UMOWA WSPÓŁPRACY NR …… WGK/RMA/2023

UMOWA WSPÓŁPRACY NR …… WGK/RMA/2023

zawarta w dniu ………....………….. 2023 roku w Gdańsku pomiędzy:

Gminą Miasta Gdańska z siedzibą w Xxxxxxx, 00-000 Xxxxxx, xx. Nowe Ogrody 8/12,

reprezentowaną przez Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxx, Zastępcę Prezydenta Miasta Gdańska,

zwaną w dalszej części umowy „Organizatorem głównym”,

a

………………………………………………. z siedzibą w ……………………………………………………………

reprezentowaną/ym przez……………………………….,

zwaną/ym w dalszej części umowy „Organizatorem lokalnym”

Organizator główny i Organizator lokalny będą dalej łącznie zwani „Stronami”.

§ 1

Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest organizacja Kampanii „Rowerowy Maj 2023” o charakterze konkursu, dalej zwanej „Kampanią”.

2. Niniejsza Umowa określa zobowiązania Stron w zakresie przygotowania, organizacji oraz raportowania Kampanii.

3. Kampania dedykowana jest przedszkolom i szkołom podstawowym. Celem Kampanii jest promowanie aktywności fizycznej, zrównoważonej mobilności, w tym w szczególności komunikacji rowerowej. Kampania będzie trwać od dnia 4 do dnia 31 maja 2023 r.

4. Kampania będzie prowadzona z użyciem dedykowanego Systemu Kampanii oraz strony internetowej xxx.xxxxxxxxxxx.xx, dalej zwanych Systemem.

5. Zasady prowadzenia Kampanii określa Regulamin Kampanii „Rowerowy Maj 2023”, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej Umowy.

§ 2

Zobowiązania Organizatora głównego

Organizator główny zobowiązuje się nieodpłatnie:

1. przekazać Organizatorowi lokalnemu dostęp i uprawnienia do Systemu do obsługi Kampanii wraz z instrukcją obsługi z wykorzystaniem informacji dostarczonych Organizatorowi głównemu poprzez formularz zgłoszeniowy, stanowiący załącznik nr 2 do Umowy;

2. utworzyć podstronę miasta/gminy w ramach domeny xxx.xxxxxxxxxxx.xx z wykorzystaniem informacji i zdjęć dostarczonych Organizatorowi głównemu poprzez formularz zgłoszeniowy, stanowiący załącznik nr 3 do Umowy;

3. przekazać Organizatorowi lokalnemu następujące materiały w wersji elektronicznej do wykorzystania wyłącznie na potrzeby przeprowadzenia i promocji Kampanii Rowerowy Maj 2023:

1. logo Kampanii Rowerowy Maj,

2. logo Organizatora głównego,

3. projekty materiałów informacyjno-promocyjnych, koniecznych do prawidłowego przeprowadzenia Kampanii, w formie plików częściowo otwartych - z możliwością edycji, w tym:

I. regulamin Kampanii,

II. plakat szkolny,

III. plakat klasowy,

IV. książeczkę rowerową,

V. naklejki na plakat,

VI. naklejki na książeczkę xxxxxxxx,

VII. torbę na nagrody klasowe;

4. udostępnić Organizatorowi lokalnemu wszelkie inne informacje dotyczące zasad Kampanii konieczne do jej prawidłowej realizacji;

5. zamieścić informację o udziale Organizatora lokalnego w Kampanii w informacjach przekazywanych prasie oraz na stronach internetowych poświęconych Kampanii - poprzez umieszczenie logotypu Organizatora lokalnego, które ten udostępni bezpłatnie.

§ 3

Zobowiązania Organizatora lokalnego

Organizator lokalny zobowiązuje się nieodpłatnie:

1. przygotować i przeprowadzić Kampanię na terenie swojego miasta/gminy, we własnym zakresie, na własną odpowiedzialność, opierając się na zasadach i projektach materiałów promocyjno-informacyjnych, opracowanych przez Organizatora głównego, zgodnie z Regulaminem Kampanii Rowerowy Maj 2023 oraz przy użyciu udostępnionych przez Organizatora głównego rozwiązań informatycznych,

2. delegować do współpracy z Organizatorem głównym koordynatora lokalnego Kampanii,

3. niezmiennie używać nazwy i logotypu Rowerowego Maja do celów realizacji Kampanii,

4. uzupełnić udostępnioną - dedykowaną miastu/gminie podstronę Kampanii w zakresie:

1. informacji na temat Kampanii,

2. informacji o nagrodach i partnerach Kampanii, przy czym logotypy partnerów i zdjęcia nagród nie mogą być większe niż 500 KB,

3. zamieszczenia lokalnego Regulaminu Kampanii w zakładce „do pobrania”,

5. zamieścić informację o Organizatorze głównym na wszystkich materiałach drukowanych, informacjach przekazywanych prasie oraz stronach internetowych poświęconych Kampanii poprzez umieszczenie logotypu Organizatora głównego z dopiskiem „Organizator główny Kampanii”,

6. zamieścić na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxx.xx, w galerii miasta/gminy Organizatora lokalnego, pakiet 10-ciu zdjęć obrazujących przebieg Kampanii u Organizatora lokalnego, w formacie JPG, o maksymalnej wielkości do 15 MB łącznie wraz z udzieleniem Organizatorowi głównemu nieodpłatnej licencji niewyłącznej na czas nieokreślony do wykorzystania zdjęć na następujących polach eksploatacji:

1. utrwalanie i zwielokrotnianie wszelkimi technikami, a w szczególności techniką cyfrową, drukarską, reprograficzną,

2. wprowadzanie do obrotu,

3. wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie, emitowanie, remitowanie, jak również udostępnianie w taki sposób, aby każdy miał do zdjęć dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym bez względu na sposób i technologię (w szczególności w Internecie),

4. wykorzystywanie w całości lub części do celów promocyjnych Organizatora głównego, a w szczególności do wykorzystywania w materiałach i utworach tj.: utwory audiowizualne, prezentacje multimedialne, plakaty, foldery, informacje prasowe itp.

§ 4

Termin realizacji Umowy

1. Niniejsza Xxxxx obowiązuje od dnia jej zawarcia do dnia 31 grudnia 2023 r.

2. Ustala się następujące terminy realizacji wzajemnych zobowiązań Stron:

1. w zakresie, o którym mowa w §2 pkt 1, 2 i 3 Umowy – w terminie 7 dni od daty zawarcia Umowy;

2. w zakresie, o którym mowa w §3 pkt 4 Umowy – w terminie do dnia 21 kwietnia 2023 r.;

3. w zakresie, o którym mowa w §2 pkt 4 i 5 oraz w §3 (z wyłączeniem pkt 4) i w §5 – do końca trwania Umowy.

§ 5

Udzielenie licencji przez Organizatora głównego

1. Organizator główny oświadcza, że przysługują mu autorskie prawa majątkowe do materiałów, o których mowa w §2 pkt 3 Umowy.

2. Organizator główny udziela Organizatorowi lokalnemu nieodpłatnie licencji niewyłącznej do korzystania przez Organizatora lokalnego, w okresie obowiązywania Umowy, z materiałów wymienionych w §2 pkt 3 Umowy, na następujących polach eksploatacji:

1. utrwalanie i zwielokrotnianie wszelkimi technikami, a w szczególności techniką cyfrową, drukarską, reprograficzną,

2. wprowadzanie do obrotu,

3. wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie, emitowanie, remitowanie, jak również udostępnianie w taki sposób, aby każdy miał do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym bez względu na sposób i technologię (w szczególności w Internecie),

4. wykorzystywanie w całości lub części do celów promocyjnych Organizatora lokalnego, a w szczególności do wykorzystywania w materiałach i utworach tj.: utwory audiowizualne, prezentacje multimedialne, plakaty, foldery, informacje prasowe, itp.

3. Organizator główny wyraża zgodę na zmianę treści materiałów, o których mowa w §2 pkt 3 lit. c Umowy, z wyłączeniem obszarów nieedytowalnych, po otrzymaniu wcześniejszej aprobaty Organizatora głównego.

4. Organizator główny dopuszcza możliwość użycia logotypu Kampanii na materiałach informacyjno‑promocyjnych Organizatora lokalnego, po otrzymaniu wcześniejszej aprobaty Organizatora głównego, przy czym w przypadku materiałów, o których mowa w §2 pkt 3 lit. c II, III, IV koniecznym jest również zamieszczenie logotypu Organizatora głównego.

