UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG nr xxx/BZP/IIS/2021
UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG nr xxx/BZP/IIS/2021
zawarta w Warszawie w dniu xxxxxxxxx 2021 roku pomiędzy:
Fundacją „Fundusz Współpracy” z siedzibą w Warszawie, przy xx. Xxxxxxxxxxxxx 0x, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000112576, posiadającą nr NIP 000-000-00-00, reprezentowaną przez:
Pana Xxxxxxx Xxxxxxx – Prezesa Zarządu Fundacji Fundusz Współpracy oraz Pana Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx – Członka Zarządu Fundacji Fundusz Współpracy zwaną w treści umowy „Zamawiającym”
a
Panią/ Panem xxxxxxxxxxxx numer PESEL xxxxxxxxxxxxx zamieszkałą/ym w xxxxxxxxxxxxxxx przy ul. xxxxxxxxxxxx; kod: xx-xxx, legitymującą/ym się dowodem osobistym serii nr xxxxxxxxxxxxx wydanym przez xxxxxxxxxxxxxxxx,
lub
Panią/ Panem prowadzącą / cym działalność gospodarcza z siedzibą w xxxxxxxxxxxxxxx pod adresem:. xxxxxxxxxxxxxxx kod: xxxxxxxxxxxxxxx., wpisaną/nym do Cetralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej posiadającą/cym NIP……………………………………...
lub
xxxxxxxxxxxxxxxx z siedzibą w xxxxxxxxxxxx, przy ul. xxxxxxxxxxxx, kod pocztowy xxxxxxxxxxxx, wpisanym do rejestru xxxxxxxxxxxx Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx pod numerem xxxxxxxxxxxx, posiadającą NIP xxxxxxxxxxxx, REGON xxxxxxxxxxxx reprezentowaną przez:
Zwaną/ym dalej w treści umowy „Wykonawcą”
zwanymi dalej łącznie „Stronami” lub każda z nich z osobna „Stroną”,
zważywszy, że oferta Wykonawcy została wybrana w trybie zapytania ofertowego nr 10/BZP/IIS/FFW/2021, Strony zawierają umowę o następującej treści:
§ 1 Przedmiot Umowy
1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania zamówienie polegające na świadczeniu usługi wsparcia metodyka Service design w projekcie „Śląska Przestrzeń Innowacji” realizowanego w ramach umowy nr POWR.04.01.00-00-INS3/19 (projekt) w wymiarze przeciętnie 40 godzin miesięcznie.
2. Wykonanie zamówienia, o którym mowa w ust. 1 obejmuje:
1) Przygotowanie scenariusza procesu wsparcia innowatorów społecznych w metodzie Service design na podstawie Załącznika nr 3 – Założenia inkubacji oraz przygotowanie harmonogramu wsparcia uczestników projektu. Scenariusz i harmonogram wsparcia powinny zostać opracowane w uzgodnieniu z Zamawiającym. Scenariusz procesu wsparcia innowatorów powinien wskazywać na cele procesu oraz uwzględniać poszczególne etapy pracy nad rozwojem innowacji zgodnie z metodyką Service design. Scenariusz powinien zawierać wykorzystanie następujących elementów:
a) warsztaty grupowe w zakresie rozwoju pomysłu zgodnie z metodą Service design, w tym założenia dla celów warsztatów oraz rekomendowane narzędzia warsztatowe;
b) pracę własną innowatorów w zakresie rozwoju innowacji społecznej, w tym przeprowadzenie badań potrzeb użytkowników oraz przeprowadzenie testów prototypu innowacji – scenariusz powinien obejmować główne założenia dla badań realizowanych przez innowatorów, w tym cele badania i sugerowane techniki badawcze, opisywać sposób pracy z prototypem;
c) wsparcie indywidualne opiekunów innowacji – w scenariuszu powinien znaleźć się kluczowy zakres wsparcia realizowany przez opiekunów.
2) Opracowanie (wspólnie z opiekunami innowacji) indywidualnych ścieżek wsparcia dla uczestników projektu (40 pomysłów na mikroinnowacje społeczne).
3) Przeprowadzenie szkolenia wprowadzającego dla zespołu projektu (ok. 15 osób), w tym w szczególności dla opiekunów innowacji, zastosowania i przebiegu metody Service design w inkubowaniu innowacji społecznych. Szkolenie może być przeprowadzone zdalnie lub stacjonarnie (formułę wskazuje Wykonawca).
4) Bieżąca weryfikacja pracy opiekunów innowacji, zbieranie raportów z bieżącej pracy i udzielanie konsultacji w kwestii prowadzenia inkubacji poszczególnych
rozwiązań opracowywanych przez uczestników projektu tj. mikroinnowacji społecznych (min. 1 telekonferencja w miesiącu z każdym z opiekunów).
5) Współpraca z uczestnikami projektu, współprojektowanie i nadzór przebiegu kluczowych faz inkubacji innowacji społecznych, tj. przeprowadzenia badań z użytkownikami, wyboru rozwiązania i prototypu do testowania, sposobu przetestowania prototypu i przygotowania innowacji do wdrożenia łącznie dla 40 mikroinnowacji w czasie realizacji umowy.
6) Opracowywanie materiałów merytorycznych dla uczestników projektu z zakresu pracy w metodyce Service design.
7) Współpraca z podmiotami zamawiającymi innowacje w celu sformułowania wyzwań (problemów do rozwiązania metodą design thinking/service design) dla innowatorów społecznych (zadanie zawiera zarówno aktualizację istniejących wyzwań jak i wsparcie metodyczne przy opracowaniu nowych wyzwań zgłaszanych przez podmioty z woj. śląskiego).
8) Rozwiązywanie problemów związanych z procesem inkubacji innowacji społecznych, w którym uczestniczą innowatorzy.
9) Udział w projektowaniu modeli wdrożenia i skalowania mikroinnowacji społecznych wypracowanych w ramach projektu.
10) Realizacja zadań sprawozdawczych związanych z prowadzeniem procesu wsparcia dla uczestników projektu, w tym sporządzanie opinii, raportów lub innych dokumentów wskazanych przez Xxxxxxxxxxxxx.
3. Zamówienie, o którym mowa w ust. 1 zostaną zrealizowane w ramach projektu: „Śląska Przestrzeń Innowacji” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.
4. Odbiór usługi przez Zamawiającego nastąpi na podstawie przedłożenia przez Wykonawcę rachunku wraz z oświadczeniem Wykonawcy oraz kartą czasu pracy, której wzór stanowi Załącznik nr 7 do umowy za dany miesiąc kalendarzowy. Podpis rachunku przez Xxxxxxxxxxxxx jest równoznaczny z odebraniem usługi za dany miesiąc rozliczeniowy.
§ 2 Prawa i obowiązki Stron
1. Wykonawca oświadcza, że posiada wszelkie uprawnienia wymagane prawem do wykonania umowy oraz bierze na siebie pełną odpowiedzialność za wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z jej postanowieniami.
2. Wykonawca oświadcza, że posiada wymagane kwalifikacje/dysponuje personelem do realizacji zamówienia wykazanym w złożonej Ofercie z dn.
3. Wykonawca w ramach wykonania umowy zobowiązuje się do:
a. wykonywania czynności objętych umową: terminowo, z najwyższą starannością, zgodnie z poziomem wiedzy, kompetencji zawodowej, etyki i uczciwości,
b. zachowania poufności w zakresie informacji przekazanych przez Zamawiającego,
c. niepodejmowania działalności sprzecznej z interesem Zamawiającego.
4. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy przy wykorzystaniu wszystkich umiejętności i kwalifikacji posiadanych przez Wykonawcę, a także chroniąc interesy
Zamawiającego w zakresie powierzonych do wykonania czynności.
5. Do obowiązków Zamawiającego należy współdziałanie z Wykonawcą w zakresie niezbędnym do realizacji niniejszej umowy, a w szczególności udzielenie wszelkich informacji, wskazówek i wyjaśnień.
6. Zamawiający do realizacji zamówienia zapewni platformę do wideokonferencji Zoom Meetings (wersja PRO) lub inną. Do realizacji zamówienia mogą zostać wykorzystanie inne narzędzia teleinformatyczne.
§ 3 Termin realizacji zamówienia
1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać zamówienie w terminie od 01.08.2021 r. do 31.05.2023 r. z uwzględnieniem terminów wskazanych w Załączniku nr 4 – Harmonogram
- z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Zamawiający może wyznaczyć Wykonawcy inny termin wykonania zamówienia lub jego części, w takim przypadku Zamawiający poinformuje Wykonawcę o nowym/nowych terminach przekazując Wykonawcy zaktualizowany Xxxxxxxxxxx, który po jego przekazaniu stanowi Załącznik do niniejszej umowy; §11 ust. 3 stosuje się odpowiednio.
§ 5 Wynagrodzenie Wykonawcy
1. Tytułem wynagrodzenia Zamawiający za wykonanie zamówienia, o którym mowa w § 1 ust. 1, zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy kwotę brutto w wysokości nie wyższej niż xxxxxxx (słownie złotych: xxxxxxx 00/00) stanowiącą iloczyn liczby godzin w miesiącu x stawkę godzinową …. zł (słownie złotych: xxxxxxxxx).
2. Podatek dochodowy od osób fizycznych obciąża Wykonawcę.
3. W przypadku gdy za wykonanie zamówienia wykonawca przedstawia rachunek, wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, płatne będzie po wykonaniu zamówienia i odbiorze stosownie do § 1 ust. 4 umowy bez zastrzeżeń ze strony Zamawiającego, na wskazany przez Wykonawcę na rachunku numer rachunku bankowego ostatniego dnia roboczego przypadającego na dany miesiąc, jeżeli Wykonawca przedłoży komplet dokumentów, o których mowa w § 1 ust. 4, do 14 dnia miesiąca. Jeżeli Wykonawca przedłoży Zamawiającemu dokumenty, o których mowa w § 1 ust. 4, po 14 dniu danego miesiąca wynagrodzenie zostanie wypłacone ostatniego dnia miesiąca następującego po
miesiącu przedłożenia dokumentów o których mowa w § 1 ust. 4, Rachunki powinny być przedkładane za każdy zakończony miesiąc kalendarzowy lub kwartalnie w terminie do 14 dni z zastrzeżeniem ust. 4.
4. W przypadku gdy dokumentem rozliczającym wykonanie usługi będzie faktura, wynagrodzenie, o którym mowa w § 5 ust. 1, płatne będzie po wykonaniu usługi i odbiorze stosowanie do § 1 ust. 4 umowy bez zastrzeżeń ze strony Zamawiającego na wskazany na fakturze numer rachunku bankowego w terminie 21 dni od przedłożenia prawidłowo wystawionej faktury Zamawiającemu.
5. Za datę dokonania zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
6. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, jest wynagrodzeniem ryczałtowym i Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie o dodatkowe wynagrodzenie, nieprzewidziane w umowie; wszelkie inne koszty związane z wykonaniem przedmiotu umowy nie wskazane w niniejszej umowie ponosi Wykonawca.
§ 6 Kary umowne
1. Zamawiający może obciążyć Wykonawcę karami umownymi:
a) w wysokości 15% wynagrodzenia wskazanego w §4 ust. 1 za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
b) w wysokości 5% wynagrodzenia wskazanego w §4 ust. 1 za każdy dzień zwłoki w wykonaniu przedmiotu umowy lub jego odpowiedniej części zgodnie z przyjętym harmonogramem.
2. Zamawiający jest upoważniony do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych wskazanych w niniejszej umowie.
3. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający może zlecić wykonanie przedmiotu umowy osobie trzeciej na koszt i ryzyko Wykonawcy;
4. Zamawiający jest upoważniony do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych wskazanych w niniejszej umowie.
5. Zamawiający może potrącić z wynagrodzenia Wykonawcy kary/karę umowne zastrzeżone w niniejszej umowie.
§ 7 Obowiązek poufności i ochrony danych osobowych
1. Wykonawca jest zobowiązany zachować w tajemnicy przed osobami trzecimi wszelkie informacje o Zamawiającym oraz informacje, do których uzyskał dostęp w związku z wykonywaniem umowy, i ma prawo je wykorzystać tylko w celu wykonania przedmiotu umowy.
2. Z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, zwalnia Wykonawcę jedynie pisemna zgoda Zamawiającego.
3. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy informacji dostępnych publicznie oraz informacji żądanych przez uprawnione organy w zakresie, w jakim są one uprawnione do ich żądania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
4. W przypadku przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych Wykonawca zapewnia, że systemy informatyczne, w których przetwarzane będą dane osobowe spełniają wymogi zawarte w przepisach prawa powszechnie obowiązującego w tym zakresie.
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od umowy w trybie natychmiastowym w przypadku stwierdzenia nieprzestrzegania przez Wykonawcę warunków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych, o których mowa w ust. 4.
6. Klauzula informacyjna określająca zasady przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją umowy stanowi Załącznik nr 9 do umowy.
7. Zamawiający przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych przekaże Wykonawcy upoważnienie do przetwarzania danych osobowych oraz oświadczenie o zachowaniu poufności lub odpowiednio wezwie Wykonawcę do zawarcia umowy o powierzenie przetwarzania danych.
8. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego podpisania umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, o której mowa w ust. 7, lub podpisania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz oświadczenia, o których mowa w ust. 7.
9. Odmowa podpisania dokumentów, o którym mowa w ust. 7, przez Wykonawcę może skutkować natychmiastowym odstąpieniem od niniejszej umowy przez Zleceniodawcę bez zachowania okresu wypowiedzenia, o którym mowa w § 11 ust. 1.
§ 8 Powierzenie czynności
1. Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego przekazać praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy na rzecz osób trzecich.
2. Wykonawca będzie wykonywał przedmiot umowy bezpośrednio przez osoby wskazane w Ofercie.
3. W sytuacji, gdy z przyczyn nieleżących po stronie Wykonawcy osoba lub osoby wskazane w Ofercie stanowiącej Załącznik nr 2 do umowy, nie będą mogły zrealizować całości bądź części przedmiotu umowy, Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić o tym
fakcie Zleceniodawcę. W uzasadnionych przypadkach, tj. x.xx. w sytuacji wystąpienia choroby osoby wskazanej w ofercie lub osoby bliskiej uniemożliwiającej właściwą realizację przedmiotu umowy przez osobę wskazaną w Ofercie lub innej istotnej sytuacji losowej uniemożliwiającej osobistą realizację Zamówienia, Zamawiający może dopuścić zastępstwo, pod warunkiem wykazania adekwatnego doświadczenia przez osobę wyznaczoną na zastępstwo przez Wykonawcę.
§ 9 Zmiany w umowie
1. Zamawiający dopuszcza możliwość zamówień uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia, określonej w umowie.
2. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zmian postanowień umowy, w przypadku zmiany Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w zakresie mającym wpływ na realizację umowy.
