Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ)

Załącznik nr 2 do IWZ

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ)

Świadczenie usług w zakresie realizacji zadań biura prasowego na potrzeby promocji, informacji i

edukacji dla Departamentu Polskiego Bonu Turystycznego

1. Specyfikacja przedmiotu zamówienia:

1.1. Obsługa prasowa:

a. Przygotowanie propozycji harmonogramu prasowego (reklamy, artykuły spon- sorowane i inne) z dwumiesięcznym wyprzedzeniem.

b. Przygotowanie i stała aktualizacja press listy z podziałem na media ogólnopol- skie, lokalne i branżowe

c. Opracowanie „press kit” dla mediów – baza wiedzy i materiały graficzne (min. 8 stron PDF, na bieżąco aktualizowane na podstawie danych statystycznych).

d. Nawiązywanie i utrzymywanie relacji z dziennikarzami, influencerami, bloge- rami oraz osobami zajmującymi się branżą turystyczną w sieci, celem współ- pracy biznesowej.

e. Opracowanie i aktualizacja listy pytań i odpowiedzi (Q&A) na użytek we- wnętrzny.

f. Opracowanie i dostarczanie do mediów informacji prasowych i komentarzy związanych z bieżącymi działaniami Zamawiającego na podstawie ustalanych w porozumieniu z Zamawiającym harmonogramów miesięcznych:

• Informacje prasowe – ok. 3500 znaków każda, 3-4 średniomiesięcznie,

• Wypowiedzi branżowe i wywiady – 1-2 średniomiesięcznie,

• Artykuły dedykowane dla mediów branżowych – ok. 7500 znaków, 1-2 średniomiesięcznie.

g. Aktualizacja i zarządzanie informacjami dla mediów na stronie www;

h. Wsparcie w przygotowaniu i obsłudze konferencji prasowych i spotkań z dzien-

nikarzami

i. Zarządzanie sytuacjami kryzysowymi: stały kontakt z mediami - czas reakcji wy- konawcy pon.-pt. w godzinach pracy maks. 1 godz., pozostałe godziny maks. 3 godz., weekendy 6 godz.

1.2. Prowadzenie spraw związanych z monitoringiem mediów, przygotowywanie ra- portów i analiz w trybie comiesięcznym i na zlecenie Zamawiającego. Ilość mo- nitorowanych haseł zleconych przez Zamawiającego wynosi 5-10 sztuk miesięcz- nie

1.3. Współpraca z agencją obsługującą media społecznościowe Zamawiającego w zakre- sie publikacji i promocji materiałów prasowych.

1.4. Aktualizacja i redakcja treści na stronie www w zakresie zewnętrznego Q&A i za- kładki „dla mediów”.

1.5. Wsparcie komunikacji wewnętrznej – korekta edytorska materiałów wewnętrznych,

newslettery etc.

1.6. Przygotowywanie na zlecenie Zamawiającego haseł oraz sloganów reklamowych

1.7. Przygotowywanie prezentacji produktowych na zlecenie Zamawiającego – maksy-

malnie 10 prezentacji po 35 slajdów

1.8. Ewaluacja działań komunikacyjnych co najmniej raz w miesiącu.

1.9. Opracowanie szczegółowych harmonogramów działań biura prasowego oraz media relations na podstawie analizy bieżących potrzeb Zamawiającego, co najmniej 2 razy w miesiącu

1.10. Opracowanie wraz z zamawiającym harmonogramu kampanii w poszczegól- nych kanałach i do wybranych grup docelowych oraz jego aktualizacja co najmniej raz na m-c przez cały czas trwania umowy.

1.11. Realizacja zleconych działań media relations

Przez cały czas realizacji zamówienia ostateczna decyzja na temat podejmowanych działań leży po stronie Zamawiającego w ustalonej z nim formie.

Wszelkie informacje przekazywane przedstawicielom wszystkich rodzajów mediów muszą uzyskać uprzednią akceptację Zamawiającego w ustalonej do danego zadania formule.