Istotne postanowienia umowy Umowa nr … na przeprowadzenie serii 3 szkoleń dla laureatów programu FIRST TEAM realizowanego przez Fundację na rzecz Nauki Polskiej (FNP) w zakresie skutecznego zarządzania zespołem badawczym
12/POIR/2018 Załącznik nr 3
Istotne postanowienia umowy
Umowa nr …
na przeprowadzenie serii 3 szkoleń dla laureatów programu FIRST TEAM realizowanego przez Fundację na rzecz Nauki Polskiej (FNP) w zakresie skutecznego zarządzania zespołem badawczym
zwana dalej „Umową”
Zawarta w dniu …………………………… r. pomiędzy:
Fundacją na rzecz Nauki Polskiej z siedzibą w Warszawie (02-611), przy xx. X. Xxxxxxxxxxx 00/00, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 0000109744, NIP 000-00-00-000, REGON 012001533, reprezentowaną przez:
…
zwaną dalej „Zamawiającym”,
a
firmą…,
reprezentowaną przez:
…
zwaną dalej „Wykonawcą”,
łącznie zwanymi Stronami,
o następującej treści:
§ 1
Przedmiot Umowy
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie serii 3 szkoleń (1 szkolenie = co najmniej 8 godzin) mających na celu kompleksowe przygotowanie uczestników - naukowców będących laureatami programu FIRST TEAM realizowanego przez Fundację na rzecz Nauki Polskiej
w ramach Działania 4.4 POIR - do skutecznego zarządzania swoim pierwszym zespołem badawczym. Pierwsze szkolenie z serii powinno być zaplanowane dla 1 grupy składającej się
z ok. 30-50 naukowców i powinno być wprowadzeniem do tematu zarządzania zespołem badawczym, natomiast dwa kolejne szkolenia będą stanowić logiczną kontynuację
i pogłębienie pierwszego. Drugie i trzecie szkolenie, oba o tym samym zakresie tematycznym, ale w różnych terminach, powinno być zaplanowane dla mniejszych grup, składających się
z ok. 15-20 naukowców każda. Uczestnicy pierwszego szkolenia chętni, aby kontynuować swój rozwój w zakresie zarządzania zespołem będą mogli zarejestrować się na szkolenie drugie lub trzecie poprzez dedykowaną platformę internetową prowadzoną przez Zamawiającego. Pierwsze szkolenie odbędzie się w okresie październik-grudzień 2018r., a drugie i trzecie
w okresie kwiecień-wrzesień 2019r. w Polsce, w siedzibie Zamawiającego przy xx.
X. Xxxxxxxxxxx 00/00 w Warszawie. Szkolenia będą przeprowadzone w j. angielskim.Sposób realizacji zamówienia określony jest w Umowie oraz w Zapytaniu ofertowym nr 12/POIR/2018 stanowiącym załącznik nr 3 do Umowy oraz w załącznikach do tego Zapytania.
Zamawiający oświadcza, że zamówienie w ramach niniejszej Umowy jest finansowane ze środków Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój.
Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzonego postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i zakres zamówienia, który Wykonawca zobowiązuje się zrealizować w ramach niniejszej Umowy zawarty jest w Załączniku nr 2 – Opis przedmiotu zamówienia (OPZ).
Zamawiający zobowiązuje się zapewnić odpowiednie warunki do przeprowadzenia szkoleń oraz udzielić Wykonawcy wszelkich informacji potrzebnych do należytego zrealizowania zamówienia.
Zamawiający informuje, że postępowanie prowadzone jest w j. polskim i w j. angielskim. Zamawiający udostępnia treść Zapytania ofertowego i załączników w obu tych językach. Oferta może zostać złożona z wykorzystaniem formularzy w j. polskim lub w j. angielskim. Umowa, która zostanie zawarta z wybranym Wykonawcą, będzie posiadała wersję w j. polskim i w j. angielskim. Zamawiający informuje, że w przypadku wątpliwości interpretacyjnych co do treści Zapytania ofertowego i załączników lub co do umowy, wersja w j. polskim jest wersją wiążącą.
W związku z tym, że środki unijne mają na celu x.xx. realizację strategii na rzecz inteligentnego, zrównoważonego wzrostu sprzyjającego włączeniu społecznemu, a cel ten osiągany jest poprzez wydatkowanie tych środków w sposób zapewniający tworzenie x.xx. wysokiej jakości miejsc pracy, czy ochronę środowiska, Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do przestrzegania przepisów prawa pracy, przepisów o minimalnym wynagrodzeniu, przepisów prawa socjalnego
i prawa ochrony środowiska.
§ 2
Realizacja zamówienia
Wykonawca do wykonania zamówienia (przeprowadzenia szkoleń) wyznacza następującą osobę – Trenera wiodącego (zgodnie z Formularzem ofertowym będącym załącznikiem nr 1 do Umowy): ……… (imię i nazwisko), tel.: ………, e-mail: ………
Konspekt szkolenia, o którym mowa w Dz. III ust. 2 pkt 2 Zapytania ofertowego, w którym określony jest x.xx. harmonogram szkolenia, lista bloków tematycznych, lista poruszanych zagadnień w ramach każdego bloku tematycznego i opis metodyki użytej do przybliżenia odbiorcom tematyki szkolenia, stanowi załącznik nr 5 do Umowy.
W terminie 7 dni roboczych od daty zawarcia Umowy, na podstawie informacji przekazanych Wykonawcy przez Zamawiającego, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje terminów przeprowadzenia szkoleń. Terminy szkoleń określone zostaną w Terminarzu szkoleń, który będzie stanowił załącznik nr 6 do Umowy. Terminarz szkoleń podlega zatwierdzeniu przez Zamawiającego.
Wykonawca zobowiązuje się do współdziałania z Zamawiającym przy realizacji przedmiotu Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się podczas realizacji Umowy przestrzegać przepisów BHP, sanitarnych oraz przeciwpożarowych.
Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia sugestii i zastrzeżeń zgłoszonych przez Zamawiającego (w tym w szczególności zgłaszanych drogą mailową i telefonicznie) na każdym etapie wykonywania wszystkich elementów Umowy.
Wykonawca odpowiada za działania bądź zaniechania podwykonawców jak za swoje własne.
Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji uzyskanych przez niego w związku z zawarciem i wykonywaniem Umowy oraz niewykorzystywania ich do celów innych, niż związane z zawarciem i wykonywaniem Umowy.
Wykonawca oświadcza, że posiada wiedzę i odpowiednie doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia i zobowiązuje się do starannego jego wykonania z zachowaniem wymaganego w tym zakresie profesjonalizmu.
Wykonawca oświadcza, że nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji lub postępowania upadłościowego, na bieżąco reguluje swoje zobowiązania, nie toczą się w stosunku do niego żadne postępowania egzekucyjne i nie zachodzą przesłanki do ogłoszenia jego upadłości.
Po otrzymaniu od Wykonawcy raportu ewaluacyjnego, o którym mowa w ust. 2 pkt 5 OPZ, Zamawiający sporządzi Protokół odbioru potwierdzający należyte przeprowadzenie szkolenia. Protokół odbioru winien być podpisany przez obie Strony.
§ 3
Termin realizacji zamówienia
Termin realizacji zamówienia: od dnia zawarcia Umowy do zrealizowania ostatniego szkolenia.
§ 4
Wynagrodzenie
Za wykonanie całości przedmiotu zamówienia Wykonawcy, zgodnie ze złożoną ofertą, przysługuje wynagrodzenie w kwocie …………… zł brutto (słownie: ………… zł), w tym:
za pierwsze szkolenie w kwocie …………… zł brutto (słownie: ………… zł),
za drugie szkolenie w kwocie …………… zł brutto (słownie: ………… zł),
za trzecie szkolenie w kwocie …………… zł brutto (słownie: ………… zł).
Wynagrodzenie będzie płatne za każde faktycznie przeprowadzone szkolenie.