3. Niezależnie od postanowień ust. 1 lub ust. 2:
1) Zamawiający dopuszcza zmiany w umowie, gdy jest to uzasadnione potrzebami Zamawiającego wynikającymi z prowadzonego projektu, a w szczególności w związku ze zmianami we wniosku o dofinansowanie projektu lub zmianami w umowie partnerskiej Zamawiającego;
2) Zamawiający dopuszcza zmiany w umowie, gdy jest to konieczne dla prawidłowego wykonania projektu przez Zamawiającego, a w szczególności, gdy zmiana umowy ma zapobiec narażeniu istotnego interesu Zamawiającego lub jest korzystna dla Zamawiającego;
3) Zamawiający dopuszcza zmiany w umowie w zakresie terminu wykonania umowy, gdy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego lub z przyczyn niezależnych od Stron, wykonanie umowy napotyka istotne przeszkody;
4. W przypadku konieczności dokonania zmian w umowie Strony zawrą stosowny aneks. W przypadku odmowy przez Wykonawcę zawarcia aneksu Zamawiający może odstąpić od umowy ze skutkiem natychmiastowym, składając Wykonawcy pisemne oświadczenie.
§ 10 Prawa autorskie
1. Wykonawca oświadcza, że przysługują lub będą mu przysługiwać – nieograniczone jakimikolwiek prawami osób trzecich – autorskie prawa majątkowe do utworu/utworów powstałych w wykonaniu niniejszej umowy - w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz. U. 2006 r., Nr 90, poz. 631 ze zm.) wraz z prawem zezwalania na wykonywanie zależnego prawa autorskiego.
2. Wykonawca oświadcza, iż w ramach wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 umowy
– z chwilą jego zapłaty – przenosi na Zamawiającego :
a. autorskie prawa majątkowe do utworów, o których mowa w ust. 1 na następujących polach eksploatacji:
• utrwalanie na dowolnym nośniku informacji,
• zwielokrotnianie dowolną techniką,
• wprowadzanie do obrotu oraz do sieci teleinformatycznej otwartej i zamkniętej,
• publiczne odtwarzanie dowolną techniką,
• dokonywanie skrótów i przeróbek,
• modyfikacja niezbędna na potrzeby realizowanego projektu.
b. prawo zezwalania na wykonywanie zależnego prawa autorskiego do utworów, o których mowa w ust. 1, na polach eksploatacji wskazanych powyżej.
c. prawo wykorzystywania w całości lub w części dokumentów związanych z organizacją szkolenia, w celu promocji projektu.
3. Przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworów o których mowa ust. 1 i prawa zezwala na wykonywanie zależnego prawa autorskiego do niego jest nieograniczone terytorialnie i czasowo. Zamawiający może wykorzystywać utwór/utwory o których mowa w ust. 1 na całym świecie we wszystkich mediach, na wszystkich polach eksploatacji wymienionych powyżej, przez cały czas trwania praw majątkowych. Zamawiający ma prawo udzielać licencji do korzystania z utworu/utworów przez osoby trzecie na warunkach przez niego określonych, jak również przenosić autorskie prawa majątkowe do przedmiotu umowy, a także prawo zezwalania na wykonywanie zależnego prawa autorskiego do przedmiotu umowy, na osoby trzecie.
4. Wykonawca zobowiązuje się względem Zamawiającego, iż nie będzie wnosił przeciwko niemu żadnych roszczeń dotyczących sposobu korzystania z utworów objętych prawami autorskimi.
§ 11 Rozwiązanie umowy
1. Niniejsza umowa może zostać rozwiązana na podstawie pisemnego wypowiedzenia złożonego przez którąkolwiek ze Stron z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia liczony jest od pierwszego dnia miesiąca następującego po dniu dostarczenia wypowiedzenia drogą pocztową lub elektronicznie.
2. Zamawiający jest upoważniony do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy w przypadku:
1) niewykonywania lub nienależytego wykonania obowiązków Wykonawcy wskazanych w umowie – przy czym Zamawiający wezwie Wykonawcę do wykonania lub należytego wykonania obowiązków, wyznaczając Wykonawcy stosowny termin nie krótszy niż 7 dni na ich wykonanie oraz wskazując zakres naruszeń lub zaniechań – przy czym wezwanie może być przekazane Wykonawcy z zastosowaniem poczty elektronicznej na adres email wskazany przez Wykonawcę,
2) rozwiązania umowy o dofinansowanie/współpracy, na podstawie której jest finansowana niniejsza umowa; przy czym Zamawiający ma obowiązek rozliczyć się z Wykonawcą za wykonane przez niego zadania określone niniejszą umową;
3) nieprzekazania przez IZ/donatora środków finansowych na realizację niniejszej umowy, przy czym Zamawiający ma obowiązek rozliczyć się z Wykonawcą za wykonane przez niego Zamówienie określone niniejszą umową.
3. W przypadku niewykonywania przedmiotu umowy/ lub jej odpowiedniej części w terminie wynikającym z postanowień umowy Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy i zlecić wykonywanie umowy osobie trzeciej na koszt i ryzyko Wykonawcy.
§ 12 Osoby uprawnione do kontaktów
1. Zamawiający oświadcza, że osobą uprawnioną do kontaktów w sprawach dotyczących realizacji niniejszej umowy jest
Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx, numer telefonu: 575 032 139, e-mail: xxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx Xxxx Xxxx Xxxxxxxxx, numer telefonu: 533 803 868, e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
2. Wykonawca oświadcza, że osobą uprawnioną do kontaktów w sprawach dotyczących realizacji niniejszej umowy jest Pan/i xxxxxxxx, numer telefonu xxxxxxxxxxxxxxxx, e-mail xxxxxxxxxx.
1. Strony zgodnie oświadczają, że ilekroć w niniejszej umowie jest mowa o drodze elektronicznej oznacza to informowanie Stron, korespondencję Stron z wykorzystaniem poczty e-mail przesyłanej na adresy wskazane w ust. 1 i ust. 2, przy czym w przypadku informacji, korespondencji przesyłanej przez Wykonawcę do Zamawiającego oznacza to wysyłanie informacji na wszystkie adresy poczty e-mail wskazane po stronie Zamawiającego.
§ 13 Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
3. Wszelkie spory mogące wyniknąć w związku z realizacją niniejszej umowy będą rozstrzygane przez Xxxxxx ugodowo, a gdy nie będzie to możliwe poddane zostaną rozstrzygnięciu właściwego dla siedziby Zamawiającego sądu powszechnego.
4. Umowa sporządzona została w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
5. Integralną część niniejszej umowy stanowią wymienione poniżej załączniki.
…………………… ………………….
Zleceniodawca Wykonawca
Załączniki do umowy:
Załącznik 1 – Zapytanie ofertowe nr 10/BZP/IIS/FFW/2021 Załącznik 2 - Oferta Wykonawcy
Załącznik 3 - Założenia Inkubacji Załącznik 4 - Harmonogram
Załącznik 5 - Wzór protokołu odbioru Załącznik 6 – Wzór rachunku
Załącznik 7 - Wzór karty czasu pracy
Załącznik 8 - Wzór oświadczenia wykonawcy (do rachunku)
Załącznik 9 - Klauzula informacyjna określająca zasady przetwarzania danych osobowych Załącznik 10 – Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
Załącznik 11 - Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
Załącznik nr 3
Założenia inkubacji
Istotne warunki wsparcia metodycznego oraz prowadzenia warsztatów Service Design
1. Celem pracy metodyka oraz prowadzących warsztaty Service design dla innowatorów społecznych jest wsparcie w procesie projektowania i rozwoju autorskich mikroinnowacji społecznych w obszarach działania Inkubatora „Śląska Przestrzeń Innowacji” zgodnie z założeniami metody Service design (projektowania usług).
