SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie

PODSTAWOWYM Z MOŻLIWOŚCIĄ PROWADZENIA NEGOCJACJI

na podstawie art. 275 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.), o wartości szacunkowej zamówienia poniżej 215 000 EURO,

nie mniejszej jednak niż 130 000 złotych.

oznaczenie sprawy: EZP.26.201.2023

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Świadczenie usługi gwarancyjnej wraz z opieką powdrożeniową Zintegrowanego Systemu Zarządzania ERP (Enterprise Resource Planning)

ZATWIERDZAM:

Pełnomocnik dyrektora PIG-PIB ds. zamówień publicznych Xxxxxxx Xxxxxxx

1. ZAMAWIAJĄCY

Państwowy Instytut Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy 00-000 Xxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxx 0

NIP: 000-000-00-00, REGON: 000332133

wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla

m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000122099.

Adres strony internetowej prowadzonego postępowania: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxx, zwana dalej również

„Platformą”.

2.

ADRES STRONY INTERNETOWEJ, NA KTÓREJ UDOSTĘPNIANE BĘDĄ ZMIANY I WYJAŚNIENIA TREŚCI

SWZ ORAZ INNE DOKUMENTY ZAMÓWIENIA BEZPOŚREDNIO ZWIĄZANE Z POSTĘPOWANIEM

O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

Zmiany i wyjaśnienia SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem

o udzielenie zamówienia będą udostępniane na stronie internetowej: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxx.

3. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

3.1. Postępowanie o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2023 poz. 1605 z późn zm.) - zwanej dalej ”ustawą Pzp” – oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, w szczególności rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy – zwanego dalej

„rozporządzeniem MR”- w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 2 ustawy Pzp oraz niniejszej Specyfikacji Warunków Zamówienia, zwaną dalej „SWZ”.

3.2. Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia

treści ofert, które podlegać będą ocenie w ramach kryterium oceny ofert.

3.3. W przypadku skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z uprawnienia wynikającego z art. 275 pkt 2 ustawy Pzp, Zamawiający przewiduje możliwość ograniczenia liczby Wykonawców, których zaprosi do negocjacji do liczby zapewniającej konkurencję – nie mniej jednak niż 3 i nie więcej niż 5. Jeśli liczba złożonych ofert będzie mniejsza niż 3, Zamawiający zaprosi do negocjacji wszystkich Wykonawców, których oferty nie podlegały odrzuceniu.

3.4. Zamawiający, w celu ograniczenia liczby Wykonawców zaproszonych do negocjacji ofert, zastosuje kryterium oceny ofert opisane w pkt 17 SWZ.

3.5. Zamawiający poinformuje równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy w odpowiedzi na ogłoszenia

o zamówieniu złożą ofertę o Wykonawcach:

3.5.1. których oferty nie zostały odrzucone, oraz punktacji przyznanej ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łącznej punktacji,

3.5.2. których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne,

3.5.3. którzy nie zostali zakwalifikowani do negocjacji oraz punktacji przyznanej ich oferentom w każdym

kryterium oceny ofert i łącznej punktacji, w przypadku, o którym mowa w art. 288 ust. 1 ustawy Pzp.

3.6. Zamawiający, w zaproszeniu do negocjacji, wskaże miejsce, termin i sposób prowadzenia negocjacji oraz kryteria oceny ofert, w ramach których będą prowadzone negocjacje w celu ulepszenia treści ofert.

3.7. Prowadzone negocjacje będą miały charakter poufny.

3.8. Zamawiający poinformuje równocześnie wszystkich Wykonawców, których oferty złożono w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu nie zostaną odrzucone i którzy brali udział w negocjacjach, o zakończeniu negocjacji oraz zaprosi ich do składania ofert dodatkowych.

3.9. Zamawiający wyznaczy termin na złożenie ofert dodatkowych z uwzględnieniem czasu potrzebnego na przygotowanie tych ofert, z tym, że termin ten nie będzie krótszy niż 5 dni od dnia przekazania zaproszenia, do składania ofert dodatkowych.

3.10. Wykonawca będzie mógł złożyć ofertę dodatkową, która zawierać będzie nowe propozycje w zakresie treści oferty podlegającej ocenie w ramach kryteriów oceny ofert wskazanych przez Xxxxxxxxxxxxx w zaproszeniu do negocjacji.

3.11. Oferta dodatkowa nie będzie mogła być mniej korzystna w żadnym z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji niż oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.

3.12. Oferta przestaje wiązać Wykonawców z zakresie, w jakim złoży on ofertę dodatkową zawierającą korzystniejsze propozycje w ramach każdego z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji.

3.13. Oferta dodatkowa, która będzie mniej korzystna w którymkolwiek z kryterium oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji niż oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, podlegać będzie odrzuceniu.

3.14. Ofertę Wykonawcy niezaproszonego do negocjacji uznaje się za odrzuconą.

3.15. Jeżeli Zamawiający uzna, po otwarciu ofert, ze nie będzie prowadził negocjacji, dokona wyboru najkorzystniejszej oferty spośród niepodlegających odrzuceniu ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.

3.16. Szacunkowa wartość przedmiotowego zamówienia nie przekracza progów unijnych o jakich mowa w art. 3 ustawy Pzp.

3.17. Zgodnie z art. 310 pkt 1 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie w całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.

3.18. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej.

3.19. Zamawiający nie przewiduje złożenia oferty w postaci katalogów elektronicznych.

3.20. Zamawiający nie prowadzi postępowania w celu zawarcia umowy ramowej.

3.21. Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez Wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp.

4. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

4.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi gwarancyjnej (maintenence) wraz z opieką powdrożeniową Zintegrowanego Systemu Zarządzania ERP (Enterprise Resource Planning).

4.2. Szczegółowy zakres oraz sposób realizacji przedmiotu zamówienia został określony w:

− załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia

− załączniku nr 2 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy.

4.3. Oznaczenie przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Kod i nazwa CPV: 71356300-1 Usługi w zakresie wsparcia technicznego.

4.4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający nie dokonuje podziału ponieważ podział przedmiotu zamówienia na części grozi nadmiernymi trudnościami technicznymi oraz generuje poważne ryzyko niewłaściwego wykonania zamówienia.

4.5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

4.6. Zamawiający na podstawie art. 441 ustawy Pzp przewiduje zastosowanie prawa opcji.

4.6.1. Realizacja prawa opcji polegać będzie na zwiększeniu ilości roboczogodzin serwisu powdrożeniowego

ze 150, o maksymalnie 250 roboczogodzin – do 400 roboczogodzin łącznie.

4.6.2. Prawo opcji dla ww. okoliczności, realizowane będzie na takich samych warunkach jak zamówienie podstawowe.

4.7. Cena świadczenia usług świadczonych w ramach prawa opcji będzie identyczna jak zamówienia podstawowego, określonego w Ofercie Wykonawcy złożonej przez Wykonawcę na wzorze formularza oferty stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ.

4.8. Zamawiający będzie mógł skorzystać z prawa opcji w sytuacjach i na zasadach opisanych w § 1. PRZEDMIOT UMOWY ust. 4. Załącznika nr 2 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy.

4.9. Zamawiający nie ma obowiązku korzystać z prawa opcji. Wykonawcy nie przysługuje prawo roszczeń z tytułu

niewykorzystania prawa opcji lub jego pełnej wartości.

4.10. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.

4.11. Wymagania związane z realizacją zamówienia w zakresie zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.

- Kodeks pracy (x.x. Xx. U. z 2022 r. poz. 1510) obejmują następujących pracowników:

4.11.1. indywidualny opiekun nadzorujący realizację usług serwisowych,

4.11.2. indywidualny opiekun nadzorujący realizację usług serwisu powdrożeniowego.

Do zadań osób/osoby pełniącej funkcję indywidualnego opiekuna nadzorującego realizację usług serwisowych oraz indywidualnego opiekuna nadzorujący realizację usług serwisu powdrożeniowego należało będzie w szczególności udzielanie natychmiastowej pomocy, jeśli pojawią się wątpliwości lub trudności przy realizacji usługi. Indywidualni opiekunowie będą udzielać Zamawiającemu wszelkich informacji związanych z organizacją świadczenia usługi.

W każdej sytuacji, gdy powstanie potrzeba przekazania uwag, wyjaśnienia wątpliwości czy złożenia reklamacji, indywidualni opiekunowie będą dostępni pod telefonem komórkowym oraz adresem e-mail. Indywidualni opiekunowie na bieżąco będą monitorować realizację spraw zgłoszonych przez osoby uprawnione oraz będą udzielać pomocy w zakresie realizacji umowy przez Wykonawcę.

4.12. Szczegółowe wymagania dotyczące realizacji oraz egzekwowania wymogu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy zostały określone w Projektowanych postanowieniach umowy ramowej oraz Opisie Przedmiotu Zamówienia (OPZ), stanowiącymi odpowiednio Załącznik nr 2 oraz Załącznik nr 1 do SWZ.

5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

5.1. Termin realizacja zamówienia: 12 miesięcy od dnia zawarcia Umowy.

6. PODWYKONAWSTWO

6.1 Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy (podwykonawcom).

6.2 Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia

6.3 Zamawiający wymaga, aby w przypadku powierzenia części zamówienia podwykonawcom, Wykonawca wskazał w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podał (o ile są mu wiadome na tym etapie) nazwy (firmy) tych podwykonawców.

6.4 W przypadku niewskazania części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i firm podwykonawców, przyjmuje się, iż przedmiot zamówienia zostanie w całości wykonany samodzielnie przez Wykonawcę.

6.5 Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności

za należyte wykonanie tego zamówienia.

7. PODSTAWY WYKLUCZENIA ORAZ WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

7.1. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w:

7.1.1. art. 108 ust. 1 ustawy Pzp;

7.1.2. art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp;

7.1.3. art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2022 poz. 835).

7.2. Wykluczenie Wykonawcy następuje zgodnie z art. 111 ustawy Pzp.

7.3. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postepowaniu:

7.3.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:

Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie;

7.3.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:

Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie;

7.3.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej:

Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie;

7.3.4. zdolności technicznej lub zawodowej:

Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał co najmniej 2 (dwie) usługi wsparcia systemu informatycznego ERP, trwające nieprzerwalnie nie mniej niż 12 miesięcy, każda z nich.

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w ramach realizacji usług,

o których mowa powyżej, świadczył lub świadczy usługi obejmujące swoim zakresem łącznie:

a) usługi serwisowe polegające w szczególności na usuwaniu awarii systemu,

b) usługi wsparcia technicznego polegającego w szczególności na dostarczaniu aktualizacji systemu do wersji wyższej, usuwaniu błędów powstałych w trakcie eksploatacji systemu informatycznego,

c) usługi modyfikacji systemu informatycznego.

Uwaga:

W przypadku usług, które są nadal wykonywane – Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że realizował usługi przez okres nie krótszy niż 12 miesięcy.

7.4. Zamawiający, w stosunku do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej – dopuszcza łączne spełnianie warunku przez Wykonawców.

7.5. Zamawiający może na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

8. POLEGANIE NA ZASOBACH INNYCH PODMIOTÓW

8.1. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.

8.2. W odniesieniu do warunków dotyczących doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają świadczenie do realizacji którego te zdolności są wymagane.

8.3. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.

8.4. Zamawiający ocenia, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu, a także bada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem wykonawcy.

8.5. Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzają spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, Zamawiający żąda, aby Wykonawca w terminie określonym przez Xxxxxxxxxxxxx zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo wykazał, że samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu.

8.6. UWAGA: Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.

8.7. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 9.2.1. SWZ, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby, zgodnie z katalogiem dokumentów określonych w pkt 9 SWZ.

9.

OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY, JAKIE ZOBOWIĄZANI SĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU WYKAZANIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU i BRAKU PODSTAW

WYKLUCZENIA (PODMIOTOWE ŚRODKI DOWODOWE)

9.1. Na ofertę składa się:

9.1.1. formularz „Oferta” stanowiący załącznik nr 3 do SWZ.

9.2. Oświadczenia lub dokumenty składane razem z ofertą:

9.2.1. oświadczenie, o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – zgodnie z Załącznikiem nr 4 do SWZ;

9.2.2. zobowiązanie innego podmiotu lub inny podmiotowy środek dowodowy, o których mowa w pkt 8.4 SWZ

(jeżeli dotyczy) – Załącznik nr 5 do SWZ;

9.2.3. oświadczenie Wykonawców występujących wspólnie, z którego treści wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy, o którym mowa w pkt 11.4 SWZ (jeżeli dotyczy) – zgodnie z Załącznikiem nr 6 do SWZ;

9.2.4. oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu dla podmiotów udostępniających zasoby – zgodnie z załącznikiem nr 7 do SWZ (jeżeli dotyczy);

9.2.5. dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty, odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy);

9.2.6. uzasadnienie dotyczące zastrzeżenia dokumentów jako tajemnica przedsiębiorstwa (jeżeli dotyczy).

9.3. Informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 9.2.1 SWZ stanowią wstępne potwierdzenie,

że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

9.4. Zamawiający wezwie Wykonawców, których oferty zostały najwyżej ocenione, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.

9.5. Podmiotowe środki dowodowe wymagane od Wykonawcy na potwierdzenie nie podlegania wykluczeniu

obejmują:

9.5.1. oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2021 r. poz. 275), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej Zamawiający odstąpi od wezwania do złożenia oświadczenia jeżeli w postępowaniu zostanie złożona 1 oferta;

9.5.2. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 9.2.1. SWZ, także oświadczenie podmiotu

udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby, zgodnie z katalogami dokumentów określonymi w pkt 9.6.1. SWZ.

9.5.3. odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

9.5.4. jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów o których mowa w pkt 9.5.3. SWZ składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Dokumenty powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem;

9.5.5. jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 9.5.4 SWZ, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy. Dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.

9.6. Podmiotowe środki dowodowe wymagane od Wykonawcy na potwierdzenie spełnienia warunków udziału

w postępowaniu obejmują:

9.6.1. wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, daty wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.

9.7. Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli:

9.7.1. może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile Wykonawca wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 9.2.1. SWZ dane umożliwiające dostęp do tych środków;

9.7.2. jest w ich posiadaniu, pod warunkiem, że Wykonawca potwierdzi ich prawidłowość i aktualność (podmiotowym środkiem dowodowym jest oświadczenie, którego treść odpowiada zakresowi oświadczenia, o którym mowa w pkt. 9.2.1 SWZ).

9.8. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które Zamawiający posiada,

jeżeli Wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.

9.9. W zakresie nieuregulowanym ustawą Pzp lub niniejszą SWZ do oświadczeń i dokumentów składanych przez Wykonawcę w postępowaniu zastosowanie mają w szczególności przepisy rozporządzenia MR oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.

10. INFORMACJA O PRZEDMIOTOWYCH ŚRODKACH DOWODOWYCH

10.1. Zamawiający nie wymaga złożenia przedmiotowych środków dowodowych.

11. INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCYCH SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

(SPÓŁKI CYWILNE/ KONSORCJA)

11.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

11.2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w pkt 9.2.1. SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

11.3. W odniesieniu do warunków określonych w pkt 7.3 SWZ, wymagania te mogą być spełnione wspólnie przez Wykonawców składających ofertę wspólną (nie musi ich spełniać osobno każdy z Wykonawców składających ofertę wspólną). Na ich potwierdzenie należy złożyć dokumenty określone w pkt 9.6 SWZ.

