Umowa

Umowa

Nr ………………

zawarta w Warszawie dnia , między:

Skarbem Państwa - Instytutem Wymiaru Sprawiedliwości z siedzibą w Warszawie, ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx (NIP: 000-00-00-000), zwanym dalej

„Zamawiającym”, reprezentowanym przez Dyrektora Instytutu Wymiaru Sprawiedliwości – xx xxx. Xxxxxx Xxxxxx,

a

(*)1 ………………………….., prowadzącym/-ą działalność gospodarczą pod firmą

„………………………….”, ul. ……………………………………. (NIP:

……………………….; REGON: ), zwanym/-ą dalej: „Wykonawcą”,

(*)2 ………………………….. spółką ………………… z siedzibą …………………….., ul.

……………………………………., zarejestrowaną pod nr KRS ………………..………..

(NIP: ……………………….; REGON: …………………….), zwaną dalej: „Wykonawcą”, reprezentowaną przez ,

zwanych dalej łącznie „Stronami”.

1. Zamawiający powierza, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi polegające na kompleksowej organizacji i obsłudze seminarium naukowego pn. „Ekspresja religijna versus wolność słowa”, zorganizowanego w formie hybrydowej w dniu 02 marca 2022r. w przewidywanych godz. 9:00-14:15 dla przewidywanej łącznej liczby uczestników do 500 osób, w tym dla ok. 110 osób uczestniczących w części stacjonarnej (w tym 10 uczestników aktywnych i 100 biernych), która odbędzie się w siedzibie Zamawiającego (tj. ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx) oraz dla pozostałych osób znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i poza jej granicami, a uczestniczących w niej zdalnie (online), zwaną dalej „Seminarium”.

2. Zakres usług określonych w pkt 1 powyżej określa zapytanie ofertowe stanowiące załącznik do niniejszej Umowy i będzie zawierał w szczególności:

1 W zależności od formy wykonywania działalności gospodarczej przez Wykonawcę;

2 W zależności od formy wykonywania działalności gospodarczej przez Wykonawcę.

a) Przeprowadzenie i kompleksową obsługę techniczną Seminarium zarówno w części stacjonarnej, jak w części zdalnej przeprowadzonej z wykorzystaniem aplikacji porozumiewania się na odległość - komunikatora „ ” – pozwalającej na

stworzenie pomiędzy wszystkimi uczestnikami Seminarium (zarówno uczestniczącymi w nim zdalnie, jak i stacjonarnie) połączenia audio-video w tym samym czasie;

b) Zapewnienie niezbędnego sprzętu do obsługi audio-video stacjonarnej części Seminarium w szczególności w postaci: dwóch kamer, jednego telebimu (o wym. ok. 70 cali), zestawów słuchawkowych, mikrofonów, głośników, okablowania;

c) zapewnienie bieżącej technicznej obsługi Seminarium zarówno w miejscu odbywania jej części stacjonarnej, jak i obsługi jej formy zdalnej, pozwalającej na prawidłowe i niezakłócony jej przebieg oraz niezwłoczne usuwanie wszelkich awarii i usterek sprzętu oraz programów wykorzystywanych na potrzeby organizacji Seminarium, jak również niezwłoczne informowanie Zamawiającego o zaistniałej awarii i błędach, przyczynach ich powstania i o czasie, który jest niezbędny do ich usunięcia oraz niezwłocznego ich usunięcia;

d) Przeprowadzenie procesu rejestracji uczestników Seminarium, w trakcie której Wykonawca zobowiązany będzie do uzyskania oświadczenia każdego uczestnika potwierdzającego zapoznanie się i akceptację Regulaminu seminarium, klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych, oświadczenia o wyrażeniu zgody na utrwalenie i wykorzystanie wizerunku oraz zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz innych niezbędnych zgód/oświadczeń, a następnie przedstawienie odpowiedniego raportu dla Zamawiającego potwierdzającego złożenie przez uczestników w/w zgód i oświadczeń. Forma i treść raportu o wyrażenie zgód musi być uzgodniona z Zamawiającym;

e) Zapewnienie możliwości dołączenia do Seminarium i udziału w niej wyłącznie zarejestrowanych uczestników oraz uczestników wskazanych przez Xxxxxxxxxxxxx, niezależnie od miejsca ich przebywania (tj. na terytorium RP, jak i poza nim);

f) zapewnienia transmisji online Seminarium za pomocą strony IWS na facebook oraz transmisji na stronie youtube;

g) Nabycie przez Wykonawcę na swoją rzecz i koszt praw (np. licencji) obejmujących swym zakresem uprawnienie do wykorzystania przez Wykonawcę komunikatora

„……………………………” dla przeprowadzenia Seminarium zgodnie z niniejsza Umową, w tym z możliwością wyboru języka, w jakim będzie następował jej odbiór przez uczestników online;

h) Przygotowanie oraz dostarczenie wszystkim uczestnikom Seminarium instrukcji udziału w niej w języku polskim oraz umieszczeniu jej na stronie internetowej wydarzenia;

i) Zapewnienie Zamawiającemu oraz osobom przez niego wskazanym uprawnień moderatora merytorycznego Seminarium, pozwalających w szczególności na

dołączanie i odłączanie poszczególnych uczestników uczestniczących w niej zdalnie do i z Seminarium oraz udzielanie głosu uczestnikom zgłaszającym zamiar jego zabrania;

j) Zapewnienie funkcjonalności wykorzystanego do zdalnego przeprowadzenia Seminarium komunikatora umożliwiającej uczestnikom zgłaszania moderatorowi merytorycznemu chęci zabrania głosu bez wpływu takiego zgłoszenia dla prawidłowego i niezakłóconego przebiegu Seminarium;

k) Zapewnienie funkcjonalności wykorzystanego do zdalnego przeprowadzenia Seminarium komunikatora umożliwiającej uczestnikom, a nadzorowanej przez moderatora merytorycznego, wymianę za pośrednictwem tego komunikatora wszelkiego rodzaju plików multimedialnych, audio, video, dokumentów tekstowych, plików pakietów biurowych, w szczególności takich jak np. plików w formacie: MP3, MP4, JPG, JPEG, GIF, PNG, DOC(X), XLS(X), PPT(X), PPS, HTM, HTML, PDF, zawierających materiały związane z referatami wygłaszanymi podczas Seminarium;

l) Zapewnienie w aplikacji wykorzystywanej do zdalnego przeprowadzenia Seminarium wymaganej liczby okien w oknie głównym z obrazem ukazującym w tym samym czasie przynajmniej pięć osób mogących równocześnie prowadzić rozmowę, w tym moderatora, prelegentów wygłaszających wykład oraz uczestnika dopuszczonego przez moderatora do zadania pytania;

m) Zapewnienia możliwości odtworzenia w poszczególnych oknach aplikacji również uprzednio przekazanego przez Zamawiającego nagrania zawierającego obraz oraz treść wystąpienia danego uczestnika. Przekazanie nagrania nastąpi nie później, niż 24 godziny przed planowanym wystąpieniem danego uczestnika;

n) Zapewnienie identyfikacji poszczególnych uczestników zabierających głos podczas Seminarium poprzez wyświetlanie w trakcie ich wystąpień przynajmniej następujących danych: imienia i nazwiska, stopnia naukowego, pełnionej funkcji (jeżeli będzie miało to zastosowanie), w tym oznaczenia pozwalającego na zidentyfikowanie osoby, będącej moderatorem;

o) Pozostawania z Zamawiającym lub wskazanym przez niego osobami w stałym kontakcie podczas trwania Seminarium (zapewnienie niezakłóconego i stałego kontaktu z Zamawiającym w dniu wydarzenia zarówno osobiście w miejscu odbywania stacjonarnej części Seminarium oraz przy użyciu x.xx. komunikatora wskazanego przez Zamawiającego, jak i stała dyspozycyjność telefoniczna);

p) Przygotowanie certyfikatów potwierdzających udział poszczególnych uczestników w Seminarium, a zawierających następujące dane: imię i nazwisko oraz stopień naukowy, tytuł wygłoszonego referatu, datę i nazwę wydarzenia, wskazane przez Zamawiającego logotypy – według wzoru uprzednio przesłanego Zamawiającemu i zaakceptowanego przez niego - i przekazanie Zamawiającemu wszystkich certyfikatów elektronicznie najpóźniej w terminie 7 dni od zakończenia Seminarium, a na żądanie Zamawiającego również przesłanie ich wszystkim uczestnikom na adresy wskazane przez nich podczas rejestracji na Seminarium;

q) Rejestracji audio-video przebiegu całości Seminarium, odpowiedniego montażu nagrań na odpowiednim do tego nośniku oraz dostarczenie tych nagrań Zamawiającemu na tych nośnikach najpóźniej w terminie 14 dni od zakończenia Seminarium. Strony ustalają, że nagranie, o którym mowa w zdaniu poprzednim, będzie spełniało co najmniej następujące wymagania: minimum 1080 p..

3. Przy wykonywaniu niniejszej Umowy Wykonawca zobowiązuje się do pozostawania w stałym kontakcie z Zamawiającym oraz do stosowania się do jego wskazań służących zapewnieniu prawidłowego przebiegu Seminarium.

4. Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia Seminarium wyłącznie z wykorzystaniem programów i aplikacji do których posiada wymagane prawa, w tym licencje. Ponadto Wykonawca oświadcza, że minimalne wymagania techniczne, jaki powinien spełniać sprzęt elektroniczny i łączę internetowe uczestników uczestniczących zdalnie w Seminarium, umożliwiający niezakłócony i pełny udział w niej to:

a) PC: ;

b) Mac: …………………………………………………..

5. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania grafik Seminarium wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania w szczególności: logo wydarzenia, bannerów w formie poziomej, ulotek (plakatów w formie pionowej), agendy wydarzenia, abstraktów wystąpień i biogramów, certyfikatów uczestnictwa, grafiki całej strony internetowej wydarzenia, instrukcji dla uczestników, plansz dla prelegentów, teł przekładkowych, belek graficznych, grafik do mailingów, jak i również innych grafik wskazanych przez Zamawiającego według wskazówek Zamawiającego. Wszystkie elementy graficzne przygotowane przez Wykonawcę muszą być przygotowane i wysłane do akceptacji Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż dwa dni od przekazania wszystkich informacji niezbędnych dla stworzenia przedmiotowych grafik.

6. Za prawidłowe wykonanie całości przedmiotu niniejszej Umowy, w tym za organizację Seminarium w formie hybrydowej, rejestrację uczestników, stworzenie określonych umową grafik i przeniesienia do nich praw autorskich na Zamawiającego, rejestrację przebiegu Seminarium i przekazanie nagrania audio-video z jej przebiegiem, Wykonawca otrzyma wynagrodzenia w zryczałtowanej całkowitej kwocie: …………………..

(słownie ) zł brutto, w tym zawierającej należny podatek od towarów

i usług (VAT) za wszystkie określone umową działania dotyczące Seminarium. Kwota wynagrodzenia wskazana w zdaniu poprzednim zawiera wszelkie koszty, jakie Wykonawca poniesie w związku z wykonaniem niniejszej Umowy i Wykonawca nie będzie uprawniony do żądania podwyższenia tej kwoty.

7. Wynagrodzenie określone w pkt 6 powyżej płatne będzie na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę w terminie 7 dni od daty zakończenia wykonania przedmiotu Umowy określonego w pkt 1 i 2 powyżej, z terminem zapłaty wynoszącym 30 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Faktura zostanie wystawiona na: Instytut Wymiaru Sprawiedliwości, ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, NIP 000-00-00-000.

8. Wynagrodzenie płatne będzie przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę w wystawionej fakturze VAT.

9. Strony przewidują możliwość nieodpłatnego zrezygnowania przez Zamawiającego z całości usług określonych w Umowie poprzez złożenie przez Zamawiającego oświadczenia o rezygnacji w terminie nie późniejszym, niż na ……………… dni przed rozpoczęciem Seminarium. Strony ustalają, że w związku z istniejącą sytuacją epidemiczną Zamawiający uprawniony będzie do nieodpłatnego zrezygnowania z usług dotyczących organizacji i przeprowadzenia Seminarium w części stacjonarnej do

………… dnia przed rozpoczęciem Seminarium. W sytuacji rezygnacji przez Zamawiającego ze stacjonarnej części Seminarium, Wykonawca uprawniony będzie wyłącznie do otrzymania wynagrodzenia należnego za organizację i obsługę Seminarium w formie zdalnej, określonego pkt 7 tiret drugi.

10. Wykonawca zobowiązuje się do przeniesienia na Zamawiającego całości autorskich praw majątkowych do wskazanych w Umowie stworzonych przez niego grafik Seminarium (dalej: grafiki), w tym prawo wykonywania praw zależnych do grafik wraz z wyłącznym prawem zezwalania na wykonywanie zależnego prawa autorskiego do ich opracowań. W zakresie powyższego zobowiązania Wykonawca zobowiązuje się do przeniesienia na Zamawiającego całości autorskich praw majątkowych wraz z prawem do wykonywania i zezwalania na wykonywanie praw zależnych na wszelkich istniejących w chwili zawarcia umowy polach eksploatacji, w szczególności na następujących polach eksploatacji:

a. w zakresie utrwalania i zwielokrotniania grafik:

– trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie grafik w całości lub w części, jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, niezależnie od formatu, systemu lub standardu, wytwarzanie dowolną techniką egzemplarzy grafik, w tym techniką drukarską, reprograficzną, fotograficzną, zapisu magnetycznego, optyczną, laserową oraz techniką cyfrową, na dowolnym nośniku w tym na papierze, nośnikach magnetycznych, optycznych i elektronicznych, (w tym dyskietki, dysk komputera, DVD, CD-ROM, Blue-Ray, dyski przenośne i nośniki typu pen-drive);

- wprowadzanie grafik do pamięci komputera (bez ograniczeń ilościowych), oraz zapisywanie grafik w dowolnym formacie, w tym na serwerach umożlwiających ich pobranie w formie cyfrowej, nieograniczonej liczbie odbiorców;

- zwielokrotnianie grafik w postaci publikacji książkowej lub prasowej, zarówno w postaci papierowej, elektronicznej (e-book), lub publikowanej w sieciach informatycznych (w tym w sieci Internet lub w sieciach zamkniętych),

b. w zakresie obrotu oryginałem grafik albo egzemplarzami, na których grafiki utrwalono – wprowadzanie do obrotu, użyczanie, najem lub dzierżawa oryginału albo egzemplarzy grafik wykonanych dowolną techniką (w tym wskazaną w punkcie a.), w tym wykorzystywanie grafik lub ich egzemplarzy do celów promocyjnych, a także do oznaczania lub identyfikacji produktów i usług oraz innych przejawów działalności Zamawiającego, przedmiotów jego własności, a także dla celów edukacyjnych i szkoleniowych;

c. w zakresie rozpowszechniania grafik w sposób inny niż określony w lit. b. powyżej – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i remitowanie za pomocą wizji lub fonii przewodowej lub bezprzewodowej, przez stację naziemną lub za pośrednictwem satelity, a także publiczne udostępnianie grafik w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niej dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym poprzez udostępnianie jej w sieci Internet lub w sieciach zamkniętych;

d. w zakresie opracowania – tworzenie nowych wersji, adaptacji (tłumaczenia, przystosowania, zmiany układu lub jakiekolwiek inne zmiany), utrwalania i zwielokrotniania ich w sposób i na polach wskazanych w lit. a. powyżej oraz rozporządzanie opracowaniami grafik oraz prawo udostępniania ich do korzystania, w tym udzielania licencji na rzecz osób trzecich, na wszystkich polach eksploatacji, o których mowa powyżej.

Wykonawca zobowiązuje się do przeniesienia na Zamawiającego całości majątkowych praw autorskich do grafik, bez ograniczeń terytorialnych i ilościowych, w zakresie uprawniającym Zamawiającego do korzystania i rozporządzania grafikami w sposób określony w lit. a. – d., w całości lub we fragmentach, zarówno odrębnie jak i w utworach zbiorowych, bądź poprzez włączenie do elektronicznych baz danych.

11. Przeniesienie praw, o których mowa w pkt 10 następuje z chwilą przyjęcia danej grafiki (jej egzemplarza) albo jej części utrwalonych na dowolnym nośniku, w tym przekazanej za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie pliku graficznego o rozszerzeniu .jpg lub .png. Zamawiający z chwila jego przekazania nabywa własność egzemplarza grafiki oraz nośnika, na którym została ona utrwalona.

12. Zamawiający ma prawo do dokonywania lub zlecenia osobom trzecim dokonywania opracowań grafik, w tym ich redakcji (np. nadawanie tytułów i śródtytułów) skrótów, streszczeń, korekty redakcyjnej, tłumaczeń na dowolny język, oraz korzystania z tych opracowań i rozporządzania nimi na podstawie umów zawartych z osobami trzecimi dokonującymi opracowań grafik.

13. Wraz z przeniesieniem na Zamawiającego praw autorskich do grafik, Wykonawca zobowiązuje się do powstrzymania się od wykonywania przysługujących mu względem grafiki autorskich praw osobistych do nienaruszalności ich treści i formy utworu i rzetelnego wykorzystania, wykonywania nadzoru nad sposobem korzystania z grafik oraz decydowania o pierwszym udostępnieniu. W zakresie w jakim przysługiwałyby one pracownikom Wykonawcy lub innym osobom, zobowiązuje się on do uzyskania od nich analogicznych zobowiązań, jak w zdaniu poprzednim. Wykonawca zobowiązuje się do współdziałania z Zamawiającym w toku czynności podejmowanych w związku z publikacją grafik. W zakresie powyższego Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego autoryzowania lub zgłaszania uwag do przedstawionej przez Zamawiającego skorygowanej wersji grafiki, najpóźniej w terminie 3 dni od otrzymania takiej korekty.

14. Niniejsza Xxxxx nie upoważnia Wykonawcy do dokonywania jakichkolwiek czynności prawnych w imieniu Xxxxxxxxxxxxx lub zaciągania w jego imieniu jakichkolwiek zobowiązań.

15. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania norm dot. przetwarzania danych osobowych wynikających z przepisów prawa oraz obowiązujących u Zamawiającego procedur (w szczególności dot. ich zabezpieczenia przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem prawa oraz zmianą, uszkodzeniem lub zniszczeniem). W związku z koniecznością przekazania Wykonawcy danych osobowych uczestników Seminarium celem zapewnienia prawidłowości jej organizacji, Wykonawca zobowiązany jest do ich przetwarzania wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania niniejszej Umowy i nie poddawania ich dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tym celem. Wykonawca zobowiązuje się również do zachowania w poufności uzyskanych danych osobowych oraz do powstrzymania się od ich modyfikowania, powielania lub utrwalania bądź też przekazywania lub udostępniania takich danych jakimkolwiek podmiotom trzecim w zakresie niezwiązanym z realizacją niniejszej Umowy, jak również do ich niezwłocznego usunięcia po wygaśnięciu lub rozwiązaniu niniejszej Umowy. W związku z koniecznością udostępnienia Wykonawcy danych osobowych uczestników Seminarium celem zapewnienia prawidłowości jego organizacji, Strony zobowiązane są do niezwłocznego zawarcia umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do niniejszej Umowy.

16. Poza sytuacją zaistnienia czynników siły wyższej uniemożliwiających wykonanie niniejszej Umowy, Wykonawca nie posiada uprawnienia do jej wypowiedzenia.

17. W przypadku niewykonania lub nieprawidłowego wykonania niniejszej Umowy Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Zamawiającego następujących kar umownych:

a) w przypadku nieprzystąpienia do wykonania przedmiotu Umowy lub zaprzestania jej wykonywania w trakcie trwania Seminarium - niezależnie, czy będzie to dotyczyło danej części formy Seminarium (stacjonarnej lub zdalnej), czy jej całości – w wysokości dwukrotności całkowitego łącznego wynagrodzenia brutto określonego w pkt 6 powyżej;

b) w przypadku opóźnienia w usunięciu zaistniałej podczas danej Seminarium nieprawidłowości działania lub awarii wykorzystywanego komunikatora „ ”

lub sprzętu wykorzystywanego do tłumaczeń wystąpień uczestników Seminarium – 1% całkowitego łącznego wynagrodzenia brutto określonego w pkt 6 powyżej za każde rozpoczęte 15 minut opóźnienia w ich usunięciu. Czas na usunięcie nieprawidłowości zależy od stopnia jego skomplikowania. O czasie niezbędnym do usunięcia Wykonawca niezwłocznie informuje Xxxxxxxxxxxxx. Wykonawca nie będzie zobowiązany do zapłaty określonej powyżej kary umownej za przypadki, w których nieprawidłowość lub awaria zaistniała wskutek wadliwie działającego łącza internetowego danego uczestnika Seminarium;

c) za każdy pozostały przypadek naruszenia obowiązków określonych w pkt 2 lit. a)-q) – w wysokości 2% wynagrodzenia brutto określonego w pkt 6 powyżej za każdy pozostały przypadek naruszenia postanowień Umowy przez Wykonawcę;

d) W przypadku naruszenia zasad ochrony danych osobowych, w szczególności określonych w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych (załącznik nr 6 do Umowy) – Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 2% całkowitego łącznego wynagrodzenia brutto określonego w pkt 6 powyżej za każdy przypadek takiego naruszenia.

18. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne kłopoty techniczne w powstałe wskutek braku spełnienia przez danego zdalnego uczestnika Seminarium wymagań technicznych określonych w pkt 4 Umowy.

19. Strony ustalają, że łączna suma kar umownych określonych w pkt 17 lit. b) - d) powyżej nie może być wyższa, niż 50% łącznego całkowitego wynagrodzenia brutto określonego w pkt 6 powyżej.

20. Obowiązek zapłaty przez Wykonawcę określonych w pkt 17 i 19 kar umownych nie wyłącza uprawnienia Zamawiającego do dochodzenia związanych z nieprawidłowym wykonaniem Umowy roszczeń odszkodowawczych, także przewyższających wysokość sumy wskazanych kar umownych, a do pełnej wysokości poniesionej szkody.

Zamawiający posiada również prawo potrącenia należnych jemu kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

21. W przypadku, gdy Wykonawca nie przystąpi do wykonania niniejszej Umowy, poza roszczeniami dotyczącymi kar umownych określonych w pkt 17 powyżej, Zamawiający posiada uprawnienie zlecenia wykonania przedmiotu niniejszej Umowy innemu podmiotowi. W sytuacji określonej w zdaniu poprzednim Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty różnicy pomiędzy wynagrodzeniem faktycznie zapłaconym temu podmiotowi, a wysokością wynagrodzenia Wykonawcy określonego w niniejszej Umowie.

22. Bez pisemnej zgody Zamawiającego Wykonawca nie może przenieść praw lub obowiązków wynikających z niniejszej Umowy na osoby trzecie.

23. Zmiana, rozwiązanie lub wypowiedzenie niniejszej Umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

24. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie zastosowanie znajdują przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

25. W przypadku zaistnienia okoliczności skutkującej uznaniem nieważności któregokolwiek z postanowień niniejszej Umowy strony uznają, że obowiązuje ona nadal w pozostałym zakresie, zaś postanowienia nieważne Strony zobowiązują się zastąpić odpowiednimi uzgodnionymi nowymi postanowieniami.

26. Strony uzgadniają, że wszelkie informacje dotyczące negocjacji, treści oraz wykonania Umowy, jak również wszelkie informacje dotyczące każdej ze Stron zwane dalej łącznie Informacjami, stanowią informacje poufne i nie będą ujawniane przez żadną ze Stron jakimkolwiek osobom trzecim, poza zakresem niezbędnym dla prawidłowego wykonania Umowy.

27. Strony ustalają, że Sądem właściwym dla rozstrzygania ewentualnych sporów, które wynikłyby w związku z interpretacja lub wykonywaniem niniejszej umowy, będzie Sąd powszechny właściwy ze względu na miejsce siedziby Zamawiającego.

28. Umowę niniejszą sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Załączniki:

1. Zapytanie ofertowe;

2. Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na utrwalenie i wykorzystanie wizerunku;

3. Wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych;

4. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych;

5. Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Wykonawca Zamawiający

Załącznik nr 6 do umowy

UMOWA PODPOWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

zwana dalej „Umową”, zawarta w dniu 2022 r. w Warszawie, pomiędzy:

Skarbem Państwa – Instytutem Wymiaru Sprawiedliwości, z siedzibą w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, kod pocztowy 00 – 071, NIP 5252449305, REGON 141768967 reprezentowanym przez dr hab. Xxxxxxx Xxxxxx – Dyrektora Instytutu Wymiaru Sprawiedliwości, zwanym dalej „IWS”

a

(*)3 ………………………….., prowadzącym/-ą działalność gospodarczą pod firmą

„………………………….”, ul. ……………………………………. (NIP:

……………………….; REGON: ), zwanym/-ą dalej: „Wykonawcą”,

(*)4 ………………………….. spółką ………………… z siedzibą …………………….., ul.

……………………………………., zarejestrowaną pod nr KRS ………………..………..

(NIP: ……………………….; REGON: …………………….), zwaną dalej: „Wykonawcą”, reprezentowaną przez ,

zwanymi dalej łącznie „Stronami”

stosownie do przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), w celu wykonania art. 28 tego rozporządzenia, a także mając na uwadze, że IWS powierzone zostało przetwarzanie danych uczestników seminarium naukowego pn. „Ekspresja religijna versus wolność słowa”, zorganizowanego w formie hybrydowej w dniu 02 marca 2022r. (dalej

„Seminarium”) oraz że IWS uprawniony jest do dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych uczestników Seminarium, a Strony zawarły Umowę, do wykonania której niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych przez Podmiot przetwarzający

Strony zawierają Umowę o następującej treści:

§ 1

Definicje

1. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.5.2016, s. 1, z późn. zm.);

3 W zależności od formy wykonywania działalności gospodarczej przez Wykonawcę;

4 W zależności od formy wykonywania działalności gospodarczej przez Wykonawcę.

2. Umowa główna – umowa nr …………………………. zawarta w dniu………………..

2021 r. w Warszawie pomiędzy Stronami, której przedmiotem jest organizacja i

przeprowadzenie seminarium naukowego pn. „Ekspresja religijna versus wolność słowa”, zorganizowanego w formie hybrydowej w dniu 02 marca 2022r.;

3. Dane osobowe – w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO – oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;

4. Przetwarzanie – w rozumieniu art. 4 pkt 2 RODO – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;

5. Inny podmiot przetwarzający – podmiot, któremu Podmiot przetwarzający w związku z realizacją Umowy powierzył w całości lub częściowo przetwarzanie.

§ 2

Przedmiot umowy, zakres i cel przetwarzania danych

1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w imieniu i na rzecz Administratora, na warunkach i w celach opisanych w niniejszej Umowie przetwarzanie danych osobowych w zakresie: imię i nazwisko, adres e mail, nazwa uczelni, stopień naukowy, afiliacja, numer kontaktowy telefonu, temat abstraktów, miejscowość, województwo, kraj.

2. Dane osobowe, o których mowa w ust. 1, będą dotyczyły następujących kategorii osób: uczestnicy seminarium naukowego pn. „Ekspresja religijna versus wolność słowa”, zorganizowanego w formie hybrydowej w dniu 02 marca 2022r.,

3. Podmiot przetwarzający przetwarza dane powierzone przez Administratora wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, w celu realizacji Umowy głównej i w zakresie niezbędnym do tego celu.

4. Powierzenie Podmiotowi przetwarzającemu danych przez Administratora na podstawie Umowy stanowi polecenie ich przetwarzania.

5. Umowa zostaje zawarta w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych powierzonych Podmiotowi przetwarzającemu przez Administratora.

6. Administrator i Podmiot przetwarzający zobowiązują się do przestrzegania postanowień i wymogów Umowy, RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781 z późn. zm.) oraz innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.

§ 3

Oświadczenia Administratora

1. Administrator oświadcza, że przetwarza dane osobowe, które mają zostać powierzone do przetwarzania Podmiotowi przetwarzającemu na podstawie niniejszej Umowy, zgodnie z przepisami prawa, a w szczególności zgodnie z RODO.

2. Administrator zobowiązuje się, że podczas realizacji Umowy będzie ściśle współpracować z Podmiotem przetwarzającym.

3. Administrator umocowuje Podmiot przetwarzający do wydawania oraz odwoływania osobom dopuszczonym do przetwarzania danych osobowych, upoważnień do przetwarzania danych osobowych.

§ 4

Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

Podmiot przetwarzający zobowiązany jest:

1) stosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, zgodnie z art. 32 RODO, gwarantujące zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania;

2) regularnie testować, mierzyć i oceniać skuteczność zastosowanych środków technicznych i organizacyjnych i uwzględniać ryzyko związane ze zmianami w procesie przetwarzania;

3) dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych;

4) nadać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej Umowy oraz dopuszczać do przetwarzania danych osobowych jedynie osoby upoważnione;

5) zapewnić zachowanie w tajemnicy, o której mowa w art. 28 ust. 3 lit. b RODO, przetwarzanych danych przez upoważnione przez niego osoby, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z Podmiotem przetwarzającym;

6) prowadzić rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO;

7) pomagać Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32 – 36 RODO;

8) niezwłocznie informować Administratora o:

a) wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu oraz naruszeniu obowiązków dotyczących ochrony powierzonych do przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem pkt 9,

b) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych

Osobowych, Europejskim Inspektorem ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem.

9) bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 24 godzin po stwierdzeniu naruszenia, zgłosić Administratorowi każde naruszenie ochrony danych osobowych. Zgłoszenie powinno oprócz elementów określonych w art. 33 ust. 3 RODO zawierać informacje umożliwiające Administratorowi określenie, czy naruszenie skutkuje wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych;

10) po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy niezwłocznie zwrócić Administratorowi powierzone dane osobowe i trwale usunąć je z wszystkich nośników, zarówno w postaci elektronicznej, jak i papierowej. Zobowiązanie to obejmuje również Inne podmioty przetwarzające. W terminie 14 dni od zakończenia Umowy Podmiot przetwarzający przedłoży Administratorowi protokół z usunięcia powierzonych danych osobowych z zasobów Podmiotu przetwarzającego, w szczególności serwerów, macierzy dyskowych, dysków twardych komputerów, kont poczty elektronicznej, komunikatorów.

11) zobowiązanie opisane w pkt 10 nie dotyczy danych osobowych, które są niezbędne Podmiotowi przetwarzającemu dla celów wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

§ 5

Prawo kontroli

1. Administrator, zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. h RODO, ma prawo kontroli zgodności przetwarzania powierzonych danych osobowych z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, RODO, przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz Umową.

2. Prawo kontroli realizowane będzie w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego i z minimum 7 – dniowym pisemnym jego uprzedzeniem.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora, nie dłuższym niż 7 dni.

4. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO.

§ 6

Dalsze powierzenie danych do przetwarzania

1. Podmiot przetwarzający nie przekazuje powierzonych do przetwarzania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych (poza Europejski Obszar Gospodarczy, dalej EOG). Jeżeli Podmiot przetwarzający ma zamiar lub obowiązek przekazania powierzonych do przetwarzania danych osobowych poza EOG poinformuje o tym Administratora w celu umożliwienia Administratorowi podjęcia decyzji lub działań

niezbędnych do zapewnienia zgodności przetwarzania z prawem lub zakończenia powierzenia przetwarzania danych osobowych.

2. Podmiot przetwarzający nie może bez zgody Administratora powierzyć danych osobowych do dalszego przetwarzania Innemu podmiotowi przetwarzającemu w celu wykonania całości lub części Umowy.

3. W przypadku powierzenia wykonania całości lub części Umowy Innemu podmiotowi przetwarzającemu za zgodą Administratora, Inny podmiot przetwarzający winien spełniać te same gwarancje i obowiązki, jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie.

4. W sytuacji opisanej w ust. 1 Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za niewywiązanie się ze spoczywających na Innym podmiocie przetwarzającym obowiązków ochrony danych.

§ 7

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich, jak i wobec Administratora, za wszelkie szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych, RODO, przepisów prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych oraz za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z Umową.

2. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.

§ 8

Obowiązywanie Umowy

1. Umowa zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy głównej.

2. Administrator może wypowiedzieć niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku naruszenia przez Podmiot przetwarzający postanowień Umowy.

3. Rozwiązanie niniejszej Umowy ze skutkiem natychmiastowym jest równoznaczne z rozwiązaniem Umowy głównej.

§ 9

Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy powinny być dokonane w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z zachowaniem warunków oraz dopuszczalności zmiany Umowy.

2. Wykonanie niniejszej Umowy jest nieodpłatne. W związku z jej wykonaniem Podmiot przetwarzający nie nabywa wobec Administratora innych roszczeń, niż określone w Umowie głównej.

3. W sprawach nieuregulowanych Umową, zastosowanie znajdują przepisy o ochronie danych osobowych oraz Kodeksu cywilnego.

4. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z Umowy będzie sąd właściwy dla Administratora.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

………………………………………….. ………………………………………..

IWS Podmiot przetwarzający