UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
zawarta w Warszawie dnia ………………………… 2019 r., pomiędzy:
Naukową i Akademicką Siecią Komputerową - Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Warszawie (01-045), xx. Xxxxxx 00, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla M. St. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000012938, NIP: 5210417157, zwanym dalej: „Administratorem”, reprezentowanym przez: ……………………….,
a
, zwanym dalej „Podmiotem przetwarzającym”, reprezentowanym przez: ………………,
Administrator i Podmiot przetwarzający są zwani dalej łącznie „Stronami”, a każdy z nich z osobna „Stroną”,
zwana dalej: „Umową”.
§ 1
Przedmiot Umowy
W związku z łączącą Strony umową nr ………………. z dnia ………………… 2019 r. oraz na podstawie art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej jako: „RODO”), Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych, rozumianych jako informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”), w zakresie wskazanym w Załączniku A („Dane osobowe”).
Powierzenie Danych osobowych Podmiotowi przetwarzającemu następuje w celu wykonania zawartej pomiędzy Stronami umowy nr …………………….. z dnia …………………. 2018 r., której przedmiotem jest ……………………………., zwanej dalej „Umową Główną”.
Dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający na terenie wskazanym w Załączniku A.
Zakres powierzenia, wskazany w Załączniku A, może zostać w każdym momencie rozszerzony lub ograniczony przez Administratora. Ograniczenie lub rozszerzenie może być dokonane poprzez przesłanie przez Administratora do Podmiotu przetwarzającego nowej wersji Załącznika A za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail wskazany w § 10 ust. 2. W przypadku braku reakcji Podmiotu przetwarzającego w ciągu 3 Dni Roboczych (na potrzeby Umowy jako „Dni Robocze” należy rozumieć dni od poniedziałku do piątku, poza dniami ustawowo wolnymi od pracy w Polsce) od daty wysłania wiadomości przez Administratora przyjmuje się, że Podmiot przetwarzający zaakceptował zmianę zakresu powierzenia.
Podmiot przetwarzający może przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu określonym w Umowie. Przetwarzanie Danych osobowych przez Podmiot przetwarzający odbywa się wyłącznie w czasie obowiązywania Umowy.
§ 2
Oświadczenia i obowiązki Podmiotu przetwarzającego
Podmiot przetwarzający niniejszym oświadcza, że posiada zasoby infrastrukturalne, doświadczenie, wiedzę oraz wykwalifikowany personel, w zakresie umożliwiającym należyte wykonanie Umowy, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. W szczególności Podmiot przetwarzający oświadcza, że znane mu są zasady przetwarzania i zabezpieczenia Danych osobowych wynikające z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej jako: „RODO”).
Podmiot przetwarzający jest zobowiązany:
przetwarzać Dane osobowe zgodnie z RODO, polskimi przepisami przyjętymi w celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa, Umową oraz instrukcjami Administratora. Instrukcje (polecenia) są przekazywane przez Administratora drogą elektroniczną (przesyłane na adres e-mail koordynatora Umowy wyznaczonego przez Podmiot przetwarzający); z zastrzeżeniem postanowień § 3, Podmiot przetwarzający powinien wdrożyć instrukcje niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 Dni Roboczych od ich otrzymania; jeżeli w ocenie Podmiotu przetwarzającego termin 7-dniowy jest zbyt krótki na realizację instrukcji, powinien poinformować o tym fakcie Administratora drogą elektroniczną (przesyłając informację na adres e-mail koordynatora Umowy wyznaczonego przez Administratora) wskazując uzasadnienie dla takiej oceny; w takim przypadku Strony wspólnie ustalą późniejszy termin wdrożenia instrukcji Administratora. Instrukcje nie będą rozszerzać zakresu obowiązków Podmiotu przetwarzającego wynikających z Umowy ani Umowy Głównej;
przetwarzać Dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, chyba że obowiązek taki nakłada na niego obowiązujące prawo krajowe lub unijne. W sytuacji, gdy obowiązek przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający wynika z przepisów prawa, informuje on Administratora drogą elektroniczną – przed rozpoczęciem przetwarzania – o tym obowiązku prawnym, o ile prawo nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;
przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w miejscu ustalonym w Umowie Głównej oraz na urządzeniach zarządzanych przez Podmiot przetwarzający i jego personel lub Administratora, z zachowaniem najwyższych zasad bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa;
udzielać dostępu do Danych osobowych wyłącznie osobom, które ze względu na zakres wykonywanych zadań otrzymały od Podmiotu przetwarzającego upoważnienie do ich przetwarzania oraz wyłącznie w celu wykonywania obowiązków wynikających z Umowy oraz podjąć działania mające na celu zapewnienie, by każda osoba fizyczna działająca z upoważnienia Podmiotu przetwarzającego, która ma dostęp do Danych osobowych, przetwarzała je wyłącznie na polecenie Administratora, chyba że przetwarzanie jest wymagane przez właściwe przepisy krajowe lub unijne;
zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania Danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy, chyba że są to osoby podlegające odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;
wdrożyć, zgodnie z wytycznymi wskazanymi w § 3 Umowy, odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie Umowy oraz zapewnić realizację zasad ochrony danych w fazie projektowania oraz domyślnej ochrony danych (określonych w art. 25 RODO);
wspierać Administratora (w szczególności poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych) w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO. Współpraca Podmiotu przetwarzającego z Administratorem, w zakresie wskazanym w zdaniu poprzedzającym, powinna odbywać się w formie i terminie umożliwiającym realizację tych obowiązków Administratora; w związku z realizacją tego obowiązku Podmiot przetwarzający jest w szczególności zobowiązany do udzielania informacji oraz ujawnienia powierzonych danych osobowych (lub ich kopii) na żądanie Administratora w terminie 5 Dni Roboczych w formie określonej przez Administratora; Podmiot przetwarzający powinien również niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 2 Dni Roboczych, poinformować Administratora o wniosku dotyczącym realizacji praw osoby, której dane dotyczą, złożonym u Podmiotu przetwarzającego; Podmiot przetwarzający nie będzie jednak odpowiadał na taki wniosek bez uprzedniej zgody lub wyraźnego polecenia Administratora;
pomagać Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w RODO (w tym w szczególności w art. 32–36 RODO), tj. w szczególności w zakresie:
zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania Danych osobowych poprzez wdrożenie stosownych środków technicznych oraz organizacyjnych (wykaz minimalnych środków, które zobowiązany jest wdrożyć Podmiot przetwarzający został określony w Załączniku B),
dokonywania zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu (w rozumieniu art. 4 pkt. 21 RODO) oraz zawiadamiania osób, których dane dotyczą o takim naruszeniu (obowiązki Podmiotu przetwarzającego w odniesieniu do zgłaszania naruszeń zostały określone w § 8),
dokonywania przez Administratora oceny skutków dla ochrony danych oraz przeprowadzania konsultacji Administratora z organem nadzorczym;
prowadzić, w formie pisemnej (w tym elektronicznej), rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora, zawierający informacje o:
nazwie oraz danych kontaktowych Podmiotu przetwarzającego oraz Administratora, a także inspektora ochrony danych, gdy ma to zastosowanie,
kategoriach przetwarzań dokonywanych w imieniu Administratora,
gdy ma to zastosowanie – przekazywaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwie tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,
ogólnym opisie technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, służących do zabezpieczenia powierzonych danych osobowych;
udostępniać Administratorowi, na każde jego żądanie, nie później niż w terminie 3 Dni Roboczych, wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia przez Administratora obowiązków wynikających z właściwych przepisów prawa, w szczególności z RODO, w tym przekazywać informacje o stosowanych zabezpieczeniach, zidentyfikowanych zagrożeniach i incydentach w obszarze ochrony danych osobowych;
