Umowa ramowa o współpracy z ekspertem

Umowa ramowa o współpracy z ekspertem

Nr ………………………

dalej „Umowa”, określająca ramowe warunki składania i realizacji zamówień na sporządzanie ocen lub opinii eksperckich przez ekspertów w rozumieniu ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o Agencji Badań Medycznych, dalej „Ustawa”, zawarta w Warszawie w dniu podpisania przez ostatnią ze stron, pomiędzy:

Agencją Badań Medycznych z siedzibą w Warszawie, przy ul. Xxxxxxxxx 00, kod pocztowy: 00-801; NIP: 000-00-00-000, REGON: 382836515,

reprezentowaną przez Pana Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx, Dyrektora Wydziału Zarządzania Projektami Niekomercyjnymi na podstawie pełnomocnictwa nr 65/2024 z dnia 24.05.2024 r .

zwaną dalej: „Zamawiającym” lub „Agencją” a

Panią/Panem……………………………..…, posiadającym/posiadającą numer PESEL ,

zamieszkałym/ zamieszkałą w ……………..…. kod pocztowy ……….., przy ul ,

działającą/ działającym osobiście, zwanym/ą dalej „Ekspertem”

dalej łącznie zwanymi „Stronami” a indywidualnie „Stroną”.

§ 1. Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest podjęcie współpracy Zamawiającego z Ekspertem oraz ramowe określenie warunków składania przez Zamawiającego i realizacji przez Eksperta zamówień na wykonanie czynności eksperckich (zwanych dalej „Zamówieniami”).

2. Przedmiotem Zamówienia jest wykonanie przez Eksperta czynności eksperckich, tj. w szczególności:

1) oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu, wraz ze szczegółowym uzasadnieniem przyznanej punktacji;

2) oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu w związku z wniesieniem protestu;

3) oceny merytorycznej raportu okresowego/końcowego;

4) oceny merytorycznej zmian do wniosku o dofinansowanie projektu;

5) kontroli projektu w formie zdalnej;

6) osobistej kontroli w siedzibie podmiotu/ów realizujących projekt;

7) realizacji innych Zamówień;

(zwanego dalej „Oceną”).

3. Integralną część Umowy stanowi Regulamin współpracy z ekspertami zewnętrznymi Agencji Badań Medycznych, obowiązujący w dacie podpisania Umowy, który stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy. Zamawiający zobowiązuje się do informowania Eksperta pisemnie lub drogą elektroniczną o zmianach w Regulaminie nie później niż w dacie złożenia Zamówienia składanego po wprowadzeniu tej zmiany.

4. Ekspert zobowiązuje się wykonać przedmiot Zamówienia profesjonalnie, rzetelnie, z należytą starannością i swoją najlepszą wiedzą w dziedzinie, której dotyczy Ocena, zgodnie z treścią Zamówienia i Regulaminu współpracy z ekspertami zewnętrznymi Agencji Badań Medycznych obowiązującego w dacie złożenia Zamówienia. Ocena ma charakter autorski, co oznacza, że uzasadnienie oceny ma charakter indywidualny i nie ogranicza się do cytowania treści dokumentów, stanowiących podstawę oceny.

5. Zawarcie z Ekspertem Umowy nie oznacza obowiązku złożenia Ekspertowi przez Zamawiającego jakiegokolwiek Zamówienia. W przypadku niezłożenia Ekspertowi żadnego Zamówienia, Ekspertowi nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu, w tym wynagrodzenie za okres oczekiwania.

§ 2. Zasady składania Zamówień i sporządzania Ocen

1. Zamawiający kieruje do Eksperta, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 21 ustawy z dnia 21 lutego 2019 roku o Agencji Badań Medycznych, w formie Zamówienia, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Regulaminu współpracy z ekspertami zewnętrznymi Agencji Badań Medycznych, stanowiącego Załącznik nr 1 do Umowy, propozycję wykonania Oceny albo Ocen. Rodzaj zadania, wysokość wynagrodzenia za jego wykonanie, szczegółowe zasady realizacji oraz termin jego wykonania każdorazowo określa Zamówienie.

2. Przez przyjęcie Zamówienia Xxxxxxx potwierdza, że posiada kwalifikacje niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu Zamówienia i akceptuje warunki jego realizacji, o których mowa w ust. 1.

3. Ekspert zobowiązany jest w swoich działaniach przestrzegać zasad określonych w aktualnie obowiązującej wersji Kodeksu etycznego Agencji Badań Medycznych obejmującym elementy polityki antykorupcyjnej.

4. Ekspert przed realizacją pierwszego Zamówienia składa Oświadczenie o zapoznaniu się z Kodeksem etycznym Agencji Badań Medycznych, obejmującym elementy polityki antykorupcyjnej, stanowiące Załącznik nr 6 do Regulaminu współpracy z ekspertami zewnętrznymi Agencji Badań Medycznych.

5. Ekspert nie może pozostawać z podmiotem, którego dotyczy Zamówienie:

1) w stosunku służbowym lub innej formie współpracy w okresie realizacji Zamówienia i w okresie 3 lat poprzedzających wykonanie Zamówienia;

2) w takim stosunku prawnym i faktycznym, że wynik realizacji Zamówienia może mieć wpływ na jego prawa lub obowiązki.

6. Ekspert zobowiązuje się do podpisania i przekazania Zamawiającemu przed rozpoczęciem realizacji Zamówienia właściwego Oświadczenia o bezstronności i poufności (dalej zwanego „Oświadczeniem”), którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do Regulaminu współpracy z ekspertami zewnętrznymi Agencji Badań Medycznych, przesłanego wraz z propozycją realizacji Zamówienia. Oświadczenie składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej. Brak złożenia Oświadczenia jest równoznaczny z nieprzyjęciem Zamówienia, a także w trybie § 8 ust.1 pkt 2) Regulaminu, o którym mowa w ust. 1 przesłankę do usunięcia kandydata na Eksperta z Bazy Ekspertów Agencji.

7. Ekspert zobowiązuje się do zachowania w poufności oraz niewykorzystywania żadnych danych uzyskanych lub wytworzonych w trakcie wykonywania Oceny, do celów innych, niż wynikające z niniejszej Umowy lub Zamówienia, jak też do niepodejmowania żadnych kontaktów z wnioskodawcami lub beneficjentami, których projekty stanowią przedmiot jego oceny lub opinii.

8. Ekspert ponosi odpowiedzialność za profesjonalizm, prawidłowość, terminowość i rzetelność sporządzonej Oceny.

9. Ekspert zobowiązany jest do osobistego wykonania Umowy.

10. Ekspert nie może przekazać praw i obowiązków wynikających z Umowy w całości lub części na rzecz osób trzecich.

11. Xxxxxxx zobowiązuje się do odmowy przyjęcia Zamówienia w każdym przypadku gdy uzna, że jego wiedza i doświadczenie nie pozwalają na sporządzenie profesjonalnej i rzetelnej Oceny w odniesieniu do danego projektu.

12. Xxxxxxx zobowiązuje się do poinformowania Zamawiającego o:

1) wszelkich okolicznościach stanowiących podstawę do usunięcia go z Bazy Ekspertów Agencji;

2) zmianie danych osobowych umieszczonych w Bazie Ekspertów Agencji

- niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia wystąpienia zdarzeń lub okoliczności, o których mowa powyżej.

13. Ekspert oświadcza, że nie jest wymieniony w wykazach określonych w Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczące środków ograniczających skierowanych przeciwko prezydentowi Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx i niektórym urzędnikom z Białorusi i Rozporządzeniu Rady (UE) nr 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających albo wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

14. Ekspert oświadcza, że jego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu nie jest osoba wymieniona w wykazach określonych w Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczące środków ograniczających skierowanych przeciwko prezydentowi Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx i niektórym urzędnikom z Białorusi i Rozporządzeniu Rady (UE) nr 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

§ 3. Procedura odbioru wykonania przedmiotu Zamówienia

1. Ekspert wykona i przekaże Zamawiającemu podpisaną Ocenę w formie i w terminie wynikającym z danego Zamówienia, w wersji elektronicznej (format PDF) lub papierowej oraz na wniosek Zamawiającego w formie dokumentu edytowalnego, na adres siedziby Agencji lub poczty elektronicznej: xxxxxxxx@xxx.xxx.xx lub za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w § 1 ust. 4 pkt 7 Regulaminu współpracy z ekspertami zewnętrznymi Agencji Badań Medycznych, stanowiącego Załącznik nr 1 do Umowy.

2. Osoba upoważniona ze strony Zamawiającego dokona akceptacji Oceny, na podstawie podpisanego bez zastrzeżeń ze strony Agencji Protokołu odbioru Zamówienia, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do Umowy, przesłanego do Eksperta drogą e-mail („Odbiór Zamówienia”). Ekspert upoważnia Agencję do jednostronnego podpisania przez Agencję, bądź odmowy przez nią akceptacji Odbioru Zamówienia.

3. W przypadku braku akceptacji Oceny, Zamawiający prześle Ekspertowi swoje uwagi dotyczące Oceny, do których Xxxxxxx będzie zobowiązany się ustosunkować (w szczególności poprzez uzupełnienie lub poprawę Oceny) w wyznaczonym terminie pod rygorem odmowy wypłaty wynagrodzenia z tytułu Zamówienia lub jego obniżenia o wysokość kar umownych określonych w § 5.

