Umowa
Załącznik nr 1 do SWZ
WZÓR
Umowa
na usługę organizacji konferencji w ramach działań upowszechniających Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno-Szkoleniowych
zawarta w dniu w Krakowie pomiędzy:
Województwem Małopolskim - Wojewódzkim Urzędem Pracy w Krakowie, Xxxx Xx Xxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, NIP 000-00-00-000, reprezentowanym przez:
………………………………………………………………………………………………………………., zwanym dalej „Zamawiającym”
a
.........................................................................................................................................................
z siedzibą: ,
wpisanym.................................................,NIP: .........................., REGON: ,
reprezentowanym przez ,
zwanym dalej „Wykonawcą”, zwanymi w dalszej części umowy „Stronami”.
Umowa została zawarta w wyniku rozstrzygnięcia postępowania prowadzonego w trybie podstawowym bez przeprowadzenia negocjacji na podstawie art 275 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2021 poz. 1129 z późn. zm.).
§1
1. Przedmiotem umowy jest organizacja konferencji w ramach działań upowszechniających Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno-Szkoleniowych, której tematem przewodnim będą doświadczenia szkoleń zdalnych i tradycyjnych metod szkoleniowych – „face to face”.
2. Usługę należy wykonać zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „OPZ”) stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
§2
1. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę wykonania części przedmiotu umowy podwykonawcom.
2. W przypadku powierzenia do realizacji podwykonawcom części przedmiotu umowy Wykonawca odpowiada za ich działania i zaniechania, niewykonanie, nienależyte wykonanie powierzonej części przedmiotu umowy tak, jak za swoje własne.
3. Wykonawca zobowiązuje się do dokonania wszelkich niezbędnych uzgodnień z podwykonawcami i dokonania zapłaty wynagrodzenia na rzecz podwykonawców za powierzone i zrealizowane działania w ramach organizacji Wydarzenia dla Zamawiającego.
4. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z prawa opcji w ramach rozszerzenia przedmiotu zamówienia w zakresie opisanym w załączniku numer 1 do umowy „Opisie przedmiotu zamówienia” w całości lub w niepełnym zakresie.
5. Przedmiot umowy w ramach opcji będzie realizowany zgodnie z zasadami opisanymi w załączniku numer 1 do umowy.
6. Wykonawcy przysługuję wynagrodzenie wynikające z zamówienia podstawowego w kwocie ujętej w formularzu cenowym do umowy, stanowiący załącznik numer 2 do umowy.
7. O zamiarze skorzystania z prawa opcji Zamawiający poinformuje Wykonawcę odrębnym pismem – oświadczeniem stanowiący załącznik numer 3 do umowy, nie później niż 14 dni przed planowanym terminem konferencji.
8. Skorzystania z prawa opcji nie wymaga podpisania dodatkowej umowy.
9. Prawo opcji jest uprawnieniem Zamawianego z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji niniejszej umowy. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji lub skorzystania w niepełnym zakresie, Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tego tytułu.
10. Wykonawcy będzie przysługiwać wynagrodzenie w przypadku zgłoszenia Wykonawcy o skorzystaniu z prawa opcji przez Zamawiającego według załącznika numer 2 do umowy.
§ 3
1. Przedmiot umowy realizowany będzie w okresie do 5 tygodni od dnia podpisania umowy.
2. Zamawiający, w dniu podpisania umowy, uzgodni z Wykonawcą dokładny termin realizacji Wydarzenia.
3. Zamawiający przewiduje udział w Wydarzeniu:
- przy zamówieniu podstawowym w formie online – maksymalnie 210 uczestników,
- przy zgłoszeniu przez Zamawiającego o prawie skorzystania z opcji czyli organizacji wydarzenia w formie stacjonarnej w ilości 10 osób oraz online w tym samym czasie rzeczywistym dla uczestników zgłoszonych online w ilości maksymalnie 200 osób.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia uwag na każdym etapie realizacji przedmiotu umowy oraz do bieżącego nadzoru nad jego realizacją poprzez udzielanie wskazówek Wykonawcy. Zamawiający ma prawo przekazywania wskazówek, sugestii i uwag dotyczących każdej usługi w ramach organizacji Wydarzenia. Wskazówki, sugestie i uwagi będą przekazywane Wykonawcy odpowiednio wcześniej, przy zachowaniu terminów wskazanych w opisie, drogą mailową, telefoniczną w celu umożliwienia Wykonawcy zapoznania się z nimi i podjęcia odpowiednich działań.
5. Szczegółowy zakres usługi i wymagań dla zamówienia podstawowego i dla zamówienia objętego prawem opcji, znajduje się w OPZ stanowiący załącznik numer 1 do umowy.
6. Wydarzenie zostanie zrealizowane w sposób dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami i spełni w tym zakresie wymagania Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020.
7. W przypadku, gdy z potwierdzonego zgłoszenia uczestnictwa wynikać będzie udział w Wydarzeniu co najmniej jednej osoby z niepełnosprawnością słuchową, zgłaszającej potrzebę zapewnienia tłumacza polskiego języka migowego (PJM) w trakcie Wydarzenia, Wykonawca zobowiązany będzie dodatkowo zapewnić usługę tłumaczenia PJM „na żywo” podczas Wydarzenia.
8. W przypadku niezgłoszenia potrzeby zapewnienia tłumacza polskiego języka migowego (PJM) oraz pętli indukcyjnej, wynagrodzenie Wykonawcy zostanie pomniejszony o powyższą niezrealizowaną usługę, zgodnie z wykazem cen stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej umowy.
9. Na 2 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia Wykonawca będzie zobowiązany przekazać Zamawiającemu listę zgłoszonych uczestników.
10. W dniu konferencji Wykonawca będzie zobowiązany potwierdzić Zamawiającemu obecność ekspertów i konferansjera faktycznie obecnych na konferencji w formie stacjonarnej minimum pół godziny przed wydarzeniem
11. W przypadku zaistnienia jakichkolwiek wątpliwości i problemów związanych z wykonaniem przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Zamawiającego.
12. Współpraca odbywać się będzie na zasadzie konsultacji telefonicznych lub drogą mailową, przy czym każda ze Stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdzi otrzymanie informacji.
13. Osobami upoważnionymi ze strony Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcą są: 1) ………………, tel …………….; e-mail ;
2) ……………...., tel …………….; e-mail ;
3) …………..….., tel …………….; e-mail ;
4) ………………, tel …………….; e-mail: ……………………………..….
14. Osobami upoważnionymi ze strony Wykonawcy do kontaktów z Zamawiającym są: 1) ………………, tel …………….; e-mail ;
2) ………………, tel …………….; e-mail ;
3) ………………, tel …………….; e-mail ;
4) ………………, tel …………….; e-mail: ……………………………..….
15. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić dyspozycyjność osób, o których mowa w ust. 14 od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 16.00 przez cały czas trwania umowy. Osoby wskazane przez Wykonawcę powinny odpowiadać na kontakt z Zamawiającym w zakresie realizacji umowy telefonicznie lub drogą elektroniczną, za wyjątkiem tych, które wymagają formy pisemnej.
§ 4
1. W terminie do 7 dni, po wykonaniu usługi Strony sporządzą protokół odbioru usługi, zwany dalej
„Protokołem”, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszej umowy.
2. Zamawiający zgłosi w Protokole zastrzeżenia, jeżeli stwierdzi, że usługę wykonano w sposób niezgodny z umową.
3. Ze strony Zamawiającego osobami upoważnionymi do potwierdzenia wykonania umowy i podpisania protokołu odbioru są osoby wskazane w § 3 ust. 13, samodzielnie każda z tych osób.
4. Ze strony Wykonawcy osobami upoważnionymi do potwierdzenia wykonania umowy i
podpisania protokołu odbioru są osoby wskazane w § 3 ust. 14, samodzielnie każda z tych osób.
§5
1. Maksymalne wynagrodzenie za prawidłowe wykonanie zamówienia podstawowego obliczone na podstawie załącznika numer 2 do umowy pozycje 1-11, wynosi zł
(słownie:…………………), w tym stawka VAT %
2. Maksymalne wynagrodzenie za prawidłowe wykonanie zamówienie objętego prawem opcji obliczone na podstawie załącznika numer 2 do umowy pozycje 1-9, wynosi zł
(słownie:…………………), w tym stawka VAT %
3. Kwota za przeniesienie majątkowych praw autorskich wynosi zł
brutto (słownie: …………………………… brutto), w tym stawka VAT %.
4. Wynagrodzenie zostanie wypłacone za faktyczną ilość zrealizowanych usług – wskazanych w protokole odbioru – związanych z organizacją Wydarzenia z zastosowaniem cen jednostkowych określonych w wykazie cen, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej umowy przy zamówieniu podstawowym oraz przy zamówieniu objętym prawem opcji.
5. Zamawiający zobowiązuje się do zrealizowania przedmiotu umowy o wartości co najmniej 80% wartości umowy brutto .
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo rezygnacji z zapewnienia tłumacza polskiego języka migowego, oraz pętli indukcyjnej. Wartość usługi, z której Zamawiający zrezygnuje, zostanie wyliczona na podstawie wykazu cen.
7. Kwota, o której mowa w ust. 1, obejmuje wszelkie koszty po stronie Wykonawcy i osób trzecich związane z realizacją niniejszej umowy, w tym wynagrodzenia podwykonawców, zaangażowanych do organizacji Wydarzenia.
8. Wynagrodzenie zostanie wypłacone w formie przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy
....................................................................... w terminie do 30 dni od daty złożenia prawidłowo wystawionej faktury VAT.. Wykonawca zobowiązany jest złożyć fakturę najpóźniej w następnym dniu roboczym po potwierdzeniu przez obie Strony wykonania przedmiotu umowy zgodnie z postanowieniami umowy, jednak nie później niż 15 grudnia 2021 roku.
9. Podstawą wystawienia faktury VAT będzie protokół odbioru, o którym mowa w § 4 ust. 1. Fakturę należy wystawić na Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, xxxx Xx Xxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, NIP 000-00-00-000.
10. W przypadku wystawienia faktury elektronicznej Zamawiający zastrzega, że Wykonawca w wystawionej przez siebie fakturze VAT, oprócz elementów wymaganych przepisami ustawy o VAT zobligowany jest zawrzeć numer umowy zamówienia publicznego oraz informacje dotyczące odbiorcy płatności. Numer umowy zostanie przekazany Wykonawcy przez Zamawiającego.
11. Zamawiający jest upoważniony do odbierania od Wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych za pośrednictwem konta znajdującego się na Platformie Elektronicznego Fakturowania o numerze PL6762129505.
12. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
13. W przypadku opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia przez Zamawiającego Wykonawcy przysługuje prawo do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie.
14. Zamawiający zastrzega możliwość niewykonania pełnego zakresu zamówienia wskazanego w OPZ. W powyższym przypadku Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia.
15. Wynagrodzenie będzie płatne za zrealizowaną i potwierdzoną protokołem odbioru usługę zgodnie ze stawkami przypisanymi do zamówienia podstawowego oraz w przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego o skorzystaniu z prawa opcji, stawkami w niej ujętymi.
16. Wszystkie płatności wynikające z niniejszej umowy będą dokonywane zgodnie z obowiązującą Ustawą o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 685 z późn. zm.).
17. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, jest współfinansowane ze środków: Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego oraz budżetu Województwa Małopolskiego na 2021 rok
§ 6
1. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 1 niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązuje się przenieść majątkowe prawa autorskie do wszystkich utworów, które powstaną w toku realizacji umowy, tj. w szczególności: wszystkich nagrań video oraz do przygotowanych spotów video na konferencję wskazanych w OPZ oraz własność nośników, na których utrwalone zostaną utwory.
2. Przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz przeniesienie na Zamawiającego własności nośników, na których utrwalone zostaną utwory, następuje z chwilą podpisania protokołu odbioru, o którym mowa w § 4 ust. 1 do wszystkich utworów wskazanych w tym protokole.
3. Z chwilą przeniesienia autorskich praw majątkowych Zamawiający uzyskuje prawo eksploatacji utworów wskazanych w protokole odbioru na wszystkich znanych w chwili zawarcia umowy polach eksploatacji, w szczególności :
1) utrwalanie na wszelkiego rodzaju nośnikach,
2) zwielokrotnianie wszelkimi znanymi technikami cyfrowymi, elektronicznymi, wszelkimi technikami video,
3) wprowadzanie do pamięci komputera,
4) nadawanie za pomocą sieci przewodowej i bezprzewodowej w tym sieci Internet (Intranet) lub podobnej,
5) nadawanie za pośrednictwem satelity,
6) publiczne odtwarzanie, wystawianie i wyświetlanie,
7) wykorzystanie we wszelkiego rodzaju mediach,
8) wprowadzanie do obrotu i dystrybucji,
9) wykorzystanie na innych polach eksploatacji wynikających z przeznaczenia i charakteru projektów,
10) sporządzanie kopii i opracowań utworów dowolną techniką, ich zwielokrotnianie i wprowadzanie do obrotu w całości lub w części,
11) sporządzanie materiałów na podstawie utworów oraz wprowadzanie do obrotu.
4. Wykonawca wyraża zgodę na nieujawnianie swojego imienia i nazwiska, jako autora utworów, wskazanych w protokole odbioru.
5. Wykonawca w dniu podpisania protokołu odbioru przekaże Zamawiającemu oświadczenie twórców, że nie będą wykonywać osobistych praw autorskich do utworów, do których autorskie prawa majątkowe zostały przeniesione na Zamawiającego niniejszą umową, w zakresie uniemożliwiającym lub utrudniającym korzystanie z tych praw przez Xxxxxxxxxxxxx.
6. Wykonawca oświadczy w chwili przekazania utworów, że jest wyłącznym właścicielem autorskich praw majątkowych do tych utworów, że są one wolne od wad i obciążeń prawnych oraz nie naruszają praw osób trzecich, a także, że uprawniony jest do przeniesienia autorskich praw majątkowych na polach eksploatacji wymienionych w ust. 3.
7. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 1 niniejszej umowy, Wykonawca przeniesie na Zamawiającego w chwili przekazania mu utworów, prawo zezwolenia na wykonanie zależnych praw autorskich do tych utworów.
8. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 1, Wykonawca wyraża nieodwołalną zgodę na pierwsze publiczne udostępnienie utworu.
9. Nabycie praw autorskich do utworów nie jest ograniczone czasowo i terytorialnie.
10. Gdyby okazało się, iż osoba trzecia zgłasza roszczenia pod adresem utworów, o których mowa w ust. 1, Wykonawca, po zawiadomieniu przez Zamawiającego, nie uchyli się od niezwłocznego przystąpienia do wyjaśnienia sprawy oraz wystąpi przeciwko takim roszczeniom na własny koszt i ryzyko, a nadto zaspokoi wszelkie uzasadnione roszczenia, a w razie ich zasądzenia od Xxxxxxxxxxxxx regresowo zwróci Zamawiającemu całość pokrytych roszczeń oraz wszelkie związane z tym wydatki i opłaty, włączając w to koszty procesu i obsługi prawnej.
11. Wykonawca pozyska i przekaże Zamawiającemu oświadczenia o wyrażeniu zgody na wykorzystanie wizerunku osób występujących w nagraniach video: od prelegentów, przedstawicieli branży prowadzących pokaz, konferansjera w celu rozpowszechniania nagrań z wydarzenia na stronach internetowych oraz w mediach społecznościowych. Wykonawca zobowiązany będzie przekazać Zamawiającemu oświadczenie o wyrażeniu zgody na wykorzystanie wizerunku każdej z takich osób. Niniejsza zgoda nie będzie ograniczona czasowo i powinna dotyczyć wszystkich nagrań z udziałem tych osób.
§ 7
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu następujące kary umowne, przy czym łączna wartość kar nie może przekroczyć 20% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 umowy:
1) w razie niewykonania przedmiotu umowy, polegającego na niezorganizowaniu Wydarzenia w terminie uzgodnionym zgodnie z zasadami opisanymi w § 3 ust 2 niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 10% wynagrodzenia maksymalnego brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 umowy,
2) w razie nienależytego wykonania przedmiotu umowy, przez który należy rozumieć ograniczenie zakresu rzeczowego prac lub jego samodzielną modyfikację, w szczególności w zakresie obowiązków zawartych w Opisie, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 1 % kwoty wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1, za każdy stwierdzony przypadek naruszenia, nie więcej jednak niż 10% wynagrodzenia,
3) w razie niewypełnienia wymagania związanego z zatrudnieniem osoby z niepełnosprawnością, o którym mowa w § 8 ust.1, jeżeli Wykonawca przy składaniu oferty zadeklaruje, że zatrudni osobę z niepełnosprawnością wysokości 5 % wynagrodzenia maksymalnego brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 za każdy przypadek wystąpienia powyższej sytuacji. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego opisanych w §8 ust 5 niniejszej umowy traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia osoby z niepełnosprawnością 1.
4) w razie niezapewnienia pomocy technicznej telefonicznej podczas Wydarzenia, zgodnie z Opisem, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 5% wynagrodzenia maksymalnego brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1.2
1 Opcja zależna od zadeklarowanej przez Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie zadeklarował spełnienia kryterium w ofercie należy skreślić cały zapis
2 Opcja zależna od zadeklarowanej przez Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie zadeklarował spełnienia kryterium w ofercie należy skreślić cały zapis
2. Zamawiający uprawniony będzie do odstąpienia od umowy w całości lub od jej niewykonanej części z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w terminie do 30 dni od dnia powzięcia informacji o zaistnieniu zdarzenia stanowiącego podstawę do odstąpienia:
a) w przypadku niedotrzymania terminu w realizacji przedmiotu umowy , tak dalece, że wątpliwa będzie jego realizacja w terminie wskazanym w umowie;
b) w przypadku wykonywania przez Wykonawcę przedmiotu umowy w sposób niezgodny z Opisem przedmiotu zamówienia, pomimo wcześniejszego wezwania Wykonawcy przez Zamawiającego do realizacji przedmiotu umowy zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia;
c) w przypadku trwałego zaprzestania przez Wykonawcę realizacji przedmiotu umowy;
d) w przypadku gdy Wykonawca utraci zdolność do wykonania przedmiotu umowy;
e) w przypadku ogłoszenia upadłości przez Wykonawcę;
f) w przypadku zajęcia majątku Wykonawcy;
3. Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o zaistnieniu istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić podstawowemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu. W takim przypadku, wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.
4. Prawo odstąpienia, o którym mowa w ust. 2 i 3, można wykonać pisemnie, a dla zachowania terminu wystarczy nadanie listu poleconego z odpowiednim oświadczeniem.
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dochodzenia odszkodowania przekraczającego zastrzeżone kary umowne na drodze sądowej, jeżeli kwota kary umownej nie pokryje w pełni wysokości poniesionej szkody, na zasadach przewidzianych w Kodeksie Cywilnym.
6. Zamawiający może potrącić naliczoną karę umowną z wynagrodzenia wykonawcy na podstawie noty obciążeniowej, także z wynagrodzenia niewymagalnego.
§8
1. Wykonawca zobowiązany jest do zatrudniania przez cały okres realizacji umowy od dnia podpisania umowy, co najmniej jednej osoby niepełnosprawnej w pełnym wymiarze dla osoby niepełnosprawnej zgodnie z definicją osoby niepełnosprawnej określonej w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2020r. poz. 426 z późn. zm.)3.
2. Status osoby niepełnosprawnej określony ma być na podstawie posiadanego orzeczenia o niepełnosprawności lub orzeczenia o stopniu niepełnosprawności (znacznym lub umiarkowanym lub lekkim) lub orzeczenia o długotrwałej niezdolności do pracy w gospodarstwie rolnym, wydanego przez zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności lub lekarza orzecznika ZUS-u lub KRUS-u.
3 Skreślić w przypadku braku takiej deklaracji w ofercie złożonej przez Wykonawcę
3. Wymagania w zakresie zatrudnienia odnoszą się do zaangażowania wyżej wymienionej osoby niepełnosprawnej do realizacji przedmiotu zamówienia przez powierzenie tej osobie czynności związanych z faktyczną realizacją zamówienia.
4. Zamawiający uprawniony będzie do kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań dotyczących zatrudnienia osoby niepełnosprawnej. W ramach czynności kontrolnych, prowadzonych w trakcie realizacji zamówienia, Zamawiający jest uprawniony w szczególności do:
a) żądania oświadczeń w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny,
b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów,
c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia.
5. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca obowiązany będzie w ciągu 5 dni roboczych od pisemnego wezwania (e-mailem lub pismem) udokumentować fakt zatrudnienia osoby niepełnosprawnej poprzez złożenie oświadczenia dotyczącego wymagań określonych przez Zamawiającego w ust. 1. Oświadczenie powinno zawierać: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, informację o zatrudnieniu do realizacji zamówienia co najmniej jednej osoby niepełnosprawnej, określonej w ust.1, podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy.
6. Wykonawca złoży oświadczenie, najpóźniej do dnia zakończenia realizacji umowy, dotyczące zakresu i rodzaju zadań, które wykonywała osoba niepełnosprawna w ramach realizowanej umowy.
