Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Finansów

Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Finansów

Instrukcje Wykonawcze Samorządu Województwa Wielkopolskiego

pełniącego rolę

Instytucji Pośredniczącej

reprezentowanego przez

Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu

do obsługi

Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w Departamencie Finansów

Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego

1. Cel

Celem procedury jest zapewnienie prawidłowego przebiegu wypłat środków z komponentu regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, realizowanego przez Samorząd Województwa Wielkopolskiego reprezentowany przez Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu, jako Instytucję Pośredniczącą.

2. Zakres

Przedmiotem procedury jest realizacja wypłat środków z komponentu regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, na rachunki bankowe Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu oraz innych jednostek podlegających UMWW, zgodnie z dyspozycją Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu.

3. Odpowiedzialność

Nadzór nad przestrzeganiem ustaleń niniejszej procedury sprawuje Dyrektor Departamentu Finansów i Zastępca Dyrektora.

Osoby wymienione w procedurze odpowiadają za przypisane im działania.

4. Dokumenty związane

4.1 Akty prawne

Obowiązujące przepisy prawne zawarte w „Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki” wydanym przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego w części V- Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

4.2 Dokumenty wewnętrzne Urzędu Marszałkowskiego

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego

Polityka rachunkowości, w tym: Zakładowy Plan Kont

Regulamin organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego Regulamin organizacyjny Departamentu Finansów

5. Archiwizacja i udostępnianie dokumentów

Dokumenty związane z realizacją wypłat środków z komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki między innymi: zapotrzebowania na środki finansowe w ramach PO KL, przelewy, wyciągi bankowe, sprawozdania Rb-27S i Rb-28S należy przechowywać zgodnie z terminami określonymi w dokumentach programowych oraz instrukcji kancelaryjnej.

Dokumenty udostępniane są na życzenie instytucji kontrolujących.

Zasady przekazywania akt do archiwum zakładowego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu reguluje „Instrukcja kancelaryjna dla organów samorządu województwa”.

Zgodnie z instrukcją kancelaryjną pracownik Departamentu Administracyjnego, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z Dyrektorem

Departamentu Finansów ustala na początku roku terminy przekazywania akt do archiwum zakładowego.

Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego po wcześniejszym szczegółowym przeglądzie akt przez upoważnionego pracownika Departamentu Finansów (pracownik DF-II – zakres czynności) wyznaczonego do współpracy z archiwum zakładowym.

6. Informacje dodatkowe

6.1. Terminologia

Program Operacyjny Kapitał Ludzki (PO KL) - program służący realizacji celu strategicznego oraz celów szczegółowych Narodowej Strategii Spójności (Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia). Priorytety realizowane w ramach komponentu regionalnego:

VI. Rynek pracy otwarty dla wszystkich

VII. Promocja integracji społecznej

VIII. Regionalne kadry gospodarki

IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach

X. Pomoc techniczna

Instytucja Zarządzająca (IZ) - Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego odpowiadający za przygotowanie i realizację programu operacyjnego.

Instytucja Pośrednicząca (IP) - jest to organ administracji publicznej lub inna jednostka sektora finansów publicznych, której została powierzona w drodze porozumienia zawartego z Instytucją Zarządzającą część zadań związanych z realizacją programu operacyjnego.

Dotacja celowa - zgodnie z ustawą o finansach publicznych.

Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych – zgodnie z ustawą o finansach publicznych.

Terminy realizacji – płatności dokonywane są niezwłocznie po przeprowadzeniu odpowiednich czynności kontrolno – sprawdzających uwzględniając stosowne procedury bankowe. W przypadku sprawozdawczości wszystkie terminy wynikają z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Szczegółowa terminologia ujęta została w aktach prawnych.