2. W okresie realizacji umowy Zamawiający przeprowadzi trzy rundy inkubowania innowacji społecznych. Jedna runda inkubowania innowacji społecznej trwa od 9 do 12 miesięcy. W jednej rundzie inkubacji będzie opracowywanych jednocześnie ok. 13 (+/- 2) innowacji
społecznych. Łącznie w ramach zamówienia odbędzie się inkubacja 40 mikroinnowacji społecznych. Innowatorzy społeczni na rozwój swojego pomysłu otrzymają granty do 45 tys. zł.
3. W skład stałego zespołu merytorycznego projektu wchodzą: koordynator, specjalista ds. inkubacji, specjalista ds. jakości badań i testowania, specjalista ds. współpracy ze środowiskiem lokalnym, opiekunowie innowacji (ok. 10 osób) oraz metodyk Service design.
4. W związku z tym, że wszystkie inkubowane rozwiązania (40) przechodzą przez proces Service design, natomiast w ramach wsparcia innowatorzy będą współpracowali z osobami pełniącymi rolę opiekunów innowacji, kluczowe jest uspójnienie metod i narzędzi wykorzystywanych przez wszystkich opiekunów innowacji i innowatorów, jak również bieżąca ewaluacja i korygowanie pracy opiekunów innowacji. Metodyk SD będzie osobą ściśle współpracującą z opiekunami innowacji oraz zespołem merytorycznym projektu.
5. Usługa przeprowadzenia warsztatów Service design obejmuje przeprowadzenie trzech cykli warsztatów dla uczestników projektu. Każdy cykl składający się średnio z 5 warsztatów x 8 godzin lekcyjnych z zakresu kolejnych faz projektowania innowacji społecznej (łącznie 3 cykle szkoleniowe * 40 godzin = 120 godzin lekcyjnych). Warsztaty powinny obejmować pracę nad konkretnymi pomysłami na innowacje społeczne, których autorami będą uczestnicy warsztatów.
6. Zamawiający zakłada, że w każdym cyklu warsztatów (łącznie 3 cykle) weźmie udział średnio 25-30 osób. Ostateczna liczba osób przydzielona do poszczególnych grup będzie wynikała z potrzeb Zamawiającego, jednakże nie powinna przekroczyć 30 os./grupa. Łącznie w ramach Zamówienia przeszkolona zostanie grupa około 100 osób.
7. Po uzgodnieniu z Zamawiającym sumaryczna liczba warsztatów może zostać zwiększona (przy jednoczesnym zachowaniu wymiaru 40 godzin lekcyjnych). Taka sytuacja jest uzasadniona w szczególności w sytuacjach opisanych w punkcie 8.
8. Warsztat lub warsztaty w ramach zamówienia mogą być zrealizowane w formule online w następujących sytuacjach: gdy będzie to wskazane ze względu na sytuację epidemiczną. Zmiana formuły stacjonarnej na formułę online musi każdorazowo zostać uzgodniona z Zamawiającym. Zmiana formuły nie może generować dodatkowych kosztów dla Zamawiającego.
9. Rekomendowane jest prowadzenie warsztatów przez dwóch trenerów łącznie.
10. Poszczególne warsztaty mogą być prowadzone przez jedną osobę w sytuacji, gdy grupa uczestników zostanie podzielona na mniejsze, lub w przypadku gdy jest to uzasadnione merytorycznie. Dopuszczalne jest podzielenie uczestników na dwie równoległe grupy (na wybranych warsztatach bądź na wszystkich warsztatach). Podzielenie grupy nie może powodować zwiększenia sumarycznej godzin przeprowadzenia warsztatu i zwiększać wartości zamówienia.
11. Terminy realizacji warsztatów muszą zostać uzgodnione z Zamawiającym. Terminy warsztatów powinny być dopasowane do możliwości uczestników.
Ramowy schemat wsparcia uczestników projektu
Poniżej znajduje się opis programu merytorycznego inkubacji (dla każdego cyklu program jest analogiczny).
Etap | Forma/tematyka | Opis |
A. | Zamówienie innowacji | 1. | Spotkanie z Zamawiającym innowację 1 | Ustalenie kontekstu, oczekiwań, możliwości współpracy przy testowaniu, zebranie pierwszych danych |
B. | Opracowanie i rozwinięcie | 1. | Warsztat – Empatia 1 | Ustalenie kontekstu wokół wybranego wyzwania, stworzenie mapy interesariuszy, sformułowanie pyt. badawczych w kontekście tworzonego rozwiązania |
2. | Praca własna - Badania 1 | Desk research | ||
3. | Warsztat – Empatia 2 | Omówienie i wybór technik badawczych, wyznaczenie obszarów i pyt. badawczych niezbędnych do poszerzenia wiedzy w zakresie problemu wśród odbiorców innowacji, ustalenie pyt. do kwestionariusza wywiadu | ||
4. | Praca własna – Badania 2 | Badania potrzeb użytkowników - Zebranie info od użytkowników innowacji - wywiady, obserwacje, inne techniki | ||
5. | Warsztat – Definicja 1 | Zebranie info, w tym tzw. insightów, stworzenie person, definicja/redefinicja wyzwania projektowego | ||
6. | Warsztat – Ideacja/Generowa nie pomysłów | Generowanie pomysłów | ||
C. | Przygotowanie do wdrażania – prototypowanie | 1. | Konsultacje indywidualne - Prototypowanie 1 | Stworzenie prototypu i ustalenie planu testowania prototypu I |
D. | Testowanie* | 1. | Praca własna - Testowanie 1 | Testowanie prototypu w oparciu o wypracowany scenariusz |
E. | Ewaluacja | 1. | Konsultacje indywidualne | Weryfikacja założeń oraz przebiegu testowania, decyzja o powrocie do |
wcześniejszych faz lub zaprojektowania innego rozwiązania oraz jego testowaniu | ||||
C2. | Przygotowanie do wdrażania - prototypowanie | 2. | Konsult. indywidua. - Prototypowanie 2 | Stworzenie prototypu i ustalenie planu testowania prototypu II*1 |
D2. | Testowanie | 2. | Praca własna – Testowanie 2 | Testowanie prototypu II w oparciu o wypracowany scenariusz |
F. | Przygotowanie do wdrażania – skalowanie | 1. | Warsztat - Model skalowania innowacji | Praca nad modelem skalowania innowacji |
E2. | Ewaluacja | 2. | Praca własna | Opracowanie raportu z przebiegu prac nad innowacją wraz z opisem modelu wypracowanej innowacji |
G. | Odbiór innowacji | 1. | Spotkanie z Zamawiającym innowacji | Prezentacja z raportu z przebiegu prac nad innowacji wraz z opisem ostatecznego modelu wypracowanej innowacji |
A. Spotkanie Innowatora z Zamawiającym
Pierwsze spotkanie innowatora z zamawiającym innowację – spotkanie jest zorganizowane aby zebrać najważniejsze informacje o problemie/wyzwaniu nad którym pracuje innowator.
