UMOWA O ŚWIADCZENIE
UMOWA O ŚWIADCZENIE
USŁUG KSIĘGOWYCH (OUTSOURCINGU KSIĘGOWEGO)
W ZAKRESIE POZAROLNICZEJ DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ
/ i OBSŁUGĘ KADROWO-PŁACOWĄ
(dla klientów rozliczających się na podstawie KPiR)
zawarta w ..................... w dniu [ ] r.
pomiędzy:
.......................................... z siedzibą w ...................., (kod pocztowy: ),
ul , wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy
.............................................., ... Wydział ........................, posiadającą numer KRS ,
numer NIP: ........................., numer REGON: ........................., o kapitale zakładowym
(w przypadku spółek kapitałowych) .......................(słownie. ) złotych,
w imieniu której działa .................... ..................... - .................../.........................
/.............................. indywidualnym przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą: ......................... z głównym miejscem prowadzenia działalności: .........................
(kod pocztowy: ..-....), ul.........................., posiadającym numer NIP , numer
REGON ,
zwaną/ym dalej „Zleceniobiorcą”,
[Proszę wstawić właściwe dane]
a (*)..........................................
z siedzibą w ...................., (kod pocztowy: ..-...), ul , wpisaną do
rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy ,
... Wydział ........................, posiadającą numer KRS ..........., numer NIP: ,
numer REGON , o kapitale zakładowym (w przypadku spółek kapitałowych)
................ (słownie:....................................) złotych, w imieniu której działa
......................................... - .................../.........................
/ indywidualnym przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą
pod firmą: ......................... z głównym miejscem prowadzenia działalności: .........................
(kod pocztowy: ..-....), ul. ........................., posiadającym numer NIP , numer
REGON ,
zwaną/ym dalej „Zleceniodawcą”, o następującej treści:
§ 1
OŚWIADCZENIA STRON
1. Zleceniobiorca oświadcza, że:
a) dysponuje odpowiednią wiedzą, doświadczeniem oraz możliwościami (kadrowymi i technicznymi) niezbędnymi do należytej realizacji obowiązków wynikających z Umowy;
b) nie istnieją po jego stronie jakiekolwiek przeszkody prawne lub faktyczne, które mogłyby
uniemożliwić lub utrudnić wykonywanie Mu obowiązków wynikających z Umowy, w tym nie znajduje się w stanie upadłości, likwidacji czy restrukturyzacji lub innej sytuacji prawnej, która wyłączałaby prawidłowe wykonanie Umowy.
2. Zleceniodawca oświadcza, że:
a) dysponuje odpowiednimi możliwościami technicznymi niezbędnymi do należytej realizacji obowiązków wynikających z Umowy;
b) nie istnieją po jego stronie jakiekolwiek przeszkody prawne lub faktyczne, które mogłyby uniemożliwić lub utrudnić Mu wykonywanie obowiązków wynikających z Umowy.
§ 2
CEL I PRZEDMIOT UMOWY
1. Celem Umowy jest określenie wzajemnych praw i obowiązków Stron, co umożliwi sprawną i efektywną współpracę przy świadczeniu przez Zleceniobiorcę usług określonych w Umowie.
2. Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca zobowiązuje się świadczyć na rzecz Zleceniodawcy usługi księgowe (outsourcing księgowy) /i obsługę kadrowo-płacową (dalej jako „Usługi”) w zakresie:
Prowadzenia uproszczonej księgowości – tj.:
a) ewidencji w ramach Książki Przychodów i Rozchodów,
b) ewidencji przychodów – ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych w formie elektronicznej,
c) prowadzenia rozliczeń w ramach karty podatkowej w formie elektronicznej,
d) ewidencji zakupu i sprzedaży na potrzeby sporządzania deklaracji VAT w formie elektronicznej,
e) obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy oraz składki zdrowotnej;
f) sporządzania deklaracji na podatek VAT oraz informacji VAT-UE,
g) konsultacji mailowych, telefonicznych, osobistych w zakresie dostarczonych dokumentów, mających charakter doraźny, nie obejmujący opracowań i analiz,
h) sporządzenia i wysyłki plików JPK w imieniu i na rzecz Zleceniodawcy, lecz wyłącznie w zakresie obsługiwanych systemów teleinformatycznych,
i) prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w formie elektronicznej.
(opcjonalnie).
Obsługę spraw kadrowych pracowników w zakresie:
a) przygotowania dokumentacji kadrowej na potrzeby planowanego zatrudnienia,
b) prowadzenia akt osobowych i administrowania dokumentacją kadrową pracowników;
c) prowadzenia ewidencji czasu pracy w systemie kadrowo-płacowym na podstawie dostarczonych przez Zleceniodawcę harmonogramów pracy lub list obecności,
d) ewidencjonowania nieobecności pracowników, w tym: urlopów, zwolnień lekarskich i pozostałych nieobecności wynikających z innych okoliczności na podstawie dostarczonych wniosków,
e) sporządzania dokumentacji dotyczącej przebiegu zatrudnienia (w tym w szczególności umowy o pracę, porozumienia zmieniającego, wypowiedzenia warunków umowy o pracę i/ lub płacę, aneksu do umowy o pracę, świadectwa pracy oraz innych),
f) kontroli terminów w zakresie kończących się umów, szkoleń, badań, a także aktualizacji rejestru badań lekarskich, szkoleń na podstawie dostarczonej dokumentacji (pod warunkiem wykazania daty ważności szkoleń i badań),
g) przygotowania umów cywilno-prawnych.
Obsługę wynagrodzeń pracowników, tj.:
a) migrację historycznych danych klienta do programu (PŁATNIK),
b) rejestrację podmiotu i jego pracowników w ZUS,
c) rejestrowanie i wyrejestrowanie pracowników do ZUS (formularze: ZUS ZUA, ZUS ZWUA, ZUS ZZA) na podstawie otrzymanych informacji,
d) zgłaszanie do ZUS członków rodzin pracowników (formularz ZUS ZCNA),
e) sporządzanie i wysyłanie miesięcznej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, przekazanie informacji klientowi o wysokości należności podlegającej wpłacie do ZUS;
f) sporządzanie deklaracji podatkowych PIT-11, PIT-4R,
g) sporządzanie i wysyłkę deklaracji rocznej ZUS IWA,
h) sporządzanie list wynagrodzeń oraz zasiłków finansowanych z ZUS dotyczących umów o pracę,
i) sporządzanie list wynagrodzeń dotyczących umów cywilno-prawnych,
j) ustalenie miesięcznej zaliczki na PIT-4, przekazanie informacji klientowi o wysokości należności podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego (US)
(dalej łącznie jako „Usługi”).
3. Usługi określone w ustępie 2 powyżej nie obejmują (wyłączenia):
a) nadzoru ani zajmowania się sprawami gospodarczymi, w tym finansowymi Zleceniodawcy,
b) doradztwa podatkowego,
c) weryfikacji rzetelności dokumentacji dostarczonej przez Zleceniodawcę.
4. Jeżeli w toku realizacji Umowy zajdzie konieczność przeprowadzenia dodatkowych prac, których wykonanie nie zostało uzgodnione przy zawarciu Umowy oraz których zakres przekracza przedmiot Umowy, Zleceniobiorca zawiadomi o tym niezwłocznie Zleceniodawcę w celu wskazania zakresu i wymiaru tych prac.
5. W przypadku podjęcia dodatkowych prac, o których mowa w ust. 4 powyżej, Zleceniodawca zobowiązany będzie do zapłaty dodatkowego wynagrodzenia Zleceniobiorcy, zgodnie z załącznikiem nr 2, „Wynagrodzenie i czynności dodatkowe”.
6. Przekazanie ksiąg podatkowych lub innej dokumentacji, niezbędnej do rozpoczęcia współpracy oraz realizacji Umowy w sposób prawidłowy nastąpi najpóźniej do dnia
............................ r.
7. Nowelizacje lub wprowadzenie przepisów mających wpływ na przedmiot Umowy lub powodujących zmianę lub powstanie nowych lub dodatkowych obowiązków po stronie
Zleceniobiorcy, będą stanowiły podstawę do zmiany i dodatkowych ustaleń w zakresie wynagrodzenia.
8. Zleceniobiorca może w terminie 3 miesięcy od daty zawarcia Umowy, urealnić wynagrodzenie i przedmiot Umowy, o obowiązki nie ujęte w negocjacjach i Umowie, a wynikłe z praktyki przy jej realizacji wobec zakresu działalności prowadzonej przez Zleceniodawcę. Powyższe, Strony regulują w formie aneksu zawartego do Umowy.
§ 3
OBOWIĄZKI STRON
1. Zleceniobiorca jest zobowiązany do:
a) świadczenia Usług z należytą starannością oraz w sposób zgodny z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w oparciu o dokumenty (zapisy cyfrowe danych) i informacje otrzymane od Zleceniodawcy,
b) dokonania kontroli formalnej dostarczonej przez Zleceniodawcę dokumentacji, tj. sprawdzenie, czy dostarczone dokumenty zawierają datę ich wystawienia oraz podpisy,
c) prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w wersji elektronicznej przy użyciu stosownych programów komputerowych w ustrukturyzowanej formie. Zleceniobiorca, od będzie
zobowiązany do przesyłania ksiąg albo ewidencji do właściwego urzędu skarbowego w terminach wynikających z ustaw podatkowych w formie ustrukturyzowanej (struktury XML) na zasadach przewidzianych w Ordynacji podatkowej,
d) podpisywania i składania w terminie deklaracji podatkowych oraz ksiąg i ewidencji w formie ustrukturyzowanej do właściwych organów na podstawie udzielonego przez Zleceniodawcę pełnomocnictwa, za wyjątkiem dokumentów i deklaracji/ zeznań, których obowiązek podpisania i składania do właściwych organów spoczywa na Zleceniodawcy zgodnie z postanowieniami Umowy lub przepisami,
e) przechowywania podatkowej księgi przychodów i rozchodów i innych dokumentów oraz danych (zapisów cyfrowych) Zleceniodawcy dotyczących bieżącego roku podatkowego i chronienia ich przed zniszczeniem oraz dostępem nieuprawnionych osób. Dokumenty po rozliczeniu danego roku podatkowego są zwracane Zleceniodawcy, który jest zobowiązany je odebrać w terminie 1 miesiąca od zakończenia rozliczenia.
2. Zleceniodawca jest zobowiązany do:
a) dostarczania kompletnej i rzetelnej dokumentacji księgowej (księgowo-kadrowej),
b) opisywania dokumentów według przyjętych na początku współpracy wytycznych –
klasyfikowania dokumentów według kryterium rodzajów operacji gospodarczych,
c) wstępnej kontroli i zatwierdzenia dokumentów księgowych w celu ich prawidłowego zaksięgowania pod względem merytoryczno-formalnym przez osoby upoważnione (Zleceniodawca na bieżąco aktualizować będzie listę osób uprawnionych do zatwierdzania dokumentów księgowych),
d) sporządzania i prowadzenia we własnym zakresie dokumentacji sprzedażowej,
e) prowadzenia we własnym zakresie gospodarki – ewidencji magazynowej i kasowej (fakultatywnie),
f) bieżącego informowania o zdarzeniach mających wpływ na prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów , w szczególności o zawarciu, rozwiązaniu lub wygaśnięciu umów, których jedną ze stron jest Zleceniodawca,
g) podpisywania dokumentów i deklaracji oraz ich terminowego składania w organach, z wyłączeniem dokumentów i deklaracji, jakie zgodnie z Umową i przepisami składa Zleceniobiorca w jego imieniu;
h) podpisywania bilansu, jak również zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym oraz ich terminowego składania we właściwych organach w tym w szczególności organach podatkowych,
i) niezwłocznego przesłania do Zleceniobiorcy potwierdzonych kopii złożonych deklaracji, dokumentów i zgłoszeń wraz ze złożonymi załącznikami,
j) zatwierdzenia i przeprowadzania spisów z natury składników majątkowych, rozliczania ich zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną obowiązującą w przedsiębiorstwie Zleceniodawcy oraz do przekazywania Zleceniobiorcy celem ujęcia w księgach podatkowych roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji,
k) akceptacji wskazanych przez Zleceniobiorcę osób, odpowiedzialnych za naliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych,
l) zapewnienie Zleceniobiorcy pasywnego dostępu do wyciągów z kont bankowych;
m) przygotowywania i akceptacji przelewów,
n) terminowego przekazywania dokumentów i informacji związanych z prowadzoną działalnością;
o) niezwłocznego przekazywania do Zleceniobiorcy wszelkiej korespondencji otrzymanej przez Zleceniodawcę dotyczącej rozliczeń podatkowych.
§ 4
ZAPEWNIENIA STRON
1. Zleceniobiorca oświadcza, że:
a) jest przedsiębiorcą uprawnionym do usługowego prowadzenia ksiąg podatkowych, prowadzącym działalność gospodarczą, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, polegającą, na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 UoR;
b) jest ubezpieczony z tytułu odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej,
c) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT.
2. Zleceniodawca przyjmuje do wiadomości, że Zleceniobiorca będzie świadczył usługi przewidziane Umową wyłącznie na podstawie danych zawartych w dokumentach źródłowych, przekazanych przez Zleceniodawcę. Zleceniobiorca w żaden sposób nie odpowiada wobec Zleceniodawcy i jego pracowników oraz osób trzecich za jakiekolwiek okoliczności lub szkody spowodowane podaniem niekompletnych lub nieprawdziwych danych oraz ich przekazania z opóźnieniem.
3. Zleceniobiorca zapewnia, że stosuje oraz, że w czasie trwania Umowy stosował będzie środki techniczne i organizacyjne zapewniające odpowiedni stopień bezpieczeństwa danych osobowych udostępnionych przez Zleceniodawcę, w szczególności poprzez zabezpieczenie danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
4. W przypadku realizacji przedmiotu Umowy przez Zleceniobiorcę za pośrednictwem oprogramowania udostępnionego przez Zleceniodawcę, Zleceniodawca jest zobowiązany do zapewnienia wyznaczonym przez Zleceniobiorcę osobom dostępu do oprogramowania księgowego. Zleceniodawca zapewnia niniejszym również, iż posiada oprogramowanie przeznaczone do realizowania przedmiotu Umowy, które jest zgodne z bieżącym ustawodawstwem, zostało poprawnie wdrożone i jest regularnie aktualizowane, a wszelkie koszty z tym związane obciążają wyłącznie Zleceniodawcę W razie braku wdrożenia stosownego oprogramowania księgowego przez Zleceniodawcę, Zleceniobiorca może udostępnić do korzystania własne oprogramowanie dla realizacji przedmiotu umowy za odpowiednim wynagrodzeniem.
5. W sytuacji wykrycia przez Zleceniobiorcę wad oraz błędów i innych nieprawidłowości oprogramowania księgowego udostępnionego przez Zleceniodawcę, uniemożliwiających prawidłową realizację przez Zleceniobiorcę przedmiotu Umowy, zobowiązuje się on do powiadomienia o tym Zleceniodawcy, który będzie zobowiązany do niezwłocznego usunięcia na własny koszt i ryzyko wskazanych wad oraz błędów i innych nieprawidłowości oprogramowania księgowego.
§ 5
REALIZACJA UMOWY
1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony, przy czym rozpoczęcie świadczenia Usług, przez Zleceniobiorcę na rzecz Zleceniodawcy nastąpi z dniem roku,
co oznacza, że pierwszym miesiącem rozliczeniowym będzie roku.
Strony zgodnie oświadczają, że pierwszy miesiąc świadczenia usług przez Zleceniobiorcę na rzecz Zleceniodawcy, będzie mieć charakter przygotowawczy i wprowadzający, z zastrzeżeniem jednak, że Zleceniodawca zapłaci Zleceniobiorcy za wykonane w tym okresie usługi wynagrodzenie, o którym mowa w § 6 ust. 1 lit. a. Czynności rozliczeniowe zgodnie z przedmiotem Umowy będą podjęte od drugiego miesiąca obowiązywania Umowy. W przypadku zakończenia współpracy Zleceniobiorca w ostatnim miesiącu ją obejmującym, będzie dokonywał rozliczeń dotyczących tylko miesiąca poprzedzającego, rozliczenia dotyczące miesiąca w którym zakończono współpracę nie będą podlegały
wykonaniu w ramach Umowy.
2. W przypadku chęci zlecenia Zleceniobiorcy przez Zleceniodawcę świadczenia Usług, za okres wcześniejszy, tj. za okres przed pierwszym okresem rozliczeniowym określonym w ust. 1 zd. 1-sze niniejszego paragrafu, Strony zawrą odrębne porozumienie. Zleceniobiorca z ważnych powodów ma prawo do odmowy przyjęcia dodatkowego zlecenia, w szczególności, jeśli ilość zleconych czynności i nakład pracy niezbędny do wykonania zlecenia przekracza możliwości Zleceniobiorcy. Zleceniobiorca będzie świadczył Usługi z wykorzystaniem technik informatycznych, zaś prowadzona dokumentacja księgowa mieć będzie formę elektroniczną.
3. Strony ustalają, że Usługi będą świadczone przez Zleceniobiorcę w jego biurze, mieszczącym się pod adresem Zleceniobiorcy
ujawnionym w CEIDG/ KRS, w dniach i godzinach urzędowania biura tj. od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni świątecznych – tj. dni wolnych od pracy zgodnie z ustawą z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy) od ...00 do 00. Dostarczenie dokumentów
księgowych może odbywać się wyłącznie w godzinach pracy Zleceniobiorcy. Konsultacje
księgowe odbywają się po wcześniejszym umówieniu terminu z osobą obsługującą Zleceniodawcę.
4. Zleceniodawca zobowiązuje się dostarczać Zleceniobiorcy w terminie nie później niż do ....... dnia każdego miesiąca dowody księgowe dotyczące miesiąca poprzedniego. Zleceniodawca zobowiązuje się dostarczać Zleceniobiorcy dokumenty księgowe na bieżąco, tj. niezwłocznie po ich wygenerowaniu, przygotowaniu lub otrzymaniu, co umożliwi Zleceniobiorcy wprowadzanie ich do systemu bez zbędnej zwłoki.
5. Strony zgodnie postanawiają, że w przypadku niedotrzymania przez Zleceniodawcę terminu określonego powyżej w ust. 4, Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieuwzględnienie dowodów księgowych w księgach miesiąca, którego dotyczą oraz prawidłowość wyliczenia podatku i wysokość składki na ubezpieczenie
zdrowotne.
6. Dokumenty dostarczone przez Zleceniodawcę po terminie, o którym mowa w ust. 4 mogą zostać zaksięgowane przez Zleceniobiorcę w księgach miesiąca, którego dotyczą, jeżeli dodatkowe czynności nie będą powodować poważnych utrudnień w bieżących czynnościach Zleceniobiorcy.
7. W przypadku, gdy Zleceniobiorca przy realizacji zlecenia stwierdzi nieprawidłowości, bądź braki w dokumentacji, powiadomi Zleceniodawcę o stwierdzonych wadach formalnych i brakach w dokumentach niezwłocznie po ich wykryciu.
8. W sytuacji wystąpienia, w trakcie świadczenia usług objętych Umową, uzasadnionych wątpliwości w dokumentach źródłowych przekazanych przez Zleceniodawcę, Zleceniobiorca zwróci się na piśmie - w formie mailowej lub telefonicznie do Zleceniodawcy o ich niezwłoczne wyjaśnienie. W przypadku nieuzyskania pisemnych wyjaśnień, Zleceniobiorca ma prawo wstrzymać wykonanie czynności wynikających z Umowy w zakresie odnoszącym się do przedmiotu wyjaśnień, do czasu uzyskania odpowiednich informacji w tym zakresie.
9. Miejsce i forma przechowywania dowodów księgowych i podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
a) dowody księgowe Zleceniodawcy za trwający okres obrachunkowy i po jego zakończeniu, do czasu rozliczenia podatku dochodowego za dany rok obrachunkowy j będą przechowywane w siedzibie Zleceniobiorcy lub innym miejscu prowadzenia przez Zleceniobiorcę działalności gospodarczej pod adresem ujawnionym w KRS/CEIDG w sposób zapewniający brak dostępu osób trzecich,
b) dokumenty inwentaryzacyjne są przechowywane w siedzibie Zleceniodawcy; Zleceniodawca ma obowiązek przekazać wyniki inwentaryzacji Zleceniobiorcy celem ich ewidencji w systemie księgowym,
c) na koniec roku obrotowego Zleceniobiorca dokonuje przeniesienia treści podatkowej księgi przychodów i rozchodów Zleceniodawcy na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania podatkowej księgi przychodów i rozchodów . Nośnik ten jest przechowywany w siedzibie Zleceniobiorcy.
10. Zleceniobiorca niniejszym wyraża zgodę na doręczanie przez Zleceniodawcę faktur, not obciążeniowych, a także innych dokumentów księgowych związanych z Umową, w formie elektronicznej, przy wykorzystaniu korespondencji e-mailowej na adres: .............................. .
W przypadku, gdy dokumenty o jakich mowa w zdaniu poprzedzającym, będą podlegały obowiązkowemu wystawieniu/ odebraniu w systemie KSeF – odpowiednie zastosowanie znajdzie do nich zał. 7 Umowy.
11. Zobowiązania podatkowe reguluje wyłącznie Zleceniodawca.
12. Zleceniobiorca zobowiązany jest do terminowego sporządzania i przekazywania deklaracji podatkowych Zleceniodawcy właściwemu organowi podatkowemu, tj. w terminie umożliwiającym złożenie deklaracji zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, nie później jednak niż na jeden dzień roboczy przed upływem obligatoryjnego terminu płatności danego zobowiązania. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za niezłożenie lub nieterminowe złożenie deklaracji podatkowych, jeżeli jest ono wynikiem opóźnienia w dostarczeniu dowodów księgowych przez Zleceniodawcę w terminie, o którym mowa w § 5 ust. 4 powyżej lub jeżeli niezłożenie lub nieterminowe złożenie deklaracji podatkowych wynika z działań lub zaniechań Zleceniodawcy mających wpływ na kształt księgowań.
13. Zleceniobiorca odpowiada wobec Zleceniodawcy za prawidłowość sporządzanych deklaracji, zapewniając zgodne z prawem naliczenie zobowiązań podatkowych za okres prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
14. Zleceniobiorca zobowiązany jest do oceny w oparciu o przepisy UoR oraz ustaw podatkowych dokumentów księgowych przekazanych przez Zleceniodawcę oraz do decydowania o sposobie ich zakwalifikowania w księgach.
15. Zleceniodawca zobowiązany jest, z wyłączeniem przypadków, gdy zlecenia płatnicze
do systemu bankowego wprowadza Zleceniobiorca, zweryfikować w dniu dokonywania płatności, czy rachunek kontrahenta na rzecz którego dokonuje płatności w kwocie wyższej niż 15 tysięcy złotych brutto wskazany jest w rejestrze podatników VAT (dalej jako: „Biała Lista”) publikowanym przez administrację skarbową. Zleceniobiorca weryfikuje Białą Listę na moment przygotowania przelewu.
16. W przypadku dokonania płatności na rachunek niewskazany na Białej Liście, Zleceniodawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym Zleceniobiorcę.
17. W przypadku dokonania przez Zleceniodawcę płatności na rachunek bankowy niewskazany na Białej Liście, Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za skutki związane z niepoinformowaniem przez Zleceniodawcę o tym fakcie właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego.
18. W przypadku przygotowywania przelewów na rzecz Zleceniodawcy, Zleceniobiorca nie jest zobowiązany do składania w imieniu i na rzecz Zleceniodawcy zawiadomień ZAW-NR o zapłacie należności na rachunek bankowy inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu na Białej Liście. Ewentualne przygotowanie zawiadomienia będzie rozliczane zgodnie z cennikiem usług dodatkowych.
19. Zleceniodawca zobowiązuje się informować Zleceniobiorcę o płatnościach powyżej 15 tys. zł brutto dokonywanych bez pośrednictwa rachunku bankowego, w szczególności gotówką. Zleceniobiorca nie odpowiada za konsekwencje podatkowe związane z dokonywaniem płatności powyżej 15 tys. zł w formie innej niż przelew bankowy, w szczególności nie odpowiada za konsekwencje podatkowe związane z dokonywaniem płatności powyżej ustawowego limitu, powyżej którego wyłączona jest możliwość uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu.
20. Zleceniodawca zobowiązuje się do przekazywania Zleceniobiorcy informacji o nieopłaconych przez jego kontrahentów należnościach. W przypadku nieotrzymania takich informacji, Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieprzygotowanie korekty deklaracji na podstawie art. 89a ustawy o VAT w związku z nieuregulowaniem przez kontrahenta wierzytelności w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności, określonego w umowie lub na fakturze (ulga na złe długi).
21. W przypadku nieotrzymania od Zleceniodawcy informacji o należnych mu lub jego kontrahentom nieopłaconych wierzytelnościach, które nie zostały uregulowane lub zbyte w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu ich płatności określonego w umowie lub fakturze (rachunku), Zleceniobiorca nie odpowiada za niedokonanie zmniejszenia lub zwiększenia podstawy opodatkowania zgodnie z przepisami o uldze na złe długi w podatku dochodowym od osób fizycznych i podatku dochodowym od osób prawnych.
22. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za niedokonanie korekty deklaracji w trybie art. 89b ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku niepoinformowania go przez Zleceniodawcę o nieuregulowaniu należności na rzecz kontrahenta w terminie 90 dni od dnia upływu terminu tej płatności określonego w umowie lub na fakturze.
23. Na Zleceniodawcy ciąży obowiązek każdorazowej weryfikacji przekazywanych faktur pod kątem merytorycznym i formalnym, w szczególności zbadanie, czy faktury przekazywane Zleceniobiorcy dotyczą zdarzeń i transakcji legalnych i mających rzeczywiście miejsce, a dokumentujące je dokumenty, w tym faktury, nie
mają charakteru faktur nierzetelnych lub podrobionych/przerobionych lub tzw. pustych faktur, które świadczyłby o świadomym udziale w procederze mającym na celu wyłudzenie należności publicznoprawnych lub innym czynie zabronionym. Zleceniobiorca nie jest zobowiązany do badania autentyczności dokumentów.
24. Zleceniobiorca świadczy swe usługi na podstawie dokumentów dostarczonych mu przez Zleceniodawcę i nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje wynikające z uchybień w gromadzeniu przez niego dokumentacji, w szczególności w zakresie niewłaściwego udokumentowania nabywania i sprzedawania usług niematerialnych. Zleceniodawca zobowiązuje się dołożyć należytej staranności w zakresie gromadzenia wszelkiej dostępnej dokumentacji potwierdzającej wykonanie usług niematerialnych. Zleceniodawca zobowiązuje się dbać o to, by dokumenty te zawierały datę ich podpisania oraz podpisy osób je zawierających lub wystawiających. Niezamieszczenie powyższych informacji w dokumencie, skutkować będzie niemożnością jego zaksięgowania.
25. Obowiązkiem Zleceniodawcy jest samodzielna weryfikacja faktur pod względem konieczności zastosowania się do przepisów o obowiązkowym mechanizmie podzielonej
płatności oraz dokonywanie płatności należności na rzecz kontrahentów z uwzględnieniem tych przepisów na rachunek VAT, gdy jest się do tego zobowiązanym. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje podatkowe związane z niezastosowaniem się do tego obowiązku przez Zleceniodawcę.
26. Zgodnie z przepisami o mechanizmie podzielonej płatności, obowiązkiem Zleceniodawcy jest zamieszczanie na fakturach informacji o obowiązku ich opłacenia w systemie podzielonej płatności. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za uchybienia Zleceniodawcy w tym zakresie i za związane z nimi konsekwencje podatkowe.
27. Zgodnie z ustawą o VAT i przepisami wykonawczymi, Zleceniodawca ma obowiązek podawać w dowodach księgowych dostarczanych Zleceniobiorcy, oznaczenia dotyczące dostawy towarów i świadczenia usług (kody GTU). W przypadku niepodania przez Zleceniodawcę oznaczenia dostawy towarów i świadczenia usług (kod GTU) lub też jego błędnego podania, Zleceniobiorca nie ponosi żadnej odpowiedzialności za nieprawidłowe sporządzenie pliku JPK_V7M lub JPK_V7K.
28. Strony mogą korzystać z mediów elektronicznych w postaci skrzynki pocztowej oraz zabezpieczonych zewnętrznych nośników elektronicznych w celu prowadzenia korespondencji lub przekazywania informacji i nie będzie to stanowić naruszenia zobowiązania do zachowania poufności.
29. Zleceniodawca zobowiązuje się do przekazywania wszelkich informacji pozwalających na jego identyfikację oraz identyfikację beneficjentów rzeczywistych, a także aktualizację danych, w przypadku zmiany struktury organizacyjnej/właścicielskiej Zleceniodawcy.
30. Po rozwiązaniu niniejszej Umowy Zleceniobiorca przygotuje zestawienie dowodów księgowych, które zostaną sklasyfikowane według rodzaju dokumentów, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszej Umowy – „Protokół przekazania dokumentów”. Wydanie Zleceniodawcy przez Zleceniobiorcę „Protokołu przekazania dokumentów”, o którym mowa w zdaniu poprzednim, nastąpi za pokwitowaniem.
§ 6
WYNAGRODZENIE
1. Strony ustalają, że z tytułu świadczenia przez Zleceniobiorcę Usług, Zleceniobiorcy będzie przysługiwać wynagrodzenie, zgodnie z załącznikiem nr 2, „Wynagrodzenie i czynności dodatkowe”.
2. Do wynagrodzenia zostanie doliczony podatek VAT zgodnie z obowiązującą stawką.
3. Wynagrodzenie będzie płatne z góry, w terminie 7 dni od dnia doręczenia Zleceniodawcy prawidłowo wystawionej przez Zleceniobiorcę faktury VAT.
4. W przypadku opóźnienia Zleceniodawcy z zapłatą wynagrodzenia, Zleceniobiorca może się domagać odsetek ustawowych za opóźnienie w wysokości maksymalnych odsetek za opóźnienie przewidzianych w kodeksie cywilnym.
5. Wynagrodzenie będzie uiszczane na rachunek bankowy Zleceniobiorcy wskazany na fakturze VAT.
6. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wystawiania faktur VAT w terminie do dnia każdego
miesiąca za dany miesiąc rozliczeniowy.
7. Strony zgodnie postanawiają, że Zleceniobiorca uprawniony jest do podwyższenia wynagrodzenia raz w roku, a stawki wskazane w Umowie i załącznikach ulegają automatycznej, corocznej waloryzacji na dzień 1 stycznia o średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem za poprzedni rok, ogłaszany przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego/ wskaźnik realnego wzrostu przeciętnego wynagrodzenia za rok poprzedni, publikowany w Monitorze Polskim jako komunikat Prezesa GUS. Waloryzacja nie może jednak wynieść mniej, niż wskaźnik 2% w stosunku do stawki z roku bezpośrednio poprzedzającego, przy czym podwyższenie dokonywane będzie automatycznie na dzień 1 stycznia każdego roku z mocą obowiązującą dla wynagrodzenia naliczanego za miesiąc styczeń każdego roku. Zwaloryzowana stawka obowiązywać będzie przez okres kolejnych 12 miesięcy aż do kolejnego podwyższenia na tych samych zasadach. Strony zgodnie postanawiają, iż waloryzacja nie stanowi zmiany Umowy i nie jest wymagane w tym zakresie zawarcie aneksu do Umowy.
8. Zleceniodawca zobowiązany jest do zwrotu innych – udokumentowanych przez Zleceniobiorcę i uzasadnionych kosztów związanych z wykonywaniem Usług.
§ 7
OBOWIĄZEK POUFNOŚCI
1. Strony zobowiązane są do niewykorzystywania, nieudostępniania oraz nieprzekazywania jakichkolwiek informacji, które uzyskają w związku z wykonaniem Umowy, opisujących lub dotyczących drugiej Strony, jej kontrahentów lub podmiotów z nią powiązanych lub od niej zależnych, przekazanych w jakiejkolwiek formie oraz bez względu na rodzaj nośnika, na jakim są przechowywane. Wszelkie takie informacje (dalej łącznie jako „Informacje
Poufne”) będą chronione zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu.
2. Informacje Poufne stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa danej Strony w rozumieniu art. 11 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 1233).
3. Informacje Poufne nie będą obejmować informacji, które:
a) stały się publicznie znane bez ujawnienia ich w sposób naruszający Umowę,
b) były wcześniej powszechnie znane,
c) ich ujawnienie jest wymagane zgodnie z przepisami prawa dla celów prowadzenia postępowania sądowego,
administracyjnego lub innych postępowań prowadzonych przez organy publiczne.
4. Obowiązek zachowania w tajemnicy informacji o jakich mowa w niniejszym paragrafie pozostanie w mocy niezależnie od wypowiedzenia bądź wygaśnięcia ważności Umowy.
§ 8
ODPOWIEDZIALNOŚĆ – UBEZPIECZENIE
1. Zleceniobiorca podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej (zwanym dalej: Ubezpieczeniem), za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności wymienionych w § 2.
2. Ubezpieczenie obejmuje także odpowiedzialność osób, z których pomocą Zleceniobiorca czynności te wykonuje lub którym powierza ich wykonanie.
3. Ubezpieczenie określa odpowiedzialność zakładu ubezpieczeń do wysokości
.............................. (słownie:.................................................................................) złotych
z tytułu szkody.
4. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za negatywne skutki podatkowe, jakie mogą wystąpić w związku z dokonaniem przez Zleceniodawcę czynności objętych podatkiem VAT z podmiotem nie figurującym jako podatnik VAT czynny w elektronicznym wykazie podmiotów prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, o którym mowa
w art. 96b Ustawy o podatku od towaru i usług (tzw. Biała lista) lub z podmiotem wskazującym dla tych czynności rachunek bankowy nieznajdujący się w powyższym wykazie.
5. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za działania lub zaniechania Zleceniodawcy, które miały miejsce przed podpisaniem Umowy, a które mogą ujawnić się w okresie późniejszym.
§ 9
POSTANOWIENIA DOTYCZĄCE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH (RODO)
1. Zleceniodawca powierza Zleceniobiorcy dokonywanie, w imieniu Zleceniodawcy, przetwarzania danych osobowych (zwanych dalej „Danymi osobowymi”), w tym szczególnych kategorii danych osobowych w zakresie następujących czynności: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Dane osobowe dotyczą następujących kategorii osób:
a. pracownicy Zleceniodawcy (niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia),
b. członkowie zarządu,, wspólnicy Zleceniodawcy,
c. pracownicy, współpracownicy, członkowie zarządów, rad nadzorczych/komisji rewizyjnych, wspólnicy/udziałowcy podmiotów powiązanych ze Zleceniodawcą,
d. kontrahenci i pracownicy kontrahentów Zleceniodawcy,
e. Inne, jeśli miałyby zastosowanie zgodnie z Umową.
2. Zleceniobiorca uprawniony jest do dokonywania przetwarzania Danych osobowych w imieniu Zleceniodawcy wyłącznie w celu wykonywania Umowy i wyłącznie przez czas jej obowiązywania.
3. Zleceniobiorca zobowiązany jest do:
a. podjęcia przed rozpoczęciem dokonywania przetwarzania Danych osobowych na podstawie Umowy i stosowania przez cały czas trwania przetwarzania Danych osobowych środków organizacyjnych i technicznych zapewniających odpowiedni stopień bezpieczeństwa Danych osobowych, w szczególności poprzez zabezpieczenie Danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
b. prowadzenia wymaganej obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych dokumentacji ochrony danych, w tym wszelkich polityk, rejestrów, wykazów, analiz, zbiorów,
c. współpracowania, na każde żądanie, z organem nadzorczym uprawnionym do kontroli przestrzegania przepisów o ochronie danych w zakresie i sposób określony przez ten organ,
d. dokumentowania wszelkich naruszeń ochrony Danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia ochrony Danych osobowych, jego skutków oraz podjętych działań zaradczych, a także niezwłocznego informowania Zleceniodawcę o stwierdzonym naruszeniu,
e. zapewnienia by: dostęp do Danych osobowych miały wyłącznie osoby upoważnione do tego przez Zleceniobiorcę, osoby upoważnione do przetwarzania Danych osobowych zobowiązały się do zachowania w tajemnicy tych Danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia,
f. wspomagania Zleceniodawcy, w sposób przez niego określony, we wszelkich sprawach dotyczących Danych osobowych, w szczególności wspierania Zleceniodawcy w wywiązywaniu się z obowiązku udzielania osobie, której dane dotyczą, informacji na temat przetwarzania jej Danych osobowych oraz wszelkich innych obowiązków Zleceniodawcy, wynikających z korzystania przez osobę, której dane dotyczą, z przysługujących jej praw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa o ochronie danych osobowych,
g. udostępnienia Zleceniodawcy wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków z zakresu ochrony danych osobowych oraz umożliwienia Zleceniodawcy lub upoważnionemu przez niego audytorowi przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynianie się do nich,
h. zgłaszania Zleceniodawcy wszelkich naruszeń bezpieczeństwa.
4. Zleceniodawca wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Zleceniobiorcę z usług innego podmiotu przetwarzającego (zwanego dalej: Innym podmiotem przetwarzającym) w celu wykonywania w imieniu Zleceniodawcy wszystkich lub wybranych czynności przetwarzania Danych osobowych. Zleceniobiorca zobowiązany jest do uprzedniego poinformowania Zleceniodawcy o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających – w takim wypadku Zleceniodawca uprawniony jest do wyrażenia wiążącego sprzeciwu wobec takich zmian.
5. Po zakończeniu przetwarzania Danych osobowych, niezależnie od sposobu lub przyczyny tego zakończenia, Zleceniobiorca zobowiązany jest, na swój koszt i ryzyko, do niezwłocznego zwrócenia Danych osobowych Zleceniodawcy i następnie usunięcia wszelkich istniejących ich kopii lub niezwłocznego usunięcia Danych
osobowych - według wyboru Zleceniodawcy. Nie dotyczy to Danych osobowych, których retencja przez Zleceniodawcę wynika z przepisu prawa.
§ 10
AML/ CFT
1. Zleceniobiorca oświadcza, że jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: AML) i w związku z czym, ciążą na nim obowiązki związane z pozyskiwaniem informacji i dokumentów dotyczących Zleceniodawcy, w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania obowiązków wynikających z ustawy o AML, w tym w zakresie, tj.:
a. identyfikacji klienta oraz weryfikacji jego tożsamości;
b. identyfikacji beneficjenta rzeczywistego,
c. oceny stosunków gospodarczych Zleceniodawcy i, stosownie do sytuacji, uzyskiwania informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
d. bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych Zleceniodawcy;
e. stosowania innych środków bezpieczeństwa finansowego.
2. Zakres dokumentów i informacji, o których jest mowa w ust. 1 powyżej zostanie przedstawiony Zleceniobiorcy w dniu podpisania Umowy.
3. Zleceniobiorca zobowiązuje się do dostarczenia wszelkich dokumentów i przekazania wszelkich informacji, zgodnie z ust. 1 i 2 powyżej najpóźniej w dniu zawarcia Umowy lub najpóźniej do dnia r.
§ 11
SCHEMATY PODATKOWE
1. W związku z obowiązkiem przekazywania organom skarbowym informacji o schematach podatkowych, które posiadają cechy rozpoznawcze określone przepisami (art. 86a – art. 86o), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa) Zleceniobiorca może być zobowiązany – jako wspomagający – do:
a)przekazania odpowiednim organom skarbowym, w określonym przepisami trybie, informacji o schemacie stanowiącym przedmiot zlecenia Zleceniobiorcy lub oferowanym Zleceniodawcy, lub
b) przekazania Zleceniodawcy informacji o ciążącym na Zleceniodawcy obowiązku informacyjnym w związku z rozważanym lub wdrażanym schematem podatkowym wraz z wymaganymi informacjami.
2. W celu prawidłowego wykonania obowiązków związanych z raportowaniem schematów podatkowych, Zleceniodawca zobowiązuje się na każde żądanie Zleceniobiorcy do złożenia w ustawowym terminie oświadczenia potwierdzającego lub zaprzeczającego, że dane uzgodnienie (transakcja/ zdarzenie) stanowi schemat podatkowy.
3. Zleceniodawca zobowiązuje się do wykonywania swoich obowiązków wynikających z przepisów dotyczących raportowania informacji o schematach podatkowych, w tym w szczególności Zleceniodawca zobowiązuje się do informowania Zleceniobiorcy o zgłoszonych numerach schematów podatkowych oraz do składania informacji o schemacie
podatkowym, w każdym przypadku, w którym zostanie u niego zidentyfikowany schemat podatkowy.
4. Zleceniobiorca może odmówić dokonania czynności, które w jego opinii stanowiłyby udzielenie wsparcia lub porad dotyczących opracowania, wprowadzenia do obrotu, organizowania, udostępnienia do wdrożenia lub nadzorowania wdrożenia uzgodnienia, w każdym przypadku, w którym bądź nie otrzyma od Zleceniodawcy numeru schematu podatkowego, bądź Zleceniodawca nie złoży na rzecz Zleceniobiorcy pisemnego oświadczenia, iż dane uzgodnienie nie stanowi schematu podatkowego, a dla Zleceniobiorcy oświadczenie to stanowić będzie wystarczające wyjaśnienie wątpliwości w tym zakresie.
5. W każdym przypadku, w którym Zleceniobiorca zidentyfikuje uzgodnienie, które w jego opinii stanowi schemat podatkowy, a Zleceniodawca nie przekaże na rzecz Zleceniobiorcy numeru schematu podatkowego, Zleceniobiorca jest uprawniony do złożenia do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wymaganej przepisami prawa informacji o schemacie podatkowym. Zleceniodawca w przedmiotowym zakresie zobowiązuje się do współpracy ze Zleceniobiorcą oraz udzielenia mu wszystkich niezbędnych informacji, wymaganych do prawidłowego wykonania obowiązków związanych z raportowaniem.
6. Zleceniobiorca uprawniony jest do złożenia informacji o schemacie podatkowym również w przypadku, w którym otrzyma od Zleceniodawcy oświadczenie, iż dane uzgodnienie nie stanowi schematu podatkowego, jednakże biorąc pod uwagę doświadczenie zawodowe Zleceniobiorcy będzie on przekonany, iż uzgodnienie wypełnia ustawowe definicje schematu podatkowego. Zleceniodawca w przedmiotowym zakresie zobowiązuje się do współpracy ze Zleceniobiorcą oraz udzielenia mu wszystkich niezbędnych informacji, wymaganych do prawidłowego wykonania obowiązków związanych z raportowaniem.
7. Zleceniobiorca w ramach powyżej wskazanych usług nie udziela rekomendacji w zakresie podejmowanych przez Zleceniodawcę czynności, których rezultatem może być osiągnięcie w jakikolwiek sposób korzyści podatkowej.
8. Zleceniobiorca w ramach wskazanych powyżej czynności, na żadnym etapie świadczenia usług nie uczestniczy w opracowaniu, wprowadzaniu do obrotu, organizowaniu, udostępnianiu lub nadzorowaniu wdrażania uzgodnienia. Zakres czynności podejmowanych przez Zleceniobiorcę dotyczy zdarzeń przeszłych i zamkniętych stanów faktycznych.
9. Zleceniobiorca zobowiązany jest na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej, do prawidłowego wykonywania obowiązków związanych ze składaniem do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej informacji o schematach podatkowych. Na podstawie przedmiotowych przepisów Zleceniobiorca może żądać od Zleceniodawcy dodatkowych wyjaśnień w zakresie realizowanych transakcji, jak również może być zobowiązany do złożenia stosownej informacji do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
§ 12
ZAKAZ KONKURENCJI
1. Zleceniodawca zobowiązuje się, że w czasie obowiązywania Umowy, a także w terminie 18 miesięcy od daty jej rozwiązania, wygaśnięcia, zawieszenia lub utraty mocy wiążącej -
z jakichkolwiek przyczyn nie zatrudni na jakikolwiek okres lub w jakimkolwiek wymiarze bezpośrednio lub pośrednio, w tym także w podmiotach powiązanych, pracownika lub współpracownika lub byłego pracownika lub współpracownika Zleceniobiorcy na podstawie umowy o pracę, ani też nie zobowiąże go bezpośrednio lub pośrednio do wykonywania czynności odpowiadających przedmiotowi Umowy na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub na jakiejkolwiek innej podstawie, bez uprzedniej pisemnej zgody Zleceniobiorcy. Powyższe postanowienie odnosi się odpowiednio do pracowników lub współpracowników Zleceniobiorcy, w przypadku których umowy o pracę lub umowy cywilnoprawne opisane we wcześniejszym zdaniu zawarte ze Zleceniobiorcą uległy rozwiązaniu w okresie jednego roku przed rozwiązaniem, wygaśnięciem lub zawieszeniem Umowy.
2. Za naruszenie zakazu, o którym mowa w ust. 1 powyżej, Zleceniodawca zobowiązuje się zapłacić Zleceniobiorcy karę umowną w wysokości dwunastokrotności średniego miesięcznego wynagrodzenia brutto (tj. wraz z należnym VAT) należnego Zleceniobiorcy od Zleceniodawcy za usługi świadczone na podstawie Umowy. Wymieniona średnia liczona będzie z ostatnich dwunastu miesięcy współpracy lub z okresu krótszego, jeśli Umowę zawarto później niż przed dwunastoma miesiącami.
3. Zleceniodawca zobowiązuje się wydać na pisemne żądanie Zleceniobiorcy w ciągu ...........
dni oświadczenie o braku naruszeń ust. 1 powyżej. Zleceniobiorca może przedłożyć Zleceniodawcy takie żądanie w okresie ........... miesięcy od daty rozwiązania, wygaśnięcia lub zawieszenia Umowy. Oświadczenie to powinno mieć formę pisemną oraz zostać podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Zleceniobiorcy. W razie odmowy wydania takiego oświadczenia, bądź niedostarczenia go Zleceniobiorcy w ciągu 14 dni od doręczenia Zleceniodawcy pisemnego żądania, Zleceniodawca zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej, o której mowa w ust. 2 powyżej.
4. Kara umowna, określona w ust. 2 i 3 powyżej zostanie zapłacona przez Zleceniodawcę w terminie. dni od daty wezwania do zapłaty wystosowanego przez Zleceniobiorcę.
5. Postanowienia ust. 1-4. powyżej są dla Stron Umowy wiążące także po okresie obowiązywania Umowy.
§ 13
ROZWIĄZANIE UMOWY
1. Umowa zawarta została na czas nieokreślony.
2. Każde ze Stron może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem okresu
wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca. Wypowiedzenie powinno mieć formę pisemną pod rygorem nieważności.
3. Zleceniobiorca oraz Zleceniodawca może rozwiązać Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, w sytuacji, gdy:
a) druga Strona naruszyła postanowienia dotyczące Informacji Poufnych,
b) druga Strona w sposób rażący nie wykonuje lub nienależycie wykonuje obowiązki wynikające z Umowy,
c) jeżeli Zleceniodawca zalega z zapłatą przynajmniej jednej faktury i został wezwany do zapłaty z wyznaczeniem dodatkowego, 7 dniowego terminu i nie uregulował płatności przed upływem wyznaczonego terminu.
4. Po rozwiązaniu Umowy Zleceniobiorca zwróci Zleceniodawcy za pokwitowaniem księgi, ewidencje oraz inne dokumenty nie później niż w terminie 60 dni od dnia rozwiązania Umowy.
5. Zwrot nie dotyczy korespondencji listowej i e-mailowej pomiędzy Zleceniobiorcą, a Zleceniodawcą, kopii dokumentów oraz notatek roboczych i zapisów cyfrowych danych sporządzonych dla wewnętrznych celów Zleceniobiorcy.
6. O wydaniu dokumentacji, o którym mowa w ust. 4 powyżej Zleceniobiorca powiadomi właściwy organ podatkowy.
7. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przez Zleceniodawcę dokumentów, a po upływie określonego przez Zleceniobiorcę terminu przechowuje je na koszt i ryzyko Zleceniodawcy. Koszt przechowywania dokumentacji po upływie określonego przez Zleceniobiorcę terminu wynosi xxx zł za każdy segregator miesięcznie.
§ 14
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Zleceniodawca zobowiązuje się wypełnić i dostarczyć Zleceniobiorcy Oświadczenie stanowiące Załącznik nr 4 do niniejszej Umowy, jednakże nie później niż w terminie 7 dni od jej podpisania. Oświadczenie, o którym mowa w zdaniu poprzednim, niezbędne jest Zleceniobiorcy w celu należytego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz w celu dokonania zgłoszeń do organów właściwych ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej przez Zleceniodawcę.
2. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia Umowy oraz Załączników do Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w Umowie.
3. W przypadku, gdy jakiekolwiek postanowienie niniejszej Umowy stanie się nieważne lub bezskuteczne w całości lub w części, nie będzie to powodowało nieważności pozostałych postanowień Umowy. W takim wypadku, Strony w drodze pisemnego aneksu, zastąpią takie nieważne postanowienie ważnym i skutecznym postanowieniem, które w możliwie najwyższym stopniu będzie odpowiadało celowi nieważnego lub bezskutecznego postanowienia.
4. Wszelkie spory wynikające z realizacji Umowy Strony będą starać się rozstrzygać polubownie. Jeżeli polubowne rozwiązanie sporu nie będzie możliwe, do rozpoznania sporu kompetentny będzie sąd właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy.
5. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
6. Xxxxxx zobowiązują się ściśle współpracować w celu efektywnej realizacji Umowy, zgodnie z jej treścią, zasadami uczciwego obrotu gospodarczego, zasadami etyki zawodowej, dbając jednocześnie o dobre imię Xxxxx.
7. Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność finansową jedynie do wysokości należnych odsetek od zaległości podatkowych (rzeczywistej szkody z tytułu roszczeń), powstałych z Jego winy, podniesionych przeciwko Zleceniodawcy przez organy administracji państwowej i inne jednostki, jeżeli roszczenia te pozostają w bezpośrednim związku przyczynowo skutkowym z niewykonaniem bądź nienależytym wykonaniem zobowiązań wynikających z Umowy i dotyczą okresu, w którym Zleceniobiorca świadczył usługi na zlecenie Zleceniodawcy.
8. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz UoR i innych ustaw podatkowych.
9. Zleceniobiorca jest uprawniony do zamieszczenia firmy lub innego oznaczenia przedsiębiorstwa Zleceniodawcy (w tym znaku towarowego), w szczególności na stronie internetowej Zleceniobiorcy, kanałach i profilach Zleceniobiorcy na portalach społecznościowych oraz w materiałach marketingowych Zleceniobiorcy. Wynagrodzenie Zleceniodawcy z tego tytułu zostało uwzględnione w wynagrodzeniu Zleceniobiorcy.
10. Integralną część Umowy stanowią załączniki:
a) nr 1 „Zasady przekazywania dokumentów księgowych z zakresu kadr, płac oraz ZUS”;
b) nr 2 „Wynagrodzenie i czynności dodatkowe”;
c) nr 3 „Wzór protokołu przekazania dokumentów”;
d) nr 4 „Oświadczenie ZUS”;
e) nr 5 „Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych”/„Porozumienie ws przetwarzania danych osobowych”;
f) nr 6 „Karta Identyfikacji Klienta (KYC) w wykonaniu obowiązków AML/CFT”;
g) nr 7 „Regulacje dotyczące KSeF”;
ZLECENIODAWCA: ZLECENIOBIORCA:
ZAŁĄCZNIK nr 1. Zasady przekazywania dokumentów księgowych z zakresu kadr, płac oraz ZUS
Zdarzenia gospodarcze – dokumenty
1. Faktury dokumentujące koszty
Faktury dotyczące zakupu materiałów i usług przed przekazaniem do Zleceniobiorcy powinny być oznaczane datą wpływu do Zleceniodawcy (kolejnym numerem dziennika, o ile dziennik taki jest prowadzony) oraz sprawdzone pod względem merytorycznym oraz wstępnie pod względem formalno-rachunkowym przez osoby upoważnione przez Zleceniodawcę.
Kontrola pod względem merytorycznym polega na ustaleniu, czy wszystkie dane jakościowe, ilościowe i wartościowe są zgodne z rzeczywistością i zawartą umową, zleceniem, a prace zostały wykonane rzetelnie, zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami. Kontrola merytoryczna prowadzona jest przez upoważnionego pracownika Zleceniodawcy lub członka organu
zarządzającego, kierownika jednostki lub właściciela. Po przeprowadzeniu kontroli na odwrocie faktury wyznaczona osoba umieszcza opis pozwalający na prawidłowe ujęcie zdarzenia w księgach rachunkowych i bezbłędną identyfikację. Faktury, które nie są opisane oraz nie zostały zaakceptowane pod względem merytorycznym, będą musiały zostać uzupełnione przez osobę wyznaczoną przez Zleceniodawcę. Uzupełnienie może nastąpić poprzez podanie informacji e-mailem lub podczas wizyty w siedzibie Zleceniobiorcy.
Ostateczna kontrola rachunkowa dokonywana jest przez wskazanego do obsługi Zleceniodawcy pracownika Zleceniobiorcy i polega na sprawdzeniu poprawności danych liczbowych. W przypadku, gdy faktury będą zawierały błędy, które mogą być skorygowane poprzez wystawienie noty korygującej pracownik Zleceniobiorcy zobowiązany jest poinformować o takiej konieczności Zleceniodawcę. Rozliczenie faktur i rachunków pracowników Zleceniodawcy, pobierających zaliczki następować będzie na podstawie rozliczenia zgodnie z drukiem rozliczenia zaliczki.
Wraz z fakturami kosztowymi do Zleceniobiorcy przekazywane są wszelkie dokumenty uzasadniające poniesienie kosztu – załączniki. Jeśli w związku z ponoszonymi kosztami Zleceniodawca podpisał nową umowę z dostawcą, wówczas wraz fakturą kosztową do Zleceniobiorcy winna być przekazana kserokopia lub skan tej umowy. Zleceniodawca powinien dołożyć wszelkich starań, aby wszystkie koszty były odnoszone do właściwego okresu sprawozdawczego. W przypadku użytkowania przez Zleceniodawcę samochodów osobowych wyłącznie w działalności, Zleceniodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT. Obowiązek ma na celu udowodnienie wykorzystywania pojazdu wyłącznie w działalności bez względu na status VAT przedsiębiorcy. Zleceniodawca musi prowadzić w tym celu kilometrówkę VAT. Sprawdzona
i podpisana przez użytkownika oraz zaakceptowana przez upoważnioną osobę przez Zleceniodawcę ewidencja (oryginał) powinna być przesłana do Zleceniobiorcy.
Zleceniodawca zobowiązany jest przesyłać do Zleceniobiorcy wszelkie inne ewidencje, które są podstawą do księgowania kosztów oraz uzgodnień sald.
W celu weryfikacji dokumentów oraz sprawdzenia prawidłowości ujmowanych w księgach kosztów Zleceniodawca powinien przesłać do Zleceniobiorcy:
- procedurę akceptacji wydatków kosztowych,
- kartę wzorów podpisów osób upoważnionych do akceptacji dokumentów kosztowych,
- aktualizowany wykaz samochodów użytkowanych przez Zleceniodawcę.
Za przekazywanie i rozliczanie składek ubezpieczeniowych pracowników (ubezpieczenia indywidualne) i pozostałych osób odpowiedzialny jest Zleceniodawca, który bezpośrednio współpracuje z ubezpieczycielem. Na koniec każdego miesiąca pracownik Zleceniodawcy przy współpracy ze Zleceniobiorcą uzgadnia prawidłowość zobowiązania wobec ubezpieczyciela.
Dokumenty kosztowe powinny być przekazywane do Zleceniobiorcy w oryginale. Jeśli, pracownik Zleceniodawcy przekaże e-mailem informację o dacie wysyłki, liczbie wysłanych dokumentów, to pracownik Zleceniobiorcy potwierdzi otrzymanie przesyłki, wraz z potwierdzoną liczbą przesłanych dokumentów.
2. Faktury dokumentujące sprzedaż i faktury wewnętrzne Sprzedaż w szczególności dotyczy:
- transakcji wynikających z zawartych umów o świadczenie usług,
- obciążeń pracowników za usługi telekomunikacyjne, za korzystanie z samochodów służbowych do celów prywatnych itp.,
- refakturowania usług,
- innych transakcji wynikających z działalności Zleceniodawcy.
Faktury dokumentujące sprzedaż wystawiane są przez Zleceniodawcę. Zleceniodawca odpowiedzialny jest za przesyłanie oryginałów faktur do kontrahentów zaś kopii do Zleceniobiorcy.
Faktury wewnętrzne w szczególności dotyczą:
- nieodpłatnego przekazania towarów i usług na cele niezwiązane z prowadzoną działalnością,
- darowizn,
- importu usług.
Faktury wewnętrzne wystawiane są przez pracownika Zleceniobiorcy. Kopie faktur dokumentujących sprzedaż powinny być przekazywane do Zleceniobiorcy wraz z dokumentami kosztowymi i jednoczesną informacją dotyczącą daty wysyłki i liczby wysłanych dokumentów.
3. Inwentaryzacja
Inwentaryzacja majątku Zleceniodawcy dokonywana jest przez Zleceniodawcę na podstawie decyzji Zarządu/ podmiotu uprawnionego w tym zakresie w terminach
i z częstotliwością określonych w przepisach Ustawy o rachunkowości oraz zgodnie z procedurami obowiązującymi u Zleceniodawcy. Protokoły z rozliczenia inwentaryzacji wraz z akceptacją Zarządu Zleceniodawcy/ podmiotu uprawnionego w tym zakresie, co do sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, przekazywane są do Zleceniobiorcy w terminach pozwalających na ujęcie wyników inwentaryzacji we właściwym okresie sprawozdawczym.
4. Obrót majątkiem trwałym
Zleceniodawca sprawuje nadzór nad prawidłowością użytkowania majątku trwałego. Faktury dotyczące zakupu majątku trwałego przed przekazaniem do Zleceniobiorcy powinny być oznaczone datą wpływu do Zleceniodawcy wraz z kolejnym numerem dziennika oraz sprawdzone pod względem merytorycznym i wstępnie formalno- rachunkowym przez osoby upoważnione u Zleceniodawcy, opatrzone informacją o miejscu użytkowania środka trwałego oraz zaakceptowane do zapłaty przez Zarząd lub osoby upoważnione i osoby odpowiedzialne za mienie. Fakt dokonania wymienionych kontroli potwierdzany jest podpisem osoby dokonującej kontroli. Faktury pod względem merytorycznym oraz wstępnie pod względem formalno-rachunkowym sprawdzane są u Zleceniodawcy. Ostateczna kontrola formalna i rachunkowa przeprowadzana jest przez Zleceniobiorcę.
Dowody OT generowane są w systemie informatycznym ewidencji majątku trwałego przez Zleceniobiorcę na podstawie faktur zakupu i protokołów odbioru środków trwałych. Dowody OT przesyłane są do Zleceniodawcy w celu podpisania ich przez osoby odpowiedzialne za zakup, użytkowanie danego środka trwałego. Nadawana stawka amortyzacyjna zgodna jest Polityką Rachunkowości obowiązującą u Zleceniodawcy lub nie, gdy taka jest decyzja Kierownika Jednostki.
Dokumenty LT dotyczące likwidacji majątku trwałego generowane są w systemie informatycznym ewidencji majątku trwałego na podstawie dyspozycji Zleceniodawcy i akceptowane przez kierownictwo Zleceniodawcy. Dokumenty dotyczące zmiany miejsca użytkowania wystawiane są przez Zleceniodawcę i przekazywane do Zleceniobiorcy celem wprowadzenia zmiany w systemie informatycznym ewidencji majątku trwałego.
Faktury dotyczące sprzedaży majątku trwałego wystawiane są przez Zleceniodawcę i przekazywane do kontrahentów (oryginały) i do Zleceniobiorcy (kopie). Faktury zakupu majątku oraz kopie faktur dokumentujących sprzedaż majątku powinny być przekazywane do Zleceniobiorcy wraz z dokumentami kosztowymi i jednoczesną informacją dotyczącą daty wysyłki i liczby wysłanych dokumentów.
Naliczanie amortyzacji
Zleceniobiorca samodzielnie nalicza amortyzację z zastosowaniem stawek wynikających z Polityki Rachunkowości i ustaleń z Kierownictwem jednostki. Zmiany będą nanoszone w systemie finansowo-księgowym przez Zleceniobiorcę na podstawie
przesłanych przez Zleceniodawcę informacji na temat zmian miejsc użytkowania.
5. Rejestry VAT, potwierdzenia sald
Rejestry VAT zakupu dotyczące zakupów materiałów, towarów i usług oraz rejestry sprzedaży materiałów, towarów i sprzedaży pozostałej sporządzane są przez Zleceniobiorcę. Potwierdzenia sald od kontrahentów dotyczące należności
Zleceniodawcy przygotowywane są przez Zleceniobiorcę i przesyłane do Zleceniodawcy celem złożenia podpisów i rozesłania do kontrahentów.
Otrzymane potwierdzenia sald dotyczące zobowiązań Zleceniodawcy są weryfikowane, podpisywane i wysyłane do kontrahenta przez Zleceniobiorcę na podstawie udzielonego pełnomocnictwa. Zleceniodawca uczestniczy w wyjaśnianiu ewentualnych niezgodności.
6. Listy Płac
Naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac pozostaje po stronie Zleceniodawcy.
Zleceniodawca prześle do Zleceniobiorcy listy płac, zawierające informacje dotyczące naliczeń i potrąceń oraz podzielnik do rozksięgowania wynagrodzeń i obciążeń ZUS pracodawcy. Listy płac wraz z podzielnikiem zostaną przesłane e-mailem w pliku xls. Dodatkowo oryginalne listy, podpisane przez osoby upoważnione zostaną przesłane wraz z dokumentami kosztowymi;
lub
naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac pozostaje po stronie Zleceniobiorcy.
Zleceniodawca będzie przesyłał na bieżąco, bez zbędnej zwłoki informacje niezbędne do sporządzenia list płac i wysyłki deklaracji ZUS. Dodatkowo, Zleceniodawca będzie informował Zleceniobiorcę na bieżąco o chęci nawiązania/rozwiązania stosunku pracy, przynajmniej 3 dni robocze przed wydarzeniem. Zleceniobiorca otrzyma w terminie do 3 dni roboczych przed wypłatą wynagrodzeń wszystkie dane niezbędne do naliczenia i wypłacenia należnych wynagrodzeń.
7. ZFŚS
Naliczanie ZFŚS dla pracowników Zleceniodawcy odbywa się u Zleceniobiorcy zgodnie z uwzględnieniem regulaminu ZFŚS Zleceniodawcy. Zleceniodawca gospodaruje ZFŚS zgodnie z regulaminem i tworzy roczny plan wpływów i wydatków. Dokumenty źródłowe (np. wnioski o zapomogę, umowy pożyczki, itp.) związane z ZFŚS przygotowywane są i przechowywane przez Komisję Socjalną Zleceniodawcy. Komisja Socjalna Zleceniodawcy przekazuje do Zleceniobiorcy na bieżąco – w terminach wskazanych w harmonogramie – kopie umów pożyczek i innych dokumentów wraz z akceptacją Zarządu. Dokumenty te są podstawą do dokonania przelewów na rzecz pracowników i ewidencji księgowej. Faktury odsetkowe od pożyczek udzielonych z ZFŚS wystawiane i księgowane są przez Zleceniobiorcę. Oryginały przekazywane są do Zleceniodawcy w celu przekazania pracownikom, zaś kopie pozostają u Zleceniobiorcy.
8. Wyciągi bankowe
Wyciągi bankowe generowane są przez Zleceniobiorcę elektronicznie (o ile istnieje taka możliwość) lub przesyłane w formie papierowej bezpośrednio do Zleceniobiorcy.
Opcjonalnie, przelewy generowane są przez Zleceniobiorcę na podstawie zaakceptowanych faktur oraz dyspozycji zapłat wydanych przez upoważnionych pracowników Zleceniodawcy zgodnie z zapisami w pkt. 1. W przypadku wpływu faktur do Zleceniobiorcy po terminie płatności określonym na fakturze lub inaczej wskazanym przez osobę upoważnioną z ramienia Zleceniodawcy – Zleceniobiorca przygotuje płatności w pierwszym możliwym terminie. Autoryzacja przygotowanych płatności jest po stronie Zleceniodawcy. Przelewy wynagrodzeń z tytułu umów o pracę i umów cywilno-prawnych przygotowywane są i autoryzowane przez Zleceniodawcę. Uzgodnienia sald z bankiem
dokonywane są przez Zleceniobiorcę. Wzór potwierdzenia salda podpisują i wysyłają osoby upoważnione ze strony Zleceniobiorcy.
9. Noty memoriałowe
Noty memoriałowe wystawiane są przez Zleceniobiorcę na podstawie przesłanych przez Zleceniodawcę informacji o wartości rezerw oraz rozliczeń międzyokresowych biernych.
10. Odpisy aktualizujące należności
Odpisy aktualizujące należności naliczane są przez Zleceniobiorcę, zgodnie z Polityką Rachunkowości Zleceniodawcy w uzgodnieniu z Zarządem/ podmiotem upoważnionym w tym zakresie. Upoważniony pracownik Zleceniobiorcy zobowiązany jest do przekazania propozycji odpisów w terminie do 10 dnia następnego miesiąca celem ich akceptacji przez Zarząd Zleceniodawcy/ podmiot upoważniony w tym zakresie. Zarząd Zleceniodawcy/ podmiot upoważniony w tym zakresie wyraża swoją akceptację w terminie 3 dni od daty ich otrzymania.
W przypadku zaistnienia przesłanek od objęcia odpisem aktualizacyjnym należności przed dniem bilansowym np. skierowanie należności na drogę postępowania sądowego, Zleceniodawca przesyła informacje wraz z właściwymi dokumentami do Zleceniobiorcy.
Zleceniodawca zobowiązany jest do bieżącego przekazywania informacji o stanie spraw sądowych w celu prowadzenia właściwej ewidencji rachunkowej i podatkowej.
11. Windykacja
Windykacja należności prowadzona jest przez Zleceniodawcę. Noty odsetkowe z tytułu nieterminowych płatności wystawiane są przez Zleceniobiorcę po akceptacji przez osoby upoważnione u Zleceniodawcy. Oryginał noty odsetkowej Zleceniodawca przekazuje kontrahentowi, zaś kopia z podpisami osób upoważnionych przekazywana jest do Zleceniobiorcy.
12. Noty uznaniowe i obciążeniowe Noty te mogą dotyczyć w szczególności:
- obciążenia pracowników za niedobory magazynowe,
-kar, itp.
Noty uznaniowe i obciążeniowe wystawiane są przez Zleceniobiorcę na podstawie dyspozycji Zleceniodawcy i przekazywane do odbiorców (oryginał) i do Zleceniodawcy (kopia).
13. Inne tytuły
Zleceniodawca przekazuje dokumentację dotyczącą zaciągniętych zobowiązań pozabilansowych, podpisanych umów (np. kredytowych), w przypadkach rozwiązania umów i innych zdarzeniach, które winne być ujęte w księgach i mają wpływ na treść sprawozdania finansowego.
Kadry
*obowiązuje termin najpóźniej 1 dzień roboczy przed dokonaniem czynności 1. Zatrudnienie nowego pracownika: a) przekazanie informacji mailowej z wytycznymi do przygotowania umowy o pracę /rodzaj, stawka, okres trwania umowy/oraz pełnymi danymi pracownika*; b) dostarczenie kompletu dokumentacji w celu założenia akt osobowych. |
2. Zmiany w zatrudnieniu: a) zmiana stawki wynagrodzenia lub wymiaru czasu pracy – przekazanie informacji mailowej z wytycznymi do przygotowania aktualizacji umowy o pracę*; b) zawarcie kolejnej umowy o pracę – przekazanie informacji mailowej z wytycznymi do przygotowania umowy o pracę/rodzaj umowy, stawka, okres trwania umowy/*; c) zakończenie zatrudnienia – przekazanie informacji mailowej ze wskazaniem daty rozwiązania umowy o pracę*. |
Płace 1. Przygotowanie listy płac: a) przekazanie miesięcznego harmonogramu czasu pracy w terminie do 25 dnia miesiąca, którego dotyczy lista płac – termin obowiązuje klientów, dla których świadczona jest usługa weryfikacji harmonogramu czasu pracy; b) przekazanie miesięcznego harmonogramu czasu pracy lub listy obecności pracowników ze wskazanymi godzinami pracy, w terminie 5 dni roboczych przed obowiązującym w przepisach prawa terminem wypłaty wynagrodzenia; c) przekazanie danych o absencjach w formie imiennego zestawienia, najpóźniej w terminie 5 dni roboczych przed obowiązującym w przepisach prawa terminem wypłaty wynagrodzenia; d) wszelkie zmiany dotyczące czasu pracy, absencji, stawek wynagrodzeń oraz inne mające wpływ na ustalenie wysokości wynagrodzenia np. potrącenia komornicze, winny być przekazywane w nieprzekraczalnym terminie 3 dni roboczych przed obowiązującym w przepisach prawa terminem wypłaty wynagrodzenia; niezachowanie powyższego terminu będzie skutkować sporządzeniem korekty listy płac. |
ZUS* *dotyczy klientów, dla których nie jest świadczona usługa prowadzenia spaw kadrowych 1. Zatrudnienie nowego pracownika – obowiązuje termin 7 dni od zatrudnienia; 2. Zakończenie zatrudnienia – obowiązuje termin 7 dni od daty, kiedy ten fakt zaistniał. Przekazanie informacji mailowej ze wskazaniem terminu rozwiązania umowy o pracę, formy rozwiązania oraz strony na wniosek której umowa została rozwiązana. |
..............................................................................
Zleceniodawca
..............................................................................
Zleceniobiorca
ZAŁĄCZNIK nr 2. Wynagrodzenie i czynności dodatkowe
1. Wynagrodzenie za Usługi (podstawowe) objęte przedmiotem Umowy
a) kwestie kadrowe - warianty dla umów - cena netto/zł umowy o pracę (stawka za osobę) xx,00;
umowy cywilnoprawne (stawka za osobę) xx,00;
b) Usługi księgowe:
Przedziały dla ilości dokumentów –
cena netto/zł:
- do xxx dokumentów xxxx,00;
- do xxx dokumentów xxxx,00;
- do xxx dokumentów xxxx,00;
- powyżej xxx dokumentów do negocjacji* za usługi kadrowo - płacowe
* W przypadku kiedy Zleceniodawca nie podejmie negocjacji, Zleceniobiorca ma prawo wystawić dodatkową fakturę na kwotę wyliczaną wg wzoru:
ilość dokumentów księgowych przekraczająca zakres wyszczególniony w umowie x stawka w wysokości zł za każdy dokument księgowy;
c) dodatkowo każdorazowo za:
I. przygotowanie dokumentacji kadrowej na potrzeby planowanego zatrudnienia w kwocie xxx zł netto,
II. sporządzanie dokumentacji dotyczącej przebiegu zatrudnienia (w tym w szczególności umowy o pracę, porozumienia zmieniającego, wypowiedzenia warunków umowy o pracę, aneksu do umowy o pracę, świadectwa pracy oraz innych) w kwocie xxx zł netto za każdy sporządzony dokument,
III. przygotowanie umów cywilno-prawnych w kwocie xxx zł netto za każdy sporządzony dokument,
IV. sporządzenie i wysłanie deklaracji rocznej ZUS IWA w kwocie xxx zł netto,
V. dodatkowe – w kwocie jednomiesięcznego abonamentu księgowego, jednak nie mniej niż xxx zł netto, za sporządzenie sprawozdania finansowego rocznego i każdorazowo za sporządzenie sprawozdania na życzenie klienta 50% wysokości jednomiesięcznego abonamentu księgowego, jednak nie mniej niż xxx zł netto; Zleceniobiorca zobowiązany jest do współpracy z biegłym rewidentem przy sporządzeniu ww. sprawozdania, jeżeli czas konsultacji z biegłym rewidentem nie przekracza 5 godzin to Zleceniobiorca nie ponosi dodatkowych kosztów, a każda następna godzina rozliczana będzie według przyjętej przez Strony stawki godzinowej.
2. Wynagrodzenie za prace dodatkowe - podstawowe
W razie konieczności podjęcia niezbędnych prac dodatkowych, celem prawidłowego rozliczenia danego okresu, dodatkowe wynagrodzenie będzie płatne w stawce
godzinowej ....... (słownie: ) netto.
3. Wynagrodzenie za przechowywanie dokumentów Pozostawienie dokumentów ponad wskazany w
Umowie termin u Zleceniodawcy, będzie skutkowało naliczeniem dodatkowej opłaty na rzecz Zleceniobiorcy za ich przechowywanie w wysokości (słownie:
......................................) za każdy segregator w skali miesiąca.
4. Dokumenty dostarczone po terminie
Za zaksięgowanie każdego z dokumentów dostarczonych z niedochowaniem terminu określonego w § 5 ust. 4 Umowy, Zleceniodawca zapłaci Zleceniobiorcy dodatkową opłatę w wysokości zł za każdy wprowadzony przez Zleceniobiorcę dokument, dostarczony
z niedochowaniem terminu określonego § 5 ust. 4.
5. Pozostałe usługi – poszczególne rodzaje:
W przypadku braku danej usługi w poniższym spisie – stosuje się pkt 2 niniejszego Załącznika
l.p. | outsourcing kadr | cennik | jednostka |
specyfikacja czynności | |||
1. | Obsługa sprawozdawczości GUS w zakresie kadr | sprawozdanie | |
2. | Doradztwo kadrowo- płacowe w zakresie rozwiązywania bieżących problemów kadrowych w firmie | godzina | |
3. | Audyty zasad wynagradzania, wewnętrznych regulaminów oraz akt pracowniczych pod kątem ich zgodności i aktualności z przepisami prawa pracy | godzina | |
4. | Aktualizacja zasad wynagradzania, wewnętrznych regulaminów oraz akt pracowniczych w związku ze zmianami w przepisach prawa pracy | aktualizacja | |
5. | Sporządzanie regulaminów | projekt |
wewnętrznych pracodawcy (regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin ZFŚS) | |||
6. | Wsparcie w czasie kontroli PIP, US, UCS, ZUS | godzina | |
7. | Wsparcie w załatwianiu spraw pokontrolnych | godzina |
l.p. | outsourcing płac | cennik | jednostka |
specyfikacja czynności | osoba | ||
1. | Wypełnianie niezbędnej dokumentacji do ZUS (RP- 7, Z-3) | osoba | |
2. | Doradztwo kadrowo- płacowe w zakresie rozwiązywania bieżących problemów kadrowych w firmie | godzina | |
3. | Wystawianie zaświadczeń na życzenie pracowników lub/i pracodawcy | sztuka | |
4. | Obsługa PFRON | sprawozdanie | |
5. | Sprawozdawczość GUS w zakresie płac | sprawozdanie | |
6. | Kontakty z bankami, urzędami, komornikami, sądami – odpowiadanie na pisma, udzielanie informacji o zatrudnionych | sztuka | |
7. | Wsparcie w czasie kontroli PIP, US, UCS, ZUS | godzina | |
8. | Wsparcie w załatwianiu spraw pokontrolnych | godzina |
9. | Controlling personalny w zakresie monitoringu obowiązków pracodawcy, symulacji wynagrodzeń dla zmiennych modeli wynagradzania, sporządzania raportów dotyczących zatrudnienia | godzina | |
10. | Weryfikacja harmonogramu pracy | sztuka | |
11. | Sporządzenie ewidencji czasu pracy (dotyczy klientów nieposiadających umowy na prowadzenie spraw kadrowych) | pracownik | |
12. | Sporządzanie miesięcznych wyciągów z listy płac | pracownik | |
13. | Sporządzenie korekty listy płac /niedostarczenie w terminie danych/przekazanie błędnych danych, | sztuka | |
14 | Przygotowanie druku listy obecności | sztuka |
l.p. | outsourcing księgowości | cennik | jednostka |
specyfikacja czynności | |||
Dodatkowe czynności realizowane za klienta w ramach prowadzonej księgowości | |||
1. | Rozliczanie delegacji służbowych: - krajowych - zagranicznych | sztuka sztuka |
2. | Wystawianie faktur i refaktur | sztuka | |
3. | Wystawianie not korygujących, faktur korygujących, not obciążeniowych, not uznaniowych | sztuka | |
4. | Rozliczanie projektów inwestycyjnych/unijnych/dotacji/ tarcz pomocowych | godzina | |
5. | Nadzór księgowy nad procesami realizowanymi u klientów w tym nadzór nad wdrożeniem systemów finansowo-księgowych | godzina | |
6. | Dodatkowe czynności księgowe nieobjęte abonamentem księgowym | godzina | |
Deklaracje i sprawozdania | |||
1. | Przygotowywanie i składanie deklaracji rocznych dotyczących zobowiązań budżetowych podatków lokalnych (podatek od nieruchomości, rolny, leśny, od środków transportu, etc.) | sztuka | |
2. | Przygotowywanie i składanie deklaracji PCC | sztuka | |
3. | Sporządzanie deklaracji opłat środowiskowych do Urzędu Marszałkowskiego | sztuka | |
4. | Sporządzanie kompleksowych sprawozdań na potrzeby NBP | godzina | |
5. | Sporządzanie kompleksowych sprawozdań na potrzeby GUS | godzina | |
6. | Wsparcie we wczytywaniu sprawozdań finansowych na stronę xxxxx://x- | godzina |
xxxxxxxxxxxx.xx.xxx.xx/xx/#/xxx p2-start | |||
Dokumentacja na potrzeby finansowania zewnętrznego | |||
1. | Sporządzanie dokumentacji finansowych do banków i instytucji finansowych | godzina | |
2. | Analiza wskaźnikowa wyników firmy | godzina | |
3. | Wypełnianie i występowanie z wnioskami o niezaleganiu w podatkach oraz innych zaświadczeń do właściwych urzędów | godzina | |
4. | Przygotowanie danych do wniosków kredytowych, leasingowych, etc | godzina | |
Dokumentacja wewnętrzna | |||
1. | Sporządzanie polityki rachunkowości | sztuka | |
2. | Sporządzanie polityki rachunkowości podmiotów objętych obowiązkowym badaniem sprawozdań finansowych | sztuka | |
3. | Aktualizacja istniejącej polityki rachunkowości do wymogów prawa | sztuka | |
4. | Przygotowywanie i składanie aktualizacji zgłoszeń identyfikacyjnych (np. VAT-R, NIP-8) | sztuka | |
Przeglądy księgowe |
1. | Usługa przeglądów księgowych, wyprowadzania „zaszłości księgowych”, wyprowadzania zaległości powstałych przed zawarciem umowy, polegająca na: a) audycie dokumentacji, | godzina | |
b) wskazaniu problemów oraz uzyskania propozycji zastosowania optymalnych rozwiązań | godzina | ||
c) zastosowaniu działań zmierzających do zaprowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowego naliczenia podatków, sporządzenia korekt deklaracji podatkowych, uzgodnienia rozliczeń z US i ZUS | godzina | ||
Obsługa kontroli | |||
1. | Obsługa kontroli z różnych urzędów i instytucji państwowych | godzina | |
2. | Obsługa audytorów przeprowadzających badanie i przeglądy śródroczne sprawozdań finansowych | godzina |
l.p. | pozostałe czynności | cennik | jednostka |
specyfikacja czynności | osoba | ||
1. | Sporządzenie deklaracji korygującej VAT, CIT, PIT* | sztuka | |
2. | Sporządzenie deklaracji korygującej ZUS* | sztuka |
3. | Sporządzenie innych deklaracji/ informacji korygujących* | sztuka | |
4. | Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego dla jednostki niepodlegającej badaniu | sztuka | |
5. | Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego dla jednostki podlegającej badaniu | sztuka | |
6. | Sporządzenie śródrocznego sprawozdania finansowego dla jednostki niepodlegającej badaniu | sztuka | |
7. | Sporządzenie śródrocznego sprawozdania finansowego dla jednostki podlegającej badaniu | sztuka | |
8. | Wysłanie dokumentów pocztą w imieniu Zleceniodawcy | sztuka | |
9. | Wysłanie Zleceniodawcy monitu drogą mailową | sztuka | |
10. | Przygotowanie do odbioru dokumentacji Zleceniodawcy | godzina |
* błędy w dostarczonych przez Zleceniodawcę dokumentach;
* brak informacji od Zleceniodawcy;
* niedostarczenie przez Zleceniodawcę dokumentów w terminie;
* dostarczenie przez Zleceniodawcę niekompletnej, niepełnej dokumentacji.
ZAŁĄCZNIK nr 3. Wzór protokołu przekazania dokumentów
................................., dn. ............................................
PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA DOKUMENTÓW
W dniu przekazuję dokumenty wg poniższej specyfikacji:
[Proszę wstawić właściwe dane]
1. Faktury sprzedaży: od numeru ......................do numeru ......................... .
2. Faktury zakupu: (albo numery dokumentów, albo kontrahenci, albo ilość sztuk). 3. Wyciągi bankowe: od numeru ........................ do numeru......................... .
4. Raporty kasowe – ilość pozycji .......................... .
5. Raporty fiskalne miesięczne dla kasy fiskalnych nr .............................. od numeru
................... do numeru……….. .
6. Listy płac za okres ................................ .
7. Inne dokumenty wg wykazu:
a. ................. .
b. ................. .
c. ................. .
Przekazujący: ................ Odbierający: ................
ZAŁĄCZNIK nr 4. Oświadczenie ZUS Oświadczenie
[Proszę zakreślić właściwe]
Prowadzę pozarolniczą działalność gospodarczą tak/nie. [Proszę wstawić właściwe dane]
Data rozpoczęcia działalności:
...................................................................................................................................................
Nazwa:
................................................................................................................................................... Nr NIP:
...................................................................................................................................................
Forma opodatkowania:
...................................................................................................................................................
[Proszę zakreślić właściwe] Jestem wspólnikiem:
jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością tak/nie
[Proszę wstawić właściwe dane] Od kiedy:
...................................................................................................................................................
Nazwa:
...................................................................................................................................................
Nr NIP:
...................................................................................................................................................
[Proszę zakreślić właściwe]
Jestem wspólnikiem: spółki jawnej tak/nie [Proszę wstawić właściwe dane]
Od kiedy:
...................................................................................................................................................
Nazwa:
...................................................................................................................................................
Nr NIP:
...................................................................................................................................................
Forma opodatkowania:
...................................................................................................................................................
[Proszę zakreślić właściwe]
Jestem wspólnikiem: spółki komandytowej tak/nie [Proszę wstawić właściwe dane]
Od kiedy:
...................................................................................................................................................
Nazwa:
................................................................................................................................................... Nr NIP:
...................................................................................................................................................
[Proszę zakreślić właściwe]
Jestem wspólnikiem: spółki partnerskiej tak/nie [Proszę wstawić właściwe dane]
Od kiedy
...................................................................................................................................................
Nazwa
................................................................................................................................................... Nr NIP
...................................................................................................................................................
Forma opodatkowania
...................................................................................................................................................
[Proszę zakreślić właściwe]
Jestem wspólnikiem: spółki cywilnej tak/nie [Proszę wstawić właściwe dane]
Od kiedy:
...................................................................................................................................................
Nazwa:
................................................................................................................................................... Nr NIP:
...................................................................................................................................................
Forma opodatkowania:
...................................................................................................................................................
[Proszę zakreślić właściwe]
Mam ustalone prawo do emerytury lub renty tak/nie
[Proszę wstawić właściwe dane]
Od kiedy:
...................................................................................................................................................
Organ wydający decyzję:
...................................................................................................................................................
Nr decyzji:
...................................................................................................................................................
Jestem zatrudniony/a na podstawie umowy o pracę oraz osiągam co najmniej minimalne wynagrodzenie ustalone w Rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie minimalnego wynagrodzenia na dany rok tak/nie.
W przypadku zaistnienia jakiejkolwiek zmiany dotyczącej powyższego stanu, zobowiązuję się do aktualizacji niniejszego oświadczenia w terminie 7 dni.
Jednocześnie zwalniam
...................................................................................................................................................
z odpowiedzialności z tytułu przekazania niepełnych danych oraz niezłożenia oświadczenia we wskazanym terminie.
...............................................................................
Data i podpis składającego oświadczenie
ZAŁĄCZNIK nr 5. Umowa powierzenia przetwarzania danych/Porozumienie ws przetwarzania danych
UMOWA
POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Zawarta w dniu .................... w pomiędzy:
.......................................... z siedzibą w ...................., (kod pocztowy: ),
ul , wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy
.............................................., ... Wydział ........................, posiadającą numer KRS ,
numer NIP: ........................., numer REGON: ........................., o kapitale zakładowym
(w przypadku spółek kapitałowych) ....... (słownie: ) złotych, w imieniu
której działa .................... ..................... - .................../.........................
/ ............................ - indywidualnym przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą: ......................... z głównym miejscem prowadzenia działalności: .........................
(kod pocztowy: ..-....), |ul. ........................., posiadającym numer NIP , numer
REGON: .........................
zwaną/ym dalej „Zleceniobiorcą”,
a
.......................................... z siedzibą w ...................., (kod pocztowy: ),
ul , wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy
.............................................., ... Wydział ........................, posiadającą numer KRS ,
numer NIP: ........................., numer REGON: ........................., o kapitale zakładowym
(w przypadku spółek kapitałowych) ....... (słownie: ) złotych, w imieniu
której działa .................... ..................... - ................... .
/......................... – indywidualnym przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą: ......................... z głównym miejscem prowadzenia działalności: .........................
(kod pocztowy: ..-....), ul. ........................., posiadającym numer NIP , numer
REGON ,
zwaną/ym dalej „Zleceniodawcą”,
§ 1
1. Zleceniodawca oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej "Rozporządzenie" lub "RODO") w stosunku do danych powierzonych Zleceniobiorcy. W celu wykonywania umowy o świadczenie usług księgowych (zwanej dalej „Umową podstawową”), której przedmiotem jest:
a) prowadzenie Księgowości Zleceniodawcy w zakresie rachunkowości oraz księgowości,
b) prowadzenie Kadr Zleceniodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej oraz rozliczeń,
c) prowadzenie rozliczeń publicznoprawnych Zleceniodawcy,
d) wystawianie faktur oraz innych dokumentów księgowych.
2. Zleceniodawca powierza Zleceniobiorcy dokonywanie, w imieniu Zleceniodawcy, przetwarzanie danych osobowych w zakresie i na zasadach określonych w Umowie w celu wykonania Umowy podstawowej i dokonania pozostałych operacji przetwarzania nieobjętych wprost przedmiotem usług, a koniecznych do wykonania Umowy podstawowej.
3. Zleceniobiorca oświadcza, że może przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Zleceniodawcy, co dotyczy również przekazywania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, chyba że obowiązek taki nakłada na Zleceniobiorcę prawo polskie lub prawo Unii Europejskiej; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Zleceniobiorca poinformuje administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
3. Zleceniobiorca oświadcza, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych – by przetwarzanie Danych osobowych na podstawie Umowy spełniało obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych, w tym zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa Danych osobowych.
§ 2
1. Zleceniobiorca może przetwarzać dane osobowe następujących kategorii osób:
a) pracowników Zleceniodawcy niezależnie od tytułu prawnego zatrudnienia,
b) członków rodzin Zleceniodawcy i jego pracowników,
c) klientów Zleceniodawcy i ich pracowników,
d) kontrahentów Zleceniodawcy i ich pracowników,
e) pracowników organów prowadzących postępowanie z udziałem Zleceniodawcy.
2. Zleceniobiorca może przetwarzać następujące dane osobowe:
a) dane związane z zatrudnieniem w zakresie określonym przepisami odrębnymi oraz umowami,
b) dane o prowadzonych postępowaniach sądowych, administracyjnych i egzekucyjnych, jeśli wpływają na zakres wykonywania Umowy podstawowej,
c) dane finansowe, w szczególności związane z wystawianiem faktur, dokumentacją podatkową, prawidłowym prowadzeniem sprawozdawczości.
3. Zleceniodawca powierza Zleceniobiorcy dokonywanie, w imieniu Zleceniodawcy, przetwarzania Danych osobowych w zakresie następujących czynności: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, agregowanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, przepisywanie, wprowadzanie do programu komputerowego, rozliczanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
4. Zleceniodawca oświadcza, że charakter danych osobowych powierzanych niniejszą Umową,
☐ obejmuje,
☐ nie obejmuje,
szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO oraz danych dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa w rozumieniu art. 10 RODO.
§ 3
1. Zleceniodawca ma prawo do kontroli sposobu wykonywania niniejszej Umowy przez Zleceniobiorcę odnośnie zobowiązań, o których mowa w niniejszej Umowie. Warunkiem przeprowadzenia kontroli jest zawiadomienie Zleceniobiorcy w terminie nie
krótszym niż 14 dni przed planowanym terminem jej przeprowadzenia i ustalenie zakresu kontroli oraz trybu jej przeprowadzenia.
2. Zleceniobiorca niezwłocznie, w terminie nie dłuższym niż 7 dni, informuje Zleceniodawcę, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie Rozporządzenia lub innych przepisów powszechnie obowiązujących, które dotyczą ochrony danych osobowych.
3. Zleceniobiorca udostępni Zleceniodawcy wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia nałożonych na niego niniejszą Umową zobowiązań.
4. Zleceniobiorca umożliwia Zleceniodawcy lub audytorowi przez niego upoważnionemu przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczyni się do nich. Zleceniobiorca zobowiązany jest do umożliwienia przeprowadzenia audytu, w szczególności poprzez:
a) umożliwienie wstępu na teren nieruchomości, obiektu, lokalu lub ich części,
b) udostępnienie stosowanych środków technicznych ochrony Danych osobowych,
w tym w szczególności systemów, urządzeń, programów, narzędzi, aplikacji, instalacji również w celu przeprowadzenia testów zabezpieczeń systemów informatycznych,
c) udostępnienie dokumentów lub innych nośników informacji oraz umożliwienie sporządzenie kopii dokumentów lub danych przechowywanych na innych nośnikach informacji,
d) udzielanie informacji lub wyjaśnień w formie ustnej lub pisemnej według wyboru Zleceniodawcy,
e) umożliwienie nieograniczonego filmowania i fotografowania oraz dokonywania nagrań dźwiękowych – w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia audytu.
5. Uprawnienia określone w powyższych ustępach niniejszego paragrafu przysługują Zleceniodawcy odpowiednio w stosunku do Podwykonawców Zleceniobiorcy w przypadku powierzenia Zleceniobiorcy przetwarzania danych Podwykonawcom, zgodnie z niniejszą Umową.
6. Uprawnienia Zleceniodawcy nie mogą prowadzić do naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa Zleceniobiorcy oraz naruszenia tajemnicy chronionych na podstawie odrębnych przepisów prawa.
§ 4
1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wdrożenia odpowiednich środków technicznych
i organizacyjnych zapewniających stopień bezpieczeństwa przetwarzania danych uwzględniający stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
2. Zleceniobiorca (Podmiot przetwarzający) zobowiązany jest w szczególności do:
a) podjęcia przed rozpoczęciem dokonywania przetwarzania Danych osobowych na podstawie Umowy i stosowania przez cały czas trwania przetwarzania Danych osobowych środków organizacyjnych i technicznych zapewniających odpowiedni stopień bezpieczeństwa Danych osobowych, w szczególności poprzez zabezpieczenie Danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
b) ograniczania dostępu do Danych Osobowych wyłącznie do osób, których dostęp do Danych osobowych jest potrzebny dla realizacji Umowy podstawowej i posiadających odpowiednie upoważnienie,
c) poinformowania Zleceniodawcy o fakcie wykorzystywania w celu realizacji Umowy podstawowej zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania – w celu i w zakresie niezbędnym do wykonania przez Zleceniodawcę obowiązku informacyjnego,
d) nieprzekazywania Danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy); Zleceniobiorca oświadcza również, że nie korzysta z podwykonawców, którzy przekazują Dane poza Europejski Obszar Gospodarczy,
e) prowadzenia wymaganej obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych dokumentacji ochrony danych, w tym wszelkich polityk, rejestrów, wykazów, analiz, zbiorów,
f) zapewniania obsługę Praw jednostki w odniesieniu do powierzonych Danych osobowych; (szczegóły obsługi Praw jednostki zostaną pomiędzy Stronami uzgodnione w szczegółowym aneksie),
g) współpracowania, na każde żądanie, z organem nadzorczym uprawnionym do kontroli przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie i sposobie określonym przez ten organ,
h) dokumentowania wszelkich naruszeń ochrony Danych Osobowych, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutków oraz podjętych działaniach zaradczych,
i) zapewnienia by dostęp do Danych osobowych miały wyłącznie osoby upoważnione do tego przez Zleceniobiorcę, osoby upoważnione do przetwarzania Danych osobowych zobowiązały się do zachowania w tajemnicy tych Danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia.
§ 5
1. Biorąc pod uwagę charakter przetwarzania danych, Zleceniobiorca zobowiązuje się do pomocy Zleceniodawcy, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w wywiązaniu się z obowiązku odpowiedzi na żądania osoby, której dane dotyczą.
2. Biorąc pod uwagę charakter przetwarzania danych oraz posiadane informacje, Zleceniobiorca zobowiązuje się do pomocy Zleceniodawcy poprzez udzielanie na jego żądanie i we wskazanym przez niego terminie, wszelkich wyjaśnień i innych form
wsparcia, w tym informacji o stanie faktycznym, które pomogą Zleceniodawcy w spełnieniu jego obowiązków wynikających z przepisów prawa lub wdrożonych u Zleceniodawcy przepisów wewnętrznych. W celu realizacji obowiązków Zleceniobiorca
jest zobowiązany do dokumentowania wszelkich okoliczności i zebrania wszelkich dowodów, które pomogą Zleceniodawcy wyjaśnić szczegóły naruszenia, w tym jego charakter, skalę, skutki, czas zdarzenia, osoby odpowiedzialne, osoby poszkodowane.
3. Zleceniobiorca zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Zleceniodawcy [za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: [ ] [Proszę wstawić właściwe dane]
a) jakimkolwiek postępowaniu lub orzeczeniu dotyczącym Danych osobowych, w tym zwłaszcza ich prawidłowym zabezpieczeniu,
b) stwierdzonym przez Podmiot przetwarzający naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w szczególności Danych osobowych lub zagrożeniu takiego naruszenia.
4. Zgłoszenie musi zawierać co najmniej:
a) opisanie charakteru naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości wskazanie kategorii i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie;
b) zawierać imię i nazwisko oraz dane kontaktowe podmiotu, od którego można uzyskać więcej informacji;
c) opisywać możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych;
d) opisywać środki zastosowane lub proponowane przez Zleceniobiorcę w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach, środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.
§ 6
1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do prowadzenia rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania danych osobowych (dalej „Rejestr”) dokonywanych w imieniu Zleceniodawcy.
2. Rejestr zawiera następujące informacje:
a) imię i nazwisko/nazwa i dane kontaktowe Zleceniobiorcy oraz Zleceniodawcy, a także ich przedstawicieli, jeżeli ma to zastosowanie zgodnie z RODO oraz inspektora ochrony danych, jeśli został wyznaczony,
b) kategorie przetwarzań dokonywanych w imieniu Zleceniodawcy,
c) jeżeli jest to możliwe, ogólny opis środków technicznych i organizacyjnych mających na celu zabezpieczenie powierzonych danych osobowych,
d) informacje o przekazaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz nazwy tych państw lub podmiotów, a w przypadku przekazań, o których mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi RODO, dokumentację odpowiednich zabezpieczeń.
§ 7
1. Zleceniodawca wyraża zgodę na korzystanie przez Zleceniobiorcę z usług innego podmiotu przetwarzającego (zwanego dalej „Podwykonawcą”) w celu wykonywania wszystkich lub wybranych czynności przetwarzania Danych osobowych wynikających z Umowy.
2. Zgoda o której mowa w ust. 1 udzielona zostaje pod warunkiem, że:
a) Zleceniobiorca powiadomi uprzednio Zleceniodawcę, mailem lub w formie pisemnej, o swoim zamiarze powierzenia przetwarzania danych Podwykonawcy („Podpowierzenia”);
b) Zleceniodawca zachowuje prawo sprzeciwu wobec zamiaru Podpowierzenia lub zmiany jego warunków przez Zleceniobiorcę;
c) zakres i cel Podpowierzenia nie będzie szerszy niż wynikający z Umowy podstawowej;
d) przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa Zleceniodawcy zostaną zachowane w umowie Podpowierzenia odpowiednio do warunków, opisanych w niniejszej Umowie,
e) Podpowierzenie będzie niezbędne dla realizacji celów związanych z procesami lub projektami wynikającymi z Umowy,
f) Podpowierzenie nie naruszy interesów Zleceniodawcy,
g) umowa Podpowierzenia zostanie zawarta z Podwykonawcą na piśmie, zgodnie
z obowiązującymi przepisami dotyczącymi powierzania przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem, że wszelkie obowiązki Zleceniobiorcy, wynikające z niniejszej Umowy, Zleceniobiorca zastosuje odpowiednio do Podwykonawcy w umowie Podpowierzenia,
h) Podwykonawca spełnia obowiązki wynikające z Rozporządzenia, nakładane bezpośrednio na podmiot przetwarzający w rozumieniu Rozporządzenia, w tym w szczególności obowiązek
prowadzenia rejestru czynności przetwarzania oraz wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo przetwarzania danych, o których mowa w Rozporządzeniu.
3. Zleceniobiorca w umowie Podpowierzenia zobowiąże Podwykonawców do przestrzegania przy przetwarzaniu powierzonych danych obowiązków dotyczących ochrony danych na poziomie, co najmniej określonym w niniejszej Umowie.
4. Zleceniobiorca zobowiązany jest do uprzedniego poinformowania Zleceniodawcy
o zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających – w takim wypadku Administrator uprawniony jest do wyrażenia wiążącego sprzeciwu wobec takich zmian. Strony zgodnie postanawiają, że w przypadku, gdy Podwykonawca nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony Danych osobowych, pełna odpowiedzialność wobec Zleceniodawcy za wypełnienie obowiązków Podwykonawcy spoczywa na Zleceniobiorcy.
5. Zleceniobiorca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji Podwykonawców, którym powierzył Dane osobowe do przetwarzania, przy czym ewidencja winna zawierać w szczególności oznaczenie Innego podmiotu przetwarzającego oraz dane identyfikujące umowę podpowierzenia.
§ 8
1. Zleceniobiorca oświadcza, że każda osoba (np. pracownik etatowy, osoba świadcząca czynności na podstawie umów cywilnoprawnych, inne osoby pracujące na rzecz Zleceniobiorcy), która zostanie dopuszczona do przetwarzania powierzonych przez Zleceniodawcę danych osobowych zostanie zobowiązana do zachowania tych danych w tajemnicy. Tajemnica ta obejmuje również wszelkie informacje dotyczące sposobów zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych. Do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia zobowiązany jest
także Zleceniobiorca, a samo zobowiązanie obejmuje podmioty, wymienione w niniejszym ustępie bezterminowo, tj. także po zakończeniu obowiązywania niniejszej Umowy.
Postanowienia dotyczące zachowania tajemnicy, o której mowa w niniejszym
ustępie, Zleceniobiorca ma obowiązek stosować odpowiednio także wobec swoich Podwykonawców i osób dopuszczonych przez Podwykonawców do przetwarzania danych osobowych.
2. Zleceniobiorca oświadcza, że każda osoba mająca dostęp do danych osobowych będzie je przetwarzała wyłącznie na polecenie Zleceniodawcy, chyba że obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
3. Zleceniobiorca po zakończeniu realizacji usług zobowiązany jest do niezwłocznego zwrotu powierzonych mu danych oraz do usunięcia wszystkich ich istniejących kopii, sporządzonych na potrzeby bieżącej pracy, bądź na wyraźne żądanie Zleceniobiorcy – dokonać usunięcia powierzonych danych osobowych, zamiast ich zwrotu, z wyłączeniem sytuacji, w których przepisy prawa nakazują przechowywanie danych osobowych.
§ 9
1.Zleceniobiorca odpowiada za szkody majątkowe lub niemajątkowe, które powstały wobec Zleceniodawcy lub osób trzecich w wyniku niedopełnienia obowiązków nakładanych przez przepisy dotyczące ochrony danych osobowych bezpośrednio na podmioty
przetwarzające, lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Zleceniodawcy lub wbrew tym instrukcjom.
2. Zleceniodawca odpowiada za szkody majątkowe lub niemajątkowe, które powstały wobec osób trzecich w wyniku przetwarzania danych naruszającego przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
3. Strony są zwolnione z odpowiedzialności wynikającej z ust. 1 i 2, jeżeli udowodnią, że zdarzenie, które doprowadziło do powstania szkody, jest przez nie niezawinione.
4. Jeżeli w tym samym przetwarzaniu biorą udział obie Strony i są odpowiedzialne za szkodę spowodowaną przetwarzaniem zgodnie z ust. 1 i ust. 2, ponoszą one odpowiedzialność solidarną.
5. Strona, która zapłaciła odszkodowanie za całą wyrządzoną szkodę, ma prawo żądania od drugiej Strony, która uczestniczyła w tym samym przetwarzaniu, zwrotu części odszkodowania odpowiadającej części szkody, za którą ponosi odpowiedzialność, zgodnie z warunkami określonymi w ust. 1 i ust. 2.
6. Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania Podwykonawcy, dotyczące przetwarzania powierzonych danych osobowych, jak za działania lub zaniechania własne, przez co postanowienia dotyczące odpowiedzialności Zleceniobiorcy na warunkach opisanych powyżej obejmują także odpowiedzialność Zleceniobiorcy za działania lub zaniechania jego Podwykonawców.
§ 10
1. Zleceniobiorca uprawniony jest do wykonywania czynności przetwarzania w imieniu Zleceniodawcy przez czas obowiązywania Umowy oraz Umowy Podstawowej, a w dalszym zakresie, tylko jeśli przewidują to przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
2. Umowa zawarta jest na czas określony, tj. na czas obowiązywania Umowy podstawowej, przy czym rozwiązanie, wypowiedzenie lub wygaśnięcie Umowy Podstawowej powoduje jednoczesne odpowiednio rozwiązanie, wypowiedzenie lub wygaśnięcie Umowy bez konieczności składania przez Strony dodatkowych oświadczeń w tym zakresie, chyba że Strony postanowią inaczej.
3. Zleceniodawca jest uprawniony do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
a) dokonywania przez Zleceniobiorcę przetwarzania Danych osobowych w celu lub w sposób inny niż określony w Umowie,
b) korzystania przez Zleceniobiorcę, w celu wykonywania wszystkich lub wybranych czynności przetwarzania Danych osobowych, z usług Podwykonawcy bez zgody Zleceniodawcy lub wbrew sprzeciwowi Zleceniodawcy,
c) stwierdzenia, w szczególności w wyniku kontroli przeprowadzonej przez Zleceniodawcę, przetwarzania Danych osobowych z naruszeniem przepisów lub Umowy lub Umowy podstawowej, w szczególności poprzez niewdrożenie odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych zapewniających odpowiedni stopień bezpieczeństwa.
4. Po zakończeniu przetwarzania Danych osobowych, niezależnie od sposobu lub przyczyny tego zakończenia, Zleceniobiorca zobowiązany jest, na koszt Zleceniodawcy, do:
a) niezwłocznego zwrócenia Danych osobowych Zleceniodawcy i następnie usunięcia wszelkich istniejących ich kopii,
b) lub niezwłocznego usunięcia Danych osobowych,
według wyboru Zleceniodawcy, z wyłączeniem sytuacji, w których przepisy prawa nakazują przechowywanie danych osobowych.
5. Dane osobowe lub ich kopie powinny zostać usunięte przez Zleceniobiorcę
w terminie 14 (słownie: czternastu) dni od dnia zakończenia przetwarzania na podstawie Umowy. Zleceniobiorca zobowiązany jest do przekazania Zleceniodawcy w terminie 7 (słownie: siedmiu) dni od dnia usunięcia Danych osobowych protokołu usunięcia Danych osobowych.
§ 11
1. Zmiana niniejszej Umowy może nastąpić tylko w formie pisemnego aneksu.
2. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
3. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania.
..............................................................................
Zleceniodawca
..............................................................................
Zleceniobiorca
ZAŁĄCZNIK NR 6. Karta Identyfikacji Klienta (KYC) w wykonaniu obowiązków AML/CFT CZĘŚĆ I
[Proszę wstawić właściwe dane]
Xxxx Xxxxxxx – osoby fizycznej
Imię i nazwisko: .......................................................................................................................
Obywatelstwo: .........................................................................................................................
Adres zamieszkania: …………………………………………………………………………………
Numer PESEL lub data urodzenia – w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL, państwo urodzenia: ……………………………………………………………………………………………..
Seria i numer dowodu tożsamości: …………………………………………………………………
Nazwa (firma), numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej – w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą:
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………… [Proszę wstawić właściwe dane]
Dane Klienta – osoby PRAWNEJ (jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej)
Nazwa (firma): …………………………………………………………………………………………
Forma organizacyjna: …………………………………………………………………………………
Adres siedziby/prowadzenia działalności gospodarczej:
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………… NIP, a w przypadku braku takiego numeru – państwo rejestracji, nazwa właściwego rejestru oraz numeru i daty rejestracji:
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………… Dane identyfikacyjne osoby reprezentującej obejmujące:
Imię i nazwisko: ………………………………………………………………………………………..
Obywatelstwo: …………………………………………………………………………………………
Numer PESEL lub data urodzenia – w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwo urodzenia:
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………… [Proszę wstawić właściwe dane]
CZĘŚĆ II
Dane beneficjenta rzeczywistego
Imię i nazwisko (obowiązkowe): ……………………………………………………………………..
Obywatelstwo: …………………………………………………………………………………………
Adres zamieszkania: ………………………………………………………………………………….
Numer PESEL lub data urodzenia – w przypadku, gdy nie nadano numeru PESEL, państwo urodzenia:
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………… Seria i numer dowodu tożsamości: …………………………………………………………………. Nazwa (firma), numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej – w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą:
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………… [Proszę wstawić właściwe dane]
CZĘŚĆ III
Oświadczenie dot. statusu PEP
Ja, niżej podpisana/y oświadczam, że:
1) jestem/ nie jestem [Proszę odpowiednie skreślić] osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne,
2) Jestem/nie jestem [Proszę odpowiednie skreślić] osobą znaną jako bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne,
3) Jestem/nie jestem [Proszę odpowiednie skreślić] członkiem rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne.
Jestem świadoma/y odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
........................................................................................................
(data i podpis osoby składającej oświadczenie)
Wyciąg z ustawy z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu Art. 2 ust. 2 pkt 11.
Ilekroć w ustawie jest mowa o:
11) osobach zajmujących eksponowane stanowiska polityczne – rozumie się przez to, z wyłączeniem grup stanowisk średniego i niższego szczebla, osoby zajmujące znaczące stanowiska publiczne lub pełniące znaczące funkcje publiczne, w tym:
a) szefów państw, szefów rządów, ministrów, wiceministrów oraz sekretarzy stanu,
b) członków parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych,
c) członków organów zarządzających partii politycznych,
d) członków sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje nie podlegają zaskarżeniu, z wyjątkiem trybów nadzwyczajnych,
e) członków trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych,
f) ambasadorów, chargés d'affaires oraz wyższych oficerów sił zbrojnych,
g) członków organów administracyjnych, zarządczych lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych, spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych,
h) dyrektorów, zastępców dyrektorów oraz członków organów organizacji międzynarodowych lub osoby pełniące równoważne funkcje w tych organizacjach,
i) dyrektorów generalnych w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych oraz dyrektorów generalnych urzędów wojewódzkich,
j) inne osoby zajmujące stanowiska publiczne lub pełniące funkcje publiczne w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej;
Art. 2 ust. 2pkt 12)
Ilekroć w ustawie jest mowa o:
12) osobach znanych jako bliscy współpracownicy osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne – rozumie się przez to:
a) osoby fizyczne będące beneficjentami rzeczywistymi osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustów
wspólnie z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne lub utrzymujące z taką osobą inne bliskie stosunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
b) osoby fizyczne będące jedynym beneficjentem rzeczywistym osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustu, o których wiadomo, że zostały utworzone w celu uzyskania faktycznej korzyści przez osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne;
Art. 2 ust. 2 pkt 3)
Ilekroć w ustawie jest mowa o:
3) członkach rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne – rozumie się przez to:
a) małżonka lub osobę pozostającą we wspólnym pożyciu z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne,
b) dziecko osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne i jego małżonka lub osoby pozostającej we wspólnym pożyciu,
c) rodziców osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne;
ZAŁĄCZNIK Nr 7. Krajowy System e-Faktur – KSeF
W przypadku wejścia w życie Krajowego Sytemu e-Faktur – KSeF – zapisy niniejszego Załącznika – w zależności od wyboru modelu współpracy pomiędzy Zleceniodawcą a Zleceniobiorcą – zastąpią odpowiednio zapisy Umowy – w przedmiocie dokumentów objętych KSeF co do:
a) formy dokumentów,
b) sposobu i terminu ich dostarczania/odbierania/ wystawiania,
c) zasad przechowywania dokumentów.
Model 1:
Dokumenty z systemu wystawia/przesyła i odbiera Zleceniodawca
§ 1
Oświadczenia; model współpracy
1. Zleceniodawca oświadcza, że zapoznał się z przepisami regulujących podatek od towarów i usług – w zakresie dotyczącym fakturowania oraz zasadami wynikającymi w tym zakresie z Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF). W celu wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych korzysta z programu [Proszę wstawić nazwę]
2. Zleceniobiorca oświadcza, że zapoznał się z przepisami regulujących podatek od towarów i usług – w zakresie dotyczącym fakturowania oraz zasadami wynikającymi w tym zakresie z KSeF. W celu wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych korzysta z programu
................. . [Proszę wstawić nazwę]
3. Zleceniodawca będzie obsługiwał system KSeF samodzielnie w zakresie:
a) wystawienia,
b) wysyłki,
c) odbioru,
d) przechowywania dokumentów,
jakie powinien za jego pośrednictwem obligatoryjnie wystawić/ wysłać/ odebrać/ przechowywać. Zleceniodawca odpowiada za dobór i działanie oprogramowania służącego do odbioru, wysyłki i wystawiania przez niego faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF.
§ 2
Dostarczenia dokumentów – termin i forma
1. Zleceniodawca zobowiązuje się dostarczyć dokumentację źródłową – dokumenty wystawione/ pobrane z systemu KSeF, jakie obligatoryjnie powinien wystawić/ odebrać z tego systemu, dotyczącą danego miesiąca – w terminie do 5 dnia miesiąca
następującego po miesiącu, którego dotyczy dokumentacja.
2. Zleceniodawca zobowiązuje się dostarczać dokumentację o jakiej mowa w ust. 1 (powyżej), w formie cyfrowej, tj. za pomocą nośnika zawierającego zapis cyfrowy danych albo poprzez wysłanie jej na adres e-mailowy: albo za pomocą
zsynchronizowanego ze Zleceniobiorcą programu księgowego, tj. ..........................................
[Proszę wstawić nazwę]– w formacie umożliwiającym transponowanie tej dokumentacji przez Zleceniobiorcę bezpośrednio do systemu księgowego, tj. .............................................
[Proszę wstawić nazwę].
3. Faktury ustrukturyzowane otrzymane i wystawione przez Zleceniodawcę, powinny zostać przekazane przez Zleceniodawcę w formie zwizualizowanej (opatrzonej kodem QR) wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru / numerem KSeF. Zleceniobiorca nie uwzględnia w rozliczeniach Zleceniodawcy faktur pobranych z systemu KSeF zwizualizowanych i nieopatrzonych kodem QR.
4. Zleceniodawca wraz z otrzymanymi i wystawionymi fakturami zobowiązany jest do przesłania Zleceniobiorcy w terminie określonym w ust. 1. powyżej wszelkich dodatkowych dokumentów, które mogą mieć wpływ na określenie podatku należnego i prawa do odliczenia VAT naliczonego, w szczególności załączników, umów, zleceń, protokołów, specyfikacji, zestawień, kalkulacji, dokumentów magazynowych, itp. Zleceniodawca odpowiada za braki w dokumentacji powiązanej z wystawionymi i otrzymanymi fakturami VAT, jeśli z tej faktury wynika, że dokumentacja taka istnieje / powinna być w dyspozycji
Zleceniodawcy.
5. Wszelkie niejasności i wątpliwości Zleceniobiorcy dotyczące wystawionych i otrzymanych przez Zleceniodawcę faktur lub dokumentów z nimi powiązanych powinny być wyjaśniane niezwłocznie, w terminie ……. dni od dnia upływu terminu określonego w ust. 1. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe rozliczenie Zleceniodawcy, jeśli innego rodzaju rozliczenie wynikałoby z niedostarczonych do Zleceniobiorcy dokumentów/informacji / nieudzielonych wyjaśnień.
6. Zleceniodawca dostarcza dokumentację o jakiej mowa w ust. 1 (powyżej) wyłączenie związaną z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą – z wyłączeniem celów prywatnych.
§ 3
Odpowiedzialność
1. Zleceniodawca odpowiada za poprawność dostarczonych dokumentów źródłowych – wystawionych/pobranych z systemu KSeF, jakie obligatoryjnie powinien wystawić/ odebrać z tego systemu.
2. Zleceniobiorca nie odpowiada za błędy lub omyłki lub inne nieścisłości, które mogą wpływać na uznanie danego dokumentu wystawionego/odebranego w systemie KSeF przez Zleceniodawcę za nieprawidłowy, tj. nie spełniający wymogów przewidzianych dla tzw. faktury ustrukturyzowanej – w tym wszelkie błędy materialne i formalne (w tym format faktury), wynikające z działań programu księgowego, w którym faktury ustrukturyzowane są wystawiane przez Zleceniodawcę.
3. Zleceniobiorca wykonuje obowiązki w zakresie rozliczania podatku od towarów i usług wyłącznie na bazie faktur i informacji wystawionych i przekazanych przez Zleceniodawcę.
4. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za błędne rozliczenie podatku od towarów i usług w odniesieniu do transakcji, dla których Zleceniodawca zobowiązany był przesłać dodatkowe dokumenty /informacje/wyjaśnienia i nie wykonał tego, jeśli innego rodzaju rozliczenie wynikałoby z niedostarczonych do Zleceniodawcy dokumentów/informacji/wyjaśnień.
5. Zleceniodawca odpowiada za rzetelność wystawionych faktur ustrukturyzowanych i odzwierciedlenie za pomocą faktury ustrukturyzowanej rzeczywistych zdarzeń podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zaś Zleceniobiorca przyjmuje, że każda faktura ustrukturyzowana dokumentująca dokonaną przez Zleceniodawcę sprzedaż stanowi dokument potwierdzający faktyczną transakcję.
Model 2:
Zleceniobiorca jest upoważniony do wystawiania/ pobierania dokumentów na podstawie udzielonego w systemie KSeF upoważnienia
§ 1
Oświadczenia; model współpracy
1. Zleceniodawca oświadcza, że zapoznał się z przepisami regulujących podatek od towarów i usług – w zakresie dotyczącym fakturowania oraz zasadami wynikającymi w tym zakresie z Krajowego Systemu eFaktur (dalej: KSeF). W celu wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych korzysta z programu [Proszę wstawić nazwę]
2. Zleceniobiorca oświadcza, że zapoznał się z przepisami regulujących podatek od towarów i usług – w zakresie dotyczącym fakturowania oraz zasadami wynikającymi w tym zakresie z KSeF. W celu wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych korzysta z programu [Proszę wstawić nazwę]
3. Zleceniobiorca będzie obsługiwał system KSeF samodzielnie w zakresie:
a) wystawienia,
b) wysyłki,
c) odbioru,
d) przechowywania dokumentów,
jakie powinien za jego pośrednictwem obligatoryjnie wystawić/wysłać/odebrać/ przechowywać Zleceniodawca. Zleceniobiorca odpowiada za dobór i działanie oprogramowania służącego do odbioru, wysyłki i wystawiania przez niego faktur
ustrukturyzowanych w systemie KSeF w imieniu Zleceniodawcy. Zleceniobiorca zobowiązuje się niezwłocznie informować Zleceniodawcę o wszelkich przerwach, awariach i zakłóceniach w pracy udostępnionego programu informatycznego.
4. Zleceniodawca zobowiązuje się do upoważnienia Zleceniobiorcy w systemie KSeF do wystawiania i pobierania dokumentów z tego systemu z przypisanego mu konta. Zleceniodawca na podstawie upoważnienia, o jakim w zdaniu poprzedzającym będzie uprawniony do logowania się przez aplikację Zleceniobiorcy do systemu KSeF.
§ 2
Dostarczenia dokumentów – termin i forma
1. Zleceniodawca zobowiązany jest do przesłania Zleceniobiorcy w terminie do 5-tego dnia miesiąca następującego po danym miesiącu rozliczeniowym wszelkich dodatkowych dokumentów, które mogą mieć wpływ na określenie podatku należnego i prawa
do odliczenia VAT naliczonego, w szczególności załączników, umów, zleceń, protokołów, specyfikacji, zestawień, kalkulacji, dokumentów magazynowych, itp. Zleceniodawca odpowiada za braki w dokumentacji powiązanej z wystawionymi i otrzymanymi
fakturami VAT, jeśli z danej faktury wynika że dokumentacja taka istnieje/powinna być w dyspozycji Zleceniodawcy – a dotyczą dokumentów objętych KSeF.
2. Wszelkie niejasności i wątpliwości Zleceniobiorcy dotyczące wystawionych i otrzymanych na rzecz Zleceniodawcy faktur lub dokumentów z nimi powiązanych powinny być wyjaśniane niezwłocznie, w terminie ........................ dni od dnia upływu terminu określonego w ust. 1. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe rozliczenie Zleceniodawcy, jeśli innego rodzaju rozliczenie wynikałoby z niedostarczonych do Zleceniobiorcy dokumentów/informacji/nieudzielonych wyjaśnień.
3. Zleceniobiorca odrębnie tworzy procedurę obsługi systemu KSeF Zleceniodawcy, w której uwzględni:
3.1. zasady wystawiania dokumentów w systemie KSeF (zakres danych koniecznych do wystawienia faktur ustrukturyzowanych, format i termin dostarczenia tych danych),
3.2. zasady odbierania dokumentów w systemie KSeF (forma i termin akceptacji faktur zakupowych),
3.3. zasady generowania identyfikatorów płatności - monitorowanie systemu płatności faktur objętych systemem KSeF,
3.4. zasady weryfikacji dokumentów objętych systemem.
4. Zleceniodawca zobowiązuje się na wezwanie Zleceniobiorcy – nie później jednak niż w terminie …….. dni od jego przedstawienia, wskazać czy dany dokument jest związany z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo przyporządkować
dokument obrazujący dany koszt pod kątem zasadności, miejsca jego powstania, czy przypisania go do określonego projektu.
§ 3
Odpowiedzialność
1. Zleceniobiorca odpowiada za wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych dotyczących działalności gospodarczej Zleceniodawcy za pośrednictwem KSeF.
2. Zleceniobiorca wykonuje obowiązki w zakresie rozliczania podatku od towarów i usług wyłącznie na bazie Zestawienia i informacji przekazanych przez Zleceniodawcę
oraz dokumentów z systemu KSeF.
3. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za błędne rozliczenie podatku od towarów i usług w odniesieniu do transakcji, dla których Zleceniodawca zobowiązany był przesłać dodatkowe dokumenty/informacje/wyjaśnienia i nie wykonał tego, jeśli innego rodzaju rozliczenie wynikałoby z niedostarczonych do biura dokumentów/informacji/wyjaśnień.
4. Zleceniodawca odpowiada za rzetelność wystawionych faktur ustrukturyzowanych i odzwierciedlenie za pomocą faktury ustrukturyzowanej rzeczywistych zdarzeń podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zaś Zleceniobiorca odpowiada za techniczne aspekty i czynności materialnoprawne w zakresie wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
Model 3:
Zleceniobiorca jest upoważniony do pobierania dokumentów na podstawie udzielonego w systemie KSeF upoważnienia, zaś Zleceniodawca wystawia dokumenty w KSeF samodzielnie
§ 1
Oświadczenia; model współpracy
1. Zleceniodawca oświadcza, że zapoznał się z przepisami regulujących podatek od towarów i usług – w zakresie dotyczącym fakturowania oraz zasadami wynikającymi w tym zakresie z Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF). W celu wystawiania i
odbierania faktur ustrukturyzowanych korzysta z programu [Proszę
wstawić nazwę]
2. Zleceniobiorca oświadcza, że zapoznał się z przepisami regulujących podatek od towarów i usług – w zakresie dotyczącym fakturowania oraz zasadami wynikającymi w tym zakresie z KSeF. W celu wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych korzysta z programu
..................................... . [Proszę wstawić nazwę]
3. Zleceniodawca będzie obsługiwał system KSeF samodzielnie w zakresie:
a) wystawienia,
b) wysyłki,
c) przechowywania dokumentów,
jakie powinien za jego pośrednictwem obligatoryjnie wystawić/ wysłać/ przechowywać.
4. Zleceniobiorca będzie obsługiwał system KSeF samodzielnie w zakresie odbioru dokumentów, jakie powinien za jego pośrednictwem obligatoryjnie odebrać Zleceniodawca.
5. Strony wspólnie odpowiadają za dobór i działanie oprogramowania służącego do odbioru, wysyłki i wystawiania przez Zleceniodawcę faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF. Strony wzajemnie zobowiązują się niezwłocznie informować o wszelkich przerwach, awariach i zakłóceniach w pracy programu informatycznego służącego do obsługi KSeF.
6. Zleceniodawca zobowiązuje się do upoważnienia Zleceniobiorcy w systemie KSeF do obierania dokumentów z tego systemu z przypisanego mu konta. Zleceniobiorca na podstawie upoważnienia, o jakim w zadaniu poprzedzającym będzie uprawniony
do logowania się przez aplikację Zleceniodawcy do systemu KSeF.
§ 2
Dostarczenia dokumentów – termin i forma
1. Zleceniodawca zobowiązuje się dostarczyć dokumentację źródłową – dokumenty wystawione z systemu KSeF, jakie obligatoryjnie powinien wystawić w tym systemie, dotyczącą danego miesiąca – w terminie do 5 dnia miesiąca następującego po
miesiącu, którego dotyczy dokumentacja.
2. Zleceniodawca zobowiązuje się dostarczać dokumentację o jakiej mowa w ust. 1 (powyżej), w formie cyfrowej, tj. za pomocą nośnika zawierającego zapis cyfrowy danych albo poprzez wysłanie jej na adres email albo za pomocą
zsynchronizowanego ze Zleceniobiorcą programu księgowego, tj [Proszę
wstawić nazwę] – w formacie umożliwiającym transponowanie tej dokumentacji przez Zleceniobiorcę bezpośrednio do systemu księgowego, tj. ..................................... .
[Proszę wstawić nazwę]
3. Faktury ustrukturyzowane wystawione przez Zleceniodawcę, powinny zostać przekazane przez Zleceniodawcę w formie zwizualizowanej (opatrzonej kodem QR) wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru /numerem KSeF. Zleceniobiorca nie uwzględnia w rozliczeniach Zleceniodawcy faktur wystawionych w systemie KSeF zwizualizowanych i nieopatrzonych kodem QR.
4. Zleceniodawca wraz z wystawionymi fakturami zobowiązany jest do przesłania Zleceniobiorcy w terminie określonym w ust. 1. powyżej wszelkich dodatkowych dokumentów, które mogą mieć wpływ na określenie podatku należnego i prawa do odliczenia VAT naliczonego, w szczególności załączników, umów, zleceń, protokołów, specyfikacji, zestawień, kalkulacji, dokumentów magazynowych, itp. Zleceniodawca odpowiada za braki w dokumentacji powiązanej z wystawionymi i otrzymanymi fakturami
VAT, jeśli z tej faktury wynika, że dokumentacja taka istnieje/powinna być w dyspozycji Zleceniodawcy.
5. Wszelkie niejasności i wątpliwości Zleceniobiorcy dotyczące wystawionych i otrzymanych przez Zleceniodawcę faktur lub dokumentów z nimi powiązanych powinny być wyjaśniane niezwłocznie, w terminie .................. dni od dnia upływu terminu określonego w ust. 1. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe rozliczenie Zleceniodawcy, jeśli innego rodzaju rozliczenie wynikałoby z niedostarczonych do Zleceniobiorcy dokumentów/informacji / nieudzielonych wyjaśnień.
6. Zleceniodawca dostarcza dokumentację o jakiej mowa w ust. 1 (powyżej) wyłączenie związaną z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą – z wyłączeniem celów prywatnych.
7. Zleceniobiorca odrębnie tworzy procedurę obsługi systemu KSeF Zleceniodawcy, w której uwzględni:
7.1. zasady odbierania dokumentów w systemie KSeF (forma i termin akceptacji faktur zakupowych),
7.2. zasady generowania identyfikatorów płatności – monitorowanie systemu płatności faktur objętych systemem KSeF,
7.3. zasady weryfikacji dokumentów objętych systemem KSeF,
8. Zleceniodawca zobowiązuje się na wezwanie Zleceniobiorcy – nie później jednak niż w terminie ….. dni od jego przedstawienia, wskazać czy dany dokument jest związany z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo przyporządkować
dokument obrazujący dany koszt pod kątem zasadności, miejsca jego powstania, czy przypisania go do określonego projektu.
§ 3
Odpowiedzialność
1. Zleceniodawca odpowiada za poprawność dostarczonych dokumentów źródłowych – wystawionych/pobranych z systemu KSeF, jakie obligatoryjnie powinien wystawić/ odebrać z tego systemu. Zleceniobiorca odpowiada za odbieranie faktur ustrukturyzowanych dotyczących działalności gospodarczej Zleceniodawcy za pośrednictwem systemu KSeF.
2. Zleceniobiorca nie odpowiada za błędy lub omyłki lub inne nieścisłości, które mogą wpływać na uznanie danego dokumentu wystawionego/odebranego w systemie KSeF przez Zleceniodawcę za nieprawidłowy, tj. nie spełniający wymogów przewidzianych dla tzw. faktury ustrukturyzowanej – w tym wszelkie błędy materialne i formalne (w tym format faktury), wynikające z działań programu księgowego, w którym faktury ustrukturyzowane są wystawiane przez Zleceniodawcę.
3. Zleceniobiorca wykonuje obowiązki w zakresie rozliczania podatku od towarów i usług wyłącznie na bazie faktur i informacji wystawionych i przekazanych przez Zleceniodawcę oraz odebranych przez Zleceniobiorcę w systemie KSeF.
4. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za błędne rozliczenie podatku od towarów i usług w odniesieniu do transakcji, dla których Zleceniodawca zobowiązany był przesłać dodatkowe dokumenty / informacje/wyjaśnienia i nie wykonał tego, jeśli innego rodzaju rozliczenie wynikałoby z niedostarczonych do Zleceniodawcy dokumentów
/informacji/wyjaśnień.
5. Zleceniodawca odpowiada za rzetelność wystawionych faktur ustrukturyzowanych i odzwierciedlenie za pomocą faktury ustrukturyzowanej rzeczywistych zdarzeń podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zaś Zleceniobiorca
przyjmuje, że każda faktura ustrukturyzowana dokumentująca dokonaną przez Zleceniodawcę sprzedaż stanowi dokument potwierdzający faktyczną transakcję.
Model 4:
Zleceniodawca generuje tokena – który przekazuje Zleceniobiorcy, a Zleceniobiorca przy jego użyciu pobiera dokumenty bez logowania się do systemu KSeF
§ 1
Oświadczenia; model współpracy
1. Zleceniodawca oświadcza, że zapoznał się z przepisami regulujących podatek od towarów i usług – w zakresie dotyczącym fakturowania oraz zasadami wynikającymi w tym zakresie z Krajowego Systemu eFaktur (dalej: KSeF). W celu wystawiania i
odbierania faktur ustrukturyzowanych korzysta z programu [Proszę
wstawić nazwę]
2. Zleceniobiorca oświadcza, że zapoznał się z przepisami regulujących podatek od towarów i usług – w zakresie dotyczącym fakturowania oraz zasadami wynikającymi w tym zakresie z KSeF. W celu wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych
korzysta z programu [Proszę wstawić nazwę]
3. Zleceniodawca będzie obsługiwał system KSeF samodzielnie w zakresie:
a) wystawienia,
b) wysyłki,
c) odbioru,
d) przechowywania dokumentów, jakie powinien za jego pośrednictwem obligatoryjnie wystawić/wysłać/odebrać/ przechowywać. Strony wspólnie odpowiadają za dobór i działanie oprogramowania służącego do odbioru, wysyłki i wystawiania przez -Zleceniobiorcę faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF.
4. Zleceniobiorca na podstawie tokenu dostarczonego przez Zleceniodawcę – umożliwiającego pobranie z systemu KSeF dokumenty, jakie obligatoryjnie powinien wystawić/ odebrać z niego Zleceniodawca, zobowiązuje się do pobierania dokumentów, jakie obligatoryjnie Zleceniodawca powinien wystawiać/ odbierać za pomocą systemu KSeF. Zleceniobiorca zobowiązuje się wprowadzi token do swojego systemu finansowo-księgowego i ustawić cykle, w jakich faktury powinny się same zaciągać z
systemu KSeF z konta Zleceniodawcy – na podstawie odrębnie opracowanej procedury obsługi systemu KSeF Zleceniodawcy
§ 2
Dostarczenia dokumentów – termin i forma
1. Zleceniodawca zobowiązany jest do przesłania Zleceniobiorcy w terminie do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym wszelkich dodatkowych dokumentów, które mogą mieć wpływ na określenie podatku należnego i prawa do odliczenia VAT naliczonego, w szczególności załączników, umów, zleceń, protokołów, specyfikacji, zestawień, kalkulacji, dokumentów magazynowych, itp. Zleceniodawca odpowiada za braki w dokumentacji powiązanej z wystawionymi i otrzymanymi fakturami VAT, jeśli z tej faktury wynika że dokumentacja taka istnieje / powinna być w dyspozycji Zleceniodawcy.
2. Wszelkie niejasności i wątpliwości Zleceniobiorcy dotyczące wystawionych i otrzymanych przez Zleceniodawcę faktur lub dokumentacji z nimi powiązanymi powinny być wyjaśniane niezwłocznie, w terminie …. dni od dnia upływu terminu określonego w ust. 1. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe rozliczenie Zleceniodawcy, jeśli innego
rodzaju rozliczenie wynikałoby z niedostarczonych do Zleceniobiorcy dokumentów/informacji/nieudzielonych wyjaśnień.
3. Zleceniobiorca odrębnie tworzy procedurę obsługi systemu KSeF Zleceniodawcy w której uwzględni:
3.1. zasady odbierania dokumentów w systemie KSeF (forma i termin akceptacji faktur zakupowych),
3.2. zasady weryfikacji dokumentów objętych systemem KSeF.
4. Zleceniodawca dostarcza dokumentację wyłączenie związaną z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą – z wyłączeniem celów prywatnych.
5. Zleceniodawca zobowiązuje się na wezwanie Zleceniobiorcy – nie później jednak niż w terminie ... dni od jego przedstawienia, wskazać czy dany dokument jest związany z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo przyporządkować dokument obrazujący dany koszt pod kątem zasadności, miejsca jego powstania, czy przypisania go do określonego projektu.
6. Zleceniodawca zobowiązuje się do pobierania faktur zakupowych z systemu KSeF w celu ich zatwierdzenia oraz dokonania płatności oraz do generowania zbiorczych identyfikatorów płatności. Zleceniodawca akceptuje faktury kosztowe przed ich ostatecznym zaksięgowaniem przez Zleceniobiorcę w ustalonej formie w terminie ... od dokonania ich odbioru.
§ 3
Odpowiedzialność
1. Zleceniodawca odpowiada za poprawność dostarczonych dokumentów źródłowych – wystawionych/ pobranych z systemu KSeF, jakie obligatoryjnie powinien wystawić/odebrać z tego systemu.
2. Zleceniobiorca nie odpowiada za błędy lub omyłki lub inne nieścisłości, które mogą wpływać na uznanie danego dokumentu wystawionego/odebranego w systemie KSeF przez Zleceniodawcę za nieprawidłowy, tj. nie spełniający wymogów przewidzianych dla tzw. faktury ustrukturyzowanej – w tym wszelkie błędy materialne i formalne (w tym format faktury), wynikające z działań programu księgowego, w którym faktury ustrukturyzowane są wystawiane przez Zleceniodawcę.
3. Zleceniobiorca wykonuje obowiązki w zakresie rozliczania podatku od towarów i usług wyłącznie na bazie faktur i informacji wystawionych i przekazanych przez Zleceniodawcę.
4. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za błędne rozliczenie podatku od towarów i usług w odniesieniu do transakcji, dla których Zleceniodawca zobowiązany był przesłać dodatkowe dokumenty /informacje/wyjaśnienia i nie wykonał tego, jeśli innego rodzaju rozliczenie wynikałoby z niedostarczonych do Zleceniodawcy dokumentów/ informacji/wyjaśnień.
5. Zleceniodawca odpowiada za rzetelność wystawionych faktur ustrukturyzowanych i odzwierciedlenie za pomocą faktury ustrukturyzowanej rzeczywistych zdarzeń podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zaś Zleceniobiorca
przyjmuje, że każda faktura ustrukturyzowana dokumentująca dokonaną przez Zleceniodawcę sprzedaż stanowi dokument potwierdzający faktyczną transakcję.