POROZUMIENIE W SPRAWIE GOSZCZENIA UCZESTNIKA W RAMACH PROGRAMU AFS
POROZUMIENIE W SPRAWIE GOSZCZENIA UCZESTNIKA W RAMACH PROGRAMU AFS
Zawarte pomiędzy
1. Panią ,
legitymującą się dowodem osobistym …………………………………………………………………………………………
oraz Panem ,
legitymującym się dowodem osobistym ………………………………………………………………………………………
zamieszkałymi pod adresem…………………………………………………………………………………………………………
w dalszej części zwanymi Rodziną Goszczącą. oraz
2. Stowarzyszeniem AFS Polska Programy Międzykulturowe, z siedzibą pod adresem: 00-000 Xxxxxx, Xxxxxxxxx 0, reprezentowanym przez Xxxxxx Xxxxxxx, na podstawie upoważnienia do reprezentacji, w dalszej części zwanym AFS.
Preambuła
Niniejsze porozumienie zawiera zobowiązania AFS wobec Rodziny Goszczącej oraz zobowiązania Rodziny Goszczącej związane z goszczeniem uczestnika programu wymiany międzykulturowej, zwanego w dalszej części Uczestnikiem. Obie strony są świadome odpowiedzialności wiążącej się z zawarciem porozumienia i w pełni akceptują jego treść.
Rodzina Goszcząca, w ramach programu wymian międzykulturowych AFS zobowiązuje się do goszczenia Uczestnika:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………….....,
przez okres: □ trzech miesięcy (Uczestnik programu trymestralnego)
□ sześciu miesięcy (Uczestnik programu semestralnego)
□ dziesięciu miesięcy (Uczestnik programu rocznego)
□ inny okres: (jaki?) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
§1
AFS zobowiązuje się do:
1) zorganizowania spotkania informacyjnego z Rodziną Goszczącą przed przyjazdem Uczestnika;
2) przekazania instrukcji dotyczącej wypełnienia aplikacji dla Rodzin Goszczących (w wersji online);
3) zachowania poufności udostępnionych danych zgodnie z klauzulą poufności stanowiącą integralną część niniejszego porozumienia;
4) zachowania w poufności wobec osób nieuprawnionych wszystkich informacji uzyskanych w związku z przystąpieniem Rodziny Goszczącej do programu goszczenia jak również informacji pozyskanych w trakcie trwania programu;
5) dostarczenia wszystkich koniecznych dokumentów związanych z pobytem Uczestnika,
legalizacją jego pobytu oraz ubezpieczeniem;
6) udzielenia wsparcia przy formalnościach związanych z legalizacją pobytu Uczestnika na terenie RP;
7) zapewnienia Rodzinie Goszczącej osoby kontaktowej pośredniczącej w kontaktach między biurem oraz Uczestnikiem;
8) zapewnienia Uczestnikowi miejsca w szkole i załatwienia wszelkich formalności z tym związanych;
9) o ile jest to konieczne zapewnienia i opłacenia Uczestnikowi podręczników szkolnych do nauki języków obcych;
10) zapewnienia i opłacenia Uczestnikowi kursu języka polskiego w wymiarze określonym
w programie;
11) utrzymywania stałego kontaktu z Rodziną Goszczącą przez cały okres goszczenia;
12) udostępnienia Rodzinie Goszczącej numeru alarmowego czynnego całą dobę;
13) nadzorowania przebiegu programu przez cały okres goszczenia;
14) udzielenia w każdej chwili wsparcia przy rozwiązywaniu ewentualnych problemów;
15) zwrotu wszystkich kosztów związanych z przejazdami Uczestnika ze szkoły do domu (na podstawie faktur wystawionych na Stowarzyszenie AFS);
16) pokrycia kosztów podróży i pobytu Uczestnika na obowiązkowych seminariach AFS;
17) zwrotu kosztów opieki medycznej Uczestnika objętych ubezpieczeniem (na podstawie faktur wystawionych na nazwisko Xxxxxxxxxx);
18) zwrotu wyżej wymienionych kosztów na podstawie comiesięcznych rozliczeń wysyłanych przez Rodzinę Goszczącą, z zastrzeżeniem, że zostaną one dostarczone wraz z poprawnie wystawionymi fakturami nie później niż do 10 dnia kolejnego miesiąca;
§2
Rodzina Goszcząca zobowiązuje się do:
1) uczestnictwa w spotkaniu przygotowującym do goszczenia Uczestnika;
2) uzupełnienia lub wypełnienia aplikacji online nie później niż 7 dni od dnia podpisania porozumienia;
3) umożliwienia wolontariuszom AFS wizyty w domu przed przyjazdem Uczestnika oraz w trakcie trwania programu;
4) traktowania Uczestnika jak członka rodziny i dbania o jego bezpieczeństwo w takim samym zakresie jak innych członków rodziny;
5) zapewnienia Uczestnikowi miejsca do spania (osobne łóżko – Uczestnik może dzielić pokój z rodzeństwem tej samej płci), miejsca do nauki, miejsca do przechowywania ubrań i osobistych rzeczy, nieograniczonego dostępu do łazienki;
6) pomoc w zorganizowaniu lokalnej karty telefonicznej SIM do kontaktu z rodziną goszczącą;
7) zapewnienia Uczestnikowi przynajmniej trzech posiłków dziennie;
8) zorganizowania przejazdów Uczestnika do szkoły (koszty przejazdów zwraca AFS, na podstawie przedstawionych faktur);
9) monitorowania realizacji obowiązku szkolnego, w tym uczestniczenia w zebraniach dla
rodziców organizowanych przez szkołę, do której uczęszcza Uczestnik;
10) niezwłocznego informowania AFS o wszelkich trudnościach związanych z goszczeniem Uczestnika takich jak: niestosowne zachowanie Uczestnika, łamanie przez Uczestnika zasad panujących w domu lub zbyt częste kontakty Uczestnika w języku ojczystym;
11) terminowego dostarczania (nie później niż do 10 dnia kolejnego miesiąca) comiesięcznych rozliczeń kosztów, w rozumieniu §1;
12) umożliwienia Uczestnikowi uczestnictwa w obowiązkowych seminariach oraz spotkaniach organizowanych przez AFS;
13) zapoznania się zasadami podróżowania ucznia stanowiącymi integralną część niniejszego porozumienia i ich przestrzegania tych zasad;
14) wezwania karetki pogotowia w przypadku zagrożenia życia lub zdrowia Uczestnika;
15) niezwłocznego zawiadomienia AFS o:
a. chorobie, leczeniu stacjonarnym lub ambulatoryjnym Uczestnika,
b. spożywaniu przez Uczestnika alkoholu w sposób niezgodny z prawem lokalnym i zasadami programu AFS lub spożywaniu substancji zakazanych;
x. xxxxxxx przez Uczestnika podstawowych zasad AFS (x.xx. zakazu prowadzenia pojazdów mechanicznych, zakazu podróżowania autostopem, niewypełnianiu obowiązku szkolnego);
16) zachowania w poufności wobec osób nieuprawnionych wszystkich informacji uzyskanych o Uczestniku w związku z uczestnictwem w programie goszczenia jak również informacji pozyskanych w trakcie trwania programu;
17) w przypadku rezygnacji z goszczenia Rodzina Goszcząca zawiadomienia pracowników biura z wyprzedzeniem pozwalającym na znalezienie kolejnej rodziny (do 4 tygodni), z zachowaniem formy pisemnej wraz z podaniem powodu i podpisami wszystkich osób będących stroną (Rodziną Goszczącą) niniejszego porozumienia. Przerwanie programu goszczenia może nastąpić tylko i wyłączenie na podstawie rozwiązania porozumienia o goszczeniu, w rozumieniu poprzedniego zdania;
§ 3
Rodzina Goszcząca ma świadomość, że
1) nie otrzymuje zwrotu kosztów poniesionych w związku z utrzymaniem i goszczeniem Uczestnika, z zastrzeżeniem kosztów i trybu ich rozliczania w rozumieniu §1;
2) nie otrzymuje wynagrodzenia finansowego z tytułu goszczenia Uczestnika;
3) w ramach programu AFS nie może gościć osoby, z którą jest spokrewniona;
4) dołoży wszelkich starań, aby Uczestnik przebywał w bezpiecznych warunkach, zatem AFS nie popiera wyrażania zgody na przebywanie Uczestnika poza domem w godzinach nocnych z osobami nieznanymi Rodzinie Goszczącej;
5) wszelkie samodzielne wyjazdy ucznia odbywają się tylko i wyłącznie z zachowaniem Xxxxx
Podróżowania Uczestnika AFS, przekazanych Rodzinie Goszczącej podczas informacyjnego;
6) o wszystkich spotkaniach organizowanych w ramach AFS Rodzina Goszcząca jest zawsze zawiadamiania mailowo lub telefonicznie, zatem brak takiej wiadomości oznacza, że spotkanie/wyjazd nie jest autoryzowane/y przez AFS;
7) podczas pobytu w ramach programu Uczestnika niepełnoletniego obowiązuje całkowity zakaz spożywania alkoholu zgodnie z prawem lokalnym. Uczestnik pełnoletni może spożywać napoje alkoholowe za zgodą i wiedzą oraz w ilościach akceptowanych przez Rodzinę Goszczącą. Nadużycie alkoholu jest podstawą do natychmiastowego zakończenia programu;
8) podczas pobytu w ramach programu Uczestnika obejmuje zakaz prowadzenia pojazdów
mechanicznych i podróżowania autostopem;
9) rodzice biologiczni mają obowiązek zapewnić Uczestnikowi środki na wydatki związane z utrzymaniem numeru telefonu w Polsce, odzieżą, wydatkami osobistymi Uczestnika, samodzielnymi wycieczkami, wycieczkami klasowymi, zajęciami pozaszkolnymi, dodatkowymi zajęciami i wyjazdami organizowanymi przez AFS, w których uczestnictwo nie jest obowiązkowe;
10) rodzice biologiczni mają obowiązek zapewnić Uczestnikowi odpowiedni ubiór, stosownie do warunków panujących w danym kraju na każdą porę roku oraz zadbać o swobodny dostęp Uczestnika do środków w rozumieniu poprzedniego punktu;
11) Uczestnik posiada ubezpieczenie zdrowotne;
12) rodzice biologiczni pokrywają koszty leczenia, w tym chorób przewlekłych oraz leczenia stomatologicznego, okulistycznego, szczepień i badań sportowych, przy czym ewentualnie określone koszty takie pokrywana mogą być przez ubezpieczyciela (kwestia ubezpieczenia Uczestnika, zasad takiego ubezpieczenia i pokrywania kosztów leczenia należy do rodziców biologicznych i AFS);
13) rodzice biologiczni nie odwiedzają Uczestnika podczas programu bez zgody biura AFS, a kontakt z dzieckiem ograniczają do minimum;
14) Rodzice Goszczący nie są opiekunami prawnymi Uczestnika. Podczas trwania programu opiekę prawną nad Uczestnikiem nadal sprawują ich rodzice biologiczni/opiekunowie prawni. Zatem:
i) jeśli Uczestnik jest ofiarą wypadku – ustaleniem przebiegu i ewentualnego sprawcy zajmuje się policja;
ii) jeśli Uczestnik jest ofiarą przemocy – wskazaniem sprawcy zajmuje się policja;
iii) jeśli Uczestnik jest sprawcą – Uczestnik jest poddany czynnościom prawnym odpowiednim do jego wieku i charakteru przestępstwa. Obowiązek kontaktu z policją spoczywa na opiekunach prawnych;
iv) jeśli Uczestnik przebywa w szpitalu, a szpital odmawia podania informacji osobom, które nie sprawują opieki prawnej, to AFS podejmuje działania w celu uzyskania od opiekunów prawnych zgody na ujawnienie danych;
15) Uczestnik dzieli z Rodziną Goszczącą obowiązki domowe;
16) AFS ma prawo przenieść Uczestnika do innej rodziny, jeśli uzna, że zmiana będzie
w najlepszym interesie Uczestnika;
§ 4
1) W celu uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych Strony przyjmują, iż Rodzina Goszcząca nie jest w szczególności zobowiązana do:
a) ubezpieczenia Uczestnika oraz ponoszenia kosztów ubezpieczenia Uczestnika,
b) ponoszenia kosztów leczenia Uczestnika,
c) naprawienia ewentualnych szkód wyrządzonych przez Uczestnika osobom trzecim,
d) kosztów przyjazdu Uczestnika do Polski oraz kosztów powrotu,
§ 5
1) Osobą kontaktową w sprawach dotyczących pobytu Uczestnika ze strony Rodziny Goszczącej
jest:………………………………………………………….…………………………….…………………
2) Wszelkie informacje dla Rodziny Goszczącej, dotyczące programu goszczenia będą
przekazywane:
a. na adres mailowy ww. osoby , lub
b.telefonicznie:
Informacje i ustalenia przekazane wyżej wymienionej osobie uznaje się za wiążące.
data, podpis przedstawiciela AFS | data, podpis rodzica/rodziny goszczącej |
□ Wyrażam zgodę na udostępnienie podanych danych kontaktowych (nazwiska, miejsca zamieszkania, adresu e-mail oraz numeru telefonu innym Rodzinom Goszczącym w ramach programu AFS w celu kontaktu w sprawach dotyczących goszczonego ucznia
data, podpis rodzica/rodziny goszczącej
INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
I. Administratorem Twoich danych osobowych jest:
1) Stowarzyszenie AFS Polska Programy Międzykulturowe, zwane dalej AFS Polska, adres: Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, Xxxxxx, xxxxxx@xxx.xxx, oraz
2) AFS Intercultural Programs Inc. (zwana dalej AFS IP), t 00 Xxxx 00xx Xxxxxx, 0xx Xxxxx, Xxx Xxxx, XX, 00000-0000, XXX, xxxx@xxx.xxx, x0.000.000.0000; Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w AFS IP jest Xxxxx Xxxxxx Xxxxx;
zwani dalej Administratorem, AFS.
II. Zasady współadministrowania Twoimi danymi?
W ramach umowy o współadministrowanie, uzgodniliśmy zakresy swojej odpowiedzialności co do wypełniania obowiązków wynikających z RODO, w szczególności uzgodniliśmy, że:
1) odpowiedzialnym za wykonanie wobec Ciebie obowiązku informacyjnego jest AFS Polska,
2) odpowiedzialnym wobec Ciebie za umożliwienie Ci wykonywania Twoich praw jest AFS Polska. Niezależnie od tego ustalenia, możesz wykonywać swoje prawa również wobec każdego z Administratorów. W takim przypadku Twoje żądanie zostanie przekazane temu Współadministratorowi, który zgodnie z ustaleniami powyżej - zrealizuje Twoje żądanie.
3) W sprawach dotyczących ochrony Twoich danych osobowych, w tym treści uzgodnień między Współadministratorami możesz kontaktować się pod adres e-mail xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.
4) Postanowiliśmy ustanowić wspólny punkt kontaktowy, z którym możesz się skontaktować w sprawach ochrony swoich danych osobowych, w tym co do treści uzgodnień między Współadministratorami pod emailem: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.
5) Wiodącym organem nadzorczym jest organ nadzorczy w Polsce
III. Twoje dane przetwarzane są:
a) w celu podjęcia na Twoje żądanie kroków koniecznych do zawarcia i realizacji porozumienia w sprawie goszczenia przez czas do tego niezbędny, a także
b) w celu realizacji nałożonych na nas obowiązków prawnych przez okres wymagany przepisami prawa (podatkowych, archiwizacyjnych),
c) w celu zabezpieczenia i obrony przed roszczeniami w oparciu o uzasadniony interes Administratora przez okres przedawnienia roszczeń,
d) w celach archiwizacyjnych, dowodowych – w oparciu o uzasadniony interes Administratora przez czas niezbędny do realizacji ww. celów, jednak nie dłużej niż do czasu zgłoszenia sprzeciwu;
e) Twoje dane wrażliwe (dane szczególnej kategorii, np. dotyczące zdrowia, pochodzenia, wyznania czy inne) przetwarzane są co do zasady w oparciu o Twoją wyraźną, świadomą i dobrowolną zgodę.
IV. Odbiorcy
1. Nie ujawniamy żadnych danych, jeśli nie jest to niezbędne dla realizacji prawnie określonych celów. Informujemy, że dane mogą być przekazywane innym podmiotom w zakresie niezbędnych do realizacji celów, o których mowa w pkt III klauzuli. Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom świadczącym usługi hostingowe, pocztowe, podmiotom świadczącym obsługę prawną, księgową, informatyczną.
2. Dane mogą być także przekazane podmiotom, których udział jest niezbędny do realizacji umowy (świadczenia usług bądź realizacji innych wniosków) na Twoją rzecz, np. przedstawicielom medycznym, agencjom podróży, firmom transportowym, hotelom i innym obiektom noclegowym, Rodzinom Goszczącym, organizatorom dodatkowych aktywności grupowych lub indywidualnych, firmom ubezpieczeniowym, organizacjom stowarzyszonym prowadzonych program wymiany AFS, tłumaczom, prawnikom, ubezpieczycielom, innym podmiotom wspomagającym i organizacjom partnerskim współorganizującym program/projekt (zarówno w ramach EOG, jak i poza) w oparciu o przesłankę niezbędności do zawarcia i realizacji umowy, np. w przypadku gdy chcesz wziąć udział w programie organizowanym przez Stowarzyszenie działające w Tajlandii, przekazanie Twoich danych do Tajlandii, tj. państwa spoza EOG będzie niezbędne.
3. W związku z faktem, że Administrator korzysta z usług zewnętrznych dostawców różnych usług np. Facebook, Google, Microsoft, Twitter, Wordpress, Salesforce itp. dane osób fizycznych mogą być przekazywane do państw trzecich np. do USA. w związku z przystąpieniem przez te podmioty do tzw. Tarczy Prywatności - Privacy Shield, co gwarantuje odpowiednią ochronę danych osobowych.
4. Jednocześnie wskazujemy, że w przypadku podmiotów świadczących usługi hostingowe w postaci udostępnienia serwerów, na których przechowywane są Twoje dane i świadczenia usług informatycznych (x.xx. w Tajlandii, USA), podmioty te zostały zobowiązane do wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń i dostosowania się do wymogów RODO i gwarantują odpowiednie bezpieczeństwo. Jednakże z uwagi na treść RODO, jesteśmy zobowiązani do poinformowania Cię o tym, że w przypadku przekazania danych do państw, które nie zostały objęte RODO lub w których brak jest decyzji
stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony oraz brak jest odpowiednich zabezpieczeń wymienionych w art. 45-48 RODO (x.xx. Tajlandia czy USA), może istnieć ryzyko naruszenia praw i wolności w związku z przetwarzaniem Twoich danych. Twoje dane będą przekazywane ww. podmiotom w oparciu o Twoją zgodę.
5. Przekazanie danych do państw spoza EOG może następować w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia (x.xx. standardowe klauzule umowne lub wiążące reguły korporacyjne) a także gdy wystąpiły inne przesłanki wymienione w RODO.
V. Twoje prawa
1. W każdej chwili przysługuje Ci prawo dostępu do treści swoich danych oraz żądania ich sprostowania, modyfikacji, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również prawo do wycofania zgody (np. poprzez kliknięcie w odnośnik zawarty w korespondencji), wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych. Zastrzegamy możliwość odmowy realizacji zgłoszonego żądania w przypadku gdy będzie to uzasadnione, w tym gdy będzie to uzasadnione przepisami prawa.
2. Informujemy również o przysługującym Ci prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli Twoim zdaniem przetwarzanie przez nas danych osobowych narusza obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych. Zachęcamy jednak do uprzedniego skontaktowania z nami w celu wyjaśnienia wszelkich wątpliwości i nieporozumień.
3. W ramach działalności możemy profilować Twoje dane. Profilowanie to będzie miało na celu wybór odpowiedniej rodziny goszczącej/ wolontariusza/ ucznia/ programu. Każdy właściciel danych ma prawo wyrażenia sprzeciwu wobec profilowania. Nie wykorzystujemy profilowania do podejmowania zautomatyzowanych decyzji. Konsekwencją profilowania będzie wybór konkretnej osoby do udziału w konkretnym programie/projekcie.
☐ Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych wrażliwych, tj. dotyczących stanu zdrowia, pochodzenia, przekonań
religijnych i innych w celach niezbędnych do mojego udziału w programie AFS i jego realizacji.
…………………..…………………..…………………..…………………..
podpis
☐ Wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych do podmiotu: cslOXINFOR w Tajlandii, CODERO w USA które świadczą na rzecz AFS usługi hostingowe i informatyczne (x.xx. udostępnienia serwera, na którym przechowywane są dane).
…………………..…………………..…………………..…………………..
podpis
☐ Wyrażam zgodę na udostępnienie moich danych osobowych (w szczególności danych identyfikacyjnych, danych kontaktowych, wizerunku, informacji o programie i kraju pochodzenia) w Książce kontaktowej AFS innym uczestnikom/rodzinom goszczącym/wolontariuszom i innymi osobom zaangażowanym w działalność AFS w celu promowania idei Stowarzyszenia i umożliwienia nawiązywania kontaktów z innymi.
…………………..…………………..…………………..…………………..
podpis