Załącznik nr 2 do Regulaminu Programu

UMOWA NR …/…

Załącznik nr 2 do Regulaminu Programu

Zawarta w dniu … r. w Warszawie, zwana dalej „Umową”, pomiędzy:

Narodową Agencją Wymiany Akademickiej z siedzibą w Warszawie, adres: 00-000 Xxxxxxxx, xx. Xxxxx 00, NIP: 5272820369, REGON: 368205180, zwaną dalej również „Agencją”, „NAWA” reprezentowaną przez:

Pana Xxxxxxx Xxxxxxx – Dyrektora,

a

Uczelnią/Jednostką naukową/Instytutem badawczym ..., adres: …, NIP: …, REGON: …, zwaną/ym dalej „Beneficjentem”,

reprezentowaną/ym przez:

… /imię i nazwisko – … /funkcja/

zwanymi dalej łącznie „Stronami”,

na podstawie decyzji Dyrektora Agencji z dnia …… o przyznaniu środków finansowych na realizację projektu Beneficjenta w ramach realizacji Programu PROM – Międzynarodowa wymiana stypendialna doktorantów i kadry akademickiej (dalej „Decyzja”), Program jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, projekt pozakonkursowy pt. Międzynarodowa wymiana stypendialna doktorantów i kadry akademickiej, nr umowy POWR.03.03.00-00-PN13/18.

Strony zawierają Umowę o następującej treści:

§1

Przedmiot Umowy

1. Umowa określa warunki realizacji, finansowania, a także warunki rozliczania środków finansowych przyznanych zgodnie z Decyzją na realizację Projektu, o którym mowa w ust. 2, w ramach Programu PROM – Międzynarodowa wymiana stypendialna doktorantów i kadry akademickiej, zwanego dalej „Programem”.

2. Przedmiotem Umowy jest realizacja przez Beneficjenta projektu pt. …, zgodnie z wnioskiem Beneficjenta, o którym mowa w §3 ust. 1 pkt 3 Umowy, zwanego dalej „Projektem”.

3. Dyrektor Agencji na realizację Projektu przyznał Beneficjentowi środki finansowe w wysokości

… zł (słownie: … złotych …/100).

§2

Okres realizacji Projektu

Projekt będzie realizowany w terminie od dnia … /dzień-miesiąc-rok/ r. do dnia … /dzień-miesiąc- rok/ r.

§3

Warunki realizacji Umowy

1. Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Umowy w oparciu o:

1) powszechnie obowiązujące przepisy prawa,

2) postanowienia Umowy,

3) wniosek Beneficjenta złożony w procedurze naboru do Programu w systemie teleinformatycznym Agencji, zwany dalej „Wnioskiem”, w szczególności zawarte w nim rezultaty do osiągnięcia i przewidziane do wykonania zadania, a także budżet Projektu,

4) regulamin Programu obowiązujący na dzień zawarcia Umowy, tj. dokument z dnia … r., zwany dalej „Regulaminem”, dostępny na stronie internetowej Agencji,

5) wewnętrzne przepisy obowiązujące u Beneficjenta, o ile nie są sprzeczne z powszechnie obowiązującymi przepisy prawa oraz dokumentami wymienionymi w pkt. 2 – 4 powyżej.

2. Oświadczenia złożone w ramach procedury naboru do Programu są wiążące w okresie obowiązywania Umowy pod rygorem określonym w § 11 ust. 1 pkt. 6) Umowy.

3. Agencja nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne, powstałe w związku z realizacją Umowy, szkody poniesione przez Beneficjenta lub osoby trzecie.

4. Beneficjent jest odpowiedzialny za prawidłowe wykonanie Umowy, w tym wydatkowanie przyznanych środków finansowych.

§4

Obowiązki Agencji

W ramach realizacji Umowy, Agencja zobowiązuje się w szczególności do wypłaty przyznanych środków finansowych na podstawie Umowy na rachunek bankowy Beneficjenta wskazany w § 6 ust. 1 Umowy, z zastrzeżeniem §6 ust. 6 Umowy.

