Załącznik nr 1


Załącznik nr 1

do Zarządzenia Nr 3626 / 2023 Burmistrza Brzegu
z dnia 20 stycznia 2023 r. w sprawie: nadania Regulaminu udzielania zamówień publicznych przez Gminę Brzeg prowadzonych przez Urząd Miasta w Brzegu


REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ

PUBLICZNYCH PRZEZ GMINĘ BRZEG

PROWADZONYCH PRZEZ URZĄD MIASTA W BRZEGU



DZIAŁ I

POSTANOWIENIA OGÓLNE


§ 1

1. Niniejszy regulamin określa wewnętrzną organizację postępowania
w sprawach zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, opłacane w całości lub w części ze środków publicznych Gminy Brzeg. Zastosowane rozwiązania organizacyjne i procedury wynikają w szczególności
z aktualnie obowiązujących przepisów:

  1. ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych;

  2. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

  3. ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych;

  4. ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny;

  5. Uchwała Nr XVII/209/20 Rady Miejskiej Brzegu z dnia 27 lutego 2020 r. w sprawie uchwalenia Statutu Brzegu;

  6. Zarządzenia Nr 2574/2022 Burmistrza Brzegu z dnia 28 stycznia 2022 roku w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta
    w Brzegu.

2. Regulamin normuje zasady przygotowania, wszczęcia i przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a w szczególności zasady:

  1. planowania postępowań o udzielenie zamówień publicznych,

  2. przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

  3. pracy Komisji Przetargowej,

  4. unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

  5. zawierania umów w sprawach zamówień publicznych,

  6. sporządzania i przekazywania sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych.

3. Regulamin ma zastosowanie do wszystkich postępowań o udzielenie zamówień publicznych, zarówno objętych obowiązkiem stosowania przepisów ustawy Pzp, jak i wyłączonych z obowiązku jej stosowania na podstawie przepisów szczególnych.

  1. Postanowienia niniejszego Regulaminu, za wyjątkiem postanowień Rozdziału VII, nie mają zastosowania w przypadku konieczności stosowania innych, niż określone w postanowieniach niniejszego Regulaminu procedur postępowania związanych z wydatkowaniem środków publicznych pochodzących ze źródeł zewnętrznych, w tym z budżetu Unii Europejskiej.

  2. Postanowień niniejszego Regulaminu, za wyjątkiem postanowień Rozdziału VII, nie stosuje się do wydatków związanych z realizacją zamówień, których przedmiotem są:

  1. zakupy publikacji książkowych, czasopism i gazet;

  2. publikacje prasowe (regionalne i ogólnopolskie);

  3. szkolenia pracowników;

  4. zakup olejów, paliw i drobnych akcesoriów samochodowych, bieżąca obsługa samochodu służbowego;

  5. zakupy usług, materiałów, artykułów i urządzeń niezbędnych do bieżącego funkcjonowania Urzędu;

  6. wydatki związane z realizacją zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;

  7. usługi odbioru i wywozu odpadów z siedziby Urzędu przy
    ul. Xxxxxxxxxxx 00, Ratusza i     budynku przy ul. Sukiennice 2;

  8. zakup usług cateringowych;

  9. zakup usług hotelarskich;

  10. zakup usług notarialnych;

  11. zakup usług kurierskich;

  12. zakup usług introligatorskich i kartograficznych;

  13. zakup wiązanek i wieńców okolicznościowych;

  14. zakup pieczątek i wizytówek;

  15. wydatki związane z realizacją zadań zleconych (przygotowanie wyborów, referendów);

  16. zakup karmy dla zwierząt przebywających w brzeskim schronisku dla bezdomnych zwierząt oraz wolnożyjących kotów.

6. Zwolnienia, o których mowa w ust. 4 i 5 mają zastosowanie jedynie do wydatków, których łączna wartość w poszczególnych kategoriach nie przekracza kwoty 130.000 zł netto w okresie roku kalendarzowego, a wydatkowane są na podstawie umowy, zamówienia, zlecenia lub faktury/rachunku.

7. Prowadzenie rejestru wydatków, o których mowa w § 1 ust. 5, spoczywa na kierownikach poszczególnych Biur merytorycznych. W przypadku przekroczenia wartości, o której mowa w § 1 ust. 6, należy skontaktować się
z pracownikiem odpowiedzialnym za zamówienia publiczne (Biuro Organizacyjno – Prawne i Obsługi Rady Miejskiej).

8. Udzielenie zamówienia zgodnie z ust. 5 nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych,
w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.

9. Dokumenty stanowiące załączniki do Regulaminu należy przekazywać poprzez dedykowany system EZD oraz dodatkowo w sposób określony w Regulaminie.


§ 2

1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) zamówieniu - należy przez to rozumieć zamówienie publiczne
w znaczeniu nadanym ustawą Pzp, jako odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług; w tym również zamówienie publiczne wyłączone z obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp;

2) gminie - należy przez to rozumieć Gminę Brzeg;

3) Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Brzegu;

4) Zamawiającym- należy przez to rozumieć Gminę Brzeg, reprezentowaną przez Burmistrza Brzegu;

5) kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć Burmistrza Xxxxxx lub inna osobę, której Burmistrz powierzył wykonywanie czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego;

6) właściwym Zastępcy Burmistrza - należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Brzegu sprawującego nadzór nad biurami, których zakres działania, określony w Regulaminie organizacyjnym Urzędu obejmuje prowadzenie postępowania o udzielenia zamówienia publicznego w danym przedmiocie
i o określonej niniejszym Regulaminem wartości;

7) Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Brzegu;

8) Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Brzegu;

9) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta w Brzegu;

10) biurze – należy przez to rozumieć również wymienioną w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta w Brzegu komórkę organizacyjną, dla której ustalono inną nazwę;

11) właściwym kierowniku - należy przez to rozumieć kierownika biura, którego zakres działania, określony w Regulaminie organizacyjnym Urzędu, obejmuje realizację zamówienia publicznego w danym przedmiocie i o określonej niniejszym Regulaminem wartości;

12) ustawie Pzp - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.);

13) planie finansowym Urzędu - należy przez to rozumieć zatwierdzony przez Burmistrza Brzegu plan finansowy Urzędu Miasta w Brzegu na dany rok kalendarzowy w znaczeniu określonym w przepisach ustawy o finansach publicznych;

14) wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia - należy przez to rozumieć przekazanie albo zamieszczenie ogłoszenia, przekazanie zaproszenia do negocjacji albo zaproszenia do składania ofert, prowadzone jako uporządkowany ciąg czynności, których podstawą są warunki zamówienia ustalone przez zamawiającego, prowadzące do wyboru najkorzystniejszej oferty lub wynegocjowania postanowień w sprawie zamówienia publicznego, kończące się zawarciem umowy albo jego unieważnieniem, z tym, że zawarcie umowy
w sprawie zamówienia publicznego nie stanowi czynności w tym postępowaniu;

16) SWZ – Specyfikacja Warunków Zamówienia opracowana w oparciu
o przepisy ustawy Pzp;

17) sposobie udzielenia zamówienia wyłączonego z obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp- należy przez to rozumieć zaproszenie do udziału
w postępowaniu (konkursie) lub bezpośrednie wskazanie wykonawcy zamówienia w postępowaniach wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Pzp na podstawie przepisów szczególnych;

18) wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość zamówienia
w znaczeniu nadanym ustawą Pzp, jako całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług (VAT), ustalone z należytą starannością, w sposób określony w art. 28-36 ustawy Pzp;

19) ewidencji zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty
130.000 zł netto - należy przez to rozumieć prowadzoną przez właściwych kierowników ewidencję zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 130.000 zł netto, udzielonych z wyłączeniem obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy Pzp;

20) ewidencji zamówień o wartości równej lub przekraczającej kwotę
130.000 zł netto - należy przez to rozumieć prowadzoną przez właściwych kierowników ewidencję zamówień, których wartość jest równa lub przekracza
kwotę 130.000 zł netto, udzielonych z wyłączeniem obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp;

21) Umowie - należy przez to rozumieć umowę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny.




§ 3

  1. Za funkcjonowanie systemu zamówień publicznych w Urzędzie Miasta
    w Brzegu odpowiada Zamawiający.

  2. Burmistrz może powierzyć wykonywanie czynności w zakresie zamówień publicznych innym pracownikom Urzędu.

  3. Do czynności zastrzeżonych dla Burmistrza należy:

  1. powoływanie i odwoływanie członków Komisji Przetargowej;

  2. powołanie biegłych (z własnej inicjatywy lub na wniosek Komisji Przetargowej);

  3. na wniosek Komisji Przetargowej:

    1. wykluczenie Wykonawcy;

    2. odrzucenie oferty;

    3. wybór najkorzystniejszej oferty;

    4. unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

    5. zatwierdzanie odpowiedzi na odwołania;

  1. podpisywanie innych dokumentów przetargowych (protokół, ogłoszenie, plan postępowań);

  2. zawieranie umów o udzielenie zamówienia oraz ewentualnych aneksów do nich.

4. Na podstawie art. 52 ust. 2 ustawy Pzp Burmistrz upoważni pracownika zatrudnionego na stanowisku II Zastępcy do wykonywania czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego, związanych
z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.


§ 4

    1. Do przygotowania merytorycznego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sposób określony niniejszym Regulaminem zobowiązani są pracownicy biur, w których ze względu na zakres realizowanych zadań wystąpiła konieczność realizacji zamówienia publicznego.

    2. Przeprowadzenie postępowania, którego wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwotę 25.000 zł netto, należy do upoważnionych pracowników Biura Organizacyjno-Prawnego i Obsługi Rady Miejskiej oraz do Komisji Przetargowej.

    3. Biura realizują zamówienia na podstawie planu finansowego Urzędu.

DZIAŁ II

PLANOWANIE POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE

ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH


§ 5

  1. Właściwi kierownicy w terminie do 20 dni od dnia przyjęcia budżetu zobowiązani są opracować i przekazać do Biura Organizacyjno-Prawnego i Obsługi Rady Miejskiej cząstkowe plany postępowań o udzielenie zamówień według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

  2. Sporządzenia planów postępowań o udzielenie zamówień dokonuje się
    w oparciu o identyfikację potrzeb uwzględnionych w planie finansowym Urzędu.

  3. W planie zamieszcza się informacje dotyczące:

1) przedmiotu zamówienia,

2) rodzaju zamówienia wg podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi,

3) przewidywanego trybu albo procedury udzielenia zamówienia,

4) orientacyjnej wartości zamówienia,

5) przewidywanego terminu wszczęcia postępowania.

  1. Podstawą podejmowania działań w zakresie zamówień na dostawy, usługi
    i roboty budowlane, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 25.000 zł netto są cząstkowe plany postępowań o udzielenie zamówień opracowane przez biura na okres roku kalendarzowego z uwzględnieniem podziału:

  1. powyżej 25.000 zł netto do 130.000 zł netto,

  2. powyżej 130.000 zł netto.

  1. Dla robót budowlanych biura powinny posiadać dokumenty określające przedmiot zamówienia zgodnie z prawem budowlanym i przepisami wykonawczymi (np. przedmiar robót, kosztorys inwestorski oraz dokumentację projektową).

  2. Roczny plan postępowań o udzielenie zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi sporządza Biuro Organizacyjno –Prawne i Obsługi Rady Miejskiej, na podstawie otrzymanych cząstkowych planów postepowań, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. Plan dzieli się na cztery plany kwartalne, w zależności od wnioskowanego terminu wszczęcia zamówienia publicznego.

  3. Roczny plan postępowań o udzielenie zamówień zatwierdza Burmistrz.

  4. Zatwierdzony roczny plan postepowań podlega zamieszczeniu na stronie internetowej xxx.xxx.xxxxx.xx oraz zamieszczeniu w Biuletynie Zamówień Publicznych nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu.

  5. W przypadku powzięcia informacji o dodaniu, usunięciu lub modyfikacji jakiegokolwiek zamówienia, właściwy kierownik przekazuje aktualizację planu postępowań do Biura Organizacyjno – Prawnego i Obsługi Rady Miejskiej z wykorzystaniem załącznika nr 1 do niniejszego Regulaminu.

  6. Zamawiający zapewnia aktualność planu postępowań o udzielnie zamówień. Aktualizację planu zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej xxx.xxx.xxxxx.xx.


Dział III

PRZYGOTOWANIE I PRZEPROWADZENIE POSTĘPOWAŃ



ROZDZIAŁ 1

UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI RÓWNEJ LUB POWYŻEJ
130.000 ZŁ NETTO


§ 6

  1. Przygotowanie zamówienia objętego obowiązkiem stosowania przepisów ustawy Pzp stanowi zadanie właściwego kierownika oraz Biura Organizacyjno-Prawnego i Obsługi Rady Miejskiej.

  2. Właściwi kierownicy wnioskują o wszczęcie postępowania i realizują zawartą w wyniku jego rozstrzygnięcia umowę, odpowiadają za przygotowanie merytoryczne części postępowania i za kompletny pod względem merytorycznym wniosek o wszczęcie postępowania o wartości równej lub powyżej kwoty 130.000 zł netto rozpoczynający procedurę postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na druku stanowiącym załącznik nr 3a (poniżej progu unijnego) lub nr 3b (powyżej progu unijnego) do niniejszego Regulaminu.


