na warunkach określonych w niniejszej SIWZ lub nie przedstawi dokumentu potwierdzającego posiadanie ważnego ubezpieczenie, Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę z pozostałych nieodrzuco- nych ofert, chyba, że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania zgodnie z art.93 ust.1 Ustawy.

XXIV. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA UMOWY

1. Umowa zostanie zawarta na warunkach określonych w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 7 do niniejszej SIWZ.

XXV. WYMAGANIA ZAMAWIAJĄCEGO DOTYCZĄCEGO WADIUM

1. Przed upływem terminu składania ofert wykonawcy wniosą wadium w wysokości 100000 zł (sto tysięcy zł).

2. Wadium może być wniesione w:

2.1 pieniądzu,

2.2 poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym,

2.3 gwarancjach bankowych,

2.4 gwarancjach ubezpieczeniowych,

2.5 poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art.6b ust. 5 pkt. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przed- siębiorczości (Dz.U. Nr 109, poz.1158 z późn. zm).

3. Wadium w pieniądzu należy wnieść przelewem na konto bankowe Urzędu Marszał- kowskiego Województwa Świętokrzyskiego w Kielcach - Bank Gospodarki Żywno- ściowej o/ Kielce, nr konta: 16 2030 0045 1110 0000 0114 2380

4. Wadium w pieniądzu winno być wniesione przelewem na konto Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert i fizycznie znajdować się na koncie Zamawiającego przed terminem składania oferty.

5. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu, załącznikiem do oferty winien być oryginał lub kopia/ kserokopia wpłaty wadium, poświadczona za godność z orygina- łem przez wykonawcę.

6. Na dowodzie przelewu należy zaznaczyć: „Wadium dot. Zamówienia – znak: XXX- XXX-0000-00/00 xx XXXX

0. Oryginały dokumentów potwierdzających wniesienie Wadium w innej formie niż w pieniądzu, należy złożyć bezwzględnie do kasy Urzędu Marszałkowskiego w Kiel- cach, Xx. XX Xxxxxx Xxxxx xx 0 (xxxxxxx X0, xxx. 257) przed upływem terminu skła- dania ofert, a potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie tych dokumentów dołączyć do oferty.

8. Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć ofertę wadium na cały okres związania ofertą.

9. Nie wniesienie wadium w wymaganym terminie oraz wymaganej wysokości i formie skutkuje wykluczeniem wykonawcy z postępowania.

10. Zamawiający niezwłocznie zwróci wadium, gdy:

10.1 upłynie termin związania ofertą,

10.2 zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego i wniesione będzie zabezpieczenie należytego wykonania tej umowy,

10.3 zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia, a protesty zosta- ną ostatecznie rozstrzygnięte lub upłynie termin do ich wnoszenia.

11. Zamawiający zwróci niezwłocznie wadium na pisemny wniosek wykonawcy:

11.1 który wycofa ofertę przed upływem terminu składania ofert,

11.2 który zostanie wykluczony z postępowania,

11.3 którego oferta zostanie odrzucona.

12. Zamawiający zatrzyma wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta zostanie wybrana:

12.1 odmówi podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie,

12.2 nie wniesie wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy na zasa- dach określonych w SIWZ,

12.3 zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

XXVI. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONA- NIA UMOWY

1. Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza wnosi zabezpie- czenie należytego wykonania umowy, które wynosi 10% zaoferowanej w ofercie w poz. 1 ceny brutto, przed podpisaniem umowy.

2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wniesione w:

2.1 pieniądzu (wpłacone na wydzielone konto Urzędu Marszałkowskiego wskazane po wyborze Wykonawcy,)

2.2 poręczeniach bankowych;

2.3 gwarancjach bankowych;

2.4 gwarancjach ubezpieczeniowych;

2.5 poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt.

2 ustawy z dnia 9 listopada 2000r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

3. Na wniosek Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, wa- dium wraz z odsetkami wniesione w pieniądzu może być zaliczone przez Zamawiają- cego na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

4. Jeżeli zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesione będzie w pieniądzu, to zostanie ono zwrócone wraz z odsetkami, wynikającymi z umowy rachunku banko- wego, na którym było przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy Wykonawcy.

5. Część zabezpieczenia stanowiąca 70% całości zabezpieczenia gwarantująca należyte wykonanie umowy zwrócona zostanie w ciągu 30 dni od dnia wykonania przedmiotu zamówienia i uznania przez Zamawiającego prawidłowości wykonania dostaw i usług. Pozostała część zabezpieczenia stanowiąca 30% całości zabezpieczenia, zostanie zwrócona nie później niż 15 dniu po upływie okresu gwarancji,

6. Kwota zabezpieczenia może ulec zmniejszeniu w związku z potrąceniami, których dokona Zamawiający z tytułu złej jakości dostaw lub usług, nie dotrzymania terminu wykonania umowy lub z tytułu nakładów poniesionych przez Zamawiającego na usu- nięcie wad w zastępstwie Wykonawcy, niezależnie od naliczonych kar umownych. Utrata prawa do zwrotu części zabezpieczenia nastąpi także, jeżeli Wykonawca nie usunie wad lub usterek w Systemie lub nie usunie uszkodzenia dostarczonego sprzętu w czasie określonym w załączniku nr 2 do SIWZ.

7. W przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy, utraci on prawo do zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy /niezależnie od obo- wiązku zapłaty kar umownych/.

8. Faktura końcowa wystawiona zostanie po zakończeniu i odebraniu protokołem odbio- ru końcowego całości prac.

XXVII. POUCZENIE O ŚRODKACH ODWOŁAWCZYCH PRZYSŁUGUJĄCYCH W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA.

1. Informacje ogólne.

1.1 Wykonawcom, oraz innym osobom, których interes prawny w uzyskaniu niniej- szego zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej przewidziane art. 179 i n. Ustawy.

1.2 Środkami ochrony prawnej, o których mowa w pkt XXVII.1.1 niniejszej SIWZ są:

a) protest,

b) odwołanie,

c) skarga do sądu.

1.3 Środki ochrony prawnej, przysługują:

a) Wykonawcom,

b) innym osobom, o których mowa w art. 179 ust. 1 Ustawy.,

c) organizacjom zrzeszającym Wykonawców, o których mowa w art. 179 ust. 2- 3 Ustawy.

2. Protest. Wobec czynności podjętych przez Zamawiającego w toku postępowania oraz w przypadku zaniechania przez Zamawiającego czynności, do której jest obowiązany na podstawie Ustawy, można wnieść protest do Zamawiającego na zasadach określo- nych w art. 180-183 Ustawy. Przepisy art. 27 ust. 1-3 Ustawy stosuje się odpowiednio.

3. Odwołanie. Od rozstrzygnięcia protestu przysługuje odwołanie. Odwołanie wnosi się do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w ciągu 5 dni od dnia doręczenia rozstrzy- gnięcia protestu lub upływu terminu do doręczenia rozstrzygnięcia protestu, jednocze- śnie przekazując jego kopię Zamawiającemu. Szczegółowo kwestie odnoszące się do odwołania przedstawione są w art.184-193 Ustawy.

4. Skarga do sądu. Skarga do sądu przysługuje na wyrok zespołu arbitrów oraz na posta- nowienia zespołu arbitrów kończące postępowania odwoławcze. Szczegółowo kwestie dotyczące skargi do sądu uregulowane zostały w art.194-198 Ustawy.

XXVIII. INNE POSTANOWIENIA.

1. W sprawach nie objętych niniejszą specyfikacją istotnych warunków zamówienia, za- stosowanie mają postanowienia Ustawy PZP.

2. Wykonawca będzie zobowiązany (w celach zapewnienia bezpieczeństwa inwestycji) do zdeponowania kodów źródłowych Systemu wraz z dokumentacją, na zasadach opi- sanych w Załączniku Nr 2 do SIWZ. Wykonawca zaktualizuje kody o zmiany pro- gramistyczne wprowadzone przez siebie do Systemu w związku z usuwaniem błędów w oprogramowaniu.

XXIX. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW DO SIWZ

• Załącznik nr 1 – „Słownik pojęć oraz definicji używanych w SIWZ”

• Załącznik nr 2 – „Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia”

• Załącznik nr 3 – „Informacja o Partnerach Projektu”

• Załącznik nr 4 – „Specyfikacja techniczna sprzętu komputerowego”

• Załącznik nr 5 – „Wykaz rzeczowo-ilościowy dostaw i usług”

• Załącznik nr 6 – „Wykaz procedur”

• Załącznik nr 7 – „Umowa nr……/2007- wzór”

• Załącznik nr 8 – „Weryfikacja wiarygodności ofert - demonstracja”

• Załącznik nr 9 – „Formularz oferty dla przetargu nieograniczonego”

• Załącznik nr 9A – „Oświadczenia o spełnianiu podstawowych wymagań podsta- wowych przez oferowane oprogramowanie System Elektronicznego Obiegu Do- kumentów”

• Załącznik nr 9B – „Oświadczenia o posiadanych i deklarowanych funkcjonalno- ściach dodatkowych oferowanego oprogramowania Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów”

• Załącznik nr 9C – „Formularz kosztów”

• Załącznik nr 9D – „Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu dodatkowych wa- runków”

• Załącznik nr 9E – „Oświadczenia Wykonawcy o spełnieniu warunków z art. 22 ust. 1 UPZP”

• Załącznik nr 9F – „Wykaz zamówień wykonanych w okresie ostatnich trzech lat”

Z A T W I E R D Z A M

…………………………………….

Przewodniczący komisji …………………………………………..

Członek komisji .………………………………………….

Członek komisji .………………………………………….

Sekretarz komisji ………………………………………….

WOJEWÓDZTWO

ŚWIĘTOKRZYSKIE

PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZE STRUKTURALNE

Załącznik Nr 1 do SIWZ Znak: DOA-III-3323-20/07

Zał. I Słownik pojęć oraz definicji używanych w SIWZ

Dotyczy zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na:

dostawę i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów wraz z Portalem e-Urząd, serwerów i wyposażenia serwerowni, oprogramowania systemowego i bazodanowego oraz sprzętu komputerowego biurowego – realizowane w projekcie

„e-Świętokrzyskie - rozbudowa infrastruktury informatycznej”, współfinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego; Priorytet I; Działanie 1.5.

Nr referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego DOA-III-3323-20/07

Pojęcie	Definicja
Ogólne
Projekt	„E-świętokrzyskie - rozbudowa infrastruktury informatycznej"
Partner Projektu (Partner)	Każda spośród następujących jednostek: 1. Województwo Świętokrzyskie (Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego) 2. ŚCITT — Świętokrzyskie Centrum Innowacji i Transferu Technologii Sp. z o.o. 3. Świętokrzyskie Centrum Onkologii w Kielcach 4. Miasto Kielce (Urząd Miasta) 5. Powiat Kielecki (Starostwo Powiatowe) 6. Miasto i Gmina Końskie (Urząd Miasta i Gminy) 7. Powiat Konecki (Starostwo Powiatowe) 8. Miasto Sandomierz (Urząd Miasta) 9. Miasto Ostrowiec Świętokrzyski (Urząd Miasta) 10. Miasto Jędrzejów (Urząd Miasta) 11. Miasto i Gmina Staszów (Urząd Miasta i Gminy) 12. Miasto i Gmina Ożarów (Urząd Miasta i Gminy) 13. Gmina Ruda Maleniecka (Urząd Gminy)
Jednostka Podległa	Jednostka organizacyjna Partnera Projektu1, a w przypadku Urzędu Miasta i Gminy Staszów również każda jednostka wymieniona z nazwy w Załączniku Nr 5 do SIWZ (Tabela 4, poz. 14- 25).
Instytucja	Każdy z Partnerów Projektu oraz każda z jego Jednostek Podległych
Lokalizacja Partnera	Budynek, w którym zlokalizowane są komórki organizacyjne oraz stanowiska pracy Partnera
Miejsce Dostawy	Wskazane przez Zamawiającego miejsce, do którego mają zostać dostarczone zamawiane elementy sprzętu lub oprogramowania
Przedmiot zamówienia
System Elektronicznego Obiegu	Oprogramowanie dedykowane do wykonywania czynności kancelaryjnych w JST w

1 W rozumieniu ustawy o samorządzie gminnym, powiatu i województwa

Dokumentów (SEOD)	rozumieniu przepisów Instrukcji Kancelaryjnych2. Oprogramowanie to realizuje przechowywanie dokumentów elektronicznych w repozytoriach oraz obieg korespondencji i spraw w obrębie urzędu z wykorzystaniem przepływu pracy (Workflow).
Portal e-Urząd (PeU)	Portal internetowy umożliwiający świadczenie usług drogą elektroniczną dla Interesantów, wspólny dla wszystkich Partnerów Projektu.
System	Oprogramowanie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (dalej SEOD) wraz z Portalem e-Urząd oraz oprogramowaniem wspomagającym, niezbędnym do poprawnego ich funkcjonowania
Węzeł (Ścieżki)	Stanowisko, wydział lub Użytkownik, przez którego przechodzą akta sprawy i korespondencja w trakcie wykonywania czynności związanych z ich załatwianiem. Do Węzła Ścieżki można przypisać co najmniej informacje o: - czynnościach do wykonania w ramach Węzła, - terminie wykonania ww. czynności.
Ścieżka	Zdefiniowany ciąg Węzłów Ścieżki.
Proces	Uruchomiona instancja Ścieżki.
Tryb Ad-hoc	Tryb wykonywania czynności kancelaryjnych na sprawie lub korespondencji bez wykorzystania Procesu
Przepływ pracy (Workflow)	Automatyczne przemieszczanie korespondencji lub sprawy pomiędzy Użytkownikami zgodnie ze zdefiniowaną uprzednio Ścieżką. Mechanizm Workflow: - zawiera algorytmy kierujące korespondencję/sprawę do konkretnego użytkownika w przypadku, gdy Węzłem Ścieżki jest stanowisko lub wydział. - realizuje przepływ korespondencji/spraw pomiędzy użytkownikami według wcześniej zaplanowanej kolejności i zgodnie z narzuconymi wcześniej ograniczeniami czasowymi, - informuje o przekroczeniach terminów i umożliwiać monitorowanie czasu realizacji zadań.
Oprogramowanie biurowe	Pakiet oprogramowania, obejmujący edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny i edytor prezentacji, umożliwiający poprawny odczyt, modyfikację i zapis plików co najmniej w formatach .doc, .rtf, .xls, .ppt.
Oprogramowanie wspomagające	Wszelkie oprogramowanie niezbędne do prawidłowego działania SEOD i Portalu e-Urząd na sprzęcie wskazanym w SIWZ, w tym sterowniki, systemy operacyjne, oprogramowanie bazodanowe.
Podpis elektroniczny	Dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub, z którymi są logicznie powiązane służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.
Bezpieczny podpis elektroniczny	Bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu Ustawy o podpisie elektronicznym (Dz.U. 2001 Nr 130 poz. 1450 póź. zmianami).
Certyfikat	Elektroniczne zaświadczenie, za pomocą którego dane służące do weryfikacji Podpisu Elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny i które umożliwiają identyfikację tej osoby.
Certyfikat kwalifikowany	Certyfikat spełniający warunki określone w Ustawie (o podpisie elektronicznym), wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, spełniający wymogi określone w Ustawie o podpisie elektronicznym.
e-Formularz	Pismo w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów Rozporządzenia MSWiA z dnia 27 listopada 2007 (Dz. U. 2006 Nr 227 poz. 1664) w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych
Graficzny modeler ścieżek	Moduł SEOD, umożliwiający definiowanie w formie grafu zorientowanego/skierowany nowych oraz edytowanie istniejących Ścieżek oraz ich wszystkich atrybutów. Węzły grafu reprezentują Węzły Ścieżki a strzałki (zorientowane krawędzie grafu) proces przekazywania korespondencji/sprawy pomiędzy Węzłami Ścieżki.
Licencja otwarta	Licencja na oprogramowanie udzielona Partnerom Projektu, umożliwiająca wykorzystywanie oprogramowania przez wszystkich pracowników Partnerów Projektu oraz Jednostek Podległych, nie ograniczająca w żaden sposób liczby komputerów, Użytkowników i stanowisk pracy, na których oprogramowanie może być zainstalowane lub użytkowane.
Klient	Stacja robocza (komputer) Użytkownika
Osoby
Użytkownik	Zarejestrowana w Systemie osoba, która jest pracownikiem Partnera lub Jednostki Podległej, posiada w Systemie swój unikalny login i hasło i wykonuje za pomocą Systemu obowiązki służbowe
Administrator	Użytkownik konfigurujący System i nim zarządzający
Interesant	Osoba fizyczna, prawna lub instytucja, składająca pismo do urzędu (lub jego jednostki organizacyjnej) oraz oczekująca załatwienia sprawy administracyjnej lub informacji ze strony urzędu (lub jego jednostki organizacyjnej)
Zespół zarządzający	Zespół, któremu przewodniczy Pełnomocnik Zarządu ds. Informatyzacji Województwa Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego, w skład zespołu wchodzi kierownik projektu ze strony Zamawiającego, kierownik projektu ze strony Wykonawcy, przedstawiciele Partnerów Projektu. Zespół jest organ zarządzającym projektem.
Świadczenie usług serwisowych

2 Oprogramowanie realizuje przepisy Rozp. Prezesa RM w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz.U.98.160.1073), Rozp. Prezesa RM w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu, (Dz.U.98.160.1074) Rozp. Prezesa RM w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. (Dz.U.99.112.1319)

Usterka	Zdarzenie, w którym uszkodzeniu uległ lub błędnie działa3 jeden (lub więcej) komponent dostarczonego w ramach Zamówienia sprzętu lub oprogramowania, nie wpływające na funkcjonalność i wydajność Systemu, ale niezgodne ze stanem określonym w Umowie (np. uszkodzenie jednego z elementów redundantnych)
Podstawowe usługi	Usługi, parametry i funkcje (realizowane przez dostarczony w ramach Zamówienia sprzęt i oprogramowanie), w ramach których musi być zachowana ciągłość funkcjonowania
Awaria	Zdarzenie, w którym uszkodzeniu uległ lub błędnie działa jeden (lub więcej) komponent dostarczonego sprzętu lub oprogramowania, ograniczające wydajność lub funkcjonalność Systemu i uniemożliwiające Zamawiającemu korzystanie z Systemu zgodnie z jego Specyfikacją Techniczną/Instrukcją użytkowania
Awaria niekrytyczna	Awaria, która negatywnie wpływa na wydajność i funkcjonalność Systemu, lecz nie uniemożliwia przez Zamawiającego świadczenia Podstawowych Usług
Awaria krytyczna	Awaria, która uniemożliwia Zamawiającemu świadczenie Podstawowych Usług
Zgłoszenie awarii lub usterki	Ciąg działań ze strony Zamawiającego mający na celu powiadomienie Serwisu o zaistniałej Awarii lub Usterce, wykonany zgodnie z procedurą
Dostępność serwisu	Dni i godziny, w jakich Serwis przyjmuje Zgłoszenia Awarii i Usterek nadsyłane przez upoważnionych pracowników Zamawiającego oraz realizuje czynności serwisowe
Reakcja serwisu	Nawiązanie kontaktu przez pracownika Serwisu ze zgłaszającym Awarię i/lub Usterkę pracownikiem Zamawiającego w celu przeprowadzenia wstępnej diagnostyki i w miarę możliwości przekazania zaleceń. Kontakt może mieć formę bezpośrednią lub telefoniczną
Przywrócenie funkcjonalności	Doprowadzenie sprzętu lub oprogramowania, w którym wystąpiła Awaria do takiego stanu, aby możliwa była realizacja w ramach Systemu Podstawowych Usług utraconych w wyniku danego typu Awarii
Usunięcie usterki	Przywrócenie sprzętu lub oprogramowania, w którym wystąpiła Usterka do stanu, w jakim znajdowało się ono przed wystąpieniem Usterki i usunięcie ujawnionych błędów Systemu. W razie braku możliwości naprawy uszkodzonych urządzeń, dopuszcza się podstawienie przez Serwis, Urządzenia Zastępczego do czasu ostatecznej naprawy uszkodzonego urządzenia
Naprawa	Przywrócenie Funkcjonalności lub Usunięcie Usterki
Czas reakcji serwisu	Maksymalny czas, jaki może upłynąć pomiędzy pierwszym Zgłoszeniem Awarii lub Usterki a Reakcją Serwisu
Czas przywrócenia funkcjonalności	Czas, jaki może upłynąć pomiędzy pierwszym Zgłoszeniem Awarii a Przywróceniem Funkcjonalności. Czas Przywrócenia Funkcjonalności liczony jest w Okresie Dostępności Serwisu
Czas usunięcia usterki	Czas, jaki może upłynąć pomiędzy pierwszym Zgłoszeniem Usterki a jej usunięciem. Czas Usunięcia Usterki liczony jest w okresie Dostępności Serwisu
Urządzenie zastępcze	Urządzenia lub podzespoły, które Serwis udostępnia w ramach procedury Zamawiającemu, jeżeli nie jest możliwe w ustalonym czasie Przywrócenie Funkcjonalności lub Usunięcie Usterki w drodze naprawy uszkodzonych urządzeń lub podzespołów. Urządzenie Zastępcze musi mieć parametry takie same lub lepsze jak urządzenie, które uległo awarii
Asysta techniczna	Usługa świadczona przez Wykonawcę, gdzie Wykonawca uaktualniał będzie Zamawiającemu /Partnerom Projektu System poprzez: -dostarczanie ‘łat’ z poprawkami programistycznymi polepszające istniejącą funkcjonalność, - dostarczał nowe wersje oprogramowania zapewniające poprawną funkcjonalność wynikającą ze zmian prawa, - dostarczał nowe wersji słowników i innych komponentów wymagających uaktualnień, - dokonywał uaktualnień systemu operacyjnego i bazy danych, o ile uaktualnienia w istotny sposób będą wpływać na bezpieczeństwo i wydajność Systemu, - zapewniał będzie świadczenie pomocy technicznej w zakresie obsługi zgłoszeń serwisowych w formie elektronicznej lub telefonicznej, - zapewni dostęp do informacji (np. biuletynów technicznych) o poprawkach programistycznych oraz do bazy danych zgłoszonych problemów technicznych. Usługa Asysty technicznej świadczonej przez Wykonawcę nie obejmuje nowych funkcjonalności Systemu nie wymaganych w SIWZ i nie wynikających ze zmian prawa.
HelpDesk	Miejsce udzielania informacji i pomocy – tutaj: nr telefonu kontaktowego, adres e-mail lub adres URI, gdzie można zgłosić zapytanie lub problem związany z działaniem/nie działaniem Systemu.
Dni robocze	Dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy
Godziny robocze	Godziny robocze Partnerów Projektu wg regulaminu organizacyjnego Partnera.

3 Przez błędne działanie rozumie się działanie Systemu w sposób niezgodny ze specyfikacją (opisem działania) Systemu.

WOJEWÓDZTWO

ŚWIĘTOKRZYSKIE

PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZE STRUKTURALNE

Załącznik Nr 2 do SIWZ Znak: DOA-III-3323-20/07

Zał II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Dotyczy zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na:

dostawę i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów wraz z Portalem e-Urząd, serwerów i wyposażenia serwerowni, oprogramowania systemowego i bazodanowego oraz sprzętu komputerowego biurowego – realizowane w projekcie

„e-Świętokrzyskie - rozbudowa infrastruktury informatycznej”, współfinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego; Priorytet I; Działanie 1.5.

Nr referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego DOA-III-3323-20/07

I. WSTĘP

1. Cele projektu – informacja ogólna.

Celem przedsięwzięcia jest instalacja i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów wraz z Portalem e-Urząd. Realizacja przedsięwzięcia umożliwi Instytucjom uczestniczącym w Projekcie prawidłowe wykonywanie obowiązków wynikających z Ustawy o dostępie do informacji publicznej, Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów wykonujących zadania publiczne i innych. Podwyższy się poziom obsługi interesanta w wyniku uruchomienia i sukcesywnej rozbudowy usług świadczonych drogą elektroniczną z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów usprawni działania uczestniczących w Projekcie Instytucji poprzez zdefiniowanie i zautomatyzowanie procesów pracy oraz ich zarządzanie i kontrolę.

2. Zamówienie jest współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego; Priorytet I, Działanie 1.5 – Infrastruktura Społeczeństwa Informacyjnego.

3. Oferowany System musi spełniać wszystkie wymagania opisane w niniejszym dokumencie, za wyjątkiem wymagań dodatkowych, opisanych w rozdziale IV „Wymagania dodatkowe dotyczące Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów”. Spełnianie wymagań określonych w rozdziale IV

„Wymagania dodatkowe dotyczące Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów” jest fakultatywne i z uwagi na to funkcjonalność dodatkowa

oprogramowania Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów jest oceniana parametrem F będącym jednym z kryteriów oceny ofert.

II. WYMAGANIA PODSTAWOWE DOTYCZĄCE SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW

1. Architektura Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

1.1 System Elektronicznego Obiegu Dokumentów ma architekturę, co najmniej trójwarstwową:

a) warstwą prezentacyjna – umożliwia współpracę SEOD z klientami poprzez przeglądarki internetowe (zwane dalej warstwą kliencką). SEOD musi poprawnie działać z następującymi przeglądarkami WWW z obsługą Wirtualnej Maszyny Javy:

• Microsoft Internet Explorer od wersji 5.5,

• Netscape od wersji 6.1,

• Mozilla od wersji 1.4,

• Firefox od wersji 1.0.

b) warstwa aplikacji, oparta o serwer aplikacji, realizuje logikę biznesową i pośredniczy między żądaniami warstwy prezentacyjnej a bazą danych,

c) warstwa bazodanowa jest obsługiwana przez motor bazy danych w standardzie SQL-92 (lub jego rozszerzenia). Wszystkie dane, w tym dokumenty, muszą być składowane w bazie danych.

1.2 SEOD jest systemem w pełni transakcyjnym (zestaw operacji dokonywanych w systemie, które składają się na niepodzielną czynność kancelaryjną, jest obsługiwany przez transakcję o własnościach: atomowość, spójność, izolacja i trwałość4).

1.3 System posiada konstrukcję i architekturę umożliwiającą jego pracę w środowiskach zorientowanych na usługi – SOA5. Oznacza to, że kluczowe funkcjonalności Systemu są dostępne w formie usług/serwisów Systemu, a ich struktura, metody użycia są zgodne z Ustawą o informatyzacji i odpowiednio opisane w dokumentacji technicznej Systemu (w zakresie szczegółowości umożliwiającym ich bezproblemowe wykorzystanie przez administratora).

2. Wykorzystywane technologie.

2.1 SEOD umożliwia przyjmowanie, składowanie i obieg plików (dokumentów) w dowolnym formacie.

4 Atomowość oznacza, że transakcja wykonuje wszystkie czynności, które się na nią składają, albo też nie wykonuje żadnej z nich. Warunek spójności wymaga, aby transakcja pozostawiła bazę danych w spójnym stanie. Izolacja oznacza, że poszczególne transakcje są całkowicie niezależne: przebieg danej transakcji nie wpływa na przebieg jakichkolwiek innych transakcji. Trwałość (trwanie) oznacza, że po potwierdzeniu (commit) transakcji, jej skutki w zakresie zmiany stanu bazy danych są trwałe i nie mogą być zniszczone przez jakiekolwiek zdarzenia (np. poprzez awarię zasilania).

5 SOA - Service Oriented Architecture

2.2 Korzystanie z wszystkich funkcji Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów przez Użytkowników jest możliwe zarówno z klienta z oprogramowaniem systemowym MS Windows w wersji 98SE/Me/NT/2000/XP/2003, jak również Linux (dystrybucje RedHat Enterprise 3 lub nowszy, Fedora Core 3 lub nowszy, SUSE 9.1 lub nowszy, Aurox 10 lub nowszy).