§5

Obowiązki Beneficjenta

W ramach realizacji Umowy, Beneficjent zobowiązuje się w szczególności do:

1) prawidłowego wykonania Projektu, tj. wszystkich działań przewidzianych we Wniosku w tym w szczególności osiągnięcia wskaźników produktu oraz rezultatu określonych we Wniosku, zapewnienia realizacji Projektu przez osoby wskazane we Wniosku, zbieranie danych osobowych uczestników Projektu zgodnie z wytycznymi Agencji, zapewnienie stosowania równości szans i niedyskryminacji, a także równości szans kobiet i mężczyzn zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020 dostępnymi na stronie xxx.xxxxx.xxx.xx;

2) wydatkowania przyznanych środków finansowych zgodnie z budżetem stanowiącym integralną część Wniosku;

3) rozliczenia się z otrzymanych środków finansowych zgodnie z Umową;

4) składania raportów, zgodnie z § 7 Umowy;

5) udziału w ewaluacji Programu, zgodnie z § 14 Umowy;

6) zawarcia, przed przekazaniem jakichkolwiek środków finansowych, umowy z każdym z uczestników Projektu, któremu Beneficjent w ramach Programu zamierza sfinansować krótką formę kształcenia, o której mowa w Regulaminie w szczególności w jego pkt 1 i 2, przy założeniu, że doktoranci stanowić będą minimum 80% uczestników Projektu. Wzór tej umowy stanowi załącznik nr 3 do Umowy, Zmiany postanowień umowy, o której mowa w niniejszym ustępie wymagają uprzedniej zgody Agencji. W przypadku braku zgody Agencji zmieniona umowa zostanie uznana za niespełniająca obowiązku, o którym mowa w niniejszym ustępie. Strony dodatkowo są uprawnione regulować w przedmiotowej umowie kwestie, które nie zostały określone we wzorze;

7) umieszczenia w systemie teleinformatycznym Agencji w terminie 10 roboczych od podpisania każdej z umów, o których mowa w pkt 6) danych osobowych uczestnika Projektu;

8) Beneficjent ponosi odpowiedzialność za zasadzie ryzyka, za wszelkie działania i zaniechania osób, o których mowa w pkt. 6), stanowiące naruszenie niniejszej Umowy;

9) przechowywania dokumentacji związanej z Projektem w sposób i na zasadach określonych w Regulaminie;

10) spełnienia innych obowiązków wynikających z Umowy i dokumentów, na które się powołuje.

§6

Zasady finansowania

1. Przyznane środki finansowe będą przykazywane Beneficjentowi przez Agencję na następujący rachunek bankowy Beneficjenta numer … w banku …, SWIFT: …, w następujący sposób:

1) płatność zaliczkowa w wysokości … zł (słownie: … złotych …/100), stanowiąca 50% całkowitej kwoty finansowania, o których mowa w §1 ust. 3 Umowy, w terminie do 21 dni roboczych od dnia podpisania Umowy,

2) płatność częściowa w wysokości … zł (słownie: … złotych …/100), stanowiąca 40% całkowitej kwoty finansowania, o których mowa w §1 ust. 3 Umowy, w terminie do 21 dni roboczych po zatwierdzeniu raportu częściowego, o którym mowa w §7 ust. 1 pkt 1 (raport częściowy obejmuje połowę okresu realizacji wskazanego w § 2 Umowy).

3) płatność bilansująca w wysokości do … zł (słownie: … złotych …/100), stanowiącą do 10% przyznanych środków finansowych, o których mowa w §1 ust. 3 Umowy, w terminie do 21 dni roboczych od dnia akceptacji raportu końcowego, o którym mowa w

§7 ust. 1 pkt 2 Umowy,

2. Beneficjent jest zobowiązany prowadzić dla środków finansowych otrzymanych na podstawie Umowy wyodrębniony rachunek bankowy i prowadzić odrębną ewidencję finansowo-księgową pozwalającą przypisać każdy wydatek do konkretnego uczestnika Projektu, o której mowa w § 5 pkt. 6) Umowy.

