ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
Załącznik nr 11 do SIWZ
ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
§ 1
Przedmiot umowy
Przedmiotem umowy jest świadczenie kompleksowej obsługi serwisowej posiadanych przez Zamawiającego urządzeń drukujących i kopiujących (dalej: urządzeń), dzierżawa dodatkowych urządzeń wielofunkcyjnych (dalej: urządzeń) oraz świadczenie kompleksowej obsługi serwisowej oferowanych w ramach dzierżawy urządzeń, w tym także konserwacje, naprawy oraz dostawy materiałów eksploatacyjnych w szczególności: tonerów, bębnów i części zamiennych.
Przedmiotem umowy objęte są, w szczególności:
posiadane przez Xxxxxxxxxxxxx 283 sztuki urządzeń, które zostały wskazane w Załączniku nr 2 do umowy;
udostępniane przez Wykonawcę dla Zamawiającego w ramach dzierżawy urządzenia/ urządzenia nowe nieużywane, bez przebiegu, wyprodukowane nie wcześniej niż 2019 roku (zapis w zależności od złożonej oferty), w tym:
59 sztuk urządzeń wielofunkcyjnych monochromatycznych A3 z możliwością druku na małych formatach ZPO tzw. „zwrotki” o parametrach wskazanych w Załączniku nr 1 do umowy oraz w ilości i lokalizacjach wskazanych w Załączniku nr 3 do umowy;
7 sztuk urządzeń wielofunkcyjnych kolorowych A3 z możliwością druku na małych formatach ZPO tzw. „zwrotki” o parametrach wskazanych w Załączniku nr 1 do umowy oraz w ilości i lokalizacjach wskazanych w Załączniku nr 3 do umowy.
nabywane przez Zamawiającego urządzenia nieujęte w umowie. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzania nowych urządzeń lub wymiany asortymentu i zastępowania starszych urządzeń. W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest objąć zgłoszone urządzenie obsługą, na zasadach określonych w umowie po cenach zgodnie ze złożoną ofertą.
Wykazy urządzeń objętych umową, będących własnością Zamawiającego oraz urządzeń, które będą podlegać udostępnieniu wraz z podziałem na poszczególne lokalizacje zostały określone kolejno w Załącznikach nr 2 i 3 do umowy.
Wymagania w zakresie minimalnych parametrów technicznych urządzeń podlegających udostępnieniu przeznaczonych do wydruków czarno-białych i kolorowych zostały określone w Załączniku nr 1 do umowy.
Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy, zapisami Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i złożoną ofertą.
§ 2
Warunki realizacji umowy
Wykonawca zobowiązuje się do utrzymania urządzeń w stanie przydatnym do użytku – pełnosprawnym, zgodnie z ich przeznaczeniem, przy zachowaniu ich parametrów technicznych, tj. w stanie umożliwiającym nieprzerwane z nich korzystanie przez pracowników Zamawiającego, przez cały okres obowiązywania umowy.
Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu umowy zobowiązuje się dostarczać nieodpłatnie części zamienne i materiały eksploatacyjne niezbędne do naprawy i prawidłowej eksploatacji urządzeń. Wykonawca przejmuje wówczas na własność zużyte części.
Wykonawca zapewni bezawaryjne korzystanie z urządzeń;
w przypadku wystąpienia awarii urządzeń Wykonawca zobowiązuje się do jej usunięcia w ciągu określonego przez siebie w Formularzu ofertowym maksymalnego czasu reakcji, tj. 21 godzin roboczych od momentu zgłoszenia (zapis w zależności od złożonej oferty) oraz zobowiązuje się do testowania poprawności pracy sprzętu po wykonaniu naprawy;
zgłoszenie awarii urządzeń następuje poprzez wysłanie wiadomości na wskazany przez Wykonawcę adres e-mail: …………………………… . Za moment odbioru zgłoszenia przyjmuje się raport potwierdzenia dostarczenia niniejszej wiadomości. Ponadto, Wykonawca każdorazowo, niezwłocznie potwierdzi otrzymanie zgłoszenia awarii przesyłając do Zamawiającego informację zwrotną w tym zakresie. Momentem startowym dla obliczenia czasu reakcji jest zwrotny raport dostarczenia zgłoszenia do Wykonawcy;
usługi serwisowe, o których mowa w pkt 2) Wykonawca będzie wykonywał w dni robocze, w godzinach 8:00 - 15:00;
na czas naprawy, w przypadku nieusunięcia awarii, w terminie, o którym mowa w pkt 2), Wykonawca zobligowany będzie dostarczyć na własny koszt i ryzyko oraz zainstalować
w pomieszczeniach Zamawiającego urządzenie wolne od wad o parametrach nie gorszych niż urządzenie naprawiane;maksymalny czas na dokonanie naprawy nie może przekraczać 20 dni roboczych (zapis w zależności od złożonej oferty);
Zamawiający ponosi odpowiedzialność wyłącznie za uszkodzenia mechaniczne przedmiotu umowy, powstałe z jego winy;
Wykonawca zobowiązuje się do dostawy sprzętów z najnowszą wersją oprogramowania układowego urządzenia;
podczas trwania umowy Wykonawca uaktualnia nieodpłatnie na bieżąco oprogramowanie układowe urządzeń (zgodnie z publikacją uaktualnień przez producenta urządzenia lub gdy Zamawiający zgłosi wymaganie aktualizacji).