3. Wniosek o wszczęcie postępowania (zgodny z planem postępowań) winien zawierać wszystkie elementy, o których mowa w art. 99 – 103 ustawy Pzp,
w szczególności:

1) określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień podobnych;
2) proponowany tryb przeprowadzenia postępowania;

3) określenie warunków podmiotowych jakie muszą spełniać Wykonawcy;

4) określenie kryteriów oceny ofert. Kryteriami wyboru oferty są cena lub koszt albo cena lub koszt i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, które mogą dotyczyć w szczególności:

    1. jakości;

    2. parametrów technicznych, właściwości estetycznych i funkcjonalnych;

    3. aspektów środowiskowych, społecznych lub innowacyjnych;

    4. organizacji, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą one mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia;

    5. serwisu posprzedażowego, pomocy technicznej, warunków dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

Kryteria nie mogą dotyczyć właściwości podmiotowych Wykonawcy,
w szczególności jego wiarygodności technicznej, ekonomicznej lub finansowej;

5) określenie wysokości środków jakie zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

6) zgłoszenie pracowników biura – do prac Komisji Przetargowej;

7) warunki płatności;
8) inne ważne informacje w tym:

  • udział podwykonawców (z dokładnym określeniem, jakie części zamówienia są zastrzeżone do osobistego wykonania przez wykonawcę);

  • wysokość wadium;

  • informacje dot. zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz przewidywanych zaliczek na poczet wykonania zamówienia;

  • wymagane na etapie ofertowym certyfikaty, atesty itp. dla zamawianych dostaw, usług lub materiałów zastosowanych przy robotach budowlanych;
    9) podpisy kierownika biura.

4. Ustalenie wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenia, biuro składające wniosek dokonuje zmiany wartości zamówienia i informuje o tym fakcie, z pisemnym uzasadnieniem Skarbnika, Przewodniczącego Komisji Przetargowej oraz pracownika d/s zamówień publicznych.

5. Prowadzący postępowanie nie może w celu uniknięcia stosowania ustawy lub uniknięcia procedur udzielania zamówień publicznych określonych ustawą, dzielić zamówienia na części oraz zaniżać wartości zamówienia.

6. Najpóźniej wraz z wnioskiem o wszczęcie postępowania właściwy kierownik przekazuje do Biura Organizacyjno – Prawnego i Obsługi Rady Miejskiej:

    1. wzór umowy zaopiniowany przez radcę prawnego;

    2. w przypadku robót budowlanych dokumenty wynikające z przepisów prawa;

    3. analizę potrzeb zamawiającego, o której mowa w § 31 niniejszego Regulaminu (przy zamówieniach o wartości równej lub powyżej progu unijnego).

7. Wniosek o wszczęcie postępowania wraz z pozostałymi dokumentami należy przekazywać do Biura Organizacyjno-Prawnego i Obsługi Rady Miejskiej jednocześnie w formie pisemnej i elektronicznej na maila: xxx@xxxxx.xx oraz w systemie EZD.

8. W przypadku braków formalnych wniosku o wszczęcie postępowania lub niezgodności danych, Biuro Organizacyjno-Prawne i Obsługi Rady Miejskiej zwraca taki wniosek właściwemu kierownikowi celem uzupełnienia lub skorygowania w terminie 7 dni.

9. Na podstawie wniosku o wszczęcie postępowania Biuro Organizacyjno-Prawne i Obsługi Rady Miejskiej opracowuje projekt specyfikacji warunków zamówienia lub innych dokumentów wymaganych przy udzielaniu zamówienia w trybie, do którego nie ma zastosowania obowiązek opracowania specyfikacji warunków zamówienia, w terminie do 14 dni od daty jego złożenia (w formie pisemnej i elektronicznej).

10. Zatwierdzenie projektu SWZ lub innych dokumentów wymaganych przy udzielaniu zamówienia w trybie, do którego nie ma zastosowania obowiązek opracowania SWZ, przez Burmistrza lub upoważnioną osobę, stanowi podstawę do wszczęcia postępowania objętego obowiązkiem stosowania przepisów ustawy Pzp.

11. Ponadto do obowiązków biur należy:

      1. udzielanie pisemnych wyjaśnień na zadawane pytania do treści SWZ;

      2. sprawdzanie ofert pod względem merytorycznym oraz sporządzanie pisemnej opinii w tym zakresie;

      3. opracowywanie pisemnych propozycji odpowiedzi na odwołania dotyczące przedmiotu zamówienia, warunków udziału lub kryteriów oceny ofert przez osobę opisującą przedmiot zamówienia oraz ustalającą warunki udziału lub kryteria oceny ofert;

      4. przedkładanie do podpisu umów z wybranym Wykonawcą, podpisanie umowy powinno nastąpić niezwłocznie:

- po upływnie 5 lub 10 dni, jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne,

- po upływie 10 lub 15 dni jeżeli wartość zamówienia jest równa lub większa niż progi unijne,

od dnia przekazania Wykonawcom zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.

Z zastrzeżeniem art. 264 ust. 1 oraz art. 308 ust. 2 Pzp.

      1. wykonywanie czynności związanych ze zwrotem zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

      2. nadzór nad wykonaniem umowy;

      3. konsultacja z radcą prawnym zakresu i trybu ewentualnych zmian wprowadzanych do zawartych umów.


§ 7

  1. Wykonawcy zainteresowani udziałem w postępowaniu przetargowym, mogą pobrać nieodpłatnie ze strony prowadzonego postępowania lub zakupić SWZ. Przekazanie SWZ następuje nie później niż w terminie 5 dni od dnia otrzymania wniosku.

  2. Wysokość opłaty za wydanie SWZ ustala Biuro Organizacyjno-Prawne i Obsługi Rady Miejskiej w oparciu o faktycznie poniesione koszty jej sporządzenia (przyjmuje się średnią z dwóch stawek rynkowych za sporządzenie kserokopii dokumentu na terenie Brzegu) i kosztów przesłania SWZ wnioskodawcy (opłata pocztowa). Powyższe należności wnioskodawca wpłaca do kasy lub na rachunek Urzędu.

  3. Biuro Organizacyjno- Prawne i Obsługi Rady Miejskiej dołącza do dokumentacji przetargowej wykaz podmiotów, które pobrały SWZ, na druku stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu.


§ 8

Oferty składa się poprzez elektroniczny system wspomagający organizację zamówień publicznych.


