Deklaracja zobowiązania
Deklaracja zobowiązania
do przestrzegania norm pracy i standardów społecznych w zamówieniach publicznych w dziedzinie technologii informacyjno-komunikacyjnych
1. Zakres
W przypadku udzielenia zamówienia oferent1 (zwany dalej „wykonawcą”) niniejszym zobowiązuje się do jego wykonania w odpowiednim zakładzie produkcyjnym lub innym miejscu wykonywania poszczególnych zadań zgodnie z przepisami wdrażającymi do prawa krajowego podstawowe normy pracy określone przez Międzynarodową Organizację Pracy (MOP), w tym normy MOP 1, 102, 131, 155 i 170.
Należy przestrzegać istoty norm pracy i standardów społecznych objętych niniejszą deklaracją, nawet jeżeli zastosowanie ma prawo krajowe państwa, w którym nie ratyfikowano ani nie wdrożono do prawa krajowego co najmniej jednej normy MOP.
Oznacza to, że przy wykonywaniu zamówienia:
nie stosuje się pracy przymusowej, w tym pracy niewolniczej i pracy więźniów,
z naruszeniem konwencji nr 29 dotyczącej pracy przymusowej lub obowiązkowej z 1930 r. i konwencji nr 105 dotyczącej zniesienia pracy przymusowej z 1957 r.;
wszyscy pracownicy mają prawo do tworzenia związków zawodowych i przystępowania do nich oraz prawo do rokowań zbiorowych zgodnie z konwencją nr 87 dotyczącą wolności związkowej i ochrony praw związkowych z 1948 r. oraz konwencją nr 98 dotyczącą stosowania zasad prawa organizowania się i rokowań zbiorowych z 1949 r.;
nie dokonuje się rozróżnienia, wyłączenia ani uprzywilejowania ze względu na rasę, kolor skóry, płeć, religię, poglądy polityczne, pochodzenie narodowe lub społeczne zgodnie
z konwencją nr 111 dotyczącą dyskryminacji w zakresie zatrudnienia i wykonywania zawodu z 1958 r., która eliminuje lub niweluje nierówność szans lub traktowania w zakresie zatrudnienia bądź wykonywania zawodu;
pracujący mężczyźni i pracujące kobiety otrzymują jednakowe wynagrodzenie za pracę jednakowej wartości zgodnie z konwencją nr 100 dotyczącą jednakowego wynagrodzenia dla pracujących mężczyzn i kobiet za pracę jednakowej wartości z 1951 r.;
nie stosuje się najgorszych form pracy dzieci naruszających konwencji nr 182 dotyczącej zakazu i natychmiastowych działań na rzecz eliminowania najgorszych form pracy dzieci z 1999 r. i konwencji nr 138 dotyczącej najniższego wieku dopuszczenia do zatrudnienia z 1976 r.;
1 Do celów niniejszej deklaracji zobowiązania konsorcjum składające ofertę również uznaje się za oferenta.
Niniejszy dokument stanowi nieoficjalne tłumaczenie. Prawnie wiążącą wersją niniejszego dokumentu jest wersja w języku niemieckim.
nie wykonuje się żadnej pracy z naruszeniem konwencji nr 155 dotyczącej bezpieczeństwa, zdrowia pracowników i środowiska pracy z 1981 r. lub konwencji nr 170 dotyczącej bezpieczeństwa przy używaniu substancji i preparatów chemicznych w pracy z 1990 r.;
płace są wypłacane zgodnie z konwencją nr 131 dotyczącą ustalania płac minimalnych, zwłaszcza w odniesieniu do krajów rozwijających się, z 1970 r.;
czas pracy pracowników nie przekracza maksymalnego wymiaru czasu pracy dozwolonego na mocy prawa miejscowego i zapewniony jest co najmniej jeden dzień odpoczynku
w tygodniu zgodnie z konwencją nr 1 dotyczącą ograniczenia czasu pracy w zakładach przemysłowych z 1919 r.;
pracownikom przysługują świadczenia z zabezpieczenia społecznego zgodnie z konwencją nr 102 dotyczącą minimalnych norm zabezpieczenia społecznego2.
Wykonawca zapewnia ponadto, aby pracownicy w danym zakładzie produkcyjnym zostali poinformowani o normach pracy i standardach społecznych, których należy przestrzegać, za pomocą tablic ogłoszeń lub w porównywalny sposób, we wszystkich językach stosowanych w zakładzie produkcyjnym.
Wykonawca musi również dopilnować, aby inne strony zaangażowane w realizację zamówienia także wypełniały te zobowiązania.
Innymi zaangażowanymi stronami w rozumieniu niniejszej deklaracji są:
• w przypadku sprzętu/oprogramowania ICT:
producenci produktu oraz dostawcy producenta produktu (który nie pełnią wyłącznie funkcji dystrybutora) w odniesieniu do odpowiednich etapów łańcucha dostaw3;
• w przypadku usług ICT4:
wykonawcy i podwykonawcy w odniesieniu do odpowiednich etapów łańcucha dostaw.
Obowiązek ten dotyczy głównych elementów realizacji zamówienia. Głównymi elementami realizacji zamówienia są te elementy, które składają się na znaczny odsetek wartości zamówienia.
Obowiązek ten dotyczy pierwszego i drugiego etapu łańcucha dostaw. Obowiązek ten dotyczy trzeciego etapu łańcucha dostaw, w przypadku gdy wartość zamówienia jest znaczna (ponad 50 mln euro brutto lub ponad 25 mln euro brutto na część w przypadku zamówień udzielanych w częściach).
