Umowa nr ………………

Umowa nr ………………

o administrowanie cmentarzami komunalnymi w Gminie Płoty zawarta w dniu ………………

Zawarta w dniu 2020r.

pomiędzy:

Gminą Xxxxx, Xx. Xxxxxxxxxxx 0 Xxxx 0, 00-000 Xxxxx, NIP: 000-00-00-000,

reprezentowaną przez Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – Burmistrza przy kontrasygnacie Xxxxxxxxxx Xxxxx - Skarbnika Gminy zwaną dalej „Zamawiającym”

a

…………………………….

…………………………….

……………………………. zwanym dalej Administratorem

Niniejsza umowa zostaje zawarta na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2019 r. poz. 1843ze zm.) oraz zgodnie

z Zarządzeniem nr 16/2017 Burmistrza Płotów z dnia 29.03.2017r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane

o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro.

§1

1. Przedmiotem zamówienia jest w administrowanie cmentarzem komunalnym w Płotach oraz cmentarzami komunalnymi w miejscowościach: Pniewo, Wicimice, Natolewice, Wytok, Mechowo, Gostyń, Dąbie celem prowadzenia kompleksowych usług cmentarnych.

2. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia obejmuje (obowiązki administratora) : 1)Wyznaczanie miejsc pochówków poprzez racjonalna gospodarkę miejscami

grzebalnymi pod poszczególne rodzaje grobów zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz. U. z 2008 r. Nr 48, poz. 284).2).

2)Nadzór nad korzystaniem z cmentarzy w tym nad pochówkami, ekshumacjami, zakładaniem grobów, grobowców, stawianiem nagrobków itp.

3)Pobieranie opłat za korzystanie z cmentarzy i Domu Przedpogrzebowego w wysokości ustalonej w odrębnej uchwale nr XXXIII/228/2017 Rady Miejskiej w Płotach z dnia 29 sierpnia 2017r. i odprowadzanie w ostatnim dniu roboczym każdego miesiąca pobranych opłat na konto tut. Urzędu Nr 023 9393 1023 3900 0257 2000 0490

4)Kontrola, egzekwowanie i przestrzeganie opłat wnoszonych za korzystanie z cmentarzy komunalnych.

5)Prowadzenie dokumentacji poprzez systematyczne dokonywanie wpisów podstawowych i uzupełniających w księgach osób pochowanych na cmentarzu,

6)Otwieranie bram wyłącznie dla konduktów pogrzebowych oraz firm kamieniarskich, 7)Konserwację istniejącej sieci urządzeń wodociągowych tj. bieżące naprawy zaworów

czerpalnych oraz demontaż zaworów z chwilą wystąpienia przymrozków, 8)konserwacji istniejącego trwałego ogrodzenia wokół cmentarzy

9)Likwidowanie dzikich wysypisk śmieci na terenie cmentarzy oraz gromadzonych w pasie terenu przyległym na zewnątrz ogrodzenia cmentarza,

10) Wykonywanie drobnych napraw obiektów, urządzeń, instalacji i ogrodzenia.

11) Utrzymywanie zieleni wysokiej i niskiej poprzez:

a) zabiegi przycinania żywopłotów,

b) koszenie trawy,

c) odchwaszczanie ręczne lub środkami chwastobójczymi alejek na cmentarzu,

12) Zamiatanie alejek,

13) Usuwanie odpadów gromadzących się w wąskich alejkach,

14) Dbanie poprzez wykaszanie chwastów oraz zarośli na mogiłach opuszczonych oraz NN.

15) Bieżące prowadzenie zimowego utrzymania (odśnieżanie i posypywanie piaskiem oraz likwidacja gołoledzi) ciągów komunikacyjnych.

16) Nadzór nad przestrzeganiem postanowień regulaminu korzystania z cmentarzy przez firmy budowlanej osoby wykonujące prace kamieniarskie i prace związane z kopaniem grobów.

17) Udostępnianie domu przedpogrzebowego oraz utrzymanie w należytym stanie technicznym jego wyposażenia.

18) Utrzymanie porządku na terenie chodników oraz trawników położonych wzdłuż cmentarzy poprzez.

19) Informowanie na bieżąco Gminy o zauważonych zmianach i uszkodzeniach w zainstalowanych urządzeniach i instalacjach,

20) Podejmowanie wszelkich możliwych czynności w celu zapewnienia bezpieczeństwa na cmentarzu i zapobieganie uszkodzeniom nagrobków i innego mienia.

21) Zbieranie i transport odpadów z cmentarzy komunalnych zlokalizowanych na terenie wiejskim Gminy Płoty. Zebrane odpady Administrator zobowiązany będzie przekazać na wysypisko odpadów w Słajsinie, Gmina Nowogard. Administrator przedłoży Zmawiającemu refakturę za przekazane odpady oraz fakturę za transport odpadów wg stawki za 1 km wskazanej w swojej ofercie.

22) Odpady z cmentarza w Płotach zostaną odebrane przez Wykonawcę wybranego przez Xxxxxxxxxxxxx. Zamawiający zobowiązuje administratora do wyprowadzenia pojemników na odpady do bram cmentarz w Płotach w dniu ich odbioru przez firmę działającą na zlecenie Zamawiającego.

23) Zamawiający zobowiązuje administratora do prowadzenia biura na terenie miasta Płoty.

24) Biuro Administratora zlokalizowane będzie czynne:

…………………………………………………………………………………………., dyżur telefoniczny w ……………………… pod nr tel.: ……………………………..

25) Udostępnianie wszelkich dokumentów i informacji związanych z Administrowaniem cmentarzami na żądanie Zamawiającego.

26) Zamawiający udostępni z chwilą zakupu Wykonawcy program komputerowy celem prowadzenia ksiąg cmentarnych, bieżącej aktualizacji grobów, rezerwacji miejsc grzebalnych. Wykonawca zobowiązany będzie do użytkowania i obsługi programu zgodnie z jego funkcjami.

27) Administrator w terminie 1 miesiąca zatrudni na umowę o pracę osób/osoby

zamieszkujących na terenie Gminy Płoty na pełny etat na umowę o pracę (Zmawiający dopuszcza zatrudnienie na umowę o pracę większej ilości osób w przeliczeniu na 2 pełne etaty) w minimalnym terminie 1 miesiąca od daty podpisania umowy z Zamawiającym.

28) Dodatkowo zobowiązuje się administratora do przestrzegania przepisów określonych w:

a) Ustawie z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1947).

b) Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz. U. Nr 48, poz. 284).

c) Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 r., Nr 90, poz. 1013, ze zmianami).

d) Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 23 marca 2011 r. w sprawie sposobu przechowywania zwłok i szczątków (Dz. U. z 2011 r., nr 75, poz. 405).

29) Administrator nie ma prawa do przekazywania uprawnień wynikających z umowy na rzecz osób trzecich bez zgody Gminy.

§2

Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia kosztów:

1) zużycia wody z wodociągu,

2)zużycia energii elektrycznej w Domu Przedpogrzebowym 3)wywozu ścieków z toalety przenośnej,

4)pielęgnacji drzew, tj. wycinki drzew, przycinania korony drzew;

5)remontu Domu Przedpogrzebowego, ogrodzenia, sieci wodociągowej, alejek 6)zbierania odpadów, ich transportu na składowisko oraz zagospodarowania odpadów

pochodzących z cmentarzy komunalnych, z zastrzeżeniem, że Administrator poniesie koszty zbierania odpadów z cmentarzy komunalnych zlokalizowanych na terenie wiejskim Gminy Płoty, ich transportu na składowisko w Słajsinie, gm. Nowogard, a po przedstawieniu faktury/faktur Zamawiający zrefunduje te koszty Administratorowi

§3

1. Administrator w terminie do 10 dnia każdego miesiąca przedłoży Gminie szczegółowe rozliczenie finansowe, zawierające łączne oraz jednostkowe zestawienie wysokości przychodów za opłaty pobrane zgodnie z uchwałą nr XXXIII/228/2017 Rady Miejskiej w Płotach z dnia 29 sierpnia 2017r.

2. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Administratora prac określonych niniejsza umową, Zamawiający pisemnie, faksem lub wiadomością elektroniczną wezwie Administratora do złożenia wyjaśnień w terminie 2 dni od dnia doręczenia pisma, faksu lub wiadomości elektronicznej. Jeżeli niewykonanie lub nienależyte wykonanie prac wynika z przyczyn zależnych od Administratora, Administrator jest zobowiązany do ich wykonania lub usunięcia wad niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 2 dni.

3. W przypadku, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez Administratora prac jest wynikiem wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń losowych takich jak złe warunki atmosferyczne, kary umowne nie będą naliczane.

4. Zapłata wynagrodzenia, nastąpi przelewem na rachunek bankowy Administratora, wskazany przez Administratora na wystawionej fakturze, w terminie 14 dni od dnia doręczenia Gminie kompletnej faktury VAT. Za dzień zapłaty należności uważa się datę złożenia w banku przez Gminę polecenia przelewu.

5. Z tytułu wykonywania niniejszej umowy Administratora przysługuje zryczałtowane miesięczne wynagrodzenie w wysokości ……………… zł netto (słownie:

………………………) ……………… zł brutto (słownie: ).

6. Za wykonane czynności dotyczący zbierania odpadów z cmentarzy komunalnych zlokalizowanych na terenach wiejskich gminy Płoty i ich transportu na składowisko odpadów w Słejsinie, Gmina Nowogard Administrator otrzyma wynagrodzenie będące iloczynem stawki za 1 km w wysokości …. zł brutto oraz ilości przejechanych kilometrów w danym miesiącu, (od miejsca zbierania do miejsca przekazania)

7. Wynagrodzenia, o których mowa w ust. 5 i 6 płatne będzie na podstawie faktury/fakt wystawionej na dzień ostatniego dnia miesiąca w ciągu ………………… dni od jej wystawienia.