6.2 Uczestnicy procedury

Lp.	Uczestnik
1	Zarząd: ZW I, ZW II, ZW III, ZW IV, ZW V
2	Skarbnik SW
3	Dyrektor Departamentu Finansów
4	Zastępca Dyrektora Departamentu Finansów
5	Kierownik DF-II
6	Zastępcy Kierownika DF-II
7	Kierownik DF-III
8	Zastępca Kierownika DF-III
9	Pracownik Sekretariatu DF-I
10	Pracownicy Oddziału Budżetu i Sprawozdawczości DF-II
11	Pracownicy Oddziału Księgowości DF-III
12	Wielkopolski Urząd Pracy w Poznaniu

7. OPIS POSTĘPOWANIA

Lp.	Funkcja	Jednostka organizacyjna DF/ Wykonujący	Opis postępowania	Termin realizacji
7.1 Instrukcja dotycząca porozumienia/aneksu w sprawie realizacji komponentu regionalnego w ramach PO KL.
1	Przyjąć porozumienie/ aneks	DF-I - Sekretariat	Przyjęcie porozumienia/aneksu	Na bieżąco
2	Zarejestrować porozumienie/ aneks	DF-II - Pracownik	Rejestracja kserokopii podpisanego porozumienia/aneksu potwierdzonego za zgodność z oryginałem

7.2 Instrukcja dotycząca Poświadczenia i deklaracji wydatków od IP do IZ.
1	Przyjąć poświadczenie	DF-I - Sekretariat	Przyjęcie Poświadczenia i deklaracji wydatków	Na bieżąco
2	Zarejestrować poświadczenie	DF-III - Pracownik	Rejestracja kserokopii Poświadczenia i deklaracji wydatków potwierdzonego za zgodność z oryginałem

7.3 Instrukcja dotycząca wniosku o dotację celową
1	Przyjąć wniosek	DF-I - Sekretariat	Przyjęcie wniosku	Na bieżąco
2	Zarejestrować wniosek	DF-III - Pracownik	Rejestracja - kserokopii wniosku potwierdzonego za zgodność z oryginałem
7.4 Instrukcja dotycząca umowy dotacji celowej.
1	Przyjąć umowę	DF-I - Sekretariat	Przyjęcie umowy	Na bieżąco
2	Zarejestrować umowę z WUP	DF-II - Pracownik	Rejestracja kserokopii podpisanej umowy potwierdzonej za zgodność z oryginałem

Lp.	Funkcja	Jednostka organizacyjna DF/ Wykonujący	Opis postępowania	Termin realizacji	Rodzaj dokumentu
7.5 Instrukcja dotycząca realizacji wypłaty środków w ramach PO KL.
1	Przyjąć zapotrzebowanie	DF-I - Sekretariat	Przyjęcie zapotrzebowania na środki finansowe w ramach PO KL	Na bieżąco	Załącznik A/ B/ C
2	Zarejestrować zapotrzebowanie na środki w tabeli zapotrzebowań	DF-II - Pracownik	Rejestracja zapotrzebowania na środki finansowe w tabeli zapotrzebowań	W ciągu 2 dni roboczych od wpływu zapotrzebowania	Załącznik D
3	Sprawdzić zapotrzebowanie	Dwóch pracowników DF-II/ osoby upoważnione	Sprawdzenie kwot zapotrzebowania na środki finansowe z uchwałą budżetową - podpis osób sprawdzających na prawidłowo sporządzonym zapotrzebowaniu
4	Zwrot błędnego zapotrzebowania	DF-II - Pracownik	W przypadku stwierdzenia istotnych nieprawidłowości - zwrot zapotrzebowania na środki finansowe do WUP		Załącznik A/ B/ C
5	Zaakceptować zapotrzebowanie	Kierownik DF-II/ osoba upoważniona	Akceptacja sprawdzonego i poprawnego zapotrzebowania
6	Przekazać zapotrzebowanie do realizacji	DF-II - Pracownik	Przekazanie sprawdzonego i zaakceptowanego zapotrzebowania na środki finansowe do realizacji do DF-III
7	Sprawdzić dostępność środków	Dwóch pracowników DF-III	Sprawdzenie dostępności środków w uchwale budżetowej Województwa Wielkopolskiego oraz na rachunku Budżetu Województwa z zapotrzebowaniem - podpis osób sprawdzających. W przypadku braku środków wstrzymanie realizacji zapotrzebowania - oczekiwanie na środki. Informacja pisemna i telefoniczna do WUP o wstrzymaniu płatności.	zgodnie z terminem na zapotrzebowaniu
8	Zatwierdzić środki do wypłaty	Kierownik/Zastępca DF-III lub Dyrektor/Zastępca DF	Zatwierdzenie zapotrzebowania na środki finansowe poprzez zaparafowanie
9	Przygotować przelewy środków	DF-III - Pracownik	Przygotowanie przelewów środków finansowych zgodnie z zapotrzebowaniem		Załącznik E
10	Zatwierdzić i dokonać przelewu środków	Dwóch pracowników DF w dowolnym powiązaniu	Zatwierdzenie i dokonanie przelewu na rachunki wskazane w zapotrzebowaniu (2 osoby - upoważnione kartą wzorów podpisu do składania dyspozycji z rachunku bankowego )
11	Wydrukować wyciągi bankowe	DF-III - Pracownik	Wydruk wyciągów bankowych z elektronicznego systemu bankowego	Następny dzień roboczy po realizacji przez Bank
12	Zadekretować wyciąg	DF-III - Pracownik	Dekretacja i rejestracja wyciągów bankowych zgodnie z obowiązującym Zakładowym Planem Kont	Na bieżąco	Załącznik F
13	Zaksięgować dokumenty	DF-III - Pracownik	Księgowanie dokumentów	Na bieżąco

Lp.	Funkcja	Jednostka organizacyjna DF/ Wykonujący	Opis postępowania	Termin realizacji
7.6 Instrukcja dotycząca przekazywania informacji o przepływach finansowych w ramach PO KL.
1	Przygotować informację	DF-III - Pracownik	Przygotowanie do WUP pisemnej informacji o przepływach finansowych w ramach PO KL	Na wniosek WUP
2	Przekazać informację	DF-III - Pracownik	Przekazanie do WUP pisemnej informacji o przepływach finansowych w ramach PO KL

7.7 Instrukcja dotycząca zwrotu niewykorzystanych środków.
1	Sprawdzić wyciągi bankowe	DF-III - Pracownik	Wpływ niewykorzystanych środków podlegających zwrotowi do MRR na rachunek Budżetu Województwa	Na podstawie dyspozycji WUP zgodnie ze wskazanym terminem
2	Zweryfikować otrzymane środki	DF-III - Pracownik	Weryfikacja otrzymanych środków z dostarczoną przez WUP dokumentacją
3	Zatwierdzić środki do zwrotu	Kierownik/Zastępca DF- III lub Dyrektor/Zastępca DF	Zatwierdzenie środków do zwrotu do MRR i podpis osoby zatwierdzającej.
4	Przygotować przelewy środków	DF-III - Pracownik	Przygotowanie przelewów środków do zwrotu do MRR
5	Zatwierdzić i dokonać przelewu środków	Dwóch pracowników DF w dowolnym powiązaniu	Zatwierdzenie i dokonanie przelewu zgodnie z wytycznymi WUP

