Wzór Umowy
Wzór Umowy
zarejestrowana po stronie Wykonawcy pod nr ….
zawarta w dniu ……..2024 r. w Gdyni, w wyniku przeprowadzenia zapytania ofertowego nr 43/FZP/FG/NSW/DSZ/2024, do którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) z uwagi na wartość netto nieprzekraczającą 130 000,00 zł, pomiędzy::
Morskim Instytutem Rybackim- Państwowym Instytutem Badawczym, ul. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, NIP 000-000-00-00, REGON 000144733, wpisanym do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000131987, zwanym dalej w treści umowy „Zamawiającym”, którego reprezentuje:
Dyrektor – xx Xxxxx Xxxxxxxxx
a
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………….., zwanym dalej w treści umowy „Wykonawcą”, którego reprezentuje:
…………………………. – ………………………………………………...
§ 1.
Przedmiot umowy.
1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usług kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia dla Morskiego Instytutu Rybackiego - Państwowego Instytutu Badawczego.
2. Usługi będące przedmiotem umowy będą realizowane w oparciu o następujące dokumenty:
1) Ofertę Wykonawcy z dnia załącznik nr 1 do umowy,
2) Formularz rzeczowo-cenowy – załącznik nr 1a do umowy,
3) Opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 2 do umowy,
3. Usługi będące przedmiotem umowy będą realizowane na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa a w szczególności w:
1) ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. – Xxxxx Xxxxxxxx (Dz. U. 2023 poz. 1640), zwanej dalej Prawem Pocztowym,
2) ustawie z dnia 15 listopada 1984 r. - Prawo przewozowe (Dz.U.2020 poz. 8 z xxx.xx.),
3) regulaminie świadczenia usług kurierskich Wykonawcy,
§ 2
Termin oraz miejsce realizacji umowy.
1. Umowa obowiązuje na okres 12 miesięcy od dnia jej zawarcia lub do wyczerpania kwoty wynagrodzenia Wykonawcy, w zależności co nastąpi szybciej.
2. Miejsce realizacji przedmiotu umowy:
1) Morski Instytut Rybacki –Państwowy Instytut Badawczy, ul. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx Xxxxxxxxxx
Główna lub Kancelaria;
2) Akwarium Gdyńskie MIR-PIB, ul. Xxxx Xxxxx XX 0, 00-000 Xxxxxx;
3) Morski Instytut Rybacki - Państwowy Instytut Badawczy Stacja Badawcza w Świnoujściu, Plac
Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxxxx;
4) Morski Instytut Rybacki - Państwowy Instytut Badawczy, Zakład Sortowania i Oznaczania Planktonu w Szczecinie, ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx 0, xxxxxxx X, 00-000 Xxxxxxxx;
3. Wykonawca udostępni aplikację internetową Zamawiającemu umożliwiającą przekazywanie danych
o przesyłkach. Za pośrednictwem aplikacji internetowej Zamawiający będzie rejestrował przesyłki, generował dokumenty nadawcze w formie elektronicznej oraz automatycznie przekazywał plik z przesyłkami bezpośrednio do wybranej placówki pocztowej.
§ 3
Wynagrodzenie i zasady rozliczeń.
1. Całkowite wynagrodzenie brutto za należyte wykonanie przedmiotu umowy nie przekroczy kwoty brutto:
…………….. PLN (słownie PLN). Na kwotę powyższą składają się następujące części:
1) usługi kurierskie zgodnie ze złożoną oferta w wysokości………………………. zł netto (słownie
…………………………. netto) powiększoną o 23 % podatku VAT, co stanowi łączną kwotę wynagrodzenia
……………… zł brutto (słownie brutto)
2) opłaty paliwowe i drogowe o ile Wykonawca je stosuje, usługi dodatkowe oraz inne usługi kurierskie nie ujęte w formularzu cenowym rozliczane wg Cennika Wykonawcy obowiązującego w dniu nadania przesyłek publikowanego na stronie internetowej Wykonawcy lub dostarczonego Zamawiającemu w formie pisemnej. Zamawiający w takim przypadku zastrzega sobie prawo do zakupu usług spoza formularza ofertowo-cenowego, do wysokości maksymalnej wartości brutto niniejszej umowy.
2. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Wykonawca wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu rozliczeniowym.
3. Rozliczenia pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane na podstawie rzeczywistych ilości nadanych przesyłek oraz zwrotów, stwierdzone co do rodzaju, ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych według cen jednostkowych netto wynikających z formularza rzeczowo- cenowego Wykonawcy, stanowiącej załącznik nr 1a do umowy a w przypadku usług nie ujętych w formularzu wg Cennika Wykonawcy, o którym mowa w ust1 pkt 2) powyżej. Do cen jednostkowych netto, wynikających z oferty Wykonawcy, doliczona zostanie opłata paliwowa wg stawki Wykonawcy, o ile Wykonawca ją stosuje.
4. Należności wynikające z faktur, Zamawiający regulować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze
w terminie do 30 dni kalendarzowych od daty jej wystawienia.
5. Wykonawca będzie wystawiał faktury osobno dla każdej lokalizacji podanej w § 2 ust.2.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania przedmiotu zamówienia w całości, tj. w ilościach wykazanych w Formularzu rzeczowo-cenowym. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego z tego tytułu.
7. Wykazane w Formularzu rzeczowo - cenowym szacunkowe ilości przesyłek każdego rodzaju, zostały podane dla obliczenia ceny oferty i nie są ilościami wiążącymi Zamawiającego. W przypadku planowanego znacznego wzrostu ilości nadawanych przesyłek Zamawiający uzgodni warunki nadania przesyłek z Wykonawcą, minimum 3 dni przed planowanym nadaniem.
8. Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych (opustowych) oferowanych
przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy.
9. Zamawiający informuje, że akceptuje faktury w formie elektronicznej wystawione i przekazane zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, w formacie PDF.
10. Wykonawca zobowiązuje się przesyłać faktury (oraz faktury korygujące i duplikaty faktur) drogą
elektroniczną w formacie PDF.
11. Wykonawca oświadcza, że faktury będą przesyłane z następującego adresu email: ………………………..
12. Warunkiem przyjęcia przez Zamawiającego faktury wystawionej przez Wykonawcę w formie elektronicznej jest spełnienie następujących wymagań:
1) faktura musi gwarantować autentyczność jej pochodzenia oraz integralność treści,
2) faktura musi być przekazana w pliku .pdf,
3) faktura musi być przekazana na wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx adres poczty elektronicznej
13. Za moment otrzymania przez Xxxxxxxxxxxxx faktury wystawionej w formie elektronicznej będzie
uznawany moment wejścia wiadomości na serwer pocztowy Zamawiającego.
14. Zamawiający jest uprawniony do wycofania akceptacji przyjmowania faktur w formie elektronicznej.
15. Strony zobowiązują się co najmniej na trzy dni przed zmianą danych określonych w ust. 11-12 poinformować o tym drugą Stronę drogą elektroniczną.
16. W razie cofnięcia przez Zamawiającego zezwolenia, o którym mowa w ust. 9, Wykonawca traci prawo do wystawiania faktur w formie PDF i przesyłania ich drogą elektroniczną w terminie 15 dni od dnia następnego po dniu, w którym otrzymała zawiadomienie od Nadawcy o cofnięciu zezwolenia. Cofnięcie zezwolenia może nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej.
17. Zamawiający i Wykonawca zobowiązują się przechowywać egzemplarze faktur w formie papierowej lub
elektronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
18. Wykonawca oświadcza, iż wskazany na fakturach numer rachunku bankowego na które Zamawiający ma dokonywać płatności został zgłoszony do urzędu skarbowego oraz widnieje w rejestrze podatników VAT publikowanym przez Krajową Izbę Skarbową na stronie Ministerstwa Finansów.
19. W sytuacji braku w rejestrze podatników VAT publikowanym przez Krajową Izbę Skarbową numerów bankowych wskazanych przez Wykonawcę na fakturze skutkować to będzie wstrzymaniem przez Zamawiającego zapłaty należności w wyznaczonym terminie płatności. Sytuacja taka nie będzie traktowana jako nieterminowa płatność w związku z czym Wykonawcy nie będzie przysługiwać prawo naliczania z tego tytułu odsetek.
§ 4
Kary umowne.
1. Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% wartości wynagrodzenia brutto określonego w § 3 ust. 1 w przypadku odstąpienia od niniejszej umowy przez którąkolwiek ze Stron z winy Wykonawcy.
2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku nieodebrania przesyłek lub przesyłki z miejsca realizacji przedmiotu umowy w oznaczonym dniu w wysokości 100 % wartości usługi za każdy niedokonany odbiór, jeżeli niedokonanie odbioru nastąpi z winy Wykonawcy.
3. Jeżeli zastrzeżone kary umowne nie pokryją w całości poniesionej szkody, dopuszczalne jest dochodzenie
odszkodowania przenoszącego karę umowną na zasadach Kodeksu cywilnego.
4. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie, zgodnie z przepisami Prawa pocztowego.
5. Maksymalna wysokość kar umownych wynikających z niniejszej umowy nie może przekroczyć 30% ceny brutto określonej w § 3 ust. 1.
§ 5
Zmiany umowy.
1. Zmiana umowy może być dokonana tylko za zgodą obu Stron i wymaga wprowadzenia do umowy aneksu. Stosowny aneks musi być zawarty w ciągu miesiąca od złożenia propozycji przez jedną ze stron. Jeśli do zawarcia aneksu nie dojdzie, to Strona może umowę wypowiedzieć z 2-tygodnionwym terminem wypowiedzenia.
2. Wszystkie zmiany umowy i uzupełnienia dokonywane są w formie pisemnej i muszą być podpisane przez
upoważnionych przedstawicieli obu Stron.
3. Wynagrodzenie podane przez Wykonawcę nie będzie podlegało zmianom przez okres realizacji umowy z wyjątkami:
1) zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe i kurierskie - Zmiana stawek podatku VAT spowoduje zmianę kwot podatku VAT i cen brutto wynikających z Umowy (z dniem wejścia w życie aktu prawnego), cena netto pozostaje niezmienna,
2) jeśli konieczność wprowadzenia zmian wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub
zatwierdzania cen za usługi pocztowe w rozumieniu Prawa pocztowego,
3) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty wynikające ze standardowego cennika (załącznik nr 5) lub Regulaminu Świadczenia usług Wykonawcy (załącznik nr 4) będą niższe od cen wynikających z przedłożonej oferty. Wykonawca ma obowiązek stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu,
§ 6
Odstąpienie od umowy.
1. Zamawiający może odstąpić od umowy ze skutkiem natychmiastowym w następujących przypadkach:
1) w razie, gdy Wykonawca nie rozpoczął realizacji umowy lub nie kontynuuje jej realizacji pomimo wezwania Zamawiającego złożonego Wykonawcy na piśmie, w terminie 5 dni kalendarzowych od dnia wezwania, za wyjątkiem sytuacji w wyniku działania siły wyższej;
2) w przypadku, gdy Wykonawca rażąco naruszy postanowienia niniejszej umowy lub pomimo trzykrotnej reklamacji i uwag zgłoszonych na piśmie przez Zamawiającego umowa nadal nie będzie wykonywana przez Wykonawcę z należytą starannością i rzetelnością.
2. Odstąpienie od umowy wymaga formy pisemnej i powinno zostać złożone w terminie 30 dni od daty powzięcia przez Zamawiającego wiadomości o wystąpieniu okoliczności determinującej odstąpienie od umowy.
3. W przypadku gdy Zamawiający rażąco naruszy postanowienia niniejszej umowy, Wykonawcy przysługuje prawo jej rozwiązania bez zachowania okresu wypowiedzenia.
§ 7
Osoby nadzorujące realizację umowy.
1. Osobami zobowiązanymi do stałego nadzoru nad realizacją niniejszej umowy są:
1) ze strony Wykonawcy: ……………………………….. kom. ……………………….
e-mail: ……………………………..
2) ze strony Zamawiającego:
a) w sprawach formalnych:
………………………….. kom. ……………., e-mail ,
b) bieżąca obsługa korespondencji w Gdyni:
• ………………………….. kom. ……………., e-mail ,
• ………………………….. kom. ……………., e-mail ,
c) Szczecin: ………………………….. kom. ……………., e-mail ,
d) Świnoujście: ………………………….. kom. ……………., e-mail: …………………………….
§ 8.
Postanowienia końcowe.
1. Strony zobowiązują się do przestrzegania regulacji ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE w szczególności w przypadku konieczności powierzenia przetwarzania danych osobowych, Strony na wniosek jednej ze Stron, zawrą stosowną umowę w powyższym zakresie. Klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. zwanego dalej
„RODO” znajduje się pod adresem internetowym: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx-xxxx/ . Wykonawca
oświadcza, że zapoznał się z w/w klauzulą i przyjmuje ją do wiadomości.
2. Terminy w umowie są oznaczone w dniach roboczych chyba, że umowa stanowi o dniach kalendarzowych. Przez dni robocze Strony rozumieją dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.
3. Strony zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji i danych uzyskanych od drugiej strony w związku z realizacją umowy i zobowiązują się nie wykorzystywać tych informacji i danych do jakichkolwiek innych celów bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony.
4. Wykonawca bez zgody Zamawiającego nie może przenieść praw i obowiązków ani dokonać cesji wierzytelności wynikających z umowy na osoby trzecie.
5. Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji niniejszej umowy rozstrzygane będą w drodze negocjacji, a w przypadku niemożności osiągnięcia porozumienia, sprawy sporne będą rozstrzygane na drodze sądowej przez sąd powszechny w Gdańsku.
6. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej umowy będą mieć zastosowanie Kodeksu
cywilnego oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa a w szczególności Xxxxx Xxxxxxxx.
7. Umowa niniejsza obowiązuje od daty jej zawarcia w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (obejmującej złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym). W przypadku, gdy umowa zawierana będzie w formie elektronicznej umowa zostaje zawarta z chwilą złożenia ostatniego oświadczenia woli w formie elektronicznej, stosownie do wskazania znacznika czasu ujawnionego w szczegółach dokumentu zawartego w postaci elektronicznej.
8. Wszelkie zmiany w treści niniejszej umowy wymagają formy pisemnej lub równoważnej jej formy
elektronicznej, pod rygorem nieważności.
9. W przypadku zawarcia umowy w formie pisemnej umowę sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Załączniki:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy z dnia…………..
Załącznik nr 1a – Formularz rzeczowo-cenowy dla usług kurierskich Załącznik nr 2 – Opis przedmiotu zamówienia dla usług kurierskich
Załącznik nr 3 – Wykaz osób oraz telefonów, faksów i e-maili, na które będą przyjmowane zamówienia dla
usług kurierskich.
Załącznik nr 4 – Regulamin świadczenia usług Wykonawcy Załącznik nr 5 – Aktualny cennik usług Wykonawcy*)
ZAMAWAJĄCY WYKONAWCA