§9
1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy w następujących przypadkach:
1) zmiana terminu wykonania przedmiotu umowy jest możliwa w przypadku zaistnienia wydarzeń uniemożliwiających realizację umowy, tj. wojna, klęski żywiołowe, strajki, itp. (tzw. siła wyższa) o tyle dni, ile trwały wydarzenia uniemożliwiające realizację umowy,
2) gdy ze względu na stan niebezpieczeństwa spowodowany przez wirusa COVID-19 i rozprzestrzeniania się choroby zakaźnej u ludzi wywołanej tym wirusem wprowadzone lub zaostrzone zostaną czasowe lub trwałe obostrzenia prawne wpływające na należyte wykonanie umowy, w szczególności:
a) zmiany terminu wykonania przedmiotu umowy lub jej części, lub czasowego zawieszenia wykonania umowy lub jej części,
b) zmiany sposoby wykonania przedmiotu umowy,
c) zmiany zakresu świadczenia wykonawcy
i odpowiadające im zmiany wynagrodzenia lub sposobu rozliczenia wynagrodzenia wykonawcy. W sytuacji zmiany wynagrodzenia polegającej na jego zwiększeniu, Wykonawca zobowiązany jest do wykazania, że zmiany te mają bezpośredni wpływ na
koszty wykonania zamówienia (Przedmiotu umowy) przez Wykonawcę oraz do przedstawienia Zamawiającemu pisemnego uzasadnienia zawierającego w szczególności szczegółowe wyliczenie całkowitej kwoty, o jaką wynagrodzenie Wykonawcy powinno ulec zmianie. Ewentualna zmiana wysokości Wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zaistnienia ww. przesłanek, może obejmować wyłącznie część wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w odniesieniu, do której nastąpiła zmiana wysokości kosztów wykonania umowy przez Wykonawcę
3) zmiana terminu wykonania przedmiotu umowy jest możliwa w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających lub w znacznym stopniu opóźniających realizację umowy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, w tym leżących po stronie Zamawiającego o liczbę dni, w których trwała przeszkoda uniemożliwiająca realizację umowy (np. przedłużająca się procedura postępowania o udzielenie zamówienia publicznego)
4) zmiana ceny w związku ze zmianą stawki podatku VAT w przypadku zmiany przepisów prawa lub uzyskania interpretacji przepisów w zakresie dotyczącym realizacji przedmiotu zamówienia, w zakresie różnicy między podatkiem obliczonym wg starej stawki a obliczonym wg nowej
2. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem zapisów ust 3 niniejszego paragrafu.
3. Zmiana osób do kontaktu, o których mowa w § 3 ust. 13-14 nie wymaga aneksu i następuje poprzez powiadomienie drugiej Strony pocztą elektroniczną.
4. Strony mogą zwolnić się od odpowiedzialności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy w przypadku, gdy to niewykonanie jest następstwem działania siły wyższej. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenie bądź połączenie zdarzeń lub okoliczności, niezależnych od Stron, które zasadniczo utrudniają lub uniemożliwiają wykonywanie zobowiązań danej Strony wynikających z Umowy, a których dana Strona nie mogła przewidzieć ani im zapobiec lub przezwyciężyć poprzez działanie z dochowaniem należytej staranności.
§ 10
1. W ramach umowy Zamawiający jako Administrator Danych Osobowych, zgodnie z art. 28 ust. 3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 2016, Nr 119, s. 1) zwanym dalej „RODO", powierza Wykonawcy czynności związane z przetwarzaniem danych osobowych dotyczących wydarzenia: konferencja w ramach działań upowszechniających Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno-Szkoleniowych, której tematem przewodnim będzie „Rynek usług rozwojowych po COVID-19 – w jakim kierunku idziemy? Rola standardu jakości MSUES w obliczu nowych wyzwań”.
2. Zamawiający powierza Wykonawcy na czas obowiązywania umowy wskazany w § 3 ust. 1 czynności przetwarzania następujących danych osobowych: imię i nazwisko, telefon oraz adres e-mail uczestników konferencji oraz pracowników Zamawiającego – w zakresie i celu niezbędnym do realizacji niniejszej umowy.
3. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane osobowe jedynie w czasie, w celu i w zakresie określonych odpowiednio w ust. 1 i 2.
4. Wykonawca zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania ich tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy, zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. b RODO.
5. Wykonawca oświadcza, że podjął środki zabezpieczające wymagane na mocy art. 32 RODO, zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. c RODO.
6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli sposobu wypełnienia przez Wykonawcę wymagań wymienionych w ust. 3, 4 i 5 - zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. h RODO.
7. Zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. f RODO, Wykonawca uczestniczy w realizacji obowiązków Zamawiającego, określonych w art. 32-36 RODO, w następującym zakresie: zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu, zawiadomienie osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych.
8. Zamawiający zastrzega sobie wyrażenie zgody w każdym przypadku dalszego powierzenia przetwarzania, a Wykonawca przestrzega warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, o których mowa w art.28 ust.2 i 4 RODO.
9. Po zakończeniu świadczenia usługi związanej z przetwarzaniem powierzonych danych osobowych Wykonawca usunie powierzone mu przez Zamawiającego dane osobowe, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują ich przechowywanie, zgodnie z art. 28 ust.3 lit.g RODO.
§ 11
1. Wykonawca nie może, bez zgody Zamawiającego udzielonej pod rygorem nieważności na piśmie, ujawnić osobom trzecim jakiejkolwiek informacji stanowiącej tajemnicę instytucji Zamawiającego.
2. Wykonawca oświadcza, że przed zawarciem niniejszej Umowy wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w treści SIWZ oraz rozporządzenia o ochronie danych (RODO), wobec każdej osoby fizycznej, od której dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio Wykonawca pozyskał w celu wpisania jej do treści umowy jako dane osoby reprezentującej Wykonawcę lub działającej w jego imieniu przy realizowaniu umowy. Wykonawca zobowiązuje się, w przypadku wyznaczenia lub wskazania do działania przy wykonywaniu niniejszej umowy osób innych niż wymienione w jej treści, najpóźniej wraz z przekazaniem Inwestorowi danych osobowych tych osób, zrealizować obowiązki informacyjne w trybie art. 13 lub 14 RODO oraz określone w SIWZ
3. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych.
4. Wszelkie spory, jakie mogą wyniknąć z niniejszej umowy lub z nią związane, Xxxxxx zobowiązują się rozwiązywać polubownie działając w dobrej wierze i w poszanowaniu słusznego interesu drugiej Strony. W przypadku niemożności rozwiązania sporu w sposób polubowny, Strony ustalają rozstrzygnięcie sporów przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
5. Niniejsza Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – jeden dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy.
6. Integralną częścią niniejszej umowy stanowią:
− Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia,
− Załącznik nr 2 – Formularz cenowy zamówienia podstawowego,
− Załącznik nr 3 – Oświadczenie dotyczące korzystania z prawa opcji
− Załącznik nr 4 – Protokół odbioru usługi.
Zamawiający Wykonawca
Załącznik nr 1 do umowy
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
na usługę organizacji konferencji w ramach działań
upowszechniających Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno- Szkoleniowych.
Zamówienie dotyczy organizacji wydarzenia w ramach działań upowszechniających Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno - Szkoleniowych.
Krótki opis wydarzenia
Konferencja będzie skierowana do firm szkoleniowych, przedsiębiorców oraz osób i przedstawicieli instytucji publicznych i prywatnych, które zajmują się uczeniem osób dorosłych. Jej celem będzie wymiana doświadczeń na temat funkcjonowania rynku szkoleniowego w dobie pandemii oraz możliwych jego kierunków rozwoju, zarówno przy tworzeniu oferty dla klientów jak również zapewnieniu jakości usług
rozwojowych. Tematem konferencji będą doświadczenia szkoleń zdalnych i tradycyjnych metod szkoleniowych – „ face to face”. Na konferencji spróbujemy odpowiedzieć na pytania: - Jakie efekty
przynoszą nowoczesne rozwiązania informatyczne wspierające proces zdalnego nauczania i szkoleń? Jakie są oczekiwania klientów co do usług rozwojowych i jakie są możliwości f irm świadczących takie usługi? Jakie wyzwania stoją przed firmą, która chce świadczyć wysokiej jakości szkolenia online? Jak zadbać o efekty szkoleń
zdalnych? Realizacja jakich szkoleń powinna odbywać się w formule stacjonarnej? Jakie standardy powinna spełniać f irma szkoleniowa? W jakim kierunku powinny rozwijać się Małopolskie Standardy Usług
Edukacyjno-Szkoleniowych, aby sprostać bieżącym wyzwaniom rynku usług rozwojowych?
Wykonawca zorganizuje wydarzenie zgodnie z zakresem zamówienia zawartym w zamieszczonych poniżej tabelach.
Wszystkie działania w ramach zamówienia będą realizowane do 5 tygodni od dnia podpisania umowy.
Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, organizacja, obsługa
techniczna i realizacja w formie online (tj. w formie zdalnej) konferencji dotyczącej działań upowszechniających Małopolskie Standardy Usług
Edukacyjno-Szkoleniowych.
Zamawiający przewiduje a Wykonawca wyraża zgodę na prawo opcji. Zamawiający może z prawa opcji nie skorzystać lub skorzystać z części. Zamówienie realizowane w ramach opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego. Nie skorzystanie z zamawiającego z prawa opcji nie rodzi po stronie Wykonawcy żadnych roszczeń w stosunku do Zamawiającego. Zamówienie objęte opcją Wykonawca
będzie zobowiązany wykonać po uprzednim otrzymaniu zawiadomienia od Zamawiającego, że zamierza z prawa opcji skorzystać.
Warunkiem uruchomienia prawa opcji jest złożenie przez
zamawiającego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania z
prawa opcji w określonym przez niego zakresie w terminie – 14 dni przed datą wydarzenia.
Przedmiot zamówienia obejmuje: zamówienie podstawowe (gwarantowane) oraz zamówienie objęte prawem opcji (niegwarantowane, opcjonalne). Przedmiotem zamówienia podstawowego jest organizacja konferencji online, zamówienie objęte prawem opcji dotyczy rozszerzenia organizacji konferencji o formę stacjonarną.
1 Organizacja Konferencji
1.1 Termin Konferencji:
Zamawiający w dniu podpisania umowy poinformuje Wykonawcę o wstępnym terminie konferencji.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany powyższego wstępnego terminu realizacji wydarzenia, o czym poinformuje Wykonawcę najpóźniej 10 dni roboczych przed terminem realizacji wydarzenia.
1.2 Miejsce:
Zamówienie podstawowe – konferencja online.
Zamówienie objęte prawem opcji: konferencja w części odbywać się będzie stacjonarnie. Miejscem organizacji konferencji będzie obiekt
zlokalizowany na terenie Krakowa wynajęty przez Wykonawcę zgodnie z zamówieniem Zamawiającego. Na potrzebę wydarzenia w
obiekcie/pomieszczeniu konferencyjnym zostanie zorganizowane studio, z którego będzie prowadzona transmisja online umożliwiająca kontakt z uczestnikami konferencji. Wykonawca zobowiązuje się do wynajęcia
obiektu/sali w terminie konferencji oraz na dzień przed w celu
przygotowania studia wraz z montażem studia i instalacją sprzętu.
1.3 Liczba osób:
Zamówienie podstawowe – online - max 210 osób.,
Zamówienie objęte prawem opcji:- stacjonarnie – max 10 osób.
1.4 Przebieg i sposób organizacji konferencji
Zamówienie podstawowe – konferencja składająca się z wystąpień przedstawicieli UMWM, Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie, prelegentów, dyskusji z udziałem uczestników online .
Zamówienie objęte prawem opcji:- konferencja składająca się z wystąpień przedstawicieli UMWM, Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie, prelegentów, dyskusji z udziałe m uczestników, pokazu z w formie szkolenia „mistrz i osoba ucząca się”. Cały przebieg konferencji stacjonarnej będzie udostępniony uczestnikom online.
Wstępna agenda konferencji (zamówienie podstawowe)
I część konferencji
9. 00- 10. 30 wsparcie techniczne dla uczestników konferencji, rejestracja uczestników online, od 9. 30 dla uczestników konferencji stacjonarnej
powitalna kawa.