Dowodem przeprowadzenia szkolenia i wywiązania się przez Wykonawcę ze wszystkich obowiązków określonych w Umowie jest Protokół odbioru, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do Umowy.
Zapłata wynagrodzenia, w formie przelewu bankowego, nastąpi w ciągu 14 dni od dnia otrzymania przez Xxxxxxxxxxxxx lub osobę wskazaną przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT lub rachunku.
Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu faktury VAT w formie elektronicznej (na adres mailowy xxxxxxx@xxx.xxx.xx) lub rachunku w terminie do 7 dni od momentu podpisania Protokołu odbioru.
Za dzień zapłaty Strony zgodnie uznają dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
Rozliczenie usługi w sposób wskazany powyżej w żadnym razie nie wyłącza prawa Zamawiającego do późniejszego zgłaszania uwag (w tym w szczególności odnośnie niezgodności zaoferowanej usługi z warunkami zapytania ofertowego) na zasadach i w terminach określonych w niniejszej Umowie.
§ 5
Kary umowne
Zamawiający zastrzega sobie prawo naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości:
20% wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 4 ust. 1 w przypadku odstąpienia Zamawiającego od Umowy z przyczyn, o których mowa w § 6 ust. 1,
1% wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 4 ust. 1 za każdy dzień przekroczenia terminu, o którym mowa w § 2 ust. 3 Umowy,
5% wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 4 ust. 1 za niewykonanie lub nienależyte wykonanie któregokolwiek z elementów, o których mowa w ust. 2 pkt 3 OPZ (materiały szkoleniowe),
5% wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 4 ust. 1 za niewykonanie lub nienależyte wykonanie któregokolwiek z elementów, o których mowa w ust. 2 pkt 5 OPZ (ewaluacja),
5% wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 4 ust. 1 za niewykonanie lub nienależyte wykonanie któregokolwiek z elementów, o których mowa w ust. 2 pkt 6 OPZ (dyplomy / certyfikaty),
Łączny limit kar umownych ze wszystkich tytułów określonych w tym paragrafie wynosi 50% wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 4 ust. 1.
Kary umowne nie wykluczają dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania na zasadach ogólnych, jeżeli kara umowna nie pokryje wyrządzonej szkody.
W przypadku rozwiązania Umowy bez okresu wypowiedzenia, Strony oświadczają, że w mocy pozostają postanowienia dotyczące kar umownych.
W przypadku naliczenia kar umownych Zamawiający ma prawo dokonać potrącenia naliczonych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę.
§ 6
Odpowiedzialność Wykonawcy
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od Umowy w trybie natychmiastowym
w przypadku:niewykonania lub nienależytego wykonania szkolenia, w szczególności nieprzeprowadzenia szkolenia w terminie wynikającym z Terminarza szkoleń lub przeprowadzenia szkolenia
w sposób niezgodny z Umową,zmiany osoby, o której mowa w § 2 ust. 1 Umowy na inną osobę bez zgody Zamawiającego,
naruszenia zapisów Umowy dotyczących przetwarzania danych osobowych.
Wypowiedzenie musi być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności.
W przypadku wypowiedzenia Umowy w trybie natychmiastowym Zamawiający ma prawo naliczyć Wykonawcy kary umowne na zasadach określonych w Umowie.
Odpowiedzialność Stron z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania Umowy wyłączają jedynie zdarzenia siły wyższej, których nie można było przewidzieć i którym nie można było zapobiec przy zachowaniu nawet najwyższej staranności.
Każda ze Stron ma prawo wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 30-dniowego terminu wypowiedzenia. Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy musi być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności.
Wykonawca jest wyłącznie odpowiedzialny za naruszenie dóbr osobistych i/lub autorskich praw majątkowych przysługujących osobom trzecim, a w przypadku skierowania z powyższego tytułu roszczeń przeciwko Zamawiającemu, Wykonawca zobowiązuje się do całkowitego zaspokojenia słusznych roszczeń osób trzecich oraz zwolnienia Zamawiającego od obowiązku jakichkolwiek świadczeń z tego tytułu.