2 Normy te są dostępne na stronie internetowej xxxx://xxx.xxx.xxx
3 Status przedsiębiorstwa jako bezpośredniego dostawcy nie przestaje obowiązywać nawet wtedy, gdy przedsiębiorstwo funkcjonujące wyłącznie jako dystrybutor działa w charakterze pośrednika.
4W przypadku gdy niniejsza deklaracja nie ma w pełni zastosowania do usług ICT, zobowiązania wykonawcy dostosowuje się do istoty i celu odpowiednich przepisów.
Poszczególne etapy łańcucha dostaw określono w następujący sposób:
• etap 1: zakład produkcji końcowej oraz – w przypadku gdy w zakładzie produkcji końcowej odbywa się wyłącznie wykończenie produktu – również dostawcy bezpośredni zakładu;
• etap 2: wszyscy dostawcy bezpośredni zakładów produkcyjnych z etapu 1;
• etap 3: wszyscy dostawcy bezpośredni zakładów produkcyjnych z etapu 2.
Przestrzeganie norm pracy i standardów społecznych będących przedmiotem niniejszej deklaracji stanowi zasadniczy wymóg realizacji zamówienia. Wskazuje się na skutki prawne określone w § 124 ust. 1 pkt 7 niemieckiej ustawy przeciwko ograniczeniom konkurencji (GWB).
2. Obowiązki wykonawcy
Wykonawca zapewnia spełnienie wymogów określonych w pkt 1 w następujący sposób:
Wykonawca niezależnie ocenia spełnienie przez wszystkie zaangażowane strony wymogów określonych w pkt 1.
Po udzieleniu zamówienia wykonawca przedkłada klientowi (zwanemu dalej „instytucją zamawiającą”) wszystkie dokumenty niezbędne do potwierdzenia spełnienia wymogów przez zaangażowane strony nie później niż dwa miesiące po udzieleniu zamówienia. W przypadku gdy obowiązek dotyczy także trzeciego etapu łańcucha dostaw, okres ten przedłuża się do trzech miesięcy. Jeżeli z obiektywnych przyczyn wykonawca nie jest w stanie dotrzymać tego terminu, niezwłocznie informuje o tym instytucję zamawiającą. Instytucja zamawiająca wedle własnego uznania podejmuje decyzję o ewentualnym przedłużeniu terminu, uwzględniając podane przyczyny.
Wykonawca ma obowiązek dokonywać przeglądu przedłożonych dowodów w regularnych odstępach czasu, co najmniej raz w roku. Wykonawca ma ponadto obowiązek skorygować lub ponownie przedłożyć dokumenty, jeżeli wyjaśnienia zawarte w uprzednio przedłożonych dokumentach nie dotyczą już wykonawcy ani innej zaangażowanej strony ze względu na zmiany w procesie realizacji.
3. Kontrola wiarygodności
Przedłożone dokumenty umożliwiają instytucji zamawiającej przeprowadzenie kontroli wiarygodności w odniesieniu do przestrzegania norm pracy i standardów społecznych będących przedmiotem niniejszej deklaracji. W zakresie, w jakim zamówienie ma wartość, na podstawie której przestrzeganie uzgodnionych norm pracy i standardów społecznych dotyczy również etapu 3 łańcucha dostaw, dokumenty potwierdzające dotyczące etapu 3 przekazuje się jedynie w odniesieniu do czterech przedsiębiorstw będących dostawcami z etapu 2 wybranych przez wykonawcę.
W przypadku etapu 1 łańcucha dostaw dokumenty potwierdzające przedkłada się bezpośrednio zgodnie z poniższymi wariantami 1 lub 2. W odniesieniu do etapu 2 łańcucha dostaw wystarczy, jeżeli przestrzeganie uzgodnionych norm pracy i standardów społecznych
zapewniają zobowiązania umowne między zakładem produkcyjnym z etapu 1 a zakładem produkcyjnym z etapu 2. Jeżeli jednak zamówienie o znacznej wartości powoduje, że uzgodnione normy pracy i standardy społeczne dotyczą etapu 3 łańcucha dostaw, dokumenty potwierdzające przedkłada się bezpośrednio w odniesieniu do wybranych zakładów produkcyjnych z etapu 2 łańcucha dostaw. W związku z tym w takich przypadkach wystarczy, jeżeli przestrzeganie uzgodnionych norm pracy i standardów społecznych na trzecim etapie zapewniają zobowiązania umowne między tymi zakładami produkcyjnymi a ich dostawcami bezpośrednimi.
Wykonawca wybiera według własnego uznania jeden z poniższych wariantów przesyłania dokumentów. W obu przypadkach wykonawca musi załączyć oświadczenie dotyczące tego, do których głównych części realizacji zamówienia odnoszą się dokumenty.
Wariant 1
Przesyłając dokumenty, wykonawca określa sposób, w jaki zapewni, aby strony zaangażowane w realizację zamówienia przestrzegały norm pracy i standardów społecznych będących przedmiotem niniejszej deklaracji:
1. podając następujące informacje dotyczące każdego głównego elementu realizacji zamówienia w odniesieniu do etapu 1 łańcucha dostaw:
a. adres producenta z podaniem nazwy marki, w tym dane przedstawiciela prawnego i osoby odpowiedzialnej za kontakty wraz z danymi kontaktowymi tej osoby,
b. adresy zakładów produkcyjnych, w tym dane przedstawiciela prawnego
i osoby odpowiedzialnej za kontakty wraz z danymi kontaktowymi tej osoby,
c. imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za kontakty w kwestiach pracowniczych, tj. przedstawiciela pracowników w zakładach produkcyjnych.