11.4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które dostawy wykonają poszczególni Wykonawcy.

11.5. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy

z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

11.6. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają dostawy, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji Wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które dostawy wykonają poszczególni Wykonawcy.

12. SPOSÓB KOMUNIKACJI

12.1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344).

12.2. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się za pośrednictwem Platformy, o której mowa w pkt 1 SWZ i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego” dostępnego na stronie Platformy dotyczącej danego postępowania. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem Platformy poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego.

12.3. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z Platformy znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/00-xxxxxxxxxx.

12.4. Wykonawca, przystępując do przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia:

12.4.1. akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Regulaminie dostępnym w zakładce „Regulamin” na stronie internetowej pod adresem: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/0-xxxxxxxxx oraz uznaje go za wiążący;

12.4.2. zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert dostępnej w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/00-xxxxxxxxxx.

12.5. Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy. Informacje dotyczące przedmiotowego postępowania Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy do konkretnego Wykonawcy. Wykonawca w trakcie toczącego się postępowania powinien sprawdzać komunikaty i wiadomości przesłane przez Zamawiającego bezpośrednio na Platformie, gdyż system powiadomień Platformy może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.

12.6. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia,

zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.

12.7. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo – aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie, tj.:

12.7.1. stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

12.7.2. komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;

12.7.3. zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0.;

12.7.4. włączona obsługa JavaScript;

12.7.5. zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf;

12.7.6. Platforma działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8;

12.7.7. oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

12.8. Ofertę, a także oświadczenie o jakim mowa w pkt 9.2.1. SWZ składa się w oryginale, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w formie lub postaci elektronicznej.

12.9. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane przez Wykonawcę muszą być zgodne z obowiązującym Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

12.10. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. 2020 r., poz. 2452) oraz rozporządzenia MR.

13. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT ORAZ WYMAGANIA FORMALNE DOTYCZĄCE SKŁADANYCH OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW

13.1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

13.2. Treść oferty musi odpowiadać treści SWZ.

13.3. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy. W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, Zamawiający żąda od Wykonawcy odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru.

13.4. Oferta oraz pozostałe oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie formularzy zamieszczonych w załącznikach do SWZ, powinny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami.

13.5. Oferta wraz z załącznikami musi być sformułowana w języku polskim, w sposób czytelny, logiczny, z zachowaniem postaci elektronicznej (Zamawiający rekomenduje następujące formaty danych .doc, .docx, .pdf) i podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

13.6. Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy umieścić na Platformie pod adresem: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxx. Do oferty należy dołączyć wszystkie wymagane w SWZ dokumenty. Po wypełnieniu Formularza składania oferty lub wniosku i dołączenia wszystkich wymaganych załączników należy kliknąć przycisk „Przejdź do podsumowania”. Szczegółowa instrukcja dla Wykonawców dotycząca złożenia, zmiany i wycofania oferty znajduje się na stronie internetowej pod adresem: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/00-xxxxxxxxxx.

13.7. Oferta lub wniosek składana elektronicznie musi zostać podpisana elektronicznym podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W procesie składania oferty za pośrednictwem xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, Wykonawca powinien złożyć podpis bezpośrednio na dokumentach przesłanych za pośrednictwem xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Zalecamy stosowanie podpisu na każdym załączonym pliku osobno.

13.8. W przypadku konieczności skompresowania w ofercie kilku dokumentów, użytkownik powinien te dokumenty zapisać jako .zip, .7Z, .tar, .gz (Zamawiający rekomenduje zapisać dokumenty jako .zip). Oferta skompresowana do innego formatu danych niż .zip, .7Z, .tar, .gz zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 6 ustawy Pzp.

13.9. Za datę złożenia oferty przyjmuje się datę jej przekazania w systemie (platformie) w drugim kroku składania oferty poprzez kliknięcie przycisku “Złóż ofertę” i wyświetlenie się komunikatu, że oferta została zaszyfrowana i złożona.

13.10. Dokumenty lub oświadczenia sporządzone w języku obcym Wykonawca musi złożyć wraz z tłumaczeniem

na język polski. Podczas oceny ofert Xxxxxxxxxxx będzie się opierał na tekście przetłumaczonym na język polski.

13.11. Jeśli oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233), Wykonawca powinien nie później niż w terminie składania ofert, zastrzec, że nie mogą one być udostępnione oraz wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Na Platformie w formularzu składania oferty znajduje się miejsce wyznaczone do dołączenia części oferty stanowiącej tajemnicę przedsiębiorstwa

13.12. Stosownie do powyższego, jeśli Wykonawca nie dopełni ww. obowiązków wynikających z ustawy, Zamawiający będzie miał podstawę do uznania, że zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa jest bezskuteczne i w związku z tym potraktuje daną informację, jako niepodlegającą ochronie i niestanowiącą tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

13.13. Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę za pośrednictwem

Platformy.

13.14. Wszystkie koszty związane z uczestnictwem w postępowaniu, w szczególności z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca składający ofertę. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

14. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 30 dni, tj. do dnia 03.01.2024 r. Bieg terminu związania ofertą

rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

15. SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT

15.1 Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Platformy pod adresem: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxx.

15.2 Termin składania ofert upływa w dniu 05.12.2023 r. o godz. 10:00.

15.3 Otwarcie ofert nastąpi w dniu 05.12.2023 r. o godzinie 10:05.

15.4 Najpóźniej przed otwarciem ofert, Zamawiający udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

15.5 Niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępnia się na stronie internetowej prowadzonego postępowania w sekcji

„Komunikaty” informacje o:

15.5.1 nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności

gospodarczej albo miejscach zamieszkania Wykonawców, których oferty zostały otwarte;

15.5.2 cenach.

16. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY OFERTY

16.1 Wykonawca podaje cenę za realizację przedmiotu zamówienia zgodnie ze wzorem formularza „Oferta” –

załącznik nr 3 do SWZ.

16.2 Cena w formularzu „Oferta” musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszej SWZ oraz obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.

16.3 Wszystkie ceny netto określone przez Wykonawcę w formularzu „Oferta” zostaną ustalone na okres ważności

umowy i nie będą podlegały zmianom.

16.4 Zamawiający będzie poprawiał oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek.

16.5 Wszystkie ceny będą określone w złotych polskich (PLN) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a wszystkie płatności będą realizowane w złotych polskich, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

16.6 Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walucie obcej.

16.7 Jeżeli została złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931), dla celów zastosowania kryterium ceny, Zamawiający dolicza do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć. W ofercie, o której mowa w pkt 16.1. SWZ, Wykonawca ma obowiązek:

16.7.1 poinformowania Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego;

16.7.2 wskazania nazwy (rodzaju) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły

do powstania obowiązku podatkowego;

16.7.3 wskazania wartości towaru lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym Zamawiającego, bez kwoty podatku;

16.7.4 wskazania stawki podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą Wykonawcy, będzie miała

zastosowanie.

16.8 Wzór formularza „Oferta” został opracowany przy założeniu, iż wybór oferty nie będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego w zakresie podatku VAT. W przypadku, gdy Wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie o powstaniu u Zamawiającego obowiązku podatkowego, to winien odpowiednio zmodyfikować treść formularza.

16.9 W przypadku gdy ofertę składa osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej cena oferty powinna zawierać zaliczkę na podatek dochodowy oraz wszelkie należne składki, które to Zamawiający, zgodnie z obowiązującymi przepisami, będzie zobowiązany naliczyć i odprowadzić. Tym samym, Wykonawca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej wyrazi zgodę na pomniejszenie swoich należności (ceny oferty) o zaliczki i składki, które Zamawiający będzie zobowiązany naliczyć i odprowadzić w związku z realizacją umowy. Należność wypłacona bezpośrednio Wykonawcy nie będzie wówczas równa cenie oferty. Wobec powyższego w celu zapewnienia porównywalności ofert cena oferty złożonej przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej powinna zawierać zaliczkę na podatek dochodowy oraz wszelkie należne składki, które to Zamawiający, zgodnie z obowiązującymi przepisami, byłby zobowiązany naliczyć i odprowadzić.

16.10 Zamawiający zwróci się o udzielenie wyjaśnień (w tym złożenie dowodów) jeżeli cena oferty lub jej istotne części składowe wydadzą się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia i będą budziły wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów.

17. OPIS KRYTERIÓW OCENY OFERT WRAZ Z PODANIEM WAG TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT

17.1 Ocenie zostaną poddane oferty nie podlegające odrzuceniu.

17.2 Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował określonym następującymi kryteriami i ich znaczeniem:

Nazwa kryterium	Waga podana w punktach
Cena brutto za usługi gwarancyjne (C)	70
Cena brutto za godzinę usług serwisowych powdrożeniowych (S)	15
Czas naprawy (usunięcia) błędów w oprogramowaniu (N)	15

17.3 Oferty oceniane będą w następujący sposób:

17.3.1 w kryterium „cena brutto za usługi gwarancyjne” (C):

najniższa cena za usługi gwarancyjne

C = x 70 pkt

cena oferty badanej

Maksymalna liczba punktów w tym kryterium wynosi 70.

17.3.2 w kryterium „cena brutto za godzinę usług serwisowych powdrożeniowych” (S):

najniższa cena za godzinę usług serwisowych

powdrożeniowych

S = x 15 pkt

cena oferty badanej

Maksymalna liczba punktów w tym kryterium wynosi 15.

17.3.3 w kryterium „czas naprawy (usunięcia) błędów w oprogramowaniu” (N):

Zamawiający przyzna punkty za wskazany w ofercie czas naprawy (usunięcia) błędów oprogramowania, zgodnie z poniższą tabelą:

L.p.	Czas naprawy (usunięcia) błędów	Punktacja
1	W przypadku obsługi błędu krytycznego:
1.1	zaoferowanie minimalnego czasu naprawy oprogramowania do 6 godzin	5 pkt
1.2	zaoferowanie czasu naprawy oprogramowania w przedziale od 7 do 9 godzin	2,5 pkt
1.3	zaoferowanie czasu naprawy oprogramowania w przedziale od 10 do 12 godzin	0 pkt
2	W przypadku obsługi błędu ważnego:
2.1	zaoferowanie minimalnego czasu naprawy oprogramowania do 24 godzin	5 pkt
2.2	zaoferowanie czasu naprawy oprogramowania w przedziale od 25 do 39 godzin	2,5 pkt
2.3	zaoferowanie czasu naprawy oprogramowania w przedziale od 40 do 48 godzin	0 pkt
3	W przypadku obsługi błędu normalnego:
3.1	zaoferowanie minimalnego czasu naprawy oprogramowania do 80 godzin	5 pkt
3.2	zaoferowanie czasu naprawy oprogramowania w przedziale od 81 do 120 godzin	2,5 pkt
3.3	zaoferowanie czasu naprawy oprogramowania w przedziale od 121 do 160 godzin	0 pkt

Uwaga:

W przypadku, gdy Wykonawca nie wskaże w ofercie czasu naprawy (usunięcia) danego błędu, Zamawiający przyjmie, że Wykonawca zaoferował maksymalny czas naprawy dla błędu i przyzna ofercie w kryterium 0 punktów (w zakresie danego błędu).

W przypadku, gdy Wykonawca zaoferuje czas naprawy (usunięcia) błędu dłuższy niż przewidziane w tabeli powyżej, jego oferta zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust 1 pkt 5) ustawy Pzp.

17.4 Wybór najkorzystniejszej oferty będzie dokonany na podstawie uzyskanej liczby punktów w oparciu o kryteria oceny ofert wg poniższego wzoru:

R = C + S + N

Gdzie:

R – suma punktów uzyskanych w kryteriach

C – liczba punktów uzyskanych w kryterium cena brutto za usługi gwarancyjne

S – liczba punktów uzyskanych w kryterium cena brutto za godzinę usług serwisowych powdrożeniowych

N – liczba punktów uzyskanych w kryterium czas naprawy (usunięcia) błędów w oprogramowaniu

17.5 Liczba punktów przyznana poszczególnym ofertom zostanie obliczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

17.6 W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej

oferty, w tym zaoferowanej ceny.

18 WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

19 WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

20 INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH JAKIE MUSZĄ ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

20.1 Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia

przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.

20.2 Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego przed upływem terminu, o którym mowa w pkt 20.1 SWZ, jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym w trybie podstawowym złożono tylko jedną ofertę.

20.3 W przypadku wyboru oferty złożonej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

20.4 Wykonawca będzie zobowiązany do podpisania umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.

20.5 Przed podpisaniem umowy Wykonawca powinien dostarczyć: pełnomocnictwo do podpisania umowy, jeżeli

nie wynika ono z załączonych do oferty dokumentów.

21 INFORMACJE O TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY ORAZ MOŻLIWOŚCI JEJ ZMIANY

21.1 Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach

określonych w Projektowych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.

21.2 Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.

21.3 Na podstawie art. 455 ust. 1 i 2 ustawy Pzp, Zamawiający przewiduje możliwość zmian zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie wskazanym w Projektowych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ .

21.4 Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej.

22 POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY

Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach przewidzianych w dziale IX ustawy Pzp (art. 505–590).

23 DANE OSOBOWE

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

- administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Państwowy Instytut Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy, xx. Xxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, tel. (x00) 00 00 00 000, fax. tel. (x00) 00 00 00 000, email xxxxx@xxx.xxx.xx;

- administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować w sprawach ochrony i przetwarzania danych osobowych pod adresem poczty elektronicznej: xxx@xxx.xxx.xx lub pisemnie na adres siedziby PIG-PIB;

- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowanych procedur udzielania zamówień publicznych spoczywających na Zamawiającym;

- odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja

postępowania w oparciu o art.18 oraz art. 74 ustawy Pzp;

- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

- obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

- w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

- posiada Pani/Pan:

a. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

b. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

c. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;

d. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

- nie przysługuje Pani/Panu:

a. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną

przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

- Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od Wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

24 ZAŁĄCZNIKI:

24.1. Załącznik nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia;

24.2. Załącznik nr 2 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy;

24.3. Załącznik nr 3 do SWZ – Formularz „Oferta”;

24.4. Załącznik nr 4 do SWZ – Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnieniu warunków udziału

w postępowaniu;

24.5. Załącznik nr 5 do SWZ – Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby;

24.6. Załącznik nr 6 do SWZ – Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;

24.7. Załącznik nr 7 do SWZ – Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o niepodleganiu wykluczeniu oraz

spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

Załącznik nr 1 do SWZ

Opis Przedmiotu Zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie opieki gwarancyjnej – Maintenance oraz serwisowej do posiadanego przez Zamawiającego Zintegrowanego Systemu Zarządzania klasy ERP (Enterprise Resource Planning) wraz z opieką powdrożeniową – 12 miesięcy.

