Opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 4 do SIWZ

Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i montaż zintegrowanego systemu informatycznego do kompleksowej obsługi urzędu gminy oraz wymiany danych z jednostkami organizacyjnymi i mieszkańcami gminy Kołbaskowo.

2. Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania Gminą zakłada planowy rozwój systemów informatycznych Urzędu. W szczególności system umożliwić ma wykonywanie wszystkich przewidzianych przez prawo oraz dobre praktyki urzędowe czynności, pozwalając na odzwierciedlenie pełnego sposobu realizacji spraw w systemie.

3. Zintegrowany system informatyczny do zarzadzania Gminą będzie składał się z następujących aplikacji modułów i usług:

Lp.	Nazwa produktu/usługi*	Wstępny podział wdrożenia poszczególnych modułów systemu na etapy**
1.	podatek od nieruchomości, rolny i leśny osób fizycznych – wymiar	I etap
2.	podatek od nieruchomości, rolny i leśny osób fizycznych – księgowość	I etap
3.	podatek od nieruchomości, rolny i leśny osób prawnych - wymiar	I etap
4.	podatek od nieruchomości, rolny i leśny osób prawnych – księgowość	I etap
5.	podatek od środków transportowych	I etap
6.	Ewidencja dotycząca gospodarki odpadami	I etap
7.	Księgowości dotycząca gospodarki odpadami	I etap
8.	Ewidencja umów z tytułu dzierżaw i innych	I etap
9.	Księgowość analityczna dochodów niepodatkowych	I etap
10.	Fakturowanie	I etap
11.	Rejestracja wpłat i zwrotów dochodowych	I etap
12.	Funkcjonalność w zakresie płatności masowych	I etap
13.	Funkcjonalność w zakresie współpracy z systemem finansowo – księgowym	I etap
14.	Wydawanie zaświadczeń	I etap
15.	Ewidencja rozliczenia zwrotu podatku akcyzowego	I etap
16.	Współpraca z Rejestrem Mieszkańców	I etap
17.	Współpraca z ewidencją gruntów	I etap
18.	Współpraca z ewidencją pojazdów i kierowców	I etap
19.	Ewidencja zezwoleń na sprzedaż alkoholu	I etap
20.	System finansowo-księgowy	I etap
21.	Przelewy bankowe	I etap
22.	Ewidencja planu i analizy wykonania budżetu	I etap
23.	Projektowanie planu budżetowego	I etap
24.	Rejestr zamówień, umów, dokumentów	I etap

25.	Portal komunikacji elektronicznej jednostek organizacyjnych oraz urzędu	I etap
26.	Wnioski o środki budżetowe dla jednostek organizacyjnych	I etap
27.	System ewidencji kadr	I etap
28.	System naliczania płac	I etap
29.	Przelewy bankowe	I etap
30.	Portal informacji kadrowo – płacowej dla pracowników urzędu	I etap
31.	System zarządzania dokumentami	II etap
32.	System repozytorium dokumentów	II etap
33.	System raportowo – analityczny	II etap
34.	Przygotowanie formularzy na platformę ePUAP	II etap
35.	Portal klienta urzędu	III etap
36.	System powiadamiania klienta	III etap
37.	Biuro obsługi interesanta	III etap

W trakcie rozruchu i użytkowania systemu Zamawiający zastrzega sobie prawo do regulacji ilości użytkowników pracujących równolegle w systemie, a Wykonawca zapewni taką minimalną ilość licencji, która umożliwi płynność i ciągłość pracy systemu (bez tzw. „wąskich gardeł”). (Na dzień prowadzenia postępowania stan zatrudnienia pracowników administracyjno

- biurowych w Urzędzie Gminy w Kołbaskowie wynosi 33 osoby. Zamawiającemu podlega 9 jednostek organizacyjnych.)

*- Zamawiający dopuszcza stosowanie przez Wykonawcę innej nomenklatury nazewniczej pod warunkiem zrealizowania wszystkich założonych funkcjonalności wdrażanego oprogramowania stanowiącego niniejszy przedmiot zamówienia.

**- Ostateczny podział wdrożenia poszczególnych modułów systemu na etapy zostanie określony w harmonogramie wdrożenia.

4. W ramach zamówienia wymaga się realizacji następujących zadań:

1) Dostawa i instalacja oprogramowania

2) Wdrożenie oprogramowania oraz szkolenie użytkowników systemu w ramach trzech następujących etapów czasowych:

− ETAP 1 (2020/2021): backoffice (systemy dziedzinowe),

− ETAP 2 (2021): zarządzanie dokumentami (elektroniczny obieg, portal analityczny),

− ETAP 3 (2021): frontoffice (pakiet usług publicznych).

Szczegółowe terminy wykonania poszczególnych etapów zostaną określone w harmonogramie wdrożenia, przy czym etapy 1 i 2 muszą być zrealizowane w całości w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30.06.2021 r., etap 3 do 31.12.2021 r.

5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

ETAP I – systemy dziedzinowe

1. Podatek od nieruchomości, rolny i leśny osób fizycznych – wymiar:

• wprowadzanie danych o opodatkowanych nieruchomościach z wykorzystaniem powiązania z danymi z ewidencji gruntów oraz podpowiedzią rodzaju podatku w zależności od wprowadzonych składników podatku,

• wprowadzanie danych o podatnikach – osobach fizycznych z wykorzystaniem słowników miejscowości i ulic oraz informacji z Rejestr Mieszkańców,

• podział opodatkowanych nieruchomości na gospodarstwa rolne i nieruchomości o powierzchni do 1 ha,

• wprowadzenia ulg i zwolnień ustawowych oraz ulg z uchwały, uwzględnienie ulg w sprawozdaniu Rb-27S,

• obliczanie wymiaru podatku i jego podział na podatek od nieruchomości, rolny i leśny,

• prowadzenie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów,

• wprowadzanie umorzeń należności głównej i odsetek oraz rozłożenia na raty i przesunięcia terminów płatności,

• drukowanie zapisów na kartach kontowych wg zadanych kryteriów

• automatyczne dokonywanie zmian decyzji ustalających wymiar podatku na podstawie danych technicznych, wydawanie i drukowanie decyzji o przypisach lub odpisach podatku za rok bieżący i lata ubiegłe

• prowadzenie ewidencji wydanych decyzji, postanowień, upomnień i tytułów wykonawczych z możliwością drukowania ewidencji oraz poszczególnych decyzji,

• prognozowanie kwoty podatku na rok przyszły na podstawie ewidencji nieruchomości i wprowadzonych stawek podatku,

• drukowanie decyzji wymiarowych - nakazów płatniczych z możliwością zawężenia drukowania do przypadków, gdzie wymiar podatku jest większy od 0 oraz z możliwością oddzielnego drukowania decyzji dla podatników miejscowych i zamiejscowych,

• drukowanie blankietów potwierdzenia odbioru decyzji oraz blankietów umożliwiających wpłaty podatku w banku, na poczcie, wprowadzanie potwierdzeń odbioru decyzji,

• rejestracja wydania danych osobowych,

• możliwość wielopłaszczyznowej analizy wprowadzonych danych za pomocą odpowiednich zestawień,

• możliwość modyfikacji szablonów istniejących decyzji i zestawień oraz tworzenie nowych zestawień,

• podgląd historii właścicieli nieruchomości,

• uzyskanie danych do sprawozdania RB-27s (skutki, ulgi),

• drukowania zaświadczeń o powierzchni gospodarstwa,

• współpraca z czytnikami kodów kreskowych,

• obsługa płatności masowych,

• współpraca z modułem obiegu dokumentów, możliwość wczytywania do systemu informacji i załączników złożonych przez podatnika za pomocą platformy ePUAP.

2. Podatek od nieruchomości, rolny i leśny osób fizycznych – księgowość:

• wprowadzanie sald BO z podziałem na podatek od nieruchomości, rolny i leśny oraz niezapłaconych rat podatku za lata ubiegłe,

• księgowanie wpłat z podziałem na podatek od nieruchomości, rolny i leśny oraz z podpowiedzią odsetek w przypadku wpłat po terminie,

• możliwość zastosowania różnych rodzajów operacji księgowych umożliwiających analizę wpłat, np. wpłaty gotówkowe, wyciągi bankowe, przeksięgowania, zwroty wg podmiotów u których dokonano wpłaty,

• możliwość zablokowania zapisów księgowych do wybranej daty w przypadku uzgodnienia danego okresu obliczeniowego,

• możliwość korekty księgowania dla zapisów księgowych nie objętych blokadą zapisów,

• wydawanie decyzji o odroczeniu terminów płatności podatku, rozłożeniu zaległości na dodatkowe raty z możliwością zastosowania opłaty prolongacyjnej,

• drukowanie postanowień o sposobie zarachowania wpłaty,

• możliwość wydzielenia zaległości dotyczących przedsiębiorców,

• prowadzenie dziennika obrotów z możliwością drukowania wg zadanych kryteriów,

• prowadzenie ewidencji zaległości z możliwością wydawania oraz drukowania postanowień o wszczęciu postępowania, decyzji określających zaległość, upomnień oraz tytułów wykonawczych,

• możliwość współpracy z kasą podatkową z opcjonalnym zastosowaniem kodów kreskowych do identyfikacji wpłacającego,

• automatyczne wykonanie sprawozdań RB-27 na podstawie zapisów księgowych,

• automatyczne wykonanie sprawozdań RB-N na podstawie zapisów księgowych,

• podgląd z możliwością wydruku kartoteki konta podatnika z uwzględnieniem aktualnych odsetek do wszystkich zaległości,

• prowadzenie ewidencji upomnień, tytułów wykonawczych i postanowień o zarachowaniu wpłat,

• współpraca z czytnikami kodów kreskowych,

• obsługa płatności masowych,

• możliwość współpracy z kasą obsługującą karty płatnicze (opcja obsługi kart płatniczych),

• możliwość przesyłanie noty do systemu finansowo – księgowego,

• możliwość tworzenia książki nadawczej dla korespondencji wysyłanej za pomocą oddzielnego modułu,

• współpraca z modułem obiegu dokumentów, możliwość wczytywania do systemu informacji i załączników złożonych przez podatnika za pomocą platformy ePUAP,

• generowanie tytułów wykonawczych zgodnych z aktualnym Rozporządzeniem Ministra Finansów oraz obsługa dalszych czynności związanych z tytułami wykonawczymi.

3. Podatek od nieruchomości, rolny i leśny osób prawnych - wymiar:

• wprowadzanie danych o opodatkowanych nieruchomościach z wykorzystaniem powiązania z danymi z ewidencji gruntów,

• wprowadzanie danych o opodatkowanych nieruchomościach na podstawie deklaracji podatkowych,

• możliwość wprowadzenia ulg i zwolnień ustawowych oraz ulg z uchwały, uwzględnienie ulg w sprawozdaniu Rb-27S,

• obliczanie wymiaru podatku,

• możliwość wygenerowania indywidualnych kont bankowych i wysłania odpowiednich zawiadomień do podatników,

• wprowadzanie zmian na podstawie deklaracji korygujących,

• prowadzenie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów,

• wprowadzania umorzeń należności głównej i odsetek oraz rozłożenia na raty i przesunięcia terminów płatności,

• drukowanie zapisów na kartach kontowych wg zadanych kryteriów,

• prowadzenie ewidencji wydanych decyzji, postanowień z możliwością drukowania ewidencji oraz poszczególnych decyzji,

• prognozowanie kwoty podatku na rok przyszły na podstawie ewidencji nieruchomości i wprowadzonych stawek podatku,

• możliwość wielopłaszczyznowej analizy wprowadzonych danych za pomocą odpowiednich zestawień,

• możliwość modyfikacji szablonów istniejących decyzji i zestawień oraz tworzenie nowych zestawień,

• obsługa płatności masowych,

• współpraca z modułem obiegu dokumentów, możliwość wczytywania do systemu deklaracji i załączników złożonych przez podatnika za pomocą platformy ePUAP.

4. Podatek od nieruchomości, rolny i leśny osób prawnych – księgowość:

• wprowadzanie sald BO oraz niezapłaconych rat podatku za lata ubiegłe,

• księgowanie wpłat z podpowiedzią odsetek w przypadku wpłat po terminie,

• możliwość zastosowania różnych rodzajów operacji księgowych umożliwiających analizę wpłat, np. wpłaty gotówkowe, wyciągi bankowe, przeksięgowania, zwroty,

• możliwość zablokowania zapisów księgowych do wybranej daty w przypadku uzgodnienia danego okresu obliczeniowego,

• możliwość korekty księgowania dla zapisów księgowych nie objętych blokadą zapisów,

• wydawanie decyzji o odroczeniu terminów płatności podatku, rozłożeniu zaległości na dodatkowe raty z możliwością zastosowania opłaty prolongacyjnej,

• drukowanie postanowień o sposobie zarachowania wpłaty,

• prowadzenie dziennika obrotów z możliwością drukowania wg zadanych kryteriów,

• prowadzenie ewidencji zaległości z możliwością wydawania oraz drukowania postanowień o wszczęciu postępowania, decyzji określających zaległość, upomnień oraz tytułów wykonawczych,

• możliwość współpracy z kasą podatkową z opcjonalnym zastosowaniem kodów kreskowych do identyfikacji wpłacającego,

• możliwość współpracy z kasą obsługującą karty płatnicze (opcja obsługi kart płatniczych),

• automatyczne wykonanie sprawozdań RB-27 na podstawie zapisów księgowych,

• automatyczne wykonanie sprawozdań RBN na podstawie zapisów księgowych,

• podgląd z możliwością wydruku kartoteki konta podatnika z uwzględnieniem aktualnych odsetek do wszystkich zaległości,

• prowadzenie ewidencji upomnień, tytułów wykonawczych i postanowień o zarachowaniu wpłat,

• obsługa płatności masowych,

• możliwość przesyłanie noty do systemu finansowo – księgowego,

• możliwość tworzenia książki nadawczej dla korespondencji wysyłanej za pomocą oddzielnego modułu,

• współpraca z modułem obiegu dokumentów, możliwość wczytywania do systemu informacji i załączników złożonych przez podatnika za pomocą platformy ePUAP,

• generowanie tytułów wykonawczych zgodnych z aktualnym Rozporządzeniem Ministra Finansów oraz obsługa dalszych czynności związanych z tytułami wykonawczymi.

5. Podatek od środków transportowych:

• wprowadzanie danych o podatnikach – osobach fizycznych, prawnych i nieposiadających osobowości prawnej z wykorzystaniem słowników miejscowości i ulic, słownika kontrahentów,

• możliwość wprowadzenia oddzielnych rejestrów dla podatników i pojazdów objętych podatkiem zniesionym,

• wprowadzenie aktualnych stawek podatku z uchwały rady oraz stawek maksymalnych

• wprowadzanie danych o pojazdach na podstawie deklaracji DT-1 i załączników DT1/A z możliwością weryfikacji kwot podatku wpisanych przez podatnika z kwotami wynikającymi z uchwały rady,

• możliwość wygenerowania indywidualnych kont bankowych i wysłania odpowiednich zawiadomień do podatników,

• wprowadzanie danych o pojazdach nie opodatkowanych w roku bieżącym, na których figurują zaległości,

• wprowadzanie sald BO oraz rat podatku za lata ubiegłe dla zaległości,

• zapis wymiaru podatku za rok bieżący na karty kontowe podatników,

• wprowadzanie zmian w ratach podatku w ciągu roku na podstawie złożonych deklaracji, zapis przypisów i odpisów podatku na kartach kontowych podatników,

• wprowadzanie przypisów i odpisów kwotowych za lata ubiegłe,

• wprowadzanie umorzeń i odroczeń terminów płatności podatku oraz rozłożenia na raty i przesunięcia terminów płatności,

• księgowanie zaległych i bieżących wpłat z automatyczną podpowiedzią należności głównej, odsetek, kosztów upomnienia i opłaty prolongacyjnej, z zachowaniem księgowania na najdawniejszą zaległość lub na podstawie dyspozycji wpłaty,

• możliwość współpracy z kasą podatkową z opcjonalnym zastosowaniem kodów kreskowych do identyfikacji wpłacającego,

• możliwość analizy wpłat za wybrany okres z podziałem na osoby fizyczne i prawne z wyszczególnieniem należności głównej, odsetek, kosztów i opłaty prolongacyjnej zbiorczo dla podatników,

• możliwość analizy sald i zaległości z odsetkami na wybrany dzień zbiorczo dla podatników,

• automatyczne wykonanie sprawozdań RB-27 na podstawie zapisów księgowych,

• automatyczne wykonanie sprawozdań RBN na podstawie zapisów księgowych,

• prowadzenie ewidencji korespondencji w tym wezwań, postanowień o wszczęciu postępowania, decyzji określających zobowiązanie podatkowe, upomnień oraz tytułów wykonawczych,

• możliwość wydrukowania wszystkich rodzajów pism, w tym postanowień o wszczęciu postępowania, decyzji określających zobowiązanie podatkowe, upomnień, tytułów wykonawczych, decyzji o umorzeniu, odroczeniu, postanowień o zarachowaniu wpłaty,

• możliwość modyfikacji szablonów istniejących decyzji i zestawień oraz tworzenie nowych zestawień,

• możliwość potwierdzania decyzji na poziomie odbiorcy,

• procentowe zmiany stawek podatku,

• czasowe wyłączanie wyliczanie odsetek rat,

• możliwość wprowadzenia odwołania dla decyzji,

• uzyskanie zestawień podatników z możliwością wyboru tylko tych, którzy nie złożyli deklaracji,

• uzyskanie zestawień pojazdów z podziałem na poszczególne kategorie podatkowe,

• podgląd z możliwością wydruku kartoteki konta podatnika z uwzględnieniem aktualnych odsetek do wszystkich zaległości,

• prowadzenie ewidencji upomnień, tytułów wykonawczych i postanowień o zarachowaniu wpłat,

• obsługa płatności masowych,

• współpraca z czytnikami kodów kreskowych,

• możliwość współpracy z kasą obsługującą karty płatnicze (opcja obsługi kart płatniczych),

• możliwość tworzenia książki nadawczej dla korespondencji wysyłanej za pomocą oddzielnego modułu,

• możliwość przesyłanie noty do systemu finansowo - księgowego za pomocą oddzielnego modułu,

• współpraca z modułem obiegu dokumentów, możliwość wczytywania do systemu informacji i załączników złożonych przez podatnika za pomocą platformy ePUAP ,

• generowanie tytułów wykonawczych zgodnych z aktualnym Rozporządzeniem Ministra Finansów oraz obsługa dalszych czynności związanych z tytułami wykonawczymi.

6. Ewidencja dotycząca gospodarki odpadami:

• ewidencja nieruchomości z których wywożone są odpady na podstawie złożonych deklaracji,

• wprowadzanie danych o nieruchomościach (zamieszkała, niezamieszkała, wytwarzająca odpad) oraz informacji o zastosowanych urządzeniach wodno- kanalizacyjnych,

• wprowadzenie danych dodatkowych o nieruchomości: umiejscowienie pojemników, pojemność pojemników, częstotliwość wywozu,

• naliczanie opłat zgodnie z indywidualną uchwałą rady gminy, wprowadzenie korekt opłaty wynikających z wprowadzonymi zmianami elementów składowych lub ze złożeniem nowej deklaracji z podziałem na okresy rozliczeniowe,

• obsługa wezwań, decyzji określających,

• wykonanie w architekturze wielowarstwowej,

• podgląd do danych z ewidencji podatkowej w zakresie wyłapania nowo założonych pozycji w zadanym okresie czasowym,

• powiązanie z Rejestrem Mieszkańców w zakresie wykorzystania danych osobowych, weryfikacja ilości osób zameldowanych w danej nieruchomości w oparciu o Ewidencję Ludności;

• możliwość realizacji kodów kreskowych na decyzjach,

• możliwość importu danych z deklaracji składanych w formie dokumentu elektronicznego,

• rejestrowanie sprawozdań od przedsiębiorców odbierających odpady oraz generowanie sprawozdań rocznych,

• ewidencja zbiorników bezodpływowych oraz przydomowych oczyszczalni ścieków,

• ewidencja wraz z analizą wywiezionych odpadów komunalnych oraz nieczystości ciekłych,

• ewidencja przedsiębiorców prowadzących odbiór nieczystości ciekłych oraz rejestr działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych,

• rejestracja informacji o przeprowadzonych kontrolach,

• prowadzenie ewidencji punktów zbierania zużytego sprzętu elektrycznego,

• prowadzenie ewidencji punktów selektywnego zbierania odpadów komunalnych,

• możliwość przydziału nieruchomości do odpowiednich sektorów,

• rejestracja wydania danych osobowych,

• oparcie wprowadzanych danych w systemie o słownik TERYT,

• współpraca z modułem obiegu dokumentów, możliwość wczytywania do systemu informacji i załączników złożonych przez podatnika za pomocą platformy ePUAP.

7. Księgowości dotycząca gospodarki odpadami:

• księgowanie wpłat wraz z podpowiedzią odsetek w przypadku wpłat po terminie,

• możliwość zastosowania różnych rodzajów operacji księgowych umożliwiających analizę wpłat, np. wpłaty gotówkowe, wyciągi bankowe, przeksięgowania, zwroty wg podmiotów u których dokonano wpłaty,

• możliwość zablokowania zapisów księgowych do wybranej daty w przypadku uzgodnienia danego okresu obliczeniowego,

• możliwość korekty księgowania dla zapisów księgowych nie objętych blokadą zapisów

• wydawanie decyzji o odroczeniu terminów płatności podatku, rozłożeniu zaległości na dodatkowe raty z możliwością zastosowania opłaty prolongacyjnej,

• drukowanie postanowień o sposobie zarachowania wpłaty,

• możliwość wydzielenia zaległości dotyczących przedsiębiorców,

• prowadzenie dziennika obrotów z możliwością drukowania wg zadanych kryteriów,

• prowadzenie ewidencji zaległości z możliwością wydawania oraz drukowania postanowień o wszczęciu postępowania, decyzji określających zaległość, upomnień oraz tytułów wykonawczych,

• możliwość współpracy z kasą z opcjonalnym zastosowaniem kodów kreskowych do identyfikacji wpłacającego,

• wykonanie w architekturze wielowarstwowej,

• automatyczne wykonanie sprawozdań RB-27 na podstawie zapisów księgowych,

• automatyczne wykonanie sprawozdań RBN na podstawie zapisów księgowych,

• podgląd z możliwością wydruku kartoteki konta z uwzględnieniem aktualnych odsetek do wszystkich zaległości,

• prowadzenie ewidencji upomnień, tytułów wykonawczych i postanowień o zarachowaniu wpłat,

• współpraca z czytnikami kodów kreskowych,

• możliwość przesyłania noty do systemu finansowo - księgowego za pomocą oddzielnego modułu,

• możliwość tworzenia książki nadawczej dla korespondencji wysyłanej za pomocą oddzielnego modułu,

• współpraca z modułem obiegu dokumentów.

8. Ewidencja umów z tytułu dzierżaw i innych:

• wprowadzenie informacji dotyczących umów dzierżawnych i dzierżawionych nieruchomości z możliwością podglądu na dane z ewidencji gruntów,

• możliwość prowadzenia rat dla płatności typowych, nietypowych i nietypowych cyklicznych dla różnych cykli (miesięczne, kwartalne, półroczne oraz roczne),

• wprowadzenie informacji dotyczących płatników z możliwością wykorzystania informacji z Rejestru Mieszkańców,

• raportowanie o kończących się w najbliższym czasie umowach,

• obsługa indywidualnych numerów rachunków bankowych,

• tworzenie różnorodnych zestawień na podstawie wprowadzonych danych,

• drukowanie zawiadomień,

• zbiorcze zmiany opłat przeliczające i wpisujące na umowy nowe wartości według wskaźnika procentowego lub kwotowo według podanych cen,

• funkcje kontrolne analizujące rozbieżności pomiędzy dzierżawami, fakturami oraz księgowością analityczną dochodów niepodatkowych,

• obsługa należności długoterminowych,

• możliwość przesłania do księgowości należności za cały rok kalendarzowy.

9. Księgowość analityczna dochodów niepodatkowych:

• możliwość integracji systemu z systemami zewnętrznymi obsługującymi wymiar opłaty lokalnej (np. czynsze).

10. Fakturowanie:

• wystawianie faktur VAT (dokumentów korygujących),

• możliwość wystawiania paragonów,

• automatyczne naliczanie odpowiedniego % podatku VAT przy wystawianiu faktur i bieżąca kontrola naliczonego podatku VAT (od brutto, od netto),

• kompletna informacja dotycząca faktury (numer, data, pełna informacja o kontrahencie sposób i termin zapłaty, % podatku, terminy płatności, wartość faktury, wielkość naliczonego podatku itp.),

• obsługa kartoteki kontrahentów i kartoteki osób fizycznych,

• wydruk faktur z możliwością podglądu przed wydrukiem,

• możliwość tworzenia przez Użytkownika faktury o żądanej szacie graficznej i zawierającej wybrane dane zmienne,

• prowadzenie kartoteki zawierającej kompletne dane dotyczące klientów m. in. numer identyfikacji podatkowej NIP, podział klientów wg dowolnych kryteriów,

• tworzenie dowolnych zestawień dotyczących wystawionych faktur, sprzedanych usług, towarów i współpracujących kontrahentów,

• współpraca z drukarkami fiskalnymi,

• możliwość tworzenia przez Użytkownika dowolnych tekstów z możliwością wykorzystania ich przy wystawianiu faktury,

• możliwość wykorzystania słowników w trakcie wprowadzania danych,

• ograniczenie dostępu do niektórych funkcji systemu w zależności od uprawnień poszczególnych operatorów.

11. Rejestracji wpłat i zwrotów dochodowych

• możliwość obsługi wielu kas i kasjerów,

• rejestracja wpłat dla poszczególnych tytułów płatności w oddzielnych rejestrach kasowych,

• możliwość podglądu wszystkich zobowiązań klienta z informacją, w jakim podsystemie są ewidencjonowane i jaka jest wysokość odsetek, kosztów upomnienia, opłaty prolongacyjnej,

• prowadzenie wszelkich rozliczeń kasowych z równoczesną ich automatyczną dekretacją,

• sporządzanie raportów kasowych z bieżącą kontrolą salda kasowego,

• wystawianie dowolnych dokumentów kasowych typu KP, KW i in.,

• współpraca z programami podatkowymi umożliwiająca przyjęcie w kasie wpłaty przygotowanej w księgowości podatkowej lub przyjęcie wpłaty z odsetkami bezpośrednio w kasie,

• możliwość zdefiniowanie własnych dokumentów kasowych, ich wyglądu i sposobu drukowania,

• wydruk raportu kasowego w układzie szczegółowym, lub w układzie sum na poszczególnych tytułach wpłat,

• zamknięcie uzgodnionego raportu kasowego i otwarcia nowego,

• współpraca z czytnikami kodów kreskowych,

• współpraca z drukarką fiskalną,

• możliwość obsługi płatności kartami płatniczymi.

12. Funkcjonalność w zakresie płatności masowych:

• system ma służyć do komunikacji z systemami bankowymi w zakresie obsługi płatności masowych oraz importem wyciągów wpłat z terminali płatniczych,

• system ma współpracować z wyżej wymienionymi programami służącymi do obsługi podatków i opłat lokalnych także w zakresie wstępnej propozycji rozksięgowania wpłat,

• w systemie ma istnieć możliwość sporządzania zestawień na podstawie wpłat przyjętych/zaksięgowanych w systemach dziedzinowych.

13. Funkcjonalność w zakresie współpracy z systemem finansowo – księgowym:

• generowanie not księgowych w zakresie danych objętych sprawozdaniem Rb-27s z powyższych programów podatkowych,

• przesyłania not odpowiednich rejestrów księgowych w systemie finansowo-księgowym,

• możliwość ustawienia współpracy z systemami dochodowymi,

• generowanie syntetycznie noty księgowej ze wszystkimi operacjami dziennika obrotów (przypisy, odpisy, umorzenia, potrącenia, przedawnienia, przeksięgowania, operacje kasowe i bankowe) oraz okresowo z obliczonymi danymi do sprawozdania Rb-27s (zaległości, nadpłaty, skutki),

• nota powinna umożliwiać syntetyczne księgowanie operacji dziennika na konta z planu kont (221, 130, 101, 720, 750) w systemie finansowo-księgowym,

• nota powinna umożliwiać syntetyczne księgowanie danych do Sprawozdania Rb-27s na konta pozabilansowe w odpowiednich podziałkach klasyfikacji budżetowej w systemie finansowo-księgowym,

• generowanie not księgowych, przesyłanie do systemu finansowo - księgowego oraz uzgadnianie wpłaty codziennie lub miesięcznie ale z podziałem dziennym,

• przesyłanie w nocie syntetycznie wszystkich operacji dziennika obrotów,

• generowanie, przesyłanie oraz uzgadnianie wpłat oraz należności na koniec każdego miesiąca oraz na koniec każdego kwartału,

• konfiguracja not księgowych i podatkowych zapewniająca księgowanie operacji na właściwych kontach księgowych oraz odpowiednią klasyfikację budżetową,

• możliwość sporządzenia sprawozdania Rb-27s w systemie finansowo - księgowym po imporcie not z systemów dochodowych,

• odpowiednie przygotowanie planu kont i danych budżetowych w systemie finansowo - księgowym na początku wdrożenia not księgowych.

14. Wydawanie zaświadczeń:

• wystawianie oraz wydruk zaświadczeń np. ZAS-W, zaświadczenie o stanie majątkowym,

• ewidencjonowanie wydanych zaświadczeń,

• współpraca z systemami podatkowymi,

• współpraca z systemem obiegu dokumentów.

15. Ewidencja rozliczenia zwrotu podatku akcyzowego:

• ewidencja wniosków i wnioskodawców,

• powiązanie z programem podatku od nieruchomości, rolny i leśny osób fizycznych w zakresie gospodarstw rolnych,

• możliwość wprowadzenia dodatkowych danych wnioskodawcy (współwłaścicieli),

• wprowadzenie stawki zwrotu podatku akcyzowego,

• wprowadzanie danych o fakturach wnioskodawcy,

• generowanie decyzji i sum do wypłaty,

• wyszukiwanie wnioskodawców według różnych kryteriów,

• wydruk decyzji, postanowień, wezwań i innych,

• możliwość wystawiania korekt, przeglądania decyzji archiwalnych, kontroli wniosków,

• tworzenie zestawień wniosków i wypłat,

• sprawozdania – okresowe/roczne rozliczenia dotacji i sprawozdanie rzeczowo- finansowe,

• wniosek wójta/burmistrza o przekazanie dotacji gminie,

• współpraca z systemem obiegu dokumentów.

16. Współpraca z Rejestrem Mieszkańców:

• system ma umożliwiać aktualizację danych o osobach fizycznych w bazie kontrahentów na podstawie plików w formatach TBD(protokół 1/B) lub LBD(protokół 0/B) otrzymanych z programu obsługującego Ewidencję ludności (Rejestr Mieszkańców) ,

• aktualizacja odbywa się w oparciu o numer Pesel. Aktualizacji podlega słownik osób fizycznych - miejscowych, który jest wykorzystywany w pozostałych modułach,

• należy zapewnić możliwość uzyskania zestawień rozbieżności w danych osobowych pomiędzy poszczególnymi modułami a bazą kontrahentów oraz zbiorcza lub indywidualna aktualizacja danych danymi ze słownika.

17. Współpraca z ewidencją gruntów:

• program ma umożliwiać zasilanie bazy informacjami z ewidencji gruntów i budynków na podstawie pliku w standardzie SWDE lub GML,

• wbudowana kontrola prawidłowości aktualizacji, tworzenie raportów z przebiegu aktualizacji,

• zaimportowane dane mogą być wykorzystywane przez programy podatkowe,

• możliwość importu sekwencyjnego,

• obsługa bazy z wieloma jednostkami ewidencyjnymi (miasto i gmina, starostwa).

18. Współpraca z ewidencją pojazdów i kierowców:

• umożliwienie wygenerowania tabelarycznego podglądu danych zawartych w pliku XML pochodzącego z bazy Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców, m. in. informacji o pojazdach nabytych, zarejestrowanych, zbytych, wyrejestrowanych, wycofanych czasowo z ruchu lub do dopuszczonych ponownie do ruchu a także danych ich właścicieli (moduł konfiguracyjny pozwalający szybko dostosować algorytm importu do zmian struktury pliku xml),

• współpraca z modułem podatku od środków transportowych umożliwiając podgląd w systemie podatkowym danych z pliku xml i wstawianie danych o pojazdach bezpośrednio na konta podatkowe. Dzięki tej funkcjonalności nie jest konieczne ręczne przepisywanie danych otrzymanych z wydziału komunikacji (starostwa),

• w systemie podatku od środków transportowych umożliwia automatyczne filtrowanie danych z CEPiKu z podziałem na pojazdy nieistniejące dotychczas w bazie podatkowej, istniejące ale u innego podatnika, istniejące i opodatkowane u właściwego podatnika automatyzując proces opodatkowania nowo zarejestrowanych/wyrejestrowanych/wycofanych czasowo lub dopuszczonych do ruchu pojazdów.

19. Ewidencja zezwoleń na sprzedaż alkoholu:

• ewidencja wniosków o wydanie zezwolenia(zwykłe, jednorazowe),

• ewidencja wydanych zezwoleń,

• ewidencja wygasłych zezwoleń,

• ewidencja punktów którym cofnięto zezwolenia,

• automatyczne obliczanie wysokości rat w oparciu o rodzaj zezwolenia, okres na jaki zostało wydane, oraz wysokości sprzedaży za poprzedni rok,

• przechowywanie informacji o wysokości sprzedaży w roku poprzednim,

• przechowywanie informacji o ratach za lata poprzednie oraz w roku bieżącym,

• wydawanie decyzji o wygaśnięciu zezwoleń,

• wydawanie decyzji o cofnięcia zezwoleń,

• możliwość prowadzenia dowolnej liczby rejestrów,

• możliwość wprowadzenia wielu osób otrzymujących zezwolenie,

• współpraca z kartoteką osób oraz kontrahentów prowadzonych w innych systemach dochodowych,

• możliwość zasilenia kartoteki osób z ewidencji ludności,

• wydruk pism określonych w punkcie wydruki,

• możliwość definicji kolejności kolumn oraz ich ukrywania na zestawieniu,

• możliwość tworzenia zestawień wielopoziomowych (np. I poziom zestawienie punktów– poprzez kliknięcie linku na punkcie wchodzimy do II poziomu - informacji o zezwoleniach wystawionych dla danego punktu i kolejno III poziom to raty dla danego zezwolenia),

• ewidencja skarg na punkt,

• ewidencja kontroli przeprowadzonych w punkcie,

• możliwość generowania zestawienie: punktów sprzedających alkohol, wydanych zezwoleń, wysokości rat dla zezwoleń, nie zapłaconych w terminie rat za korzystanie z zezwoleń ,

• możliwość tworzenia własnych zestawień w oparciu o dowolne dane wprowadzone do systemu,

• obsługa płatności masowych,

• informacja o wysokości rat do zapłaty za korzystanie z zezwoleń w bieżącym roku potwierdzenie dokonania opłaty za korzystanie z zezwoleń,

• polecenie przelewu – druk dla przedsiębiorcy - sumarycznie dla wybranej raty za korzystanie z zezwoleń w danym punkcie sprzedaży,

• informacja o wszczęciu postępowania o cofnięcie zezwolenia,

• możliwość edycji wydruków,

• księgowanie wpłat przelewem i współpraca z płatnościami masowymi,

• współpraca modułu do księgowania z systemem finansowo – księgowym.

20. System finansowo-księgowy:

• pełna zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi w zakresie zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, finansów publicznych, podatku od towarów i usług,

• możliwość prowadzenia wielu ksiąg oraz dzienników (rejestrów),

• równoległa ewidencja syntetyczna (konta księgi głównej) i analityczna (wg podziałki budżetowej),

• ewidencja danych wg klasyfikacji budżetowej jak i równolegle w tzw. układzie zadaniowym budżetu z zachowaniem zasady jednokrotnego wprowadzania dokumentów,

• ewidencja pozabilansowa,

• rejestr podatku VAT - naliczonego i należnego z podziałem wg rodzaju i stawek VAT,

• automatyczne dekretowanie danych pochodzących z systemów dziedzinowych; np. płace, rejestr umów (zaangażowanie),

• prowadzenie dzienników cząstkowych oraz jednego dziennika ciągłego,

• moduł rozrachunków z kontrahentami w tym windykacja należności wraz z zapewnieniem odpowiedniej korespondencji: uzgodnienie sald, wezwanie do zapłaty, noty odsetkowe,

• analiza stanu rozrachunków z kontrahentami, analiza płatności należności i zobowiązań, analiza płatności przeterminowanych w okresach, analiza nierozliczonych rozrachunków możliwych do kompensaty,

• wielopoziomowe narzędzia weryfikacji poprawności wprowadzanych obrotów celem ujmowania w dziennikach tylko zapisów sprawdzonych (zatwierdzanie dokumentów, blokowanie rejestrów),

• pełen dostęp do danych archiwalnych, zarówno w ramach bieżącego roku obliczeniowego jak i lat ubiegłych,

• obsługa rozliczeń w walutach,

• możliwość eksportu danych do zewnętrznych systemów,

• definiowanie reguł przeksięgowań, tworzenie na ich podstawie automatycznych przeksięgowań miesięcznych i rocznych,

• automatyczne tworzenie BO, przeksięgowanie BO na podstawie bilansu przekształcenia,

• import dokumentów planu budżetowego z systemu ewidencji planu budżetu, możliwość automatycznej dekretacji na odpowiednie konto księgowe,

• ewidencji zmian planu budżetowego (decyzje kierowników jednostek) i możliwość wysłania ich w formie elektronicznej do zarządu jst,

• kontrola wartości kosztów, zaangażowania i wykonania budżetu w oparciu o plan budżetowy,

• kartoteka budżetowa ułatwiająca uzgodnienie i weryfikowanie sprawozdań budżetowych,

• tworzenie sprawozdań budżetowych oraz finansowych,

• możliwość definiowania reguł sporządzania sprawozdań finansowych,

• nadawanie uprawnień do poszczególnych ksiąg, dzienników, wydziałów budżetowych oraz rejestrów kontrahentów,

• wspomaganie księgowania wzajemnych rozliczeń pomiędzy jednostkami zależnymi;

• możliwość automatycznego rozksięgowywania odsetek bankowych od wadiów, zabezpieczeń i kaucji,

• w zakresie jednolitego pliku kontrolnego: wygenerowanie plików XML na podstawie informacji zawartych w systemie; gromadzenie i zarządzanie plikami JPK; wysyłka plików wg procedury określonej przez Ministerstwo Finansów,

• możliwość integracji z systemem zewnętrznym obsługującym gospodarkę środkami trwałymi.

W zakresie integracji systemu finansowo-księgowego z modułem dziedzinowym, aktualnie użytkowanym przez Urząd Gminy w Kołbaskowie, firmy Rekord SI ( moduł do gospodarki środkami trwałymi):

• integracja ma polegać na imporcie do systemu finansowo-księgowego comiesięcznej noty dotyczącej umorzenia i amortyzacji środków trwałych oraz dokumentów przyjęcia i likwidacji.

*) Powyższe wymaganie integracyjne nie jest obligatoryjne na dzień złożenia oferty.

21. Przelewy bankowe - obsługa płatności:

• kartoteka przelewów z zapisem historii operacji dokonywanych na przelewach (wprowadzanie, zatwierdzanie, drukowanie, eksport, itp.),

• drukowanie przelewów (możliwość uzyskania wydruków na oryginalnych formularzach w różnych układach graficznych),

• współpraca z dowolnym programem bankowym typu Home Banking w zakresie elektronicznej emisji danych,

• współpraca z systemem finansowo - księgowym – generowanie przelewów na podstawie analizy terminów płatności faktur zaewidencjonowanych w księdze pomocniczej rozrachunków z kontrahentami.

22. Ewidencja planu i analizy wykonania budżetu:

• możliwość ewidencji danych wg klasyfikacji budżetowej jak i równolegle w tzw. układzie zadaniowym budżetu z zachowaniem zasady jednokrotnego wprowadzania dokumentów, z możliwością przypisywania wielu pozycji (paragrafów) klasyfikacji budżetowej do danego zadania,

• obsługa danych dla poszczególnych dysponentów budżetowych z możliwością ograniczenia lub wyłączenia dostępu do danych budżetowych określonych dysponentów dla poszczególnych użytkowników programu,

• tworzenie planu dochodów i wydatków dla poszczególnych dysponentów,

• możliwość ewidencji uchwał budżetowych w dokładności do grup paragrafów wg nowej ustawy o finansach publicznych,

• drukowanie uchwał jako załączników,

• ewidencja dokumentów planu budżetowego z dokładnością do paragrafów,

• eksport uchwał i dokumentów planu budżetowego do programu Bestia z możliwością parametryzacji dokładności przesyłanych danych w zależności od konfiguracji programu Bestia,

• wysyłanie planu w formie elektronicznej do podległych jednostek budżetowych,

• możliwość importu dokumentów zmieniających plan (decyzji kierowników) z programu finansowo - księgowego eksploatowanego w jednostkach budżetowych,

• kartoteka miesięcznych sprawozdań jednostkowych z podległych jednostek budżetowych (x.xx. Xx-00x, Xx-00x, Xx-00XX, Xx-00, Xx-00x, Xx-X, Xx-X, Bilans, Rachunek Zysków i Strat, Zestawienie Zmian Funduszu Jednostki),

• wczytywanie sprawozdań jednostkowych w formie elektronicznej z portalu komunikacji elektronicznej jednostek organizacyjnych, dodatkowo możliwość współpracy z systemem BeSTi@,

• weryfikacja miesięczna i kwartalna wczytywanych sprawozdań,

• weryfikacja identyfikatora sprawozdania (zgodność z wersją papierową),

• kontrola zgodności planu jednostki z planem wg uchwał,

• agregowanie sprawozdań jednostkowych i sporządzanie sprawozdań zbiorczych oraz przesyłanie ich w formie elektronicznej do RIO za pośrednictwem programu Bestia (x.xx. XX-00X, XX-00X, XX-00XX, XX-00, XX-00X, XX-00X, XX-X, XX-X, RB-WSa, Bilans, Rachunek Zysków i Strat, Zestawienie Zmian Funduszu Jednostki),

• możliwość sprawdzenia z jakich kwot cząstkowych wynikających ze sprawozdań jednostkowych składa się kwota ujęta w sprawozdaniu zbiorczym,

• możliwość przeglądania i grupowania danych na dowolnych poziomach struktury klasyfikacji budżetowej (dział - rozdział - paragraf - pozycja) lub na dowolnych poziomach struktury układu zadaniowego,

• przeglądanie kartoteki budżetowej według dowolnego, ustalanego przez Użytkownika tabelarycznego sposobu prezentacji danych,

• możliwość przedstawienia w kartotece budżetowej bieżących podsumowań na wielu poziomach grupowania danych,

• filtry danych uwzględniające rodzaj finansowania, grupy dysponentów, klasyfikację oraz zadania budżetowe,

• tworzenie zestawień o dowolnej dokładności,

• obsługa archiwum z lat poprzednich,

• prezentacja danych, wg stanu na dowolny dzień roku kalendarzowego,

• tworzenie różnorodnych zestawień,

• eksport danych i zestawień do arkuszy kalkulacyjnych Excel oraz OpenOffice.

23. Projektowanie planu budżetowego:

System do projektowania planu budżetu ma służyć do opracowania projektu budżetu na rok następny. Bazując na wartościach planu i wykonania roku bieżącego ma dać możliwość opracowania danych do projektu uchwały budżetowej. Wymagane funkcjonalności:

• opracowanie projektu musi obejmować trzy elementy:

− opracowanie treści uchwały

− opracowanie danych kwotowych do projektu w kartotekach:

✓ dochodów;

✓ wydatków;

✓ przychodów;

✓ rozchodów;

− opracowanie postaci i zawartości załączników do uchwały.

• ścisła współpraca z systemem ewidencji planu i analizy wykonania budżetu, poprzez pobieranie danych o planie i wykonaniu na podstawie dostępnych tam sprawozdań,

• możliwość przekazania opracowanego projektu budżetu do systemu ewidencji planu i analizy wykonania budżetu, jako plan pierwotny roku następnego,

• możliwość przesłania opracowanych danych do projektu budżetu do programu BeSTi@,

• możliwość przekazania do referatu finansowego przez pracowników referatów urzędu i jednostek organizacyjnych, danych do opracowania projektu planu budżetowego - każdy z użytkowników musi mieć możliwość przygotowania danych w swoim zakresie, dane te muszą być ujęte w jednej spójnej kartotece i być natychmiast dostępne w całości i z możliwością dowolnej agregacji dla referatu finansowego, który musi mieć możliwość tworzenia kolejnych wersji kartoteki w celu dopracowania i zbilansowania budżetu,

• podział użytkowników obsługujących system na dwie grupy:

− użytkownicy zwykli (pracownicy referatów urzędu i jednostek organizacyjnych) – obsługa systemu w podstawowym zakresie, np. przygotowanie danych do projektu w poszczególnych kartotekach (w zakresie swoich uprawnień), weryfikacja tych danych, sporządzanie raportów i wydruków,

− użytkownicy o roli „organ” (pracownicy referatu finansowego) – obsługa programu w podstawowym zakresie jak użytkownicy zwykli oraz uprawnienia

dodatkowe np. możliwość parametryzacji systemu, konfigurowania słowników, blokowania określonych czynności.

• projektowanie budżetu w układzie klasyfikacji budżetowej i/lub układu zadaniowego,

• dwa etapy przygotowania planu na rok następny: prognoza i projekt planu,

• możliwość przygotowania kilku niezależnych wariantów prognozy i projektu,

• możliwość przygotowania prognozy na poziomie wydziałów merytorycznych i dalsze opracowanie ich przez służby skarbnika,

• możliwość generowania projektu na podstawie dowolnej wersji prognozy,

• projekt - przygotowanie uchwały budżetowej,

• możliwość nadawania statusów dla prognozy i projektu (otwarte, zablokowane, zamknięte),

• analiza danych i wydruki wg dowolnej struktury danych,

• możliwość eksportu projektu budżetu do programu Bestia,

• możliwość opracowania miesięcznych harmonogramów realizacji planu dochodów i wydatków budżetowych,

• możliwość przygotowania harmonogramów na poziomie wydziałów merytorycznych i dalsze opracowanie ich przez służby skarbnika,

• możliwość nadawania statusów dla harmonogramów (otwarte, zablokowane, zamknięte),

• możliwość wykorzystania informacji o wykonaniu budżetu podczas tworzenia harmonogramu na następny miesiąc,

• możliwość kopiowania harmonogramowanych kwot z harmonogramów miesięcy poprzednich,

• możliwość przygotowania i składania wniosków o zmiany planu,

• wieloetapowy proces akceptacji wniosków (statusy: wprowadzony, złożony, zatwierdzony, uchwalony, odrzucony, anulowany),

• możliwość przesłania uchwalonych wniosków jako dokumentów planu budżetowego do programu ewidencji planu i wykonania budżetu.

24. Rejestr zamówień, umów, dokumentów:

• współpraca z programem do ewidencji planu i analizy wykonania budżetu w zakresie automatycznego pobierania dokumentów planu budżetowego,

• podgląd aktualnej wartości planu budżetowego oraz dokumentów uchwał i zarządzeń z których wartość ta wynika niezależnie dla każdego dysponenta budżetowego,

• plan zamówień publicznych wg poszczególnych kategorii i kodów CPV,

• rejestr zamówień publicznych, czyli ewidencja wszczętych postępowań o zamówienia publiczne i związanej z tym faktem „rezerwacji” środków budżetowych niezbędnych do późniejszej realizacji tych zamówień,

• rejestr umów – ewidencja umów zawieranych przez poszczególne wydziały urzędu w kontekście zaangażowania środków budżetowych,

• rejestr faktur – ewidencja faktur, wynikających z realizacji zawartych umów a także faktur i innych dokumentów rozliczeniowych niezwiązanych z umowami,

• zatwierdzanie dokumentów potwierdzające ich poprawność merytoryczną i finansową,

• współpraca z programem finansowo-księgowym w zakresie automatycznego księgowania zaangażowania budżetu – generowanie dekretów księgowych do modułu finansowo-księgowego wynikających z zaewidencjonowanych umów oraz faktur niezwiązanych z umowami,

• automatyczne księgowanie zobowiązań – generowanie dekretów księgowych do modułu finansowo-księgowego (konta zespołu 2) wynikających z zaewidencjonowanych faktur i innych dokumentów rozliczeniowych,

• podgląd zrealizowanych płatności (zaksięgowanych w module finansowo-księgowym wyciągów bankowych) w powiązaniu z umową i fakturą,

• wielowariantowa analiza rozliczenia umów (rozliczenie wg faktur, rozliczenie wg zapłat, analiza umów przeterminowanych, rozliczenie wg wybranych podziałek klasyfikacji budżetowej i symboli zadań),

• kontrola realizacji budżetu – analiza środków budżetowych pozostających do dyspozycji, na różnych etapach realizacji zadań (faktycznego wykonania, zaangażowania, wszczętych zamówień publicznych),

• ewidencja wydatków strukturalnych,

• generowanie szeregu zestawień w różnych przekrojach,

• możliwość współpracy z systemem elektronicznego obiegu dokumentów

25. Portal komunikacji elektronicznej jednostek organizacyjnych oraz urzędu:

Portal ma służyć jednostkom, jako platforma komunikacyjna na linii urząd – jednostka organizacyjna. Dostęp do danych powinien odbywać się w trybie on-line za pomocą przeglądarki internetowej. Wymagania:

• wspólna baza danych budżetowych dostępna z dowolnego miejsca (zarówno w Urzędzie, jak i w jednostkach),

• praca na tych samych dokumentach (dokumenty zmieniają statusy w zależności od podejmowanych czynności),

• możliwe składanie dokumentów on-line bezpośrednio do zainteresowanego wydziału (z pominięciem kancelarii),

• wymiana danych z systemami finansowo-księgowymi gminy oraz systemem Besti@.

W zakresie planu – zbiór dokumentów planu dochodów i wydatków, z wybraną dokładnością (rodzaj finansowania, dysponent/jednostka, dział, rozdział, grupa paragrafów, paragraf, pozycja, zadanie budżetowe). Możliwość dokonywania zmian w planie przez użytkowników według określonych uprawnień (w ramach grupy paragrafów) lub składania wniosków o zmianę w planie.

• edycja oraz analiza dokumentów planu,

• składanie wniosków o zmianę planu,

• tworzenie załączników/projektów uchwał na podstawie wniosków,

• import/eksport dokumentów planu do systemu finansowo-księgowego Gminy,

• eksport danych do systemu Besti@.

W zakresie sprawozdań – zbiór cząstkowych sprawozdań budżetowych i finansowych, wprowadzanych bezpośrednio do systemu lub importowanych z systemu finansowo – księgowego poprzez:

• udostępnienie formularzy sprawozdań budżetowych i finansowych dostępnych w module budżetowym,

• możliwość importu sprawozdań z systemu finansowo-księgowego,

• eksport danych do systemu Besti@.

W zakresie analizy budżetu – analiza planu, wykonania, środków do dyspozycji z wybraną dokładnością, wg uprawnień użytkownika do jednostek.

W zakresie administracji – tworzenie/import słowników, przypisywanie ról i uprawnień. W zakresie funkcjonalność Portalu do centralnej ewidencji i rozliczania podatku VAT:

• prowadzenie przez jednostki organizacyjne gminy rejestrów VAT,

• generowanie i zatwierdzanie (z wykorzystaniem podpisu elektronicznego) na ich podstawie jednostkowych dokumentów sumarycznych

• łączenie na poziomie budżetu gminy w deklarację zbiorczą VAT-7

• przeglądarkowy interfejs użytkownika oraz technologia trójwarstwowa

• wymagany jest podział na dwa typy rejestrów cząstkowych VAT sprzedaży i zakupu.

• zgodnie z podziałem na sprzedaż i zakup system ma umożliwiać sporządzania wydruków rejestrów cząstkowych dla sprzedaży i zakupu.

• rejestr sprzedaży ma umożliwiać wprowadzanie następujących informacji tyczących podatku należnego:

− symbol rejestru VAT – wybór z listy dostępnych zdefiniowanych w słowniku,

− kod VAT – określający sposób naliczenia wartości podatku należnego,

− datę faktury, datę wykonania usługi/dostawy, datę obowiązku podatkowego,

− dane kontrahenta: NIP, nazwę, adres, kraj,

− numer faktury,

− typ i numer dokumentu księgowego – oznaczenia zgodne z zapisem w księgach rachunkowych jednostki,

− opis z faktury,

− przedmiot dostawy/rodzaj usługi – służący do weryfikacji dokonanej transakcji pod kątem prawidłowego jej zakwalifikowania do rejestru VAT,

− kwoty netto, kwoty VAT, kwoty brutto w rozbiciu na poszczególne stawki (zgodne ze zdefiniowanymi w słowniku) z faktury,

− sumaryczne wartości netto, VAT i brutto z faktury – wyliczane na podstawie wcześniejszych zapisów,

− kwotę podatku VAT należnego.

Rejestr zakupu ma umożliwiać wprowadzanie następujących informacji tyczących podatku naliczonego:

• symbol rejestru VAT – wybór z listy dostępnych zdefiniowanych w słowniku,

• kod VAT – umożliwiający alokację nabycia w związku z rodzajem sprzedaży: dla działalności całkowicie podlegającej odliczeniu, dla działalności mieszanej (opodatkowanej i zwolnionej; opodatkowanej i niepodlegającej; opodatkowanej, zwolnionej i niepodlegającej); dla działalności w całości niepodlegającej VAT,

• czy zakup dotyczy paliwa, części samochodowych – art. 86a ustawy o VAT – tzw. 50% odliczenie,

• datę faktury, datę dostawy/dokonania usługi (u dostawcy), datę wpływu faktury, datę odliczenia – prawo do odliczenia,

• dane kontrahenta: NIP, nazwę, adres, kraj,

• numer faktury,

• typ i numer dokumentu księgowego – oznaczenia zgodne z zapisem w księgach rachunkowych jednostki,

• opis z faktury,

• przedmiot dostawy/rodzaj usługi – służący do weryfikacji dokonanej transakcji pod kątem prawidłowego jej zakwalifikowania do rejestru VAT i prawidłowego przypisania (alokacji) kodu VAT,

• kwoty netto, kwoty VAT, kwoty brutto w rozbiciu na poszczególne stawki z faktury,

• sumaryczne wartości netto, VAT i brutto z faktury – wyliczane na podstawie wcześniejszych zapisów,

• kwotę podatku VAT do odliczenia po zastosowaniu art. 86a i 86c-h ustawy o VAT,

• kwotę podatku VAT do odliczenia po zastosowaniu par. 90 ustawy o VAT,

• końcową kwotę podatku do odliczenia.

W zakresie rejestrów cząstkowych VAT system ma mieć możliwość nadawania uprawnień, gdzie:

• pracownik jednostki ma mieć dostęp tylko do rejestrów cząstkowych VAT tworzonych w danej jednostce,

• osoba z zarządu gminy nie może ingerować w zawartość jednostkowych cząstkowych rejestrów VAT.

Wymagany jest podział na dwa typy dokumentów: sprzedaży i zakupu. Dokumenty mają prezentować zawartość rejestrów cząstkowych w formie kwot zagregowanych, czyli ich podsumowania i być sporządzane oraz zatwierdzane na szczeblu jednostki. System ma pozwalać na automatyczne generowanie dokumentów sumarycznych na podstawie zatwierdzonych wcześniej rejestrów cząstkowych w celu zapewnienia spójności pomiędzy kwotami syntetycznymi (dokument sumaryczny), a kwotami analitycznymi (rejestry cząstkowe). Struktura zapisanych w nich danych ma zapewnić możliwość automatycznego wygenerowania deklaracji VAT-7 na poziomie gminy. System ma mieć możliwość bezpośredniego wprowadzania (lub korygowania) rejestrów cząstkowych do portalu. W zakresie sumarycznych dokumentów sprawozdawczych system ma mieć możliwość nadawania uprawnień, gdzie:

• pracownik jednostki ma mieć dostęp tylko do dokumentów sumarycznych tworzonych w danej jednostce,

• osoba z zarządu gminy nie może ingerować w zawartość jednostkowych dokumentów sumarycznych.

Wymagana jest możliwość automatycznego sporządzania zbiorczej deklaracji VAT-7 (VAT- 7/korekta) na szczeblu gminy na podstawie jednostkowych dokumentów sumarycznych składanych przez poszczególne jednostki za dany miesiąc (okres) podatkowy. Operator ma mieć możliwość decydowania o sposobie rozliczenia nadwyżki podatku naliczonego do zwrotu. Deklaracja VAT-7 ma uwzględniać tylko dokumenty zatwierdzone i podpisane przez uprawnioną osobę. W zakresie deklaracji VAT-7 system ma mieć możliwość nadawania uprawnień osoba z zarządu gminy to sporządzenia deklaracji.

Wymagane jest aby system posiadał następujące elementy umożliwiające jego parametryzację:

• wartość wskaźnika(ów) struktury sprzedaży (WSS) z możliwością podania wartości współczynnika: prognozowanej - uwzględnianej w bieżących rozliczeniach i rzeczywistej uwzględnianej podczas dokonywania korekty podatku do odliczenia po zakończeniu roku,

• słownik jednostek organizacyjnych wraz z określeniem użytkowników mających uprawnienia o obsługi rejestrów cząstkowych i dokumentów sumarycznych w ramach tych jednostek,

• słownik prewspółczynników obowiązujących w konkretnych jednostkach z możliwością podania wartości prewspółczynnika: prognozowanej - uwzględnianej w bieżących rozliczeniach i rzeczywistej uwzględnianej podczas dokonywania korekty podatku do odliczenia po zakończeniu roku,

• słownik aktualnie obowiązujących stawek podatku VAT,

• słownik rejestrów VAT – sprzedaż (podatek należny),

• słownik rejestrów VAT – nabycia (podatek naliczony),

• słownik kodów podatku VAT określający schematy wyliczania kwoty podatku do odliczenia, z uwzględnieniem nabyć dla działalności w całości opodatkowanej, działalności mieszanej, działalności zwolnionej lub niepodlegającej podatkowi VAT.

Dodatkowo wymagane jest aby była możliwość wyliczania rocznej kwoty korekty podatku naliczonego po zakończeniu roku podatkowego, w tym:

• wyliczenia rzeczywistych wartości wskaźnika WSS dla poszczególnych jednostek,

• wyliczenia kwoty podatku do odliczenia za miniony rok podatkowy wg skorygowanych (rzeczywistych) wartości WSS i prewspółczynników,

• rozliczenia różnicy pomiędzy kwotą podatku rzeczywiście odliczonego, a kwotą przysługującego odliczenia wg wskaźników rzeczywistych na deklaracji za pierwszy okres rozliczeniowy roku następnego.

Sporządzania rejestrów korekt rocznych dla wskazanych rodzajów nabyć, związanych z zakupem środków trwałych (WNiP) o wartości powyżej 15 tys. PLN netto, zakupem nieruchomości oraz zakupami dla potrzeb prowadzonych inwestycji.

26. Wnioski o środki budżetowe dla jednostek organizacyjnych:

Portal ma służyć jednostkom, jako platforma komunikacyjna na linii urząd – jednostka organizacyjna w zakresie wniosków o środki budżetowe. Dostęp do danych powinien odbywać się w trybie on-line za pomocą przeglądarki internetowej.

Wymagania:

● wspólna baza danych budżetowych dostępna z dowolnego miejsca (zarówno w Urzędzie, jak i w jednostkach),

● praca na tych samych dokumentach (dokumenty zmieniają statusy w zależności od podejmowanych czynności),

● możliwe składanie dokumentów on-line bezpośrednio do zainteresowanego wydziału (z pominięciem kancelarii),

● tworzenie wniosków o środki budżetowe w podziale na rodzaje wydatków i określone terminy realizacji, z możliwością podziału na szczegółowe pozycje,

● przegląd wniosku z podziałem na poszczególne dni,

● możliwość podpisania dokumentów w systemie podpisem kwalifikowanym,

● tworzenie zestawienia przepływów pieniężnych na podstawie złożonych wniosków i przewidywanych dochodów,

● prezentacja zapotrzebowania na środki budżetowe na poszczególne dni,

● możliwość ręcznej korekty zestawienia przepływów pieniężnych,

● możliwość wygenerowania przelewów środków budżetowych na podstawie zestawienia przepływów pieniężnych,

● współpraca z systemem do obsługi przelewów,

● graficzna prezentacja przewidywanych wpływów, wydatków i dostępnych środków pieniężnych na rachunku bankowym

27. System ewidencji kadr:

Rejestrowanie następujących danych w systemie (minimalny wymagany zakres) :

• pracownik: nazwisko, imię, drugie imię, data urodzenia, miejsce urodzenia, płeć, xxxx xxxxxxx, imiona rodziców, nr dowodu osobistego, miejsce zamieszkania (czasowe, stałe, do korespondencji), PESEL, NIP, wykształcenie, kod tytułu ubezpieczenia, podlega/nie ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu, Urząd Skarbowy zgodny z miejscem zameldowania, nr telefonu, emeryt lub rencista (nr emerytury, renty, grupa inwalidzka), stosunek do służby wojskowej,

• kwalifikacje: data i miejsce ukończenia szkoły, wyuczony zawód, nr dyplomu, specjalizacja, znajomość języków, obecne stanowisko pracy, kwalifikacja stanowiska pracy (robotnicze lub nierobotnicze),

• ukończone kursy,

• stanowisko, komórka organizacyjna,

• data zatrudnienia,

• okres zatrudnienia (próbny, określony, nieokreślony)

• wynagrodzenie zasadnicze (kwota i grupa zaszeregowania), wynagrodzenie ryczałtowe, premia, dodatki (%, kwotę wylicza program) wraz z informacją o czasie, na jaki jest przyznany (funkcyjny, stażowy, specjalny),

• historia zatrudnienia dla potrzeb obliczenia stażu pracy,

• wymiar etatu,

• wyróżnienia i kary regulaminowe,

• kartoteka urlopowa w postaci czytelnej makiety urlopowej na zasadzie kalendarza z możliwością nanoszenia i sumowania wszystkich możliwych nieobecności pracownika (urlop wypoczynkowy, urlop bezpłatny, urlop szkolny, urlop rehabilitacyjny, choroba, opieka nad dzieckiem chorym, opieka nad dzieckiem zdrowym, godziny nadliczbowe, delegacje, urlop macierzyński, urlop wychowawczy, urlop okolicznościowy, inne nieusprawiedliwione nieobecności),

• kartoteka badań lekarskich, szkoleń BHP, z możliwością wprowadzania daty następnego badania, szkolenia BHP,

• kartoteka szkoleń dla każdego pracownika z następującym danymi: temat szkolenia, termin, koszt, otrzymane zaświadczenia o odbyciu kursu (szkolenia),

Funkcjonalności systemu:

• automatyczne naliczanie wymiaru urlopu, sygnalizacja wymiaru urlopu szkolnego z możliwością bilansowania miesięcznego i rocznego urlopów (wg rodzajów), wydruk dla pracownika z dokładnością do minuty,

• wydruk dokumentów kadrowych takich jak: umowa o pracę, świadectwo pracy, porozumienie zmieniające, angaż, wypowiedzenie, skierowanie na badania lekarskie, zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na podstawie wprowadzonych wzorów dokumentów kadrowych,

• możliwość tworzenia i edycji wzorów dokumentów kadrowych wykorzystywanych do drukowania,

• obliczanie daty uprawnienia do nagrody jubileuszowej i daty do emerytury z możliwością wykluczania okresów nakładających się na siebie na podstawie wprowadzonych świadectw pracy,

• naliczanie stażu pracy w zakładzie oraz stażu pracy ogólnego z możliwością wykluczania okresów nakładających się na siebie na podstawie wprowadzonych świadectw pracy,

• możliwość eksportowania do programu ZUS PŁATNIK w pełnym zakresie dokumentów zgłoszeniowych i wyrejstrowań,

• prognozowanie wynagrodzenia:

− kopiowanie danych rzeczywistych do planu wynagrodzeń,

− tworzenie planu poprzez korektę poszczególnych składników wynagrodzenia lub poprzez zmianę kwoty brutto (składniki wynagrodzenia obliczane automatycznie),

− kontrola różnic powstałych pomiędzy planowanymi a rzeczywistymi składnikami wynagrodzenia, na poziomie pracownika, wydziału i całego Urzędu,

− obliczanie średnich wartości poszczególnych składników wynagrodzenia w ramach wydziałów i grup pracowniczych (stanowisk służbowych),

− drukowanie zestawień z planem wynagrodzenia wg wydziałów i grup pracowniczych,

− akceptacja planu - kopiowanie utworzonego planu do bieżącej kartoteki

• planowanie zatrudnienia

• automatyczna sygnalizacja (bez konieczności wywoływania raportów) zdarzeń określonych przez użytkownika z określonym wyprzedzeniem, np: upływu ważności badań lekarskich pracowników, szkoleń BHP itp., możliwość otrzymania alertów mailem

• prowadzenie archiwum odrębnie dla pracowników zwolnionych i obecnie pracujących, w przypadku ponownego przyjęcia do pracy osoby zwolnionej możliwość łatwego przywrócenie danych

• możliwość samodzielnego generowania raportów na poziomie użytkownika i administratora z dowolnie wybranych elementów za różne okresy za pomocą generatorów raportów

• automatyczne generowanie danych do sprawozdań Z05, Z03, Z06, Z12

• eksport dowolnych danych do Excel’a lub pliku tekstowego

• prosty w obsłudze, rozbudowany generator zestawień tabelarycznych, umożliwiający definiowanie przez użytkownika zakresu danych z dowolnych danych z systemu z możliwością ich przeliczania, filtrowania oraz grupowania

• wbudowany moduł raportowania z możliwością stworzenia dowolnych raportów w postaci formatki wydruku

• możliwość obsługi wielu płatników składek ZUS

28. System naliczania płac:

• naliczenie (wyliczenie wynagrodzeń):

− naliczanie płac i przygotowanie wypłaty (sporządzanie list płac: głównej uwzględniającej ulgę podatkową i koszty uzyskania przychodu, list dodatkowych z uwzględnieniem wspólnej podstawy do wyliczenia składek zus dla wynagrodzeń wypłacanych w tym samym miesiącu oraz list korygujących

− automatyczne tworzenie dokumentów wynagrodzenia za czas urlopu i choroby na podstawie kartoteki absencji oraz wyliczanie na podstawie kartoteki zarobkowej wysokości wynagrodzenia i zasiłków

− nagrody jubileuszowej, nagrody uznaniowej, 13-ta pensji, odprawy emerytalnej, ekwiwalentu za urlop, wynagrodzenia za urlop, wynagrodzenia za nadgodziny, odprawy z tytułu zwolnienia, zwrotu składek ZUS za lata poprzednie i rok bieżący

− możliwość zmiany składników w stosunku do poprzedniego miesiąca poprzez ich modyfikację, z automatycznym obliczaniem pozostałych składników

− możliwość wykorzystania danych z zamkniętych wypłat do wykonania bieżącej wypłaty

• rozliczanie płac:

− obliczanie narzutów od wynagrodzeń

− eksport danych do programu PŁATNIK

− rozliczanie zaliczek miesięcznych na poczet podatku dochodowego od łącznej kwoty wypłat dla Urzędu Skarbowego

− obliczanie i pobieranie składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy

− tworzenie przelewów bankowych na konto ZUS, Urząd Skarbowy, PERON i inne wynikające z zadeklarowanych potrąceń

− tworzenie i wydruk przelewu na konto osobiste pracownika

− możliwość przekazania wypłaty na kilka kont bankowych pracownika

− sporządzanie wydruków związanych z wypłatą (odcinek dla pracownika, zestawienie gotówkowe, zbiorówka listy płac)

− wykonanie wydruków związanych z rocznymi rozliczeniami (roczna karta wynagrodzeń, dokumenty podatkowe XXX-0X, XXX-0X, XXX-0X, XXX 0XX, PIT- 11, PIT-40, IFT-1, zaświadczenia o wynagrodzeniu)

− rejestracja i obsługa wypłat z tytułu umowy o dzieło, umowy zlecenia zarówno dla pracowników własnych jak i obcych

− tworzenie z dowolnie wybranych elementów zestawień w celu sprawdzenia poprawności sporządzonej listy płac

− możliwość sporządzania szerokich analiz płacowych w różnych przekrojach poprzez narzędzie DecisionCube

− wykonywanie raportu kontrolnego umożliwiającego sygnalizację błędów operatorskich

− obliczanie i wypełnianie deklaracji PFRON

• współpraca z innymi systemami i automatyczne funkcje:

− współpraca (automatyczne przesyłanie) danych do systemu Płatnik

− automatyczne tworzenie i przesyłanie deklaracji rozliczeniowych PIT do systemu e-Deklaracje

− przygotowanie i eksport do systemu finansowo-księgowego informacji do księgowania danych w postaci noty księgowej, na potrzeby budżetu nota zostanie rozksięgowana na rozdziały i paragrafy zgodnie z klasyfikacją budżetową

• automatyczne wyliczanie i generowanie 13-tej pensji

• automatyczne korekty przeszeregowań i skutków zmian wynagrodzenia

• automatyczna zmiana progów podatkowych

• automatyczne naliczenie wysokości dodatków stażowych

• automatyczne uwzględnianie rocznego limitu wypłaconych świadczeń z ZFŚS

• kalkulator umożliwiający symulację listy płac dla pojedynczego pracownika

• kopiowanie dokumentów zmiennych pomiędzy listami płac i tworzenie dokumentów na podstawie dokumentów z innych list

• wypłata nagród i świadczeń socjalnych według ewidencji wprowadzonej w systemie

• automatyczne wygenerowanie dokumentu nadpłat i niedopłat związanych z wystawionymi dokumentami PIT-40

• automatyczne naliczenie wyrównań składników stałych w związku ze zmianą warunków zatrudnienia sprzed kilku miesięcy

• automatyczne wyliczenie wynagrodzenia urlopowego na podstawie absencji

• generowanie i naliczenie nagrody jubileuszowej, półrocznej, kwartalnej oraz odprawy emerytalnej

• eksport dokumentów do systemu e-Deklaracje

• przesyłanie „pasków” wynagrodzeń na maila

• automatyczna współpraca z systemem PKZP w zakresie pobierania wartości rat pożyczek oraz zwracania do systemu PKZP wartości pobranych rat

• przestawna, konfigurowalna kartoteka do analizy wielowymiarowej wypłaconych wynagrodzeń

• możliwość obsługi wielu płatników składek ZUS

29. Przelewy bankowe - płace:

• kartoteka przelewów z zapisem historii operacji dokonywanych na przelewach (wprowadzanie, zatwierdzanie, drukowanie, eksport, itp.),

• drukowanie przelewów (możliwość uzyskania wydruków na oryginalnych formularzach w różnych układach graficznych),

• współpraca z dowolnym programem bankowym typu Home Banking w zakresie elektronicznej emisji danych,

• współpraca z systemem płacowym – generowanie przelewów

30. Portal informacji kadrowo – płacowej dla pracowników urzędu:

Funkcjonalność:

Portal ma dawać dostęp do danych w sferze kadrowo-płacowej. Obsługa musi się odbywać za pomocą przeglądarki internetowej. Dostęp do systemu ma być warunkowany w zależności od miejsca pracownika w strukturze organizacyjnej jednostki, a tym samym mają być możliwe do uzyskania trzy poziomy dostępu:

• Pracownicy – pracownicy etatowi umieszczeni w strukturze organizacyjnej, mający dostęp jedynie do swoich danych,

• Kierownicy – mający dostęp do danych swoich oraz pracowników mu podległych według struktury,

• Administratorzy – osoby wyznaczone do zmiany parametrów systemu, Zakres działań dla pracowników:

• Podgląd: kalendarza absencji, wykorzystania urlopu, historii zatrudnienia, umów o pracę, stanów i obrotów pożyczek PKZP/ZFM, wyposażenia i szeregu innych danych kadrowych,

• Możliwość składania: elektronicznych kart urlopowych (wraz ze wszystkimi konsekwencjami, zatwierdzaniem ich poprzez osoby stojące wyżej w strukturze organizacyjnej lub ich zastępców), wniosków o wyjście prywatne lub służbowe, wniosków o odpracowanie, składania wniosków o pracę zdalną,

• Analiza danych z systemu rejestracji czasu pracy – wejścia, wyjścia, bilans czasu pracy, nadgodziny, możliwość pobrania wydruku bilansu czasu pracy i jego wydruk za dany okres

• Możliwość pobrania: paska płacowego, PIT-11 oraz informacji rocznej i miesięcznej dla ubezpieczonego przez pracownika,

• Wykaz świadczeń z ZFŚS,

• Możliwość zarejestrowania czasu pracy za pomocą systemu. Zakres działań dla naczelników/kierowników:

• Rozpatrywanie wniosków: urlopowych, o wyjście prywatne lub służbowe, o odpracowanie, o pracę zdalną pracowników podwładnych wraz z delegacją tego obowiązku w górę w strukturze organizacyjnej w przypadku absencji lub przez wyznaczonego zastępcę

• Statystyki i analiza czasu pracy pracowników podległych,

• Analiza i zarządzanie zastępstwami,

• Zlecanie (polecenia) delegacji oraz pracy w godzinach ponadwymiarowy

ETAP II – obsługa dokumentów i analizy

31. System zarządzania dokumentami

Cechy ogólne:

• wykonanie w architekturze trójwarstwowej,

• przechowywanie plików dokumentów w bazie danych,

• interfejs dostępu do danych poprzez przeglądarkę WWW

• wykorzystywanie wspólnych z systemami podatkowymi kartotek osób prawnych (kontrahentów) i osób fizycznych,

• wspólny system informowania o zdarzeniach dla zarządzania dokumentami i innych systemów dziedzinowych,

• wspólne repozytorium dokumentów dla systemu zarządzania dokumentami i systemów dziedzinowych,

• jednolity dostęp do korespondencji, spraw i dokumentów dla systemu zarządzania dokumentami i systemów dziedzinowych poprzez dedykowaną usługę sieciową (web service) z jednolitym systemem uprawnień do dokumentów,

• integracja z portalem analitycznym pozwalająca na podgląd dokumentów z poziomu tego portalu,

• integracja ze elektronicznymi skrzynkami podawczymi systemu ePUAP,

• wspomaganie zarządzania dokumentacją systemów ISO

Cechy systemu:

• obsługa spraw zgodnie z instrukcją kancelaryjną,

• zakładanie i znakowanie spraw w oparciu o klasyfikację RWA,

• obsługa elektronicznych teczek aktowych i spisów spraw,

• dekretacja spraw na wydziały i osoby,

• możliwość przypisywania uwag do spraw

• obsługa metryczki sprawy

• rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej z automatyczną numeracją,

• wyszukiwarka korespondencji,

• dekretacja korespondencji na jednego lub wielu pracowników z jednoznacznym określeniem osoby odpowiedzialnej,

• możliwość dekretacji na grupy pracowników,

• możliwość automatycznej dekretacji na podstawie rodzaj korespondencji,

• możliwość przypisywania uwag do korespondencji w trakcie dekretacji i niezależnie od niej,

• możliwość zadekretowania wstępnego terminu załatwienia dla korespondencji,

• historia dekretacji,

• obsługa wielu miejsc rejestracji korespondencji,

• obsługa wielu rejestrów korespondencji,

• obsługa listy podmiotów powiązanych (osób fizycznych i/lub prawnych) z korespondencją,

• możliwość rejestracji korespondencji e-mail bezpośrednio z programu,

• możliwość rejestracji wysyłki korespondencji w jednej kopercie,

• możliwość tworzenia specjalnie oznaczonych kopii korespondencji,

• rejestracja korespondencji wychodzącej w oparciu o kody kreskowe,

• obsługa definiowalnych, dodatkowych atrybutów korespondencji

• przechowywanie dokumentów własnych w folderach o strukturze hierarchicznej,

• obsługa wersjonowania plików związanych z dokumentem,

• obsługa wersjonowania dokumentów,

• możliwość tworzenia dokumentów powiązanych,

• obsługa operacji zatwierdzania dokumentu własnego przez jednego lub wielu pracowników,

• obsługa operacji potwierdzenia zapoznania się z dokumentem własnym przez pracownika,

• automatyczne wersjonowanie przy edycji pliku zatwierdzonego,

• dekretacja dokumentu własnego na jednego lub wielu pracowników z jednoznacznym określeniem osoby odpowiedzialnej,

• możliwość przypisywania uwag do dokumentu własnego w trakcie dekretacji i niezależnie od niej,

• obsługa statusów dokumentów

• obsługa wielu rejestrów dokumentów,

• automatyczne generowanie dokumentów na podstawie szablonów,

• prosta edycja istniejących szablonów z poziomu programu

• obsługa definiowalnych, dodatkowych atrybutów dokumentów własnych

• obsługa listy podmiotów (osób fizycznych i/lub prawnych) powiązanych z danym dokumentem,

• możliwość tworzenia specjalnie oznaczonych kopii dokumentów.

• możliwość przekazywania dokumentów własnych do wysyłki do pracownika rejestrującego korespondencję wychodzącą,

• zaawansowany system uprawnień - do folderów dokumentów, dokumentów, rodzajów spraw, funkcjonalności (role), obsługa zastępstw,

• logowanie kontekstowe do systemu,

• możliwość prezentacji graficznej raportów w postaci wykresów

• wydruk kopert na podstawie informacji z dokumentów przeznaczonych do wysyłki

• pełna integracja z repozytorium dokumentów dla systemów dziedzinowych.

32. System repozytorium dokumentów

Ma ono na celu zapewnienie jednolitego przechowywania i zarządzania dokumentami dziedzinowymi w połączeniu z systemem zarządzania dokumentami. Z repozytorium mają korzystać moduły podatkowe, odpadów komunalnych, opłat lokalnych oraz moduł finansowo księgowy. Dzięki repozytorium ma być także zapewniona możliwość podglądu dokumentów złożonych elektronicznie (np. platforma ePUAP) wprost z systemów dziedzinowych.

Szczegółowa funkcjonalność repozytorium:

• wspólne repozytorium dla wszystkich systemów dziedzinowych objętych integracją (moduły podatkowe, odpadów komunalnych, opłat lokalnych oraz moduł finansowo księgowy).

• przechowywanie plików dokumentów w bazie danych repozytorium,

• przeglądarkowy system do zarządzania dokumentami w repozytorium.

• zakładanie i znakowanie spraw w oparciu o klasyfikację RWA,

• obsługa elektronicznych teczek aktowych i spisów spraw,

• wyszukiwarka korespondencji,

• dekretacja korespondencji na jednego lub wielu pracowników z jednoznacznym określeniem osoby odpowiedzialnej,

• historia dekretacji,

• przechowywanie dokumentów własnych w folderach o strukturze hierarchicznej,

• obsługa wersjonowania plików związanych z dokumentem,

• obsługa operacji zatwierdzania dokumentu własnego przez jednego lub wielu pracowników,

• automatyczne wersjonowanie przy edycji pliku zatwierdzonego,

• dekretacja dokumentu własnego na jednego lub wielu pracowników z jednoznacznym określeniem osoby odpowiedzialnej,

• automatyczne generowanie dokumentów na podstawie szablonów,

• zaawansowany system uprawnień – do folderów dokumentów, dokumentów, rodzajów spraw,

• możliwość przekazywania dokumentów do wysyłki do obcego systemu zarządzania dokumentami,

• zarządzanie uprawnieniami i konfiguracją repozytorium. Funkcjonalność repozytorium dostępna w systemach dziedzinowych:

• dostęp do udostępnionej dla danego systemu dziedzinowego korespondencji przychodzącej w ramach posiadanych uprawnień użytkownika,

• wyszukiwarka korespondencji przychodzącej,

• podgląd plików korespondencji przychodzącej,

• dostęp do udostępnianej dla danego systemu dziedzinowego listy spraw w ramach posiadanych uprawnień użytkownika,

• wyszukiwarka spraw,

• możliwość związania korespondencji /sprawy z obiektami w systemie dziedzinowym,

• możliwość tworzenia dokumentów w repozytorium na podstawie danych z systemu dziedzinowego,

• możliwość akceptowania (zatwierdzania) dokumentów,

• możliwość związania dokumentu z obiektami w systemie dziedzinowym,

• automatyczne wersjonowanie przy edycji pliku zaakceptowanego,

• możliwość przekazywania dokumentów do wysyłki do systemu zarządzania dokumentami.

33. System raportowo – analityczny

• interfejs dostępu do danych poprzez przeglądarkę www

• system powinien umożliwiać dostęp do dowolnych informacji pochodzących z następujących ewidencji Gminy (przy zapewnieniu pełnej integralności i bezpieczeństwa danych):

− podatku od nieruchomości rolny i leśny osób fizycznych i prawnych;

− podatku od środków transportowych;

− gospodarowanie odpadami;

− umów dzierżawnych;

− zezwoleń na sprzedaż alkoholu;

− dochodów i wydatków budżetowych;

− zasobów ludzkich;

w zakresie prezentowanych raportów, a także powinien dawać możliwość pozyskania danych z innych baz (IBM DB2, Oracle, Microsoft SQL, MySQL i inne)

• współpraca z bazami danych w trybie „on-line”

• dane udostępniane w trybie „tylko do odczytu”

• prezentacja danych w postaci pulpitów złożonych z kontrolek

• obsługiwane kontrolki: tabela danych, wykres kołowy, wykres kolumnowy, wskaźnik, kostka OLAP i inne

• możliwość maksymalizacji kontrolki do pełnego ekranu

• asynchroniczne odświeżanie kontrolek w pulpicie

• dla kontrolki tabela danych dostępne funkcjonalności:

− sterowanie widocznością kolumn

− sortowanie kolumn

− grupowanie wielopoziomowe po wartościach w kolumnach

− filtrowanie po wartościach w kolumnach

− stronicowanie i sterowanie długością strony

− export danych z tabeli do pliku

• łączenie tabel danych w wielopoziomowe układy hierarchiczne poprzez mechanizm odnośników z przekazywaniem parametrów – różne tabele podrzędne wywoływane są przez kliknięcia w odnośniki w tabelach nadrzędnych (mechanizm drill down i drill through)

• możliwość wykorzystywania różnych szablonów odt/docx/xls do tworzenia raportów w plikach

• możliwość podglądu plików, do których są odwołania w bazach

• rozbudowane możliwości definiowania parametrów wejściowych różnych typów na poziomie kontrolek

• mechanizm kontekstu pozwalający na filtrowanie danych zależnie od osoby wywołującej i związanych z nią cech

• proste tworzenie wyszukiwarek danych wg dowolnych kryteriów

• organizacja pulpitów w grupy

• oparty o role mechanizm przyznawania uprawnień do pulpitów

• współpraca z większością popularnych przeglądarek - Internet Explorer, Firefox, Chrome

• narzędzia do tworzenia, modyfikacji i testowania źródeł danych oraz zarządzania całością systemu

• gotowe analizy dla systemu podzielone na grupy: Budżet, Finanse, Sprawy, Ewidencje, Dochody, Gospodarka Odpadami, Zasoby Ludzkie – dostarczane od razu z systemem

Przykładowe pulpity z paczki standardowej w grupach:

Budżet:

Pulpit „Analiza wydatków”: możliwość analizy danych budżetowych wg kryteriów: dział, rozdział, paragraf, dysponent, grupa dysponentów, sposób finansowania, 4-cyfra paragrafu, zadanie; analiza planu, zwiększeń/zmniejszeń planu, zaangażowania, wykonania i zobowiązań; prezentacja struktury planu

Pulpit „Analiza dochodów”: możliwość analizy danych budżetowych wg kryteriów: dział, rozdział, paragraf, dysponent, grupa dysponentów, sposób finansowania, 4-cyfra paragrafu, zadanie; analiza planu, zwiększeń/zmniejszeń planu, zaangażowania, wykonania i zobowiązań; prezentacja struktury planu

Pulpit „Analiza wydatków wieloletnia – kostka OLAP” Pulpit „Analiza dochodów wieloletnia – kostka OLAP”

Finanse jednostki:

Pulpit „Analiza wydatków”: możliwość analizy danych budżetowych wg kryteriów: dział, rozdział, paragraf, dysponent, grupa dysponentów, sposób finansowania, 4-cyfra paragrafu, zadanie; analiza planu, zaangażowania, wykonania i zobowiązań; możliwość drążenia danych do poziomu pojedynczych dekretów księgowych; wyszukiwarka dekretów księgowych; obsługa kontekstu dysponenta – każdy dysponent widzi jedynie dane jego dotyczące.

Pulpit „Analiza umów”:

Prezentacja trendu wartościowego umów miesięcznie, rankingu wg klientów z możliwością drążenia danych do poziomu pojedynczej umowy i związanych z nią dekretów księgowych, struktury wg rejestrów.

Sprawy:

Pulpit „Terminowość załatwiania spraw”

Analiza sprawy wg komórek organizacyjnych i RWA - wszystkich, bieżących, bieżących po terminie z możliwością drążenia do poziomu pojedynczego dokumentu; prezentacja struktury w terminie/po terminie w postaci wykresów

Zasoby ludzkie:

Pulpit „Struktura zatrudnienia”

Prezentacja struktur zatrudnienia wg wykształcenia, wieku, płci i komórek organizacyjnych

Dodatkowo należy dostarczyć narzędzie do automatycznego wysyłania powiadomień o zmianach w bazie danych. Program powinien wykonywać zaplanowane polecenia wyszukiwania, monitorowania i modyfikacji danych w bazie danych, a efektem jego działania będą wiadomości wygenerowane i automatycznie przesyłane do wskazanych adresatów poczty internetowej wewnątrz urzędu.

34. Przygotowanie formularzy na platformę ePUAP

Wymaga się przygotowanie następujących formularzy elektronicznych na platformę ePUAP (wzory formularzy przekaże Zamawiający):

• informacja w sprawie podatku leśnego IL-1

• informacja w sprawie podatku od nieruchomości IN-1

• informacja w sprawie podatku rolnego IR-1

• deklaracja na podatek od środków transportowych DT-1

• deklaracja na podatek leśny DL-1

• deklaracja na podatek od nieruchomości DN-1

• deklaracja na podatek rolny DR-1

• deklaracja z tytułu gospodarowania odpadami

• formularz zezwolenia na stałą sprzedaż alkoholu

• formularz zezwolenia na jednokrotną sprzedaż alkoholu

• formularz o konto/dezaktywację konta na portalu Interesanta (dla osób fizycznych i prawnych)

Przygotowanie formularzy obejmuje:

• opracowanie wzoru dokumentu elektronicznego publikowanego w CRWDE,

• opracowanie formularza elektronicznego.

ETAP III – usługi publiczne

35. Portal klienta urzędu

• Udostępnianie informacji publicznych z danych strukturalnych w zakresie informacji budżetowych takich jak dochody budżetu wg klasyfikacji plan i wykonanie oraz wydatki budżetu wg klasyfikacji plan i wykonanie;

• Udostępnianie informacji publicznych z danych strukturalnych w zakresie informacji dotyczących mienia gminy (wyszukiwarka)

• Możliwość prostego dodawania zestawień danych z innych obszarów;

• Możliwość pobierania danych z różnych baz danych;

• Możliwość prezentacji danych w postaci kontrolek (tabela, wykres kołowy itd.) na konfigurowalnych pulpitach analiz;

• Udostępnianie informacji po uwierzytelnieniu z danych strukturalnych w zakresie:

− Podatek od nieruchomości osób prawnych: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i dane techniczne (wykaz nieruchomości wraz ze składnikami i ich danymi wpływającymi na wymiar podatku),

− Podatek od nieruchomości osób fizycznych np.: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i dane techniczne (wykaz nieruchomości wraz ze składnikami i ich danymi wpływającymi na wymiar podatku),

− Podatek od środków transportu: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i dane techniczne (wykaz nieruchomości wraz ze składnikami i ich danymi wpływającymi na wymiar podatku),

− W zakresie opłat z tytułu wywozu odpadów komunalnych: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i dane techniczne (wykaz nieruchomości objętych opłatą, wybrane dane ze złożonej deklaracji),

− W zakresie opłat z tytułu dzierżawy: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i informacje o tytule płatności,

− W zakresie opłat z tytułu opłaty za wydane zezwolenia na sprzedaż alkoholu: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i informacje o tytule płatności,

− rejestru umów dotyczących dzierżawy: data obowiązywania umowy, nr ewidencyjny,

− stanu spraw osób fizycznych i prawnych: np. znak sprawy, przewidywany termin zakończenia, osoba prowadząca,

− informacji o korespondencji np. data wpływu, znak sprawy, nr korespondencji.

• Możliwość realizacji płatności należności poprzez usługę PayByNet lub inną równoważną,

• Sterowanie portalem w części publicznej:

− Edycja i sterowanie widocznością poszczególnych pozycji menu,

− Funkcja publikacji menu pozwalająca na przygotowanie zmian off-line,

− Obsługa różnych szablonów stron podpinanych do pozycji menu,

− Obsługa kontrolek w szablonach: HTML, Odsyłacz zewnętrzny, Odsyłacz do pulpitu analiz,

− Możliwość obsługi kontrolek dedykowanych,

− Wersjonowanie zawartości kontrolek HTML – możliwość cofania zmian,

− Funkcja publikacji strony pozwalająca na przygotowanie zmian off-line,

− Funkcje administracyjne dostępne jedynie wewnątrz urzędu,

− Funkcje exportu i importu treści serwisu.

• Zarządzanie użytkownikami:

− Obsługa własnych kont użytkowników systemu,

− Możliwość wykorzystania kont użytkowników z platformy ePUAP do logowania do systemu (integracja z ePUAP w zakresie „Single Sign-on”),

− Obsługa mechanizmu upoważnień,

− Aplikacja wewnętrzna do zarządzania użytkownikami serwisu oraz weryfikacji dostępnych dla nich danych

W celu zapewnienia integralności i bezpieczeństwa danych portal musi bazować na danych zawartych w systemach dziedzinowych obsługujących wybrane obszary, w zakresie których

będą prezentowane informacje. W szczególności system powinien bazować na następujących ewidencjach Gminy:

− podatku od nieruchomości, rolny i leśny osób fizycznych i prawnych;

− podatku od środków transportowych;

− gospodarki odpadami;

− umów dzierżawnych;

− zezwoleń na sprzedaż alkoholu;

− ewidencji decyzji dotyczących zwrotu podatku akcyzowego;

− zarządzania dokumentami.

36. System powiadamiania klienta

• obsługa katalogu kontrahentów z możliwością wykorzystania kartoteki kontrahentów,

• obsługa grup tematycznych,

• edytor wiadomości HTML,

• możliwość podpinania załączników do wiadomości,

• system ma możliwość dostępu do dowolnych informacji pochodzących z ewidencji Gminy dotyczącej podatku od nieruchomości rolny i leśny osób fizycznych i prawnych, podatku od środków transportowych (przy zapewnieniu pełnej integralności i bezpieczeństwa danych), ma możliwość dostępu do dowolnych informacji pochodzących z ewidencji Gminy dotyczącej gospodarowania odpadami (przy zapewnieniu pełnej integralności i bezpieczeństwa danych), ma również możliwość dostępu do dowolnych informacji pochodzących z ewidencji Gminy dotyczących opłat lokalnych (umowy dzierżawne, przekształcenia, opłaty za pozwolenie na sprzedaż alkoholu)

• obsługa akcji wysyłkowych kontekstowych na grupę tematyczną (wiadomość generowana na podstawie danych z systemu informatycznego i wysyłana selektywnie do osób, spełniających określony warunek – np. powiadomienie o braku zapłaty za ratę podatku),

• możliwość powiadamiania za pomocą wiadomości e-maili, wiadomości sms i wiadomości na platformę ePUAP, aplikację mobilną.

• historia wysyłek,

• możliwość rejestracji i konfiguracji subskrypcji wiadomości (wybór grupy tematycznej wiadomości, które chce się otrzymywać) przez kontrahentów za pomocą portalu internetowego,

• Przykładowe wiadomości generowane automatycznie (na podstawie danych zawartych w systemie):

− Podatek od nieruchomości: przypomnienie o mijającym terminie raty, przypomnienie

o nieuregulowaniu podatku

− Podatki i opłaty lokalne: przypomnienie o konieczności złożenia deklaracji w terminie do XX.XX.XXXX

− przypomnienie o konieczności dokonania opłaty za zezwolenie;

− przypomnienie o konieczności złożenia oświadczenia o sprzedaży napojów alkoholowych za rok poprzedni;

• Wysyłka informacji spersonalizowanej informacyjnej lub dotyczącej konieczności podjęcia konkretnych działań np. wygaśnięcie terminu obowiązywania zezwolenia na sprzedaż alkoholu, konieczność złożenia deklaracji,

• Oprócz informacji spersonalizowanych będzie także istniała możliwość wysyłania informacji o charakterze ogólnym i publicznym jak np. zagrożenia meteorologiczne, wydarzenia kulturalne.

37. Biuro obsługi interesanta

Wymagania ogólne:

• dostęp za pomocą przeglądarki internetowej

• możliwość łączenia zestawień w wielopoziomowe układy hierarchiczne z wywoływaniem zestawień podrzędnych z przekazywaniem parametrów poprzez odnośniki,

Zakres prezentacji danych dla wybranej osoby fizycznej lub prawnej:

• Podatek od nieruchomości : dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i dane techniczne (wykaz nieruchomości wraz ze składnikami i ich danymi wpływającymi na wymiar podatku),

• Podatek od środków transportu: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i dane techniczne (wykaz nieruchomości wraz ze składnikami i ich danymi wpływającymi na wymiar podatku),

• W zakresie opłat z tytułu wywozu odpadów komunalnych: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i dane techniczne (wykaz nieruchomości objętych opłatą, wybrane dane ze złożonej deklaracji).

• W zakresie opłat z tytułu dzierżawy: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i informacje o tytule płatności,

• W zakresie opłat z tytułu opłaty za wydane zezwolenia na sprzedaż alkoholu: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i informacje o tytule płatności.

OGÓLNE CECHY WDRAŻANEGO SYSTEMU:

W zakresie dotyczącym administracji zintegrowanym pakietem oprogramowania – zarządzanie użytkownikami systemu:

• zakładanie nowych użytkowników systemu i modyfikacja istniejących,

• nadawanie identyfikatora systemowego,

• rejestracja daty założenia,

• wprowadzanie i modyfikacja opisu użytkownika systemu,

• ustawianie i zmiana hasła,

• wymuszanie zmiany hasła przy pierwszym zalogowaniu do bazy danych,

• blokowanie i odblokowywanie konta użytkownika,

• definiowanie i modyfikacja czasu ważności hasła, definiowanie i modyfikacja liczby,

• przechowywanych haseł historycznych, definiowanie i modyfikacja okresu przechowywania haseł,

• historycznych, definiowanie liczby nieudanych prób zalogowania, definiowanie złożoności hasła (m. in. ilości znaków, wykorzystania małych, dużych liter, cyfr i znaków specjalnych),

• wykonywanie kopii zapasowych bazy danych, automatyzacja wykonywania kopii periodycznych,

• możliwość definiowania harmonogramu wykonywania kopii periodycznych,

• możliwość definiowania wielu harmonogramów wykonania kopii,

• możliwość wykonywania kopii całej bazy danych, automatyczne wykonywanie kopii na dysk lokalny, automatyczne utrzymywanie określonej liczby kopii bezpieczeństwa,

• prowadzenie dziennika wykonanych kopii bezpieczeństwa,

• powiadamianie o zaistniałych błędach i awariach wykonania kopii na podany adres e- mail.

W zakresie wymagań ogólnych dla dostarczanego systemu:

• system musi umożliwić wspólną obsługę kontrahentów,

• system umożliwia definiowanie dowolnej ilości użytkowników,

• posiada budowę modułową, a jednocześnie stanowić kompleksowy zintegrowany system zarządzania obejmujący swoim zakresem określoną powyżej funkcjonalność. Wymagane jest wzajemne współdziałanie aplikacji programowych poprzez powiązania logiczne i korzystanie ze wspólnych danych przechowywanych w serwerze bazy danych,

• zbudowany jest w technologii klient-serwer lub w technologii wielowarstwowej w oparciu o bazę danych SQL. Licencja bazy danych powinna obejmować możliwość przyłączenia nieograniczonej liczby użytkowników, nie ograniczać wielkości bazy, a ponadto nie może w żaden sposób ograniczać Gminy w przypadku rozbudowy serwera np. o dodatkowe dyski, pamięci czy procesory, włączając w to również możliwość przeniesienia systemu na inny serwer; licencja na bazę danych nie może w żaden sposób wpływać i obciążać Zamawiającego innymi dodatkowymi kosztami w przyszłości,

• system jest w całości spolonizowany, a więc posiadać polskie znaki i instrukcję obsługi po polsku dla użytkownika oraz administratora,

• system posiada graficzny interfejs użytkownika gwarantujący wygodne wprowadzanie danych, bieżącą kontrolę poprawności wprowadzanych danych, przejrzystość prezentowania danych na ekranie oraz wygodny sposób wyszukiwania danych po dowolnych kryteriach,

• system musi działać w środowisku sieciowym i posiadać wielodostępność pozwalającą na równoczesne korzystanie z bazy danych przez wielu użytkowników,

• system posiada mechanizmy umożliwiające identyfikację użytkownika i ustalenie daty wprowadzenia i modyfikacji danych,

• system posiada mechanizmy ochrony danych przed niepowołanym dostępem, nadawania uprawnień dla użytkowników do korzystania z modułów jak również do korzystania z wybranych funkcji,

• system posiada słowniki wewnętrzne,

• system działa w środowisku zintegrowanych baz danych posiadającym następujące cechy: relacyjność i transakcyjność, komunikacja z aplikacjami w standardzie SQL.

• system funkcjonuje zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,

• oprogramowanie nie jest przeznaczone przez producenta do wycofania z produkcji, sprzedaży lub wsparcia technicznego.

Prace wdrożeniowe obejmują w odniesieniu do każdego systemu: Instalację i konfigurację oprogramowania na serwerze: dostawę i udzielenie licencji na czas nieokreślony, instalację i konfigurację, przygotowanie serwera. Szkolenia użytkowników:

• Do każdego modułu wspomagającego obsługę obszarów działalności urzędu, Zamawiający wskaże osoby, które zostaną przeszkolone.

• Szkolenia będą realizowane w pomieszczeniach i na sprzęcie udostępnionym przez urząd.

• Nie przewiduje się przeprowadzania szkoleń typu e-learning w zastępstwie szkoleń tradycyjnych ale dopuszcza się szkolenia uzupełniające w tym zakresie.

• Dopuszcza się po uzgodnieniu z Zamawiającym przeprowadzenie szkoleń grupowych w wybranych obszarach tematycznych.

Przeniesienie danych:

Przeniesienie danych z obecnie funkcjonujących systemów w zakresie danych wymiarowych systemów podatkowych obejmie: właścicieli nieruchomości, przedmioty opodatkowania, adresy nieruchomości, nr ewidencyjne. W zakresie danych księgowych systemów podatkowych saldo BO na koniec roku. W zakresie systemów finansowo budżetowych zakres obejmuje: bilans otwarcia na przełomie roku, rozrachunki, kontrahentów.

Gwarancja:

Dostarczone moduły powinny zostać objęte 12-miesięczną gwarancją obejmującą:

• Usuwanie błędów i awarii systemów wynikających z winy producenta systemu.

• Udzielanie konsultacji telefonicznych oraz odpowiedzi na zapytania przesłane za pomocą portalu zgłoszeniowego udostępnionego przez producenta.

• Dostarczanie aktualnych wersji programów zwiększających ich funkcjonalność oraz dostosowanych do aktualnie obowiązującego stanu prawnego regulacji ustawowych obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej, wykorzystywanych lub mających zastosowanie w oprogramowaniu.