Umowa o współpracy w celu realizacji projektu wielostronnego finansowanego ze środków Instrumentu „Łącząc Europę” nr ………………….
Umowa o współpracy w celu realizacji projektu wielostronnego finansowanego ze środków Instrumentu „Łącząc Europę” nr ………………….
zawarta w ..................... dnia , zwana dalej: „Umową”,
pomiędzy:
1) Skarbem Państwa - Ministrem Inwestycji i Rozwoju, reprezentowanym przez
………………………. na podstawie ………………………. z dnia ……………., którego poświadczona za zgodność z oryginałem kopia stanowi załącznik nr 1 do Umowy, zwanym dalej „MIiR”
oraz
2) Skarbem Państwa - Centrum Unijnych Projektów Transportowych z siedzibą w Warszawie, NIP
………, REGON ……….., reprezentowanym przez ……………. na podstawie z
dnia , którego poświadczona za zgodność z oryginałem kopia stanowi załącznik nr 2 do
Umowy, zwanym dalej „CUPT”
a
………………………………………….. z siedzibą w ………………………….., reprezentowanym/-ą przez …………….. na podstawie …………. z dnia …………, którego oryginał/ potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia1 stanowi załącznik nr 3 do Umowy, zwanym/-ą dalej „Beneficjentem”,
zwanymi łącznie „Stronami”.
Działając w celu realizacji projektu wielostronnego finansowanego ze środków Instrumentu „Łącząc Europę” (Connecting Europe Facility, CEF) ………………………………………..2, zwanego dalej
„Projektem Wielostronnym”, na podstawie Umowy o udzielenie dotacji w ramach Instrumentu „Łącząc Europę” (CEF) - Sektor Transportu – Umowa nr INEA/CEF/TRAN/…………, zwanej dalej: „SGA” (Specific Grant Agreement) oraz umowy………………………., zwanej dalej „FPA” (Framework Partnership Agreement),
dla którego Beneficjent pełni rolę Koordynatora3, oraz mając na uwadze postanowienia:
1. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1316/2013 z dnia 11 grudnia 2013 r. ustanawiającego Instrument „Łącząc Europę”, zmieniającego rozporządzenie (UE) nr 913/2010
1 Niepotrzebne skreślić
2 Nazwa i nr projektu
3 Skreślić, jeżeli nie dotyczy
oraz uchylającego rozporządzenia (WE) nr 680/2007 i (WE) nr 67/2010, (Dz. Urz.UE.L.348 z 20.12.2013, str. 129 z późn. zm.);
2. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniającego rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylającego rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz. Urz.UE.L. 193 z 18.07.2018, str. 1);
3. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1315/2013 z dnia 11 grudnia 2013 r. w sprawie unijnych wytycznych dotyczących rozwoju transeuropejskiej sieci transportowej i uchylającego decyzję nr 661/2010/UE (Dz. Urz. UE. L. 348 z 20.12.2013, str. 1 z późn. zm.);
4. Rozporządzenia Rady (WE, EURATOM) nr 2988/95 z dnia 18 grudnia 1995 r. w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich (Dz. Urz. UE. L. 312 z 23.12.1995, str. 1), zwanego dalej: „rozporządzeniem 2988/95”;
5. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, z późn. zm.), zwanej dalej: „Pzp”;
6. Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145 z późn. zm.), zwanej dalej „Kodeksem cywilnym”;
7. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2016 r. w sprawie wykazu środków publicznych niezaliczanych do środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 5c i 6 ustawy o finansach publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 2165 z późn. zm.), zwanego dalej
„Rozporządzeniem”;
8. Porozumienia w sprawie realizacji Instrumentu „Łącząc Europę” w sektorze transportu, zawartego w dniu 20 października 2017 r. pomiędzy Ministrem Rozwoju i Finansów oraz CUPT;
Strony uzgodniły, co następuje:
§ 1
Przedmiot Umowy
1. Przedmiotem Umowy jest określenie praw i obowiązków MIiR, CUPT i Beneficjenta w zakresie realizacji i zarządzania Projektem Wielostronnym oraz w zakresie rozliczania dotacji CEF przyznanej Beneficjentowi na realizację Projektu Wielostronnego.
2. Opis i cel Projektu Wielostronnego, całkowity koszt Projektu Wielostronnego oraz kwota dotacji CEF, termin jego realizacji oraz harmonogram finansowy Projektu zostały określone w SGA.
§ 2
Definicje
Na potrzeby niniejszej Umowy podane poniżej wyrażenia oznaczają:
1. ASR - Action Status Report – raport roczny z realizacji Projektu Wielostronnego;
2. dotacja CEF - pomoc finansowa Unii Europejskiej przyznana Beneficjentowi na realizację Projektu Wielostronnego na podstawie SGA;
3. INEA - Agencja Wykonawcza ds. Innowacyjności i Sieci;
4. KE - Komisja Europejska;
5. Koordynator - podmiot, któremu na mocy SGA zostało powierzone koordynowanie procesu wdrażania Projektu Wielostronnego. Rolę Koordynatora pełni co do zasady jeden z beneficjentów Projektu Wielostronnego;
6. MIiR - minister właściwy ds. rozwoju regionalnego, pełniący rolę organu odpowiedzialnego za wdrożenie Instrumentu ”Łącząc Europę” w sektorze transportu;
7. płatność okresowa - płatność przekazywana przez KE/INEA za pośrednictwem Koordynatora zgodnie z FPA na podstawie zaakceptowanego przez KE/INEA wniosku o płatność okresową, jako refundacja kosztów kwalifikowanych. Płatność okresowa przekazywana jest przez KE/INEA za pośrednictwem Koordynatora na właściwy rachunek bankowy Beneficjenta;
8. płatność salda - płatność przekazywana przez KE/INEA za pośrednictwem Koordynatora zgodnie z FPA po całościowym rozliczeniu Projektu Wielostronnego, w tym po akceptacji przez KE/INEA wniosku o płatność salda, stanowiąca pokrycie rzeczywistych kosztów kwalifikowalnych poniesionych przez Beneficjenta i wcześniej niezrefundowanych, w części w jakiej objęte są dotacją CEF. Suma kwoty płatności salda oraz kwot już wypłaconych przez KE/INEA nie może przekroczyć kwoty dotacji CEF przyznanej na realizację Projektu Wielostronnego określonej w SGA. Płatność salda przekazywana jest przez KE/INEA za pośrednictwem Koordynatora na właściwy rachunek bankowy Beneficjenta;
9. płatność zaliczkowa – płatność przekazywana przez KE/INEA za pośrednictwem Koordynatora zgodnie z FPA na podstawie zaakceptowanego przez KE/INEA wniosku o płatność zaliczkową, na poczet planowanych do poniesienia przez Beneficjenta kosztów kwalifikowalnych. Płatność zaliczkowa przekazywana jest przez KE/INEA za pośrednictwem Koordynatora na właściwy rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta;
10. UE - Unia Europejska;
11. umowa partnerska - umowa określająca zasady współpracy Koordynatora z beneficjentami uczestniczącymi w realizacji Projektu Wielostronnego w zakresie wspólnego wdrażania Projektu Wielostronnego;
12. wniosek o płatność zaliczkową/okresową/salda – wniosek o płatność, o którym mowa w FPA, składany przez Koordynatora do KE/INEA, opracowany na podstawie wkładów beneficjentów uczestniczących w realizacji Projektu Wielostronnego. Beneficjent uprzednio uzgadnia swój wkład po uprzedniej akceptacji na poziomie krajowym;
13. wykonawca - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawarła z Beneficjentem umowę związaną z realizacją Projektu Wielostronnego.
§ 3
Obowiązki Beneficjenta
§ 3.1
1. Beneficjent obowiązany jest do realizacji Projektu Wielostronnego i do wykorzystywania dotacji CEF zgodnie z obowiązującym prawem krajowym i unijnym oraz postanowieniami SGA, FPA i Umową, jak również zgodnie z wytycznymi i zaleceniami KE/INEA i MIiR.
2. Beneficjent jest odpowiedzialny za realizację Projektu Wielostronnego. Realizuje Projekt Wielostronny zgodnie z własnymi procedurami, zapewniając wdrożenie odpowiedniego systemu zarządzania i kontroli gwarantującego prawidłowy przebieg realizacji Projektu Wielostronnego.
3. Beneficjent obowiązany jest do zapewnienia sfinansowania wszelkich kosztów niekwalifikowalnych niezbędnych dla realizacji Projektu Wielostronnego w pełnym zakresie.
§ 3.2
1. Beneficjent obowiązany jest do udzielania, na żądanie CUPT lub MIiR, wszelkich informacji dotyczących realizacji Projektu Wielostronnego i wykorzystywania dotacji CEF.
2. W przypadku planowanego zawarcia umowy partnerskiej, Beneficjent obowiązany jest uzgodnić jej projekt z CUPT i MIiR. W przypadku zawarcia umowy partnerskiej przed zawarciem niniejszej Umowy Beneficjent zobowiązany jest do przekazania kopii umowy partnerskiej do CUPT i MIiR najpóźniej w dniu zawarcia niniejszej Umowy. Wszelkie zmiany umowy partnerskiej Beneficjent uzgadnia z CUPT i MIiR.
3. Beneficjent obowiązany jest do niezwłocznego przekazywania CUPT i MIiR kopii korespondencji prowadzonej z Koordynatorem oraz KE/INEA dotyczącej realizacji Projektu Wielostronnego.
4. Wszystkie dokumenty związane ze sprawozdawczością z realizacji Projektu Wielostronnego (w tym raporty i wnioski o płatność zaliczkową/ okresową/ salda) Beneficjent obowiązany jest dostarczać do CUPT i MIiR w języku angielskim, w terminach określonych w Umowie, a w przypadku braku odpowiednich regulacji dotyczących języka lub terminów - w języku lub terminie wyznaczonym przez CUPT lub MIiR.
5. Pozostałą dokumentację związaną z realizacją Projektu Wielostronnego, inną niż wskazana w ust. 4, Beneficjent przekazuje do CUPT lub MIiR, w terminach wyznaczonych odpowiednio przez CUPT lub MIiR, w języku polskim.
6. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 i 4 przekazywane są przez Beneficjenta na adresy wskazane odpowiednio przez CUPT lub MIiR.
§ 3.3
1. Beneficjent obowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z Projektem Wielostronnym w okresie realizacji Projektu Wielostronnego oraz przez okres 5 lat od daty otrzymania płatności salda.
2. Okres przechowywania dokumentów, o którym mowa w ust. 1, może zostać wydłużony, gdy w stosunku do Projektu Wielostronnego prowadzone są audyty, odwołania, spory lub dochodzenie roszczeń do chwili zakończenia tych czynności.
§ 3.4
1. Beneficjent obowiązany jest umożliwić CUPT i MIiR oraz innym właściwym podmiotom kontrolującym (w tym KE/INEA, Trybunałowi Obrachunkowemu i Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych) dostęp do wszelkich informacji i dokumentów związanych z Projektem Wielostronnym, jak również dostęp do miejsc realizacji Projektu Wielostronnego w celu przeprowadzenia przez wskazane powyżej podmioty kontroli, audytu, wizyt monitorujących, weryfikacji zamówień publicznych w okresie realizacji Projektu Wielostronnego oraz w okresie wskazanym w § 3.3.
2. Beneficjent obowiązany jest do współpracy z podmiotami, o których mowa w ust. 1, w celu umożliwienia tym podmiotom przeprowadzenia kontroli, audytu, wizyty monitorującej oraz weryfikacji.
3. Jeżeli jest to konieczne do uznania kwalifikowalności kosztów ponoszonych w ramach realizacji Projektu Wielostronnego, Beneficjent obowiązany jest udostępnić podmiotom, o których mowa w ust. 1, wszelkie dokumenty niezwiązane bezpośrednio z realizacją Projektu Wielostronnego.
4. Beneficjent obowiązany jest przekazywać do CUPT i MIiR kopie dokumentów zawierających wyniki kontroli lub audytu oraz zaleceń pokontrolnych albo kopie innych dokumentów spełniających te funkcje w terminie 3 dni roboczych od dnia ich otrzymania oraz przekazywać do wiadomości CUPT i MIiR kopie dokumentacji zawierającej stanowisko Beneficjenta wobec wyników kontroli lub audytu oraz zaleceń pokontrolnych, powstałych w toku kontroli prowadzonych przez uprawnione do tego podmioty, inne niż CUPT lub MIiR, jeżeli kontrole te dotyczyły Projektu Wielostronnego.
5. Beneficjent obowiązany jest przekazywać do CUPT i MIiR informację o wszelkich działaniach prowadzonych przez organy ścigania, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów oraz Urząd Zamówień Publicznych w odniesieniu do Projektu Wielostronnego w terminie 3 dni roboczych od jej powzięcia.
6. Podmioty uprawnione do przeprowadzania kontroli lub audytu, w celu potwierdzenia prawidłowości i kwalifikowalności poniesionych kosztów, mogą zwrócić się o złożenie wyjaśnień do osób zaangażowanych w realizację Projektu Wielostronnego.
§ 3.54
Beneficjent zleca audyt finansowy dla Projektu Wielostronnego, o którym mowa w art. II.23.2.b oraz
II.23.2.c FPA w części realizowanej przez Beneficjenta. Opracowane przez audytora świadectwo kontroli sprawozdań finansowych Beneficjent przekazuje do CUPT wraz z opracowanym przez siebie wkładem do wniosku o płatność okresową/ salda lub wnioskiem o płatność okresową/ salda.
§ 4
Prawa i obowiązki MIiR i CUPT
1. CUPT i MIiR uprawnione są do monitorowania realizacji Projektu Wielostronnego w części realizowanej przez Beneficjenta oraz prawidłowości wykorzystywania przez Beneficjenta przyznanej dotacji CEF.
2. W ramach monitorowania Projektu Wielostronnego w części realizowanej przez Beneficjenta CUPT i MIiR weryfikują x.xx.:
a) zgodność rzeczywistego zakresu i postępu prac z danymi określonymi w SGA;
b) zgodność kosztów ze stanem faktycznym realizacji Projektu Wielostronnego;
c) kwalifikowalność kosztów;
d) kompletność wymaganej dokumentacji.
3. CUPT prowadzi weryfikację kosztów Beneficjenta ujętych we wkładach do wniosków o płatność okresową/ salda, której przedmiotem jest w szczególności potwierdzenie ich prawidłowości i kwalifikowalności.
4. CUPT prowadzi audyt finansowy dla części Projektu Wielostronnego realizowanego przez Beneficjenta, o którym mowa w art. II.23.2.b i II.23.2c FPA oraz opracowuje świadectwo kontroli sprawozdań finansowych.5
5. CUPT i MIiR współpracują z Beneficjentem i Koordynatorem w celu zapewnienia prawidłowego i jednolitego przedstawienia we wniosku o płatność okresową/salda informacji uzgodnionych przez CUPT i MIiR z Beneficjentem na etapie weryfikacji wkładów Beneficjenta do wniosku o płatność okresową/salda.
4 Wykreślić, jeśli nie dotyczy. Postanowienie ma zastosowanie, jeśli beneficjent nie jest podmiotem publicznym.
5 Wykreślić, jeśli nie dotyczy. Postanowienie ma zastosowanie, jeśli beneficjent jest podmiotem publicznym.
§ 5
Sprawozdawczość
§ 5.1
(płatność zaliczkowa i ASR)
1. Jeżeli, zgodnie z FPA, Beneficjent przygotowuje wkład do wniosku o płatność zaliczkową, wniosek ten podlega zatwierdzeniu przez XXxX przed jego przekazaniem do Koordynatora.
2. W przypadku rozbicia płatności zaliczkowej na transze roczne, wkład Beneficjenta do wniosku o kolejną transzę płatności zaliczkowej opracowywany jest w ramach wkładu do ASR i po jego zatwierdzeniu przez XXxX przekazywany jest do Koordynatora.
3. Beneficjent przekazuje do MIiR wkład do ASR sporządzony w języku angielskim w formie dokumentowej (skan dokumentu wraz z wersją edytowalną dokumentu) w terminie do dnia 10 lutego danego roku6, z zastrzeżeniem, że termin ten umożliwia weryfikację wkładu do ASR przez XXxX w terminach wskazanych w ust. 4-6 przed przekazaniem wkładu do ASR przez Beneficjenta do Koordynatora. Beneficjent przekazuje wkład do ASR wraz z poświadczeniem, w formie dokumentowej (skanu dokumentu), że informacje zawarte we wkładzie do ASR są kompletne, rzetelne i prawdziwe.
4. MIiR weryfikuje wkład do ASR w terminie 15 dni roboczych i w razie wystąpienia błędów lub niejasności zwraca się do Beneficjenta o korektę lub udzielenie wyjaśnień, wskazując Beneficjentowi termin na przekazanie skorygowanej wersji wkładu do ASR.
5. Beneficjent w terminie wskazanym przez MIiR udziela stosownych wyjaśnień, przekazuje niezbędne dokumenty lub wprowadza ewentualne korekty i przedkłada do MIiR poprawiony wkład do ASR w formie dokumentowej (skan dokumentu wraz z wersją edytowalną dokumentu), jednocześnie udostępniając ASR. Beneficjent przekazuje poprawiony wkład do ASR wraz z poświadczeniem, w formie dokumentowej (skanu dokumentu), że informacje zawarte we wkładzie do ASR są kompletne, rzetelne i prawdziwe.
6. W przypadku braku dalszych uwag, MIiR, w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wyjaśnień, dokumentów lub poprawionej wersji wkładu do ASR, o których mowa w ust. 5, zatwierdza wkład do ASR. W przypadku dalszych uwag lub konieczności udzielenia wyjaśnień przez Beneficjenta termin ten ulega zawieszeniu do czasu ustalenia ostatecznej wersji wkładu do ASR.
7. Beneficjent zapewnia MIiR udostępnienie finalnej wersji ASR w systemie TENTec, z którego generowany jest formularz poświadczenia państwa członkowskiego, o którym mowa w art.II.23.1 b FPA.
6 W przypadku, gdy wskazany termin jest dniem wolnym od pracy, ASR przekazywany jest do MIiR w kolejnym dniu roboczym następującym po dniu 10 lutego.
8. MIiR może uzależnić wydanie poświadczenia, o którym mowa w art. II.23.1b FPA od weryfikacji udziału wkładu Beneficjenta do ASR w finalnej wersji ASR udostępnionej w systemie TENtec.
9. Beneficjent ponosi odpowiedzialność za odpowiednie przygotowanie dokumentacji niezbędnej dla przekazania ASR do KE/INEA w terminie określonym w FPA z uwzględnieniem terminów umożliwiających weryfikację i zatwierdzenie ASR przez XXxX określonych w ust. 4-6.
10. Beneficjent niezwłocznie po przekazaniu przez Koordynatora ASR do KE/INEA za pośrednictwem systemu TENtec, informuje o tym fakcie MIiR i CUPT pocztą elektroniczną, załączając przekazany do KE/INEA ASR.
11. Informacja KE/INEA w sprawie zatwierdzenia ASR lub ewentualne uwagi i pozostała korespondencja w tej sprawie przekazywana jest przez Beneficjenta niezwłocznie do wiadomości MIiR. W przypadku zgłoszenia uwag przez KE/INEA do ASR w części dotyczącej Beneficjenta, Beneficjent uzgadnia swoje stanowisko w tej sprawie z MIiR.
12. Beneficjent informuje CUPT i MIiR o otrzymaniu z KE/INEA za pośrednictwem Koordynatora zaliczki/ transzy zaliczki7 w terminie 3 dni roboczych od wpływu środków na rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta, wskazując kwotę i datę wpływu środków.
§ 5.2
(płatność okresowa)
1. Beneficjent przekazuje do Koordynatora wkład do wniosku o płatność okresową po jego uprzednim zatwierdzeniu przez CUPT i MIiR.
2. Beneficjent przekazuje w formie pisemnej i dokumentowej (skan dokumentu wraz z wersją edytowalną dokumentu) wkład do wniosku o płatność okresową do CUPT i do wiadomości MIiR, z uwzględnieniem, że termin na weryfikację i zatwierdzenie przez CUPT i MIiR wkładu Beneficjenta do wniosku o płatność okresową nie może być krótszy niż 3 miesiące w przypadku przedkładania przez Beneficjenta świadectwa z kontroli sprawozdań finansowych opracowanego przez audytora oraz 4 miesiące w przypadku wydawania tego świadectwa przez CUPT.
3. Składając wkład do wniosku o płatność okresową, Beneficjent poświadcza, że przedkładane informacje są kompletne, wiarygodne i prawdziwe, a koszty zadeklarowane w okresowym sprawozdaniu finansowym zostały rzeczywiście poniesione i są kwalifikowalne zgodnie z warunkami FPA oraz są odpowiednio udokumentowane.
4. Wkład do wniosku o płatność okresową składany jest do CUPT i do wiadomości MIiR w języku angielskim.
5. Wraz z wkładem do wniosku o płatność okresową Beneficjent przedkłada do CUPT w formie dokumentowej (skany dokumentów) dokumenty niezbędne do oceny kwalifikowalności wykazywanych we wniosku o płatność okresową kosztów, w tym:
a) dowody księgowe;
7 Niepotrzebne skreślić
b) dowody zapłaty lub inne dokumenty poświadczające poniesienie kosztów;
c) umowy lub inne dokumenty, na podstawie których poniesione zostały wykazywane koszty;
d) protokoły odbioru lub inne dokumenty potwierdzające odbiór urządzeń, dostarczenie towaru lub wykonanie prac/usługi.
6. Do wkładu do wniosku o płatność okresową, jeśli dotyczy, Beneficjent dołącza również zestawienie potwierdzające poniesienie kosztów na wynagrodzenia osobowe pracowników wraz z pochodnymi, podpisane przez osobę upoważnioną przez Beneficjenta.
7. Płatność okresowa należna Beneficjentowi jest obliczana zgodnie z zasadami określonymi w FPA.
8. W razie wystąpienia błędów lub niejasności we wkładzie do wniosku o płatność okresową, CUPT zwraca się do Beneficjenta o wyjaśnienia lub dokonanie stosownej korekty, wskazując termin na przekazanie przez Beneficjenta wyjaśnień lub poprawionej wersji wkładu do wniosku. Poprawiony wkład do wniosku o płatność okresową składany jest w języku angielskim. Powyższa korespondencja kierowana jest do wiadomości MIiR.
9. W wyniku przeprowadzonej weryfikacji wkładu do wniosku o płatność okresową, CUPT przekazuje wkład do wniosku o płatność okresową do MIiR wraz ze świadectwem kontroli sprawozdań finansowych, jeżeli jest ono wymagane, oraz z poświadczeniem, że koszty zadeklarowane w okresowym sprawozdaniu finansowym są rzeczywiste, kwalifikowalne i odpowiednio udokumentowane.
10. CUPT przekazuje zweryfikowany i zatwierdzony wkład do wniosku o płatność okresową do MIiR, uwzględniając, że weryfikacja wkładu do wniosku o płatność okresową przez MIiR wynosi co najmniej 20 dni roboczych.
11. XXxX, weryfikując wkład do wniosku o płatność okresową, może zwrócić się do Beneficjenta o dokonanie korekt lub udzielenie wyjaśnień we wskazanym przez XXxX terminie lub zatwierdzić przedmiotowy wkład do wniosku. Powyższa korespondencja kierowana jest do wiadomości CUPT.
12. CUPT lub MIiR mogą odmówić zatwierdzenia kosztów poniesionych niezgodnie z zasadami kwalifikowalności.
13. W przypadku gdy Beneficjent nie zgadza się ze stwierdzonymi naruszeniami lub treścią opinii CUPT, informuje o tym CUPT na piśmie wraz z podaniem uzasadnienia swojego stanowiska. W przypadku utrzymywania się rozbieżności co do stwierdzonych naruszeń pomiędzy Beneficjentem i CUPT, CUPT przekazuje sprawę do rozstrzygnięcia przez XXxX, który w tym celu oraz w zależności od charakteru sprawy może pozyskać opinię KE/INEA lub właściwego organu krajowego.
14. Beneficjent ponosi odpowiedzialność za odpowiednie przygotowanie dokumentacji niezbędnej dla przekazania przez Koordynatora wniosku o płatność okresową do KE/INEA w terminie określonym w FPA z uwzględnieniem terminów umożliwiających weryfikację i zatwierdzenie przedmiotowej dokumentacji przez CUPT i MIiR.
15. Beneficjent niezwłocznie po przekazaniu przez Koordynatora wniosku o płatność okresową, do KE/INEA przekazuje jego kopię do CUPT i MIiR.
16. Informacja KE/INEA w sprawie zatwierdzenia wniosku o płatność okresową lub ewentualne uwagi i pozostała korespondencja w tej sprawie przekazywana jest przez Beneficjenta niezwłocznie do wiadomości CUPT i MIiR. W przypadku zgłoszenia uwag przez KE/INEA w części dotyczącej Beneficjenta, Beneficjent uzgadnia swoje stanowisko w tej sprawie z CUPT i MIiR.
17. Beneficjent informuje CUPT i MIiR o otrzymaniu z KE/INEA za pośrednictwem Koordynatora płatności okresowej w terminie 3 dni roboczych od wpływu środków na rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta, wskazując kwotę i datę wpływu środków.
§ 5.3
(płatność salda)
1. Beneficjent przekazuje do Koordynatora wkład do wniosku o płatność salda po jego uprzednim zatwierdzeniu przez CUPT i MIiR.
2. Beneficjent przekazuje w formie pisemnej i dokumentowej (skan dokumentu wraz z wersją edytowalną dokumentu) wkład wniosku o płatność salda do CUPT i do wiadomości MIiR, uwzględniając, że termin na weryfikację i zatwierdzenie przez CUPT i MIiR wkładu Beneficjenta do wniosku o płatność salda nie może być krótszy niż 5 miesięcy w przypadku przedkładania przez Beneficjenta świadectwa z kontroli sprawozdań finansowych opracowanego przez audytora oraz 6 miesięcy w przypadku wydawania tego świadectwa przez CUPT.
3. Składając wkład do wniosku o płatność salda, Beneficjent poświadcza, że przedkładane informacje są kompletne, wiarygodne i prawdziwe, a koszty zadeklarowane w końcowym sprawozdaniu finansowym zostały rzeczywiście poniesione i są kwalifikowalne zgodnie z warunkami FPA oraz są odpowiednio udokumentowane. Beneficjent potwierdza, że wszystkie wygenerowane w ramach Projektu Wielostronnego przychody zostały zadeklarowane.
4. Wraz z wkładem do wniosku o płatność salda Beneficjent przedkłada do CUPT skany oryginałów dokumentów niezbędnych do oceny kwalifikowalności wykazywanych we wkładzie do wniosku kosztów, które nie zostały uprzednio przekazane do CUPT. § 5.2 ust. 4-9 stosuje się odpowiednio.
5. CUPT przekazuje zweryfikowany i zatwierdzony wkład do wniosku o płatność salda, uwzględniając, że weryfikacja wkładu do wniosku o płatność salda przez XXxX wynosi co najmniej 40 dni roboczych. § 5.2 ust. 11-17 stosuje się odpowiednio.
6. W przypadku, gdy saldo końcowe obliczone w ramach Projektu Wielostronnego jest należne KE/INEA, Beneficjent dokona zwrotu należnej kwoty na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez KE/INEA, informując o tym fakcie MIiR i CUPT.
§ 5.4
(Informacja kwartalna o Projekcie Wielostronnym)
1. Informacja kwartalna o Projekcie Wielostronnym zawiera dane finansowe i techniczne opisujące postęp w realizacji Projektu Wielostronnego w części realizowanej przez Beneficjenta.
2. Beneficjent przygotowuje Informację kwartalną o Projekcie Wielostronnym na wzorze formularza opracowanego przez MIiR.
3. Beneficjent przekazuje Informację kwartalną o Projekcie Wielostronnym do MIiR i CUPT w formie dokumentowej (skan dokumentu wraz z wersją edytowalna dokumentu) w języku polskim najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału, którego informacja dotyczy.
4. W przypadku wątpliwości lub uwag do przekazanej Informacji kwartalnej o Projekcie Wielostronnym MIiR lub CUPT może zwrócić się do Beneficjenta o wyjaśnienia wskazując termin na udzielenie odpowiedzi. Powyższa korespondencja kierowana jest do wiadomości drugiej strony (odpowiednio CUPT lub MIiR).
§ 5.5
(rachunkowość)
1. Beneficjent obowiązany jest informować CUPT i MIiR o wszelkich zmianach dotyczących rachunku bankowego dla Projektu Wielostronnego, prowadzonego w euro dla potrzeb otrzymywania przekazywanych przez KE/INEA za pośrednictwem Koordynatora płatności zaliczkowej, okresowej i salda, wskazanego w SGA, w terminie 3 dni roboczych od dokonania zmiany.
2. Beneficjent obowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla Projektu Wielostronnego tak, aby była pełna możliwość identyfikacji wszelkich dokonywanych czynności, w tym operacji bankowych oraz do zapewnienia, że środki księgowane są zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
§ 6
Weryfikacja postępowań/aneksów do umów w sprawie zamówień publicznych
§ 6.1
1. CUPT prowadzi weryfikację ex ante postępowań/aneksów do umów w sprawie zamówień publicznych objętych Projektem Wielostronnym w części realizowanej przez Beneficjenta.
2. Beneficjent obowiązany jest do poddania się weryfikacji ex ante. Beneficjent obowiązany jest do informowania CUPT o planowanym wszczęciu postępowania w sprawie zamówienia publicznego lub o planowanej zmianie umowy z wykonawcą.
3. Beneficjentowi nie przysługuje roszczenie do CUPT i MIiR w przypadku, gdy instytucje kontrolujące zgłoszą zastrzeżenia do prawidłowości przeprowadzenia przez Beneficjenta
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub prawidłowości zmiany umowy, uprzednio poddanych weryfikacji CUPT.
§ 6.2
1. Beneficjent obowiązany jest do przekazywania CUPT dokumentacji związanej z prowadzeniem postępowań w sprawie zamówienia publicznego, w szczególności:
a) treści ogłoszenia, o którym mowa w art. 701 § 2 Kodeksu cywilnego, albo treści ogłoszenia o zamówieniu publicznym lub zaproszenia do negocjacji, a także specyfikacji istotnych warunków zamówienia;
b) informacji o wszczynanych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego albo rozpoczęciu procedury zawierania umowy w trybie art. 701 § 1 Kodeksu cywilnego;
c) informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub o unieważnieniu tego postępowania albo informacji o wyniku postępowania przetargowego, o którym mowa w art. 701 Kodeksu cywilnego, przed zawarciem umowy z wykonawcą wraz z kopiami protokołu z postępowań, o których mowa powyżej, wraz z załącznikami;
d) projektów umów z wykonawcą;
e) poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii umów podpisanych z wykonawcą.
f) Wyników kontroli/postepowań prowadzonych przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych
2. Beneficjent ma obowiązek dostarczyć do CUPT dokumenty, o których mowa w ust.1, w terminach wskazanych w § 6.3 lub określonych przez CUPT.
3. Dokumenty wymienione w ust.1 lit. d) , e) i f) Beneficjent przekazuje również do wiadomości MIiR.
§ 6.3
1. CUPT, prowadząc weryfikację ex ante, o której mowa w § 6.1, jest uprawniony do opiniowania dokumentów przekazanych przez Beneficjenta pod względem zgodności z FPA/SGA oraz przepisami Pzp oraz do wydawania zaleceń w zakresie procedury udzielenia zamówienia przed podpisaniem umowy z wykonawcą. Beneficjent przekazuje CUPT dokumenty do weryfikacji co najmniej 30 dni kalendarzowych przed wszczęciem postępowania lub w terminie krótszym, o ile CUPT wyrazi na to zgodę. CUPT w terminie 15 dni roboczych liczonych od dnia otrzymania dokumentacji przedstawia opinię w sprawie stwierdzonych potencjalnych naruszeń oraz przekazuje je do wiadomości MIiR. Wskazany 15-dniowy termin ulega zawieszeniu w przypadku uzupełniania dokumentacji/ składania dodatkowych wyjaśnień przez Beneficjenta.
2. W przypadku zmiany umowy z wykonawcą, Beneficjent obowiązany jest do niezwłocznego przesłania do CUPT i MIiR projektu aneksu do umowy z wykonawcą wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego dla proponowanej zmiany umowy. CUPT w terminie 15 dni roboczych liczonych od dnia otrzymania dokumentacji przedstawia opinię w sprawie stwierdzonych potencjalnych naruszeń. Wskazany 15-dniowy termin ulega zawieszeniu w
przypadku uzupełniania dokumentacji/ składania dodatkowych wyjaśnień przez Beneficjenta. Po podpisaniu aneksu z wykonawcą Beneficjent zobowiązany jest do przekazania poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii aneksu do CUPT i MIiR.
3. Beneficjent obowiązany jest do umożliwienia udziału przedstawiciela CUPT w pracach Komisji Przetargowej w charakterze obserwatora.
4. W przypadku, gdy Beneficjent nie zgadza się ze stwierdzonymi naruszeniami lub treścią opinii CUPT, o których mowa w ustępie 1 i 2, informuje o tym CUPT na piśmie wraz z podaniem uzasadnienia swojego stanowiska.
5. W przypadku utrzymywania się rozbieżności co do stwierdzonych naruszeń pomiędzy Beneficjentem i CUPT, CUPT przekazuje sprawę do rozstrzygnięcia przez XXxX, który w tym celu oraz w zależności od charakteru sprawy może pozyskać opinię KE/INEA lub właściwego organu krajowego.
§ 7
Informacja i promocja
1. Beneficjent obowiązany jest do zapewnienia odpowiedniej promocji pomocy finansowej UE przyznanej na realizację Projektu Wielostronnego zgodnie z wymogami określonymi w FPA i udostępnionymi przez MIiR wytycznymi dotyczącymi działań informacyjno-promocyjnych dla projektów CEF. W szczególności Beneficjent obowiązany jest zaznaczyć w każdej publikacji nt. Projektu Wielostronnego, że Projekt realizowany jest z wykorzystaniem środków CEF oraz umieścić logo CEF i znak barw Rzeczypospolitej Polskiej.
2. W celu zapewnienia odpowiedniej informacji na temat pomocy finansowej UE przyznanej na realizację Projektu Wielostronnego Beneficjent wyraża zgodę na zamieszczenie powyższych informacji w serwisach internetowych oraz materiałach CUPT lub MIiR.
§ 8
Zmiany w realizacji Projektu
§ 8.1
Zmiany w realizacji Projektu Wielostronnego, których skutkiem byłaby zmiana postanowień SGA, wymagają uzgodnienia z Koordynatorem oraz uprzedniego zatwierdzenia przez MIiR.
§ 8.2
1. Beneficjent przekazuje do MIiR wniosek o zmianę SGA w języku angielskim najpóźniej w terminie 2 miesięcy przed ostatecznym terminem przekazania tego wniosku do KE/INEA określonym w FPA.
2. MIiR w terminie 10 dni roboczych analizuje potrzebę zmiany i treść wniosku o zmianę SGA,
następnie informuje Beneficjenta o ewentualnych uwagach i ustala termin na przekazanie poprawionego dokumentu lub informuje Beneficjenta o braku uwag.
3. MIiR niezwłocznie uzgadnia wniosek o zmianę SGA.
4. XXxX może zwrócić się do CUPT o konsultację w sprawie przedstawionego przez Beneficjenta wniosku o zmianę SGA.
5. Beneficjent przekazuje uzgodniony z MIiR wniosek o zmianę SGA do Koordynatora oraz do wiadomości CUPT i MIiR.
6. Ostateczny wniosek o zmianę SGA opracowany przez Koordynatora wymaga uzgodnienia przez MIiR.
7. Beneficjent niezwłocznie po przekazaniu przez Koordynatora kompletnego wniosku o zmianę SGA do KE/INEA przekazuje jego kopię do CUPT i XXxX.
8. Informacja KE/INEA w sprawie zatwierdzenia wniosku o zmianę SGA lub ewentualne uwagi i pozostała korespondencja w tej sprawie przekazywana jest przez Beneficjenta niezwłocznie do wiadomości CUPT i MIiR. W przypadku uwag KE/INEA Beneficjent uzgadnia swoje stanowisko z MIiR.
§ 8.3
Ostateczny projekt aneksu do SGA powinien uzyskać akceptację MIiR w formie pisemnej.
§ 8.4
Jeżeli zmiany postanowień SGA wymagają wprowadzenia zmian w Umowie wprowadza się je w formie aneksu do Umowy.
§ 9
Postanowienia końcowe
§ 9.1
(postanowienia w przypadku zawieszenia realizacji Projektu Wielostronnego na mocy SGA)
1. Powiadomienie o zawieszeniu realizacji Projektu Wielostronnego z inicjatywy Beneficjenta podlega akceptacji MIiR przed jego przekazaniem do Koordynatora/KE/INEA. Korespondencja w powyższej sprawie kierowana jest do wiadomości CUPT.
2. W przypadku otrzymania przez Beneficjenta powiadomienia od Koordynatora lub KE/INEA o zamiarze zawieszenia realizacji Projektu Wielostronnego, Beneficjent przygotowuje stanowisko w przedmiocie planowanego zawieszenia w uzgodnieniu z MIiR. Ostateczne stanowisko KE/INEA w sprawie zawieszenia realizacji Projektu Wielostronnego Beneficjent przekazuje niezwłocznie CUPT i MIiR.
3. W okresie zawieszenia realizacji Projektu Wielostronnego:
a) MIiR monitoruje wypełnienie przez Beneficjenta warunków umożliwiających wznowienie realizacji Projektu Wielostronnego;
b) MIiR uzgadnia wniosek Beneficjenta do Koordynatora/KE/INEA o wznowienie realizacji Projektu Wielostronnego. Korespondencja w powyższej sprawie kierowana jest do wiadomości CUPT;
c) postanowienia Umowy stosuje się z uwzględnieniem skutków zawieszenia realizacji Projektu Wielostronnego, o których mowa w SGA.
§ 9.2
(postanowienia w przypadku wypowiedzenia SGA)
1. Powiadomienie o zamiarze wypowiedzenia SGA z inicjatywy Beneficjenta podlega akceptacji MIiR przed jego przekazaniem do Koordynatora/KE/INEA. Korespondencja w powyższej sprawie kierowana jest do wiadomości CUPT.
2. W przypadku otrzymania przez Beneficjenta powiadomienia od Koordynatora lub KE/INEA o zamiarze wypowiedzenia SGA, Beneficjent przygotowuje stanowisko w uzgodnieniu z MIiR. Ostateczne stanowisko KE/INEA w sprawie wypowiedzenia SGA Beneficjent przekazuje niezwłocznie CUPT i MIiR.
3. W przypadku, gdy pomimo wypowiedzenia SGA, podjęto decyzję o dalszej realizacji Projektu Wielostronnego, MIiR, w uzgodnieniu z CUPT i Beneficjentem, sporządza aneks do Umowy określający warunki dalszej współpracy w celu realizacji Projektu Wielostronnego. W przypadku decyzji o zakończeniu realizacji Projektu Wielostronnego, MIiR, w uzgodnieniu z CUPT i Beneficjentem, sporządza aneks do Umowy określający warunki zakończenia realizacji Projektu Wielostronnego.
§ 9.3
(rozwiązanie, zmiany i termin obowiązywania Umowy)
1. Rozwiązanie Umowy możliwe jest jedynie w przypadku uprzedniego wypowiedzenia SGA.
2. Zmiany postanowień Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i są wprowadzane w formie aneksu. Projekt aneksu do Umowy przygotowywany jest na wniosek Beneficjenta lub CUPT lub MIiR odpowiednio przez Beneficjenta lub CUPT lub MIiR i przekazywany jest do konsultacji pozostałym Stronom.
3. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa unijnego i krajowego.
4. Umowa została sporządzona w trzech egzemplarzach: po jednym dla MIiR, CUPT i Beneficjenta.
5. Umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania przez Xxxxxx, w dacie złożenia podpisu przez ostatnią z nich./ Umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania przez Xxxxxx, w dacie złożenia podpisu przez ostatnią z nich z mocą obowiązującą od dnia 5 stycznia 2017 r. 8
6. Umowa wygasa po upływie 5 lat od daty otrzymania przez Beneficjenta płatności salda lub do zakończenia wszelkich czynności związanych z rozpoczętymi w tym okresie w stosunku do Projektu kontrolą, audytem, odwołaniem, sporem lub dochodzeniem roszczeń, jeżeli nie zostały one zakończone w ww. terminie.
7. Umowa o dofinansowanie dla Projektu nr…….. zawarta w dniu……. (dalej Umowa o dofinansowanie) zostaje zastąpiona w całości niniejszą Umową w związku z wejściem w życie Rozporządzenia.9
Minister Inwestycji i Rozwoju
……………………………………
Centrum Unijnych Projektów Transportowych
……….………………………………………….
Beneficjent
………………………………………………...
Załączniki do Umowy:
1. ……………………… z dnia ………………..……- kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem (dokument potwierdzający umocowanie przedstawiciela MIiR do działania w jego imieniu i na jego rzecz).
8 Wybrać właściwe. Wariant drugi należy wybrać w sytuacji, gdy niniejsza Umowa zastępuje w całości Umowę o dofinasowanie, która została już zawarta dla Projektu.
9 Postanowienie uwzględnia się w Umowie, jeśli niniejsza Umowa zastępuje w całości Umowę o dofinasowanie, która została zawarta dla Projektu.
2. ……………………… z dnia ………………..……- kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem (dokument potwierdzający umocowanie przedstawiciela CUPT do działania w jego imieniu i na jego rzecz).
3. ………………….……. z dnia ……………….…. - ………………………………………………………..
(dokument i forma dokumentu potwierdzającego umocowanie przedstawiciela Beneficjenta do działania w jego imieniu i na jego rzecz).