4. W przypadku gdy przedmiotem Zamówienia jest ocena wniosku o dofinansowanie, przedstawienie kart oceny bez uzasadnienia lub z uzasadnieniem niekompletnym (tj. nie zawierającym uzasadnienia do stanowiska Eksperta co do któregokolwiek z kryteriów oceny wniosków) traktowane jest jako brak realizacji przedmiotu Zamówienia.

5. W przypadku odmowy przez Xxxxxxxxxxxxx odbioru Oceny objętej danym Zamówieniem, z uwagi na wady w realizacji Zamówienia, Ekspert nie otrzymuje wynagrodzenia za wykonanie tej części przedmiotu Zamówienia lub całości przedmiotu Zamówienia, w przypadku, gdy Zamawiający odmówi odbioru wszystkich Ocen objętych danym Zamówieniem, a także w trybie § 8 pkt 1 Regulaminu, o którym mowa w ust. 1 stanowi przesłankę do usunięcia kandydata na Eksperta z Bazy Ekspertów Agencji.

6. W przypadku niezłożenia oceny w terminie określonym w Zamówieniu, Zamawiający – drogą elektroniczną – wezwie eksperta do złożenia oceny zakreślając mu dodatkowy termin na dokonanie tej czynności. Bezskuteczny upływ tego terminu może spowodować odmowę wypłaty wynagrodzenia, bez względu na to, czy ekspert złoży ocenę, czy też nie. O odmowie wypłaty wynagrodzenia ekspert jest informowany drogą elektroniczną, także w trybie § 8 pkt 1 Regulaminu, o którym mowa w ust. 1 stanowi przesłankę do usunięcia kandydata na Eksperta z Bazy Ekspertów Agencji.

§ 4. Wynagrodzenie

1. Za prawidłowo i terminowo wykonane Zamówienie, odebrane przez Zamawiającego zgodnie § 3 ust. 2 Umowy, Ekspertowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości wskazanej w danym Zamówieniu, ustalonej na podstawie stawek określanych przez Prezesa Agencji.

2. Wynagrodzenie Xxxxxxxx z tytułu realizacji danego Zamówienia stanowi całkowite wynagrodzenie należne Ekspertowi, z zastrzeżeniem ust. 3, w tym także za przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz przeniesienie prawa zezwalania na wykonywanie zależnych praw autorskich, o których mowa w § 6 Umowy.

3. W związku z wykonywaniem Przedmiotu Umowy Ekspertowi przysługuje zwrot kosztów podróży i noclegu na warunkach określonych w Załączniku nr 8 do Regulaminu, o którym mowa w § 1 ust 3 Umowy.

4. Ekspert upoważnia Zamawiającego do sporządzenia zestawienia należnego mu wynagrodzenia (dalej

„Lista do zapłaty”) z tytułu realizacji danego Zamówienia. Sporządzenie Listy do zapłaty przez Zamawiającego oraz wypłata wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, na rachunek bankowy wskazany przez Eksperta, następuje w terminie do 30 dni po Odbiorze Zamówienia o którym mowa w § 3 ust. 2 z zastrzeżeniem § 5 ust. 3 Umowy. Podstawą sporządzenia Listy do zapłaty i warunkiem wypłaty Ekspertowi wynagrodzenia za dane Zamówienie jest Odbiór Zamówienia.

5. Ekspert, którego miejsce zamieszkania dla celów podatkowych znajduje się poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej zobowiązuje się dostarczyć oryginał certyfikatu rezydencji podatkowej. W przypadku niedostarczenia dokumentu, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, wynagrodzenie Eksperta zostanie pomniejszone o zaliczkę potrzebną do zapłaty zryczałtowanego podatku dochodowego w Polsce w wysokości 20% podstawy opodatkowania.

6. Do wynagrodzenia nie mają zastosowania koszty uzyskania przychodu w wysokości 50%, o których mowa w art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ponieważ przypadku

wynagrodzeń dotyczących utworów powstałych, w wyniku innej działalności niż wskazane w art. 22 ust.9b ww. ustawy, ustawa ta żadnych kosztów uzyskania przychodu nie ustala.

7. Za datę zapłaty strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

8. Zamawiający oświadcza, że zapłata nastąpi pod warunkiem dostępności środków z dotacji przyznanej na dany rok na rachunku Agencji prowadzonym przez BGK.