10. 30 - 10. 35 uroczyste otwarcie konferencji, przywitanie uczestników, wprowadzenie do temu konferencji, przedstawienie programu
konferencji.
10. 35 - 10. 50 wystąpienia przedstawicieli UMWM oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie.
10. 50 - 10. 55 przedstawienie prelegenta 1 oraz tem atu jego wykładu 10. 55 - 11. 05 wystąpienie prelegenta. 1
11. 05 - 11. 15 panel I ( dyskusja z udziałem uczestników k onferencji,
pytania i odpowiedzi zadawane w czasie rzeczywistym oraz na czacie) . 11. 15- 11. 20 przedstawienie prelegenta 2 oraz tem atu jego wykładu.
11. 20- 11. 30 wystąpienie prelegenta 2 .
11. 30 - 11. 40 panel I I ( dyskusja z udziałem uczestników konferencji, pytania i odpowiedzi w czasie rzeczywistym oraz na czacie) .
11. 40 - 12. 20 przerwa
I I część konferencji
12. 20- 12. 25 przedstawienie prelegenta 3 oraz temu jego wykładu. 12. 25 - 12. 35 wystąpienie prelegenta 3 .
12. 35 - 12. 45 panel I I I ( dyskusja z udziałem uczestników konferencji, pytania i odpowiedzi w czasie rzeczywistym oraz na czacie) .
12. 55 - 13. 00 przedstawienie prelegenta 4 oraz temu jego wykładu.
13. 00- 13. 10 wystąpienie prelegenta 4 .
13. 10- 13. 20 panel IV( dyskusja z udziałem uczestników konferenc j i, pytania i odpowiedzi w czasie rzeczywistym oraz na czacie) .
13. 10- 14. 00 panel dyskusyjny prelegentów/ ekspertów. Na zakończenie udzielanie odpowiedzi przez prelegentów na pytania zadawane przez uczestników.
14. 00 - zakończenie konferencji.
Dopuszcza się możliwość zmiany czasu trwania poszczególnych wystąpień, a także wydłużenia czasu trwania konferencji o max 0,5 godziny.
Wstępna agenda konferencji (zamówienie objęte prawem opcji)
I część konferencji
9. 00- 10. 30 wsparcie techniczne dla ucze stników konferencji, rejestracja uczestników online, od 9. 30 dla uczestników konferencji stacjonarnej
powitalna kawa.
10. 30 - 10. 35 uroczyste otwarcie konferencji, przywitanie uczestników, wprowadzenie do temu konferencji, przedstawienie programu
konferencji.
10. 35 - 10. 50 wystąpienia przedstawicieli UMWM oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie.
10. 50 - 10. 55 przedstawienie prelegenta 1 oraz tem atu jego wykładu 10. 55 - 11. 05 wystąpienie prelegenta. 1
11. 05 - 11. 15 panel I ( dyskusja z udziałem uczestników konferen cji,
pytania i odpowiedzi zadawane w czasie rzeczywistym oraz na czacie) . 11. 15- 11. 20 przedstawienie prelegenta 2 oraz tem atu jego wykładu.
11. 20- 11. 30 wystąpienie prelegenta 2 .
11. 30 - 11. 40 panel I I ( dyskusja z udziałem uczestników konferencji, pytania i odpowiedzi w czasie rzeczywistym oraz na czacie) .
11. 40 - 12. 20 przerwa kawowa.
I I część konferencji
12. 20- 12. 25 przedstawienie prelegenta 3 oraz temu jego wykładu. 12. 25 - 12. 35 wystąpienie prelegenta 3 .
12. 35 - 12. 45 panel I I I ( dyskusja z udziałem uczestników konferencji, pytania i odpowiedzi w czasie rzeczywistym oraz na czacie) .
12. 55 - 13. 05 rozmowa konferansjera z „ mistrzem i osobą uczącą się”. 13. 05 - 13. 10 przedstawienie prelegenta 4 oraz temu jego wykładu.
13. 10 - 13. 20 wystąpienie prelegenta 4 .
13. 20 - 13. 10 panel IV( dyskusja z udziałem uczestników konferencji, pytania i odpowiedzi w czasie rzeczywistym oraz na czacie) .
13. 20 - 14. 00 panel dyskusyjny prelegentów/ ekspertów. Na zakończenie udzielanie odpowiedzi przez prelegentów na pytania zadawane pr zez uczestników.
14. 00 - zakończenie konferencji.
Dopuszcza się możliwość zmiany czasu t rwania poszczególnych wystąpień, a także wydłużenia czasu trwania konferencji o max 0, 5 godziny.
Zakres zamówienia podstawowego – tabela nr 1.
Lp. | Element zamówienia | Opis |
1 | Zapewnienie konferencji online oraz narzędzia/pla tformy do jej przeprowadz enia. | Wykonawca zapewni: • zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji online dla max. 210 osób. • wykonawca zapewni platformę do l ive streamingu z licencją ( typu Zoom, Microsoft Teams, lub innej) do realizacji konferencji w trybie zdalnym, z opcją t łumaczenia symultanicznego, wraz z możliwością współudziału uczestników konferencji oraz zadawania pytań przez uczestników konferencji internetowej w czasie rzeczywistym. Dostęp do platformy powinien być bezpłatny dla uczestników. Funkcjonalności platformy: • możliwość realizacji spotkań dla min. 21 0 uczestników; • możliwość realizacji spotkań od 4 do 6 godzin, w dni robocze; • moduł rejestracji i logowania, • możliwość aktywnego udziału uczestników w systemie video i audio, w tym możliwość zarządzania systemem audio i video uczestników ( np. wyłączenia mikrofonu uczestnikom spotkania), • moduł zadawania pytań z możliwością moderowania przez konferansjera, • moduł quizowo - ankietowy, • statystyki dotyczące udziału, • czat na żywo podczas całego wydarzenia z możliwością moderowania, podawania informacji przez prelegenta, udzielania odpowiedzi na pytania przez osobę wskazaną przez Xxxxxxxxxxxxx, • możliwość wyświetlania prezentacji/ plików multimedialnych, jeśli będą miały zastosowanie, możliwość udostępnienia ekranu przez uczestnika spotkania/ prelegenta, możliwość udzielenia uprawnień uczestnikowi/ prelegentowi do nawigowania wyświetlaną prezentacją, • możliwość podziału ekranu na mniejsze moduły/ okienka, tak by zapewnić uczestnikom spotkania jednocześnie widok prelegenta + widok wyświetlanej prezentacji + widok t łumacza polskiego języka migowego ( PJM) na bieżąco przekładającego spotkanie na język migowy, • do transmisji zostanie użyty bezpieczny program, właściwie chroniący wrażliwe dane, |
Lp. | Element zamówienia | Opis |
• oprogramowanie niezbędne do uczestnictwa w spotkaniu musi być kompatybilne z wszystkimi powszechnie używanymi systemami operacyjnymi, w tym zwłaszcza z Windows, iOS, Android, Mac OSX, Wykonawca zapewni moderatora czatu zarządzającego procesem dyskusji, którego rolą będzie przekazywanie pytań konferansjerowi w trakcie panelów dyskusyjnych konferencji. Sposób i forma przekazywania pytań zostanie uzgodniona między stronami. Wykonawca zapewni moduł lub interaktywne narzędzie, które pozwoli zebrać od uczestników informacje (badanie ankietowe) i zaraz po zakończeniu ankiety wyświetlić statystyki dla wszystkich uczestników. Zamawiający w czasie trwania konferencji planuje wykorzystanie narzędzia 6 razy przez prelegentów. Każda ankieta będzie się składać z 1 pytania z trzema wariantami odpowiedzi. Narzędzie powinno posiadać opcję tworzenia ankiety przez prelegenta na bieżąco w czasie trwania konferencji. Wykonawca zweryfikuje pod kątem odpowiedniego wyświetlenia prezentacje przygotowane przez prelegentów. Wykonawca zapewni próbę funkcjonalności platformy przed wydarzeniem. Wykonawca zapewni bezpieczeństwo podczas konferencji online. Zapewni niezbędną infrastrukturę i oprogramowania do przeprowadzenia transmisji online( serwery, łącza internetowe, urządzenia i oprogramowanie itd.). | ||
2 | Pomoc techniczna. | Wykonawca zapewni pomoc techniczną online (w języku polskim) dla uczestników konferencji oraz konferansjera i prelegentów. Przez pomoc techniczną rozumie się odpowiadanie, wyjaśnianie, instruktaż uczestników, którzy zgłaszają problemy przed i w trakcie konferencji, np. nie mogą nawiązać połączenia, nie mają możliwości zadawania pytań oraz wszelkie inne błędy, które mogą spowodować, że uczestnik nie będzie mógł skorzystać z zaplanowanych podczas konferencji wystąpień czy dyskusji. Od godz. 9.00 w dniu konferencji do momentu jej zakończenia Wykonawca zapewni pomoc techniczną drogą mailową lub w formie czatu online. W tym czasie pod wskazanym adresem mailowym lub poprzez stronę www z czatem Wykonawca będzie odpowiadał na wszelkie wiadomości od uczestników, zgłaszających problemy techniczne związane z udziałem w konferencji. |
Lp. | Element zamówienia | Opis |
Wykonawca będzie prowadził dokumentację udzielonej pomocy technicznej i przekaże raport z udzielonej pomocy technicznej Zamawiającemu najpóźniej do 7 dni od zakończenia konferencji. Raport zawierał będzie minimalnie: wszystkie mailowe lub poprzez czat pytania uczestników i odpowiedzi na nie ( wraz z danymi wysyłki, tj. godziną zarówno otrzymania pytania od uczestnika, jak i odpowiedzi). | ||
3 | Pomoc techniczna - telefoniczna. | Wykonawca zapewni telefoniczną pomoc techniczną (w języku polskim) dla uczestników konferencji – w przypadku złożenia stosownej deklaracji w formularzu ofertowym. Przez pomoc techniczną rozumie się odpowiadanie, wyjaśnianie, instruktaż uczestników, którzy zgłaszają problemy przed i w trakcie konferencji, np. nie mogą nawiązać połączenia, nie mają możliwości zadawania pytań oraz wszelkie inne błędy, które mogą spowodować, że uczestnik nie będzie mógł skorzystać z zaplanowanych podczas konferencji wystąpień czy dyskusji. Wykonawca zapewni możliwość zgłaszania problemów technicznych przez uczestników przez telefon. W tym celu Wykonawca wyznaczy 1 numer telefonu, który poda uczestnikom oraz Zamawiającemu. Pomoc przez telefon będzie udzielana od godz. 9.00 w dniu konferencji do momentu jej zakończenia. Wykonawca będzie prowadził dokumentację udzielonej pomocy technicznej i przekaże raport z udzielonej pomocy technicznej Zamawiającemu najpóźniej do 7 dni od zakończenia konferencji. Raport zawierał będzie minimalnie statystykę rozmów telefonicznych, spis instytucji, z których uczestnicy korzystali z telefonicznej pomocy technicznej wraz z godzinami odbywanych połączeń. |
4 | Zapewnienie prelegentów. | Prelegenci. W konferencji zamawiający zaplanował udział 4 prelegentów. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia 3 prelegentów zgodnie ze wskazanymi oczekiwaniami Zamawiającego. Wykonawca będzie musiał uzyskać akceptację Zamawiającego co do wybranych prelegentów. Wykonawca zapewni udział w konferencji 3 ekspertów/prelegentów, z których każdy będzie zobowiązany: • dostarczyć notki biograficzne wraz ze zdjęciami, • przygotować i wygłosić min 10 - min. max 15 - min. wykład; w wystąpieniu mogą zostać wykorzystane |