umożliwiać Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów na zasadach określonych w § 6;
niezwłocznie informować Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów krajowych lub unijnych o ochronie danych; informacja w tym przedmiocie przekazana powinna zostać Administratorowi w formie elektronicznej (na adres e-mail koordynatora Umowy) oraz powinna zawierać stosowne uzasadnienie i wskazanie przepisu prawa, który zdaniem Xxxxxxxx przetwarzającego został naruszony;
niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 2 Dni Roboczych, informować (o ile nie doprowadzi to do naruszenia przepisów obowiązującego prawa) Administratora o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania danych, skierowanej do Podmiotu przetwarzającego, o wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający, w szczególności prowadzonych przez organ nadzorczy a także o wszelkich skargach osób, których dane dotyczą związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych;
przechowywać Dane osobowe tylko tak długo, jak to określił Administrator, a także, bez zbędnej zwłoki, aktualizować, poprawiać, zmieniać, anonimizować, ograniczać przetwarzanie lub usuwać wskazane dane osobowe zgodnie z wytycznymi Administratora;
§ 3
Środki organizacyjne i techniczne
Podmiot przetwarzający wdraża i stosuje adekwatne środki techniczne i organizacyjne, w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa odpowiedniego do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których Dane osobowe są przetwarzane na podstawie Umowy. Wykaz minimalnych środków, które zobowiązany jest wdrożyć Podmiot przetwarzający został określony w Załączniku B.
Oceniając, czy stopień bezpieczeństwa, o którym mowa w ust. 1 jest odpowiedni, Podmiot przetwarzający jest zobowiązany uwzględnić ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
Podmiot przetwarzający powinien również wdrożyć – zarówno przy określaniu sposobów przetwarzania, jak i w czasie samego przetwarzania – odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zaprojektowane w celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych określonych w RODO oraz w celu ochrony praw osób, których dane dotyczą (zasada ochrony danych osobowych w fazie projektowania określona w art. 25 ust. 1 RODO), a także odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby domyślnie przetwarzane były wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne dla osiągnięcia każdego konkretnego celu przetwarzania określonego w Załączniku A (zasada domyślnej ochrony danych określona w art. 25 ust. 2 RODO).
Wdrażając środki organizacyjne i techniczne, o których mowa powyżej, Podmiot przetwarzający :
przestrzega wytycznych Administratora w zakresie sposobu zabezpieczenia procesów przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa;
powinien uwzględnić stan wiedzy technicznej oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których dane osobowe będzie przetwarzał na podstawie Umowy.
W przypadku stwierdzenia, że stosowane środki mogą być nieadekwatne do rozpoznanych zagrożeń, Podmiot przetwarzający informuje o tym Administratora i w porozumieniu z Administratorem dostosowuje odpowiednio zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych, po uzgodnieniu przez Strony zakresu, sposobu i terminu takich działań oraz podziału związanych z nimi kosztów.
W przypadku stwierdzenia przez Administratora konieczności zastosowania dodatkowych środków zabezpieczających, Strony uzgodnią zakres, sposób i termin ich wdrożenia oraz podział kosztów wdrożenia.
§ 4
Dalsze powierzenie
Podmiot przetwarzający może powierzyć przetwarzanie Danych osobowych innym podmiotom przetwarzającym w zakresie oraz celu zgodnym z Umową oraz po uzyskaniu zgody Administratora.
Podmiot przetwarzający zapewnia, że będzie korzystał wyłącznie z usług takich dalszych podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO oraz przepisów obowiązującego prawa z zakresu ochrony danych osobowych, a także zapewniało ochronę praw osób, których dane dotyczą.
