ZAPYTANIE OFERTOWE
WAG.2710.0146.2021 D2021.04.01814
Kalisz, dnia 20 kwietnia 2021 roku
ZAPYTANIE OFERTOWE
Miasto Kalisz (Zamawiający) zaprasza do złożenia oferty w postępowaniu na: „Sukcesywne dostawy materiałów elektrycznych dla potrzeb Urzędu Miasta Kalisza do dnia 31.12.2021 roku”
1. Zamawiający:
Miasto Kalisz Główny Rynek 20
62-800 Kalisz Województwo: wielkopolskie Kraj: Polska
NIP: 000-000-00-00
Regon: 250855877
2. Tryb i rodzaj udzielanego zamówienia:
2.1. Niniejsze postępowanie prowadzone jest jako analiza rynku o wartości zamówienia nie przekraczającej 130.000,00 zł netto bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.
2.2. Rodzaj zamówienia: dostawa.
3. Przedmiot zamówienia:
3.1. Przedmiot zamówienia obejmuje sukcesywne dostawy materiałów elektrycznych dla bieżących potrzeb Urzędu Miasta Kalisza zgodnie z asortymentem określonym w „Formularzu cenowym” stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.
3.2. Ilości artykułów określone w „Formularzu cenowym” są wielkościami prognozowanymi, podanymi w formie szacunku, których Zamawiający nie musi w całości zakupić.
3.3. Ceny jednostkowe netto podane w „Formularzu cenowym” przez Wykonawcę są niezmienne, obowiązujące przez cały okres umowy i zawierają wszelkie koszty związane z realizacją dostawy, w tym koszty transportu loco siedziba Zamawiającego.
4. Termin realizacji:
4.1. Dostawy będą realizowane od dnia zawarcia umowy do dnia 31.12.2021 r.
4.2. Realizacja dostaw odbywać się będzie na podstawie zamówień częściowych, udzielanych każdorazowo według potrzeb Zamawiającego.
4.3. Realizacja zamówienia częściowego winna odbyć się w terminie do 3 dni roboczych licząc od daty jego złożenia, dostarczonego do pomieszczeń Zamawiającego, mieszczących się na Głównym Rynku 20 w Kaliszu.
4.4. Za wykonaną dostawę częściową Wykonawca wystawi każdorazowo fakturę zgodnie z cenami zawartymi w „Formularzu cenowym”.
5. Termin związania ofertą:
Składający ofertȩ pozostaje nią związany przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna siȩ wraz z upływem terminu składania ofert.
6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert czȩściowych, równoważnych i wariantowych.
7. Opis sposobu obliczenia ceny:
7.1. Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertȩ na „Formularzu oferty”, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego wraz z „Formularzem cenowym”, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
7.2. Wykonawca zobowiązany jest do podania w „Formularzu cenowym” cen i wyliczenia wartości zgodnie ze wskazówkami zawartymi w pierwszym wierszu tabeli i pod tabelą oraz poniżej.
7.3. Cenȩ ofertową należy wyliczyć w sposób nastȩpujący: w tabeli w „Formularzu cenowym” należy podać oferowaną przez Wykonawcȩ cenȩ jednostkową netto dla każdej pozycji, a nastȩpnie dokonać wyliczenia wartości netto dla każdej pozycji. Otrzymane wartości netto należy zsumować, a otrzymaną wartość wpisać do pozycji „Razem wartość netto”.
W ostatnim wierszu tabeli „Wartość brutto razem” Wykonawca do wyliczonej wartości netto dodaje podatek VAT w wysokości 23% - otrzymaną w ten sposób wartość brutto należy przenieść i wpisać do „Formularza oferty”, bȩdzie ona podlegać ocenie w kryterium najniższej ceny. W przypadku rozbieżności za właściwą uzna siȩ prawidłowo wyliczoną wartość zawartą w „Formularzu cenowym”.
7.4. Ceny należy podać w PLN, z dokładnością jedynie do dwóch miejsc po przecinku (co do grosza zgodnie z polskim systemem płatniczym), dokonując ewentualnych zaokrągleń według zasady matematycznej, iż końcówki poniżej 0,5 grosza pomija siȩ, a końcówkȩ 0,5 grosza zaokrągla siȩ do 1 grosza.