B. Opracowanie i rozwinięcie pomysłu (ok. 4 miesiące)
Pierwszym elementem pracy nad rozwojem pomysłu jest przejście fazy empatii, podczas której odbywają się dwa warsztaty (warsztat nr 1 i 2), podczas których innowatorzy przygotują plan badań dot. potrzeb potencjalnych użytkowników projektowanych rozwiązań. Jest to kluczowa faza dalszego projekt., gdyż może okazać się, że problem nad którym pracują innowatorzy postawiony został w niewłaściwy sposób – co można zweryfikować wyłącznie w konfrontacji z klientami rozwiązania. Cel: ustalenie realnych potrzeb odbiorców. Faza zakłada przeprowadzenie badań z potencjalnymi odbiorcami rozwiązania. W organizacji badań pomagać będzie opiekun innowacji, zespół projektu oraz zamawiający innowację (np. udostępnienie pomieszczeń, dotarcie z informacją do
1 Jeżeli wynik testu wskaże na konieczne przemodelowanie rozwiązania dopuszczamy możliwość przetestowania II prototypu w ramach grantu.
respondentów). Nad metodyką przeprowadzenia badania czuwał będzie specjalista ds. badań i testowania (członek zespołu inkubatora).
Kolejną fazą jest definicja i generowanie rozwiązań. Wnioski z badań wśród użytkowników mogą pokierować proces w zupełnie innym kierunku niż wskazywało wyzwanie projektowe. Zredefiniowanie problemu może diametralnie zmienić kierunek poszukiwanych rozwiązań. Warto jest więc jeszcze raz przyjrzeć się wyzwaniu projektowemu i zastanowić, czy faktycznie odbiorcy widzą problem tak samo jak zamawiający innowację. Na ten cel zostanie przeznaczony osobny warsztat nr 3 projektowy.
Innowatorzy jeszcze raz spojrzą również na swój pomysł i spróbują wymyślić jego modyfikacje oraz znaleźć alternatywne rozwiązania (wygenerować nowe pomysły). Podstawowym narzędziem będzie tutaj proces burzy mózgów – brainstorming (w formie warsztatu nr 4). Etap powinien zakończyć się oceną i wyborem najlepszego pomysłu, na bazie którego powstanie prototyp.
Przygotowanie do wdrażania rozwiązania cz. 1 – prototypowanie (ok. 2 miesiące)
Etap przygotowania pomysłu do wdrażania podzielony został na dwie części. Pierwszą z nich będzie prototypowanie – opracowanie fizycznych elementów, makiet, umożliwiających sprawdzenie funkcjonalności projektowanego rozwiązania. Prototypem będzie, np. scenariusz gry, instrukcja dla użytkownika, makieta. Najważniejsza tu jest możliwość wizualnego zaprezentowania pomysłu
użytkownikom i szybkie zebranie opinii nt. rozwiązania. Etap może wymagać indywidualnego wsparcia od opiekuna, który trzyma się zasady tworzenia prostego i taniego prototypu i pomaga innowatorom wybrać, co będzie prototypem. Prototyp sfinansowany będzie z grantu.
Testowanie w skali mikro (ok. 3 miesiące)
Na tym etapie wybrane rozwiązanie jest testowane w środowisku prawdziwych użytkowników na małej grupie odbiorców. Zapewnione będzie wsparcie organizacyjne w przebiegu i miejsca testu oraz dotarciu do osób – potencjalnych odbiorców mikroinnowacji. Nad metodyką przeprowadzenia testu czuwał będzie specjalista ds. badań i testowania (członek zespołu inkubatora).
Przygotowanie do wdrażania cz. 2 – plan skalowania rozwiązania
Ostateczna wersja rozwiązania (innowacji) zostanie rozwinięta o model skalowania rozwiązania podczas ostatniego warsztatu nr 5. Wyznaczeni zostaną potencjalni interesariusze rozwiązania oraz wypracowana zostanie strategia skalowania (tzw. action plan).
Załącznik nr 4 - Harmonogram realizacji Zamówienia Harmonogram - część A.
Zadanie | Termin realizacji | |
1) | Przygotowanie scenariusza procesu wsparcia innowatorów społecznych w metodzie Service design na podstawie Załącznika nr 2– Założenia inkubacji oraz przygotowanie harmonogramu wsparcia uczestników projektu. | 30 dni od podpisania umowy |
2) | Opracowanie (wspólnie z opiekunami innowacji) indywidualnych ścieżek wsparcia dla uczestników projektu (40 pomysłów na mikroinnowacje społeczne). | 30 dni od rozpoczęcia inkubacji w każdej rundzie. Planowane terminy rozpoczęcia inkubacji: I – sierpień 2021 II- luty 2022 III – czerwiec 2022) |
3) | Przeprowadzenie szkolenia wprowadzającego dla zespołu projektu (ok. 15 osób), w tym w szczególności dla opiekunów innowacji, zastosowania i przebiegu metody Service design w inkubowaniu innowacji społecznych. | Do 10 września 2021 |
4) | Bieżąca weryfikacja pracy opiekunów innowacji, zbieranie raportów z bieżącej pracy i udzielanie konsultacji w kwestii prowadzenia inkubacji poszczególnych rozwiązań opracowywanych przez uczestników projektu tj. mikroinnowacji społecznych (min. 1 telekonferencja w miesiącu z każdym z opiekunów). | Od września 2021 do maja 2023 w podziale na rundy: I – wrzesień 2021 – czerwiec 2022 II-luty 2022 – styczeń 2023 III – czerwiec 2022 – maj 2023 |
5) | Współpraca z uczestnikami projektu, współprojektowanie i nadzór przebiegu kluczowych faz inkubacji innowacji społecznych, tj. przeprowadzenia badań z użytkownikami, wyboru rozwiązania i prototypu do testowania, sposobu przetestowania prototypu i przygotowania innowacji do wdrożenia łącznie dla 40 mikroinnowacji w czasie realizacji umowy. | Od września 2021 do maja 2023 w podziale na rundy: I – wrzesień 2021 – czerwiec 2022 II-luty 2022 – styczeń 2023 III – czerwiec 2022 – maj 2023 |
6) | Opracowywanie materiałów merytorycznych dla uczestników projektu z zakresu pracy w metodyce Service Design. | Od sierpnia 2021 do maja 2023 |
7) | Współpraca z podmiotami zamawiającymi innowacje w celu sformułowania wyzwań (problemów do rozwiązania metodą design thinking/service design) dla innowatorów społecznych (zadanie zawiera zarówno aktualizację istniejących wyzwań jak i wsparcie metodyczne przy opracowaniu nowych wyzwań zgłaszanych przez podmioty z woj. śląskiego). | Od sierpnia 2021 do marca 2022 |
8) | Rozwiązywanie problemów związanych z procesem inkubacji innowacji społecznych, w którym uczestniczą innowatorzy. | Od sierpnia 2021 do maja 2023 |
9) | Udział w projektowaniu modeli wdrożenia i skalowania mikroinnowacji społecznych wypracowanych w ramach projektu. | Od sierpnia 2021 do maja 2023 |
10) | Realizacja zadań sprawozdawczych związanych z prowadzeniem procesu wsparcia dla uczestników projektu, w tym sporządzanie opinii, raportów lub innych dokumentów wskazanych przez Xxxxxxxxxxxxx. | Od sierpnia 2021 do maja 2023 |
Ramowy harmonogram rund inkubacji:
I runda – wrzesień 2021 – czerwiec 2022 II runda - luty 2022 – styczeń 2023
III runda – czerwiec 2022 – maj 2023
Ramowy harmonogram warsztatów może ulec zmianie.
Załącznik nr 5
Protokół odbioru wykonania usługi
Przez
………..…………………………………………………………………………………………………
dla Fundacji Fundusz Współpracy, ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa
zgodnie z zawartą umową nr ……………………………………………. z dnia…………………
za……………………………………………………………….. stosownie do umowy z dnia…….
Dokumenty przekazane Zamawiającemu:
1. ……………………….
2. ……………………….
3. ………………………
Fundacja Fundusz Współpracy poświadcza wykonanie zamówienia zgodnie z przedmiotem zamówienia.
Przyjmuje się bez zastrzeżeń / stwierdza się zastrzeżenia*
*-Niepotrzebne skreślić
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………… Termin usunięcia nieprawidłowości/ Uwagi
……………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………
WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY
Miejscowość/data/podpis Miejscowość/data/podpis
Załącznik nr 6
………………………, dn. …………………
(miejscowość) (data)
RACHUNEK DO UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG nr
Imię i nazwisko Xxx(i)
...............................................................................................................................................
Dla Fundacji „FUNDUSZ WSPÓŁPRACY” za wykonanie następującej(-go) usługi za realizację usługi stosownie do umowy.
kwota brutto słownie złotych
.............................................................................................. 00/100
Oświadczam, że usługę wykonałem(am) osobiście
Wynagrodzenie podlega podatkowi dochodowemu od osób fizycznych, Fundacja „Fundusz Współpracy” jest moim płatnikiem w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.
........................................................... Miejscowość, dnia | .................................................................... |
podpis wystawcy rachunku |
POTWIERDZENIE ODBIORU USŁUGI
Dzieło zostało wykonane i przyjęte:
Warszawa, dnia ...................................................
...................................................................................
pieczęć i podpis Zamawiającego
OBLICZENIE WYNAGRODZENIA | POKWITOWANIE ODBIORU NALEŻNOŚCI | |
1. Kwota brutto zł | Kwituję odbiór zł: | |
a) Kwota wynagrodzenia | ||
b) Dieta unijna | ||
2. Odliczenia | ||
a) Dieta według rozporządzenia Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej | ||
3. Nadwyżka diety do opodatkowania | ||
4. Razem kwota wynagrodzenia i nadwyżka diety do opodatkowania | ||
5. Składka ZUS Usługobiorcy / Przyjmującego zamówienie | ||
6. Podstawa ubezpieczenia zdrowotnego | Słownie zł: | |
8. Podstawa opodatkowania | Data: | |
9. Podatek dochodowy naliczony | Podpis: | |
10. Ubezpieczenie zdrowotne | ||
11. Podatek dochodowy odprowadzony | ||
12. Składka ZUS Usługodawcy / Zamawiającego | ||
10. Pobrana zaliczka | Nr KW | |
11. Kwota przelewu na konto | Data: | |
12. Kwota gotówki do wypłaty | Podpis: | |
13. W przypadku przelewu na konto proszę podać nazwę banku i numer konta ………………………………………………………………………………………………………………...….. | ||
Obliczył: | Sprawdził: | |
* niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 8 - Oświadczenie Wykonawcy
(PROSZĘ WYPEŁNIĆ PISMEM DRUKOWANYM)
OŚWIADCZENIE USŁUGOBIORCY/PRZYJMUJĄCEGO ZAMÓWIENIE*
Część I, II i III wypełniają tylko osoby fizyczne będące stroną umowy I DANE OSOBOWE
Nazwisko ...................................................................... | Imiona ......................................................................... |
PESEL | Dowód osobisty: seria nr ............................... |
Imię ojca ...................................................................... | Imię matki .................................................................... |
Data urodzenia .............................................................. | Miejsce urodzenia .......................................................... |
NIP | Telefon kontaktowy ....................................................... |
Nazwa banku i numer konta ................................................................................................................................. | |
Urząd Skarbowy ................................................................................................................................................... | |
II ADRES ZAMIESZKANIA (do celów podatkowych):
Gmina (dzielnica): ......................................................... | Miejscowość .................................................................. |
Ulica ............................................................................ | Nr domu nr mieszkania ........................... |
Kod pocztowy - | Poczta .......................................................................... |
Powiat ......................................................................... | Województwo ............................................................... |
Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia
...........................................................................................................
III FORMA ZATRUDNIENIA USŁUGOBIORCY/ PRZYJMUJĄCEGO ZAMÓWIENIE*
1. Pozostaję w stosunku pracy z...............................................................................................................................
2. Jestem studentem do 26 roku życia TAK / NIE*
3. Pobieram emeryturę / rentę TAK / NIE*
4. Prowadzę działalność gospodarczą TAK / NIE*
5. Osiągam dochody z umowy o świadczenie usług / o dzieło* u innego pracodawcy TAK / NIE*
(jeżeli tak, proszę podać okres wykonywania umowy u innego pracodawcy
……………………………………………………. )**
6. Moje miesięczne wynagrodzenie ze stosunku pracy i / lub innym zleceniodawcą przekracza
/ nie przekracza* najniższe(go) wynagrodzenie(a)
7. Czy pozostaje w rejestrze osób bezrobotnych w Urzędzie Pracy TAK / NIE*
(jeśli tak, to proszę pamiętać o obowiązku zgłoszenia zawarcia umowy w Urzędzie Pracy w ciągu 5 dni)
IV Oświadczam ponadto, iż*:
▪ wykonując umowę, zgodnie z obowiązującymi przepisami, występuję jako podatnik podatku VAT
▪ wykonując umowę, zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie występuję jako podatnik podatku VAT
▪ przedmiot umowy wykonałem (am) w ramach prowadzonego przedsiębiorstwa, samodzielnie odprowadzam podatek dochodowy
▪ przedmiot umowy wykonałem (am) działając jako osoba fizyczna, zaś, Fundacja "Fundusz Współpracy" będzie płatnikiem zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia z tytułu wykonania niniejszej umowy
Data i podpis składającego oświadczenie:
..............................................................................................................
* niepotrzebne skreślić,
** informacja niezbędna w celu wyeliminowania podwójnego naliczenia i odprowadzenia składek do ZUS
Załącznik nr 9 – Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych
W związku z zawarciem umowy w ramach projektu pn. „Śląska Przestrzeń Innowacji” przyjmuję do wiadomości, że:
1. Administratorem moich danych osobowych jest minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, mający siedzibę przy xx. Xxxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx.
2. Przetwarzanie moich danych osobowych jest zgodne z prawem i spełnia warunki, o których mowa art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. g Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) – dane osobowe są niezbędne dla realizacji Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 (PO WER) na podstawie:
a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013
r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Xxxxxxxxxx oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Xxxxxxxxxx oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320, z późn. zm.),
b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013
r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 470, z późn. zm.),
c) ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (Dz. U. z 2018 r. poz. 1431, z późn. zm.);
d) rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i Zarządzającymi (Dz. Urz. UE L 286 z 30.09.2014, str. 1).
3. Moje dane osobowe będą przetwarzane w zbiorach: „Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój”, „Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych”.
4. Moje dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu zawarcia i realizacji umowy w ramach projektu „Śląska Przestrzeń Innowacji”.
5. Moje dane osobowe zostały powierzone do przetwarzania Instytucji Zarządzającej, beneficjentowi realizującemu projekt – Fundacji Fundusz Współpracy, ul. Górnośląska 4a, 00- 444 Warszawa (nazwa i adres beneficjenta) oraz podmiotom, które na zlecenie beneficjenta uczestniczą w realizacji projektu grantowego – Centrum Rozwoju Inicjatyw Społecznych CRIS, xx. Xxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxx (nazwa i adres ww. podmiotów). Moje dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom realizującym badania ewaluacyjne na zlecenie Instytucji Zarządzającej lub beneficjenta. Moje dane osobowe mogą zostać również powierzone
specjalistycznym firmom, realizującym na zlecenie Instytucji Zarządzającej oraz beneficjenta kontrole i audyt w ramach PO WER. Moje dane osobowe mogą zostać powierzone podmiotom świadczącym na rzecz Instytucji Zarządzającej usługi związane z obsługą i rozwojem systemów teleinformatycznych.