2.3 Na klientach SEOD nie wymaga instalacji dodatkowych komponentów typu plug-in lub rozszerzeń przez Użytkowników. Dla realizacji przez Użytkowników backupu dopuszcza się wykorzystanie oddzielnych aplikacji nie posiadających interfejsu w postaci przeglądarki WWW.

2.4 SEOD jest zdolny do pracy w oparciu o co najmniej trzy różne popularne platformy bazodanowe (różnych producentów), w tym co najmniej dwie muszą być platformami komercyjnymi i co najmniej jedna typu „open source”. Jeżeli platforma ma zarówno wersję komercyjną jak i „open source”, nie można jej zaliczać do platform komercyjnych.

2.5 SEOD umożliwia budowanie wydajnościowych klastrów serwerów we wszystkich warstwach.

3. Wymagania dotyczące utrzymania i rozbudowy Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów

3.1 System Elektronicznego Obiegu Dokumentów jest skalowalny, przy czym skalowanie może odbywać się przez:

a) dołączenie dodatkowych stanowisk (zwiększanie liczby Użytkowników),

b) rozbudowę warstwy prezentacyjnej, aplikacyjnej i bazodanowej (zwiększenie zasobów komputerów obsługujących warstwę poprzez rozbudowę pamięci, zwiększenie liczby procesorów oraz zwiększanie liczby maszyn, zwiększenie pojemności pamięci masowych),

3.2 Sposoby konfigurowania SEOD oraz wykorzystywane parametry konfiguracyjne są opisane w dokumentacji technicznej SEOD.

3.3 Informacja o SEOD zawarta w podręczniku Administratora i dokumentacji technicznej pozwala na rozszerzanie SEOD zarówno w odniesieniu do wydajności, jak i pojemności.

4. Łatwość pracy z Systemem Elektronicznego Obiegu Dokumentów

4.1 System Elektronicznego Obiegu Dokumentów jest wyposażony w polskojęzyczne Podręczniki Użytkownika i Administratora w wersji zarówno papierowej, jak i elektronicznej (zawierającej wyszukiwarkę) oraz w dokumentację techniczną. Podręczniki wyjaśniają działanie SEOD oraz pokazują na przykładach, jak Użytkownik/Administrator może wykonać w SEOD typowe zadania.

5. Wymagania prawne

5.1 SEOD jest w pełni zgodny z przepisami prawa obowiązującymi na dzień składania oferty oraz tymi przepisami prawa, których termin wejścia w życie został już określony. W szczególności SEOD, jako dedykowane

oprogramowanie obsługujące pracę urzędu, jest w pełni zgodny z Instrukcjami Kancelaryjnymi dla organów gminy, powiatu i województwa, procedurami urzędowymi, Kodeksem postępowania administracyjnego, Ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i Ustawą o ochronie danych osobowych wraz z ich aktami wykonawczymi, Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a także z innymi aktami prawnymi.

6. Wymagania funkcjonalne

6.1 Pojedyncza instalacja SEOD umożliwia obsługę urzędu oraz dowolnej ilości jego Jednostek Podległych, w pełnym zakresie funkcjonalnym. SEOD obsługuje Jednostki Podległe jako niezależne Instytucje. Każda z Instytucji (struktura, użytkownicy i ich uprawnienia, metadane dokumentów i dokumenty itd.) posiada odrębnego Administratora, a wewnętrzne dane poszczególnych Instytucji są wzajemnie niewidoczne. SEOD umożliwia dołączanie kolejnych Instytucji.

6.2 SEOD obsługuje wszelkie przewidziane przepisami czynności kancelaryjne związane z przetwarzaniem korespondencji i spraw, w szczególności: przekazywanie pism, procedowanie spraw, tworzenie teczek i podteczek, prowadzenie rejestrów, numerację i klasyfikację dokumentów oraz spraw w oparciu o JRWA, procedowanie korespondencji i spraw. SEOD umożliwia automatyczne nadawanie pismom i sprawom właściwych numerów i sygnatur oraz zapewnia poprawność stosowanych oznaczeń względem obowiązujących wymogów prawnych.

6.3 Dla wszystkich czynności kancelaryjnych wspomaganych lub automatyzowanych przez SEOD (np. rejestracja sprawy oraz nadanie sygnatury), SEOD umożliwia wykonanie wszystkich wariantów tych czynności dopuszczalnych Instrukcjami Kancelaryjnymi.

6.4 SEOD jest w pełni zgodny z obowiązującymi procedurami postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną, powstającymi w związku z działalnością urzędu. SEOD obsługuje, co najmniej

- przekazywanie teczek ze sprawami ostatecznie zamkniętymi do archiwum zakładowego, sporządzanie i wydruk spisu zdawczo-odbiorczego, wypożyczenia i zwroty z archiwum, likwidację akt zgodnie z kategorią archiwalną, przekazanie akt do archiwum państwowego oraz inne wymagane przepisami prawa procedury. SEOD posiada dedykowane funkcje do:

a) dokumentowania wymaganych czynności w zakresie archiwizacji i brakowania akt papierowych oraz akt elektronicznych na nośnikach zewnętrznych,

b) wykonywania i dokumentowania archiwizacji oraz brakowania akt elektronicznych.

Funkcje te są zdolne do automatycznego działania na grupach dokumentów wskazanych przez Użytkownika w oparciu o zestaw kryteriów (data, kategoria JRWA dowolnego poziomu, kategoria archiwalna).

6.5 SEOD umożliwia:

a) definiowanie i prowadzenie co najmniej 9999 rejestrów

kancelaryjnych (wydziałowych, urzędowych, skarg i wniosków, spraw masowo napływających, dzienników korespondencji oraz innych określonych przez Instrukcje Kancelaryjne),

b) wprowadzanie korespondencji, spraw i dokumentów (dowolne pliki elektroniczne) do zdefiniowanych wcześniej rejestrów wraz z automatycznym nadaniem sygnatury,

c) wydruk raportów i zestawień ze zdefiniowanych rejestrów (co najmniej zestawienie rejestrów, wydruk zawartości w układzie alfabetycznym lub rzeczowym).

6.6 SEOD umożliwia prowadzenie Ewidencji Struktury Instytucji oraz Ewidencji Pracowników Instytucji. Ww. ewidencje umożliwiają odzwierciedlenie hierarchicznej struktury zależności między stanowiskami/komórkami organizacyjnymi Instytucji oraz przypisania pracowników do stanowisk.

6.7 SEOD posiada następujące funkcjonalności w zakresie przyjmowania i wysyłania dokumentów:

a) SEOD umożliwia skanowanie do postaci elektronicznej pism składanych w postaci papierowej. Funkcjonalność ta współpracuje z oferowanymi skanerami.

b) SEOD umożliwia obsługę pism składanych w postaci dokumentu elektronicznego z załącznikami w postaci plików poprzez: pocztę elektroniczną na adres Instytucji oraz z wykorzystaniem nośników cyfrowych: dyskietki 3½”, płyt CD i DVD oraz pamięci Flash ROM z łączem USB.

6.8 SEOD umożliwia podpisywanie każdego dokumentu dowolną liczbą podpisów elektronicznych weryfikowanych kwalifikowanym lub niekwalifikowanym certyfikatem, jak również innych podpisów elektronicznych, w szczególności składanych z użyciem bezpiecznych urządzeń lub aplikacji. SEOD umożliwia wprowadzenie przez Użytkowników informacji o wyniku weryfikacji podpisu złożonego na dokumentach elektronicznych przychodzących do urzędu oraz podpisywanie bezpiecznym podpisem elektronicznym dokumentów wysyłanych przez upełnomocnionych pracowników. SEOD umożliwia stemplowanie urzędowym czasem UTC (PL).

6.9 SEOD zapewnia wersjonowanie dokumentów, tj. zachowywanie kolejnych wersji dokumentów i notatek oraz umożliwia ewidencjonowanie i przeglądanie oraz przywracanie starszych wersji.

6.10 SEOD (jako oprogramowanie realizujące przechowywanie dokumentów elektronicznych oraz obieg korespondencji i spraw w obrębie urzędu z wykorzystaniem przepływu pracy) umożliwia definiowanie Ścieżek dla korespondencji i spraw oraz powiązanie Ścieżki z daną kategorią spraw. Ścieżki dopuszczają rozwidlanie oraz łączenie się podścieżek, a także podścieżki wariantowe (alternatywne). Wybór wariantu następuje wskutek decyzji Użytkownika.

6.11 SEOD umożliwia automatyczne określanie terminów załatwienia dla korespondencji oraz poszczególnych kategorii spraw. SEOD umożliwia

wprowadzenie dla każdego dokumentu następujących, niezależnych od siebie dat: daty utworzenia dokumentu, daty złożenia dokumentu do urzędu oraz daty wprowadzenia dokumentu do SEOD. SEOD prawidłowo obsługuje przypadki, w których data wpływu dokumentu do urzędu jest różna od daty wprowadzenia go do SEOD (z powodu awarii systemu informatycznego, wysyłki dokumentu drogą pocztową, itp.), a w szczególności prawidłowo określa wszelkie terminy związane z tymi dokumentami oraz wszczętymi z nich sprawami.

6.12 SEOD umożliwia zawieszenie i przywrócenie procedowania sprawy, Xxxxxxxxxxx sprawa otrzymuje ten sam status, który miała w chwili bezpośrednio poprzedzającej zawieszenie.

6.13 SEOD umożliwia przekazywanie przez Użytkowników korespondencji/sprawy do odpowiednich stanowisk bądź komórek organizacyjnych Instytucji z wykorzystaniem Ewidencji Struktury Instytucji i Stanowisk. Do ustalenia Użytkowników odpowiedzialnych za przydzielone zadania jest wykorzystywana Ewidencja Pracowników Instytucji i przypisanie poszczególnych pracowników Instytucji do stanowisk.

6.14 SEOD umożliwia w każdym momencie ustalenie, który z Użytkowników jest odpowiedzialny za dalsze procedowanie sprawy — t.j. „na biurku” którego Użytkownika znajdują się w danym momencie dokumenty sprawy.

6.15 SEOD umożliwia przekazywanie korespondencji/sprawy bezpośrednio do wskazanego Użytkownika.

6.16 SEOD prowadzi Ewidencję Ścieżek. Ścieżki te są wersjonowane. SEOD pozwala na tworzenie nowych Ścieżek na podstawie istniejących.

6.17 SEOD umożliwia wizualizację w postaci grafu historii realizacji sprawy z pokazaniem Węzła/Węzłów, w którym aktualnie „znajduje się” sprawa oraz pokazania jej szczegółów.

6.18 SEOD umożliwia procedowanie sprawy lub korespondencji trybem „ad hoc” poprzez określanie na bieżąco kolejnych stanowisk zajmujących się sprawą/korespondencją bez wykorzystywania uprzednio zdefiniowanych Ścieżek procedowania sprawy/korespondencji lub Procesu. SEOD umożliwia zaniechanie na dowolnym etapie procedowania sprawy/korespondencji zgodnie ze Ścieżką i kontynuowanie jej trybem „ad hoc” z automatycznym zamknięciem Procesu.

6.19 SEOD umożliwia, w dowolnym momencie procedowania sprawy/korespondencji, zdefiniowanie przez Użytkownika podścieżki rozpoczynającej się w jego Węźle i zakończonej powrotem do tego samego Węzła. Opisana funkcjonalność umożliwia dowolną liczbę (nie mniej niż 10) takich zagnieżdżeń.

6.20 SEOD posiada Graficzny Modeler Ścieżek (funkcjonalność wg definicji podanej w Załączniku nr 1 do SIWZ).

6.21 SEOD umożliwia sortowanie i kolejkowanie korespondencji i spraw w zależności od terminu i nadanych priorytetów.

6.22 SEOD ma możliwość natychmiastowego wystawiania dokumentu

przeznaczonego dla klienta, potwierdzającego przyjęcie pisma. Dokument zawiera co najmniej: nazwę i dane teleadresowe urzędu, datę przyjęcia pisma, wskazanie rejestru, w którym pismo zostało zarejestrowane i numer pisma w tym rejestrze. Administrator może skonfigurować SEOD w taki sposób, żeby na dokumencie znajdowało się również imię i nazwisko urzędnika przyjmującego pismo.

6.23 SEOD umożliwia wprowadzanie korespondencji: przychodzącej, wewnętrznej i wychodzącej oraz nadawanie korespondencji i sprawom statusów odpowiednich do stopnia realizacji, (co najmniej: „w toku”,

„zawieszono”, „zakończono” i „anulowano”).

6.24 Dla korespondencji wychodzącej SEOD automatyzuje jej obsługę poprzez prowadzenie pocztowej książki nadawczej oraz drukowanie kopert i pocztowych potwierdzeń odbioru. Dla każdego rodzaju korespondencji SEOD automatycznie prowadzi odrębne rejestry.

6.25 SEOD umożliwia definiowanie szablonów standardowych pism (zarówno wychodzących, jak i do użytku wewnętrznego) oraz wiązanie ich z dowolnymi kategoriami spraw. Szablony te są ewidencjonowane (Ewidencja Szablonów Dokumentów).

6.26 SEOD umożliwia automatyczne generowanie korespondencji seryjnej adresowanej do grupy adresatów (z Ewidencji Interesantów) na podstawie zdefiniowanego pisma (szablonu).

6.27 Dostęp do obiektów i danych jest autoryzowany. SEOD umożliwia definiowanie ról, tj. grup uprawnień użytkowników, jakie posiadają w SEOD. System uprawnień jest zdolny do odzwierciedlenia uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych urzędników, stosowany w jednostkach samorządu terytorialnego i wynikający z Instrukcji Kancelaryjnych. Uprawnienia Użytkowników nie mogą być powiązane z systemem uprawnień systemu plikowego obsługiwanego przez system operacyjny lub motoru bazy danych, lecz muszą w całości być obsługiwane przez SEOD. SEOD umożliwia delegowanie uprawnień.

6.28 SEOD pozwala na uwierzytelnianie Użytkowników z wykorzystaniem nazwy użytkownika (loginu) i poufnego hasła oraz rozwiązań wykorzystujące kryptograficzne metody uwierzytelnienia.

6.29 SEOD pozwala na uwierzytelnianie Użytkowników w oparciu o infrastrukturę klucza publicznego, z wykorzystaniem karty będącej nośnikiem bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wybór sposobu uwierzytelniania dla poszczególnych Użytkowników oraz grup Użytkowników następuje na poziomie konfiguracji SEOD.

6.30 SEOD pozwala na jednoczesny dostęp do danych wielu Użytkownikom oraz zapewnia ochronę tych danych przed utratą spójności lub zniszczeniem. W szczególności zapobiega edycji tych samych danych przez dwóch Użytkowników jednocześnie.

6.31 SEOD prowadzi dziennik zdarzeń i dostępu do obiektów oraz danych, spraw i dokumentów, umożliwiający odtwarzanie historii aktywności poszczególnych Użytkowników SEOD oraz zdarzeń związanych z wybranymi obiektami i danymi (podgląd lub modyfikacja dokumentów,

modyfikacje uprawnień, struktury Instytucji). SEOD umożliwia eksport dziennika zdarzeń do pliku.

6.32 SEOD umożliwia definiowanie zesłownikowanych klasyfikatorów (złożonych z identyfikatora oraz określenia możliwych wartości alfanumerycznych lub liczbowych, jakie dany klasyfikator może przyjmować) dla następujących obszarów informacji: dokumenty, korespondencja, sprawy, Interesanci oraz wyszukiwanie po klasyfikatorach.

6.33 SEOD posiada wbudowany słownik zawierający nazwy instytucji centralnych i szczebla wojewódzkiego a także słownik – katalog adresowy z nazwami miejscowości i ulicami w Polsce oraz powiązanymi kodami pocztowymi. SEOD umożliwia aktualizację tych słowników za pomocą plików XML oraz CSV (w formacie, którego wykorzystywanie jest możliwe bez ograniczeń wynikających z praw autorskich, patentów itp.).

6.34 SEOD posiada wewnętrzny edytor tekstowy, niezależny od pakietów biurowych, umożliwiający tworzenie notatek z wykorzystaniem wyłącznie przeglądarki internetowej, bez konieczności załączania dokumentów tworzonych w zewnętrznych aplikacjach.

6.35 SEOD umożliwia prowadzenie Rejestru Obiegu Dokumentów Papierowych (RODP), rejestrującego przemieszczanie w Instytucji dokumentów papierowych oraz innych dokumentów, które nie mogą być wprowadzone do SEOD np. ze względu na objętość (nośniki CD i DVD, itp.). Dokumenty te są w jednoznaczny sposób powiązane z ich elektronicznymi odpowiednikami umieszczonymi w SEOD. SEOD umożliwia rejestrację faktycznego przemieszczania dokumentu w sposób niezależny od obiegu korespondencji, sprawy czy skanu dokumentu w SEOD (faktyczna droga papierowego dokumentu może być inna). RODP pozwala odnotować miejsce składowania dokumentów papierowych oraz zdarzenia związane z ich przemieszczaniem się pomiędzy stanowiskami. Rejestracji w RODP podlega zarówno fakt wysłania dokumentu na inne stanowisko, jak i potwierdzenie jego przyjęcia przez adresata. RODP automatycznie nadaje numery kolejnym dokumentom na zasadach rejestrów kancelaryjnych.

6.36 SEOD umożliwia znakowanie kodem kreskowym dokumentów papierowych. Dla każdego rejestrowanego dokumentu SEOD umożliwia wydruk wskazanej ilości (domyślnie - 2) etykiet z tym samym, unikalnym dla danego dokumentu, kodem kreskowym. Jeden egzemplarz etykiety naklejany jest przez Użytkownika na oznakowywany dokument, a drugi - wydawany klientowi na potwierdzeniu przyjęcia pisma. Fakt oznaczenia dokumentu i wydania etykiet jest odwzorowany w SEOD. SEOD umożliwia Użytkownikom wykorzystanie czytnika kodów kreskowych do automatycznej identyfikacji oznakowanego dokumentu w SEOD.

6.37 SEOD umożliwia wykonywanie backupu danych na przenośne nośniki w celu zabezpieczenia przed utratą danych. W wypadku awarii system umożliwia załadowanie danych z w/w przenośnych nośników. Pojedynczy nośnik danych musi mieć pojemność nie mniejszą niż 4 GB.

6.38 SEOD nie przetwarza dokumentów (plików zawierających dokumenty) w sposób, który uniemożliwia ich odczytanie w aplikacji źródłowej.

6.39 SEOD jest niezależny od wyboru pakietów biurowych (edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny itp.), służących do tworzenia i uaktualniania poszczególnych dokumentów.

6.40 SEOD wykorzystuje standard XML do wymiany danych oraz do opisu konfiguracji systemu, w tym opisu Ścieżek.

6.41 Konta byłych Użytkowników nie są nigdy usuwane z SEOD. „Usunięcie Użytkownika” powoduje trwałe zablokowanie konta (tzn. bez możliwości powtórnego jego użycia).

III. WYMAGANIA OBOWIĄZKOWE DOTYCZĄCE SYSTEMU

1. Wymagania prawne dotyczące Systemu

1.1 System ma być w pełni zgodny z przepisami prawa obowiązującymi na dzień jego końcowego odbioru oraz tymi przepisami prawa powszechnego, których termin wejścia w życie jest znany w dniu końcowego odbioru.

2. Łatwość pracy z oprogramowaniem

2.1 PeU jest wyposażony w pomoc (z wyszukiwarką) dla Interesantów.

2.2 Wykonane oprogramowanie jest wyposażone w polskojęzyczne podręczniki Użytkownika i Administratora w wersji zarówno papierowej, jak i elektronicznej, zawierające wyszukiwarkę.

3. Wymagania bezpieczeństwa

3.1 PeU, we współpracy z SEOD, zapewnia system uwierzytelniania Interesantów, dla których udostępniana jest informacja (nie będąca informacją publiczną).

3.2 Możliwe jest skonfigurowanie przez Administratora PeU i SEOD w taki sposób, że dane osobowe (w tym dokumenty, x.xx. decyzje administracyjne, które mogą zawierać dane osobowe) nie są przechowywane na PeU, lecz każdorazowo pobierane z SEOD.

4. Wymagania dotyczące utrzymania i rozbudowy oprogramowania

4.1 PeU musi być skalowalny, przy czym skalowanie może odbywać się przez:

a) rozbudowę warstwy aplikacyjnej (zwiększenie zasobów komputerów obsługujących warstwę poprzez rozbudowę pamięci, zwiększenie liczby procesorów oraz zwiększanie liczby maszyn),

b) rozbudowę warstwy bazodanowej (zwiększenie zasobów komputerów obsługujących warstwę poprzez rozbudowę pamięci, zwiększenie liczby procesorów, zwiększenie pojemności pamięci masowych),

4.2 PeU umożliwia dołączanie kolejnych Instytucji.

4.3 PeU umożliwia przeniesienie fizycznej obsługi usług (podawanie informacji o stanie sprawy oraz o płatnościach, składanie wniosków wg formularzy, kontynuację edycji rozpoczętych formularzy, doręczanie dokumentów) związanych z daną Instytucją na odrębny serwer (zlokalizowany w

dowolnym miejscu) z zachowaniem wszystkich danych i parametrów konfiguracyjnych. Portal e-Urząd automatycznie przekierowuje wtedy obsługę Interesantów tej Instytucji na właściwy serwer.

4.4 Sposoby konfigurowania oprogramowania oraz wykorzystywane parametry konfiguracyjne (w tym sposób realizacji wszystkich funkcji wymienionych w punktach 4.1 – 4.3) są opisane w podręczniku Administratora oraz dokumentacji technicznej.

5. Docelowa funkcjonalność SEOD

5.1 SEOD we współpracy z urządzeniem HSM6 umożliwia Interesantom wnoszenie podań i wniosków drogą elektroniczną a obsługiwanym instytucjom – ich przyjmowanie (wraz z wydaniem urzędowego poświadczenia odbioru) w sposób zgodny z przepisami prawa. SEOD musi poprawnie wystawiać i obsługiwać „urzędowe poświadczenie odbioru”, zarówno utworzone bez urządzeń HSM, jak i przez lokalne lub zdalne (np. w portalu PeU lub udostępnione w systemie e-PUAP w MSWiA) urządzenie HSM.

5.2 SEOD umożliwia zgodną z prawem obsługę doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych.

5.3 SEOD jest wyposażony w Edytor e-Formularzy, współpracujący z Portalem e-Urząd (Edytor ten pozwala uprawnionym osobom na przekazywanie e- formularzy do Repozytorium Formularzy, gdzie stają się one dostępne dla Interesantów).

5.4 SEOD umożliwia automatyczne przenoszenie odpowiednich zawartości pól e-formularza złożonego np. przez Portal e-Urząd, we właściwe pola opisu sprawy (według konfigurowalnych ustawień).

5.5 SEOD umożliwia wiązanie korespondencji ze Ścieżką na podstawie wyróżnika pisma.

5.6 SEOD umożliwia wprowadzanie i przechowywanie informacji o dokonaniu przez interesanta należnych opłat związanych z procesowaną sprawą. SEOD umożliwia wprowadzanie tych informacji ręcznie oraz jest przygotowany na automatyczną ich aktualizację za pomocą odpowiedniego pliku XML, a także umożliwia identyfikację płatności po stronie urzędu poprzez przechowywanie i udostępnianie listy unikalnych identyfikatorów wygenerowanych przez PeUP, z rozbiciem ich na należne opłaty.

5.7 SEOD generuje informacje publiczne o stanie i sposobie załatwianych spraw na potrzeby Biuletynów Informacji Publicznej i umożliwia ich automatycznie pobieranie (udostępnia w tym celu uniwersalny interfejs oparty na XML).

5.8 SEOD współpracuje z dostarczonym oprogramowaniem OCR: funkcja OCR wywoływana jest bezpośrednio z poziomu aplikacji SEOD.

5.9 SEOD posiada interfejsy komunikacyjne służące do wymiany informacji z innymi systemami. Interfejsy te muszą wykorzystywać, co najmniej protokół http oraz https. Przesyłane przez te interfejsy komunikaty muszą

6 Dostawa HSM nie jest przedmiotem niniejszego Zamówienia.

mieć formę zgodną z protokołem SOAP.

5.10 SEOD obsługuje podpis cyfrowy między innymi zgodny ze standardem XAdES (ETSI TS 101 903 1.3.2) lub nowszym.

6. Funkcjonalność Portalu e-Urząd (PeU)

6.1 PeU obsługuje dowolną ilość Instytucji, komunikując się z dowolną ilością instancji SEOD.

6.2 PeU umożliwia Interesantowi przygotowanie wniosku w postaci pliku elektronicznego, z wykorzystaniem e-formularzy.

6.3 PeU umożliwia przesłanie przygotowanego wniosku do SEOD w odpowiednim urzędzie.

6.4 PeU umożliwia załączanie przez Interesanta do składanych wniosków nie mniej niż 999 ilości plików (dokumentów).

6.5 PeU umożliwia podpisywanie składanych dokumentów, utworzonych przez e-formularze podpisem elektronicznym z wykorzystaniem zewnętrznej aplikacji.

6.6 PeU pozwala Interesantowi powrócić do raz rozpoczętej pracy, umożliwiając, co najmniej: zapisanie niekompletnego wniosku na komputerze lokalnym bądź wysłanie go na wskazany adres e-mail, a następnie ponowne jego załadowanie i złożenie.

6.7 PeU wyposażone jest w Repozytorium e-formularzy, które przechowuje i udostępnia Interesantom formularze elektroniczne służące do składania wniosków, przygotowane przez poszczególne instytucje. PeU umożliwia osobom uprawnionym w ramach poszczególnych instytucji zarządzanie e- formularzami danej instytucji (definiowanie kategorii grupujących formularze, zamieszczanie dodatkowych informacji związanych z e- formularzem dla Interesantów).

6.8 e-formularze przechowywane w Repozytorium są wersjonowane.

6.9 PeU umożliwia Interesantom dostęp do formularzy z wykorzystaniem menu, umożliwiającego wybór Instytucji i wskazanie kategorii e- formularzy. PeU zapewnia również mechanizm wyszukiwania formularzy Mechanizm ten automatycznie wyszukuje wszystkie formularze z dane instytucji, które mają w nazwie podane przez Interesanta ciągi znaków.

6.10 PeU jest wyposażony w graficzny interfejs zwany Edytorem e-Formularzy, służący do tworzenia, modyfikacji i zapisu e-formularzy wraz z regułami walidacji (walidacja ilości i rodzaju wpisywanych przez Interesanta znaków, a także poprawności numerów PESEL, NIP i REGON). Edytor umożliwia również edycję e-formularzy bezpośrednio w formacie XML. Edytor pozwala również uprawnionym osobom na przekazywanie e- formularzy do Repozytorium Formularzy.

6.11 Edytor e-Formularzy umożliwia wielokrotne wykorzystywanie wcześniej zdefiniowanych elementów (pól, typów pól, reguł walidacji).

6.12 PeU i SEOD umożliwiają wiązanie e-formularzy w Repozytorium Formularzy z kategoriami spraw oraz Ścieżkami w SEOD. Powoduje to, że pismo złożone w postaci pliku XML utworzonego przy pomocy e-

formularzu zostaje od razu po przyjęciu do SEOD przekierowane na właściwe stanowisko.

6.13 PeU i SEOD umożliwia Interesantowi (po autoryzacji) śledzenie statusu jego korespondencji lub sprawy.

6.14 SEOD umożliwia udostępnianie przez Instytucję, a PeU - przekazywanie Interesantowi (po autoryzacji) dodatkowych informacji oraz dokumentów.

6.15 System umożliwia automatyczne powiadamianie Interesanta przez e-mail o wymaganych działaniach w związku ze sprawą oraz o jej załatwieniu, umorzeniu lub zawieszeniu.

