Załącznik do Uchwały Nr 21/230/09/III Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego

Załącznik do Uchwały Nr 21/230/09/III Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego

z dnia 24 marca 2009 r.

Zasady zlecania przez Samorząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego, ze środków PFRON, zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych fundacjom oraz organizacjom pozarządowym

Olsztyn, 2009 r.

I. Postanowienia ogólne.

1. Podmiotami uprawnionymi do składania wniosków o zlecenie realizacji zadań są organizacje pozarządowe, w tym fundacje, określone w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2003 r. Nr 96, poz. 873, z późn. zm.).

2. Dofinansowanie realizacji zadań nie może być przyznane fundacjom oraz organizacjom pozarządowym, które:

1) posiadają wymagalne zobowiązania wobec Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, zwanego dalej „PFRON”, w tym zaległości w obowiązkowych wpłatach na PFRON,

2) posiadają wymagalne zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i/lub Urzędu Skarbowego.

3. O dofinansowanie mogą ubiegać się fundacje lub organizacje pozarządowe, które działają na rzecz osób niepełnosprawnych co najmniej rok, realizując swoje cele statutowe.

4. W przypadku jednostek organizacyjnych fundacji lub organizacji pozarządowych, nieposiadających osobowości prawnej, Wnioskodawcą jest zarząd główny tej organizacji.

5. Wnioski o zlecenie realizacji zadań, składane zgodnie z Zasadami zlecania przez Samorząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego, ze środków PFRON, zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych fundacjom oraz organizacjom pozarządowym, zwanymi dalej „zasadami zlecania” mogą dotyczyć realizacji niżej wymienionych zadań, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 lutego 2008 r. w sprawie rodzajów zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych zlecanych fundacjom oraz organizacjom pozarządowym (Dz. U. z 2008 r. Nr 29, poz. 172):

1) Organizowanie i prowadzenie szkoleń, kursów, warsztatów, grup środowiskowego wsparcia oraz zespołów aktywności społecznej dla osób niepełnosprawnych – aktywizujących zawodowo i społecznie te osoby;

2) Prowadzenie poradnictwa psychologicznego, społeczno-prawnego oraz udzielania informacji na temat przysługujących uprawnień, dostępnych usług, sprzętu rehabilitacyjnego i pomocy technicznej dla osób niepełnosprawnych;

3) Prowadzenie grupowych i indywidualnych zajęć, które:

− mają na celu nabywanie, rozwijanie i podtrzymywanie umiejętności niezbędnych do samodzielnego funkcjonowania osób niepełnosprawnych,

− rozwijają umiejętności sprawnego komunikowania się z otoczeniem osób z uszkodzeniami słuchu, mowy, z autyzmem i z niepełnosprawnością intelektualną,

− usprawniają i wspierają funkcjonowanie osób z autyzmem i z niepełnosprawnością intelektualną w różnych rolach społecznych i w różnych środowiskach;

4) Organizowanie i prowadzenie zintegrowanych działań na rzecz włączenia osób niepełnosprawnych na rynek pracy, w szczególności przez:

− doradztwo zawodowe,

− przygotowanie i wdrożenie indywidualnego planu drogi życiowej i zawodowej,

− prowadzenie specjalistycznego poradnictwa zawodowego i pośrednictwa pracy, mających na celu przygotowanie do aktywnego poszukiwania pracy i utrzymania w zatrudnieniu osób niepełnosprawnych.

6. Na podstawie zasad zlecania mogą być zlecane do realizacji zadania wyłącznie o zasięgu regionalnym (tzn. zadania planowane do realizacji na obszarze więcej niż jednego powiatu lub zadania skierowane do beneficjentów ostatecznych, których miejsca zamieszkania znajdują się na terenie co najmniej 2 powiatów).

7. Ubiegając się o zlecenie realizacji zadania Wnioskodawca zobowiązany jest do określenia wysokości wkładu własnego.

Wkład własny wynosi co najmniej 10% kosztów kwalifikowalnych, poniesionych w ramach realizacji zadania.

8. Dla zadań o wnioskowanym dofinansowaniu do wysokości 150.000,00 zł, wkład własny może być wniesiony w formie finansowej lub niefinansowej. Dla zadań o wnioskowanym dofinansowaniu w wysokości 150.000,00 zł i wyższym, wymagane jest wniesienie wkładu własnego w formie finansowej, w wysokości nie mniejszej niż 50 % tego wkładu.

9. Środków finansowych stanowiących wkład własny Wnioskodawcy nie mogą stanowić środki

PFRON, bez względu na podmiot udzielający pomocy.

10. Planowane przychody zadania muszą zostać wydatkowane na sfinansowanie kosztów zadania. Koszty niekwalifikowalne zadania pokryte z przychodów wymagają udokumentowania.

11. Przychody uzyskane w wyniku realizacji zadania, niezaplanowane w budżecie zadania, pomniejszają wysokość udzielonego dofinansowania.

12. W sytuacji, gdy Wnioskodawca wnosi do realizacji zadania wkład niefinansowy, konieczne jest przestrzeganie następujących warunków:

1) w celu określenia i udokumentowania faktycznej wartości wkładu rzeczowego należy, w przypadku:

a) środków trwałych, o ile stanowią one własność Wnioskodawcy lub zostały przekazane nieodpłatnie na potrzeby realizacji zadania - odnieść się do ceny obowiązującej aktualnie na rynku lub do ceny zakupu (na podstawie faktury zakupu) pomniejszonej o kwotę amortyzacji księgowej,

b) wkładu w formie wartości nieodpłatnego udostępnienia na określony czas pomieszczenia - ocenić ją na podstawie oświadczenia podmiotu udostępniającego pomieszczenie, wskazującego wartość wkładu w danej jednostce czasu, przy czym faktyczny wkład oblicza się proporcjonalnie do jednostki czasu faktycznego użytkowania pomieszczenia przez Wnioskodawcę na realizację zadania,

c) wniesienia innych składników majątkowych otrzymanych nieodpłatnie wg zasad określonych w art. 18 ust. 1c ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U z 2000 r. Nr 54, poz. 654, z późn. zm.) i przekazanych na potrzeby realizacji zadania (np. materiałów biurowych) - odnieść się do ceny obowiązującej aktualnie na rynku,

2) w przypadku świadczenia wolontariusza:

a) zakres, sposób i liczba godzin wykonywania pracy przez wolontariusza muszą być określone w porozumieniu zawartym zgodnie z art. 44 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,

b) wolontariusz musi prowadzić na bieżąco karty pracy wraz ze szczegółowym opisem wykonywanej pracy (dokumentacja ta musi być przechowywana na zasadach ogólnych, tak jak dokumenty finansowe),

c) wolontariusz powinien posiadać kwalifikacje i spełniać wymagania odpowiednie do rodzaju i zakresu wykonywanej pracy.

13. Pomoc finansowa udzielana jest na pokrycie tych kosztów lub tej części kosztów, które nie zostały sfinansowane z innych źródeł (x.xx. ze środków publicznych, w tym ze środków funduszy strukturalnych, itd.).

14. Pomoc finansowa nie może być przyznana Wnioskodawcy, który otrzymał dofinansowanie ze środków PFRON na to samo zadanie:

1) z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na podstawie art. 36 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2008 r. Nr 14, poz. 92, z późn. zm.),

2) z samorządu powiatu na podstawie przepisów określonych w pkt 1,

3) z innego tytułu ustawy, o której mowa w pkt 1, w tym również w ramach programów zatwierdzonych przez Radę Nadzorczą PFRON w Warszawie.

15. Środki PFRON na realizację zadania nie mogą być przeznaczone na finansowanie działalności gospodarczej prowadzonej przez Wnioskodawcę.

16. Jeżeli Wnioskodawca przedstawi we Wniosku o zlecenie przez Samorząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego, ze środków PFRON, zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych fundacjom oraz organizacjom pozarządowym, w ramach art. 36 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, zwanego dalej „wnioskiem”, informacje o prowadzeniu wyłącznie działalności nieodpłatnej, nie jest uprawniony do pobierania jakichkolwiek opłat od beneficjentów ostatecznych zadania.

17. W przypadku, gdy Wnioskodawca nie może samodzielnie wykonać usług będących elementem realizacji zadania, dopuszcza się możliwość powierzenia wykonania tych usług (na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło) wykonawcy zewnętrznemu, z tym że dopuszczalny jest tylko jeden poziom zlecania usługi. Wybór wykonawcy zewnętrznego musi zostać dokonany z zachowaniem zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu, a także z zachowaniem przepisów o zamówieniach publicznych.

18. Wnioskodawca może realizować zadanie samodzielnie lub wspólnie z Partnerem (Partnerami), z tym że takie zadania jak: prowadzenie księgowości zadania, prowadzenie monitoringu realizacji zadania oraz zarządzanie całością realizacji zadania nie mogą być realizowane przez Partnera. Odpowiedzialność za prawidłową realizację całości zadania ponosi Wnioskodawca. Umowa (lub porozumienie) musi wiązać Wnioskodawcę i Partnera (Partnerów) na etapie składania wniosku. Umowa (porozumienie) musi jednoznacznie określać reguły partnerstwa, w tym

zwłaszcza jednoznacznie wskazywać wiodącą rolę Wnioskodawcy, odpowiedzialnego wobec Samorządu za realizację całości zadania i jego rozliczanie.

Umowa musi zawierać:

1) cel partnerstwa,

2) zadania i obowiązki Wnioskodawcy (Lidera),

3) zadania i obowiązki Partnerów, w związku z realizacją zadania,

4) plan finansowy w podziale na Wnioskodawcę i Partnerów oraz zasady zarządzania finansowego,

5) sposób prowadzenia rozliczeń pomiędzy Wnioskodawcą a Partnerami (w tym zasady wystawiania dowodów księgowych, dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania),

6) zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie,

7) sposób w jaki będą podejmowane decyzje w partnerstwie,

8) sposób monitorowania i kontroli realizacji zadania, w części realizowanej przez Partnerów.

19. Koszty związane z realizacją zadania uznaje się za kwalifikowalne, o ile:

1) są niezbędne do realizacji zadania,

2) zostaną uwzględnione w budżecie zadania i umieszczone we wniosku oraz w Umowie o zlecenie przez Samorząd Województwa Warmińsko – Mazurskiego, ze środków PFRON, zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych fundacjom oraz organizacjom pozarządowym, w ramach art. 36 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, zawartej pomiędzy Wnioskodawcą a Samorządem Województwa Warmińsko-Mazurskiego, zwanej dalej „umową”,

3) spełniają wymogi racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

4) zostały faktycznie poniesione w okresie objętym umową, o której mowa w pkt 2,

5) są poparte stosownymi dokumentami i wykazane w dokumentacji finansowej Wnioskodawcy.

20. Z uwzględnieniem postanowień ust. 19, za kwalifikowalne uznaje się w szczególności:

1)koszty osobowe administracji i obsługi zadania – do wysokości 10 % wnioskowanej kwoty dofinansowania, w tym np. kierowanie (koordynacja) zadaniem, wykonywanie zadań administracyjno-nadzorczo-kontrolnych, księgowość,

2)koszty osobowe merytoryczne (w tym np. trenerów, ekspertów, specjalistów realizujących działania w ramach zadania). W przypadku realizacji zadania w ramach działalności odpłatnej zastosowanie mają limity wynagrodzeń określone w art. 9 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,

3) koszty związane z uczestnictwem beneficjentów ostatecznych zadania (w tym np. materiały szkoleniowe, pomoce dydaktyczne, wynajem sali, wynajem niezbędnego sprzętu, odzież, żywność, przejazd beneficjentów, w tym transport zbiorowy, nagrody dla beneficjentów w konkursach itp.),

4) koszty funkcjonowania jednostek wskazanych przez Wnioskodawcę do realizacji zadania - w części przypadającej na dane zadanie (w tym np. opłaty za telefon/faks, Internet, opłaty pocztowe, czynsz, CO, materiały biurowe) – do wysokości 10 % wnioskowanej kwoty dofinansowania,

5) nakłady na nabycie środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia, a także koszty najmu (leasingu, itp.) w/w składników majątkowych – do wysokości 10 % wnioskowanej kwoty dofinansowania,

6) koszty podróży służbowych osób zaangażowanych w realizację zadania (związane z realizacją zadania)*,

* do należności z tytułu podróży służbowej (tzn. poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika) odbywanej na obszarze kraju przez osoby zatrudnione przy realizacji zadania należy stosować przepisy dotyczące wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,

7) koszty związane z działaniami informacyjnymi i promocyjnymi dotyczącymi zadania (w tym

m. in. plakaty, ulotki, ogłoszenia prasowe itp.) – do wysokości 10 % wnioskowanej kwoty dofinansowania.

21. W przypadku kosztów osobowych, o których mowa w ust. 20 pkt 1 i 2, za kwalifikowalne uznaje się wynagrodzenia wraz z obowiązkowymi składkami na ubezpieczenia społeczne (należnymi od pracownika i pracodawcy) oraz innymi obowiązkowymi składkami lub wpłatami wynikającymi z przepisów prawa (tj.: Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych), z wyłączeniem wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Konieczne jest precyzyjne zaplanowanie liczby niezbędnych pracowników zadania i stawek ich wynagrodzenia. Za kwalifikowalne uznaje się wynagrodzenie w części odpowiadającej zaangażowaniu pracownika do realizacji zadania. Każda wypłata, która nie znajduje podstaw w przepisach ogólnych lub w regulaminach, nie może zostać uznana jako koszt kwalifikowalny zadania. Stawki wynagrodzeń muszą zostać skalkulowane z uwzględnieniem stawek przyjętych w danym regionie dla danej grupy zawodowej. Umowy zlecenie oraz umowy o dzieło zawarte z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej zaliczane są do kwalifikowalnych kosztów osobowych.

22. W przypadku kosztów związanych z dojazdami beneficjentów ostatecznych (np. na szkolenie), przyjmuje sie w szczególności następujące zasady:

1) kwalifikowalne są koszty związane z przejazdem publicznymi lub prywatnymi środkami transportu (bilety kolejowe II klasa z miejscówką, a w przypadku gdy na danej trasie nie jest możliwe wykupienie biletu II klasa z miejscówką – bilety kolejowe I klasa; bilety autobusowe, w tym komunikacji miejskiej lub komunikacji prywatnej). W przypadku rozliczania dojazdów biletami długoterminowymi (np. tygodniowymi, miesięcznymi), wymagane jest, aby termin ważności biletu odpowiadał terminowi trwania udzielanej pomocy, np. w przypadku uczestniczenia beneficjenta ostatecznego w tygodniowym szkoleniu, kwalifikowalny jest zakup biletu tygodniowego, natomiast jeżeli szkolenie trwa miesiąc – biletu miesięcznego. W przypadku biletów okresowych możliwe jest również wyliczenie odpowiedniej wartości zwrotu kosztów przejazdu, jeżeli forma wsparcia, w której uczestniczy beneficjent ostateczny przypada na okres krótszy niż wskazany w bilecie,

2) koszty poniesione przez beneficjenta ostatecznego w związku z przejazdem samochodem prywatnym są kwalifikowalne z uwzględnieniem przepisów o zwrocie kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy. Beneficjent ostateczny zobowiązany jest przedstawić oświadczenie, w którym musi wskazać trasę przejazdu (od - do), liczbę kilometrów, numer rejestracyjny samochodu własnego lub użytkowanego,

3) Wnioskodawca może zorganizować dla uczestników zadania transport zbiorowy, w tym specjalistyczny,

4) rozliczenie dofinansowania następuje na podstawie przedłożonego przez Wnioskodawcę zestawienia kosztów związanych z dojazdem poszczególnych beneficjentów ostatecznych wraz z dowodem otrzymania przez nich refundacji kosztów dojazdu.

23. Do kosztów nie kwalifikowalnych należą w szczególności:

1) nakłady na nabycie nieruchomości,

2) rezerwy na pokrycie przyszłych strat lub zobowiązań,

3) odsetki z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań,

4) koszty niezwiązane z realizacją zadania,

5) koszty finansowane z innych źródeł (tj. poza środkami PFRON i środkami stanowiącymi wkład własny Wnioskodawcy),

6) odsetki, prowizje i inne koszty pożyczek i kredytów,

7) koszty poniesione na przygotowanie wniosku,

8) mandaty, grzywny, opłaty, koszty sądowe i inne koszty związane z niewykonaniem lub nieterminowym wykonaniem zobowiązań przez Wnioskodawcę,

9) odpisy amortyzacyjne (planowane i nieplanowane),

10) koszty poniesione przed datą rozpoczęcia realizacji zadania oraz po okresie realizacji zadania (zarówno z dofinansowania, jak również ze środków własnych),

11) koszty remontów, adaptacji i modernizacji pomieszczeń,

12) koszty uzyskania zabezpieczeń prawidłowej realizacji umowy zawartej z Samorządem Województwa.

24. Przy opracowaniu budżetu zadania Wnioskodawca powinien kierować się następującymi zasadami:

1) każda pozycja budżetu powinna zawierać kalkulacje kosztu (np. w przypadku kosztów związanych z wynagrodzeniami: liczba osób, z podaniem wymiaru czasu pracy x wynagrodzenie miesięczne x liczba miesięcy),

2) wkład własny Wnioskodawcy powinien być określony wartościowo w złotych, zgodnie z pozycjami budżetu,

3) Wnioskodawca powinien jednoznacznie określić, z jakich środków (tj. ze środków PFRON

i/lub z wkładu własnego) mają zostać sfinansowane poszczególne pozycje budżetu,

4) Wnioskodawcy posiadający uprawnienie do odliczania podatku naliczonego VAT wykazują w budżecie zadania koszty w kwotach netto (z wyjątkiem kosztów, w odniesieniu do których nie przysługuje Wnioskodawcy prawo do odliczenia podatku VAT w całości lub w części), a Wnioskodawcy nieposiadający takiego uprawnienia - w kwotach brutto,

5) planowane przychody należy wykazać wraz z podaniem kalkulacji.

II. Tryb składania wniosków.

1. Zlecenie realizacji zadań następuje po przeprowadzeniu otwartego konkursu. Konkurs ogłaszany jest zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

2. Konkurs może dotyczyć wyłącznie zadań, o których mowa w rozdziale I ust. 5 zasad zlecania.

3. W ogłoszeniu o konkursie umieszczone zostaną informacje, o których mowa w art. 13 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, dotyczące:

1) rodzaju zadania,

2) wysokości środków publicznych przeznaczonych na realizację zadań, których dotyczy konkurs,

3) zasad przyznawania dofinansowania,

4) terminów i warunków realizacji zadania,

5) terminu składania wniosków o zlecenie realizacji zadań,

6) terminu, trybu i kryteriów stosowanych przy dokonywaniu wyboru wniosków o zlecenie realizacji zadań.

4. Wszystkie konkursy ogłaszane są poprzez zamieszczenie informacji w:

1) dziennikach o zasięgu regionalnym,

2) Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Województwa Warmińsko- Mazurskiego,

3) na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie (xxx.xxxxx.xxxxxx.xxxxxx.xx),

4) na tablicy ogłoszeń Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie.

5. W danym roku kalendarzowym Samorząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego, zwany dalej

„Samorządem Województwa” może ogłosić więcej niż jeden konkurs.

6. Wnioski należy składać w Regionalnym Ośrodku Polityki Społecznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie przy ul. Xxxxxx Xxxxxx 1 (pok. 116 - sekretariat) w terminie wskazanym w ogłoszeniu.

7. Wniosek sporządza sie na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zasad zlecania. Do wniosku muszą być załączone wymagane przez Samorząd Województwa dokumenty. Lista wymaganych dokumentów zamieszczona jest na formularzu wniosku.

8. Wymagane jest dostarczenie, wraz z wersją papierową, wniosku w wersji elektronicznej (w przypadku załączników do wniosku - wymóg wersji elektronicznej dotyczy jedynie załączników wymienionych w części B wniosku). Wniosek oraz jego elektroniczny odpowiednik należy przesłać razem w jednej kopercie (nie jest dopuszczalne wysłanie wersji papierowej i elektronicznej w dwóch oddzielnych kopertach). Na nośniku elektronicznym (płycie CD lub DVD), na którym zamieszczony jest wniosek, należy napisać nazwę Wnioskodawcy, numer KRS oraz nazwę zadania. W przypadku wersji elektronicznej niedopuszczalne jest przesyłanie pliku wniosku w innym formacie, niż dostępny na stronie internetowej Samorządu Województwa tzn. nie należy przesyłać zeskanowanych wniosków w formatach *.jpg, *.bmp bądź innych, jak również w formatach *.rtf, *.pdf itp.

9. Wniosek w wersji papierowej musi być podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wnioskodawcy i zaciągania zobowiązań finansowych (podpisy muszą być zgodne z załączonymi do wniosku dokumentami). Podpisy muszą być opatrzone pieczęcią imienną. Wszystkie strony wniosku powinny być parafowane.

10. Za datę złożenia wniosku uważa się datę wpływu tego wniosku do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej, a w przypadku wniosków składanych drogą pocztową, datę stempla pocztowego.

11. Wniosek stanowi ofertę zawarcia umowy cywilnoprawnej i jego rozpatrzenie nie podlega przepisom kodeksu postępowania administracyjnego.

12. Podanie przez Wnioskodawcę nieprawdziwych informacji eliminuje wniosek z dalszego rozpatrywania, o czym Samorząd Województwa powiadamia pisemnie Wnioskodawcę.

III. Tryb rozpatrywania wniosków.

1. Wnioski oceniane są pod względem formalnym oraz merytorycznym w Regionalnym Ośrodku Polityki Społecznej, zwanym dalej „ROPS”.

2. Ocena formalna polega na sprawdzeniu czy Wnioskodawca oraz zgłoszone przez niego zadanie spełniają warunki uprawniające do wnioskowania o dofinansowanie w ramach zasad zlecania. Ocena formalna sporządzana jest na Karcie oceny formalnej, której wzór stanowi załącznik nr 2 do zasad zlecania.

3. Każdy wniosek jest rejestrowany przez ROPS i otrzymuje swój numer, na który Wnioskodawca powinien powoływać sie podczas całej procedury ubiegania się o zlecenie realizacji zadań.

4. ROPS w terminie 20 dni roboczych od daty zamknięcia konkursu dokonuje oceny formalnej

wniosków.

5. Ocenie formalnej podlega:

1) terminowość złożenia wniosku,

2) spełnianie przez Wnioskodawcę kryteriów uprawniających do złożenia wniosku,

3) zgodność zgłoszonego we wniosku zadania z zadaniami wskazanymi w ogłoszeniu o konkursie,

4) spełnienie warunku dostarczenia, wraz z wersją papierową, wniosku w wersji elektronicznej oraz oświadczenia o tożsamości wersji papierowej i elektronicznej wniosku. Złożenie wniosku wyłącznie w wersji papierowej lub wyłącznie w wersji elektronicznej, jak również nie złożenie oświadczenia o tożsamości wersji papierowej i elektronicznej wniosku spowoduje jego odrzucenie,

5) zgodność wymaganych podpisów - w trakcie oceny formalnej sprawdzane jest, czy wniosek w wersji papierowej podpisany jest przez osoby do tego uprawnione, to znaczy osoby, które są wymienione w Krajowym Rejestrze Sądowym (bądź innym załączonym do wniosku rejestrze) lub które posiadają pełnomocnictwo do podpisania wniosku. Jednocześnie sprawdzane jest czy podpisy pod wnioskiem są opatrzone pieczęcią imienną.

6) udział środków własnych - w trakcie oceny formalnej sprawdzane jest czy wkład własny spełnia warunki określone w rozdziale I ust. 7-8 zasad zlecania,

7) kompletność, poprawność i zgodność wymaganych załączników - brak jednego z wymaganych załączników skutkować będzie odrzuceniem wniosku,

8) działalność odpłatna, nieodpłatna i gospodarcza - w trakcie oceny formalnej sprawdzane jest czy:

a) Wnioskodawca wskazał jako jedno ze źródeł finansowania wkładu własnego opłaty od beneficjentów ostatecznych zadania, mimo że organizacja nie prowadzi działalności odpłatnej (według KRS) - sprawdzane będzie oświadczenie na wniosku oraz informacja znajdująca sie we wniosku w części B w tabeli 9 (wpłaty i opłaty beneficjentów ostatecznych),

b) wniosek zakłada wykorzystanie całości lub części dofinansowania na działania związane z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy, w tym, czy zadania zostały zadeklarowane jako realizowane w ramach działalności odpłatnej, a mieszczą się w działalności gospodarczej,

c) jeśli odpowiedź, na przynajmniej jedno z pytań, o których mowa w lit. a i b, będzie pozytywna, to wniosek zostanie odrzucony.

6. Samorząd Województwa każdorazowo ogłasza wyniki konkursów ofert (włącznie z ofertami, które nie otrzymały dofinansowania) na stronie internetowej: xxx.xxxxx.xxxxxx.xxxxxx.xx.

7. Wnioski ocenione negatywnie pod względem formalnym archiwizowane są w ROPS.

8. Wnioski ocenione pozytywnie pod względem formalnym przekazywane są do oceny merytorycznej.

9. Przy ocenie merytorycznej wniosków brane są pod uwagę następujące kryteria:

1) doświadczenie Wnioskodawcy oraz Partnera (Partnerów) przy realizacji zadań o podobnej tematyce,

2) posiadane zasoby lokalowe, rzeczowe i techniczne Wnioskodawcy oraz Partnera (Partnerów) wskazujące na możliwość realizacji zadania,

3) posiadane zasoby kadrowe wskazujące na możliwość realizacji zadania,

4) uzasadnienie potrzeby realizacji zadania,

5) adekwatność oraz jakość przyjętych metod i działań realizacji zadania,

6) kompleksowość wsparcia osób niepełnosprawnych,

7) wpływ realizacji zadania na poprawę sytuacji osób niepełnosprawnych,

8) zaangażowanie Partnerów w realizację projektu,

9) realność realizacji harmonogramu działań w odniesieniu do zadania, 10)rzetelność i uzasadnienie budżetu zadania oraz kwalifikowalność kosztów, 11)przejrzystość, jasność i szczegółowość kalkulacji,

12)klarowność źródeł finansowania oraz wysokości udziału wkładu własnego.

10. Ocena merytoryczna wniosku dokonywana jest przez Komisję Konkursową, powołaną przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego, na potrzeby rozstrzygnięcia konkursu ofert.

11. Każdy wniosek jest oceniany przez Komisję Konkursową indywidualnie, w oparciu o kryteria oceny merytorycznej, określone w zasadach zlecania. Ocenę merytoryczną sporządza się na Karcie oceny merytorycznej, której wzór stanowi załącznik nr 3 do zasad zlecania.

12. Zasady i tryb pracy Komisji Konkursowej do zaopiniowania ofert określa Regulamin pracy Komisji Konkursowej, stanowiący załącznik nr 4 do zasad zlecania.

13. Ocena merytoryczna wniosku przeprowadzana jest w celu wyłonienia najlepszych wniosków, które mają największe szanse na sukces realizacyjny. Na podstawie wyrażonych w punktach opinii, ustala się listę rankingową zadań proponowanych do dofinansowania (lista zamieszczana jest na stronie internetowej: xxx.xxxxx.xxxxxx.xxxxxx.xx), która zawiera następujące informacje:

1) liczbę punktów uzyskanych w czasie oceny Komisji Konkursowej,

2) numer wniosku,

3) nazwę Wnioskodawcy,

4) nr KRS lub inny,

5) siedzibę Wnioskodawcy,

6) nazwę zadania,

7) kwotę wnioskowaną przez Wnioskodawcę,

8) kwotę dofinansowania proponowaną do zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Warmińsko- Mazurskiego, która ustalana jest w oparciu o ocenę budżetu zadania dokonaną przez Komisję Konkursową oraz wysokość kosztów jednostkowych zadania.

14. Decyzję w sprawie przyznania dofinansowania i jego wysokości podejmuje Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego, z uwzględnieniem rzetelności wykonania przez Wnioskodawcę zobowiązań wynikających z umów wcześniej zawartych z Samorządem Województwa, ze szczególnym uwzględnieniem rzetelności i terminowości ich realizacji oraz rozliczania otrzymanych na ten cel środków.

15. Samorząd Województwa zastrzega sobie możliwość zmniejszenia wysokości dofinansowania na zadania, które otrzymały pozytywną ocenę merytoryczną, w przypadku niewystarczających środków PFRON, będących w dyspozycji Samorządu Województwa.

16. W przypadku zmniejszenia dofinansowania ze środków PFRON, proporcjonalnie zwiększy się wysokość wkładu własnego Wnioskodawcy w kosztach realizacji zadania, określonego wartościowo we wniosku.

17. Samorząd Województwa powiadamia pisemnie Wnioskodawcę o podjętej decyzji w terminie 14 dni roboczych, licząc od daty podjęcia decyzji. Jednocześni, lista wniosków dofinansowanych wraz z przyznanymi kwotami są publikowane w Biuletynie Informacji Publicznych.

18. W sytuacji, o której mowa w ust. 16, Samorząd Województwa i Wnioskodawca „negocjują” ostateczny budżet i harmonogram realizacji zadania, chyba że Wnioskodawca oświadczy, iż zabezpieczy środki finansowe, uzupełniające przyznane dofinansowanie, w wysokości wystarczającej na pełną realizację zadania. W ramach prowadzonych negocjacji strony ustalają:

1) obniżenie łącznej wysokości kosztów kwalifikowalnych zadania, wykazanych we wniosku, skutkujące zmianami poszczególnych pozycji budżetu zadania,

2) zmniejszenie zakresu zadania proporcjonalnie do wynegocjowanego budżetu zadania.

19. Wnioskodawca zobowiązany jest zgłosić bezzwłocznie do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej wszelkie informacje o zdarzeniach mogących mieć wpływ na wysokość przyznanego dofinansowania.

20. Wnioskodawcy, którym przyznano dofinansowanie podpisują umowę w miejscu i terminie wyznaczonym przez Samorząd Województwa.

21. Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego może odmówić podmiotowi wyłonionemu w konkursie przyznania dofinansowania i podpisania umowy w przypadku, gdy okaże się, iż rzeczywisty zakres realizowanego zadania znacząco odbiega od opisanego we wniosku, podmiot lub jego reprezentanci utracą zdolności do czynności prawnych, zostaną ujawnione nieznane wcześniej okoliczności podważające wiarygodność merytoryczną lub finansową Wnioskodawcy.

IV. Zasady przekazywania i rozliczania środków PFRON.

1. Szczegółowe i ostateczne warunki realizacji, przekazywania środków, finansowania i rozliczania zadania reguluje umowa pomiędzy Samorządem Województwa, zwanym dalej „Zleceniodawcą”, a Wnioskodawcą, zwanym dalej „Zleceniobiorcą”.

2. Wzór umowy określa załącznik nr 5 do zasad zlecania.

3. Warunkiem zawarcia umowy jest spełnianie przez Zleceniobiorcę warunków uprawniających do otrzymania dofinansowania w dniu podpisania umowy. Przed zawarciem umowy Zleceniobiorca zobowiązany jest przedłożyć:

1) zaświadczenie z ZUS o nieposiadaniu wymagalnych zobowiązań (wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem podpisania umowy) - oryginał lub kserokopie poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wnioskodawcy,

2) zaświadczenie z Urzędu Skarbowego (wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem podpisania umowy) o niezaleganiu z podatkami - oryginał lub kserokopie poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wnioskodawcy,

3) zaświadczenie o posiadaniu rachunku bankowego (rachunków bankowych), wraz z informacja o ewentualnych obciążeniach - wydane przez bank (banki) nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem podpisania umowy.

4. Załącznikiem do umowy jest budżet zadania przedłożony przez Zleceniobiorcę do wniosku, z zastrzeżeniem postanowień rozdziału III ust. 18 zasad zlecania.

5. Zabezpieczeniem prawidłowej realizacji umowy jest złożenie przez Zleceniobiorcę, przed przekazaniem środków PFRON, weksla własnego in blanco opatrzonego klauzulą

„bez protestu” wraz z deklaracją wekslową, w celu zabezpieczenia przyznanego przez Zleceniodawcę dofinansowania. W treści powyższej deklaracji, Zleceniobiorca umieści w szczególności: zgodę na wypełnienie przez Zleceniodawcę (w przypadku niedotrzymania przez Zleceniobiorcę zobowiązań określonych w umowie), w każdym czasie w/w weksla, na sumę pieniężną do wysokości ........................ zł (słownie złotych ) wraz

z należnymi odsetkami w wysokości ustawowej oraz zgodę na opatrzenie weksla datą i miejscem płatności według uznania Zleceniodawcy. W przypadku zadań, w których kwota dofinansowania przekracza 150 000,00 zł Zleceniobiorca zobowiązuje się do wystawienia weksla własnego wraz z deklaracją wekslową, o których mowa powyżej oraz przedłożenia oświadczenia, w formie aktu notarialnego, o dobrowolnym poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego, w którym znajdzie się zobowiązanie do zapłaty sumy pieniężnej w wysokości przyznanych środków w danym roku kalendarzowym wraz z ustawowymi odsetkami liczonymi od dnia przekazania środków Zleceniobiorcy do dnia zapłaty, w razie nie wywiązania się z zobowiązań w/w umowy.

6. Zleceniobiorca zobowiązany jest do powiadomienia Zleceniodawcy, w formie pisemnej, o każdym zdarzeniu mającym wpływ na realizację jego zobowiązań wynikających z umowy - w terminie 14 dni od daty zaistnienia tego zdarzenia.

7. Płatność przez Zleceniodawcę kwot dofinansowania nastąpi w polskich złotych (PLN) i wyłącznie na terenie Polski. Przekazanie środków następuje przelewem na wskazany przez Zleceniobiorcę rachunek bankowy - wydzielony dla środków otrzymywanych z PFRON w ramach umowy. Zleceniobiorca musi być jedynym posiadaczem wskazanego rachunku bankowego. Odsetki powstałe na rachunku bankowym wydzielonym dla środków PFRON, zwracane są na rachunek bankowy Samorządu Województwa.

8. Zleceniobiorca zobowiązany jest do:

1) prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikacje poszczególnych operacji księgowych,

2) prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania w sposób umożliwiajacy ocenę wykonania zadania pod względem rzeczowym i finansowym.

9. Przekazywanie środków finansowych na zadania dokonywane jest w całości po podpisaniu umowy. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza sie możliwość przekazania środków finansowych w dwóch transzach. Pierwsza transza zaliczkowo do wysokości 50% przyznanego na dany rok dofinansowania, po podpisaniu umowy, natomiast druga transza zaliczkowo po rozliczeniu przez Zleceniobiorcę co najmniej 60% transzy pierwszej i uznaniu tego rozliczenia przez Samorząd Województwa.

10. Zleceniobiorca zobowiązany jest, przy korzystaniu ze środków PFRON, do przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych, w zakresie w jakim zobowiązują Zleceniobiorcę one do ich stosowania.

11. Każdy z dowodów księgowych powinien być opatrzony na odwrocie pieczęcią Zleceniobiorcy oraz zawierać, sporządzony w sposób trwały, opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja ta powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy, dotyczące rozliczeń finansowych Zleceniobiorcy.

12. Dowody księgowe dokumentujące zdarzenia dotyczące realizacji zadania, powinny być opatrzone następującymi klauzulami:

1) "płatne ze środków PFRON w wysokości... - dot. umowy nr ..., zadania pn " - w przypadku

kosztów finansowanych w całości lub w części ze środków PFRON,

2) "płatne ze środków stanowiących wkład własny Zleceniobiorcy w wysokości... - dot. umowy nr ..., zadania pn. ..." - w przypadku kosztów finansowanych w całości lub w części przez Zleceniobiorcę w ramach wkładu własnego,

3) "wkład rzeczowy wyceniony na kwotę ...zł - dot. umowy nr ..., zadania pn. ..." - w przypadku wkładu rzeczowego.

13. Wkład własny niefinansowy (osobowy lub rzeczowy) zaangażowany w realizację zadania może zostać rozliczony w szczególności na podstawie:

1) umowy użyczenia (wkład rzeczowy),

2) oświadczenia Zleceniobiorcy o wykorzystanych do realizacji zadania zasobach rzeczowych wraz z ich aktualną wyceną (wkład rzeczowy), z zastrzeżeniem postanowień pkt 3,

3) dowodów księgowych - w przypadku, gdy ustawa o rachunkowości wprowadza obowiązek ich wystawienia (wkład rzeczowy),

4) umowy partnerskiej (wkład rzeczowy i osobowy),

5) porozumienia wolontariackiego (wkład osobowy),

6) oświadczenia osoby wykonującej usługi na rzecz Zleceniobiorcy wraz z aktualna wycena

świadczonych usług potwierdzonego przez Zleceniobiorcę (wkład osobowy).

14. Do należności z tytułu podróży służbowej (tzn. poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika), odbywanej na obszarze kraju przez osoby zatrudnione przy realizacji zadania, należy stosować rozporządzenia, o których mowa w rozdziale I ust. 20 pkt 6 zasad zlecania.

15. Zleceniobiorca jest zobligowany do zachowania proporcji między wkładem własnym, wskazanym w budżecie zadania, a wielkością przyznanego dofinansowania. W trakcie realizacji zadania, stosunek środków własnych do dofinansowania nie może ulec zmniejszeniu, przy czym nie ma ograniczeń dotyczących zwiększenia zaangażowanych w zadanie środków własnych.

16. Załączniki do umowy (budżet i harmonogram) stanowią integralną część umowy i w związku z tym, zmiana ich treści (np. wprowadzenie nowej pozycji do budżetu, obniżenie wkładu własnego, zamiana wkładu własnego finansowego na wkład własny niefinansowy, zmiana terminów realizacji poszczególnych etapów zadania) wymaga podpisania aneksu do umowy.

17. Propozycje zmian do umowy muszą być zgłaszane ze stosownym wyprzedzeniem uwzględniającym poszczególne etapy realizacji zadania, nie później jednak niż na 2 miesiące przed planowanym zakończeniem realizacji zadania.

18. Wnioskodawca, w terminie do 30 dni po zakończeniu realizacji zadania, przedkłada sprawozdanie z realizacji zadania.

19. Sprawozdanie częściowe/końcowe z realizacji zlecenia przez Samorząd Województwa Warmińsko- Mazurskiego, ze środków PFRON, zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych fundacjom oraz organizacjom pozarządowym, w ramach art. 36 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, zwane dalej „sprawozdaniem”, należy sporządzić wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do umowy i przesłać na adres ROPS, w terminie wskazanym w umowie. Zleceniobiorca zobowiązany jest do załączenia sprawozdania również w wersji elektronicznej na nośniku (płycie CD lub DVD).

20. Wszelkie oświadczenia związane z realizacją umowy muszą być składane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy.

21. Na żądanie ROPS Zleceniobiorca zobowiązany jest do składania dodatkowych wyjaśnień oraz dokumentów źródłowych - oryginałów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem, niezbędnych do rozliczenia przyznanego dofinansowania.

22. W przypadku wykorzystania całości lub części dofinansowania niezgodnie z przeznaczeniem, Zleceniobiorca zobowiązany będzie do zwrotu całości lub części nieprawidłowo wykorzystanego dofinansowania wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi od dnia przekazania dofinansowania przez Zleceniodawcę na rachunek bankowy Zleceniobiorcy do dnia ich zwrotu na rachunek

bankowy Zleceniodawcy. Jeżeli wykorzystanie części dofinansowania niezgodnie z przeznaczeniem doprowadziło do niezrealizowania zadania - Zleceniobiorca zobowiązany będzie do zwrotu całości dofinansowania wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi od dnia przekazania dofinansowania przez PFRON na rachunek bankowy Zleceniobiorcy do dnia ich zwrotu na rachunek bankowy PFRON.

V. Zasady sprawowania kontroli nad wykorzystaniem środków PFRON przekazanych w ramach zasad zlecania.

1. Samorząd Województwa i Zarząd PFRON sprawują kontrolę nad wykorzystaniem środków PFRON przekazywanych Samorządowi Województwa na realizację zadań wynikających z art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

2. Kontrola obejmuje prawidłowość wykonania zadania przez Zleceniobiorcę oraz prawidłowość wydatkowania przekazanych środków finansowych. Kontrola może być prowadzona zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu realizacji zadania. Prawo kontroli przysługuje Samorządowi Województwa i Zarządowi PFRON zarówno w siedzibie Zleceniobiorcy, jak i w miejscu realizacji zadania.

3. Samorząd Województwa i Zarząd PFRON zastrzega sobie prawo kontroli prawidłowości, rzetelności i zgodności ze stanem faktycznym danych zawartych we wniosku, załącznikach i rozliczeniach.

4. Zleceniobiorca zobowiązany jest do dostarczania na wezwanie Zleceniodawcy oryginałów dokumentów (faktur, rachunków) oraz dokumentacji dotyczącej realizacji dofinansowanego zadania, celem kontroli prawidłowości wydatkowania dofinansowania oraz kontroli prowadzenia właściwej dokumentacji dotyczącej realizowanego zadania.

5. W sprawach nieuregulowanych zasadami zlecania stosuje się odpowiednio ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2003 r. Nr 96, poz. 873, z późn. zm), ustawę z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2008 r. Nr 14, poz. 92, z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 lutego 2008 r. w sprawie rodzajów zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych zlecanych fundacjom oraz organizacjom pozarządowym (Dz. U. z 2008 r. Nr 29, poz. 172).

Załączniki:

Załącznik nr 1. Wzór „Wniosku o zlecenie przez Samorząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego, ze środków PFRON, zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych fundacjom oraz organizacjom pozarządowym, w ramach art. 36 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”,

Załącznik nr 2. Karta oceny formalnej, Załącznik nr 3. Karta oceny merytorycznej,

Załącznik nr 4. Regulamin pracy Komisji Konkursowej,

Załącznik nr 5. Wzór „Umowy o zlecenie przez Samorząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego, ze środków PFRON, zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych fundacjom oraz organizacjom pozarządowym, w ramach art. 36 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”.