7.5. Ofertȩ oraz wszelkie dokumenty z nią składane należy przygotować w jȩzyku polskim w formie pisemnej, w sposób czytelny, trwały. Wszystkie poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone datą i podpisem osoby/osób uprawnionej/nych do reprezentowania Wykonawcy (ujawnioną w odpowiednim rejestrze). Złożony podpis musi być czytelny i umożliwiający identyfikacjȩ podpisującego (dopuszczalny podpis z pieczątką imienną).
7.6. Zobowiązuje siȩ, aby wszystkie strony oferty ponumerować kolejno i trwale spiąć (zszyć, zbindować, wpiąć do skoroszytu), a strony zawierające jakąkolwiek treść zaparafować lub podpisać przez osobȩ/osoby uprawnioną/ne do reprezentowania Wykonawcy. Za kompletność złożonej oferty, która nie została ponumerowana Zamawiający nie bierze odpowiedzialności.
7.7. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertȩ. Złożenie przez tego samego Wykonawcȩ wiȩcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez niego.
7.8. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca, niezależnie od wyniku postȩpowania.
7.9. Oferta oraz dokumenty do niej dołączone winny być przygotowane zgodnie z wymogami zawartymi w zapytaniu ofertowym i odpowiadać jego treści.
7.10. Wykonawca zobowiązany jest do podpisania umowy na warunkach podanych w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 3 do zapytania.
7.11. Wykonawca zobowiązany jest złożyć:
7.11.1. ofertȩ na „Formularzu Oferty”, którego wzór stanowi złącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego;
7.11.2. „Formularz cenowy”, którego wzór stanowi złącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
8. Miejsce oraz termin składania ofert:
8.1. Pisemną ofertȩ wraz z formularzem cenowym i formularzem oferty należy złożyć w zaklejonej kopercie z podaną nazwą i adresem wykonawcy, opatrzoną napisem: „Oferta na sukcesywne dostawy materiałów elektrycznych dla potrzeb Urzędu Miasta Kalisza do dnia 31.12.2021 roku” na portierni budynku Ratusza mieszczącej siȩ na parterze Xxxxxx Miasta Kalisza, Główny Xxxxx 00, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30.04.2021r. do godziny 10:00.
8.2. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprawidłowego oznakowania opakowania lub braku na opakowaniu którejkolwiek z wyżej wymienionych informacji. Nie jest dopuszczalne złożenie oferty na inny adres Zamawiającego.
8.3. Oferta złożona po terminie zostanie odrzucona.
8.4. Za dostarczenie oferty w inne miejsce niż wskazane powyżej lub pozostawienie awizo Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności.
8.5. Termin dostarczenie (złożenia) pisemnej oferty Zamawiającemu jest jej wpływ do miejsca oznaczonego przez Zamawiającego jako miejsce składania ofert (a nie np. Kancelaria Ogólna Xxxxxx Miasta Kalisza lub inny sekretariat działający w strukturze organizacyjnej Zamawiającego).
9. Termin i miejsce otwarcia ofert:
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 30.04.2021 r. o godzinie 10:15 w pokoju nr 50a mieszczącym siȩ na II piȩtrze budynku Xxxxxx Miasta Kalisza, Główny Xxxxx 00 (Wydział Administracyjno- Gospodarczy).
10. Wycofanie lub zmiana złożonej oferty.
10.1. Złożenie oferty, jej wycofanie i zmiana może nastąpić jedynie w formie pisemnej. Złożenie tych pism w innej formie nie wywołuje jakichkolwiek skutków prawnych.
10.2. Wykonawca może wycofać złożoną ofertȩ pod warunkiem złożenia Zamawiającemu przed upływem terminu do składania ofert pisemnego oświadczenia w tej sprawie.
10.3. W przypadku, gdy Wykonawca chce dokonać zmiany, modyfikacji, uzupełnienia złożonej oferty, może tego dokonać wyłącznie przed upływem terminu do składania ofert. Pisemne oświadczenie w tej sprawie wraz ze zmianami musi zostać dostarczone Zamawiającemu w zamkniȩtej kopercie oznakowanej jak oferta, z dodatkowym widocznym napisem „Zmiana
oferty”. Koperty tak oznakowane zostaną otwarte po otwarciu koperty z ofertą Wykonawcy, której zmiany dotyczą.
11. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny oferty.
11.1. Przez Wykonawcȩ rozumie siȩ wyłącznie osobȩ, która złożyła ofertȩ.
11.2. Ocenie podlegać bȩdzie wartość brutto zaproponowana przez Wykonawcȩ w „Formularzu ofertowym” – cena oferty. Wartość ta powinna wynikać i zostać przeniesiona z „Formularza cenowego” z pozycji „Wartość brutto razem”.
11.3. Za najkorzystniejszą ofertȩ zostanie wybrana oferta z najniższą łączną ceną brutto.
11.4. Zaproponowana przez Wykonawcȩ w formularzu ofertowym cena brutto powinna zawierać wszelkie koszty wykonania zadania. Ryzyko błȩdnej kalkulacji ceny w ofercie obciąża Wykonawcȩ.
11.5. W toku badania ofert Xxxxxxxxxxx może żądać wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty.
11.6. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty.
11.7. Zamawiający nie bȩdzie rozpatrywał ofert:
- niezłożonych na formularzu, o którym mowa w pkt. 7 zapytania ofertowego;
- złożonych po terminie, o którym mowa w pkt. 8.1. zapytania ofertowego;
- niespełniających innych warunków, o których mowa w niniejszym zapytaniu ofertowym.
12. Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy.
12.1. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, powiadomiony bȩdzie pisemnie lub telefonicznie o terminie i miejscu podpisania umowy.
12.2. W przypadku wyboru jako oferty najkorzystniejszej oferty Wykonawców wspólnie ubiegających siȩ o zamówienie, Zamawiający może żądać dostarczenia umowy regulującej współpracȩ tych Wykonawców.
12.3. Wykonawca zobowiązany jest do podpisania umowy na udzielenie zamówienia stanowiącego przedmiot postȩpowania na warunkach podanych w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
13. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumienia się z Wykonawcami:
13.1. Zamawiający dopuszcza przekazywanie korespondencji tj. oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji pisemnie oraz dopuszcza możliwość porozumiewania siȩ drogą elektroniczną na adres e-mail: xxx@xx.xxxxxx.xx.
13.2. W przypadku otrzymania przez Wykonawcȩ pisma od Zamawiającego nieczytelnego, o nie pełnej treści itp. Wykonawca jest zobowiązany powiadomić o tym niezwłocznie Zamawiającego.
13.3. Korespondencjȩ należy kierować na adres: Wydział Administracyjno – Gospodarczy Urząd Miasta Kalisza, Główny Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, godziny pracy od poniedziałku do piątku od 730 do 1300 oraz od 1400 do 1930.
13.4. Osobą uprawioną do porozumiewania siȩ z Wykonawcami jest : Starszy specjalista Xxxxxx Xxxx tel: (00) 000 00 00, e-mail: xxxxx@xx.xxxxxx.xx; Wydział Administracyjno – Gospodarczy Urząd Miasta Kalisza Główny Xxxxx 00, xxxxx xx 00x.
13.5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających siȩ o zamówienie, korespondencja prowadzona bȩdzie wyłącznie z pełnomocnikiem.
14. Informacje dodatkowe:
14.1. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla siȩ od zawarcia umowy lub odmawia podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie Zamawiający może wybrać ofertȩ najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.
14.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia lub unieważnienia niniejszego postȩpowania na każdym etapie, w tym przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, bez podania przyczyn, bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert bądź prawo do ograniczenia przedmiotu zamówienia.
14.3. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu cywilnego jak i również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych, które nie ma zastosowania do niniejszego postȩpowania (art. 2 ust. 1 pkt. 1 Pzp).
14.4. Niniejsze zapytanie nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy.
14.5. Decyzja Zamawiającego o wykluczeniu Wykonawcy, odrzuceniu oferty jest decyzją ostateczną.
14.6. Nie prowadzi siȩ indywidualnych negocjacji na temat cen, terminów wykonania zamówienia i terminów składania ofert, za wyjątkiem sytuacji, w której zostały złożone oferty o takiej samej cenie. Wówczas Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
15. Ochrona danych osobowych w ramach zamówienia
15.1. Administratorem danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzonym postȩpowaniem o udzielenie zamówienia publicznego bȩdzie działający w imieniu zamawiającego – Miasta Kalisz jego organ wykonawczy Prezydent Miasta Kalisza. Z administratorem można kontaktować siȩ:
- listownie kierując korespondencjȩ na adres: Główny Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxx;
- telefonicznie: +48 62 / 765 4300 lub
- e-mailowo: xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.
15.2. Inspektor ochrony danych
Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych. Z Inspektorem można kontaktować siȩ we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych:
- listownie kierując korespondencjȩ na adres: Główny Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxx,
- telefonicznie: +48 62/ 765 43 56 lub
- e-mailowo: xxx@xx.xxxxxx.xx.
15.3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych.
Przekazane dane osobowe bȩdziemy przetwarzać w celu przeprowadzenia niniejszego postȩpowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z obowiązującym „Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Urzȩdzie Miasta Kalisza do kwoty stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych” (do niniejszego postȩpowania nie stosuje siȩ przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych – zastosowania mają przepisy kodeksu cywilnego). Podstawą prawną ich przetwarzania jest wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postȩpowaniu zgoda wykonawcy (osoby działającej w imieniu wykonawcy) tj. art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Europy (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), zwanej dalej „RODO” oraz wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny, ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wprowadzonego zarządzeniem Prezydenta Miasta Kalisza „Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzȩdzie Miasta Kalisza do kwoty stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych” tj. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Podstawą prawną ich przetwarzania może być również podjȩcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy tj art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
15.4. Odbiorcy danych osobowych
Pozyskane w ramach prowadzonego postȩpowania o udzielenie zamówienia publicznego dane mogą być udostȩpnione podmiotom (osobom) uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Ponieważ co do zasady postȩpowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne dane mogą być udostȩpnione wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom.
Ograniczenie dostȩpu do Państwa danych może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostȩpie do informacji publicznej o ile ich udostȩpnienie nie wynika z przepisów prawa. Ponadto odbiorcami danych zawartych w dokumentach związanych z postȩpowaniem o zamówienie publiczne mogą być podmioty z którymi Administrator zawarł umowy lub porozumienie na korzystanie z udostȩpnionych przez nie systemów informatycznych w zakresie przekazywania lub archiwizacji danych. Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest jednak wyłącznie do możliwości zapoznania siȩ z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii. Odbiorców tych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych.
15.5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
W związku z jawnością postȩpowania o udzielenie zamówienia publicznego Państwa dane mogą być przekazywane do państw z poza Europejskiego Obszaru Gospodarczego o ile dostȩp do nich nie podlega ograniczeniu na zasadach określonych w ustawie z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych lub art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostȩpie do informacji publicznej.
15.6.Okres przechowywania danych.
Przekazane dane osobowe bȩdą przechowywane przez czas trwania niniejszego postȩpowania, a nastȩpnie przez okres wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach tj. 5 lat. W przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE przez okres w jakim Zamawiający zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji w związku z uzyskaniem dofinansowania ze środków UE.
15.7. Praw osób, których dane dotyczą.
W odniesieniu do danych pozyskanych w związku z prowadzonym postȩpowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, osobie której dane dotyczą przysługują nastȩpujące prawa:
1) prawo dostȩpu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2) prawo do sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych;
3) prawo do usuniȩcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie nastȩpuje w celu wywiązania siȩ z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub zawartej umowy;
4) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
5) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Xxxxxx Ochrony Danych Osobowych (na adres Xxxxxx Ochrony Danych Osobowych, xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx).
15.8. Informacja o wymogu podania danych.
Podanie danych osobowych w związku z udziałem w postȩpowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie jest obowiązkowe, ale od ich podania uzależniony jest udział w postȩpowaniu.
Z-ca Naczelnika Wydziału Administracyjno - Gospodarczego
/-/
Xxxxx Xxxxxxxxxx
Załączniki:
1. Formularz oferty – do wypełnienia,
2. Formularz cenowy – do wypełnienia;
3. Projekt umowy.