Contract

UMOWA nr ……


zawarta w dniu ……….. w Krakowie pomiędzy:

Polskim Wydawnictwem Muzycznym z siedzibą w Krakowie, xx. Xxxxxxxxxxxx 00x, 00-000 Xxxxxx, wpisanym przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego do Rejestru Instytucji Kultury pod numerem: RIK 92/2016, nr NIP: PL 6762502246, REGON: 363717113, na rzecz i w imieniu którego działają:

Xxxxxx Xxxxx – Dyrektor-Redaktor Naczelny

Xxxxx Xxxxxxxxxxx – Zastępca Dyrektora ds. Ekonomicznych - Główny Księgowy

zwanym dalej „PWM” lub „Stroną”

a

……………………………………………………………………..

zwanym dalej “Wykonawcą” lub “Stroną”

Do przedmiotowej umowy nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. 2019 poz.1843) na podstawie art. 4 ust. 8, gdyż jej wartości nie przekracza równowartości kwoty: 30 000 euro.



§ 1 Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem umowy jest sukcesywna dostawa gotowych produktów zdobionych motywami muzycznymi produkcji firmy Agifty.

2. Lista produktów wraz z cenami jednostkowymi dostępna jest na stronie xxx.xxxxxx.xx.

3. Wykonawca poinformuje PWM w przypadku zmiany adresu strony z oficjalnym katalogiem produktów.


§ 2 Dostawy Artykułów

  1. Dostawy Artykułów będą realizowane sukcesywnie, na podstawie zamówień składanych przez PWM, zawierających szczegółowe wskazanie zamawianych Artykułów oraz określenie ilości.

  2. Zamówienia będą składane drogą elektroniczną (w formacie pdf lub pliku Excel) lub poprzez system internetowy Wykonawcy. Wykonawca niezwłocznie potwierdzi PWM fakt jego otrzymania.

  3. Wykonawca będzie przesyłał zamówione Artykuły na koszt PWM. Wyboru sposobu transportu dokonuje zawsze PWM. Wykonawca gwarantuje dostarczenie przedmiotu zamówienia w zabezpieczonych opakowaniach, w sposób uniemożliwiający dekompletację oraz chroniący przed uszkodzeniem. Termin dostawy zamówionych Artykułów wynosi …….. <zgodnie z ofertą Wykonawcy> kalendarzowych od daty otrzymania zamówienia

  4. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować zamówienie, o którym mowa w ust. 1 zgodnie z wymogami PWM określonymi w zamówieniu.



§ 3 Reklamacje

    1. PWM może odmówić przyjęcia dostawy, w przypadku:

  1. nie spełnienia przez oferowane dostawy wymagań stawianych przez PWM, o których mowa w §2 ust. 3,

  2. uszkodzenia lub wady przedmiotu zamówienia, , w szczególności spowodowanego nieprawidłowym zabezpieczeniem przedmiotu zamówienia podczas dostawy,

  3. dostawy zamówienia po przekroczeniu terminu, o którym mowa w §2 ust. 3.


    1. Stwierdzone i zgłoszone Wykonawcy rozbieżności pomiędzy zamawianym a dostarczonym towarem, tj. niezgodnym z zamówieniem, o którym mowa w §2 ust. 1, a polegające w szczególności na wystąpieniu braków ilościowych lub/i jakościowych, po przyjęciu towaru od Wykonawcy, będą stanowiły wiążący dokument reklamacyjny.

    2. PWM zobowiązuje się do złożenia reklamacji w terminie 5 dni kalendarzowych od chwili przyjęcia dostawy lub odmowy jej przyjęcia.

    3. Wykonawca zobowiązuje się do rozpatrzenia na piśmie złożonej reklamacji w terminie 5 dni kalendarzowych od momentu jej otrzymania.

    4. W razie uznania reklamacji, Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć PWM fakturę korygującą w terminie 7 dni kalendarzowych od daty uznania lub uzupełnić braki towarowe. Zapisy §2 ust. 3 zd. 2-4 stosuje się odpowiednio.

    5. W sytuacji, o której mowa w ust. 1 i 2 koszty wadliwej dostawy oraz ewentualnego zwrotu towaru niezgodnego z umową pokrywa Wykonawca.



§ 4 Rabat handlowy

        1. Strony ustalają, że rabat handlowy na Artykuły objęte przedmiotem Umowy, liczony od cen detalicznych katalogowych zamieszczonych na stronie internetowej
          producenta, o której mowa w § 1 ust. 2 przysługujący PWM wynosi ............% <zgodnie z ofertą Wykonawcy>.

  1. Ceny detaliczne katalogowe są uwidocznione na dokumentach sprzedaży wystawionych przez Wykonawcę.

  2. Strony ustalają, że rabat handlowy może być wyższy od ustalonego w ust. 1. Nie może być jednak niższy. Jeśli PWM otrzyma fakturę z niższym rabatem niż przewiduje umowa ma prawo zwrotu takiego towaru na koszt Wykonawcy.





§ 5 Płatności

  1. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie wyliczone na podstawie faktycznie dostarczonych ilości zamówionych artykułów i cen detalicznych z uwzględnieniem zaoferowanego rabatu, zgodnie z § 4 ust. 1.

  2. Płatność należności wynikających z poszczególnych faktur (Wynagrodzenie) następować będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy o numerze:
    ………………..

  3. Termin płatności wystawionych faktur VAT wynosi 30 dni kalendarzowych od momentu otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT. Adres do przesłania faktur to: xxxxxxx@xxx.xxx.xx.

  4. Zapłatę uważa się za dokonaną w dniu, w którym PWM polecił swojemu bankowi dokonanie przelewu wynagrodzenia Wykonawcy na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.

  5. Łączne maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu Umowy w okresie jej obowiązywania nie przekroczy kwoty: 123 000 zł brutto (słownie: sto dwadzieścia trzy tysiące złotych brutto 00/100). W przypadku niewykorzystania całości kwoty wartości Umowy, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec PWM.



§ 6 Okres obowiązywania i Rozwiązanie Umowy

  1. Umowa zostaje zawarta na czas określony 36 miesięcy od dnia zawarcia umowy lub do momentu wyczerpania kwoty określonej odpowiednio w § 5 ust 5.

  2. PWM przysługuje prawo wypowiedzenia niniejszej Umowy przy zachowaniu miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

  3. PWM może rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym, bez prawa dochodzenia roszczeń finansowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa , jeżeli zajdzie przynajmniej jedna z niżej wymienionych okoliczności:

    1. Wykonawca nie realizuje przedmiotu Umowy lub przerwa w realizacji przedmiotu Umowy przekracza 30 dni kalendarzowych.

    2. Wykonawca stosuje inne ceny detaliczne lub rabaty handlowe niż te określone w § 4.

  4. W przypadku wystąpienia opóźnienia w realizacji umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 1% wartości bieżącego zamówienia brutto, za każdy dzień zwłoki powyżej okresu wskazanego w § 2 ust. 3.

  5. W przypadku rozwiązania umowy przez PWM z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, o czym mowa w ust. 3, PWM naliczy Wykonawcy bezwarunkową karę umowną w wysokości 10% kwoty podanej w § 5 ust. 5.

  6. W przypadku powstania szkód z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przewyższających wysokość kar, o których mowa powyżej, PWM zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar.

  7. PWM ma prawo potrącenia kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy. Strony ustalają, że dodatkowe oświadczenia w zakresie potrącenia nie będą wymagane.

  8. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, PWM może odstąpić od umowy w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy.






§ 7 Zmiany w umowie

1. Zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Strony dopuszczają możliwość zwiększenia o 10% wartości umowy, o której mowa w § 5 ust. 5 umowy.

3. PWM przewiduje również możliwość zmiany postanowień niniejszej umowy w przypadkach:

a) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, w tym zmiana skutkująca koniecznością zapewnienia zgodności przedmiotu zamówienia ze zmienionym prawem;

b) konieczności zmiany sposobu realizacji umowy z uwagi na wystąpienie okoliczności spowodowanych siłą wyższą.



4. Strony dopuszczają możliwość przedłużenia terminu realizacji umowy o maksymalnie 3 miesiące w sytuacji gdy w terminie wskazanym w §6 ust. 1 umowy nie zostanie wykorzystana maksymalna kwota jaką PWM zamierza przeznaczyć na realizację niniejszej umowy. Dokładny okres przedłużenia realizacji umowy ustalony zostanie przez Strony w toku negocjacji, w odniesieniu do kwoty jaka pozostała PWM oraz możliwości Wykonawcy.



§ 8 Korespondencja i upoważnienie

  1. Strony ustalają, że korespondencja między nimi będzie uznana za doręczoną, jeżeli zostanie przesłana osobiście, pocztą kurierską, listem poleconym, faksem lub drogą elektroniczną za potwierdzeniem odbioru, że przekaz został zrealizowany na adresy Stron umowy widniejące jako ich siedziby zgodnie z aktualnym odpisem z właściwego rejestru. Korespondencja dotycząca rozliczeń finansowych, specyfikacji zwrotów będzie przesyłana na adres e-mail lub numer faksu PWM.

  2. Strony upoważniają się wzajemnie do wystawiania faktur VAT bez podpisu odbiorcy w zakresie niniejszej umowy, za wyjątkiem faktur korygujących, które dla swej ważności muszą być podpisane i odesłane przez ich odbiorcę.

Strony wskazują osoby odpowiedzialne za kontakt wraz z danymi teleadresowymi:
PWM:

Wykonawca:





§ 9 Poufność

1. Strony zobowiązują się do zachowania poufności wszelkich informacji, związanych z realizacją postanowień niniejszej umowy, z zastrzeżeniem sytuacji określonych we właściwych przepisach prawa oraz gdy informacje:

a) są powszechnie dostępne,

b) zostały podane do publicznej wiadomości w trybie niepowodującym naruszenia niniejszego zobowiązania,

c) muszą być ujawnione na żądanie uprawnionych organów lub w postępowaniu dowodowym w sporze sądowym lub arbitrażowym.

2. Informacje poufne obejmują dane osobowe, informacje finansowe, techniczne, technologiczne, handlowe, organizacyjne i inne, których ujawnienie może mieć istotny wpływ na realizację umowy lub funkcjonowanie Stron.

3. Stronom przysługuje bezwarunkowa kara umowna za naruszenie postanowień o poufności w wysokości 5 000 zł za każdy incydent.



§ 10 Postanowienia Końcowe

      1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego.

      2. Ewentualne spory mogące powstać na tle realizacji umowy Strony poddają rozstrzygnięciu odpowiedniemu Sądowi powszechnemu I lub II instancji właściwemu miejscowo dla siedziby PWM. Prawem obowiązującym jest prawo polskie.

      3. Strony zobowiązane są do wzajemnego informowania się o zmianach danych podanych w umowie, niezbędnych do jej wykonania.

      4. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym dla Wykonawcy i dwa dla PWM.

AGREEMENT No. ……..


concluded on …….. in Cracow by and between:

Polskie Wydawnictwo Muzyczne with its registered seat in Cracow, xx. Xxxxxxxxxxxx 00x, 00-000 Xxxxxx, entered into the Cultural Institutions Register by the Minister of Culture and National Heritage under no.: RIK 92/2016, NIP (Tax Identification Number): PL 6762502246, REGON: 3637171113 acting on behalf and for which are the following:

Xxxxxx Xxxxx – Director, Editor-in-Chief

Xxxxx Xxxxxxxxxxx – Deputy Director for Economic Matters – Chief Accountant

hereinafter referred to as „PWM” or „the Party”

and

…………………………………………………………………..

hereinafter referred to as “Contactor” or “the Party”

The provisions of the Act of 29 January 2004 - Public Procurement Law (unified text: Dz.U. 2019 poz.1843),) do not apply to the contract, based on art. 4 para. 8, because its value does not exceed the amount of: 30,000 euros.




§ 1 Subject matter of the Agreement

1. The subject of the agreement is a successive supply of Articles decorated with musical motifs produced by Agifty.

  1. The list of Articles with unit prices is available on website xxx.xxxxxx.xx.

  2. The Contractor will inform the PWM in case of changing website address with official catalogue.



§ 2 Articles Deliveries

  1. Articles Deliveries shall be executed successively based on orders submitted by the PWM, including a detailed indication of the Articles ordered and the determination of their quantity.

  2. Orders shall be submitted via electronic mail (in a .pdf or an Excel file format) or via the Contractor’s internet system. The Contractor will immediately confirm to the PWM the fact of receiving it.

  3. The Contractor shall send the ordered Articles at the PWM’s cost. The selection of the mode of transportation is done by the PWM. The Contractor guarantees the delivery of the subject matter of the order in secured packages in a manner preventing disassembly and securing them against damage. The deadline for the delivery of the ordered Articles is <according to the Agreement presented by the Contractor> after the date of the reception of the order.

  4. The Contractor undertakes to execute the order, mentioned in para. 1 in accordance with the PWM’s requirements, determined in the order.



§ 3 Complaints

    1. The PWM may refuse to accept the delivery in case:
      a) the offered deliveries do not meet the requirements posed by the PWM mentioned in §2 para. 3,

b) the subject matter of the order is damaged or has defects, in particular due to incorrectly securing the subject matter of the order during delivery,

c) the delivery of the order is made exceeding the deadlines mentioned in §2 para. 3.


    1. The discrepancies between the ordered and delivered goods, found and reported to the Contractor i.e. the goods not being in accordance with the order, mentioned in §2 para. 1, and including in particular the occurrence of quantitative or/and qualitative shortages, after the goods are accepted from the Contractor, shall constitute a binding complaint document.

    2. The PWM undertakes to submit a complaint within the deadline of 5 calendar days after accepting the delivery or refusing to accept it.

    3. The Contractor undertakes to consider the submitted complaint in writing within the deadline of 5 calendar days after it is received.

    4. Should the complaint be accepted, the Contractor undertakes to provide the PWM with a corrective invoice within the deadline of 7 calendar days after the acceptance or make up for the shortages. The provisions of §2 para. 3 sentence 2-4 apply accordingly.

    5. In the situation mentioned in para. 1 and 2, the costs of the defective delivery and the possible return of the goods not in accordance with the agreement are covered by the Contractor.


§ 4 Trade discount

        1. The Parties agree that the trade discount for the Articles covered by the subject matter of the Agreement, calculated from retail prices in the catalogue provided on the Producer’s website, which is mentioned in §1 para. 2 that the PWM is entitled to is ………..% <according to the Agreement presented by the Contractor>.

  1. The retail prices in the catalogue are shown on the sales documents issued by the Contractor.

  2. The Parties agree that the trade discount may be higher than established in para. 1. It cannot, however, be lower than that. Should the PWM receive an invoice with a trade discount lower than provided for in the agreement, he has the right to return such goods at the Contractor’s cost.


§ 5 Payments

  1. The remuneration of the Contractor shall be calculated on the basis of the real quantity delivered of ordered articles and retail prices with the established trade discount, in accordance with § 4 para. 1.

  2. The payment of the due amounts resulting from individual invoices (Remuneration) shall be made via money transfer to the Contractor’s bank account number:…………………….

  3. The deadline for the payment of the issued VAT invoices is 30 calendar days after the reception of a correctly issued VAT invoice. The address for sending invoices is: xxxxxxx@xxx.xxx.xx.

  4. Payment is considered made on the day when the PWM ordered their bank to make the transfer of the remuneration to the Contractor’s bank account indicated on the invoice.

  5. In total, the maximum Contractor’s remuneration on account of the execution of the subject matter of the Agreement within its validity period shall not exceed the amount of PLN 123 000 gross (one hundred twenty three thousand PLN gross). In the event of the total amount of the Contract value is not used, the Contractor shall not be entitled to any claim against the PWM.




§ 6 Validity period and termination of the Agreement

  1. The Agreement is concluded for a limited period of 36 months from the day it is concluded or until the amount determined in § 5 para. 5 is exhausted.

  2. The PWM is entitled to a right to terminate the present Agreement with one month’s notice, effective at the end of a calendar month.

  3. The PWM may terminate the Agreement with immediate effect, without the right to pursue financial claims on the basis of the applicable provisions of law, if at least one of the circumstances listed below occurs:

    1. The Contractor is not executing the subject matter of the Agreement or a break in the execution of the subject matter of the Agreement exceed 30 calendar days in total.

