ZaP-156/18 Jarosław 21.08.2018 r.
ZaP-156/18 Jarosław 21.08.2018 r.
Do Usługodawców/Wykonawców
Centrum Opieki Medycznej w Jarosławiu w związku z planowanym udzieleniem zamówienia w trybie art. 4 pkt. 8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych pn. – Usługa usprawnienia procesów w zakresie gospodarki magazynowej w COM Jarosław (opis przedmiotu zamówienia w załączeniu) zwraca się do Państwa z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na w/w zadanie do dnia 24.08.2018 r. do godz. 12:00.
Zakres usługi zgodny z załączonym opisem przedmiotu zamówienia.
1. Termin realizacji zamówienia: – 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy
2. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej:
Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium:
a) Cena za wykonanie całości zamówienia - 100 %
b) Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru:
Cena brutto za wykonanie zamówienia oferty najtańszej C =
c) Cena brutto za wykonanie zamówienia oferty badanej
x 100 = ilość punktów
Zamawiający udzieli zamówienia temu wykonawcy, który uzyska najwyższą liczbę punktów w oparciu o ustalone powyżej kryterium ceny.
3. Warunki płatności: przelew 60 dni. Płatność realizowana będzie w ratach wypłacanych przez okres trwania umowy na podstawie wystawianych faktur.
Oferta powinna być podpisana przez osoby umocowane do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy. Umocowanie do złożenia ofert winno być dołączone do oferty o ile nie wynika ono wprost z innych dokumentów załączonych do oferty.
Do oferty należy dołączyć:
- pełnomocnictwo jeżeli oferta nie została podpisana przez osoby upoważnione do tych czynności dokumentem rejestracyjnym oraz w przypadku podmiotów występujących wspólnie.
- oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymaganą wiedzę, doświadczenie oraz uprawnienia tj.
Potwierdzenie dysponowania personelem posiadającym następujące kwalifikacje (wykaz osób):
1. Kierownik projektu, który posiada wykształcenie wyższe, posiada certyfikat zarządzania projektami na poziomie co najmniej IPMA-C (IPMA Level C: Certified Project Management Associate) lub równoważny oraz zarządzał co najmniej czterema projektami wdrożeniowymi w obszarze IT w okresie ostatnich 5 lat odebranymi przez zamawiającego, o wartości co najmniej 60 tys. zł brutto każdy
2. minimum jednego eksperta, który posiada wykształcenie wyższe, a także uczestniczył we wdrażaniu co najmniej 2 projektów informatycznych, o wartości co najmniej 60 tys. zł brutto każdy, których przedmiotem było usprawnienie procesów logistycznych w obszarze gospodarki magazynowej, tj. utworzenie i obsługa magazynów niemedycznych głównych oraz lokalnych w systemie informatycznym w ciągu ostatnich 3 lat
3. Co najmniej jednego eksperta, który posiada wykształcenie wyższe i uczestniczył co najmniej w 3 projektach informatycznych, których przedmiotem było przeprowadzenie analizy, opracowanie koncepcji projektu, analiza zgodności założeń koncepcji projektu z realizacją w
zakresie wdrożenia procedur i procesów dotyczących gospodarki magazynowej w okresie ostatnich 3 lat.
lub
4. Co najmniej 2 specjalistów, z których każdy posiada wiedzę i co najmniej 2 letnie doświadczenie w zakresie programowania i budowania zasilania danymi narzędzi do monitorowania w obszarze gospodarki lekami i materiałami.
- Poświadczenie wykonania minimum (Referencje/wykaz usług):
jednej usługi optymalizacji procesów w zakresie gospodarki materiałowej obejmującej co najmniej:
• Uruchomienie magazynów dla sprzętu jednorazowego i materiałów diagnostycznych;
• Ustalenie i zaimplementowanie limitów kwotowych po stronie OPK w procesie zamówień materiałowych
• Połączenie magazynów i stworzenie grupy magazynów głównych z utworzonymi grupami towarów i materiałów
• Wprowadzenie elektronicznych zamówień – ujednolicenie nazewnictwa (synonimy/zamienniki)
• Ustalenie harmonogramu wydawania towarów z magazynu z dokładnością do komórki organizacyjnej lub osoby dystrybuującej towar.
• Monitorowanie zgodności założeń koncepcji projektu z realizacją
Należy przedstawić co najmniej 1 referencje o wartości co najmniej 60 tys. zł brutto;
- oświadczenie, że wykonawca posiada polisę OC, na kwotę 100.000 zł, która przez czas związania umową zabezpieczy roszczenia w przypadku szkód wyrządzonych Zamawiającemu lub osobom trzecim.
Ofertę można:
a) przesłać e-mailem (skan oferty z podpisami osób upoważnionych do reprezentacji) na adres:
b) przesłać faxem na nr : 16/621 54 21;
c) złożyć w siedzibie Zamawiającego lub przesłać pocztą na adres COM Centrum Opieki Medycznej, ul. 3 Maja 70, 37 – 500 Jarosław (Sekretariat).
1. Zaleca się, aby wykonawca zamieścił ofertę w kopercie:
1) koperta powinna być oznaczona w następujący sposób:
Centrum Opieki Medycznej, 00-000 Xxxxxxxx, xx. 0 Xxxx 00, oferta na
Usługa usprawnienia procesów w zakresie gospodarki magazynowej w COM Jarosław
nie otwierać przed 24-08-2018 do godz. 12:00 ”
z nazwą i pieczątką wykonawcy;
W niniejszym postępowaniu – nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015r. poz. 2164 z późn. zm.)