6. Moje dane osobowe mogą zostać udostępnione organom upoważnionym zgodnie z obowiązującym prawem.
7. Podanie danych jest warunkiem koniecznym zawarcia i realizacji umowy, a odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości współpracy.
9. Moje dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
10. Moje dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
11. Moje dane osobowe będą przechowywane do czasu rozliczenia Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014 -2020 oraz zakończenia archiwizowania dokumentacji.
12. Mogę skontaktować się u beneficjenta z osobą, która odpowiada za ochronę przetwarzania danych osobowych wysyłając wiadomość na adres poczty elektronicznej xxxx@xx-xxx.xx lub z powołanym przez administratora Inspektorem Ochrony Danych wysyłając wiadomość na adres poczty elektronicznej xxx@xxxx.xxx.xx.
13. Mam prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania jeżeli spełnione są przesłanki określone w art. 16 i 18 RODO.
14. Mam prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
MIEJSCOWOŚĆ I DATA CZYTELNY PODPIS
Załącznik nr 9 – Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
UPOWAŻNIENIE Nr xx/BZP/IIS DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Z dniem xxxxxxxxxx., na podstawie art. 29 w związku z art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L 119 z 04.05.2016, str. 1) (RODO), upoważniam Panią Xxxxxxx Xxxxx-Xxxxxxxxx do przetwarzania danych osobowych w zbiorze Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania Pana/Pani* stosunku prawnego łączącego Pana/Panią z Fundacją Fundusz Współpracy.
Czytelny podpis osoby upoważnionej do wydawania i odwoływania upoważnień.
Upoważnienie otrzymałem/am
(miejscowość, data, podpis)
Oświadczam, że zapoznałem/am się z przepisami powszechnie obowiązującymi dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym z RODO, a także z obowiązującym w Fundacji Fundusz Współpracy opisem technicznych i organizacyjnych środków zapewniających ochronę i bezpieczeństwo, przetwarzania danych osobowych i zobowiązuję się do przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych określonych w tych dokumentach.
Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych, z którymi zapoznałem/am się oraz sposobów ich zabezpieczania, zarówno w okresie trwania umowy jak również po ustaniu stosunku prawnego łączącego mnie z Fundacją Fundusz Współpracy.
Czytelny podpis osoby składającej oświadczenie
Załącznik nr 11
UMOWA O POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
zawarta dnia ………….. w ,
pomiędzy:
Fundacją „Fundusz Współpracy”, z siedzibą w Warszawie przy ul. Górnośląskiej 4a, 00-
444 Warszawa, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i
zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000112576, posiadającą NIP 000-000-00-00,
reprezentowaną przez:
zwaną dalej w treści umowy Powierzającym
a
……………………………………………………………………………………………..
reprezentowanym przez:
zwaną dalej w treści umowy Przetwarzającym
§ 1
1. Niniejsza Umowa zostaje zawarta na czas realizacji i rozliczenia projektu „Śląska Przestrzeń Innowacji” realizowanego w ramach Osi Priorytetowej IV innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa Programu Operacyjnego Wiedza, Edukacja, Rozwój 2014-2020 (zwanym dalej PROJEKTEM).
2. Administratorem Danych Osobowych jest minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, mający siedzibę przy xx. Xxxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx.
3. Powierzający oświadcza, że zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanym dalej "RODO") posiada upoważnienie Administratora Danych Osobowych do dalszego powierzenia
przetwarzania, które są przetwarzane przy realizacji projektu „Śląska Przestrzeń Innowacji”.
§ 2
1. Przetwarzający w związku z realizacją zadania, o jakim mowa powyżej, będzie uzyskiwał dostęp do danych osobowych beneficjentów w Projekcie.
2. Powierzający oświadcza, iż Dane Osobowe zostały pozyskane i są przetwarzane przez niego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym zgodnie z RODO.
3. Powierzający potwierdza w szczególności, że:
a. przekazał osobom, których dane dotyczą informacje o przetwarzaniu ich danych w zakresie i w sposób wymagany przez RODO,
b. jest uprawniony do przetwarzania Danych Osobowych i powierzenia ich do przetwarzania Przetwarzającemu.
4. Powierzający potwierdza, że techniczne i organizacyjne środki wdrożone przez Przetwarzającego, są odpowiednie i wystarczające dla ochrony praw osób, których Dane Osobowe dotyczą, i uznaje, że Przetwarzający zapewnia wystarczające gwarancje w tym zakresie.
5. Niezależnie od powyższego, Przetwarzający zobowiązuje się do realizacji umowy w ramach Projektu w sposób bezpieczny i zgodny z prawem, w tym do zapewnienia bezpieczeństwa Danych Osobowych podczas przekazywania ich do Powierzającego, podejmowania odpowiednich działań mających na celu bezpieczne szyfrowanie lub tworzenie we własnym zakresie kopii zapasowych Danych Osobowych powierzonych Przetwarzającemu oraz ochrony Danych Osobowych przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich.
6. Przetwarzający będzie przetwarzał powierzone dane osób:
a. Uczestnicy projektu w zakresie imię, nazwisko, …..
7. Przetwarzający będzie przetwarzał powierzone dane osobowe wyłącznie w celu realizacji projektu „Śląska Przestrzeń Innowacji”.
§ 3
1. Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać pozyskane dane osobowe wyłącznie w celu wykonania umowy, o jakiej mowa na wstępie.
§ 4
1. Przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia przez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.
2. Przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
3. Przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy zgodnie ze wzorami obowiązującymi w Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.
4. Przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust. 3 pkt. b Rozporządzenia) przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich u Przetwarzającego, jak i po ustaniu stosunku pracy.
5. Przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem, zgodnie oświadczeniem Powierzającego, usunie lub zwróci Powierzającemu wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych. Oświadczenie, o którym mowa z zdaniu poprzedzającym, Powierzający dostarczy (umówioną drogą) Przetwarzającemu w terminie 30 dni od zakończenia zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem. W przypadku niedostarczenia oświadczenia w terminie strony uznają to jako żądanie usunięcia danych osobowych.
6. W miarę możliwości Powierzający pomaga Przetwarzającemu w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.
7. Przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je Powierzającemu, najpóźniej w ciągu 24h od wykrycia naruszenia.
§ 5
1. Powierzający zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt. h Rozporządzenia ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Przetwarzającego przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia umowy.
2. Powierzający realizować będzie prawo kontroli w godzinach pracy Przetwarzającego i z minimum 14 dniowym jego uprzedzeniem. W przypadku niezależnej od Przetwarzającego niemożliwości przeprowadzenia Kontroli w planowanym terminie lub innych niespodziewanych przeszkód, Przetwarzający powiadomi Powierzającego o takich okolicznościach i zaproponuje nowy termin Audytu, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od terminu wskazanego przez Powierzającego.
3. Przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Powierzającego, nie dłuższym niż 7 dni.
4. Przetwarzający udostępnia Powierzającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.
5. Kontrola może odbyć się za pośrednictwem niezależnego audytora pod warunkiem zawarcia z Przetwarzającym stosownej umowy zachowania poufności.