6.16 PeU udostępnia mechanizm generowania dla Interesanta tytułów przelewów, które mają być przez niego wniesione do instytucji obsługiwanej przez PeU. PeU przekazuje informację o wygenerowanych tytułach płatności do SEOD, gdzie udostępniana jest ona uprawnionym pracownikom Instytucji i umożliwi generowanie odpowiedniego pliku XML do weryfikacji płatności. Jeżeli obywatel wnosząc przelew wprowadzi odpowiedni identyfikator w pole „tytuł przelewu”, urzędnik będzie mógł sprawdzić tytuł płatności i odpowiednio ją zaksięgować. W zakresie obsługi identyfikacji płatności PeU ma spełniać następujące funkcje:

▪ informować klienta o wysokości, tytułach i terminach należnych opłat wraz z numerami kont, na które należy wnieść poszczególne opłaty,

▪ generować unikalny wspólny identyfikator płatności dla dowolnej grupy opłat (płatnych na to samo konto), które klient chce uiścić,

▪ obsługiwać sytuację nadpłaty i niedopłaty, umożliwiając rozłożenie wniesionej kwoty na wybrane opłaty lub zwrot nadpłaconej kwoty w kasie urzędu.

6.17 obsługiwać wszystkie należne opłaty, niezależnie od tego, czy wniosek został złożony drogą elektroniczną czy papierową.

7. Architektura Portalu e-Urząd (PeU)

7.1 Portal e-Urząd ma architekturę co najmniej trójwarstwową:

a) warstwa prezentacyjna - współpracuje z klientami poprzez przeglądarkę internetową, która jest interfejsem PeU zarówno dla Interesanta, jak i dla Użytkownika. PeU musi poprawnie działać z następującymi przeglądarkami WWW z obsługą Wirtualnej Maszyny Javy:

• Microsoft Internet Explorer od wersji 5.5,

• Netscape od wersji 6.1,

• Mozilla od wersji 1.4,

• Firefox od wersji 1.0.

b) warstwa aplikacji, oparta o serwer aplikacji, realizuje logikę biznesową i pośredniczy między żądaniami warstwy klienckiej a bazą danych,

c) warstwa bazodanowa jest obsługiwana przez motor bazy danych w standardzie SQL-92 (lub jego rozszerzenia). Wszystkie

dane, w tym dokumenty, muszą być składowane w bazie danych.

7.2 PeU ma być systemem w pełni transakcyjnym.

8. Portal e-Urząd - wykorzystywane technologie.

8.1 Portal e-Urząd umożliwia Interesantom załączanie do wniosków plików w dowolnym formacie.

8.2 Korzystanie z wszystkich funkcji Portalu e-Urząd przez Interesantów jest możliwe zarówno z komputera z oprogramowaniem systemowym MS Windows w wersji 98SE/Me/NT/2000/XP/2003, jak również Linux (dystrybucje RedHat Enterprise 3 lub nowszy, Fedora Core 3 lub nowszy, SUSE 9.1 lub nowszy, Aurox 10 lub nowszy).

8.3 PeU komunikuje się z SEOD z wykorzystaniem XML.

IV. WYMAGANIA DODATKOWE DOTYCZĄCE SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW

1. Technologia

1.1 SEOD posiada wersje uruchamiane co najmniej w środowiskach systemowych bazujących na technologii Microsoft Windows 2000 i wyższych oraz w środowiskach opartych na systemie Linux (co najmniej dystrybucje RedHat Enterprise 3 lub nowszy, Fedora Core 3 lub nowszy, SUSE 9.1 lub nowszy, Aurox 10 lub nowszy).

1.2 SEOD umożliwia konfigurowalne rozpraszanie repozytorium dokumentów na wiele komputerów rozmieszczonych w różnych lokalizacjach geograficznych. Kryterium podziału repozytorium jest przypisanie dokumentów do poszczególnych jednostek organizacyjnych Instytucji (np. wydziałów) zgodnie z dekretacją. Podział repozytorium jest

„transparentny” (niezauważalny) dla Użytkownika (tj. niezależnie od miejsca pracy Użytkownika, miejsca składowania poszczególnych dokumentów w rozproszonym repozytorium, system w warstwie prezentacyjnej i logicznej wygląda identycznie i oferuje identyczne możliwości działania). SEOD cechuje niezależność działania od poszczególnych komponentów repozytorium tj. w przypadku awarii komputerów bądź łączy zachowuje zdolność działania za wyjątkiem dostępu do dokumentów zlokalizowanych w repozytorium, które uległo awarii. Po usunięciu awarii SEOD jest zdolny do automatycznego usunięcia zaistniałych niespójności danych.

1.3 W ramach jednej instalacji z rozproszonym repozytorium można stosować różne platformy bazodanowe oraz systemy operacyjne w poszczególnych częściach rozproszonego repozytorium.

2. Łatwość pracy z Systemem

2.1 SEOD jest wyposażony w pomoc kontekstową przeznaczoną dla poszczególnych ról:

a) dla Użytkowników – w zakresie wszystkich funkcji związanych z tworzeniem i obsługą korespondencji oraz spraw, wykonywaniem czynności kancelaryjnych oraz obsługą workflow.

b) dla Administratorów – w zakresie zadań administracyjnych, w tym konfiguracji SEOD.

3. Wymagania funkcjonalne

3.1 SEOD umożliwia wykorzystanie do dekretacji korespondencji słownika dekretacji, opisującego polecenia do wykonania dla osoby, na którą następuje dekretacja korespondencji. Polecenia w słowniku są definiowane przez uprawnionych Użytkowników.

3.2 SEOD jest zintegrowany z faks-serwerem tj. umożliwia automatyczne wprowadzanie korespondencji przychodzącej do Instytucji faksem, a także wysyłanie korespondencji wychodzącej za pomocą faksu. Integracja istnieje na poziomie wymiany danych z faks-serwerem z wykorzystaniem protokołów co najmniej SMTP oraz POP3.

3.3 SEOD umożliwia pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów elektronicznych w repozytorium dokumentowym co najmniej dla następujących formatów: .xml, .pdf, .doc, .rtf, .xls, .ppt, .odt., .sxw.

3.4 SEOD posiada zdolność do samoczynnej i bezpiecznej automatycznej (tzn. bez ingerencji administratora) aktualizacji oprogramowania obiegu dokumentów na nowszą wersję, przy czym przez bezpieczną aktualizację rozumie się wykorzystanie podpisu cyfrowego do zapewnienia autentyczności i integralności aktualizowanego modułu.

3.5 SEOD umożliwia opisanie na Węźle Ścieżki czynności, jakie Użytkownik ma do wykonania, terminu ich wykonania, wymaganych dokumentów oraz warunków, które są sprawdzane przez SEOD przed przejściem do kolejnego Węzła.

3.6 SEOD posiada mechanizm, który dla przekazanej na komórkę organizacyjną korespondencji lub sprawy automatycznie kieruje je do stanowiska, które jest uprawnione do dekretowania pism lub spraw dla ww. komórki organizacyjnej. Zmiana stanowiska posiadającego ww. uprawnienie nie wymaga jakichkolwiek modyfikacji Ścieżek.

3.7 SEOD posiada zdolność „uczenia się” Ścieżek przetwarzania sprawy na podstawie historii konkretnej sprawy: stworzony trybem „ad hoc” ciąg stanowisk procedujących konkretną sprawę może być decyzją uprawnionego użytkownika przyjęty jako Ścieżka procedowania (lub wariant Scieżki) dla odpowiedniej kategorii spraw. Istnieje mechanizm reedycji tak stworzonych Ścieżek.

3.8 SEOD umożliwia automatyczne kierowanie sprawy/korespondencji do jednego z grupy Użytkowników z wykorzystaniem kryterium najmniejszego obciążenia Użytkownika (najmniejsza liczba procedowanych przez niego w danym momencie spraw) lub kryterium związania ze sprawą/korespondencją na wcześniejszym etapie jej procedowania.

3.9 SEOD umożliwia wprowadzanie zmian kadrowych, urlopów i zastępstw bez konieczności modyfikacji Ścieżek. W przypadkach braku pracownika na danym stanowisku (np. z powodu urlopu) SEOD przekazuje automatycznie sprawy i pisma do Użytkownika go zastępującego. W przypadku niezdefiniowanego zastępstwa SEOD przekazuje automatycznie sprawy lub

pisma do przełożonego Użytkownika.

3.10 SEOD umożliwia prowadzenie Ewidencji Interesantów – EI będącej sumą mnogościową Ewidencji Osób Fizycznych – EOF, Ewidencji Osób Prawnych – EOP oraz Ewidencji Instytucji Publicznych - EIP. Dla rejestrowanej sprawy są wprowadzane odnośniki do Ewidencji Interesantów. Dla EOF SEOD umożliwia generowanie raportu danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (z Dz.U. 2004 nr 100 poz. 1024).

3.11 SEOD potrafi automatycznie wskazać dokumenty podlegające w świetle przepisów archiwizacji i brakowaniu w danym terminie.

3.12 SEOD umożliwia dla spraw zarchiwizowanych zautomatyzowany eksport załączonych plików na zewnętrzne nośniki z możliwością jednoczesnego ich usunięcia z SEOD.

3.13 SEOD współpracuje z oprogramowaniem umożliwiającym kompresję/dekompresję plików (załączników) w formacie ZIP, RAR, TAR, GZIP.

3.14 SEOD umożliwia sporządzanie raportów informujących o historii każdej sprawy: wykaz wszystkich Użytkowników, pracujących nad daną sprawą wraz z załączonymi przez nich dokumentami oraz wykonanymi czynnościami, a także czasem przetwarzania przez nich sprawy na danym Węźle. SEOD ma możliwość sporządzania – za dany okres, dla danego pracownika, grupy pracowników, kategorii sprawy – zestawień: liczby załatwionych, założonych, procedowanych i przeterminowanych spraw oraz korespondencji - filtrowanych wg komórek organizacyjnych, Stanowisk, Użytkowników, statusu, kategorii oraz klasyfikatorów.

3.15 SEOD umożliwia sporządzanie wykazów informujących o aktualnie procedowanych sprawach i korespondencji:

a) własnych lub procedowanych w zastępstwie - przez każdego Użytkownika,

b) procedowanych przez podległe komórki organizacyjne - przez kierownika komórki organizacyjnej

Wykaz dla każdej korespondencji/sprawy pokazuje co najmniej kategorię, klasyfikatory, status, termin, czas procedowania, priorytet i Użytkownika aktualnie procedującego korespondencję/sprawę oraz daje możliwość filtrowania i sortowania wg tych kryteriów, jak również wg stanowisk i komórek organizacyjnych

3.16 SEOD umożliwia określenie i monitorowanie czasu procedowania sprawy lub pisma na poszczególnych Węzłach Ścieżki. Monitorowanie dla Użytkownika procedujacego sprawę lub pismo na danym Węźle Ścieżki obejmuje co najmniej:

a) informowanie go o czasie pozostałym do zakończenia procedowania

sprawy lub pisma na ww. Węźle Ścieżki,

b) informowanie przełożonego Użytkownika o przekroczeniu czasu procedowania sprawy lub pisma na ww. Węźle Ścieżki.

3.17 SEOD umożliwia prowadzenie przez poszczególnych Użytkowników kalendarza wyposażonego w terminarz umożliwiający rejestrowanie i wizualizację planowanych terminów od-do. Kalendarz jest spisem dni całego roku, z podziałem na tygodnie i miesiące oraz z zaznaczeniem godzin co najmniej w dni robocze. Wpisy terminarza są naniesione na kalendarz lub pokazane poza kalendarzem, lecz automatycznie filtrowane zgodnie z zaznaczeniem na kalendarzu.

3.18 SEOD umożliwia edycję zawartości terminarza innych Użytkowników oraz ich grup przez uprawnionych Użytkowników. SEOD ma możliwość bieżącego monitorowania i informowania Użytkownika o zbliżających się terminach w kalendarzu Użytkownika.

3.19 SEOD udostępnia Użytkownikom jedną wspólną książkę teleadresową.

V. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WDROŻENIA SYSTEMU

1. Zakres wdrożenia Portalu e-Urząd

1.1 Wykonawca dokona instalacji, konfiguracji i uruchomienia Portalu e-Urząd (PeU), spełniającego wszystkie wymagania opisane w niniejszym załączniku, wraz z dostarczonym systemem operacyjnym na serwerze wchodzącym w skład portalu województwa, z zadaniem obsługi wszystkich Partnerów Projektu wraz z Jednostkami Podległymi. Muszą zostać ustanowione bezpieczne połączenia pomiędzy systemami SEOD Partnerów Projektu poprzez dostarczone przez Wykonawcę FireWalle. Natomiast architektura Portalu e-Urząd (PeU) będzie dopuszczała możliwość podłączania i obsługi kolejnych podmiotów publicznych z terenu Województwa Świętokrzyskiego.

1.2 Wykonawca wdroży co najmniej 30 różnych e-formularzy. (dwa e- formularze o takiej samej treści, lecz skierowane do różnych urzędów, uważa się za identyczne) w ramach Portalu e-Urząd.

2. Zakres wdrożenia SEOD

2.1 Wykonawca dokona instalacji, konfiguracji i uruchomienia (w tym wprowadzenia struktury Instytucji, pracowników, uprawnień) u każdego z Partnerów Projektu odrębnej instancji SEOD, spełniającego wszystkie wymagania opisane w niniejszym załączniku, za wyjątkiem tych wymagań, które sa wymienione w Rozdziale IV jako dodatkowe a Wykonawca w ofercie zadeklarował, że ich nie spełnia. Działanie SEOD w odniesieniu do każdego z Partnerów Projektu jest niezależne i całkowicie autonomiczne.

2.2 Dla każdego z Partnerów wdrożenie ma objąć wszystkie jego Lokalizacje, a w przypadku Urzędu Miasta i Gminy Staszów wdrożenie ma objąć również Jednostki Podległe i ich lokalizacje, zgodnie z Załącznikiem Nr 5.

2.3 Ewentualne komponenty aplikacji typu desktop mają być zainstalowane na

wszystkich stanowiskach komputerowych, na których jest to niezbędne.

2.4 Dla każdego z Partnerów i Jednostek Podległych musi być wdrożone co najmniej 80% dotyczących go Procedur wskazanych w Załączniku Nr 6 do SIWZ.

3. Szkolenia

3.1 W ramach wdrożenia Wykonawca przeszkoli następujące grupy pracowników Instytucji, u których odbędzie się wdrożenie (Partnerzy Projektu oraz Jednostki Podległe Urzędu Miasta i Gminy Staszów):

a) Administratorów,

b) Użytkowników - Liderów,

c) pozostałych Użytkowników.

3.2 Wykonawca zobowiązany jest zorganizować szkolenia w zakresie umożliwiającym przeszkolonej osobie sprawne posługiwanie się systemem stosownie do pełnionej przez nią roli. Zakres szkoleń Użytkowników – Liderów musi umożliwiać im szkolenie pozostałych Użytkowników Systemu. Szkolenie zostanie zorganizowane przez Wykonawcę i na jego koszt.

3.3 Poziom umiejętności szkolonych osób w momencie rozpoczęcia szkolenia obejmuje umiejętność podstawowej obsługi komputera, w tym: operacje na katalogach i plikach w systemie Windows, edycja tekstu w programie Microsoft Word, korzystanie z przeglądarki internetowej Internet Explorer

6.0 lub Mozilla Firefox.

3.4 Co najmniej 80% Użytkowników, Administratorów i Użytkowników – Liderów u każdego Partnera Projektu, ma w wyniku szkoleń otrzymać certyfikaty, potwierdzające, że potrafią oni sprawnie posługiwać się Systemem stosownie do swojej roli.

3.5 Zakłada się, że minimalny wymiar szkoleń dla administratorów to 40 godziny, dla liderów 24 godzin, a dla użytkowników 8 godzin. Wykonawca zorganizuje szkolenia dla następujących grup osób:

a) Administratorów w liczbie do 32 osób,

b) Liderów w liczbie do 160 osób,

c) Pozostałych Użytkowników w liczbie do 1029 osób.

Wykonawca musi zapewnić większą liczbę godzin na poszczególne szkolenia, o ile uzna to za konieczne.

3.6 Grupy szkoleniowe mają być nie większe niż 8 osób w przypadku Administratorów i Liderów oraz 16 osób w przypadku pozostałych Użytkowników.

3.7 Szkolenie ma obejmować następującą tematykę:

a) System Elektronicznego Obiegu Dokumentów,

b) Portal e-Urząd,

c) Inne niezbędne szkolenia w zakresie funkcjonowania całości Systemu.

3.8 Poziom wyszkolenia ma pozwalać osobom przeszkolonym w ramach szkolenia Lidera na szkolenie pozostałych Użytkowników końcowych Systemu oraz świadczenie im wsparcia w zakresie typowo występujących problemów i sytuacji praktycznych, w szczególności obejmując:

a) wprowadzenie do Systemu Obiegu Dokumentów i modyfikowanie struktury organizacyjnej Instytucji,

b) modelowanie Ścieżek przetwarzania korespondencji/spraw oraz obsługę mechanizmu workflow we wdrażanym Systemie Obiegu Dokumentów,

c) wprowadzanie i modyfikowanie we wdrażanym Systemie Obiegu Dokumentów Ścieżek przetwarzania korespondencji/spraw,

d) wprowadzi przed lub w trakcie szkoleń do Systemu Obiegu Dokumentów co najmniej 5 Ścieżek przetwarzania korespondencji/spraw.

3.9 Szkolenia w zakresie oprogramowania użytkowego przeznaczone dla Administratorów musi umożliwiać im przygotowanie do roli Lidera oraz ponadto konfigurowanie parametrów Systemu pod względem funkcjonalności i wydajności a także dokonywanie aktualizacji (upgrade) Systemu i Oprogramowania Wspomagającego.

3.10 Szkolenie w zakresie Modelowania procedur będą odbywać się w trybie warsztatowym, z udziałem pracowników Partnerów i Jednostek Podległych. Celem tych szkoleń jest przygotowanie szkolonych do samodzielnego wprowadzania i modyfikacji Ścieżek oraz tworzenia e- Formularzy.

VI. WYMAGANIA DOTYCZĄCE DOSTAWY ORAZ INSTALACJI SPRZĘTU KOMPUTEROWEGO ORAZ OPROGRAMOWANIA WSPOMAGAJĄCEGO

1. Opis parametrów technicznych

1.1 Dostarczany sprzęt komputerowy musi być fabrycznie nowy.

1.2 Parametry techniczne dostarczanego sprzętu znajdują się w Załączniku nr 4.

2. Warunki dostawy oraz instalacji

2.1 Wykonawca dostarczy, zainstaluje i skonfiguruje do pracy sprzęt będący przedmiotem Zamówienia (według wykazu zamieszczonego w Załącznikach nr 4 i 5 do SIWZ) wraz z oprogramowaniem systemowym, sterownikami, oprogramowaniem baz danych, oprogramowaniem do obsługi skanerów, oprogramowaniem biurowym, oprogramowaniem OCR oraz innym oprogramowaniem niezbędnym do poprawnego funkcjonowania Systemu. Wykonawca dokona tych czynności we wszystkich Lokalizacjach Partnerów, oraz lokalizacjach Jednostek Podległych UMiG Staszów, według Załącznika Nr 5, na dostarczonych przez siebie maszynach oraz wskazanych przez Zamawiającego stanowiskach komputerowych objętych wdrożeniem SEOD (obejmujących serwery oraz 1189 stacji roboczych).

VII. WYMAGANIA OGÓLNE

1. Wymagania wydajnościowe

1.1 Wykonawca zobowiązany jest do złożenia oferty, która zagwarantuje odpowiednią wydajność i pojemność dostarczonego sprzętu i oprogramowania przez 5 lat od odbioru Systemu.

1.2 Odpowiednia wydajność oznacza, że System zapewnia odpowiednio szybką reakcję na działania Użytkowników oraz Interesantów. Warunek ten nie dotyczy funkcji, które są związane z wykonywaniem globalnych operacji na bazie danych takich, jak np. sporządzanie raportów i jednocześnie nie są wykonywane w trakcie codziennej, rutynowej pracy z systemem. Oszacowanie wydajności Systemu musi uwzględniać okresowe (w określonych dniach roku) spiętrzenia prac skutkujące trzykrotnym wzrostem obciążenia w stosunku do obciążenia przeciętnego.

1.3 Dostarczony sprzęt i oprogramowanie musi umożliwiać Użytkownikom wydajną pracę z Systemem na posiadanych obecnie komputerach oraz na stacjach roboczych dostarczonych w ramach Zamówienia. Zamawiający informuje, że komputery posiadane przez Partnerów (oraz Jednostki Podległe Urzędu Miasta i Gminy Staszów) będą posiadały systemy operacyjne oraz zainstalowane przeglądarki w wersjach podanych w pkt. II.1.1a)III.2.2.

1.4 Odpowiednia pojemność dostarczonego sprzętu i oprogramowania oznacza, że w Systemach Elektronicznego Obiegu Dokumentów każdego Partnera będzie możliwe przechowywanie takiej ilości danych, jaka średnio gromadzona jest w urzędzie o danej wielkości (w przypadku UMiG Staszów – razem z Jednostkami Podległymi) w okresie pięciu lat oraz dodatkowo 20% tej wielkości (zapas). Należy uwzględnić, że w Systemie będą przechowywane pliki zawierające zeskanowane pisma wchodzące

w postaci papierowej. Dodatkowo, przez taki sam okres, Portal e-Urząd musi zapewniać przechowywanie danych niezbędnych do funkcjonowania Systemu zgodnie z założeniami niniejszego SIWZ.

1.5 Jeżeli System dostarczony przez Wykonawcę nie będzie spełniał ww. wymagań lub przestanie je spełniać do 5 lat po odbiorze Systemu, Wykonawca obowiązany jest odpowiednio uzupełnić sprzęt i oprogramowanie (np. poprzez zwiększenie pojemności dysków, mocy obliczeniowej, dostarczenie dodatkowych maszyn, licencji) bez dodatkowych kosztów po stronie Zamawiającego.

1.6 System musi zapewniać wystarczającą wydajność, aby korzystający z niego Partnerzy Projektu (oraz Jednostki Podległe UMiG Staszów) mieli możliwość załatwiania/procedowania elektronicznie wszystkich spraw.

2. Wymagania dotyczące licencjonowania oprogramowania

2.1 Wszystkie licencje muszą być udzielone na czas nieograniczony.

2.2 Zaproponowane przez Wykonawcę warunki licencjonowania Systemu w części obejmującej SEOD nie mogą być przywiązane do stanowiska komputerowego (fizycznego miejsca pracy) Użytkownika.

2.3 Wykonawca udzieli:

a) Licencji Otwartej na SEOD obejmującej 13 Partnerów Projektu albo

b) 13 licencji na SEOD dla 13 Partnerów Projektu, dla wskazanej w Załączniku Nr 5 do SIWZ ilości Użytkowników aktywnych u poszczególnych Partnerów (licencja może ograniczać ilość Użytkowników jednocześnie korzystających z SEOD, nie może natomiast ograniczać liczby Użytkowników zdefiniowanych w SEOD).

2.4 Licencja na Portal e-Urząd musi być Licencją Otwartą, nie może również ograniczać ilości Interesantów korzystających z Portalu e-Urząd. Licencja musi umożliwiać wykorzystanie Systemu do elektronicznej obsługi Interesanta bez ograniczeń.

2.5 Udzielone licencje na SEOD i PeU nie mogą ograniczać ilości danych w Systemie oraz muszą umożliwiać skalowanie Systemu ze względu na pojemność i wydajność.

2.6 Każdy Partner w ramach licencji będzie mógł zainstalować dodatkowo jedną instalację testową Systemu na maksymalnie 5 Użytkowników. Obejmuje to również system zarządzania bazą danych i oprogramowanie bazodanowe.

2.7 Udzielone licencje na System oraz Oprogramowanie Wspomagające będą umożliwiać Zamawiającemu aktualizację w zakresie niezbędnym do poprawnego funkcjonowania Systemu (bez ponoszenia dodatkowych kosztów z tego tytułu).

2.8 Licencje na Oprogramowanie Wspomagające, w tym na motory baz danych, mają być dostarczone w ilości umożliwiającej prawidłowe działanie Systemu wg założeń SIWZ.

3. Wymagania bezpieczeństwa Systemu

3.1 Wszystkie dostarczone na potrzeby Systemu serwery mają być wyposażone w zasilanie awaryjne zdolne do podtrzymania pracy systemu, przez co najmniej 30 minut.

3.2 Rozwiązanie musi umożliwiać tworzenie kopii zapasowych (backup) danych na urządzenia archiwizujące dostarczone wraz z Systemem. Zaoferowane rozwiązanie musi być zdolne do tworzenia kopii zapasowych (backupu) danych dokonywanych nie rzadziej niż raz na dobę.

3.3 Poszczególne komponenty Systemu umieszczone w różnych lokalizacjach muszą komunikować się ze sobą w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych. Dopuszcza się jako rozwiązanie wykorzystanie protokołu SSL lub połączenia VPN o sile szyfrowania nie mniejszej niż SSL 2.0. Wykonawca musi zaprojektować i uzyskać akceptacje Zamawiającego i Partnerów Projektu odpowiednio dla każdej lokalizacji, dostarczyć i wdrożyć zaproponowane przez siebie rozwiązanie w cenie projektu.

3.4 Bezpieczeństwo danych w odniesieniu do komunikacji z Systemem Interesantów i Użytkowników zapewniona będzie przez wykorzystanie protokołu SSL (HTTPS). Jedynie część informacyjna Portalu e-Urząd (mająca charakter publiczny), może być obsługiwana poprzez protokół HTTP bez stosowania szyfrowania.

VIII. DOKUMENTACJA

1. Wykonawca przygotuje pełną dokumentację powykonawczą obejmującą x.xx.:

1.1 Opis użytych bibliotek (funkcji, parametrów).

1.2 Opis techniczny rodzajów i zastosowanych protokołów komunikacji.

1.3 Szczegółowy schemat baz danych systemu, uwzględniający powiązania i zależności między tabelami.

1.4 Opis techniczny procedur aktualizacyjnych.

2. Wykonawca dostarczy wszelkie niezbędne materiały uzupełniające do powyższej dokumentacji powykonawczej, które są konieczne do właściwej eksploatacji Systemu.

3. Wykonawca przygotuje (w trakcie realizacji zadania) procedury działania na okoliczność awarii lub usterki Systemu i sprzętu, przy czym mają one obejmować następujące elementy:

3.1 Sposoby zgłaszania awarii,

3.2 Postępowanie w okresie oczekiwania na reakcję serwisu,

3.3 Ewentualne instrukcje, co do rekonfiguracji sprzętu i Systemu w celu zapewnienia właściwego dalszego działania Systemu.

4. Procedury awaryjne muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego.

5. Dostarczony system informatyczny ma umożliwiać wielotorowe powiadamianie o awariach (komunikaty na ekranach, maile, SMS’y), z możliwością dokonywania konfiguracji,

6. Wykonawca przygotuje (w trakcie realizacji projektu) procedury bieżących prac serwisowych dla poszczególnych składowych systemu.

7. Procedury serwisowe muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego.

8. Procedury serwisowe mają obejmować minimum:

8.1 Częstotliwość dokonywania przeglądów,

8.2 Zakres przeglądów serwisowych,

8.3 Listę materiałów eksploatacyjnych (z kodami producentów) koniecznych do wymiany w trakcie eksploatacji systemu.

9. Wykonawca w trakcie realizacji projektu przedstawi wykaz niezbędnych elementów i zalecanych materiałów eksploatacyjnych, które Zamawiający powinien uwzględnić w przyszłych umowach serwisowych, a które są konieczne do pełnego funkcjonowania Systemu (przeglądy, wymiana części, aktualizacje oprogramowania wspomagającego itp.). Wykaz ten nie jest równoznaczny z podjęciem się przez Wykonawcę jakichkolwiek dodatkowych obowiązków, np. dostawy tych elementów czy wykonywania usług, za wyjątkiem tych elementów, które są w sposób jawny częścią oferty. Wskazywane materiały eksploatacyjne muszą być typowe, powszechnie dostępne i nie mogą być dostarczane wyłącznie przez Wykonawcę.

10. W razie audytu lub kontroli realizacji prac Wykonawca zobowiąże się do współpracy z Zamawiającym, w szczególności w zakresie przygotowania niezbędnych dokumentów dla instytucji kontrolujących.

