Zapytanie ofertowe z dnia 7 marca 2023 r.
Zapytanie ofertowe z dnia 7 marca 2023 r.
na zakup, skomponowanie i dostarczenie 5000 pakietów pomocy dla uchodźców dla Polskiego Czerwonego Krzyża
I. ZAMAWIAJĄCY
1. Polski Czerwony Krzyż z siedzibą w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx, działający na podstawie ustawy z dnia 16 listopada 1964 r. o Polskim Czerwonym Krzyżu (Dz. U. Nr 41, poz. 276 z późn. zm.) oraz Statutu PCK zatwierdzonego rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 20 września 2011 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 217, poz. 1284), wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000225587 jako organizacja pożytku publicznego, NIP: PL5260250481, REGON: 007023731 (dalej: „PCK”).
II. INFORMACJE OGÓLNE
1. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia prowadzone jest w związku z realizacją projektu związanego z
pomocą humanitarną na rzecz obywateli Ukrainy przebywających na terytorium Polski.
2. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019r., poz. 1843 ze zm.).
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest 5000 pakietów pomocy dla uchodźców (zwane dalej: pakietami), każdy składający się z dwóch części: paczki z żywością oraz paczki z art. higieny i chemią gospodarczą (zwane dalej: paczkami).
2. Na zakup, skomponowanie i dostarczenie towarów zamawiający przeznacza maksymalnie kwotę 1 440 953,28 PLN brutto.
3. Zamawiający przedstawia poniżej listę produktów, które powinny znaleźć się w paczkach. Oferent determinuje samodzielnie ostateczną ilość opakowań jednostkowych, które umieszcza w paczce i przedstawia jako ofertę. Dodatkowe uwarunkowania dot. składu paczek znajdują się w kolejnych punktach Zapytania ofertowego.
JEDEN PAKIET POMOCY DLA UCHODŹCÓW | ||
Część I pakietu: Paczka z żywnością w ekologicznej torbie (torba z naniesionym w sposób trwały kolorowym logotypem – znakiem PCK): (nie można pominąć więcej niż 3 produkty) | Część II pakietu: Paczka z art. higienicznymi i chemią gospodarczą w ekologicznej torbie (torba z naniesionym w sposób trwały kolorowym logotypem – Znakiem PCK): (min. 1 sztuka każdego produktu) | |
Kategoria I | Kategoria II | |
1. Szynka drobiowa (min. 1szt.) | 4. Xxxxxxx z marchewką | 1. Hipoalergiczny proszek do prania |
2. Pasztet wieprzowy (min. 1szt.) | 5. Fasola biała | 2. Hipoalergiczne mydło w kostce (max. 4szt.) |
3. Filet z makreli w oleju (min. 1szt.) | 6. Koncentrat pomidorowy | 3. Pasta do zębów |
7. Buraczki wiórki | 4. Szczoteczka do zębów (max. 4szt.) | |
8. Makaron jajeczny | 5. Maszynka do golenia jednorazowa | |
9. Makaron kukurydziany bezglutenowy | 6. Szampon do włosów | |
10. Ryż biały | 7. Płyn do mycia naczyń | |
11. Kasza gryczana (min. 1szt.) | 8. Antyperspirant męski w sztyfcie | |
12. Mleko UHT | 9. Antyperspirant żeński w sztyfcie | |
13. Olej rzepakowy (max. 1l) | 10. Płyn do dezynfekcji toalet | |
11. Płyn do czyszczenia powierzchni uniwersalny ze spryskiwaczem |
4. Zamawiający wymaga, by każdy z 5000 pakietów był podzielony na dwie, określone w specyfikacji, paczki, które należy umieścić w sposób niezagrażający uszkodzeniem produktów w dostarczone przez oferenta torby. Torby muszą być wykonane z ekologicznego materiału, wytrzymałe i dostosowane do przenoszenia na ramieniu, muszą być także zamknięte w sposób uniemożliwiający wypadnięcie każdego z zapakowanych produktów podczas transportu. Każda z toreb opatrzona musi być kolorowym logo – znakiem PCK naniesionym w sposób trwały, o średnicy nie mniejszej niż 15 cm, które dostarczone zostanie przez Zamawiającego w formie pliku w formacie wektorowym po wyborze oferty.
5. Zamawiający informuje, że kryterium wyboru oferty będą stanowić w szczególności następujące czynniki: wartość pakietu, liczba produktów w paczkach, waga i różnorodność produktów w paczkach. Ponadto, w przypadku paczek z żywnością preferowane będą paczki zawierające większą ilość produktów z Kategorii I. Dodatkowe kryterium może stanowić wyższa, sumaryczna zawartość (gramatura) białka w paczce.
6. Specyfikacja produktów mających się znaleźć w paczkach z żywnością została sprecyzowana w Załączniku nr 1.1. do Zapytania ofertowego. Poniżej określa się ogólne warunki dotyczące paczki z żywnością:
− Produkty podzielone są na dwie kategorie ważności:
I kategoria: szynka drobiowa, pasztet wieprzowy, filet z makreli w oleju;
II kategoria: groszek z marchewką, fasola biała, koncentrat pomidorowy, buraczki wiórki, makaron jajeczny, makaron kukurydziany bezglutenowy, ryż biały, kasza gryczana, mleko UHT, olej rzepakowy.
− Zamawiający wymaga, by waga pojedynczej paczki z żywnością nie przekraczała 16 kilogramów.
− Zamawiający nie wymaga, by w paczce znalazły się wszystkie produkty wymienione w specyfikacji, ale Oferent nie powinien pominąć więcej niż 3 produkty z listy.
− Zamawiający wymaga, by w paczce znajdował się co najmniej 1, wskazany w specyfikacji, olej, przy czym jego łączna objętość nie powinna przekraczać 1l.
− Zamawiający wymaga, by w paczce znalazły się co najmniej dwie konserwy mięsne i jedna konserwa rybna.
− Zamawiający wymaga, by w paczce znalazło się co najmniej jedno opakowanie kaszy.
− Zmawiający wymaga, by oferowane produkty spełniały minimalne parametry określone w Załączniku nr 1.1. do Zapytania ofertowego.
7. Specyfikacja produktów mających się znaleźć w paczkach z art. higienicznymi i chemią gospodarczą została sprecyzowana w Załączniku nr 1.2. do Zapytania ofertowego. Poniżej określa się ogólne warunki dotyczące paczki z art. higienicznymi i chemią gospodarczą:
− W paczce powinny się znaleźć następujące produkty: hipoalergiczny proszek do prania, hipoalergiczne mydło w kostce, pasta do zębów, szczoteczka do zębów, golarka jednorazowa, szampon, płyn do naczyń, antyperspirant męski w sztyfcie, antyperspirant żeński w sztyfcie, płyn do dezynfekcji toalet, płyn do czyszczenia powierzchni uniwersalny ze spryskiwaczem.
− Zamawiający wymaga, by waga paczki z art. higienicznymi i chemią gospodarczą nie przekraczała 16 kilogramów.
− Zamawiający wymaga, by w paczce znalazły się wszystkie wymienione produkty.
− Zamawiający wymaga, by w paczce znajdowały się nie więcej niż 4 mydła w kostce.
− Zamawiający wymaga, by w paczce znajdowały się nie więcej niż 4 szczoteczki do zębów.
− Zmawiający wymaga, by oferowane produkty spełniały minimalne parametry określone w Załączniku nr 1.2. do Zapytania ofertowego.
8. Zamawiający wymaga, aby dostarczone produkty, stanowiące przedmiot zamówienia, były nieuszkodzone, dopuszczone do obrotu zgodnie z prawem obowiązującym w Polsce i Unii Europejskiej, spełniały wymagane polskim prawem normy, były wolne od wad prawnych i by termin ich przydatności do spożycia i termin przydatności do użytku był nie krótszy niż 4 miesiące od daty dostarczenia do miejsca wskazanego przez Zamawiającego.
9. Zamawiający wymaga dostawy produktów fabrycznie zamkniętych i niewymagających przechowywania w warunkach chłodniczych.
10. Zamawiający wymaga, aby dostarczone produkty miały etykiety z pełnym opisem w języku polskim. Dodatkowo, posiadać mogą pełny opis w języku angielskim lub ukraińskim.
11. Zamawiający wymaga, by pakiety dostarczone zostały jako skomponowane i spakowane do ekologicznych toreb, a następnie ułożone na paletach EUR lub EUR2 i zabezpieczone do transportu i dalszego przechowywania.
12. Dostawa przedmiotu zamówienia nastąpi do punktów dystrybucji na terenie Polski wskazanych przez Zamawiającego. Zamawiający wskaże dokładne adresy po zapoznaniu się z ofertą i dopuszcza możliwość realizacji usługi w następujących wariantach:
Preferowane przez Zamawiającego warunki i tryb dostawy 5000 pakietów: | Inne akceptowalne przez Zamawiającego warunki i tryb dostawy 5000 pakietów: |
• Dostawa do 16 punktów wskazanych przez Zamawiającego; punkty znajdują się na terytorium Polski – po jednym na każde z województw; • Do każdego punktu Oferent zobowiązuje się dostarczyć ok. 300-330 pełnych pakietów wg listy dystrybucyjnej przekazanej przez Zamawiającego; • Produkty muszą być dostarczone na paletach EUR lub EUR2, pojazdem z windą załadowczą i rozładowane z pojazdu; • Preferowany przez Zamawiającego termin dostawy to 2 tygodnie od dnia zawarcia umowy z Wykonawcą. | • Dostawa do 4 punktów wskazanych przez Zamawiającego; punkty znajdują się na terytorium Polski – po jednym w woj. mazowieckim, podkarpackim, lubelskim i wielkopolskim; • Do każdego punktu Oferent zobowiązuje się dostarczyć ok. 1250 pełnych pakietów wg listy dystrybucyjnej przekazanej przez Zamawiającego; • Produkty muszą być dostarczone na paletach EUR lub EUR2, pojazdem z windą załadowczą; • Preferowany przez Zamawiającego termin dostawy to 2 tygodnie od dnia zawarcia umowy z Wykonawcą. |
13. W Tabeli ofertowej, stanowiącej Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego, Oferent może zadeklarować warunki realizacji usługi w obu bądź jednym wariancie dostawy (do 16 i/lub do 4 punktów dostawy na terenie kraju), co stanowi gotowość realizacji usługi w każdym z deklarowanych wariantów – w przypadku wyboru oferty Oferenta, Zamawiający wskaże jeden, wybrany przez siebie wariant usługi, podlegający realizacji.
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ WYKAZ DOKUMENTÓW DOŁĄCZANYCH DO OFERTY
1. O udział w postępowaniu nie może ubiegać się Oferent, który podlega wykluczeniu, tj. w stosunku, do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
2. Jeżeli podjęte przez Xxxxxxxx czynności nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający może wykluczyć Oferenta.
3. Oferta musi zawierać czytelne wskazanie oferowanych produktów oraz ich głównych parametrów i może zostać uzupełniona przez Oferenta o materiały informacyjne nt. oferowanych produktów (informacje handlowe, specyfikacje, zdjęcia, itd.).
4. Celem zgłoszenia oferty, Oferent zobowiązany jest wypełnić Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego (Tabela ofertowa w formacie XLSX) i przedłożyć ją wypełnioną i zapisaną, zgodnie z wybraną formą złożenia oferty (pisemną lub elektroniczną, jak wskazano w części IV pkt 6-9 niniejszego Zapytania ofertowego). Ponadto, Oferent zobowiązany jest przedłożyć:
− dokumenty potwierdzające prawo do podpisania oferty, pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy);
− Oświadczenie Xxxxxxxx, że nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez Zamawiającego, złożone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego i musi ono zostać podpisane przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji Oferenta.
5. Oferent zobowiązany jest do podania pełnego opisu i nazwy proponowanych produktów, ich liczby i wagi, jak również opisu sposobu pakowania, tj. opisu toreb, do których zapakuje produkty (niezbędne jest przedłożenie zdjęć oferowanych toreb).
6. Oferty można składać w formie pisemnej lub elektronicznej.
7. Oferta składana w formie pisemnej musi być dostarczona pocztą, kurierem lub osobiście na adres: Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: OFERTA – PAKIETY POMOCOWE #1/2023. W przypadku oferty składanej w formie pisemnej, złożone dokumenty powinny być opatrzone podpisem osoby/ób uprawnionej/ych do reprezentacji Oferenta. Tabela ofertowa powinna zostać wydrukowana i podpisana, a ponadto zostać zapisana w pliku w formacie XLS lub XLSX na płycie CD/DVD, dołączonej do dokumentacji.
8. Oferta składana w formie elektronicznej i załączniki do oferty winny być sporządzone w formatach .pdf i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji Oferenta. Zamawiający dopuszcza również zeskanowanie oferty pierwotnie wytworzonej w postaci papierowej i złożenie jej w formie elektronicznej, tj. przekształcenie dokumentów uprzednio wydrukowanych w postać elektroniczną i złożenie ich w formie elektronicznej w postaci skanów. Tabela ofertowa powinna zostać przedłożona w opatrzonym podpisem pliku PDF, a ponadto zostać przesłana w pliku w formacie XLS lub XLSX.
9. Oferta składana w formie elektronicznej winna być przesłana jako załącznik do wiadomości e-mail na adres: xxxxxx.xxxxxx@xxx.xx. W temacie wiadomości należy wpisać: OFERTA – PAKIETY POMOCOWE #1/2023. Wielkość plików stanowiących załącznik do wiadomości nie może przekraczać 20 MB. W przypadku gdy wielkość załączanych plików przekracza 20 MB należy pliki odpowiednio podzielić na grupy i przesłać w dwóch lub więcej wiadomościach, informując w treści wiadomości Zamawiającego w ilu częściach przesyłana jest oferta.
10. Przy ocenie zachowania terminu złożenia oferty, w przypadku oferty złożonej w formie pisemnej decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego (Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx), a w przypadku oferty złożonej w formie elektronicznej data i godzina zapisu wiadomości na serwerze poczty elektronicznej Zamawiającego.