O terminie zawarcia umowy Oferent, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza cenowo, zostanie powiadomiony telefoniczne
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 24-08-2018 r. o godz. 12:30 w pok. Sekcja Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia.
Informacje szczegółowe: Sekcja Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia Xxxxxxxx Xxxxx, Xxxxxx Xxxxx, - tel. /16/ 000-00-00
Załącznik nr 1
FORMULARZ OFERTOWY
Pieczęć firmowa
Centrum Opieki Medycznej ul. 3 Maja 70
37-500 Jarosław
My, niżej podpisani, ……………………………………………………………………………………..
Działając w imieniu i na rzecz (nazwa, adres, tel., faks, adres e-mail) …..…………………………….
…………………………………………………………………………………………………………… w odpowiedzi na przekazane Zapytanie Ofertowe na:
„Usługa usprawnienia procesów w zakresie gospodarki magazynowej w COM Jarosław”
składamy niniejszą ofertę
Oferujemy realizację
zamówienia zgodnie z Zapytaniem Ofertowym za zryczałtowaną cenę
Cena ofertowa netto: .................................. zł + należny podatek VAT zł
Cena ofertowa brutto: zł
(słownie brutto: )
Zobowiązujemy się realizować zamówienie w terminach określonych w Zapytaniu Ofertowym. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami Zapytania Ofertowego i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń.
Oświadczamy że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymaganą wiedzę, doświadczenie oraz uprawnienia jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadana takich uprawnień.
Oświadczamy że posiadamy polisę OC na kwotę minimum 100.000 zł , która przez czas związania umową zabezpieczy roszczenia w przypadku szkód wyrządzonych Zamawiającemu lub osobom trzecim.
Oświadczam, że akceptuję wzór umowy i zobowiązuję się w przypadku wyboru mojej oferty do zawarcia umowy na warunkach wymienionych w Zapytaniu Ofertowym.
Ważność oferty 30 dni Załączniki:
………………………………........
…………………, dn r.
…….………………………… (podpis upoważnionego
przedstawiciela)
Załącznik nr 2
WZÓR UMOWY
Umowa nr……/2018
Zawarta w dniu roku pomiędzy:
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………. reprezentowanym przez:
……………………………………………………………………………………………………………
…………
zwaną dalej Zamawiającym, a
……………............................................ .............................……, reprezentowaną przez:
1. ............................................………………………
2. ................................................................................
zwanym dalej Wykonawcą
W wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego z dnia na:
„Usługę usprawnienia procesów w zakresie gospodarki magazynowej”, zawarto umowę o następującej treści:
§ 1
1. Przedmiotem zamówienia jest usprawnienie procesów w zakresie gospodarki magazynowej zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu Ofertowym z dnia………
………………………………………….
§ 2
1. Termin wykonania całości zamówienia: 6 miesięcy od daty zawarcia umowy.
2. Realizacja przedmiotu Umowy odbywać się będzie na podstawie szczegółowego harmonogramu rzeczowo-finansowego wraz z płatnościami, który będzie stanowił Załącznik nr 1 do niniejszej umowy, po jego sporządzeniu i zaakceptowaniu przez Xxxxxxxxxxxxx. Harmonogram zostanie sporządzony w porozumieniu z Zamawiającym w terminie 14 dni od daty zawarcia Umowy.
3. Strony zobowiązują się do ostatecznego zatwierdzenia treści Harmonogramu w terminie 21 dni od dnia zawarcia umowy.
4. Wykonawca opracuje harmonogram w oparciu o złożoną ofertę oraz opis przedmiotu zamówienia. Harmonogram może ulegać zmianom bez konieczności podpisywania aneksu do umowy, jednakże zmiany w harmonogramie wymagają pisemnej akceptacji Zamawiającego.
§ 3
1. Zamawiający zobowiązuje się dołożyć niezbędnych starań zapewniających umożliwienie Wykonawcy sprawnego wykonywania postanowień oraz obowiązków wynikających z niniejszej umowy, tj.:
• zapewnienie osoby koordynującej realizację po stronie Zamawiającego,
• wyznaczenia osób w celu powołania zespołu projektowego, oraz zapewnienia ich dyspozycyjności do merytorycznej i technicznej współpracy z Wykonawcą w ramach tego zespołu,
• współpracy i wsparcia w zakresie postanowień oraz zarządzeń wewnętrznych wynikających z ustaleń zespołu projektowego,
• udzielanie wszelkich niezbędnych informacji w celu realizacji przedmiotu zamówienia,
• zapewnienia dostępu do Systemu Informatycznego oraz Oprogramowania Systemowego Zamawiającego w zakresie niezbędnym do realizacji zadań wynikających z niniejszej umowy,
• zapewnienie dostępności sprzętu spełniającego minimalne wymagania aplikacji we wszystkich miejscach, gdzie będzie użytkowany System Informatyczny,
• realizacji zadań zgodnie z ustaleniami zespołu wdrożeniowego i harmonogramem przedstawionymi przez Wykonawcę,
• reorganizacji procesów/struktury w obszarze gospodarki magazynowej po stronie Wykonawcy zgodnie z ustaleniami zespołu projektowego,
• terminowej realizacji zadań ustalonych z Wykonawcą,
• zapewnienia, że podczas realizacji nie nastąpią istotne zmiany struktury organizacyjnej Zamawiającego, a jeżeli zachodzić będzie uzasadnione przypuszczenie o możliwości o wystąpieniu takich zmian, Zamawiający poinformuje o tym Wykonawcę na etapie przygotowania harmonogramu realizacji niniejszego zamówienia,
• nieodpłatnego udostępnienia pomieszczeń na czas realizacji przedmiotu umowy, w których możliwe będzie wypełnienie zadań z niej wynikających,
• monitorowania stosowania się personelu do ustalonych i przekazywanych przez wykonawcę wytycznych określających proces i zakres ewidencji danych.