W przypadku obowiązku przedstawienia dowodów w odniesieniu do etapu 3 łańcucha dostaw należy podać odpowiednie adresy i dane kontaktowe czterech wybranych dostawców z etapu 2 łańcucha dostaw;
2. określając sposób, w jaki zapewni wdrożenie uzgodnionych norm pracy i standardów społecznych przez zaangażowane strony zgodnie z katalogiem dokumentów (zob. wersja w języku niemieckim); oraz
3. deklarując, jakie dowody przedłoży zgodnie z katalogiem dokumentów po wykonaniu zamówienia jako potwierdzenie, że wypełniono uzgodnione zobowiązania przy wykonywaniu zamówienia.
Po wyprodukowaniu lub wykonaniu głównych elementów realizacji będących przedmiotem zamówienia instytucja zamawiająca może również zażądać podania adresów i nazw zakładów produkcyjnych, w których wykonano produkt, wraz z konkretnymi numerami seryjnymi również w odniesieniu do etapu 2 łańcucha dostaw. Zamawiający ma prawo wystąpić z takim żądaniem raz do roku lub w przypadku uzasadnionych wątpliwości. Aby
chronić tajemnice przedsiębiorstwa i tajemnice handlowe wykonawcy, wskazuje się na obowiązki ustawowe instytucji zamawiającej5.
W okresie obowiązywania zamówienia – w regularnych odstępach czasu, ale nie rzadziej niż raz do roku – wykonawca przedstawia środki, które wprowadził, aby przestrzegać norm pracy i standardów społecznych będących przedmiotem niniejszej deklaracji. Pozostaje to bez wpływu na zobowiązania wynikające z pkt 2 akapit 4 niniejszej deklaracji (Obowiązki wykonawcy).
Wykonawca ma obowiązek przechowywać dowody zgodnie z wariantem 1 pkt 3 przez dwa lata po zakończeniu realizacji zamówienia w sposób uniemożliwiający ingerencję oraz do przesłania dowodów do weryfikacji instytucji zamawiającej lub osobie trzeciej wyznaczonej przez instytucję zamawiającą i zobowiązanej do zachowania poufności. Wykonując ten obowiązek, wykonawca przekazuje dokumenty co najmniej opatrzone wyraźnymi nagłówkami lub zawierające nazwy plików w języku niemieckim, aby zapewnić właściwą klasyfikację przez instytucję zamawiającą. Zaleca się stosowanie oznaczenia zgodnego
z oznaczeniem w katalogu dokumentów. Po wystosowaniu przez instytucję zamawiającą żądania przedstawienia dowodów należy je przedłożyć w terminie dwóch miesięcy.
W okresie przechowywania instytucja zamawiająca lub wyznaczona przez nią osoba trzecia mają również prawo do sprawdzenia oryginałów dokumentów w miejscu ich przechowywania.
Przedkładając dokumenty zgodnie z wariantem 1, wykonawca oświadcza, że dokumenty te faktycznie dotyczą realizacji zamówienia objętego umową.
Wariant 2
W przypadku udzielenia zamówienia w ramach rozwiązania alternatywnego wobec wariantu 1 można przedłożyć zaświadczenia od niezależnej osoby trzeciej (audyt zewnętrzny).
Zaświadczenie takie musi spełniać wszystkie następujące minimalne wymogi:
a. normy pracy i standardy społeczne zgodne z pkt 1 stanowią część stosowanego standardu audytu;
b. zaświadczenie wskazuje, że audyt nie wykazał żadnych znaczących braków we wdrażaniu wspomnianych norm pracy i standardów społecznych;
c. należy w przejrzysty sposób wyjaśnić, który standard zastosowano do przeprowadzenia audytów (np. poprzez publicznie dostępny kodeks postępowania);
d. sformułowanie standardu audytu, a tym samym punkt odniesienia, należy określić niezależnie od przedsiębiorstwa i zakładu produkcyjnego poddawanego audytowi;
e. audyt musi przeprowadzić niezależny ekspert zewnętrzny lub niezależna organizacja zewnętrzna.
5 Zob. na przykład § 5 niemieckiego rozporządzenia w sprawie udzielania zamówień publicznych (VgV) i § 31
niemieckiej ustawy o postępowaniu administracyjnym (VwVfG) oraz powiązane przepisy wykonawcze.
W odniesieniu do ważności i odpowiednich terminów muszą być spełnione następujące specyfikacje:
(i) w momencie przedkładania zaświadczenia okres, jaki upłynął od przeprowadzenia audytu, którego dotyczy zaświadczenie, nie może przekraczać trzech lat;
(ii) jeżeli w czasie obowiązywania umowy upłyną ponad trzy lata od przeprowadzenia audytu, należy niezwłocznie przeprowadzić nowy audyt i przedstawić nowe zaświadczenie;
(iii) w przypadku stwierdzenia znaczących braków w poszczególnych obszarach należy wykazać, że rozpoczęto proces realizacji działań naprawczych. W takim przypadku wykonawca musi w terminie sześciu miesięcy przedłożyć zaświadczenie wydane przez niezależną osobę trzecią, potwierdzające usunięcie tych braków.
Jeżeli z obiektywnych przyczyn wykonawca nie jest w stanie dotrzymać tego terminu, niezwłocznie informuje o tym instytucję zamawiającą. Instytucja zamawiająca wedle własnego uznania podejmuje decyzję o ewentualnym przedłużeniu terminu, uwzględniając podane przyczyny.
W każdym przypadku instytucja zamawiająca uznaje standardy audytu XX 0000, RBA VAP Audit Recognition Program platinum/gold (program uznawania audytu przeprowadzonego jako zatwierdzony program audytu (VAP) organizacji Responsible Business Aliance, poziomy platynowy/złoty) oraz TCO certified (certyfikat zrównoważonego rozwoju dla produktów IT).
W przypadku stosowania tych standardów audytu przedstawienie zaświadczenia o usunięciu braków nie jest konieczne, ponieważ minimalne standardy określone w akapicie 1 lit. a)–e) uznaje się za spełnione.
Jeżeli audyt potwierdzi, że nie występują znaczące braki w stosunku do norm MOP wymaganych w niniejszej deklaracji, instytucja zamawiająca uznaje również standard audytu RBA VAP Audit Recognition Program silver (program uznawania audytu przeprowadzonego jako zatwierdzony program audytu (VAP) organizacji Responsible Business Aliance, poziom srebrny). Spełnienie tego wymogu można wykazać, np. ujawniając instytucji zamawiającej szczegółowe wyniki audytu w odniesieniu do odpowiednich norm MOP wymaganych
w niniejszej deklaracji.
Jeżeli audyt potwierdzi, że w chwili przeprowadzania nie występowały znaczące obszary wymagające poprawy (braki) w stosunku do norm MOP wymaganych w niniejszej deklaracji, dopuszcza się również audyt przeprowadzony zgodnie ze standardem amfori BSCI. Można to wykazać, przedstawiając potwierdzenie wydane przez amfori BSCI6.
Jeżeli audyt wykonano w ramach innego porównywalnego systemu audytu, oprócz przekazania zaświadczenia należy wyraźnie opisać przestrzeganie minimalnych standardów
6 Amfori BSCI wydaje takie potwierdzenie w porozumieniu z Beschaffungsamt / Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung celem wykorzystania w ramach zawartego porozumienia. Amfori BSCI potwierdza, że w chwili przeprowadzania audytu i w kontekście audytu przeprowadzanego przez niezależną osobę trzecią nie występowały znaczące obszary wymagające poprawy (braki) w stosunku do norm MOP wymaganych
w niniejszej deklaracji. Zaświadczenie nie jest publicznie dostępnym w inny sposób i możliwym do zweryfikowania certyfikatem. Samo członkostwo w amfori BSCI jest niewystarczające.
określonych w akapicie 1 lit. a)–e). Ponadto należy podać imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za kontakty w ramach wybranego standardu audytu.
Przedkładając dokumenty zgodnie z wariantem 2, wykonawca oświadcza, że dokumenty te faktycznie dotyczą przedmiotu zamówienia.
4. Prawa instytucji zamawiającej
W przypadku uzasadnionych wątpliwości instytucja zamawiająca ma prawo w dowolnym momencie zażądać przedstawienia aktualnych dokumentów potwierdzających.
Instytucji zamawiającej przysługuje prawo do przeprowadzenia kontroli dotyczących przestrzegania norm pracy i standardów społecznych uzgodnionych w niniejszej deklaracji przez zakłady produkcyjne zaangażowanych stron. Może ona przeprowadzić te kontrole samodzielnie lub zlecić ich przeprowadzenie osobom trzecim. Wykonawca udziela wsparcia organizacyjnego w tym zakresie.
Instytucji zamawiającej lub osobie trzeciej musi towarzyszyć wykwalifikowany audytor społeczny, który jest w stanie wykazać, że został przeszkolony w zakresie przeprowadzania kontroli przestrzegania norm MOP (np. zgodnie z normą IRCA dotyczącą audytów społecznych lub porównywalną) lub że posiada stosowne doświadczenie. Obowiązek ten nie ma zastosowania, jeżeli sama instytucja zamawiająca lub wyznaczona przez nią osoba trzecia mają już stosowne doświadczenie lub odbyły stosowne szkolenie.
Wykonawca musi nałożyć odpowiednie zobowiązanie na pozostałe strony w łańcuchu dostaw w odniesieniu do takiej kontroli. Jeżeli instytucja zamawiająca angażuje osoby trzecie, wykonawca może zażądać podpisania z wyprzedzeniem klauzuli poufności.
5. Sankcje
Instytucja zamawiająca może zażądać od wykonawcy naprawienia sytuacji w rozsądnym terminie określonym przez zamawiającego, jeżeli w trakcie realizacji zamówienia wyraźnie ustalono, tj. w drodze kontroli państwowej, postępowania sądowego lub innej kontroli uzgodnionej na mocy prawa prywatnego, że sam wykonawca lub pozostałe zaangażowane strony naruszyli normy pracy i standardy społeczne będące przedmiotem niniejszej deklaracji, nie przedłożyli dokumentów opisanych w pkt 3 niniejszej deklaracji lub utrudniali przeprowadzenie kontroli warunków pracy opisanej w niniejszej deklaracji.
Jeżeli wykonawca nie naprawi sytuacji w wyznaczonym terminie, instytucja zamawiająca może skorzystać z prawa nadzwyczajnego wypowiedzenia, aby rozwiązać umowę. Nie ma to zastosowania, jeżeli wykonawca nie jest odpowiedzialny za opóźnienie. W przypadku naruszenia norm pracy i standardów społecznych będących przedmiotem niniejszej deklaracji, które to naruszenie jest nieznaczne i nie powtórzyło się po wystosowaniu upomnienia, nie można skorzystać z prawa nadzwyczajnego wypowiedzenia.
Niezależnie od powyższego instytucja zamawiająca może zażądać kary umownej, jeżeli wykonawca naruszy swoje zobowiązania uzgodnione w niniejszej deklaracji.
W przypadkach, w których naruszenie obowiązku polega na niedostarczeniu dokumentów potwierdzających lub utrudnianiu kontroli warunków pracy, kara umowna wynosi 0,2% wartości zamówienia za każdy dzień kalendarzowy, w którym wykonawca nie usunął naruszenia po upłynięciu wyznaczonego terminu, przy czym maksymalną karę dzienną określa się na 10 000 euro.
W przypadku wyraźnego naruszenia uzgodnionych norm pracy i standardów społecznych karę umowną ustala się indywidualnie dla każdego przypadku według uznania instytucji zamawiającej. Kara jest uzależniona od powagi i czasu trwania naruszenia, przy czym maksymalna wysokość kary wynosi 250 000 euro.
Łączna kwota wszystkich kar umownych płatnych na podstawie tego postanowienia nie może przekraczać 5% wartości zamówienia.
Zmieniono § 341 ust. 3 niemieckiego kodeksu cywilnego w taki sposób, że można dochodzić kary umownej do chwili ostatecznej zapłaty. Nie dotyczy to przypadków, w których instytucja zamawiająca nie zastrzegła sobie prawa do dochodzenia kary umownej w chwili odbioru pomimo wniosku wykonawcy. Kary umowne potrąca się z roszczeniami o odszkodowanie
z tytułu tego samego naruszenia obowiązków.
6. Warianty dokumentów stosowanych przy kontroli wiarygodności
Składając ofertę, wykonawca musi wskazać, który spośród dostępnych wariantów zamierza stosować (zgodnie z pkt 6). Jeżeli po złożeniu oferty wykonawca chce odstąpić od wybranego wariantu, musi poinformować o tym instytucję zamawiającą i podać przyczynę odstąpienia.
Wariant 1 (katalog dokumentów) Wariant 2 (zaświadczenia)
Połączenie wariantu 1 i wariantu 2 (przy wartości zamówienia wynoszącej >50/25 mln euro)
Katalog dokumentów do celów
deklaracji w sprawie zrównoważonego rozwoju społecznego w dziedzinie technologii informacyjnych (załącznik 1)
Należy opisać następujące aspekty w odniesieniu do każdej z wymienionych norm MOP
(odpowiedź nie może przekraczać łącznie 13 stron):
1. Jakie środki zastosują Państwo w celu zapewnienia, aby przy realizacji zamówienia
przez Państwa i pozostałe zaangażowane strony nie wykonywano żadnej pracy
z naruszeniem odpowiednich norm MOP?
2. Jakie dowody powyższego przedstawią Państwo po zrealizowaniu zlecenia?
Odpowiednimi dowodami w rozumieniu pkt 3 wariant 1 ppkt 3 deklaracji są
protokoły, sprawozdania z audytu, instrukcje proceduralne, porozumienia umowne, korespondencja elektroniczna, dokumenty urzędowe, akty, zaświadczenia, nagrania wizualne i dźwiękowe itp.
Składając dokumenty, wykonawca oświadcza, że faktycznie dotyczą one usługi będącej
przedmiotem zamówienia.
W odniesieniu do wymienionych poniżej wymogów należy uwzględnić prawo krajowe obowiązujące w danym zakładzie produkcyjnym lub w innym miejscu wykonywania poszczególnych zadań.
1. XXX 00 / 000 (xxxxx xxxxxxxxxx)
Żadna praca nie może być wykonywana z wykorzystaniem pracy przymusowej, poddaństwa (w tym przymusowego „odpracowywania długu”) lub pracy obowiązkowej, pracy
więźniów, niewolnictwa czy handlu ludźmi.
W opisie należy przedstawić co najmniej sposób zapobieżenia następującym sytuacjom:
1.1. pracownicy nie muszą dokonywać żadnych płatności z tytułu zawartego stosunku
pracy;
1.2. w procesie rekrutacji nie pobiera się od pracowników żadnych opłat za rekrutację ani pośrednictwo pracy, a wszelkie opłaty pobrane od pracowników podlegają zwrotowi;
1.3. w przypadku rozwiązania stosunku pracy pracownik musi otrzymać odpowiednie wynagrodzenie za pracę wykonaną w okresie rozliczeniowym do dnia, w którym rozwiązanie stosunku pracy staje się skuteczne;
1.4. pracownicy nie są zatrudniani bez umowy o pracę, która musi zawierać wszystkie niezbędne postanowienia dotyczące stosunku pracy w języku ojczystym danego pracownika;
1.5. paszporty, wizy, dowody tożsamości lub inne oficjalne dokumenty tożsamości nie są konfiskowane i przechowywane przez zakład produkcyjny;
1.6. uczniowie / studenci / stażyści nie są traktowani niewłaściwie, należy to wykazać za pomocą dokumentów potwierdzających właściwe zarządzanie dokumentacją, starannego sprawdzania partnerów szkoleniowych i nakładania na nich
rygorystycznych zobowiązań do zapewnienia należytej staranności, aby chronić prawa uczniów / studentów / stażystów zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami ustawowymi i wykonawczymi.
2. MOP 87, 98 (wolność zrzeszania się, rokowania zbiorowe)
Przy realizacji zamówienia nie ogranicza się prawa wszystkich pracowników do tworzenia związków zawodowych i przystępowania do wybranych przez nich
związków zawodowych, prawa do rokowań zbiorowych i organizowania pokojowych
spotkań ani prawa do powstrzymania się od takich działań.
W opisie należy przedstawić co najmniej sposób zapobieżenia następującym
sytuacjom:
2.1. przedsiębiorstwo nie ingeruje w interesy związku zawodowego / rady zakładowej
ani nie wspiera finansowo tego rodzaju przedsięwzięć;
2.2. przedsiębiorstwo nie dyscyplinuje pracowników ani nie grozi pracownikom, aby uniemożliwiać im tworzenie związków zawodowych lub przystępowanie do nich lub aby zniechęcać ich do podejmowania takich działań;
2.3. członkowie związków zawodowych / rady zakładowej nie są traktowani inaczej niż pozostali pracownicy.
3. MOP 100 (równość wynagrodzenia) i MOP 111 (brak
dyskryminacji)
Przy realizacji umów (zamówień) należy zapewnić pracownikom ochronę przed wszelką niezgodną z prawem dyskryminacją, na przykład dopilnować, aby żaden pracownik nie doświadczał dyskryminacji ze względu na rasę, kolor skóry, wiek, płeć, orientację
seksualną, tożsamość płciową i wyrażanie seksualności, pochodzenie etniczne lub narodowe, niepełnosprawność, ciążę, religię, orientację polityczną, przynależność do związków zawodowych, udowodniony status weterana, chronione informacje
dziedziczne lub stan cywilny w kontekście procedur rekrutacyjnych i stosunków pracy (na przykład w zakresie wynagrodzenia, awansu, przyznawania premii lub dostępu do szkoleń).
W opisie należy przedstawić co najmniej sposób zapewnienia następujących aspektów:
3.1. ogólne elementy składowe wynagrodzenia i inne dodatki są określone
i udostępnione pracownikom;
3.2. na koniec okresu rozliczeniowego pracownicy przedsiębiorstwa są informowani
o elementach składowych wypłacanego wynagrodzenia;
3.3. awans i dostęp do szkoleń będą oparte na wskaźnikach wydajności lub na
potrzebach w zakresie szkoleń;
3.4. pracownicy dysponują pisemnymi opisami stanowisk, które dotyczą wyłącznie wiedzy/umiejętności niezbędnych do wykonywania danej pracy i nie określają żadnych niezbędnych cech osobowych;
3.5. badania, raporty medyczne itp. nie są wykorzystywane w sposób dyskryminujący;
3.6. przestrzegane są przepisy prawa miejscowego w zakresie ochrony pracowników w czasie ciąży i urlopu rodzicielskiego.
4. MOP 138 / 182 (zakaz pracy dzieci)
Podczas realizacji zamówień należy zapewnić wyeliminowanie najgorszej, zgodnie z MOP
138/182, formy pracy dzieci przy produkcji głównych elementów zamówienia. Należy również uwzględnić minimalny wiek dopuszczenia do zatrudnienia.
Należy określić przynajmniej:
4.1. minimalny wiek dopuszczenia do zatrudnienia w państwie, w którym znajduje się zakład produkcyjny.
Dodatkowo w opisie należy przedstawić przynajmniej sposób zapewnienia następujących
aspektów:
4.2. podczas produkcji, świadczenia usług lub dostaw nie wykorzystuje się pracy
dzieci;
4.3. zatwierdzone programy szkoleniowe w miejscu pracy są zgodne ze wszystkimi
przepisami ustawowymi i wykonawczymi;
4.4. pracownicy poniżej 18. roku życia nie wykonują prac, które mogłyby mieć
negatywny wpływ na ich zdrowie lub bezpieczeństwo, takich jak nocne zmiany
i nadgodziny;
4.5. uczniowie / studenci / stażyści nie są traktowani niewłaściwie, co oznacza konieczność wykazania właściwego zarządzania dokumentacją, starannego sprawdzania partnerów szkoleniowych i nakładania na nich rygorystycznych zobowiązań do zapewnienia należytej staranności, aby chronić prawa uczniów/studentów zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawowymi
i wykonawczymi;
4.6. zakład produkcyjny ustanowił wiarygodny mechanizm weryfikacji wieku
w ramach procesu rekrutacji.
5. MOP 155 (bezpieczeństwo i higiena pracy) i MOP 170
(bezpieczeństwo przy używaniu substancji chemicznych)
Należy zapewnić, aby bezpieczeństwo i higiena pracy były brane pod uwagę przy produkcji głównych elementów zamówienia.
W opisie należy przedstawić co najmniej sposób zapewnienia następujących aspektów:
5.1. zagrożenia dla stanowisk pracy pracowników są ograniczone przez odpowiednie
zaprojektowanie miejsca pracy, kontrole techniczne i administracyjne,
profilaktyczną konserwację i praktyki bezpiecznej pracy (w tym środki
bezpieczeństwa w ramach konserwacji) oraz regularne szkolenia w zakresie bezpieczeństwa. Jeżeli nie można w ten sposób odpowiednio ograniczyć zagrożeń, należy opisać, w jaki sposób udostępnia się pracownikom
odpowiednie, właściwie utrzymywane środki ochrony indywidualnej oraz materiały dydaktyczne dotyczące ryzyka, na które pracownicy są narażeni w związku z tymi zagrożeniami;
5.2. w zakładzie produkcyjnym prowadzona jest kontrola wody pitnej;
5.3. w przypadku konieczności przeprowadzenia spawania lub lutowania twardego
w przedsiębiorstwie przed przystąpieniem do prac należy uzyskać pozwolenie na
spawanie;
5.4. cała instalacja elektryczna w przedsiębiorstwie jest sprawdzana i konserwowana;
5.5. w przypadku naprawy lub konserwacji jakiegokolwiek rodzaju maszyny jest ona
zablokowana na czas prowadzonych prac oraz odłącza się jej zasilanie;
5.6. każde miejsce pracy w przemyśle podlega analizie ryzyka w celu określenia, czy środki ochrony indywidualnej są niezbędne dla pracowników na danym stanowisku pracy;
5.7. każdy pracownik otrzymuje wszelkie niezbędne środki ochrony indywidualnej
i jest regularnie zapoznawany z zasadami ich użytkowania;
5.8. skład chemiczny produktów jest badany, mierzony i dokumentowany;
5.9. Państwa produkty są zgodne z ograniczeniami prawnymi dotyczącymi materiałów (np. RoHS, REACH);
5.10. w produkcji nie stosuje się substancji, które podlegają ograniczeniom prawnym dotyczącym materiałów;
5.11. substancje niebezpieczne / chemikalia są oznaczone ostrzeżeniami (w zrozumiałej formie).
6. MOP 131 (płaca minimalna) i MOP 102 (zabezpieczenie społeczne)
Należy zapewnić, aby podczas realizacji zamówienia wynagrodzenie wypłacane pracownikom było zgodne ze wszystkimi obowiązującymi przepisami dotyczącymi wynagrodzenia, w tym z przepisami dotyczącymi płacy minimalnej, nadgodzin
i ustawowych świadczeń społecznych. Ponadto należy zapewnić, aby wszelkie przypadki
korzystania z pracowników tymczasowych, delegowania pracowników i korzystania z pracowników zewnętrznych były zgodne z przepisami prawa miejscowego.
W opisie należy przedstawić co najmniej następujące aspekty:
6.1. jaka jest obowiązująca ustawowa płaca minimalna w kraju (lub regionie /
sektorze przemysłu) zakładu produkcyjnego i jaka jest płaca minimalna, która jest faktycznie wypłacana podczas realizacji zamówienia;
6.2. które świadczenia społeczne są prawnie wymagane i które są faktycznie przekazywane na rzecz agencji i instytucji ubezpieczeń społecznych podczas realizacji zamówienia;
6.3. w jaki sposób zapobiega się wykorzystywaniu obniżek płacy jako środka
dyscyplinarnego.
7. MOP 1 (ograniczenie czasu pracy)
Należy zapewnić, aby w trakcie realizacji zamówienia tygodniowy czas pracy nie
przekraczał maksymalnego wymiaru ustalonego na mocy prawa miejscowego oraz aby pracownicy mieli zapewnione prawnie przewidziane przerwy w pracy (przerwy, dni wolne od pracy, weekendy) w trakcie realizacji zamówienia.
W opisie należy przedstawić co najmniej następujące aspekty:
7.1. wymogi prawne dotyczące maksymalnego dozwolonego regularnego czasu pracy
w tygodniu oraz maksymalnego dozwolonego czasu nadgodzin na
dzień/tydzień/miesiąc w kraju, w którym znajduje się zakład produkcyjny, oraz
7.2. jaki system rejestracji czasu pracy i zarządzania czasem pracy będzie stosowany
do zapewnienia przestrzegania przewidzianego prawem czasu pracy oraz przewidzianych prawem przerw w pracy.
Wymogi ogólne
Informacje dla pracowników
Należy zapewnić, aby pracownicy w zakładach produkcyjnych otrzymywali jasne i dokładne informacje na temat swoich praw podczas realizacji zamówienia.
W opisie należy przedstawić co najmniej następujące aspekty:
a) sposób zapewnienia, aby pracownicy uzyskali zrozumiałe dla wszystkich informacje na temat zasad, procedur, oczekiwań i wydajności.
Odpowiedzialność w łańcuchu dostaw
W podsumowaniu należy opisać:
a) sposób zapewnienia przestrzegania uzgodnionych norm pracy i standardów społecznych za pomocą zobowiązań umownych zawartych między organizacją z etapu 1 a organizacją z etapu 2;
b) sposób zapewnienia, aby dostawcy zapoznali się z normami MOP
(Międzynarodowej Organizacji Pracy); oraz
c) sposób monitorowania zgodności z uzgodnionymi normami MOP.
Glosariusz
Pojęcie | Wyjaśnienie |
Udzielenie zamówienia | Udzielenie zamówienia to zawiadomienie wykonawcy przez instytucję zamawiającą o przyjęciu jego oferty. Zamówienia udziela się zgodnie z prawem zamówień publicznych. Udzielenie zamówienia jest zdarzeniem uruchamiającym bieg terminu w odniesieniu do obowiązku przedstawienia dowodów. |
Zaświadczenie | Zaświadczenia to na przykład dowody w postaci zaświadczeń lub oświadczeń niezależnej strony trzeciej, nie są one jednak pełnymi sprawozdaniami z audytu. |
Strony | Strony to przedsiębiorstwa bezpośrednio związane ze świadczeniem usługi lub będące wytwórcami produktu. Oprócz producentów końcowych mogą to być również dostawcy i podwykonawcy, którzy dostarczają części/usługi na potrzeby procesu wytwarzania produktu końcowego. |
Usługa informatyczna | Usługa informatyczna to każda usługa opierająca się na wykorzystaniu technologii informatycznej (usługa informatyczna) lub usługa wsparcia w zakresie użytkowania lub wprowadzenia produktu informatycznego (np. szkolenia, konsultacje lub inne usługi wsparcia, integracja lub dostosowanie). |
Wygaśnięcie umowy | Zasadniczo umowa / umowa ramowa wygasa z chwilą upływu terminu określonego w umowie. Umowa może zostać rozwiązana przedwcześnie przez skuteczne rozwiązanie / odstąpienie. W odniesieniu do umów ramowych wygaśnięcie umowy może nastąpić przed upływem terminu określonego w umowie przez wyczerpanie szacunkowej wielkości zamówienia. W przypadku umów obejmujących jedynie selektywną wymianę usług (w szczególności umowy sprzedaży) umowa wygasa po całkowitym wypełnieniu wzajemnych głównych zobowiązań z tytułu świadczenia usług (wykonanie usługi wynikającej z umowy i zapłata kwot należnych tytułem wynagrodzenia). |
Doświadczenie (w rozumieniu pkt 4 „Prawa klienta” deklaracji MOP) | Doświadczenie w monitorowaniu – odpowiednio w monitorowaniu praw pracowniczych w działalności produkcyjnej w łańcuchu dostaw urządzeń elektronicznych – obejmuje: stosunki pracy i zaufania z pracownikami kilka lat pracy dla lokalnych organizacji społeczeństwa obywatelskiego, które koncentrują się na prawach pracowniczych i pracy bezpośrednio z pracownikami w regionie, szkolenie w zakresie zarządzania skargami na podstawie przepisów dotyczących praw pracowniczych dla pracowników lub w ramach pomocy prawnej dla pracowników; ORAZ warunki prawne i inne warunki ramowe stosowanie krajowych norm i standardów prawa pracy do warunków w konkretnych miejscach pracy, stosowanie międzynarodowych standardów prawa pracy, w tym konwencji MOP, do warunków w konkretnych miejscach pracy, znajomość kontekstu społeczno-politycznego w przemyśle elektronicznym w poszczególnych lokalizacjach; ORAZ metody badawcze i metody sprawozdawczości stosowanie metod i technik gromadzenia i oceny dowodów np. za pomocą wywiadów lub analizy dokumentów i danych, przeprowadzanie ankiet pracowniczych, prowadzenie wywiadów z pracownikami i kadrą kierowniczą, w szczególności częściowo ustrukturyzowanych wywiadów pogłębionych z uwzględnieniem płci, wieku, narodowości i statusu zatrudnienia, analiza danych pod kątem odpowiednich standardów, konwencji i norm, opracowywanie ustaleń i wniosków; ORAZ kontekst branżowy analiza dynamiki miejsc pracy w przemyśle elektronicznym przez obserwację środowiska pracy i życia, zrozumienie rozwoju sytuacji w całej branży. Doświadczenie w rozumieniu niniejszej deklaracji oznacza co najmniej 5 lat działalności związanej z wyżej wymienionym doświadczeniem. |
Pojęcie | Wyjaśnienie |
Znacząca wada / znaczące naruszenie | Znaczenie wady/naruszenia należy oceniać w każdym przypadku z osobna, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności. Decydujące znaczenie mają w szczególności zasadność ochrony naruszonego prawa oraz intensywność naruszenia (np. pod względem częstotliwości i czasu trwania). |
Główny element realizacji zamówienia | Głównymi elementami realizacji zamówienia są te elementy, które składają się na znaczny odsetek wartości zamówienia. Przykład: 1) laptop z urządzeniami peryferyjnymi (np. mysz, klawiatura itp.) o łącznej wartości zamówienia 100 mln euro, z czego urządzenia peryferyjne mają wartość 500 tys. euro. W tym przypadku laptopy są głównym elementem realizacji zamówienia; 2) laptop ze stacją dokującą, przy czym wartość stacji dokującej wynosi 50% wartości zamówienia. W tym przypadku oba urządzenia są głównym elementem realizacji zamówienia. |
IRCA | Międzynarodowy Rejestr Certyfikowanych Audytorów (ang. International Register of Certificated Auditors) |
Dowody | Dowodami w rozumieniu deklaracji są dokumenty określone w wariancie 1 na potrzeby kontroli wiarygodności. Odpowiednimi dowodami są protokoły, sprawozdania z audytu, instrukcje proceduralne, porozumienia umowne, korespondencja elektroniczna, dokumenty urzędowe, akty, zaświadczenia, nagrania wizualne i dźwiękowe itp. |
Prawo krajowe | Prawo krajowe w rozumieniu deklaracji to mające zastosowanie prawo kraju, któremu podlega dany zakład produkcyjny. W przypadku usług jest to mające zastosowanie prawo, któremu podlegają stosunki między pracodawcą a pracownikiem, niezależnie od tego, czy chodzi o stosunek pracy czy też stosunek z pracownikiem prowadzącym działalność na własny |
Produkt | Produktem w rozumieniu deklaracji jest każda rzecz ruchoma, nawet jeżeli stanowi część innej rzeczy ruchomej lub nieruchomej, a także każdy wysiłek umysłowy włożony w jej powstanie. Oprogramowanie jest produktem w rozumieniu deklaracji. Nawet jeżeli zamówienie dotyczy konkretnego oprogramowania, co do zasady jest to umowa o dzieło, tak jak w przypadku dostawy „produktu”, gdzie żadna usługa nie jest należna. |
Producenci produktu | Producent produktu to podmiot, który wyprodukował produkt końcowy. Producentem produktu jest również każdy, kto twierdzi, że jest producentem, umieszczając na produkcie swoją nazwę, znak towarowy lub inny wyróżniający znak. |
Zakład produkcyjny | Zakłady produkcyjne to miejsca, w których wytwarzany jest produkt końcowy, surowiec lub półprodukt. |
Niezależne osoby trzecie | Niezależne osoby trzecie to osoby, na które ani wykonawca, ani instytucja zamawiająca nie mają żadnego wpływu ekonomicznego, finansowego ani osobistego i które posiadają certyfikat potwierdzający ich kwalifikacje do wykonywania określonego zadania. |
EICC – RBA | |
BSCI – Amfori | xxxx://xxx.xxxx-xxxx.xxx/ xxxxx://xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/Xxxxxxxx_Xxxxxx_Xxxxxxxxxx_Xxxxxxxxxx |
XX 0000 | xxxx://xxx.xx-xxxx.xxx/ xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx_xx_0000_0000.xxx xxxxx://xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/XX0000 |
TCO certified |