Czynności operatorskie i administracyjne, takie jak uzupełnienie papieru i tonera, zgodnie
z instrukcjami obsługi Zamawiający może wykonywać samodzielnie. Wykonawca w tym celu oraz w tym zakresie przeszkoli przedstawicieli Zamawiającego.Opakowania po zużytych tonerach Wykonawca odbiera i utylizuje we własnym zakresie.
Przed przystąpieniem do realizacji umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu wykaz osób upoważnionych do wykonywania usługi w jego imieniu. Wykaz ten stanowi Załącznik nr 4 do umowy.
Realizacja obsługi serwisowej potwierdzana będzie każdorazowo na Formularzu zgłoszenia
i przebiegu naprawy, podpisanym przez pracownika Zamawiającego, potwierdzający wykonanie obsługi serwisowej. Formularz zgłoszenia i przebiegu naprawy stanowi Załącznik nr 5 do umowy.
§ 3
Obowiązki Wykonawcy
Wykonawca dysponować będzie odpowiednim sprzętem, środkami oraz doświadczeniem
i odpowiednimi kwalifikacjami dla zapewnienia świadczenia usług zgodnie z zaleceniami określonymi przez producenta urządzeń.Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia realizacji przedmiotu umowy przez wykwalifikowany i odpowiednio przeszkolony personel.
Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za usługi, które będzie wykonywał przy pomocy podwykonawców.
Wykonawca poniesie pełną odpowiedzialność za utratę lub uszkodzenia urządzeń i części, powstałe z jego winy w czasie wykonywania usługi oraz za odpowiednią jakość materiałów eksploatacyjnych zapewniając ciągłość pracy urządzeń.
Wykonawca zobowiązuje się do stosowania materiałów eksploatacyjnych oraz części
i podzespołów zalecanych przez producenta danego urządzenia drukującego wolnych od usterek materiałowych, produkcyjnych i wad prawnych.Wykonawca zobowiązuje się realizować usługę serwisową w lokalizacjach użytkowania urządzeń wyszczególnionych w Załącznikach nr 2 i 3 do umowy, w dni robocze i w godzinach urzędowania. Wykonawca odpowiednio ustali czas wykonywania zadań, w taki sposób, aby wszelkie prace kończyły się wraz z godzinami urzędowania danej jednostki organizacyjnej.
Wykonawca zobowiązuje się traktować jako poufne wszelkie informacje uzyskane
w wyniku świadczenia usługi, a pozyskanych informacji nie może wykorzystywać do celów innych niż związane z realizacją zadania,Zapisane danymi Zamawiającego nośniki pamięci – dyski, mogą być naprawiane wyłącznie
w miejscu użytkowania urządzeń drukujących i kopiujących, a w przypadku naprawy dokonywanej na zewnątrz danej jednostki organizacyjnej Zamawiającego, zostaną zdemontowane i przekazane do Sekretariatu danej jednostki. Po wykonaniu naprawy, dysk zostanie powtórnie zamontowany w urządzeniu. Przez cały okres obowiązywania umowy nośniki pamięci będą własnością Zamawiającego, a po wygaśnięciu umowy, nośniki zamontowane w urządzeniach, pozostaną w dyspozycji Zamawiającego.Wykonawca we własnym zakresie zapewnia dojazd i transport do jednostki organizacyjnej Zamawiającego, a po zakończeniu prac Wykonawca zobowiązany będzie do uporządkowania miejsca pracy.
Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługę serwisową z należytą starannością, z uwzględnieniem ogólnie przyjętych i stosowanych standardów, a także zgodnie z zaleceniami określonymi przez producenta urządzenia.
Wykonawca zobowiązuje się przestrzegać przepisów o ochronie środowiska
i o odpadach w zakresie związanym z realizacją umowy.Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia poufności oraz bezpieczeństwa danych przetwarzanych na urządzeniach oraz dostarczanych przez Wykonawcę urządzeniach zastępczych.
Wykonawca zobowiązuje się, aby wszystkie osoby, których czynności polegają na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j.: Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 z późn. zm.) realizujące bezpośrednio przedmiot umowy tzn. wykonujące czynności polegające na bezpośrednim świadczeniu usługi serwisu urządzeń lub inne czynności związane z zapewnieniem działania urządzeń były zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę dotyczy całego okresu wykonania umowy i osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację przedmiotu umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia Zamawiającemu listy pracowników bezpośrednio zaangażowanych w realizację przedmiotu umowy.
W przypadku zmiany osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację przedmiotu umowy w trakcie okresu realizacji umowy lub zatrudnieniu dodatkowych osób Wykonawca lub podwykonawca zatrudnia tą/ te osoby na podstawie umowy o pracę oraz informuje o tym Zamawiającego przedkładając mu aktualną listę.
Wykonawca zobowiązuje się na każdym etapie realizacji umowy na wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie do przedłożenia poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii umów o pracę osób wykonujących czynności bezpośrednio związane z realizacją niniejszego przedmiotu umowy. Kopie umów powinny zostać zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracownika, tj. w szczególności bez adresu, nr PESEL pracownika. Informacje takie jak: imię i nazwisko, data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania.
§ 4
Obowiązki i prawa Zamawiającego
Do obowiązków Zamawiającego należy:
użytkowanie urządzeń zgodnie z instrukcją obsługi użytkowników i ich przeznaczeniem;
bieżące nadzorowanie jakości wydruków;
zgłaszanie awarii, uszkodzeń, problemów z użytkowaniem sprzętu, planowanych przeglądów, konserwacji;
odczytywanie stanu liczników poszczególnych urządzeń i przekazywanie zbiorczego zestawienia z odczytu do Wykonawcy;
nadzorowanie stanu realizacji umowy;
dostarczanie papieru.
Zamawiający zapewni Wykonawcy nieograniczony dostęp do konserwowanych urządzeń
w uzgodnionych terminach.Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzania nowych urządzeń, nie ujętych
w Załączniku nr 2 do umowy oraz dołożenia przez Wykonawcę urządzeń udostępnianych przez niego, ujętych w Załączniku nr 3 do umowy. Możliwość zmiany może obejmować równocześnie zmniejszenie ilości oraz wymianę asortymentu urządzeń (zastępowanie starszych urządzeń). Możliwość ta zawierać się będzie w ilości nie większej niż 100 % stanu.Zamawiający zastrzega sobie zmianę lokalizacji urządzeń, co może mieć miejsce w przypadku zmian organizacyjnych lub bieżących potrzeb Zamawiającego.
Zamawiający w wyjątkowych wypadkach, dopuszcza możliwość zamiany urządzenia Zamawiającego na urządzenie Wykonawcy o parametrach nie gorszych niż urządzenia wymienianego.
W przypadku wystąpienia sytuacji określonej w ust. 3-5, Wykonawca zobowiązany będzie objąć zgłoszone urządzenia obsługą stanowiąca przedmiot umowy na zasadach określonych
w niniejszej umowie, po cenach zgodnie ze złożoną ofertą.Zmiany ilościowe oraz zmiany lokalizacji nie są zmianami przedmiotu umowy, wymagają natomiast sporządzenia aneksu do umowy.
Zmiany ilościowe oraz zmiany lokalizacji poszczególnych urządzeń lub zmiany urządzeń dokonywane będą przy zachowaniu umownych cen ryczałtowych, niezależnie od rodzaju urządzeń. Zmiana taka nie będzie miała wpływu na sposób obliczania wynagrodzenia za wydruki wykonane na urządzeniach.
Zmiany miejsca instalacji nie będą wiązały się z dodatkowymi opłatami.
§ 5
Wynagrodzenie Wykonawcy
Wartość umowy w ramach zamówienia podstawowego wynosi …...........................zł brutto (słownie: ........................................................................................... 00/100 groszy), co stanowi wartość ……………….. złotych netto (słownie: ……………………………………. 00/100 groszy), a w przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji nie może przekroczyć maksymalnej kwoty w wysokości …...........................zł brutto (słownie: ........................................................................................... 00/100 groszy), co stanowi wartość ……………….. złotych netto (słownie: ……………………………………., gdzie zgodnie z ofertą Wykonawcy stawka ceny netto za wydruk 1 strony A4 z dokładnością do czterech miejsc po przecinku wynosi ………. zł.
Wartość umowy określona w ust. 1 jest wartością maksymalną jaką Zamawiający może zrealizować w ramach zamówienia podstawowego i skorzystania z prawa opcji. Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy wynikać będzie z ilości rzeczywistej wykonanych przez Zamawiającego wydruków w okresie realizacji umowy.
Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy.
Przed przystąpieniem do realizacji umowy, w obecności obu Stron odczytane oraz spisane zostaną stan licznika na każdym z urządzeń objętym umową. Stany te spisane zostaną na Raporcie stanu zerowego, którego wzór stanowić będzie Załącznik nr 6 do umowy.
Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury będzie sporządzony raport z odczytu stanu liczników, tj. ilości wykonanych w danym miesiącu wydruków jednej strony formatu A4. Odczyt liczników dokonywany będzie przez Zamawiającego, każdego miesiąca,
w ostatnim dniu roboczym.Raport z ilości wydrukowanych stron zostanie przekazany Wykonawcy przez jednostkę organizacyjną najpóźniej do 5 dnia roboczego po zakończonym miesięcznym okresie rozliczeniowym. Raport będzie sporządzony na dzień ostatniego dnia miesiąca okresu rozliczeniowego.
Raport z ilości wydrukowanych stron stanowi Załącznik nr 7 do umowy.
Należności z tytułu wykonania umowy płatne będą na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze, w terminie wynikającym z ofert Wykonawcy, tj. ………...... dni od daty otrzymania przez Zamawiającego faktury.
Za dzień zapłaty uważany będzie dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Termin zapłaty należności uważa się za zachowany, jeżeli obciążenie rachunku bankowego Zamawiającego nastąpi najpóźniej w ostatnim dniu terminu płatności.
Wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie z dołu i będzie naliczane wg rzeczywistej ilości wykonanych w danym miesiącu wydruków jednej strony formatu A4, na urządzeniach zgłoszonych do obsługi.
Dwustronny wydruk formatu A4 lub kopii będzie liczony jako dwie strony formatu A4, jednostronny wydruk formatu A3 będzie liczony jako dwie strony formatu A4, dwustronny wydruk formatu A3 liczony będzie jako cztery strony formatu A4.
Wysokość miesięcznego wynagrodzenia należnego Wykonawcy ustala się na kwotę stanowiącą iloczyn wykonanych w danym miesiącu wydruków jednej strony formatu A4 i zaoferowanej przez Wykonawcę ceny jednostkowej w zł netto odpowiednio za wydruk monochromatyczny i kolorowy powiększonej o wartości podatku VAT.
Cena netto za 1 wydruk jednej strony formatu A4, w złożonej przez Wykonawcę ofercie oraz sposób naliczania Wykonawcy wynagrodzenia nie podlega zmianie w okresie obowiązywania umowy.
Cena za 1 wydruk jednej strony formatu A4, odrębnie dla wydruków monochromatycznych
i kolorowych, jest ceną ryczałtową, obejmującą wszelkie koszty, których ponoszenie jest niezbędne do wykonania usługi zgodnie z warunkami umowy.Ceny za 1 wydruk jednej strony formatu A4 mają również zastosowanie dla obliczenia wynagrodzenia za wydruk na urządzeniach zastępczych oraz urządzeń wprowadzanych
w ramach dopuszczalnej zmiany ilości (poprzez ich zmniejszenie) oraz asortymentu urządzeń (zastępowanie starszych urządzeń), w ilości nie większej niż 100 % stanu.Zamówienie podstawowe szacuje się w ilości 19 907 438 szt. wydruków czarno-białych stron formatu A4 oraz w ilości 95 720 szt. wydruków kolorowych stron formatu A4. Ilość stron, stanowiąca zamówienie podstawowe jest wielkością szacowaną i nie może być podstawą jakichkolwiek roszczeń ze strony Wykonawcy.
Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji, które przewiduje możliwość:
zwiększenia szacowanego wolumenu wydruków na wszystkich urządzeniach przez cały okres trwania zamówienia o nie więcej niż 60% ilości stron wydruków przewidzianych w ramach zamówienia podstawowego w każdym asortymencie;
zwiększenia ilości urządzeń podlegających udostępnieniu o nie więcej niż 100% ilości urządzeń podlegających udostępnieniu w ramach zamówienia podstawowego w każdym asortymencie.
Skorzystanie z prawa opcji nie stanowi zmiany umowy.
Uruchomienie opcji następuje automatycznie, po wykonaniu ilości kopii przewidzianych
w zamówieniu podstawowym i nie wymaga od Zamawiającego pisemnego powiadomienia.Wykonawcy nie przysługuje prawo domagania się realizacji umowy w zakresie rozszerzonym, jeżeli Zamawiający nie skorzysta z prawa opcji w toku jej realizacji.
§ 6
Okres obowiązywania umowy
Umowa zawarta zostaje na okres 24 miesięcy i obowiązywać będzie od dnia ……………. do dnia ………………..
Termin zakończenia umowy może ulec skróceniu w przypadku, gdy wyczerpana zostanie całkowita wartość umowy określona w § 5 ust. 1 umowy, z zastrzeżeniem, że Zamawiający dopuszcza prawo opcji.
§ 7
Osoby do reprezentacji
Uprawnionymi do reprezentowania stron i odpowiedzialnymi za przebieg oraz realizację umowy ze strony Zamawiającego są:
w zakresie merytorycznym:
………………………………………………………………………,
w zakresie realizacji umowy:
…………………………………………...........................................
Uprawnionymi do reprezentowania i odpowiedzialnymi za przebieg oraz realizację umowy ze strony ramienia Wykonawcy jest/są:
……………………………………………………………..,
……………………………………………………………...
W sprawach związanych z realizacją umowy strony porozumiewają się telefonicznie za pośrednictwem poczty elektronicznej.
§ 8
Kary umowne
Zamawiający naliczać będzie kary umowne, jeżeli Wykonawca nie wywiąże się z postanowień umowy.
Kary umowne odnosić się będą do pojedynczego urządzenia i wynikać będą z braku możliwości pracy na urządzeniu bądź też braku zabezpieczenia jednostki organizacyjnej innym urządzeniem Wykonawcy – w przypadku wydłużonego okresu naprawy zgłoszonej awarii, regulacji, wymiany materiałów eksploatacyjnych.
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości:
5% wartości umowy brutto określonej w § 5 ust. 1 umowy przewidzianej za zamówienie podstawowe w przypadku odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze stron, z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, z zastrzeżeniem prawa Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych;
50 zł brutto, za każdą roboczogodzinę opóźnienia ponad termin wskazany w § 2 ust. 3 pkt 2) umowy jako czas reakcji, w podejmowaniu czynności przywrócenia sprawności dla urządzeń, z zastrzeżeniem prawa Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych;
50 zł brutto, za każdy dzień opóźnienia ponad termin wskazany w § 2 ust. 3 pkt 6) umowy jako termin dokonania naprawy, w podejmowaniu czynności napraw urządzeń, z zastrzeżeniem prawa Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych;
1,25% wartości umowy brutto określonej w § 5 ust. 1 umowy przewidzianej za zamówienie podstawowe za każdy przypadek naruszenia bądź niespełnienia wymogu zatrudnienia osób na podstawie umowy o pracę.
Łączna wysokość kar umownych nie może przekroczyć 25% wartości umowy brutto określonej § 5 ust. 1 umowy przewidzianej za zamówienie podstawowe, z zastrzeżeniem prawa do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.
Zamawiający może potrącić kary umowne z należności Wykonawcy wynikających
z wystawionych faktur, na co Wykonawca wyraża zgodę.Niezależnie od możliwości dochodzenia od Wykonawcy kar umownych, Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę zobowiązań wynikających z umowy, do wysokości faktycznie poniesionej szkody, na zasadach ogólnych.
Obowiązek zapłaty kary umownej nie dotyczy sytuacji, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy nastąpiło z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.
§ 9
Zachowanie poufności
Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych otrzymanych i uzyskanych od Zamawiającego w związku z wykonaniem zobowiązań wynikających z umowy.
Strony zobowiązują się do przestrzegania przy wykonywaniu umowy wszystkich postanowień zawartych w obowiązujących przepisach prawnych związanych z ochroną tajemnicy skarbowej, informacji niejawnych oraz danych osobowych.
Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w ścisłej tajemnicy wszelkich informacji technicznych, technologicznych, prawnych i organizacyjnych dotyczących zasobów sprzętowych i programowych systemu teleinformatycznego Zamawiającego, uzyskanych w trakcie wykonywania umowy niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródła.
W przypadkach konieczności udostępnienia Wykonawcy informacji niejawnych, Wykonawca zapewni ze swojej strony udział w realizacji umowy osób posiadających odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa, wydane zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 742).
Obowiązek określony w ust. 1 niniejszego paragrafu nie dotyczy informacji powszechnie znanych oraz udostępniania informacji na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności na żądanie sądu, prokuratury, organów podatkowych lub organów kontrolnych.
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zachowanie tajemnicy przez swoich pracowników, podwykonawców i wszelkie inne osoby, którymi będzie się posługiwać przy wykonywaniu umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu w ciągu 14 dni od dnia zawarcia umowy, wykazu pracowników i osób trzecich biorących udział w realizacji umowy po stronie Wykonawcy wraz z oświadczeniem Wykonawcy o ochronie informacji, według wzoru, który określa Załącznik nr 4 do umowy.
Każdorazowa zmiana osób uczestniczących w realizacji przedmiotu umowy w stosunku
do osób wyszczególnionych w wykazie przekazanym wraz z oświadczeniem Wykonawcy, o którym mowa w ust. 7 lub wskazanych później, wymaga przed przystąpieniem tych osób
do realizacji przedmiotu umowy pisemnego powiadomienia o tym Zamawiającego, poprzez przekazanie podpisanego przez Wykonawcę aktualnego wykazu osób uczestniczących w realizacji przedmiotu umowy, ze wskazaniem daty, od której osoby dotychczas nie wymienione przystępują do realizacji zadania. Przekazanie nowego wykazu jest równoznaczne
z tym, że każda z osób przystępujących do realizacji przedmiotu umowy zobowiązała się wobec Wykonawcy nie ujawniać żadnych informacji, z którymi zapozna się podczas wykonywania czynności zleconych do realizacji oraz zapoznała się z treścią zobowiązania co do zachowania poufności informacji.Wykonawca odpowiada za szkodę wyrządzoną Zamawiającemu przez ujawnienie, przekazanie, wykorzystanie, zbycie lub oferowanie do zbycia informacji otrzymanych od Zamawiającego, wbrew postanowieniom umowy. Zobowiązanie to wiąże Wykonawcę również po wykonaniu przedmiotu umowy lub jej rozwiązaniu, bez względu na przyczynę i podlega wygaśnięciu według zasad określonych w przepisach dotyczących zabezpieczania informacji niejawnych i innych tajemnic prawnie chronionych.
§ 10
Warunki dodatkowe umowy
W momencie zakończenia umowy, zainstalowane przez Wykonawcę w urządzeniach materiały eksploatacyjne i części, a w tym również i dyski przejdą na własność Zamawiającego. Wykonawcy przysługuje wówczas wyłącznie wynagrodzenie wynikające z faktycznego odczytu końcowego liczników po ostatnim okresie rozliczeniowym w ramach umowy.
§ 11
Warunki gwarancji dotyczące urządzeń będących własnością Zamawiającego
Wykonawca udziela na wykonane usługi serwisowe oraz wymieniane podzespoły, części zamienne oraz dostarczone wszelkie materiały eksploatacyjne 12 miesięcy gwarancji jakości liczonej od dnia wykonania naprawy lub wymiany, chyba, że gwarancja producenta na materiały eksploatacyjne lub części zamienne jest dłuższa, wtedy obowiązuje gwarancja producenta. Przedmiotowa gwarancja obowiązuje również po zakończeniu realizacji umowy.
W przypadku wykrycia wad lub usterek w działaniu sprzętu, na który udzielono powyższej gwarancji jakości, Wykonawca zobowiązuje się do ich usunięcia w terminach napraw wskazanych i na zasadach określonych w § 2 ust. 3 umowy.
W okresie gwarancji, o której mowa w ust. 1 ciężar i koszty realizacji wszystkich procedur ponosi Wykonawca.
§ 12
Zmiany umowy
Zamawiający dopuszcza możliwość zmian umowy w zakresie terminów realizacji umowy, sposobu świadczenia usługi oraz wysokości wynagrodzenia w przypadkach określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843) zwanej dalej ustawą Pzp oraz wskazanych poniżej:
zmiany na wniosek Zamawiającego sposobu i zakresu obowiązków Wykonawcy wynikających z tytułu realizacji umowy;
zmiany stawki podatku od towarów i usług;
zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2018r. poz. 2177 z późn. zm.);
zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;
zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2018r. poz. 2215 z póżn. zm.).
W przypadku zmiany wynagrodzenia z przyczyn wskazanych w ust. 1 pkt. 2)-5) – zmiana wynagrodzenia będzie dopuszczalna, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania umowy przez Wykonawcę. Zmiana ograniczona będzie do wartości wynikającej z tych zmian.
Zmiana umowy przewidziana w ust. 1 powyżej następuje w formie pisemnego aneksu do umowy na podstawie pisemnego wniosku złożonego przez stronę wnioskującą drugiej stronie wraz z uzasadnieniem takiej zmiany i w razie potrzeby złożeniem odpowiednich dokumentów i wyliczeń na potwierdzenie zasadności zmiany. Druga strona winna się ustosunkować do wniosku niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 14 dni od dnia jego złożenia.
Zamawiający uprawniony jest do żądania od Wykonawcy wyjaśnień i dowodów na okoliczności zawarte przez niego we wniosku o zmianę wynagrodzenia w celu jednoznacznego rozstrzygnięcia czy zmiana wynagrodzenia jest zasadna.
Zmiana wynagrodzenia może nastąpić nie wcześniej niż z dniem wejścia w życie aktu normatywnego wprowadzającego zmianę, która stanowi podstawę do wystąpienia z wnioskiem o zmianę wynagrodzenia.
§ 13
Wypowiedzenie, rozwiązanie, odstąpienie od umowy
Poza przypadkami określonymi przepisami powszechnie obowiązującego prawa, stronom przysługuje prawo odstąpienia od umowy w przypadkach określonych w niniejszym paragrafie.
Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w przypadku, gdy Wykonawca nie rozpoczął realizacji przedmiotu umowy bez uzasadnionych przyczyn w terminie wskazanym w umowie.
Zamawiający może wypowiedzieć umowę w trybie natychmiastowym z powodu niedotrzymania przez Wykonawcę postanowień umowy.
Umowa może być wypowiedziana przez Wykonawcę ze skutkiem natychmiastowym w razie zalegania przez Zamawiającego z zapłatą co najmniej dwóch opłat miesięcznych.
Umowa może być w każdym czasie rozwiązana na mocy porozumienia stron.
W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. W tym przypadku przepisów § 8 umowy nie stosuje się.
Każda ze stron ma prawo do rozwiązania umowy z zachowaniem dwumiesięcznego okresu wypowiedzenia.
Odstąpienie od wykonania umowy lub rozwiązanie umowy wymaga formy pisemnej, pod rygorem nieważności.
W przypadku odstąpienia od umowy lub rozwiązania umowy Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego z tytułu faktycznie wykonanej części przedmiotu umowy.
§ 14
Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności przepisy ustawy Pzp a w dalszej kolejności ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019r. poz. 1145 z póżn. zm).
Wykonawca nie może przenosić wierzytelności wynikającej z umowy na rzecz osoby trzeciej, bez pisemnej zgody Zamawiającego.
Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwóch dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.
…………………………
ZAMAWIAJĄCY
……………………….
WYKONAWCA
Załączniki:
Załącznik nr 1 – Specyfikacja urządzeń podlegających udostępnieniu
Załącznik nr 2 – Wykaz urządzeń własnych Zamawiającego;
Załącznik nr 3 – Wykaz ilości i lokalizacji urządzeń podlegających udostępnieniu;
Załącznik nr 4 – Wykaz osób upoważnionych do wykonywania usługi w imieniu Wykonawcy;
Załącznik nr 5 – Formularz zgłoszenia i przebiegu naprawy;
Załącznik nr 6 – Raport stanu zerowego;
Załącznik nr 7 – Raport z ilości wydrukowanych stron;
Załącznik nr 8 – Oświadczenie wykonawcy o ochronie informacji;
Załącznik nr 9 – Oferta Wykonawcy
Załącznik nr 4 do umowy …………..
WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO WYKONYWANIA USŁUGI W IMIENIU WYKONAWCY
Dane Wykonawcy:
Nazwa : ........................................................................................................................
Adres siedziby: .............................................................................................................
Przedstawiciel: .............................................................................................................
Numer NIP/REGON: ...................................................................................................
Adres poczty elektronicznej: ........................................................................................
Numer telefonu: ...........................................................................................................
Numer faksu: ...............................................................................................................
Osoby, które wykonywać będą czynności związane z realizacją przedmiotu umowy:
1. ………………………………….…
2. …………………………………….
Opole, dnia ……. / ……… / ……………
……………………………………………………..
(podpisy i pieczęcie osób upoważnionych
do reprezentowania Wykonawcy)
Załącznik nr 5 do umowy ……………..
FORMULARZ ZGŁOSZENIA I PRZEBIEGU NAPRAWY
Zgłoszenie awarii (wypełnia IAS lub US lub OUCS):
Nr Zgłoszenia: ……………………………………………………………………….………..
Zgłaszający: ……………………………………………………….…………………………..
(imię, nazwisko)
Telefon kontaktowy: …………………………………………………………………..……….
Data: ………………………………….………………………………………………..……….
Godzina: ……………….……………………………………………………………….………
Lokalizacja usterki:……………………………………………………………………….…….
Osoba kontaktowa: ………………………………………………………………………….…
Telefon: .………………………………………………………………………………………..
Faks: …………………………………………………………………………………………....
e-mail: ..…………………………………………………………………………………………
Typ / Nazwa urządzenia: ……………………………………………………………………….
Nr seryjny: ………………………………………………………………………………………
Aktualny licznik (stron): ……………………………………………………………………...…
Nr inwentarzowy: …………………………………………………………………………...…..
Opis usterki*: …………………………………………………………………………………....
Potwierdzenie zgłoszenia konieczności wykonania naprawy: …………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………….
(wypełnia Wykonawca)
Zgłoszenie przyjął: ……………………………………………………………………………..
(imię, nazwisko, xxxxxx)
Data: …………………………
Godzina: ……………………..
Informacja o zabraniu urządzenia do serwisu:……………………………................................
(wypełnia Wykonawca)
Odbierający: …………………………………………………………………………………..
(imię, nazwisko)
Data: ……………………………………………………………………………….
Uwagi: ……………………………………………………………………………..
Podpis: …………………………………………………..
Informacja o urządzeniu zastępczym: …………………………………………………………………………………………………...
(wypełnia Wykonawca)
Typ / Nazwa urządzenia zastępczego: ……………………………………
Nr seryjny: ………………………………………………………………………………………
……………………………
(Data podłączenia
……………………………..
(Data odłączenia)
………………………………
(Podpis osoby dostarczającej)
…………………………………..
(Podpis osoby odbierającej)
Informacja o ekspertyzie serwisowej/wycenie:
…………………………….…………………………………………………....…………… ………………….……………………………………………………………………………
(wypełnia IS lub US)
Informacja o naprawie: ……………………..…………………………………………………..
….…………………………………………………………………………………..……………
(wypełnia Wykonawca)
Opis czynności: ……………………………………………………………………………….
Urządzenie sprawne**:………………………………………………………………….…….
(wypełnia Wykonawca)
…………………………..
(Data)
………………..
(Podpis)
Potwierdzenie zakończenia usługi:……………………………………………………….…….
(wypełnia IS lub US)
……………………………..
(Podpis)
…………………………
(Data)
____________________
*Wymiana tonera nie jest naprawą
**należy wpisać tak / nie
Załącznik nr 6 do umowy……………….
RAPORT STANU ZEROWEGO
(z odczytu stanu licznika urządzenia)
dla Izby Administracji Skarbowej w Opolu / Urzędu Skarbowego / Urzędu Celno-Skarbowego / Oddziału Celnego w .........................................
z dnia ……………………….………………r.
Lp. |
Model urządzenia |
Nr seryjny urządzenia |
Aktualny stan licznika dla stron czarno-białych |
Aktualny stan licznika dla stron kolorowych |
Uwagi |
1. |
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
4. |
|
|
|
|
|
5. |
|
|
|
|
|
6. |
|
|
|
|
|
…………………………..
(Podpis pracownika
………………………………
(Podpis Wykonawcy)
jednostki organizacyjnej)
Załącznik nr 7 do umowy…………….
RAPORT Z ILOŚCI WYDRUKOWANYCH STRON
(z odczytu stanu licznika urządzeń objętych obsługą)
dla Izby Administracji Skarbowej w Opolu / Urzędu Skarbowego / Urzędu Celno-Skarbowego / Oddziału Celnego w .........................................
za miesiąc ....................................... r.
Lp. |
Model urządzenia |
Nr seryjny urządzenia |
Poprzedni stan licznika |
Aktualny stan licznika |
Liczba wydrukowanych stron do rozliczenia czarno-białych |
Liczba wydrukowanych stron do rozliczenia kolorowe |
Uwagi |
1. |
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
|
|
4. |
|
|
|
|
|
|
|
5. |
|
|
|
|
|
|
|
6. |
|
|
|
|
|
|
|
………………………….
(Podpis pracownika
……………………….
(Podpis Wykonawcy)
jednostki organizacyjnej)
Załącznik nr 8 do umowy………………..
OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O OCHRONIE INFORMACJI
Opole, dnia ……………….r.
W związku z wykonywaniem przez Wykonawcę zobowiązań z tytułu umowy nr ………………., Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Opolu zobowiązuje Wykonawcę do:
Zachowania w tajemnicy wszelkich informacji chronionych, tj. danych osobowych, informacji objętych tajemnicą skarbową, tajemnicą celną oraz informacji niejawnych, a także informacji technicznych, technologicznych, prawnych i organizacyjnych, dotyczących zasobów sprzętowych i programowych systemu teleinformatycznego Zamawiającego (zwanych dalej informacjami), uzyskanych w związku z realizacją umowy, niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródła, zarówno w trakcie trwania umowy, jak i po jej rozwiązaniu.
Wykorzystania informacji jedynie w celach określonych ustaleniami umowy oraz zgodnie z uregulowaniami prawnymi obowiązującymi w Polsce i w Unii Europejskiej.
Podjęcia wszelkich kroków niezbędnych dla zapewnienia, że żaden pracownik Wykonawcy ani inna osoba, z pomocą której Wykonawca realizuje umowę, nie ujawni informacji ani ich źródła, zarówno w całości jak i w części, osobom lub firmom trzecim, bez uzyskania uprzednio pisemnej zgody Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Opolu.
Odnotowywania i zgłaszania wszelkich zaobserwowanych lub podejrzewanych słabości związanych z bezpieczeństwem informacji w systemach lub usługach.
Ujawnienia informacji jedynie osobom, którym będą one niezbędne do wykonywania powierzonych im czynności i tylko w zakresie, w jakim odbiorca informacji musi mieć do nich dostęp dla celów realizacji zadania wynikającego z tytułu umowy nr …………………….
Niekopiowania, niepowielania, ani w jakikolwiek inny sposób nierozpowszechniania jakiejkolwiek części informacji, z wyjątkiem uzasadnionej potrzeby do celów związanych z realizacją umowy nr …………………, po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Opolu.
Stwierdzam własnoręcznym podpisem, że znane są mi obowiązki w zakresie ochrony informacji wynikające z niżej wymienionych przepisów:
ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych;
ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.
Oświadczam, że jestem świadoma/-y odpowiedzialności karnej za ujawnienie, przekazanie, wykorzystanie, zbycie lub oferowanie do zbycia informacji chronionych, do których uzyskam dostęp w związku z realizacją umowy.
Każda z osób uczestniczących w realizacji przedmiotu umowy zobowiązała się wobec Wykonawcy nie ujawniać żadnych informacji, z którymi zapozna się podczas wykonywania czynności zleconych do realizacji oraz zapoznała się z treścią zobowiązania, co do zachowania poufności informacji. Wykaz pracowników i osób trzecich, biorących udział w realizacji umowy po stronie Wykonawcy, stanowi załącznik do niniejszego oświadczenia.
Opole, dnia ……. / ……… / ……………
………………………………..
Podpis Wykonawcy
1