IX. HELP DESK I ASYSTA TECHNICZNA

1. Wykonawca zapewni usługę Help Desk na okres 5 lat (licząc od daty końcowego protokołu odbioru).

2. Wykonawca w ramach usługi Help Desk będzie świadczył następujące usługi:

2.1 zapewni telefoniczne wsparcie techniczne umożliwiające zgłaszanie usterek i awarii sprzętu oraz oprogramowania w godzinach roboczych,

2.2 zapewni telefoniczne konsultacje merytoryczne przy rozwiązywaniu problemów z oprogramowaniem w godzinach roboczych,

2.3 określi procedurę zgłaszania awarii krytycznych poza godzinami roboczymi,

3. Wykonawca zapewni świadczenie usługi „Asysta techniczna”, zgodnie z definicją usługi w Zał. nr 1 „Słownik pojęć oraz definicji używanych w SIWZ”, bez wnoszenia przez Zamawiającego dodatkowych opłat, przez określony w ofercie okres (licząc od daty końcowego protokołu odbioru).

X. GWARANCJE - OPROGRAMOWANIE

1. Wymaganie ogólne

1.1 Wykonawca udzieli gwarancji na dostarczone oprogramowanie Systemu na okres minimum 5 lat (licząc od daty końcowego protokołu odbioru) zapewniając jednocześnie serwis gwarancyjny.

1.2 Wykonawca wykona na miejscu u Zamawiającego bezpłatne przeglądy gwarancyjne oprogramowania i baz danych w ilości minimum 1 przegląd na rok. Przeglądy gwarancyjne obejmują:

a) Kontrolę integralności i spójności baz danych,

b) Doprowadzenie do integralnych i spójnych baz danych,

c) Poprawę, kontrolę konfiguracji i poprawności działania oprogramowania.

2. W ramach udzielonej gwarancji Wykonawca:

2.1 usunie usterki i awarie oprogramowania,

2.2 usunie błędy baz danych (w tym braki spójności i integralności danych, itp.),

2.3 będzie informował Zamawiającego o dostępnych aktualizacjach / poprawkach oprogramowania, sterowników, bibliotek (system informatyczny, system operacyjny serwerów, modułów transmisji, macierzy dyskowych, serwerów, urządzeń sieciowych, baz danych, innych elementów istotnych dla bezpieczeństwa i właściwego funkcjonowania systemu),

2.4 zadba, aby sprawdzenie dostępności aktualizacji/poprawki odbyło się przed każdym przeglądem Systemu. Zamawiający wymaga jednak, aby Wykonawca sprawdził, czy dana aktualizacja/poprawka nie wpływa negatywnie na działanie Systemu.

2.5 zainstaluje w siedzibie Zamawiającego powyższe aktualizacje / poprawki (jeżeli oprogramowanie komercyjne dopuszcza pobranie aktualizacji w ramach licencji),

2.6 dokona aktualizacji zdeponowanych kodów systemu informatycznego,

2.7 zapewni prawidłowe (nieograniczone czasowo i funkcjonalnie) działanie Systemu,

2.8 nie pobiera dodatkowych opłat za wszelkie prace gwarancyjne wraz z dojazdem, delegacją itp..

3. Wymagany czas naprawy liczony od zgłoszenia usterki lub awarii programowej (w godzinach):

(w tabeli podane są czasy naprawy odpowiednio w godzinach roboczych/poza godzinami roboczymi)

Typ systemu	Awaria krytyczna	Awaria niekrytyczna	Usterka
SEOD	4/24	24/72	14 dni
Portal e-Urząd	4/24	24/72	14 dni
pozostałe systemy7:	72/72	96/96	14 dni

7 Zapis „pozostałe systemy” dotyczy innych, nie wymienionych w tabeli systemów, dostarczonych przez Wykonawcę w ramach projektu.

3.1 Czas naprawy oprogramowania użytkowego odnosi się do oprogramowania użytkowego dostarczonego przez Wykonawcę w ramach niniejszego postępowania, dla którego Wykonawca posiada możliwość prawną i techniczną ingerencji w kod źródłowy.

4. Przez naprawę dla awarii programowej Zamawiający rozumie:

4.1 naprawę wadliwego oprogramowania,

4.2 rekonfigurację wadliwych ustawień,

4.3 naprawę baz danych,

4.4 naprawę zawartości baz danych (w tym brak spójności i integralności danych, itp.).

5. Do programowych awarii gwarancyjnych Zamawiający zalicza:

5.1 wszelkie awarie w funkcjonowaniu oprogramowania,

5.2 błędy baz danych (w tym brak spójności i integralności danych, itp.) niezawinione przez użytkowników systemu (tzn. nie powstałe na wskutek błędnego wprowadzania danych i złej obsługi systemu) .

XI. GWARANCJE - SPRZĘT

1. Wykonawca udzieli gwarancji na dostarczony sprzęt i zastosowane materiały na okres minimum 3 lat (zgodnie z deklaracją złożoną w ofercie). W ramach gwarancji Wykonawca zapewni także serwis gwarancyjny. Wszelkie koszty gwarancji wraz z serwisem gwarancyjnym są w pełni włączone do ceny ofertowej. Ponadto Wykonawca:

1.1 wykona na miejscu u Zamawiającego przegląd gwarancyjny dostarczonego sprzętu w ilości min. 1/rok/urządzenie lub z częstotliwością wynikającą z dokumentacji techniczno-ruchowej. Przeglądy gwarancyjne dotyczą:

a) serwerów, macierzy dyskowych, streamerów,

b) urządzeń odpowiedzialnych za łączność i transmisję danych,

c) wykona naprawę sprzętu w siedzibie Zamawiającego,

1.2 w przypadku konieczności zabrania sprzętu zobowiązuje się do podstawienia, właściwego skonfigurowania i uruchomienia sprzętu tymczasowego, który będzie mógł w pełni przejąć funkcje uszkodzonego urządzenia

1.3 wymieni/naprawi dostarczony w ramach postępowania sprzęt,

1.4 dokona wstępnej analizy rodzaju awarii lub usterki (gwarancyjna, niegwarancyjna),

1.5 naprawi/usunie awarie i usterki gwarancyjne,

1.6 zapewni autoryzowany serwis producenta dla serwerów, streamerów i macierzy dyskowych,

1.7 w przypadku wystąpienia 3 awarii podlegających gwarancji, licząc awarie dla każdego urządzenia z osobna, wymieni dane urządzenie na nowe,

1.8 w przypadku uszkodzeń i konieczności wymiany zespołów

przechowujących trwale zapisane informacje (dyski twarde, pamięci FLASH) pozostawia wymienione urządzenia u Zamawiającego,

1.9 w przypadku uszkodzenia i konieczności wymiany gwarancyjnej nośników pamięci typu FDD, CD, DVD zniszczy te nośniki w obecności Zamawiającego,

1.10 zapewni prawidłowe (nie ograniczone czasowo i funkcjonalnie) działanie systemu,

1.11 za wszelkie prace gwarancyjne wraz z dojazdem, delegacją itp. Wykonawca nie pobiera dodatkowych opłat.

2. Czas naprawy od zgłoszenia usterki lub awarii sprzętowej (w godzinach)

(w tabeli podane są czasy naprawy w godzinach roboczych/ poza godzinami roboczymi)

Typ sprzętu	Awaria krytyczna	Awaria niekrytyczna	Usterka
serwery, macierze dyskowe, streamery instalowane u SEOD	4 / 24	7 dni	7 dni
Pozostałe urządzenia8	72	7 dni	14 dni

3. Przez naprawę dla awarii lub usterki sprzętowej Zamawiający rozumie:

3.1 naprawę urządzenia na miejscu lub

3.2 podmianę urządzenia na inne sprawne, działające w systemie i tożsame funkcjonalnie. Wymianie mogą podlegać jedynie całe moduły zgodnie ze zdefiniowanymi pozycjami w tabeli „Czas naprawy od zgłoszenia awarii sprzętowej”. Za utrzymywanie odpowiednich stanów magazynowych odpowiada Wykonawca.

4. W przypadku zabrania uszkodzonego urządzenia

4.1 Wykonawca jest zobowiązany podstawić, skonfigurować i uruchomić sprzęt Podstawienie sprzętu zastępczego ma się odbyć bez uszczerbku dla funkcjonalności Systemu.

5. Do sprzętowych awarii i usterek gwarancyjnych Zamawiający zalicza:

5.1 wszystkie awarie i usterki elektroniki ,

5.2 wszystkie awarie i usterki urządzeń z „wbudowanym oprogramowaniem” (drukarki, firewall, itp.),

5.3 awarie zasilaczy,

5.4 wszystkie awarie i usterki monitorów i wyświetlaczy, jeżeli były użytkowane zgodnie z przeznaczeniem,

5.5 awarie i usterki mechaniczne wynikające z wad konstrukcyjnych i materiałowych.

6. Do sprzętowych awarii i usterek gwarancyjnych Zamawiający nie zalicza:

8 Zapis „pozostałe urządzenia” dotyczy innych, nie wymienionych w tabeli urządzeń, dostarczonych przez Wykonawcę w ramach projektu.

6.1 wymiany zużytych części lub podzespołów właściwych dla normalnej eksploatacji urządzenia (według producenta) ,

6.2 mechanicznych uszkodzeń urządzeń (o ile nie wynikają z wad materiałowych).

7. Czas na usunięcie awarii/usterki

7.1 Czas na usunięcie awarii/usterki liczy się od momentu powiadomienia Wykonawcy telefonicznie lub w formie pisemnej, faksem, e-mailem na nr telefonu, fax-u lub adresy wskazane w umowie.

XII. DEPONOWANIE KODÓW ŹRÓDŁOWYCH SYSTEMU

1. Wykonawca zdeponuje kody źródłowe całego Systemu oraz wszystkie niezbędne biblioteki i moduły umożliwiającymi prawidłową kompilację Systemu wraz z deklaracją przekazania pełni praw majątkowych (niewyłącznych) w przypadku zaniechania, zawieszenia, zaprzestania rozwijania Systemu przez Wykonawcę lub inny podmiot będący właścicielem Systemu i/lub likwidacji firmy posiadającej autorskie prawa majątkowe do Systemu.

2. Do kodów źródłowych Systemu musi zostać dołączona szczegółowa procedura kompilacji, aktualna dokumentacja techniczna oraz aktualna dokumentacja użytkowa i materiały szkoleniowe.

3. Kody źródłowe i szczegółową procedurę dot. przebiegu czynności kompilacji winny być zdeponowane w wersji elektronicznej, redundantnie - na dwóch nośnikach o gwarantowanej trwałości (nie krótszej niż 10 lat) w zalakowanych kopertach.

4. Zamawiający oferuje bezpłatny depozyt w Urzędzie Marszałkowskim w Kielcach. W przypadku, kiedy Wykonawca nie skorzysta z tej oferty, będzie on zobowiązany zabezpieczyć inne, odpowiednie miejsce deponowania (np. kancelarię notarialną), ponosząc przy tym wszelkie koszty z tym związane na okres nie krótszy niż 10 lat.

5. Na podstawie zdeponowanych kodów źródłowych, Wykonawca w obecności specjalistów Zamawiającego dokona pełnej kompilacji całego Systemu z wykorzystaniem nośników przeznaczonych do depozytu. Poprawne działanie tak skompilowanego Systemu oznaczać będzie, że zdeponowane kody źródłowe są właściwe i kompletne.

6. W przypadku zmian w kodzie źródłowym Systemu, związanej z naprawami Systemu, aktualizacjami, przeglądami gwarancyjnymi dokonywanymi przez Wykonawcę, Wykonawca dołączy do depozytu nową wersję kodu źródłowego lub „łatkę” (patch), której uruchomienie powoduje automatyczne uaktualnienie Systemu do najnowszej wersji.

XIII. POLITYKA INFORMACYJNA PROJEKTU

1. Wymagania związane z promocją unijnego źródła finansowania projektu

2. Wykonawca obowiązany jest współdziałać z Zamawiającym w zakresie kształtowania polityki informacyjnej projektu poprzez przygotowywanie materiałów promocyjno-informacyjnych dotyczących właściwości oprogramowania, sposobu jego użytkowania, stanu i harmonogramu prac

wdrożeniowych.

3. Dostarczony sprzęt i oprogramowanie muszą być oznaczone zgodnie z wymaganiami obowiązującymi dla projektów realizowanych ze środków ZPORR.

WOJEWÓDZTWO

ŚWIĘTOKRZYSKIE

PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZE STRUKTURALNE

Załącznik Nr 3 do SIWZ Znak: DOA-III-3323-20/07

ZAł. III Informacja o Partnerach Projektu

Dotyczy zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na:

dostawę i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów wraz z Portalem e-Urząd, serwerów i wyposażenia serwerowni, oprogramowania systemowego i bazodanowego oraz sprzętu komputerowego biurowego – realizowane w projekcie

„e-Świętokrzyskie - rozbudowa infrastruktury informatycznej”, współfinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego; Priorytet I; Działanie 1.5.

Nr referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego DOA-III-3323-20/07

Lista Partnerów Projektu wraz z danymi teleadresowymi:

1. Województwo Świętokrzyskie - Urząd Marszałkowski z siedzibą w Kielcach, Al. IX Wieków Kielc 3, 25-516 Xxxxxx, xxx. 0000000, fax. 0000000, NIP: 000-00-00-000 REGON: 29101900500012, zwane „Województwem Świętokrzyskim”,

2. ŚCITT Świętokrzyskie Centrum Innowacji i Transferu Technologii Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kielcach, Xx. Xxxxxxxxxxx X.X. Xx 0, 00-000 Xxxxxx, tel. 0000000, fax. 0000000, zwane „ŚCITT”,

3. Świętokrzyskie Centrum Onkologii w Kielcach, ul. Artwińskiego 3, 25–734 Xxxxxx, xxx. 0000000, fax. 0000000, NIP: 000-000-00-00, REGON: 001263233, zwane

„Xxxxxxx Xxxxxxxxx”,

0. Xxxxxx Xxxxxx z siedzibą w Kielcach, xx. Xxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, tel. 0000000, fax. 0000000, NIP: 000-000-00-00, REGON: 000516028, zwane „Miastem Xxxxxx”,

0. Xxxxxx Xxxxxxxx z siedzibą w Kielcach, Al. IX Wieków Kielc 3, 25-516 Xxxxxx, xxx. 0000000, fax. 0000000, NIP: 000-00-00-000, REGON: 291019755, zwany

„Powiatem Kieleckim”

Województwo Świętokrzyskie str. 51

Załącznik nr 3 do SIWZ dla zadania „System Elektronicznego Obiegu Dokumentów” realizowanego w projekcie „e-Świętokrzyskie – rozbudowa infrastruktury informatycznej”, współfinansowanego z funduszy Unii Europejskiej w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, Priorytet I, Działanie 1.5

6. Miasto i Gmina Końskie z siedzibą w Końskich, xx. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, tel. 0000000, fax. 0000000, NIP: 000-00-00-000, REGON: 000523732, zwanym dalej „Miastem i Gminą Końskie"

7. Powiat Konecki z siedzibą w Końskich, xx. Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, tel. 372-41- 34, fax. 000-00-00, NIP 000-000-00-00, REGON 291018514, zwanym dalej

„Powiatem Koneckim”

8. Miasto Sandomierz z siedzibą w Sandomierzu, Xxxx Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxxx, tel. (000) 0000000, fax. (000) 0000000, NIP: 000-00-00-000, REGON: 000523778, zwanym dalej „Miastem Xxxxxxxxxx”

0. Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx, ul. Głogowskiego 3/5, 27-400 Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx, xxx. 0000000, fax. 0000000, NIP: 000-000-00-00, REGON: 291009834, zwanym dalej „Miastem Ostrowiec”

10. Miasto Jędrzejów, xx. 00-xx Xxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxx, tel. 000-00-00 wew. 10; fax. 000-00-00; NIP: 000-00-00-000, REGON: 000523726, zwanym dalej

„Miastem Jędrzejów”

11. Miasto i Gmina Staszów, ul. Opatowska 31, 28-200 Staszów, tel. 000 00-00, fax. 000 00-00, NIP: 000-00-00-000, REGON: 000523784, zwanym dalej „Miastem i Gminą Xxxxxxx”

00. Miasto i Gmina Ożarów, ul. Stodolna 1, 27-530 Ożarów, tel. (000) 0000000; fax. (000) 000-00-00 NIP: 000-00-00-000, REGON: 000548784, zwanym dalej

„Miastem Ożarów”

13. Gmina Ruda Maleniecka, 26-242 Ruda Xxxxxxxxxx 00x; tel. 000-00-00; fax. (000) 000-00-00, NIP: 000-00-00-000, REGON 00123847, zwaną dalej „Gminą Ruda Maleniecka”

Informacje dodatkowe o Partnerach Projektu

Lp.	Nazwa jednostki	Ilość mieszkańców	Ilość rejestrowanej korespondencji przychodzącej	Ilość spraw
0	Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx	1 297,5 tyś	70 000 / 80 000	110 000
2	ŚCITT	20 prac.	1 500 / 2 000	-
3	Centrum Onkologii	1500 prac	7 500 / 30 000	-
0	Xxxxxx Xxxxxx	212,4 tyś	140 000/100 000	160 000
5	Powiat Kielecki	195 tyś	23 000 / 30 000	55 000
6	Miasto i Gmina Końskie	37 tyś	10 000 / 18 000	22 000
7	Powiat Konecki	85,5 tyś	17 000 / 36 000	47 000
8	Miasto Sandomierz	25,6 tyś	20 000 / 30 000	25 000
0	Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx	75,6 tyś	70 000 / 50 000	85 000

Lp.	Nazwa jednostki	Ilość mieszkańców	Ilość rejestrowanej korespondencji przychodzącej	Ilość spraw
10	Miasto Jędrzejów	17 tyś	18 000 / 20 000	25 000
11	Miasto i Gmina Staszów	15,9 tyś	15 000 / 20 000	25 000
12	Miasto i Gmina Ożarów	11,8 tyś	9 000 / 6 800	40 000
13	Gmina Ruda Maleniecka	3,4 tyś	4 000 / 2 000	2 500
	Miasto i Gmina Staszów - jednostki
1	Gimnazjum Nr1, PSP Nr1 w Staszowie*	120 prac.	320/220	-
2	ZS-PSP Nr2*	101 prac.	300/80	-
3	Ośrodek Sportu i Rekreacji w Staszowie*	12 prac.	0000/000	-
0	XXX xx0*	00 prac.	300/200	-
5	Biblioteka Publiczna w Staszowie*	16 prac.	200/250	-
6	ZPO-PSPiP w Kurozwękach		400/300	-
7	Centrum Integracji Społecznej, GP w Staszowie	11 prac.	700/500	-
8	ZOZ Xxxxxxx	00 prac.	1600/1050	-
9	OPS	40 prac.	4000/2600	-
10	Staszowski Ośrodek Kultury	22 prac.	700/150	-
11	PGKIM sp z.o.o w Staszowie	132 prac.	10 000	-
12	ZEC sp z.o.o w Staszowie	43 prac.	3000	-

WOJEWÓDZTWO

ŚWIĘTOKRZYSKIE

PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZE STRUKTURALNE

Załącznik Nr 4 do SIWZ Znak: DOA-III-3323-20/07

Zał. IV Specyfikacja techniczna sprzętu komputerowego

Dotyczy zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na:

dostawę i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów wraz z Portalem e-Urząd, serwerów i wyposażenia serwerowni, oprogramowania systemowego i bazodanowego oraz sprzętu komputerowego biurowego – realizowane w projekcie

„e-Świętokrzyskie - rozbudowa infrastruktury informatycznej”, współfinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego; Priorytet I; Działanie 1.5.

Nr referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego DOA-III-3323-20/07

UWAGA!

Wskazane w SIWZ: znaki towarowe, patenty i miejsce pochodzenia są uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i mają na celu wskazanie jedynie jakości przedmiotu dostawy, w związku z powyższym wykonawcy mogą składać oferty równoważne do przedmiotu zamówienia przedstawionego niżej.

Wszystkie urządzenia dostarczane w ramach niniejszego przetargu muszą być oznakowane na obudowie odpowiednimi logo UE i ZPORR, według wzorów zgodnych z „Podręcznikiem wdrażania ZPORR” (Ministerstwo Gospodarki i Pracy, Warszawa 2005). Oznakowanie może być w formie naklejek, nalepek lub wykonane w inny trwały sposób.

Warunki gwarancji nie mogą ograniczać możliwości standardowej rozbudowy urządzenia we własnym zakresie przez użytkownika.

W przypadku uszkodzenia nośników danych (dysku, taśmy do urządzeń archiwizujących) w okresie gwarancji wymiana następuje bez jego zwrotu.

Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx Xxx. 00

Załącznik nr 4 do SIWZ dla zadania „Elektroniczny System Obiegu Dokumentów” realizowanego w projekcie „e-Świętokrzyskie – rozbudowa infrastruktury informatycznej” współfinansowanego z funduszy Unii Europejskiej w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, Priorytet I, Działanie 1.5

I. Zestawy komputerowe - parametry minimalne

1. Komputer

Procesor procesor klasy x86 o częstotliwości szyny systemowej, co najmniej 1066MHz

Pamięć RAM 512 MB DDR2 SDRAM PC5300 (667MHz), 4 gniazda DIMM,

możliwość rozbudowy do 4 GB

Gniazda rozszerzeń 1x PCI Express x16, 1x PCI-Express x1, 2 x PCI

Porty: min. 2 USB z przodu obudowy, 1x szeregowy, 1x równoległy, Dysk twardy min. 80 GB, SATAII, 7200 rpm z technologią SMART III Napędy DVD-RW wewnętrzny

Karta dźwiękowa zintegrowana, głośnik wewnątrz obudowy,

Karta graficzna zintegrowana, min. 128MB pamięci własnej lub współdzielonej

z pamięcią RAM komputera (w przypadku współdzielenia nie jest wymagane uzupełnienie pamięci RAM o ilość przeznaczoną na pamięć video).

Karta sieciowa zintegrowana, 10/100/1000 (RJ-45)

Klawiatura układ klawiszy US – international, Mysz optyczna podkładka Obudowa małowymiarowa typu Desktop o sumie wymiarów nie

przekraczającej 82 cm (szerokość + wysokość + głębokość), fabrycznie przystosowana do pracy w poziomie i pionie, wyposażona w czujnik otwarcia z odpowiednim oprogramowaniem w BIOS-ie ,

Bezpieczeństwo hasło użytkownika i administratora w BIOS, PowerOnPassword, możliwość startu systemu z urządzeń USB, układ szyfrujący na płycie głównej pozwalającego x.xx. na przechowywanie w nim kluczy szyfrujących, układ zgodny ze specyfikacją TCG 1.2 zapewniający blokowanie sekwencji startowej komputera

i inicjalizacji BIOS

Zasilacz o mocy nie większej niż 250W z aktywną regulacją wydajności wentylatora i aktywną korekcją współczynnika mocy (Active PFC)

Głośność/hałas nie więcej niż 29dB, pomiar zgodny z normą ISO 9296 / ISO 7779 dla trybu „operating” mierzonego z pozycji „operatora”, wymaga się dostarczenia odpowiedniego certyfikatu lub deklaracji producenta,

Zarządzanie obsługa standardów SMBIOS, Wake-on-LAN, ASF 2.0, WMI, PXE

Certyfikaty - certyfikat ISO9001:2000 dla producenta oferowanego sprzętu na proces projektowania i produkcji lub równoważny,

- certyfikat CE dla oferowanego sprzętu,

- certyfikat potwierdzający poprawną współpracę z oferowanym systemem operacyjnym,

System operacyjny MS Windows XP Professional PL, preinstalowany przez

producenta/dostawcę ze wszystkimi niezbędnymi do poprawnej pracy sterownikami lub równoważny,

Oprogramowanie Office Professional PL lub równoważny,

Oprogr. dodatkowe: umożliwiające wykonywanie kopii bezpieczeństwa partycji

systemowej na dysk twardy, napędy optyczne i dyski sieciowe.

Dokumentacja w języku polskim

Gwarancja producenta min. 36 miesięcy, na miejscu u klienta

2. Monitor

Typ LCD kolorowy 17”

Plamka 0,264 mm

Rozdzielczość 1280x1024

Jasność min. 300 cd/m2

Kontrast min. 500:1 Czas reakcji matrycy max. 8 ms Normy TCO’03

Inne wymagania wyprodukowany przez producenta komputera, wbudowany zasilacz,

Gwarancja min. 36 miesięcy, na miejscu u klienta

3. Zasilacz awaryjny

Moc min 500VA lub więcej z układem AVR Gwarancja minimalna 36 miesięcy (włącznie z akumulatorami)

Wyposażenie dodatkowe: patchcord UTP kat. 5e o dł. 3 m,

Dodatkowe wymagania na zestawy komputerowe:

Do każdego komputera jest wymagany komplet licencji, nośników, sterowników i dokumentacji.

Nie dopuszcza się licencji zbiorczych na oprogramowanie np. MOLP

Uwaga: Do powyższych komputerów będą podłączone skanery dostarczane przez Wykonawcę.. Wykonawca musi tak dostosować parametry komputerów współpracujących ze skanerem (wydajność procesora, ilość pamięć, itp.), aby zapewnić sprawną obsługę procesu skanowania.

4. Drukarka laserowa

Szybkość druku (mono)- co najmniej 32 str./min.; Maks. rozmiar nośnika - A4;

Rozdzielczość poziomie i pionie -1200 dpi; Wydajność, co najmniej, 100000 str./mies.; Gramatura papieru: 60-200 g/m2; Zainstalowana pamięć - 64 MB,

Złącza zewnętrzne - USB 2.0, IEEE 1284-B, możliwość zainstalowania wewnętrznej karty sieciowej,

Obsługiwane języki drukarek - HP PCL 5e, HP PCL 6; Emulacje: PostScript Level 3, PDF 1.4;

Obsługiwane systemy operacyjne: Microsoft Windows 98 SE, Microsoft Windows ME, Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Server 2003, Automatyczny dupleks;

Gwarancja nie mniej niż 36 msc;

5. Skaner

Formatu scanowanych dokumentów A8 do A4,

Rozdzielczość optyczna min 600 dpi, mono/odcienie szarości/kolor, Minimalna wydajność mono-25 str/min przy rozdzielczości 200dpi, Minimalna wydajność kolor -25 str/min przy rozdzielczości 200dpi,

Skaner musi obsługiwać dokumenty co najmniej o gramaturze papieru 55-125.g/m2. Obsługa automatyczna dokumentów dwustronnych (duplex),

Wbudowaną drukarkę (inprinter) do wykonywania nadruków na dokumentach skanowanych. Automatyczny podajnik dokumentów (ADF), min na 50 kartek o gramaturze 80 g/m2.

Kontrola pobrań, co najmniej podwójny sposób kontroli pobrań np.: długość dokumentu i ultradźwiękowy detektor podwójnych wciągnięć.

Złącze sygnałowe, co najmniej USB 2.0,

Możliwość przełączana tła dokumentu na białe/czarne,

Możliwość prostowania, przycinania, usuwania kolorów i wyboru tła obrazu, Możliwość przetwarzania dokumentów z tłem do usunięcia (tło: czerwone, zielone, niebieskie),

Wewnętrzna kompresja JPG w trakcie skanowania, Minimalna obciążalność 1000 dok/dzień,.

Możliwość tworzenia dokumentów w standardzie min: *.pdf (w zestawie Adobe 6.0), *.jpg. Gwarancja nie mniej niż 36 miesięcy;

II. Platforma Serwerowa – parametry minimalne

Wykonawca musi zaoferować konfiguracje o wydajności wystarczającej do pracy oferowanej aplikacji, pod warunkiem zachowania minimalnej jakości zaproponowanych serwerów

i w ilościach przedstawionych w tabeli 2 załącznika 5.

1. Zestaw serwerowy model 1

W szafie serwerowej należy zainstalować:. przełącznik KVM, monitor, serwery i zasilacze UPS, urządzenia do archiwizacji, firewall.