2. Termin wykonania zostanie dotrzymany pod warunkiem realizacji przez Zamawiającego w wymaganych terminach wszystkich zadań określonych niniejszą umową, w szczególności w ustępach poprzedzających, jak również określonych przez Wykonawcę w harmonogramie szczegółowym. Jeżeli Zamawiający nie będzie wykonywać terminowo powołanych zadań, termin realizacji Projektu może ulec wydłużeniu z winy Zamawiającego.
§ 4
1. Prace obejmujące niniejsza umowę będą realizowane w pomieszczeniach Zamawiającego. W przypadku nie przyjęcia przedstawionych przez Wykonawcę propozycji terminów wizyt, terminy określone w §2 ulegają stosunkowemu przedłużeniu, o tyle dni, o ile Zamawiający przesunął termin wizyty.
2. W przypadku braku gotowości personelu Zamawiającego do realizacji zaplanowanych prac lub wizyty ze strony Wykonawcy, Zamawiający zobowiązany jest do pisemnego lub drogą mailową, lub telefonicznego poinformowania o tym Kierownika Projektu po stronie Wykonawcy, z co najmniej z 1 dniowym wyprzedzeniem. Strony uzgodnią w takim przypadku nowy termin wizyty.
3. W przypadku jeśli Zamawiający nie odwoła wizyty zgodnie z ust.2 powyżej lub jeśli zaplanowane do wykonania prace nie będą mogły być zrealizowane z powodów leżących po stronie Zamawiającego, Zamawiający zobowiązany jest do zwrotu kosztów przyjazdu i oddelegowania pracowników Wykonawcy.
4. Wykonanie usługi wdrożeniowej każdorazowo potwierdzane będzie odpowiednim protokołem.
5. Osobą odpowiedzialną za kontakty, zarządzanie oraz nadzorowanie realizacji niniejszej umowy po stronie Zamawiającego jest …………………………………………..………………., tel.
………………….………………… e-mail: …………………………………………………………………….
6. Osobą odpowiedzialną za kontakt, zarządzanie oraz nadzorowanie realizacji niniejszej umowy po stronie Wykonawcy jest …….………………………………………………... tel e-
mail: ………………………………………………………………..
7. Osoby wskazane w ust. 5 i 6 niniejszego paragrafu upoważnione są do dokonywania wiążących ustaleń w zakresie realizacji przedmiotu Umowy, podpisywania protokołów odbiorów oraz do zmiany harmonogramu realizacji przedmiotu Umowy. Zmiana osób,
wskazanych w powyższych ustępach, nie stanowi zmiany niniejszej Umowy i jest skuteczna z dniem pisemnego powiadomienia drugiej strony.
§ 5
1. Odbiór przedmiotu umowy odbywać się będzie w miejscu realizacji przedmiotu zamówienia.
2. Odbiorowi podlegają etapy umowy obejmujące usługi wdrożeniowe.
3. Za datę wykonania przez Wykonawcę poszczególnych etapów przyjmuje się datę zgłoszenia przez Wykonawcę gotowości odbioru etapu.
4. Pisemne protokoły odbioru, sporządzone zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym paragrafie, stanowią potwierdzenie prawidłowej realizacji etapów umowy obejmujących usługi wdrożeniowe i są podstawą do wystawienia faktury.
5. Strony przyjmują następującą procedurę odbioru:
• Wykonawca zgłasza gotowość do odbioru przesyłając Zamawiającemu protokół odbioru.
• Zamawiający jest zobowiązany w terminie określonym w harmonogramie, ale nie dłuższym niż 3 dni od otrzymania protokołu odbioru, do przystąpienia do odbioru poprzez:
- podpisanie protokołu odbioru, potwierdzającego realizację prac bez zastrzeżeń lub,
- podpisanie protokołu odbioru i zgłoszenia zastrzeżeń, w zakresie prac składających się na dany etap umowy. W takim przypadku Strony uzgodnią termin i zakres niezbędnych zmian.
Wykonawca zobowiązany jest usunąć przyczynę zastrzeżeń w tak określonym terminie. Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio.
• Nie podpisanie protokołu odbioru lub nie podpisanie protokołu odbioru z zastrzeżeniami przewidzianych umową zadań przez Zamawiającego w wyżej przewidzianym terminie uznaje się za realizację etapu umowy. W takim przypadku jednostronnie podpisany przez Wykonawcę protokół odbioru jest skuteczny wobec Zamawiającego i wywołuje skutki przewidziane umową.
6. Ciężary i ryzyka związane ze stanowiącym przedmiot odbioru elementem projektu przechodzą na Zamawiającego z chwilą przyjęcia od Wykonawcy danego elementu przedmiotu Umowy.
7. Błędy oprogramowania aplikacyjnego posiadanego przez Zamawiającego, a podlegającego zmianie konfiguracyjnej podczas realizacji projektu i zgłaszane przez Xxxxxxxxxxxxx w trakcie realizacji umowy, przed lub podczas odbioru, nie będą miały wpływu na dokonanie odbioru prac przewidzianych w ramach umowy. Zgłoszone błędy oprogramowania możliwe będą do realizacji na podstawie odrębnych umów, w trybie Nadzoru Autorskiego świadczonego przez producenta oprogramowania.
8. Modyfikacje oprogramowania aplikacyjnego, polegające na zmianie sposobu działania oprogramowania aplikacyjnego względem przewidzianej przez producenta funkcjonalności opisanej w dostarczonej dokumentacji użytkowej modułu, zgłaszane przez Xxxxxxxxxxxxx przed lub podczas odbioru, nie będą miały wpływu na dokonanie odbioru. Zgłoszenia te mogą być realizowane przez Wykonawcę na podstawie odrębnych umów lub w trybie Nadzoru Autorskiego świadczonego przez producenta oprogramowania.
9. Jeżeli z jakichkolwiek przyczyn w toku realizacji przedmiotu niniejszej umowy, świadczenie stanie się niemożliwe do wykonania, bądź jedna ze Stron odstąpi od umowy lub ją rozwiąże (za wypowiedzeniem lub ze skutkiem natychmiastowym) bądź też umowa zostanie rozwiązana za porozumieniem Stron, Xxxxxx zobowiązane są niezwłocznie, nie później jednak niż do 7 dni od daty wystąpienia takiej przyczyny lub zdarzenia, sporządzić protokół stanu zaawansowania Projektu.
10. Termin sporządzenia protokołu zaawansowania Projektu wyznacza Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym.
11. W protokole stanu zaawansowania Projektu, Strony określą zakres usług dotychczas wykonanych oraz – w razie potrzeby - zasady rozliczenia i wynagrodzenia za usługi wykonane i rozpoczęte, z uwzględnieniem zasad przewidzianych postanowieniami niniejszej umowy.
§ 6
1. Za realizację przedmiotu zamówienia, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w kwocie brutto ………………………………………., netto ………………………………..
2. Z zastrzeżeniem postanowień ust. 4 poniżej, rozliczenie za wykonane przedmiotu zamówienia i inne świadczenia nastąpi fakturami częściowymi wystawianymi po zakończeniu danego etapu realizacji Umowy, wg harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu stanowiącego załącznik do niniejszej umowy.
3. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie do 60 dni od daty wystawienia faktury VAT, na rachunek bankowy wskazany na fakturze. W przypadku niedoręczenia faktury w terminie 7 dni od dnia jej wystawienia, termin płatności ulega odpowiedniemu wydłużeniu.
4. W przypadku braku płatności przez Zamawiającego przez okres dłuższy niż 2 miesiące, Wykonawca ma prawo do wypowiedzenia niniejszej Umowy z winy Zamawiającego lub wstrzymania realizacji Umowy do czasu uregulowania przez Zamawiającego wszystkich zaległych należności. Ewentualne wstrzymanie wykonywania niniejszej Umowy nastąpi poprzez pisemne powiadomienie Zamawiającego i nie spowoduje dla Wykonawcy żadnych negatywnych konsekwencji prawnych.
5. Zmiana stawki podatku od towarów i usług (VAT) w trakcie obowiązywania niniejszej umowy, w odniesieniu do usług przewidzianych niniejszą umową, skutkuje, z dniem wejścia w życie nowej stawki VAT, zmianą wynagrodzenia brutto należnego wykonawcy oraz zmianą kalkulacji cenowej stanowiącej załącznik nr 1 do umowy w zakresie stawki VAT i nie wymaga aneksu do niniejszej umowy.
6. Za dzień zapłaty uznaje się dokonanie polecenia przelewu z rachunku Zamawiającego.
7. Zamawiający oświadcza, że jest płatnikiem podatku od towarów i usług (VAT), posiada NIP. 8.
§ 7
1. Żadna ze Stron Umowy nie będzie odpowiedzialna za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy spowodowane przez okoliczności traktowane jako Siła Wyższa. Przez Siłę Wyższą rozumie się zdarzenia pozostające poza kontrolą każdej ze Stron, których nie mogły one przewidzieć ani zapobiec, a które zakłócają lub uniemożliwiają realizację Umowy.
2. W przypadku zaistnienia Siły Wyższej, Strona, której taka okoliczność uniemożliwia lub utrudnia prawidłowe wywiązanie się z jej zobowiązań niezwłocznie nie później jednak niż w ciągu 14 dni, powiadomi drugą Stronę o takich okolicznościach i ich przyczynie.
3. Jeżeli Siła Wyższa, będzie trwała nieprzerwanie przez okres 180 dni lub dłużej, każda ze stron może rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym, bez nakładania na żadną ze Stron dalszych zobowiązań, oprócz płatności należnych z tytułu wykonanych usług.
4. Okres występowania Siły Wyższej powoduje odpowiednie przesunięcie terminów realizacji usług określonych w Umowie.
§ 8
Zasady powierzenia Wykonawcy danych osobowych, wobec których Zamawiający pełni funkcję administratora, nastąpi w odrębnej pisemnej umowie o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.
§ 9
1. Umowa jest jawna i podlega udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach prawa regulujących dostęp do informacji publicznej. Nie mniej jednak, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w Umowie stronom nie wolno, bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej strony, ujawnić jakiejkolwiek osobie trzeciej następujących informacji:
• know–how, zastosowanych metodologii, procedur, algorytmów wykorzystanych przy realizacji Umowy,
• dokumentów sporządzonych w wykonaniu Umowy takich jak scenariusze testowe, scenariusze rozwiązań, arkusze wariantów, rejestr ryzyk,
• innych informacji i danych, co do których Strona podjęła działania zmierzające do ochrony przed ujawnieniem osobom trzecim;
2. Zobowiązanie powyższe nie dotyczy sytuacji udostępnienia informacji poufnych upoważnionym władzom lub organom administracyjnym, na ich prawnie uzasadnione żądanie.
