Wydatek współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego
Wydatek współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego
PROJEKT UMOWY UMOWA NR ………./MJWPU/… /2021/Z/WZP/WIPFE/U-332-30/21
zawarta w dniu w Warszawie, pomiędzy Województwem Mazowieckim, z siedzibą w Warszawie
(03-719) przy ul. Xxxxxxxxxxxxxx 00, NIP: 1132453940 (zwanym dalej „Nabywcą usługi/dostawy”), w imieniu którego działa Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych (zwana dalej MJWPU), z siedzibą w Warszawie (03-301), przy ul. Xxxxxxxxxxxxxx 00 (zwana dalej „Zamawiającym” lub „Odbiorcą usługi/dostawy”), reprezentowana przez Pana Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx – p.o. Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych
a
firmą ……………………………………………, z siedzibą w ………………………, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego pod numerem KRS:………………..; REGON:…………………., NIP:…………………
zwaną dalej „Wykonawcą”, reprezentowaną przez:
……………………………………….,
łącznie zwanych dalej „Stronami”, a każda z osobna „Stroną”.
Strony zawierają niniejszą umowę, zwaną dalej „Umową” w ramach zamówienia publicznego prowadzonego w trybie podstawowym bez negocjacji na podstawie art. 132 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129, ze zm.)
§ 1.
1. Przedmiotem Umowy jest realizacja usługi polegającej na kompleksowym przygotowaniu, przeprowadzeniu i obsłudze dwudniowego Wydarzenia pn. „11. Forum Rozwoju Mazowsza” (dalej: 11FRM lub FRM lub Wydarzenie).
2. Forum Rozwoju Mazowsza jest cyklicznym, dwudniowym wydarzeniem, którego celem jest promocja efektów wdrażania funduszy europejskich na Mazowszu, prezentacja efektów projektów realizowanych przez beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego oraz przekazywanie informacji przydatnych potencjalnym wnioskodawcom dotacji Europejskich.
3. Tegoroczne Wydarzenie jest planowane jako impreza organizowana w formule hybrydowej (2 studia z obecnością prelegentów w studiach).
4. W trakcie dwóch dni Wydarzenia planowane jest przeprowadzenie: debat, prezentacji/wystąpień, porad eksperckich (zgodnie z Programem Wydarzenia), finału plebiscytu „Lider zmian”.
Zamawiający przewiduje
5. Zamawiający zastrzega, że w przypadku wystąpienia okoliczności, w wyniku których, na podstawie wprowadzonych przepisów, dojdzie do zaostrzenia ograniczeń związanych z SARS-CoV-2, innych wydarzeń
o charakterze epidemicznym lub innych zdarzeń, które wpłyną na możliwość zorganizowania Wydarzenia, Wydarzenie może zostać zorganizowane z pominięciem niektórych elementów i aktywności, które realizowane będą wyłącznie w formule on-line – za pośrednictwem streamingu oraz dedykowanego systemu obsługi uczestników Wydarzenia.
6. Powyższe postanowienie dotyczy w szczególności przypadków, gdyby sytuacja epidemiczna lub inne okoliczności uniemożliwiły udział ekspertów i/lub ograniczały liczbę osób uczestniczących lub/i obsługujących Wydarzenie na miejscu jego realizacji, co wiązałoby się z koniecznością rezygnacji z części elementów aranżacji i wyposażenia oraz zdalnego łączenia się ze wszystkimi uczestnikami debat, prezentacji i warsztatów.
7. W przypadku zaistnienia okoliczności opisanych w ust. 5 i 6, Wykonawca otrzyma wynagrodzenie wyłącznie za zrealizowane elementy zamówienia, które będą miały faktyczną wartość dla Zamawiającego.
8. Rodzaj i liczba elementów, z których Zamawiający będzie mógł zrezygnować, i o których mowa w ust. 5 i 6, będą uzależnione od stanu prawnego obowiązującego w terminie realizacji Wydarzenia, w szczególności wprowadzonych ograniczeń, zakazów i nakazów w organizacji konferencji, spotkań, imprez itp.
9. Wstępna decyzja Zamawiającego odnośnie tego, czy Wydarzenie będzie organizowane w formule hybrydowej, czy też z pominięciem wybranych elementów, , o których mowa w ust. 5 i 6, zostanie przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy, zaś ostateczna decyzja Zamawiającego w tej sprawie zostanie przekazana Wykonawcy w terminie do 4 dni roboczych przed pierwszym dniem Wydarzenia.
10. Wykonawca zrealizuje przedmiot Umowy zgodnie z treścią Umowy oraz zgodnie ze specyfikacją wskazaną w OPZ. Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do:
1) zapewnienia miejsca do realizacji Wydarzenia (obiektu),
2) zapewnienia, uruchomienia i obsługi systemu rejestracji uczestników,
3) zapewnienia profesjonalnego oprogramowania, które pozwala na tworzenie wysokiej jakości produkcji,
4) zapewnienia wyposażenia i aranżacji studiów i dodatkowych przestrzeni niezbędnych do organizacji FRM,
5) zaprojektowania, wykonania i wyposażenia (sprzęt komputerowy, łącze internetowe, meble) przestrzeni przeznaczonej na obsługę 2 działających niezależne od siebie chat roomów,
6) zapewnienia wyposażenia technicznego, jego obsługi oraz dbałości o jego sprawne działanie,
7) opracowania i produkcji materiałów graficznych i audiowizualnych,
8) promocji Wydarzenia,
9) przeprowadzenia transmisji e-Forum i emisji dedykowanych materiałów,
10) realizacji zamówienia zgodnie z ogólnymi założeniami technicznymi, za które odpowiada Wykonawca,
11) zapewnienia wymaganej obsługi osobowej,
12) spełnienia wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny.
11. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa OPZ.
12. Wykonawca oświadcza, że spełnia warunki niezbędne do wykonania Umowy, posiada wystarczającą wiedzę, doświadczenie i kompetencje do realizacji przedmiotu Umowy.
13. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot Umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, z zasadami sztuki oraz z należytą starannością wymaganą przy tego rodzaju usługach, a także z uwzględnieniem interesów Zamawiającego.
14. Wykonawca odpowiada za należytą jakość wykonywanych usług.
15. Wykonawca zobowiązuje się do dokonania zabudowy i aranżacji przestrzeni oraz zapewnienia jej kompleksowego wyposażenia, zgodnie z zaakceptowanym przez Xxxxxxxxxxxxx projektem, uwzględniającym wymogi Zamawiającego dotyczące sposobu zagospodarowania przestrzeni: Studia 1, Studia 2 oraz innych przestrzeni niezbędnych do realizacji i transmisji \Wydarzenia w zapewnionej przez Wykonawcę przestrzeni.