3. Suma odsetek bankowych, uzyskanych przez Beneficjenta, od środków finansowych przekazanych przez Agencję podlega zwrotowi najpóźniej w terminie do dnia 31 grudnia każdego roku na rachunek bankowy wskazany przez Agencję, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Za termin zwrotu odsetek przyjmuje się chwilę uznania środków na rachunku Agencji.

4. Za dzień wypłaty środków finansowych uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Agencji.

5. Przekazane środki finansowe zostaną rozliczone wg zasad określonych w Regulaminie.

6. Wypłata środków następuje pod warunkiem dostępności środków finansowych na rachunku bankowym Agencji.

7. Beneficjent zobowiązuje się wydatkować otrzymane środki finansowe zgodnie z budżetem wskazanym we Wniosku. Koszty kwalifikowane zostały szczegółowo określone w Regulaminie.

8. Wypłata środków finansowych może zostać dokonana w następujący sposób:

1) w przypadku wystąpienia wzajemnych wymagalnych należności wynikających z Umowy pomiędzy Agencją a Beneficjentem, Agencja będzie uprawniona do potrącenia przysługującej jej wierzytelności z wierzytelnością Beneficjenta, co nie zwalnia Beneficjenta z obowiązków wynikających z niniejszej Umowy i umów, o których mowa w § 5 pkt.6) Umowy.

2) w pozostałych przypadkach płatność zostanie zrealizowana przez Agencję na rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta.

Strony uzgadniają, że kolejność realizacji płatności wg powyżej wymienionych form ustala się w następujący sposób: jako pierwsze potrącenie wzajemnych należności wymienione w pkt 1, a po niej płatność, o której mowa w pkt 2.

9. Beneficjent zobowiązuje się informować Agencję na jej wezwanie i w terminie przez nią określonym, o kwocie środków finansowych pozostających na rachunku Beneficjenta, o którym mowa w ust. 2, na dzień 31 grudnia danego roku kalendarzowego.

10. Beneficjent nie może zlecać realizacji działań podwykonawcom.

§7

Raporty Beneficjenta

1. Beneficjent jest zobowiązany do terminowego złożenia raportów wg zasad określonych w Regulaminie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Agencji:

1) raportu częściowego z przebiegu realizacji Projektu, obejmującego połowę okresu realizacji Projektu wskazanego w § 2 Umowy, w terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia okresu sprawozdawczego, którego dotyczy. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się na wniosek Beneficjenta możliwość wcześniejszego złożenia raportu częściowego,

2) raportu końcowego z przebiegu realizacji Projektu, obejmującego cały okres realizacji Projektu, o którym mowa w § 2 (okres sprawozdawczy), w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji Projektu określonego w §2 Umowy. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się na wniosek Beneficjenta możliwość wcześniejszego złożenia raportu końcowego. Wraz z raportem końcowym Beneficjent zobowiązany będzie przekazać Agencji rezultaty wytworzone w wyniku realizacji projektu.

zwany dalej „Raportem”/zwane dalej „Raportami”, zgodnie z zasadami określonymi w pkt. 6 Regulaminu. Wzory raportu częściowego oraz końcowego stanowią załącznik nr 5 do Umowy.

2. Do Raportów Beneficjent nie załącza żadnych dokumentów źródłowych, jednak w trakcie weryfikacji Raportu Beneficjenta, NAWA może poprosić o przedłożenie do kontroli pogłębionej dokumentów związanych z realizacją Projektu, w szczególności dokumentów finansowych oraz dokumentów dotyczących przeprowadzonych postępowań związanych z zakupami towarów i usług.

3. Prawidłowo sporządzony/e Raport/y podlega/ją weryfikacji Agencji, przeprowadzanej przez pracowników Agencji, pod względem zgodności wykonania Projektu z Umową. Agencja może

zdecydować o poddaniu Raportu lub Raportów ocenie ekspertów zewnętrznych powołanych przez Dyrektora Agencji.

4. W przypadku złożenia przez Beneficjenta niekompletnego lub nieprawidłowo sporządzonego Raportu częściowego lub końcowego, Agencja zgłosi uwagi za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Agencji i wezwie Beneficjenta do ustosunkowania się do tych uwag poprzez wyjaśnienia lub korektę Raportu, w terminie wskazanym przez Agencję, ale nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych, liczonym od dnia zamieszczenia uwag w systemie teleinformatycznym, na zasadach i pod rygorem określonym w Regulaminie.

5. W przypadku braku odpowiedzi Beneficjenta w terminie wyznaczonym przez Agencję lub w przypadku, gdy pomimo trzykrotnego zgłaszania uwag przez Agencję raport Beneficjenta nie spełnia wymagań Agencji i nie może zostać zaakceptowany, Agencja może podjąć decyzję o uznaniu umowy za niewykonaną w całości lub części i zażądać zwrotu środków finansowych w całości lub w części.

§8

Kontrola Projektu

1. Beneficjent może zostać poddany kontrolom i audytom przeprowadzanych przez Agencję lub wskazany przez Agencję podmiot trzeci, na zasadach określonych w pkt. 8 Regulaminu.

2. Beneficjent może zostać poddany kontrolom i audytom przez właściwe organy administracji i inne podmioty uprawnione na podstawie odrębnych przepisów.

§9

Sposób i tryb nadzorowania wykonywania Umowy przez Agencję

1. Agencja sprawuje nadzór nad prawidłowym wykonaniem Umowy.

2. Nadzór obejmuje w szczególności:

1) nadzór w trybie doraźnym, w szczególności uprawnienie Agencji do żądania od Beneficjenta wyjaśnień, informacji, żądania wszelkiej dokumentacji związanej z Projektem, w wyznaczonym przez siebie terminem, nie krótszym niż 7 dni od dnia wezwania.

2) ocenę Raportów,

3) uprawnienie Dyrektora Agencji do wstrzymania finansowania Projektu, zgodnie z §10 Umowy,

4) uprawnienie Dyrektora Agencji do rozwiązania Umowy, zgodnie z §11 Umowy.

3. Beneficjent jest zobowiązany do niezwłocznego informowania Agencji o jakichkolwiek problemach lub nieprawidłowościach w realizacji Umowy, które zagrażają lub mogą zagrażać prawidłowemu wykonaniu Umowy.

§10

Wstrzymanie finansowania

1. Dyrektor Agencji może wstrzymać finansowanie Projektu do czasu wyjaśnienia wątpliwości w przypadkach:

1) stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji Projektu lub innych okoliczności zagrażających jego prawidłowej realizacji,

2) niezłożenia przynajmniej jednego z raportów, o których w §7 ust. 1 Umowy w terminie, złożenia raportu niekompletnego lub niepoprawnego, konieczności złożenia wyjaśnień lub korekt zgodnie z pkt. 6 ppkt 6.3 Regulaminu,

3) wydatkowania środków finansowych niezgodnie z Umową, w tym budżetem stanowiącym integralną część Wniosku, lub nieosiągnięcia zaplanowanych rezultatów na danym etapie realizacji Projektu,

4) nieprzedłożenia w wyznaczonym terminie żądanych przez Agencję dokumentów, nieprzekazanie wyjaśnień, niepoddanie się czynnościom kontrolnym.

2. Informacje o wstrzymaniu finansowania wraz z jej uzasadnieniem Agencja przesyła Beneficjentowi za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Agencji.

3. W okresie wstrzymania finansowania, tj. od momentu zamieszczenia w systemie teleinformatycznym Agencji informacji o wstrzymaniu finansowania do momentu zamieszczenia w ten sam sposób informacji o przywróceniu finansowania, Beneficjent nie może zaciągać nowych zobowiązań ze środków finansowych otrzymanych na podstawie Umowy, a jedynie regulować wcześniej zaciągnięte. Wydatkowane w tym okresie środki finansowe z Projektu, z wyjątkiem środków finansowych wskazanych w zdaniu poprzedzającym, podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Agencji wskazany w wezwaniu do zwrotu.

4. W razie uwzględnienia wyjaśnień, lub w razie zaprzestania stwierdzonych przez Agencję naruszeń Umowy, Dyrektor Agencji wznowi finansowanie projektu, o czym informuje Beneficjenta za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Agencji.

§11

Rozwiązanie Umowy

1. Umowa może zostać rozwiązania przez Agencję ze skutkiem natychmiastowym w następujących przypadkach:

1) finansowanie nie zostanie przywrócone w okresie 2 miesięcy od dnia jego wstrzymania,

2) rażącego naruszenia postanowień Umowy, które uzasadnia natychmiastowe rozwiązanie Umowy bez uprzedniego wstrzymania finansowania, w szczególności w przypadku wydatkowania znaczącej części środków finansowych (powyżej 50% przyznanej kwoty) niezgodnie z Umową lub niewypełnienia obowiązku, o którym mowa w § 5 pkt. 6) Umowy,

3) niezłożenia Raportu/ów w określonym terminie, a także niepoprawienie lub nieuzupełnienie raportu zgodnie z Umową lub Regulaminem,

4) nie usunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku kontroli,

5) opóźnienia Beneficjenta w realizacji Projektu w takim stopniu, że w ocenie Agencji nie jest prawdopodobne, że Projekt zostanie zrealizowany w terminie określonym w Umowie lub Wniosku,

6) umieszczenia przez Beneficjenta we Wniosku lub Raportach, nieprawdziwych informacji lub nieprawdziwego oświadczenia.

2. Agencja uprawniona jest także do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli na skutek jakichkolwiek zmian organizacyjno-prawnych u Beneficjenta realizacja Umowy byłaby zagrożona.

3. W przypadku rozwiązania Umowy, Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu otrzymanych środków finansowych wraz z odsetkami ustawowymi jak za opóźnienie liczonymi od dnia przekazania tych środków do dnia ich zwrotu, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia rozwiązania Umowy. Od środków zwróconych po terminie, o którym mowa w zdaniu pierwszym, nalicza się odsetki ustawowe jak za opóźnienie, począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął ten termin.

4. Umowa może zostać rozwiązania przez Strony na mocy porozumienia Stron w przypadku wystąpienia okoliczności, które uniemożliwiają lub mogą znacząco utrudnić wykonanie Umowy, a które nie były do przewidzenia w chwili zawarcia niniejszej umowy.

§12

Rozliczenie Umowy i zwrot przyznanych środków finansowych

1. Dyrektor Agencji dokonuje rozliczenia Umowy po akceptacji raportu końcowego, o którym mowa w §7 ust. 1 pkt 2 Umowy, złożonego z części merytorycznej i finansowej.

2. W wyniku rozliczenia Umowa może być uznana za:

1) wykonaną,

2) wykonaną ze stwierdzonymi nieprawidłowościami – ze zwrotem lub części środków finansowych, wydatkowanych nieprawidłowo.

3) niewykonaną – ze zwrotem całości środków finansowych.

3. Środki finansowe niewykorzystane na realizację Projektu podlegają zwrotowi wraz ze składanym do Agencji raportem końcowym w terminie o którym mowa w §7 ust. 1 pkt 2 Umowy. Od środków niewykorzystanych zwróconych po tym terminie nalicza się odsetki ustawowe jak za opóźnienie począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu ww. środków.

4. Środki finansowe wykorzystane nieprawidłowo podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Agencji w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia wezwania do ich zwrotu. Od środków wykorzystanych nieprawidłowo, zwróconych po terminie, o którym mowa w zdaniu pierwszym, nalicza się odsetki ustawowe jak za opóźnienie, począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął ten termin.

§13

Promocja

1. Beneficjent oraz doktoranci i członkowie kadry akademickiej, z którymi Beneficjent zawarł umowę, o której mowa w § 5 pkt. 6) Umowy zobowiązani są do oznaczenia wszystkich przygotowanych utworów, materiałów i dokumentów powstałych w ramach lub w związku z Projektem, które podawane są do wiadomości publicznej lub przeznaczone dla grupy docelowej poprzez umieszczenie na nich łącznie, w widocznym miejscu:

1) logotypu Agencji, dostępnego do pobrania ze strony xxx.xxxx.xxx.xx,

2) znakiem Funduszy Europejskich, znakiem Unii Europejskiej z nazwą Europejski Fundusz Społeczny,

3) informacji: „Projekt PROM – Międzynarodowa wymiana stypendialna doktorantów i kadry akademickiej” jest finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, projekt pozakonkursowy pt. Międzynarodowa wymiana stypendialna doktorantów i kadry akademickiej, nr umowy POWR.03.03.00-00-PN13/18.

lub

4) informacji, o której mowa w pkt. 2) w języku angielskim,

5) w produktach audio informacja o finansowaniu przez Agencję musi zostać odczytana w trakcie trwania nagrania.

§14

Ewaluacja

1. Beneficjent i uczestnicy projektu są zobowiązani do udziału w prowadzonej przez Agencję ewaluacji Programu, na zasadach i warunkach określonych w pkt 7 Regulaminu, tj. poprzez:

1) wypełnienie przez Beneficjenta i przesłanie pisemnej ankiety ewaluacyjnej. Lista pytań zawartych w ankiecie stanowi załącznik do Umowy nr 6. Ankietę należy przesłać do Agencji w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji Projektu.

2) zobligowanie każdego uczestnika projektu do przesłania do Agencji ankiety ewaluacyjnej dotyczącej odbytej krótkiej formy kształcenia w terminie 30 dni od jej zakończenia.

3) uczestnictwo Beneficjenta lub uczestników projektu, z którymi Beneficjent zawarł umowę, o której mowa w § 5 pkt 6) Umowy, w odrębnych badaniach ewaluacyjnych prowadzonych na zlecenie Agencji, zgodnie z przyjętą metodologią badania. Beneficjent i ww. osoby mogą zostać zaproszone do udziału w badaniu jeden raz w okresie od dnia rozpoczęcia Projektu do 3 lat po jego zakończeniu.

2. Agencja gwarantuje zachowanie poufności opinii i informacji przekazywanych przez Beneficjenta zgodnie z ust. 1 oraz oświadcza, że dane pozyskane od Beneficjenta nie mają wpływu na warunki wypłacania przyznanych środków finansowych.

§15

Zmiana Umowy

1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają aneksu zawartego w formie pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że w Umowie zastrzeżono odmiennie. Beneficjent zobowiązany jest złożyć pisemny i wyczerpująco uzasadniony wniosek, określający proponowane zmiany Umowy.

2. Bez zgody Agencji dopuszczalne jest dokonanie przesunięć środków finansowych pomiędzy pozycjami budżetowymi do wysokości 10% wysokości tańszej pozycji. Niedopuszczalne są przesunięcia do pozycji budżetowych, dla których ustalone zostały w Regulaminie maksymalne limity kwotowe, ponad ten limit.

§16

Prawa autorskie

1. Beneficjent zobowiązuje się do zawarcia z Agencją odrębnej umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych (wzór umowy stanowi załącznik nr 4 do Umowy), łącznie z wyłącznym prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, do

wszystkich utworów wytworzonych w ramach Projektu. Beneficjent zobowiązany jest do zapewnienia sobie wyłącznych majątkowych praw autorskich do ww. utworów w zakresie koniecznym do przeniesienia tych praw na Agencję, a wynikającym ze wzoru umowy, o którym mowa w niniejszym ustępie.

2. Jednocześnie, w umowie, o której mowa w ust. 1, Agencja udzieli na rzecz Beneficjenta bezpłatnej licencji na czas nieokreślony, bez ograniczeń terytorialnych na korzystanie z ww. utworów, na wszystkich polach eksploatacji, które obejmuje umowa, o której mowa w ust. 1, wraz z zezwoleniem na wykonywanie zależnego prawa autorskiego.

3. Umowa, o której mowa w ust.1, jest zawierana na pisemny wniosek Agencji w terminie określonym w tym wniosku, nie krótszym niż 7 dni od dnia otrzymana wezwania.

4. Niezawarcie przez Beneficjenta umowy, o której mowa w niniejszym paragrafie stanowi rażące naruszenie niniejszej Umowy, o którym mowa w §11 ust. 1 pkt.2).

§17

1. Na podstawie Porozumienia w sprawie powierzenia przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 z dnia z dnia 11 maja 2015 r. nr WER/NCBR/DO/2015, zawartego pomiędzy ministrem właściwym do spraw rozwoju regionalnego a Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (NCBR) oraz na podstawie umowy zawartej pomiędzy Narodowym Centrum Badań i Rozwoju a Agencją oraz w związku z art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) Agencji powierzono przetwarzanie danych osobowych, w imieniu i na rzecz ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego.

2. Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne - w odniesieniu do zbioru Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój - na podstawie

a) rozporządzenia nr 1303/2013;

b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 470, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem nr 1304/2013”;

c) ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020;

3. Beneficjent jest zobowiązany odebrać od uczestnika Projektu oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do Umowy, o której mowa w § 5 pkt. 6) niniejszej Umowy. W terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia okresu sprawozdawczego Beneficjent przekazuje te oświadczenia do siedziby Agencji.

4. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez Beneficjenta wyłącznie w:

1) celu aplikowania o środki europejskie i realizacji Projektu, w szczególności potwierdzania kwalifikowalności wydatków, udzielania wsparcia uczestnikom Projektu, ewaluacji, monitoringu, kontroli, audytu, sprawozdawczości oraz działań informacyjno-promocyjnych, w ramach Programu w zakresie określonym w załączniku nr 7 do Umowy,

2) w zakresie określonym w załączniku nr 7 do niniejszej Umowy oraz w zakresie niezbędnym do realizacji celów, o których mowa w ust. 4 pkt 1 powyżej.

5. Przy przetwarzaniu danych osobowych Beneficjent zobowiązuje się do przestrzegania zasad wskazanych w niniejszym paragrafie, w RODO oraz innych powszechnie obowiązujących przepisach dotyczących bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych.

6. Beneficjent nie decyduje o celach i środkach przetwarzania powierzonych danych osobowych.

7. Beneficjent przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych podejmie odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych, zgodnie z art. 32 RODO.

8. Agencja niniejszą Umową powierza, do czego jest umocowana na podstawie dokumentów, o których mowa w ust. 1, przetwarzanie danych osobowych Beneficjentowi, pod warunkiem niewyrażenia sprzeciwu przez NCBR w terminie 7 dni roboczych od dnia wpłynięcia informacji o zamiarze powierzania przetwarzania danych osobowych.

9. Beneficjent przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych przygotowuje odpowiednią dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym w szczególności politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.

10. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone jedynie osoby upoważnione przez Beneficjenta, posiadające imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

11. Agencja umocowuje Beneficjenta do wydawania i odwoływania osobom, o których mowa w ust. 10, imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych w zbiorze, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 Upoważnienia przechowuje Beneficjent w swojej siedzibie. Wzór upoważnienia

stanowi załącznik nr 9 do niniejszej Umowy. Wzór odwołania upoważnienia stanowi załącznik nr 10 do niniejszej Umowy.

12. Imienne upoważnienia, o których mowa w ust. 11, są ważne do dnia odwołania, nie dłużej jednak niż do dwóch lat od dnia 31 grudnia roku, w którym złożono do Komisji Europejskiej zestawienie wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania stosunku prawnego łączącego Beneficjenta z osobą wskazaną w ust. 10. Beneficjent winien posiadać przynajmniej jedną osobę legitymującą się imiennym upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych odpowiedzialną za nadzór nad zarchiwizowaną dokumentacją.

13. Beneficjent prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem umowy.

14. Beneficjent zobowiązany jest do wykonywania wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i art. 14 RODO.

15. Beneficjent jest zobowiązany do podjęcia wszelkich kroków służących zachowaniu poufności danych osobowych przetwarzanych przez mające do nich dostęp osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych.

16. Beneficjent niezwłocznie informuje Agencję o:

1) wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu;

2) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Europejskim Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem;

3) wynikach kontroli prowadzonych przez podmioty uprawnione w zakresie przetwarzania danych osobowych wraz z informacją na temat zastosowania się do wydanych zaleceń, o których mowa w ust. 22.

17. Beneficjent zobowiązuje się do udzielenia Agencji na każde jej żądanie, informacji na temat przetwarzania danych osobowych, o których mowa w niniejszym paragrafie, a w szczególności niezwłocznego (jednak nie później niż w ciągu 72 godzin) przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia przez niego i osoby przez niego upoważnione do przetwarzania danych osobowych obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych.

18. Beneficjent zobowiązany jest do umożliwienia Agencji lub podmiotom przez nią wskazanym, w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie kontroli

zgodności przetwarzania powierzonych danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz z umową. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane podmiotowi kontrolowanemu co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli.

19. W przypadku powzięcia wiadomości o rażącym naruszeniu przez Beneficjenta obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych lub z umowy, Beneficjent umożliwi NCBR, Agencji lub podmiotom przez nie wskazanym dokonanie niezapowiedzianej kontroli, w celu określonym w ust. 18.

20. Kontrolerzy Agencji, lub podmiotów przez nią wskazanych, mają w szczególności prawo:

1) wstępu, w godzinach pracy Beneficjenta, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz umową;

2) żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień przez osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;

3) wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii;

4) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych.

21. Beneficjent zobowiązuje się zastosować zalecenia dotyczące poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzone w wyniku kontroli przeprowadzonych przez Agencję lub podmioty przez nią wskazane albo przez inne instytucje upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów.

22. Beneficjent nie dokonuje przekazywania danych do systemu SL2014.

§ 18

Postanowienia końcowe

1. Prawa i obowiązki Stron wynikające z Umowy nie mogą być przenoszone na osoby trzecie.

2. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy Ustawy o Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, Kodeksu Cywilnego oraz Regulaminu.

3. Spory wynikłe na podstawie wykonywania Umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Agencji.

4. Wszelka korespondencja pomiędzy Stronami, o ile zapisy niniejszej Umowy nie stanowią inaczej, powinna być kierowana na adresy Stron podane w niniejszej Umowie.

5. Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część.

6. Zmiana Umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Agencja Beneficjent

Załączniki:

1) Wniosek,

2) Regulamin,

3) Wzór umowy Beneficjenta z Uczestnikiem Projektu,

4) Wzór umowy o przeniesienie majątkowych praw autorskich,

5) a) Wzór raportu częściowego,

b) Wzór raportu końcowego,

6) Ankieta ewaluacyjna,

7) Minimalny zakres danych osobowych do wprowadzenia do systemu teleinformatycznego Agencji w zakresie monitorowania uczestników Projektu,

8) Oświadczenie Uczestnika Projektu,

9) Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,

10) Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.