3. Strony odpowiadają za zachowanie zasad poufności, określonych w niniejszym artykule, przez wszystkie osoby, którymi posługują się przy wykonywaniu Umowy.
4. Postanowienia niniejszego paragrafu obowiązują również po wygaśnięciu lub rozwiązaniu niniejszej umowy.
§ 10
1. Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za nie wykonanie lub niewłaściwe wykonanie zobowiązań z Umowy, które spowodowane były nieterminowym wywiązaniem się ze zobowiązań drugiej Strony.
§ 11
1. Zamawiający zastrzega sobie stosowanie kar umownych w następujących przypadkach i wysokościach:
• w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po jego stronie, Wykonawcy przysługuje kara umowna w wysokości 5% łącznej wartości umowy z podatkiem VAT,
• w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 15% łącznej wartości umowy z podatkiem VAT,
• w przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę, Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 5% łącznej wartości umowy z podatkiem VAT,
•
• za opóźnienie z tytułu nieterminowego wykonania przedmiotu umowy Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 0,1% wartości netto umowy, za każdy dzień zwłoki,
2. Łączna wartość kar umownych, o których mowa w ust.1 nie może przekroczyć 30% wynagrodzenia netto, należnego Wykonawcy z tytułu realizacji umowy.
3. Naliczone przez Stronę kary umowne płatne są w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania do ich zapłaty.
4. Jeżeli szkoda przekracza wysokość naliczonych kar umownych, strony mogą dochodzić odszkodowania uzupełniającego, w wysokości różnicy pomiędzy wysokością szkody a naliczonymi karami.
§ 12
1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej umowy w przypadkach gdy:
• nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia,
• konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym, a innym niż Wykonawca stroną,
• konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian dokumentów dotyczących Programu lub wytycznych i zaleceń Instytucji Zarządzającej lub Instytucji Pośredniczącej I i II stopnia,
• termin realizacji przedmiotu umowy ulegnie przesunięciu o czas występowania przeszkód o obiektywnym charakterze (zdarzenia nadzwyczajne, zewnętrzne i niemożliwe do zapobieżenia a więc mieszczące się w zakresie pojęciowym tzw. „siły wyższej”),
• pojawią się na rynku materiały lub urządzenia nowszej generacji, rozwiązania techniczne, lub technologiczne, pozwalające na zaoszczędzenie kosztów realizacji przedmiotu umowy lub kosztów dalszego użytkowania wykonanego przedmiotu umowy;
• ze względu na zaistnienie istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie części umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający zrezygnuje z realizacji części stanowiącej nie więcej niż 20 % zakresu świadczenia wykonawcy. W takim przypadku wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy zostanie pomniejszone proporcjonalnie do zmniejszenia zakresu świadczenia Wykonawcy,
• z uzasadnionych przyczyn, w celu prawidłowego zrealizowania wszystkich działań objętych przedmiotem umowy i osiągnięcia zamierzonego przez Zamawiającego rezultatu, konieczna stanie się modyfikacja terminów Działań określonych w umowie,
• wynikną rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez strony.
§ 13
1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Niniejsza umowa może zostać zmieniona w przypadku zmiany stawki podatku VAT skutkującej zmianą wysokości wynagrodzenia brutto należnego Wykonawcy.
3. Strony będą dążyć do polubownego rozstrzygnięcia wszelkich sporów, jakie mogą wyniknąć w związku z interpretacją lub wykonywaniem niniejszej Umowy. W przypadku nie osiągnięcia porozumienia sądem właściwym dla rozpoznania sporu będzie sąd właściwy według siedziby zamawiającego.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa.
5. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron.
§ 14
Integralną częścią niniejszej umowy jest:
• Harmonogram rzeczowo-finansowy wraz z płatnościami realizacji zamówienia.
• Oferta wykonawcy z dnia……………..
Zamawiający Wykonawca
………………………………
…………………………
Załącznik nr 3
Opis przedmiot zamówienia:
Usługa usprawnienia procesów w zakresie gospodarki magazynowej w COM Jarosław. Zamawiający oświadcza, że:
1. posiada wdrożony i użytkowany Szpitalny System Informacyjny InfoMedica/AMMS produkcji ASSECO POLAND S.A. wykonany w technologii trójwarstwowej w części białej oraz w technologii klient-serwer w części szarej. Posiadane moduły systemu informacyjnego InfoMedica/AMMS współpracują tylko z motorem bazy danych Oracle. Dane przechowywane są w relacyjnej bazie danych ORACLE. Obecnie aplikacje dla „części szarej” i „części białej” wykorzystują platformę technologiczną Oracle.
2. System InfoMedica/AMMS to kilkadziesiąt zintegrowanych ze sobą programów. Wszystkie moduły są ze sobą powiązane i stanowią pewną całość zależną od siebie. Cały system dzieli się na część medyczną i administracyjną. Część medyczna współpracuje ze sobą za pomocą elektronicznego systemu zleceń i wspólnej bazy danych. Część administracyjna wykorzystuje natomiast dane z części medycznej do celów analitycznych, sprawozdawczych, kosztowych.
W części administracyjnej Zamawiający posiada następujące moduły systemu InfoMedica: Finanse- Księgowość, Rejestr Zakupów, Rejestr Sprzedaży, Koszty, Wycena Kosztów Normatywnych, Windykacja, Obsługa Kasy Gotówkowej, Gospodarka Materiałowa, Kadry Płace, Obsługa Sprzedaży, Środki Trwałe i Wyposażenie, Zamówienia Publiczne. W części medycznej Zamawiający posiada następujące moduły systemu InfoMedica/AMMS: Apteka, Apteczka Oddziałowa, Zlecenia, Blok Operacyjny, Laboratorium, Punkt Pobrań, Zakażenia Szpitalne, Oddział, Rejestracja, Pracownie, Statystyka, Rozliczenia, Gabinet, Izba Przyjęć.