Lp. | Element zamówienia | Opis |
materiały video; elementy prezentacji multimedialnej, jako wspierające, • po wykładzie wziąć udział w dysk usji z uczestnikami konferencji, • udzielić odpowiedzi na pytania zadawane przez konferansjera oraz uczestników konferencji, w tym pytania zadawane na czacie, • wziąć udział w dyskusji podczas pane lu podsumowującego konferencję. Wykonawca przedstawi propozycję prelegentów do 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji kandydatur przedstawionych przez Wykonawcę. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu kontakt z każdym z ekspertów co najmniej 10 dni roboczych przed konferencją w celu ustalenia szczegółów udziału eksperta w konferencji, doprecyzowania tematu wystąpienia oraz ustalenia zakresu rozmowy z konferansjerem. Sylwetki ekspertów: 1. Pracownik naukowy/ specjalista w zakresie nauczania na odległość oraz wykorzystania nowych technologii w edukacji. 2. Przedstawiciel branży beauty, lub gastronomicznej lub hotelarskiej. Osoba posiadająca doświadczenie w branży oraz w uczeniu innych. Spełnia wymagania wskazane w standardach MSUES plus - w zakresie świadczenia usług uczenia w miejscu pracy. Lista potencjalnych dostawców usług uczenia w miejscu pracy spełniających wymagania zostanie przedłożona Wykonawcy przez Zmawiającego. 3. Przedstawiciel f irmy szkoleniowej/ doradczej, która z sukcesem przeszła przez proces zmian wywołanych sytuacją epidemiologiczną. Firma, która obecnie świadczy usługi rozwojowe online, cieszące się z uznaniem uczestników. Szkolenia prowadzi z zachowaniem standardów MSUES. Szkolenia uwzględniają specyfikę grupy, angażują uczestnika w celu osiągnięcia zakładanych przez klienta celów szkolenia. Firma posiadająca znak jakości MSUES. Rejestr f irm ze znakiem jakości MSUES jest dostępny na stronie xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxx -jakosci- |
Lp. | Element zamówienia | Opis |
malopolskich-standardow-uslug-edukacyjno- szkoleniowych Jeżeli eksperci będą wykorzystywali podczas swoich wystąpień prezentacje multimedialne, pliki video muszą one uwzględniać kryteria dostępności, a więc spełniać następujące wymagania: • ograniczona ilość tekstu na slajdzie ( maksymalnie 6 wierszy), • użycie krótkich równoważników zdań, • zastosowanie dużej czcionki – minimum 18 punktów, • zastosowanie czcionek bezszeryfowych, na przykład Helvetica, Arial, Calibri, Verdana, Tahoma bez cieni, • zachowanie kontrastu czcionki do t ła, • zastosowanie wysokiej jakości grafiki, dużych zdjęć wraz z obligatoryjnym tekstem alternatywnym, • w przypadku f ilmów – napisy, t łumacz PJM, audio deskrypcja. | ||
5 | Zapewnienie konferansjer a/ki | Wykonawca zapewni usługę polegającą na prowadzeniu konferencji. Zatrudni konferansjera/kę, który poprowadzi wydarzenie wg programu dostarczonego przez Xxxxxxxxxxxxx, współpracując z uczestnikami konferencji. Do zadań konferansjera/ ki będzie należało: • przygotowanie się merytoryczne w temacie kon ferencji |
• wygłoszenie max. 5 - minutowego wystąpienia na początku | ||
wydarzenia wprowadzającego do tematu konferencji | ||
• przedstawienie uczestników konferencji, | ||
• przedstawienia sylwetki prelegentów, | ||
• inicjowanie i poprowadzenie dyskusji z prelegentem po | ||
zakończeniu jego wykładu oraz z uczestnikami konferencji | ||
online w czasie rzeczywistym, | ||
• moderowanie dyskusji z prelegentami, | ||
• zadawanie pytań pojawiających się na czacie, | ||
przekazanych przez moderatora czatu, | ||
Konferansjer/ ka powinien spełniać następujące wymagania: powinien mieć min. 5 -letni staż w zakresie prowadzenia konferencji i doświadczenie dziennikarskie. Dziennikarz zajmujący się tematyką popularno -naukową, osoba rozpoznawalna, znana z mediów ogó lnopolskich, w tym internetowych, budząca pozytywne skojarzenia w świadomości opinii publicznej. Wykonawca przedstawi propozycję konferansjera/ki ( wraz z CV) Zamawiającemu nie później niż 5 dni po podpisaniu umowy. Zamawiający oczekuje od konferansjera roli uczestniczącej w |
Lp. | Element zamówienia | Opis |
wydarzeniu, angażującej się podczas dyskusji na zasadzie reagowania na stawiane tezy i budowania na ich podstawie pytań do prelegentów w czasie poświęconym dyskusji i podczas panelu podsumowującego. Jego rola w zakresie zadawania pytań nie może być dominująca, czas i możliwość zadawania pytań przede wszystkim powinni mieć uczestnicy konferencji online Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji kandydatury przedstawionej przez Wykonawcę. | ||
6 | Nagrania video z konferencji. | Wykonawca na potrzeby Zamawiającego będzie zobowiązany wykonać nagrania video: • całości konferencji wyłącznie na potrzeby Zamawiającego |
( nagranie zostanie wykonane wyłącznie w celu | ||
dokumentacji i nie będzie udostępnione publicznie ), | ||
• 4 całościowych pod kątem czasu i prezentacji wykładów | ||
prelegentów, 1 wykład = 1 nagranie video, | ||
• 1 nagrania video z panelu dyskusyjnego podsumowującego | ||
konferencję. | ||
Wymagania techniczne dot. nagrań video wystąpień. Do 7 dni po zakończeniu konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu nagranie całości konferencji oraz 4 nagrań video z wykładów i 1 nagrania video z panelu dyskusyjnego podsumowującego konferencję ( w wersji do zamieszczenia w Internecie, między innymi w serwisie YouTube, na Facebooku, w tym co najmniej w formacie lub.mp4) oraz autorskie prawa majątkowe do nagrań. Zamawiający będzie mógł zamieścić je na swoich stronach internetowych bez ograniczeń czasowych. Wykonawca uzyska zgodę na przeniesienie praw autorskich oraz nagrań z wydarzenia na Zamawiającego. Wykonawca uwzględni w kosztach wszystkie elementy potrzebne do zrealizowania nagrań (x.xx.: koszty montażu, udźwiękowienia). Wykonawca zapewni montaż, udźwiękowienie (w tym, o ile jest taka konieczność, uzyska zgodę na wykorzystanie danego utworu od wszystkich uprawnionych z tytułu praw autorskich i praw pokrewnych bądź od reprezentujących ich organizacji zbiorowego zarządzania), przygotowanie plansz początkowej i końcowej do każdego z nagrań. Nagrania video wykładów muszą uzyskać akceptację Zamawiającego przed przekazaniem ich do publikacji na stronach Zamawiającego. Wszystkie nagrania muszą spełniać opisane poniżej wymagania techniczne. 1. Technika |
Lp. | Element zamówienia | Opis |
Wysokiej jakości dźwięk i obraz przez cały czas trwania nagrania. 2. Grafika Należy przewidzieć profesjonalną oprawę graficzną nagrań, pozwalającą na wplecenie w nagranie elementów prezentacji/grafik/filmów (dostarczonych przez poszczególnych prelegentów) oraz przygotowanie tzw. „czołówki” i napisów końcowych, z tablicą końcową informującą o współfinansowaniu nagrania z UE . Zamawiający zastrzega, iż elementy prezentacji mogą, ale nie muszą pojawić się w poszczególnych nagraniach. 3. Udźwiękowienie Jeżeli będzie to konieczne, Wykonawca zastosuje fragmenty muzyki oddającej charakter poszczególnych nagrań, zwłaszcza w czołówce i zakończeniu każdego z nich (Zamawiający otrzyma wcześniej do wyboru propozycje ścieżki dźwiękowej). 4. Montaż Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia wstępnego montażu do akceptacji Zamawiającego, materiał zostanie skierowany do dalszej obróbki po uwzględnieniu wszystkich uwag i poprawek wniesionych przez Zamawiającego. 5. Dostępność Nagrania muszą spełniać wymogi dostępności dla osób z niepełnosprawnościami i być zgodne z zapisami ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Nagrania tj. wykłady prelegentów oraz panelu dyskusyjnego muszą być dostosowane dla osób z niepełnosprawnościami, zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020, załącznik nr 2 Standardy dostępności dla polityki spójności 2014 -2020, dostępnymi na stronie: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/00000/Xxx acznik_nr_2_do_Wytycznych_w_zakresie_rownosci_zatwi edzone_050418.pdf , tj : • napisy dla niesłyszących ( zamknięte t j . z możliwością włączenia/ wyłączenia, standardowe, dialogowe), • t łumacz PJM – Polskiego Języka Migowego, • audiodeskrypcja – I I wersja każdego f i lmu, uwzględniająca dogranie dodatkowo kwestii odczytywanych przez profesjonalnego lektora. |
Lp. | Element zamówienia | Opis |
Zamawiający otrzyma wcześniej do zaakceptowania próbki głosów min. 2 lektorów. Audiodeskrypcja jest usługą skierowaną do osób niewidomych i słabowidzących. Polega ona na wpleceniu komentarza opisującego obraz w ścieżkę dźwiękową. Przerwy w dialogach wykorzystuje się, by opowiedzieć, co dokładnie dzieje się na ekranie, opisać bohaterki i bohaterów, miejsce akcji, kostiumy, gestykulację i mimikę aktorów. Dzięki audiodeskrypcji przekaz i odbiór f ilmu jest bardziej zrozumiały dla osób niewidząc ych i niedowidzących. | ||
7 | Przyjmowani e zgłoszeń na konferencję online. | Wykonawca będzie odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń na konferencję. W tym celu powinien zapewnić oprogramowanie umożliwiające rejestrację uczestników online po wejściu na link wraz z krótką i czytelną instrukcją. Dane do logowania do platformy w celu rejestracji zostaną udostępnione Zamawiającemu, który przekaże potencjalnym uczestnikom w zaproszeniu na konferencję. Wykonawca będzie zobowiązany przyjmować zgłoszenia na konferencję w terminach uzgodnionych z Zamawiającym oraz dbać o to, aby nie został przekroczony limit uczestników online (nie więcej niż 210 osób). Będzie również odpowiedzialny za wysłanie każdemu zarejestrowanemu uczestnikowi informacji, że jego zgłoszenie zostało przyjęte lub że nie zostało przyjęte (z uwagi na brak wolnych miejsc). Zamawiający dopuszcza możliwość dołączenia materiałów informacyjnych/promocyjnych d o korespondencji kierowanej do osób zarejestrowanych, których zgłoszenie zostało przyjęte. Termin i forma przekazania materiałów zostaną uzgodnione pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Wykonawca będzie zobowiązany poinformować uczestników rejestrujących się na konferencję, że ich dane osobowe będą przetwarzane przez Organizatora konferencji wyłącznie na potrzeby związane z organizacją wydarzenia. Treść oraz sposób poinformowania zostaną uzgodnione z Zamawiającym przed rozpoczęciem przyjmowania zgłoszeń. Jeżeli z potwierdzonego zgłoszenia uczestnictwa wynikać będzie udział w wydarzeniu co najmniej jednej osoby z niepełnosprawnością słuchową, zgłaszającej potrzebę zapewnienia tłumacza polskiego języka migowego (PJM) w trakcie wydarzenia, Wykonawca zobowiązany będzie dodatkowo zapewnić usługę t łumaczenia PJM „na żywo” podczas konferencji. |
Lp. | Element zamówienia | Opis |
UWAGA! W przypadku niezgłoszenia potrzeby zapewnienia tłumacza polskiego języka migowego (PJM) koszt wynagrodzenia Wykonawcy zostanie pomniejszony o powyższą niezrealizowaną usługę, zgodnie z wykazem cen stanowiącym załącznik do umowy. Przed rozpoczęciem konferencji Wykonawca będzie zobowiązany przekazać Zamawiającemu listę zgłoszonych uczestników. Powinna ona zawierać: imię i nazwisko uczestnika, nazwę instytucji, którą uczestnik reprezentuje oraz dane kontaktowe (adres e -mail). Termin przekazania listy zostanie uzgodniony pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. | ||
8 | Prowadzenie rejestracji uczestników w dniu konferencji. | W dniu konferencji Wykonawca będzie zobowiązany sporządzić listę obecności osób faktycznie obecnych na konferencji (na podstawie danych dotyczących logowania się uczestników na stronie konferencji). Lista obecności zostanie przekazana Zamawiającemu najpóźn iej w następnym dniu roboczym po zakończeniu konferencji. Lista powinna zawierać: imię i nazwisko uczestnika oraz nazwę instytucji, którą uczestnik reprezentuje. |
9 | Przygotowan ie spotów video na konferencję. | Wykonawca przygotuje 3 spoty wraz z indywidualn ym scenariuszem, promujące standardy jakości „ MSUES”. Każdy spot powinien być przygotowany w formie krótkiego i dynamicznego filmu o długości max 30 sek. wraz z grafiką i ewentualnymi czołówkami. Spoty zostaną zaplanowane w programie konferencji i włączone jako element transmisji online. Spoty powinny zostać nagrane w rozdzielczości co najmniej Full HD, w formacie mp4, a dźwięk w formacie umożliwiającym emisję w Internecie ( w tym w serwisach społecznościowych) oraz na urządzeniach mobilnych ( x.xx. komputer, komórka, telewizor). Wykonawca zapewni oprawę graficzną, lektora oraz podkład muzyczny wszystkich f ilmów. W spotach mogą być wykorzystane graficzne formy przedstawienia danych, przygotowanych i przekazanych przez Zamawiającego. Spoty powinny zawierać pla nsze z informacjami: logotyp, współfinansowanie, kontakt do instytucji. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje scenariuszy do 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy. Ostateczna wersja scenariuszy oraz spotów musi zostać zaakceptowana przez Xxxxxxxxxxxxx. W razie uwag Wykonawca naniesie poprawki. Spoty muszą być gotowe do emisji 2 dni przed wydarzeniem. W zakresie przygotowania scenariusza i realizacji spotów |
Lp. | Element zamówienia | Opis |
Wykonawca wyznaczy jedną osobę do kontaktu z Zamawiającym. Wykonawca odpowiada za odprowad zenie wszelkich opłat (tantiemy, prawa autorskie). Wykonawca uwzględni w kosztach wszystkie elementy potrzebne do zrealizowania spotów (x.xx.: koszty nagrania, realizacji, montażu, udźwiękowienia). Wykonawca zapewni montaż, udźwiękowienie ( w tym, o ile jest taka konieczność, uzyska zgodę na wykorzystanie danego utworu od wszystkich uprawnionych z tytułu praw autorskich i praw pokrewnych bądź od reprezentujących ich organizacji zbiorowego zarządzania), Wykonawca przeniesie na Zamawiającego prawa autorskie do spotów. Zamawiający będzie mógł odtwarzać publicznie i zamieszczać spoty na swoich stronach internetowych bez ograniczeń czasowych. Wykonawca zobowiązuje się do wyprodukowania materiałów video zgodnie z: Księgą Identyfikacji Wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014 - 2020: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/00000/X siega_Identyfikacji_Wizualnej_2014 -2020_2017.pdf Systemem Identyfikacji Wizualnej Wojewó dztwa Małopolskiego: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx -malopolska/system- identyfikacji-wizualnej-wojewodztwa-malopolskiego Dostępność Nagrania muszą spełniać wymogi dostępności dla osób z niepełnosprawnościami i być zgodne z zapisami ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Wszystkie nagrania muszą być dostosowane dla osób z niepełnosprawnościami, zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020, załącznik nr 2 Standardy dostępności dla polityki spójności 2014 -2020, dostępnymi na stronie: |
Lp. | Element zamówienia | Opis |
acznik_nr_2_do_Wytycznych_w_zakresie_rownosci_zatwi edzone_050418.pdf , tj.: • napisy dla niesłyszących ( zamknięte t j . z możliwością włączenia/ wyłączenia, standardowe, dialogowe), • t łumacz PJM – Polskiego Języka Migowego, • audiodeskrypcja – I I wersja każdego spotu, uwzględniająca dogranie dodatkowo kwestii odczytywanych przez profesjonalnego lektora. Zamawiający otrzyma wcześniej do zaakceptowania próbki głosów min. 2 lektorów. Audiodeskrypcja jest usługą skierowaną do osób niewidomych i słabowidzących. Polega ona na wpleceniu komentarza opisującego obraz w ścieżkę dźwiękową. Przerwy w dialogach wykorzystuje się, by opowiedzieć, co dokładnie dzieje się na ekranie, opisać bohaterki i bohaterów, miejsce akcji, kostiumy, gestykul ację i mimikę aktorów. Dzięki audiodeskrypcji przekaz i odbiór f ilmu jest bardziej zrozumiały dla osób niewidzących i niedowidzących. Główne założenia dla scenariusza Głównym założeniem jest promocja standardów jakości „MSUES”, „ MSUES Plus”, główną grupą odbiorców wydarzenia są firmy szkoleniowe i doradcze. Tematyka i charakter spotów muszą być zbieżne z celami i ideą standardów jakości „MSUES”, „MSUES Plus”. Więcej informacji o MSUES znajduje się na stronie xxx.xxxxx.xx | ||
10 | Koordynacja wydarzenia. | Wykonawca zobowiązany jest do sprawnej i terminowej realizacji konferencji oraz stałej współpracy z Zamawiającym, w tym: • pozostawania w stałym kontakcie ( kontakt telefoniczny oraz drogą elektroniczną; spotkania z Zamawiającym w miarę potrzeb, pomoc i wsparcie dla pracowników Zamawiającego w przygotowaniu konferencji, wyznaczenie osoby koordynującej do kontaktów roboczych), • informowania o pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji konferencji, • wyjaśnienia i konsultowania wszelkich zapytań i niejasności zgłaszanych przez Zamawiającego. Wykonawca wskaże jedną osobę, pełniącą rolę koordynatora przedsięwzięcia, która będzie dostępna podczas przygotowań do konferencji pod wskazanym numerem telefonu oraz mailem, a także będzie do dyspozycji w dniu jej zorganizowania na 1 godzinę przed jej rozpoczęciem i przez cały czas jej trwania. |
Zakres zamówienia objętego prawem opcji – tabela nr 2.
Lp. | Element zamówienia | Opis – elementy nie objęte zamówieniem podstawowym w tabeli nr 1. |
1 | Zapewnienie sal do przeprowadz enia konferencji i organizacji cateringu. | Rodzaj i liczba sal. Wykonawca zapewni najem na wyłączność przestrzeni konferencyjnej w dniu odbywania się wydarzenia. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia dwóch sal w obiekcie, w którym odbędzie się konferencja: • jedna sala konferencyjna, o wysokim standardzie, • jedna sala o wysokim standardzie z przeznaczeniem na organizację cateringu Obie sale muszą być zlokalizowane w bliskim sąsiedztwie, w jednym obiekcie, o którym mowa poniżej. Charakterystyka obiektu. Sale o wysokim standardzie zlokalizowane w obiekcie konferencyjnym lub obiekcie instytucji publicznej lub instytucji kultury. Dopuszcza się zlokalizowanie w hotelu o standardzie minimum 3 - gwiazdkowym.(zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie). Obiekt musi posiadać salę konferencyjną, która umożliwi przeprowadzenie konferencji. Obiekt musi się znajdować na terenie Krakowa w odległości nie większej niż 10 km od Dworca Głównego w Krakowie. Miejsce musi być dobrze skomunikowane z dworcem kolejowym Kraków Główny i Małopolskim Dworcem Autobusowym w Krakowie. Odległość miejsca konferencji od najbliższego przystanku komunikacji miejskiej nie może przekraczać 500 m. W obiekcie, ani jego bezpośrednim sąsiedztwie nie mogą trwać prace remontowe. Maksymalnie 500 m od budynku musi znajdować się parking lub możliwość bezpłatnego parkowania dla uczestników wydarzenia (w tym dla osób z niepełnosprawnościami), – co najmniej 10 miejsc, w tym, co najmniej 2 miejsca dla osób z niepełnosprawnościami. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru 3 propozycje obiektu do 5 dni od terminu skorzystania przez zamawiającego z opcji. Wykonawca ma obowiązek skonsultowania z Zamawiającym lokalizacji obiektu i uzyskania drogą mailową akceptacji Zamawiającego w zakresie dokonanego wyboru. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca umożliwi dokonanie oględzin obiektu i sali, w której mogłaby się odbyć konferencja, przed podjęciem decyzji o wyborze. Opis sali konferencyjnej. |
Lp. | Element zamówienia | Opis – elementy nie objęte zamówieniem podstawowym w tabeli nr 1. |
Sala konferencyjna musi być przestronna, zapewniać widoczność dla wszystkich uczestników konferencji. Wymagania powierzchni to, co najmniej 4 m kw. na osobę. Sala musi posiadać dostęp do światła dziennego (okno/a), sprawną klimatyzację i ogrzewanie, ciągły dostęp do Internetu. Sala musi być dobrze oświetlone (dopuszczalne sztuczne oświetlenie) z możliwością zasłonięcia okien. Sala konferencyjna musi być wyposażona w sprzęt do prezentacji multimedialnych tj. laptop z pilotem umożliwiający odtwarzanie prezent acji z zainstalowanym programem do odczytu pliku PDF, plików filmowych, z możliwością odtwarzania plików w formacie dvd lub avi, oraz z dostępem do Internetu, a także – w razie potrzeby f lipcharty wraz z papierem i flamastrami. Dodatkowo w sali powinien być dostępny sprzęt nagłaśniający oraz mikrofony. Na sali Uczestnicy konferencji stacjonarnej muszą mieć zapewniony dostęp do szatni ( lub miejsce do przechowywania okryć wierzchnich), węzła sanitarnego, oddzielnej sali cateringowej zlokalizowanej obok sali konferencyjny. Aranżacja przestrzeni w sali konferencyjnej. Sala musi zostać zaaranżowana w taki sposób, aby zapewnić komfort osobom uczestniczącym w konferencji (odpowiednia odległość pomiędzy fotelami, przejścia, w tym w kierunku drzwi wyjściowych z sali, itp.). W sali musi zostać zagospodarowana odpowiednia przestrzeń na wystąpienia oraz aranżację pod studio telewizyjne (studio telewizyjne z rozmieszczeniem min. 4 kamer ruchomych, dwóch telewizorów, ekranu LED). Sala powinna być wyposażona w mównicę dla prelegentów, umożliwiającą rozłożenie notatek, materiałów oraz laptopa do prezentacji. Wykonawca zapewni w dniu konferencji aranżację sali i oprawy graficznej wydarzenia adekwatnie do charakteru i koncepcji spotkania, w tym aranżację wnętrza sali w sposób umożliwiający przeprowadzenie konferencji w formie stacjonarnej i online, transmisję konferencji online w czasie rzeczywistym wraz z udziałem uczestników, • trzy podesty – jeden dla uczestników konferencji max 10 osób, drugi – stanowisko pokazowe, trzeci z mównicą do wygłaszania wykładów, • aranżacja podestu spójna z koncepcją aranżacji sali, • podest dla 10 osób - układ w kształcie „ U” - jednakowe stoliki dla maksymalnie 10 osób oraz dopasowane do nich jednakowe fotele; stoliki powinny mieć szerokość |
Lp. | Element zamówienia | Opis – elementy nie objęte zamówieniem podstawowym w tabeli nr 1. |
pozwalającą na jednoczesne i bezpieczne umieszczenie na nich koziołków, sprzętu komputerowego i napojów; • umieszczenie 2 telewizorów ( ekranów) wielkości, co najmniej 50 cali ( ustawienie zapewniające kontakt wzrokowy uczestników stacjonarnych z wyświetlanym na telewizorach przekazem – konferencją online, stanowiskiem pokazowym), • zapewnienie i podłączenie bezprzewodowego pilota do zmiany slajdów prezentacji ( pilot będzie zawierać tylko podstawowe funkcje, t j . przełączanie slajdów w przód, w tył oraz wskaźnik laserowy); • w sali umieszczenie roll’ u- pów i ścianek dostarczonych przez Zamawiającego. Szczegóły dotyczące sposobu zagospodarowania przestrzeni sali, w której odbędzie się konferencja, zostaną uzgodnione z Wykonawcą po skorzystaniu z prawa opcji. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu obejrzenie sali wraz z jej ustawieniem dzień przed konferencją. Wykonawca zapewni obsługę techniczną sprzętu będącego na wyposażeniu sali na 2 godziny przed, w trakcie konferencji i do ½ h po jej zakończeniu. Wszystkie sale: konferencyjna i cateringowa muszą spełniać aktualne wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy. Sale muszą być dostępne dla przedstawicieli Zamawiającego minimum na 2 h przed rozpoczęciem konferencji i przez 1 h po jej zakończeniu. Aranżacja sali cateringowej Aranżacja przestrzeni sali w układzie bankietowym. Miejsca siedzące, stoły nakryte białym obrusem, na każdym delikatna kompozycja z żywych kwiatów. Stoły cateringowe powinny być dostępne dla wszystkich osób, w tym również dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością. Oznakowanie konferencji Wykonawca zapewni odpowiednie oznaczenie konferencji dla uczestników na terenie obiektu, ułatwiające dotarcie do części budynku, w której odbędzie się konferencja za pomocą tabliczek informacyjnych lub innych rozwiązań, w uzgodnieniu z Zamawiającym, Tabliczki informacyjne powinny być rozmieszone, co najmniej przy wejściu do budynku, holu budynku i na drzwiach sali. Zamawiający dostarczy Wykonawcy tabliczki do kolorowego wydruku w wersji elektronicznej. Dopuszcza się również możliwoś ć wyświetlenia treści tabliczek informacyjnych w formie elektronicznej w formacie co najmniej A4. |
Lp. | Element zamówienia | Opis – elementy nie objęte zamówieniem podstawowym w tabeli nr 1. |
Dostosowanie konferencji do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Zarówno obiekt, w którym będą zlokalizowane sale, jak i same sale powinny być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnościami i umożliwiać uczestnictwo w konferencji osób z niepełnosprawnościami, w tym osób poruszających się na wózkach inwalidzkich (tj. wejścia bez schodów lub wyposażone w rampy/podjazdy itp.; prześwity w drzwiach o szerokości min. 110 cm; windy umożliwiające wjazd wózka inwalidzkiego, jeżeli którakolwiek z sal będzie znajdować się na piętrze). Na kondygnacji z salami wykorzystywanymi na potrzeby konferencji powinna znajdować się toaleta przystosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnością. Obiekt musi zapewniać również możliwość wejścia i uczestniczenia osób z psem asystującym (zgodnie z artykułem 20a ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych). W przypadku, jeżeli w konferencji potwierdzi udział osoba z niepełnosprawnością słuchową, Wykonawca zobowiązany będzie dodatkowo zapewnić pętlę indukcyjną na czas wydarzenia. Pętla indukcyjna musi spełniać wymagania normy PN EN 60118 -4. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie nie później niż 5 dni roboczych przed konferencją. UWAGA! W przypadku niezgłoszenia przez Zamawiającego potrzeby zapewnienia pętli indukcyjnej koszt wynagrodzenia Wykonawcy zostanie pomniejszony o powyższe niezrealizowane usługi, zgodnie z wykazem cen stanowiącym załącznik do umowy. Pomniejszenie wynagrodzenia za nieskorzystanie z pętli indukcyjnej nie dotyczy sytuacji, jeżeli sale wykorzystane na potrzeby konferencji będą posiadać wbudowaną na stałe pętlę indukcyjną oferowaną w ramach ceny za daną salę. | ||
2 | Usługa cateringowa- zapewnienie cateringu dla uczestników konferencji w formie stacjonarnej. | Zorganizowanie cateringu dla 10 osób w obiekcie, w którym będzie odbywać się konferencja stacjonarna w tym: • serwis kawowy dostępny bez przerwy • poczęstunek - szwedzki stół - bufet na zimno i ciepło oraz bufet słodki Serwis kawowy menu: • kawa z ekspresu; • herbata ekspresowa ( różne rodzaje w proporcji po 20% – czarna, czerwona, zielona, Xxxx Xxxx, owocowa), ( stały dostęp do wrzątku); |
Lp. | Element zamówienia | Opis – elementy nie objęte zamówieniem podstawowym w tabeli nr 1. |
• woda mineralna gazowana i niegazowana( w proporcji 40/ 60) w butelkach szklanych o poj. max 0, 3 l ( 50szt.), • soki owocowe 100 % – 3 rodzaje ( łącznie 5 l); • dodatki: zapewnienie stałego dostępu do mleka ( podawane w dzbanku), cukru białego i brązowego, cytryn w plasterkach; • ciastka kruche, ciastka typu mini drożdżówki – różne rodzaje ( ok. 170 g/ os.). Bufet na zimno oraz bufet słodki Dania na zimno: sałatka (3 rodzaje do wyboru, w tym jedna wegetariańska; łącznie po 150 g/os.); drobne przekąski, w tym również w wersji wegetariańskiej, minimum 5 rodzajów ( takie jak: tartinki, faszerowane ptysie, nadziewane babeczki, koreczki, roladki), do uzgodnienia z Zamawiającym – łącznie 50 sztuk, Bufet słodki, w tym ciasta pieczone (minimum 2 rodzaje) oraz desery typu babeczki z owocami, crème brulee, pana cotta (minimum 2 rodzaje), (po 3 szt./os.). Bufet na ciepło Dwa rodzaje przekąsek na ciepło w tym jedna wegetariańska (np. mini szaszłyki, placki warzywne). Każdego rodzaju po 30 sztuk, łącznie 60 sztuk. Poczęstunek kawowy i poczęstunek na zimno dostępny na godzinę przed rozpoczęciem konferencji, w czasie jej trwania i max godzinę po jej zakończeniu. Poczęstunek na ciepło podany w przerwie po I części konferencji. Szczegółowy program konferencji Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej do 5 dni roboczych przed konferencją. Wykonawca zapewni personel oraz wyposażenie niezbędne do obsługi cateringowej (m. in. obrusy, serwis do kawy i herbaty, sztućce, szklanki do zimnych napojów, serwetki, stoły bankietowe, krzesła. Zamawiający dopuszcza zastosowanie naczyń jednorazowych, jeżeli będą tego wymagać obostrzenia covidowe. Wykonawca zapewni opakowania jednorazowe w celu zapakowania niewykorzystanych produktów. Strój obsługi cateringu ma być schludny i reprezentacyjny. Wykonawca ustawi i przygotuje stoły cateringowe w sposób uzgodniony z Zamawiającym z zachowaniem wymogów sanitarnych związanych ze stanem epidemii, obowiązujących w dniu organizacji wydarzenia. Wykonawca odpowiada za bieżące usuwanie i utylizację odpadów i śmieci, sprzątanie – doprowadzenie |
Lp. | Element zamówienia | Opis – elementy nie objęte zamówieniem podstawowym w tabeli nr 1. |
pomieszczenia, w którym odbyła się usługa cateringowa, do pierwotnego stanu. Wykonawca odpowiada za podanie posiłków zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i wyżywienia zbiorowego, a także z zachowaniem wymogów sanitarnych związanych ze stanem epidemii, obowiązujących w dniu organizacji wydarzenia. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 3 propozycje menu do wyboru najpóźniej do 3 dni roboczych przed konferencją. Zamawiający ma możliwość wniesienia uwag do przedstawionych propozycji najpóźniej następnego dnia roboczego po ich przedstawieniu przez Wykonawcę. Po uwzględnieniu uwag przez Wykonawcę, Zamawiający wybiera jedną z propozycji. | ||
3 | Zapewnienie i aranżacja stanowiska pokazowego w sali konferencyjn ej. | Wykonawca w sali konferencyjnej zaaranżuje i zorganizuje stanowisko dla pokazowego szkolenia dla przedstawiciela branży beauty (np. kosmetyczka, fryzjer) . Wykonawca zapewni aranżację stanowiska, organizację oraz wyposażenie w niezbędny sprzęt w uzgodnieniu z przedstawicielem branży prowadzącym pokaz. Zamawiający planuje udział w pokazie min. 3 osób. Wykonawca jest zobowiązany do powiadomienia Zamawiającego o podjętych w tym zakresie uzgodnieniach. Wykonawca zapewni sprzątanie stanowiska po zakończeniu konferencji. |
4 | Zapewnienie i aranżacja studia telewizyjneg o w sali konferencyjn ej. | Wykonawca w sali konferencyjnej zaaranżuje i zapewni studio oraz przeprowadzi transmisję wydarzenia online. Wykonawca zapewni niezbędne wyposażenie techniczne oraz obsługę w czasie konferencji. Wyposażenie techniczne: • ekran LED o wymiarach co najmniej 7x 3 m( +/- 0, 5m), ekran wysokiej jakości, nieinteresujący z kamerami, • 4 kamery ( jakość Full HD), • oświetlenie studyjne, • procesor obrazu, • mediaserwer, • zasilanie awaryjne, • wysokiej jakości łącze internetowe, • cyfrowy mikser audio oraz zestaw mikrofonów ( mikrofony bezprzewodowe, mikroporyty min 10 szt., • mikser do kamer, • serwer streamingowy, • dwa telewizory, każdy minimum 50 cali ( jeden do wyświetlenia obrazu z kamery pokazującej pokaz |
Lp. | Element zamówienia | Opis – elementy nie objęte zamówieniem podstawowym w tabeli nr 1. |
przedstawiciela branży beauty, drugi do bieżącego podglądu przebiegu konferencji online), • odsłuch dla t łumacza PJM. Obsługa – zespół techniczny Wykonawca zapewni obsługę - zespół techniczny w niezbędnej liczbie osób, zapewniający realizację i transmisję. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania aranżacji wyświetlania na ekranie LED spotów, logotypów UMWM i Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie, Znaku Jakości MSUES oraz materiałów promujących konferencję i jej zagadnienia (np. tytuł, program) zgodnie z: Księgą Identyfikacji Wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014 -2020: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/00000/Xxx ega_Identyfikacji_Wizualnej_2014-2020_2017.pdf Systemem Identyfikacji Wizualnej Województwa Małopolskiego: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx -malopolska/system- identyfikacji-wizualnej-wojewodztwa-malopolskiego Wykonawca zapewni/zadba o poprawność i ciągłość transmisji online oraz możliwość skutecznej interakcji z uczestnikami konferencji, ciągłość działania i poprawność wszystkich elementów wyposażenia technicznego, w tym bieżące usuwanie ewentualnych awarii oraz czuwanie nad prawidłowym działaniem sprzętu, oprogramowania oraz łączy. Wykonawca zapewni uporządkowanie sali po zakończeniu spotkania. Wykonawca przedstawi 2 propozycje aranżacji studia telewizyjnego, materiałów wyświetlanych na ekranie LED oraz reżyserii wydarzenia do akceptacji Zamawiającego po skorzystaniu z prawa opcji. Aranżacja musi uzyskać akceptację Zamawiającego. W dniu wydarzenia Wykonawca na 2 godziny przed wydarzeniem zapewni poprawność działania studia oraz jego gotowość. Wykonawca, za zgodą Zamawiającego, może zaproponować wprowadzenie nowych elementów wzbogacających i uatrakcyjniających realizację zamówienia, jednak bez zmiany wynagrodzenia. | ||
5 | Zapewnienie prelegentów. | Prelegenci. W tym miejscu prosimy o wycenę tylko elementów dodatkowych, nie wycenionych w tabeli nr 1 przy punkcie „zapewnienie prelegentów”. W konferencji stacjonarnej zamawiający zaplanował udział 4 prelegentów. Wykonawca jest zobowiązany do |
Lp. | Element zamówienia | Opis – elementy nie objęte zamówieniem podstawowym w tabeli nr 1. |
zapewnienia udziału stacjonarnego 3 prelegentów zgodnie ze wskazanymi oczekiwaniami Zamawiającego w zamówieniu podstawowym. Zamawiający zastrzega możliwość udziału w konferencji w formie zdalnej jednego z 3 zapewnianych przez Wykonawcę prelegentów. | ||
6 | Zapewnienie konferansjer a/ki | W tym miejscu prosimy o wycenę tylko elementów dodatkowych, nie wycenionych w tabeli nr 1 przy punkc ie „zapewnienie konferansjera/ki”. Wykonawca zapewni usługę polegającą na prowadzeniu konferencji stacjonarnej. Zatrudni konferansjera/ kę, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego w zamówieniu podstawowym. Ponadto w ramach prawa opcji w formie konferencji stacjonarnej do zadań konferansjera/ ki będzie należało: • poprowadzenie rozmowy z uczestnikami pokazu („mistrz” i „ osoba ucząca się”) na temat uczenia w miejscu pracy. |
7 | Zapewnienie przedstawici eli branży- przeprowadz enie pokazu. | Wykonawca zapewni przedstawicieli branży beauty do przeprowadzenia pokazu w trakcie konferencji. Będą to „mistrz i osoba ucząca się” oraz model. „Mistrz” - osoba wykonująca czynnie zawód, posiadająca doświadczenie w zawodzie i prowadząca szkolenia w miejscu pracy. „Osoba ucząca się”- osoba dorosła, pracująca w zawodzie, posiadająca doświadczenie w zawodzie, podnosząca swoje kwalifikacje. Zamawiający udostępni Wykonawcy bazę potencjalnych dostawców usługi uczenia w miejscu pracy spełniających wymagania MSUES Plus. Zamawiający zastrzega prawo akceptacji wskazanego przez Wykonawcę przedstawiciela branży. Wykonawca przedstawi propozycję nie później jak do 5 dni roboczych po skorzystaniu przez Xxxxxxxxxxxxx z prawa opcji. |
8 | Zapewnienie bezpieczeńst wa sanitarno- epidemiologi cznego | W związku z zagrożeniem epidemicznym realizacja konferencji w formie stacjonarnej może wymagać stosowania zasad reżimu sanitarnego narzuconego przez właściwe instytucje x.xx. Główny Inspektorat Sanitarny. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest do stosowania ww. wytycznych oraz zapewnienia środków ochronnych i dezynfekujących. Wykonawca zapewni płyn dezynfekujący do rąk uczestnikom konferencji stacjonarnej oraz w węzłach sanitarnych. Płyn musi posiadać odpowiednie atesty. Płyn powin ien być dostępny w trakcie trwania Konferencji. Wykonawca zapewni dezynfekcję i sprzątanie całej powierzchni sali konferencyjnej oraz sali, w której będzie |
Lp. | Element zamówienia | Opis – elementy nie objęte zamówieniem podstawowym w tabeli nr 1. |
prowadzony catering środkami z odpowiednimi atestami, w dniu wydarzenia przed rozpoczęciem konferen cji. Wszyscy pracownicy Wykonawcy (dotyczy to wszystkich pracowników obsługi Wykonawcy oraz osób pracujących przy wydawaniu posiłków) muszą mieć zapewnione środki ochronne i dezynfekujące zapewnione przez Wykonawcę we własnym zakresie ( zgodnie z aktualnymi zasadami reżimu sanitarnego). |
Załącznik nr 2 do umowy
Organizacja konferencji w ramach działań upowszechniających Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno-Szkoleniowych
Formularz cenowy
L.p. | Element zamówienia podstawowego | Ilość Sztuk | Cena jednostkowa brutto w zł | Wartość brutto w zł (iloczyn wiersza III x IV) | W tym prawa autorskie |
I | II | III | IV | V | VI |
1 | Zapewnienie konferencji online oraz narzędzia/platformy do jej przeprowadzenia. | - | |||
2 | Pomoc techniczna. | - | |||
3 | Pomoc techniczna - telefoniczna. | - | |||
4 | Zapewnienie prelegentów. | - | |||
5 | Zapewnienie konferansjera/ki | - | |||
6 | Nagrania video z konferencji. | ||||
7 | Przyjmowanie zgłoszeń na konferencję online. | - | |||
8 | Prowadzenie rejestracji uczestników w dniu konferencji. | - | |||
9 | Przygotowanie spotów video na konferencję. | ||||
10 | Koordynacja wydarzenia. | - | |||
11 | Zapewnienie tłumacza PJM na konferencji. | - | |||
RAZEM - suma kwoty obejmującej wszystkie działania składające się na zamówienie podstawowe, wymienione w pkt. 1-11) |
L.p. | Element zamówienia z prawem opcji | Ilość Sztuk | Cena jednostkowa brutto w zł | Wartość brutto w zł (iloczyn wiersza III x IV) | W tym prawa autorskie |
I | II | III | IV | V | VI |
1 | Zapewnienie sal do przeprowadzenia konferencji i organizacji cateringu. | - | |||
2 | Usługa cateringowa- zapewnienie cateringu dla uczestników konferencji w formie stacjonarnej. | - | |||
3 | Zapewnienie i aranżacja stanowiska pokazowego w sali konferencyjne. | - | |||
4 | Zapewnienie i aranżacja studia telewizyjnego w sali konferencyjnej. | - | |||
5 | Zapewnienie prelegentów. | - | |||
6 | Zapewnienie konferansjera/ki. | - | |||
7 | Zapewnienie przedstawicieli branży-przeprowadzenie pokazu. | - | |||
8 | Zapewnienie bezpieczeństwa sanitarno-epidemiologicznego | - | |||
9 | Pętla indukcyjna | - | |||
RAZEM - suma kwoty obejmującej wszystkie działania składające się na zamówienie z prawem opcji, wymienione w pkt. 1-9) | X |
39
Wykonawca:
……………………………………………………………………………………………………………
Oświadczenie
Zgodnie z zapisami § 2 ust. 4 Umowy na Organizacja konferencji w ramach działań upowszechniających Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno-Szkoleniowych dla Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie Urzędu Pracy w Krakowie, Zamawiający oświadcza, iż będzie korzystał z prawa opcji, w zakresie:
- Zapewnienie sal do przeprowadzenia konferencji i organizacji cateringu,
- Usługa cateringowa – zapewnienie cateringu dla uczestników konferencji w formie stacjonarnej,
- Zapewnienie i aranżacja stanowiska pokazowego w sali konferencyjnej,
- Zapewnienie i aranżacja studia telewizyjnego w sali konferencyjnej,
- Zapewnienie prelegentów,
- Zapewnienie konferansjera,
- Zapewnienie przedstawicieli branży – przeprowadzenie pokazu ,
- Zapewnienie bezpieczeństwa sanitarno-epidemiologicznego
- Pętla indukcyjna.
ZAMAWIAJĄCY:
WZÓR
Protokół odbioru zamówienia
Protokół ...........................odbioru zamówienia w ramach realizacji umowy z dnia r. na
organizację konferencji w ramach działań upowszechniających Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno-Szkoleniowych, zawartej pomiędzy Województwem Małopolskim - Wojewódzkim Urzędem Pracy w Krakowie a ……………………………………………….……………………………
z siedzibą w ……………………………….…………………………………………………………..……..
Strony umowy potwierdzają wykonanie i dostarczenie następującego elementu zamówienia:
Opis pozycji odbieranej | Element zamówienia zgodny z OPZ i formularzem cenowym |
Z chwilą podpisania protokołu Wykonawca przekazuje na zasadach określonych w § 6 umowy, majątkowe prawa autorskie4 do:
- Nagrań video z konferencji,
- Spotów video na konferencję.
Zrealizowano zgodnie z umową i wytycznymi Zamawiającego, dostarczono w terminie. Data sporządzenia protokołu: ……………………….
……………………………. ………………………………………… Podpis osoby upoważnionej Podpis osoby upoważnionej
ze strony Zamawiającego ze strony Wykonawcy
4 Jeżeli dotyczy
41