6. Powierzający zobowiązuje się, że jako upoważniony audytor nie zostanie wyznaczony podmiot prowadzący pośrednio lub bezpośrednio działalność konkurencyjną w
stosunku do działalności prowadzonej przez Przetwarzającego. Przez działalność konkurencyjną rozumie się każdą działalność, odpłatną lub nieodpłatną, w kraju lub za granicą, niezależnie od formy prawnej, która jest prowadzona w tym samym lub takim samym zakresie przedmiotowym i skierowana do tego samego kręgu odbiorców, pokrywająca się – chociażby częściowo – z zakresem działalności podstawowej lub ubocznej Przetwarzającego lub podmiotów z grupy Przetwarzającego na świecie. Dla oceny czy dany podmiot jest konkurencyjny, brany pod uwagę będzie nie tylko przedmiot działalności takiego podmiotu wynikający z treści umowy lub innego dokumentu stanowiącego podstawę jego funkcjonowania, ale również przedmiot działalności faktycznie wykonywanej przez ten podmiot. W przypadku zlecenia przeprowadzenia Audytu podmiotom konkurencyjnym w stosunku do Przetwarzającego, jest on uprawniony do odmowy przeprowadzenia Audytu do czasu wyznaczenia innego podmiotu przeprowadzającego Audyt w imieniu Powierzającego lub do czasu ustalenia dalszego sposobu postępowania pomiędzy Przetwarzającym a Powierzającym.
7. Kontrola podlega następującym warunkom:
a. może dotyczyć jedynie Danych Osobowych powierzonych do przetwarzania Przetwarzającemu na podstawie Umowy i będzie ograniczony do siedziby Przetwarzającego i urządzeń służących do przetwarzania Danych Osobowych oraz personelu zaangażowanego w czynności przetwarzania objęte zakresem Umowy,
b. będzie prowadzony sprawnie i tak szybko jak to jest możliwe,
c. będzie odbywać się nie częściej niż raz w roku, chyba że Kontrola jest wymagana zgodnie z wymogami prawa lub przez właściwy organ nadzorczy, bądź też ma miejsce niezwłocznie po stwierdzeniu istotnego naruszenia Danych Osobowych przetwarzanych na podstawie Umowy,
d. może być wykonywany w zwykłych godzinach pracy Przetwarzającego, w sposób nie zakłócający działalności gospodarczej Przetwarzającego i zgodnie z politykami bezpieczeństwa Przetwarzającego,
e. Powierzający ponosi wszelkie koszty wynikające z lub poniesione w związku z Kontrolą, z wyjątkiem przypadków, w których ujawnione zostanie poważne naruszenie zasad bezpieczeństwa Danych Osobowych, dotyczące lub zagrażające Danym Osobowym.
f. Kontrola nie może zmierzać ani prowadzić do ujawnienia tajemnic prawnie chronionych (w tym tajemnicy przedsiębiorstwa Przetwarzającego) Powierzający jest zobowiązany do utworzenia raportu podsumowującego wraz ustaleniami z Kontroli. Raport zostanie przekazany Przetwarzającemu i będzie stanowić informacje poufne o Przetwarzającym, które nie mogą być ujawniane stronom trzecim bez pisemnej zgody Przetwarzającego, chyba że wymaga tego obowiązujące prawo.
8. Prawo do kontroli Przetwarzającego posiada Administrator Danych Osobowych wymieniony w §1. Powyższe zasady stosuje się odpowiednio.
§ 6
1. Przetwarzający jest zobowiązany do przetwarzania Danych Osobowych wyłącznie zgodnie z poleceniami przekazanymi przez Powierzającego, chyba że prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego stanowi inaczej.
2. Polecenia Powierzającego znajdują się w Umowie oraz Umowie o Świadczenie Usługi lub są zlecane odrębnie. Powierzający jest zobowiązany zapewnić, że wszelkie polecenia przekazywane Przetwarzającemu są zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
3. Wszelkie dalsze polecenia, które wykraczają poza polecenia określone w ust. 2 powyżej, muszą dotyczyć przedmiotu Umowy lub Umowy o Świadczenie Usługi. Jeżeli wdrożenie dalszych poleceń skutkuje kosztami dla Przetwarzającego, poinformuje on Powierzającego o takich kosztach wraz z wyjaśnieniem wysokości kosztów przed wykonaniem polecenia. Po potwierdzeniu przez Powierzającego, że poniesie on koszty wykonania polecenia oraz po ich zapłacie, Przetwarzający jest zobowiązana do realizacji dalszego polecenia pod warunkiem, że pozwalają na to możliwości techniczne i organizacyjne. Powierzający udziela dalszych poleceń na piśmie, chyba że pilny charakter lub inne szczególne okoliczności uzasadniają udzielenie poleceń w formie elektronicznej. Polecenia w formie innej niż pisemna powinny być niezwłocznie odpowiednio udokumentowane.
4. Przetwarzający niezwłocznie informuje Powierzającego, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego i zwraca się do Powierzającego o wycofanie, zmianę lub potwierdzenie kwestionowanego polecenia. W oczekiwaniu na decyzję Przetwarzający jest uprawniony do zawieszenia wykonania kwestionowanego polecenia. W przypadku, w którym wykonanie polecenia Powierzającego mimo złożenia wyjaśnień prowadziłoby do naruszenia powszechnie obowiązujących przepisów prawa Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, Przetwarzający jest uprawniony do wstrzymania się od realizacji tego polecenia.
5. Przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Powierzającego danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Przetwarzającego danych osobowych określonych w umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania przez Przetwarzającego tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Powierzającego.
§ 7
Przetwarzający zobowiązuje się do podjęcia wszelkich kroków służących zachowaniu poufności przez pracowników mających dostęp do danych osobowych, danych osobowych w tajemnicy.
§ 8
1. Przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania umowy, po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Powierzającego. Zgoda Powierzającego jest także wymagana przy przypadku umowy podpowierzenia kolejnym podwykonawcom przez podwykonawcę. Lista podwykonawców stanowi Załącznik nr 1.
2. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Powierzającego danych chyba, że obowiązek taki nakłada na Przetwarzającego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Przetwarzający informuje Powierzającego o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
3. Podwykonawca, o którym mowa w ust. 1 powyżej, powinien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Przetwarzającego w niniejszej Umowie.
4. Przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Powierzającego za niewywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.
§ 9
1. Powierzający jest uprawniony do rozwiązania Umowy bez wypowiedzenia, jeżeli Przetwarzający nie podjął środków zabezpieczających, o których mowa w art. 32-36 RODO, a także w sytuacji, gdy Przetwarzający nie stosował się do wymogów przewidzianych w Rozporządzeniu.
2. Każdej ze Stron przysługuje prawo rozwiązania niniejszej Umowy w trybie natychmiastowym, w przypadku naruszenia postanowień niniejszej Umowy przez drugą Stronę Umowy.
§ 10
Wszelkie spory wynikłe na gruncie niniejszej umowy Strony zobowiązują się rozstrzygać polubownie, a w przypadku braku osiągnięcia porozumienia poddają je rozstrzygnięciu właściwego sądu w Warszawie.
§ 11
1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
2. Integralną część Umowy stanowią:
Załącznik nr 1: „Lista podwykonawców Wykonawcy”
Powierzający Przetwarzający
Załącznik nr 1 – Lista podwykonawców Przetwarzającego
Podwykonawcy | Siedziba |