System bazodanowy Szpitalnego Systemu Informacyjnego oparty jest na bazie Oracle Standard Edition One 12g.
1. Przedmiotem zamówienia jest usprawnienie procesów w zakresie gospodarki materiałami na co mają mieć wpływ następujące czynności:
- Analiza szczegółowych wymagań oraz współpraca w budowie koncepcji rozwiązania wraz z przygotowaniem niezbędnej dokumentacji projektowanego rozwiązania określonego dalej jako dokument pod nazwą „Projekt Wdrożenia”.
- Analiza procesów logistycznych dotyczących leków i materiałów pod kątem optymalizacji oraz minimalizacji nadmiarowych czynności
- Uruchomienie magazynów głównych oraz lokalnych dla sprzętu jednorazowego, materiałów diagnostycznych, jednorazowych materiałów medycznych i pozostałych materiałów niemedycznych z wyjątkiem żywienia
- Magazynki niemedyczne lokalne mają zostać utworzone na oddziałach szpitalnych, laboratorium, przychodni POZ i Bloku Operacyjnym
- Zmiana procesu zamówień wewnętrznych na magazyny
• Ustalenie i zaimplementowanie limitów kwotowych po stronie OPK w procesie zamówień materiałowych
• Ustalenie modelu zamawiania i realizacji zamówień wraz z określeniem wymaganych rodzajów dokumentów dla magazynów
- Optymalizacja struktury magazynów i stworzenie grupy magazynów głównych z utworzonymi grupami towarów i materiałów
- Wprowadzenie elektronicznych zamówień – ujednolicenie i normalizacja nazewnictwa towarów (synonimy/zamienniki)
- Określenie personelu, który może zamawiać oraz akceptować zamówienia – formalizacja struktury logistyki i odpowiedzialności
- Określenie zasad ewidencji zużycia i zapotrzebowania na poziomie magazynów poszczególnych komórek organizacyjnych
- Zmiana schematów eksportów z magazynów głównych i lokalnych
- Wsparcie merytoryczne na etapie realizacji projektu weryfikujące stopień realizacji oraz monitorowanie efektów wprowadzanych zmian
2. Po stronie Wykonawcy leżeć będzie wykonanie następujących usług:
a) w zakresie Magazynów Głównych
- konfiguracja magazynów na potrzeby obsługi materiałów niemedycznych
- konfiguracja rodzajów dokumentów wykorzystywanych w utworzonych magazynach oraz niezbędnych atrybutów tych dokumentów
- parametryzacja aplikacji – dostosowanie do ustalonych wymagań i procesów w celu realizacji założeń „Projektu wdrożenia”
- weryfikacja kompletności i spójności słownika materiałów,
- wsparcie techniczne w zakresie wykonania korekt na kartotekach materiałowych
- utworzenie grup materiałowych na potrzeby pracy wg przyjętych wytycznych,
- utworzenie grup użytkowników i przypisanie użytkowników, konfiguracja uprawnień,
- konfiguracja słowników wykorzystywanych w module Apteka AMMS, na cele obsługi magazynów materiałowych
- implementacja magazynu depozytów dla materiałów będących w obrocie w trybie komisowym
- wsparcie techniczne dla personelu w zakresie przeprowadzenia przez bilans otwarcia dla utworzonych magazynów
b) w zakresie magazynków lokalnych/modułu Apteczka Oddziałowa
- konfiguracja magazynów apteczek powiązanych z OPK-ami, na cele ewidencji materiałów niemedycznych,
- utworzenie grup użytkowników i przypisanie użytkowników, konfiguracja uprawnień
- konfiguracja dodatkowych słowników wykorzystywanych w aplikacji,
- dostosowanie systemu HIS w modułach Oddział i Izba Przyjęć do współpracy z modułami
Apteka i Apteczka Oddziałowa w zakresie ewidencji materiałów niemedycznych na pacjenta
- wsparcie techniczne dla personelu w zakresie przeprowadzenia przez bilans otwarcia dla utworzonych magazynów
c) Dostęp do narzędzia analitycznego wspierającego proces wdrożenia przez okres realizacji projektu o następujących parametrach:
- Oprogramowanie ma być udostępnione na sprzęcie Wykonawcy,
- Możliwość drążenia danych (drill down) w rozumieniu uruchamiania kontekstowych raportów uszczegóławiających,
- Możliwość eksportu podglądu wydruku do XLSX, XLS, PDF, CSV, HTML,RTF,TXT, MHT, oraz do plików graficznych: BMP, EMF, WMF, GIF, PNG, JPEG, TIFF
- Możliwość podpięcia wyeksportowanego układu bezpośrednio do skrzynki pocztowej z poziomu aplikacji
- Mechanizm ograniczania dostępu do danych dla poszczególnych użytkowników w ramach tego samego raportu, np. każda z oddziałowych
- Możliwość pracy wielu użytkowników równocześnie, nie obciążając systemów dziedzinowych,
- Możliwość samodzielnego tworzenia raportów na podstawie miar i wymiarów znajdujących się w poszczególnych obszarach analitycznych OLAP
- Możliwość wybierania kostki OLAP w aplikacji w zależności od wybranej bazy danych
- Możliwość rozpoczęcia korzystania z aplikacji od ostatniej analizy lub od pustej tabeli przestawnej
- Możliwość udostępnienia układu tabeli przestawnej dla innego użytkownika aplikacji
- Możliwość przeglądania zapisanych szablonów
- Możliwość tworzenia/usuwania/zmiany nazwy/przenoszenia folderów/podfolderów w oknie zapisanych układów tabeli przestawnej i zapisywania do nich szablonów
- Możliwość przenoszenia szablonów w obrębie utworzonych folderów/podfolderów z wykorzystaniem funkcji przeciągnij upuść
- Sortowanie danych: rosnąco, malejąco
- Możliwość przeglądania listy zapisanych układów dla wybranej kostki OLAP jednocześnie z bieżącym układem tabeli przestawnej
- Możliwość wczytania zapisanego układu tabeli przestawnej