16. Liczba osób biorących udział w Wydarzeniu zostanie określona w dniu podpisania umowy i będzie monitorowana na podstawie obowiązujących przepisów. Zamawiający zastrzega, że liczba osób biorących udział w Wydarzeniu może ulec zmianie do dnia realizacji Wydarzenia.
17. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany Umowy w zakresie zmiany osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia i były wskazane w ofercie Wykonawcy, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy. Warunkiem zmiany jest wystąpienie okoliczności lub zdarzenia losowego uniemożliwiającego danej osobie wykonywanie czynności wynikających z zawartej umowy lub utrata uprawnień do wykonywania takich czynności (jeżeli dotyczy), czego Strony nie mogły przewidzieć wcześniej.
18. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści złożonej oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie rozszerzenia liczby osób, które będą uczestniczyć w realizacji przedmiotu zamówienia, zarówno wskazanych przez Wykonawcę w ofercie, jak również nie wskazanych w ofercie (wyszczególnionych w OPZ). Warunkiem dokonania takiej zmiany jest konieczność zwiększenia liczby osób uczestniczących w wykonywaniu zamówienia w celu zapewnienia jego terminowej realizacji.
19. Szczegółowe wymagania odnośnie zmian w zakresach wskazanym w ust. 17 i 18 zostały szczegółowo opisane w OPZ. Dokonane przez Wykonawcę zmiany lub rozszerzenie listy osób, które będą uczestniczyć w realizacji przedmiotu zamówienia, nie mogą spowodować zwiększenia ceny za realizację przedmiotu zamówienia ani wpłynąć na termin czy jakość realizowanych usług. Powyższe zmiany muszą być dokonane w formie pisemnej, tj. w formie aneksu do umowy pod rygorem nieważności.
20. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot Umowy zgodnie z założeniami oraz w zakresie i terminach określonych w OPZ, niniejszej Umowie, a także zgodnie z przedłożoną Ofertą Wykonawcy.
§ 2.
1. Strony zobowiązują się do ścisłej współpracy przez cały czas realizacji przedmiotu Umowy.
2. Wszystkie projekty zabudowy architektonicznej (aranżacji przestrzeni) zwane dalej „Projektami” oraz materiałów informacyjno-promocyjnych, zwane dalej „Wzorami”, przygotowane przez Wykonawcę w celu wykonania niniejszej Umowy wymagają każdorazowej akceptacji Zamawiającego. Dla zatwierdzania ostatecznych wersji Projektów i Wzorów obowiązuje pisemna forma akceptacji. Zatwierdzenie, o którym mowa, odbywać się będzie za pomocą poczty elektronicznej przez osoby określone w § 3 ust. 1 oraz ust. 2.
W przypadku braku akceptacji Wykonawca zobowiązany jest dokonać bez zbędnej zwłoki zmian zgodnie z uwagami zgłoszonymi przez Zamawiającego.
3. Wykonawca ma obowiązek przekazywania Zamawiającemu poszczególnych projektów do akceptacji w terminie umożliwiającym Zamawiającemu zgłoszenie uwag, a Wykonawcy dokonanie ewentualnych poprawek.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia uwag lub poprawek na każdym etapie opracowywania i/lub produkcji poszczególnych materiałów, jednak nie później niż do akceptacji, o której mowa w ust. 2.
5. Wszystkie wytworzone przez Wykonawcę Wzory muszą zostać oznakowane znakiem UE EFSI oraz spełniać inne wymagania dotyczące oznakowania projektów współfinansowanych ze środków UE zgodnie z zasadami opisanymi w OPZ.
§ 3.
1. Osobami odpowiedzialnymi ze strony Wykonawcy za realizację niniejszej Umowy są:
1) ………………………..…………………, tel. …….……..….…………, e-mail: …….………..…………..…….
2) ………………………..…………………, tel. …….……..….…………, e-mail: …….………..…………..…….
2. Osobami odpowiedzialnymi ze strony Zamawiającego za realizację niniejszej Umowy są: 1) ………………………..…………………, tel. …….……..….…………, e-mail: …….………..…………..…….
2) ………………………..…………………, tel. …….……..….…………, e-mail: …….………..…………..…….
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przekazywania Wykonawcy drogą elektroniczną dodatkowych informacji oraz materiałów niezbędnych do realizacji przedmiotu Umowy na adresy e-mailowe wskazane w ust. 1.
4. Wykonawca zapewni możliwość kontaktu telefonicznego i/lub e-mailowego i/lub za pomocą aplikacji Microsoft Teams z Zamawiającym maksymalnie w ciągu 2 godzin od momentu powiadomienia
o wystąpieniu takiej konieczności.
5. Zmiana wyżej określonych osób wymaga powiadomienia drugiej Strony na piśmie lub e-mailem i nie wymaga zmiany treści niniejszej Umowy i konieczności zawierania aneksu.
6. Strony oświadczają, że osoby wskazane w ust. 1 i 2 nie są uprawnione do zmiany, wypowiedzenia, rozwiązania lub odstąpienia od Umowy, chyba że działają na podstawie odrębnego, pisemnego upoważnienia. Ograniczenie powyższe nie dotyczy osób, które zgodnie z przyjętym u danej strony sposobem reprezentacji, reprezentują ją na zewnątrz zgodnie z przepisami prawa (np. członek zarządu, prokurent, dyrektor samorządowej jednostki organizacyjnej etc.). Jednakże wola danej strony co do zmiany, wypowiedzenia, rozwiązania lub odstąpienia od Umowy, musi być wyrażona w sposób niebudzący wątpliwości co do intencji składającego oświadczenie woli.
§ 4.
1. Planowany termin realizacji wydarzenia to 24-25 listopada 2021 r., przy czym w przypadku, gdy będzie tego wymagała sytuacja epidemiologiczna lub wystąpią inne zdarzenia, które wpłyną na możliwość zorganizowania Wydarzenia w ww. terminie, Zamawiający zastrzega sobie prawo do przesunięcia terminu realizacji wydarzenia na 1-2 lub 8-9 grudnia 2021 r.
2. Ostateczny termin realizacji Wydarzenia zostanie przekazany przez Zamawiającego drogą mailową na adres/ adresy wskazane w § 3 ust. 1 i nastąpi to najpóźniej na 7 dni roboczych przed pierwszym dniem planowanego terminu realizacji.
3. Przesunięcie terminu realizacji wydarzenia nie spowoduje zmiany wysokości wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 umowy.
§ 5.
1. Z realizacji Umowy strony sporządzą protokół odbioru.
2. Protokół zostanie przygotowany przez Zamawiającego w siedzibie Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych przy ul. Xxxxxxxxxxxxxx 00 i podpisany w Warszawie, przez osoby upoważnione do odbioru zamówienia, w terminie do 7 dni roboczych od daty zakończenia Wydarzenia.
3. Osobami upoważnionymi do odbioru zamówienia są:
1) Kierownik lub Zastępca Kierownika Wydziału Informacji i Promocji Funduszy Europejskich (WIPFE) Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych: …………………………… lub ,
oraz
2) Pracownik WIPFE: ……………………………….. lub Pracownik WIPFE: ……………………………………
4. Protokół odbioru powinien zawierać w szczególności:
1) datę i miejsce jego sporządzenia,
2) oświadczenie Zamawiającego o braku albo o zaistnieniu zastrzeżeń do wykonania zamówienia,
3) informację zawierającą wykaz i wartość utworów, które Wykonawca przekazuje Zamawiającemu w ramach realizacji niniejszej Umowy.
5. Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 4 pkt 2, Zamawiający zgłosi w protokole odbioru, jeżeli stwierdzi, że zamówienie wykonano w sposób niezgodny z wymaganiami Zamawiającego określonymi w niniejszej umowie, OPZ i/lub Ofercie Wykonawcy.
6. Podpisanie protokołu odbioru bez zastrzeżeń będzie podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury za wykonanie usługi.
§ 6.
1. Zamawiający za wykonanie usługi stanowiącej przedmiot Umowy zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości do ………………….… zł brutto (słownie: …………………………… ), zgodnie z Ofertą Wykonawcy z dnia ……………………..… 2021 r. stanowiącą Załącznik nr 2 do Umowy, z zastrzeżeniem ust. 2-4 niniejszego paragrafu.
2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 dotyczy realizacji wydarzenia w formule hybrydowej, o której mowa w § 1 ust. 3.
3. W przypadku rezygnacji z części elementów zamówienia, o czym mowa w § 1 ust. 5 pkt 6, należne Wykonawcy wynagrodzenie ulegnie odpowiedniemu zmniejszeniu, zgodnie z wyceną poszczególnych elementów określoną szczegółowo w Ofercie Wykonawcy stanowiącą Załącznik nr 2 do Umowy.
4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1-3 obejmuje wykonanie wszystkich czynności związanych z realizacją przedmiotu Umowy, a w szczególności: wynagrodzenie Wykonawcy, koszty użytkowania własnego sprzętu Wykonawcy, koszty podwykonawców, koszty najmu/zapewnienia powierzchni
i elementów jej wyposażenia, koszty przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do utworów powstałych w wyniku realizacji Umowy oraz inne opłaty niewymienione, które mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu Umowy – zysk, narzuty, ewentualne opusty, podatki, w tym podatek VAT oraz pozostałe składniki cenotwórcze.
5. Wykonawca będzie rościł sobie prawo do wynagrodzenia jedynie za faktycznie wykonaną część Umowy, mającą praktyczne zastosowanie dla Zamawiającego.
6. Fakturę należy wystawić na:
Województwo Mazowieckie, ul. Xxxxxxxxxxxx 00, 00–000 Xxxxxxxx, NIP: 1132453940. Odbiorcą faktury będzie:
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych, ul. Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, na adres której należy dostarczyć fakturę.
7. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć fakturę do siedziby Zamawiającego najpóźniej w terminie 5 dni roboczych od dnia podpisania protokołu odbioru.
8. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie należne Wykonawcy na podstawie poprawnie wystawionej faktury, przy czym podstawą do wystawienia faktury jest podpisanie przez Xxxxxx protokołu odbioru.
9. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1-3, zostanie przez Zamawiającego zapłacone przelewem na wskazany na fakturze rachunek Wykonawcy w terminie do 14 dni kalendarzowych od otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury, jeżeli wykonanie przedmiotu Umowy przebiegło bez zastrzeżeń zgłoszonych przez Zamawiającego.
10. Za datę płatności Strony uznają dzień złożenia przelewu w banku Zamawiającego.
11. W przypadku błędnie wystawionej faktury, termin płatności liczony będzie od daty dostarczenia Zamawiającemu faktury korygującej.
12. W przypadku opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia, Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe za każdy dzień opóźnienia od niewypłaconego wynagrodzenia.
13. Zastosowanie adekwatnej stawki VAT leży po stronie Wykonawcy.
14. Zwiększenie stawki podatku VAT nie powoduje zmiany wynagrodzenia Wykonawcy i strony są związane zaproponowaną przez Wykonawcę ceną brutto. W przypadku wejścia w życie zwiększenia stawki podatku VAT Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania faktury uwzględniającej obowiązującą stawkę podatku poprzez zmniejszenie ceny netto, bez zmiany ceny brutto. Ewentualne zmniejszenie stawki VAT pomniejszy wynagrodzenie Wykonawcy. Po wejściu w życie ewentualnych zmian Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania faktur uwzględniających obowiązującą stawkę podatku VAT poprzez zmniejszenie ceny brutto bez zmiany ceny netto. Powyższe zmiany nie powodują zmiany Umowy i konieczności zawierania aneksu.
15. W przypadku Wykonawców podlegających wpisowi do wykazu podmiotów prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (biała lista podatników VAT) podany w fakturze numer rachunku bankowego powinien znajdować się w przedmiotowym wykazie.
§ 7.
1. Strony ustalają zabezpieczenie należytego wykonania Umowy w wysokości 5% (słownie: pięć procent) wynagrodzenia Wykonawcy brutto określonego w Umowie, tj. kwotę w wysokości: zł brutto
(słownie ).
2. W przypadku wniesienia zabezpieczenia w pieniądzu Wykonawca wpłaci zabezpieczenie należytego wykonania Umowy przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego:
……………………………….………………………………………………………………………………………………… Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Xxxxxxxxxxxx 00, 00–000 Xxxxxxxx
z dopiskiem ,,Zabezpieczenie Umowy ………./MJWPU/………./2021/Z/WZP/WIPFE/U-332-30/21”
3. Zabezpieczenie służy pokryciu ewentualnych roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy. W szczególności z zabezpieczenia Zamawiający ma prawo pokryć kary umowne, koszty niedokonanych przez Wykonawcę napraw gwarancyjnych, odszkodowania za straty na majątku Zamawiającego lub właściciela obiektu, w którym obywać się będzie Wydarzenie, zawinione przez Wykonawcę.
4. W trakcie realizacji Umowy Zamawiający dopuszcza zmianę formy zabezpieczenia należytego jej wykonania na inną, przewidzianą w art. 450 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zmiana wymaga zgody Zamawiającego. Zmiana formy zabezpieczenia dokonana będzie z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszenia jego wysokości.
5. Zwrot wartości zabezpieczenia należytego wykonania Umowy nastąpi w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia całkowitego zrealizowania przedmiotu Umowy, po protokolarnym stwierdzeniu należnego wykonania przedmiotu Umowy.
§ 8.
1. Wykonawca może powierzyć Podwykonawcy/Podwykonawcom realizację przedmiotu zamówienia niniejszej umowy wyłącznie w zakresie wskazanym w ofercie cenowej Wykonawcy z dnia r.,
stanowiącej Załącznik nr 2 do umowy.
2. W przypadku powierzenia wykonania części Umowy podwykonawcy, Wykonawca gwarantuje, iż wszelkie obowiązki związane z wykonaniem tej części Umowy przez podwykonawcę będą realizowane przez podwykonawcę w sposób prawidłowy oraz zgodny z niniejszą Umową i załącznikami do niej.
3. Za działania lub zaniechania podmiotów, którym Wykonawca powierzył wykonanie części Umowy, Wykonawca odpowiada jak za własne działania lub zaniechania.
§ 9.
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości:
1) 30% łącznej wartości brutto wynagrodzenia, określonego w § 6 ust.1 Umowy, w przypadku:
a) odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca,
b) odstąpienia od Umowy przez Wykonawcę z przyczyn, za które nie odpowiada Zamawiający,
c) naruszenia przez Wykonawcę zapisów § 14 Umowy;
2) 30% łącznej wartości brutto wynagrodzenia, określonego w § 6 ust. 1 Umowy, w przypadku:
a) niezapewnienia przez Wykonawcę ubezpieczenia OC brak polisy OC),
b) braku możliwości skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z polisy OC;
3) 10% łącznej wartości brutto wynagrodzenia, określonego w § 6 ust. 1 Umowy, w przypadku:
a) działania lub zaniechania Wykonawcy uniemożliwiającego Zamawiającemu sprawowanie stałego nadzoru nad realizacją Umowy;
b) za brak któregokolwiek elementu zadeklarowanego w ofercie Wykonawcy (stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszej umowy), w zakresie pozacenowych kryteriów oceny ofert dot. wizualizacji studia 1, wizualizacji studia 2, wizualizacji VIP room’ów;
4) 5% łącznej wartości brutto wynagrodzenia, określonego w § 6 ust. 1 Umowy, w przypadku:
a) niewywiązania się i/lub nieprawidłowego wywiązywania się z obowiązków i/lub niewłaściwej i nierzetelnej realizacji zadań przez którąkolwiek z kluczowych osób ze strony Wykonawcy odpowiedzialnych za realizację zadań zgodnie z przedmiotem Umowy i/lub zapisami OPZ, w tym: koordynatora/event managera, prowadzących, moderatorów, tłumaczy migowych i symultanicznych, osób z obsługi technicznej (w tym x.xx. zajmujących się streamingiem i obsługą Studia 1 i Studia 2 oraz dodatkowych przestrzeni do nagrań i transmisji jedno- lub dwuosobowych wystąpień/ prelekcji/ prezentacji) za każdy taki przypadek;
b) niespełnienie wymogów dotyczących bezpieczeństwa i higieny w trakcie realizacji zamówienia zgodnie z przedmiotem Umowy i/lub zapisami OPZ, za każdy taki przypadek;
c) za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w przekazaniu Zamawiającemu dokumentów potwierdzających zatrudnienie na podstawie umowy o pracę osoby świadczącej usługi wyszczególnione w OPZ;
d) za każdą niezgodność w zakresie stanu faktycznego zabudowy w odniesieniu do OPZ oraz oferty Wykonawcy;
5) 3% łącznej wartości brutto wynagrodzenia, określonego w § 6 ust.1 Umowy, za:
a) działania lub zaniechania Wykonawcy powodujące całkowity brak możliwości lub częściowe utrudnienia/ przeszkody lub ograniczające możliwość wykorzystania, zgodnie z przeznaczeniem opisanym w OPZ, którejkolwiek przestrzeni niezbędnej do organizacji Wydarzenia;
b) niewywiązania się i/lub nieprawidłowego wywiązywania się z obowiązków i/lub niewłaściwej i nierzetelnej realizacji zadań osób odpowiedzialnych za zapewnienie serwisu sprzątającego.
6) 0,2% łącznej wartości brutto wynagrodzenia, określonego w § 6 ust. 1 Umowy, za każde rozpoczęte 5 minut trwania nieplanowanej przerwy w świadczeniach wymaganych w OPZ usług multimedialnych i technicznych, w tym zwłaszcza takich jak: streaming, rejestracja uczestników, chat roomy, emisja filmów.
2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu ponadto kary umowne w wysokości odnoszącej się do cząstkowych wartości brutto przedmiotu Umowy w zakresie działań promocyjnych wyszczególnionych w Ofercie Wykonawcy, stanowiącej załącznik nr 2 do Umowy, w części Promocja Wydarzenia:
1) za niezrealizowanie któregokolwiek z działań promocyjnych wyszczególnionych w Ofercie Wykonawcy
– w wysokości 50% ceny brutto danej części;
2) za nieosiągnięcie wskaźnika na poziomie zadeklarowanym przez Wykonawcę w Ofercie, którego deklaracja wiązała się z otrzymaniem wyższej punktacji Oferty w ramach poza cenowych kryteriów oceny ofert – w wysokości 25% wartości wynagrodzenia brutto, której dotyczy nieosiągnięty wskaźnik.
3. Kara umowna może być naliczana odrębnie za każdy zaistniały przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, o których mowa powyżej, a tym samym kary umowne mogą być sumowane.
4. Łączna wysokość naliczonych kar umownych nie może przekroczyć 80% maksymalnego wynagrodzenia brutto, określonego w § 6 ust. 1.
5. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z wynagrodzenia określonego w § 6 ust. 1 i 3.
6. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za:
1) szkody wyrządzone Zamawiającemu i/lub jego pracownikom i/lub osobom trzecim, spowodowane niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem usług będących przedmiotem niniejszej Umowy, a także za szkody powstałe w związku z wykonywaną przez niego usługą, jak również na skutek zdarzeń losowych, z wyłączeniem zdarzeń występujących po stronie Zamawiającego;
2) szkody poczynione w przestrzeni i/lub obiekcie, w którym będzie organizowane Wydarzenie, które będą miały związek z Wydarzeniem.
7. Naprawienie szkody, jaką Zamawiający lub osoby trzecie ponieśli z powodu nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę, obejmuje wyłącznie rzeczywiste straty Zamawiającego lub osób trzecich.
8. Skutki finansowe wynikłe z wadliwego, nierzetelnego lub nieterminowego wykonania usługi ponosi wyłącznie Wykonawca.
9. Za wszelkie działania lub zaniechania podmiotów, którym Wykonawca powierzył wykonanie zamówienia, lub części zamówienia (w tym za wszelkie działania osób realizujących jakiekolwiek aktywności na rzecz tych podmiotów) Wykonawca odpowiada jak za własne.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania w pełnej wysokości na zasadach ogólnych w przypadku, gdyby kara umowna nie pokryła szkody poniesionej przez Zamawiającego.
§ 10.
1. Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o zaistnieniu istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić podstawowemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu.
2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy.
§ 11.
1. Wykonawca zapewnia, że będzie posiadał autorskie prawa majątkowe do wszystkich utworów, w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1062), powstałych w wyniku realizacji niniejszej Umowy na polach eksploatacji wymienionych w Umowie oraz będzie posiadał prawo do dalszego przeniesienia tych praw. Wykonawca oświadcza także, że przysługujące mu autorskie prawa majątkowe do utworów nie będą w żaden sposób ograniczone.
2. Wykonawca przenosi na Zamawiającego, na zasadach wyłączności, autorskie prawa majątkowe do wszystkich utworów w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1062), które powstaną w wyniku realizacji przedmiotu Umowy Wykonawca przenosi na Zamawiającego, na zasadach wyłączności, także prawo do wykonywania praw zależnych do wszystkich tych utworów powstałych w wyniku realizacji przedmiotu Umowy, na zasadach opisanych w ustępach poniżej.
3. Przeniesienie autorskich praw majątkowych, o którym mowa w ust. 2 dotyczy następujących pól eksploatacji:
1) utrwalania lub zwielokrotniania utworów: trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie egzemplarzy utworów jakimikolwiek środkami znanymi w chwili podpisania Umowy, w każdym znanym formacie, systemie lub standardzie, w tym w szczególności techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, w szczególności przy użyciu wszelkich formatów dających możliwość zapisu na płytach CD-ROM, CD-R, CD-RW, DVD-ROM, DVD-R, DVD-RW, UDF, Blue- ray Disc, jak również na dysku twardym i innych nośnikach pamięci oraz na serwerach;
2) obrotu oryginałami albo egzemplarzami, na których utwory utrwalono, a w szczególności:
a) wprowadzenia do obrotu;
b) użyczenie egzemplarzy utworów;
c) najem egzemplarzy utworów;
3) rozpowszechniania utworów w sposób inny niż wymieniony w punkcie 2:
a) nadawanie i reemitowanie utworów w dowolnym systemie lub standardzie, w szczególności zaś przy pomocy fonii i wizji, w sposób bezprzewodowy (w tym drogą naziemną, radiową lub satelitarną) lub w sposób przewodowy, w tym także poprzez sieci kablowe i platformy cyfrowe;
b) publiczne wykonanie utworów;
c) publiczne wystawienie;
d) publiczne udostępnianie utworów w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, a w szczególności w Internecie;
e) publiczne odtwarzanie przy wykorzystaniu dostępnych technik, a w szczególności przy pomocy nośników dźwięku, obrazu albo dźwięku i obrazu, na których utwory zostały zapisane, bądź przy pomocy urządzeń służących do odbioru programu radiowego lub telewizyjnego, w którym utwór jest nadawany, jak również przy pomocy urządzeń służących do odtwarzania w Internecie.
4. Przeniesienie autorskich praw majątkowych, o których mowa w ust. 2 jest nieograniczone terytorialnie oraz czasowo i następuje w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1 niniejszej Umowy.
5. Zamawiający dopuszcza możliwość zakupu w jego imieniu i na jego rzecz, przez Wykonawcę licencji niewyłącznej na korzystanie z utworów zgromadzonych w bankach zdjęć, filmów, muzyki itp. i wykorzystanie ich przy tworzeniu przez Wykonawcę utworów na potrzeby realizacji niniejszej Umowy. Licencje określone w niniejszym ustępie zostaną przeniesione na Zamawiającego na okres nie krótszy niż do dnia 31 grudnia 2030 r.
6. Autorskie prawa majątkowe do utworów powstałych w wyniku realizacji Umowy przechodzą na Zamawiającego z chwilą odbioru przedmiotu Umowy z tym zastrzeżeniem, że odbiór przedmiotu Umowy
nie pozbawia Zamawiającego prawa do żądania ich poprawienia lub zmiany bądź też usunięcia wad utworów.
7. Własność egzemplarzy nośników, na których utrwalone zostaną powstałe utwory, przechodzi na Zamawiającego z chwilą odbioru przedmiotu Umowy.
8. W ramach niniejszej Umowy Wykonawca wyraża zgodę na nieograniczone terytorialnie i czasowo wykonywanie przez Zamawiającego praw zależnych do powstałych w wyniku realizacji Umowy utworów. W szczególności Zamawiający ma prawo wykonywać opracowania utworów, takie jak np.: tworzenie nowych wersji, adaptacja, tłumaczenie, zmiana układu, jak również ma prawo rozpowszechniania i publikowania nowych wydań utworów, także w wersji zmienionej.
9. Zamawiający ma prawo udzielać zezwoleń na wykonywanie praw zależnych innym podmiotom.
10. Jeżeli Wykonawca nie będzie twórcą powstałych utworów, to gwarantuje on niniejszym, że zgoda na przeniesienie na Zamawiającego, na zasadach wyłączności, autorskich praw majątkowych do utworów oraz zgoda na wykonywanie praw zależnych, jak wyżej zostanie Zamawiającemu udzielona przez twórców niezwłocznie po przeniesieniu autorskich praw majątkowych, o których mowa w ust. 1 w ramach wynagrodzenia określonego w § 6 ust. 1 niniejszej Umowy.
11. Zamawiającemu przysługuje prawo do określania nazw utworów, pod którymi będą one wykorzystywane lub rozpowszechniane, jak również do zarejestrowania na swoją rzecz znaków towarowych, którymi oznaczone będą utwory lub znaków wykorzystanych w utworach.
12. Wykonawca zobowiązuje się do nierejestrowania jako znaków towarowych, w imieniu własnym lub na rzecz innych podmiotów, utworów graficznych stanowiących elementy wyżej wymienionych utworów.
13. Wykonawca gwarantuje, że jako twórca wyżej wymienionych utworów nie będzie wykonywał przysługujących mu praw osobistych w sposób ograniczający Zamawiającemu wykonywanie praw do utworów, które zostaną nabyte na podstawie niniejszej Umowy. W szczególności Wykonawca upoważnia Zamawiającego do decydowania o publikacji utworów i decydowania o zachowaniu ich integralności.
14. Jeżeli po dokonaniu poprawek lub zmian korzystanie z utworów wymagać będzie nabycia przez Zamawiającego majątkowych praw autorskich, Wykonawca niezwłocznie przeniesie je na Zamawiającego na zasadach obowiązujących w niniejszej Umowie.
15. Wykonawcy z tytułu przeniesienia praw autorskich i praw pokrewnych nie przysługuje żadne dodatkowe wynagrodzenie poza wymienionym w § 6 ust. 1 niniejszej Umowy.
16. W przypadku zaistnienia po stronie Zamawiającego potrzeby nabycia autorskich praw majątkowych do powstałych utworów na innych polach eksploatacji niż określone w ust. 3, Zamawiający zgłosi taką potrzebę Wykonawcy, a ten zobowiązuje się zawrzeć stosowną Umowę przekazującą autorskie prawa majątkowe oraz prawo do wykonywania praw zależnych na tych polach eksploatacji, na warunkach zbliżonych do niniejszej Umowy, w terminie do 3 miesięcy od daty zgłoszenia.
17. Wykonawca zapewnia, że będzie posiadał autorskie prawa majątkowe do utworu zbiorowego, jeżeli takowy tworzyć będą poszczególne utwory wytworzone w ramach realizacji przedmiotu Umowy, na polach eksploatacji wymienionych w niniejszej Umowie oraz że prawa te nie będą w żaden sposób ograniczone.
18. Wykonawca oświadcza, że rozporządzanie autorskimi prawami majątkowymi do powstałych utworów nie będzie naruszać żadnych praw własności intelektualnej, w szczególności praw patentowych, praw autorskich i praw do znaków towarowych.
19. Wykonawca gwarantuje, że w chwili przeniesienia na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do utworów będą wolne od wad prawnych, w szczególności nie będą obciążone prawem osoby trzeciej.
20. Wykonawca oświadcza, że będzie posiadać prawo do dysponowania umieszczonymi w utworach materiałami takimi jak np.: teksty, fotografie, mapy, plany, wizerunki/ głosy osób, materiały muzyczne/ dźwiękowe, rysunki, itp. oraz że ich wykorzystanie w utworach nie naruszy praw osób trzecich.
21. Jeżeli którykolwiek z utworów powstałych w wyniku realizacji niniejszej Umowy będzie posiadał jakiekolwiek wady prawne i/lub zaistnieją inne przyczyny uniemożliwiające korzystanie z utworów zgodnie z niniejszą Umową, za które odpowiadać będzie Wykonawca, zobowiązuje się on do usunięcia tych wad prawnych bądź też innych przeszkód w wykorzystaniu utworów, w terminie wskazanym przez Zamawiającego. Jeżeli Wykonawca nie usunie wad, bądź też innych przeszkód w terminie określonym przez Zamawiającego, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 6 miesięcy licząc od dnia, w którym Wykonawca miał wykonać swój obowiązek.
22. Jeżeli na skutek roszczeń osób trzecich związanych z autorskimi prawami majątkowymi Zamawiający poniesie szkodę, Wykonawca zobowiązuje się ją naprawić w terminie do miesiąca od wezwania do jej naprawienia. Skutki takiego działania obciążać będą wyłącznie Wykonawcę.
23. Wykonawca zobowiązuje się uzyskać zgodę autorów utworów powstałych w trakcie realizacji Umowy do dokonywania przez Zamawiającego zmiany treści i formy tych utworów oraz niewykonywania przez autorów utworów, do których zostały przeniesione na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe, także innych przysługujących im autorskich praw osobistych.
§ 12.
1. Zamawiający oświadcza, że administratorem danych osobowych powierzanych do przetwarzania w związku z realizacją umowy jest Zarząd Województwa Mazowieckiego.
2. Zamawiający jest podmiotem przetwarzającym (procesorem) umocowanym do dalszego powierzania danych osobowych.
3. Stosownie do treści art. 28 ust. 3 i 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) – dalej w skrócie „RODO” lub Rozporządzenie, Zamawiający powierza Wykonawcy jako kolejnemu podmiotowi przetwarzającemu (procesorowi), przetwarzanie danych osobowych osób uczestniczących w Wydarzeniu (w tym zwłaszcza panelistów, moderatorów i osób obsługujących Wydarzenie ze strony Zamawiającego) w zakresie: imię i nazwisko, numer telefonu oraz adres e-mailowy, wyłącznie w celu wykonania umowy.
4. Kolejną kategorią danych, które będą przetwarzane w ramach Umowy będą adresy e-mailowe osób rejestrujących się do udziału w Wydarzeniu poprzez zewnętrzny system rejestracji – usługa wyspecjalizowanego w tym zakresie serwisu internetowego zapewniana przez Wykonawcę.
5. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe wyłącznie na zasadach, w zakresie i w celu przewidzianych w niniejszym dokumencie, jak również zgodnie z przepisami RODO oraz innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane osobowe zostaną powierzone Wykonawcy przez Zamawiającego.
6. Wykonawca zobowiązuje się do niewykorzystywania powierzonych danych osobowych do celów innych niż określone w umowie.
7. Wykonawca oświadcza, że znana jest mu treść RODO jak również ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych – co najmniej w zakresie, w jakim jest to związane z przetwarzaniem danych osobowych przez podmiot przetwarzający (procesora), o którym mowa w art. 4 pkt 8 RODO.
8. Wykonawca zobowiązuje się do pozyskania wymaganych przez Rozporządzenie zgód dotyczących przetwarzania danych osobowych i spełnienia obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i 14 Rozporządzenia o ile będzie to konieczne oraz zgód na wykorzystanie wizerunku wszystkich osób biorących udział w Wydarzeniu (wraz ze streamingiem oraz późniejszym retransmitowaniem nagranego materiału) i bieżącego przekazywania ich Zamawiającemu. W przypadku wystąpienia takiej konieczności Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy treści ww. zgód.
9. Mając na uwadze stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cel przetwarzania danych osobowych przekazanych Wykonawcy przez Zamawiającego oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane zostały powierzone, Wykonawca zobowiązuje się podjąć wszelkie odpowiednie środki, w tym środki techniczne i organizacyjne wymagane przez RODO, aby zapewnić odpowiedni stopień bezpieczeństwa odpowiadający wyżej wymienionemu ryzyku. W zakresie przestrzegania tych przepisów Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak administrator danych.
10. Wykonawca zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych przed naruszeniem bezpieczeństwa prowadzącym do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych. Maksymalnie w ciągu 3 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy Zamawiający będzie wymagał uzupełnienia i podpisania przez Wykonawcę załącznika nr 5 do Umowy tj. Opis środków technicznych i organizacyjnych stosowany w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych.
11. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Zamawiającego. Wykonawca może przetwarzać dane osobowe bez polecenia Zamawiającego tylko wtedy, gdy obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii Europejskiej lub prawo polskie. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Wykonawca poinformuje Zamawiającego o tym obowiązku prawnym, chyba że prawo zabraniać będzie udzielenia takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
12. Wykonawca bezzwłocznie powiadomi Zamawiającego, jeżeli w jego opinii polecenie wydane przez Xxxxxxxxxxxxx narusza przepisy RODO lub obowiązujące przepisy Unii Europejskiej lub prawa polskiego o ochronie danych.
13. Wykonawca oświadcza, że dysponuje zasobami, doświadczeniem, wiedzą fachową i personelem, które umożliwią mu prawidłowe wykonywanie obowiązków związanych z przetwarzaniem powierzonych mu przez Zamawiającego danych osobowych.
14. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawiania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom biorącym udział w przetwarzaniu danych określonych w ust. 3 i 4.
15. Wykonawca zobowiąże swych pracowników do należytej staranności w zakresie zachowania w poufności danych osobowych sposobu ich przetwarzania i zabezpieczenia.
16. Wykonawca może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą Umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania Umowy i po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. Podwykonawca, o którym mowa niniejszym ustępie, winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Wykonawcę w niniejszej Umowie.
17. Wykonawca zapewni, że przetwarzanie danych osobowych przez Wykonawcę i jego ewentualnych podwykonawców, będzie się odbywało wyłącznie na terytorium EOG.
18. W każdym przypadku dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych na podstawie ust. 17, Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie przekazać Zamawiającemu informacje o dacie zawarcia Umowy dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych, firmie, adresie siedziby podwykonawcy oraz adresie rzeczywistego przetwarzania danych osobowych przez podwykonawcę. W przypadku jakichkolwiek zmian w zakresie wykorzystywanych podwykonawców, miejsca przetwarzania przez nich danych osobowych, ich danych identyfikacyjnych lub kontaktowych, Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o nich Zamawiającego.
19. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia aktualnego wykazu innych podmiotów przetwarzających, którym dalej powierzył dane osobowe do przetwarzania na podstawie zgody Zamawiającego.
20. Zamawiający może cofnąć zgodę na dalsze powierzenie przetwarzania danych osobowych podwykonawcom, o których mowa w ust. 17, jeżeli z okoliczności wynika, że przetwarzanie przez nich danych osobowych odbywa się niezgodnie z prawem, niniejszym dokumentem, lub zagraża bezpieczeństwu danych osobowych. W przypadku wycofania zgody, Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie doprowadzić do zaprzestania przetwarzania danych przez podwykonawcę.
21. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego za niewywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych. W przypadku gdyby w wyniku działania lub zaniechania podwykonawcy, Zamawiający poniósł szkodę, Wykonawca zobowiązuje się do jej naprawienia.
22. Wykonawca poinformuje niezwłocznie Zamawiającego o wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub ich niewłaściwym użyciu (nie później niż w ciągu 24 godzin od chwili wystąpienia któregokolwiek z tych zdarzeń).
23. Zgłoszenie, powinno zostać przekazane co najmniej drogą elektroniczną na następujący adres e-mail: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx - jak również powinno zostać przekazane osobie odpowiedzialnej za realizację Umowy ze strony Zamawiającego, wskazanej w Umowie i powinno zawierać informacje niezbędne do zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu, o którym mowa w art. 33 RODO. Jeżeli przekazanie tych informacji równocześnie nie jest możliwe, pierwotne zgłoszenie zawiera informacje dostępne w danej chwili, a po uzyskaniu dostępu do dalszych informacji Wykonawca przekazuje je bez zbędnej zwłoki.
24. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Wykonawcę danych osobowych określonych w Umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Wykonawcy, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania u Wykonawcy tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
25. Zamawiający zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) Rozporządzenia ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Wykonawcę przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia Umowy oraz wymogi RODO. Strony uzgadniają termin kontroli na 7 dni przed planowaną kontrolą. Wykonawca dokona niezbędnych czynności w celu umożliwienia wykonania tego uprawnienia przez Zamawiającego. Zamawiający lub upoważniony przez niego lub administratora danych audytor zewnętrzny ma prawo w szczególności do:
1) wstępu, w godzinach pracy Wykonawcy, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczeń, w których w których są przetwarzane powierzone dane osobowe i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z Rozporządzeniem oraz niniejszą umową;
2) żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz wzywać i przesłuchiwać pracowników w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;
3) wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii;
4) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych.
26. Wykonawca niezwłocznie zawiadamia Zamawiającego o każdym wniosku otrzymanym od osoby, której dane dotyczą. Wykonawca nie odpowiada na taki wniosek samodzielnie, chyba że Zamawiający wyraził na to zgodę.
27. Wykonawca zobowiązuje się do wspierania i udzielania pomocy Zamawiającemu, w niezbędnym zakresie, przy wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane osobowe dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.
28. Bez uszczerbku dla przepisów RODO, w przypadku gdy Wykonawca narusza swoje obowiązki wynikające z zapisów Umowy dotyczących przetwarzania danych osobowych, Zamawiający może polecić mu, by zawiesił przetwarzanie danych osobowych do czasu zapewnienia zgodności z zapisami Umowy, lub Umowa ulega rozwiązaniu. Wykonawca niezwłocznie zawiadamia administratora, jeżeli z jakiegoś powodu nie jest w stanie zastosować się do zapisów Umowy dotyczących przetwarzania danych osobowych.
29. Zamawiający jest uprawniony do rozwiązania umowy w zakresie, w jakim dotyczy ona przetwarzania danych osobowych, jeżeli:
1) Zamawiający zawiesił przetwarzania danych osobowych przez Wykonawcę zgodnie z ust. 28 i jeżeli zgodność z zapisami Umowy nie zostanie przywrócona w rozsądnym terminie;
2) Wykonawca narusza zapisy Umowy dotyczące przetwarzania danych osobowych lub swoje obowiązki wynikające z RODO;
30. Wykonawca ma prawo rozwiązać Umowę w zakresie, w jakim dotyczy ona przetwarzania danych osobowych zgodnie z zapisami Umowy, jeżeli po zawiadomieniu Zamawiającego o tym, że jego polecenie narusza obowiązujące wymogi prawne zgodnie z ust. 13 Umowy, Zamawiający nalega na wypełnienie polecenia.
31. Wykonawca po zakończeniu Umowy usunie w sposób trwały i nieodwracalny wszelkie powierzone niniejszą Umową dane osobowe i ich istniejące kopie ze swoich nośników elektronicznych oraz papierowych w terminie 7 dni, chyba że prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego
nakazują przechowywanie danych osobowych. Usunięcie danych Wykonawca potwierdza protokołem przekazanym do MJWPU. Protokół może być przekazany drogą elektroniczną na adresy mailowe osób wskazanych w § 3. ust. 2. Wykonawca zapewnia przestrzeganie wszystkich zapisów umowy do czasu usunięcia danych.
32. Dane osobowe reprezentantów Strony oraz osób wskazanych do kontaktu, zawarte w niniejszej Umowie, będą przetwarzane przez drugą Stronę jako administratora danych osobowych wyłącznie w celu koordynowania i realizacji ustaleń wynikających z niniejszej Umowy oraz w celu realizacji uprawnień i obowiązków wynikających z przepisów prawa. Każda ze Stron zobowiązuje się we własnym zakresie wykonać obowiązek informacyjny w powyższym zakresie zgodnie z przepisami RODO (klauzula informacyjna stanowi załącznik nr 4 do Umowy).
§ 13.
1. Wykonawca zobowiązuje się do znajomości i przestrzegania aktualnych na dzień organizacji Wydarzenia wytycznych dla organizatorów spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów w trakcie epidemii SARS-CoV-2 przygotowanych przez Ministerstwo Rozwoju wraz Głównym Inspektorem Sanitarnym oraz do stosowania się do wszelkich wskazówek w tym zakresie przekazywanych mu przez Zamawiającego – Organizatora Wydarzenia.
2. Aktualna wersja wytycznych, o których mowa w ust. 1, jest dostępna na stronie internetowej Ministerstwa Rozwoju.
3. Do podstawowych obowiązków Wykonawcy w ww. zakresie należy x.xx.:
1) wyznaczenie osoby ds. przeciwdziałania SARS-CoV-2, która od momentu podpisania Umowy będzie współpracować w tym zakresie z wyznaczoną osobą z ramienia Zamawiającego,
2) zebranie i zabezpieczenie niezbędnych danych osobowych i kontaktowych do wszystkich osób biorących udział w przygotowaniu Wydarzenia ze strony Wykonawcy, tj. osób przebywających fizycznie w dniu Wydarzenia w miejscu jego organizacji.
3) na żądanie służb sanitarnych (również za pośrednictwem Zamawiającego), Wykonawca jest zobowiązany do przekazania danych osobowych i kontaktowych osób biorących udział w przygotowaniu Wydarzenia ze strony Wykonawcy.
§ 14.
1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności oraz nieprzekazywania osobom trzecim danych, informacji i wiedzy, do których uzyska dostęp w trakcie realizacji przedmiotu Umowy, oraz do dbałości
o bezpieczeństwo danych, do których będzie miał dostęp, a także gwarantuje zachowanie poufności przez osoby, przy pomocy których będzie wykonywać Umowę.
2. Wykonawca zobowiązuje się do niewykorzystywania informacji, do których uzyska dostęp w trakcie realizacji umowy, do innych celów niż wykonywanie czynności wynikających z Umowy, bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej pisemnie pod rygorem nieważności.
3. Wszelkie informacje uzyskane przez Wykonawcę w związku ze świadczeniem usług będących przedmiotem niniejszej Umowy, mogą być wykorzystane wyłącznie w celu realizacji Umowy i będą objęte tajemnicą przez Wykonawcę. W okresie obowiązywania Umowy oraz po jej wygaśnięciu lub rozwiązaniu (bez względu
na przyczynę jej rozwiązania lub wygaśnięcia) Wykonawca nie będzie publikować, przekazywać, ujawniać ani udzielać żadnych informacji, które uzyska w związku z realizacją Umowy poza ogólną informacją o udziale w projekcie.
4. Wszystkie dokumenty, plany, dane, opisy materiałów oraz inne informacje i nośniki przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w związku z realizacją Umowy pozostają własnością Zamawiającego, a po wykonaniu usług, wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy Wykonawca jest zobowiązany do ich zwrotu Zamawiającemu. Wykonawca ma prawo do sporządzenia jednej kopii każdego dokumentu lub informacji otrzymanych od Zamawiającego, o ile powszechnie obowiązujące przepisy prawa nie zabraniają sporządzenia takiej kopii lub Zamawiający nie opatrzył ich klauzą (bezwzględny zakaz powielania).
5. Postanowienia zawarte w niniejszej klauzuli poufności nie będą stanowiły przeszkody dla Wykonawcy w ujawnianiu informacji, która była znana Wykonawcy przed zawarciem Umowy bez obowiązku zachowania poufności lub została zaaprobowana na piśmie przez Xxxxxxxxxxxxx, jako informacja, która może zostać ujawniona lub należy do informacji powszechnie znanych.
6. Wykonawca odpowiada za podjęcie niezbędnych środków zapewniających dochowanie tajemnicy zawodowej i poufności wobec dokumentów i informacji otrzymanych od Zamawiającego w stosunku do swoich podwykonawców oraz osób z nim współpracujących.
7. Ujawnienie informacji jest dopuszczalne w następujących sytuacjach:
1) Wykonawca może w razie potrzeby dzielić się informacjami ze swoimi kontrahentami i podwykonawcami zaangażowanymi w świadczenie usługi;
2) w zakresie nadzoru, zarządzania ryzykiem oraz wymogów oceny jakości Wykonawca może ujawniać informacje osobom trzecim, takim jak zobowiązani do zachowania tajemnicy profesjonalni doradcy i ubezpieczyciele oraz krajowe i międzynarodowe organy nadzoru, sądy lub inne osoby trzecie, jeżeli taki wymóg został nałożony przez prawo;
3) na zasadach określonych w Umowie Wykonawca odpowiada wobec Zamawiającego za ujawnienie informacji osobom nieuprawnionym przez podmioty, którym z własnej inicjatywy ujawnił je zgodnie z powyższymi postanowieniami.
§ 15.
1. Żadna ze Stron Umowy nie bierze odpowiedzialności za przeszkody w realizacji Umowy spowodowane przez siłę wyższą i okoliczności będące poza jej kontrolą. W takim przypadku każda ze Stron ma obowiązek przedsięwzięcia bezzwłocznych czynności zmierzających do zmniejszenia skutków działania siły wyższej i powiadomienia o tym drugiej strony.
2. W przypadku przeszkód w realizacji Umowy spowodowanych przez siłę wyższą, Strony będą dążyły do polubownego, obopólnie korzystnego rozwiązania.
§ 16.
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy – Prawo zamówień publicznych.
2. Spory mogące wynikać z realizacji niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
3. Wszystkie zmiany postanowień niniejszej Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
4. Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym trzy dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.
5. Umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia.
6. Wykonawca nie może dokonać cesji zobowiązań finansowych wynikających z niniejszej Umowy na rzecz osoby trzeciej bez pisemnej zgody Zamawiającego.
§ 17.
Załącznikami stanowiącymi integralną część Umowy są:
1) Opis Przedmiotu Zamówienia
2) Oferta Wykonawcy z dnia 2021 r.
3) Wzór protokołu odbioru
4) Klauzula informacyjna dla przedstawiciela Wykonawcy i osoby kontaktowej
5) Opis środków technicznych i organizacyjnych wykorzystywanych w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych
Z A M A W I A J Ą C Y | W Y K O N A W C A |
……………………………………………… | ……………………………………………… |