8. Podane przez Administratora jednostkowe ceny brutto winny uwzględniać pełny zakres przedmiotu zamówienia dla przedmiotowej usługi.

§4

1. Administrator nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego wznosić na nieruchomościach, o których mowa w § 1 ust. 1 niniejszej umowy, żadnych budynków oraz budowli.

2. Administrator nie może przekazać swych uprawnień wynikających z niniejszej umowy osobom trzecim bez zgody Zamawiającego.

§7

1. Każda ze stron ma prawo do wypowiedzenia umowy bez podania przyczyny z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia.

2. Jeżeli Administrator nie wywiązał się z zobowiązań określonych niniejszą umową, a w szczególności określonych w § 1 ust. 2 pkt. 23) i 27) niniejszej umowy, może ona zostać rozwiązana bez okresu wypowiedzenia.

3. Strony mogą rozwiązać umowę lub wprowadzić zmiany do jej treści w każdym czasie za porozumieniem stron.

§8

Zamawiającemu służy prawo przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykonywania postanowień niniejszej umowy, w tym do wglądu w prowadzoną przez Administratora dokumentację dotyczącą wykonywania działalności stanowiącej przedmiot niniejszej umowy.

§9

1. Administrator zapłaci Zamawiającemu kary umowne w przypadkach:

a. zwłoki w wykonaniu prac określonych niniejszą umową, ujawnionych w trakcie odbioru, w wysokości 100,00 zł (słownie: sto złotych 00/100) za każdy dzień zwłoki, liczony od dnia następnego po terminie przewidzianym na wykonanie prac,

b. za każdy przypadek braku informacji o zmianie terminów otwarcia lokalu, w którym przyjmowani są interesanci – 500,00 zł (słownie: pięćset złotych 00/100),

c. za każdy przypadek niezapewnienia gospodarza na cmentarzu – 250,00 zł (słownie: dwieście pięćdziesiąt złotych 00/100),

d. za każdy przypadek nieudostępnienia Gminie prowadzonej dokumentacji związanej z realizacją niniejszej umowy – 250,00 zł (słownie: dwieście pięćdziesiąt złotych 00/100),

e. za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z winy Administratora w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia netto określonego w § 3 ust. 8 niniejszej umowy.

2. Zamawiający zapłaci Administratora karę umowną za odstąpienie od umowy wskutek okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi Zamawiający, w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia netto określonego w § 3 ust. 8 niniejszej umowy.

3. Jeżeli wysokość naliczonych kar umownych nie pokrywa szkody poniesionej przez jedną ze Stron, Strona ta może dochodzić odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody na zasadach ogólnych.

4. W przypadku, gdy Administrator pobierze opłaty niezgodnie z obowiązującym cennikiem będzie zobowiązany odpowiednio do zwrotu wpłacającym kwoty przekraczającej kwotę określoną w cenniku wraz z odsetkami.

§10

Wszelkie zmiany w treści niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§11

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy prawa cywilnego.

2. Spory powstałe na tle realizacji niniejszej umowy strony poddają pod rozstrzygnięcie sądów powszechnych właściwych dla siedziby Zamawiającego.

§12

Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa dla każdej ze stron.

ZAMAWIAJACY ADMINISTRATOR

KLAUZULA INFORMACYJNA

Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenia o ochronie danych) (DZ. Urz. UE L 119, s. 1):

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Płotów z siedzibą w Urzędzie Miejskim w Płotach przy Xx. Xxxxxxxxxxx 0 Xxxx, 00-000 Xxxxx, tel.: 00 00 00 000, e-mail: xx@xxxxx.xx.

2) Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Płotach następuje za pomocą adresu e-mail: xxxx@xxxxx.xx pod numerem telefonu: 91 38 51 415 lub pisemnie pod adresem: Urząd Miejski w Płotach Xx. Xxxxxxxxxxx 0 Xxxx 0, 00-000 Xxxxx.

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w celu przeprowadzenia postępowania.

4) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w następujących kategoriach danych osobowych:, imię i nazwisko, adres do korespondencji, numer telefonu, adres mail.

5) Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą w szczególności strony umowy, operator pocztowy Poczta Polska, archiwum państwowe. Podane dane Pani/Pana mogą być udostępnione przez Urząd Miejski w Płotach podmiotom i organom, którym Urząd Miejski w Płotach jest zobowiązany lub upoważniony udostępnić dane osobowe na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym podmiotom i organom uprawnionym do otrzymania od Urzędu Miejskiego w Płotach danych osobowych lub uprawnionym do żądania dostępu do danych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

6) Podane przez Panią/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z uwzględnieniem obowiązku archiwizacji wynikającego z przepisów prawa.

7) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

8) Źródłem Pani/Pana danych osobowych są: dane przedstawione w ofercie złożonej w postępowaniu o udzieleniu zamówienia publicznego na „Administrowanie cmentarzami komunalnym w Gminie Płoty”

9) Dane udostępnione przez Panią/Pana nie będą podlegały profilowaniu. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.