- Możliwość wyświetlenia pogrupowanej listy miar i wymiarów w osobnym bloku
- Możliwość wyświetlenia dodatkowych obszarów do dokowania, co najmniej obszar szablonów, obszar danych, obszar opisu miar i wymiarów, obszar wykresu
- Możliwość dodawania/usuwania/edycji opisów do miar i wymiarów
- Możliwość wyświetlenia dodanych opisów dla miar i wymiarów w dedykowanym oknie
- Możliwość ukrywania/odkrywania miar lub wymiarów
- Możliwość wyświetlenia kolumny różnicowej dla wybranej miary
- Możliwość wyboru formatu danych dla każdej miary osobno w układzie tabeli przestawnej, co najmniej: Domyślny, Procentowy, Walutowy, Całkowity, Zmiennoprzecinkowy
- Możliwość filtrowania wierszy wg. wyboru poprzez zaznaczenie wierszy, a później wyboru widoku (wszystkie, tylko zaznaczone, tylko niezaznaczone)
- Możliwość dodania wymiaru do obszaru filtrów
- Możliwość ukrywania i pokazywania całkowitych sum w tabeli przestawnej osobno dla wierszy i kolumn
- Możliwość wyświetlania wierszy podsumowujących dane w tabeli – wyświetlanie wartości min, max, średnia, suma oraz zliczanie wierszy
- Możliwość ukrywania i pokazywania podsumowań w tabeli przestawnej dla kolumn
- Możliwość wyświetlenia wartości prezentowanych na wykresie
- Możliwość przeciągania miar i wymiarów do obszarów tabeli przestawnej lub w bloku miar i wymiarów na zasadzie przeciąg i upuść (Drag & Drop)
- Możliwość wyboru procentowego formatu danych co najmniej % od sumy wierszu, % od sumy kolumny, % od sumy wspólnej
- Możliwość zmiany położenia paska szybkiego dostępu
- Możliwość wyświetlenia wykresu zadokowanego poziomo lub pionowo
- Automatyczne generowanie wykresu podczas budowania analiz wielowymiarowych,
- Możliwość wyboru typu wykresu co najmniej liniowy, kolumnowy, kołowy, kolumnowy skumulowany, bąbelkowy oraz warstwowy
- Możliwość wyświetlania danych na wykresie ograniczonych do zaznaczonych pozycji na tabeli
- Możliwość dynamicznej aktualizacji wykresu na podstawie zmian wprowadzonych w tabeli przestawnej
- Możliwość odwrócenia wykresu (zamiany osi X na oś Y i odwrotnie) z poziomy
- Możliwość przeniesienia miary lub wymiaru do odpowiedniego obszaru za pomocą dwukliku
- Możliwość przejścia w widok pełnoekranowy dla tabeli przestawnej
- Możliwość kopiowania układu tabeli przestawnej za pomocą jednego przycisku
- Automatyczna aktualizacja danych zawartych w stworzonych analizach i kostkach analitycznych OLAP
- Możliwość pracy w trybie pełnoekranowym
- Możliwość agregacji i porównania danych z różnych systemów dziedzinowych i plików, np. arkuszy kalkulacyjnych, plików tekstowych
- Możliwość korzystania z wielu baz danych z poziomu w aplikacji
- Możliwość kopiowania układu tabeli przestawnej do nowego okna wraz z zachowaniem wszystkich parametrów poprzedniego układu (filtry, sortowania, formatowania)
- Możliwość formatowania warunkowego dla tabeli przestawnej (graficzna prezentacja wskaźników)
- Możliwość podpowiedzi odpowiedniego obszaru przy przeciąganiu miar i wymiarów
- Możliwość tworzenia miar wyliczanych z dostępnych miar w ramach wybranej kostki OLAP
- Możliwość sterowania autoukrywaniem okna z lista baz danych i kostek OLAP
- Możliwość przeglądania dokumentu zmian w stosunku do ostatniej wersji aplikacji
- Możliwość stworzenia własnej konfiguracji ustawień edytowalnych parametrów aplikacji dla każdego użytkownika
- Możliwość podglądu, usunięcia i zmiany widoczności stworzonych miar wyliczalnych w dedykowanym menadżerze
- Możliwość zapamiętywania ustawień wykresu podczas zapisywania szablonu
- Możliwość kopiowania wykresu pod Prawym przyciskiem myszy w obszarze wykresu
- Możliwość wyświetlania informacji o ostatniej dacie aktualizacji danych dla bazy oraz kostek OLAP
d) Dostęp do następujących analiz przez okres realizacji projektu:
- Analizę informacji o aktualnej sumarycznej ilości/wartości towarów znajdujących się w całym szpitalu dla wszystkich magazynów
- Analizę ilości/wartości towarów znajdujących się na poszczególnych magazynach
- Analizę z informacją o wiekowaniu towarów w odniesieniu do całego szpitala, magazynów, grup asortymentu
- Analizę z informacją ile wybranego asortymentu znajduje się w całym szpitalu z możliwością wskazania magazynów na którym się znajduje
- Analizę prezentującą informację o rotacji asortymentu na poszczególnych magazynach
- Analizę prezentującą informację o rotacji konkretnego asortymentu na magazynie
- Analizę prezentującą informację stanie wartości magazynu z dokładnością do dnia
- Analizę prezentującą rozchody pomiędzy magazynami ile/na jaką wartość/ czego wydano z poszczególnych magazynów na rzecz konkretnych ośrodków
- Analizę prezentującą informacje o rozchodach wychodząc od asortymentu poprzez magazyn wydający docierając do konkretnego odbiorcy
- Analizę z informacją czy rozchody realizowane są zgodnie z nap. Wiekowaniem lub datami przeterminowania
- Analizę prezentującą zużycia asortymentu po dacie ważności wraz ze wskazaniem rodzaju dokumentu
- Analizę prezentującą ilości zamówień z dokładnością do OPK/zamawiającego/godziny/towaru
- Analizę prezentującą ile zużyto w danym okresie asortymentu w szpitalu
- Analizę prezentującą ile zużyto w danym okresie asortymentu na poszczególnych magazynach z możliwością uszczegółowienia do towaru/dokumentu/jednostki miary itd.
- Analizę prezentującą ile zużyto konkretnego asortymentu na magazynie
- Analizę prezentującą ile zużyto asortymentu w analogicznych przedziałach czasowych Rok/Miesiąc
- Analizę prezentującą ile zużyto asortymentu w doniesieniu do ilości osobodni hospitalizacji lub ilości hospitalizacji
- Możliwość analizy informacji na temat towarów, które przekroczyły oznaczony stan maksymalny na magazynie
- Możliwość analizy materiałów rozchodowanych z przekroczeniem daty ważności z informacją w jaki sposób zostały rozchodowane
- Możliwość analizy udziału kosztu leków w przychodach z dokładnością do OPK/lekarza zlecającego/lekarza prowadzącego/rozpoznania/pacjenta
- Analiza planu budżetowego vs wykonanie kosztów leków i materiałów z dokładnością do magazynu/grupy
- Możliwość analizy wartości i ilości zamówień wewnętrznych
- Możliwość analizy wykorzystania limitu ilości i wartości zamówień wewnętrznych
- Możliwość analizy poziomu realizacji zamówień
- Możliwość analizy ilości towaru wydanego bezpośrednio w koszty oddziału z pominięcie przesunięcia międzymagazynowego
- Monitorowane wskaźniki oraz wielkości oceniające postęp zmian w organizacji
- Ilości i wartości zużytych leków i materiałów (w podziale na rozchód z dokładnością do Pacjenta oraz rozchód z dokładnością do oddziału, udział procentowy
- Ilości generowanych dokumentów elektronicznych zamówień wewnętrznych w danym okresie z możliwością uszczegółowienia w podziale na magazyn, towar, rodzaj kosztów ilość, wartość pozycji dokumentu, osobę wysyłającą zamówienie itd.
- Wskaźnik ilości generowanych elektronicznych dokumentów rozchodów wewnętrznych w danym okresie z możliwością drill down w podziale na magazyn, towar, rodzaj kosztów, pacjent, oddział, ilość pozycji , wartość pozycji itd.
- Wskaźnik rotacji zapasów magazynu wyrażony w dniach
- Wskaźnik rotacji zapasów asortymentu na magazynie wyrażony w dniach
- Wskaźnik wiekowania zapasów asortymentu na magazynach
- Wskaźnik realizacji limitu na zamówienia wewnętrzne z dokładnością do magazynu, rodzaju kosztu, wyrażony wartością bezwzględną i procentowo
- Ilość i wartość zużytych leków lub materiałów w podziale na udział zleceń elektronicznych oraz zleceń papierowych wyrażony wartością bezwzględną i procentowo
- Wskaźnik ilości elektronicznych zleceń podań leków wyrażony wartością bezwzględną i procentowo
- Wskaźnik aktualnego stanu magazynowego sumarycznie dla całego szpitala z możliwością podziału na magazyny lekowe i pozostałe
- Wskaźnik stanów magazynowych z dokładnością do dnia sumarycznie dla całego szpitala z możliwością podziału na magazyny lekowe i pozostałe
- Wskaźnik zużycia antybiotyków DDD 100
- Wskaźnik udziału kosztów leków wartościach przychodu wyrażony procentowo dostępu do danych wielu użytkownikom równocześnie, nie obciążając systemów dziedzinowych
e) dodatkowe prace:
- rekonfiguracja schematów eksportu systemu Apteka do systemu finansowego
- wsparcie techniczne w zakresie przeprowadzenia przez proces remanentu
- wsparcie techniczne przy ustaleniu faktycznych stanów na poszczególnych magazynach
- opracowanie założeń i uruchomienie procesu wdrożenia analizy limitów zużycia materiałów
- testy poprawności raportowanych danych oraz eliminacja ewentualnych błędów
- Analiza wraz z Zamawiającym danych wprowadzanych do systemu oraz monitorowanie wskaźników
- Wykonawca co najmniej 1 raz w miesiącu będzie przeprowadzał i prezentował w siedzibie Zamawiającego analizę monitorowanych wskaźników oraz analizę postępu zmian w organizacji w zakresie ewidencji danych
- Na podstawie zaprezentowanych informacji Wykonawca będzie przedstawiał rekomendacje dla Zamawiającego