§ 7
Poufność
Wykonawca jest obowiązany zachować w tajemnicy przed osobami trzecimi wszelkie informacje o Zamawiającym oraz informacje, co do których uzyskał dostęp w związku z wykonywaniem Umowy i ma prawo je wykorzystywać tylko w celu wykonania przedmiotu Umowy.
Z obowiązku, o którym mowa w ust. 1 zwalnia Wykonawcę jedynie pisemna zgoda Zamawiającego.
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 nie dotyczy informacji dostępnych publicznie oraz informacji żądanych przez uprawnione organy w zakresie w jakim te organy są uprawnione do ich żądania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 wiąże Zamawiającego i Wykonawcę także po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się powiadomić każdą osobę zaangażowaną do realizacji Umowy,
w tym podwykonawcę związanego z wykonaniem Umowy, o obowiązku zachowania tajemnicy.
§ 8
Przetwarzanie danych osobowych
W celu prawidłowej realizacji Umowy Zamawiający, jako Administrator Danych Osobowych, powierza Wykonawcy na podstawie art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „rozporządzenie”) przetwarzanie danych osobowych w celu niezbędnym do realizacji postanowień niniejszej Umowy.Fundacja na rzecz Nauki Polskiej oświadcza, że jest Administratorem Danych Osobowych, które powierza Wykonawcy.
Powierzone dane osobowe mogą być przetwarzane przez Wykonawcę wyłącznie w celu prawidłowej realizacji Umowy.
Powierzone dane osobowe zawierają w szczególności informacje o pracownikach Fundacji na rzecz Nauki Polskiej (FNP) oraz dane osobowe uczestników szkoleń.
Wykonawca będzie przetwarzał, powierzone na podstawie niniejszej Umowy, następujące kategorie danych osobowych, jak np.: imię, nazwisko, numer telefonu, adres email, miejsce pracy, stopień naukowy.
Wykonawca zobowiązuje się nie korzystać z usług innego podmiotu przetwarzającego dane osobowe bez uprzedniej szczegółowej lub pisemnej zgody Zamawiającego. W przypadku ogólnej pisemnej zgody Wykonawca informuje Zamawiającego o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających. Zamawiający może wyrazić sprzeciw wobec zaproponowanych przez Wykonawcę zmian.
Wykonawcy przysługuje prawo do przetwarzania danych osobowych w terminie od dnia ich otrzymania do dnia zakończenia realizacji niniejszej Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie Zamawiającego, chyba że obowiązek przetwarzania w inny sposób nakładają na Wykonawcę przepisy prawa.
Wykonawca zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania powierzonych danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy w związku z powierzonymi do przetwarzania danymi osobowymi.
Wykonawca podejmuje wszelkie środki techniczne i organizacyjne wymagane w rozporządzeniu w celu optymalnego zabezpieczenia powierzonych mu danych osobowych. Ponadto, pomaga Zamawiającemu wywiązać się z obowiązków określnych w rozporządzeniu w zakresie zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych do organu nadzorczego oraz zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych.
Wykonawca przestrzega wszelkich warunków określonych w rozporządzeniu w zakresie ewentualnego korzystania z usług innego podmiotu zewnętrznego.
Wykonawca pomaga Zamawiającemu poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane osobowe dotyczą
w zakresie przysługujących jej praw.Wykonawca, w przypadku zakończenia niniejszej Umowy, niezwłocznie, ale nie później niż
w terminie wygaśnięcia lub wypowiedzenia Umowy, upływu terminu wypowiedzenia Umowy, lub zrealizowaniu ostatniego szkolenia zobowiązuje się zwrócić lub usunąć wszelkie dane osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone, w tym skutecznie usunąć je również z nośników elektronicznych pozostających w jego dyspozycji.Wykonawca udostępnia Zamawiającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w niniejszym paragrafie oraz umożliwia audytorowi oraz Zamawiającemu przeprowadzenie audytów, inspekcji.
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody spowodowane przetwarzaniem, jeśli nie dopełnił obowiązków, które nakłada niniejsza Umowa, lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Zamawiającego lub wbrew tym instrukcjom. Ponadto, Wykonawca jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z Umową,
a w szczególności za udostępnienie osobom nieupoważnionym.W przypadku naruszenia przepisów rozporządzenia lub niniejszej Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w następstwie, czego Zamawiający zostanie zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub zostanie ukarany karą grzywny, wykonawca zobowiązuje się pokryć Zamawiającemu poniesione z tego tytułu straty i koszty.
§ 9
Dane kontaktowe stron
Wykonawca wskazuje Xxxxxxxxxxxxx … , tel., e-mail: … jako osobę do kontaktu w zakresie realizacji Umowy. Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą najważniejsze kwestie związane
z zamówieniem, zgłaszał jej uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących zamówienie.Zamawiający wskazuje Wykonawcy …, tel. …, e-mail: … jako osobę do kontaktu w zakresie realizacji Umowy.
Wykonawca oświadcza, że wyznaczona przez niego osoba zna warunki zawarte w Zapytaniu ofertowym, ofercie oraz Umowie.
Zmiana danych osobowych lub teleadresowych osób, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 niniejszego paragrafu następuje poprzez pisemne zgłoszenie drugiej Stronie i nie stanowi zmiany treści niniejszej Umowy. Za wystarczającą formę Strony uznają zgłoszenie dokonane za pomocą poczty elektronicznej.
§ 10
Istotne zmiany postanowień Umowy
Wszelkie zmiany niniejszej Umowy i jej warunków mogą być dokonywane za zgodą obu Stron, wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności.
Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej Umowy:
zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, należnego za wykonanie przedmiotu zamówienia w przypadku ustawowej zmiany przepisów normujących wysokość stawki podatku VAT w odniesieniu do tej części wynagrodzenia, której zmiana dotyczy. Kwota brutto Umowy ulegnie wówczas zmianie polegającej na dostosowaniu jej do aktualnie obowiązującej stawki podatku VAT,
zmiany osoby, o której mowa w §2 ust. 1 Umowy - w takim przypadku Wykonawca musi wykazać, że zaproponowana nowa osoba posiada co najmniej takie same wykształcenie
i doświadczenie jak osoba zmieniana, zmiana ta wymaga zgody Zamawiającego,poprzez wprowadzenie zmian do programu szkoleń, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 OPZ, jeżeli taka zmiana pozwoli osiągnąć cele szkolenia w stopniu wyższym niż zakładane, zmiana wymaga zgody Zamawiającego,
zmian ustalonych terminów szkoleń określonych w Terminarzu szkoleń, o którym mowa
w §2 ust. 3 Umowy, jeżeli termin ustalony w Terminarzu nie może być dochowany, zmiana terminu wymaga zgody Zamawiającego,polegającej na możliwości realizacji drugiego i trzeciego szkolenia w terminie do 31.12.2019r.
§ 11
Postanowienia końcowe
Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji Umowy będą rozstrzygane przez Zamawiającego i Wykonawcę w formie negocjacji. W przypadku niemożności dojścia przez Zamawiającego i Wykonawcę do porozumienia, wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy miejscowo dla Zamawiającego.
W zakresie nieuregulowanym Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
Wykonawca nie może przenosić praw i obowiązków wynikających z Umowy na podmioty trzecie bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie.
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach (każdy z egzemplarzy
w wersji polskiej i wersji angielskiej), po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.Integralną częścią Umowy są następujące załączniki:
Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy,
Załącznik nr 2 - Opis przedmiotu zamówienia,
Załącznik nr 3 - Zapytanie ofertowe nr 12/POIR/2018,
Załącznik nr 4 – Wzór protokołu odbioru,
Załącznik nr 5 – Konspekt szkolenia,
Załącznik nr 6 – Terminarz szkoleń,
Załącznik nr 7 - KRS, CEIDG, oryginał lub potwierdzone za zgodność z oryginałem pełnomocnictwo dla osoby podpisującej Umowę ze strony Wykonawcy.
……………………………………… ………………………………………
Zamawiający Wykonawca
7
z
7