11. Na ofertę składają się dane i dokumenty opisane w części IV pkt 3-5 niniejszego Zapytania ofertowego.
12. Ofertę należy sporządzić w języku polskim w sposób czytelny.
13. Termin składania ofert upływa 14 marca 2023 r. o godz. 13:00 (CET).
14. Każdy z Oferentów może złożyć tylko jedną ofertę.
15. Oferty złożone po terminie pozostaną bez rozpatrzenia.
16. Oferty złożone przed upływem terminu otwarcia mogą zostać zmienione lub wycofane. Zmiany lub wycofania dokonuje się albo poprzez złożenie stosownego oświadczenia woli w formie pisemnej poprzez jego doręczenie na adres: Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx w zamkniętej kopercie z dopiskiem: OFERTA – PAKIETY POMOCOWE #1/2023, albo w formie elektronicznej na adres: xxxxxx.xxxxxx@xxx.xx – wiadomość z tytułem: OFERTA – PAKIETY POMOCOWE #1/2023.
17. Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert.
18. Dzień, do którego Oferent będzie związany złożoną ofertą, określa się na 20 marca 2023 r.
19. Zamawiający nie wzywa do uzupełnienia braków, jeżeli Oferent nie złoży przedmiotowych załączników lub złożone załączniki są niekompletne.
20. Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści oferty i przedmiotowych załączników.
21. Od wyników postępowania wewnętrznego Zamawiającego, dotyczącego wyboru najkorzystniejszej oferty, Oferentom nie przysługuje odwołanie.
22. Zamawiający może, w każdej chwili i bez podania przyczyny wycofać Zapytanie ofertowe i zaprzestać dalszego procedowania.
V. DZIAŁANIA PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY ORAZ WARUNKI ZAWARCIA UMOWY
1. Rozliczenia z wybranym/i Wykonawcą/ami dokonywane są w walucie polskiej (PLN).
2. Do Oferenta/ów, którego/ych oferta/y okaże/ą się najkorzystniejsza/e zostanie skierowane zaproszenie do zawarcia umowy w charakterze Wykonawcy – nastąpi to nie później niż w dniu wskazanym w części IV pkt 18 niniejszego Zapytania ofertowego.
3. Podpisanie umowy na realizację przedmiotu zamówienia nastąpi w sposób ustalony indywidualnie z Wykonawcą/ami.
4. Zamieszczone w Zapytaniu ofertowym warunki realizacji zostaną uwzględnione w przyszłej umowie/ach o realizację zamówienia zawartej/ymi z Wykonawcą/ami.
5. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
− 0,2% wartości umowy brutto, w przypadku niedostarczenia przedmiotu umowy w terminie wskazanym w Zapytaniu ofertowym, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki - w sumie nie więcej jednak niż 10% wartości umowy brutto,
− 0,5% wartości umowy brutto, w przypadku nieusunięcia wady gwarancyjnej naprawianego sprzętu w terminie 14 dni, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki - w sumie nie więcej jednak niż 10 % wartości umowy brutto,
− 10% wartości umowy brutto, w razie odstąpienia przez Zamawiającego od umowy w całości lub części z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca.
6. Xxxxxxxxx maksymalna odpowiedzialność Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu niewykonania umowy jest ograniczona do 20% wynagrodzenia umownego brutto, o którym mowa w umowie.
7. Zapłata kwot określonych w części V pkt 5-6 niniejszego Zapytania ofertowego nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku wykonania umowy lub wykonania naprawy gwarancyjnej.
8. Zamawiający może potrącać zastrzeżone kary umowne przy opłacaniu faktury wystawionej przez Wykonawcę.
9. Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych prawa cywilnego, jeżeli poniesiona szkoda przekroczy wysokość zastrzeżonych kar umownych wskazanych w części V niniejszego Zapytania ofertowego.
10. Zamawiający przewiduje możliwość udzielania zaliczek na poczet wykonania przedmiotu umowy, jednak w kwocie nie większej niż 40% wartości umowy.
11. Wszelkie płatności dokonywane są przez Zamawiającego po otrzymaniu prawidłowo wystawionych przez Wykonawcę faktur.
VI. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1. Zamawiający informuje, iż dane osobowe przekazane przez Oferentów przetwarzał będzie zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Poprzez złożenie oferty Oferent potwierdza, iż zapoznał się uprzednio z Załącznikiem nr 4 do Zapytania ofertowego i akceptuje przedstawione w nim zasady przetwarzania danych osobowych.
VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia bądź unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapie i bez wyboru Wykonawcy oraz bez podawania przyczyny .
2. O udzielenie zamówienia i zostanie Wykonawcą nie może ubiegać się Oferent, który podlega wykluczeniu, tj. w stosunku, do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
3. Jeżeli podjęte przez Wykonawcę czynności nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę.