Umowa ( projekt )

Umowa ( projekt )

w sprawie przyznania, zaplanowania i przeprowadzenia

XXII Europejskiego Spotkania Historycznych Strzelców roku 2027

Zawarta pomiędzy:

Europejską Wspólnotą Historycznych Strzelców -EGS- reprezentowaną przez:

Xxxxxxx - Xxxxx Xxxxx de Merode - Prezydenta EGS

i Xxxxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx - Sekretarza Generalnego

a

................................................................................................................................

reprezentowanym przez ….............................................................................................

przy współudziale: ….....................….........................................................

( jednostka samorządu terytorialnego właściwa dla miejsca organizacji)

reprezentowana przez: …..........................................................................

zawarta zostaje następująca umowa dotycząca XXII Europejskiego Spotkania Historycznych Strzelców, które odbędą się w miejscowości …………………..

w terminie od ......08.2027. do 08.2027

Preambuła

Europejska Wspólnota Historycznych Strzelców (EGS) dostrzega w różnorodnych spotkaniach organizowanych przez bractwa strzeleckie i gildie wspaniałą okazję do łączenia ludzi z różnych europejskich krajów, zafascynowanych zwyczajami i obyczajami, a przez to do przysłużenia się lepszemu porozumieniu między narodami i do wspierania procesu zjednoczenia Europy.

Kierując się fundamentalną zasadą poznania przez wspólne świętowanie EGS przydziela organizację Europejskich Spotkań Historycznych Strzelców, które odbywają się co trzy lata (zawsze w innym kraju europejskim z uwzględnieniem zmiany regionu) i zachowują charakter tradycyjnego współzawodnictwa sportowego w postaci turnieju strzeleckiego o tytuł Europejskiego Króla Strzelców i Króla Młodzieżowego.

Decyzję o przyznaniu organizacji Europejskich Spotkań Historycznych Strzelców dokonuje Zgromadzenie Plenarne na wniosek Prezydium,

Organizator - z reguły regionalny lub krajowy związek lub stowarzyszenie względnie ich grupa, działające na zlecenie związku – musi wykazać wobec Prezydium swoją organizacyjną i ekonomiczną zdolność działania, zobowiązać się z racji umowy do realizacji wskazanych przez EGS elementów imprezy nawiązujących do zwyczajów i obyczajów oraz przejąć finansową i prawną odpowiedzialność za całość Spotkań.

Wskazanie organizatora Spotkań następuje z reguły sześć lat wcześniej. Jeśli w okresie przygotowań okaże się, że organizator nie może przeprowadzić imprezy we właściwy sposób, Prezydium jest uprawnione podjąć decyzję o pozbawieniu prawa organizacji imprezy:

− na mocy decyzji kolejnego Zgromadzenia Plenarnego,

− lub niezwłocznie w przypadku bezpośredniego jej zagrożenia.

EGS reprezentowana przez zarządzające Prezydium, zastrzega sobie, w okresie przygotowań i w czasie przebiegu Spotkań, prawo do wydawania poleceń organizatorowi jednakże tylko w przypadku jeśli dotyczą one spraw związanych z zachowaniem zwyczajów i obyczajów oraz charakteru imprezy, który powinien odpowiadać chrześcijańskiemu rozumieniu wartości i konieczności zachowania tradycji.

W sprawach finansowych organizator jest w swych decyzjach niezależny, chyba że ustalone przez niego opłaty i ceny ze społecznego punktu widzenia mogą zostać uznane jako nieadekwatne.

O przygotowaniach i przebiegu imprezy należy sukcesywnie informować i włączać przy podejmowaniu istotnych decyzji zarządzające Prezydium, a zwłaszcza Sekretarza Generalnego i Prezydenta. Dotyczy to także pytań szczegółowych, jak wyznaczania honorowych patronatów (wyłącznie za zgodą Prezydium) oraz projektowania odznaki uroczystości (obowiązkowo z logo EGS).

Sekretarzowi Generalnemu należy przedłożyć najpóźniej rok przed imprezą zaakceptowaną przez właściwe władze koncepcję imprezy uwzględniającą jej przebieg i lokalizację, listę nazwisk i adresów wszystkich odpowiedzialnych oraz biznesplan (plan finansowy) imprezy.

§ 1

Następujące obligatoryjne części Spotkań

1. Msza – Inwestytura Rycerstwa Świętego Xxxxxxxxxx

Przed oficjalnym otwarciem Europejski Spotkań Historycznych Strzelców odbywa się msza z inwestyturą nowych członków Rycerstwa Świętego Xxxxxxxxxx. Zgodnie z duchem ekumenizmu zaleca się umożliwienie udziału we mszy również duchownych innych wyznań chrześcijańskich.

2. Otwarcie

Europejskie Spotkania Historycznych Strzelców zaczyna się w piątek ( pierwszego dnia Spotkań) uroczystą ceremonią otwarcia wraz z „Paradą flag”, która obejmuje:

- wywieszenie flag państw uczestniczących narodowości,

- hymny państw uczestników Spotkań,

- powitanie gości,

- oficjalna przemowa Prezydenta EGS inaugurująca Spotkania,

- hymn Unii Europejskiej.

3. Turniej strzelecki o tytuły Europejskiego Króla Strzelców i Króla Młodzieżowego

W ramach Europejskich Spotkań Historycznych Strzelców, w sobotę (drugiego dnia) wyłoniony zostaje Król Europejski i Król Młodzieżowy.

Strzelanie do sylwetki ptaka powinno być zgodne z tradycyjną formą, charakterystyczną dla danego kraju - gospodarza imprezy.

Przebieg turnieju określa regulamin strzelania królewskiego.

Komisja strzelecka EGS odpowiedzialna jest za zgodne z regulaminem przeprowadzenie turnieju. Komisja składa się z osób wskazanych przez Prezydium EGS.

Obowiązkiem gospodarzy imprezy jest zagwarantowanie Królowi i Królowi Młodzieżowemu asysty w osobie pełniącej rolę przewodnika.

4. Msza proklamacyjna

W ramach uroczystej mszy następuje proklamacja nowego majestatu królewskiego, którzy otrzymują insygnia z rąk Prezydenta EGS. Natomiast ustępujący królowie otrzymują kopie insygniów, które wcześniej zostały poświęcone.

5. Uroczysty wieczór - Bal Królewski

Po proklamacji, w ramach wieczornego Balu Królewskiego (uroczystej kolacji) odbywa się uhonorowanie nowych króli uroczystym składaniem gratulacji.

6. Spotkanie z władzami lokalnymi

W ramach Europejskich Spotkań Historycznych Strzelców powinno odbyć się, jeśli jest taka możliwość, godne powitanie gości honorowych, Prezydium i członków Zgromadzenia Plenarnego przez lokalne władze i organizatorów.

Burmistrzowi goszczącej gminy oraz przewodniczącym miejscowej komitetu organizacyjnego EGS wręcza prezenty.

7. Ramowy program (współzawodnictwo otwarte)

W ramach Europejskiego Spotkania Historycznych Strzelców mogą zostać przeprowadzone x.xx. następujące turnieje, zawody i imprezy towarzyszące takie jak:

- strzelania towarzyszące

- impreza dla młodzieży w piątkowy wieczór

- parada flag

- parada marszowa

- parada werblistów

- taniec gildii

- inne konkurencje związane ze strzelectwem historycznym, jak również inne imprezy kulturalne i zawody

8. Uroczysta parada

• Wielką demonstracją europejskiej rodziny strzeleckiej jest niedzielna wielka parada bractw. Parada jest przygotowana przez organizatorów i powinna prowadzić przez centrum danej miejscowości. Organizację parady (kolejność i trasę) należy uzgodnić z Prezydium.

• Paradę prowadzi flaga i sztandar EGS, dla których organizatorzy wyznaczają poczty sztandarowe i osoby towarzyszące. W następnej kolejności idą: Król Europejski, Król Młodzieżowy, Prezydium z gośćmi honorowymi, członkowie Zgromadzenia Plenarnego. Za ustawienie czoła parady odpowiedzialny jest Mistrz Ceremonii EGS. Dalszą kolejność ustalają organizatorzy w porozumieniu z Prezydium.

• Dla wyżej wymienionych reprezentantów należy przygotować na czas przemarszu zadaszoną trybunę honorową (miejsca siedzące), tak aby również z tylnych siedzących miejsc trybuny była możliwość oglądania przemarszu. Przy trybunie należy ustawić orkiestrę, która akompaniuje w trakcie przemarszu.

• Przy ustalaniu miejsca i ustawienia trybuny należy zwrócić uwagę, by goście honorowi i oficjele EGS przez dłuższy czas nie musieli stać w słońcu. Zadaszenie ma służyć ochronie prze słońcem i deszczem.

• Uczestniczącym w paradzie gościom i orkiestrom zapewnia się również możliwość własnej prezentacji.

9. Akt zamknięcia Impreza kończąca Europejskie Spotkanie

Zakończenie Europejskich Spotkań Historycznych Strzelców odbywa się po paradzie w ramach uroczystej ceremonii. Przebieg ceremonii ustalony zostaje między organizatorem i Prezydium EGS.

Mowę końcową wygłasza Prezydent EGS. W uzgodnieniu z Prezydium EGS możliwe są przed mową końcową przemówienia innych osób.

Bezpośrednio po mowie końcowej, po hymnie europejskim i hymnie danego państwa

-gospodarza, Europejskie Spotkania Historycznych Strzelców zostają zakończone.

§ 2

Obowiązki organizatora

1. Prezent dla Króla Europejskiego i Króla Młodzieżowego

Dla ustępujących europejskich króli organizator przygotowuje na swój koszt kopie insygniów, które zostają im wręczone jako prezenty podczas oficjalnego pożegnania przez Prezydenta.

Kopia insygniów musi odpowiadać formie i materiałowi wzoru.

2. Pomieszczenia

Organizator nieodpłatnie udostępni i odpowiednio przygotuje pomieszczenia dla następujących elementów programu Spotkań:.

- posiedzenie Prezydium (ok. 20 osób)

- posiedzenie Zgromadzenia Plenarnego EGS (ok. 150 osób)

- kościół względnie pomieszczenie sakralne w związku ze mszą (mszą królewska) nowych europejskich króli oraz inwestytury Rycerstwa Świętego Xxxxxxxxxx.

Pomieszczenia dla zebrań muszą umożliwiać wszystkim uczestnikom zajęcie miejsca przy stołach (najlepiej z zachowaniem parlamentarnego porządku miejsc). Wyposażenie pomieszczeń należy uzgodnić z Sekretarzem Generalnym.

3. Zakwaterowanie

Wszystkim uczestnikom Europejskich Spotkań należy zaoferować i zorganizować możliwość rezerwacji zakwaterowania w pobliżu miejscowości (nie dalej niż 50 km).

Członkom Prezydium, Zgromadzenia Plenarnego i gościom honorowym należy

przygotować zakwaterowanie w miarę możliwości w jednym budynku w pobliżu miejscowości (bez potrzeby dojazdu).

Jeśli takiej możliwości nie ma, należy przygotować transport wahadłowy (shuttlebus). Członkom Prezydium i Mistrzowi Ceremonii należy umożliwić wjazd do miejsc zamkniętych dla ogółu i oddać do dyspozycji odpowiedni transport wahadłowy (shuttle).

4. Finanse

Przyznając organizację Europejskich Spotkań Historycznych Strzelców, miejscowy organizator wpłaca na rzecz EGS kaucję (nieoprocentowaną) w wysokości 6000,- Euro. Od zapłaty kaucji zależne jest przyznanie imprezy.

- EGS może wykorzystać kaucję, aby opłacić ewentualnie niezbędne wykonawstwo zastępcze (patrz również § 3)

- Kwota zostanie zwrócona w ciągu trzech miesięcy po Europejskich Spotkaniach w całości lub częściowo (po odliczeniu wydatków za ewentualne uzasadnione wykonawstwo zastępcze.

- Kaucja przepada, jeśli prawo do organizacji Spotkań zostanie temu organizatorowi odebrane.

Ponadto miejscowy organizator musi wpłacić na rzecz EGS-u dotację w wysokości 6000,- Euro. Niniejsza kwota jest płatna z góry.

- Płatność odbywa się w ratach:

1/3 z chwilą przyznania organizacji imprezy;

1/3 podczas poprzedzającego Spotkania Plenarnego posiedzenia; ostatnia część do 10 stycznia roku imprezy.

Dotacja służyć ma pokryciu ogólnych wydatków EGS-u i jest bezzwrotna, nawet gdyby Spotkania, bez względu na przyczyny nie miało się odbyć.

W chwili przyznania organizacji Europejskiego Spotkania Strzelców Historycznych miejscowy organizator musi wpłacić łącznie 8000,-Euro (6000,-Euro kaucji i 2000,-Euro za 1 ratę dotacji).

Płatność przelewem na konto nr 36733145 Sparkasse Krefeld, BLZ 320 500 00 (IBAN XX00000000000000000000, Swiftcode XXXXXX00).

5. Biuro informacyjne

Dla EGS, jak również uczestników imprezy oraz odwiedzających, w wyeksponowanym miejscu na terenie, gdzie odbywają się Spotkania, należy utworzyć biuro informacyjne. Zadaniem miejscowego organizatora jest zapewnienie wystarczającej obsługi biura. Ponadto w biurze informacyjnym jest również obecny wyznaczony współpracownik EGS.

Biuro informacyjne należy wyposażyć w:

- internet i połączenie telefoniczne (do dyspozycji władz poszczególnych związków strzeleckich i prasy)

- rzutnik komputerowy do prezentacji filmów i DVD dotyczących EGS i imprez przezeń organizowanych

- tablice informacyjne (ewentualnie typu flipchart) dla aktualnych komunikatów podczas Spotkań.

Wszystkie informacje od organizatorów i EGS są przekazywane do wiadomości publicznej poprzez punkt informacyjny.

6. Punkt sprzedaży

Podczas trwania Spotkań, EGS oferuje uczestnikom i gościom zakup materiałów reklamowych, pamiątek i odznak. W tym celu miejscowy organizator ma obowiązek bezpłatnie zapewnić i zorganizować w uzgodnieniu z Prezydium EGS, w uczęszczanym miejscu lub przy namiocie biesiadnym w innym równie korzystnym miejscu, stoisko handlowe z miejscami siedzącymi dla obsługi punktu w celu prezentacji oferowanych w sprzedaży artykułów.

7. Goście honorowi

Członkom Prezydium i Zgromadzenia Plenarnego oraz gościom honorowym należy

zabezpieczyć do dyspozycji podczas całych Spotkań w głównym namiocie specjalnie oznaczoną i wydzieloną strefę w ramach ogólnie dostępnej przestrzeni z miejscami siedzącymi.

Organizator winien zadbać, by powyższa strefa zawsze była do dyspozycji wymienionych osób.

Ponadto dla członków Prezydium i Zgromadzenia Plenarnego należy przygotować identyfikatory (tabliczka z imieniem i nazwiskiem, funkcją i tytułem, charakterystyczny znak lub tym podobne).

8. Program ramowy

W sobotę, do czasu rozpoczęcia rundy finałowej turnieju królewskiego oraz w niedzielę rano, do czasu rozpoczęcia parady należy przeprowadzić program ramowy. Może nim być miejscowa prezentacja.

§ 3

Wykonawstwo zastępcze

Organizator Spotkania Strzelców ponosi względem EGS pełną odpowiedzialność za przestrzeganie wymienionych w umowie warunków. Jeśli poszczególne wytyczne nie zostaną przez organizatora uwzględnione, Prezydium EGS może podjąć na koszt organizatora działania mające na celu spełnienie ich właściwą realizację.

§ 4

Właściwość miejscowa sądu

Przyjmuje się właściwość miejscową sądu dla siedziby EGS. Rozumie się przez to miejsce zamieszkania Sekretarza Generalnego w momencie zawarcia umowy (obecnie Dormagen, Niemcy).

§ 5

Klauzula salwatoryjna

Jeśli okaże się, że poszczególne postanowienia niniejszej umowy w całości lub częściowo są nieskuteczne lub niewykonalne lub po zawarciu umowy w wyniku zmian ustawodawstwa staną się nieskuteczne lub niewykonalne, to pozostałe ustalenia umowy i skuteczność umowy pozostają w całości nienaruszone. Postanowienie nieskuteczne lub niewykonalne powinno zostać zastąpione postanowieniem skutecznym i wykonalnym, które możliwie najbliżej odpowiada istocie i celowi postanowienia, które utraciło skuteczność. Jeśli umowa w swej treści okaże się okaże się niekompletna, to wówczas jako uzgodnione obowiązują postanowienia, które odpowiadają znaczeniu i celowi niniejszej umowy, a w przypadku uwzględnienia tej okoliczności są one traktowane jak gdyby zostały uzgodnione.

§ 6

Forma pisemna

Zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej. Nie zawiera się uzgodnień ustnych, a jeśli istnieją, to wymagają one formy pisemnej dla potwierdzenia wiarygodności.

(miejscowość, data) W imieniu EGS-u

Xxxxxxx-Xxxxx Xxxxx von Xxxxxx Xxxxx-Xxxx Xxxxxxxx

Prezydent EGS-u Sekretarz Generalny EGS-u W imieniu organizatora