1. Opieka gwarancyjna Maintenance, serwisowa (Asysta techniczna) obejmować będzie w szczególności:

1) Następujące obszary funkcjonalne:

a) SIMPLE.ERP – BDG,

b) SIMPLE.ERP – BUD,

c) SIMPLE.ERP – ePIT,

d) SIMPLE.ERP – eZLA,

e) SIMPLE.ERP – FK,

f) SIMPLE.ERP – HCM,

g) SIMPLE.ERP – PPK,

h) SIMPLE.ERP – HRUMCP,

i) SIMPLE.ERP – HRUMOP,

j) SIMPLE.ERP – INFO,

k) SIMPLE.ERP – INTEGRACJA,

l) SIMPLE.ERP – JPK,

m) SIMPLE.ERP – MT,

n) SIMPLE.ERP – OT,

o) SIMPLE.ERP – PER

p) SIMPLE.ERP – PORTALPRAC,

q) SIMPLE.ERP – PER.RAPORT,

r) SIMPLE.ERP – SPRVAT,

s) SIMPLE.ERP – ZMF,

t) SIMPLE.ERP – ZMF_SM,

u) SIMPLE.ERP – ZMF_ST,

v) SIMPLE.ERP – eSPRAWOZDANIA,

w) XXXXXX.XXXXXXX.XX

2) Dostęp do nowych wersji oprogramowania zawierających nowe funkcjonalności uwzględniające między innymi trendy rynkowe i postęp technologiczny.

3) Dostęp do aktualizacji zawierających poprawki usterek wykrytych w oprogramowaniu, wykryte przez Zamawiającego, Wykonawcę, producentów oprogramowania wchodzącego w skład ERP, podmioty trzecie (w tym inne podmioty będące użytkownikami ERP).

4) Dostęp do aktualizacji uwzględniających zmiany w ustawodawstwie, jednakże nie później niż na 7 dni przed

wejściem ich w życie, chyba, że nie jest to możliwe z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

5) Prawo do zgłaszania usterek i serwisu posiadanego oprogramowania ERP (włącznie z Portalem Pracowniczym) oraz dla modyfikacji wykonanych na potrzeby Zamawiającego.

6) Pakiet usług serwisowych na wypadek wystąpienia sytuacji wymagających pilnej pomocy Użytkownikom charakteryzujący się wysokim stopniem bezpieczeństwa, krótkim czasem reakcji na zgłaszane problemy oraz szybkim usuwaniem występujących usterek w systemie informatycznym firmy.

7) Zgłaszanie usterek oprogramowania poprzez zewnętrzny system HelpDESK.

8) Możliwość zgłaszania usterek poprzez internetowy system zgłoszeń czynny 24 godziny na dobę.

9) Dostęp do systemu zgłaszania błędów w trybie 24/7/365.

10) Indywidualny opiekun nadzorujący realizację usług serwisowych.

11) Dostęp do Telefonicznego Centrum Serwisowego od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 – 17:00, z wyjątkiem świąt.

12) Obsługa zgłoszeń serwisowych i konsultacyjnych obejmująca porady telefoniczne oraz zgłoszenia w systemie zgłaszania błędów, w tym również zgłoszenia dotyczące analizy i naprawy problemu nie będącego Usterką, adaptacji modyfikacji wykonanych na potrzeby Zamawiającego, czy rozszerzenia funkcjonalności, w zakresie min. 10 godzin do wykorzystania w okresie trwania umowy.

13) Liczba dodatkowych dni wolnych, w których serwis nie jest dostępny została określona na max. 1 dzień w roku.

14) Sposób serwisowania – w zależności od wykrytej wady zdalny lub konsultacje w siedzibie Zamawiającego.

15) Oddelegowanie konsultanta/programisty/analityka na każde wymaganie Zamawiającego poprzedzone pisemnym zgłoszeniem w terminie uzgodnionym przez Strony.

16) W celu świadczenia usługi Asysty technicznej, na żądanie Wykonawcy, Zamawiający zobowiązany jest udostępnić uprawnionemu personelowi Wykonawcy dostęp do systemu w zakresie niezbędnym do realizacji zgłoszenia. W razie potrzeby, Zamawiający zapewni personelowi Wykonawcy zdalny dostęp do systemu na zasadach opisanych w umowie.

17) W przypadku stwierdzenia bądź ujawnienia Wady, Wykonawca usunie tę Wadę zgodnie z zasadami SLA (Service Level Agreement).

18) Nielimitowana liczba przyjmowanych usterek.

19) Usuwanie Wad odbywać się będzie na podstawie pisemnych zgłoszeń bądź oświadczenia, które będą

kierowane do Wykonawcy przez osoby uprawnione przez Zamawiającego.

20) Wady mogą być również zgłaszane przez Zamawiającego drogą elektroniczną lub telefonicznie, z zastrzeżeniem, że Zamawiający i Wykonawca mogą uzgodnić dopuszczenie innych form łączności ze sobą.

21) Wykonawca zobowiązany jest zgodnie z określonym dla danego zgłoszenia czasem reakcji, potwierdzić jego

przyjęcie.

22) Wykonawca zobowiązany jest do przekazania dokumentacji uwzględniającej zmiany spowodowane naprawami gwarancyjnymi.

23) Wykonanie dodatkowych usług w zakresie modyfikacji, rozwoju oraz utrzymania Systemu.

2. Obsługa zgłoszeń usterek i naprawy (usuwania) błędów będzie odbywała się zgodnie z następującymi parametrami:

Kategoria	Czas reakcji	Czas naprawy (stanowi kryterium oceny ofert)
Błąd krytyczny	6 godzin roboczych	do 12 godziny roboczych
Błąd ważny	12 godzin roboczych	do 48 godziny roboczych
Błąd normalny	16 godzin roboczych	do 160 godziny roboczych

3. Definicje pojęć:

1) Usterka – działanie niezgodnie z Dokumentacją, wynikające z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy

2) Błąd krytyczny - usterka powodująca zatrzymanie pracy całego systemu lub zatrzymanie krytycznego procesu, uniemożliwiające terminową realizację obligatoryjnych zobowiązań, np. terminowe rozliczenie podatku VAT. Nie ma żadnej możliwości realizacji procesu biznesowego

3) Błąd ważny - usterka pozwalająca użytkownikowi na korzystanie z kluczowych funkcji systemu w ograniczonym zakresie. Nie ma możliwości pełnej realizacji procesu biznesowego

4) Błąd normalny - pozostałe usterki systemu

5) Czas reakcji - czas liczony od momentu zgłoszenia Problemu przez Użytkownika do Centrum Serwisowego, do momentu podjęcia działań przez Centrum Serwisowe. Czas reakcji liczony jest w godzinach pracy Centrum Serwisowego (od godz. 9.00 do godz. do godz. 17.00), od poniedziałku do piątku z wyjątkiem świąt.

6) Czas naprawy - czas liczony od momentu podjęcia działań przez Centrum Serwisowe w celu wyeliminowania usterki do momentu jej usunięcia. Czas naprawy liczony jest w godzinach pracy Centrum Serwisowego (od godz. 9.00 do godz. do godz. 17.00), od poniedziałku do piątku z wyjątkiem świąt. Do Czasu naprawy zalicza się wyłącznie czas pracy Centrum Serwisowego .

4. Świadczenie opieki powdrożeniowej

1) Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług serwisu powdrożeniowego przez okres 12 miesięcy od daty podpisania umowy w ramach pakietu 150 godzin usług konsultacyjnych i programistycznych dla oprogramowania ERP do wykorzystania wg uznania Użytkownika w okresie obowiązywania umowy, w zakresie zamówienia podstawowego.

2) Zamawiający, w okresie obowiązywania umowy, może skorzystać z prawa opcji i wykorzystać dodatkowe 250 godzin na świadczenie usług serwisu powdrożeniowego.

3) W przypadku wcześniejszego (przed upływem 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy) wykorzystania limitu godzin wynikających z umowy i z prawa opcji, Wykonawca nie będzie zobowiązany do świadczenia usług opieki powdrożeniowej.

4) Wykonawca zobowiązany jest do przekazania dokumentacji rozwiązań indywidulanych tworzonych w celu zaspokojenia indywidualnych potrzeb Zamawiającego.

5) Usługa świadczenia usług serwisu powdrożeniowego niezbędna jest do zabezpieczenia wsparcia konsultantów i programistów w zakresie dostosowania oprogramowania Systemu ERP do wymagań Zamawiającego.

6) W zakres serwisu powdrożeniowego wchodzą w szczególności:

a) Tworzenie lub modyfikacja istniejących raportów, automatów, skryptów w dowolnych modułach Systemu ERP.

b) Wykonanie prac programistycznych dostosowujących oprogramowanie Systemu ERP do potrzeb

Zamawiającego.

c) Konfiguracja Systemu ERP.

d) Konsultacje w zakresie użytkowanego oprogramowania systemu Systemu ERP.

e) Szkolenia dla wskazanych przez Zamawiającego użytkowników.

f) Wyznaczona osoba mogąca przyjmować zgłoszenia.

g) Indywidualny opiekun nadzorujący realizację usług serwisu powdrożeniowego.

h) Możliwość wskazania osób mogących zgłaszać problemy.

i) Czas realizacji będzie zależny od zlecenia i każdorazowo ustalany indywidualnie.

Załącznik nr 2 do SWZ

Projektowane postanowienia umowy Umowa nr CRZP/26/1469/2023

(zamówienie publiczne nr EZP.26.201.2023)

zawarta pomiędzy

Państwowym Instytutem Geologicznym - Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Warszawie, adres xx Xxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy KRS pod numerem 0000122099, XXX 0000000000, Regon 000332133, reprezentowanym przez/w imieniu którego działają:

………………………….

zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym lub PIG-PIB,

a

(w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do KRS)*

……………………..…………………, z siedzibą w ………………………, adres: ….-… ,

ul. , wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd

Rejonowy……………………….…… w …………….…….., Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

pod numerem KRS: ……………………..……., NIP ……………………………………, Regon ,

kapitał zakładowy ………………………………

reprezentowaną przez:

…………..…………..……………………

…………..…………..……………………

zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą,

(w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej)*

panem/panią ……………………………………….., adres do doręczeń: ……………….., ul. , działającym/ą

pod firmą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, adres:

…………………, ul. …………………….……, NIP:………………………., reprezentowanym/ą przez:

………………………….. (na mocy )

zwanym/zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą,

(w przypadku spółki cywilnej)*

panem/panią ……………………………………….., adres do doręczeń: ……………….., ul. , działającym/ą

pod firmą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, adres

…………………, ul. ……………………………, NIP:………………………., reprezentowanym/ą przez:

…………………………..(na mocy )

panem/panią ……………………………………….., adres do doręczeń: ……………….., ul. , działającym/ą

pod firmą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, adres

…………………, ul. ………………………….…, NIP:………………………., reprezentowanym/ą przez:

…………………………..(na mocy )

wspólnikami spółki cywilnej …………………………………….., adres ………………………, NIP ……………………

zwanymi w dalszej części umowy łącznie Wykonawcą,

zwanymi także łącznie Stronami.

W rezultacie dokonanego przez Zamawiającego wyboru oferty w trybie podstawowym z możliwością negocjacji na Świadczenie usługi gwarancyjnej wraz z opieką powdrożeniową Zintegrowanego Systemu Zarządzania ERP (Enterprise Resource Planning), zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (x. x. Xx. U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.) została zawarta umowa (dalej „Umowa”) o treści następującej:

§ 1. PRZEDMIOT UMOWY

1. Na warunkach określonych w dokumentacji postępowania przetargowego i w niniejszej Umowie, Zamawiający zleca a Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia na rzecz Zamawiającego usługi gwarancyjnej wraz z opieką powdrożeniową dla Zintegrowanego Systemu Informatycznego (ERP) zwanego dalej „Oprogramowaniem” lub

„Systemem” szczegółowo określonego w Opisie przedmiotu zamówienia, który stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy.

2. Usługi objęte przedmiotem Umowy świadczone będą w odniesieniu do wszystkich składników/modułów

oprogramowania wskazanego w Załączniku nr 1 do Umowy.

3. W ramach przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązuje się do:

1) świadczenia usługi gwarancyjnej obejmującej wsparcie i serwis zapewniający stabilną pracę systemu, w tym w szczególności:

a) dostarczanie nowych wersji i ulepszeń Oprogramowania w tym nowych wersji Oprogramowania

umożliwiających dostosowanie jego funkcjonalności do zmian w obszarze przepisów prawnych;

b) dostęp do pakietów korekcyjnych,

c) dostęp do bazy wiedzy producenta oprogramowania,

d) rozpoznawanie i usuwanie usterek (błędów) z uwzględnieniem terminów wskazanych w ust. 4 poniżej,

e) świadczenia pakietu konsultacji w wymiarze 10 godzin w trakcie obowiązywania Umowy. Konsultacje świadczone będą zdalnie lub telefonicznie w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy w godzinach 9.00-17.00 i obejmować będą w szczególności obsługę, analizę i naprawę innych niż usterka problemów związanych z funkcjonowaniem systemu, adaptację modyfikacji wykonanych na potrzeby Zamawiającego wskutek zmian w przepisach prawa, doradztwo w zakresie bieżącego korzystania z oprogramowania,

2) zapewnienia opieki powdrożeniowej obejmującej usługi konsultacyjne, szkoleniowe i programistyczne, w tym prace mające na celu dostosowanie oprogramowania do potrzeb Zamawiającego, świadczone na podstawie zgłoszenia dokonywanego przez Zamawiającego, w wymiarze maksymalnie 400 roboczogodzin, przy czym 150 roboczogodzin będzie stanowiło zamówienie podstawowe, a 250 roboczogodzin objęte będzie prawem opcji.

4. Zamawiający w okresie obowiązywania Umowy (określonym § 2 ust. 1 Umowy) po wykorzystaniu roboczogodzin opieki powdrożeniowej zamówienia podstawowego, może skorzystać z prawa opcji polegającego na możliwości zlecenia maksymalnie 250 roboczogodzin usług. Z prawa opcji Zamawiający skorzysta na następujących zasadach:

1) usługi w ramach zamówienia objętego prawem opcji realizowane będą na takich samych warunkach, jak usługi

w ramach zamówienia podstawowego,

2) Zamawiający ma prawo skorzystać z zamówienia objętego prawem opcji w czasie trwania Umowy;

3) o zamiarze skorzystania z zamówienia objętego prawem opcji, w określonym zakresie, Zamawiający poinformuje

Wykonawcę na piśmie bądź na adres poczty elektronicznej poprzez przedstawiciela Zamawiającego,

4) Zamawiający zastrzega sobie prawo uruchamiania zamówienia objętego prawem opcji w częściach (zamawiania dodatkowej liczby roboczogodzin asysty zgodnie z faktycznym zapotrzebowaniem).

5) Zamówienie realizowane w ramach zamówienia objętego prawem opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego. Nie skorzystanie z zamówienia objętego prawem opcji nie skutkuje po stronie Wykonawcy powstaniem żadnych roszczeń w stosunku do Zamawiającego.

5. Szczegółowe informacje zawiera Załącznik nr 1 (Opis przedmiotu zamówienia, dalej również „OPZ”) oraz Załącznik

nr 2 do Umowy – Oferta Wykonawcy z dnia r. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania wszelkich czynności niezbędnych do osiągnięcia rezultatu określonego w ust. 3 powyżej, niezależnie od tego, czy wynikają wprost z Umowy lub dokumentacji przetargowej.

§ 2. TERMIN WYKONANIA UMOWY

1. Wykonawca zobowiązuje się realizować przedmiot Umowy w terminie 12 miesięcy od dnia jej zawarcia.

2. W terminie do 3 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy, Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia

Zamawiającemu dokumentów potwierdzających prawo do korzystania z usług objętych Umową.