W przypadku dalszego powierzenia przetwarzania Danych osobowych zgodnie z ust. 1 i 2 Podmiot przetwarzający:
zapewni w umowie z dalszym podmiotem przetwarzającym, że na podmiot ten zostaną nałożone obowiązki odpowiadające obowiązkom Podmiotu przetwarzającego określonym w Umowie, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO;
zapewni również w umowie z dalszym podmiotem przetwarzającym możliwość realizacji przez Administratora bezpośredniej kontroli względem dalszego podmiotu przetwarzającego (w tym możliwość przeprowadzania audytów, o których mowa w § 6). Podmiot przetwarzający jest zobowiązany poinformować dalszy podmiot przetwarzający, że informacje, w tym dane osobowe, na temat tego podmiotu przetwarzającego mogą być udostępnione Administratorowi w celu wykonania przez niego uprawnień, o których mowa w zdaniu poprzedzającym;
jest w pełni odpowiedzialny przed Administratorem za spełnienie obowiązków wynikających z umowy powierzenia zawartej pomiędzy Podmiotem przetwarzającym a dalszym podmiotem przetwarzającym. Jeżeli dalszy podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Administratora za wypełnienie obowiązków tego dalszego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Podmiocie przetwarzającym;
zobowiązany jest zapewnić, by dalszy podmiot przetwarzający zaprzestał przetwarzania danych w każdym wypadku rozwiązania Umowy, niezależnie od przyczyny oraz w przypadku upływu okresu przetwarzania danych na podstawie Umowy Głównej, o którym mowa w § 9 ust. 1. W takim wypadku postanowienia § 9 ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio.
§ 5
Podmiot przetwarzający nie może przekazywać (transferować) Danych osobowych do państwa trzeciego, które znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, chyba że Administrator udzieli mu uprzedniej, pisemnej pod rygorem bezskuteczności, zgody zezwalającej na taki transfer.
Jeśli Administrator udzieli Podmiotowi przetwarzającemu uprzedniej zgody na przekazanie Danych osobowych do państwa trzeciego, które znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, Podmiot przetwarzający może dokonać transferu tych danych osobowych tylko wtedy, gdy:
państwo docelowe zapewnia adekwatny poziom ochrony danych osobowych do tego, który obowiązuje w Unii Europejskiej; lub
Administrator i Podmiot przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający zawarli umowę w oparciu o standardowe klauzule umowne lub wdrożyli inny mechanizm, który zgodnie z przepisami prawa legalizuje transfer danych do państwa trzeciego.
§ 6
Audyt
Administrator jest w każdym momencie upoważniony do przeprowadzenia audytu zgodności przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający z Umową oraz obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności Administrator może przeprowadzić weryfikację zgodności i adekwatności środków technicznych i organizacyjnych zabezpieczających przetwarzanie danych osobowych wdrożonych przez Podmiot przetwarzający.
Administrator poinformuje Podmiot przetwarzający, co najmniej na 3 Dni Robocze przed planowaną datą audytu, o zamiarze jego przeprowadzenia, chyba że z uwagi na wysokie ryzyko zagrożenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, audyt powinien być przeprowadzony niezwłocznie. Jeżeli w ocenie Podmiotu przetwarzającego audyt nie może zostać przeprowadzony we wskazanym terminie, Podmiot przetwarzający powinien poinformować o tym fakcie Administratora drogą elektroniczną (przesyłając informację na adres e-mail koordynatora Umowy wyznaczonego przez Administratora), wskazując uzasadnienie dla takiej oceny. W takim przypadku Strony wspólnie ustalą późniejszy termin audytu.
Podmiot przetwarzający ma obowiązek współpracować z Administratorem i upoważnionymi przez niego audytorami, w szczególności zapewniać im dostęp do pomieszczeń i dokumentów obejmujących dane osobowe oraz informacje o sposobie przetwarzania danych osobowych, infrastruktury teleinformatycznej oraz systemów IT, a także do osób mających wiedzę na temat procesów przetwarzania danych osobowych realizowanych przez Podmiot przetwarzający.
Po przeprowadzonym audycie przedstawiciel Administratora sporządza protokół pokontrolny, który podpisują przedstawiciele obu Stron. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się w rozsądnym czasie, w terminie uzgodnionym z Administratorem, dostosować do zaleceń pokontrolnych zawartych w protokole, mających na celu usunięcie uchybień i poprawę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. W przypadku gdy wdrożenie tych zaleceń będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami, Xxxxxx wspólnie ustalą sposób ich ponoszenia przez Xxxxxx.
Administrator ma także prawo żądać od Podmiotu przetwarzającego składania pisemnych wyjaśnień dotyczących realizacji Umowy. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się odpowiedzieć niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 3 Dni Roboczych, na każde pytanie Administratora dotyczące przetwarzania powierzonych mu na podstawie Umowy danych osobowych.
Podmiot przetwarzający jest zobowiązany zapewnić w umowie z dalszym podmiotem przetwarzającym możliwość przeprowadzania przez Administratora audytu zgodności przetwarzania danych osobowych przez dalszy podmiot przetwarzający z Umową na zasadach określonych w ust. 1-4.
Koszty związane z przeprowadzeniem audytu ponosi każda ze Stron we własnym zakresie, przy czym Podmiot przetwarzający nie ma prawa do żądania zwrotu takich kosztów ani zapłaty jakiegokolwiek dodatkowego wynagrodzenia z tytułu poniesienia takich kosztów.
§ 7
Poufność
Podmiot przetwarzający ma obowiązek ochrony informacji poufnych, niezależnie od formy ich przekazania i przetwarzania, rozumianych jako informacje takie jak:
powierzone przez Administratora dane osobowe, w tym szczególne kategorie danych osobowych (w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO);
informacje wymagające ochrony ze względu na ich znaczenie dla interesów Administratora, w tym wszelkie dane techniczne, finansowe, materiały i dokumenty lub inne informacje bez względu na fakt, czy są one utrwalone w formie pisemnej lub w jakikolwiek inny sposób, zapisane w jakiejkolwiek formie i na jakimkolwiek nośniku, dotyczące Administratora lub jego, kontrahentów, dostawców, a także informacje dotyczące wynagrodzeń pracowników, które Podmiot przetwarzający otrzymał w okresie obowiązywania Umowy, lub o których dowiedział się, czy też do których miał dostęp lub będzie w ich posiadaniu, w związku z prowadzonymi rozmowami i negocjacjami, a które nie są powszechnie znane.
Podmiot przetwarzający w szczególności zapewnia, że:
wszelkie przekazane, udostępnione lub ujawnione mu przez Administratora informacje poufne będą chronione i zachowane w tajemnicy, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami Umowy;
uzyskane informacje poufne zostaną użyte i wykorzystane wyłącznie w celu wykonania Umowy;
posiadane informacje poufne nie zostaną przekazane lub ujawnione żadnej osobie trzeciej – bezpośrednio ani pośrednio (z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w Umowie) – bez uprzedniej zgody Administratora, wyrażonej w formie pisemnej;
będzie chronić na swój koszt informacje poufne poprzez dołożenie najwyższego poziomu staranności.
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się nie kopiować, ani w inny sposób nie powielać dostarczonych przez Administratora informacji poufnych lub ich części, z wyjątkiem przypadków, kiedy jest to konieczne w celu wykonania Umowy lub w innym celu ściśle związanym z przedmiotem współdziałania Stron. Wszelkie wykonane w takim przypadku kopie lub reprodukcje informacji poufnych, utrwalonych na jakichkolwiek nośnikach informacji, łącznie z nośnikami elektronicznymi, pozostają własnością Administratora i zostaną wydane, zniszczone lub skutecznie usunięte z nośników informacji na jego żądanie.
Informacje poufne mogą zostać przekazane tylko upoważnionym pracownikom Podmiotu przetwarzającego, osobom zatrudnionym przez Podmiot przetwarzający na podstawie umów cywilnoprawnych, podwykonawcom Podmiotu przetwarzającego, którzy z uwagi na zakres swych obowiązków, bądź zadania im powierzone będą zaangażowani w wykonanie Umowy na rzecz Administratora, lub innym osobom związanym z Podmiotem przetwarzającym na innej podstawie, w tym biorącym udział w realizacji Umowy Głównej, oraz którzy zostaną wcześniej wyraźnie poinformowani o charakterze informacji poufnych oraz o zobowiązaniach Podmiotu przetwarzającego do zachowania ich w tajemnicy wynikających z Umowy oraz zobowiążą się do przestrzegania zasad ochrony informacji poufnych, w tym procedur bezpieczeństwa wynikających z obowiązujących przepisów prawa i Umowy Głównej. Administrator upoważnia Podmiot przetwarzający do udzielania dalszych upoważnień do przetwarzania informacji poufnych. Podmiot przetwarzający ponosi całkowitą odpowiedzialność za działania i zaniechania ww. osób.
Podmiot przetwarzający będzie zwolniony z obowiązku zachowania w tajemnicy informacji poufnych w przypadku, gdy obowiązek ujawnienia informacji poufnych wynikać będzie z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, bądź też prawomocnego orzeczenia lub decyzji uprawnionego sądu lub organu. O każdorazowym powzięciu informacji o takim obowiązku Podmiot przetwarzający jest zobowiązany niezwłocznie, nie później niż w terminie 24 godzin od dowiedzenia się o nim, powiadomić Administratora. W takim przypadku Podmiot przetwarzający obowiązany jest do:
ujawnienia tylko takiej części informacji poufnych, jaka jest wymagana przez prawo;
podjęcia wszelkich możliwych działań w celu zapewnienia, iż ujawnione informacje poufne będą traktowane w sposób poufny i wykorzystywane tylko w zakresie uzasadnionym celem ujawnienia.
Zobowiązanie do zachowania poufności nie wygasa po zakończeniu Umowy i jest nieograniczone w czasie. W przypadku gdyby powyższe zastrzeżenie okazało się nieważne lub bezskuteczne, zobowiązanie do zachowania poufności trwa przez okres 10 lat od dnia wygaśnięcia Umowy Głównej, niezależnie od przyczyny.
§ 8
Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do wdrożenia i stosowania procedur służących wykrywaniu naruszeń ochrony danych osobowych oraz wdrażaniu właściwych środków naprawczych.
Po stwierdzeniu naruszenia ochrony powierzonych mu przez Administratora danych osobowych Podmiot przetwarzający, bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia, zgłasza je Administratorowi. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej informacje o:
dacie, czasie trwania oraz lokalizacji naruszenia ochrony danych osobowych;
charakterze i skali naruszenia, tj. w szczególności o kategoriach i przybliżonej liczbie osób, których dane dotyczą, oraz kategoriach i przybliżonej liczbie wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie;
systemie informatycznym, w którym wystąpiło naruszenie (jeżeli naruszenie nastąpiło w związku z przetwarzaniem danych w systemie informatycznym);
przewidywanym czasie potrzebnym do naprawienia szkody spowodowanej naruszeniem;
charakterze i zakresie danych osobowych objętych naruszeniem;
kategoriach osób, których dotyczą dane osobowe objęte naruszeniem, a w razie możliwości także wskazania podmiotów danych, których dotyczyło naruszenie;
możliwych konsekwencjach naruszenia, z uwzględnieniem konsekwencji dla osób, których dane dotyczą;
środkach podjętych w celu zminimalizowania konsekwencji naruszenia oraz proponowanych działaniach zapobiegawczych i naprawczych;
danych kontaktowych osoby mogącej udzielić dalszych informacji o naruszeniu.
Jeżeli Podmiot przetwarzający nie jest w stanie w tym samym czasie przekazać Administratorowi wszystkich informacji, o których mowa powyżej, powinien je udzielać sukcesywnie, bez zbędnej zwłoki.
Podmiot przetwarzający bez zbędnej zwłoki podejmuje wszelkie rozsądne działania mające na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków naruszenia.
Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do dokumentowania wszelkich naruszeń ochrony powierzonych mu danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutków oraz podjętych działań zaradczych. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany na każde żądanie Administratora niezwłocznie udostępnić mu dokumentację, o której mowa w zdaniu poprzednim.
Podmiot przetwarzający nie będzie bez wyraźnej instrukcji Administratora powiadamiał o naruszeniu:
§ 9
Czas trwania przetwarzania oraz zasady odpowiedzialności
Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu Dane osobowe do przetwarzania na czas obowiązywania Umowy Głównej w zakresie określonym w Załączniku A do Umowy.
Administrator uprawniony jest do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku zaistnienia ważnych powodów, w tym także w razie naruszenia przez Podmiot przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający przepisów RODO, innych obowiązujących przepisów prawa lub Umowy, a w szczególności, gdy:
organ nadzoru nad przestrzeganiem zasad przetwarzania danych osobowych stwierdzi, że Podmiot przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych;
prawomocne orzeczenie sądu powszechnego wykaże, że Podmiot przetwarzający nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych;
Administrator, w wyniku przeprowadzenia audytu, o którym mowa w § 6 stwierdzi, że Podmiot przetwarzający nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych wynikających z Umowy lub obowiązujących przepisów prawa lub Podmiot przetwarzający nie zastosował się do zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 4.
Naruszenie przez Podmiot przetwarzający postanowień Umowy, RODO lub innych obowiązujących przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych stanowi podstawę do wypowiedzenia Umowy Głównej.
W dniu zakończenia obowiązywania Umowy Głównej Podmiot przetwarzający powinien zgodnie z dyspozycją Administratora zwrócić lub zniszczyć, w sposób odrębnie ustalony z Administratorem, wszelkie Dane osobowe i ich kopie, chyba że właściwe przepisy prawa krajowego lub unijnego nakazują przechowywanie tych Danych osobowych.
Na prośbę Administratora Podmiot przetwarzający przesyła pisemne potwierdzenie zniszczenia Danych osobowych w terminie przez niego wskazanym.
W przypadku ograniczenia zakresu powierzenia przetwarzania przez Administratora, w trybie określonym w Umowie, postanowienia o rozwiązaniu Umowy stosuje się odpowiednio do danych, które wskutek ograniczenia zakresu nie mogą już być przetwarzane przez Podmiot przetwarzający.
W przypadku dalszego powierzenia przetwarzania Danych osobowych Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zawarcia w umowach z dalszymi podmiotami przetwarzającymi postanowień, zgodnie z którymi dalszy podmiot przetwarzający zaprzestanie przetwarzania powierzonych danych osobowych w każdym wypadku rozwiązania Umowy – z dniem rozwiązania oraz w przypadku upływu okresu przetwarzania danych na podstawie Umowy Głównej, o którym mowa w ust. 1. W takim wypadku postanowienia ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio.
Podmiot przetwarzający odpowiada za szkody, jakie powstaną u Administratora, osób, których dane dotyczą lub innych osób trzecich w wyniku niezgodnego z Umową lub przepisami prawa przetwarzania przez Podmiot przetwarzający Danych osobowych, a w szczególności w związku z udostępnianiem Danych osobowych osobom nieupoważnionym.
Podmiot przetwarzający ponosi względem Administratora odpowiedzialność na zasadach ogólnych.
§ 10
Koordynatorzy Umowy
Podejmowanie decyzji oraz bieżące zarządzanie realizacją Umowy odbywać się będzie przez wzajemne uzgodnienia Koordynatorów Umowy. Koordynatorzy Umowy będą uprawnieni w szczególności do dokonywania zmian w Załącznikach do Umowy, przy czym zmiany Załączników nie będą uważane za zmiany Umowy i nie będą wymagały zawarcia aneksu do Umowy. Koordynatorzy Umowy nie są uprawnieni do zmiany lub rozwiązania Umowy Głównej.
