OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
1. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie kompleksowej usługi hotelarsko-gastronomicznej we Wrocławiu w zakresie: zakwaterowania, wyżywienia i udostępnienia sali konferencyjnej wraz z niezbędnym sprzętem oraz organizacją transportu w obie strony dnia 2 i 3 grudnia na potrzeby przeprowadzenia Konferencji „ Kierunki rozwoju systemu ochrony zdrowia - wyzwania dla Dyrektorów Departamentów i Wydziałów Zdrowia Urzędów Marszałkowskich w Polsce”.
2. Termin realizacji
Planowany 2-3 grudnia 2021 r.
2. Uczestnicy
Zamawiający przewiduje:
a) zakwaterowanie wraz ze xxxxxxxxxx - 20 osób
b) korzystanie z pozostałych usług gastronomicznych (przerwa kawowa, obiad) i sali konferencyjnej - 30 osób.
c) zapewnienie transportu (bus) w obie strony dla 30 osób zgodnie z informacjami podanymi w pkt. 7 opisu przedmiotu zamówienia dnia 2 i 3 grudnia. Zamawiający przewiduje transport do restauracji znajdującej się w odległości nie większej niż 2 km w linii prostej od Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego ( ul. Wybrzeże Słowackiego 12 – 14, 50 - 411 Wrocław).
3. Miejsce realizacji usługi
1. Wymaga się, aby świadczenie usługi hotelarsko – gastronomicznej odbywało się w obiekcie o standardzie odpowiadającym pięciu gwiazdkom zgodnie z normami funkcjonalnymi oraz jakościowymi dotyczącymi bazy noclegowej – na podstawie przepisów kategoryzacyjnych zawartych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (Dz. U. z 2020 r. poz.2211) oraz w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017r. poz. 2166).
2. Obiekt hotelowy powinien być zlokalizowany w odległości nie większej niż 2 km w linii prostej od Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego ( xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 00-00, 00 -000 Xxxxxxx).
3. Wykonawca będzie zobowiązany na czas trwania zjazdu do zapewnienia bezpłatnego parkingu dla uczestników na terenie obiektu.
4. Obiekt hotelowy musi dysponować salą szkoleniową dla co najmniej 30 osób oraz ilością pokoi wedle zasad określonych w wymaganiach odnośnie zakwaterowania.
4. Zakwaterowanie
1. Zakwaterowanie uczestników zjazdu w pokojach jednoosobowych – 20 osób.
2. Wykonawca musi zapewnić zakwaterowanie uczestników w pokojach przed rozpoczęciem konferencji w dzień przyjazdu oraz po wykwaterowaniu zapewnić wydzielone pomieszczenie w celu przechowania bagaży od wymeldowania do zakończenia konferencji.
5. Sala konferencyjna
1. Zamawiający wymaga oddania do wyłącznej dyspozycji uczestników dnia 2 grudnia sali konferencyjnej zgodnie z informacjami podanymi w pkt. 7 opisu przedmiotu zamówienia spełniającej następujące warunki:
• przystosowana do liczby osób uczestniczących w konferencji,
• posiadająca miejsce siedzące dla każdego uczestnika konferencji,
2. Zamawiający wymaga aby sala konferencyjna wyposażona była w co najmniej:
• nagłośnienie – co najmniej jeden mikrofon bezprzewodowy
• rzutnik multimedialny, stolik pod rzutnik, ekran do projekcji lub białą ścianę odpowiedniej wielkości
• dostęp do sieci Internet
Flipchart
3. Wymagana jest możliwość korzystania z obsługi technicznej sali w przypadku jakichkolwiek usterek lub problemów technicznych.
6. Usługa gastronomiczna
1. Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić obsługę i usługę gastronomiczną podczas trwania konferencji dla wszystkich uczestników:
• Pierwszy dzień konferencji:
a) Serwis kawowy (woda, kawa, herbata, ciastka)- dla 30 osób
b) Obiad w formie szwedzkiego bufetu wraz z napojami: soki, woda – dla 30 osób z uwzględnieniem dań mięsnych i wegetariańskich
• Drugi dzień konferencji:
a) Śniadanie w formie szwedzkiego bufetu – dla 20 osób
b) Obiad w formie szwedzkiego bufetu wraz z napojami soki, woda – dla 30 osób z uwzględnieniem dań mięsnych i wegetariańskich
2. Szczegółowe propozycje menu, którego wybór nastąpi w porozumieniu z Zamawiającym zostanie ustalone z Wykonawcą minimum na 7 dni przed rozpoczęciem konferencji.
7. Orientacyjny ramowy program konferencji
czwartek – 2 grudnia 2021 roku | |
13:00 - 14:00 | zakwaterowanie w hotelu |
14:00 – 14:30 | obiad |
14:30 – 17:30 | sesja konferencyjna z serwisem kawowym |
18:00 | zwiedzanie Panoramy Racławickiej |
19:45 | wyjazd na kolacje (transport osób) |
20:00 – 23:00 | kolacja |
23:00 | powrót z kolacji do hotelu (transport osób) |
piątek – 3 grudnia 2021 roku | |
08:00 – 9:00 | śniadanie |
09:15 | wyjazd ( transport osób w obie strony) i zwiedzanie Afrykarium |
11:00 – 13:00 | sesja konferencyjna (poza hotelem) |
13:30 | obiad i wykwaterowanie z hotelu |
8. Inne ustalenia
1. Ostateczny harmonogram konferencji, godziny posiłków, wykorzystanie oraz ustawienie sali konferencyjnej, godziny transportu uczestników (w obie strony) na kolacje oraz do ZOO- Afrykarium a także ostateczną liczbę uczestników – Zamawiający określi najpóźniej na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia konferencji.
2. Zamawiający zastrzega rozliczenie na podstawie faktycznej liczby osób uczestniczących w konferencji.
3. Podczas pobytu uczestników zjazdu Wykonawca ze względu na COVID-19, zapewni:
- wyposażanie w środki ochronne jak i środki do dezynfekcji,
- odpowiednio zdezynfekowane pokoje,
- w każdym pokoju środek do dezynfekcji rąk
4. Zamawiający zastrzega o możliwości unieważnienia postępowania na każdym etapie, bez podawania przyczyny.
5. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami dotycząca zamówienia prowadzona jest przy użyciu platformy zakupowej.