SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

Postępowanie jest prowadzone na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.

Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx. U. z 2019 r., poz. 1843)

w trybie przetargu nieograniczonego poniżej 139 000 euro

Usługi archiwizacji dokumentacji
Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Nr postępowania: 46/PN/2020

Zamawiający:

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

00-071 Warszawa, ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00

Zatwierdzam

/Xxxxxxxx Xxxxx/

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

Zamawiającym jest:

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00

00-071 Warszawa

Fax: 00 0000000

Strona internetowa: xxx.xxxxx.xxx.xx

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx.U. z 2019 r., poz. 1843) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Użyte w niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia terminy mają następujące znaczenie:

„ustawa Pzp” – ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych
(x.x. Xx. U. z 2019 r., poz. 1843);

„SIWZ” – niniejsza Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia;

„zamówienie” – zamówienie publiczne, którego przedmiot został opisany w Rozdziale 2;

„postępowanie” – postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, którego dotyczy niniejsza SIWZ;

„Zamawiający” – Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Wykonawca powinien dokładnie zapoznać się z niniejszą SIWZ i złożyć ofertę zgodnie z jej wymaganiami.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej.
Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 Ustawy.

Rozdział 2

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest archiwizacja ok. 460 metrów bieżących dokumentacji z okresu 1945-2017. Szacunkowo na powyższą ilość składa się ok. 190 mb materiałów archiwalnych (kat. A) i ok. 270 mb dokumentacji niearchiwalnej (kat. B), w tym ok. 12 mb kartotek oraz ok. 10 mb dokumentacji specjalnej (nagrania na płytach winylowych). Szacuje się, że pośród 270 mb dokumentacji niearchiwalnej ok. 25 mb to dokumentacja niearchiwalna o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat . Wskazane ilości są ilościami orientacyjnymi. Zamawiający będzie rozliczał się z Wykonawcą za faktycznie zrealizowane ilości archiwizacji wg stawek wskazanych dla poszczególnych kategorii.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia przedstawiony został w Załączniku Nr 7 oraz we wzorze umowy stanowiącym Załącznik Nr 6.
Zatrudnienie osób na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy Pzp.

Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2019r. poz. 1040 z późn. zm.) przez Wykonawcę lub Podwykonawcę osób realizujących przedmiot zamówienia przez cały okres trwania umowy na warunkach, o których mowa we wzorze umowy stanowiącym Załącznik Nr 6 do SIWZ.

Wynagrodzenie tych osób nie może być niższe niż wynagrodzenie minimalne, o którym mowa w ustawie z 10.10.2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Sposób dokumentowania zatrudnienia oraz uprawnienia zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 3a ustawy Pzp, oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań określa szczegółowo wzór Umowy stanowiący Załącznik Nr 6 do SIWZ.

Kod i nazwa zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 79995100-6 -Usługi archiwizacyjne.

Rozdział 3

TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin realizacji zamówienia: do dnia 31.10.2021 r. lub do wyczerpania kwoty łącznego wynagrodzenia umownego, w zależności które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.

Termin rozpoczęcia prac archiwizacyjnych stanowiących przedmiot zamówieni nastąpi w terminie 7 dni od daty zawarcia umowy.

Rozdział 4

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, DOTYCZĄCE:

1. kompetencji lub uprawnień do wykonywania określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:

Zamawiający nie precyzuje ww. warunku.

2. sytuacji ekonomicznej lub finansowej:

Zamawiający nie precyzuje ww. warunku.

3. zdolności technicznej lub zawodowej:

Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował co najmniej 6 osobami odpowiedzialnymi za realizację zamówienia, z których każda spełnia łącznie poniższe wymagania, tj.:

- ukończyła studia wyższe o kierunku archiwistyka (pierwszego lub drugiego stopnia) lub/i studia podyplomowe o specjalności archiwistyka lub/i o wykształceniu średnim technicznym (technik archiwista) lub/i wykształceniu średnim z ukończonym co najmniej kursem kancelaryjno-archiwalny

oraz

- w okresie ostatnich trzech lat osobiście uporządkowała co najmniej 15 mb. dokumentacji kategorii A lub/i kategorii B.

oraz

- posiada znajomość ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781 z późn. zm.).

PODSTAWY WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA:

Wykluczeniu z postępowania podlega Wykonawca na podstawie przesłanek określonych w art. 24 ust. 1 ustawy oraz na podstawie przesłanki określonej w art. 24 ust. 5 ustawy:

art. 24 ust. 5 pkt 1) ustawy - w stosunku do którego otwarto likwidację,
w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne (t.j Dz. U. z 2018 r., poz. 243 ) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (x.x. Xx. U. z 2019 r., poz. 498);
art. 24 ust. 5 pkt. 2) - który w sposób zawiniony poważnie naruszył obowiązki zawodowe, co podważa jego uczciwość, w szczególności gdy wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie, co zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych;
art. 24 ust. 5 pkt. 3) - jeżeli wykonawca lub osoby, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 14, uprawnione do reprezentowania wykonawcy pozostają w relacjach określonych w art. 17 ust. 1 pkt 2 – 4 z:

zamawiającym,
osobami uprawnionymi do reprezentowania zamawiającego,
członkami komisji przetargowej,
osobami, które złożyły oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ust. 2a – chyba że jest możliwe zapewnienie bezstronności po stronie zamawiającego w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu;

art. 24 ust. 5 pkt. 4) - który, z przyczyn leżących po jego stronie, nie wykonał albo nienależycie wykonał w istotnym stopniu wcześniejszą umowę w sprawie zamówienia publicznego lub umowę koncesji, zawartą z zamawiającym, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 – 4, co doprowadziło do rozwiązania umowy lub zasądzenia odszkodowania;
art. 24 ust. 5 pkt. 5) - będącego osobą fizyczną, którego prawomocnie skazano za wykroczenie przeciwko prawom pracownika lub wykroczenie przeciwko środowisku, jeżeli za jego popełnienie wymierzono karę aresztu, ograniczenia wolności lub karę grzywny nie niższą niż 3000 złotych;
art. 24 ust. 5 pkt. 6) – jeżeli urzędującego członka jego organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólnika spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurenta prawomocnie skazano za wykroczenie, o którym mowa w art. 24 ust. 5 pkt. 5;
art. 24 ust. 5 pkt. 7) - wobec którego wydano ostateczną decyzję administracyjną o naruszeniu obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy, prawa ochrony środowiska lub przepisów o zabezpieczeniu społecznym, jeżeli wymierzono tą decyzją karę pieniężną nie niższą niż 3000 złotych;
art. 24 ust. 5 pkt. 8) - który naruszył obowiązki dotyczące płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, co zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych, z wyjątkiem przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 15, chyba że wykonawca dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności.

Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia.
Zamawiający może, na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.
Wykonawca, który podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 pkt. 13 i 14 ustawy oraz 16-20 lub ust. 5 ustawy, może przedstawić dowody na to, że podjęte przez niego środki są wystarczające do wykazania jego rzetelności, w szczególności udowodnić naprawienie szkody wyrządzonej przestępstwem lub przestępstwem skarbowym, zadośćuczynienie pieniężne za doznana krzywdę lub naprawienie szkody, wyczerpujące wyjaśnienie stanu faktycznego oraz współpracę z organami ścigania oraz podjęcie konkretnych środków technicznych, organizacyjnych i kadrowych, które są odpowiednie dla zapobiegania dalszym przestępstwom lub przestępstwom skarbowym lub nieprawidłowemu postępowaniu Wykonawcy. Przepis zdania pierwszego nie stosuje się, jeżeli wobec Wykonawcy, będącego podmiotem zbiorowym, orzeczono prawomocnym wyrokiem sądu zakaz ubiegania się o udzielenie zamówienia oraz nie upłynął określony w tym wyroku okres obowiązywania tego zakazu.
Wykonawca nie podlega wykluczeniu, jeżeli Zamawiający, uwzględniając wagę i szczególne okoliczności czynu Wykonawcy, uzna za wystarczające dowody przedstawione na podstawie art. 24 ust. 8 ustawy.
W przypadkach, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt. 19 ustawy, przed wykluczeniem Wykonawcy, Zamawiający zapewnia temu Wykonawcy możliwość udowodnienia, że jego udział w przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia nie zakłóci konkurencji.

INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW POLEGAJĄCYCH NA ZASOBACH PODMIOTÓW NA ZASADACH OKREŚLONYCH W ART. 22 a USTAWY PZP ORAZ ZAMIERZAJĄCYCH POWIERZYĆ WYKONANIE CZĘŚCI ZAMÓWIENIA PODWYKONAWCOM.

Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu,
o których mowa w pkt. I niniejszego Rozdziału, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.
Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, musi udowodnić Zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia – propozycja zobowiązania stanowi załącznik Nr 5 do SIWZ. Ze zobowiązania złożonego przez Wykonawcę lub innych dokumentów potwierdzających udostępnienie zasobów przez inne podmioty musi bezspornie i jednoznacznie wynikać w szczególności: - zakres dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu; - sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu przez Wykonawcę przy wykonywaniu zamówienia; - zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia publicznego; - czy podmiot, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje dostawy, których wskazane zdolności dotyczą.

Zobowiązanie złożone w innej formie niż proponowana w załączniku nr 5 do SIWZ musi zawierać wszystkie wymagane w nim informacje.

Zamawiający ocenia, czy udostępniane Wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz bada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt. 13-22 i ust. 5 ustawy Pzp.
W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach innych podmiotów, jeżeli podmioty te zrealizują usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
Wykonawca, który polega na sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów odpowiada solidarnie z podmiotem, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów, za szkodę poniesioną przez Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.
Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuacja ekonomiczna lub finansowa podmiotu, o którym mowa w pkt. 1, nie potwierdzają spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia Zamawiający żąda, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego:

a) zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami lub

b) zobowiązał się do osobistego wykonania odpowiedniej części zamówienia, jeżeli wykaże zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuację finansową lub ekonomiczną, o których mowa w pkt. I niniejszego Rozdziału.

7. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełnienia, w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu, zamieszcza informacje o tych podmiotach w oświadczeniach wskazanych w Rozdziale 5 pkt I.1. SIWZ.

8. Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, na etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jest zobowiązany wskazać części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podać firmy podwykonawców, o ile jest to wiadome na etapie składania ofert. W przypadku braku takiej informacji w ofercie, Zamawiający przyjmie, że Wykonawca zamierza wykonać zamówienie bez udziału podwykonawców.

9. Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom,
w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia z udziału
w postępowaniu, zamieszcza informacje o podwykonawcach w oświadczeniu wskazanym
w Rozdziale 5 pkt. I.1 SIWZ.

INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCYCH SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA (spółki cywilne, konsorcja).

Rozdział 5

WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA

I. W celu wstępnego potwierdzenia, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w Rozdziale 4, Zamawiający żąda od Wykonawców złożenia wraz z ofertą następujących dokumentów:

Oświadczenie stanowiące wstępne potwierdzenie, że Wykonawca (podmiot udostępniający zasoby oraz podwykonawca – o ile dotyczy), nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1 do SIWZ).

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego. Oświadczenia te mają potwierdzać spełnienie warunków udziału
w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia w zakresie, w jakim każdy
z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia, w zakresie w jakim powołuje się na ich zasoby, zamieszcza informacje o tych podmiotach w oświadczeniu.

Powyższy dokument należy złożyć w formie oryginału.

Pozostałe dokumenty wymagane przez Zamawiającego, które Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą:

Formularz ofertowy (Wzór stanowi Załącznik Nr 3 do SIWZ).

Formularz należy złożyć w formie oryginału.

Zobowiązanie do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia – jeżeli Wykonawca polega na zasobach innych podmiotów (propozycję treści takiego oświadczenia zawiera Załącznik Nr 5 do SIWZ).

Zobowiązanie należy złożyć w oryginale.

W przypadku udzielenia pełnomocnictwa – oryginał pełnomocnictwa lub kopia poświadczona przez notariusza.
Dokument potwierdzający zabezpieczenie oferty akceptowalną forma wadium (jeśli dotyczy).
W przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej Zamawiający dokona sprawdzenia, czy wymagana kwota wpłynęła na konto Zamawiającego w wymaganym terminie.
W przypadku zabezpieczenia oferty wadium w postaci innej niż pieniężna wymagane jest załączenie oryginału dokumentu potwierdzającego zabezpieczenie oferty wymagana kwota wadium.

Zamawiający, zgodnie z art. 24 aa ustawy Prawo zamówień publicznych,
w pierwszej kolejności dokona oceny ofert, a następnie zbada czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

Wykonawca w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy (tj. informacji z otwarcia ofert), przekazuje oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy. Wraz ze złożeniem oświadczenia, Wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym Wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik Nr 2 do SIWZ.

Ww. dokumenty muszą zostać złożone w formie oryginału.

IV. Dokumenty składane na wezwanie Zamawiającego:

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia, następujących oświadczeń
i dokumentów:

W celu potwierdzenia okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp - odpisu z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

Wykonawca mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej zamiast dokumentu wskazanego powyżej składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

- nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy prze upływem terminu składania ofert.

Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 1 niniejszego punktu, zastępuje się je dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania tej osoby. Dokumenty muszą zostać wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę, Zamawiający może zwrócić się do właściwych organów odpowiednio kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących tego dokumentu.

Powyższy dokument/dokumenty należy złożyć w formie oryginału lub kopii potwierdzonej formułą „za zgodność z oryginałem”.

W przypadku, gdy Wykonawca wskaże adresy internetowe ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, pod którymi dostępne są do pobrania w formie elektronicznej oświadczenia i dokumenty,
o których mowa w pkt. 1, Zamawiający samodzielnie pobierze dokumenty ze wskazanych baz danych.

W przypadku, gdy Wykonawca wskaże adresy internetowe ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych a dostępne tam dokumenty i oświadczenia będą sporządzone w języku innym niż język polski, Zamawiający wezwie Wykonawcę do złożenia tych dokumentów i oświadczeń wraz z tłumaczeniem na język polski.

W celu potwierdzenia okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt. 1 ustawy Pzp – wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz
z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wykaz musi potwierdzać spełnianie warunku udziału w postępowaniu w zakresie określonym w Rozdziale 4 pkt. I 3 (wzór stanowi Załącznik Nr 4 do SIWZ).

Powyższy dokument/dokumenty należy złożyć w formie oryginału lub kopii potwierdzonej formułą „za zgodność z oryginałem” przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

Pozostałe regulacje dot. wymaganych dokumentów:

W przypadku wskazania przez Wykonawcę dostępności oświadczeń lub dokumentów wymienionych w § 2, § 5, § 7 Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016r.
w sprawie rodzajów dokumentów, jakich, może żądać zamawiający od wykonawcy
w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, Zamawiający pobiera samodzielnie z tych baz danych wskazane przez Wykonawcę oświadczenia
i dokumenty.
Jeżeli Wykonawca nie złoży oświadczeń, o których mowa w pkt. I.1 niniejszego rozdziału, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25a ust. 1 ustawy lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wątpliwości, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień we wskazanym przez siebie terminie, chyba że mimo ich uzupełnienia lub poprawienia lub wyjaśnienia, oferta Wykonawcy podlegałaby odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
Jeżeli Wykonawca nie złoży wymaganych pełnomocnictw albo złoży wadliwe pełnomocnictwa, Zamawiający wezwie do ich złożenia w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku innych podmiotów, na zasobach których Wykonawca polega na zasadach określonych w art. 22a ustawy, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów, mogą być poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę albo te podmioty albo Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego – odpowiednio, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.
Oświadczenia dotyczące Wykonawcy/Wykonawców występujących wspólnie i innych podmiotów, na których zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca na zasadach określonych w art. 22 a ustawy składane są w oryginale. Dokumenty inne niż oświadczenia składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniami na język polski.
Ilekroć w SIWZ, a także w załącznikach do SIWZ występuje wymóg podpisywania dokumentów lub oświadczeń lub też potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, należy przez to rozumieć, że oświadczenia i dokumenty te powinny być opatrzone podpisem (podpisami) osoby (osób) uprawnionej (uprawnionych) do reprezentowania Wykonawcy/podmiotu na zasobach lub sytuacji, którego Wykonawca polega, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy/podmiotu na zasobach lub sytuacji którego Wykonawca polega, na podstawie pełnomocnictwa.
Podpisy Wykonawcy na oświadczeniach i dokumentach muszą być złożone w sposób pozwalający zidentyfikować osobę podpisującą. Zaleca się opatrzenie podpisu pieczątką z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej.
W przypadku potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, na dokumentach tych muszą znaleźć się podpisy Wykonawcy, według zasad, o których mowa w pkt 4, 7, 8 oraz klauzula „za zgodność z oryginałem”. W przypadku dokumentów wielostronicowych należy poświadczyć za zgodność z oryginałem każdą stronę dokumentu, ewentualnie poświadczenie może znaleźć się na jednej stronie wraz z informacją o liczbie poświadczanych stron.
Jeżeli będzie to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego, Zamawiający może na każdym etapie postępowania wezwać Wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych oświadczeń i dokumentów potwierdzających, że nie podlegają wykluczeniu, spełniają warunki udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji, a jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne, do złożenia aktualnych oświadczeń lub dokumentów.
Zamawiający zaleca, aby Wykonawca na bieżąco śledził stronę internetową Zamawiającego, na której będą publikowane ewentualne zmiany i wyjaśnienia treści SIWZ.

Rozdział 6

WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Rozdział 7

WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

Zamawiający nie wymaga wniesie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Rozdział 8

OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Oferta powinna być złożona w języku polskim, z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności (w oryginale).
Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty, skutkowało będzie odrzuceniem przez Zamawiającego wszystkich
z nich na podstawie 89 ust. 1 pkt.1), jako niezgodne z ustawą, gdyż złożenie każdej będzie złamaniem art. 82 ust. 1.
Treść oferty musi być zgodna z SIWZ.
Oferta wraz z załącznikami musi być sporządzona w sposób czytelny, wszelkie zmiany naniesione przez Wykonawcę w treści oferty powinny być parafowane przez Wykonawcę.
Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę, tj. osobę (osoby) reprezentujące Wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy na podstawie udzielonego pełnomocnictwa, które we właściwej formie (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez notariusza) należy dołączyć do oferty.
Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
Zaleca się, aby strony oferty były kolejno ponumerowane i trwale ze sobą połączone.
W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których Wykonawca zastrzega, że nie mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania, muszą być oznaczone przez Wykonawcę klauzulą „Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji”. Wykonawca, który składa ofertę, zgodnie z zapisem art. 8 ust. 3 ustawy Pzp winien nie później niż w terminie składania ofert musi wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, w szczególności określając, w jaki sposób zostały spełnione przesłanki, o których mowa w art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, zgodnie z którym tajemnice przedsiębiorstwa stanowi określona informacja, jeżeli spełnia łącznie 3 poniżej wymienione warunki:
1. ma charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny przedsiębiorstwa lub jest to inna informacja mająca wartość gospodarczą,
2. nie została ujawniona do wiadomości publicznej,
3. podjęto w stosunku do niej niezbędne działania w celu zachowania poufności.

Wykonawca nie może zastrzec informacji o których mowa w art. 86 ust 4 cyt. ustawy. Dokumenty zawierające informacje zastrzeżone winny być umieszczone w odrębnej kopercie.

Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie
o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty przez Wykonawcę. Powiadomienie
o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta z odpowiednim oznakowaniem „ZMIANA”.
Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert wycofać ofertę, poprzez złożenie pisemnego powiadomienia. Powiadomienie o wycofaniu oferty musi być złożone według takich samych zasad jak składana oferta, w kopercie oznaczonej jak w pkt. 12 z dodatkowym oznaczeniem „WYCOFANIE”. Xxxxxxx z wycofanymi ofertami nie będą otwierane.
Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy przekazywać będą w formie pisemnej lub drogą elektroniczną
z zachowaniem zasad określonych w ustawie Pzp. Zamawiający wymaga, aby wszelkie pisma związane z postępowaniem były kierowane na adres Zamawiającego.
Ofertę należy umieścić w kopercie/opakowaniu i zabezpieczyć w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jej treścią bez naruszenia zabezpieczeń przed upływem terminu otwarcia ofert. Na kopercie/opakowaniu należy umieścić następujące oznaczenie:

Dane Wykonawcy: nazwa, adres

nr. tel., faxu, adres e-mail

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Biuro Dyrektora Generalnego

Wydział Zamówień Publicznych

ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00

00-000 Xxxxxxxx

„Usługi archiwizacji dokumentacji
Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego”

– Nr postępowania 46/PN/2020

Nie otwierać przed: 02.11.2020 r. godz. 12:00

Zaleca się umieszczenie na kopercie również nazwy i adresu Wykonawcy.

Rozdział 9

SKŁADANIE I OTWARCIE OFERT

Ofertę wraz z dokumentami należy złożyć w terminie do dnia 02.11.2020 r. do godz. 11:00 w siedzibie Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego,
ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00 x Xxxxxxxxx, Xxxxx Podawcze. Oferty można składać od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00.
Decydujące znaczenie dla zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty w miejsce wskazane w pkt. 1.
Oferty złożone bądź nadesłane po terminie zostaną przez Zamawiającego niezwłocznie zwrócone zgodnie z zapisem art. 84 ust. 2. W celu umożliwienia realizacji powyższego obowiązku Zamawiający zaleca umieszczenie na kopercie nazwy i adresu Wykonawcy.
Otwarcie ofert jest jawne i nastąpi w siedzibie Zamawiającego w dniu 02.11.2020 r. o godz. 12.00 w sali nr 21 w obecności Wykonawców, którzy zechcą przybyć.
Otwarcia ofert dokona Komisja Przetargowa.

Podczas otwierania ofert Xxxxxxxxxxx ogłosi:

stan otwartych ofert (powinny być nienaruszone w chwili otwarcia);
kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
nazwę i adres Wykonawcy, którego oferta jest otwierana;
cenę brutto oferty;
zadeklarowanie do realizacji zamówienia osoby z orzeczeniem niepełnosprawności
termin realizacji zamówienia;
warunki płatności.

Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający zamieści na stronie internetowej informacje dotyczące:

kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
firm oraz adresów Wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie;
ceny, terminu realizacji zamówienia, okresu gwarancji, warunków płatności zawartych w ofertach.

Ocena złożonych ofert nastąpi w części niejawnej posiedzenia Komisji.
Zamawiający, zgodnie z art. 24 aa ustawy, dokona oceny ofert, a następnie zbada, czy Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający będzie mógł zbadać, czy nie podlega wykluczeniu oraz czy spełnia warunki udziału w postępowaniu Wykonawca, który złożył ofertę najwyżej ocenioną spośród pozostałych ofert.

Rozdział 10

TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Wykonawca związany jest ofertą przez okres 30 dni od terminu składania ofert.
Zgodnie z art. 85 ust. 2 ustawy Pzp Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.
Odmowa wyrażenia zgody, o której mowa w pkt 2, nie powoduje utraty wadium. Zamawiający odrzuci, na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 7a ustawy Pzp, ofertę, jeżeli Wykonawca nie wyrazi zgody, o której mowa w art. 85 ust. 2, na przedłużenie terminu związania ofertą.
Przedłużenie terminu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą. Jeżeli przedłużenie terminu związania ofertą dokonywane jest po wyborze oferty najkorzystniejszej, obowiązek wniesienia nowego wadium lub jego przedłużenia dotyczy jedynie wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.
Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Rozdział 11

OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY ORAZ KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT

Opis sposobu obliczenia ceny

Wykonawca poda cenę za realizację niniejszego zamówienia w Formularzu ofertowym sporządzonym według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 do SIWZ.

Cena oferty musi być ceną brutto oraz być wyrażona w złotych polskich, z dokładnością nie większą niż dwa miejsca po przecinku.

Wykonawca musi uwzględnić w cenie oferty wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia oraz wszelkie opłaty i podatki od towarów i usług wynikające z obowiązujących przepisów – w przypadku, gdy zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązek podatkowy nie leży po stronie Zamawiającego.

Cena określona w ofercie musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia oraz Wzorem umowy.

Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN.

Informacje o mechanizmie podzielonej płatności

Jeżeli przedmiot objęty niniejszym zamówieniem jest tożsamy z przedmiotami (usługami, dostawami, robotami budowlanymi) wymienionymi w załączniku nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług, Wykonawca zobowiązany jest do oznaczenia wystawianej faktury/faktur słowami „mechanizm podzielonej płatności”. Zamawiający dokona wówczas zapłaty zgodnie z mechanizmem podzielonej płatności. Podstawa prawna: ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw Dz. U. z 2019 poz. 1751.

Opis kryteriów

Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie następujących kryteriów:

Lp.	Kryterium	Znaczenie procentowe kryterium	Maksymalna ilość pkt., jakie może otrzymać oferta za dane kryterium po uwzględnieniu wagi kryterium
1.	Cena brutto oferty	60 %	60
2.	Aspekt społeczny – zatrudnienie osoby niepełnosprawnej do wykonywania czynności w ramach realizacji zamówienia	40%	40
SUMA		100 %	100

Maksymalna liczba punktów jaką Wykonawca może uzyskać w wyniku oceny ofert wg ustalonych kryteriów oceny wynosi 100 punktów.

A. Punkty za kryterium „ cena brutto ” zostaną obliczone wg następującego wzoru:

Cena brutto oferty z najniższą ceną

---------------------------------------------------- x 100 x 60% = liczba punktów

Cena brutto oferty badanej

Pod pojęciem ceny należy rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy
z dnia 9 maja 2014 r o informowaniu o cenach towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1830).

Pod pojęciem ceny brutto należy rozumieć sumę kosztów wykonania prac składających się na przedmiot zamówienia.

B. Punkty w kryterium „Aspekt społeczny – zatrudnienie osoby niepełnosprawnej do wykonywania czynności w ramach realizacji zamówienia” zostaną przyznane, jeżeli Wykonawca zadeklaruje zatrudnienie na cały okres realizacji zamówienia na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, co najmniej 1 osoby niepełnosprawnej w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 426 ze zm.)

Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej na ww. warunkach może dotyczyć zarówno osoby nowo zatrudnionej, jak również osoby już wcześniej zatrudnionej przez Wykonawcę, nie wcześniej jednak niż 6 miesięcy przed data wyznaczoną na składanie ofert, skierowanej/oddelegowanej do realizacji niniejszego zamówienia. W przypadku osoby nowozatrudnianej – zatrudnienie musi się odbyć najpóźniej w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze od daty zawarcia umowy.

Za zadeklarowanie w Formularzu ofertowym zatrudnienia osoby niepełnosprawnej Wykonawca otrzyma 40 punktów (przy czym 1 punkt = 1% wagi kryterium).

Osoba niepełnosprawna musi być zatrudniona na zasadach określonych we wzorze umowy (Załącznik Nr 6 do SIWZ).

Wykonawca, który nie zaoferuje zatrudnienia ww. osoby nie otrzyma punktów
w niniejszym kryterium.

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom określonym w Ustawie oraz niniejszej Specyfikacji i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru, czyli temu, który otrzyma najwyższą łączną wartość punktową ze wszystkich kryteriów (A+B).

Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną lub najniższym kosztem, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie lub koszcie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

Rozdział 12

UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza.
Zamawiający udostępni na stronie internetowej xxx.xxxxx.xxx.xx oraz przekaże Wykonawcom informacje zgodnie z dyspozycją art. 92 ustawy.

Rozdział 13

INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

Umowa zostanie zawarta po upływie terminów, o których mowa w art. 94 ust. 1 lub 2 Ustawy Prawo zamówień publicznych.

Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza w niniejszym postępowaniu o terminie i miejscu zawarcia umowy.

Osoby reprezentujące Wykonawcę przy zawarciu umowy powinny posiadać dokumenty potwierdzające ich umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty.

W przypadku wyboru oferty złożonej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zmawiający może żądać przed zawarciem umowy przedstawienia umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Zamawiający może żądać, aby umowa ta określała, wg. wyboru Zamawiającego: strony umowy, cel działania, sposób współdziałania, zakres prac realizowanych przez każdego z nich, solidarną odpowiedzialność za wykonanie zamówienia, oznaczenie czasu trwania konsorcjum (obejmującego okres realizacji przedmiotu zamówienia, gwarancji i rękojmi), wykluczenie możliwości wypowiedzenia umowy konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania zamówienia.

Rozdział 14

POSTANOWIENIA UMOWY

Wzór umowy stanowi Załącznik Nr 6 do SIWZ.
Wynagrodzenie należne Wykonawcy ulegnie zmianie w przypadku zmiany:

stawki podatku od towarów i usług,
wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3 - 5 albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne
zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych

- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

W przypadkach, o których mowa w pkt 2 zmiana wymaga wniosku jednej ze stron umowy.
W przypadku, o którym mowa w pkt 2 lit. 1) wysokość zmiany wynagrodzenia odpowiadać będzie wysokości zmiany stawki podatku od towarów i usług.
W przypadkach, o których mowa w pkt 2 lit. 2), 3) i 4) strona wnioskująca o zmianę wynagrodzenia obowiązana jest wykazać drugiej stronie czy oraz jaki wpływ zmiany te będą miały na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę. Zmiana wynagrodzenia, o którym mowa w pkt 2 wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Dopuszcza się zmiany umowy na mocy art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Rozdział 15

OPIS SPOSOBU UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ ORAZ DOKONYWANIA ZMIAN TREŚCI SIWZ

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, w terminach i w sposób wskazany w art. 38 ust. 1 Ustawy. Zamawiający nie udziela żadnych ustnych i telefonicznych wyjaśnień.
Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SIWZ. Zmianę SIWZ Zamawiający przekaże niezwłocznie Wykonawcom, którym przekazano SIWZ oraz zamieści tę zmianę na własnej stronie internetowej (xxx.xxxxx.xxx.xx ).
Jeżeli w wyniku zmiany treści SIWZ nie prowadzącej do zmiany treści SIWZ jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuży termin składania ofert i poinformuje o tym Wykonawców, którym przekazano SIWZ oraz zamieści taką informację na własnej stronie internetowej (xxx.xxxxx.xxx.xx).
W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią SIWZ, a treścią udzielonych wyjaśnień
i zmian, jako obowiązującą należy przyjąć treść informacji zawierającej późniejsze oświadczenie Zamawiającego.
Wszelkie odpowiedzi np. na wniesione pytania, wyjaśnienia, zmiany treści oferty, zgodnie z art. 38 ustawy Pzp, będą umieszczane na stronie internetowej Zamawiającego xxx.xxxxx.xxx.xx. W związku z powyższym Wykonawcy zainteresowani udziałem w niniejszym postępowaniu zobowiązani są do ciągłego, bieżącego śledzenia strony internetowej
w zakresie prowadzonego postępowania w celu pozyskania ewentualnych informacji wpływających na treść SIWZ a tym samym treść składanej oferty.

Rozdział 16

INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ

ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI

Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
W postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Xxxxx Xxxxxxxx (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2188), osobiście, za pośrednictwem posłańca, faxu (nr 22/828-87-73) lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (test jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 1219 z późn. zm.) i na adres e-mailowy podany w pkt 3.
Osobą upoważnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest x. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx e- mail: xxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx.
Zamawiający urzęduje w dniach od poniedziałku do piątku w godz. 8:15-16.15
(z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy).
Jeżeli Zamawiający lub Wykonawcy przekazują korespondencję za pomocą faxu lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej strony potwierdza fakt jej otrzymania.
W przypadku braku potwierdzenia otrzymania korespondencji przez Wykonawcę, Zamawiający domniema, że korespondencja wysłana przez Xxxxxxxxxxxxx na numer faxu oraz/lub adres e-mailowy podany przez Wykonawcę została mu doręczona
w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
W korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Wykonawcy powinni posługiwać się znakiem postępowania – Nr postępowania 46/PN/2020.
Korespondencję przekazywaną drogą pisemną należy kierować na adres:

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Biuro Dyrektora Generalnego

Wydział Zamówień Publicznych

ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00

00-071 Warszawa

Rozdział 17

POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ

Każdemu Wykonawcy a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes
w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale VI ustawy.

Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz SIWZ przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt. 5 ustawy.

Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy.

Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, odwołanie przysługuje wyłącznie wobec czynności:

1) wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania
o cenę;

2) określenia warunków udziału w postępowaniu;

3) wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia;

4) odrzucenia oferty odwołującego,

5) opisu przedmiotu zamówienia,

6) wyboru najkorzystniejszej oferty.

Termin wniesienia odwołania:

Odwołanie wnosi się w terminie 5 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 zdanie drugie albo w terminie 10 dni – jeżeli zostały przesłane
w inny sposób.

Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, a jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, także wobec postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wnosi się w terminie: 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej.

W przypadku wniesienia odwołania po upływie terminu składania ofert bieg terminu związania oferta ulega zawieszeniu do czasu ogłoszenia przez Izbę orzeczenia.

Organ odpowiedzialny za procedury odwoławcze:

Krajowa Izba Odwoławcza

ul. Postępu 17A

02-676 Warszawa

Rozdział 18

PODWYKONAWSTWO

Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik Nr 3 do SIWZ, części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, i podania przez Wykonawcę firm podwykonawców.
Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie tego zamówienia.
Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, na etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jest zobowiązany wskazać części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podać firmy podwykonawców, o ile jest to wiadome na etapie składania ofert. W przypadku braku takiej informacji w ofercie, Zamawiający przyjmie, że Wykonawca zamierza wykonać zamówienie bez udziału podwykonawców.
Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 22a ust. 1, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, że proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełni je w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na którego zasoby Wykonawca powoływał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.

Rozdział 19

INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx;

kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Ministerstwie Kultury
i Dziedzictwa Narodowego: xxx@xxxxx.xxx.xx;
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – ustawy Pzp;
okres przetwarzania danych jest zgodny z kategorią archiwalną dokumentacji postępowania;
obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
posiada Pani/Pan:

na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**;
na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

nie przysługuje Pani/Panu:

w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
^**Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
^***Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Ponadto Xxxxxxxxxxx informuje, że na Wykonawcy spoczywa obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 lub 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

Wykonawca poprzez fakt złożenia oferty oświadcza, że posiada prawo do przetwarzania i udostępnienia MKiDN danych osobowych osób, których dane zamieścił w dokumentach składanych przy ubieganiu się oraz przy realizacji niniejszego zamówienia publicznego, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

Dane osobowe nie będą objęte procesem zautomatyzowanego podejmowania decyzji,
w tym profilowania.

Załączniki do SIWZ:

Załącznik Nr 1 – Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.

Załącznik Nr 2 – Wzór oświadczenia dot. grupy kapitałowej.

Załącznik Nr 3 – Formularz ofertowy.

Załącznik nr 4 – Wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia.

Załącznik Nr 5– Wzór zobowiązania podmiotu trzeciego do oddania do dyspozycji wykonawcy niezbędnych zasobów.

Załącznik nr 6 - Wzór umowy.

Załącznik nr 7 – Opis przedmiotu zamówienia.

Załącznik nr 1 do SIWZ

Wykonawca:

……………………………………………………

……………….………………………………...

(pełna nazwa/firma, adres)

Oświadczenie Wykonawcy

składane na podstawie art. 25a ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.

Prawo zamówień publicznych (dalej jako: ustawa Pzp),

DOTYCZĄCE PRZESŁANEK WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA

na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem są „Usługi archiwizacji
dokumentacji Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego”– Nr postępowania 46/PN/2020 oświadczam, co następuje:

OŚWIADCZENIA DOTYCZĄCE WYKONAWCY:

Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust 1 pkt 12-23 ustawy Pzp.
Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 5 ustawy Pzp w zakresie określonym w SIWZ.

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r.

…………………………………………

(podpis)

Oświadczam, że zachodzą w stosunku do mnie podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art. …………. ustawy Pzp (podać mającą zastosowanie podstawę wykluczenia spośród wymienionych w art. 24 ust. 1 pkt 13-14, 16-20 lub art. 24 ust. 5 ustawy Pzp). Jednocześnie oświadczam, że w związku z ww. okolicznością, na podstawie art. 24 ust. 8 ustawy Pzp podjąłem następujące środki naprawcze:

……………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………..…………………………

……………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………..............................................................

…………….……. (miejscowość), dnia …………………. r.

…………………………………………………….

(podpis)

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODMIOTU, NA KTÓREGO ZASOBY POWOŁUJE SIĘ WYKONAWCA:

Oświadczam, że w stosunku do następującego/ych podmiotu/tów, na którego/ych zasoby powołuję się w niniejszym postępowaniu, tj.: ……………………………………………………………

...................................................................................................................................................

(podać pełną nazwę/firmę, adres, a także w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG) nie zachodzą podstawy wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia.

…………….……. (miejscowość), dnia …………………. r.

………………………………………………

(podpis)

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODWYKONAWCY NIEBĘDĄCEGO PODMIOTEM, NA KTÓREGO ZASOBY POWOŁUJE SIĘ WYKONAWCA:

Oświadczam, że w stosunku do następującego/ych podmiotu/tów, będącego/ych podwykonawcą/ami: ……………………………………………………………………..….…............................................................

........................................................................................................................................................................... (podać pełną nazwę/firmę, adres, a także w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG), nie zachodzą podstawy wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia.

…………….……. (miejscowość), dnia …………………. r.

…………………………………………

(podpis)

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:

Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

…………….……. (miejscowość), dnia …………………. r.

…………………………………………

(podpis)

DOTYCZĄCE SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Jednocześnie oświadczam, co następuje:

INFORMACJA DOTYCZĄCA WYKONAWCY:

Oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego w Rozdz. 4 SIWZ.

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r.

…………………………………………

(podpis)

INFORMACJA W ZWIĄZKU Z POLEGANIEM NA ZASOBACH INNYCH PODMIOTÓW:

Oświadczam, że w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych przez Zamawiającego w Rozdz. 4 SIWZ, polegam na zasobach następującego/ych podmiotu/ów: ………………………………………………………….……….........................

..…………………………………………………………………………….......………………………....................

…….............................................................................................................................................

….…………………………………….., w następującym zakresie:

………………………………………………………………………………………………………….....................

(wskazać podmiot i określić odpowiedni zakres dla wskazanego podmiotu).

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r.

…………………………………………

(podpis)

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:

Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia Zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r.

……………………………………………………..

(podpis)

Załącznik Nr 2 do SIWZ

Wykonawca:

………………………………………………………………………………………………………………

(pełna nazwa/firma, adres)

Oświadczenie

o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej,
o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt. 23 ustawy Pzp.

na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu niegraniczonego, którego przedmiotem są Usługi archiwizacji
dokumentacji Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego - Nr postępowania 46/PN/2020, oświadczam, że:

nie należę do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt. 23 ustawy Pzp.*
należę do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt. 23 ustawy Pzp, w skład której wchodzą następujące podmioty:*

1. ……………………………………………………….

2. ……………………………………………………….

3. ……………………………………………………….

4. ……………………………………………………….

* zaznaczyć właściwe

Wykonawca należący do tej samej grupy kapitałowej wraz ze złożeniem oświadczenia może przedstawić dowody, że powiązania z innym wykonawcą (o ile występują), nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

UWAGA!

Niniejsze oświadczenie Wykonawca przekazuje Zamawiającemu w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia przez Zamawiającego na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy Pzp. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie takie składa każdy z Wykonawców.

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r.

…………………………………………........

(podpis osoby uprawnionej do składania

oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy)

Załącznik Nr 3 do SIWZ

……………..………………………………….

(pieczęć Wykonawcy)

FORMULARZ OFERTOWY

do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem są „Usługi archiwizacji dokumentacji Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego”

– Nr postępowania 46/PN/2019:

Wykonawca: Zarejestrowana Nazwa i adres:

...................................................................................................................................................

NIP:…………………...……………..REGON:…………………………………………….

Tel. (…..) …………………………..…………. , Faks. (…..) …………………………….

Adres e-mail:...........................................................................................…………

Wykonawca jest małym/średnim przedsiębiorcą (niepotrzebne skreślić).

Jeżeli Wykonawca nie dokona przekreślenia Zamawiający uzna, że Wykonawca nie jest małym lub średnim przedsiębiorcą.

Podwykonawcom zamierzamy powierzyć wykonanie następujących części zamówienia: (wypełnić, jeśli dotyczy):

Część zamówienia powierzona Podwykonawcy	Firma Podwykonawcy o ile jest znana na etapie składania ofert

Jeżeli powyższa tabela nie zostanie uzupełniona, Zamawiający uzna, że Wykonawca nie zamierza powierzyć wykonania części zamówienia Podwykonawcom.

Jeżeli Wykonawca wskaże Podwykonawców to również musi uzupełnić oświadczenie, o którym mowa w Rozdz. 5 pkt I ppkt 1 SIWZ, w części pn. „Oświadczenie dotyczące Podwykonawcy niebędącego podmiotem, na którego zasoby powołuje się Wykonawca”

Informujemy, że wskazane poniżej dokumenty lub oświadczenia dostępne są w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych: (wypełnić jeśli dotyczy)

Nazwa dokumentu lub oświadczenia	Adres internetowy bazy danych, gdzie dostępny jest dokument lub oświadczenie

Oferuję realizację zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi
w SIWZ:

Kryterium A – Cena oferty brutto:

Lp.	Przedmiot	Jednostkowa cena brutto* za 1 metr bieżący	Ilość metrów bieżących	Wartość brutto (kol.3 x kol.4)*
1	2	3	4	5
1.	Archiwizacja dokumentacji zaklasyfikowanej jako kategoria A		190 mb**
2.	Archiwizacja dokumentacji zaklasyfikowanej jako kategoria B, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat		25 mb**
3.	Archiwizacja dokumentacji zaklasyfikowanej jako kategoria B, o okresie przechowywania do 10 lat		245**
Cena oferty brutto (łącznie wartość poz. 1,poz. 2 i poz. 3 z kol 5) (maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy)*

*do dwóch miejsc po przecinku

** wskazane ilości są ilościami orientacyjnymi służącymi do porównania ofert. Zamawiający będzie rozliczał się z Wykonawcą za faktycznie zrealizowane ilości archiwizacji wg stawek wskazanych dla poszczególnych kategorii.

Kryterium B - „Aspekt społeczny – zatrudnienie osoby niepełnosprawnej do wykonywania czynności w ramach realizacji zamówienia”:

Deklaruję /nie deklaruję*** zatrudnienie co najmniej 1 osoby niepełnosprawnej.

Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej może dotyczyć zarówno osoby nowo zatrudnionej, jak również osoby już wcześniej zatrudnionej przez Wykonawcę, nie wcześniej jednak niż 6 miesięcy przed data wyznaczoną na składanie ofert, skierowanej/oddelegowanej do realizacji niniejszego zamówienia. W przypadku osoby nowozatrudnianej – zatrudnienie musi się odbyć najpóźniej w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze od daty zawarcia umowy.

***Niepotrzebne skreślić. W przypadku braku skreślenia jedne z treści deklaracji Zamawiający przyjmie, że Wykonawca nie deklaruje zatrudnienia osoby niepełnosprawnej i w kryterium „Aspekt społeczny – zatrudnienie osoby niepełnosprawnej do wykonywania czynności w ramach realizacji zamówienia” w związku z czym nie otrzyma punków. Szczegóły dot. tego kryterium zostały opisane w Rozdz. 11 SIWZ

…………………………. , dn. ………………………………………..

/miejscowość/ /dzień, miesiąc, rok/

.........................................................

podpis osoby upoważnionej

do reprezentowania Wykonawcy

Załącznik nr 4 do SIWZ

WYKAZ OSÓB SKIEROWANYCH PRZEZ WYKONAWCĘ

DO REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Dot. zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu niegraniczonego, którego przedmiotem są „Usługi archiwizacji dokumentacji Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego” - Nr postępowania 46/PN/2019:

Lp.	Imię i nazwisko członka zespołu	Doświadczenie i kwalifikacje zawodowe (należy umieścić wszystkie dane określone w Rodz. 4 pkt I SIWZ)	Podstawa do dysponowania tymi osobami (zgodnie z wymogiem określonym w SIWZ – na umowę o pracę)
1.		Wykształcenie ………………………………………………… Ilość metrów uporządkowane dokumentacji kategorii A lub/i B …………………………………. Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych TAK / NIE*
2.		Wykształcenie ………………………………………………… Ilość metrów uporządkowane dokumentacji kategorii A lub/i B …………………………………. Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych TAK / NIE*
3.		Wykształcenie ………………………………………………… Ilość metrów uporządkowane dokumentacji kategorii A lub/i B …………………………………. Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych TAK / NIE*
4.		Wykształcenie ………………………………………………… Ilość metrów uporządkowane dokumentacji kategorii A lub/i B …………………………………. Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych TAK / NIE*
5.		Wykształcenie ………………………………………………… Ilość metrów uporządkowane dokumentacji kategorii A lub/i B …………………………………. Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych TAK / NIE*
6.		Wykształcenie ………………………………………………… Ilość metrów uporządkowane dokumentacji kategorii A lub/i B …………………………………. Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych TAK / NIE*

W wykazie muszą znaleźć się informacje niezbędne do prawidłowej oceny (stwierdzenia), że wskazane osoby spełniają określony w SIWZ warunek udziału w postępowaniu.

*niepotrzebne skreślić

.............................................................

(data i podpis osoby upoważnionej

do reprezentowania Wykonawcy

Załącznik nr 5 do SIWZ

Zobowiązanie

innego podmiotu do oddania do dyspozycji wykonawcy niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, którego przedmiotem są „Usługi archiwizacji dokumentacji Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego”- Nr postępowania 46/PN/2019:

Ja, ………………………………………………………………………………………………………

(imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentowania podmiotu)

działając w imieniu i na rzecz…………………………………………………………………………..

(nazwa podmiotu)

Zobowiązuję się do oddania wskazanych poniżej zasobów na potrzeby wykonania zamówienia:

……………………………………………………………………………………………………………

(określenie zasobu, np. wiedza i doświadczenie, …..)

do dyspozycji wykonawcy:

……………………………………………………………………………………………………………

(nazwa wykonawcy)

Jednocześnie oświadczam, że:

1. udostępniam wykonawcy w/w zasoby, w następującym zakresie:

……………………………………………………………………………………………………………

2. sposób wykorzystania udostępnionych przeze mnie zasobów będzie następujący:

……………………………………………………………………………………………………………

3. charakter stosunku łączącego mnie z wykonawcą będzie następujący:

……………………………………………………………………………………………………………

4. zakres mojego udziału przy wykonywaniu zamówienia będzie następujący:

…………………………………………………………………………………………………………

5. okres mojego udziału przy wykonywaniu zamówienia będzie następujący:

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………. , dn. ………………………………….

/miejscowość/ /dzień, miesiąc, rok/

…………………….......................................................

podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Xxxxxxxx

Załącznik Nr 6 do SIWZ

Umowa nr …………………………….

zawarta w dniu ………………….. 2020 r. w Warszawie pomiędzy:

Skarbem Państwa – Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego z siedzibą w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00,

reprezentowanym przez: Xxxxxxxxx Xxxxx – Dyrektora Generalnego, zwanym dalej „Zamawiającym"

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

w wyniku rozstrzygniętego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego prowadzonego zgodnie z przepisami art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx. U. z 2019 r. poz. 1843 z późn. zm.) o następującej treści:

§ 1

Przedmiot umowy

Przedmiotem zamówienia jest archiwizacja ok. 460 metrów bieżących dokumentacji własnej i odziedziczonej przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, z okresu 1945-2017. Szacunkowo na powyższą ilość składa się ok. 190 mb materiałów archiwalnych (kat. A) i ok. 270 mb dokumentacji niearchiwalnej (kat. B), w tym ok. 12 mb kartotek oraz ok. 10 mb dokumentacji specjalnej (nagrania na płytach winylowych). Szacuje się, że pośród 270 mb dokumentacji niearchiwalnej ok. 25 mb to dokumentacja niearchiwalna o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat.
Wskazane w ust. 1 ilości są ilościami orientacyjnymi. Zamawiający będzie rozliczał się z Wykonawcą za faktycznie zrealizowane ilości archiwizacji w danej kategorii wg stawek dla poszczególnych kategorii wskazanych przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik Nr 4 do Umowy.
Opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do Umowy.

§ 2

Termin realizacji

Umowa obowiązuje od daty zawarcia do dnia 31 października 2021 r. lub do wyczerpania kwoty maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 6 ust. 1, w zależności które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.
Termin rozpoczęcia prac archiwizacyjnych stanowiących przedmiot Umowy nastąpi w terminie do 7 dni od daty zawarcia umowy.

§ 3

Oświadczenia i zobowiązania Wykonawcy

Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy, prawidłowo, z najwyższą starannością wynikającą z zawodowego charakteru wykonywanej przez niego działalności, zgodnie z wymaganiami określonymi w Umowie.
Wykonawca jest zobowiązany do wykonywania przedmiotu Umowy, przy użyciu własnych narzędzi, materiałów biurowych oraz innych środków niezbędnych do realizacji przedmiotu Umowy.
Wykonawca odpowiada za wszelkie szkody poniesione przez Zamawiającego (jak i inne osoby), a wynikające z działań lub zaniechań Wykonawcy lub osób, za które ponosi on odpowiedzialność w trakcie lub w związku z realizacją przedmiotu umowy.
Wykonawca nie może zwolnić się od odpowiedzialności względem Zamawiającego z tego powodu, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy, było następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wobec Wykonawcy przez jego kooperantów lub podwykonawców.

§3a

Podwykonawstwo

Wykonawca może powierzyć wykonanie części przedmiotu umowy podwykonawcy.
Zmiana Podwykonawcy w trakcie realizacji Umowy może nastąpić wyłącznie za zgodą Zamawiającego.
Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za prace, które wykonuje przy pomocy Podwykonawców. Zlecenie wykonania części prac Podwykonawcom nie zmienia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części prac. Wykonawca jest odpowiedzialny za działania, uchybienia i zaniedbania Podwykonawców i ich pracowników w takim samym stopniu, jakby to były działania Wykonawcy.
Zmiana lub rezygnacja z Podwykonawcy biorącego udział w realizacji zamówienia, z zasobów których Wykonawca korzystał wykazując spełnianie warunków udziału w postępowaniu, może nastąpić tylko w przypadku, gdy Wykonawca wykaże, iż proponowany nowy Podwykonawca albo Wykonawca samodzielnie spełnia warunki w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, przedkładając stosowne dokumenty wymagane na etapie postępowania o udzielenie zamówienia. Do zmiany Podwykonawcy stosuje się odpowiednio postanowienia niniejszego paragrafu.
Wykonawca odpowiada wobec Zamawiającego za działania lub brak działań Podwykonawcy jak za własne.

§ 4

Oświadczenia i zobowiązania Zamawiającego

1. Zamawiający zobowiązuje się do udzielania osobom wyznaczonym przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu umowy stosownych informacji i współdziałania z Wykonawcą, w tym udzielania zaleceń, w celu umożliwienia Wykonawcy realizacji przedmiotu umowy zgodnie z oczekiwaniami Zamawiającego.

2. Zamawiający przekaże Wykonawcy wszelkie instrukcje i informacje pomocne do realizacji zamówienia.

Zamawiający umożliwi warunki pracy w celu realizacji umowy maksymalnie dla ośmiu osób. Zamawiający nie udostępni Wykonawcy sprzętu informatycznego oraz sieci komputerowej. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za sprzęt informatyczny Wykonawcy wykorzystywany i pozostawiony w siedzibie Zamawiającego w trakcie realizacji umowy.
Zamawiający jest uprawniony do bieżącego kontrolowania postępu i jakości prac oraz do zgłaszania Wykonawcy uwag i zaleceń w tym przedmiocie.
Zamawiający wyznaczy pracowników do współpracy z Wykonawcą w zakresie realizacji przedmiotu umowy i do sprawowania nadzoru nad bieżącą realizacją umowy.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość niedopuszczenia osoby zaangażowanej przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu umowy w przypadku: stwierdzenia naruszenia przepisów porządkowych, przebywania pod wpływem alkoholu lub narkotyków, usiłowania wniesienia na teren siedziby Zamawiającego alkoholu lub narkotyków, zaboru mienia lub innego przestępstwa oraz tworzenia zagrożenia swoim zachowaniem dla osób lub mienia.

§ 5

Poufność i ochrona danych osobowych

Wykonawca nie ma prawa używać przekazanej dokumentacji do celów innych, niż wymienione w Umowie. W okresie obowiązywania niniejszej Umowy, jak również po jej wygaśnięciu, wypowiedzeniu lub rozwiązaniu Wykonawca zobowiązany jest zachować w tajemnicy wszelkie informacje uzyskane w związku z wykonaniem przedmiotu Umowy w tym w szczególności zawarte w dokumentacji podlegającej archiwizacji oraz nie udostępniać ich w jakikolwiek sposób osobom trzecim bez uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego. Obowiązek ten dotyczy również podwykonawców i osób, którymi Wykonawca posługuje się przy realizacji umowy.
Osoby skierowane do realizacji przedmiotu umowy, przed przystąpieniem do pracy, zobowiązane są do złożenia osobie wskazanej w § 8 ust. 1 pkt 1 Umowy, oświadczenia w powyższym zakresie. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik Nr 2 do Umowy.
W trakcie realizacji niniejszej Umowy Wykonawca zobowiązuje się powstrzymywać od działań, które mogłyby doprowadzić do konfliktu interesu. Konflikt interesów to sytuacja, która ze względu na związek pomiędzy Wykonawcą a jakimkolwiek innym podmiotem, uniemożliwia realizację Umowy przez Wykonawcę w sposób obiektywny, rzetelny i zapewniający należyte zabezpieczenie interesu Zamawiającego. W przypadku wystąpienia konfliktu interesów w trakcie realizacji Umowy Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie pisemnie powiadomić Zamawiającego o tym fakcie.
W związku z koniecznością realizacji przez Strony obowiązków i celów, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, wynikających z realizacji umowy, Wykonawca będzie przekazywał Zamawiającemu następujące dane osobowe: imię i nazwisko, nr telefonu, adres poczty elektronicznej osoby/osób wskazanej/nych do kontaktu i prowadzenia nadzoru nad wykonaniem umowy, zaś Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcy dane: imię i nazwisko, nr telefonu, adres poczty elektronicznej pracowników wskazanych do kontaktu i prowadzenia nadzoru nad wykonaniem umowy.
Strony oświadczają, iż w związku z przetwarzaniem danych osób wskazanych w § 8 ust. 1 będą wypełniać wszelkie obowiązki oraz przestrzegać przepisów regulujących ochronę danych osobowych, w szczególności wynikające z art. 13 i 14 RODO.
Informacja dla osób wskazanych przez Wykonawcę, których dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z umową stanowi Załącznik nr 9 do niniejszej umowy.
Wykonawca zobowiązuje się zapoznać osoby, których dane osobowe udostępnił Zamawiającemu z informacją opisaną w ust. 6.
Na podstawie art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. 2016.119.1), Zamawiający powierzy Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych osób, znajdujących się w podlegających ewidencjonowaniu dokumentach na podstawie odrębnej umowy zawartej pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą. Umowa musi zostać zawarta przed rozpoczęciem prac archiwizacyjnych. Wzór umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik Nr 3 do Umowy.

§ 6

Wynagrodzenie

Z tytułu należytego wykonania przedmiotu Umowy Wykonawcy będzie przysługiwało maksymalne wynagrodzenie w kwocie ………………………zł brutto (słownie:…………………….).
Zamawiający zobowiązuje się do zrealizowania Umowy w części odpowiadającej co najmniej wartości 60% kwoty, o której mowa w ust. 1. W przypadku niewykorzystania w trakcie realizacji przedmiotu Umowy pozostałej kwoty Wykonawcy nie przysługuje z tego tytułu żadne roszczenie.
Wynagrodzenie określone w ust. 1. obejmuje wszelkie koszty Wykonawcy związane z wykonaniem przedmiotu Umowy, w tym robocizny, materiałów (m. in. teczki, etykiety samoprzylepne, kartony, papier ksero), podatki oraz wszelkie należności publicznoprawne z wyłączeniem kosztów zużycia wody oraz energii elektrycznej, które to koszty ponosi Zamawiający.
Strony ustalają następujące ceny brutto za opracowanie 1 mb akt przekazanych do archiwizacji:

dla dokumentacji zaklasyfikowanej jako kategoria A - …………… zł (słownie:…………),
dla dokumentacji zaklasyfikowanej jako kategoria B, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat - ……………… zł (słownie:…………………………………………………….),
dla dokumentacji zaklasyfikowanej jako kategoria B, o okresie przechowywania do 10 lat - ……………… zł (słownie:……………………….), zgodnie ze stawkami określonymi w Formularzu Ofertowym Wykonawcy, stanowiącym załącznik nr 4 do Umowy.

W przypadku niepełnego metra bieżącego objętości zarchiwizowanej dokumentacji Wykonawca otrzyma wynagrodzenie proporcjonalne.
Rozliczenie za wykonane usługi przez Wykonawcę i przyjęte przez Zamawiającego zarchiwizowane dokumenty będzie następowało sukcesywnie, nie częściej jednak niż raz w miesiącu, na podstawie faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę na koniec danego miesiąca kalendarzowego z zastrzeżeniem § 3a ust. 10 niniejszej umowy.
Faktyczna wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy za wykonanie prac archiwizacyjnych dla partii dokumentacji stanowić będzie wynik iloczynu obejmującego:

liczbę mb odebranej przez Zamawiającego zarchiwizowanej dokumentacji,
właściwą cenę za archiwizację 1 mb określoną w ust. 4 pkt. 1-3

Zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 7 nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze, w terminie do 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT. Przez prawidłowo wystawioną fakturę strony rozumieją fakturę wystawioną zgodnie z obowiązującymi przepisami, postanowieniami umowy oraz pozytywnie zweryfikowanym rachunkiem bankowym w wykazie podmiotów, o których mowa w art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług. Do faktury Wykonawca dołączy protokół odbioru potwierdzający należyte wykonanie całości/części przedmiotu zamówienia (Załącznik Nr 5 do umowy).
Fakturę VAT należy doręczyć Zamawiającemu na adres: Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Biuro Podawcze ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx.
W przypadku jeśli Wykonawca zdecyduje się na przesłanie faktury drogą elektroniczną, dokument w pliku PDF (lub innym formacie niepodlegającym edycji) faktury będą wysyłane z adresu e-mail Wykonawcy …………………………………………………………….. na adres e-mail Zamawiającego tj. xxx@xxxxx.xxx.xx. Zmiana adresu e-mail, z którego Wykonawca będzie wysyłał faktury wymaga zmiany w postaci aneksowania umowy.
W przypadku dostarczenia przez Wykonawcę faktury w formie elektronicznej na inny adres e-mail lub z innego adresu e-mail niż wskazany w umowie taką fakturę uznaje się za niedostarczoną.
Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
Wykonawca nie może przenieść praw wynikających z umowy, w tym wierzytelności na osobę trzecią bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, pod rygorem nieważności.
Strony dopuszczają waloryzację wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 w przypadku zmiany:

a) stawki podatku od towarów i usług,

b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne,

d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych,
o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych,

- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

15. W przypadkach, o których mowa w ust. 14 zmiana wymaga wniosku jednej ze stron umowy.

16. W przypadku, o którym mowa w ust. 14 lit. a), wysokość zmiany wynagrodzenia odpowiadać będzie wysokości zmiany stawki podatku od towarów i usług.

17. W przypadkach, o których mowa w ust. 14 lit. b), c) i d), Strona wnioskująca o zmianę wynagrodzenia obowiązana jest wykazać drugiej stronie czy i jaki wpływ zmiany te będą miały na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

18. Zmiana wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 14 wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

19. W wypadku zmiany przepisów prawnych strony zobowiązują się do dostosowania zapisów umowy do nowych przepisów.

§ 7

Kary umowne

Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20 % kwoty, określonej w § 6 ust. 1 umowy, w przypadku wypowiedzenia przez Zamawiającego umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu karę umowną w wysokości
3.000,00 zł (słownie złotych: trzy tysiące) za każde naruszenie postanowień umowy określonych w § 5 ust. 1, 2 i 3 umowy.
Jeżeli zwłoka w rozpoczęciu prac archiwizacyjnych przekroczy 7 dni od daty zawarcia umowy, Zamawiający ma prawo wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w terminie 10 dni od dnia zaistnienia okoliczności to uzasadniającej.
W wypadku braku zmiany umowy o podwykonawstwo w zakresie terminu zapłaty Wykonawca jest zobowiązany do zapłacenia Zamawiającemu 3.000,00 zł (słownie złotych trzy tysiące).
Zamawiający może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w terminie 10 dni od dnia zaistnienia okoliczności to uzasadniającej w przypadku co najmniej dwukrotnego wniesienia przez Zamawiającego na piśmie lub za pomocą poczty elektronicznej zastrzeżeń w zakresie realizacji umowy i bezskutecznego upływu udzielonego Wykonawcy terminu na zmianę sposobu wykonywania przedmiotu umowy.
Kary umowne naliczone zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy są wymagalne w terminie 7 dni od otrzymania przez Wykonawcę oświadczenia o ich naliczeniu. Zamawiający może je potrącić z należnego Wykonawcy wynagrodzenia bez dodatkowego powiadamiania Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę.
Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych.

§ 8

Kontakt i nadzór

Strony wskazują następujące osoby do kontaktów i nadzoru nad wykonywaniem niniejszej Umowy:

ze strony Zamawiającego:

……………………………………….…………………………………………….
……………………………………….…………………………………………….
……………………………………….…………………………………………….

ze strony Wykonawcy:

……………………………………….…………………………………………

Zmiana osób o których mowa w ust. 1 nie wymaga aneksu do niniejszej Umowy. W przypadku takiej zmiany każda ze stron informuje pisemnie drugą stronę o nowej osobie upoważnionej do kontaktów.

§ 9

Wymagania związane z zatrudnieniem na umowę o pracę w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy oraz osoby niepełnosprawnej w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych na podstawie umowy o pracę.

Wykonawca lub Podwykonawca przy realizacji umowy zobowiązuje się do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320), przez cały okres realizacji zamówienia, osoby realizujące przedmiot zamówienia oraz zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy co najmniej jednej osoby niepełnosprawnej, tj. osoby spełniającej przesłanki statusu niepełnosprawności, określone ustawą z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 426 ze zm.)* oraz ściśle przestrzegać w stosunku do tych pracowników prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, szczególnie norm dotyczących czasu pracy i obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne. Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej na ww. warunkach może dotyczyć zarówno osoby nowo zatrudnionej, jak również osoby wcześniej zatrudnionej przez Wykonawcę, nie wcześniej jednak niż 6 miesięcy przed datą wyznaczoną na składanie ofert, skierowanej/oddelegowanej do realizacji niniejszego zamówienia. W przypadku osoby nowo zatrudnionej – zatrudnienie musi się odbyć najpóźniej w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od daty zawarcia umowy.

W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy lub Podwykonawcy odnośnie spełniania przez niego wymogu zatrudnienia osób, o których mowa w ust. 1, w tym żądania dokumentów wymaganych niniejszym paragrafie. Wyniki kontroli zawarte zostaną w sporządzonym i podpisanym przez upoważnionych przedstawicieli stron Protokole kontroli, którego wzór stanowi Załącznik nr 6 do umowy.

Wykonawca lub Podwykonawca w terminie do 5 dni roboczych, licząc od dnia podpisania umowy, zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu dokumentów potwierdzających zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób, o których mowa w ust. 1, w formie:

oświadczenia Wykonawcy lub Podwykonawcy o zatrudnieniu osób realizujących przedmiot umowy na podstawie umowy o pracę. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, podanie czynności wykonywanych przez osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu, oświadczenia o przestrzeganiu minimalnych stawek najniższego wynagrodzenia oraz stawki godzinowej obowiązujących na podstawie aktualnych na dzień złożenia oświadczenia przepisów prawnych oraz podpisy osób uprawnionych do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub Podwykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do umowy;
poświadczonych za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub Podwykonawcę kopie umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy lub Podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopie umów powinny zostać zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w spawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UW. L Nr 119), (tj. w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników). Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania;
złożenia oświadczenia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę o zatrudnianiu osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności. Wzór stanowi załącznik nr 8 do umowy.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do wystąpienia o przeprowadzenie kontroli do Państwowej Inspekcji Pracy.
W przypadku zmiany którejkolwiek z osób, o których mowa w ust. 1 lub przedłużenia lub zmiany warunków umowy o pracę Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu dokumentów potwierdzających zatrudnienie tej osoby na podstawie umowy o pracę, wskazane w ust. 3 pkt a), b) i c) w ciągu 5 dni od dnia dokonania zmiany.
W przypadku rozwiązania umowy o pracę z zatrudnioną osobą, Wykonawca jest zobowiązany powiadomić Zamawiającego o tym fakcie pisemnie, w terminie do 3 dni licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy na adres e-mailowy wskazany w § 8 ust. 1 pkt a.
Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dokumentów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu, o którym mowa w ust. 1 traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę tego wymogu.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonania kontroli zatrudnienia osób, zgodnie
z zasadami opisanymi w niniejszej umowie - w każdym czasie, również bez wcześniejszego uprzedzenia Wykonawcy lub Podwykonawcy.
W przypadku niewywiązania się z powyższych zobowiązań przez Wykonawcę lub Podwykonawcę Zamawiającemu przysługiwać będzie uprawnienie do naliczenia Wykonawcy kary umownej z tytułu nienależytego wykonania umowy:

za każdy dzień niezatrudnienia na podstawie umowy o pracę w wymiarze wskazanym
w ust. 1 osób, o których mowa w ust. 1 – w wysokości 0,1% kwoty całkowitej wartości umowy brutto, określonej w § 6 ust. 1 (za każdą osobę oddzielnie),
za każdy dzień uchybiający terminom, o których mowa w ust. 3, 5 i 6
– w wysokości 0,1% kwoty całkowitej wartości umowy brutto, określonej w § 6 ust. 1 (za każdą osobę oddzielnie).

*Cały paragraf zostanie dostosowany w zależności czy Wykonawca zadeklaruje zatrudnienie osoby niepełnosprawnej.

§ 10

Postanowienia końcowe

Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa, w tym kodeksu cywilnego, ustawy o ochronie danych osobowych oraz ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
Wszelkie spory wynikłe w trakcie realizacji niniejszej umowy Strony będą rozstrzygać w pierwszej kolejności ugodowo, zaś w przypadku braku zgody Stron będą dochodzić swych roszczeń przed sądem powszechnym, właściwym miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
Załączniki do niniejszej umowy stanowią integralną jej część.
Umowa sporządzona została w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego.

_____________________ _____________________ hhyyy(Zamawiający) (Wykonawca)

Załączniki do umowy:

Załącznik nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 2 - Wzór oświadczenia

Załącznik nr 3 - Wzór umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych

Załącznik nr 4 - Formularz Ofertowy Wykonawcy

Załącznik nr 5 - Wzór protokołu odbioru realizacji zamówienia

Załącznik nr 6 - Wzór protokołu kontroli realizacji wymogu zatrudnienia osób

Załącznik nr 7 - Oświadczenie Wykonawcy o zatrudnieniu osób na umowę o pracę

Załącznik nr 8 - Oświadczenie o niepełnosprawności

Załącznik nr 9 – Informacja dla osób wskazanych przez Wykonawcę, których dane osobowe będą przetwarzane

Załącznik nr 2 do Umowy

/ wzór /

Oświadczenie Wykonawcy o zachowaniu poufności

W związku z realizacją umowy nr …………………. , ja niżej podpisany / -a ………….. …………………………….. , legitymujący /-a się dowodem osobistym nr ……………….. jako Wykonawca oświadczam, że zobowiązuję się do:

Zachowania w ścisłej tajemnicy wszelkich informacji poufnych uzyskanych w trakcie wykonywania umowy niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródła.
Wykorzystania informacji jedynie w celach określonych przedmiotem umowy.
Podjęcia wszelkich niezbędnych kroków dla zapewnienia, że żadna osoba zaangażowana przez Wykonawcę do realizacji umowy otrzymująca informacje poufne, wrażliwe oraz informacje stanowiące tajemnicę organizacji nie ujawni tych informacji, ani ich źródła, zarówno w całości, jak i w części osobom trzecim.
Ujawnienia informacji jedynie tym pracownikom, którym będą one niezbędne do wykonywania powierzonych im czynności na podstawie umowy i tylko w zakresie, w jakim ci pracownicy muszą mieć dostęp w związku z realizacją przedmiotu niniejszej umowy.
Nie kopiowania, nie powielania, nie utrwalania żadnych danych lub informacji w jakikolwiek sposób niezgodny z umową oraz nie rozpowszechniania jakichkolwiek informacji lub danych uzyskanych podczas realizacji przedmiotu umowy.

Oświadczam, że mam świadomość skutków prawnych mogących powstać w związku z naruszeniem poufności otrzymanych informacji.

…………………………………

Data i czytelny podpis Wykonawcy

Oświadczenie o zachowaniu poufności

osoby zaangażowanej przez Wykonawcę do realizacji umowy

Ja, niżej podpisany / -a …………………………………….. , legitymujący się dowodem osobistym nr ………………. będąc zaangażowanym przez Wykonawcę do realizacji umowy o nr ……………….. oświadczam , że:

zobowiązuję się nie ujawniać żadnych informacji lub danych uzyskanych podczas wykonywania czynności zleconych mi do realizacji w związku z niniejszą umową oraz, że zapoznałem/-am się z treścią zobowiązania co do zachowania poufności informacji, w tym z § 2 ust. 4 umowy,
zobowiązuję się nie kopiować, nie powielać, ani nie utrwalać żadnych danych lub informacji w jakikolwiek sposób niezgodny z umową oraz nie rozpowszechniać jakichkolwiek informacji lub danych uzyskanych podczas wykonywania czynności zleconych mi do realizacji przedmiotu umowy.

Oświadczam, że mam świadomość skutków prawnych mogących powstać w związku z naruszeniem poufności otrzymanych informacji.

…………………………………

Załącznik nr 3 do Umowy

/ wzór /

Umowa o powierzenie przetwarzania danych osobowych

PREAMBUŁA

Zważywszy, że:

Strony łączy umowa nr ……………………zawarta dnia…………………..2020r. pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą (zwana dalej „Umową”),
W związku z tym, że wykonanie umowy wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych, dla których administratorem jest Zamawiający powierza się Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych zgodnie z zasadami art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 ze zm.), zwane dalej „RODO.

§ 1

Z dniem …………….. 2020 r. Strony ustalają, co następuje:

Zamawiający (zwany również „Administratorem”) powierza Wykonawcy (zwanemu również „Podmiotem przetwarzającym”), w trybie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), zwanym dalej „RODO”, do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie, dane osobowe¹ jakich przetwarzanie jest niezbędne w związku z Umową.
Powierzone dane osobowe będą przetwarzane przez okres obowiązywania Umowy, z zastrzeżeniem że w przypadku jej wcześniejszego rozwiązania lub wygaśnięcia, okres przetwarzania danych ulega również skróceniu i upływa wraz z rozwiązaniem Umowy.
Przetwarzanie danych osobowych przez Podmiot przetwarzający będzie odbywać się wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, za które uznaje się Umowę oraz zadania wykonywane na jej podstawie. Obowiązek przetwarzania wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora dotyczy też przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba, że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający - w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do zapewnienia, aby każda osoba fizyczna działająca z jego upoważnienia, która ma dostęp do danych osobowych, przetwarzała je wyłącznie na polecenie Administratora, chyba że wymaga tego od niej prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego Unii Europejskiej.
Podmiot przetwarzający:

- będzie przetwarzał powierzone mu dane osobowe w celu realizacji Umowy oraz w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy;

- będzie przetwarzał dane osobowe, powierzone na podstawie niniejszej Umowy w charakterze zgodnym z Umową i wymaganym do jej prawidłowego wykonania;

- będzie przetwarzał, powierzone na podstawie niniejszej Umowy następujące rodzaje danych osobowych: dane zwykłe, oraz szczególne kategorie danych osobowych zawarte w aktach spraw, dokumentacji nie stanowiącej akt sprawy, oraz dokumentacji o charakterze osobowym zgromadzone w zasobie archiwalnym archiwum zakładowego Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego

- będzie przetwarzał na podstawie niniejszej Umowy dane osobowe następujących kategorii osób: pracownicy Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz jego poprzedników, jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministerstwo i jego petenci.

- oświadcza, że każda osoba, która zostanie upoważniona przez podmiot przetwarzający do przetwarzania danych osobowych w związku z Umową, zostanie zobowiązana do zachowania tych danych w tajemnicy (zarówno w trakcie zatrudnienia w Podmiocie przetwarzającym, jak i po ustaniu zatrudnienia); tajemnica ta obejmować będzie również wszelkie informacje dotyczące sposobów zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych;

- zobowiązuje się do realizacji obowiązku prowadzenia rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora, wynikającego z art. 30 ust. 2 RODO;

- zobowiązuje się do podejmowania wszelkich środków wymaganych na mocy art. 32 RODO oraz do przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, o których mowa w art. 28 ust. 2 i 4 RODO;

- biorąc pod uwagę charakter przetwarzania pomaga Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO, w szczególności poprzez udostępnienie na żądanie Administratora fragmentu elektronicznej ewidencji w trakcie jej sporządzania;

- uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO;

- po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, zgłasza je Administratorowi, jednocześnie przekazując informacje dotyczące: charakteru naruszenia, kategorii danych, liczby osób, których dane dotyczą, kategorii i przybliżonej liczby wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie, możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych oraz opisu zastosowanych środków w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych w tym w stosownych przypadkach środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków oraz rekomendacji co do dalszego postępowania w tym zakresie;

- po zakończeniu świadczenia usługi, niezwłocznie – nie później jednak niż w ciągu 7 dni - zwróci Administratorowi wszelkie dane osobowe oraz usunie wszelkie ich istniejące kopie z wszelkich posiadanych nośników oraz wszelkie wyniki przetwarzania danych osobowych, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych;

- udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwia Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich;

- będzie nadawał upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wszystkim zatrudnionym przez niego osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji Umowy, co oznacza przetwarzanie na polecenie administratora, w rozumieniu art. 29 RODO;

- opierając się na aktualnej analizie ryzyk naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, zobowiązuje się do podejmowania wszelkich środków wymaganych na mocy art. 32 RODO oraz do przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, o których mowa w art. 28 ust 2 i 4 RODO;

- oświadcza, zgodnie z wzorem „Oświadczenia o zapewnieniu przez podmiot przetwarzający środków ochrony (technicznych, fizycznych i organizacyjnych), umożliwiających należyte zabezpieczenie danych osobowych, zgodnie z art. 24 ust. 1 i 2 oraz art. 32 RODO”, iż dysponuje odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi, aby przetwarzanie danych spełniało wymogi obowiązujących przepisów regulujących ochronę danych osobowych i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą Umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom wyłącznie w celu wykonania Umowy po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora.”

§ 2.

Niniejsza umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez Strony i ma zastosowanie do wykonywania Umowy nr ………………………….. od dnia …………………………. 2020 r.
Niniejsza umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.

_______________ _____________

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Załącznik do umowy o powierzeniu.

Oświadczenie o zapewnieniu przez podmiot przetwarzający środków ochrony (technicznych, fizycznych i organizacyjnych), umożliwiających należyte zabezpieczenie danych osobowych, zgodnie z art. 24 ust. 1 i 2 oraz art. 32 RODO.

Opisane poniżej zabezpieczenia powinny skutecznie minimalizować ryzyko dla praw i wolności osób, których dane mają być przetwarzane w wyniku ich powierzenia. Oświadczenie należy wypełnić dokonując oceny stanu faktycznego, pamiętając że ich stosowanie powinno wynikać z analizy ryzyka w obszarze zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych.

 został wyznaczony inspektor ochrony danych osobowych, nadzorujący przestrzeganie zasad ochrony przetwarzanych danych osobowych, należy podać dane kontaktowe (imię i nazwisko, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej):

 do przetwarzania danych osobowych zostały dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie w przedmiotowym zakresie,

 prowadzona jest ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,

 została opracowana i wdrożona dokumentacja w zakresie ochrony danych osobowych, spełniająca wymagania określone dla środków organizacyjnych, o których mowa w art. 24 ust. 2 RODO; należy ją wyszczególnić poniżej:

Środki ochrony fizycznej danych
W tej grupie środków należy zaznaczyć te pozycje, które odnoszą się do fizycznego zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych.
1		Dane osobowe przechowywane są w pomieszczeniu zabezpieczonym drzwiami zwykłymi (niewzmacnianymi, nie przeciwpożarowymi).
2		Dane osobowe przechowywane są w pomieszczeniu zabezpieczonym drzwiami o podwyższonej odporności ogniowej >= 30 min.
3		Dane osobowe przechowywane są w pomieszczeniu zabezpieczonym drzwiami o podwyższonej odporności na włamanie - drzwi klasy C.
4		Dane osobowe przechowywane są w pomieszczeniu, w którym okna zabezpieczone są za pomocą krat, rolet lub folii antywłamaniowej.
5		Pomieszczenia, w których przetwarzane są dane osobowe wyposażone są w system alarmowy przeciwwłamaniowy.
6		Dostęp do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe objęty jest systemem kontroli dostępu.
7		Dostęp do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe kontrolowany jest przez system monitoringu z zastosowaniem kamer przemysłowych.
8		Dostęp do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe jest w czasie nieobecności zatrudnionych tam pracowników nadzorowany przez służbę ochrony.
9		Dostęp do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe przez całą dobę jest nadzorowany przez służbę ochrony.
10		Dane osobowe w formie papierowej przechowywane są w zamkniętej niemetalowej szafie.
11		Dane osobowe w formie papierowej przechowywane są w zamkniętej metalowej szafie.
12		Dane osobowe w formie papierowej przechowywane są w zamkniętym sejfie lub kasie pancernej.
13		Kopie zapasowe/archiwalne danych osobowych przechowywane są w zamkniętej niemetalowej szafie.
14		Kopie zapasowe / archiwalne danych osobowych przechowywane są w zamkniętej metalowej szafie.
15		Kopie zapasowe / archiwalne danych osobowych przechowywane są w zamkniętym sejfie lub kasie pancernej.
16		Dane osobowe przetwarzane są w kancelarii tajnej, prowadzonej zgodnie z wymogami określonymi w odrębnych przepisach.
17		Pomieszczenie, w którym przetwarzane są dane osobowe zabezpieczone jest przed skutkami pożaru za pomocą systemu przeciwpożarowego i/lub wolnostojącej gaśnicy.
18		Dokumenty zawierające dane osobowe po ustaniu przydatności są niszczone w sposób mechaniczny za pomocą niszczarek dokumentów.
Środki sprzętowe infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej
W tej grupie środków należy zaznaczyć te pozycje, które odnoszą się do: technicznych środków zabezpieczenia komputerów przed skutkami awarii zasilania, opisu infrastruktury sieci informatycznej, w której użytkowane są komputery wykorzystywane do przetwarzania danych osobowych, sprzętowych i programowych środków ochrony przed nieuprawnionym dostępem do danych osobowych, w tym środków zapewniających rozliczalność wykonywanych operacji, sprzętowych i programowych środków ochrony poufności danych przesyłanych drogą elektroniczną (środków ochrony transmisji), sprzętowych i programowych środków ochrony przed szkodliwym oprogramowaniem i nieuprawnionym dostępem do przetwarzanych danych.
1		Dane osobowe przetwarzane są przy użyciu komputera przenośnego.
2		Komputer służący do przetwarzania danych osobowych nie jest połączony z lokalną siecią komputerową.
3		Zastosowano urządzenia typu UPS, generator prądu i / lub wydzieloną sieć elektroenergetyczną, chroniące system informatyczny służący do przetwarzania danych osobowych przed skutkami awarii zasilania.
4		Dostęp do danych osobowych, które przetwarzane są na wydzielonej stacji komputerowej / komputerze przenośnym, zabezpieczony został przed nieautoryzowanym uruchomieniem za pomocą hasła BIOS.
5		Dostęp do systemu operacyjnego komputera, w którym przetwarzane są dane osobowe zabezpieczony jest za pomocą procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora użytkownika oraz hasła.
6		Dostęp do systemu operacyjnego komputera, w którym przetwarzane są dane osobowe zabezpieczony jest za pomocą procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem karty procesorowej oraz kodu PIN lub tokena.
7		Dostęp do systemu operacyjnego komputera, w którym przetwarzane są dane osobowe zabezpieczony jest za pomocą procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem technologii biometrycznej.
8		Zastosowano środki uniemożliwiające wykonywanie nieautoryzowanych kopii danych osobowych przetwarzanych przy użyciu systemów informatycznych.
9		Zastosowano systemowe mechanizmy wymuszający okresową zmianę haseł.
10		Zastosowano mechanizm blokowania konta po kilkukrotnym wpisaniu niewłaściwego hasła.
11		Zastosowano system rejestracji dostępu do systemu w którym przetwarza się dane osobowe.
12		Zastosowano środki kryptograficznej ochrony danych dla danych osobowych przekazywanych drogą teletransmisji.
13		Dostęp do środków teletransmisji zabezpieczono za pomocą mechanizmów uwierzytelnienia.
14		Zastosowano procedurę oddzwonienia (callback) przy transmisji realizowanej za pośrednictwem modemu.
15		Zastosowano macierz dyskową w celu ochrony danych osobowych przed skutkami awarii pamięci dyskowej.
16		Zastosowano środki ochrony przed szkodliwym oprogramowaniem, takim jak np. robaki, wirusy, konie trojańskie, rootkity.
17		Użyto system Firewall do ochrony dostępu do sieci komputerowej.
18		Użyto system IDS/IPS do ochrony dostępu do sieci komputerowej.
Środki ochrony w ramach narzędzi programowych i baz danych
W tej grupie środków należy zaznaczyć te pozycje, które odnoszą się do technicznych i programowych środków bezpieczeństwa zastosowanych w procedurach, aplikacjach i programach oraz innych narzędziach programowych wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych.
1		Wykorzystano środki pozwalające na rejestrację zmian wykonywanych na poszczególnych elementach danych osobowych.
2		Zastosowano środki umożliwiające określenie praw dostępu do wskazanego zakresu danych w ramach przetwarzanych danych osobowych.
3		Dostęp do danych osobowych wymaga uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora użytkownika oraz hasła.
4		Dostęp do danych osobowych wymaga uwierzytelnienia przy użyciu karty procesorowej oraz kodu PIN lub tokena.
5		Dostęp do danych osobowych wymaga uwierzytelnienia z wykorzystaniem technologii biometrycznej.
6		Zastosowano systemowe środki pozwalające na określenie odpowiednich praw dostępu do zasobów informatycznych, w tym danych osobowych dla poszczególnych użytkowników systemu informatycznego.
7		Zastosowano mechanizm wymuszający okresową zmianę haseł dostępu do danych osobowych.
8		Zastosowano kryptograficzne środki ochrony danych osobowych.
9		Zastosowano środki szyfrowania przetwarzanych danych osobowych.
10		Zastosowano pseudonimizację danych osobowych.
Środki organizacyjne
W tej grupie środków należy zaznaczyć te pozycje, które odnoszą się do innych środków organizacyjnych zastosowanych przez administratora w celu ochrony danych, takich jak: instrukcje, szkolenia, zobowiązania.
1		Osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych zostały zaznajomione z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
2		Przeszkolono osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych w zakresie zabezpieczeń systemu informatycznego.
3		Osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych obowiązane zostały do zachowania ich w tajemnicy.
4		Monitory komputerów, na których przetwarzane są dane osobowe ustawione są w sposób uniemożliwiający wgląd osobom postronnym w przetwarzane dane.
5		Kopie zapasowe danych osobowych przechowywane są w innym pomieszczeniu niż to, w którym znajduje się serwer, na którym dane osobowe przetwarzane są na bieżąco.

Jeżeli zastosowane zostały dodatkowo inne środki nie wymienione w udostępnionych listach lub wskazane wymagają dodatkowego wyjaśnienia, należy o tym napisać poniżej:

……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………

Załącznik nr 5 do Umowy

/wzór/

PROTOKÓŁ ODBIORU

sporządzony w Warszawie w dniu ……………….. roku

Dotyczy realizacji przedmiotu umowy w okresie od …………….. do ……………..

Liczba porządkowa	Nazwa aktotwórcy	Lata wytworzenia dokumentacji	Przyporządkowanie do klasy z JRWA	Kategoria archiwalna	Ilość w mb



Razem liczba mb zarchiwizowanej dokumentacji

Po dokonaniu wyrywkowej weryfikacji wykonanych przez Wykonawcę prac, Zamawiający reprezentowany przez ……………………………………. …………………………….. stwierdza, że:

- przedmiot umowy został wykonany należycie *.

- przedmiot umowy nie został wykonany należycie i zgłasza następujące zastrzeżenia do realizacji zamówienia / przedstawia wady w sporządzonej ewidencji : *

Zastrzeżenia Zamawiającego do realizacji zamówienia / wady w sporządzonej ewidencji **

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………..

……………………….. ………………………….

Data i podpis Wykonawcy Data i podpis Zamawiającego

* niewłaściwe skreślić

** należy wypełnić w przypadku stwierdzenia zastrzeżeń do realizacji zamówienia/wad
w sporządzonej ewidencji

Załącznik nr 6 do Umowy

PROTOKÓŁ KONTROLI

Realizacji wymogu zatrudnienia osób wykonujących czynności, o których mowa w Załączniku Nr 1 do umowy, w stosunku do których istnieje obowiązek zatrudnienia ich na umowę o pracę w rozumieniu przepisów Kodeksy pracy.

Protokół kontroli z dnia …………….. w zakresie realizacji umowy Nr …../…./….. obowiązująca w okresie od dnia …………………….. do dnia ……………………….

Ze strony Zamawiającego:

……………………………………
……………………………………

Ze strony Wykonawcy:

…………………………………….
…………………………………….

Ustalenia dotyczące wymogu zatrudnienia osób wykonujących czynności, o których mowa w § 9 Umowy, w stosunku do których istnieje obowiązek zatrudnienia na umowę
o pracę w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.
W okresie objętym protokołem kontroli Wykonawca zatrudniał na umowę o pracę
……… osób, w stosunku do których istnieje obowiązek zatrudnienia ich na umowę o pracę
w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.
Wykonawca przedłożył następujące dokumenty potwierdzające zatrudnienie osób:

……………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………….

Imię i nazwisko osoby oraz wykaz przedłożonych dokumentów

Końcowy wynik kontroli:

W zakresie zatrudnienia osób wykonujących czynności, o których mowa w załączniku Nr 1 do Umowy:

Zamawiający stwierdza, że wymóg zatrudnienia na umowę o pracę osób realizujących przedmiotu umowy w okresie objętym protokołem został zrealizowany zgodnie z wymaganiami określonymi w Umowie.*
Zamawiający stwierdza, że wymóg zatrudnienia na umowę o pracę osób realizujących przedmiotu umowy w okresie objętym protokołem został zrealizowany nie zgodnie z wymaganiami określonymi w Umowie.*

Stwierdzono następujące nieprawidłowości: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami Zamawiający podjął następujące kroki prawne: ……………………………………………………………………………………………………….

*Niepotrzebne skreślić

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.

Na tym protokół zakończono i podpisano:

Ze strony Zamawiającego: Ze strony Wykonawcy:

……………………………………. …………………………………

Załącznik nr 7 do Umowy

OŚWIADCZENIE WYKONAWCY

o zatrudnieniu osób na umowę o prace przez cały okres realizacji umowy.

……………………………………………….

podmiot składający oświadczenie

Oświadczam, że zatrudniałem na umowę o pracę przez okres realizacji przedmiotu umowy poniżej wymienione osoby:

L.p.	Imię i Nazwisko	Rodzaj umowy	Wymiar etatu

Osoby przeze mnie wskazane wykonywały następujące czynności:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Załącznikami do powyższego oświadczenia są dokumenty, o których mowa w par. 13 Umowy.

………………………………….. …...…………………………………………

Miejsce i data podpis osoby upoważnionej

Załącznik nr 8 do Umowy

OŚWIADCZENIE O ZATRUDNIANIU OSOBY Z ORZECZENIEM NIEPEŁNOSPRAWNOŚCI

Oświadczam, że zatrudniam co najmniej 1 osobę posiadającą orzeczenie
o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności wydanie na okres od dnia ……………………………..ważne do dnia ……………………………………………………………

………………………………………. ………………………………………….

(miejscowość i data) (podpis osoby składającej oświadczenie)

Załącznik nr 7 do SIWZ

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest archiwizacja ok. 460 metrów bieżących dokumentacji z okresu 1945-2017. Szacunkowo na powyższą ilość składa się ok. 190 mb materiałów archiwalnych (kat. A) i ok. 270 mb dokumentacji niearchiwalnej (kat. B), w tym ok. 12 mb kartotek oraz ok. 10 mb dokumentacji specjalnej (nagrania na płytach winylowych). Szacuje się, że pośród 270 mb dokumentacji niearchiwalnej ok. 25 mb to dokumentacja niearchiwalna o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat.
Kompleksowe uporządkowanie, opisanie i zewidencjonowania dokumentacji obejmie w szczególności:

Przeprowadzenie studiów wstępnych tzn. zgromadzenie i zanalizowanie informacji na temat aktotwórcy dot. organizacji, zakresu działania, struktury organizacyjnej i jej zmian, organizacji biurowości, procesu aktotwórczego oraz wcześniejszych archiwizacji celem przygotowania się do prawidłowego przeprowadzenia archiwizacji
Rozpoznanie przynależności zespołowej, systematyzacja dokumentacji wg aktotwórcy a w ramach aktotwórcy wg komórek organizacyjnych
Klasyfikację dokumentacji do odpowiednich klas wykazu akt obowiązującego w instytucji w czasie powstawania dokumentacji, w przypadku dokumentacji, która powstała w instytucji nieposiadającej normatywów kancelaryjnych dokumentację należy porządkować zgodnie z zasadami metodyki archiwalnej
Kwalifikację dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych, poprzez porównanie kategorii z wykazu akt obowiązującego w czasie powstania dokumentacji z wykazem akt obecnie obowiązującym w instytucji i wybranie kategorii o dłuższym okresie przechowywania
Sformowanie właściwych jednostek archiwalnych
Porządkowanie wewnętrzne jednostek archiwalnych kat. A oraz teczek dokumentacji niearchiwalnej o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat zgodnie z obowiązującą obecnie w MKiDN Instrukcją kancelaryjną:

- ułożenie dokumentacji sprawami, a w obrębie spraw chronologicznie (w przypadku dokumentacji niestanowiącej akt spraw, teczek przedmiotowych lub podmiotowych konieczny będzie nadanie innego, właściwego układu)

- wyłączenie identycznych kopii tych samych dokumentów i ich zniszczenie

- odłożenie do pierwszego tomu teczki aktowej spisu spraw, jeśli taki istnieje

- usunięcie z dokumentacji części metalowych i plastikowych

- umieszczenie dokumentów w teczkach spełniających wymagania określone w rozporządzeniu MKiDN z dnia 20 października 2015 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 246 – t.j.), o wysokości grzbietu do 5 cm, o gramaturze i wymiarze dostosowanym do dokumentów

- ponumerowanie zapisanych stron materiałów archiwalnych aktowych poprzez naniesienie kolejnego numeru w prawym górnym rogu strony ołówkiem oraz podanie na wewnętrznej części tylnej okładki teczki ostatecznej liczby stron

Porządkowanie wewnętrzne teczek aktowych dokumentacji niearchiwalnej (w tym akt o kategorii Bc) o okresie przechowywania do 10 lat zgodnie z obowiązującą obecnie w MKiDN instrukcją kancelaryjną:

- ułożenie dokumentacji sprawami

- odłożenie do pierwszego tomu teczki aktowej spisu spraw, jeśli taki istnieje

- umieszczenie dokumentów w teczkach wiązanych o wysokości grzbietu do 5 cm, gramaturze i wymiarze dostosowanym do tych dokumentów,

Sporządzenie opisu zewnętrznego teczek aktowych, w postaci etykiet naklejanych na teczkę, który powinien zawierać:

- pełną nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, które wytworzyły dokumentację – na środku u góry

- znak teczki, tj. oznaczenie komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt (w przypadku, gdy w teczce jest jedna sprawa znakiem teczki jest cały znak sprawy) – po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej

- kategorię archiwalną – po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej

- tytuł teczki, zgodny z jej zawartością, złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt obowiązującego w instytucji w czasie powstania dokumentacji oraz informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce – na środku

- roku założenia teczki aktowej, tj. roku, dla którego założono spis spraw, w którym rejestrowano sprawy zawarte w teczce – pod tytułem

- roczne daty skrajne, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma znajdującego się w teczce, w przypadku występowania anteriorów i posteriorów daty te należy umieścić w nawiasie kwadratowym – pod rokiem założenia teczki aktowej

- numer tomu, jeśli dokumentacja przyporządkowana do tego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu w danym roku obejmuje kilka teczek – pod rocznymi datami skrajnymi

- dawna sygnatura archiwalna, (jeśli taka była stosowana) – w lewym dolnym roku, w nawiasie

- sygnatura archiwalna (nr spisu zdawczo-odbiorczego uzgodniony z archiwum zakładowym / pozycja teczki w spisie) – w lewym dolnym rogu pod dawną sygnaturą archiwalną

- porządkując dokumentację, jeśli będzie taka możliwość, należy zachować dawną obwolutę z opisem, strona teczki, na której zachował się dawny opis teczki będzie stanowiła stronę nr 1 uporządkowanej teczki aktowej

Uporządkowanie teczek zgodnie z strukturalno-rzeczowym schematem układu akt:

- dokumentacji należy nadać porządek wynikający ze struktury organizacyjnej aktotwórcy

- odrębne serie stanowią materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna

- spośród dokumentacji niearchiwalnej danego aktotwórcy w odrębną serię wydzielić należy dokumentację, której okres przechowywania minął, i zgodnie z ustaloną kategorią archiwalną nie wymaga ona przeprowadzenia ekspertyzy

- w ramach tak ustalonych serii dokumentacji należy nadać układ chronologiczny wg roku założenia teczki aktowej teczki w ramach danego roku porządkujemy kolejno wg kolejności symboli wynikających z wykazu akt, w przypadku, gdy w danym roku jest kilka teczek o tym samym symbolu z wykazu akt teczki te układać należy wg nr tomów

Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych dla odrębnych serii, spisy powinny uzyskać akceptację archiwum zakładowego. Zaakceptowane spisy należy przekazać Zamawiającemu w formie elektronicznej (pliki arkusza kalkulacyjnego) i papierowej (kat. A – każdy spis w 4 egzemplarzach, kat. B – każdy spis w 3 egzemplarzach)
Sporządzenie notatki dot. organizacji i zakresu działania poszczególnych komórek organizacyjnych, które wytworzyły materiały archiwalne podlegające archiwizacji.
Fizyczne przekazanie uporządkowanej dokumentacji i umieszczenie jej na wskazanych półkach w magazynie archiwum zakładowego teczka za teczką, systemem bibliotecznym (bez stosowania pudełek archiwizacyjnych, z wyjątkiem kartoteki), w kolejności wynikającej ze spisu zdawczo-odbiorczego.

Archiwizacja będzie się odbywała we współpracy z archiwum zakładowym MKiDN, wg jego wskazówek, uzgodnień i wytycznych oraz zgodnie z normatywami wewnętrznymi MKiDN i powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
Stan dokumentacji będącej przedmiotem zamówienia:

Dokumentacja przechowywana jest w magazynie na strychu budynku przy ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00 x Xxxxxxxxx, ok. 250 na regałach, ok. 100 mb na podłodze, kartoteki umieszczone są w metalowych szafach z szufladami.
W dużej części dokumentacja ta ma naniesione sygnatury, a archiwum zakładowe posiada papierową ewidencję tych akt, która zostanie udostępniona Wykonawcy.
Część dokumentacji przeznaczonej do archiwizacji przechowywana jest w komórkach organizacyjnych Ministerstwa w budynkach przy ul. Xxxxxxxxx 00 (ok.30 mb) i Tamka 3 (ok. 12 mb), odbierając ją Wykonawca przewiezie dokumenty do gmachu przy Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00 gdzie będą one archiwizowane i przekazywane do magazynów archiwum zakładowego znajdującego się przy ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00.
Cześć dokumentacji stanową akta w rozsypie.

Zał. 1 – formularz spisu zdawczo-odbiorczego

Zał. 2 – opis teczki – wzór i przykłady

Załącznik Nr 1 do OPZ

Warszawa, ………………………………….

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr

Jednostka

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Data przyjęcia do archiwum

Nazwa Departamentu/Biura oraz Wydziału wytwarzającego dokumentację

Nazwa Departamentu/Biura oraz Wydziału przekazującego dokumentację

Znak teczki

Tytuł teczki

Rok założenia teczki aktowej

Daty skrajne

Kategoria akt

Ilość teczek*

Miejsce przechowywania akt

Data zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowego

Uwagi

np. ilość fotografii w teczce aktowej

Razem: pozycji spisu ………..., teczek ………………, z lat …………………., mb………………..

* w przypadku materiałów archiwalnych 1 teczka stanowi 1 pozycję spisu

UWAGA: rubrykę 9 i 10 wypełnia archiwum zakładowe

................................................... .................................................. .................................................

(data i podpis przekazującego akta) (data i podpis kierownika komórki przekazującej) (data i podpis przyjmującego akta)

Załącznik Nr 2 do OPZ

Nazwa Aktotwórcy

(pełna nazwa jednostki organizacyjnej

pełna komórki organizacyjnej

pełna nazwa wewnętrznej komórki organizacyjnej

która wytworzyła dokumentację)

Znak teczki Kategoria archiwalna

(symbol literowy

komórki organizacyjnej,

która wytworzyła akta

symbol hasła z jrwa

obowiązującego

w momencie wytworzenia

dokumentacji)

Tytuł teczki

(pełne hasło z jednolitego rzeczowego wykazu akt

obowiązującego w momencie wytworzenia dokumentacji

uszczegółowienie zawartości teczki)

Rok założenia teczki aktowej

Daty skrajne

(roczne daty najwcześniejszego oraz najpóźniejszego dokumentu w teczce)

Tom

(w przypadku gdy dokumentacja zajmować będzie więcej niż jedną teczkę aktową)

Sygnatura archiwalna

(nr spisu zdawczo-odbiorczego/nr pozycji w spisie

któremu odpowiada xxxx xxxxxx

(Niniejsza teczka zawiera …..stron kolejno ponumerowanych. Warszawa, dnia ……r. imię i nazwisko

Zapis dot. tylko kat. A, należy podać go na wewnętrznej części tylnej okładki)

Przykład nr 1- dla teczki aktowej w której jest kilka spraw

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Biuro Dyrektora Generalnego

Wydział Administracyjny

BDG-WA.0146 BE5

Kwerendy archiwalne w dokumentacji

w archiwum zakładowym

(sprawy nr:1-5, 7-11)

2015

2015-2016

t. 1/6

………./……….

Przykład nr 2- dla teczki aktowej w której jest jedna sprawa

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Biuro Dyrektora Generalnego

Wydział Administracyjny

BDG-WA.0162.1.2016 A

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (dot. brakowania dokumentacji Departamentu Prawno-Legislacyjnego)

2016

………./……….

Przykład nr 3- dla teczki aktowej w której jest wydzielona grupa spraw

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Biuro Dyrektora Generalnego

Wydział Administracyjny

BDG-WA.0164.6 BE5

Kwerendy archiwalne w zasobie archiwum zakładowego (dot. kwerend dla Prokuratury Krajowej- wydzielona grupa spraw)

2015

2015-2016

t. 2/6

………./……….

Załącznik nr 9 do Umowy

Informacja przekazywana osobom, których dane zostały pozyskane w inny sposób, niż od osoby której dotyczą.

1. Dane osobowe będą przetwarzane przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00 00-000 x Xxxxxxxxx.

2. Inspektorem ochrony danych osobowych jest Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx, xxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx

3. Przetwarzanie danych osobowych jest dokonywane w celu nadzoru nad realizacją prac archiwizacyjnych, na podstawie umowy nr ……………………………………..

4. Administrator pozyskał następujące kategorie danych osobowych: imię i nazwisko, nr telefonu, adres poczty elektronicznej

5. Dane osobowe będą przekazywane następującym odbiorcom lub ich kategoriom: pracownicy Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego

6. Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

7. Dane będą przechowywane do dnia wybrakowania dokumentacji, na podstawie zgody Dyrektora Archiwum Akt Nowych, wydanej po upłynięciu okresu przechowywania dokumentacji wynikającego z obowiązującego w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.

8. Osoba, której dane są przetwarzane ma prawo do:

- dostępu do swoich danych osobowych, zgodnie z art. 15 rozporządzenia,

- żądania ich sprostowania, zgodnie z art. 16 rozporządzenia,

- usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, zgodnie z art. 17 i 18 rozporządzenia,

- wnieść sprzeciw wobec przetwarzania, zgodnie z art. 21 rozporządzenia,

- żądać przeniesienia danych do innego administratora, zgodnie z art. 20 rozporządzenia

9. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, zgoda ta może być w każdej chwili wycofana, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniej wykonanych czynności przetwarzania.

10. Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Dane osobowe zostały pozyskane od administratora ………………………………………………………………………………..…………………………………………

(nazwa administratora)

12. Nie przewiduje się automatycznego podejmowania decyzji wobec osób, których dane są przetwarzane.

…………………………………………………………….

zapoznałam/zapoznałem się, data, czytelny podpis

1 „dane osobowe” oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;

Document Metadata

Table of Contents

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

Document Metadata