7.8 Instrukcja dotycząca sprawozdawczości.
1	Przyjąć sprawozdanie	DF-I - Sekretariat	Przyjęcie i rejestracja - sprawozdań	W terminie do 10 każdego miesiąca, księgowane w ciągu 5 dni od dnia otrzymania sprawozdania
2	Przyjąć sprawozdanie z DF-I	DF-II - Pracownik	Wpływ sprawozdań budżetowych w zakresie PO KL
3	Sprawdzić i zatwierdzić sprawozdania	DF-II - Pracownik *	Kontrola i zatwierdzanie sprawozdań w układzie miesięcznym budżetu Województwa
4	Zadekretować i zaksięgować sprawozdanie	DF-III - Pracownik	Dekretacja i księgowanie sprawozdań finansowych w systemie księgowym	W ciągu 5 dni od zatwierdzenia sprawozdań
5	Przedłożyć sprawozdania do podpisu	DF-II - Pracownik	Przedłożenie sporządzonych sprawozdań zbiorczych do podpisu SW/upoważnionej osobie oraz ZW I lub upoważnionemu Członkowi Zarządu	Zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej
6	Wysłać sprawozdania do RIO	DF-II - Pracownik	Wysłanie zatwierdzonych kwartalnych i rocznych sprawozdań do RIO za potwierdzeniem odbioru /równoległe składanie drogą elektroniczną/

* w zakresie sprawozdań placówek oświatowych sprawozdania sprawdza i zatwierdza Departament Edukacji i Nauki

8. Załączniki

Załącznik A - Zapotrzebowanie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu - Instytucji Pośredniczącej PO KL na środki finansowe w ramach PO KL dla beneficjentów - jednostek podległych UMWW - wynikające z zawartych umów z beneficjentami

Załącznik B - Dyspozycja Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu – Instytucji Pośredniczącej PO KL na uruchomienie środków finansowych w ramach PO KL wynikająca z zawartych umów z beneficjentami - Dotacja celowa

Załącznik C - Zapotrzebowanie beneficjenta (Departamentu UMWW lub jednostki podległej UMWW) na środki finansowe w ramach PO KL

Załącznik D - Tabela zapotrzebowań na środki finansowe w ramach PO KL na rok

Załącznik E- Wzór szczegółowego raportu z paczki

Załącznik F- Wzór pieczęci dekretacji dokumentów

Załącznik A

Zapotrzebowanie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu - Instytucji Pośredniczącej PO KL na środki finansowe w ramach PO KL dla beneficjentów - jednostek podległych UMWW

Priorytet Działanie

Numer projektu:

Nazwa projektu:

Realizowany w Dziale: Rozdziale:

Nazwa Beneficjenta:

11

Numer rachunku bankowego:

Lp.	WYDATKI BUDŻETU	PLAN NA ….. ROK WG UCHWAŁY NR SEJMIKU/ZARZĄDU WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO Z DNIA *	PARAGRAF/GRUPA PARAGRAFÓW	KWOTA ZAPOTRZEBOWANIA	TERMIN PŁATNOŚCI
1	Unia Europejska:
	środki europejskie
	wydatki bieżące
	wydatki majątkowe
2	Publiczny wkład krajowy (3+4) z tego:
3	Budżet Państwa:
	dotacja celowa
	wydatki bieżące
	wydatki majątkowe
4	Budżet Województwa Wielkopolskiego:
	wydatki bieżące
	wydatki majątkowe
5	inne (wymienić jakie)
6	RAZEM (1+2+5)

* Aktualny plan na dzień sporządzenia zapotrzebowania

** Dyrektor, Z-ca Dyrektora, osoba upoważniona

Sporządził:	Sprawdził	Zatwierdził:**
.................................	…………………………….	.................................
Pieczątka, podpis i numer telefonu	Pieczątka i podpis	Pieczątka i podpis
…………………….. Miejsce i data sporządzenia

Załącznik B

Zapotrzebowanie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu - Instytucji Pośredniczącej PO KL na uruchomienie środków finansowych w ramach PO KL wynikająca z zawartych umów z beneficjentami*

Dotacja Celowa / Rezerwa nr

Priorytet:

Realizowany w dziale rozdziale Numer rachunku bankowego:

12

Numer zadania budżetowego z systemu finansowo-księgowego KSAT:

Lp.	WYDATKI BUDŻETU	PLAN NA ROK WG UCHWAŁY NR SEJMIKU/ZARZĄDU WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO Z DNIA **	PARAGRAF	KWOTA ZAPOTRZEBOWANIA	TERMIN PŁATNOŚCI
1	Budżet Państwa:
	dotacja celowa
	dotacja celowa
2	inne (wymienić jakie)
	RAZEM (1+2)

* nie dotyczy Pomocy Technicznej

** Aktualny plan na dzień sporządzenia zapotrzebowania

*** Dyrektor, Z-ca Dyrektora, osoba upoważniona

Sporządził:	Sprawdził	Zatwierdził:***
.................................	…………………………….	.................................
Pieczątka, podpis i numer telefonu	Pieczątka i podpis	Pieczątka i podpis
……………………..
Miejsce i data sporządzenia

Priorytet Działanie Nazwa projektu:

Zapotrzebowanie beneficjenta na środki finansowe w ramach PO KL

(Departament… UMWW /jednostka)

Załącznik C

Realizowany w Dziale: Rozdziale:

Nazwa Beneficjenta:

Numer rachunku bankowego:

13

Numer zadania budżetowego z systemu finansowo-księgowego KSAT:

Lp.	WYDATKI BUDŻETU	PLAN NA ROK WG UCHWAŁY NR SEJMIKU/ZARZĄDU WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO Z DNIA …………………. *	PARAGRAF/GRUPA PARAGRAFÓW **	KWOTA ZAPOTRZEBOWANIA	TERMIN PŁATNOŚCI***
1	Unia Europejska:
	dotacja celowa
	wydatki bieżące
	wydatki bieżące
	wydatki majątkowe
2	Publiczny wkład krajowy (3+4) z tego:
3	Budżet Województwa Wielkopolskiego
	wydatki bieżące
	wydatki bieżące
	wydatki majątkowe
4	Budżet Państwa:
	dotacja celowa
	wydatki bieżące
	wydatki bieżące
	wydatki majątkowe
5	inne (wymienić jakie)
6	RAZEM (1+2+5)

* Aktualny plan na dzień sporządzenia zapotrzebowania

** np. 2007, wynagrodzenia i składki od nich naliczane, pozostałe wydatki bieżące, 6069, 6209

*** data lub jeśli środki wpływają z WUP to : "zgodnie z zapotrzebowaniem WUP"

**** Dyrektor, Z-ca Dyrektora, osoba upoważniona

Sporządził:	Sprawdził	Zatwierdził:****
.................................	…………………………….	.................................
Pieczątka, podpis i numer telefonu …………………….. Miejsce i data sporządzenia	Pieczątka i podpis	Pieczątka i podpis

Załącznik D

14

TABELA ZAPOTRZEBOWAŃ NA ŚRODKI FINANSOWE W RAMACH PO KL NA ROK

Dział	Rozdział	Priorytet	Nazwa priorytetu	Nazwa projektu	Wydatki do realizacji na podstawie zapotrzebowań (kol. 7+8)	z tego:				Data realizacji przelewu
						UE	Publiczny wkład krajowy (kol. 9+10)	z tego:
								Budżet Woj.Wielk.	Budżet Państwa
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
			OGÓŁEM
			styczeń
			luty
			marzec
			kwiecień
			maj
			czerwiec
			lipiec
			sierpień
			wrzesień
			październik
			listopad
			grudzień

Załącznik E

Szczegółowy raport z paczki

Raport sporządzony przez:

Numer rachunku obciążanego Identyfikator paczki Data i godzina sporządzenia raportuStrona

Nazwa rachunku

Nazwa Paczki

15

Status Paczki

Ilość przelewów na kwotę:

Historia Paczki

Zlecona data realizacji Nazwa odbiorcy Opis operacji Status Kwota operacji

Załącznik F

WZÓR PIECZĘCI DEKRETACJI DOKUMENTÓW

16

Pieczęć dekretacji

Data		Nr dowodu
Konto	Kwota	Konto	Kwota
RAZEM		RAZEM
Data		Podpis