§ 5. Kary umowne

1. Zamawiający może żądać od Eksperta zapłaty kary umownej, z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy lub Zamówienia:

1) w przypadku nieprzekazania przez Eksperta Oceny, w terminie określonym w Zamówieniu,

– w wysokości 5%wynagrodzenia brutto przewidzianego za dane Zamówienie za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia względem terminu określonego w Zamówieniu;

2) w przypadku nieprzekazania przez Eksperta, w określonym terminie uzupełnionej lub poprawionej Oceny zgodnie z § 3 ust. 3 Umowy - w wysokości 5% wynagrodzenia brutto przewidzianego za dane Zamówienie za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia względem terminu określonego przez Zamawiającego;

3) w przypadku innego naruszenia zobowiązań umownych przez Eksperta niż określonego w pkt 1

- 2 powyżej oraz 4 – 6 poniżej – w wysokości odpowiednio 5% wynagrodzenia brutto przewidzianego za dane Zamówienie w przypadku naruszenia zobowiązań umownych związanych z przygotowaniem Oceny;

4) w przypadku naruszenia przez Eksperta zasady bezstronności lub poufności, nieprzestrzegania zasad określonych w aktualnie obowiązującej wersji Kodeksu etycznego Agencji Badań Medycznych, o których mowa w przepisach prawa powszechnie obowiązującego lub w treści § 2 Umowy lub w przypadku rozwiązania z tego powodu Umowy przez Zamawiającego bez zachowania okresu wypowiedzenia - w wysokości trzykrotności wynagrodzenia brutto, przewidzianego za dane Zamówienie;

5) w przypadku odstąpienia od Umowy albo rozwiązania Umowy przez Zamawiającego bez zachowania okresu wypowiedzenia z przyczyn leżących po stronie Eksperta, innych niż określone w pkt 4 powyżej – w wysokości 20% wynagrodzenia brutto przewidzianego za dane Zamówienie;

6) w przypadku odstąpienia od Umowy albo rozwiązania Umowy przez Eksperta bez zachowania okresu wypowiedzenia z przyczyn leżących po jego stronie - w wysokości 20% wynagrodzenia brutto przewidzianego za dane Zamówienie.

2. Postanowienia niniejszego paragrafu nie wyłączają możliwości dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych wynikających z treści Kodeksu cywilnego.

3. Ekspert wyraża zgodę na dokonywanie potrąceń kar umownych, o których mowa w ust. 1, z kwoty wynagrodzenia należnego za wykonanie Zamówienia.

4. Kary umowne, o których mowa w ust. 1 pkt 1 do 3 podlegają sumowaniu, natomiast nie łączą się z karami, o których mowa w ust. 1 pkt od 4 do 6.

§ 6. Prawa autorskie majątkowe

1. Ekspert oświadcza, że każda Ocena będzie jego oryginalnym utworem w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz, że przysługują mu wyłączne i nieograniczone prawa autorskie oraz prawa autorskie majątkowe do wyników Oceny, utworu.

2. W ramach wynagrodzenia przewidzianego za dane Zamówienie, z chwilą Odbioru Zamówienia przez Zamawiającego, Xxxxxxx przenosi na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do tego utworu wraz z prawem do wykonywania praw zależnych, bez ograniczeń co do terytorium, czasu i liczby egzemplarzy, na zasadzie wyłączności w zakresie poniższych pól eksploatacji:

1) utrwalania utworu bez żadnych ograniczeń ilościowych, dowolną techniką, w tym drukarską, cyfrową, reprograficzną, elektroniczną, fotograficzną, optyczną, laserową, poprzez zapis magnetyczny, na każdym nośniku, włączając w to także nośniki elektroniczne, optyczne, magnetyczne, CD, DVD, papier;

2) zwielokrotniania utworu bez żadnych ograniczeń ilościowych, w każdej możliwej technice, w tym drukarskiej, reprograficznej, cyfrowej, elektronicznej, laserowej, fotograficznej, poprzez zapis magnetyczny, optyczny, na każdym nośniku, włączając w to także nośniki elektroniczne, optyczne, magnetyczne, CD, DVD, papier, w ramach systemu on-line;

3) wprowadzenia utworu do pamięci komputera i sieci multimedialnych, w tym Internetu, sieci wewnętrznych typu Intranet, bez żadnych ograniczeń ilościowych, jak również przesyłania utworu w ramach ww. sieci, w tym w trybie on-line;

4) rozpowszechniania utworu, w tym wprowadzania go do obrotu, w ramach sieci multimedialnych, w tym sieci wewnętrznych (np. typu Intranet), jak i Internetu, w systemie on-line, poprzez komunikowanie na życzenie, w drodze użyczania utworu;

5) odtwarzania i wystawiania utworu;

6) publicznego udostępniania utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym;

7) dokonywania lub zlecania osobom trzecim dokonywania opracowań utworu, w tym jego skrótów i streszczeń i tłumaczeń oraz korzystania z tych opracowań i rozporządzania nimi na polach eksploatacji określonych w niniejszym ustępie;

8) udzielenia zezwoleń na rozporządzanie i korzystanie z utworu w tym również zezwoleń do jego opracowania;

9) łączenia utworu w całości lub w części z innymi dokumentami oraz utworami.

3. Do momentu przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do utworów powstałych w ramach Umowy, Ekspert udziela Zamawiającemu, każdorazowo z dniem wydania utworów Zamawiającemu, nieodpłatnej, wyłącznej licencji do korzystania z tych utworów, na polach eksploatacji, o których mowa w ust. 2.

4. Xxxxxxx zobowiązuje się, że osoby trzecie nie uzyskają autorskich praw majątkowych do utworów stworzonych przez Xxxxxxxx w ramach realizacji Umowy oraz, że wykonując Umowę Ekspert nie naruszy praw majątkowych osób trzecich. W przypadku konieczności uwzględnienia roszczeń osób trzecich, w wyniku naruszenia praw osób trzecich Xxxxxxx zobowiązuje się do pełnej odpowiedzialności z tego tytułu i pokrycia szkody poniesionej przez Xxxxxxxxxxxxx.

5. Ekspert jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wszelkie wady prawne utworów, w szczególności z tytułu ewentualnych roszczeń osób trzecich wynikających z naruszenia przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

6. Ekspert wyraża zgodę na nie podawanie jego imienia i nazwiska w przypadku wykorzystania utworów, o których mowa w ust. 1 w zakresie określonym w niniejszym paragrafie.

7. Ekspert ponosi wyłączną odpowiedzialność za wszelkie roszczenia osób trzecich z tytułu naruszenia przez niego cudzych praw w związku z realizacją przedmiotu Umowy.

8. W ramach wynagrodzenia przewidzianego za dane Zamówienie, Xxxxxxx przenosi na Zamawiającego prawo do dokonywania opracowań (samodzielnie lub przez upoważnione przez Zamawiającego osoby na polach eksploatacji określonych w ust. 2) wszystkich utworów lub ich części powstałych w związku z wykonaną umową, w szczególności w zakresie ich łączenia z innymi utworami, opracowania poprzez dodanie lub usunięcie różnych elementów, korektę językową i opracowanie redakcyjne, zmianę układu tekstu oraz grafik, zmianę kolorystyki, zmianę wielkości i rodzaju czcionki, uaktualnienie, tłumaczenie na różne języki, zmianę wielkości i treści całości lub ich części, a także do korzystania z tych opracowań i rozporządzania nimi na polach eksploatacji określonych w ust. 2 (prawa zależne).

9. Ekspert udziela Zamawiającemu lub osobom przez niego upoważnionym nieodpłatnego zezwolenia do korzystania i rozporządzania opracowaniami, o których mowa w ust. 8 na polach eksploatacji określonych w ust. 2.

§ 7. Czas trwania Umowy. Rozwiązanie Umowy

1. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony.

2. Każda ze Stron może rozwiązać niniejszą Umowę z zachowaniem 14 dniowego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie następuje w formie pisemnej, bądź elektronicznej pod rygorem nieważności.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania niniejszej Umowy ze skutkiem natychmiastowym, bez zachowania okresu wypowiedzenia, w przypadku:

1) naruszenia przez Eksperta zasady bezstronności lub poufności;

2) nieprzestrzegania przez Eksperta zasad określonych w aktualnie obowiązującej wersji Kodeksu etycznego Agencji Badań Medycznych;

3) jeżeli Xxxxxxx opóźnia się z realizacją Zamówienia w taki sposób, że czyni to zasadnym przypuszczenie, że Zamówienie nie zostanie wykonane w terminach określonych w Zamówieniu;

4) jeśli Xxxxxxx realizuje przedmiot Umowy w sposób z nią niezgodny lub niezgodny z treścią uwag Zamawiającego, o których mowa w § 3 ust. 3;

5) zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawierania Umowy;

6) jeżeli wystąpią okoliczności stanowiące podstawę do usunięcia Eksperta z bazy ekspertów tj.:

a. gdy w stosunku do Eksperta wystąpi jedna z następujących okoliczności:

i. nie korzysta z pełni praw publicznych;

ii. utracił pełną zdolność do czynności prawnych;

iii. został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne lub za umyślne przestępstwo skarbowe;

b. gdy zaistnieje w stosunku do Eksperta co najmniej jedno z poniższych zdarzeń:

i. złożył niezgodne z prawdą dokumenty wymagane na etapie naboru na ekspertów;

ii. złożył pisemną prośbę o wykreślenie z bazy ekspertów;

iii. odmówił udziału w Ocenie bez uzasadnionych przyczyn lub utrudnia pracę związaną z Oceną;

iv. nie przeszedł okresowej weryfikacji kompetencji dokonywanej przez właściwą instytucję, jeśli taka weryfikacja została ustanowiona;

v. wycofał swoją zgodę na umieszczanie jego danych osobowych w bazie ekspertów;

vi. utracił wymagane uprawnienia stanowiące podstawę uzyskania przez niego statusu kandydata na eksperta, w dziedzinie, której dotyczy konkurs;

vii. zaistnienia okoliczności, o których mowa w § 8 Regulaminu współpracy z ekspertami zewnętrznymi Agencji Badań Medycznych, stanowiącego Załącznik nr 1 do Umowy.

4. W przypadku zmiany Regulaminu współpracy z ekspertami zewnętrznymi Agencji Badań Medycznych, Ekspert ma prawo do wypowiedzenia Umowy w terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji o wprowadzeniu ww. zmian. Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy w takim przypadku Ekspert składa na piśmie lub drogą elektroniczną. Niezłożenie przez Eksperta oświadczenia o wypowiedzeniu Umowy w terminie oraz w przewidzianym do tego trybie lub przyjęcie Zamówienia po otrzymaniu informacji o wprowadzeniu ww. zmian oznacza akceptację zmiany Regulaminu.

§ 8. Ochrona danych osobowych

1. Zamawiający upoważnia Eksperta do przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentacji przekazanej przez Zamawiającego dotyczącej konkursu na dofinansowanie projektu w celu realizacji przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 1 w okresie związania Umową, z zastrzeżeniem ust. 4. Zamawiający upoważnia Eksperta do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w zdaniu pierwszym, od dnia zawarcia Umowy do dnia ustania stosunku prawnego łączącego Eksperta z Zamawiającym.

2. Ekspert jest zobowiązany wykonywania czynności określonych § 1 Umowy zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, w tym z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) – dalej: ustawa, rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.) – dalej: RODO, oraz do stosowania odpowiednio obowiązujących w Agencji dokumentów, tj. Polityki Ochrony Danych Osobowych, jak również zasadami wskazanymi w Umowie.

3. Ekspert zobowiązuje się do niewykorzystywania przekazanych danych w celach innych niż związane z realizacją Umowy.

4. Ekspert zapewni środki techniczne i organizacyjne zapewniające należyte zabezpieczenie danych osobowych i prywatności, wymagane przepisami prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych, w tym w szczególności RODO.

5. Ekspert będzie w szczególności przechowywać dokumenty w przeznaczonych do tego szafach zamykanych na zamek lub w zamykanych na zamek pomieszczeniach, niedostępnych dla osób nieupoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz zapewniających ochronę dokumentów

przed utratą, uszkodzeniem, zniszczeniem, a także przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów.

6. Ekspert jest zobowiązany do przestrzegania następujących zasad postępowania z dokumentami:

1) pracowania w systemie teleinformatycznym, do którego Ekspert otrzyma dostęp, z dokumentami niezbędnymi do wykonania obowiązków wynikających z Umowy;

2) przechowywania dokumentów w czasie nie dłuższym niż czas niezbędny do zrealizowania zadań, do których wykonania dokumenty są przeznaczone;

3) nietworzenia kopii dokumentów innych niż niezbędne do realizacji Umowy;

4) zachowania w poufności danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego Eksperta z Zamawiającym;

5) zabezpieczenia dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych do przekazanych danych osobowych, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy i RODO, nieautoryzowaną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;

7. Ekspert zobowiązuje się do:

1) zachowania w poufności wszystkich danych osobowych przekazanych jemu w trakcie obowiązywania Umowy lub dokumentów uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych Umową, a także zachowania w poufności informacji o stosowanych sposobach zabezpieczenia danych osobowych, również po zakończeniu realizacji Umowy,

2) zabezpieczenia korespondencji i wszelkich dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych do przetwarzania przekazanych danych osobowych, a w szczególności przed kradzieżą, uszkodzeniem i zaginięciem;

3) niewykorzystywania zebranych na podstawie niniejszej umowy danych osobowych dla celów innych niż określone w niniejszej umowie, również po zakończeniu realizacji Umowy;

4) usunięcia z elektronicznych nośników informacji wielokrotnego zapisu w sposób trwały i nieodwracalny oraz zniszczenia nośników papierowych i elektronicznych nośników informacji jednokrotnego zapisu, na których utrwalone zostały przekazane dane osobowe, po zakończeniu obowiązywania Umowy;

5) niezwłocznego przekazania Zamawiającemu pisemnego oświadczenia, w którym potwierdzi, że Xxxxxxx nie posiada żadnych danych osobowych, które zostały mu przekazane Umową nie później, niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia realizacji Umowy.

8. Xxxxxxx niezwłocznie informuje Zamawiającego o:

1) wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu oraz naruszeniu obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych;

2) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem.

9. Ekspert niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 24 godzin po stwierdzeniu naruszenia, zgłosi pisemnie Zamawiającemu każde naruszenie ochrony danych osobowych. Zgłoszenie powinno oprócz elementów określonych w art. 33 ust. 3 RODO zawierać informacje umożliwiające Zamawiającemu określenie czy naruszenie skutkuje wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Jeżeli informacji, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO, nie da się udzielić w tym samym czasie, Xxxxxxx może je udzielać sukcesywnie, jednakże niezwłocznie.

10. Ekspert ponosi odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich, jak i wobec Zamawiającego, za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem ustawy, RODO, a także innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego dotyczących ochrony danych osobowych oraz za przetwarzanie przekazanych danych osobowych niezgodnie z Umową na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym.

§ 9. Polityka Bezpieczeństwa Informacji

1. W Agencji Badań Medycznych obowiązuje Polityka Bezpieczeństwa Informacji (dalej „Polityka”) określająca zasady funkcjonowania Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, której aktualna treść dostępna jest pod adresem: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/.

2. Agencja zarządza relacjami z podmiotami zewnętrznymi w sposób zapewniający należyty poziom Bezpieczeństwa informacji i innych aktywów.

3. W Agencji Badań Medycznych obowiązują wytyczne bezpieczeństwa informacji w relacjach z podmiotami zewnętrznymi i są stosowane w relacjach z podmiotami zewnętrznymi, które w trakcie współpracy z Agencją otrzymują dostęp do jej informacji.

4. Postanowienia wytycznych stosuje się do umów oraz innych stosunków prawnych, w związku z którymi następuje udostępnienie podmiotowi zewnętrznemu informacji należących do lub powierzonych Agencji, a także dostęp do innych aktywów Agencji, jeśli dostęp ten może wpłynąć na Bezpieczeństwo informacji.

5. Od Eksperta jako podmiotu zewnętrznego Agencja wymaga przestrzegania obowiązków i wymagań związanych z zapewnieniem Bezpieczeństwa informacji, w tym przestrzegania Polityki oraz innych dokumentów, istotnych z punktu widzenia stosunku prawnego łączącego Agencję z Ekspertem.

6. Ekspert zobowiązany jest się zapoznać z treścią w aktualnie obowiązującej wersji Polityki oraz zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich zasad dotyczących bezpieczeństwa informacji i innych aktywów w Agencji.

7. Niniejsze wytyczne określają minimalne wymogi w obszarze bezpieczeństwa informacji, których przestrzegania wymaga Agencja Badań Medycznych w relacjach z podmiotami zewnętrznymi (tu: Eksperta):

1) w Agencji obowiązują zasady zarządzania bezpieczeństwem fizycznym i środowiskowym, określone są obszary bezpieczeństwa fizycznego oraz odbywa się kontrola ruchu osobowego w budynkach i pomieszczeniach Agencji;

2) obowiązuje zakaz palenia, zabronione jest spożywanie posiłków i picia napojów w miejscu, które mogłoby spowodować zagrożenie dla sprzętu elektronicznego lub nośników informacji (papierowych i elektronicznych),

3) zabronione jest korzystanie z urządzeń elektronicznych w pobliżu sprzętu wrażliwego na promieniowanie elektromagnetyczne,

4) zabronione jest rejestrowanie dźwięku i obrazu,

8. Stosownie do okoliczności mogą zostać określone wyższe wymagania w obszarze bezpieczeństwa informacji.

9. Ekspert składa Oświadczenie o zapoznaniu się z Polityką i wymogami w obszarze bezpieczeństwa informacji o których mowa w § 9 ust. 6 oraz ust. 7 pkt. 1 – 4 , stanowiące Załącznik nr 3 do Umowy.

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej, bądź elektronicznej pod rygorem nieważności, chyba że w Umowie wyraźnie zastrzeżono inaczej.

2. Do bieżącej współpracy w sprawach związanych z wykonywaniem Umowy ze strony Zamawiającego upoważniony jest Xxx Xxxxxxxxx Xxxxxx – Dyrektor Wydziału Zarządzania Projektami Niekomercyjnymi lub inny upoważniony pracownik Zamawiającego.

3. Korespondencja związana z realizacją niniejszej Umowy będzie prowadzona w formie pisemnej lub przy wykorzystaniu profilu zaufanego ePUAP lub za pośrednictwem poczty elektronicznej (e – mail), na następujące adresy:

1) do Zamawiającego:

Agencja Badań Medycznych

ul. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx adres e-mail: xxxxxxxx@xxx.xxx.xx

2) do Eksperta:

Pani/ Pan ……………….

ul. ………………… Miejscowość: ………………

adres e-mail: ………………………….., tel………… .

4. Zmiana osób wskazanych w ust. 2 oraz zmiana adresu do korespondencji, o którym mowa w ust. 3 następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony i nie stanowi zmiany treści Umowy. Zmiany Umowy nie stanowi też zmiana Regulaminu współpracy z ekspertami zewnętrznymi Agencji Badań Medycznych. Zmiana Regulaminu współpracy z ekspertami zewnętrznymi Agencji Badań Medycznych w stosunku do Eksperta następuje poprzez jednostronne oświadczenie Agencji złożone Ekspertowi zgodnie z § 1 ust. 3 Umowy.

5. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową stosuje się przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w tym w szczególności ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o Agencji Badań Medycznych.

6. Spory powstałe w związku z realizacją niniejszej Umowy, rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

7. Umowa została sporządzona w 3 (trzech) jednobrzmiących egzemplarzach, po 1 (jednym) egzemplarzu dla Eksperta i 2 (dwóch) dla Zamawiającego - w przypadku formy pisemnej.

8. Umowę sporządzono w postaci elektronicznej, pozwalającej na utrwalenie na trwałym nośniku, z możliwością wygenerowania egzemplarza dla każdej Strony./ - w przypadku formy elektronicznej.

9. Umowa zostaje zawarta z dniem, wraz ze złożeniem oświadczenia woli przez obie Xxxxxx.

10. Integralną część Umowy stanowią następujące Załączniki:

1) Regulamin współpracy z ekspertami zewnętrznymi Agencji Badań Medycznych;

2) Wzór - Protokół odbioru Zamówienia.

3) Wzór – oświadczenie Eksperta, wytyczne PBI.

…………………………………. ………………………….

Zamawiający Ekspert

(data, podpis) (data, podpis)

Załącznik nr 2 Wzór – Protokół odbioru Zamówienia

Warszawa, r.

Odbiór zamówienia numer:

……………………..

Niniejszym akceptuję wykonanie:

oceny merytorycznej Wniosku o dofinansowanie Projektu, wraz ze szczegółowym

uzasadnieniem przyznanej punktacji (numer Karty Oceny Merytorycznej)

oceny merytorycznej Wniosku o dofinansowanie Projektu w związku z wniesieniem protestu

oceny merytorycznej Raportu okresowego/końcowego

oceny merytorycznej zmian do Wniosku o dofinansowanie Projektu

kontroli Projektu w formie zdalnej

osobistej kontroli Projektu w siedzibie podmiotów realizujących Projekt

Inne:1

dotyczącej Projektu/Wniosku (jeśli dotyczy)

Dane eksperta (Imię i nazwisko): ………………………

Zamówienie złożone przez ABM zostało wykonane zgodnie z umową numer: ………………

Zamówienie zostało wykonane (w terminie/po terminie).

Kary umowne (nie zostały/zostały) naliczone.

Za wykonanie powyższego zamówienia przysługuje Ekspertowi wynagrodzenie brutto w wysokości:

…………..

Osoba odbierająca zamówienie

……….………………………………………

Osoba zatwierdzająca odbiór zamówienia:

………………………………………………

1 Zamówienie na wykonanie czynności eksperckich, zgodnie z zakresem określonym w art. 18 ust. 1 lub 1a Ustawy.

Załącznik nr 3 Wzór oświadczenia Eksperta, wytyczne PBI

………………………………. Imię i nazwisko

OŚWIADCZENIE EKSPERTA

Ja niżej podpisana/y oświadczam, że:

1. zapoznałam/em się z dokumentacją SZBI obowiązującą w Agencji Badań Medycznych tj. z Polityką Bezpieczeństwa Informacji

2. zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich zasad dotyczących bezpieczeństwa informacji i innych aktywów Agencji Badań Medycznych określonych w Umowie, w dokumentach, o których mowa w ust. 1 lub określonych w inny sposób przez Agencję Badań Medycznych, znajdujących zastosowanie do stosunku prawnego łączącego mnie z Agencją Badań Medycznych, w szczególności do:

a) przestrzegania ustalonych w Agencji Badań Medycznych zasad:

– dozwolonego użytku aktywów Agencji Badań Medycznych, w tym ich zabezpieczania;

– ochrony danych osobowych;

– dostępu fizycznego;

– dostępu do i używania systemu teleinformatycznego ABM, w tym urządzeń przenośnych;

– innych zasad dotyczących bezpieczeństwa teleinformatycznego, nie ujętych powyżej;

b) zachowania w poufności wszelkich informacji otrzymanych w związku z zawarciem lub wykonaniem Umowy;

c) zwrotu Agencji Badań Medycznych wszelkich wydanych informacji tj. w szczególności: dokumentów, materiałów i danych wraz ze wszystkimi kopiami oraz nośnikami, na których dokumenty i dane zostały zapisane w wersji elektronicznej;

d) informowania Agencji Badań Medycznych o wszelkich przypadkach naruszeń lub zagrożeń związanych z bezpieczeństwem;

……………………………… ……………………………………..……

Miejscowość i data Czytelny podpis (imię i nazwisko)