Parametry szafy:

- wysokość min 42U, podstawę z stopkami poziomującymi i z przepustami kablowymi

- dwie płaszczyzny montażowe 19”

- wymiary 600mm (szerokość) x min 950mm (głębokość),

- drzwi przednie szklane, drzwi tylne z blachy otwierane na zawiasach, osłony boczne demontowane,

- dach lub panel wentylacyjny z zabudowanymi min czterema wentylatorami z regulatorem temperatury,

- dwie półki instalacyjne na elementy bierne min. 40kg obciążenia w tym min. 1 szt. z mocowaniem czteropunktowym,

- wysuwana półka na klawiaturę,

- minimum dwie listwy zasilające bez filtra przepięciowego min 10 gniazd o obciążeniu ciągłym min.10A, zamontowane w szafie, każda podłączona do innego UPS-a.

W szafie mają być zamontowane minimum 2 zasilacze awaryjne (UPS) umożliwiające podtrzymanie zasilania urządzeń zainstalowanych w szafie, przez co najmniej 30 minut, przy czym moc zasilacza musi zostać dobrana w taki sposób, aby była możliwość pracy przez nieograniczony czas na pojedynczym zasilaczu przy prawidłowym napięciu zasilania sieciowego.

Ponadto zasilacze muszą posiadać:

- architekturę- on-line (podwójna konwersja) – zerowy czas przełączenia

- układ automatycznej regulacji napięcia (AVR),

- zimny start (start zasilacza przy rozładowanych bateriach),

- gwarancja nie mniej niż 3lata.

- wyposażenie umożliwiające zamknięcie wszystkich serwerów po zaniku napięcia

- zestaw odpowiednich przewodów.

Na wyposażeniu każdej szafy musi być:

- 1 monitor LCD 17” (wyprodukowany przez producenta xxxxxxx),

- 1 przełącznik KVM umożliwiający podłączenie, co najmniej 4 serwery z 4 odpowiednimi zestawami kabli o długości min 2,5 mb.

Serwer - model 1

Obudowa - o wysokości maksymalnie 2U dedykowana do zamontowania w szafie rack 19" z zestawem szyn do mocowania w szafie i wysuwania do celów serwisowych.

Typ procesora - procesory dwurdzeniowe lub czterordzeniowe, dedykowane do pracy w serwerach, o architekturze x86-64, o wydajności równej lub lepszej procesorom Dual-Core Intel Xeon z serii 5100/7100 i częstotliwości prcesora 2,33GHz.

Ilość procesorów – 2 szt.

Pamięć RAM - min.4GB, typ DDR2 400 MHz, z technologią Advanced ECC lub równoważną.

Możliwość rozszerzenia pamięci do 32 GB.

Możliwość konfiguracji pamięci z ochroną memory mirror.

Płyta główna - dwuprocesorowa, dedykowana do pracy w serwerach, wyprodukowana przez producenta serwera.

Szybkość magistrali min1,3GHz

Sloty PCI - 5 slotów PCI, w tym co najmniej 3 sloty PCI-Express x 4

Dyski HDD - dyski SAS 2.5” Hot-Plug 10krpm, możliwość zainstalowania minimalnie 8 dysków w wewnętrznych zatokach serwera.

Ilość dysków zamontowanych: 2 dyski SAS 72GB 10 000 obrotów w układzie Raid 1

4 dyski SAS 146GB 10 000 obrotów w układzie Raid 6 (podwójny punkt awarii),

Kontroler macierzowy - SAS, umożliwiający konfigurację dysków w macierzach RAID 0/1/5/6 posiadający 512MB wewnętrzną pamięć cache z podtrzymywaniem bateryjnym zawartości.

Karta sieciowa - 2 x Gbit Ethernet 10/100/1000,

Karta graficzna zintegrowana karta graficzna (min. 16 MB) Port RJ-45 dedykowany dla interfejsu zdalnego zarządzania, Min. 3 porty USB, 1 port szeregowy.

Napęd dysków optycznych DVD-RW

Zasilanie -redundantne zasilacze Hot-Plug, zainstalowany zasilacz nadmiarowy, Wiatraki - redundantne wiatraki Hot-Plug, zainstalowany komplet wentylatorów nadmiarowych,

Zarządzanie - serwer musi być wyposażony w kartę zdalnego zarządzania (konsoli) pozwalającej na: włączenie, wyłączenie i restart serwera, podgląd logów sprzętowych serwera i karty, przejęcie pełnej konsoli tekstowej serwera niezależnie od jego stanu (także podczas startu, restartu OS).

Certyfikaty - certyfikat ISO9001:2000 dla producenta oferowanego sprzętu na proces projektowania i produkcji lub równoważny,

- certyfikat CE dla oferowanego sprzętu,

- certyfikat potwierdzający poprawną współpracę z oferowanym systemem operacyjnym,

System operacyjny: wymagany przez SEOD, Gwarancja minimalna: 36 miesięcy

2. Serwer - model 2 i 3

Obudowa - o wysokości maksymalnie 2U dedykowana do zamontowania w szafie rack 19" z zestawem szyn do mocowania w szafie i wysuwania do celów serwisowych.

Typ procesora - procesory dwurdzeniowe lub czterordzeniowe, dedykowane do pracy

w serwerach, o architekturze x86-64, o wydajności równej lub lepszej procesorom Dual-Core Intel Xeon z serii 5100/7100 i częstotliwości prcesora 2,33GHz.

Ilość procesorów – 2 szt.

Pamięć RAM - min.4GB, typ DDR2 400 MHz, z technologią Advanced ECC lub równoważną

Możliwość rozszerzenia pamięci do 32 GB.

Możliwość konfiguracji pamięci z ochroną memory mirror.

Płyta główna - dwuprocesorowa, dedykowana do pracy w serwerach, wyprodukowana przez producenta serwera.

Szybkość magistrali min1,3GHz

Sloty PCI - 5 slotów PCI, w tym co najmniej 3 sloty PCI-Express x4 umożliwiające zamontowanie kart pełnowymiarowych (pełnej długości i wysokości).

Dyski HDD - dyski SAS 2.5” Hot-Plug 10k rpm, możliwość zainstalowania minimalnie 8 dysków w wewnętrznych zatokach serwera.

Ilość dysków zamontowanych 2 dyski SAS 2.5” Hot-Plug 10k rpm w układzie Raid 1 Kontroler macierzowy - SAS, umożliwiający konfigurację dysków w macierzach RAID 0/1/5, posiadający 256 MB wewnętrznej pamięci cache z podtrzymywaniem bateryjnym zawartości.

Karta sieciowa - 2 x Ethernet 10/100/1000,

Karta graficzna zintegrowana karta graficzna (16 MB)

Port RJ-45 dedykowany dla interfejsu zdalnego zarządzania serwerem, Min. 3 porty USB, 1 port szeregowy.

Napęd dysków optycznych DVD-RW

Zasilanie -redundantne zasilacze Hot-Plug, zainstalowany zasilacz nadmiarowy, Wiatraki - redundantne wiatraki Hot-Plug, zainstalowany komplet wentylatorów nadmiarowych,

Zarządzanie - serwer musi być wyposażony w kartę zdalnego zarządzania (konsoli) pozwalającej na: włączenie, wyłączenie i restart serwera, podgląd logów sprzętowych serwera i karty, przejęcie pełnej konsoli tekstowej serwera niezależnie od jego stanu (także podczas startu, restartu OS.

Certyfikaty - certyfikat ISO9001:2000 dla producenta oferowanego sprzętu na proces projektowania i produkcji lub równoważny,

- certyfikat CE dla oferowanego sprzętu,

- certyfikat potwierdzający poprawną współpracę z oferowanym systemem operacyjnym,

System operacyjny: wymagany przez SEOD, Gwarancja minimalna: 36 miesięcy

Warunki dodatkowe dostawy serwerów:

− wszystkie urządzenia należy dostarczyć do lokalizacji wymienionych w załączniku nr 5 i zainstalować.

− serwery, UPS-y, przełącznik KVM, urządzenia do archiwizacji muszą być zabudowane w szafie,

− nalęży wykonać uziemienie szafy,

− przed ustawieniem szaf należy uzyskać zgodę na umiejscowienie ich w określonym miejscu z uwzględnieniem obciążalności stropów

− wszystkie serwery muszą mieć zainstalowany system operacyjny niezbędny do pracy dostarczanych aplikacji,

− systemy operacyjne muszą mieć możliwość budowy klastra (równoległej pracy) w celu zwiększenia niezawodności bez konieczności wymiany oprogramowania systemowego i aplikacyjnego. Dotyczy to serwerów, na których będzie zainstalowana baza danych

i aplikacje.

− dane muszą być zabezpieczone przed utratą w trybie czasu rzeczywistego przed skutkami awarią dwóch urządzeń pamięci masowych (Raid 6),

− w każdej lokalizacji musi być zainstalowany system bazodanowy z odpowiednią ilością/jakością licencji umożliwiającą nielimitowaną ilość użytkowników Systemy. Dla lokalizacji, w których był przewidziany 1 serwer wg tabeli 2 załącznik nr 5 Zamawiający

dopuszcza możliwość zainstalowania dodatkowego serwera z jednym procesorem, przeznaczonego do obsługi bazy danych i z licencją na jeden procesor pod warunkiem, że rozwiązanie takie będzie wg Wykonawcy bardziej efektywne. Wykonawca, o ile uzna za konieczne dla efektywnej pracy systemu może zwiększyć ilość dostarczanych serwerów (np. serwerów Web), lub innych urządzeń.

− w dostawie muszą być uwzględnione wszystkie niezbędne licencje potrzebne do pracy SEOD. Jeżeli na dostarczane systemy operacyjne są wymagane licencje dodatkowe ( np. licencje klienta dla systemu operacyjnego) wykonawca musi uwzględnić odpowiednią

ilość (1189) takich licencji w ofercie.

− do każdej lokalizacji musi być dostarczone i zainstalowane na serwerze odpowiednie oprogramowanie OCR w wersji sieciowej umożliwiające między innymi poprawne skanowanie i rozpoznawanie tabel, typu i wielkości czcionki. Poprawne praca

oprogramowania OCR musi być możliwa przy rozdzielczości skanowania, co najmniej 200dpi. Tabela 5 Załącznika 5 określa minimalną ilość licencji równoczesnych.

Uwaga dotycząca dostawy do Urzędu Miasta w Kielcach:

− Urząd Miasta w Kielcach posiada infrastrukturę serwerową opartą na sieć SAN. Do przełącznika HP StorageWorks SAN P/N AA990A dołączone są serwery, macierz dyskową, system archiwizacji oparty na urządzeniu archiwizacyjnym HP MSL6030

1 Ultrium 460 FC (AD600A) podłączone do sieci SAN za pomocą łącza FC. W celu zapewnienia zgodności technologii i maksymalnej wydajności platformy serwerowej należy dostarczyć urządzenia poprawnie współpracujące z istniejącą technologią.

W przełączniku SAN są wolne porty FC do podłączenia serwera bazodanowego. Należy dla tej lokalizacji:

- serwer model 1 dla Urzędu Miasta Kielce wyposażyć w kartę FC i kabel o dł. min.10m do współpracy z w/w przełącznikiem sieci SAN,

- dostarczyć 4 dyski HP StorageWorks 146GB 15K FC SCSI do macierzy EVA 4000 P/A AD525A. Dostarczony serwer ( model 1) dla urzędu miasta Kielce ma być wyposażyć w 2 dyski 72GB – SAS 2,5” Baza danych ma być zainstalowana na powyższych dyskach w macierzy EVA 4000.

- dostarczyć urządzenie archiwizujące do współpracy z przełącznikiem sieci SAN model P/N AA990A lub z urządzeniem HP MSL6030 1 Ultrium 460 FC (AD600A) w wersji pracy z istniejącym urządzeniem w stosie.

III. Urządzenia archiwizujące

Oferowane rozwiązanie musi umożliwiać w lokalizacji każdego Partnera Projektu, tworzenie kopii zapasowych danych (backup) na urządzeniach archiwizujących dostarczonych przez

Wykonawcę. Zaoferowane rozwiązanie musi być zdolne do tworzenia kopii zapasowych dokonywanych nie rzadziej niż raz dziennie według zdefiniowanych uprzednio procedur.

Wykonawca musi zainstalować:

- oprogramowanie do archiwizowania danych (możliwość wykonania określonej kopii danych na zewnętrznych nośnikach w celu ich archiwizacji – w postaci systemu plików np. na napędach DVD)

- oprogramowanie do backupu systemu i danych (możliwość wykonania określonej kopii danych na zewnętrznych nośnikach z możliwością ich ponownego wczytania z zachowaniem wszystkich uprawnień).

- oprogramowanie posiadające licencje na wiele serwerów, nielimitowaną liczbę komputerów.

W tabeli nr 2 Załącznik 5 przedstawiono typy i miejsca dostaw urządzeń archiwizujących.

1. Streamer

Obudowy streamera: zewnętrzna, do zabudowy w szafie. Format zapisu: Ultrium 2,

Pojemność taśmy 200 GB bez kompresji,

Interface: odpowiedni do współpracy z serwerem, na którym będzie zainstalowane oprogramowanie archiwizujące,

Transfer danych bez kompresji sprzętowej: min. 24 MB/s, średni czas dostępu do wskazanego pliku nie większy niż 64 sekundy, transfer z kompresją sprzętową 48MB/s, Średni czas między uszkodzeniami (MTBF): min 250000godz,

Wymagana funkcjonalność odzyskania gotowego do pracy systemu (operacyjnego i zasobów) z obrazu na taśmie (metoda typu ‘One-Button Disaster Recovery’),

W zestawie: instrukcja obsługi, sterowniki do oferowanego systemu,

odpowiedni kabel – interface o dł. minimum 2m, odpowiedni terminator i kabel zasilający, Kasety Ultrium 200 GB (bez kompresji) szt. 15

Kaseta czyszcząca Ultrium szt 1

Elementy montażowe do zabudowy streamera w szafie Rack 19”

Dołączone oprogramowanie: archiwizujące (wg powyższych wymagań), narzędziowe i diagnostyczne.

Obsługiwane systemy operacyjne: zgodnie z dostarczonymi systemami operacyjnymi, Gwarancja producenta 36 miesięcy lub więcej.

2. Autoloader/biblioteka taśmowa

Rodzaj obudowy biblioteki taśmowej: do zabudowy w szafie 19” (rack), Typ napędu: LTO-3; Ilość napędów zainstalowanych: 1 szt

Format zapisu: Ultrium

Pojemność taśmy bez kompresji 400 GB Ilość slotów, nie mniej niż 24 szt.; pojemność bez kompresji 9 TB lub więcej

Transfer danych bez kompresji sprzętowej 80 MB/s lub więcej

Średnia ilość cykli robotyki między uszkodzeniami (MSBF) – 500000 lub więcej,

Średni czas między uszkodzeniami (MTBF) 250000 godzin lub większy, Karta do zdalnego zarządzania (RMC),

Wyświetlacz LCD i czytnik kodów kreskowych, Wymagana możliwość rozbudowy o kolejny napęd,

W zestawie: instrukcja obsługi, sterowniki do oferowanego systemu, Kasety Ultrium 400 GB (bez kompresji) szt. 30

Kaseta czyszcząca - szt 1

Naklejki barcode na taśmy min 50szt Gwarancja producenta 36 miesięcy lub więcej.

IV. Zapora internetowa (Firewall)

Wszystkie modele

- muszą spełniać niżej wymienione warunki:

1. - urządzenie posiada zintegrowaną architekturę bezpieczeństwa – w jednym urządzeniu realizowane są następujące funkcje:

• - zapora ogniowa – stateful inspection firewall,

• - system antywirusowy,

• - system detekcji i prewencji włamań (IDS + IPS),

• - filtracja spamu,

• - filtracja stron www,

• - zarządzenie pasmem,

• - zarządzanie transmisjami komunikatorów i aplikacji p2p.

2. - wszystkie funkcje realizowane w oparciu o technologię jednego producenta,

3. - jest rozwiązaniem sprzętowo-programowym jednego producenta,

4. - urządzenie musi pracować bez użycia dysków twardych – jedynie w oparciu o pamięć ‘flash’,

5. - funkcjonalność systemu wykrywającego wirusy musi być oparta o akcelerator sprzętowy – specjalizowany do tego celu procesor,

6. - system NAT musi zapewniać wsparcie dla protokołów SIP i H323 (translacja adresów uwzględniająca wewnętrzną strukturę protokołów SIP i H323),

7. - autoryzacja użytkowników oparta o lokalną bazę jak i zewnętrzne serwery (MS Windows Active Direktory, Radius, LDAP),

8. - antywirus musi skanować w oparciu o bazę sygnatur i heurystycznie protokoły http, ftp, pop3, imap, smtp, a także im (instant messaging)

9. - antywirus musi przesyłać częściowo sprawdzone dane do klienta w celu zapobiegnięcia przekroczenia dopuszczalnego limitu czasu oczekiwania,

10. - musi być możliwość współbieżnego stosowania NAT i IPSec ( NAT traversal dla VPN),

11. - producent firewall’a musi dostarczyć oprogramowanie klienckie dla systemów Windows 2000 i nowszych, własnej produkcji, wyposażonego w moduł ‘firewall’, filtr antywirusowy, antyspamowy i filtr kategorii treści www.

12. - urządzenie powinno być klientem usług dynamicznego DNS’a (wsparcie dla tuneli site-to-site z lokalizacjami bezz stałego adresu IP)

13. - moduł antyspamowy pracuje w obrębie smtp, pop3, imap,

14. - system ‘antyspam’ bazuje na następujących parametrach:

• zdefiniowanych przez administratora adresach IP przez które transmitowana jest poczta elektroniczna,

• sprawdzenie zdefiniowanych przez administratora adresów pocztowych,

• RBL i ORDBL,

• sprawdzenie ze względu na wystąpienie zdefiniowanych przez administrator słów kluczowych,

15. - system ‘antyspam’ korzysta z zewnętrznej, wieloczynnikowej bazy spamu,

16. - moduł filtracji stron www powinien mieć możliwość filtracji:

• na bazie białej i czarnej listy URL

• w oparciu o zawarte w stronie słowa kluczowe z możliwością określania wag Javy, cookies i ActiveX.

17. - musi umożliwiać kategoryzację w oparciu o gotową bazę już skategoryzowanych stron www, pogrupowanych w kategorie oraz umożliwiać kategoryzację ręczną.

18. - wszystkie moduły programowe i funkcje powinny pochodzić od jednego producenta.

19. - urządzenie powinno dawać możliwość ustawienia trybu pracy jako router warstwy trzeciej lub jako bridge warstwy drugiej.

20. - urządzenie powinno wspierać konfigurację wysokiej dostępności w klastrach do 8 węzłów zarówno w trybie Active-Active jak i Active-Standby w obu trybach (p. 19)

21. - urządzenie powinno wspierać routing statyczny i dynamiczny w oparciu o protokoły RIP, OSPF, BGP4, PIM

22. - urządzenie powinno wpierać policy routing w oparciu o adres źródła, porty, interface wejściowy

23. - rządzenie powinno wspierać różne poziomy i domeny uprawnień dla administratorów

24. - dla urządzenia powinna być dostępna zewnętrzna sprzętowa platforma centralnego zarządzania pochodząca od tego samego producenta

25. - zarządzanie za pomocą protokołów ssh, https,

26. - nielimitowana ilość użytkowników,

27. - wymagania dodatkowe:

• gwarancja producenta – nie krócej niż 3 lata,

• subskrypcja oprogramowania i serwisu na okres minimum 1 rok,

• szkolenie dla 13 administratorów w języku polskim w autoryzowanym centrum szkoleniowym producenta.

1. Firewall model 1:

Posiada parametry nie gorszye niż:

• ilość portów ethernet LAN - 10/100Mb/s - min 1/ DMZ - 10/100Mb/s - min.1,

• ilość portów ethernet WAN - 10/100Mb/s – min 2

• wydajność firewall’a: min. 70Mb/s,

• szyfrowanie 3DES/AES min. 20Mb/s,

• ilość tuneli VPN: min. 40,

2. Firewall model 2:

Posiada parametry nie gorszye niż:

:

• ilość portów ethernet LAN - 10/100Mb/s - min 1/ DMZ - 10/100Mb/s - min.2

• ilość portów ethernet WAN 10/100Mb/s: min 2

• wydajność firewall’a: min.100Mb/s,

• szyfrowanie 3DES/AES min. 40Mb/s,

• ilość tuneli VPN: min. 80,

3. Firewall model 3:

Posiada parametry nie gorszye niż:

:

• ilość portów ethernet - 10/100Mb/s - min 3,

• ilość portów ethernet - 10/100/1000Mb/s, - min 2,

• wydajność firewall’a: min. 400Mb/s,

• szyfrowanie 3DES/AES min. 110Mb/s,

• ilość tuneli VPN: min. 1100,

Wszystkie modele muszą posiadać taki sam system konfiguracji i zarządzania.

V. Szafy ognioodporne

1. Szafa model 1

Pojemność nie mniej niż 35 litrów.

Szafa musi spełniać kryteria wg normy DIN EN 14470-1 lub równoważnej. Odporność na bezpośrednie działanie ognia nie mniej niż 60 minut.

Pełne wyposażenie szafy w półki na nośniki magnetyczne zgodne z dostarczonymi do urządzenia archiwizującego.

Zamek o podwyższonej jakości.

Do szaf należy dołączyć certyfikatów. Gwarancja 36 miesięcy lub więcej.

2. Szafa model 2

Pojemność nie mniej niż 80 litrów.

Szafa musi spełniać kryteria wg normy dla tego typu urządzeń. Odporność na bezpośrednie działanie ognia nie mniej niż 60 minut.

Pełne wyposażenie szafy w półki na nośniki magnetyczne zgodne z dostarczonymi do urządzenia archiwizującego.

Zamek o podwyższonej jakości.

Do szaf należy dołączyć certyfikatów. Gwarancja 36 miesięcy lub więcej.

Uwaga:

Do wszystkich urządzeń muszą być dostarczone niezbędne przewody, śruby mocujące i inne podzespoły potrzebne do prawidłowego montażu.

WOJEWÓDZTWO

ŚWIĘTOKRZYSKIE

PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZE STRUKTURALNE

Załącznik Nr 5 do SIWZ Znak: DOA-III-3323-20/07

Zał. V Wykaz rzeczowo-ilościowy dostaw i usług

Dotyczy zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na:

dostawę i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów wraz z Portalem e-Urząd, serwerów i wyposażenia serwerowni, oprogramowania systemowego i bazodanowego oraz sprzętu komputerowego biurowego – realizowane w projekcie

„e-Świętokrzyskie - rozbudowa infrastruktury informatycznej”, współfinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego; Priorytet I; Działanie 1.5.

Nr referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego DOA-III-3323-20/07

I) ILOŚCIOWE ZESTAWIENIE SPRZĘTU KOMPUTEROWEGO Tabela 1. Zestawy komputerowe, drukarki laserowe i skanery

L.p.	Podmiot	Komputer	Drukarka laserowa	Skaner
1	2	3	5	6
1.	Województwo Świętokrzyskie	20	1	6
2.	ŚCITT	-	-	1
3.	Świętokrzyskie Centrum Onkologii	6	2	11
4.	Miasto Kielce	16	1	11
5.	Powiat Kielecki	5	1	2
6.	Miasto i Gmina Końskie	16	6	7
7.	Powiat Konecki	15	1	3
8.	Miasto Xxxxxxxxxx	0	0	0
0.	Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx	5	1	2
10.	Miasto Jędrzejów	3	1	2
11.	Miasto i Gmina Staszów	28	17	20
12.	Miasto i Gmina Ożarów	1	1	1
13.	Gmina Ruda Xxxxxxxxxx	00	1	1
	Razem	135	34	71

Tabela 2. Serwery i urządzenia do archiwizacji

L.p.	Podmiot	serwer model 1	serwer model 2	serwer model 3	Steramer 200GB	Autoloader 400GB
1	2	3	4	5	6	7
1.	Województwo Świętokrzyskie	1	1	1		1
2.	ŚCITT	1			1
3.	Świętokrzyskie Centrum Onkologii	1	1			1
4.	Miasto Kielce	1	1	1		1
5.	Powiat Xxxxxxxx	0			0
0.	Xxxxxx x Xxxxx Xxxxxxx	1	1		1
7.	Powiat Konecki	1			1
8.	Miasto Xxxxxxxxxx	0			0
0.	Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx	1	1	1		1
10.	Miasto Jędrzejów	1			1
11.	Miasto i Gmina Xxxxxxx	0	1		1
12.	Miasto i Gmina Xxxxxx	0			0
00.	Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxxx	0			1
	Razem	13	6	3	9	4

Tabela 3. Wyposażenie serwerowni

L.p.	Podmiot	FireWall model 1	FireWall model 2	FireWall model 3	Szafa ognioodporna model 1	Szafa ognioodporna model 2
1	2	3	4	5	6	7
1.	Województwo Świętokrzyskie			1		1
2.	ŚCITT	1			1
3.	Świętokrzyskie Centrum Onkologii		1			1
4.	Miasto Kielce			1
5.	Powiat Xxxxxxxx		0		0
0.	Xxxxxx x Xxxxx Xxxxxxx		1		1
7.	Powiat Konecki		1		1
8.	Miasto Xxxxxxxxxx		0		0
0.	Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx			1		1
10.	Miasto Jędrzejów		1		1
11.	Miasto i Gmina Xxxxxxx			0	1
12.	Miasto i Gmina Xxxxxx		0		0
00.	Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxxx	0			1
	Razem	2	7	4	9	3

II) ILOŚCIOWE ZESTAWIENIE WDROŻEŃ SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW

Poniższa tabela przedstawia wykaz Instytucji, w których odbędzie się wdrożenie Systemu w ramach niniejszego Zamówienia, wraz z ilością Użytkowników, dla których Wykonawca ma obowiązek dokonać wdrożenia SEOD (w szczególności: wprowadzenie struktury Instytucji i Użytkowników do SEOD, nadanie im uprawnień, jak również konfiguracja stacji roboczych do pracy z Systemem).

Tabela 4. Ilościowe zestawienie wdrożeń SEOD

L.p.	Podmiot	Ilość użytkowników SEOD
1	2	3
1.	Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego	140
2.	Świętokrzyskie Centrum Innowacji i Transferu Technologii	5
3.	Świętokrzyskie Centrum Onkologii w Kielcach	90
4.	Urząd Miasta Kielce	380
5.	Starostwo Powiatowe w Kielcach	60
6.	Urząd Miasta i Gminy Końskie	42
7.	Starostwo Powiatowe w Końskich	35
8.	Urząd Miasta Xxxxxxxxxx	00
0.	Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx	136
10.	Urząd Miasta Jędrzejów	50
11.	Urząd Miasta i Gminy Ożarów	23
12.	Urząd Gminy Ruda Maleniecka	11
13.	Urząd Miasta i Gminy Xxxxxxx	00
14.	Gimnazjum Nr1, PSP Nr1 w Staszowie*	3
15.	ZS-PSP Nr2*	3
16.	Ośrodek Sportu i Rekreacji w Staszowie*	2
17.	PSP nr3*	2
18.	Biblioteka Publiczna w Staszowie*	2
19.	ZPO-PSPiP w Kurozwękach*	2
20.	Centrum Integracji Społecznej, GP w Staszowie*	2
21.	ZOZ Staszów*	4
22.	OPS*	3
23.	Staszowski Ośrodek Kultury*	3
24.	PGKIM sp z.o.o w Staszowie*	30
25.	ZEC sp z.o.o w Staszowie*	15
	Razem	1189

*Jednostka Podległa Urzędu Miasta i Gminy Staszów (w ramach licencji udzielonej UMiG Staszów)

III) ILOŚĆ LICENCJI NA OPROGRAMOWANIE WSPOMAGAJĄCE

Oprogramowanie wspomagające ma zostać dostarczone i zainstalowane w ilości niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz Portalu, zgodnie z założeniami SIWZ. Ilość niezbędnych licencji na oprogramowanie wspomagające OCR została określona w tabeli poniżej. Licencje mają być udzielone na jednoczesnych Użytkowników.

Tabela 5. Wymagana ilość licencji OCR

L.p .	Podmiot	Ilość licencji XXX
0	0	0
0.	Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx	3
2.	ŚCITT	1
3.	Świętokrzyskie Centrum Onkologii	2
4.	Miasto Kielce	4
5.	Powiat Xxxxxxxx	0
0.	Xxxxxx x Xxxxx Xxxxxxx	2
7.	Powiat Konecki	2
8.	Miasto Xxxxxxxxxx	0
0.	Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx	3
10.	Miasto Xxxxxxxxx	0
00.	Xxxxxx x Xxxxx Xxxxxxx	3
12.	Miasto i Gmina Xxxxxx	0
00.	Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxxx	0
	Razem	29

IV) MIEJSCA DOSTAWY

Miejscem dostawy sprzętu i oprogramowania jest siedziba Partnera, dla którego są one przeznaczone.

WOJEWÓDZTWO

ŚWIĘTOKRZYSKIE

PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZE STRUKTURALNE

Załącznik Nr 6 do SIWZ Znak: DOA3-3323-20/07

ZAŁ. VI Wykaz Procedur

Dotyczy zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na:

dostawę i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów wraz z Portalem e-Urząd, serwerów i wyposażenia serwerowni, oprogramowania systemowego i bazodanowego oraz sprzętu komputerowego biurowego – realizowane w projekcie

„e-Świętokrzyskie - rozbudowa infrastruktury informatycznej”, współfinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego; Priorytet I; Działanie 1.5.

Nr referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego DOA-III-3323-20/07

I. SPIS TREŚCI

Nr 1 - wszyscy partnerzy ........................................................................................................................................

Przetarg nieograniczony.............................................................................................................................

Nr 2 - wszyscy partnerzy ........................................................................................................................................

Xxxxxxxx ograniczony .................................................................................................................................

Nr 3 - wszyscy partnerzy ........................................................................................................................................

Zakupy zgodne z art 4 pkt 8 UPZP (o wartości do 14 tyś EUR)................................................................

Nr 4 - wszyscy partnerzy ........................................................................................................................................

Przeprowadzenie zapytania w sprawie uczestnictwa w akcji socjalnej (np. działalność socjalna) ............

Nr 5 - wszyscy partnerzy ........................................................................................................................................

Obsługa wniosku urlopowego....................................................................................................................

Nr 6 - wszyscy partnerzy ........................................................................................................................................

Zapotrzebowanie na materiały ...................................................................................................................

Nr 7 - wszyscy partnerzy ........................................................................................................................................

Zgłaszanie potrzeb (zgłoszenia jednostkowe np. usterek, awarii, zapotrzebowania na toner)...................

Nr 8 - wszyscy partnerzy ........................................................................................................................................

Publikacja informacji w serwisie www......................................................................................................

Nr 9 - wszyscy partnerzy ........................................................................................................................................

Publikowanie informacji w BIP .................................................................................................................

Nr 10 - wszyscy partnerzy ......................................................................................................................................

Przygotowanie wniosku na zarząd .............................................................................................................

Nr 11 - wszyscy partnerzy ......................................................................................................................................

Przygotowanie posiedzeń zarządu .............................................................................................................

Nr 12 - wszyscy partnerzy ......................................................................................................................................

Przygotowanie posiedzeń sesji rady/sejmiku.............................................................................................

Nr 13 - Miasta Kielce..............................................................................................................................................

Wydanie pozwolenia na budowę (przebudowę, rozbiórkę, rozbudowę) obiektu budowlanego ................

Nr 14 - Miasto Kielce..............................................................................................................................................

Wydanie decyzji w sprawie wprowadzenia zmian w operacie ewidencji gruntów i budynków oraz w gleboznawczej klasyfikacji. .......................................................................................................................

Nr 15 - Miasto Kielce..............................................................................................................................................

Wydanie licencji na transport drogowy rzeczy, osób lub osób taksówką osobową. ..................................

Nr 16 - Miasto Kielce..............................................................................................................................................

Ustalenie wysokości podatków: od nieruchomości, leśnego i rolnego od osób fizycznych. .....................

Nr 17 - Miasto Kielce..............................................................................................................................................

Zbycie nieruchomości. ...............................................................................................................................

Nr 18 - Miasto Kielce..............................................................................................................................................

Wydawanie odpisów i zaświadczeń z Ksiąg Stanu Cywilnego .................................................................

Nr 19 - Miasto Kielce..............................................................................................................................................

Wykonanie wypisu i wyrysu z operatu ewidencyjnego .............................................................................

Nr 20 - Miasto Kielce..............................................................................................................................................

Wydanie zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz zmiany wpisu.................

Nr 21 - Miasto Kielce..............................................................................................................................................

Wydawanie decyzji dotyczących gospodarki odpadami............................................................................

Nr 22 - Miasto Kielce..............................................................................................................................................

Wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów. ..........................................................................

Nr 23 - Miasta Jędrzejów ........................................................................................................................................

Decyzja o warunkach zabudowy................................................................................................................

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx ........................................................................................................................................

Wpis do ewidencji działalności gospodarczej............................................................................................

Nr 25 - Miasta Jędrzejów ........................................................................................................................................

Umorzenie zaległości podatkowej .............................................................................................................

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx ........................................................................................................................................

Wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów. ..........................................................................

Nr 27 - Miasta Jędrzejów ........................................................................................................................................

Uzyskanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach w przypadku, gdy przedsięwzięcie może wymagać sporządzenia raportu o oddziaływaniu na środowisko...............................................................

Nr 28 - ŚCO ................................................................................................................................................

Wniosek delegacyjny .................................................................................................................................

Nr 29 - ŚCO ................................................................................................................................................

Wniosek urlopowy .....................................................................................................................................

Nr 30 - ŚCO ................................................................................................................................................

Wprowadzenie nowego dokumentu lub zmiany w dokumencie ................................................................

Nr 31 - ŚCO ................................................................................................................................................

Wycofanie dokumentu ...............................................................................................................................

Nr 32 - ŚCO ................................................................................................................................................

Przegląd aktualności dokumentu ...............................................................................................................

Nr 33 - ŚCO ................................................................................................................................................

Obieg faktury zakupowej ...........................................................................................................................

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx ................................................................................................................

Wydanie decyzji o podziale nieruchomości...............................................................................................

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx ................................................................................................................

Sprzedaż nieruchomości gminnych w drodze bezprzetargowej na poprawę warunków zagospodarowania gruntów przylegających...............................................................................................

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx ................................................................................................................

Zbycie prawa własności nieruchomości na rzecz użytkownika wieczystego tej nieruchomości w trybie ustawy o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności .......................................

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx ................................................................................................................

Sprzedaż lokali komunalnych - użytkowych w drodze bezprzetargowej na rzecz ich najemców .............

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx ................................................................................................................

Dzierżawy/najem nieruchomości stanowiących własność gminy..............................................................

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx ................................................................................................................

Uzyskanie bonifikaty od opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego .............................................

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx ................................................................................................................

Wydawanie decyzji na zajęcie pasa drogowego ........................................................................................

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx ................................................................................................................

Udzielenie zezwolenia na wycinkę drzew lub krzewów............................................................................

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx ................................................................................................................

Udzielenie pożyczek z Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej .......................

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx ................................................................................................................

Wydawanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięć ................

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxxx .....................................................................................................................................

Stypendia socjalne .....................................................................................................................................

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxxx .....................................................................................................................................

Ustalenie warunków zabudowy lub lokalizacji celu publicznego..............................................................

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxxx .....................................................................................................................................

Ochrona porządku w miejscu publicznym. ................................................................................................

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxxx .....................................................................................................................................

Podział nieruchomości. ..............................................................................................................................

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxxx .....................................................................................................................................

Opodatkowanie podatkiem od nieruchomości osoby prawnej. ..................................................................

Nr 49 - Miasto Staszów...........................................................................................................................................

Sprawdzenie realizacji obowiązku szkolnego dot.dzieci, które weszły w obowiązek szkolny..................

Nr 50 - Miasto Staszów...........................................................................................................................................

Świadczenia rodzinne ................................................................................................................................

Nr 51 - Miasto Staszów...........................................................................................................................................

Zgłoszenie planu imprez - miesięczne, roczne wg tych samych procedur.................................................

Nr 52 - Miasto Staszów...........................................................................................................................................

Usunięcie drzew i krzewów z nieruchomości…………………………………………………………….

Nr 53 - Gmina Ruda Maleniecka ............................................................................................................................

Sprzedaż nieruchomości w drodze przetargu nieograniczonego oraz w drodze przetargu ustnego nieograniczonego. ......................................................................................................................................

Nr 54 - Gmina Ruda Maleniecka ............................................................................................................................

Wydanie decyzji - zezwolenia na wycinkę drzew......................................................................................

Nr 55 - Gmina Ruda Maleniecka ............................................................................................................................

Wydanie świadectwa pracy........................................................................................................................

Nr 56 - Gmina Ruda Maleniecka ............................................................................................................................

Wymiar podatku od nieruchomości dot.osób fizycznych ..........................................................................

Nr 57 – Powiat Konecki..........................................................................................................................................

Wydanie decyzji o pozwolenie na budowę/ rozbiórkę...............................................................................

Nr 58 – Powiat Konecki..........................................................................................................................................

Udostępnianie informacji o: lasach, wodzie, powietrzu, odpadach, geodezji; ...........................................

Nr 59 – Powiat Konecki..........................................................................................................................................

Wydanie decyzji prostującej powierchnie dzialki ewidencyjnej................................................................

Nr 60 – Powiat Konecki..........................................................................................................................................

Decyzja o skierowaniu do zakładu Opiekuńczo- Leczniczego. .................................................................

Nr 61 – Powiat Konecki..........................................................................................................................................

Wydanie decyzji o zwrocie nieruchomości................................................................................................

Nr 62 – Powiat Kielecki..........................................................................................................................................

Xxxxx, interwencje, postulaty, apele............................................................................................................

Nr 63 – Powiat Kielecki..........................................................................................................................................

Decyzja o zwrocie nieruchomości. ............................................................................................................

Nr 64 – Powiat Kielecki..........................................................................................................................................

Decyzja o zatwierdzeniu prac geologicznych. ...........................................................................................

Nr 65 – Powiat Kielecki..........................................................................................................................................

Skargi i wnioski. ........................................................................................................................................

Nr 66 – Powiat Kielecki..........................................................................................................................................

Udostępnianie informacji o środowisku.....................................................................................................

Nr 67 – UMiG Ożarów ...........................................................................................................................................

Wymiar podatku od nieruchomości dotyczy osób fizycznych...................................................................

Nr 68 – UMiG Ożarów ...........................................................................................................................................

Odroczenie terminu płatności podatku dot.osób fizycznych......................................................................

Nr 69 – UMiG Ożarów ...........................................................................................................................................

Podział nieruchomości. ..............................................................................................................................

Nr 70 – UMiG Końskie...........................................................................................................................................

Wykup mieszkań komunalnych. ................................................................................................................

Nr 71 – UMiG Końskie...........................................................................................................................................

Działalność gospodarcza............................................................................................................................

Nr 72 – UMiG Końskie...........................................................................................................................................

Wymiar podatku od nieruchomości. ..........................................................................................................

Nr 73 – UMiG Końskie...........................................................................................................................................

Wydanie decyzji o zajęciu pasa drogowego. .............................................................................................

Nr 74 – UMiG Końskie...........................................................................................................................................

Sprzedaż nieruchomości w drodze ustnego przetargu nieograniczonego. .................................................

Nr 75 – UMWŚ

Wydanie/zmiana zezwolenia na wykonywanie zarobkowego przewozu osób………………………..

Nr 76 – UMWŚ

Wydanie decyzji określającej wysokość zobowiązania tytułu opłat za wprowadzanie ścieków do

środowiska………………………………………………………………………………………………...

Nr 77 - UMWŚ

Udzielanie dotacji dla organizacji pozarządowych na realizację zadań z zakresu kultury, przygotowanie wniosku na posiedzenie Zarządu Województwa w sprawie ogłoszenia konkursu.

Nr 78 - UMWŚ

Udzielanie dotacji dla organizacji pozarządowych, ogłoszenie otwartego konkursu ofert na realizację zadań z zakresu kultury.

Nr 79 - UMWŚ

Udzielanie dotacji dla organizacji pozarządowych na realizację zadań z zakresu kultury, przygotowanie wniosku na posiedzenie Zarządu Województwa w sprawie powołania komisji konkursowej.

Nr 80 - UMWŚ

Ogłoszenie wyników konkursu dot.udzielenia dotacji dla organizacji pozarządowych na realizację zadań z zakresu kultury

Przygotowanie wniosku na Zarząd………………………………………………………………………..

Nr 81 - UMWŚ

Zawieranie umów w kwestii dotacji dla organizacji pozarządowych na realizację zadań z zakresu kultury.

Nr 82 - UMWŚ

Rozliczenie przyznanej – udzielonej dotacji dla organizacji pozarządowej na realizację zadań z zakresu kultury.

Nr 83 - UMWŚ

Przygotowanie wniosku na zarząd.

Nr 84 - UMWŚ

Wdrażanie ZPORR (przyjęcie wniosku aplikacyjnego) – ocena formalna wniosku.

Nr 85 - UMWŚ

Wdrażanie ZPORR (przyjęcie wniosku aplikacyjnego) – ocena merytoryczna wniosku.

Nr 86 - UMWŚ

Przygotowanie umowy w ramach wdrażania ZPORR (przyjęcie wniosku aplikacyjnego) Nr 87 - UMWŚ

Wdrażanie ZPORR (przyjęcie wniosku aplikacyjnego) w sprawie przyjmowania wniosku o płatność.

OPIS PROCEDUR I MIEJSC ICH WDROŻENIA

Miejsce Projektu

Wszyscy partnerzy

Nr 1 - wszyscy partnerzy

Nazwa

Przetarg nieograniczony

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

Wygenerowanie przez komórkę organizacyjną wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego,

powołanie przez kierownika zakładu pracy komisji przetargowej,

prowadzenie procedury przez komórkę ds. zamówień publicznych lub osoby do tego wyznaczone zgodnie z UPZP,

sprawdzenie/wprowadzenie postępowania w planie zamówień publicznych, procedowanie w zależności od oszacowanej wartości zakupów,

wykonanie SIWZ i zatwierdzenie SIWZ przez kierownika zakładu pracy, publikacja ogłoszenia o wszczęciu procedury udzielenia zamówienia publicznego, rejestrowanie zapytań i udzielanie na nie odpowiedzi,

rejestrowanie i obsługa protestów,

sporządzenie protokołu z komisyjnego otwarcia ofert, sporządzenie protokołu z oceny ofert i wyłonienia wykonawcy,

ogłoszenie nazwy, adresu i innych niezbędnych danych wybranego wykonawcy, podpisanie umowy bądź unieważnienie postępowania.

Miejsce Projektu

wszyscy partnerzy

Nr 2 - wszyscy partnerzy

Nazwa

Przetarg ograniczony

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

procesowanie jak w przetargu nieograniczonym z uwzględnieniem warunków wynikających z trybu przetargu ograniczonego wynikającego z UPZP.

Miejsce Projektu

wszyscy partnerzy

Nr 3 - wszyscy partnerzy

Nazwa

Zakupy zgodne z art 4 pkt 8 UPZP (o wartości do 14 tyś EUR)

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

przygotowanie wniosku o udzielenie zamówienia publicznego na kwotę do 14 tyś. EUR zgodnie z zasadami zakupów wynikającymi z art 4 pkt 8 UPZP.

Miejsce Projektu

wszyscy partnerzy

Nr 4 - wszyscy partnerzy

Nazwa

Przeprowadzenie zapytania w sprawie uczestnictwa w akcji socjalnej (np. działalność socjalna)

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

wygenerowanie przez komórkę organizacyjno – administracyjną wniosku o dofinansowanie (wypoczynku, pożyczki mieszkaniowej, działalności kulturalno – oświatowej np. bilety do kina, pomocy rzeczowej),

ustalenie warunków uczestnictwa,

sprawdzenie poprawności formalnej i merytorycznej wniosków,

przeprowadzenie zapytań o przystąpieniu do świadczenia wśród pracowników (wszystkich lub określonej grupy),

wytworzenie imiennego raportu o chęci uczestnictwa w akcji socjalnej, podjęcie decyzji o przyznaniu świadczenia lub o jego odmowie, wygenerowanie potwierdzenia.

Miejsce Projektu

wszyscy partnerzy

Nr 5 - wszyscy partnerzy

Nazwa

Obsługa wniosku urlopowego

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

1. pracownik składa wniosek o udzielenie urlopu,

wyznaczenie zastępstwa, poinformowanie zastępcy o powstaniu zastępstwa,

wniosek jest akceptowany albo odrzucany przez kierownika komórki organizacyjnej, wniosek zaakceptowany przekazywany jest do oddziału kadr i ewidencjonowany,

2. pracownik składa wniosek o ‘urlop na żądanie’,

wniosek przekazywany jest do kierownika komórki organizacyjnej oraz do oddziału kadr i ewidencjonowany,

procedura ma być parametryczna i korzystać ze struktury organizacyjnej jednostki.

Miejsce Projektu

wszyscy partnerzy

Nr 6 - wszyscy partnerzy

Nazwa

Zapotrzebowanie na materiały

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

zapytanie do komórek organizacyjnych o potrzeby,

wygenerowane zapotrzebowania na materiały biurowe i drobne wyposażenie,

przez pracowników komórki organizacyjnej zostaje zatwierdzone przez kierownika komórki , przesłane w ustalonych terminach, do działu administracyjnego, weryfikacja zasadności i ilościowa zapotrzebowań dokonywana przez merytorycznego pracownika działu administracji,

stworzenie zbiorczego zestawienia potrzeb,

akceptacja zbiorczego zestawienia przez dyrektora/kierownika działu administracyjnego, wygenerowanie wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Miejsce Projektu

wszyscy partnerzy

Nr 7 - wszyscy partnerzy

Nazwa

Zgłaszanie potrzeb (zgłoszenia jednostkowe np. usterek, awarii, zapotrzebowania na toner)

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

zgłoszenie do działu organizacyjnego faktu wystąpienia niefunkcjonalności urządzenia lub programu informatycznego, zapotrzebowania na materiały eksploatacyjne (toner, atrament do drukarek),

przekazanie zgłoszeń do kierownika komórki w celu podpisania i skierowania do działu IT lub obsługi, dekretacja przez kierownika działu na pracowników działu załatwiających poszczególne zgłoszenia, (usuwających usterki i awarie),

stwierdzenie przez pracownika działu IT faktu usunięcia usterki lub awarii, potwierdzenie przez pracownika zgłaszającego usterkę /awarię faktu wykonania naprawy,

monitorowanie czasu naprawy i wysyłanie komunikatów do odpowiednich kierowników jednostek organizacyjnych.

Miejsce Projektu

wszyscy partnerzy

Nr 8 - wszyscy partnerzy

Nazwa

Publikacja informacji w serwisie www

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

opracowanie materiału do publikacji, akceptacja treści pod kątem merytorycznym,

przekazanie materiału do komórki promocji / komunikacji społecznej przygotowanie projektu strony,

zatwierdzenie informacji do publikacji przez kierownika komórki promocji / komunikacji społecznej, publikacja projektu w serwisie WWW;

Miejsce Projektu

wszyscy partnerzy

Nr 9 - wszyscy partnerzy

Nazwa

Publikowanie informacji w BIP

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

wskazanie, w komórce organizacyjnej, że informacja określonym działaniu komórki podlega obowiązkowi udostępnieniu na mocy ‘ustawy o dostępie do informacji publicznej’, opracowanie merytoryczne materiału podlegającego udostępnieniu,

weryfikacja merytoryczna opracowanego materiału i jego zgodności z ustawą o dostępie do informacji publicznej,

wydanie decyzji odnośnie publikacji,

przekazanie materiału do komórki obsługującej BIP, lub/i publikacja treści materiału na serwerze BIP.

Miejsce Projektu

wszyscy partnerzy

Nr 10 - wszyscy partnerzy

Nazwa

Przygotowanie wniosku na zarząd

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

przygotowanie wniosku,

zatwierdzenie wniosku przez kierownika Oddziału,

zatwierdzenie wniosku przez Dyrektora Departmentu (w przypadku UMWŚ), zatwierdzenie wniosku przez radcę prawnego,

zatwierdzenie wniosku, o ile wymaga, przez skarbnika, zatwierdzenie wniosku przez Członka Zarządu,

przekazanie wniosku do wieloosobowego stanowiska ds.obsługi zarządu i członków zarządu,

Nr 11 - wszyscy partnerzy

Miejsce Projektu

wszyscy partnerzy

Nazwa

Przygotowanie posiedzeń zarządu

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

zebranie wniosków,

generowanie porządku posiedzenia zarządu,

generowanie zaproszeń na posiedzenie zarządu i rozsyłanie ich, generowanie listy obecności,

sporządzanie raportu z posiedzenia, przygotowanie uchwał do publikacji w BIP.

Miejsce Projektu

wszyscy partnerzy

Nr 12 - wszyscy partnerzy

Nazwa

Przygotowanie posiedzeń sesji rady/sejmiku

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

ustalenie projektu programu Sesji, skompletowanie projektów uchwał,

przygotowanie innych materiałów wynikających z planu pracy Rady na bieżący rok, a także protokołu z poprzedniej sesji, komunikatów i spraw różnych,

przygotowanie porządku rady,

rozesłanie zawiadomień o terminie Sesji wraz z kompletem materiałów, generowanie listy obecności,

nadanie numerów podjętym na Sesji uchwałom i przekazanie ich do Wydziałów /Oddziałów i publikacji w BIP,

przekazanie Uchwał do Organów Nadzoru, przygotowanie protokołów z Sesji.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta Xxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxx

Nazwa

Wydanie pozwolenia na budowę (przebudowę, rozbiórkę, rozbudowę) obiektu budowlanego

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

przyjęcie wniosku,

ocena kompletności, w przypadku niekompletności wezwanie do uzupełnienia wniosku, określenie wszystkich zainteresowanych stron,

wysłanie pisma powiadamiającego strony o wszczęciu postępowania z określeniem czasu wglądu do akt sprawy,

odnotowanie zwrotnych potwierdzeń zawiadomienia,

wysłanie postanowienia do inwestora w razie jakichkolwiek zastrzeżeń wymagających zmiany projektu budowlanego,

ponowne powiadomienie stron o wprowadzonych zmianach w dokumentacji, przygotowanie oraz zatwierdzenie projektu decyzji,

odnotowanie zwrotnych potwierdzeń, przygotowanie decyzji do wysłania,

odnotowanie zwrotnego potwierdzenia doręczenia decyzji,

zakończenie postępowania lub w przypadku złożenia odwołania przez którąś ze stron sporządzenie pisma do organu II instancji;

Wydanie decyzji w sprawie wprowadzenia zmian w operacie ewidencji gruntów i budynków oraz w gleboznawczej klasyfikacji.

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

przyjęcie i rejestracja wniosku,

analiza kompletności wniosku i ewentualne wezwanie wnioskodawcy do uzupełnienia dokumentów, ewentualne wykonanie dokumentacji geodezyjnej lub klasyfikacji,

sporządzenie projektu powiadomienia o możliwości zapoznania się z aktami sprawy, zatwierdzenie formy zawiadomienia i wysłanie zawiadomienia,

sporządzenie protokołu z ewentualnych wyjaśnień stron, przygotowanie projektu decyzji,

zaakceptowanie decyzji,

wysłanie decyzji i przyjęcie potwierdzenie odbioru decyzji.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta Xxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxx

Nazwa

Wydanie licencji na transport drogowy rzeczy, osób lub osób taksówką osobową.

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

przyjęcie wniosku,

sprawdzenie kompletności wniosku,

ewentualne wezwanie wnioskodawcy do uzupełnienia dokumentów, przygotowanie projektu licencji lub decyzji odmownej, zatwierdzenie licencji lub decyzji odmownej,

wysłanie decyzji odmownej do wnioskodawcy,

w przypadku licencji określenie wysokości opłaty, sprawdzenie wniesienia opłaty,

wysłanie licencji do wnioskodawcy.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta Xxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxx

Nazwa

Ustalenie wysokości podatków: od nieruchomości, leśnego i rolnego od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

złożenie wniosku,

pozyskiwanie informacji i analiza merytoryczna,

analiza kompletności dokumentów, pismo o uzupełnienie dokumentów, spisanie protokołu o stanie majątkowym,

przygotowanie projektu postanowienia, opinia prawna

podpisanie postanowienia przez kierownika referatu podatków, dyrektora wydziału finansów, skarbnika miasta,

podpisanie decyzji przez prezydenta miasta wysyłka dezyzji,

rejestracja potwierdzenia odbioru, zakończenie procedury.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta Xxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxx

Nazwa

Zbycie nieruchomości.

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

przyjęcie i rejestracja wniosku od zainteresowanego nabyciem nieruchomości wraz z załącznikiem graficznym, na którym zaznaczono przedmiotową nieruchomość (kserokopia aktualnej mapy ewidencyjnej lub sytuacyjno-wysokościowej),

dołączenie do dokumentacji sprawy następujących dokumentów:

wypis z rejestru gruntów,

kserokopia aktualnej mapy ewidencyjnej lub sytuacyjno-wysokościowej, dokumenty potwierdzające prawo własności do nieruchomości, sporządzenie protokołu z wizji w terenie,

dołączenie opinii z Wydziałów Urzędu Miasta Kielce:

Gospodarki Przestrzennej i Administracji Budowlanej, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska,

Projektów Strukturalnych Strukturalnych i Strategii Miasta, Edukacji, Kultury i Ochrony Zdrowia ,

opinii Miejskiego Zarządu Budynków w Kielcach,

opinii Wojewódzkiego Oddziału Służby Ochrony Zabytków (w przypadku zbywania nieruchomości zabytkowej wpisanej do rejestru zabytków),

wystąpienie do Wydziału Gospodarki Przestrzennej i Administracji Budowlanej o wydanie informacji o terenie,

wznowienie punktów granicznych lub wykonanie podziału geodezyjnego przez uprawnionego geodetę, przygotowanie uchwały Rady Miejskiej w Kielcach w sprawie wyrażenia zgody na sprzedaż lub oddanie w użytkowanie wieczyste nieruchomości,

sporządzenie operatu szacunkowego, określającego wartość nieruchomości, opublikowanie wykazu nieruchomości przeznaczonych do zbycia ( 6 tygodni),

po uprawomocnieniu – zakończenie procedury (i wszczęcie procedury przetargowej).

Miejsce Projektu

Urząd Miasta Xxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxx

Nazwa

Wydawanie odpisów i zaświadczeń z Ksiąg Stanu Cywilnego

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

przyjęcie wniosku / podania o wydanie odpisu,

stwierdzenie, czy wnioskodawca ma prawo uzyskania wypisu / zaświadczenia (sprawdzenie tożsamości wnioskodawcy),

sporządzenia stosownego wypisu z archiwum stanu cywilnego,

ewentualne zatwierdzenie odpisu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, wydanie odpisu.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta Xxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxx

Nazwa

Wykonanie wypisu i wyrysu z operatu ewidencyjnego

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

przyjęcie i rejestracja wniosku, analiza kompletności,

ewentualne wezwanie wnioskodawcy do uzupełnienia dokumentów, wykonanie wypisu / wyrysuj,

akceptacja wyrysuj / wypisu, naliczenie opłaty za wyrys /wypis,

zarejestrowanie dowodu przyjęcia opłaty, wydanie dokumentu,

rejestracja poświadczenia wydania.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta Xxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxx

Nazwa

Wydanie zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz zmiany wpisu.

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

przyjęcie od zainteresowanej strony wniosku (wg formularza),

przyjęcie potwierdzenia wniesienia opłaty administracyjnej albo potwierdzenie zasadności zwolnienia z obowiązku wniesienia tej opłaty,

sprawdzenie poprawności formalnej wniosku, sprawdzenie zasadności merytorycznej wniosku,

podjęcie decyzji (albo odrzucenie) o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, poinformowanie zainteresowanej strony o decyzji i trybie odwoławczym.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta Xxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxx

Nazwa

Wydawanie decyzji dotyczących gospodarki odpadami

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

przyjęcie wniosku,

sprawdzenie poprawności wniosku, wezwanie do uzupełnienia, przygotowanie wizji w terenie,

przesłanie stronom zawiadomienia o terminie wizji, sporządzenie protokołu z wizji,

sporządzenie decyzji,

przesłanie do zatwierdzenia przez osoby upoważnione, wysłanie decyzji,

zakończenie procedury.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta Xxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxx

Nazwa

Wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów.

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

przyjęcie wniosku od klienta, sprawdzenie kompletności wniosku,

wszczęcie postępowania,

wyznaczenie terminu oględzin w terenie, powiadomienie o terminie oględzin, przygotowanie dokumentacji,

wysłanie pism do zainteresowanych stron, sporządzenie protokołu z oględzin w terenie,

przygotowanie decyzji na usunięcie drzew lub krzewów lub przygotowanie decyzji odmownej, zatwierdzenie decyzji,

wysłanie decyzji do stron lub powiadomienie stron o możliwości osobistego odbioru decyzji, przyjęcie i rozpatrzenie ewentualnych protestów w ciągu 14 dni od daty odbioru zakończenie postępowania po uprawomocnieniu się decyzji.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta Xxxxxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx

Nazwa

Decyzja o warunkach zabudowy.

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

przyjęcie wniosku,

analiza wniosku pod kątem właściwości rzeczowej i miejscowej organu,

analiza pod kątem kompletności wniosku stosownie do wymagań wynikających z ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym,

ustalenie stron postępowania administracyjnego na podstawie ewidencji gruntów, ludności, danych przedłożonych przez wnioskodawcę, danych płatników podatku od nieruchomości (w zależności od potrzeby),

wszczęcie postępowania administracyjnego,

zawiadomienie zainteresowanych stron (w zasadzie właścicieli nieruchomości objętych wnioskiem i sąsiednich),

analiza warunków i zasad zagospodarowania terenu oraz jego zabudowy wynikających z przepisów odrębnych, planu miejscowego, studium lub planu zagospodarowania przestrzennego województwa, analiza stanu faktycznego i prawnego terenu, na którym przewiduje się realizację inwestycji. sporządzenie projektu decyzji o warunkach zabudowy przez osobę upoważnioną,

powiadomienie stron o możliwości wglądu w dokumentacje, obsługa odwołań – ewentualna zmiana projektu decyzji, wydanie decyzji,

wysłanie decyzji za potwierdzeniem odbioru,

oczekiwanie na uprawomocnienie się decyzji (obsługa odwołań), zakończenie postępowania.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta Xxxxxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx

Nazwa

Wpis do ewidencji działalności gospodarczej.

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

przyjęcie od zainteresowanej strony wniosku (wg formularza),

przyjęcie potwierdzenia wniesienia opłaty administracyjnej albo potwierdzenie zasadności zwolnienia z obowiązku wniesienia tej opłaty,

sprawdzenie poprawności formalnej wniosku, sprawdzenie zasadności merytorycznej wniosku,

podjęcie decyzji (albo odrzucenie) o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, poinformowanie zainteresowanej strony o decyzji i trybie odwoławczym.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta Xxxxxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx

Nazwa

Umorzenie zaległości podatkowej

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

przyjęcie podania wraz z załącznikami i ewentualną opłatą skarbową, stwierdzenie zasadności danych zawartych w podaniu,

podjęcie decyzji (albo odrzucenie) o umorzeniu zaległości podatkowej, powiadomienie zainteresowanej strony o decyzji i trybie odwoławczym.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta Xxxxxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx

Nazwa

Wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów.

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

przyjęcie wniosku od klienta, sprawdzenie kompletności wniosku, wszczęcie postępowania,

wyznaczenie terminu oględzin w terenie, powiadomienie o terminie oględzin, przygotowanie dokumentacji,

wysłanie pism do zainteresowanych stron, sporządzenie protokołu z oględzin w terenie,

przygotowanie decyzji na usunięcie drzew lub krzewów lub przygotowanie decyzji odmownej, zatwierdzenie decyzji,

wysłanie decyzji do stron lub powiadomienie stron o możliwości osobistego odbioru decyzji, przyjęcie i rozpatrzenie ewentualnych protestów w ciągu 14 dni od daty odbioru zakończenie postępowania po uprawomocnieniu się decyzji.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta Xxxxxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx

Nazwa

Uzyskanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach w przypadku, gdy przedsięwzięcie może wymagać sporządzenia raportu o oddziaływaniu na środowisko.

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury: przyjęcie wniosku z charakterystyką przedsięwzięcia, wszczęcie postępowania,

wystąpienie do Starosty Jędrzejowskiego oraz do Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego o opinie co do konieczności sporządzenia raportu (ewentualnie wezwanie do przedłożenia raportu), dokonanie uzgodnień wniosku z w/w jednostkami, bądź w przypadku nałożenia na inwestora konieczności sporządzenia raportu z Wojewodą Świętokrzyskim oraz Państwowym Wojewódzkim Inspektorem Sanitarnym,

wydanie decyzji administracyjnej,

powiadomienie zainteresowanej strony o decyzji i trybie odwoławczym.

Miejsce Projektu

Świętokrzyskie Centrum Onkologii

Nr 28 - ŚCO

Nazwa

Wniosek delegacyjny

Dodatkowe informacje dot. procedury

Delegacja pracownika

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

wypełnienie i podpisanie wniosku przez zainteresowanego pracownika, akceptacja wniosku przez Kierownika Działu,

zatwierdzenie wniosku przez Dyrektora, przekazanie wniosku do Działu FK, rozliczenie delegacji.

Miejsce Projektu

Świętokrzyskie Centrum Onkologii

Nr 29 - ŚCO

Nazwa

Wniosek urlopowy

Dodatkowe informacje dot. procedury

urlop wypoczynkowy pracownika

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

wypełnienie i podpisanie wniosku przez zainteresowanego pracownika, akceptacja wniosku i ustalenie zastępstwa przez Kierownika Działu, zatwierdzenie wniosku przez Dyrektora,

przekazanie wniosku do Działu Kadr, rejestracja wniosku w Dziale Kadr.

Miejsce Projektu

Świętokrzyskie Centrum Onkologii

Nr 30 - ŚCO

Nazwa

Wprowadzenie nowego dokumentu lub zmiany w dokumencie

Dodatkowe informacje dot. procedury

Nadzór na dokumentacją w tym ISO

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury: skierowanie wniosku do pełnomocnika ds. SZJ, analiza wniosku,

powiadomienie wnioskodawcy o wyniku analizy, ustalenie zasad opracowania dokumentu, wyznaczenie zespołu do opracowania dokumentu, opracowanie dokumentu,

weryfikacja dokumentu przez Pełnomocnika ds. SZJ, weryfikacja dokumentu przez wnioskodawcę, zatwierdzenie dokumentu/zmiany,

rejestracja i oznaczenie dokumentu,

przekazanie dokumentu i uaktualnionego Rejestru dokumentów SZJ do Pełnomocnika ds. SZJ,

Miejsce Projektu

Świętokrzyskie Centrum Onkologii

Nr 31 - ŚCO

Nazwa

Wycofanie dokumentu

Dodatkowe informacje dot. procedury

Nadzór na dokumentacją w tym ISO

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury: skierowanie wniosku do pełnomocnika ds. SZJ, analiza wniosku,

powiadomienie wnioskodawcy, wycofanie dokumentu, archiwizacja dokumentu,

przekazanie uaktualnionego Rejestru dokumentów SZJ do Pełnomocnika ds. SZJ.

Miejsce Projektu

Świętokrzyskie Centrum Onkologii

Nr 32 - ŚCO

Nazwa

Przegląd aktualności dokumentu

Dodatkowe informacje dot. procedury

Nadzór na dokumentacją w tym ISO

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

okresowa kontrola aktualności dokumentacji,

aktualizacja dokumentacji zgodnie z procedura nadzoru nad dokumentacją, rejestracja przeglądu w Rejestrze dokumentów SZJ,

przekazanie Rejestru dokumentów SZJ do Pełnomocnika ds. SZJ.

Miejsce Projektu

Świętokrzyskie Centrum Onkologii

Nr 33 - ŚCO

Nazwa

Obieg faktury zakupowej

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury:

przyjęcie faktury, rejestracja faktury, weryfikacja faktury, akceptacja faktury, księgowanie faktury, rozliczenie faktury.

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx

Miejsce Projektu

Nazwa

UM Ostrowiec Świętokrzyski

Wydanie decyzji o podziale nieruchomości

Dodatkowe informacje dot. procesu

Wydanie decyzji o podziale nieruchomości

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

przyjęcie wniosku od interesanta; przekazanie do wydziału, referatu; sprawdzenie kompletności wniosku; rozpatrzenie wniosku – jeśli wymaga opiniowania:

- jeśli jest Plan zagospodarowania Przestrzennego: przekazanie do WRM; przygotowanie postanowienia opiniującego wstępny projekt podziału; podpis naczelnika WRM z upoważnienia Prezydenta Miasta; przekazanie do wydziału WMK; przekazanie postanowienia stronom; uprawomocnienie się postanowienia; wezwanie stron do dostarczenia dalszych dokumentów; przyjęcie dokumentów niezbędnych do wydania decyzji; sprawdzenie kompletności dokumentów; przygotowanie projektu decyzji zatwierdzającej podział nieruchomości; przedłożenie do rozpatrzenia Prezydentowi Miasta; otrzymanie stanowiska Prezydenta; przygotowanie decyzji zatwierdzającej podział; podpis naczelnika z upoważnienia Prezydenta; przekazanie decyzji do stron; uprawomocnienie się decyzji – klauzula ostateczna; przekaznie stronom decyzji oraz mapy podziału;

- - jeśli nie ma Planu Zagospodarowania Przestrzennego: rozpatrzenie wniosku przez Zespół ds. opiniowania ; przygotowanie projektu ....

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx

Miejsce Projektu

Nazwa

UM Ostrowiec Świętokrzyski

Sprzedaż nieruchomości gminnych w drodze bezprzetargowej na poprawę warunków zagospodarowania gruntów przylegających

Dodatkowe informacje dot. procesu

Sprzedaż nieruchomości gminnych w drodze bezprzetargowej na poprawę warunków zagospodarowania gruntów przylegających

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

przyjęcie wniosku; przekazanie do wydziału i referatu; sprawdzenie kompletności wniosku; oględziny nieruchomości; przekazanie do zaopiniowania, przygotowanie pisma do Prezydenta Miasta; stanowisko Prezydenta; przygotowanie odpowiedzi do wnioskodawcy; podpis naczelnika; przygotowanie umowy kaucyjnej: podpis radcy, naczelnika, wnioskodawcy, prezydenta; przygotowanie ogłoszenia na rokowania; podpis naczelnika; ogłoszenie negocjacji; rokowania i protokół z negocjacji; przygotowanie umowy na wykonanie zlecenia; podpis radcy, wykonawcy, naczelnika, skarbnika, prezydenta; przyjęcie wykonania zlecenia protokołem zdawczo-odbiorczym; przygotowanie sprawy do Prezydenta Miasta; stanowisko Prezydenta; przygotowanie odpowiedzi, podpis naczelnika; projekt uchwały na Radę Miasta; podjecie lub odrzucenie uchwały; przygotowanie ogłoszenia do rzeczoznawców; podpis naczelnika; przekazanie do Referatu Przetargów i ogłoszenie; rokowania i protokół z negocjacji; przygotowanie umowy (podpisy); przyjęcie wykonania zlecenia protokołem zdawczo-odbiorczym; przygotowanie sprawy do Prezydenta Miasta; stanowisko Prezydenta; ogłoszenie o przeznaczeniu nieruchomości do sprzedaży; przygotowanie protokołu przednotarialnego; podpisanie protokołu; przygotowanie wniosków do Wydziału Ksiąg Wieczystych i Starostwa; skompletowanie dokumentów; przekazanie do notariusza; zawarcie umowy w kancelarii notarialnej

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx

Miejsce Projektu

Nazwa

UM Ostrowiec Świętokrzyski

Zbycie prawa własności nieruchomości na rzecz użytkownika wieczystego tej nieruchomości w trybie ustawy o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności

Dodatkowe informacje dot. procesu

Zbycie prawa własności nieruchomości na rzecz użytkownika wieczystego tej nieruchomości w trybie ustawy o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

przyjęcie wniosku; przekazanie do wydziału; sprawdzenie kompletności; przygotowanie sprawy do Prezydenta Miasta; stanowisko prezydenta; przygotowanie projektu uchwały; podjecie uchwały; informacja dla wnioskodawców, uzupełnienie o zgody; przygotowanie protokołu przednotarialnego, zatwierdzenie protokołu (podpisy); przekazanie dokumentów do notariusza; dołączenie podpisanegoe aktu notarialnego.

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx

Miejsce Projektu

Nazwa

UM Ostrowiec Świętokrzyski

Sprzedaż lokali komunalnych - użytkowych w drodze bezprzetargowej na rzecz ich najemców

Dodatkowe informacje dot. procesu

Sprzedaż lokali komunalnych- użytkowych w drodze bezprzetargowej na rzecz ich najemców

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

Wszczęcie procedury, wysłanie zawiadomienia o przysługującym pierwszeństwie w nabyciu lokalu; przyjecie wniosku od interesanta; sprawdzenie kompletności wniosku; podjęcie działań sprawdzających; umowa kaucyjna; zaproszenie rzeczoznawców, rokowania; umowa z wykonawcą; ogłoszenie wykazu do sprzedaży; kompletacja dokumentacji; protokół przednotarialny;potwierdzenie wpłata należności; wniosek o sporządzenie aktu notarialnego, dołączenie aktu notarialnego.

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx

Miejsce Projektu

Nazwa

UM Ostrowiec Świętokrzyski

Dzierżawy/najem nieruchomości stanowiących własność gminy

Dodatkowe informacje dot. procesu

Dzierżawy/najem nieruchomości stanowiących własność gminy

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

przyjęcie wniosku; sprawdzenie kompletności; rozpatrzenie; opinia WRM; przygotowanie sprawy do Prezydenta Miasta; stanowisko Prezydenta; przygotowanie odpowiedzi na wniosek, ogłoszenia i informacji do prasy; odpowiedź do stron; przygotowanie umowy, podpisy stron; przekazanie kopii do Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx

Miejsce Projektu

Nazwa

UM Ostrowiec Świętokrzyski

Uzyskanie bonifikaty od opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego

Dodatkowe informacje dot. procesu

Uzyskanie bonifikaty od opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

Przyjęcie wniosku; przekazanie do wydziału i referatu; sprawdzenie kompletności wniosku; stwierdzenie spełnienia/niespełnienia warunków do udzielenia bonifikaty; przygotowanie projektu zarządzenia (poz) lub pisma informującego wnioskodawcę (neg);

spełnienie warunków: przekazanie projektu zarządzenia do Prezydenta Miasta; stanowisko Prezydenta; pismo do wnioskodawcy o wysokości opłaty po zastosowaniu bonifikaty

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx

Miejsce Projektu

Nazwa

UM Ostrowiec Świętokrzyski

Wydawanie decyzji na zajęcie pasa drogowego

Dodatkowe informacje dot. procesu

Wydawanie decyzji na zajęcie pasa drogowego

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

Przyjęcie wniosku z BOI-u o zajęcie pasa drogowego,

Wstępna analiza wniosku przez Naczelnika Wydziału i przekazanie właściwemu referatowi merytorycznemu (Referat Gospodarki Komunalnej),

Analiza wniosku przez pracownika merytorycznego, wraz ze sporządzeniem stosownego zezwolenia na zajęcie pasa drogowego oraz naliczeniem opłat w oparciu o dane we wniosku oraz jego załączniki,

Analiza i podpisanie przez Naczelnika Wydziału wystawionego zezwolenia oraz przekazanie zezwolenia do BOI-u.

Protokolarny odbiór pasa drogowego po zakończeniu okresu jego zajęcia, Protokolarny odbiór pasa drogowego przed upływem czasu gwarancyjnego,

W przypadku konieczności zobowiązanie wnioskodawcy do przywrócenia pasa drogowego do właściwego stanu technicznego ,

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx

Miejsce Projektu

Nazwa

UM Ostrowiec Świętokrzyski

Udzielenie zezwolenia na wycinkę drzew lub krzewów

Dodatkowe informacje dot. procesu

Udzielenie zezwolenia na wycinkę drzew lub krzewów

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

Przyjęcie wniosku od interesanta (BOI); przekazanie do wydziału i odpowiedniego referatu; sprawdzenie kompletności wniosku; wszczęcie postępowania, wyznaczenie terminu oględzin w terenie; przygotowanie pism; podpis naczelnika wydziału; wysłanie pism do stron; oględziny w terenie - sporządzenie protokołu; przygotowanie decyzji na usunięcie drzew lub krzewów lub przygotowanie decyzji odmownej; podpis decyzji przez naczelnika wydziału z upoważnienia Prezydenta Miasta; wysłanie decyzji do stron lub przekazanie do odbioru w BOI; 14 dni na uprawomocnienie - po uprawomocnieniu zaopatrzenie decyzji klauzulą ostateczna ,

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx

Miejsce Projektu

Nazwa

UM Ostrowiec Świętokrzyski

Udzielenie pożyczek z Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

Dodatkowe informacje dot. procesu

Udzielenie pożyczek z Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

Przyjęcie wniosku od interesanta (BOI), przekazanie do wydziału i odpowiedniego referatu; sprawdzenie kompletności wniosku; analiza wniosku, przygotowanie materiałów na organ celem uzyskania zgody, akceptacja kierownika referatu;

podpis naczelnika wydziału, przekazanie do rozpatrzenia na organ; przekazanie stanowiska organu – pozytywne: przygotowanie umów; akceptacja umów przez radcę prawnego; przedłożenie stronom do podpisu umów poprzez złożenie w BOI lub wysłanie pocztą; podpis naczelnika; podpis Skarbnika; podpis Prezydenta Miasta; przedłożenie zawartej umowy dla strony (BOI) lub drogą pocztową; przygotowanie pism do Wydziału Finansowego o wypłatę pożyczki w kasie Urzędu Miasta, akceptacja kierownika referatu, poinformowanie stron o terminie odbioru pożyczki w kasie UM; podpis naczelnika wydziału; wysłanie pism i umów do stron lub przekazanie do odebrania w XXX,

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx

Miejsce Projektu

Nazwa

UM Ostrowiec Świętokrzyski

Wydawanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięć

Dodatkowe informacje dot. procesu

Wydawanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięć

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

Przyjęcie wniosku wraz z raportem Wariant dot. przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko dla których sporządzenie raportu jest obowiązkowe od interesanta; przekazanie do wydziału i odpowiedniego referatu; sprawdzenie kompletności wniosku; przygotowanie zawiadomienia o wszczęciu postępowania; podpis naczelnika wydziału; w przypadku poniżej 20stron -wysłanie zawiadomienia do każdej strony postępowania - w przypadku powyżej 20 stron – zawiadomienie

poprzez obwieszczenie; podanie do publicznej wiadomości informacji planowanym przedsięwzięciu i możliwości składania uwag i wniosków - podpis naczelnika wydziału; przygotowanie wystąpienia do wojewody i wojewódzkiego inspektora sanitarnego w trybie art. 106 o uzgodnienie środowiskowych uwarunkowań; podpis naczelnika wydziału; wysłanie do organów uzgadniających; przyjęcie uzgodnień; rozpatrzenie wniosku inwestora, uzgodnień w/w organów oraz uwag i wniosków społeczeństwa; przygotowanie decyzji; podpis naczelnika wydziału z upoważnienia Prezydenta Miasta; wysłanie do stron drogą pocztową lub przekazanie do BOI; okres 14 dni na uprawomocnienie, po uprawomocnieniu - zaopatrzenie decyzji klauzulą ostateczna.

Miejsce Projektu

UM Xxxxxxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxxx

Nazwa

Stypendia socjalne

Dodatkowe informacje dot. procesu

Wydanie decyzji o przyznaniu stypendium socjalnego

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

przyjęcie wniosku o stypendium,

wprowadzenie danych wnioskodawcy i potencjalnego świadczeniobiorcy do systemu "Stypendium", wysłanie zawiadomień do członków komisji Stypendialnej o terminie zebrania, przesłanie komisji wniosków o stypendium,

sporządzenie protokołów z obrad Komisji,

sporządzenie uzasadnień i odpowiedzi w oparciu o decyzję Komisji - w razie potrzeby konsultacja z Radcą Prawnym,

przygotowanie projektu decyzji, dekretacja decyzji przez burmistrza,

wysłanie decyzji zainteresowanym stronom, obsługa ewentualnych odwołań od decyzji,

przekazanie prawomocnych decyzji do Wydziału Finansów w celu wypłaty przyznanych stypendiów, zakończenie procedury.

Miejsce Projektu

UM Xxxxxxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxxx

Nazwa

Ustalenie warunków zabudowy lub lokalizacji celu publicznego

Dodatkowe informacje dot. procesu

Wydanie decyzji I instancji w sprawie ustalenia warunków zabudowy lub ustalenia lokalizacji celu publicznego

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

przyjęcie wniosku,

ewentualne wezwanie do jego uzupełnienia, wszczęcie postępowania,

powiadomienie o wszczęciu postępowania i możliwości zapoznania się z dokumentacją, sprawdzenie położenie działki zgodnie z wypisem z rejestru gruntów, mapy sytuacyjnej, sporządzenie protokołu z wizji lokalnej i analizy urbanistyczno – architektonicznej,

przygotowanie projektu decyzji w sprawie ustalenia warunków zabudowy lub ustaleniu lokalizacji celu publicznego,

akceptacja projektu decyzji (albo odrzucenie) przez uprawnionego urbanistę lub architekta, rejestracja dokonanych ewentualnych uzgodnień z odpowiednimi organami, przygotowanie projektu decyzji ostatecznej,

akceptacja projektu przez Burmistrza i wydanie decyzji,

przekazanie decyzji o warunków zabudowy lub lokalizacji celu publicznego do publicznej wiadomości,

Miejsce Projektu

UM Xxxxxxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxxx

Nazwa

Ochrona porządku w miejscu publicznym.

Dodatkowe informacje dot. procesu

Sporządzenie wniosku o ukaranie

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

przyjęcie zgłoszenia przez Dyżurnego o podejrzeniu popełnienia wykroczenia, sporządzenie notatki z przebiegu interwencji,

wysłanie wezwań do podejrzanych oraz świadków zdarzenia, sporządzenie protokołów z przesłuchania podejrzanego i świadków,

przekazanie zgromadzonego materiału dowodowego do Oskarżyciela Publicznego,

Miejsce Projektu

UM Xxxxxxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxxx

Nazwa

Podział nieruchomości.

Dodatkowe informacje dot. procesu

Podział nieruchomości na wniosek właściciela

Nr (wg wykazu akt)

74302

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

przyjęcie wniosku ,

sprawdzenie kompletności złożonych dokumentów ,

wysłanie ewentualnego wezwania do wnioskującego o uzupełnienie brakujących dokumentów, ocena merytoryczna złożonych przez wnioskodawcę dokumentów,

sporządzenie protokołu z rozpatrzenia wniosku, przygotowanie treści decyzji zatwierdzającej podział,

przygotowanie dokumentów do przejęcia gruntów pod drogi gminne wydzielone z podziału, przygotowanie dokumentów do zlecenia wyceny nieruchomości,

sporządzenie protokołu z negocjacji z Właścicielami w sprawie ustalenia wysokości odszkodowania, sporządzenie protokołu z zawarcia porozumienia w sprawie wypłaty odszkodowania,

przygotowanie dokumentów do wypłaty odszkodowania,

przygotowanie decyzji ustalającej opłatę adjacencką z tytułu podziału nieruchomości, zatwierdzenie decyzji,

wysłanie decyzji.

Miejsce Projektu

UM Xxxxxxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxxxxx

Nazwa

Opodatkowanie podatkiem od nieruchomości osoby prawnej.

Dodatkowe informacje dot. procesu

Określenie wysokości zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości od osób prawnych na dany rok podatkowy.

Nr (wg wykazu akt)

3110

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu wezwanie podatnika do złożenia deklaracji podatkowej, postanowienie o wszczęciu postępowania podatkowego,

wysłanie postanowienia do podatnika - w celu zajęcia stanowiska w sprawie zebranego materiału dowodowego,

wydanie decyzji o wysokości zobowiązania podatkowego, powiadomienie o decyzji podatnika,

sporządzenie tytułu wykonawczego (egzekucja administracyjna).

Miejsce Projektu

UMiG Staszów - Xxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxx

Nazwa

Sprawdzenie realizacji obowiązku szkolnego dot.dzieci, które weszły w obowiązek szkolny.

Dodatkowe informacje dot. procesu

sprawdzenie realizacji obowiązku szkolnego dzieci, które weszły w obowiązek szkolny

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

przyjęcie z UMIG dokumentu zawierającego wykaz dzieci podlegajacych obowiązkowi szkolnemu z właściwego szkole okręgu /import do systemu informatycznego/, wpisanie informacji o dziecku do Księga Ewidnecji Dzieci,

informacja do przedszkoli skierowana do rodziców dzieci,

złożenie potwierdzenie przez rodzica realizacji obowiązku szkolnego przez dziecko i odnotowanie tego faktu w Księdze Ewidencji Dzieci,

w przypadku braku potwierdzenia, w wyniku ogłoszenia w przedszkolach, listowna prośba skierowana do rodzica o stawienie się w szkole i potwierdzenie, złożenie potwierdzenie przez rodzica, realizacji obowiązku szkolnego przez dziecko i odnotowanie tego faktu w Księdze Ewidencji Dzieci,

w przypadku gdy brak jest potwierdzenia przez Rodzica, Pedagog dokonuje wywiadu środowiskowego, z którego sporządza protokół,

na podstawie danych w protokole, wstępne ustalenie miejsca realizacji obowiazku szkolnego przez dzieci niezgłoszone,

odnotowanie w Księdze Ewidencji miejsca realizacji obowiązku szkolnego na podstawie zaświadczeń, które napływają z innych szkół,

zgłoszenie na policję wykazu dzieci, w stosunku do których nie ustalono miejsca realizacji obowiązku szkolnego,

coroczne odnotowywanie informacji w księdze Ewidencji Dzieci o realizacji obowiązku szklnego w szkole macierzystej lub w innych szkołach na podstawie pisemnej informacji, które napłynęły do szkoły w miesiącu wrześniu,

bieżące dokonywanie wpisów w Księdze Ewidencji Dzieci związane z ruchem uczniów;

Miejsce Projektu

UMiG Xxxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxx

Nazwa

Świadczenia rodzinne

Dodatkowe informacje dot. procesu

Świadczenia rodzinne

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

przyjęcie i rejestracja wniosku,

sprawdzenie kompletności wniosku i ewentualne wezwanie wnioskodawcy do uzupełnienia dokumentacji,

rejestracja wniosku w systemie POMOST, przygotowanie projektu decyzji, akceptacja projektu,

ewentualna obsługa odwołania od decyzji – przygotowanie dokumentów do przesłania do instancji odwołąwczej,

przekazanie decyzj do OPSW.

Miejsce Projektu

UMiG Xxxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxx

Nazwa

Zgłoszenie planu imprez - miesięczne, roczne wg tych samych procedur.

Dodatkowe informacje dot. procesu

plan imprezZgłoszenie planu imprez (miesięczne) Zgłoszenie planu imprez roczne (wg tych samych procedur)

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu rejestracja danych o impezie w rejestrze imprez, weryfikacja merytorzyczna,

utworzenie planu imprez, zatwierdzenie planu imprez, wysłanie planu imprez do UMIG.

Miejsce Projektu

UMiG Xxxxxxx

Xx 00 - Xxxxxx Xxxxxxx

Nazwa

Usunięcie drzew i krzewów z nieruchomości.

Dodatkowe informacje dot. procesu

Wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów z nieruchomości

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

przyjęcie wniosku od klienta, sprawdzenie kompletności wniosku, wszczęcie postępowania,

wyznaczenie terminu oględzin w terenie, powiadomienie o terminie oględzin, przygotowanie dokumentacji,

wysłanie pism do zainteresowanych stron, sporządzenie protokołu z oględzin w terenie,

przygotowanie decyzji na usunięcie drzew lub krzewów lub przygotowanie decyzji odmownej, zatwierdzenie decyzji,

wysłanie decyzji do stron lub powiadomienie stron o możliwości osobistego odbioru decyzji, przyjęcie i rozpatrzenie ewentualnych protestów w,

zakończenie postępowania po uprawomocnieniu się decyzji.

Miejsce Projektu

Gmina Ruda Xxxxxxxxxx

Xx 00 - Xxxxx Xxxx Maleniecka

Nazwa

Sprzedaż nieruchomości w drodze przetargu nieograniczonego oraz w drodze przetargu ustnego nieograniczonego.

Dodatkowe informacje dot. procesu

sprzedaż nieruchomości w drodze przetargu nieograniczonego oraz w drodze przetargu ustnego nieograniczonego

Nr (wg wykazu akt)

72241

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

podjęcie uchwały Rady Gminy w sprawie sprzedaży nieruchomości,

przesłanie Wójtowi informacji na temat przekazania nieruchomości do sprzedaży,

sporządzenie i wysłanie umowy zlecenia dla rzeczoznawcy majątkowego mającej na celu wycenę nieruchomości,

sporządzenie wykazu nieruchomości przeznaczonej do sprzedaży, zatwierdzenie wykazu przez wójta,

publikacja wykazu w BIP i w sposób przyjęty w gminie,

przyjmowanie i obsługa ewentualnych roszczeń wnoszonych w ciągu przyjętego w gminie okresu , sporządzenie ogłoszenia o przetargu,

publikacja ogłoszenia w BIP i w sposób przyjęty w gminie, (ogłoszenie podaje się do publicznej wiadomości; podpis złożony przez Wójta),

przeprowadzenie przetargu (oddzielna procedura); sporządzenie protokołu i podpisanie go przez strony, przygotowanie dokumentów do notariusza, zawarcie aktu notarialnego, otrzymanie zawiadomienia z Sądu Rejonowego o założeniu księgi wieczystej i dołączenie powyższego dokumentu do akt sprawy.

Miejsce Projektu

Gmina Ruda Xxxxxxxxxx

Xx 00 - Xxxxx Xxxx Maleniecka

Nazwa

Wydanie decyzji - zezwolenia na wycinkę drzew

Dodatkowe informacje dot. procesu

Wydawanie zezwoleńwydanie decyzji (zezwolenia) na wycinkę drzew

Nr (wg wykazu akt)

7635

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

przyjęcie i rejestracja wniosku o wydanie zezwolenia na dokonanie wycinki drzewa, dołączenie do dokumentów wypisu z rejestru gruntów,

przygotowanie mapy,

sporządzenie protokołu z oględzin drzew (wizji w terenie), wykonanie szkicu,

wydanie decyzji zezwalającej na wycinkę drzew, dostarczenie decyzji stronom zainteresowanym.

Miejsce Projektu

Gmina Ruda Xxxxxxxxxx

Xx 00 - Xxxxx Xxxx Maleniecka

Nazwa

Wydanie świadectwa pracy.

Dodatkowe informacje dot. procesu Nr (wg wykazu akt)

1025

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu przyjęcie i rejestracja wniosku o wydanie świadectwa pracy, sporządzenie formularza świadectwa pracy,

podpisanie w/w dokumentu przez Sekretarza lub Wójta,

powiadomienie strony o możliwości odbioru świadectwa i poprawienia ewentualnych błędnych danych.

Miejsce Projektu

Gmina Ruda Xxxxxxxxxx

Xx 00 - Xxxxx Xxxx Maleniecka

Nazwa

Wymiar podatku od nieruchomości dot.osób fizycznych

Dodatkowe informacje dot. procesu Nr (wg wykazu akt)

311, 312

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procesu

przyjęcie i rejestracja zawiadomienia o zmianach wymiaru (ze Starostwa Powiatowego),

porzesłanie wiadomości o konieczności wprowadzenie zmian w ewidencji podatkowej i księgowości, sporządzenie i wystawienie wezwania do złożenia informacji,

wprowadzenie zmian w kontach w ewidencji podatkowej,

wyznaczenie terminu ustawowego na zapoznanie się z dokumentami, sporządzenie decyzji odnośnie wielkości podatku od nieruchomości,

wprowadzenie przypisu do rejestru,

założenie konta podatkowego w podatku od nieruchomości, zaksięgowanie przypisu na koncie podatnika z podziałem na raty, wypisanie limitu do kasy w przypadku regulowania raty podatku,

wystawienie upomnienia w przypadku braku wpłaty w wyznaczonym w decyzji terminie, wszczęcie wobec podatnika egzekucji należności pieniężnych poprzez wystawienie tytułu wykonawczego do Urzędu Skarbowego na podstawie upomnienia.

Miejsce Projektu

Powiat Końskie

Nr 57 – Powiat Konecki

Nazwa

Wydanie decyzji o pozwolenie na budowę/ rozbiórkę.

Dodatkowe informacje dot. procedury

Decyzja o pozwoleniaWydanie decyzji o pozwolenie na budowę/ rozbiórkę

Nr (wg wykazu akt)

7351

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

dekretacja, zapoznanie się z wnioskiem, ocena kompletności w przypadku niekompletności wezwanie do uzupełnienia wniosku; wystosowanie pisma powiadamiającego strony o wszczęciu postępowania z określeniem czasu wglądu do akt sprawy; odnotowanie zwrotnych potwierdzeń zawiadomienia; wystosowanie postanowienia do inwestora w razie jakichkolwiek zastrzeżeń wymagających zmiany projektu budowlanego; ponowne powiadomienie stron o wprowadzonych zmianach w dokumentacji, przygotowanie oraz zatwierdzenie projektu decyzji, przygotowanie decyzji do wysłania, odnotowanie zwrotnego potwierdzenia doręczenia decyzji,

w przypadku złożenia odwołania przez którąś ze stron (czas potrzebny na zapoznanie się z treścią), sporządzenie pisma i przekazanie odwołania z aktami sprawy do organu II instancji;

Miejsce Projektu

Powiat Końskie

Nr 58 – Powiat Konecki

Nazwa

Udostępnianie informacji o: lasach, wodzie, powietrzu, odpadach, geodezji;

Dodatkowe informacje dot. procedury

ROUdostępnianie informacji o: lasach, wodzie, powietrzu, odpadach, geodezji

Nr (wg wykazu akt)

716

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

dekretacja, przyjęcie wniosku, wyszukanie informacji, przygotowanie dokumentacji, sporządzenie opłaty za wyszukanie informacji, przygotowanie pisma: do Wydziału Finansowego na wystawienia faktury i do korespondencji, odnotowanie powrotnego potwierdzenia dostarczenia;

Miejsce Projektu

Powiat Końskie

Nr 59 – Powiat Konecki

Nazwa

Wydanie decyzji prostującej powierchnie dzialki ewidencyjnej.

Dodatkowe informacje dot. procedury

Decyzja prostująca powierzchnie działki ewidencyjnejWydanie decyzji prostującej powierchnie dzialki ewidencyjnej

Nr (wg wykazu akt)

7430

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

dekretacja, zapoznanie się z wnioskiem, ocena kompletności w przypadku niekompletności wezwanie do uzupełnienia dokumentacji, odnotowanie zwrotnych potwierdzeń odbioru i zawiadomień, wizja w terenie, spisanie protokołu, zebranie niezbędnych informacji, dokumentów w sprawie przygotowania projektu decyzji, zatwierdzenie projektu decyzji, przygoowanie decyzji do wysłania, odnotowanie zwrotnego powierdzenie doręczenia, wydanie decyzji w przypadku złożenia odwołania przez którąś ze stron, czas potrzebny na zapoznanie się z treścią; sporządzenie pisma do organu II instancji;

Miejsce Projektu

Powiat Końskie

Nr 60 – Powiat Konecki

Nazwa

Decyzja o skierowaniu do zakładu Opiekuńczo- Leczniczego.

Dodatkowe informacje dot. procedury

Decyzja o skierowaniu do zakładu Opiekuńczo- LeczniczegoDecyzja o skierowaniu do zakładu Opiekuńczo- Leczniczego

Nr (wg wykazu akt)

8022

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

dekretacja, wpis do rejestru wewnętrznego Ref.; zapoznanie się z wnioskiem, ocena kompletności dokumentacji pod względem formalno -prawnym (w przypadku braków w dokumentacji prośba o uzupełnienie w/w dokumentacji przez ZOZ), przyjęcie ksera wymaganych dokumentów oraz dołączenie ich do akt sprawy, przygotowanie niezbędnych danych o pacjencie koniecznych do umieszczenia w decyzji, ustalenie indywidualnej odpłatności za pobyt w ZOL, opracowanie treści decyzji, sprawdzenie zgodności treści decyzji ze stanem faktycznym w porównaniu z dokumentacją dostarczoną z ZOZ, zatwierdzenie projektu decyzji, przygotowanie decyzji do wysłania (w przypadku złożenia odwołanie przez strony), czas potrzebny na zapoznanie się z treścią;

Miejsce Projektu

Powiat Końskie

Nr 61 – Powiat Konecki

Nazwa

Wydanie decyzji o zwrocie nieruchomości.

Dodatkowe informacje dot. procedury

Decyzja o zwrocie nieruchomości. Wydanie decyzji o zwrocie nieruchomości

Nr (wg wykazu akt)

7221

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

dekretacja, zapoznanie się z wnioskiem, ocena kompletności dokumentów w przypadku niekompletności wezwanie do uzupełnienia dokumentacji, odnotowanie zwrotnych potwierdzeń odbioru, wszczęcie sprawy, dostarczenie niezbędnych dokumentów ze strony wydziału, zawiadomienie stron o przeprowadzeniu oględzin, spisanie protokołu, odnotowanie zwrotnego potwierdzenia zawiadomienia, przygotowanie materiału dowodowego przed wydaniem decyzji, odnotowanie zwrotnego potwierdzenia nadania, przygotowanie projektu decyzji, zatwierdzenie projektu decyzji, przygotowanie decyzji do wysłania, odnotowanie zwrotnego potwierdzenia odbioru, uprawomocnienie decyzji w przypadku złożenia odwołania, czas zapoznania się z treścią, sporządzenie pisma do organu II instancji;

Miejsce Projektu

Starostwo Powiatowe w Kielcach

Nr 62 – Powiat Kielecki

Nazwa

Listy, interwencje, postulaty, apele.

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

0555

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

przyjęcie wniosku,

dekretacja Przewodniczącego Rady Powiatu, dekretacja Naczelnika, zapoznanie się z wnioskiem pod względem formalno – prawnym, zawiadomienie stron o postępowaniu,

ewentualne wystąpienie do właściwego organu z prośbą o opinię, przygotowanie i rejestrowanie korespondencji,

zarejestrowanie zwrotnego potwierdzenia.

Miejsce Projektu

Starostwo Powiatowe w Kielcach

Nr 63 – Powiat Kielecki

Nazwa

Decyzja o zwrocie nieruchomości.

Dodatkowe informacje dot. procedury wydanie decyzji o zwrocie nieruchomości Nr (wg wykazu akt)

7221

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

przyjęcie i zarejestrowanie wniosku,

ewentualne wysłanie do wnioskodawcy wezwanie do uzupełnienia wniosku, ustalenie stanu prawnego nieruchomości,

przygotowanie (wysłanie powiadomienia do stron) i przeprowadzenie oględzin nieruchomości, sporządzenie protokołu z oględzin,

ewentualne dołączenie do akt sprawy opinii od innych organów, zlecenie podziału nieruchomości,

przygotowanie wniosku wraz z dokumentacją do podziału nieruchomości, zlecenie wyceny nieruchomości,

wyznaczenie i przeprowadzenie rozprawy administracyjnej, zawiadomienie stron (art. 10),

udostępnienie do wglądu materiału dowodowego, przygotowanie projektu decyzji,

zatwierdzenie projektu decyzji, uprawomocnienie decyzji,

obsługa ewentualnego odwołania - przygotowanie dokumentacji do przekazania do Wojewody, przekazanie odwołania,

koniec procedury.

Miejsce Projektu

Starostwo Powiatowe w Kielcach

Nr 64 – Powiat Kielecki

Nazwa

Decyzja o zatwierdzeniu prac geologicznych.

Dodatkowe informacje dot. procedury

Wydanie decyzji o zatwierdzeniu prac geologicznych (geologiczno – inżynierskich, hydrologicznych, rozpoznania warunków hydrologicznych)

Nr (wg wykazu akt)

7520

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

przyjęcie i rejestracja wniosku i projektu,

ocena kompletności i ewentualne wysłanie do wnioskodawcy wezwania do uzupełniania dokumentacji, ocena formalna poprawności wykonania projektu (ustawa, rozporządzenie),

ocena merytoryczna projektu, weryfikacja danych, określenie stron postępowania,

wysłanie ewentualnego wezwania do poprawienia projektu w przypadku niekompletności lub błędów , przygotowanie korespondencji do wysłania (pieczętowanie, kopertowanie, wysłanie),

rejestracja zwrotnych potwierdzeń otrzymania wezwania,

przygotowanie projektu decyzji zatwierdzającej projekt prac geologicznych,

przygotowanie pisma powiadamiającego strony o wszczęciu postępowania z określeniem czasu wglądu do akt sprawy, w tym zwrócenie się do właściwego burmistrza, wójta o uzgodnienie projektu i treści decyzji,

wysłanie zawiadomienia,

odnotowanie zwrotnych potwierdzeń otrzymania zawiadomienia,

przygotowanie ostatecznej decyzji zatwierdzającej projekt prac geologicznych po uwzględnieniu opinii burmistrza lub wójta,

wysłanie decyzji zainteresowanym stronom, odnotowanie zwrotnych potwierdzeń odbioru decyzji,

przekazanie dokumentacji do archiwizacji (także w formie elektronicznej) projektu prac.

Nr 65 – Powiat Kielecki

Miejsce Projektu

Starostwo Powiatowe w Kielcach

Nazwa

Skargi i wnioski.

Dodatkowe informacje dot. procedury

Rozpatrywanie skarg i wniosków.

Nr (wg wykazu akt)

0551

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

przyjęcie i zarejestrowanie dokumentu,

zapoznanie się z treścią dokumentu i dokonanie oceny czy jest to skarga lub wniosek, zarejestrowanie skargi w centralnym rejestrze skarg i wniosków,

przekazanie skargi do merytorycznego wydziału celem jej rozpatrzenia, zebranie niezbędnych danych i informacji do wyjaśnienia skargi,

przygotowanie projektu odpowiedzi na złożoną skargę lub postanowienia celem przesłania wg właściwości,

zatwierdzenie projektu odpowiedzi lub postanowienia, przygotowanie i wysłanie pisma * lub postanowienia ** ,

przekazanie 1 egz. kopii odpowiedzi lub postanowienia do pracownika obsługującego Centralny Rejestr Skarg,

zarejestrowanie zwrotnego potwierdzenia doręczenia pisma.

*) termin załatwienia 1 miesiąc,

**) termin załatwienia 7 dni

Miejsce Projektu

Starostwo Powiatowe w Kielcach

Nr 66 – Powiat Kielecki

Nazwa

Udostępnianie informacji o środowisku

Dodatkowe informacje dot. procedury

Udostępnianie informacji o: lasach, wodzie, powietrzu, odpadach, geodezji

Nr (wg wykazu akt)

0716

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

przyjęcie i rejestracja wniosku,

ocena kompletności – ewentualne wezwanie wnioskodawcy do dostarczenie brakujących dokumentów, zebranie niezbędnych dla załatwienia sprawy informacji merytorycznych,

przygotowanie dokumentacji, określenie wysokości opłaty,

przesłanie noty do Wydziału Finansowego w celu wystawienia faktury, przesłanie dokumentacji do wnioskodawcy,

rejestracja zwrotnego potwierdzenia dostarczenia.

Nr 67 – UMiG Ożarów

Miejsce Projektu

Urząd Miasta i Gminy Ożarów

Nazwa

Wymiar podatku od nieruchomości dotyczy osób fizycznych

Dodatkowe informacje dot. procedury

Wymiar podatku od nieruchomości osoby fizycznej

Nr (wg wykazu akt)

311,312

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

przyjęcie i rejestracja zawiadomienia o zmianach wymiaru (ze Starostwa Powiatowego),

porzesłanie wiadomości o konieczności wprowadzenie zmian w ewidencji podatkowej i księgowości, sporządzenie i wystawienie wezwania do złożenia informacji,

wprowadzenie zmian w kontach w ewidencji podatkowej,

wyznaczenie terminu ustawowego na zapoznanie się z dokumentami, sporządzenie decyzji odnośnie wielkości podatku od nieruchomości,

wprowadzenie przypisu do rejestru,

założenie konta podatkowego w podatku od nieruchomości, zaksięgowanie przypisu na koncie podatnika z podziałem na raty, wypisanie limitu do kasy w przypadku regulowania raty podatku,

wystawienie upomnienia w przypadku braku wpłaty w wyznaczonym w decyzji terminie, wszczęcie wobec podatnika egzekucji należności pieniężnych poprzez wystawienie tytułu wykonawczego do Urzędu Skarbowego na podstawie upomnienia.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta i Gminy Ożarów

Nr 68 – UMiG Ożarów

Nazwa

Odroczenie terminu płatności podatku dot.osób fizycznych

Dodatkowe informacje dot. procedury

Wymiar podatku od nieruchomości osoby fizycznej

Nr (wg wykazu akt)

311,312

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury przyjęcie i rejestracja wniosku od podatnika, sprawdzenie formalnej poprawności wniosku,

ewentualne wezwanie o złożenie brakujących dokumentów, sprawdzenie stanu zaległości wnioskodawcy,

sporządzenie i wysłanie wezwania celem złożenia informacji,

wyznaczenie ustawowego terminu w celu zapoznania się przez stronę z aktami sprawy, sporządzenie decyzji w sprawie odroczenia terminu płatności,

wprowadzenie decyzji do rejestru, analiza realizacji decyzji odroczeniowej,

wystawienie upomnienia w przypadku braku wpłaty w wyznaczonym terminie, wszczęcie postępowania egzekucyjnego wobec podatnika zalegającego.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta i Gminy Ożarów

Nr 69 – UMiG Ożarów

Nazwa

Podział nieruchomości.

Dodatkowe informacje dot. procedury

Opiniowanie zgodności proponowanego podziału nieruchomości z ustaleniami planu miejscowego (Art. 93 ust. 4 i 5 ustawy o gospodarce nieruchomościami

Nr (wg wykazu akt)

311,312

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

przyjęcie i rejestracja wniosku,

ewentualne wystosowanie wezwania do uzupełnienia wniosku, sprawdzenie położenia działki (zgodnie z mapą ewidencyjną),

badanie zgodności proponowanego podziału z ustaleniami planu miejscowego,

sporządzenie postanowienia o zgodności planowanego podziału z ustaleniami planu miejscowego, przekazanie postanowienia Burmistrzowi do podpisu,

przesłanie decyzji stronom.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta i Gminy Końskie

Nr 70 – UMiG Końskie

Nazwa

Wykup mieszkań komunalnych.

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

7145

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

przyjęcie i rejestracja podania,

sporządzenie i przesłanie zapytania o opinię do Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej oraz o dostarczenie rzutu poziomego lokalu,

sporządzenie umowy zlecenie dla rzeczoznawcy,

sporządzenie i wysłanie do Starostwa Powiatowego pisma stwierdzającego samodzielność lokalu , sporządzenie wykazu nieruchomości przeznaczonych do wykupu,

przekazanie wykazu do publikacji (bip, wywieszenie na tablicy ogłoszeń), sporządzenie protokołu uzgodnień po okresie uprawomocnienia, wyznaczenie terminu zawarcia aktu notarialnego,

koniec procedury.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta i Gminy Końskie

Nr 71 – UMiG Końskie

Nazwa

Działalność gospodarcza.

Dodatkowe informacje dot. procedury

Działalność gospodarcza - wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych

Nr (wg wykazu akt)

6435

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

przyjęcie i zarejestrowanie wniosku o zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych, sprawdzenie kompletnosci wniosku: załączniki, opłata skarbowa,

ewentualne wezwanie do uzupełnienia wniosku,

zaopiniowanie wniosku przez Komisję - Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, przygotowanie zezwolenia (podpisanie przez Burmistrza),

rejestracja faktu dokonania przez wnioskodawcę opłaty za zezwolenie, wydanie zezwolenia.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta i Gminy Końskie

Nr 72 – UMiG Końskie

Nazwa

Wymiar podatku od nieruchomości.

Dodatkowe informacje dot. procedury

Wymiar podatku od nieruchomości - osoby fizyczne

Nr (wg wykazu akt)

311,312

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

przyjęcie i rejestracja zawiadomienia o zmianach wymiaru (ze Starostwa Powiatowego), porzesłanie informacji o konieczności wprowadzenie zmian w ewidencji podatkowej i księgowości, sporządzenie i wystawienie wezwania do złożenia informacji,

wprowadzenie zmian w kontach w ewidencji podatkowej,

wyznaczenie terminu ustawowego na zapoznanie się z dokumentami, sporządzenie decyzji odnośnie wielkości podatku od nieruchomości,

wprowadzenie przypisu do rejestru,

założenie konta podatkowego w podatku od nieruchomości, zaksięgowanie przypisu na koncie podatnika z podziałem na raty, wypisanie limitu do kasy w przypadku regulowania raty podatku,

wystawienie upomnienia w przypadku braku wpłaty w wyznaczonym w decyzji terminie, wszczęcie wobec podatnika egzekucji należności pieniężnych poprzez wystawienie tytułu wykonawczego do Urzędu Skarbowego na podstawie upomnienia.

Nr 73 – UMiG Końskie

Miejsce Projektu

Urząd Miasta i Gminy Końskie

Nazwa

Wydanie decyzji o zajęciu pasa drogowego.

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

704

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

przyjęcie i rejestracja wniosku,

kontrola kompletności wniosku i ewentualne wezwanie wnioskodawcy do uzupełnienia dokumentów, wszczęcie postępowania o zajęcie pasa drogowego,

wydanie w/w decyzji,

przesłanie powiadomienia do wnioskodawcy.

Miejsce Projektu

Urząd Miasta i Gminy Końskie

Nr 74 – UMiG Końskie

Nazwa

Sprzedaż nieruchomości w drodze ustnego przetargu nieograniczonego.

Dodatkowe informacje dot. procedury Nr (wg wykazu akt)

72241

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

przyjęcie i rejestracja podania,

rejestracja opinii Burmistrza na temat możliwości przekazania nieruchomości do sprzedaży, sporządzenie umowy zlecenia dla rzeczoznawcy majątkowego mającej na celu wycenę nieruchomości, sporządzenie wykazu nieruchomości przeznaczonej do sprzedaży,

podanie do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty - 6 tyg.- uprawomocnienie decyzji (podpis złożony przez Burmistrza),

sporządzenie ogłoszenia o przetargu,

podanie do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu, przeprowadzenie przetargu (oddzielna podprocedura)

sporządzenie protokołu z rozstrzygnięcia przetargu i podpisanie go przez strony, przygotowanie dokumentów do notariusza,

zawarcie aktu notarialnego (odzielna procedura)

przyjęcie i zarejestrowanie zawiadomienia z Sądu Rejonowego o założeniu księgi wieczystej i dołączenie powyższego dokumentu do akt sprawy.

Miejsce Projektu

Urząd Marszałkowski Kielce

Nr 75 UMWŚ

Nazwa

Wydanie/zmiana zezwolenia na wykonywanie zarobkowego przewozu osób.

Dodatkowe informacje dot. procedury

Wydanie/zmiana zezwoleniaWydanie/zmiana zezwolenia na wykonywanie zarobkowego przewozu osób

Nr (wg wykazu akt)

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

otrzymanie wniosku od przewoźnika, założenie teczki,

wstępna weryfikacja wniosku (sprawdzenie pod względem kompletności i poprawności załączników), w przypadku niekompletności - wezwanie do uzupełnienia brakujących dokumentów,

w przypadku nieuzupełnienia w oznaczonym terminie urząd zawiadamia przewoźnika o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia,

naliczenie opłaty za analizę sytuacji xxxxxxxx,

powiadomienie przewoźnika o wszczęciu postępowania oraz konieczności wniesienia opłaty za opracowanie analizy,

przyjęcie dowodu wpłaty,

sporządzenie zbiorczego rozkładu jazdy na linię komunikacyjną, której dotyczy wniosek, przeprowadzenie analizy sytuacji rynkowej do złożonego wniosku,

opracowanie analizy sytuacji rynkowej do złożonego wniosku,

zapoznanie przewoźnika z wnioskami wynikającymi z analizy sytuacji rynkowej (czasami długotrwałe negocjacje),

brak kompromisu pomiędzy wnioskodawcą a tut.Urzędem powoduje wydanie decyzji odmawiającej wydania/zmiany zezwolenia,

w przypadku zaakceptowania przez przewoźnika wniosków wynikających z analizy sytuacji rynkowej - propozycja rozkładu jazdy zostaje przesłana do uzgodnienia do właściwych jednostek samorządowych, w przyp. linii komunikacyjnych nie wykraczających poza obszar województwa świętokrzyskiego - zasięgnięcie opinii od Klubu Federacji Konsumentów,

po otrzymaniu wszystkich uzgodnień i opinii - powiadomienie przewoźnika o możliwości zapoznania się z całością dokumentów,

sporządzenie decyzji administarcyjnej w sprawie zmiany zezwolenia na wykonywanie zarobkowego przewozu osób,

przygotowanie zezwolenia (wprowadzenie danych do programu i wydrukowanie), sporządzenie decyzji umarzającej postępowanie,

pisemne powiadomienie przewoźnika o sporządzonej do odbioru decyzji, przyjęcie dokumentu opłaty,

wydanie decyzji.

Miejsce Projektu

Urząd Marszałkowski Kielce

Nr 76 UMWŚ

Nazwa

Wydanie decyzji określającej wysokość zobowiązania tytułu opłat za wprowadzanie ścieków do

środowiska.

Dodatkowe informacje dot. procedury

Wydanie decyzji okreslającej wysokość zobowiązania z tytułu opłat za korzystanie ze środowiska - Wydanie decyzji określającej wysokość zobowiązania za wprowadzanie ścieków do środowiska.

Nr (wg wykazu akt)

7625

Krótki opis czynności wykonywanych w trakcie procedury

otrzymanie sprawozdania za wprowadzenie ścieków do środowiska,

analiza sprawozdania pod względem prawidłowości wyliczonych opłat, wprowadzenie danych ze sprawozdania w program BANK,

w przypadku braku wpłaty wszczęcie postępowania administarcyjnego,

wydanie decyzji administarcyjnej określającej wysokość zobowiązania z tytułu opłat za wprowadzanie

ścieków do środwiska.

Miejsce Projektu

Urząd Marszałkowski Kielce

Nr 77 UMWŚ

Nazwa

Udzielanie dotacji dla organizacji pozarządowych na realizację zadań z zakresu kultury, przygotowanie wniosku na posiedzenie Zarządu Województwa w sprawie ogłoszenia konkursu.

Dodatkowe informacje dot. procedury

udzielanie dotacji dla organizacji pozarządowych na realizację zadań z zakresu kultury - przygotowanie wniosku na posiedzenie Zarządu Województwa w sprawie ogłoszenia konkursu

Nr (wg wykazu akt)

4017