    2. The Contractor applies different retail prices or trade discounts than those determined in § 4.

  4. In case a default occurs in the execution of the agreement for reasons due to the Contractor’s fault, the Contractor shall pay a contractual penalty in the amount of 1% of the current order gross, for each day of delay over the period indicated in § 2 para. 3.

  5. In case the agreement is terminated from by the PWM for reasons due to the Contractor’s fault, as mentioned in para. 3, the PWM shall calculate an unconditional contractual penalty for the Contractor in the amount of 10% of the amount provided in § 5 para. 5.

  6. In the case of an occurrence of damages in respect of non-performance or undue performance of the agreement, exceeding the amount of the penalties mentioned above, the PWM reserves the right to pursue compensation exceeding the amount of the penalties reserved.

  7. The PWM has the right to deduct the contractual penalties from the Contractor’s remuneration. The Parties establish that additional statements in the scope of deduction shall not be required.

  8. Should a significant change occur regarding the circumstance causing the execution of the agreement to not be in the public interest, which cannot be foreseen at the moment of the conclusion of the agreement, the PWM may withdraw from the agreement within the deadline of a month after he has learned of the above-mentioned circumstances. In such case, the Contractor may only demand remuneration due to him on account of the execution of part of the agreement.



§ 7 Amendments to the Agreement

1. Amendments and complementations to the agreement require a written form, otherwise being null and void.

2. The Parties allow for the possibility to increase the value of the agreement mentioned in § 5 para. 5 of the Agreement by 10%.

3. The PWM also provides for the possibility to change the provisions of the present agreement in the following cases:

a) if a change occurs in the commonly applicable provisions of the law in the scope affecting the execution of the subject matter of the order, including a change resulting in the necessity to ensure accordance of the subject matter of the order with the changed law;

b) the necessity to change the manner of the execution of the agreement due to the occurrence of the circumstances caused by a force majeure.

4. The Parties allow for the possibility to extend the deadline for the execution of the agreement by a maximum of 3 months in a situation when within the deadline indicated in §6 para. 1 of the agreement the maximum amount which the PWM intends to allocate towards the execution of the present agreement is not used up. The exact period of the extension of the agreement will be determined by the Parties in the course of negotiations, in relation to the PWM’s amount left and the Contractor's possibilities.


§ 8 Correspondence and authorization

  1. The Parties agree that correspondence between them shall be deemed delivered if it is sent in person, via courier, a registered letter, fax or electronic mail with acknowledgment of receipt, that the transfer was executed to the addresses of the Parties to the agreement shown as their registered offices, in accordance with the current copy of an appropriate register. The correspondence concerning financial settlements, specification of returns shall be sent to the e-mail address of fax number of the PWM.

  2. The Parties authorize one another to issue VAT invoices without the recipients signature in the scope of this agreement, with the exception of correcting invoices, which in order to be valid, must be signed and sent back by the recipient.

  3. The Parties indicate persons responsible for contact with their contact data:
    The PWM:

The Contractor:




§ 9 Confidentiality

1. The Parties undertake to observe confidentiality in respect of all information related to the implementation of this contract, subject to the situations referred to in the relevant provisions of the law and where the information:

a) is generally available,

b) has been made public in a way that does not breach this obligation,

c) must be disclosed at the request of the competent authorities or in the course of bringing the evidence in a court or arbitration dispute.

2. Confidential information includes personal information, financial information, technical, technological, commercial, organizational and other information, the disclosure of which may have a significant impact on the implementation of the contract or operations of the Parties.

3. The PWM shall be entitled to an unconditional contractual penalty for the infringement of the provisions of confidentiality in the amount of PLN 5,000 per each incident.


§ 10 Final Provisions

      1. In cases not settled by the present agreement, the provisions of the Civil Code shall apply.

      2. Any and all possible disputes that may arise due to the execution of the present Agreement the Parties submit to the appropriate common court of first of second instance, competent for the registered office of the PWM to settle. The Polish law is applicable.

      3. The Parties are obliged to notify one another regarding changes to the data provided in the agreement, necessary for its execution.

      4. The Agreement has been drawn up in three identical copies: one for the Contractor and two for the PWM.


Wykonawca / Contractor PWM / the PWM



­­­­­­­­­­­­­_____________________________________________ _________________________________________



Document Metadata

Filed: March 25th, 2020