Strony ustanawiają następujących Koordynatorów Umowy:
ze strony Administratora: …………………………………………………………………………………………..;
ze strony Podmiotu przetwarzającego: ……………………………………………………………………….
Zmiana adresów i danych koordynatorów Umowy nie stanowi zmiany Umowy, jednak wymaga powiadomienia drugiej Strony z zachowaniem co najmniej formy dokumentowej.
§ 11
Postanowienia końcowe
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
Zmiany Umowy są możliwe wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem bezskuteczności, z zastrzeżeniem sytuacji, w których Umowa wprost przewiduje inną formę dokonywania zmian.
Podmiot przetwarzający nie może przenieść praw lub obowiązków wynikających z Umowy bez uprzedniej zgody Administratora wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem bezskuteczności.
Wszelkie spory w związku z Umową zostaną poddane pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego miejscowo właściwego zgodnie z Umową Główną.
Następujące Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część:
Załącznik A – Zakres powierzenia danych osobowych;
Załącznik B – Wykaz minimalnych środków technicznych i organizacyjnych, które zobowiązany jest wdrożyć Podmiot przetwarzający;
Administrator: Podmiot przetwarzający:
ZAŁĄCZNIK A
ZAKRES
POWIERZENIA DANYCH OSOBOWYCH
Charakter oraz cele przetwarzania: wykonanie zawartej pomiędzy Stronami umowy nr ……………. z dnia ………………………. 2019 r., której przedmiotem jest ………………………..;
Kategorie osób, których dane dotyczą: ……………………………………………………………………..;
Zakres danych osobowych: ……………………………………………………………………………………….;
Obszar, na którym przetwarzane będą dane osobowe: ……………………………………………..
ZAŁĄCZNIK B
WYKAZ
MINIMALNYCH ŚRODKÓW TECHNICZNYCH
I ORGANIZACYJNYCH, KTÓRE
ZOBOWIĄZANY JEST WDROŻYĆ PODMIOT PRZETWARZAJĄCY
W celu zapewnienia odpowiedniego stopnia zabezpieczenia powierzonych danych Podmiot przetwarzający jest zobowiązany wdrożyć co najmniej następujące środki techniczne i organizacyjne:
zastosować następujące metody szyfrowania danych osobowych: anonimizacja;
zapewnić możliwość ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów służących do przetwarzania danych osobowych oraz usług przetwarzania;
zapewnić możliwość szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;
dokonywać regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych;
zapewnić mechanizmy kontroli dostępu do systemu informatycznego w którym przetwarza się dane osobowe, w taki sposób, że dostęp do tych danych byłby możliwy jedynie po wprowadzeniu identyfikatora i dokonaniu uwierzytelnienia;
zapewnić ochronę systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych, w szczególności przed działaniem oprogramowania, którego celem jest uzyskanie nieuprawnionego dostępu do systemu informatycznego oraz przed utratą danych spowodowaną awarią zasilania lub zakłócenia w sieci zasilającej;
zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych w systemie informatycznym przez wykonywanie kopii zapasowej zbiorów danych oraz programów służących do przetwarzania danych. Kopie zapasowe należy przechowywać w miejscach zabezpieczających je przed nieuprawnionym przejęciem, modyfikacją, uszkodzeniem, lub zniszczeniem oraz usuwa się je niezwłocznie po ustaniu ich użyteczności;
zapewnić by urządzenia, dyski, lub inne elektroniczne nośniki informacji, zawierające dane osobowe, przeznaczone do likwidacji lub przekazania podmiotowi nieuprawnionemu pozbawić wcześniej zapisu tych danych, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, uszkodzić w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie lub/i odczytanie;
zapewnić ochronę systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych przed zagrożeniami pochodzącymi z sieci publicznej poprzez wdrożenie fizycznych lub logicznych zabezpieczeń chroniących przed nieuprawnionym dostępem;
zapewnić środki kryptograficzne ochrony wobec danych wykorzystywanych do uwierzytelniania, które są przesyłane w sieci publicznej.