ROZDZIAŁ 2

UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ POWIERZONYCH NA PODSTAWIE PEŁNOMOCNICTWA, O KTÓRYCH MOWA W ART. 37 UST. 2 USTAWY PZP ORAZ - ZAMÓWIEŃ WSPÓLNYCH,
O KTÓRYCH MOWA W ART. 38 USTAWY PZP.


§ 9

        1. Właściwi kierownicy biur, sprawujący nadzór nad jednostką organizacyjną lub nad realizacją wspólnych zamówień, wnioskują o wszczęcie postępowania, odpowiadają za przygotowanie merytoryczne części postępowania i za kompletny pod względem merytorycznym wniosek o wszczęcie postępowania o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130.000 zł netto rozpoczynający procedurę postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na druku stanowiącym załącznik nr 3a lub 3b do niniejszego Regulaminu.

        2. Powierzenie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 37 ust. 2 ustawy Pzp nie powoduje utraty przez zamawiającego statusu zamawiającego, który udziela zamówienia (zawiera umowę).
          W związku z tym zamawiający obowiązany jest uwzględnić w rocznym sprawozdaniu przekazywanym Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych zamówienia udzielone w imieniu i na rzecz zamawiającego Brzegu przez pełnomocnika.

        3. Zamawiający mogą wspólnie przygotować lub przeprowadzić postępowanie
          o udzielenie zamówienia lub zorganizować konkurs, udzielić zamówienia, zawrzeć umowę ramową, ustanowić dynamiczny system zakupów lub udzielić zamówienia na podstawie umowy ramowej lub objętego dynamicznym systemem zakupów.

        4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, zamawiający zawierają porozumienie.

        5. Do zamówień, o których mowa w ust. 2, ust. 3 i ust. 4 stosuje się postanowienia § 6 - § 8 niniejszego Regulaminu.



ROZDZIAŁ 3

UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI POWYŻEJ 25.000 ZŁ NETTO DO WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ 130.000 ZŁ NETTO

§ 10

    1. Przy udzielaniu zamówień i konkursów, o wartości nieprzekraczającej 130.000 zł netto dla dostaw lub usług tego samego rodzaju w ciągu roku kalendarzowego oraz robót budowlanych nie stosuje się ustawy Pzp. Zasady postępowania dotyczące zamówień wyłączonych ustawą Pzp tj. o wartości powyżej 25.000 zł netto do wartości nieprzekraczającej 130.000 zł netto określa Regulamin.

    2. Podstawą wydatkowania środków publicznych, o których mowa wyżej jest plan finansowy Urzędu na dany rok kalendarzowy, plany postępowań,
      o których mowa w § 5 oraz przygotowany z należytą starannością, w tym
      z uwzględnieniem art. 99 – 103 ustawy Pzp, opis przedmiotu zamówienia.

    3. Procedurę wydatkowania środków rozpoczyna opracowanie przez pracownika merytorycznego realizującego dane zadanie wniosku o wydatkowanie środków publicznych o wartości powyżej 25.000 zł netto do wartości nieprzekraczającej 130.000 zł netto wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu.

    4. Do obowiązków pracownika opracowującego wniosek należy
      w szczególności:

      1. opracowanie opisu przedmiotu zamówienia;

      2. oszacowanie wartości zamówienia z należytą starannością;

      3. przeprowadzenie analizy rynku potencjalnych Wykonawców;

      4. opracowanie wzoru umowy i uzyskanie opinii prawnej;

      5. złożenie w Biurze Organizacyjno-Prawnym i Obsługi Rady Miejskiej zatwierdzonego przez Burmistrza wniosku o wydatkowanie środków publicznych o wartości powyżej 25.000 zł netto do wartości nieprzekraczającej 130.000 zł netto w wersji papierowej i elektronicznej (za pomocą maila xxx@xxxxx.xx oraz w systemie EZD).



§ 11

  1. Biuro Organizacyjno-Prawne i Obsługi Rady Miejskiej, w terminie do 14 dni od dnia otrzymania kompletnego wniosku o wydatkowanie środków publicznych, przygotowuje zaproszenie do złożenia propozycji cenowej wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu i kieruje je do co najmniej trzech potencjalnych Wykonawców spełniających warunki wykonania zamówienia, wskazanych we wniosku. Zaproszenie podpisuje Xxxxxxxxx lub osoba przez niego upoważniona.

  2. Integralną częścią zaproszenia jest określony druk „propozycji cenowej” oraz załączony wzór umowy (zaopiniowany przez radcę prawnego).


§ 12

        1. Propozycje cenowe złożone w wyznaczonym terminie, otwierane są
          w czasie i miejscu wskazanym w zaproszeniu          , zgodnie z Regulaminem pracy Komisji Przetargowej, określonej w Rozdziale IV Regulaminu.

        2. Wykonawca, przed upływem wyznaczonego w zaproszeniu terminu do złożenia propozycji cenowej, może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie propozycję cenową.

        3. Propozycje cenowe złożone po terminie podlegają zwrotowi wykonawcy, bez ich otwarcia.

        4. Z czynności otwarcia i wyboru najkorzystniejszej propozycji cenowej sekretarz Komisji Przetargowej sporządza protokół wg wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do niniejszego Regulaminu.

        5. Protokół z wyboru zatwierdza Burmistrz lub osoba upoważniona.

        6. Umowę z Wykonawcą podpisuje Xxxxxxxxx (przy kontrasygnacie Skarbnika) lub osoba upoważniona.

§ 13

  1. W przypadku robót budowlanych zamówienia udziela się postępując analogicznie jak w przypadku propozycji cenowych dotyczących dostaw i usług, modyfikując przy tym odpowiednio dołączone do instrukcji wzory dokumentów.

  2. Zamówienia, o których mowa w ust. 1 muszą być poprzedzone procedurami wynikającymi z przepisów prawa budowlanego, a ich wycena sporządzona
    w oparciu o kosztorys inwestorski.


§ 14

    1. Bezpośredni nadzór nad realizacją zawartych umów sprawuje właściwy kierownik biura.

    2. Zawarta umowa podlega rejestracji w Biurze Organizacyjno-Prawnym i Obsługi Rady Miejskiej, o której mowa w § 17 ust. 2 pkt 5 Regulaminu.


§ 15

  1. Właściwi kierownicy w przypadku zaistnienia szczególnej specyfiki zamówienia mogą pisemnie wnioskować do Burmistrza o zwolnienie z procedury postępowania dotyczącej wydatkowania środków publicznych na realizację zadań o wartości powyżej 25.000 zł netto do wartości nieprzekraczającej 130.000 zł netto, na druku stanowiącym załącznik nr 9 do Regulaminu.

  2. Zatwierdzony przez Xxxxxxxxxx lub osobę upoważnioną wniosek podlega, przed rozpoczęciem realizacji, rejestracji w Rejestrze znajdującym się
    w Biurze Organizacyjno-Prawnym i Obsługi Rady Miejskiej, o którym mowa     w § 17 ust. 2 pkt 3 Regulaminu.

  3. Przy udzielaniu zamówień w trybie, określonym w ust. 1, bezwzględnie obowiązuje zasada jawności, uczciwej konkurencji, a także celowości
    i oszczędności wydatkowania środków finansowych    .

  4. Udzielenie zamówienia, w trybie określonym w ust. 1, nie zwalnia od stosowanie zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.


ROZDZIAŁ 4

UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI PONIŻEJ 25.000 ZŁ NETTO


§ 16

    1. Wydatkowanie środków publicznych do kwoty 25.000 zł netto następuje po uprzednim rozeznaniu rynku, na podstawie:
      1) pisemnego zlecenia podpisanego przez właściwego kierownika biura,

Burmistrza i Skarbnika (lub osób upoważnionych) lub

2) pisemnego zamówienia podpisanego przez właściwego kierownika biura, Burmistrza i Skarbnika (lub osób upoważnionych) lub
3) pisemnej umowy, jeżeli wymaga tego interes Zamawiającego.

2. Rozeznanie rynku, a więc zwrócenie się do potencjalnych wykonawców
z zapytaniem o termin realizacji zadania oraz koszt, jaki zamawiający będzie musiał ponieść w związku z realizacją zadania, powinno być udokumentowane w formie notatki służbowej wg wzoru stanowiącego załącznik nr 10 do Regulaminu.

3. Notatkę służbową z przeprowadzonego rozeznania rynku należy niezwłocznie złożyć do pracowników Biura Organizacyjno – Prawnego i Obsługi Rady Miejskiej, celem rejestracji we właściwym wykazie.



ROZDZIAŁ 5

ZADANIA BIURA ORGANIZACYJNO-PRAWNEGO I OBSŁUGI RADY MIEJSKIEJ

§ 17

      1. Do obowiązków pracowników Biura Organizacyjno-Prawnego i Obsługi Rady Miejskiej, którym powierzono czynności związane z przeprowadzaniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych, należy:

  1. przyjmowanie wniosków, sporządzonych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3a lub 3 b do Regulaminu (dot. zamówień, do których stosuje się przepisy ustawy tj. równej lub powyżej kwoty 130.000 zł netto) oraz załącznik nr 5 do Regulaminu (dot. zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy tj. powyżej 25.000 zł netto do wartości nieprzekraczającej 130.000 zł netto,

  2. weryfikacja wniosków pod względem ich kompletności oraz zgodności zapisów w nich ujętych z ustawą Pzp;

  3. opracowanie, w terminie 14 dni od daty złożenia wniosku o wszczęcie postępowania, projektu SWZ lub innych dokumentów wymaganych przy udzielaniu zamówienia w trybie, do którego nie ma zastosowania obowiązek opracowania SWZ oraz ogłoszenia o zamówieniu;

  4. dokonywanie ogłoszeń o zamówieniach, o których mowa w ustawie Pzp
    w miejscu i formach określonych w ustawie Pzp;

  5. przechowywanie dowodów zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz dowodów przekazania ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej i potwierdzenia opublikowania ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej;

  6. zamieszczanie ogłoszeń o postępowaniach na stronie internetowej prowadzonego postępowania;

  7. przygotowanie dokumentów do pracy komisji przetargowej oraz organizowanie posiedzeń;

  8. przygotowywanie propozycji odpowiedzi na odwołania w porozumieniu
    z właściwymi biurami oraz występowanie o pisemną opinię prawną do radcy prawnego w przypadku spraw skomplikowanych i budzących wątpliwości prawne;

  9. sporządzanie pełnej dokumentacji przetargowej, o której mowa w ustawie Pzp i przepisach wykonawczych, (a w szczególności wraz z rozpoczęciem postępowania sporządzanie na bieżąco protokołu z postępowania). Protokół wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty:

- oferty wraz z załącznikami udostępnia się niezwłocznie po otwarciu ofert, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia otwarcia ofert, z uwzględnieniem art. 166 ust. 3 lub art. 291 ust. 2 zdanie drugie ustawy Pzp;

- wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z załącznikami udostępnia się od dnia poinformowania o wynikach ocen tych wniosków.

Nie udostępnia się informacji, które mają charakter poufny, w tym przekazywanych w toku negocjacji lub dialogu.

Szczegółowy sposób udostępniania protokołu lub załączników do protokołu określa rozporządzenie wydane na podstawie art. 80 ustawy Pzp;

  1. sporządzanie oraz bieżąca aktualizacja planów postępowań o udzielenie zamówień oraz rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach;

  2. sporządzanie sprawozdań na sesje Rady Miejskiej o wszczętych, prowadzonych i zakończonych postępowaniach o udzielenie zamówień;

  3. gromadzenie i przechowywanie dokumentacji przetargowej umożliwiającej kontrolę przebiegu postępowania o udzielenie zamówień;

  4. wykonywanie innych czynności wynikających z przepisów dot. zamówień publicznych;

  5. przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia o wartości powyżej 25.000 zł netto do wartości nieprzekraczającej 130.000 zł netto
    w trybie określonym Regulaminem;

  6. po wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania dokonanie zwrotu wadium wniesionego w formie innej niż pieniądz, oraz wnioskowanie do Biura Budżetu i Księgowości o zwrot wadium wniesionego w pieniądzu wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było przechowywane.

2. Biuro Organizacyjno-Prawne i Obsługi Rady Miejskiej prowadzi:

  1. rejestr postępowań prowadzonych na podstawie przepisów ustawy Pzp;

  2. rejestr notatek służbowych z przeprowadzonego rozeznania rynku;

  3. rejestr postępowań dot. zamówień o wartości powyżej 25.000 zł netto do wartości nieprzekraczającej 130.000 zł netto prowadzonych w trybie Regulaminu;

  4. rejestr wniosków dot. zamówień do wartości nieprzekraczającej 130.000 zł netto zwolnionych przez Burmistrza ze stosowania procedur określonych Regulaminem;

  5. rejestr umów zawartych w wyniku przeprowadzonych postępowań
    o zamówienia publiczne objętych obowiązkiem stosowania przepisów ustawy Pzp;

  6. rejestr umów zawartych przez Gminę Brzeg, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane w rozumieniu przepisów ustawy Pzp o wartości nieprzekraczającej 130.000 zł netto.

3. Rejestry, o których mowa w ust. 2, prowadzi się z wykorzystaniem dedykowanych rozwiązań informatycznych.


DZIAŁ IV

KOMISJA PRZETARGOWA

Regulamin pracy


§ 18

    1. Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne, kierownik zamawiającego powołuje komisję do przeprowadzenia postępowania
      o udzielenie zamówienia, zwaną dalej "Komisją Przetargową".

    2. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, kierownik zamawiającego może powołać Komisję Przetargową.

    3. Komisja Przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań.

    4. Komisja Przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, powoływanym do oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, oraz do dokonywania innych, powierzonych przez kierownika zamawiającego, czynności w postępowaniu lub związanych z przygotowaniem postępowania.

    5. Komisja Xxxxxxxxxxx w szczególności przedstawia kierownikowi zamawiającego wyniki oceny wniosków o dopuszczenie do udziału
      w postępowaniu lub ofert oraz propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.

    6. Do zadań Komisji należą także inne niż określone w ust. 5 czynności
      w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz czynności związane
      z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia, powierzone przez kierownika zamawiającego, zgodnie z § 19.

    7. W skład Komisji wchodzą minimum 3 osoby, w tym Przewodniczący Komisji oraz Sekretarz. W skład Komisji powinien wchodzić minimum jeden pracownik właściwego biura oraz jeden pracownik ds. zamówień publicznych.

    8. Komisję Przetargową powołuje Burmistrz odrębnym zarządzeniem, określając jej skład osobowy. Powołując Komisję Przetargową Burmistrz wskazuje Przewodniczącego Komisji, Zastępcę Przewodniczącego oraz Sekretarza Komisji.

    9. Członkowie Komisji wykonują powierzone im czynności rzetelnie
      i obiektywnie, z zachowaniem najwyższej staranności, kierując się przepisami prawa, swoją wiedzą i doświadczeniem.

    10. Członkom Komisji nie wolno ujawniać jakichkolwiek informacji związanych z przebiegiem prac Komisji, w tym w szczególności informacji dotyczących złożonych ofert – do upływu terminu składania ofert, oraz
      z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert.

    11. Członkom Komisji za wykonywane czynności nie przysługuje odrębne wynagrodzenie.

    12. Dla skuteczności czynności podejmowanych przez Komisję wymagana jest obecność co najmniej 3 członków Komisji, w tym Przewodniczącego lub Zastępcy Przewodniczącego Komisji.

    13. Sekretarz Komisji Przetargowej dokumentuje prace Komisji Przetargowej w formie protokołów z posiedzeń oraz zapewnia formę postępowania
      o udzielenie zamówienia publicznego według wymagań określonych przepisami ustawy Pzp, a w przypadku zamówień o wartości       powyżej 25.000 zł netto do wartości nieprzekraczającej 130.000 zł netto wg postanowień niniejszego Regulaminu.


§ 19

  1. Do zadań Komisji należą czynności związane z:

    1. dokonywaniem zmian treści ogłoszeń w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w przypadku takiej konieczności;

    2. doprecyzowaniem treści SWZ w razie takiej konieczności;

    3. przygotowywaniem wyjaśnień treści SWZ i przekazywaniem wyjaśnień wykonawcom oraz zamieszczaniem ich na stronie internetowej prowadzonego postępowania, na zasadach określonych w przepisach art. 135 ustawy Pzp;

    4. przygotowywaniem – w uzasadnionych przypadkach – zmiany treści SWZ oraz przekazywaniem zmian wykonawcom i zamieszczaniem ich na stronie internetowej prowadzonego postępowania, na zasadach określonych w przepisach art. 135 ustawy Pzp;

    5. wnioskowaniem do kierownika zamawiającego o przedłużenie terminu składania ofert w przypadkach określonych w przepisach ustawy Pzp;

    6. ewidencjonowaniem złożonych ofert;

    7. dokonywaniem otwarcia ofert;

    8. zwracaniem się do wykonawców z wnioskiem o przedłużenie terminu związania ofertą w przypadkach przewidzianych w ustawie Pzp;

    9. wzywaniem wykonawców do złożenia wyjaśnień, poprawienia lub uzupełnienia oświadczeń, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów i pełnomocnictw składanych w postępowaniu w przypadkach przewidzianych w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp;

    10. oceną spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu zgodnie z warunkami określonymi w SWZ;

    11. wnioskowaniem do kierownika zamawiającego o wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu;

    12. oceną złożonych ofert pod względem zgodności z ustawą Pzp, postanowieniami SWZ oraz z zastosowaniem kryteriów oceny ofert określonych w SWZ;

    13. wzywaniem wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert w przypadkach przewidzianych w ustawie Pzp;

    14. dokonywaniem poprawek w ofertach na zasadach przewidzianych
      w ustawie, informowaniem wykonawców o dokonanych poprawkach oraz wzywaniem wykonawców do wyrażenia zgody na poprawienie omyłek polegających na niezgodności oferty ze SWZ, niepowodujących istotnych zmian w treści;

    15. prowadzeniem – w uzasadnionych przypadkach – postępowania mającego na celu ustalenie, czy oferta zawiera rażąco niską cenę;

    16. wnioskowaniem do kierownika zamawiającego o odrzucenie oferty;

    17. wnioskowaniem do kierownika zamawiającego o unieważnienie postępowania;

    18. proponowaniem kierownikowi zamawiającego wyboru oferty najkorzystniejszej;

    19. prowadzeniem postępowania odwoławczego w zakresie obowiązków zamawiającego;

    20. wykonywaniem innych czynności zleconych doraźnie przez kierownika zamawiającego.

2. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący. Do jego obowiązków należy
w szczególności:

1) zwoływanie i prowadzenie posiedzeń Komisji;

    1. podpisywanie pism kierowanych do wykonawców, będących wynikiem ustaleń dokonanych przez Komisję Przetargową, w tym w szczególności:

a) wezwań do złożenia wyjaśnień, poprawienia lub uzupełnienia oświadczeń, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów
i pełnomocnictw składanych w postępowaniu w przypadkach przewidzianych w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp;

b) wniosków o przedłużenie terminu związania ofertą w przypadkach przewidzianych w ustawie Pzp;

c) wezwań wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert w przypadkach przewidzianych w ustawie Pzp;

d) pism w sprawie udzielenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny
w stosunku do przedmiotu zamówienia;

    1. informowanie kierownika zamawiającego o problemach związanych

z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia;

    1. wnioskowanie do kierownika zamawiającego w uzasadnionych przypadkach o dokonanie zmian w składzie Komisji;

5) wnioskowanie do kierownika zamawiającego w uzasadnionych przypadkach o powołanie biegłego;

6) wnioskowanie do kierownika zamawiającego w uzasadnionych przypadkach o wydanie opinii radcy prawnego jednostki w związku
z toczącym się postępowaniem.

3. W okresie nieobecności Przewodniczącego zastrzeżone dla niego czynności wykonuje Zastępca Przewodniczącego lub osoba wskazana odrębnym zarządzeniem.

4. Do obowiązków Sekretarza Komisji należy w szczególności:

    1. odebranie od wszystkich członków Komisji oświadczeń, o których mowa w art. 56 ust. 4 ustawy Pzp;

    2. nadzorowanie prawidłowego i terminowego przebiegu postępowania oraz prowadzenie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia;

    3. niezwłocznie po otwarciu ofert, sporządzanie zestawienia złożonych ofert i zamieszczenie na stronie internetowej prowadzonego postępowania, podpisanej przez Sekretarza Komisji, informacji z otwarcia ofert;

    4. redagowanie pism, będących wynikiem ustaleń dokonanych przez Komisję Przetargową oraz przedkładanie do podpisu Przewodniczącemu Komisji,
      w tym w szczególności:

a) wezwań do złożenia wyjaśnień, poprawienia lub uzupełnienia oświadczeń, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów
i pełnomocnictw składanych w postępowaniu w przypadkach przewidzianych w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp;

b) wniosków o przedłużenie terminu związania ofertą w przypadkach przewidzianych w ustawie Pzp;

c) wezwań wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert w przypadkach przewidzianych w ustawie Pzp;

d) pism w sprawie udzielenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny
w stosunku do przedmiotu zamówienia;

    1. opracowywanie treści wniosków i innych pism będących wynikiem pracy Komisji Przetargowej;

    2. sporządzanie protokołu z postępowania oraz udostępnianiem dokumentacji związanej z postępowaniem;

    3. dokonywanie czynności związanych ze zwrotem lub zatrzymaniem wadium w przypadkach przewidzianych w ustawie Pzp.

5. Kierownik zamawiającego może powierzyć Komisji Przetargowej dokonanie innych, niż określone powyżej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania
o udzielenie zamówienia na podstawie odrębnego zarządzenia w sprawie powołania Komisji Przetargowej.

6. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem
i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga specjalistycznej wiedzy, kierownik zamawiającego, z własnej inicjatywy lub na wniosek Komisji Przetargowej, może powołać biegłych.

7. Komisja Przetargowa o charakterze doraźnym działa do czasu zakończenia postępowania.

8. Wyniki prac Komisji z przebiegu postępowania w zakresie propozycji wyboru Wykonawcy, opisane w odpowiednich protokołach z postępowania, zatwierdza Burmistrz.


§ 20

Komisja Przetargowa kończy swoje prace z dniem:

  1. odwołania jej przez Kierownika Zamawiającego;

  2. zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;

  3. ostatecznego unieważnienia postępowania.


§ 21

W części jawnej postępowania o udzielenie zamówienia Komisja Przetargowa wykonuje następujące czynności:

  1. na stronie internetowej prowadzonego postępowania bezpośrednio przed otwarciem ofert podaje kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

  2. informuje zebranych na otwarciu Wykonawców o ilości ofert, które wpłynęły w wymaganym terminie;

  3. otwiera oferty w miejscu i terminie podanym w dokumentach zamówienia (zaproszeniu).

§ 22

Sekretarz Komisji podczas otwarcia ofert podaje do wiadomości wszystkich zebranych następujące informacje poprzez odczytanie:

      1. numeru oferty nadanego według daty i godziny wpływu do siedziby Zamawiającego, nazwę i adres Wykonawcy;

      2. cenę oferty lub czynniki cenotwórcze, a także termin wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunki płatności zawarte w ofercie (jeżeli dotyczy).


§ 23

  1. Przewodniczący Komisji pyta obecnych na otwarciu ofert Wykonawców, czy do tej części postępowania mają jakieś uwagi lub składają dodatkowe oświadczenia. Jeśli tak, to treść dodatkowych oświadczeń wpisuje się do protokołu.

  2. Po wyczerpaniu powyższych czynności przewodniczący zamyka część jawną przetargu.


§ 24

1. W części niejawnej przetargu Komisja dokonuje badania i oceny ofert
z punktu widzenia ich zgodności z ustawą Pzp oraz SWZ.

2. Złożone oferty podlegają ocenie i sprawdzeniu pod względem merytorycznym, w szczególności w zakresie zgodności z opisem przedmiotu zamówienia oraz spełnienia warunków udziału oraz innych zapisów SWZ w przypadku, gdy przedmiot zamówienia tego wymaga. Oceny tej dokonuje pracownik właściwego biura (składający wniosek o wszczęcie postępowania), będący członkiem komisji. Ocenę ofert, podpisaną przez właściwego kierownika biura dostarcza się Sekretarzowi Komisji.

3. Komisja ustala czy oferta zawiera:

- oczywiste omyłki pisarskie;

- oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;

- inne omyłki polegające na niezgodności ofert ze SWZ, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty.

4. Komisja Przetargowa ustala konieczność zwrócenia się do Wykonawcy
z żądaniem pisemnego udzielenia wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty lub jej uzupełnienia. Adnotacje o powyższym znajdują się w protokole z posiedzenia komisji.


§ 25

1. Po dokonaniu przez Komisję wyboru najkorzystniejszej oferty, pracownik ds. zamówień publicznych:

  1. przygotowuje projekt zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty dla wszystkich uczestników postępowania i przedkłada do zatwierdzenia Burmistrzowi lub osobie upoważnionej;

  2. zamieszcza na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o rozstrzygnięciu postępowania, wskazując firmę (nazwę) i siedzibę tego Wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz pozostałe informacje zgodnie z wymogami ustawy Pzp, z wyłączeniem postępowań o wartości nieprzekraczającej 130.000 zł netto;

  3. zwraca wadium wszystkim Wykonawcom zgodnie z art. 98 ustawy Pzp.

2. Czynności związane z wniesieniem zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz podpisaniem umowy z wybranym Wykonawcą wykonuje właściwe biuro.



DZIAŁ V

UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE

ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO


§ 26

    1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego unieważnia się
      w przypadkach określonych w       ustawie Pzp.

    2. O unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający zawiadamia wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub zostali zaproszeni do negocjacji, podając uzasadnienie faktyczne i prawne unieważnienia.

    3. Powody, dla których nie doszło do zawarcia umowy, należy opisać
      w protokole.

DZIAŁ VI

ZAWIERANIE UMÓW W SPRAWIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH


§ 27

      1. Po ostatecznym wyborze najkorzystniejszej oferty z uwzględnieniem terminów określonych w art. 264 ust. 1 oraz art. 308 ust. 2 ustawy Pzp następuje udzielenie zamówienia przez zawarcie umowy.

    1. Podpisana umowa musi być zgodna z opisem przedmiotu zamówienia podanym w SWZ zamówienia, zaproszeniu i w złożonej ofercie.

    2. Umowy podpisuje Xxxxxxxxx oraz Skarbnik lub inne osoby upoważnione przez Burmistrza lub Skarbnika.

    3. Niezwłocznie po podpisaniu przez strony umowy w sprawie udzielenia zamówienia, biuro przekazuje jeden egzemplarz umowy do Biura Organizacyjno-Prawnego i Obsługi Rady Miejskiej celem sporządzenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia oraz włączenia do pozostałej dokumentacji przetargowej;


DZIAŁ VII

SPORZĄDZANIE I PRZEKAZYWANIE SPRAWOZDAŃ

O UDZIELONYCH ZAMÓWIENIACH


§ 28

1. Właściwi kierownicy zobowiązani są do:

    1. prowadzenia ewidencji zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 130.000 zł netto;

    2. prowadzenia ewidencji zamówień o wartości przekraczającej 130.000 zł netto udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami art. 9-14 ustawy Pzp.

2. Biura sporządzają informację o zamówieniach udzielonych w ubiegłym roku wg wzoru stanowiącego załącznik nr 8 (tabela nr 1 i 2) do Regulaminu. Informację w formie pisemnej oraz elektronicznej (w systemie EZD) należy przekazać do Biura Organizacyjno-Prawnego i Obsługi Rady Miejskiej w terminie do 14 lutego każdego roku następującego po roku, którego dotyczy informacja.

  1. Biuro Organizacyjno-Prawne i Obsługi Rady Miejskiej, na podstawie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień, rejestru umów cywilnoprawnych zawartych przez Gminę oraz otrzymanych informacji, o których mowa w ust. 2, sporządza -wg wzoru określonego rozporządzeniem wydanym na podstawie art. 82 ust. 4 ustawy Pzp - roczne sprawozdania o udzielonych zamówieniach, o których mowa w art. 82 ust. 1 ustawy Pzp.

  2. Roczne sprawozdania, po ich sporządzeniu, przedkładane są do zatwierdzenia Burmistrzowi.

  3. Biuro Organizacyjno-Prawne i Obsługi Rady Miejskiej przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych zatwierdzone przez Burmistrza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych, w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.

DZIAŁ VIII

OBOWIĄZEK WYNIKAJĄCY Z ART. 83 USTAWY PZP


§ 29

1. Zgodnie z treścią art. 83 ustawy Pzp dla zamówień, których wartość jest równa lub przekracza progi unijne należy przed wszczęciem postępowania sporządzić analizę potrzeb zamawiającego zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 11 do niniejszego Regulaminu.

2. Obowiązek ten ciąży na pracowniku Biura odpowiedzialnym za przygotowanie dokumentacji.


DZIAŁ IX

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 30

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy, o których mowa w § 1ust. 1 pkt 1 – 6 Regulaminu.


§ 31

Wszyscy pracownicy, uczestniczący w postępowaniu o zamówienie publiczne, zobowiązani są do stosowania obowiązujących zasad oraz przepisów prawnych w tym zakresie i ponoszą pełną odpowiedzialność za realizację tego obowiązku. Obowiązują ich w szczególności następujące zasady:

  1. dokumentowanie każdej czynności;

  2. opatrzenie każdego sporządzonego dokumentu datą oraz imieniem
    i nazwiskiem;

  3. wyłączanie się z postępowań, jeśli zachodzą przesłanki określone w art. 56 ustawy Pzp;

  4. traktowanie na równych prawach wszystkich podmiotów ubiegających się
    o zamówienie publiczne;

  5. prowadzenie postępowania w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji;

  6. zachowanie tajności na każdym etapie postępowania za wyjątkiem informacji objętych zasadą jawności określonych w ustawie Pzp.


§ 32

Naruszenie w szczególności zasad, form i trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych jest traktowane jako naruszenie dyscypliny finansów publicznych, zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r.
o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Osoby winne naruszenia dyscypliny finansów publicznych ponoszą odpowiedzialność także w przypadku działania z winy nieumyślnej. Naruszenie prawa w związku z udzieleniem zamówień publicznych może powodować ponadto odpowiedzialność karną, skarbową lub inną, zgodnie z obowiązującymi przepisami.



§ 33

Zmiana Regulaminu następuje w trybie właściwym dla jego ustalenia.

§ 34

Integralną częścią Regulaminu są wzory druków, określone w następujących załącznikach do Regulaminu:

    1. Załącznik nr 1 – CZĄSTKOWY PLAN POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIEŃ (tabela nr 1 na usługi, tabela nr 2 na dostawy i tabela nr 3 na roboty budowlane);

    2. Załącznik nr 2 – PLAN POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIEŃ

    3. Załącznik nr 3a – WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA
      O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO O WARTOŚCI PONIŻEJ PROGU UNIJNEGO

    4. Załącznik nr 3b – WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA
      O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO O WARTOŚCI RÓWNEJ LUB POWYŻEJ PROGU UNIJNEGO;

    5. Załącznik nr 4 – WYKAZ PODMIOTÓW, KTÓRE POBRAŁY SPECYFIKACJĘ WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

    6. Załącznik nr 5 – WNIOSEK O WYDATKOWANIE ŚRODKÓW PUBLICZNYCH O WARTOŚCI POWYŻEJ 25.000 ZŁ NETTO DO WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ 130.000 ZŁ NETTO

    7. Załącznik nr 6 – Zaproszenie do złożenia propozycji wraz z drukiem „Propozycji cenowej”,

    8. Załącznik nr 7 – Protokół dotyczący wyboru najkorzystniejszej „Propozycji cenowej”

8) Załącznik nr 8 – Informacja o zamówieniach udzielonych

9) Załącznik nr 9 – Wniosek o zwolnienie z procedury postępowania określonej Regulaminem dot. wydatkowania środków publicznych na realizację zadań o wartości powyżej 25.000 zł netto do wartości nieprzekraczającej 130.000 zł netto (art. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych).

10) Załącznik nr 10- Notatka służbowa z przeprowadzonego rozeznania rynku dotycząca zamówienia o wartości do kwoty 25.000 zł netto.

11) Załącznik nr 11 – Analiza potrzeb zamawiającego.

BURMISTRZ
(-) Xxxxx Xxxxxxx

30


Document Metadata

Filed: December 22nd, 2022