§ 6

Współadministrowanie danymi osobowymi

1. Z chwilą przystąpienia Organizatora lokalnego do Kampanii, Strony są Współadministratorami danych osobowych Koordynatorów i uczestników Kampanii oraz przedstawicieli partnerów lub sponsorów Kampanii pochodzących od Organizatora lokalnego i wprowadzonych do Systemu oraz domeny internetowej wskazanych w §2 pkt 1 i 2, w zakresie danych:

   1. w przypadku Koordynatorów Kampanii, dyrektorów placówek i nauczycieli: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, nr telefonu, miejsce pracy;

   2. w przypadku uczestników Kampanii: imię i nazwisko, nazwę i adres miejsca nauki;

   3. w przypadku przedstawicieli partnerów lub sponsorów: imię i nazwisko, nr telefonu, miejsce pracy.

2. W odrębnym i własnym zakresie odpowiedzialności Organizatora lokalnego leży zapewnienie:

   1. poprawności danych osobowych, o których mowa w ust. 1, wprowadzonych przez Organizatora lokalnego do Systemu przeznaczonego do obsługi Kampanii;

   2. dostępu do danych osobowych tylko osobom uprawnionym;

   3. realizacji obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane osobowe są zbierane przez Organizatora lokalnego, w związku z uczestnictwem w Kampanii, w ramach działań wynikających z art. 6 ust. 1 lit. e Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

3. Organizator główny jest Współadministratorem, który zapewnia funkcjonowanie Systemu do obsługi Kampanii oraz odpowiada za techniczne aspekty przetwarzania danych osobowych za pomocą tego Systemu, w tym ich zabezpieczanie przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą, brakiem dostępności.

4. W zakresie utrzymania i zarządzania technicznego Systemu do obsługi Kampanii Organizator główny powierzył w drodze umowy zawartej na piśmie przetwarzanie danych osobowych podmiotowi przetwarzającemu tj. NET PC Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Xxxxxxx 00.

5. Organizator główny odpowiada za nadzór nad podmiotem, o którym mowa w ust. 4, w zakresie przetwarzania danych osobowych. W przypadku uzasadnionej konieczności przeprowadzenia audytu funkcjonowania podmiotu, o którym mowa w ust. 4, w związku z naruszeniem bezpieczeństwa danych osobowych, właściwym do jego przeprowadzenia jest Organizator główny.

6. Podpisanie niniejszej umowy oznacza akceptację wskazanego wyżej w ust. 4 podmiotu jako podmiotu przetwarzającego dane osobowe, przy czym Organizator główny ponosi odpowiedzialność wobec Organizatora lokalnego w związku z wyborem tego podmiotu oraz akceptacją ustaleń określonych w ust. 5.

7. Organizator główny zobowiązuje się niezwłocznie poinformować podmiot, o którym mowa
   w ust. 4, o przystąpieniu Organizatora lokalnego do Kampanii.

8. Organizator główny zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Organizatora lokalnego
   o ewentualnej zmianie podmiotu, o którym mowa w ust. 4, bez konieczności zmiany zapisów niniejszej Umowy.

9. Organizator główny zobowiązuje się zanonimizować dane osobowe będące przedmiotem współadministrowania, w terminie do dnia 31 stycznia 2024 roku.

10. Współadministratorzy ustalają, że:

    1. w zakresie wywiązywania się przez Współadministratorów z obowiązków w zakresie zarządzania naruszeniami ochrony danych osobowych oraz ich zgłaszania do organu nadzoru oraz osoby, których dane dotyczą, właściwy będzie Współadministrator, który stwierdził naruszenie;

    2. w przypadku, gdy naruszenie zostanie stwierdzone przez obydwu Współadministratorów (np. gdy zostało zgłoszone obydwu Współadministratorom), to właściwy do wykonania obowiązków określonych w art. 33 - 34 RODO będzie ten Współadministrator, z którego działania bądź zaniechania naruszenie wynikło;

    3. w przypadku, gdy naruszenie związane jest z funkcjonowaniem Systemu lub domeny internetowej, o których mowa w §2 pkt 1 i 2, właściwym do zgłoszenia naruszenia jest Organizator główny.

11. Współadministratorzy są zobowiązani współpracować między sobą w zakresie spełniania obowiązków określonych w art. 33 -34 RODO. W tym celu Współadministrator zobowiązany jest niezwłocznie poinformować drugiego Współadministratora o każdym stwierdzonym naruszeniu ochrony danych osobowych, podjętych w związku z naruszeniem krokach, treści zgłoszenia przekazanego organowi nadzorczemu w związku z naruszeniem oraz udzielić drugiemu Współadministratorowi wszelkich niezbędnych informacji w tym zakresie.

12. Współadminsitratorzy ustalają, że:

    1. każdy Współadministrator odpowiada za szkody spowodowane swoim działaniem w związku z niedopełnieniem obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na Administratora;

    2. każdy Współadministrator odpowiada za szkody spowodowane niezastosowaniem właściwych środków bezpieczeństwa;

    3. Współadministrator dopuszczający się naruszenia przepisów RODO lub innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego jest zobowiązany, w ramach swojej odpowiedzialności za przetwarzanie danych osobowych, do współpracy z drugim Współadministratorem
       w razie postępowania przed organem nadzorczym lub sporu sądowego z podmiotem danych osobowych;

    4. Współadministratorzy ustalają, że w przypadku zgłoszenia żądania dotyczącego realizacji praw wynikających z RODO, Współadministrator, który takie żądanie otrzymał, odpowie na to żądanie, o ile jest właściwy, powiadamiając drugiego ze Współadminsitratorów o żądaniu
       i udzielonej odpowiedzi. Gdy Współadministrator, który otrzyma żądanie, o którym mowa
       w zdaniu pierwszym, nie jest właściwy do udzielenia odpowiedzi, przekaże żądanie Współadministratorowi właściwemu niezwłocznie, tj. nie później niż w terminie 7 dni od otrzymania żądania.

§ 7

Współpraca Stron

1. Każda ze Stron wykonuje swoje prawa i obowiązki wynikające z Umowy na własny koszt i ryzyko oraz nie będzie z tego tytułu miała roszczeń względem drugiej Strony. Nie wyklucza to jednak odpowiedzialności z tytułu naruszenia praw własności intelektualnej.

2. Do koordynacji zadań wynikających z postanowień niniejszej Umowy wyznacza się następujących przedstawicieli:

1. ze strony Organizatora głównego:

Xxxx Xxxxxxxx oraz Xxxx Xxxxx

E-mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx

Tel.: 00 000 00 00,  00 000 00 00

2. ze strony Organizatora lokalnego:
   ……

E-mail: ………………………

Tel.:…………………………

3. IOD pełni funkcję osoby kontaktowej dla potrzeb komunikacji dotyczącej naruszeń ochrony danych osobowych i dla osób, których dane osobowe dotyczą.

4. IOD wyznaczonym przez Strony jest:

   1. ze strony Organizatora głównego:

Xxxxx Xxxxxxx

e-mail: xxx@xxxxxx.xxx.xx

Tel.: 00 000 00 00;

2. ze strony Organizatora lokalnego:

..............................

e-mail: …................

Tel.:…............

5. Każda ze Xxxxx zobowiązuje się dokonać obowiązku informacyjnego wobec swoich przedstawicieli, zgodnie z RODO.

6. Zmiana osób wymienionych w ust. 2 i 4 nie wymaga zmiany Umowy.

7. Wszelkie istotne dla realizacji niniejszej Umowy informacje obie Strony przekazują sobie drogą mailową na adresy wskazane w ust. 2 i 4.

§ 8

Rozwiązanie Umowy

1. W przypadku zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, Strony mogą odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach (powyższy termin jest zachowany w przypadku nadania oświadczenia o odstąpieniu przesyłką poleconą w placówce pocztowej operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe). Opisana powyżej przesłanka odstąpienia dotyczy x.xx. wprowadzenia stanu epidemii i związanych z epidemią sytuacji kryzysowych oraz ograniczeń i obostrzeń.

2. Stronom przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku niewywiązywania się drugiej Strony z zobowiązań, o których mowa w niniejszej Umowie, w terminie 14 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach (powyższy termin jest zachowany w przypadku nadania oświadczenia o wypowiedzeniu przesyłką poleconą w placówce pocztowej operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe).

3. Odstąpienie od Umowy oraz jej wypowiedzenie powinno nastąpić w formie pisemnej z podaniem uzasadnienia.

§ 9

Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. W sprawach, które nie są unormowane niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.

3. Wszelkie ewentualne spory między Stronami, dotyczące uzgodnień zawartych w niniejszej Umowie, będą rozwiązywane polubownie w drodze dwustronnych negocjacji, a jeśli nie przyniesie to rozstrzygnięcia, poprzez sąd powszechny właściwy rzeczowo z siedzibą w Gdańsku.

4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Załączniki:

1. Regulamin Kampanii „Rowerowy Maj 2023”

2. Formularz rejestracji do Kampanii „Rowerowy Maj 2023”

3. Informacje do podstrony gminy - xxx.xxxxxxxxxxx.xx

4. Klauzula informacyjna.

Organizator główny:
Organizator lokalny: