UMOWA nr ABM/…/2022/BA (projektowane postanowienia umowy)

Projektowane postanowienia umowy nr … – wzór

dalej „Umowa”, zawarta w dniu r., pomiędzy:

Agencją Badań Medycznych z siedzibą w Warszawie (00-014), przy xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 0X, NIP: 000-000-00-00, REGON: 382836515, zwaną w dalszej części Umowy

„Zamawiającym”, reprezentowaną przez:

………………………..–…………………………. a

……………………. - …………………………………………………………….. zwanym dalej w treści umowy „Wykonawcą” reprezentowanym przez:

…………………… - ………………………………………………..

Zamawiający i Wykonawca dalej zwani są łącznie Stronami lub każdy z osobna Stroną. Strony oświadczają, że na dzień zawarcia Umowy nie uległy zmianie dane, które miałyby wpływ na ważność Umowy i są zgodne z dokumentami przedstawionymi na okoliczność jej zawarcia.

W wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 w zw. z art. 359 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej „Ustawa”) zostaje zawarta Umowa następującej treści:

§ 1

Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest kompleksowa organizacja i obsługa dwudniowego kongresu: I Kongres Humanizacji Medycyny. Humanizacja procesu leczenia i komunikacja kliniczna przed i w czasie pandemii COVID-19. Przedmiot Umowy został określony w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy.

2. Zamawiający przewiduje realizację kongresu dla maksymalnie 700 osób każdego dnia kongresu, przy czym ostateczna liczba uczestników może okazać się mniejsza niż podana powyżej (zgodnie z zapisami zawartymi w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy).

§ 2

Podstawowe definicje

1. Definicje:

1.1. dni robocze – dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni przyjętych przez Zamawiającego za dni wolne od pracy,

o których Zamawiający powiadomi Wykonawcę pisemnie z odpowiednim wyprzedzeniem;

1.2. niewykonanie Umowy – ma miejsce wtedy, gdy świadczenie w ogóle nie zostaje spełnione;

1.3. nienależyte wykonanie Umowy – ma miejsce wtedy, gdy świadczenie zostało spełnione, ale interes Xxxxxxxxxxxxx nie został zaspokojony w sposób odpowiadający treści Umowy;

1.4. siła wyższa – zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne i niemożliwe do zapobieżenia i przewidzenia, niezależnie od woli i intencji którejkolwiek ze Stron;

1.5. OPZ – Opis Przedmiotu Zamówienia stanowiący Załącznik nr 1 do Umowy;

1.6. Umowa – niniejsza Umowa zawarta w związku z udzieleniem zamówienia w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 w zw. z art. 359 pkt 2 Ustawy;

1.7. setka – krótki wywiad reporterski.

2. Ilekroć w Umowie jest mowa o dniach bez sprecyzowania czy dotyczą dni roboczych, należy przez te dni rozumieć dni kalendarzowe.

§ 3

Termin realizacji Umowy

1. Strony ustalają, że Umowa będzie realizowana w okresie od dnia jej zawarcia do 14 dni po kongresie, zgodnie z terminami wskazanymi w niniejszej Umowie oraz w OPZ.

2. Za termin realizacji kongresu przyjmuje się 9 i 10 czerwca 2022 r.

3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany planowanego terminu realizacji kongresu i powiadomienia Wykonawcy o nowym terminie najpóźniej na 21 dni przed planowanym terminem, o którym mowa w ust. 2. W takim przypadku zmiana terminu kongresu zostanie zgłoszona Wykonawcy pocztą elektroniczną (na adres e - mail osoby wskazanej w Umowie do kontaktów ze strony Wykonawcy). Postanowienie to znajdzie zastosowanie w uzasadnionych przypadkach, szczególnie jeśli na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej zostaną wprowadzone regulacje prawne uniemożliwiające realizację kongresu w trybie stacjonarnym ze względów epidemiologicznych.

4. Wykonawca, w ciągu 14 dni od podpisania umowy w konsultacji z Zamawiającym, przygotuje harmonogram wykonania wszystkich zadań określonych w niniejszej umowie oraz w OPZ.

5. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Przedmiotu Umowy zgodnie z harmonogramem realizacji przedmiotu zamówienia, o którym mowa w ust. 3 oraz do przeprowadzenia działań, których terminy zostały określone w OPZ, w szczególności:

1) Wykonawca opublikuje stronę internetową kongresu najpóźniej w ciągu 21 dni od zawarcia umowy, po jej uprzednim zaakceptowaniu przez Xxxxxxxxxxxxx.

2) Wykonawca przygotuje identyfikację graficzną najpóźniej w ciągu 21 dni od zawarcia umowy.

3) Wykonawca przeprowadzi działania promocji medialnej kongresu, w tym zorganizuje konferencję prasową przed kongresem w terminie ustalonym z Zamawiającym.

4) Wykonawca dostarczy Zamawiającemu ostateczną wersję filmu promującego kongres najpóźniej 30 dni przed datą rozpoczęcia kongresu.

5) Wykonawca przystosuje sale wykładowe najpóźniej jeden dzień przed rozpoczęciem kongresu.

6) Wykonawca zapewni transmisję online kongresu każdego dnia kongresu.

7) Wykonawca zapewni catering wraz z obsługą każdego dnia kongresu.

8) Wykonawca zapewni hale namiotowe przez oba dni kongresu.

9) Wykonawca prześle ostateczną, zaakceptowaną przez Zamawiającego wersję filmu podsumowującego kongres oraz setek najpóźniej 14 dni od zakończenia kongresu.

6. Za dzień realizacji Umowy uznany będzie dzień przekazania przez Wykonawcę Zamawiającemu ostatecznej wersji filmu podsumowującego kongres oraz setek, o których mowa w ust. 5 pkt 9, co zostanie potwierdzone podpisaniem protokołu odbioru Przedmiotu Umowy, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Umowy.

7. W celu potwierdzenia należytej realizacji Przedmiotu Umowy, Strony zobowiązują się do podpisania protokołu odbioru Przedmiotu Umowy, o którym mowa w ust. 6.

§ 4

Sposób wykonania przedmiotu Umowy

1. Wykonawca w celu należytego wykonania Przedmiotu Umowy, oświadcza, że posiada wszelkie kwalifikacje i uprawnienia zawodowe konieczne do realizacji Przedmiotu Umowy i zobowiązuje się do rzetelnego przygotowania i realizacji kongresu zgodnie z postanowieniami Umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu Umowy według najnowszej wiedzy, z uwzględnieniem najnowszych rozwiązań na warunkach ustalonych w Umowie z uwzględnieniem wskazówek Zamawiającego.

3. Zamawiający zobowiązuje się do przeprowadzenia co najmniej jednego wspólnego spotkania analitycznego (w tym wizji lokalnej), podczas którego/których zostanie omówiona szczegółowa koncepcja realizacji poszczególnych zadań wchodzących w skład zamówienia. Pierwsze spotkanie odbędzie się niezwłocznie po zawarciu umowy, jednak nie później niż w terminie 7 dni po jej zawarciu.

4. Wykonawca opracuje w oparciu o OPZ szczegółową koncepcję i plan realizacji zadań, uwzględniające propozycje Zamawiającego i przedstawi je do akceptacji Zamawiającego najpóźniej 21 dni po pierwszym spotkaniu analitycznym.

5. Wykonawca opracuje w oparciu o OPZ szczegółowe wizualizacje aranżacji poszczególnych sal wykładowych, stoisk recepcyjnych, stref cateringowych, poszczególnych stref, wejścia do budynku oraz przestrzeni przed budynkiem, uwzględniające propozycje Zamawiającego i przedstawi je do akceptacji Zamawiającego najpóźniej 21 dni po pierwszym spotkaniu analitycznym. Poszczególne elementy będą mogły być uszczegółowione na etapie realizacji umowy.

6. Zamawiający może wnieść uwagi do przygotowanej przez Wykonawcę identyfikacji wizualnej, grafik, wizualizacji scenografii, strony kongresu, filmu promującego konferencję, setek oraz innych działań Wykonawcy związanych z kongresem, zaś Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego w terminie maksymalnie 2 dni roboczych od dnia ich przekazania Wykonawcy.

7. Strony zobowiązują się do uczestniczenia w wyznaczonych spotkaniach (osobistych lub telekonferencji) w celu omówienia propozycji przedstawionych przez Wykonawcę oraz udzielenia mu przez Zamawiającego niezbędnych informacji dotyczących realizacji Przedmiotu Umowy.

8. Zamawiający może wnieść uwagi na każdym etapie realizacji Umowy przed ostatecznym zaakceptowaniem wykonania Przedmiotu Umowy. Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego.

9. Zgłoszenie uwag przez Xxxxxxxxxxxxx wnoszonych do sposobu realizacji przez Wykonawcę przedmiotu Umowy nie wstrzymuje biegu terminu realizacji Umowy.

10. Zamawiający informuje, iż zawarcie Umowy powoduje, że Wykonawca realizując kongres jest obowiązany do zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w rozumieniu ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom

ze szczególnymi potrzebami w zakresie określonym w tej umowie, w w szczególności w zakresie realizacji zadań opisanych w punktach: 1.2., 1.6., 1.8., 2.2., 3.2.-3.4.,4.2.,4.7., 5.1., 5.3., 7., 8.1. OPZ. Wykonawca w związku z realizacją Umowy jest obowiązany do zapewnienia na własny koszt dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w zakresie dostępności architektonicznej oraz informacyjno-komunikacyjnej oraz cyfrowej.

§5

Warunki wynagrodzenia i rozliczeń

1. Wysokość wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy za wykonanie Przedmiotu Umowy nie przekroczy łącznej kwoty ……………..zł brutto (słownie: ) i zostanie obliczone

z uwzględnieniem cen jednostkowych wyszczególnionych w Załączniku nr 2 do Umowy - Kalkulacja ceny.

2. Wartość wynagrodzenia określona w ust. 1 obejmuje wszelkie koszty związane z realizacją Przedmiotu Umowy jakie ponosi Wykonawca, w tym koszty, opłaty i wydatki związanie z wykonaniem Przedmiotu Umowy, a także ewentualne upusty i rabaty oraz obejmuje wynagrodzenie z tytułu przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych i praw zależnych do wszystkich wybranych przez Zamawiającego utworów, w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych - powstałych w związku z realizacją Umowy i nie będzie podlegała zwiększeniu w okresie realizacji Umowy.

3. Rzeczywista kwota wynagrodzenia Wykonawcy będzie zależała od ostatecznej liczby uczestników kongresu i zostanie obliczona w oparciu o ceny jednostkowe wyszczególnione w Załączniku nr 2 do Umowy - Kalkulacja ceny. W takim przypadku Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o zapłatę wynagrodzenia w łącznej kwocie maksymalnej, o której mowa w ust. 1.

4. Wynagrodzenie za realizację Przedmiotu Umowy, nastąpi po stwierdzeniu przez Zamawiającego należytego wykonania Przedmiotu Umowy na podstawie podpisanego przez Xxxxxx protokołu odbioru, o którym mowa w § 3 ust. 6 Umowy bez zastrzeżeń, na podstawie prawidłowo wystawionej i doręczonej faktury zawierającej prawidłowy numer rachunku bankowego, znajdujący się w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

5. Wynagrodzenie Wykonawcy zostanie zapłacone, na rachunek bankowy nr: ………………………. Zmiana rachunku bankowego nie wymaga zmiany Umowy. Wykonawca zobowiązany jest do pisemnego poinformowania Zamawiającego o powyższym.

6. W przypadku, gdy rachunek bankowy Wykonawcy nie spełnia warunków określonych w ust. 4, opóźnienie w dokonaniu płatności w terminie określonym w fakturze powstałe wskutek braku możliwości realizacji przez Zamawiającego płatności wynagrodzenia na rachunek objęty Wykazem, nie stanowi dla Wykonawcy podstawy do żądania od Zamawiającego jakichkolwiek odsetek, jak również innych rekompensat/ odszkodowań/ roszczeń z tytułu dokonania nieterminowej płatności.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo regulowania wynagrodzenia należnego z tytułu realizacji Przedmiotu umowy w ramach mechanizmu podzielonej płatności (ang. split payment) przewidzianego w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług.

8. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich, bez zaliczek oraz bez stosowania jakichkolwiek przeliczników, w tym w stosunku do walut obcych.

9. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 będzie płatne w terminie do 14 dni, od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury, z zastrzeżeniem ust. 6.

10. Zamawiający zastrzega sobie prawo wstrzymania zapłaty faktury nieprawidłowo wystawionej, do czasu otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury, faktury korygującej lub podpisania przez Wykonawcę noty korygującej.

11. Zamawiający ma prawo do pomniejszania wartości wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu Umowy o wartości naliczonych kar, na zasadach określonych w § 8 Umowy.

12. Za dzień dokonania płatności przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

13. Zamawiający oświadcza, że zgodnie z ustawą z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, uruchomił Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF) korzystając z usług Broker Infinite IT Solutions. Identyfikator Service Desk to: K4FPBZ.

14. Wykonawca zobowiązuje się do przesyłania faktur w formie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), o której mowa w ust. 13, bądź w formie elektronicznej na adres e-mail: xxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx w postaci pliku PDF (Portable Document Format) z adresu e-mail: …………/ ,

w postaci załącznika zapisanego w formacie PDF (Portable Document Format).

§ 6

Poufność informacji oraz ochrona danych osobowych

1. Strony Umowy zobowiązują się traktować wzajemnie jako poufne wszelkie informacje powzięte w trakcie realizacji Umowy stanowiące tajemnicę drugiej Strony, w tym w szczególności informacje dotyczące sposobu używanych zabezpieczeń oraz ich rozwiązań technicznych. Strony Umowy nie wykorzystają tych informacji do innych celów niż związanych z realizacją Umowy i nie ujawnią ich osobom trzecim, za wyjątkiem osób reprezentujących Zamawiającego i Wykonawcę w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonywania przedmiotu Umowy. Zasada poufności obowiązuje również pracowników Zamawiającego i osoby skierowane do realizacji przedmiotu Umowy przez Wykonawcę.

2. Wykonawca będzie zwolniony z obowiązku zachowania w poufności uzyskanych informacji, jeżeli obowiązek ich ujawnienia wynikać będzie z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, prawomocnego orzeczenia sądowego lub polecenia urzędowego wydanego przez właściwy organ w zakresie posiadanych kompetencji. W każdym takim przypadku, przed ujawnieniem jakichkolwiek informacji poufnych Wykonawca będzie zobowiązany do natychmiastowego poinformowania Zamawiającego.

3. Obowiązek zachowania w poufności wszelkich informacji związanych z Umową obowiązuje od dnia jej zawarcia i trwa również po jej wygaśnięciu lub rozwiązaniu.

4. Za wszelkie szkody powstałe po stronie Zamawiającego na skutek niewywiązania się przez Wykonawcę ze zobowiązań, o których mowa w ust. 1 - 3 oraz za szkody wyrządzone osobom trzecim spowodowane działaniem lub zaniechaniem Wykonawcy, odpowiada w pełnej wysokości wyłącznie Wykonawca.

5. Strony Umowy zobowiązane są do przestrzegania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L z 4 maja 2016 r. nr 119/1 z późn. zm.) dalej „RODO”.

6. Osobą dedykowaną do kontaktu z Zamawiającym w zakresie ochrony danych osobowych ze strony Wykonawcy jest …………….., tel. …………….., e-mail:

……………………………….

7. Osobą dedykowaną do kontaktu z Wykonawcą w zakresie ochrony danych osobowych ze strony Zamawiającego jest …………………………, tel. …………………….., e-mail:

………………………… .

8. Zmiana dedykowanych osób do kontaktu w zakresie ochrony danych osobowych nie stanowi zmiany treści Umowy. Każda ze Stron Umowy może jednostronnie dokonać zmian w zakresie dedykowanych osób do kontaktu w zakresie ochrony danych osobowych oraz danych teleadresowych, zawiadamiając niezwłocznie o tym na piśmie lub w formie elektronicznej drugą Stronę Umowy na adresy mailowe wskazane w § 12 ust. 1 Umowy.

9. Wykonawca zobowiązuje się w imieniu Xxxxxxxxxxxxx przekazać informacje dotyczące przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych przedstawicieli Wykonawcy, osób do kontaktu oraz osób wyznaczonych do realizacji Umowy ze strony Wykonawcy, które zawarte są na stronie: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/ .

10. Naruszenie przez Wykonawcę postanowień niniejszego paragrafu, uprawnia Zamawiającego do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym i stanowi podstawę żądania pokrycia powstałej szkody na zasadach ogólnych oraz kary umownej opisanej w § 8 ust. 3.

11. W zakresie niezbędnym do realizacji Przedmiotu Umowy, Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Umową Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych, której wzór stanowi Załącznik nr 5 do Umowy

§ 7

Autorskie prawa majątkowe

1. Wykonawca zobowiązany jest do zawarcia odpowiednich umów o przeniesienie autorskich praw majątkowych z wszystkimi osobami, z którymi będzie współpracować przy realizacji Przedmiotu Umowy oraz które wnoszą wkład twórczy do utworów powstałych przy realizacji części merytorycznej kongresu z zakresu Przedmiotu umowy, obejmujących pola eksploatacji wymienione w Umowie oraz zawrze z nimi postanowienia w ramach zawieranych umów ograniczenia korzystania z autorskich praw osobistych. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca udostępni umowy, o których mowa w zdaniu poprzednim, do wglądu przez Zamawiającego.

2. Wykonawca zobowiązuje się, że wykonując Przedmiot Umowy nie naruszy praw intelektualnych osób trzecich (w tym majątkowych ani osobistych praw autorskich osób trzecich) i zrealizuje część merytoryczną kongresu z zakresu Przedmiotu umowy w stanie wolnym od obciążeń prawami osób trzecich, a w przypadku ich naruszenia poniesie wyłączną odpowiedzialność względem tych osób za powstałe skutki tego naruszenia.

3. Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wszelkie wady prawne Przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 1, a w szczególności za ewentualne roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia ich dóbr osobistych lub praw własności intelektualnej, w tym za nieprzestrzeganie przepisów ustawy, o której mowa w § 5 ust. 2.

4. W przypadku wystąpienia przez osobę trzecią w stosunku do Zamawiającego z roszczeniem z tytułu naruszenia praw autorskich lub praw zależnych, zarówno osobistych jak i majątkowych i skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego,

Wykonawca wstąpi do procesu po stronie Zamawiającego i pokryje wszelkie koszty związane z udziałem Xxxxxxxxxxxxx w postępowaniu sądowym lub egzekucyjnym.

5. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 1, z chwilą podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru Przedmiotu umowy, na Zamawiającego przechodzi całość autorskich praw majątkowych do wszystkich wybranych przez Zamawiającego utworów powstałych w związku z wykonaniem Umowy, bez ograniczeń co do terytorium, czasu, liczby egzemplarzy w zakresie poniższych pól eksploatacji:

a. odtwarzanie;

b. utrwalanie na wszelkich znanych w chwili zawarcia Umowy nośnikach, w szczególności na płytach CD-ROM, DVD, VCD wszelkiego formatu i rodzaju, na dyskach optycznych i magnetooptycznych;

c. trwałe lub czasowe zwielokrotnianie każdą techniką znaną w chwili zawarcia Umowy w całości lub w części, w zakresie, w którym dla rozpowszechniania, wprowadzenia, wyświetlania, stosowania, przekazywania i przechowywania niezbędne jest jego zwielokrotnienie;

d. wprowadzenie do pamięci komputera;

e. publiczne rozpowszechnianie w tym wprowadzanie do obrotu, użyczenie, najem lub dzierżawę oprogramowania i dokumentacji lub ich kopii;

x. xxxxxxxxxxx, zwielokrotnianie i publikację techniką drukarską, cyfrową, reprograficzną oraz zapisem magnetycznym i optycznym;

g. wypożyczanie, udostępnianie lub przekazywanie zwielokrotnionych egzemplarzy;

h. digitalizację;

i. prezentację w całości lub w części, w komputerze lub sieci Internet oraz na dowolnych nośnikach;

j. publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.

6. W ramach należnego Wykonawcy wynagrodzenia, Wykonawca zezwala na bezterminowe dokonywanie przez Zamawiającego opracowań utworów, identyfikacji wizualnej, filmów, grafik powstałych w związku z wykonaniem Umowy, w szczególności w zakresie ich łączenia z innymi utworami, opracowania poprzez dodanie lub usunięcie różnych elementów, przycięcie, wykadrowanie, zmianę kolorystyki, a także do korzystania z tych opracowań i rozporządzania nimi na polach eksploatacji określonych w ust. 5 (prawa zależne). Zamawiający prawa te może wykonywać samodzielnie lub upoważniać do ich wykonywania osoby trzecie.

7. Równocześnie z nabyciem autorskich praw majątkowych do utworów Zamawiający nabywa własność wszystkich egzemplarzy i nośników, na których utwór został utrwalony.

8. Do momentu przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do utworów powstałych w ramach Umowy, Wykonawca udziela Zamawiającemu, każdorazowo z dniem wydania utworów Zamawiającemu, nieodpłatnej licencji do korzystania z tych utworów, na polach eksploatacji, o których mowa w ust. 5.

9. Na każde żądanie Zamawiającego, Wykonawca bezzwłocznie potwierdzi pisemnie fakt przeniesienia na Zamawiającego praw autorskich do utworów powstałych w ramach realizacji Umowy.

10. Jeżeli treść przepisów prawa lub postanowień Umowy wyraźnie nie stanowi inaczej, Zamawiającemu przysługuje prawo przenoszenia praw, zgód i upoważnień określonych

w niniejszym paragrafie na jakiekolwiek podmioty trzecie, bez jakichkolwiek ograniczeń ani obowiązku zapłaty dodatkowego wynagrodzenia.

11. Wykonawca zobowiązuje się do wykorzystywania przekazanych przez Zamawiającego logotypów oraz Utworów wyłącznie na potrzeby realizacji Umowy.

12. Zamawiający udziela Wykonawcy nieodpłatnie licencji niewyłącznej na wykorzystanie logotypów przekazanych przez Zamawiającego w Polsce, na okres i w celu realizacji Umowy, o którym mowa w § 3 ust. 1 Umowy na następujących polach eksploatacji:

a. utrwalanie i zwielokrotnianie, obejmujące wytwarzanie każdą dowolną techniką dowolnej liczby egzemplarzy, w tym techniką drukarską, kserograficzną, zapisu magnetycznego, techniką cyfrową, laserową, elektroniczną, fotograficzną, optyczną, na każdym nośniku;

b. wprowadzenie do obrotu oryginałów lub egzemplarzy, bez żadnych ograniczeń ilościowych;

c. wprowadzanie do pamięci komputera, sieci multimedialnych;

x. xxxxxxxxxxxxxxxxx w inny sposób, w tym publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym w czasie kongresu, w tym w sieci Internet.

§ 8

Kary umowne

1. W przypadku braku przygotowania kongresu do jego rozpoczęcia lub niemożności odbycia lub faktycznego nieodbycia się kongresu w terminie określonym w § 3 ust. 2 z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 20% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1.

2. W przypadku nieopublikowania strony kongresu w terminie 21 dni od podpisania Umowy, Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 1% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1, za każdy dzień zwłoki.

3. W przypadku niedostarczenia projektów grafik w terminie 21 dni od podpisania Umowy, Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 0,3 % wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1, za każdy dzień zwłoki.

4. W przypadku niezapewnienia wymaganej liczby mediów na konferencji prasowej lub kongresie Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 3% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1, za każde wydarzenie.

5. W przypadku niezapewnienia płynnej transmisji kongresu w Internecie, tj. uniemożliwiającej uczestnikom odtwarzanie wydarzenia online bez zacięć i w minimalnej rozdzielczości dla transmisji 640x360 (25 klatek/sek.) Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 10% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1. Postanowienie to znajdzie zastosowanie w sytuacji gdy brak płynnej transmisji nastąpi z przyczyn zależnych od Wykonawcy.

6. W przypadku niezapewnienia odpowiedniego zaplecza technicznego i multimedialnego Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 1% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 za każdy stwierdzony przypadek.

7. W przypadku niezapewnienia hali namiotowej zgodnie z wymaganiami Umowy lub postawienie hali namiotowej niespełniającej wymagania Zamawiającego, Zamawiający

może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 20% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1.

8. W przypadku niezapewnienia usługi cateringowej wraz z obsługą Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 10% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1.

9. W przypadku niezapewnienia ustalonej z Zamawiającym liczby pakietów konferencyjnych nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 0,5% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 za każdy stwierdzony przypadek.

10. W przypadku innego niż wskazane w ust. 1 – 9, niezgodnego z Umową lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę Przedmiotu Umowy, Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 1% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 za każdy stwierdzony przypadek.

11. W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 30% wartości maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy.

12. Kary umowne, o których mowa w ust. 1 - 10 podlegają sumowaniu. Łączna wysokość kar umownych ograniczona jest do 30% wysokości maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy.

13. W przypadku, gdy wysokość poniesionej przez Zamawiającego szkody przewyższy wysokość kar umownych określonych w ust. 1 - 10 Zamawiającemu przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego do rzeczywiście poniesionej szkody, na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie cywilnym.

14. Każde naliczenie kary umownej zostanie udokumentowane wystawieniem i przesłaniem do Wykonawcy przez Zamawiającego noty obciążeniowej zawierającej w treści kalkulację kwoty naliczonej kary umownej. W przypadku niezapłacenia naliczonej kary umownej przez Wykonawcę w terminie do 14 dni od otrzymania noty obciążeniowej na konto Zamawiającego wskazane w nocie obciążeniowej, Zamawiający ma prawo potrącenia kary umownej z wynagrodzenia Wykonawcy, bez uzyskiwania jego zgody. Brak wpłaty kary umownej oraz brak możliwości potrącenia naliczonej kary umownej z faktury upoważnia Zamawiającego do wystawienia wezwania do zapłaty.

15. Zapłata kary umownej nie zwalnia Wykonawcy od wykonania Przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 1 Umowy, z wyjątkiem zapłaty kary umownej, o której mowa w ust. 11

16. W przypadku nieterminowej zapłaty wynagrodzenia przez Zamawiającego Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie.

§ 9

Odstąpienie od Umowy

1. Zawinione niewykonanie lub rażące nienależyte wykonanie przez Wykonawcę postanowień Umowy, po uprzednim bezskutecznym wezwaniu do wykonania Umowy w sposób zgodny z jej treścią, upoważnia Zamawiającego do odstąpienia od Umowy, w trybie natychmiastowym, z konsekwencjami określonymi w § 8 ust. 11.

2. Zamawiający może odstąpić od zawartej Umowy, jeżeli zajdzie istotna zmiana okoliczności powodująca, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, lub dalsze wykonywanie Umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach.

Zamawiający może odstąpić od zawartej Umowy także w przypadku, o którym mowa w § 11 Umowy.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od całości lub części Umowy ze skutkiem na przyszłość bez skutków finansowych, w terminie 30 dni od dnia powzięcia informacji w przedmiocie zwłoki Wykonawcy z rozpoczęciem lub realizacją Przedmiotu Umowy tak dalece, że nie gwarantuje to wykonania realizacji zamówienia w umownym terminie.

4. W przypadku, określonym w ust. 2, Wykonawcy należy się wynagrodzenie za część Umowy wykonaną do momentu złożenia przez Zamawiającego oświadczenia

o odstąpieniu na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę i zaakceptowanych przez Zamawiającego udokumentowanych i uzasadnionych przez Wykonawcę poniesionych kosztów. Wykonawca sporządzi protokół inwentaryzacji w terminie 7 dni od dnia złożenia oświadczenia o odstąpieniu przez którąkolwiek ze Stron, która – wraz z załączonymi dowodami – podlega akceptacji Zamawiającego i stanowi podstawę do wzajemnego rozliczenia Stron. Zamawiający zastrzega, że rozliczenie, o którym mowa powyżej nie może przekroczyć 8% kwoty brutto, o której mowa w § 5 ust.1. Z chwilą podpisania protokołu inwentaryzacji z Wykonawcy na Zamawiającego przechodzą wszystkie majątkowe prawa autorskie i uprawnienia prawnoautorskie określone w umowie do utworów, które powstały do czasu odstąpienia od umowy i uzyskały akceptację Zamawiającego.

5. Strony zgodnie oświadczają, iż skutki ewentualnego odstąpienia od Umowy nie niweczą takich instytucji Umowy jak: poufność, kary umowne, czy też prawa żądania odszkodowania za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Przedmiotu Umowy.

§ 10

Zmiany Umowy

1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności i muszą być zgodne z art. 455 Pzp.

2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminów, o których mowa w § 3 ust. 2 w przypadku określonym w § 3 ust. 3 oraz w takim przypadku Zamawiający zastrzega sobie prawo wyznaczenia nowego terminu kongresu a Wykonawca przyjmie go do realizacji.

3. Zmiana postanowień Umowy w stosunku do treści Oferty Wykonawcy, dopuszczalna jest w sytuacji, gdy nie była możliwa do przewidzenia na etapie zawarcia Umowy, a ponadto jej dokonanie podyktowane jest w szczególności:

a) działaniem siły wyższej rozumianej jako nadzwyczajne okoliczności niezależne od Stron, których nie można było przewidzieć, tego typu jak m. in.: wojna, stany wyjątkowe, strajki generalne, blokady, embargo, działania sił przyrody o charakterze klęsk żywiołowych jak huragany, powodzie, trzęsienia ziemi, pożary, epidemie itp., uniemożliwiającej realizację w części lub w całości Przedmiotu Umowy,

b) zmianą stanu faktycznego lub prawnego regulującego Przedmiot Umowy, powodująca nieracjonalność lub niecelowość dalszej realizacji Umowy na warunkach określonych w Umowie bez uprzedniego dostosowania do niej sposobu jej realizacji bądź zakresu świadczeń określonych w OPZ,

c) rozbieżnościami lub niejasnościami w treści Umowy, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie brzmienia Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez Xxxxxx.

4. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w ust. 3 oraz zgodnego oświadczenia woli Stron co do wprowadzenia niezbędnych zmian, zmiany Umowy muszą pozostać w związku przyczynowo-skutkowym z zaistniałą okolicznością i być adekwatne (proporcjonalne) do niej.

5. W razie wątpliwości, przyjmuje się, że nie stanowią zmiany Umowy następujące zmiany:

a) danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną Umowy;

b) danych teleadresowych;

c) danych rejestrowych;

d) będące następstwem sukcesji uniwersalnej po jednej ze stron Umowy.

6. Zmiany, o których mowa powyżej w ust. 5 będą uzgadniane w drodze bieżących ustaleń pomiędzy przedstawicielami Stron, wskazanymi w § 12 ust. 1 Umowy.

§ 11 Siła wyższa

1. W przypadku wystąpienia siły wyższej, każda ze Stron jest obowiązana do niezwłocznego zawiadomienia drugiej ze Stron o zajściu przypadku Siły Wyższej. O ile druga ze Stron nie wskaże inaczej na piśmie, Strona, która dokonała zawiadomienia będzie kontynuowała wykonywanie swoich obowiązków wynikających z Umowy, w takim zakresie, w jakim jest to praktycznie uzasadnione, jak również musi podjąć wszystkie alternatywne działania zmierzające do wykonania Umowy, którego nie wstrzymuje zdarzenie Siły Wyższej.

2. W przypadku ustania Siły Wyższej, Strony niezwłocznie przystąpią do realizacji swych obowiązków wynikających z Umowy.

3. Strony zawierając Umowę mają świadomość, że w dniu 20 marca 2020 r. ogłoszono w Rzeczypospolitej Polskiej stan epidemii w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV- 2 i stan ten trwa, oraz że w związku z tym wprowadzone zostały szczególne regulacje prawne, spośród których można wymienić:

a. ustawę z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych,

b. rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii,

c. rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii z dnia 6 maja 2021 r.

4. Wykonawca oświadcza, że składając ofertę, a następnie zawierając Umowę, uwzględnił stan epidemii, o którym mowa w ust. 3, a także regulacje prawne i ograniczenia z niego wynikające.

5. Powyższe oświadczenia nie wyłączają możliwości powołania się na okoliczności związane z COVID-19 jako zdarzenia siły wyższej, w sytuacji:

a. gdy rozwój epidemii dotknie którąkolwiek ze Stron w stopniu zwiększonym aniżeli w chwili złożenia oferty, lub

b. wprowadzenia nowych regulacji prawnych związanych ze stanem epidemii, jeżeli zmienione okoliczności lub regulacje prawne mają wpływ na realizację Umowy, lub

c. Umowa będzie wymagała zmian w zakresie sposobu, zakresu świadczeń lub terminów realizacji zamówienia, tak aby cel Umowy mógł zostać osiągnięty.

6. Ciężar wykazania zaistnienia okoliczności, o których mowa w ust. 5 oraz ich wpływu na realizację Umowy obciąża Stronę, która się na nie powołuje.

7. W przypadkach, o których mowa w ust. 5, możliwe jest dokonanie zmiany Umowy, zgodnie z § 10 albo – w przypadku trwałej niemożności lub utraty zasadności dalszej realizacji Umowy – odstąpienie o Umowy zgodnie z § 9 Umowy.

§ 12

Postanowienia końcowe

1. Zamawiający wskazuje jako osobę upoważnioną do kontaktów w sprawach realizacji niniejszej Umowy oraz kontroli jej przebiegu pracownika Agencji Badań Medycznych:

1) Pani ………………….., (e-mail: ......................@xxx.xxx.xx, tel ),

2) Pani …………………., (e-mail: ………..@xxx.xxx.xx, tel ).

Wykonawca wskazuje jako osobę upoważnioną do kontaktów w sprawach realizacji niniejszej Umowy oraz kontroli jej przebiegu osobę

1) ………………………… e-mail ………………..telefon………………….

2. Zmiana osoby(osób) upoważnionej(ych) w Umowie do kontaktów nie stanowi zmiany treści umowy. Zamawiający i Wykonawca może jednostronnie dokonać zmian w zakresie danych teleadresowych oraz osób upoważnionych do kontaktów, zawiadamiając niezwłocznie o tym Wykonawcę/Zamawiającego via-email.

3. Adresem Zamawiającego dla doręczenia wszelkiej korespondencji związanej z wykonywaniem Przedmiotu Umowy jest: Agencja Badań Medycznych, 00- 014

Xxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 0X.

4. Adresem Wykonawcy dla doręczenia wszelkiej korespondencji związanej z wykonywaniem przedmiotu Umowy jest adres wskazany przez Wykonawcą: ulica

………………………….….nr ….., (….-……..), ………………………………

5. W razie niemożności doręczenia korespondencji, pismo przesłane za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe zostanie złożone w placówce pocztowej tego operatora, umieszczając zawiadomienie o tym w drzwiach mieszkania adresata lub w oddawczej skrzynce pocztowej ze wskazaniem, gdzie i kiedy pismo pozostawiono, oraz z pouczeniem, że należy je odebrać w terminie siedmiu dni od dnia umieszczenia zawiadomienia. W przypadku bezskutecznego upływu tego terminu, czynność zawiadomienia zostanie powtórzona. Po upływie terminu wskazanego w zdaniu poprzednim pismo uznaje się za skutecznie doręczone.

6. Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma, pismo uznaje się za skutecznie doręczone w dniu odmowy przyjęcia doręczenia.

7. W przypadku zmiany adresu do korespondencji, Wykonawca ma obowiązek w terminie 3 dni poinformować Zamawiającego o tym fakcie. W przypadku, gdy Wykonawca nie poinformuje Zamawiającego o zmianie adresu do korespondencji, wszelka korespondencja związana z przedmiotem Umowy nadana na adres dotychczasowy, znany Zamawiającemu, zostanie uznana za skutecznie doręczoną w terminie ustalonym na podstawie ust. 6.

8. Strony zgodnie ustalają, że wynikające z Umowy prawa lub obowiązki Wykonawcy nie mogą być przeniesione na osoby trzecie bez uprzedniej zgody Zamawiającego, wyrażonej

na piśmie pod rygorem nieważności (art. 509 Kodeksu cywilnego oraz art. 519 Kodeksu cywilnego).

9. Strony zgodnie ustalają, że wynikające z Umowy wierzytelności Wykonawcy nie mogą być przez niego przedstawiane do potrącenia ustawowego (art. 498 Kodeksu cywilnego) z wierzytelnościami Zamawiającego.

10. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia Umowy wymagają formy pisemnej albo formy elektronicznej pod rygorem nieważności.

11. W sprawach nieuregulowanych mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa w tym przepisy Kodeksu Cywilnego w szczególności dotyczące umowy o dzieło.

12. W razie ewentualnych sporów, mogących wyniknąć w trakcie realizacji Umowy, Strony będą dążyć do ich polubownego rozstrzygnięcia. W przypadku braku porozumienia w ciągu 30 dni od zaistnienia sporu, każda ze Stron może wystąpić z powództwem do sądu powszechnego właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

13. Umowę sporządzono i podpisano elektronicznie, każda ze Stron jest uprawniona do druku dowolnej liczby egzemplarzy.

1. Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia

2. Załącznik nr 2 – Kalkulacja ceny

3. Załącznik nr 3 – Wzór protokołu odbioru Przedmiotu Umowy

4. Załącznik nr 4 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Zamawiający Wykonawca

/podpisano elektronicznie/ /podpisano elektronicznie/

Załącznik nr 2 do umowy nr ABM/………/2022 /BA z dnia 2022 r.

Kalkulacja ceny

Działanie	Liczba jednostek	Cena jednostkowa brutto	RAZEM BRUTTO
Działanie	B	C	D= B*C
Przerwa kawowa zlokalizowana w hali namiotowej (wraz z obsługą)	1220 (610 os. ×2 dni)
Nocleg	130 dób hotelowych
Bilety lotnicze w obie strony dla gościa lecącego na trasie Cleveland – Warszawa i Warszawa – Cleveland w Bussiness Class (1 osoba)	1
Bilety lotnicze w obie strony dla gościa lecącego na trasie Iowa City – Warszawa i Warszawa – Iowa City (1 osoba)	1
Bilety lotnicze w obie strony dla gości lecących na trasie Kanada – Warszawa i Warszawa – Kanada (2 osoby)	2
Pozostałe koszty	Nie dotyczy
cena

Zasady wypełniania powyższej tabeli zostały określone w SWZ (pkt 15.2)

Załącznik nr 3 do Umowy nr ABM/…../2022/BA z dnia 2022r.

PROTOKÓŁ ODBIORU Przedmiotu Umowy

z dnia ……………………………………………………..

przekazane przez Wykonawcę ……………………………………………………………………

nazwisko i imię

w dniu ……..…….…20………...r. w …………………………………………………………………

Agencji Badań Medycznych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa jako Zamawiającemu, w wykonaniu:

umowy nr………………………….………………...………… z dnia ……….…… 20 r.

dot. : ..............................................................

Przedmiot Umowy w postaci:

.................................................................................................................................................

przyjęto bez zastrzeżeń*/nie przyjęto*/przyjęto z następującymi zastrzeżeniami* oraz przyczyny i uzasadnienie:

.................................................................................................................................................

/w przypadku braku miejsca należy dołączyć dodatkową kartę/

.................................................................................................................................................

Wynagrodzenie brutto (z uwzględnieniem w szczególności ostatecznej liczbę uczestników):

………………………..(słownie: )

Termin wykonania wg umowy:.........................................................

Termin wykonania rzeczywisty: ......................................................

Koszty jednostkowe rozliczono wg. Załącznika nr 2 do umowy – Kalkulacja ceny:

Działanie	Liczba jednostek	Cena jednostkowa brutto	RAZEM BRUTTO
Działanie	B	C	D= B*C
…………………………….	……
…………………………….	……
…………………………….	……
(…)	……

Przyczyny opóźnienia:

.................................................................................................................................................

Wykonawca oświadcza, iż przysługują mu pełne majątkowe prawa autorskie do utworów powstałych w związku z realizacją przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 1 Umowy

w zakresie umożliwiającym rozporządzenie nimi zgodnie z § 7 Umowy. Wykonawca oświadcza również, że przekazane Zamawiającemu utwory nie naruszają czyichkolwiek praw, w szczególności praw własności intelektualnej w tym autorskich praw majątkowych i osobistych osób trzecich. Z chwilą podpisania Protokołu Zamawiający staje się uprawniony do utworów w pełnym zakresie wynikającym z Umowy.

podpis Wykonawcy podpis Zamawiającego

*niewłaściwe skreślić

Wewnętrzne adnotacje Zamawiającego:

Przekazane utwory:……………………..

.................................................................................................................................................

znajdują się w

.................................................................................................................................................

/nazwa komórki organizacyjnej/

i będą przechowywane tam przez okres 6 lat od daty sporządzenia niniejszego protokołu.

Zamawiający:

.................................................................................................................................................

/ pieczątka imienna i podpis albo czytelny podpis albo/imię i nazwisko i, podpis/

Z tytułu opóźnienia wykonania umowy o dzieło nalicza się* / nie nalicza* się Wykonawcy kary umowne

w wysokości zł. słownie:

……………………..…………………..…………………. Powody odstąpienia od naliczenia kar umownych:

.................................................................................................................................................

….…………………………..……………………….

/ Zamawiający lub osoba przez niego upoważniona/

*niewłaściwe skreślić

Załącznik nr 4 do Umowy nr ABM/…../2022/BA z dnia 2022 r.

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

zawarta w dniu… pomiędzy:

Agencją Badań Medycznych z siedzibą w Warszawie (00-014), xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 0X, NIP: 000-000-00-00, REGON: 382836515,

zwaną w dalszej części umowy „Administratorem”, reprezentowanym przez:

Pana dr hab. n. med. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx – Prezesa Agencji Badań Medycznych, oraz

.................................................................................................................................................

zwanym w dalszej części umowy „Podmiotem przetwarzającym”, reprezentowanym przez:

.................................................................................................................................................

§ 1

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016

r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 04.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2), zwanego w dalej „Rozporządzeniem”, dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej umowie.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z umową, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.

3. Podmiot przetwarzający oświadcza, że stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia.

4. Podmiot przetwarzający może przetwarzać dane osobowe wyłącznie na podstawie udokumentowanych poleceń Administratora, przy czym za takie udokumentowane polecenia uważa się postanowienia niniejszej umowy oraz ewentualnie inne polecenia przekazywane przez Administratora drogą elektroniczną na adres ..................

……………………….lub na piśmie.

§ 2

Zakres i cel przetwarzania danych

1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał powierzone na podstawie umowy dane osobowe zwykłe osób zrekrutowanych do udziału w kongresie, w zakresie: ………………..

w celu………………………………….

2. Powierzone przez Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający, wyłącznie w celu wykonania przedmiotu zamówienia, wynikającego z realizacji umowy z dnia …… nr ……… w zakresie określonym w ust. 1.

§ 3

Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający, zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia przez stosowanie odpowiednich środków

technicznych i organizacyjnych, zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa, odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie przetwarzanych danych w poufności (zgodnie z przepisem art. 28 ust. 3 lit. b Rozporządzenia) oraz zobowiązać do tego również osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia (okresie współpracy) ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.

4. Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem usuwa wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia świadczenia usług (postanowienia tego punktu nie stosuje się, jeżeli prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.). Przy czym Podmiot przetwarzający nie usunie danych osobowych bez wyraźnego polecenia Administratora.

5. W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32 -36 Rozporządzenia.

§ 4 Prawo kontroli

1. Administrator zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. h Rozporządzenia ma prawo kontroli lub przeprowadzenia audytu czy środki zastosowane przez Pomiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia umowy.

2. Administrator realizować będzie prawo kontroli i audytu w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego, informując o zamiarze ich przeprowadzenia z przynajmniej 7 – dniowym uprzedzeniem.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora, nie dłuższym niż 7 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń na piśmie.

4. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.

§ 5

Dalsze powierzenie danych do przetwarzania

1. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania umowy i po uzyskaniu uprzedniej, pisemnej zgody Administratora.

2. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora, chyba że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku, przed rozpoczęciem przetwarzania, Podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

3. Podwykonawca, o którym mowa w ust. 1 winien spełniać te same gwarancje i obowiązki, które zostały nałożone na Podmiotu przetwarzającego w umowie.

Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za niewywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.

§ 6

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią umowy, w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający, danych osobowych określonych w umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez pracowników upoważnionych przez organ właściwy w sprawie ochrony danych osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora.

3. Podmiot przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane własnymi działaniami i zaniechaniami, skutkującymi przetwarzaniem Danych osobowych w sposób naruszający przepisy RODO, inne powszechnie obowiązujące przepisy lub postanowienia Umowy, jeśli nie dopełnił obowiązków nałożonych na niego przez przepisy RODO, inne powszechnie obowiązujące przepisy lub postanowienia Umowy lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora lub wbrew tym instrukcjom.

4. Podmiot przetwarzający ma obowiązek współdziałać z Administratorem na jego żądanie w zakresie ustalenia przyczyn szkody wyrządzonej osobie, której dane dotyczą.

5. W przypadku, gdy Administrator zapłacił odszkodowanie za całą wyrządzoną szkodę spowodowaną przetwarzaniem, ma prawo żądania od Podmiotu przetwarzającego zwrotu części odszkodowania odpowiadającej części szkody, za którą ponosi on odpowiedzialność zgodnie z ust. 3 powyżej.

§ 7

Zgłaszanie incydentów

1. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych do zgłoszenia tego Administratorowi bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia.

2. Informacja przekazana Administratorowi powinna zawierać co najmniej:

a) opis charakteru naruszenia oraz - o ile to możliwe - wskazanie kategorii i przybliżonej liczby osób, których dane zostały naruszone i ilości/rodzaju danych, których naruszenie dotyczy,

b) opis możliwych konsekwencji naruszenia,

c) opis zastosowanych lub proponowanych do zastosowania przez Podmiot przetwarzający środków w celu zaradzenia naruszeniu, w tym minimalizacji jego negatywnych skutków.

§ 8

Czas obowiązywania umowy

1. Niniejsza umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia przez czas określony od …. do …. .

jednakże nie dłużej niż do dnia obowiązywania umowy, o której mowa § 2 ust. 2.

2. Każda ze Stron może wypowiedzieć niniejszą umowę z zachowaniem ……… okresu wypowiedzenia, przy czym wypowiedzenie niniejszej umowy może skutkować brakiem możliwości realizacji umowy, o której mowa § 2 ust. 2.

§ 9

Rozwiązanie i wygaśniecie umowy

1. Administrator może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy Podmiot przetwarzający:

1) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli i audytu nie usunie ich w wyznaczonym terminie;

2) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z umową lub poleceniami administratora;

3) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora;

2. Umowa wygasa w przypadku rozwiązania wygaśnięcia umowy, o której mowa w § 2 ust 2.

§ 10

Zasady zachowania poufności

1. Podmiot przetwarzający, zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej (dalej zwanymi „danymi poufnymi”).

2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora w innym celu niż wykonanie niniejszej umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub o której mowa w § 2 ust. 2.

§ 11

Postanowienia końcowe

1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

2. W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie będą miały przepisy ustawy z dnia

23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145), rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 04.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781).

3. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów mogących wyniknąć z realizacji umowy będzie sąd właściwy dla Administratora.

Administrator Podmiot przetwarzający

Document Metadata

Table of Contents

UMOWA nr ABM/…/2022/BA (projektowane postanowienia umowy)

Document Metadata