Załącznik nr 5 do SWZ 17/PZP/BAO/2021/BZN Projektowane postanowienia umowy nr ………… /BAO/CŁ/2022 (zwana dalej „umową”)

Załącznik nr 5 do SWZ

17/PZP/BAO/2021/BZN

Projektowane postanowienia umowy nr ………… /BAO/CŁ/2022

(zwana dalej „umową”)

zawarta w Warszawie pomiędzy:

Centrum Xxxxxxxxxxx z siedzibą w Warszawie (02-822 Warszawa), xx. Xxxxxxxx 00, XXXXX: 382967128 NIP: 9512481668, zwanym dalej „Zamawiającym”, reprezentowanym przez:

Pana Xxxxxxx Xxxxxxx – Dyrektora Generalnego, na podstawie pełnomocnictwa z dnia 11 stycznia 2021 r.

………………………………………………………………………………………………………….. z siedzibą
w ………………………………………………………………………………………………………...., wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………, zwanym dalej: „Wykonawcą”, wyłonionym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego w trybie podstawowym na podstawie art. 275 ust. 1 ustawy z dnia
11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 z późn. zm.), zwaną dalej ustawą, reprezentowanym przez:

……………………………………………………..,

łącznie zwanymi dalej „Stronami” a osobno „Stroną”, o następującej treści:

§ 1

Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia na rzecz Zamawiającego usług obsługi podróży Zamawiającego (dalej „Usługi”).
Przedmiot zamówienia obejmuje:

rezerwacje i sprzedaż biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie zgodnie ze składanymi przez Zamawiającego zleceniami jednostkowymi w zakresie: tras, terminów i klas lotniczych, według obowiązujących taryf przewoźników, z uwzględnieniem najkorzystniejszych w danym momencie cen,
rezerwacje miejsc noclegowych,
wystawianie ubezpieczeń podróżującym,
sprzedaż biletów kolejowych zagranicznych oraz krajowych,
pośrednictwo przy wynajmie samochodu (w tym przy użyciu karty kredytowej, w serwisie rezerwacyjnym wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx),
pośrednictwo w uzyskaniu i zakupie wiz,

- szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa załącznik nr 1 do Umowy.

Usługi będą wykonywane stosownie do potrzeb, na podstawie indywidualnych Zamówień udzielanych przez Zamawiającego, zgodnie z ich treścią i postanowieniami niniejszej Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się zatrudnić lub oddelegować …..osobę niepełnosprawną łącznie na 1 etat, przez cały czas realizacji Umowy, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia
1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1172 z późn. zm.) lub w rozumieniu właściwych przepisów państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego – jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania w tych państwach:

za zatrudnienie osoby niepełnosprawnej będzie uznawane także dalsze zatrudnianie osoby niepełnosprawnej, która już jest u Wykonawcy zatrudniona i która zostanie oddelegowana do wykonywania czynności związanych z realizacją zamówienia,
Wykonawca złoży pisemne oświadczenie potwierdzające zatrudnienie osoby niepełnosprawnej najpóźniej w terminie 10 dni od dnia podpisania umowy,
Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli spełnienia przez Wykonawcę zobowiązania,
o którym mowa w niniejszym ustępie,
z przedmiotowej kontroli osoby wskazane w § 4 ust. 1 pkt 1) Umowy sporządzą notatkę,
w której zostanie stwierdzone czy Wykonawca spełnia warunek zatrudnienia wymaganej osoby,
stwierdzenie naruszenia przez Wykonawcę zobowiązania w zakresie zatrudnienia osoby
z niepełnosprawnością będzie skutkowało naliczeniem kary, o której mowa w § 7 ust. 8 Umowy.

[postanowienie zostanie wprowadzone do treści zawieranej umowy w przypadku, gdy wykonawca w ofercie zadeklaruje, iż skieruje do realizacji umowy osobę niepełnosprawną].

Wykonawca oraz jego podwykonawcy zobowiązują się do zatrudniania na podstawie umowy
o pracę (stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy Dz. U. z 2019 r., poz. 1040 z późn. zm.) osoby wykonujące czynności bezpośrednio w zakresie realizacji zamówienia, o których mowa w ust. 2.
Zamawiający jest uprawniony do kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań, o których mowa w ust. 5 powyżej na każdym etapie realizacji Umowy. Wykonawca w terminie 10 dni od dnia zawarcia Umowy oraz na każde żądanie Zamawiającego (w terminie 5 dni roboczych) przedstawi mu dokumenty (lub potwierdzi aktualność wcześniej złożonych dokumentów) potwierdzające spełnienie wymogu, o którym mowa w ust. 5 powyżej, w tym w szczególności zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy
o pracę, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy
o pracę, rodzaj umowy o pracę i zakres obowiązków pracownika, w tym w szczególności:
1. Oświadczenia zatrudnionego pracownika,
2. oświadczenia wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę.
3. Poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika (umowa może być zanonimizowana w zakresie miejsca zamieszkania, numerów dokumentów, numeru PESEL, kwoty wynagrodzenia lub innych danych niemających znaczenia, z punktu widzenia celu kontroli, jednak musi zawierać imię
  i nazwisko pracownika).

Po analizie przedmiotowych dokumentów wskazane w § 4 ust. 1 osoby z obu Stron umowy sporządzą notatkę, w której zostanie stwierdzone czy Wykonawca (podwykonawcy) spełnił warunek zatrudnienia ww. osób na podstawie umów o pracę. Stwierdzenie naruszenia przez Wykonawcę zobowiązania w zakresie obowiązków zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osoby realizującej zamówienie lub zatrudnienia osoby niepełnosprawnej będzie skutkowało naliczeniem kary, o której mowa odpowiednio w § 7 ust. 9 Umowy.

Wykonawca zobowiązany jest do oddelegowania do realizacji Umowy co najmniej 2 – osobowy zespół kasjerów lotniczych, gdzie każda z tych osób posiada co najmniej 2 (dwu) letnie doświadczenie w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych w systemie GDS, zgodnie
z Wykazem osób, który stanowi załącznik nr 3 do Umowy.
Wykonawca może dokonać zmiany deklarowanych osób do realizacji Umowy, o których mowa
w ust. 7, tylko pod warunkiem wcześniejszego uzgodnienia tego faktu z Zamawiającym oraz uzyskaniu jego zgody:

Strony dopuszczają zmianę osób z zastrzeżeniem, iż zachowane będą wymagania Zamawiającego dotyczące doświadczenia tych osób,
Wykonawca każdorazowo zobowiązany jest do pisemnego poinformowania Zamawiającego o zamiarze zmiany osób i przedstawienia nowego Wykazu osób,

W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.
Wykonawca zobowiązany jest poinformować Zamawiającego o każdej zmianie dotyczącej zatrudnienia osób, o których mowa w ust. 4, 5 i 7.
W przypadku, o którym mowa w ust. 7, zapisy zawarte w ust. 5 – 6 stosuje się odpowiednio.

§ 2

Zamawiający będzie każdorazowo zwracał się do Wykonawcy za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany w § 4 ust. 1 Umowy o złożenie oferty („Zapytanie”) na wykonanie Usługi szczegółowo określonej tym Zapytaniu.
Wykonawca w czasie maksymalnie 1 godziny prześle propozycję za pomocą poczty elektronicznej na adres xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx oraz na adres, z którego wysłano Zapytanie. Propozycja Wykonawcy zawierać będzie dokładną wycenę zamawianych Usług, obejmującą wszystkie koszty związane z ich realizacją, które będą obciążać Zamawiającego oraz wymagane informacje.
Po otrzymaniu oferty i ocenie warunków realizacji danej Usługi Zamawiający, według własnej wyłącznej oceny, może podjąć decyzję o zleceniu realizacji danej Usługi albo zwrócić się
do Wykonawcy o przedstawienie innych propozycji, jak też może podjąć decyzję o braku realizacji danej Usługi. Brak odpowiedzi Xxxxxxxxxxxxx na propozycję Wykonawcy w żadnym przypadku nie może być poczytywany za akceptację.
Zlecenie realizacji danej Usługi będzie następowało poprzez przesłanie przez Zamawiającego, za pomocą poczty elektronicznej z adresu wskazanego w ust. 2, na adres Wykonawcy wskazany § 4 ust. 1 Umowy, zawiadomienia o akceptacji oferty („Zamówienie”). Zamówienie będzie określać istotne warunki realizacji Usługi (termin, miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, niezbędne dane osobowe podróżnych oraz inne istotne informacje).
Zamawiający zobowiązuje się do zlecania Usług w terminach umożliwiających ich prawidłową, rzetelną i terminową realizację.

§ 3

Wykonawca jest zobowiązany do wykonywania Umowy oraz zlecanych na jej podstawie Usług
z zachowaniem najwyższej staranności, przy uwzględnieniu profesjonalnego charakteru działalności wykonywanej przez Wykonawcę oraz z uwzględnieniem najlepszych praktyk stosowanych przy wykonywaniu tego rodzaju usług.
Wykonawca jest zobowiązany do realizacji poszczególnych Zamówień zgodnie z poniższymi terminami:

rezerwację biletów lotniczych – nie później niż 3 godziny od chwili przesłania Zamówienia;
dostarczenie zamówionych biletów lotniczych / potwierdzenia ubezpieczenia / potwierdzenia rezerwacji hotelowej w formie elektronicznej na podany w Zamówieniu adres e-mail – nie później niż 3 godziny od chwili przesłania Zamówienia;
dostarczenie zamówionych biletów kolejowych do siedziby Zamawiającego lub w formie elektronicznej na podany w Zamówieniu adres e-mail – w czasie 2 godzin od chwili przesłania Zamówienia;
odebranie biletów kolejowych z siedziby Zamawiającego w przypadku rezygnacji –
w czasie 2 godzin od chwili przesłania Zamówienia;
przygotowanie i złożenie stosownego wniosku o wydanie wizy w terminie 1 dnia roboczego
od chwili przesłania Zamówienia (o fakcie złożenia takiego wniosku Wykonawca jest obowiązany powiadomić Zamawiającego niezwłocznie, ale nie później niż 1 dzień od dnia złożenia takiego wniosku za pomocą poczty elektronicznej na adres, z którego wysłano Zamówienie);
wynajem samochodów w terminie i okresie wskazanym w Zamówieniu.

Wszelkie dokumenty, których przekazanie jest możliwe drogą elektroniczną (mail, skan dokumentu), będą dostarczane przez Wykonawcę w ten sposób. Zamawiający dopuszcza dostawę biletów w formie fizycznej, przy czym, w takim wypadku, Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia zamówionych biletów bądź ich odbioru w przypadku rezygnacji
z podróży, w czasie 2 godzin od chwili przesłania Zamówienia. Koszt dostawy i odbioru biletów dokumentów jest zawarty w opłacie transakcyjnej.
Wykonawca jest zobowiązany do zwrotu Zamawiającemu należności za niewykorzystane bilety
w terminie 7 dni od dnia zwrotu / anulowania biletu przez Zamawiającego, z zastrzeżeniem dopuszczalności potrącenia przez Wykonawcę opłat, wynikających z ogólnych przepisów taryfowych, stosowanych przez poszczególnych przewoźników.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od złożonego zamówienia na świadczenie usług hotelarskich i wynajmu samochodu, bez konieczności ponoszenia kosztów za rezerwację, zgodnie z otrzymanymi warunkami rezerwacji, w hotelu którego rezerwacja dotyczy. W przypadku wyjazdu grupowego (7 i więcej osób) Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od złożonego zamówienia, zgodnie z otrzymanymi warunkami rezerwacji, w hotelu, którego rezerwacja dotyczy bez konieczności ponoszenia kosztów za rezerwację."
W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od złożonego zamówienia na mniej niż
24 godziny niezgodnie z otrzymanymi warunkami rezerwacji ~~przed rozpoczęciem doby hotelowej~~ w hotelu, którego odstąpienie dotyczy, Zamawiający uiści zapłatę w wysokości wynikającej
z faktury wystawionej przez dany hotel za dokonanie anulacji rezerwacji (nie więcej jednak niż sto procent kosztów zarezerwowanych noclegów). W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od złożonego zamówienia (dotyczy wyjazdu grupowego) niezgodnie
z otrzymanymi warunkami rezerwacji ~~na mniej niż 120 godziny przed rozpoczęciem doby hotelowej~~ w hotelu, którego odstąpienie dotyczy Zamawiający uiści zapłatę w wysokości wynikającej z faktury wystawionej przez dany hotel za dokonanie anulacji rezerwacji (nie więcej jednak niż sto procent kosztów zarezerwowanych noclegów).
Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego przekazać praw i obowiązków wynikających z Umowy na rzecz jakichkolwiek osób trzecich lub innych podmiotów prawa.
W przypadku powierzenia przez Wykonawcę wykonania części Usług osobom trzecim Wykonawca nie zostaje zwolniony z jakiegokolwiek obowiązku, odpowiedzialności ani zobowiązania, wynikających z Umowy i jest odpowiedzialny za wszelkie działania lub zaniechania tych osób trzecich jak za własne działania lub zaniechania.
Wykonawca oświadcza, że cała jego działalność jest ubezpieczona i posiada polisę ubezpieczeniową nr ………… na kwotę ………….. zł (słownie złotych: …………….) – obejmującą odpowiedzialność cywilną z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej stanowiącą załącznik nr 4 do Umowy. Okres ubezpieczenia: od dnia ……… r. do dnia ………….. r.
Jeżeli wyżej wymieniona polisa ubezpieczeniowa Wykonawcy w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej straci ważność przed zakończeniem Umowy, Wykonawca przedłuży ubezpieczenie, zachowując jego ciągłość przez okres wykonywania umowy określony
w § 5 Umowy i przedstawi dokument potwierdzający zawarcie umowy ubezpieczenia Zamawiającemu na co najmniej 7 dni przed upływem końca ważności wyżej wymienionej polisy.

§ 4

Sprawy związane z realizacją Umowy prowadzić będą:

w imieniu Zamawiającego:

imię i nazwisko, telefon, mail: oraz osoby, których podróż służbowa dotyczy (adres e-mail, z którego zostanie przesłane Zapytanie, o którym mowa w § 2 ust. 2 Umowy),

w imieniu Wykonawcy:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………;

Osoby, o których mowa w ust. 1, są upoważnione do bieżącego koordynowania spraw związanych z realizacją Umowy, w tym wysyłania zapytań o ofertę, składania Zamówień, jednakże bez prawa dokonywania zmian w Umowie oraz bez prawa zaciągania zobowiązań finansowych innych niż wynikające z wysłanych Zamówień, zgodnych z postanowieniami Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia do dyspozycji Zamawiającego pracowników Wykonawcy w biurze Wykonawcy w dni robocze w godzinach: 8:00 – 16:00 pod numerami telefonu oraz adresami mailowymi:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia, poza godzinami wskazanymi w ust. 3 oraz w dni wolne od pracy, awaryjnego numeru telefonu o nr ………………………………, dostępnego całodobowo dla podróżnych, wskazanych przez Zamawiającego, w sytuacjach nagłych spowodowanych w szczególności odwołaniem / zmianą lotu. Kontakt z przedstawicielem Wykonawcy pod awaryjnym numerem telefonu dotyczyć będzie w szczególności informowania o dostępnych połączeniach oraz rezerwowaniu/zamawianiu biletów lotniczych oraz usług hotelowych.
Zmiana osób lub danych telefonicznych lub adresowych osób, o których mowa w ust. 1 powyżej lub danych wskazanych w ust. 3 i 4 powyżej nie stanowi zmiany Umowy i wymaga powiadomienia w formie pisemnej pod rygorem nieważności drugiej Strony przez Stronę dokonującą zmiany. Zmiana taka jest skuteczna z dniem doręczenia drugiej Stronie powiadomienia o zmianie osób lub danych.

§ 5

Umowa zawarta jest na czas określony od dnia podpisania Umowy przez okres 36 miesięcy
albo do wcześniejszego wyczerpania kwoty określonej w § 6 ust. 1 Umowy, w zależności co nastąpi pierwsze.
Upływ okresu obowiązywania Umowy, zgodnie z postanowieniami ust. 1, nie wpływa na ważność Zamówień udzielonych przed upływem tego okresu.

§ 6

Całkowity koszt realizacji umowy nie może przekroczyć kwoty brutto ……… zł (słownie złotych: ………… i 00/100). Na całkowity koszt realizacji umowy składają się w szczególności: koszty biletów, usług hotelarskich, transportowych w miejscu destynacji, koszty związane z uzyskaniem wiz, koszty ubezpieczenia oraz opłaty transakcyjne wskazane w niniejszym paragrafie.
Cena biletu musi być ceną z dnia rezerwacji i zgodna z przepisami taryfowymi IATA. Wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie na podstawie zbiorczej faktury za wykonane Usługi
w danym miesiącu kalendarzowym przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany
na fakturze VAT. Wykonawca zobowiązany jest do wykazania kosztów każdego z biletów
w odrębnych pozycjach faktury lub też dołączyć do faktury VAT zbiorczego zestawienia biletów zarezerwowanych w danym miesiącu. W przypadku opisanym w § 3 ust. 4 Umowy oraz
w przypadku uznania reklamacji za niezrealizowane przeloty, Wykonawca wystawi fakturę korygującą w terminie 7 dni od dnia zwrotu / anulowana biletu bądź daty uznania reklamacji.
Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w terminie do 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Za dzień płatności Strony uważają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
Kwota jaką Zamawiający zapłaci za każdy bilet (lotniczy lub kolejowy) obejmuje:

opłatę transakcyjną w wysokości ……….. zł brutto za bilet lotniczy krajowy lub zagraniczny, zgodnie z Formularzem ofertowym, którego kopia stanowi załącznik nr 2 do Umowy;
opłatę transakcyjną w wysokości …….. zł brutto za bilet kolejowy krajowy lub zagraniczny, zgodnie z Formularzem ofertowym, którego kopia stanowi załącznik nr 2 do Umowy;
cenę biletu ustaloną każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, opłat oraz innych należności.

Kwota, jaką Zamawiający zapłaci każdorazowo za pośrednictwo wizowe obejmuje:

opłatę transakcyjną w wysokości ……… zł brutto za pośrednictwo w uzyskaniu i zakupie wizy, zgodnie z Formularzem ofertowym, którego kopia stanowi załącznik nr 2 do Umowy;
opłatę za wizę pobieraną przez ambasady / konsulaty.

Kwota jaką Zamawiający zapłaci za każdą pojedynczą rezerwację hotelową (dla jednej osoby) obejmuje:

opłatę transakcyjną w wysokości ……. zł brutto za rezerwację / przedpłacenie pojedynczej rezerwacji hotelowej, zgodnie z Formularzem ofertowym, którego kopia stanowi załącznik nr 2 do Umowy;
cenę za pobyt w hotelu,

Kwota jaką Zamawiający zapłaci za pośrednictwo w najmie samochodu obejmuje

opłatę transakcyjną za pojedyncze pośrednictwo przy umowie najmu samochodu w kraju lub
za granicą w wysokości ……… zł brutto, zgodnie z Formularzem ofertowym, którego kopia stanowi załącznik nr 2 do Umowy;
cenę za wynajem samochodu.

Wykonawca będzie obciążać Zamawiającego za wystawienie polis ubezpieczeniowych zgodnie
z kwotami, na które wystawione będą polisy. Wystawienie, zwrot i wygaszenie ubezpieczeń dokonywane będą bez dodatkowej opłaty transakcyjnej.
Opłata transakcyjna za bilety lotnicze i kolejowe obejmuje rzeczywisty koszt realizacji zamówienia, w szczególności: koszt rezerwacji i wystawienia biletu (lotniczego lub kolejowego), dostawę biletu w cenie brutto, przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów, oferowanie wariantów połączeń, zorganizowanie i zabezpieczenie kompleksowej realizacji przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych, koszty powtórzenia rezerwacji, zmiany rezerwacji, zwrotu biletu, wymiany biletu, reklamacji, odprawy wszelkie inne koszty związane z należytym i zgodnym z SWZ, wykonaniem przedmiotu zamówienia.
Opłata transakcyjna za pośredniczenie w procesie uzyskania wizy zawiera w szczególności: skompletowanie i odbiór dokumentacji niezbędnej do uzyskania wizy, złożenie w odpowiedniej placówce dyplomatycznej kompletu dokumentów niezbędnych do uzyskania wizy, dostarczenie dokumentów wizowych do miejsca i w terminie wskazanym przez Zamawiającego i wszelkie inne koszty związane z należytym i zgodnym ze SWZ wykonaniem przedmiotu zamówienia,
z wyłączeniem faktycznych „opłat wizowych” pobieranych przez ambasady/konsulaty.
Faktura za bilety, poza wymogami księgowymi, musi zawierać (w zakresie każdego z biletów): datę wystawienia biletu, cenę biletu według taryfy przewoźnika, opłatę transakcyjną, trasę przelotu, datę wylotu/przylotu, klasę biletu, nazwisko pasażera a także cenę ostateczną
do zapłaty, przy czym Zamawiający dopuszcza, aby informacje te zamieszczone były
w zbiorczym zestawieniu załączonym do faktury.
Na fakturze za pośrednictwo wizowe wyszczególniona będzie opłata wizowa pobierana przez ambasady/konsulaty danych krajów oraz opłata za pośrednictwo wizowe pobierana przez Wykonawcę, a także wskazane będzie imię i nazwisko osoby, dla której wiza została wystawiona, kraj wyjazdu oraz rodzaj wystawionej wizy.
Na fakturze Wykonawca umieści symbol i numer niniejszej umowy oraz nr rachunku bankowego.
Wykonawca jest zobowiązany do wykazania poszczególnych elementów cenotwórczych
w odrębnych pozycjach faktury, w tym należnego mu wynagrodzenia w postaci opłaty transakcyjnej, o której mowa w ust. 4 pkt 1, ust. 5 pkt 1, ust. 6 ust. 1, ust. 7 pkt. 1.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość niezrealizowania zakupu biletów, miejsc hotelowych, wiz lub innych usług objętych przedmiotem Umowy, w co najwyżej 80% wartości, o której mowa w ust. 1; zrealizowanie tej części zamówienia zależeć będzie od potrzeb Zamawiającego i obecnej sytuacji na świecie związanej z wystąpieniem COVID-19. W takim wypadku Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia, przy czym Wykonawcy należne jest wynagrodzenie za rzeczywiście zrealizowane czynności w ramach przedmiotu Umowy. W przypadku stanu pandemii lub epidemii i skutkującym zwiększeniem ograniczeń w podróżowaniu w stosunku do stanu na dzień zawarcia Umowy, procent określony w zdaniu pierwszym może zostać odpowiednio pomniejszony.
Dla potrzeb wzajemnych rozliczeń uwzględniających postanowienia niniejszego paragrafu, strony oświadczają co następuje:

Zamawiający jest podatnikiem podatku VAT, posiada nadany numer NIP: 951 248 16 68,
Wykonawca jest podatnikiem podatku VAT, zarejestrowanym w …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….i jest upoważniony do wystawienia faktury VAT.

Bez zgody Xxxxxxxxxxxxx, Wykonawca nie może przenieść wierzytelności z tytułu zrealizowanej usługi na osobę trzecią.

§ 7

W przypadku niezrealizowania Zamówienia, w terminie uzgodnionym lub dostarczenie
go w miejsce inne niż uzgodnione z Zamawiającym w wyniku zwłoki Wykonawca, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 20 % wartości brutto biletu/ów.
W przypadku wystąpienia zwłoki w wykonaniu Zamówienia w terminach, o których mowa
w § 2 ust. 2 oraz § 3 ust. 2 pkt 1 – 4 Umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 100,00 zł (słownie złotych: sto 00/100) za każdą rozpoczętą godzinę zwłoki.
Zamawiający zastrzega sobie prawo porównywania proponowanych przez Wykonawcę cen
z cenami przedstawionymi przez inne podmioty świadczące usługi w obszarze sprzedaży biletów. W razie zaistnienia wariantu podróży zawierającego niższą cenę niż oferowana przez Wykonawcę, Wykonawca pokryje różnicę w cenie biletu i dodatkowo zapłaci karę umowną
w wysokości 20 % wartości biletu/ów.
W przypadku trzykrotnego wystąpienia sytuacji, o której mowa w ust. 3, Zamawiający będzie mógł wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym.
W przypadku wypowiedzenia umowy przez Zamawiającego lub wypowiedzenia umowy przez Wykonawcę z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca, Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 10 % kwoty, określonej w § 6 ust. 1 Umowy.
W przypadku naruszenia przez Wykonawcę zasad świadczenia usług zgodnie ze standardami IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego), Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 3.000,00 złotych (słownie: trzy tysiące złotych
i 00/100) za każdy przypadek naruszenia.
W przypadku niedotrzymania terminów zawartych w § 3 ust. 2 pkt 5 Umowy Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 50,00 zł (słownie złotych: pięćdziesiąt 00/100) za każdy dzień zwłoki.
W przypadku naruszenia przez Wykonawcę warunku realizacji przedmiotu umowy przez osobę, o której mowa w § 1 ust. 4 Umowy, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną
w wysokości 3.000 złotych (słownie: trzy tysiące złotych i 00/100) za każdy przypadek naruszenia.
W przypadku naruszenia przez Wykonawcę postanowień dotyczących zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób realizujących Umowę, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu za każde stwierdzone naruszenie, karę umowną w wysokości 5.000,00 złotych (słownie: pięć tysięcy złotych i 00/100), przy czym zapłacenie kary umownej nie zwalnia Wykonawcy ze zobowiązania wynikającego z § 1 ust. 5 Umowy. Nieprzedstawienie przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w § 1 ust. 6 Umowy w terminach tam wskazanych będzie traktowane jak naruszenie postanowień dotyczących zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób realizujących Umowę.
W przypadku zwłoki Wykonawcy wiza zostanie przekazana do Zamawiającego w terminie uniemożliwiającym odbycie przez podróżujących na zlecenie Zamawiającego wyjazdu, Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości równej kosztom poniesionym przez Zamawiającego w związku z koniecznością odwołania wyjazdu, jednak nie mniej niż 500,00 zł (słownie złotych: pięćset 00/100). Za zwłokę Wykonawcy rozumie się
w szczególności wszelkie uchybienia po stronie Wykonawcy w postaci błędów we wnioskach wizowych i/lub niezłożeniu kompletu wymaganych dokumentów w placówce dyplomatycznej. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia wynikające z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności opóźnienia zawinionego przez placówkę dyplomatyczną lub Zamawiającego.
Za naruszenie przez Wykonawcę obowiązków w zakresie zachowania poufności określonych
w § 8 Umowy, Zamawiający naliczy karę w wysokości 1 % kwoty, o której mowa w § 6 ust. 1 Umowy, za każdy przypadek naruszenia.
W przypadku nie zawarcia, nieodnowienia lub nieposiadania w okresie obowiązywania Umowy polisy, o której mowa w § 3 ust. 8 i 9 Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20.000,00 złotych (dwadzieścia tysięcy złotych i 00/100) . Zapłata kar umownych nie zwalnia Wykonawcy od wykonania przedmiotu Umowy.
W przypadku niedotrzymania terminu z powodu zwłoki, o którym mowa w § 13 ust. 12 Umowy Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 1 % kwoty, określonej w § 6 ust. 1 Umowy, za każdy dzień zwłoki.
W przypadku naruszenia zobowiązania, wskazanego w §11 ust. 17 Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umową w wysokości 1.000,00 zł.
Z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z przepisów prawa odnoszących się do szczególnych rozwiązań związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z wynagrodzenia należnego
mu w związku z realizacją Umowy. W przypadku gdy wysokość kar nie może być pokryta
z wynagrodzenia Wykonawcy, zobowiązuje się on do jej zapłaty w terminie 21 dni kalendarzowych od daty otrzymania wezwania do zapłaty (nota księgowa).
Kary umowne podlegają sumowaniu z zastrzeżeniem ust. 17.
W przypadku naliczenia Wykonawcy kar umownych, Zamawiający wystawi notę obciążeniową
i potrąci należną mu kwotę z wynagrodzenia przy opłacaniu którejkolwiek z faktur za realizację przedmiotu umowy, na co Wykonawca wyraża zgodę.
Łączna wysokość kar umownych z tytułu realizacji umowy nie przekroczy 50% wartości wynagrodzenia Wykonawcy.
Niezależnie od kar umownych określonych w Umowie, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych prawa cywilnego, jeżeli poniesiona szkoda przekroczy wysokość zastrzeżonych kar umownych lub Zamawiający poniesie szkodę z tytułu naruszeń, za które nie przewidziano kary.

§ 8

1. Strony zobowiązują się do zachowania poufności wszelkich informacji uzyskanych lub przekazanych w związku z zawarciem lub wykonaniem Umowy i poszczególnych Zamówień, jeżeli nie są one publicznie znane, przy czym przez „informację” rozumie się jakąkolwiek wiadomość wyrażoną za pomocą mowy, pisma, obrazu albo zawartą w urządzeniu, przyrządzie lub innym przedmiocie, a także wyrażoną w jakikolwiek inny sposób. Powyższy obowiązek jest nieograniczony w czasie i nie wygasa po wykonaniu, wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy.

2. Wykonawca bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego nie może ujawnić lub przekazać osobie trzeciej lub w jakikolwiek sposób upublicznić informacji uzyskanych w związku
z wykonaniem lub w wyniku wykonania Umowy. Powyższe dotyczy w szczególności informacji
o Usługach wykonanych na rzecz Zamawiającego.

3. Postanowienia ust. 1 nie mają zastosowania w przypadku, gdy obowiązek ujawnienia / udostępnienia informacji wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

4. Postanowienia ust. 1 nie stanowią przeszkody do udostępniania przez Zamawiającego informacji o treści Umowy oraz informacji związanych z jej wykonaniem do organu nadzoru, a także innym podmiotom uprawnionym do kontroli działalności Zamawiającego.

5. Wykonawca nie ma prawa kopiować, powielać ani w jakikolwiek inny sposób rozpowszechniać dokumentów paszportowych, które zostały mu przekazane przez Zamawiającego, chyba
że czynności te są niezbędne do realizacji przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 1 Umowy.

§ 9

Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości
o tych okolicznościach.
Zamawiającemu przysługuje prawo do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym
w przypadku, gdy zajdzie jedna z poniższych okoliczności:

Wykonawca nie zrealizował trzech kolejnych zleceń złożonych przez Zamawiającego lub sześciu zleceń złożonych przez Zamawiającego niezależnie od kolejności i odstępów czasowych między zleceniami,
Wykonawca w sposób uporczywy narusza postanowienia umowy w okolicznościach określonych w ust. 3,
jeżeli Wykonawca nie rozpoczął realizacji Umowy, pomimo wezwania Zamawiającego złożonego na piśmie,
jeżeli Wykonawca w sposób nienależyty realizuje Umowę,
w przypadku niemożności odbycia podróży z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy,
jeżeli zostanie ogłoszona upadłość, rozwiązanie lub likwidacja Wykonawcy,
jeżeli Wykonawca został wykreślony z właściwego rejestru przedsiębiorstw.

Przez nienależyte realizowanie Umowy Strony rozumieją w szczególności niezgodne
ze zleceniem, nieterminowe, niedbałe wykonywanie przez Wykonawcę Usług, w szczególności przekroczenie przez Wykonawcę czasu realizacji zleceń bez uprzedniego poinformowania
o problemach z ich realizacją.
Każdej ze Stron przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, z ostatnim dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym oświadczenie Strony zostało doręczone, z zastrzeżeniem § 7 ust. 4 Umowy oraz ust. 2 i 6 niniejszego paragrafu.
W przypadku gdy środki finansowe, których maksymalna wysokość została określona
w § 6 ust. 1 Umowy, pozostające w dyspozycji w ramach realizacji Umowy nie są wystarczające
do zrealizowania pojedynczego zamówienia, w takim przypadku umowa podlega rozwiązaniu,
z zastrzeżeniem art. 455 ust. 2 ustawy. O powyższym fakcie osoba wyznaczona do kontaktu po stronie Zamawiającego powiadomi Wykonawcę pocztą elektroniczną na wskazany § 4 ust. 1 Umowy adres mailowy.
Zamawiającemu przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym
z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w przypadku wystąpienia co najmniej trzykrotnej sytuacji powodującej naliczenie kary, o której mowa w § 7 ust. 8 i 9 Umowy.

§ 10

Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem § 1 ust. 7 i § 4 ust. 5 Umowy.

§ 11

Dokonanie zmian postanowień Umowy jest możliwe w następujących przypadkach:

gdy zmiany postanowień Umowy nie stanowią zmian w stosunku do treści oferty Wykonawcy, na podstawie której Zamawiający dokonał wyboru Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia;
zmiany postanowień Umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy, na podstawie której Zamawiający dokonał wyboru Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia;
w zakresie, o charakterze i na warunkach opisanych – zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 455 ust. 1 pkt 1) ustawy i w ust. 2 niniejszego paragrafu.

Dokonanie zmian postanowień Umowy, o których mowa w ust. 1 pkt 2 niniejszego paragrafu, jest możliwe w następujących: zakresie, o charakterze i na warunkach:

zmiany sposobu realizacji Umowy (np. zmiany sposobu i terminów składania Zapytań, Zamówień lub ofert), spowodowanej m. in., choć nie wyłącznie:

okolicznościami, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy,
zmianą obowiązujących przepisów prawa lub odpowiednich norm branżowych,
treścią decyzji administracyjnych lub orzeczeń sądowych,
zmianą warunków wykonywania usług przez przewoźników lotniczych lub kolejowych;

zmiany wynagrodzenia Wykonawcy lub zasad płatności tego wynagrodzenia:

w przypadkach zmian Umowy dokonywanych na podstawie ust. 2 pkt 1 niniejszego paragrafu – jako element lub bezpośredni skutek tych zmian, przy czym bez możliwości zmiany kwoty wskazanej w § 6 ust. 1 Umowy lub
w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa lub odpowiednich norm branżowych w okresie obowiązywania Umowy, w tym przepisów prawa podatkowego, w zakresie uwzględniającym te zmiany, z zastrzeżeniem, że Wykonawca nie może żądać zmiany wynagrodzenia w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa lub odpowiednich norm branżowych w okresie obowiązywania Umowy, w tym przepisów prawa podatkowego, którą to zmianę w chwili zawarcia Umowy Wykonawca - działając z należytą starannością - mógł i powinien był uwzględnić w kalkulacji wynagrodzenia przedstawionej w ofercie, przy czym kwota stanowiąca wartość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy zostanie określona, o ile nie podlega ustaleniu
na podstawie przepisów prawa, w wysokości odpowiadającej zwiększonym kosztom realizacji Usług, z uwzględnieniem ryzyka gospodarczego Wykonawcy oraz zastrzeżeniem, że powyższa zmiana nie może prowadzić do zmiany kwoty wskazanej w § 6 ust 1 Umowy.

Strony przewidują zmianę umowy w przypadku zmiany:

stawki podatku od towarów i usług VAT oraz podatku akcyzowego. Stawka i kwota podatku oraz wynagrodzenie brutto ulegną zmianie odpowiednio do przepisów prawa wprowadzających zmianę stawki podatku, co oznacza, że Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia
i zwiększenia wynagrodzenia brutto o kwotę równą różnicy wynikającej ze zmienionej stawki podatku - dotyczy to części wynagrodzenia za usługi, których w dniu zmiany stawki podatku jeszcze nie wykonano;
zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Wynagrodzenie może ulec zmianie odpowiednio do zmiany wysokości kosztów pracy ponoszonych przez Wykonawcę w związku z realizacją przedmiotowego zamówienia, o ile zmiana kosztów pracy wynika ze zmiany przepisów prawa dot. wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej i ma wpływ na koszt wykonywania zamówienia przez Wykonawcę. Wprowadzenie przedmiotowych zmian wynagrodzenia możliwe będzie, jeżeli Wykonawca:

udowodni, że zmiana w/w przepisów będzie miała wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę,
wykaże, jaką część wynagrodzenia stanowią koszty pracy ponoszone przez Wykonawcę
w trakcie realizacji zamówienia oraz jak zmiana przepisów wpłynie na wysokość tych kosztów.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia zastrzeżeń dotyczących wysokości kosztów pracy przedstawionych przez Wykonawcę.

zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. Wynagrodzenie może ulec zmianie odpowiednio do zmiany wysokości kosztów ponoszonych przez Wykonawcę
w związku z realizacją przedmiotowego zamówienia, o ile zmiana tych kosztów wynika ze zmiany przepisów prawa dot. zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne i ma wpływ na koszt wykonywania zamówienia przez Wykonawcę. Wprowadzenie przedmiotowych zmian wynagrodzenia możliwe będzie, jeżeli Wykonawca:

udowodni, że zmiana w/w przepisów będzie miała wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę,
wykaże, jaką część wynagrodzenia stanowią koszty pracy ponoszone przez Wykonawcę
w trakcie realizacji zamówienia oraz jak zmiana przepisów wpłynie na wysokość tych kosztów.

zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych. Wynagrodzenie może ulec zmianie odpowiednio do zmiany wysokości kosztów ponoszonych przez Wykonawcę w związku z realizacją przedmiotowego zamówienia, o ile zmiana tych kosztów wynika ze zmiany przepisów prawa dot. zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych i ma wpływ na koszt wykonywania zamówienia przez Wykonawcę. Wprowadzenie przedmiotowych zmian wynagrodzenia możliwe będzie, jeżeli Wykonawca:

udowodni, że zmiana w/w przepisów będzie miała wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę,
wykaże, jaką część wynagrodzenia stanowią koszty pracy ponoszone przez Wykonawcę
w trakcie realizacji zamówienia oraz jak zmiana przepisów wpłynie na wysokość tych kosztów.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia zastrzeżeń dotyczących wysokości kosztów pracy przedstawionych przez Wykonawcę.

Strona wnioskująca o zmianę wskazaną w ust. 3 musi wykazać środkami dowodowymi, że zmiany, o których mowa w ust. 3 mają bezpośredni wpływ na wysokość wynagrodzenia wykonawcy tj. wykazać, że zmiany wskazane w ust. 3 wymuszają podwyższenie kosztów wykonania.
Wykonawca zobowiązany jest w terminie wskazanym przez Zamawiającego przedłożyć Zamawiającemu na piśmie szczegółową analizę porównawczą kosztów (przed i po nowelizacji) stanowiącą wykaz poniesionych wydatków w związku ze zmianą ww. przepisów z powołaniem się na stosowne przepisy, z których wynikają ww. zmiany, a także przedłożyć konieczne dokumenty (w tym oświadczenia dla celów podatkowych i ZUS).
W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 3 pkt a) część wynagrodzenia brutto Wykonawcy, płatna po zaistnieniu ww. okoliczności, ulegnie zmianie o wartość różnicy pomiędzy nową wartością podatku od towarów i usług (ustaloną w oparciu o stawkę podatku od towarów i usług po zmianie), a dotychczasową wartością podatku od towarów i usług (ustaloną w oparciu o stawkę podatku od towarów i usług przed zmianą). W takiej sytuacji wynagrodzenie brutto będzie obejmowało stawkę i wartość obowiązującą w dniu wystawienia faktury. Wynagrodzenie netto Wykonawcy nie ulegnie zmianie.
W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 3 pkt b) część wynagrodzenia brutto Wykonawcy, płatna po zaistnieniu ww. okoliczności, po spełnieniu warunku, o którym mowa w ust. 3, ulegnie zmianie o wartość zmiany kosztu Wykonawcy, wynikającą ze zmiany kwoty wynagrodzeń osób bezpośrednio wykonujących przedmiot umowy podanych
w dokumentach, o których mowa w ust. 4, do wysokości aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia lub minimalnej stawki godzinowej, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od kwoty zmiany minimalnego wynagrodzenia lub minimalnej stawki godzinowej tych osób.
W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 3 pkt c) część wynagrodzenie brutto Wykonawcy, płatna po zaistnieniu ww. okoliczności, po spełnieniu warunku, o którym mowa w ust. 3, ulegnie zmianie o wartość zmiany kosztu Wykonawcy, jaką będzie on zobowiązany dodatkowo ponieść w celu uwzględnienia tej zmiany, przy zachowaniu dotychczasowe kwoty netto wynagrodzenia osób bezpośrednio wykonujących zamówienie.
Warunkiem dokonania zmiany wynagrodzenia Wykonawcy jest złożenie przez Wykonawcę Zamawiającemu wniosku o zmianę wynagrodzenia wraz z dokumentami potwierdzającymi zasadność złożenia takiego wniosku, a w szczególności szczegółową kalkulację kosztów obejmującą wykaz osób bezpośrednio wykonujących zamówienie wraz z wykazaną wysokością minimalnego wynagrodzenia lub minimalnej stawki godzinowej za pracę tych osób i związanych z tym obciążeń publicznoprawnych lub zmiany ich składek na ubezpieczenie społeczne bądź zdrowotne będących konsekwencją zmiany obowiązującego minimalnego wynagrodzenia
i łączną kwotę wynagrodzenia należnego Wykonawcy w związku z ww. zmianami mającymi wpływ na wykonanie przedmiotu umowy. Na podstawie przedłożonych wraz z wnioskiem,
o którym mowa w zdaniu poprzednim dokumentów Wykonawca powinien wykazać, że zaistniała zmiana ma bezpośredni wpływ na koszty wykonania zamówienia oraz określić stopień, w jakim wpłynie ona na wysokość wynagrodzenia.
Ciężar dowodu, że okoliczności wymienione powyżej mają wpływ na koszty wykonania zamówienia spoczywa na Wykonawcy.
Zmiany wysokości wynagrodzenia umowy mogą zostać dokonane ze skutkiem nie wcześniej niż na dzień wejścia w życie przepisów, z których wynikają te zmiany.
Zmiany, o których mowa w ust. 3 mogą być dokonane tylko, jeżeli jest to niezbędne dla prawidłowego wykonania umowy.
Wszystkie powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią one jednak zobowiązania do wyrażenia takiej zgody.
Strony przewidują możliwość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy zgodnie z poniższymi zasadami, w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia:
1. wyliczenie wysokości zmiany wynagrodzenia odbywać się będzie w oparciu o wskaźnik cen publikowany przez Prezesa GUS na podstawie ustawy z dnia 2 kwietnia 2009 r. o zmianie ustawy o poręczeniach i gwarancjach udzielanych przez Skarb Państwa oraz niektóre osoby prawne, ustawy o Banku Gospodarstwa Krajowego oraz niektórych innych ustaw. (Dz. U. poz. 545, z późn. zm.) = zwany dalej wskaźnikiem GUS;
2. sytuacji, gdy średnia arytmetyczna wskaźnika XXX za dowolny okres przypadający po upływie 12 miesięcy po dniu zawarcia umowy (zwany dalej okresem objętym wnioskiem) zmieni się o poziom przekraczający 5%, strony mogą złożyć wniosek o dokonanie odpowiedniej zmiany wynagrodzenia;
3. średnia arytmetyczna o której mowa w lit b) obliczona zostanie na podstawie miesięcznych wskaźników GUS liczonych w porównaniu do tego samego miesiąca z roku poprzedniego;
4. zmiana wskaźnika w okresie 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy nie upoważnia strony do wnioskowania o zmianę wynagrodzenia;
5. uprawnienie do złożenia wniosku o odpowiednią zmianę wynagrodzenia strony nabywają po upływie 12 miesięcy od dnia podpisania umowy;
6. wniosek o zmianę wynagrodzenia można złożyć jedynie w przypadku, gdy wzrost cen materiałów i kosztów na rynku ma wpływ na koszt realizacji zamówienia, co strona wnioskująca zobowiązana jest wykazać;
7. strona po spełnieniu przesłanek wskazanych w lit a)-f) może złożyć wniosek o zmianę wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wyliczenia:

A x (B% - 5%) = C,

gdzie:

A - wartość prac wykonanych w okresie objętym wnioskiem potwierdzonych przez Zamawiającego, wynikających z harmonogramu oraz przedstawionego kosztorysu, z wyłączeniem kosztów materiałów i usług zakontraktowanych lub nabytych przed okresem objętym wnioskiem;

B - średnia arytmetyczna wartości wskaźnika XXX z miesięcy objętych wnioskiem o zmianę wynagrodzenia przy założeniu, że do średniej tej wlicza się miesiąc, w którym minęło 12 miesięcy od dnia podpisania umowy, miesiące kolejne oraz ostatni miesiąc, za który opublikowano wskaźnik XXX przed dniem złożenia wniosku o zmianę wynagrodzenia

C - wartość zmiany umowy

strona składając wniosek o zmianę powinna przedstawić w szczególności:
1. wyliczenie wnioskowanej kwoty zmiany wynagrodzenia;
2. dowody na to, że wliczona do wniosku wartość materiałów i innych kosztów nie obejmuje kosztów materiałów i usług zakontraktowanych lub nabytych przed okresem objętym wnioskiem;
3. dowody na to, że wzrost kosztów materiałów lub usług miał wpływ na koszt realizacji zamówienia.
4. łączna wartość zmian wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, dokonanych na podstawie postanowień niniejszego ustępu nie może być wyższa niż 10 % w stosunku do pierwotnej wartości umowy.
zmiana wynagrodzenia w oparciu o niniejszy ustęp wymaga zgodnej woli obu stron wyrażonej aneksem do umowy.
W przypadku dokonania zmiany niniejszej umowy na podstawie ust. 14 Wykonawca zobowiązany jest, w terminie 5 dni od dokonania tej zmiany, do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę na usługi obowiązującą przez okres przekraczający 12 miesięcy, w zakresie odpowiadającym zmianom cen materiałów lub kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy.

§ 12

W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązujące, w tym przepisy:

ustawy oraz
ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r., poz. 1145 z poźn. zm.), zwanej dalej KC.

Wykonawca ma świadomość, iż umowa i dane go identyfikujące podlegają udostępnieniu
na podstawie informacji o dostępie do informacji publicznej i stanowią informację publiczną
w rozumieniu ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej
(Dz. U. z 2019 r., poz. 1429).

§ 13

Zamawiający jako administrator danych osobowych, o których mowa w ust. 3 poniżej, powierza Wykonawcy, w oparciu o przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („Rozporządzenie”), przetwarzanie Danych Osobowych,
a Wykonawca zobowiązuje się do ich przetwarzania zgodnie z przepisami Rozporządzenia oraz zgodnie z Umową.
Celem powierzenia danych osobowych jest realizacja Przedmiotu Umowy na warunkach określonych w § 1 Umowy.
Zakres powierzonych danych obejmuje dane osobowe konieczne do realizacji przez Wykonawcę Xxxxx, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, numer dokumentu (np. paszportu, dowodu osobistego), data i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania/zameldowania.
Wykonawca przyjmuje do wiadomości, iż nie będzie mu przysługiwać odrębne wynagrodzenie
w związku z powierzeniem mu przetwarzania Danych Osobowych.
Wykonawca zobowiązany jest przetwarzać dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem, innymi obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami określonymi w Umowie.
Wykonawca oświadcza, że posiada zasoby infrastrukturalne, doświadczenie, wiedzę oraz wykwalifikowany personel w zakresie umożliwiającym mu należyte wykonanie Umowy w części dotyczącej powierzenia przetwarzania Danych Osobowych, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa.
Wykonawca oświadcza, iż zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie powierzonych mu Danych Osobowych spełniało wymogi przewidziane przepisami Rozporządzenia oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
Wykonawca zobowiązany jest do:

dołożenia należytej staranności przy przetwarzaniu Danych Osobowych;
stosowania wszelkich środków technicznych i organizacyjnych zabezpieczających Dane Osobowe, na zasadach określonych w art. 32 Rozporządzenia;
pomagania Zamawiającemu w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 Rozporządzenia;
przetwarzania Danych Osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenia Zamawiającego, chyba że obowiązek taki nakłada na niego obowiązujące prawo krajowe lub unijne; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Wykonawca informuje Zamawiającego o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;
pomagania, w miarę możliwości, Zamawiającemu poprzez odpowiednie środki techniczne
i organizacyjne w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III Rozporządzenia;
zapewnienia, by osoby upoważnione do przetwarzania Danych Osobowych zobowiązywały się do zachowania tajemnicy, chyba że będą to osoby zobowiązane
do zachowania tajemnicy na podstawie obowiązujących przepisów prawa;
prowadzenia rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych
w imieniu Xxxxxxxxxxxxx, jeśli jest to wymagane przez przepisy Rozporządzenia;
zawiadomienia Zamawiającego, w razie stwierdzenia naruszenia ochrony Danych Osobowych, o takim naruszeniu niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 24 (dwudziestu czterech), za pośrednictwem poczty elektronicznej: xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx, wskazując: datę i godzinę zdarzenia (jeśli jest znana); opis charakteru i okoliczności naruszenia ochrony Danych Osobowych (w tym wskazania, na czym polegało naruszenie, określenie miejsca, w którym fizycznie doszło do naruszenia, wskazanie nośników,
na których znajdowały się Dane Osobowe będące przedmiotem naruszenia); charakter
i treść Danych Osobowych, których dotyczyło naruszenie; liczbę osób, których dotyczyło naruszenie ochrony Danych Osobowych; opis potencjalnych konsekwencji
i niekorzystnych skutków naruszenia ochrony Danych Osobowych, dla osób których dane dotyczą; opis środków technicznych i organizacyjnych, które zostały lub mają zostać zastosowane, w celu złagodzenia potencjalnych niekorzystnych skutków naruszenia ochrony Danych Osobowych oraz dane kontaktowe osoby, od której można uzyskać więcej informacji na temat zgłoszonego naruszenia ochrony Danych Osobowych;
zawiadomienia Zamawiającego na zasadach, o których mowa w pkt 8 powyżej o:

kontroli zgodności przetwarzania powierzonych Danych Osobowych przeprowadzonej przez organ nadzorczy u Wykonawcy lub podmiotu, któremu Wykonawca powierzył Dane osobowe do dalszego przetwarzania,
wydanych przez organ nadzorczy decyzjach administracyjnych i rozpatrywanych skargach w sprawach wykonywania przez Wykonawcę lub podmiot, któremu Wykonawca powierzył do dalszego przetwarzania Dane Osobowe, obowiązków wynikających Umowy, przepisów o ochronie danych osobowych, dotyczących Danych Osobowych;

po zakończeniu Umowy, zależnie od decyzji Zamawiającego, usunięcia lub zwrotu Danych Osobowych oraz usunięcia ich wszelkich kopii, chyba że prawo Unii lub prawo krajowe przewidują inaczej, i złożenia względem Zamawiającego oświadczenia potwierdzającego wykonanie powyższego zobowiązania, na każde wezwanie Zamawiającego.

Wykonawca jest uprawniony do dalszego powierzenia przetwarzania Danych Osobowych dalszym podmiotom przetwarzającym pod warunkiem uzyskania uprzedniej zgody Zamawiającego. Wykonawca zapewnia, że będzie korzystał wyłącznie z usług takich dalszych podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi Rozporządzenia, a także chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić, by na dalsze podmioty przetwarzające zostały nałożone co najmniej te same obowiązki co nałożone na Wykonawcę w tej Umowie. Wykonawca zapewni, by umowy
z dalszymi podmiotami przetwarzającymi ulegały rozwiązaniu w każdym wypadku rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy, niezależnie od przyczyny.
Za działania i zaniechania osób lub podmiotów, przy pomocy których Wykonawca będzie przetwarzał powierzone Xxxx Xxxxxxx, Wykonawca odpowiada jak za własne działania lub zaniechania.
Wykonawca udostępni Zamawiającemu informacje niezbędne do wykonywania jego obowiązków związanych z powierzeniem przetwarzania Danych Osobowych. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu przeprowadzenie audytów, w tym inspekcji, w zakresie dotyczącym powierzenia przetwarzania Danych Osobowych i zapewni współpracę w tym zakresie, w szczególności przyczyni się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas przeprowadzonego audytu, w tym inspekcji.
Na pisemne wezwanie Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest w terminie 2 dni roboczych od otrzymania wezwania, do umożliwienia Zamawiającemu lub upoważnionemu przez niego podmiotowi przeprowadzenia audytów, w tym inspekcji, o których mowa w ust. 11 powyżej poprzez: dokonanie oględzin pomieszczeń, urządzeń, systemów informatycznych, gdzie przetwarzane są powierzone Wykonawcy Dane Osobowe; odbieranie ustnych i pisemnych wyjaśnień od osób, które działając jako personel Wykonawcy mają dostęp do powierzonych
mu Danych Osobowych; weryfikację dokumentów, oświadczeń, umów i procedur Wykonawcy potwierdzających zgodność przetwarzania powierzonych Danych Osobowych z przepisami prawa i postanowieniami Umowy.
W czasie przetwarzania Danych Osobowych Strony zobowiązują się do współdziałania
w procesie przetwarzania Danych Osobowych, w tym informowania się wzajemnie o wszelkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na wykonywanie swoich zobowiązań.
Wykonawca nie będzie przekazywał Danych Osobowych do państw trzecich (tj. poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego), chyba że uzyska w tym zakresie odrębną uprzednią zgodę Zamawiającego, wyrażoną w formie pisemnej pod rygorem nieważności, a taki transfer będzie odbywać się w zgodzie z właściwymi przepisami Rozporządzenia.
Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków wynikających z niniejszego paragrafu w zakresie przetwarzania przez Wykonawcę powierzonych mu Danych Osobowych, Wykonawca ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych, z uwzględnieniem przepisów Rozporządzenia. W przypadku, gdy w związku z niezgodnym z przepisami Rozporządzenia przetwarzaniem Danych Osobowych powierzonych Wykonawcy, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy (wina), Zamawiający poniesie jakiekolwiek koszty, w szczególności związane
z wypłatą odszkodowania, zadośćuczynienia lub koszty obsługi prawnej, Wykonawca zobowiązany będzie do pokrycia tych kosztów w pełnej wysokości, a w przypadku wytoczonego postępowania sądowego - do udzielenia Zamawiającemu wszelkiego wsparcia w takim postępowaniu, a także do przejęcia odpowiedzialności w przypadku przyznania podmiotowi danych odszkodowania lub zadośćuczynienia w takim postępowaniu, w wysokości odpowiadającej równowartości przyznanego odszkodowania lub zadośćuczynienia oraz wszelkich kosztów niezbędnych do obrony przed zgłaszanymi roszczeniami a poniesionych przez Zamawiającego w takim postępowaniu.
Wykonawca oświadcza, że osoby reprezentujące Wykonawcę, pracownicy, współpracownicy oraz inne osoby, których dane osobowe zostały lub zostaną przekazane Zamawiającemu, w celu zawarcia, realizacji i monitorowania wykonywania Umowy, zostały lub zostaną poinformowane przez Wykonawcę, że Zamawiający jest administratorem ich danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia oraz, że zapoznały lub zapoznają się z informacją o zasadach ich przetwarzania przez Zamawiającego, która zamieszczona jest w załączniku nr 5 do Umowy.

§ 14

Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji Umowy będzie rozpatrywał sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

§ 15

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron/umowę sporządzono w postaci elektronicznej.
Integralną część umowy stanowią następujące załączniki:

opis przedmiotu zamówienia;
kopia Formularza ofertowego;
kopia Wykazu osób;
kopia polisy OC
Klauzula informacyjna RODO.

Zamawiający	Wykonawca

Załącznik nr 6 do SWZ

17/PZP/BAO/2021/BZN

Załącznik nr 1 do Umowy

Nr ………/BAO/CŁ/2022

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje:

rezerwacje i sprzedaż biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie zgodnie ze składanymi przez Zamawiającego zleceniami jednostkowymi w zakresie: tras, terminów i klas lotniczych, według obowiązujących taryf przewoźników, z uwzględnieniem najkorzystniejszych
w danym momencie cen,
rezerwacje miejsc noclegowych,
wystawianie ubezpieczeń podróżującym,
sprzedaż biletów kolejowych zagranicznych oraz krajowych,
pośrednictwo przy wynajmie samochodu (w tym przy użyciu karty kredytowej, w serwisie rezerwacyjnym wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx),
pośrednictwo w uzyskaniu i zakupie wiz.

2. Zamawiający informuje, że usługi w ramach niniejszego przedmiotu zamówienia będą świadczone na rzecz pracowników i współpracowników Centrum Xxxxxxxxxxx, którzy poza granicami RP będą wykonywać prace x.xx. polegające na:

wizytacji instytucji międzynarodowych,
uczestnictwie w konferencjach, szkoleniach, sympozjach.

Biorąc pod uwagę stan pandemii Zamawiający nie może dokładnie określić liczby i rodzaju podróży służbowych.
Przedstawiona poniżej prognozowana liczba usług nie stanowi podstawy do roszczeń Wykonawcy
o zlecenie ich w pełnym wymiarze.

Lp.	Nazwa usługi	Prognozowana liczba zleceń
1	Wystawienie pojedynczego biletu lotniczego krajowego i międzynarodowego, w tym tzw. tanie linie. Główne kierunki: Xxxxxx, Xxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxx, Xxxxxxxx. Podróże głównie klasą ekonomiczną.	300
2	Wystawienie pojedynczego biletu kolejowego zagranicznego	75
3	Wystawienie pojedynczego biletu kolejowego krajowego	300
4	Pośrednictwo przy wynajmie samochodu kraj/zagranica (w tym przy użyciu karty kredytowej, w serwisie rezerwacyjnym wskazanym przez Zamawiającego)	30
5	Pojedyncza opłacona rezerwacja hotelu dokonana bezpośrednio w hotelu lub w serwisie wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx	300
6	Pojedyncze pośrednictwo wizowe (dla jednej osoby)	45

4. Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia

4.1. Bilety lotnicze

1. Rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów lotniczych odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych do Wykonawcy e-mailem, telefonicznie. Wybór formy przekazywanych zamówień należeć będzie do Zamawiającego;

2. Za jeden bilet należy rozumieć bilet na trasie: „tam i z powrotem”. Zamawiający zastrzega możliwość zakupu biletów „w jedną stronę”;

3. Wykonawca zobowiązany jest do organizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych
(np. obowiązkowe ubezpieczenie podróżnych i ich bagażu w czasie lotu, opłaty lotniskowe, opłaty paliwowe, opłaty serwisowe);

4. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia różnych wariantów połączeń uwzględniających najkorzystniejsze na rynku ceny i promocje (w tym także na życzenie Zamawiającego połączeń tanimi liniami lotniczymi) wraz z podaniem informacji:

- jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. długość oczekiwania na przesiadkę, wylot jeden dzień wcześniej/powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego;

- nazw linii lotniczych;

- najkorzystniejszych tras podróży i czasu podróży;

- doradztwa w zakresie zmian w czasie trwania podróży;

5. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bezkolizyjną realizację wieloetapowych połączeń zagranicznych i krajowych i możliwość ich łączenia. Zamawiający będzie preferował połączenia
o czasie oczekiwania na przesiadkę nie dłuższą niż 4 godziny zegarowe. Zamawiający dopuści dłuższy czas oczekiwania na przesiadkę tylko wówczas, gdy będzie to połączenie najkorzystniejsze. W przypadku, gdy czas oczekiwania na przesiadkę przekroczy 4 godziny zegarowe, Wykonawca
w kosztach kalkulacji, o której mowa w §2 ust. 2 umowy, musi uwzględnić obowiązkowo również koszty posiłku/ów, noclegu i transferu z/na lotnisko.

6. Wykonawca zobowiązany jest stosować przy sprzedaży biletów minimalne ceny dostępne w danym terminie na danej trasie, z zachowaniem uczciwości handlowej;

7. Wykonawca zobowiązany jest realizować bilety lotnicze, w pierwszej kolejności proponując sprzedaż
w ramach taryf poufnych, promocji oraz innych zniżek oferowanych przez przewoźnika. O każdej obniżce, upuście czy promocji zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Zamawiającego;

8. Bilety lotnicze wystawiane będą w formie e-biletów lub w formie papierowej, o formie wystawienia biletu decydować będzie Zamawiający;

9. Wszystkie dane zawarte w bilecie elektronicznym dostarczonym przez Wykonawcę Zamawiającemu będą identyfikowane z odpowiednimi danymi przechowywanymi w postaci elektronicznej w systemie rezerwacyjnym Przewoźnika za pośrednictwem Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS), użytkowanego przez Wykonawcę;

10. Zakazane jest wprowadzanie jakichkolwiek zmian biletu elektronicznego wygenerowanego
za pośrednictwem GDS;

11. Wykonawca bezpłatnie dostarczy dokumenty podróży (bilety lotnicze) na adres mailowy: xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx lub do siedziby Zamawiającego;

12. Wykonawca bezpłatnie dostarczy w sytuacjach nagłych dokumenty podróży (bilety lotnicze)
w miejsca wskazane przez Zamawiającego lub do własnego punktu obsługi klientów na lotnisku, ewentualnie do punktu sprzedaży biletów lotniczych przewoźnika, który realizuje przelot, niezwłocznie od momentu złożenia zlecenia;

13. Zamawiający będzie preferował połączenia bezpośrednie (jeżeli istnieją);

14. Wykonawca każdorazowo będzie przesyłał Zamawiającemu drogą elektroniczną, na wskazany adres, potwierdzenie dokonanych rezerwacji biletów, zawierające następujące informacje:

a) linii lotniczej (przewoźniku) świadczącej usługę przewozu;

b) o miejscu i terminie (data i godzina) wylotu (ze wskazaniem lotniska);

c) o miejscu i terminie (data i godzina) powrotu (ze wskazaniem lotniska);

d) o czasie trwania lotu, a w przypadku połączeń wieloetapowych o łącznym czasie trwania lotu;

e) w przypadku połączeń wieloetapowych – o ilości i miejscu ewentualnych przesiadek wraz z terminami (data i godzina) przylotu i odlotu z miejsca przesiadki;

f) o klasie biletu oraz warunkach taryfy;

g) o cenie biletu przewoźnika (bez opłaty transakcyjnej), z uwzględnieniem nadania bagażu,
w zł polskich. W przypadku cen biletów podanych w innych walutach, przeliczenie na PLN nastąpi wg średniego kursu NBP na dany dzień;

h) o terminie wykupu biletu w określonej cenie;

i) o możliwości i warunkach anulowania biletu;

j) o możliwości zmian terminu wylotu, przylotu;

k) o możliwości zmian danych dotyczących pasażera;

l) o możliwości zmiany trasy podróży.

15. Wykonawca zobowiązany jest bezzwłocznie i na bieżąco informować Zamawiającego drogą mailową o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podróży;

16. W dniu wykupu biletu Zamawiający będzie każdorazowo otrzymywał od Wykonawcy maila
z informacją, że tego dnia upływa termin rezerwacji;

17. Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźnika, a zwłaszcza reprezentowania zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych biletów,
w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych;

18. Wykonawca zapewni posiadanie lub uruchomienie dla Zamawiającego hot–line (serwisu telefonicznego) czynnego całodobowo, umożliwiającego dokonanie zmian w rezerwacji lub rezerwacji poza godzinami otwarcia biura, w tym w dni wolne od pracy;

19. Usługi świadczone przez Wykonawcę w trakcie realizacji zamówienia muszą spełniać zasady IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego) w zakresie sprzedaży biletów lotniczych;

20. Dokonywanie odpraw on-line na życzenie Zamawiającego.

4.2. Noclegi

1. Wykonawca zapewni nocleg w hotelu ze śniadaniem i Internetem, wliczonym w cenę noclegu. Pokoje hotelowe muszą być przystosowane do pracy biznesowej, tzn. muszą być wyposażone w biurko, oświetlenie do pracy przy biurku, możliwość podłączenia komputera osobistego bezpośrednio
w pokoju lub na terenie hotelu do Internetu.

2. Przez nocleg zamawiający rozumie zakwaterowanie jednej osoby przez jedną dobę hotelową
w pokoju jednoosobowym. Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania jednej osoby
w pokoju dwuosobowym, za cenę noclegu w pokoju jednoosobowym. Wyższa cena wymaga akceptacji Zamawiającego.

3. Cena za jedną dobę hotelową obejmuje koszt pobytu (w tym opłatę klimatyczną) ww. standardzie. Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów poniesionych przez osoby skierowane przez Zamawiającego. Wszelkie dodatkowe należności winna uiścić osoba korzystająca z noclegu.

4. Zamawiający wymaga by Wykonawca zapewnił noclegi, w hotelach***, hotelach****, hotelach *****.

5. W przypadku, gdy w hotelu odbywają się prace modernizacyjne (remont) Wykonawca w pierwszej kolejności zapewni nocleg w części zmodernizowanej (po remoncie).

6. Wykonawca musi mieć na względzie, iż Zamawiający rezerwując hotele za granicą ma na względzie limity na noclegi wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia
2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Rezerwacja hoteli poza limitami wymaga uzasadnienia i indywidualnej decyzji.

4.3. Ubezpieczenie podróżujących

1. Ubezpieczenie dla wyjeżdżających za granicę będzie odpowiadać co najmniej następującym warunkom:

1.1. Ubezpieczenie obejmować będzie:

ubezpieczenie kosztów leczenia,
ubezpieczenie assistance,
ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków, ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej Ubezpieczonego,
ubezpieczenie bagażu.

1.2. Ubezpieczenie kosztów leczenia:

1.2.1. Ubezpieczenie obejmować będzie organizację i pokrycie niezbędnych kosztów leczenia w związku z następstwami nagłego zachorowania lub nieszczęśliwego wypadku w czasie podróży służbowej, niezbędnych do przywrócenia Ubezpieczonemu stanu zdrowia umożliwiającego bezpieczny i niezagrażający życiu lub zdrowiu powrót lub transport do Polski lub kontynuowanie zaplanowanej podróży. Ponadto, ubezpieczenie będzie obejmowało transport zwłok do Polski.

1.2.2. Ubezpieczenie obejmować będzie także szkody powstałe:

w wyniku wykonywania pracy fizycznej,
w następstwie wypadków komunikacyjnych,
w następstwie zawałów serca lub krwotoków śródczaszkowych (udarów mózgu),
w następstwie chorób lub stanów chorobowych, w tym w następstwie chorób przewlekłych.

1.2.3. Główna suma ubezpieczenia powinna wynosić nie mniej niż 200.000 zł na jednego ubezpieczonego.

1.3. Ubezpieczenie assistance:

1.3.1. Ubezpieczenie będzie obejmować organizację i pokrycie kosztów pomocy Assistance w związku
z następstwami nagłego zachorowania lub nieszczęśliwego wypadku w czasie podróży na rzecz Centrum Xxxxxxxxxxx.

1.4. Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków:

1.4.1. Przedmiotem ubezpieczenia będą następstwa nieszczęśliwych wypadków doznanych przez Ubezpieczonego w czasie odbywania zagranicznych podróży na rzecz Centrum Xxxxxxxxxxx
tj. śmierć ubezpieczonego oraz trwały uszczerbek na zdrowiu.

1.4.3. Wysokość świadczenia z tego tytułu wynosić będzie 100% sumy ubezpieczenia.

1.4.4. Suma ubezpieczenia dla wyżej wymienionych ryzyk wynosić będzie co najmniej 50.000 zł
na jednego ubezpieczonego.

1.4.5. Świadczenia dodatkowe: Ubezpieczenie powinno obejmować co najmniej wskazane
w poniższej świadczenia dodatkowe z nie niższymi niż wskazane limitami odpowiedzialności:

zwrot kosztów nabycia przedmiotów ortopedycznych, protez, środków pomocniczych, kosztów odbudowy zębów – 5.000 zł;
zwrot kosztów pogrzebu – 5.000 zł.

1.5. Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej:

1.5.1. Ubezpieczenie obejmować będzie odpowiedzialność cywilną za szkody w mieniu lub na osobie wyrządzone osobom trzecim przez Ubezpieczonego w trakcie podróży na rzecz Centrum Xxxxxxxxxxx.

1.5.2. Suma gwarancyjna na jednego Ubezpieczonego będzie wynosiła co najmniej 200.000 zł
(na szkody osobowe i rzeczowe).

1.6. Ubezpieczenie bagażu

1.6.1. Ubezpieczenie obejmować będzie zniszczenie, uszkodzenie, utratę bagażu podróżnego zaistniałą podczas podróży służbowej.

1.6.2. Suma ubezpieczenia wynosić będzie co najmniej 5 000 zł na każdego ubezpieczonego.

1.7. Zamawiający pozostawia sobie możliwość zawarcia ubezpieczenia we własnym zakresie.

2. Wykonawca będzie obciążać Zamawiającego za wystawienie polis ubezpieczeniowych zgodnie
z kwotami na które wystawione będą polisy. Zwrot i wygaszenie ubezpieczeń dokonywane będą bez prowizji.

4.4. Bilety kolejowe

1. Sprzedaż i dostawa biletów kolejowych krajowych lub zagranicznych odbywać się będzie zgodnie
z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych
do Wykonawcy e-mailem, telefonicznie bądź faksem. Wybór formy przekazywanych zamówień należeć będzie do Zamawiającego;

2. Wykonawca zobowiązany jest do proponowania optymalnego połączenia na danej trasie oraz
na żądanie Zamawiającego, co najmniej dwóch połączeń alternatywnych:

a) połączenia o najkrótszym łącznym czasie podróży i najmniejszej ilości przesiadek,

b) najtańszego połączenia;

3. Tam gdzie jest to możliwe Wykonawca wystawi bilet w wersji elektronicznej;

4. Bilet elektroniczny wystawiony przez Wykonawcę musi być wygenerowany bezpośrednio z serwera systemu rezerwacyjnego i przesłany na adres mailowy xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx;

5. W przypadku braku możliwości wystawienia biletu w wersji elektronicznej na dane połączenie kolejowe Wykonawca wystawi bilet w wersji papierowej;

6. Wykonawca bezpłatnie dostarczy bilet w wersji papierowej do siedziby Zamawiającego;

7. Bilety kolejowe powinny zawierać następujące informacje:

a) oznaczenie przewoźnika,

b) dane pasażera/ów (imię i nazwisko),

c) miejsce i termin (data i godzina) odjazdu i przyjazdu,

d) informacje o ewentualnych przesiadkach,

e) rodzaj pociągu oraz klasę podróży,

f) numer pociągu, wagonu oraz miejsca do siedzenia,

g) cenę biletu (z uwzględnieniem ceny biletu przewoźnika z przewidzianymi wszystkimi należnymi podatkami, opłatami oraz innymi należnościami);

8. Zamawiający może zlecić zakup biletu zagranicznego na dany termin, ale nie na konkretne połączenie;

9. Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźnika, a zwłaszcza reprezentowania zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych biletów,
w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych.

4.4. Pośrednictwo przy wynajmie samochodu

1. Zamawiający może zlecić wynajęcie samochodu zarówno w kraju jak i zagranicą.

2. Wynajęcie może wymagać użycia karty kredytowej, w serwisie rezerwacyjnym wskazanym przez Zamawiającego albo u innego podmiotu.

3. Wszelkie szczegóły co do wynajęcia należy uzgodnić z Zamawiającym.

4.5. Pośrednictwo wizowe

1. W zakresie pośrednictwa wizowego, zakupu, odbioru i dostarczenia wiz, Zamawiający wymaga
od Wykonawcy następujących działań:

1.1. Informowania Zamawiającego o rodzajach wiz i wiążących się z ich uzyskaniem formalnościach;

1.2. Wskazania:

a) niezbędnych dokumentów do uzyskania wizy;

b) terminu oczekiwania na wizę od momentu złożenia dokumentów w ambasadzie / placówce konsularnej;

c) określenia całkowitego kosztu uzyskania wizy;

1.3. Wypełniania wniosku wizowego oraz w razie konieczności innych dokumentów, a w przypadku konieczności samodzielnego wypełnienia wniosku przez osobę wyjeżdżającą, wsparcia Zamawiającego swoją wiedzą i doświadczeniem;

1.4. Odebrania od Zamawiającego kompletu dokumentów, potrzebnych do uzyskania wizy, nie później niż w ciągu 1 dnia roboczego, od zgłoszenia przez Zamawiającego faktu o gotowości przekazania tych dokumentów;

1.5. Wykonawca, po otrzymaniu kompletu dokumentów, dokona ich ostatecznej weryfikacji i nie później niż w ciągu 1 dnia roboczego od momentu ich otrzymania, złoży je w odpowiedniej ambasadzie / placówce konsularnej;

1.6. Wykonawca, po złożeniu dokumentów w odpowiedniej ambasadzie / placówce konsularnej niezwłocznie powiadomi Zamawiającego o tym fakcie oraz potwierdzi maksymalny czas oczekiwania na uzyskanie wizy;

1.7. Wykonawca, po otrzymaniu gotowych dokumentów wizowych, niezwłocznie powiadomi o tym fakcie Zamawiającego i po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym – dostarczy je pod wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx adres w ciągu 1 dnia roboczego;

1.8. W przypadku ambasad / placówek konsularnych, w których wymagany jest osobisty odbiór wizy, Wykonawca niezwłocznie powiadomi Zamawiającego o możliwości odbioru wizy;

1.9. W razie konieczności osobistego stawiennictwa w konsulacie / ambasadzie – Wykonawca
w porozumieniu z Zamawiającym umówi termin spotkania;

1.10. Wykonawca wniesie opłatę za wydanie wizy pobieraną przez ambasadę / placówkę konsularną
w imieniu Xxxxxxxxxxxxx;

1.11. Wykonawca wypełni wniosek oraz dokona zakupu E-wizy w przypadku wyjazdów do krajów, które umożliwiają zakup wiz elektronicznych, po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym;

2. Opłata transakcyjna za pośredniczenie w procesie uzyskania wizy zawiera w szczególności: skompletowanie i odbiór dokumentacji niezbędnej do uzyskania wizy, złożenia w odpowiedniej placówce dyplomatycznej kompletu dokumentów niezbędnych do uzyskania wizy, dostarczenie dokumentów wizowych do miejsca i w terminie wskazanym przez Zamawiającego i wszelkie inne koszty związane z należytym i zgodnym ze SWZ wykonaniem przedmiotu zamówienia,
z wyłączeniem faktycznych „opłat wizowych" pobieranych przez ambasady/konsulaty;

3. Na fakturze za pośrednictwo wizowe wyszczególniona będzie opłata wizowa pobierana przez ambasady/konsulaty danych krajów oraz opłata za pośrednictwo wizowe (opłata transakcyjna) pobierana przez Wykonawcę.

5. Wymagania dodatkowe:

Zamawiający ma prawo do:

Weryfikacji propozycji połączeń i jeżeli Zamawiający stwierdzi, że połączenia nie są najkorzystniejsze, to zażąda od Wykonawcy nowej, korzystniejszej propozycji;
Zmiany standardu usług przy wyborze połączenia lotniczego oraz do rezygnacji z usługi dostarczenia biletu;
Każdorazowo na prośbę Zamawiającego, Wykonawca wystawi oddzielną fakturę za dany bilet lub wizę.

Załącznik nr 5 do Umowy

Nr ………/BAO/CŁ/2022

Klauzula informacyjna (dla osób podpisujących umowę i osób skierowanych do obsługi umowy)

Definicje:

Dane osobowe/dane - oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować,
w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
Odbiorca danych – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym, nie są jednak uznawane za odbiorców - przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne
z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania; przy czym przez sformułowanie, „strona trzecia” rozumie się osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub podmiot inny niż osoba, której dane dotyczą, administrator, podmiot przetwarzający czy osoby, które – z upoważnienia Administratora lub podmiotu przetwarzającego – mogą przetwarzać dane osobowe.
Przetwarzanie - oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
Zgoda osoby, której dane dotyczą – oznacza dobrowolne, konkretne, świadome
i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

Klauzula informacyjna:

CENTRUM XXXXXXXXXXX oświadcza, iż jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych reprezentujących podmiot, z którym zawierana jest umowa.
Z administratorem można skontaktować się telefonicznie, pod numerem (x00) 000 000 000, za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx oraz listownie przesyłając informacje na adres: CENTRUM XXXXXXXXXXX z siedzibą w Warszawie (02-822 Warszawa), ul. Poleczki 19.
CENTRUM XXXXXXXXXXX oświadcza, że wyznaczyło inspektora ochrony danych, o którym mowa w art. 37-39 RODO. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych w CENTRUM XXXXXXXXXXX, 00-000 Xxxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 00, tel. 000000000, e-mail: xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.
Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez CENTRUM XXXXXXXXXXX na podstawie:

art. 6 ust.1 lit. b) RODO – w celu spełnienia wymogów kontraktowych (konieczność dysponowania danymi na potrzeby wykonania zawartej umowy),
art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w celu spełnienia wymogów ustawowych (konieczność wypełnienia przez CENTRUM XXXXXXXXXXX obowiązków prawnych wynikających
z przepisów prawa),
art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – z uwagi na konieczność realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora jakim jest komunikacja podczas w trakcie realizacji zawartej umowy.

Zakres danych osobowych, z którym zawierana jest umowa obejmuje imię, nazwisko, numer telefonu, adres email, adres zamieszkania albo inne dane przekazane przez podmiot, z którym zawierana jest umowa.
Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, mogą być przekazywane podmiotom trzecim. Zgodnie z obowiązującym prawem CENTRUM XXXXXXXXXXX może przekazywać dane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie CENTRUM XXXXXXXXXXX na podstawie umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych (np. doradcom, audytorom, podmiotom świadczącym usługi IT) oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów (np. sądy, organy ścigania) – na podstawie posiadającego podstawę prawną żądania.
Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, nie będą przekazywane do państwa trzeciego (rozumianego jako państwo znajdujące się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, EOG), ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO, z poniższym zastrzeżeniem.

Administrator korzysta z Microsoft Office 365, co może spowodować przekazanie Państwa danych osobowych do państwa trzeciego. Regulamin korzystania z Usług Online w zakresie MS Office 365 oraz zobowiązania w odniesieniu do przetwarzania i zabezpieczania danych użytkownika oraz danych osobowych przez usługi online określa dokumentacja Microsoft,
w tym w szczególności:

oświadczenie o ochronie prywatności - xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxxxxxxxxxx;
umowa dotycząca usług Microsoft (Microsoft Services Agreement, MSA) - xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/.

W ramach usług Microsoft Office, dane wprowadzone do Microsoft Office 365 będą przetwarzane
i przechowywane w określonej lokalizacji geograficznej. Zgodnie z funkcjonalnością usług Microsoft Office w dostępnym panelu administracyjnym w „Profilu Organizacji”, wskazano iż dane przetwarzane są na terenie Unii Europejskiej.

Microsoft zobowiązuje się do przestrzegania przepisów prawa dotyczących świadczenia Usług Online, które dotyczą ogółu dostawców informatycznych.

Microsoft realizuje coroczne audyty Usług Online, obejmujące audyty zabezpieczeń komputerów, środowiska informatycznego i fizycznych Centrów Danych, nadzorowany
i upoważnione przez niego firmy trzecie, łącznie z prawem których szczegóły można znaleźć pod adresem xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxx-xxxxxx/xxxxxxx?xxxxxx00.

Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez okres nie dłuższy niż 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym niniejsza umowa zostanie wykonana, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania np.: z uwagi na obowiązki archiwizacyjne, dochodzenie roszczeń lub inne wymagane przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
Osobom, o których mowa w ust. 1, przysługuje prawo do żądania od Administratora danych dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych (jeżeli przetwarzanie obywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Osobom, o których mowa w ust. 1, w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, tel. 00 000 00 00, fax. 00 000 00 00, xxxxx://xxxx.xxx.xx/xx/x/xxxxxxx.
Podanie danych osobowych, o których mowa w ust. 4 jest wymagane do zawarcia umowy. Niepodanie danych skutkować będzie brakiem możliwości zawarcia umowy.
W oparciu o dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, CENTRUM XXXXXXXXXXX nie będzie podejmowała zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania
w rozumieniu RODO.

Document Metadata

Table of Contents

Załącznik nr 5 do SWZ 17/PZP/BAO/2021/BZN Projektowane postanowienia umowy nr ………… /BAO/CŁ/2022 (zwana dalej „umową”)

Document Metadata