§ 3. OBOWIĄZKI WYKONAWCY

1. Wykonawca zobowiązany jest w szczególności do:

1) wykonania przedmiotu Umowy zgodnie Opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy,

2) używania do wykonania niniejszej Umowy narzędzi programistycznych zgodnie z udzielonymi licencjami,

3) utrzymywania stałego kontaktu z przedstawicielem Zamawiającego (spotkania robocze, konsultacje telefoniczne, e-maile, pisma), w tym: uzgadniania wszelkich kwestii związanych z metodologią, przekazywanie na każde życzenie Zamawiającego pełnej informacji o stanie realizacji prac,

4) umożliwienia sprawowania nadzoru nad wykonywanymi pracami, przedstawicielowi Zamawiającego oraz

udostępnienie mu wszelkich informacji dotyczących procesu, przebiegu oraz wyników prowadzonych prac,

5) konsultowania z Zamawiającym proponowanych rozwiązań w ramach realizacji Umowy, z uwzględnieniem analizy potrzeb Zamawiającego, jak również do ścisłej współpracy z Zamawiającym i niezwłocznego informowania go o wszelkich okolicznościach mogących mieć wpływ na prawidłowość i terminowość wykonania Umowy,

6) ponoszenia odpowiedzialności za działania, uchybienia i zaniechania podwykonawców, jak za działania,

uchybienia lub zaniechania własne,

7) wykonania przedmiotu Umowy profesjonalnie, przy zachowaniu najwyższych standardów w zakresie jakości, zgodnie z zasadami wiedzy technicznej i obowiązującymi przepisami i normami, Wykonawca, jako podmiot profesjonalnie zajmujący się wykonywaniem prac określonych w Umowie, ponosi odpowiedzialność za wszelkie działania bądź zaniechania osób przy pomocy których wykonywać będzie Umowę.

2. Wykonawca oświadcza, że w przypadku powstania w trakcie realizacji niniejszej Umowy rozwiązań indywidulanych -

utworów w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (ustawa), wszelkie autorskie prawa majątkowe do utworów (na wszelkich znanych polach eksploatacji, w szczególności wskazanych art. 50 i 74 ustawy, wraz z prawem wykonywania autorskich praw zależnych) w tym do programów, opracowań programów, części programów, stworzonych w wyniku realizacji przez Wykonawcę niniejszej Umowy, przysługiwać będą Zamawiającemu. W szczególności Zamawiającemu przysługują wyłączne prawa do kodów źródłowych, w tym zmodyfikowanych kodów źródłowych i Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego ich przekazywania Zamawiającemu.

3. Wykonawca zobowiązuje się, że osoby skierowane do realizacji usługi tj. indywidualny opiekun nadzorujący realizację usług serwisowych oraz indywidualny opiekun nadzorujący realizację usług serwisu powdrożeniowego, będą w okresie realizacji Umowy zatrudnione na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r., poz. 1510), co zostanie przez Wykonawcę udokumentowane stosownym oświadczeniem przed zawarciem Umowy.

4. Zamawiający nie określa wymiaru czasu pracy dla pracowników, o których mowa w ust. 3, jednak podstawą każdej

godziny świadczenia usługi musi być umowa o pracę.

5. W trakcie realizacji przedmiotu Umowy Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób świadczących usługę.

6. Zamawiający w celu weryfikacji zatrudniania, przez Wykonawcę lub podwykonawcę, na podstawie umowy o pracę, osób wskazanych w ust. 3 powyżej uprawniony jest w szczególności do:

1) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie spełniania przez Wykonawcę ww. wymogów i dokonywania ich oceny,

2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia przez Wykonawcę spełnienia wskazanych

powyżej wymogów,

3) przeprowadzania kontroli na miejscu realizacji przedmiotu Umowy.

7. W trakcie realizacji przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest, na każde pisemne wezwanie Zamawiającego i w terminie w tym wezwaniu wskazanym przedłożyć Zamawiającemu dowody w celu potwierdzenia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób, o których mowa w ust. 3, w tym w szczególności:

1) pisemnego oświadczenia pracowników, o których mowa w ust. 3 powyżej, o zatrudnieniu ich na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę ze wskazaniem, że objęte wezwaniem czynności wykonuje na podstawie umowy o pracę zawartej z Wykonawcą lub podwykonawcą,

2) oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób, o których mowa w ust. 2, które powinno zawierać w szczególności dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub podwykonawcy,

3) poświadczone za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopie umów o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy,

o którym mowa w pkt 1 powyżej, wraz z dokumentami regulującymi zakres obowiązków, jeżeli zostały sporządzone, przy czym kopie umów o prace powinny zawierać jedynie informacje takie jak: imię i nazwisko, data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu. Pozostałe dane osobowe powinny zostać zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników Wykonawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności z uwzględnieniem zasad minimalizmu określonej w art. 5 w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), opublikowanego w Dz. Urz. UE z 04.05.2016 L 119/1, zwanego dalej RODO,

4) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS potwierdzające opłacenie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy,

5) poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności RODO. Imię i nazwisko pracownika nie podlegają anonimizacji.

8. Nie złożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących usługę obejmującą przedmiot zamówienia i skutkować nałożeniem

kary umownej w wysokości 2500 zł za każdy przypadek naruszenia.

9. Wykonawca wyznacza następujące osoby do kontaktu roboczego oraz odpowiedzialne za koordynację

i realizację Umowy oraz podpisywania protokołów odbioru usług:

1) osoba nadzorująca realizację usług serwisowych:

- ……………………………, e-mail: ………………………, nr tel. ;

2) opiekun Umowy – osoba odpowiedzialna za ustalenia organizacyjne i merytoryczne, realizację Umowy i podpisywanie protokołów odbioru usług:

- ……………………………, e-mail: …………………………., nr tel. ;

10. Zmiana osób upoważnionych, wymienionych w ust. 9 powyżej lub ich danych teleadresowych następuje poprzez zawiadomienie dokonywane na piśmie lub na adres poczty elektronicznej drugiej Strony i nie wymaga sporządzenia aneksu do Umowy. Zawiadomienie uznaje się za skuteczne z chwilą odbioru pisma/maila przez drugą Stronę Umowy. Zmiana opiekuna, o którym mowa w ust. 9 pkt 2 wymaga uprzedniej zgody Zamawiającego.

§ 4. OBOWIĄZKI ZAMAWIAJĄCEGO

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nadzoru nad wykonywanymi pracami.

2. Przedstawiciel Zamawiającego upoważniony będzie do wglądu i nanoszenia uwag do dokumentacji prowadzonych prac. Zadaniem przedstawiciela Zamawiającego będzie ocena i kontrola wykonywanych prac pod względem zgodności z Umową, a także odbieranie wykonanych przez Wykonawcę prac.

3. Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu roboczego oraz odpowiedzialne za koordynację

i realizację Umowy oraz podpisywania protokołów odbioru usług:

1) osoby uprawnione i odpowiedzialne za ustalenia merytoryczne oraz dokonywanie zgłoszeń serwisowych i w ramach opieki powdrożeniowej (każdy z osobna):

- …

- …

2) osoba odpowiedzialna za realizację Umowy i podpisywanie protokołów odbioru usług:

- …

4. Zmiana osób upoważnionych, wymienionych w ust. 3 powyżej lub ich danych teleadresowych następuje poprzez zawiadomienie dokonywane na piśmie lub na adres poczty elektronicznej drugiej Strony i nie wymaga sporządzenia aneksu do Umowy. Zawiadomienie uznaje się za skuteczne z chwilą odbioru pisma/maila przez drugą stronę Umowy.

§ 5. REALIZACJA PRZEDMIOTU UMOWY

1. Przyjmowanie i obsługa zgłoszeń w ramach opieki gwarancyjnej, serwisowej i powdrożeniowej będzie odbywać się

za pomocą udostępnionego online systemu HelpDesk (podstawowa forma kontaktu).

2. System będzie posiadać możliwość wysyłania powiadomień, zgłoszeń na podany adres e – mail oraz możliwość

generowania raportów związanych ze zgłoszeniami.

3. W ramach usługi serwisowej Wykonawca jest zobowiązany do wykonywania napraw (usuwania) błędów

Oprogramowania w następujących terminach:

1) błędu krytycznego - reakcja na zgłoszenie do 6 godzin roboczych, usunięcie błędu do 12 godzin roboczych od zgłoszenia;

2) błędu ważnego - reakcja na zgłoszenie do 12 godzin roboczych, usunięcie błędu do 48 godzin roboczych od zgłoszenia;

3) błędu normalnego - reakcja na zgłoszenie do 16 godzin roboczych, usunięcie błędu do 160 godzin roboczych od zgłoszenia;

zgodnie z Ofertą Wykonawcy z dnia r. stanowiącą Załącznik nr 2 do Umowy.

4. Usługi opieki powdrożeniowej świadczone będą na podstawie opracowanego przez Wykonawcę i zatwierdzonego przez Zamawiającego planu realizacji zgłoszenia wraz z harmonogramem działań. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia wyceny prac (w roboczogodzinach), planu i harmonogramu działań w terminie do 5 dni roboczych od zgłoszenia.

5. Odbiór poszczególnych usług opieki powdrożeniowej następować będzie na podstawie protokołów odbioru częściowego. W protokole wskazuje się zakres wykonanych usług oraz wykaz wykorzystanych roboczogodzin. W przypadku stwierdzenia podczas odbioru błędów, wad, czy innych nieprawidłowości, Wykonawca zobowiązany jest do ich usunięcia w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. W takim przypadku za datę wykonania poszczególnej usługi, uważa się datę zgłoszenia prac/usługi po usunięciu wad, błędów, czy innych nieprawidłowości.

6. Częściowe protokoły odbioru z danego miesiąca kalendarzowego, podpisane ,,bez zastrzeżeń” przez przedstawiciela

Zamawiającego, stanowić będą podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT.

7. Zgłoszenia przez Zamawiającego zapotrzebowania na udzielanie konsultacji i pomocy realizowanych w ramach

usługi gwarancyjnej i opieki powdrożeniowej, przyjmowane są przez Wykonawcę w następujący sposób,:

1) za pomocą internetowego centrum pomocy, o którym mowa w ust. 1,

2) za pomocą poczty elektronicznej: …;

3) za pomocą telefonu pod numerem: …;

4) pocztą na adres: ….

8. Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania Zamawiającemu wszystkich sporządzonych przez Wykonawcę materiałów związanych z realizacja przedmiotu Umowy w języku polskim w formie elektronicznych, edytowalnych dokumentów.

9. Usługi będą świadczone w języku polskim.

§ 6. WYNAGRODZENIE / WARUNKI PŁATNOŚCI

1. Łączne maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy za realizację przedmiotu Umowy wynosi: ……………. zł netto

(słownie: ……………………………. złotych 00/100), powiększone o podatek od towarów i usług VAT, co daje:

……………………… zł brutto (słownie: złotych 00/100), zgodnie z Ofertą Wykonawcy z dnia

………………. r. stanowiącą Załącznik nr 2 do Umowy, przy czym:

1) z tytułu świadczenia usługi gwarancyjnej, o której mowa w § 1 ust 3 pkt 1) Umowy, Zamawiający zapłaci

Wykonawcy wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości:

netto: ……………….. zł (słownie: złotych 00/100),

brutto: …………………..zł (słownie: złotych 00/100),

2) z tytułu świadczenia opieki powdrożeniowej, o której mowa w § 1 ust. 3 pkt 2) Umowy, Zamawiający zapłaci Wykonawcy za każdą roboczogodzinę wykonanych i odebranych usług wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości:

netto: ………………..zł (słownie: złotych 00/100),

brutto: ……………….. zł: (słownie: złotych 00/100),

Ostateczne ustalenie wynagrodzenia za wykonanie opieki powdrożeniowej nastąpi powykonawczo na podstawie faktycznie wykonanych roboczogodzin oraz ceny jednostkowej za roboczogodzinę zawartą w Ofercie Wykonawcy stanowiącej Załącznik nr 2 do Umowy, z tym zastrzeżeniem, że łączne wynagrodzenie za wykonanie usług opieki powdrożeniowej nie może przekroczyć maksymalnej kwoty w wysokości:

a) zamówienie podstawowe:

netto: ……….. zł (słownie: złotych 00/100),

brutto: ……….. zł (słownie: złotych 00/100),

b) zamówienie objęte prawem opcji:

netto: ………….. zł (słownie: złotych 00/100),

brutto: ………….. zł (słownie: złotych 00/100),

c) łącznie:

netto: ………….. zł (słownie: złotych 00/100),

brutto: …………….. zł (słownie: złotych 00/100).

2. Wynagrodzenie ustalone na podstawie postanowień ust. 1 powyżej wyczerpuje wszelkie roszczenia Wykonawcy wobec Zamawiającego związane z realizacją Umowy i koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytego jej wykonania i Wykonawcy nie przysługuje od Zamawiającego zwrot jakichkolwiek kosztów poniesionych przez Wykonawcę w związku z realizacją Umowy.

3. Wynagrodzenie za usługi gwarancyjne będzie płatne na podstawie poprawnie wystawionej i doręczonej Zamawiającemu faktury VAT po uprzednim dokonaniu przez Zamawiającego odbioru dokumentów potwierdzających prawo do korzystania z usługi. Płatność wynagrodzenia za usługi gwarancyjne będzie dokonywana w dwóch ratach:

1) I rata – w wysokości 50 % wartości wynagrodzenia wskazanego w ust. 1 pkt 1 powyżej, w terminie 30 dni od wystawienia i doręczenia Zamawiającemu faktury VAT;

2) II rata - w wysokości 50 % wartości wynagrodzenia wskazanego w ust. 1 pkt 1 powyżej płatna będzie w terminie 30 dni od wystawienia i doręczenia faktury VAT, przy czy faktura nie może być wystawiona przed 01.06.2024 r.

4. Wynagrodzenie za usługi opieki powdrożeniowej rozliczane będzie miesięczne na podstawie faktycznie wykonanych i potwierdzonych przez Zamawiającego w protokołach częściowych (wskazanych w § 5 ust. 6 Umowy) liczby roboczogodzin świadczenia usługi w danym miesiącu kalendarzowym.

5. Wszelkie płatności wynikające z Umowy będą dokonywane w formie przelewu bankowego na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze (albo, w przypadku konieczności zastosowania mechanizmu podzielonej płatności – na rachunki bankowe Wykonawcy, w tym rachunek VAT Wykonawcy, wskazane na fakturze) w terminach wskazanych w ust. 2 – w przypadku usług gwarancyjnych, a w przypadku usługi powdrożeniowej w terminie do 30 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowej pod względem merytorycznym i formalnym faktury. W przypadku opieki powdrożeniowej do faktury należy dołączyć kopie protokołów częściowych odbioru usług powdrożeniowych, o których mowa w § 5 ust. 6 Umowy.

6. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania prawidłowo wystawionej faktury, elektronicznie na adres: xxxxxxx@xxx.xxx.xx przy użyciu komunikatu zwrotnego/autorespondera lub papierowo na adres: Państwowy Instytut

Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy, ul. Rakowiecka 4, 00 - 975 Warszawa.

7. Wykonawca zobowiązany jest do wpisania na fakturze numeru niniejszej Umowy. W przypadku nie wpisania na fakturze niniejszej informacji, termin płatności biegnie od daty doręczenia faktury korygującej zawierającej numer Umowy.

8. Zamawiający zastrzega, iż realizacja płatności przed upływem terminu wynikającego z Umowy, stanowi wyłącznie uprawnienie Zamawiającego, a Wykonawca nie ma roszczenia o realizację płatności przed ustalonym terminem zapłaty wynikającym z Umowy.

9. Wykonawca oświadcza, że w przypadku, gdy transakcje będące przedmiotem Umowy, są objęte solidarną odpowiedzialnością za zobowiązania podatkowe, o których mowa w przepisach o podatku od towarów i usług, wykona prawidłowo zobowiązania podatkowe, w szczególności prawidłowo określi stawki podatku od towarów i usług oraz wpłaci na rachunek urzędu skarbowego kwotę podatku od towarów i usług przypadającą na te transakcje. W przypadku uznania przez administrację podatkową, że z tytułu przedmiotu transakcji Wykonawca / Zamawiający nie wykonał prawidłowo zobowiązań podatkowych, Wykonawca zobowiązuje się do poniesienia obciążeń nałożonych na Zamawiającego przez administrację podatkową.

10. Zamawiający oświadcza, że jest czynnym podatnikiem podatku VAT i posiada numer identyfikacyjny NIP 525 000 80 40.

11. Wykonawca oświadcza, że jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT i posiada numer identyfikacyjny NIP ……… oraz zobowiązuje się do poinformowania Zmawiającego o każdej zmianie statusu podmiotu VAT najpóźniej z doręczeniem faktury. W przypadku nie wypełnienia obowiązku informacyjnego Wykonawca zobowiązuje się do poniesienia obciążeń nałożonych na Zamawiającego przez administrację podatkową, z tego powodu.

12. Wykonawca zarejestrowany na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny oświadcza, że w fakturach wystawionych w związku z wykonywaniem przedmiotu niniejszej Umowy, każdorazowo będzie wskazany rachunek banku, który jest ujawniony w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług („wykaz podatników VAT”).

13. W przypadku wskazania przez Wykonawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny w fakturze rachunku bankowego nieujętego w wykazie podmiotów VAT, Zamawiający uprawniony będzie do dokonania zapłaty na dowolny rachunek bankowy Wykonawcy ujawniony w wykazie podatników VAT na dzień zlecenia przelewu. W razie braku jakiegokolwiek rachunku Wykonawcy ujawnionego w powyższym wykazie, bieg terminu płatności rozpoczyna się od dnia wskazania przez Wykonawcę (na adres dla doręczania faktur), dla potrzeb płatności, rachunku bankowego ujawnionego w wykazie płatników VAT.

14. Wykonawca zarejestrowany na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny oświadcza, że zapłata przez Zamawiającego na rachunek ujawniony w wykazie podatników VAT stanowić będzie zapłatę wynagrodzenia.

15. Za termin zapłaty Strony uznają datę obciążenia rachunku Zamawiającego.

16. W przypadku opóźnienia Zamawiającego w zapłacie wynagrodzenia Wykonawca upoważniony jest do naliczenia odsetek ustawowych.

17. Bez zgody Xxxxxxxxxxxxx Wykonawca nie może przenieść na osoby trzecie wierzytelności wynikających z Umowy.

18. Zamawiający niniejszym oświadcza, iż w rozumieniu art. 4c ustawy z dnia 8.03.2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U z 2023 roku, poz. 1790) posiada status dużego przedsiębiorcy.

§ 7. ODSTĄPIENIE OD UMOWY

1. Zamawiający, poza przypadkami wskazanymi w treści Umowy, jest uprawniony do odstąpienia od Umowy (w całości lub części), ze skutkiem na dzień złożenia Wykonawcy oświadczenia (ex nunc), jeżeli:

1) Wykonawca nie wykonuje Umowy lub wykonuje ją nienależycie, w tym nie dotrzymuje wymagań, terminów, czasów reakcji wynikających z Umowy i jej załączników i pomimo uprzednio dokonanego pisemnego wezwania Wykonawcy do podjęcia wykonywania lub należytego wykonywania Umowy w wyznaczonym dodatkowym terminie, nie zadośćuczyni żądaniu Zamawiającego;

2) zostanie wydany nakaz zajęcia majątku lub otwarta likwidacja Wykonawcy, w zakresie uniemożliwiającym

wykonywanie przedmiotu niniejszej Umowy;

3) Wykonawca – choćby tylko faktycznie – zaprzestanie prowadzenia działalności,

4) w przypadkach i na warunkach określonych w art. 456 ustawy Pzp.

2. W przypadku odstąpienia od Umowy na Stronach ciążą następujące obowiązki:

1) w terminie 7 dni od daty odstąpienia od Umowy Strony sporządzą szczegółowy protokół inwentaryzacji prac

będących w toku, według stanu na dzień odstąpienia;

2) Wykonawca zgłosi do odbioru prace przerwane i zabezpieczone, jeżeli odstąpienie od Umowy nastąpiło

z przyczyn, za które Wykonawca nie odpowiada;

3) Zamawiający w razie odstąpienia od Umowy z przyczyn, za które Wykonawca nie odpowiada zobowiązany jest do dokonania odbioru prac przerwanych oraz zapłaty wynagrodzenia za wykonane, a nierozliczone prace.

3. Odstąpienie od Umowy na zasadach opisanych w niniejszym paragrafie może nastąpić w okresie obowiązywania

Umowy, przedłużonym o 60 dni.

4. Odstąpienie powinno być w formie pisemnej pod rygorem nieważności i powinno zawierać uzasadnienie.

5. W przypadku odstąpienia od Umowy postanowienia dotyczące kar umownych, możliwości dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonych kar umownych, poufności, ochrony danych osobowych i właściwości sądu pozostają w mocy.

§ 8. KARY UMOWNE

1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:

1) w przypadku, gdy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy nie będzie możliwe korzystanie przez Zamawiającego z usługi serwisowej powyżej 5 dni roboczych, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 300 zł za każdy dzień roboczy niemożności korzystania z usług,

2) z tytułu zwłoki Wykonawcy w podjęciu czasu reakcji na zgłoszenie Zamawiającego i usunięcia usterki, zgodnie z zaoferowanym przez Wykonawcę czasie, o którym mowa odpowiednio w § 5 ust. 3 Umowy, jak również w przypadku zwłoki w wykonaniu obowiązków w stosunku do terminów wynikających z Umowy i OPZ, w wysokości:

a) 0,1% wynagrodzenia netto, o którym mowa w § 6 ust. 1 Umowy za każdy dzień roboczy zwłoki w reakcji lub

usunięciu usterki – w przypadku błędu krytycznego;

b) 0,05 % wynagrodzenia netto, o którym mowa w § 6 ust. 1 Umowy za każdy dzień roboczy zwłoki – w pozostałych przypadkach.

3) za odstąpienie od Umowy przez Wykonawcę lub Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy: w wysokości 15% łącznego wynagrodzenia netto, o którym mowa w § 6 ust. 1 Umowy, liczone od pozostałej części Umowy, od której odstępuje Wykonawca,

4) w przypadku naruszenia przez Wykonawcę zasady poufności i ochrony danych osobistych, o których mowa w niniejszej Umowie i załącznikach Wykonawca zobowiązuje się zapłacić każdorazowo Zamawiającemu karę w wysokości 20% wynagrodzenia netto, o którym mowa w § 6 ust. 1 Umowy.

2. Kary umowne mogą być dochodzone z każdego tytułu odrębnie i podlegają sumowaniu, przy czym łączna wysokość kar umownych nie może przekroczyć 30 % łącznego wynagrodzenia umownego netto, określonego w § 6 ust. 1 Umowy.

3. Ponadto, niezależnie od kar umownych, w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę jakichkolwiek zobowiązań wynikających z Umowy Zamawiający uprawniony będzie do zlecenia zastępczego wykonania lub usunięcia wad na koszt i ryzyko Wykonawcy.

4. Jeżeli kary umowne nie pokryją poniesionej szkody, Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania uzupełniającego przewyższającego kary umowne.

5. W razie wystąpienia opóźnienia w płatności za przedmiot umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe za każdy dzień opóźnienia.

6. Wykonawca wyraża niniejszym nieodwołalną zgodę na potrącanie kar mownych z wszelkich przysługujących mu należności, choćby były jeszcze niewymagalne, w tym z przysługującego mu wynagrodzenia, o ile na dzień potrącenia bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej. Zamawiający zawiadomi pisemnie Wykonawcę o wysokości i podstawie naliczania kar umownych.

§ 9. PODWYKONAWCY

1. Wykonawca oświadcza, że przedmiot Umowy będzie realizował samodzielnie.

2. Zamawiający dopuszcza wykonanie prac przez Wykonawcę przy współudziale podwykonawcy. Wykonawca, najpóźniej w chwili wystąpienia o zgodę Zamawiającego na powierzenie podwykonawcy realizacji Umowy informuje Zamawiającego o części Przedmiotu Umowy, który zamierza powierzyć podwykonawcy i jej wartości wraz ze wskazaniem danych identyfikujących tego podwykonawcę.

3. Wykonawca będzie w pełni odpowiedzialny za działania lub uchybienia każdego podwykonawcy, i ich przedstawicieli lub pracowników, tak jakby były to działania lub uchybienia Wykonawcy.

4. Wykonawca zapewnia, że podwykonawcy posiadają niezbędne kwalifikacje do wykonywania zleconej części prac/usługi/dostawy.

5. Wykonawca zapewni, aby wszystkie umowy z podwykonawcami zostały sporządzone na piśmie i na wezwanie

Zamawiającego przekaże mu kopie każdej z tych umów.

6. Wykonawca zobowiązany jest pisemnie poinformować podwykonawców o warunkach Umowy.

7. Umowa o podwykonawstwo nie może zawierać postanowień kształtujących prawa i obowiązki podwykonawcy, w zakresie kar umownych oraz postanowień dotyczących warunków wypłaty wynagrodzenia, w sposób dla niego mniej korzystny niż prawa i obowiązki Wykonawcy, ukształtowane postanowieniami Umowy.

8. Termin zapłaty wynagrodzenia podwykonawcy przewidziany w Umowie o podwykonawstwo nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia doręczenia Wykonawcy faktury lub rachunku, potwierdzających wykonanie zleconej podwykonawcy lub dalszemu podwykonawcy usługi lub dostawy.

9. Wykonawca odpowiada za działania, zaniechania, zaniedbania i uchybienia każdego podwykonawcy tak, jakby to były działania, zaniechania, zaniedbania i uchybienia jego własnych pracowników lub przedstawicieli.

10. Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 118 ust. 1 ustawy Pzp, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, że proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż Podwykonawca, na którego zasoby Wykonawca powoływał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia. Przepis art. 122 ustawy Pzp stosuje się odpowiednio.

11. Nie zastosowanie się Wykonawcy do wymogów wynikających z postanowień umowy zawartych w ust. 1-8 upoważnia Zamawiającego do odstąpienia od Umowy w terminie 14 dni od powzięcia wiedzy o zaistnieniu powyższych okoliczności.

12. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym § 9 Umowy zastosowanie mają art. 462 i n. ustawy Pzp.

§ 10. GWARANCJA

1. Wykonawca udziela Zamawiającemu na prace zrealizowane w ramach opieki powdrożeniowej gwarancji na okres 12 miesięcy od daty wykonania odebranej usługi, liczonej od dnia podpisania przez Zamawiającego protokołu wykonania usługi.

2. Naprawy gwarancyjne wykonywane będą w dni powszednie w godzinach od 9.00 do 17.00.

3. Czas reakcji na zgłoszenie rozumiany jako potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wynosi 4 godziny.

4. Wykonawca po skontaktowaniu się z określonym przedstawicielem Zamawiającego, w ciągu 3 dni od potwierdzenia zgłoszenia (a w przypadku, gdy zaniechano potwierdzenia – od dnia w którym winno nastąpić potwierdzenie zgłoszenia), zobowiązuje się przedstawić Zamawiającemu do akceptacji wstępny plan realizacji zgłoszenia oraz jego czasochłonność. W przypadku akceptacji przez Zamawiającego planu realizacji oraz czasochłonności zgłoszenia, Wykonawca zobowiązany jest działać zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem.

5. Maksymalny czas usunięcia przez Wykonawcę zgłoszonej przez Zamawiającego w okresie gwarancji awarii, usterki, wady czy błędu to 14 dni roboczych.

6. W przypadku zwłoki w wykonaniu usługi konsultacji lub obsługi gwarancyjnej Zamawiającemu przysługuje prawo do zlecenia zastępczego świadczenia usług lub usunięcia wad, awarii lub usterek na koszt i ryzyko Wykonawcy. Skorzystanie z uprawnienia, o którym mowa w zdaniu 1, nastąpi po uprzednim wyznaczeniu Wykonawcy dodatkowego terminu na należytą realizację.

§ 11. ZMIANY W UMOWIE

1. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści przedłożonej w niniejszym postępowaniu oferty, w następującym zakresie i przypadkach:

1) zmiany przepisów prawa (jej zaistnienia lub wejścia w życie) lub wydania przez odpowiednie organy nowych wytycznych lub interpretacji dotyczących stosowania przepisów prawa, opublikowanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim, Dzienniku Urzędowym odpowiedniego ministra lub innych oficjalnych publikatorach, w zakresie, w jakim zmiana przepisów prawa lub wydane wytyczne lub interpretacje wymagają zmiany sposobu realizacji umowy, w tym mogą wymagać zmiany zakresu świadczeń Wykonawcy określonych w umowie;

2) zaistnienia co najmniej jednej z możliwości:

a) usprawnienia wykonywania przedmiotu umowy,

b) zmniejszenia kosztów realizacji przedmiotu umowy lub

c) zwiększenia bezpieczeństwa wykonywania przedmiotu umowy, która to zmiana umowy może nastąpić w zakresie terminów lub kolejności wykonywania poszczególnych czynności w ramach umowy, oraz wyłącznie jeżeli nie zakłóci prawidłowej realizacji umowy;

3) ujawnienia się powszechnie występujących wad Oprogramowania Zamawiający dopuszcza zmianę w zakresie przedmiotu umowy polegającą na zastąpieniu Oprogramowania produktem zastępczym, spełniającym wszelkie wymagania przewidziane w umowie dla Oprogramowania;

4) gdy niezbędna jest zmiana terminu realizacji umowy w przypadku zaistnienia okoliczności lub zdarzeń uniemożliwiających realizację umowy w wyznaczonym terminie, na które Strony nie miały wpływu, odpowiednio o czas trwania tych okoliczności lub zdarzeń;

5) gdy niezbędna jest zmiana terminu realizacji umowy z uwagi na wstrzymanie lub zawieszenie realizacji umowy przez Zamawiającego, wynikające z przyczyn leżących wyłącznie po stronie infrastruktury technicznej Zamawiającego;

6) z uzasadnionych przyczyn technicznych lub funkcjonalnych powodujących konieczność zmiany sposobu wykonania umowy lub terminu realizacji umowy, np. wycofanie z produkcji lub zaprzestanie/wstrzymanie produkcji, wprowadzenie nowej technologii zgodnej z umową – w zakresie sposobu realizacji umowy lub terminu realizacji umowy w przypadku wystąpienia konieczności zmiany terminu odbioru przedmiotu umowy lub terminów realizacji umowy z uwagi na okoliczności leżące po stronie Zamawiającego tj. związanych z równolegle prowadzonymi przez Zamawiającego projektami lub zadaniami lub postępowaniami mającymi wpływ na realizację umowy lub w związku ze zmianami okoliczności wynikającymi ze specyfiki działalności Zamawiającego;

7) zmiany terminu realizacji umowy (lub jej części) lub zasad rozliczenia ze względu na przyczyny będące konsekwencją zaistnienia zdarzeń spowodowanych przez „siłę wyższą” (tj. zdarzenia nagłe powstałe niezależnie od Stron umowy, które są poza kontrolą Stron umowy, na których czas trwania Strony nie mają jakiegokolwiek wpływu, a których zaistnienie uniemożliwia wypełnienie któregokolwiek z zobowiązań wynikających z umowy) lub innych zdarzeń lub obiektywnych przeszkód o zbliżonym charakterze (tj. niezależnych do woli Stron umowy), których rozmiaru i intensywności nie można - pomimo zachowania należytej staranności - przewidzieć w dniu zawarcia umowy, o ile ich wystąpienie będzie miało rzeczywisty wpływ na realizację umowy);

8) zaistnienie zdarzeń siły wyższej lub nieznanych Stronom i niezależnych od ich woli lub starania okoliczności,

których nie można było wcześniej przewidzieć;

9) wydłużenia okresu gwarancji;

10) zmiany wysokości naliczonej kary umownej, w sytuacji, gdy zobowiązanie Wykonawcy zostało w znacznej

części wykonane a Zamawiający nie poniósł z tej przyczyny szkody.

2. Zamawiający przewiduje, w celu odzwierciedlenia zmiany kosztów wykonania zamówienia przez Wykonawcę, na wniosek Wykonawcy lub Zamawiającego, możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, określonego w § 6 Umowy, poprzez jego podwyższenie lub obniżenie, przy zachowaniu następujących warunków: Zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadkach określonych w art. 436 pkt 4 lit. b) ustawy Pzp, tj.:

1) w przypadku zmiany stawek od towarów i usług oraz podatku akcyzowego:

a. zmiana ceny nastąpi na podstawie pisemnego wniosku przekazanego drugiej Stronie zawierającego podstawę prawną oraz kalkulację wpływu zmiany na cenę;

b. w wypadku zmiany, o której mowa w ust. 1, wartość netto wynagrodzenia Wykonawcy (tj. bez podatku od towarów i usług) nie zmieni się, a określona w aneksie wartość brutto wynagrodzenia zostanie wyliczona z uwzględnieniem stawki podatku od towarów i usług i podatku akcyzowego, wynikającej ze zmienionych przepisów,

c. zmiana ceny będzie miała zastosowanie do faktur wystawianych po wejściu w życie przepisów zmieniających,

d. termin zapłaty faktury ze wskazaną w jej treści nową stawką podatku VAT lub nową stawką podatku akcyzowego liczony będzie od dnia złożenia przez Wykonawcę wniosku, o którym mowa w lit.a)

2) w przypadku zmiany kosztów wynagrodzeń wynikających ze zmiany:

i. wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie art. 2 ust. 3 – 5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. 2020 , poz. 2207 ze zm.);

ii. zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub zmiany wysokości

stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;

iii. zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych (dalej: PPK), o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 46 ze zm.);

a. zmiana ceny nastąpi na podstawie pisemnego wniosku. Wniosek powinien zawierać wyczerpujące uzasadnienie faktyczne i prawne oraz dokładne obliczenie kwoty wynagrodzenia Wykonawcy po zmianie Umowy, w szczególności Strona będzie zobowiązana wykazać związek pomiędzy wnioskowaną zmianą wynagrodzenia umownego, a wpływem zmiany na kalkulację ceny ofertowej. Wniosek powinien obejmować jedynie te dodatkowe koszty realizacji zamówienia, które Wykonawca obowiązkowo ponosi w związku z wystąpieniem zmiany, o której mowa powyżej. Nie będą akceptowane koszty, których ponoszenie nie jest konieczne w celu dostosowania do obowiązujących przepisów prawa. Każda ze Stron ma prawo żądania dodatkowych wyjaśnień, oświadczeń oraz przedstawienia danych uzasadniających stanowisko drugiej Strony.

b. zmiana ceny będzie miała zastosowanie do faktur wystawianych po wejściu w życie przepisów

zmieniających.

c. Brak pisemnego wniosku o zmianę wynagrodzenia w terminie obowiązywania Umowy Strony uznają

jako rezygnację z przysługującego prawa do zmiany ceny .

Zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy stosownie do art. 439 ust. 1 ustawy Pzp, tj.:

3) w przypadku zmiany cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia stosuje się następujące

wytyczne:

a. Okresem Podlegającym Waloryzacji jest okres każdych 6 pełnych miesięcy realizacji Umowy liczony od dnia jej obowiązywania lub od kolejnego miesiąca od miesiąca, w którym dokonano ostatniej waloryzacji ceny z zastosowaniem Wskaźnika Waloryzacji;

b. zmiana wynagrodzenia nastąpi na podstawie pisemnego wniosku przekazanego drugiej Stronie zawierającego kalkulację Wskaźnika Waloryzacji za Okres Podlegający Waloryzacji, obliczonego zgodnie z poniższymi wytycznymi:

i. waloryzacja będzie odbywać się z wykorzystaniem następujących wskaźników:

− wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowany w tabeli 40, w Biuletynie Statystycznym Głównego Urzędu Statystycznego (BS GUS), w układzie miesiąc poprzedni=100, zwany dalej Wskaźnikiem Miesięcznej Zmiany Ceny. W przypadku, gdyby w/w wskaźnik przestał być dostępny, strony uzgodnią inny, najbardziej zbliżony wskaźnik publikowany przez XXX;

− wskaźnik zmiany przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego brutto w sektorze przedsiębiorstw publikowany w tabeli 19 w BS GUS, w układzie miesiąc poprzedni=100, zwany dalej Wskaźnikiem Miesięcznej Zmiany Wynagrodzeń. W przypadku, gdyby w/w wskaźnik przestał być dostępny, strony uzgodnią inny, najbardziej zbliżony wskaźnik publikowany przez XXX;

ii. Wskaźnik Waloryzacji mający zastosowanie do zmiany wynagrodzenia Wykonawcy za Okres

Podlegający Waloryzacji zostanie obliczony według poniższego wzoru:

𝑊𝑠𝑘𝑎ź𝑛𝑖𝑘 𝑊𝑎𝑙𝑜𝑟𝑦𝑧𝑎𝑐𝑗𝑖

100 100 100

100

100 100 100

100

{[ ( 𝐶1 𝑥 𝐶2 𝑥 𝐶3 𝑥….𝑥 𝐶𝑛 )‒ 1 ]𝑥 0,7 + [ (𝑊1𝑥𝑊2𝑥𝑊3𝑥….𝑥𝑊𝑛)‒ 1 ]𝑥 0,30 }𝑥 0,8

gdzie:

C1, C2, C3 – oznaczają Wskaźnik Miesięcznej Zmiany Ceny opublikowane w BS GUS odpowiednio w pierwszym, drugim, trzecim miesiącu Okresu Podlegającego Waloryzacji,

Cn – oznacza ostatni Wskaźnik Miesięcznej Zmiany Ceny opublikowany w BS GUS w Okresie

Podlegającym Waloryzacji,

W1, W2, W3 – oznaczają Wskaźnik Miesięcznej Zmiany Wynagrodzeń opublikowane w BS GUS odpowiednio w pierwszym, drugim, trzecim miesiącu Okresu Podlegającego Waloryzacji,

Wn – oznacza ostatni Wskaźnik Miesięcznej Zmiany Wynagrodzeń opublikowany w BS GUS w Okresie Podlegającym Waloryzacji.

Nie przewiduje się aktualizacji Wskaźnika waloryzacji po publikacji w BS GUS Wskaźnika Miesięcznej Zmiany Ceny za ostatni miesiąc Okresu Podlegającego Waloryzacji (z powodu opóźnienia jego publikacji przez XXX);

c. Wskaźnik Waloryzacji nie będzie miał zastosowania do tej części wynagrodzenia, które obejmuje łączne średnie koszty zatrudnienia pracowników Wykonawcy w Okresie Podlegającym Waloryzacji, do których mają zastosowanie przepisy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, o których mowa w pkt 2 powyżej; w tym celu, do każdego wniosku o waloryzację, Wykonawca jest zobowiązany dołączyć informację o wartości poniesionych kosztów podlegających przepisom o minimalnym wynagrodzeniu za pracę w każdym miesiącu Okresu Podlegającego Waloryzacji oraz średnio w całym Okresie;

d. ilorazy wskaźników cen (np. C1/100) należy obliczać z dokładnością do trzech miejsc po przecinku. Natomiast wynik iloczynów należy obliczać z dokładnością do 4 miejsc po przecinku;

e. prawo złożenia wniosku o zmianę ceny za pierwszy Okres Podlegający Waloryzacji występuje tylko w przypadku, gdy Wskaźnik Waloryzacji w tym okresie jest wyższy niż 5%;

f. zwaloryzowana cena będzie obowiązująca począwszy od miesiąca, w którym złożono wniosek.

4) Zamawiający dopuszcza maksymalną wartość zmiany wynagrodzenia, w efekcie zastosowania postanowień o zasadach wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia zgodnie z ust.2 i ust. 3), nie większej niż 5% netto w całym okresie trwania Umowy. Wskaźnik Waloryzacji, który doprowadzi do przekroczenia powyższego limitu, zostanie odpowiednio pomniejszony.

5) każda zmiana wynagrodzenia Wykonawcy w wyniku waloryzacji ceny wymaga aneksu do Umowy;

6) w przypadku zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zmiany wynagrodzenia podwykonawcy w trybie art. 439 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych.

7) Jeżeli waloryzacja wynagrodzenia spowoduje wzrost całkowitego wynagrodzenia Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu umowy, którego Zamawiający nie będzie w stanie sfinansować, Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy z zachowaniem dwumiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca. W tym przypadku waloryzacji w oparciu o zapisy umowne podlegać będzie wyłącznie wynagrodzenie Wykonawcy należne do dnia rozwiązania umowy. W okresie wypowiedzenia Umowy, z przyczyn o których mowa w zdaniu pierwszym, wnioski Wykonawcy o waloryzację wynagrodzenia złożone na podstawie ust. 2 lub

3) pozostawia się bez rozpoznania.

3. Poza zmianami opisanymi w ust.1, zmiana umowy może nastąpić w przypadkach określonych w art. 455 ust. 1 pkt 2- 4 i ust. 2 ustawy Pzp, zgodnie z warunkami określonymi w postanowieniach przepisów art. 454-455 ustawy Pzp.

4. Każda zmiana umowy, o ile umowa nie stanowi inaczej, może nastąpić jedynie za zgodą obu Stron wyrażoną w aneksie sporządzonym pod rygorem nieważności w formie pisemnej lub elektronicznej opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

§ 12. POUFNOŚĆ

1. Umowa jest jawna i może podlegać udostępnieniu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej (art. 18 ustawy Pzp). Z zastrzeżeniem tego wymogu Strony zobowiązują się do przestrzegania przy realizacji przedmiotu Umowy wszystkich postanowień zawartych w obowiązujących przepisach związanych z ochroną danych osobowych, a także ochroną informacji poufnych oraz ochroną tajemnicy przedsiębiorstwa.

2. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności wszelkich niepodlegających upublicznieniu informacji dotyczących Zamawiającego oraz jego pracowników, współpracowników i podmiotów z Zamawiającym współpracujących, jakie Wykonawca uzyska w toku wykonywania przedmiotu Umowy.

3. Wykonawca zobowiązuje się do nieujawniania i do nieudostępniania osobom trzecim żadnej niepodlegającej upublicznieniu informacji, którą nabył bezpośrednio lub pośrednio w trakcie trwania lub w wyniku wykonania Umowy. Niniejsze postanowienie obejmuje również dane osobowe administrowane przez pracowników Zamawiającego, kody źródłowe oprogramowania i baz danych, dane z baz danych i aplikacji, wszelkie dane dostępowe IT, wszelkie poufne dokumenty i informacje finansowe, marketingowe, handlowe, techniczne, konsultingowe i inne, w tym informacje i dokumenty, które Wykonawca sporządził, przetworzył lub otrzymał w związku z realizacją Umowy. W razie jakichkolwiek wątpliwości, co do charakteru danej informacji, przed jej ujawnieniem lub uczynieniem dostępną, Strona zwróci się do drugiej Strony o wskazanie, czy informację tę ma traktować jako poufną.

4. Informacji poufnej nie stanowi informacja powszechnie znana w chwili ujawnienia, legalnie otrzymana od strony trzeciej bez zastrzeżenia poufności oraz ujawniona przez Stronę za uprzednią pisemną zgodą drugiej Strony, co do której obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa, orzeczenia lub wezwania właściwych władz.

5. Wykonawcy nie wolno, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, wykorzystywać jakichkolwiek dokumentów, do których ma dostęp w wyniku wykonywania Umowy, w innych celach niż do jej wykonywania.

6. Obowiązek określony w ust. 2 i 3 nie dotyczy:

1) publicznie dostępnych,

2) informacji, które były znane Stronie przed otrzymaniem od drugiej Strony i nie były objęte zobowiązaniem

do poufności względem jakiegokolwiek podmiotu,

3) obowiązku ujawnienia wynikającego z odpowiednich ustaw i rozporządzeń.

7. Zobowiązanie do zachowania poufności nie stoi na przeszkodzie ujawnieniu informacji na uprawnione żądanie sądu lub organu administracji oraz w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, jeżeli jest to potrzebne dla jego rozstrzygnięcia i przy zachowaniu możliwych środków ochrony ujawnianych informacji przed ich publicznym rozpowszechnieniem.

8. Wykonawca odpowiada za podjęcie i zapewnienie wszelkich niezbędnych środków zapewniających dochowanie zasady poufności, określonej w ust. 2 i 3, przez swoich pracowników i podwykonawców.

9. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów dot. ochrony danych osobowych, jeśli dane takie pozyska w trakcie lub w związku z wykonaniem przedmiotu Umowy.

10. Osoby będące w dyspozycji Wykonawcy, uzyskujące wgląd w dane osobowe administrowane przez Zamawiającego, zobowiązane są posiadać przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych, zostać upoważnione przez Zamawiającego do przetwarzania danych osobowych oraz podpisać indywidualne zobowiązanie do zachowania w tajemnicy danych osobowych.

11. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przy wykonywaniu Umowy wszelkich wewnętrznych uregulowań Zamawiającego.

12. W chwili, gdy dane, w których posiadanie wszedł Wykonawca nie będą już konieczne do świadczenia przez niego usług na rzecz Zamawiającego, a także na każde żądanie Zamawiającego, Wykonawca zwróci Zamawiającemu wszelkie nośniki zawierające dane lub zniszczy dane, przy zachowaniu obowiązujących w tym zakresie przepisów. W żadnym przypadku nośniki, na których znajdowały się dane nie mogą zostać udostępnione osobom trzecim bez uprzedniego usunięcia danych z takich nośników w sposób zatwierdzony przez Zamawiającego na piśmie.

13. Wykonawca, po wykonaniu Umowy w zakresie świadczenia usługi asysty, zobowiązuje się do zwrotu wszelkich dokumentów, które otrzymał od Zamawiającego w trakcie realizacji Umowy oraz do potwierdzonego pisemnie usunięcia z nośników oraz oprogramowania Wykonawcy (x.xx. serwerów, urządzeń teleinformatycznych, programów, baz danych, skrzynek e-mail) wszelkich cyfrowych danych, dokumentów, kodów, dostępów oraz jakichkolwiek innych danych jakie pozyskał lub przetworzył cyfrowo podczas wykonywania Umowy. Analogiczne obowiązki ma Wykonawca względem wyżej wymienionych dokumentów i zawartości nośników po wykonaniu gwarancji czy wykonaniu prac wynikających z rękojmi, jeżeli w okresie świadczenia tych prac, wejdzie w posiadanie dokumentów lub jakichkolwiek cyfrowych danych, dokumentów, kodów, dostępów oraz jakichkolwiek innych danych jakie pozyskał lub przetworzył cyfrowo.

14. Podane wyżej warunki poufności odnoszą się do wymaganych od Wykonawcy działań i obowiązków w okresie trwania Umowy.

§ 13. INNE POSTANOWIENIA

1. Wykonawca oświadcza, że nie zachodzi wobec niego podstawa wykluczenia przewidziana w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r. poz. 835) oraz art. 5k Rozporządzenia (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.

2. W trakcie realizacji Umowy Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy

odnośnie spełnienia przez Wykonawcę warunku, o którym mowa w ust. 1, w szczególności do:

1) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie spełniania przez Wykonawcę ww. wymogu i dokonywania ich oceny;

2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia przez Wykonawcę spełnienia wskazanego

powyżej wymogu.

3. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dokumentów lub wyjaśnień w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę wymogu, o którym mowa w ust. 1, traktowane będzie jako niewłaściwe wykonywanie Umowy.

§ 14. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Zamawiający udostępnia Wykonawcy dane osobowe w celu i zakresie niezbędnym do wykonania niniejszej Umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO

2. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania udostępnionych przez Zamawiającego danych osobowych zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego o ochronie danych osobowych, w szczególności z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 26 kwietnia 2016 r w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwane dalej „RODO”.

3. Wykonawca oświadcza, że stosuje powszechnie obowiązujące przepisy prawa o ochronie danych osobowych.

4. Zakres udostępnianych danych osobowych obejmuje dane pracowników w zakresie: imienia, nazwiska, adresu mailowego, numeru telefonu

5. Udostępnione przez Zamawiającego dane osobowe będą przetwarzane przez Wykonawcę wyłącznie w celu realizacji niniejszej Umowy w zakresie świadczenia usług, o których mowa w §1.

6. Wykonawca zobowiązuje się, przy przetwarzaniu udostępnionych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności zgodnie z art. 32 RODO. Wykonawca poinformuje na piśmie Zamawiającego o zastosowanych środkach technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z art. 32 RODO.

7. Wykonawca zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu udostępnionych danych osobowych.

8. Wykonawca zapewni, że osoby, które będą zaangażowane w czynności przetwarzania danych osobowych w ramach jego organizacji:

1) otrzymają pisemne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;

2) będą zaznajomione z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych (z uwzględnieniem ich ewentualnych zmian) oraz z odpowiedzialnością za ich nieprzestrzeganie;

3) będą dokonywały czynności przetwarzania danych osobowych wyłącznie na polecenie Administratora;

4) zobowiążą się do bezterminowego zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz stosowanych przez

Wykonawcę sposobów ich zabezpieczenia, o ile taki obowiązek nie wynika dla nich z odpowiednich przepisów.

9. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy udostępnionych danych osobowych także po ustaniu niniejszej Umowy.

10. Wykonawca, uwzględniając charakter przetwarzania danych osobowych oraz dostępne mu informacje, ma

obowiązek współdziałania z Zamawiającym w wywiązaniu się z obowiązków określonych w art. 32 –36 RODO.

11. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, w szczególności, o którym mowa w art. 4 pkt 12 RODO, Wykonawca zobowiązuje się do bezzwłocznego poinformowania Zamawiającego, w formie pisemnej oraz dodatkowo na adres mailowy: xxx@xxx.xxx.xx, o tym fakcie w okresie do 24 godzin, wskazując okoliczności i zakres naruszenia.

12. Jeżeli Wykonawca realizując Umowę zleci podwykonawcom prace, w trakcie których będą przetwarzane dane osobowe, odpowiednio powierzy im, za zgodą Zamawiającego, w drodze Umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie tych danych na warunkach zgodnych z postanowieniami niniejszej Umowy. W przypadku zlecenia prac podwykonawcom, Wykonawca odpowiada za szkody, jakie powstaną wobec Zamawiającego lub osób trzecich na

skutek przetwarzania przez podwykonawców danych osobowych niezgodnie z niniejszą Umową lub przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

13. Wykonawca jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym

14. Wykonawca zapewni w okresie obowiązywania niniejszej Umowy pełną ochronę danych osobowych oraz zgodność

ze wszelkimi obecnymi oraz przyszłymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych i prywatności.

15. Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie za wykonywanie obowiązków wynikających z niniejszego paragrafu.

16. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym paragrafie zastosowanie mają przepisy RODO.

17. Wykonawca oświadcza, że akceptuje postanowienia umowne w zakresie ochrony danych osobowych.

18. Zasady powierzenia Wykonawcy przetwarzania danych osobowych Zamawiającego reguluje umowa powierzenia danych osobowych stanowiąca Załącznik nr 3 do Umowy.

§ 15. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową stosuje się przepisy prawa obowiązujące w Polsce.

2. Ewentualne spory rozpoznawane będą przez sąd miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego.

3. Za dni robocze przyjmuje się dni od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy

4. Strony zobowiązują się do informowania o każdej zmianie swojego adresu lub siedziby wskazane w komparycji Umowy.

5. Umowę sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, 2 egzemplarze dla Zamawiającego i 1 egzemplarz dla Wykonawcy

6. Do Umowy dołączono następujące załączniki, które stanowią jej integralną część:

1) Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia;

2) Załącznik nr 2 – Oferta Wykonawcy z dnia r.;

3) Załącznik nr 3 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych;

4) Załącznik nr 4 - Wydruk KRS z dnia r.

ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:

Załącznik nr 3 do umowy nr CRZP/26/1469/2023 z dnia r.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta w dniu r. w Warszawie / zawarta pomiędzy:

Państwowym Instytutem Geologicznym – Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Warszawie przy xx. Xxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy KRS pod numerem 0000122099, XXX 0000000000, Regon: 000332133, reprezentowanym przez/w imieniu którego działają:

……………………………………………………..

……………………………………………………..

zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym lub PIG-PIB, a

(w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do KRS)*

……………………..…, z siedzibą w ……………… przy ulicy …………………, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy…………… w …………, …… Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: ……………………, NIP ……………, Regon ……………, kapitał zakładowy ,

reprezentowaną przez: …………..…………..……………………uprawniony do samodzielnego reprezentowania spółki,

zgodnie z wydrukiem z dnia ……………….stanowiącym informację odpowiadającą odpisowi aktualnemu z rejestru

przedsiębiorców KRS stanowiącym załącznik nr do niniejszej umowy

zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą,

(w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do ewidencji działalności gospodarczej)*

panem/panią ………………………. zam. ……………….., ul. ………………, PESEL…, działającym/ą pod firmą

………………….., adres prowadzenia działalności ………………, ul. ………, NIP:……………, Regon

…………………,zgodnie z wydrukiem z CEIDG z dnia …………. działającym/ą osobiści/ reprezentowanym/ą przez:

…………………… (na mocy , zwanym/zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą,

(w przypadku spółki cywilnej)*

panem/panią ……………………… zam. ………………, ul. …………………, PESEL…, działającym/ą pod firmą

…………………., adres prowadzenia działalności ……………, ul. ………, NIP:………………, Regon ,

zgodnie z wydrukiem z CEIDG z dnia …………. działającym/ą osobiści/ reprezentowanym/ą przez: ……………………

(na mocy )

panem/panią …………………… zam. ……………….., ul. …………………, PESEL…, działającym/ą pod firmą

…………………, adres prowadzenia działalności ……………, ul. ………, NIP:………………, Regon ,

zgodnie z wydrukiem z CEIDG z dnia …………. działającym/ą osobiści/ reprezentowanym/ą przez: (na

mocy )

wspólnikami spółki cywilnej ………………………… ………………….., NIP ………………………

zwanymi w dalszej części umowy Wykonawcą,

zwanymi także łącznie Stronami.

Mając na uwadze, że w dniu …………… r. Strony zawarły Umowę o współpracy w zakresie Świadczenia usługi gwarancyjnej wraz z opieką powdrożeniową Zintegrowanego Systemu Zarządzania ERP (Enterprise Resource Planning), oznaczenie sprawy EZP.26.201.2023, której przedmiotem jest realizacja przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług, o których mowa w § 1 Umowy głównej, tj.:

a) usługi świadczone przez Wykonawcę w ramach Umowy głównej są związane z wykonywaniem przez Wykonawcę

operacji na danych osobowych w imieniu Zamawiającego,

b) Zamawiający jako administrator danych osobowych jest obowiązany zapewnić, iż przetwarzanie przez Wykonawcę danych osobowych w jego imieniu odbywa się zgodnie z art 28 ust 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) od dnia jego stosowania,

Xxxxxx postanowiły zawrzeć umowę o następującej treści:

§ 1. Definicje

Użyte w umowie określenia będą miały następujące znaczenie:

2) Ustawa – oznacza ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781);

3) Rozporządzenie (UE) 2016/679 – oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);

4) Umowa główna – oznacza zawartą przez Strony Umowę o świadczenie usług z dnia r.;

5) Usługi – oznaczają usługi, o których mowa w § 1 Umowy głównej;

6) administrator – oznacza Sąd Rejonowy w Słupsku, Prezesa Sądu Rejonowego w Słupsku;

7) dane osobowe – oznacza dane w rozumieniu art. 6 Ustawy oraz art. 4 pkt 1) Rozporządzenia (UE) 2016/679, tj. wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej;

8) naruszenie ochrony Danych Osobowych – oznacza naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do Danych Osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych;

9) organ nadzorczy – organ nadzorczy, o którym mowa w art. 28 Dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych, a od dnia 00 xxxx 0000 x. xxxxxxxxxx organ publiczny ustanowiony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 51 Rozporządzenia (UE) 2016/679;

10) przetwarzanie – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;

11) podmiot przetwarzający – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który

przetwarza dane osobowe w imieniu administratora;

12) państwo trzecie – oznacza państwo nienależące do Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

§ 2. Przedmiot umowy

Przedmiotem niniejszej umowy jest określenie zasad przetwarzania oraz zabezpieczania danych osobowych, które Wykonawca przetwarza w imieniu Zamawiającego.

§ 3. Dane osobowe przetwarzane przez Wykonawcę w imieniu Xxxxxxxxxxxxx

1. Zamawiający jako administrator powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych Państwowego Instytutu Geologicznego – Państwowego Instytutu Badawczego z siedzibą w Warszawie (adres: 00-000 Xxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxx 4) (dalej jako „Dane Osobowe”) na potrzeby świadczenia Usług, do których realizacji Wykonawca zobowiązał się w Umowie głównej.

2. Wykonawca jako podmiot przetwarzający przyjmuje Dane Osobowe do przetwarzania i zobowiązuje się je

przetwarzać w imieniu Xxxxxxxxxxxxx na zasadach określonych w niniejszej umowie.

3. Powierzone Wykonawcy Dane Osobowe obejmują w szczególności:

1) Imię i nazwisko,

2) Numer PESEL i datę urodzenia,

3) Adres zamieszkania

4) Miasto,

5) Uwagi,

4. Wykonawca jest uprawniony do przetwarzania Danych Osobowych wyłącznie w celach związanych z realizacją Usług świadczonych Zamawiającemu na podstawie Umowy głównej.

5. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie Danych Osobowych w jego imieniu przez okres obowiązywania

niniejszej umowy.

6. Zamawiający oświadcza, że spełnił wszelkie warunki legalności przetwarzania Danych Osobowych, przewidziane

Ustawą.

§ 4. Dalsze powierzenie przetwarzania danych

Zamawiający nie wyraża zgody korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego w trakcie realizacji przetwarzania Danych Osobowych na podstawie niniejszej umowy.

§ 5. Obowiązki Wykonawcy

1. Wykonawca jest obowiązany przetwarzać Dane Osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Zamawiającego co dotyczy też przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, przy czym za udokumentowane polecenie Zamawiającego uważa się polecenia przekazywane drogą elektroniczną lub na piśmie. Powyższy obowiązek nie dotyczy sytuacji gdy wymóg przetwarzania Danych Osobowych nakłada na Wykonawca prawo Unii Europejskiej lub prawo kraju jego siedziby. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Wykonawca poinformuje Zamawiającego o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

2. Wykonawca jest odpowiedzialny za ochronę powierzonych mu do przetwarzania Danych Osobowych.

3. Wykonawca jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę powierzonych mu do przetwarzania Danych Osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii tych danych, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Wykonawca prowadzi dokumentację opisującą środki, o których mowa w zdaniu poprzednim oraz sposób przetwarzania danych osobowych.

4. Na żądanie Zamawiającego, Wykonawca poinformuje Zamawiającego o lokalizacji przetwarzania Danych Osobowych przez Wykonawcę.

5. Przy przetwarzaniu Danych Osobowych Wykonawca jest obowiązany przestrzegać niniejszej umowy, przepisów prawa oraz stosować przekazane mu przez Zamawiającego polityki, zasady i wytyczne odnoszące się do zapewnienia ochrony i poufności Danych Osobowych, o ile ich stosowanie nie narusza obowiązujących Wykonawcę krajowych lub europejskich przepisów o ochronie danych osobowych.

6. Wykonawca zapewnia, by osoby upoważnione przez niego do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy Danych Osobowych i środków ich zabezpieczenia zarówno w okresie obowiązywania niniejszej umowy, jaki i po jej rozwiązaniu.

7. Wykonawca umożliwia Zamawiającemu lub upoważnionemu przez niego audytorowi przeprowadzanie audytów, o których mowa w § 6 niniejszej umowy i przyczynia się do nich.

8. Wykonawca niezwłocznie poinformuje Zamawiającego o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania Danych Osobowych przez Wykonawcę, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania Danych Osobowych, skierowanej do Wykonawcy,

a także o wszelkich czynnościach kontrolnych podjętych wobec niego przez organ nadzorczy oraz o wynikach takiej kontroli, jeżeli jej zakresem objęto Dane Osobowe powierzone Wykonawcy na podstawie niniejszej umowy.

9. Wykonawca po stwierdzeniu naruszenia ochrony Danych Osobowych jest zobowiązany bez zbędnej zwłoki zgłosić

je Xxxxxxxxxxxxx wskazując w zgłoszeniu:

1) charakter naruszenia ochrony Danych Osobowych, w tym w miarę możliwości wskazywać kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów Danych Osobowych, których dotyczy naruszenie;

2) opis możliwych konsekwencji naruszenia ochrony Danych Osobowych;

3) opis środków zastosowanych lub proponowanych przez Wykonawcę w celu zaradzenia naruszeniu ochrony Danych Osobowych, w tym opis działań podjętych w celu zminimalizowania ewentualnych negatywnych skutków naruszenia.

10. Wykonawca jest obowiązany udostępnić Zamawiającemu na żądanie wszelkie informacje niezbędne do wykazania,

iż spełnia obowiązki określone w niniejszym paragrafie umowy.

11. Wykonawca podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 Rozporządzenia (UE) 2016/679 w celu zapewnienia bezpieczeństwa Danych Osobowych.

12. Wykonawca, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Zamawiającemu wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 Rozporządzenia (UE) 2016/679.

13. W związku z obowiązkami określonym w ust. 9 i ust. 12 powyżej Wykonawca niezwłocznie poinformuje Zamawiającego, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie Rozporządzenia (UE) 2016/679 lub innych przepisów Unii Europejskiej lub kraju jego siedziby w zakresie ochrony danych osobowych.

§ 6. Odpowiedzialność Stron

1. Wykonawca odpowiada za szkody, jakie powstaną u Zamawiającego lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z niniejszą umową przetwarzania przez Wykonawcę Danych Osobowych.

2. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę niniejszej umowy, Wykonawca

zobowiązuje się do zapłaty odszkodowania na zasadach ogólnych.

§ 7. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza umowa zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy głównej.

2. Wypowiedzenie Xxxxx głównej skutkuje równoczesnym wypowiedzeniem niniejszej umowy.

3. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia w niniejszej umowie wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem

nieważności.

4. W kwestiach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego, Ustawy oraz

Rozporządzenia (UE) 2016/679 od dnia rozpoczęcia jego stosowania.

5. Wszelkie spory wynikłe ze stosunku prawnego objętego niniejszą umową rozpatrywane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

6. Niniejsza umowa wchodzi w życie w dniu jej zawarcia przez Xxxxxx, w przypadku, jeśli podpisy Stron nie są złożone jednocześnie, umowa wchodzi w życie z momentem złożenia ostatniego podpisu - jeśli dotyczy.

ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:

Załącznik nr 3 do SWZ

Dane Wykonawcy / Wykonawców

występujących wspólnie

Adres Wykonawcy:

kod, miejscowość, ulica, nr lokalu

Województwo:

Osoba do kontaktu: Nr telefonu:

E-mail:

REGON:

NIP:

Państwowy Instytut Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy

xx. Xxxxxxxxxx 0

00-000 Xxxxxxxx

OFERTA

Nawiązując do ogłoszenia o zamówieniu, oznaczenie sprawy EZP.26.201.2023 pn.:

Świadczenie usługi gwarancyjnej wraz z opieką powdrożeniową Zintegrowanego Systemu Zarządzania ERP (Enterprise Resource Planning)

My niżej podpisani działając w imieniu i na rzecz:

………………………………………………………………………………………………………………………………….....

(nazwa (firma) dokładny adres Wykonawcy/Wykonawców) (w przypadku składania oferty przez Wykonawców wspólnie

ubiegających się o udzielenie zamówienia należy podać nazwy(firmy) i adresy wszystkich tych Wykonawców)

1. Oferujemy wykonanie przedmiotowego zamówienia, określonego w specyfikacji warunków zamówienia za cenę:

1) netto zł

2) VAT zł

3) brutto zł

W tym:

1) cena za świadczenie usługi gwarancyjnej:

Przedmiot zamówienia	Wartość netto (zł)	Podatek VAT (zł)	Wartość brutto (zł)
1	2	3	4 = 2 + 3
Świadczenie usługi gwarancyjnej zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia określonym w pkt 1 OPZ (Zał. Nr 1 do SWZ)

2) cena za świadczenie opieki powdrożeniowej:

L.p.	Przedmiot zamówienia	Cena jednostkowa za roboczogodzinę (zł)	Ilość roboczogodzin	Wartość netto oferty (zł)	Podatek VAT (zł)	Wartość brutto oferty (zł)
1	2	3	4	5 = 3 x 4	6	7 = 5 + 6
1.	Świadczenie opieki powdrożeniowej		400*

*W tym:

1) Zamówienie gwarantowane – 150 godzin,

2) Zamówienie opcjonalne – 250 godzin

2. Oferujemy czas naprawy (usunięcia) błędów oprogramowania:

1) błąd krytyczny*:

 czas naprawy do 6 godzin;

 czas naprawy w przedziale od 7 do 9 godzin;

 czas naprawy w przedziale od 10 do 12 godzin;

 ……… inna liczba godzin.

2) błąd ważny*:

 czas naprawy do 24 godzin;

 czas naprawy w przedziale od 25 do 39 godzin;

 czas naprawy w przedziale od 40 do 48 godzin;

 inna liczba godzin.

3) błąd normalny*:

 czas naprawy do 80 godzin;

 czas naprawy w przedziale od 81 do 120 godzin;

 czas naprawy w przedziale od 121 do 160 godzin;

 inna liczba godzin.

UWAGA:

* Wykonawca wpisze oferowany przez siebie czas naprawy lub zaznaczy w sposób wyraźny oświadczenie własne.

W przypadku, gdy Wykonawca nie wskaże w ofercie czasu naprawę błędów oprogramowania, Zamawiający przyjmie, że Wykonawca zaoferował maksymalny czas naprawy dla poszczególnych błędów wymagany przez Zamawiającego tj.:

1) dla błędu krytycznego - czas naprawy 12 godzin;

2) dla błędu ważnego – czas naprawy 48 godzin;

3) dla błędu normalnego - czas naprawy 160 godzin;

- i przyzna ofercie w tym kryterium 0 punktów.

W przypadku, gdy Wykonawca zaoferuje czas naprawę poszczególnych błędów dłuższy niż określony powyżej, Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy na podstawie art. 226 ust 1 pkt 5) ustawy Pzp.

2. Oświadczamy, że:

1) Jesteśmy*:

mikroprzedsiębiorstwem

małym przedsiębiorstwem

średnim przedsiębiorstwem[1]

jednoosobową działalnością gospodarczą

osobą fizyczną nieprowadzącą działalnością gospodarczą

inny rodzaj

*należy zaznaczyć rodzaj Wykonawcy

2) Zamówienie zrealizujemy:

bez udziału podwykonawców;

z udziałem niżej wskazanych podwykonawców

Lp.	Firma podwykonawcy	Część zamówienia, której wykonanie Wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcy
1.
…

3) zapoznaliśmy się z treścią SWZ, a w szczególności z opisem przedmiotu zamówienia i z projektowanymi postanowieniami umowy oraz ze zmianami i wyjaśnieniami treści SWZ oraz, że wykonamy zamówienie na warunkach i zasadach określonych tam przez Zamawiającego;

4) wypełniliśmy obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 2016 r.) wobec osób fizycznych, od których

[1] Definicja MŚP zawarta jest w załączniku I do Rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 00 xxxxxxx 0000 x. Xxxxxxxxxx się następujące

kategorie przedsiębiorstw: 1. Średnie przedsiębiorstwo: a) zatrudnia mniej niż 250 pracowników oraz b) jego roczny obrót nie przekracza 50 mln euro lub roczna suma bilansowa nie przekracza 43 mln euro; 2. Małe przedsiębiorstwo: a) zatrudnia mniej niż 50 pracowników oraz b) jego roczny obrót nie przekracza 10 mln euro lub roczna suma bilansowa nie przekracza 10 mln euro; 3. Mikroprzedsiębiorstwo: a) zatrudnia mniej niż 10 pracowników oraz b) jego roczny obrót nie przekracza 2 mln euro lub roczna suma bilansowa nie przekracza 2 mln euro.

dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu;

5) otrzymaliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty. Uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez czas wskazany w SWZ, w przypadku uznania naszej oferty za najkorzystniejszą zobowiązujemy się do podpisania umowy na warunkach zawartych w SWZ w miejscu i terminie wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx;

6) następujące informacje i dokumenty zawarte w ofercie w stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i nie mogą być ujawniane pozostałym uczestnikom postępowania:

- ……………….

- ……………….

należy wpisać nazwy plików stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa* – jeżeli dotyczy.

7) świadom (-i) odpowiedzialności karnej oświadczam (-y), że załączone do oferty dokumenty opisują stan prawny i faktyczny aktualny na dzień złożenia niniejszej oferty (art. 297 k.k.);

8) załącznikami do niniejszej oferty, stanowiącymi jej integralną cześć są:

1) ……………………………

2) ……………………………

Niniejszy plik należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną

Załącznik nr 4 do SWZ

OŚWIADCZENIE O NIEPODLEGANIU WYKLUCZENIU ORAZ SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

My, niżej podpisani, działając w imieniu i na rzecz:

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(nazwa /firma/ i adres Wykonawcy/ Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia)

niniejszym oświadczamy, że ubiegając się o zamówienie publiczne pn. Świadczenie usługi gwarancyjnej wraz z opieką powdrożeniową Zintegrowanego Systemu Zarządzania ERP (Enterprise Resource Planning) (oznaczenie sprawy: EZP.26.201.2023)

1) spełniamy* / nie spełniamy* warunków o których mowa w pkt 7 SWZ;

2) nie podlegamy wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp a także w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2022 poz. 835) są aktualne na dzień złożenia oświadczenia;

3) zachodzą w stosunku do nas podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art. … ustawy Pzp (podać mającą zastosowanie podstawę wykluczenia spośród wymienionych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2, 5 lub art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp) lub w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2022 poz. 835). Jednocześnie oświadczamy, że w związku z ww. okolicznością, na podstawie art. 110 ust. 2 ustawy Pzp podjęliśmy następujące środki naprawcze: ………………………………………………………………………….…………

4) informujemy o dostępności wymaganych w SWZ podmiotowych środkach dowodowych:

Nazwa oświadczenia lub dokumentu Adres internetowy na której dokument lub oświadczenie dostępne jest w formie elektronicznej, wydający urząd lub organ/numer lub nazwa postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:

Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższym oświadczeniu są aktualne i zgodne z prawem oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia Zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie składa każdy

z Wykonawców oddzielnie.

* niepotrzebne skreślić

Niniejszy plik należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną

Załącznik nr 5 do SWZ

ZOBOWIĄZANIE

innych podmiotów do oddania do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia

My niżej podpisani

………………………………….….……………..……………………………………………………………….………….................

(imię i nazwisko składającego zobowiązanie)

posiadając upoważnienie do reprezentowania:

…………………………….………………………………….……………………………………………….………………..……… (nazwa i adres podmiotu oddającego do dyspozycji zasoby)

zobowiązujemy się, iż w przypadku gdy Wykonawcy:

…………………………………………………………………....………………………………………………………………………

(nazwa i adres Wykonawcy składającego ofertę)

zostanie udzielone zamówienie publiczne pn. Świadczenie usługi gwarancyjnej wraz z opieką powdrożeniową Zintegrowanego Systemu Zarządzania ERP (Enterprise Resource Planning) (oznaczenie sprawy: EZP.26.201.2023), do oddania temu Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów, zgodnie z art. 118 ustawy Pzp, polegającego na wykorzystaniu

…………………………………………………………………………………………………………………...….…………………… W celu udowodnienia, że Wykonawca, tj.:

………………………………………………………………………………………………………………………………….………...

(nazwa i adres Wykonawcy składającego ofertę)

będzie dysponował niezbędnymi zasobami w stopniu umożliwiającym należyte wykonanie zamówienia publicznego oraz oceny, czy stosunek łączący podmiot, który reprezentuję(emy) z Wykonawcą gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów – oświadczamy, co następuje:

1. odnośnie zakresu dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu który reprezentujemy:

……………..……………………………………………………………………………………………….………………………

2. odnośnie sposobu i okresu udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów, które udostępniamy

przy wykonywaniu zamówienia publicznego:

- sposób - ………………………………………...…………………………………………………………………………….

- okres - …………………………………………………………………………………………………….……..……………

3. odnośnie informacji, czy i w jakim zakresie podmiot, który reprezentujemy, tj. podmiot na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących doświadczenia zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą:

………………………………………………………………………………………………………………………………

Niniejszy plik należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną

Załącznik nr 6 do SWZ

Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia

Jako Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w postępowaniu pn. Świadczenie usługi gwarancyjnej wraz z opieką powdrożeniową Zintegrowanego Systemu Zarządzania ERP (Enterprise Resource Planning) (oznaczenie sprawy: EZP.26.201.2023), oświadczamy, że warunek udziału w postępowaniu, o którym mowa w punkcie 7.3.SWZ dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej spełnia:

……………………………………………………………………………………………………………………………….

(wskazanie firmy i adresu Wykonawcy spełniającego warunek)

Oświadczamy, że wskazany powyżej Wykonawca wykona zakres zamówienia polegający na:

………………………………………………………………………………………………………………………………………..

……..…………………………………………………………………………………………………………………………………

……..……..…………………………………………………………….…………………………………

1) Wykonawca (wskazanie firmy i adresu Wykonawcy)

zrealizuje zamówienie w zakresie: …………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………….………..……..…………………………...…………

……………………………………..……..…………………………………………………………………………….………

2) Wykonawca (wskazanie firmy i adresu Wykonawcy)

zrealizuje zamówienie w zakresie: ……………………………………………………..………………………………….

………..……..………………………………………………………………………………………………….………………

……………………..……..………………………………………………………………………………………….…………

Niniejszy plik należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną

Załącznik nr 7 do SWZ

OŚWIADCZENIE

PODMIOTU UDOSTĘPNIAJĄCEGO ZASOBY

O NIEPODLEGANIU WYKLUCZENIU ORAZ SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

My niżej podpisani, działając w imieniu i na rzecz:

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

(nazwa /firma/ i adres Wykonawcy podmiot udostępniający zasoby)

Oświadczamy, że w postępowaniu pn.: „Świadczenie usługi gwarancyjnej wraz z opieką powdrożeniową Zintegrowanego Systemu Zarządzania ERP (Enterprise Resource Planning)” (oznaczenie sprawy: EZP.26.201.2023):

1. spełniamy następujące warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego w zakresie: 1) …………………………………………………………………………………………

2) ……………………………………………………………………………………

3) ……………………………………………………………………………………

2. nie podlegamy wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp,

3. nie podlegamy wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2022 poz. 835)

4. zachodzą w stosunku do nas podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art. ustawy Pzp (podać

mającą zastosowanie podstawę wykluczenia spośród wymienionych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2, 5 lub art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp). Jednocześnie oświadczamy, że w związku z ww. okolicznością, na podstawie art. 110 ust. 2 ustawy Pzp podjęliśmy następujące środki naprawcze:

……………………………………………………………………………………………………….…………

5. informujemy o dostępności wymaganych w SWZ podmiotowych środkach dowodowych:

Nazwa oświadczenia lub dokumentu Adres internetowy na której dokument lub oświadczenie dostępne jest w formie elektronicznej, wydający urząd lub organ/numer lub nazwa postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:

Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższym oświadczeniu są aktualne i zgodne z prawem oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia Zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie składa każdy

z Wykonawców oddzielnie.

* niepotrzebne skreślić

Niniejszy plik należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną