UMOWA nr

(zamówienie publiczne)

zawarta w Olsztynie, w dniu pomiędzy:

Gminą Olsztyn - Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna, Xx. Xxxx Xxxxx XX 0, 00-000 Xxxxxxx, NIP 000-000-00-00, reprezentowaną przez Pana Xxxxxx Xxxxxxxxxxx - Prezydenta Olsztyna,

w imieniu którego działa –

Wspólnych Olsztyna

zwaną dalej „Zamawiającym”

Centrum Informatycznych Usług

zwanym dalej „Wykonawcą”,

w wyniku przeprowadzenia przez Zamawiającego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w

trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29.01.2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.

U. z 2019 r., poz. 1843, ze zm.), w którym oferta Wykonawcy uznana została za najkorzystniejszą, zawarta została umowa o następującej treści:

SPIS TREŚCI

ROZDZIAŁ I. DEFINICJE 2

ROZDZIAŁ II. PRZEDMIOT UMOWY 3

ROZDZIAŁ III. ZASADY REALIZACJI UMOWY 4

ROZDZIAŁ IV. WDROŻENIE I ODBIÓR SYSTEMU 6

ROZDZIAŁ V. DOSTARCZANIE SPRZĘTU 7

ROZDZIAŁ VI. PRAWO OPCJI - DODATKOWY SPRZĘT 8

ROZDZIAŁ VII. PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ 8

ROZDZIAŁ VIII. ASYSTA TECHNICZNA I OBSŁUGA SERWISOWA 10

ROZDZIAŁ IX. WYNAGRODZENIE 10

ROZDZIAŁ X. ZASADY ODPOWIEDZIALNOŚCI 14

ROZDZIAŁ XI. CZAS TRWANIA UMOWY 16

ROZDZIAŁ XII. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY 17

ROZDZIAŁ XIII. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH I OCHRONA INFORMACJI 17

ROZDZIAŁ XIV. ZMIANY UMOWY 18

ROZDZIAŁ XV. OSOBY ODPOWIEDZIALNE 19

ROZDZIAŁ XVI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 20

ROZDZIAŁ I. DEFINICJE

§ 1.	Dzień roboczy	-	oznacza dzień od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, a w przypadku wskazanych w umowie Lokalizacji szczególnych - dzień od poniedziałku do soboty z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy;
§ 2.	Jednostki	-	Jednostki organizacyjne Gminy Olsztyn, na rzecz których Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna świadczy usługi, zgodnie z Uchwałą nr LIII/1030/18 Rady Miasta Olsztyna z dnia 26 września 2018 r. (ze zmianami), których wykaz zawarty jest w Załączniku nr 4, jak również inne, nieobjęte tym wykazem, o które zostanie rozszerzony zakres niniejszej umowy, w ramach prawa opcji;
§ 3.	Lokalizacje	-	oznacza obiekty lub ich części (pomieszczenia) którymi dysponuje Zamawiający, Jednostki lub Gmina Olsztyn (w tym Lokalizacje szczególne), w których ma zostać zainstalowany Sprzęt, objęte wykazem Jednostek zawartym w załączniku nr 4, jak również inne, nieobjęte tym wykazem, o które zostanie rozszerzony zakres niniejszej umowy, w ramach prawa opcji;
§ 4.	Lokalizacje szczególne	-	oznacza obiekty lub ich części (pomieszczenia) którymi dysponuje Zamawiający, Jednostki lub Gmina Olsztyn, w których ma zostać zainstalowany Sprzęt, objęte wykazem zawartym w załączniku nr 4 jak również inne, nieobjęte tym wykazem, o które zostanie rozszerzony zakres niniejszej umowy, w ramach prawa opcji, w których praca świadczona jest przez personel Jednostek również w soboty;
§ 5.	Oferta	-	oznacza ofertę Wykonawcy wybraną przez Zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na najem urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek oraz systemu do zarządzania drukiem dla Gminy Olsztyn, stanowiącą załącznik nr 5;
§ 6.	Oprogramowanie	-	oznacza oprogramowanie komputerowe związane ze Sprzętem, w szczególności oprogramowanie niezbędne do używania Sprzętu lub wspomagające prace Sprzętu (firmware) oraz oprogramowanie testowe, bez względu na formę jego utrwalenia i dostarczenia, w tym preinstalowane na Sprzęcie;
§ 7.	Sprzęt	-	oznacza urządzenia wielofunkcyjne oraz drukarki, fabrycznie nowe, wyprodukowane nie wcześniej niż w 2020r., o parametrach technicznych określonych w załączniku nr 1 do umowy oraz Ofercie;
§ 8.	Serwer	-	oznacza serwer na którym zainstalowany będzie System, spełniający wymagania określone w pkt 3. załącznika nr 2 („Niezawodność i bezpieczeństwo”) do umowy, wskazany w Ofercie;

§ 9.

System

oznacza licencjonowane oprogramowanie zainstalowane na Serwerze oraz w infrastrukturze Zamawiającego, w tym Oprogramowanie, o wymaganiach określonych w załączniku nr 2 do umowy oraz Ofercie;

§ 10.

Prawo zamówień

publicznych

ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j.:

Dz.U. z 2019 r., poz. 1843).

§ 11.

Użytkownik

Oznacza dowolną osobę uprawnioną przez Zamawiającego do korzystania z Systemu i Sprzętu.

ROZDZIAŁ II. PRZEDMIOT UMOWY

§ 12. Przedmiotem umowy jest oddanie Zamawiającemu (Gminie Olsztyn, w tym Jednostkom) przez Wykonawcę do korzystania (najem) Sprzętu, Serwera oraz udzielenie licencji na System, w tym na Oprogramowanie.

§ 13. Na Sprzęt składają się:

1. W ramach zamówienia podstawowego:

a) urządzenie wielofunkcyjne A3 kolor (z finiszerem)- 1 szt.

b) urządzenie wielofunkcyjne A3 kolor (bez finiszera) - 13 szt.

c) urządzenie wielofunkcyjne A3 mono - 4 szt.

d) urządzenie wielofunkcyjne A4 kolor - 33 szt.

e) drukarka A4 mono - 54 szt.

2. W ramach prawa opcji:

a) urządzenie wielofunkcyjne A3 kolor (z finiszerem) – nie więcej niż 1 szt.

b) urządzenie wielofunkcyjne A3 kolor (bez finiszera) – nie więcej niż 40 szt.

c) urządzenie wielofunkcyjne A3 mono – nie więcej niż 3 szt.

d) urządzenie wielofunkcyjne A4 kolor – nie więcej niż 3 szt.

e) drukarka A4 mono – nie więcej niż 15 szt.

f) drukarka A4 kolor – nie więcej niż 5 szt.

- zgodnie z Ofertą.

§ 14. Oddanie Sprzętu do korzystania zostanie poprzedzone:

1. Dostarczeniem Serwera na potrzeby Systemu wraz z niezbędnymi programami komputerowymi, na adres: Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna, Xx. Xxxx Xxxxx XX 0, 00-000 Xxxxxxx;

2. Wdrożeniem Systemu i udzieleniem licencji na System, którego wymagania i opis zawiera załącznik nr 2 do umowy;

3. dostarczeniem Sprzętu, którego wymagania i opis zawiera załącznik nr 1 do umowy, do

wskazanych przez Zamawiającego Lokalizacji,

4. podłączeniem, instalacją, konfiguracją Sprzętu w Lokalizacjach, zgodnie z wytycznymi

Zamawiającego,

5. uruchomieniem Sprzętu w zakresie produkcyjnego funkcjonowania i eksploatacji

zainstalowanego Sprzętu, w pełnym zakresie funkcjonalnym,

6. przeprowadzeniem testów funkcjonalnych stwierdzających poprawność działania dostarczonego Sprzętu.

§ 15. W ramach najmu Wykonawca zapewni ponadto:

1. obsługę serwisową oraz asystę techniczną, których szczegółowe wymagania i opis zawiera załącznik nr 3 do umowy;

2. przeprowadzenie szkoleń dla Użytkowników i użytkowników zaawansowanych (szkolenie zaawansowane), zgodnie z załącznikiem nr 3 do umowy.

§ 16. Poszczególne świadczenia będą wykonywanie zgodnie z harmonogramami określonymi w

załączniku nr 4 do umowy.

§ 17. Świadczenia opisane w § 14 winny być dokonywane dla poszczególnych Lokalizacji w godzinach określonych w załączniku nr 4. Jeżeli godziny świadczenia nie zostały określone, winny one zostać wykonane w godzinach od 08.00 do 16.00 Dnia roboczego, a poza tymi godzinami – po uzgodnieniu z przedstawicielem Zamawiającego, o którym mowa w § 112 ust. 2.

§ 18. W razie zamówienia dodatkowego Sprzętu w ramach prawa opcji, Wykonawca zobowiązany jest wykonywać niniejszą umowę w stosunku do Jednostek i Lokalizacji, w których umieszczony będzie dodatkowy Sprzęt, zamówiony w ramach prawa opcji, na takich samych zasadach, jak w stosunku do Jednostek i Lokalizacji wskazanych w załączniku nr 4, w ramach zamówienia podstawowego.

ROZDZIAŁ III. ZASADY REALIZACJI UMOWY

§ 19. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy z zachowaniem najwyższej profesjonalnej staranności.

§ 20. Obowiązek zapewnienia niezbędnych narzędzi, oprogramowania, środków łączności czy transportu (w tym w ramach pomieszczeń np. wózki i platformy transportowe) oraz wszelkich elementów przyłączeniowych (kable) spoczywa na Wykonawcy. Zamawiający nie jest zobowiązany do udostępniania Wykonawcy jakiejkolwiek infrastruktury sprzętowej, oprogramowania czy innych zasobów, poza wskazanymi w umowie lub uzgodnionymi przez przedstawicieli Stron wskazanych w § 112 ust. 2.

§ 21. Zamawiający zapewni:

1. Dla potrzeb Serwera Systemu:

a) Miejsce w serwerowni w postaci półki w szafie rackowej o wysokości max 4U na serwer;

b) Gniazdo zasilające o napięciu 230V, 50Hz,

c) Gniazdo sieci Ethernet o przepustowości łącza 1Gb/s.

2. Dla potrzeb Sprzętu (przy każdym miejscu instalacji):

a) Gniazdo zasilające 230V, 50Hz,

b) Gniazdo sieci Ethernet o przepustowości łącza 100 Mb/s i przydzieli po jednym stałym

adresie IP na takie gniazdo.

§ 22. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić dla każdego z elementów Sprzętu dodatkowe zapasowe materiały eksploatacyjne, które mogą wymieniać Użytkownicy (tonery), w każdej Lokalizacji, w ilości opisanej w pkt 5 załącznika nr 3 („Materiały Eksploatacyjne”). W przypadku gdy Użytkownik

wymieni materiał eksploatacyjny, System poinformuje o zdarzeniu Wykonawcę a ten zobowiązany jest go uzupełnienia zapasowych materiałów – t.j. dostarczyć do odpowiedniej Lokalizacji w terminie 2 Dni roboczych od zaistnienia zdarzenia.

§ 23. Wykonawca zobowiązany jest umożliwić wskazanym przez Zamawiającego osobom uczestnictwo we wskazanych pracach prowadzonych przez Wykonawcę. W tym celu Wykonawca, na żądanie Zamawiającego, będzie informował takie osoby o wykonywanych pracach, ich zakresie, miejscu wykonywania prac oraz będzie udzielał im innych informacji, które będą niezbędne do uczestnictwa w pracach Wykonawcy.

§ 24. Zamawiający zastrzega sobie ponadto prawo korzystania w trakcie wykonywania umowy z usług osób trzecich celem kontroli jakości i sposobu prowadzenia całości lub poszczególnych prac objętych umową, jak również do przeprowadzenia takiej kontroli samodzielnie, poprzez pracę członków personelu Zamawiającego (Quality Control). Koszty związane z powyższymi usługami oraz pracami przedstawicieli Zamawiającego ponosi Zamawiający. Osobom takim Wykonawca zobowiązany będzie niezwłocznie udzielić wszelkich informacji, danych i wyjaśnień w żądanym zakresie oraz udostępnić i zaprezentować rezultaty prowadzonych prac, jak również zapewnić możliwość ich kontroli. Prowadzenie kontroli oraz udział w pracach Wykonawcy nie wpływa na zasady wykonywania umowy przez Wykonawcę. Zamawiający zobowiąże osoby prowadzące kontrole oraz uczestniczące w pracach Wykonawcy do przestrzegania pełnej poufności uzyskanych u Wykonawcy informacji na zasadach określonych niniejsza umową.

§ 25. Wykonawca obowiązany jest:

1. na bieżąco informować Zamawiającego o wszelkich znanych mu zagrożeniach związanych z wykonywaniem umowy (w tym także znanych Wykonawcy okolicznościach leżących po stronie Zamawiającego), które mogą mieć wpływ na jakość, termin bądź zakres prac i podejmować w porozumieniu z przedstawicielami Zamawiającego odpowiednie działania zaradcze. Brak informowania o powyższych zagrożeniach w trakcie wykonywania umowy wyklucza możliwość powoływania się na nie przez Wykonawcę w późniejszym terminie jako uzasadnienie do przesuwania terminów i nienaliczania kar umownych i odszkodowań;

2. na bieżąco zarządzać procesem realizacji umowy;

3. przedstawiać Zamawiającemu okresowe raporty z wykonywaniu umowy, o ile Zamawiający stwierdzi potrzebę ich sporządzania. Osobami uprawnionymi do wskazania potrzeby sporządzenia raportu, jak i rezygnacji z raportu, w imieniu Xxxxxxxxxxxxx są przedstawiciele Zamawiającego wskazani w § 112 ust. 2. W razie wyrażenia przez Zamawiającego potrzeby sporządzania raportów, winny być one sporządzane w formie dokumentowej i zawierać: informację o wykonanych pracach, informację o pracach pozostałych do wykonania ze wskazaniem, które z nich są wykonywane na czas, które przed terminem a które po terminie, listę ryzyk i zagrożeń projektu, problemy napotkane w trakcie realizacji umowy, proponowane działania zaradcze.

§ 26. O ile umowa nie stanowi inaczej, jakakolwiek komunikacja (w tym wszelkie spotkania i korespondencja) oraz świadczenia i ich elementy winny być dokonywane w języku polskim. Odejście od tej zasady (dokonanie czynności w języku obcym albo w języku obcym wraz z tłumaczeniem) wymaga zgody Zamawiającego. W wypadku wyrażenia takiej zgody, korzystanie do tłumaczenia z automatycznych systemów tłumaczących nie jest dopuszczalne.

§ 27. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania umowy w sposób niepowodujący zaprzestania lub zakłócenia pracy Zamawiającego.

§ 28. Wykonawca nie będzie uprawniony do przeniesienia jakichkolwiek praw lub obowiązków z umowy na jakąkolwiek osobę trzecią bez uprzedniej pisemnej pod rygorem nieważności zgody Zamawiającego.

ROZDZIAŁ IV. WDROŻENIE I ODBIÓR SYSTEMU

§ 29. W ramach czynności wdrożenia Systemu, w terminach określonych odpowiednim harmonogramem (załącznik nr 4) Wykonawca:

1. Dostarczy Serwer wraz z kompletnym oprogramowaniem; Serwer będzie stanowić

przedmiot najmu w ramach wynagrodzenia opisanego w ROZDZIAŁ IX;

2. Przekaże Zamawiającemu (Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna) sterowniki dla każdego modelu Sprzętu w formacie pozwalającym na ich zdalną instalację i deinstalację w systemach operacyjnych opisanych w pkt 5.1. załącznika nr 2 przy zastosowaniu Group Policy Object;

3. Dostarczy Sprzęt do testów, zgodny z załącznikiem nr 1 i Ofertą (po 1 szt. każdego modelu

Sprzętu);

4. Dokona instalacji, parametryzacji i konfiguracji wszystkich niezbędnych elementów

Systemu;

5. Wykona testy Systemu i Sprzętu dostarczonego do testów zgodny z załącznikiem nr 1 i

załącznikiem nr 2 oraz Ofertą, a ich wyniki przekaże Zamawiającemu;

6. Opracuje i przekaże Zamawiającemu dokumentację powykonawczą, obejmującą:

a) instrukcję administratora systemu,

b) opis konfiguracji sieciowej Systemu (Serwer, urządzenia stanowiące Sprzęt, schemat

połączeń sieciowych),

c) wykaz zainstalowanego Sprzętu (zawierający informację o modelu, adresacji sieciowej, lokalizacji instalacji urządzenia – w formie graficznej, bądź tabelarycznej);

7. Opracuje i przekaże Zamawiającemu dokumentację określającą i opisującą czynności administracyjne, które Zamawiający będzie musiał podjąć dla utrzymania ciągłości pracy Systemu podczas codziennej obsługi;

8. a po przeprowadzeniu odbioru przez Zamawiającego – uruchomi System produkcyjnie i przeprowadzi szkolenia.

§ 30. Po wykonaniu wdrożenia Systemu, Zamawiający na podstawie zgłoszenia Wykonawcy lub na podstawie przekazanych przez niego oświadczeń (choćby bez formalnego zgłoszenia) przystępuje do odbioru wdrożenia Systemu oraz przekazanych sterowników i w terminie 3 Dni roboczych zgłasza uwagi do przedmiotów odbioru lub je odbiera. Powyższe postanowienie stosuje się do wszelkich odbiorów o ile umowa nie stanowi inaczej.

Jeżeli Zamawiający przedłuży odbiór ponad terminy wskazane powyżej, okresu tego nie wlicza się do opóźnienia Wykonawcy.

§ 31. Na wniosek Zamawiającego Wykonawca może uczestniczyć w testach Systemu.

§ 32. W wypadku zgłoszenia uwag do przedmiotu odbioru Wykonawca, w terminie 7 dni od dnia otrzymania uwag, wprowadza zmiany w Systemie i ponownie zgłasza przedmiot do odbioru. Procedurę odbioru powtarza się aż do chwili odbioru Systemu przez Zamawiającego.

§ 33. Odbiór Systemu kończy się podpisaniem przez Zamawiającego Protokołu odbioru Systemu.

Wszelkie protokoły odbioru przewidziane w niniejszej umowie winny być przygotowane zgodnie

ze Wzorem protokołu odbioru stanowiącym załącznik nr 8.

§ 34. Podpisanie Protokołu odbioru Systemu uruchamiania dostarczanie Sprzętu do Lokalizacji.

§ 35. W razie zamówienia dodatkowego Sprzętu, w ramach prawa opcji, Wykonawca dokona odpowiedniego rozszerzenia Systemu, umożliwiającego korzystanie z dodatkowego Systemu i Sprzętu w Jednostkach i Lokalizacjach w których będzie on umieszczony, w terminie 3 Dni roboczych od dnia dostarczenia dodatkowego Sprzętu.

ROZDZIAŁ V. DOSTARCZANIE SPRZĘTU

§ 36. Po pozytywnym odbiorze wdrożenia Systemu (podpisaniu Protokołu odbioru Systemu), Wykonawca dostarczy Sprzętu do poszczególnych Lokalizacji zgodnie z odpowiednim harmonogramem określonym w załączniku nr 4.

§ 37. Dokładną godzinę dostarczenia Sprzętu Wykonawca uzgodni z przedstawicielami Zamawiającego, określonymi w § 112 ust. 2.

§ 38. Transport i instalacja Sprzętu może być poprzedzona wizjami lokalnymi w poszczególnych Lokalizacjach, w terminach uzgodnionych z przedstawicielami Zamawiającego, określonymi w § 112 ust. 2.

§ 39. Wykonawca zapewni transport, rozładunek i wniesienie Sprzętu do miejsc instalacji w poszczególnych Lokalizacjach. W miejscu instalacji Wykonawca odłączy dotychczas zainstalowane tam urządzenie i rozpakuje, podłączy, zainstaluje oraz skonfiguruje Sprzęt, zapewniając jego współdziałanie z Systemem, kontrolę Użytkowników i przewidziane umową ograniczenia dostępu.

§ 40. Sprzęt zostanie dostarczony w opakowaniach zapewniających jego bezpieczny transport i przenoszenie. Wykonawca w ramach wynagrodzenia ubezpieczy Sprzęt od ryzyk związanych z jego kradzieżą (niezależnie od rodzaju przestępstwa, tj. kradzieży, kradzieży z włamaniem, itp.) zniszczeniem lub uszkodzeniem w trakcie transportu, załadunku, rozładunku, do chwili podpisania protokołu odbioru Sprzętu.

§ 41. Wraz z dostarczeniem Sprzętu, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu skrócone instrukcje obsługi w języku polskim (do powieszenia przy każdym egzemplarzu Sprzętu), komplet materiałów eksploatacyjnych które zostaną zainstalowane w Sprzęcie (chyba że Wykonawca dostarczy Sprzęt wyposażony w te materiały) oraz zapasowe materiały eksploatacyjne. Najpóźniej z dniem dostarczenia danego modelu Sprzętu Wykonawca przekaże dla tego modelu pełna instrukcję obsługi w języku polskim w formacie pdf z możliwością zwielokrotniania dla wszystkich pracowników i współpracowników.

§ 42. Dotychczas zainstalowane w miejscu instalacji urządzenia pozostawia na miejscu bez zmian lub

– w przypadku braku miejsca na instalację Sprzętu dostarczonego przez Wykonawcę w porozumieniu z przedstawicielami Zamawiającego określonym w § 25 odłączy od zasilania i sieci i przenosi do uzgodnionego miejsca.

§ 43. Po zakończeniu czynności opisanych w paragrafach poprzedzających i przeprowadzeniu testów prawidłowego działania Sprzętu, przedstawiciel Zamawiającego, określony w § 112 ust. 1 lit. a) podpisze zbiorczy protokół odbioru Sprzętu dotyczący odebranych w danym dniu egzemplarzy.

§ 44. W trakcie trwania umowy, Zamawiający może, według swojego uznania przenosić poszczególne egzemplarze Sprzętu pomiędzy Lokalizacjami i Jednostkami. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o przeniesieniu egzemplarzy Sprzętu. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić

zmianę lokalizacji Sprzętu przy dostarczaniu materiałów eksploatacyjnych i spełnianiu pozostałych świadczeń przewidzianych niniejszą Umową.

ROZDZIAŁ VI. PRAWO OPCJI - DODATKOWY SPRZĘT

§ 45. W ramach kwoty wynagrodzenia określonego w § 69 ust. 2 Zamawiający może dodatkowo zamówić w okresie obowiązywania umowy dostarczenie Sprzętu (tego samego co określone w Ofercie), w maksymalnej ilości wskazanej w § 13 ust. 2:

§ 46. W wypadku gdyby w chwili skorzystania z prawa opcji Sprzęt określony w Ofercie nie był dostępny zastosowanie znajdzie § 110.

§ 47. Dostawa ww. dodatkowego Sprzętu wiązać się będzie wyłącznie z zapłatą wynagrodzenia za

poszczególne urządzenia, określonych w ROZDZIAŁ IX.

§ 48. Sprzęt dostarczany w ramach prawa opcji może być dostarczany do każdej z Jednostek i Lokalizacji. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć w stosunku do dodatkowego Sprzętu zamówionego w ramach prawa opcji, jak również Jednostek i Lokalizacji, do których zostanie dostarczony, wszystkie świadczenia przewidziane niniejszą umową.

§ 49. Dostarczenie i uruchomienie Sprzętu zamówionego w ramach prawa opcji odbywa się na takich samych zasadach jak Sprzętu w ramach zamówienia podstawowego, przy czym Wykonawca dokona odpowiedniego rozszerzenia Systemu.

§ 50. Zamówienie, o którym mowa w § 45, zostanie przekazane do Wykonawcy w formie pisemnej i

określi:

1. ilość egzemplarzy Sprzętu objętych zamówieniem,

2. model lub modele Sprzętu,

3. termin ich dostawy (nie krótszy niż 10 Dni roboczych liczonych od daty złożenia zamówienia),

4. Lokalizacje (z podziałem na egzemplarze Sprzętu),

§ 51. Zamawiający może w ramach prawa opcji składać zamówienia o których mowa w § 45 wielokrotnie, przez cały okres obowiązywania Umowy o którym mowa w § 91, aż do wykorzystania przez Zamawiającego limitu ilości Sprzętu określonego w§ 13 ust. 2.

§ 52. Osobą upoważnioną do podpisania zamówienia jest Dyrektor Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna lub osoba przez niego upoważniona.

§ 53. Wykonawca po otrzymaniu zamówienia przystępuje do jego realizacji, jednocześnie potwierdzając drogą mailową fakt jego otrzymania.

§ 54. Terminy określone zamówieniem są terminami zastrzeżonymi na korzyść obydwu Stron - bez zgody Zamawiającego, Wykonawca nie może dokonywać dostaw przed nadejściem terminu, a Zamawiający nie może żądać ich wcześniej.

§ 55. Do dostaw objętych zamówieniami w ramach prawa opcji, stosuje się odpowiednio

postanowienia ROZDZIAŁ V

ROZDZIAŁ VII. PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ

§ 56. Wykonawca zapewni w ramach wynagrodzenia określonego w § 69 udzielenie Zamawiającemu (Gminie Olsztyn, w tym Jednostkom) przez siebie lub osobę trzecią (producenta, dystrybutora, podwykonawcę) licencji lub innego równoważnego uprawnienia na wszelkie elementy

wchodzącej w skład Systemu bądź jego aktualizacji, które nie będzie zawierało żadnego

nieprzewidzianego niniejszą umową ograniczenia, w szczególności:

1. zapewni Zamawiającemu możliwość korzystania z Systemu co najmniej przez okres

obowiązywania umowy,

2. będzie uprawniać do korzystania z Systemu z dowolnego miejsca na świecie za pośrednictwem zdalnego dostępu,

3. będzie uprawniać do jednoczesnego korzystania z Systemu przez dowolną liczbę Użytkowników,

4. będzie uprawniać do podłączenia do Systemu dowolnej liczby Sprzętu w pełnym zakresie

funkcjonalnym,

5. nie będzie zawierać jakichkolwiek ograniczeń dotyczących maksymalnej dopuszczalnej liczby operacji drukowania/kopiowania/skanowania wykonywanych przez Użytkowników, liczby Użytkowników nazwanych, nienazwanych, jednoczesnych itp., za wyjątkiem oprogramowania OCR, które może być limitowane w zakresie obejmującym wykonanie przekształcenia miesięcznie nie mniej niż 10.000 stron dokumentów;

6. nie będzie zawierać jakichkolwiek ograniczeń dotyczących przenoszenia Systemu pomiędzy

serwerami i miejscem ich instalacji,

7. nie będzie zawierać jakichkolwiek ograniczeń dotyczących ilości procesorów w serwerze ani innych ograniczeń dotyczących typu i rodzaju serwera,

8. nie będzie zawierać jakichkolwiek ograniczeń dotyczących nadawania dowolnej osobie statusu Użytkownika,

9. nie będzie zawierać ograniczeń co do ilości Jednostek

§ 57. Udzielenie uprawnień, o których mowa w § 56 nastąpi w dacie dostarczenia Systemu, przed

podpisaniem protokołu odbioru Systemu, na okres wskazany w § 91.

§ 58. Wykonawca zapewni Zamawiającemu korzystanie z Systemu przez cały okres obowiązywania umowy. W wypadku, gdy osoba trzecia będzie dochodziła jakichkolwiek roszczeń, które ograniczałyby lub uniemożliwiałyby korzystanie z Systemu, Wykonawca podejmie odpowiednie czynności zapewniające Zamawiającemu dalszego korzystanie z Systemu lub rozwiązania równoważnego.

§ 59. Wykonawca zapewni, że korzystanie z Systemu, Oprogramowania oraz związanej z nim wszelkiej dokumentacji, jak również wszelkiej przekazanej Zamawiającemu dokumentacji (w tym dokumentacji powykonawczej oraz dokumentacji określającej i opisującej czynności administracyjne, które Zamawiający będzie musiał podjąć dla utrzymania ciągłości pracy Systemu podczas codziennej obsługi) nie będzie naruszać jakichkolwiek praw osobistych lub majątkowych osób trzecich, a także zapewnia, że zawarcie i wykonanie niniejszej umowy nie wymaga uzyskania zgody osoby trzeciej (a w wypadku, gdyby zgoda taka była wymagana – zapewni jej udzielenie z góry na cały okres obowiązywania umowy, bez możliwości jej cofnięcia).

§ 60. Wykonawca zapewnia Zamawiającego, że korzystanie ze Sprzętu nie będzie wymagało zawarcia żadnej umowy licencyjnej, lub że umowa taka zawierana będzie w sposób dorozumiany i nie będzie wprowadzała żadnych ograniczeń niedopuszczonych postanowieniami niniejszej umowy.

§ 61. Wykonawca udziela Zamawiającemu na czas trwania umowy, niewyłącznej licencji na zwielokrotnienie i utrwalenie wszelkiej przekazywanej Zamawiającemu dokumentacji, w tym dokumentacji powykonawczej, dokumentacji określającej i opisującej czynności

administracyjne, które Zamawiający będzie musiał podjąć dla utrzymania ciągłości pracy Systemu podczas codziennej obsługi i dokumentacji Systemu, obejmującej zwielokrotnienie i utrwalenie tej dokumentacji za pomocą urządzeń reprograficznych lub poprzez jej wydruk oraz zwielokrotnienie tej dokumentacji w systemie informatycznym Zamawiającego bez ograniczeń, na potrzeby Zamawiającego.

ROZDZIAŁ VIII. ASYSTA TECHNICZNA I OBSŁUGA SERWISOWA

§ 62. Wykonawca gwarantuje prawidłową pracę Sprzętu, Systemu oraz Serwera, pod warunkiem użytkowania zgodnie z przeznaczeniem i wskazówkami zawartymi w dostarczonej Zamawiającemu dokumentacji, w tym dokumentacji powykonawczej, dokumentacji określającej i opisującej czynności administracyjne, które Zamawiający będzie musiał podjąć dla utrzymania ciągłości pracy Systemu podczas codziennej obsługi i dokumentacji Systemu.

§ 63. Obsługa serwisowa będzie świadczona we wszystkich Lokalizacjach.

§ 64. Niezależnie od świadczenia obsługi serwisowej, Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia serwisu asysty technicznej.

§ 65. Szczegółowe zasady obsługi serwisowej oraz asysty technicznej określa załącznik nr 3 do umowy.

§ 66. Wykonawca w ramach asysty technicznej i obsługi serwisowej gwarantuje ciągłość pracy sprzętu oraz wymianę materiałów eksploatacyjnych na fabrycznie nowe.

§ 67. Koszty materiałów eksploatacyjnych (w tym tonerów) oraz części zamiennych do Sprzętu i ich wymiany, ze względu na wady lub zużycie części zamiennych ponosi Wykonawca.

§ 68. Świadczenie obsługi serwisowej rozpoczyna się w dniu następującym po dniu podpisania protokołu odbioru Systemu i będzie realizowane przez cały okres trwania umowy, wskazany w § 91.

ROZDZIAŁ IX. WYNAGRODZENIE

§ 69. Łącznie Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w § 12

z wszystkich tytułów nie przekroczy kwoty:

1. Za zamówienie podstawowe nie przekroczy kwoty: złotych netto (słownie: ), powiększone o VAT w wysokości

złotych (słownie: ), co daje

w sumie

złotych brutto (słownie

2. Za prawo opcji: nie przekroczy kwoty złotych netto (słownie:

), powiększone o VAT w wysokości

złotych (słownie: ), co daje

w sumie złotych brutto (słownie

) za cały okres trwania umowy.

- co daje łącznie kwotę : złotych netto (słownie:

), powiększone o VAT w wysokości

złotych (słownie: ), co daje w

sumie

)

złotych brutto (słownie

§ 70. Wynagrodzenie wynosi:

1. Kwotę zł netto ( złotych brutto) miesięcznie (miesiąc kalendarzowy) za

najem 1 egzemplarza Sprzętu 1

egzemplarzy Sprzętu dostarczonych przez Wykonawcę;

przemnożone przez ilość

2. Kwotę zł netto ( złotych brutto) miesięcznie (miesiąc kalendarzowy) za

najem 1 egzemplarza Sprzętu1

egzemplarzy Sprzętu dostarczonych przez Wykonawcę;

przemnożone przez ilość

3. Kwotę zł netto ( złotych brutto) miesięcznie (miesiąc kalendarzowy) za

najem 1 egzemplarza Sprzętu1

egzemplarzy Sprzętu dostarczonych przez Wykonawcę;

przemnożone przez ilość

4. Kwotę zł netto ( złotych brutto) miesięcznie (miesiąc kalendarzowy) za

najem 1 egzemplarza Sprzętu1

egzemplarzy Sprzętu dostarczonych przez Wykonawcę;

przemnożone przez ilość

5. Kwotę zł netto ( złotych brutto) miesięcznie (miesiąc kalendarzowy) za

najem 1 egzemplarza Sprzętu1

egzemplarzy Sprzętu dostarczonych przez Wykonawcę;

przemnożone przez ilość

6. Kwotę zł netto ( złotych brutto) miesięcznie (miesiąc kalendarzowy) za

najem 1 egzemplarza Sprzętu1

egzemplarzy Sprzętu dostarczonych przez Wykonawcę;

przemnożone przez ilość

7. W przypadku gdy Sprzęt danego typu został dostarczony lub zabrany w trakcie miesiąca, ww. kwotę dzieli się przez liczbę dni w danym miesiącu i mnoży przez liczbę dni, w których Sprzęt znajdował się w posiadaniu Zamawiającego;

8. kwotę zł netto ( złotych brutto) za 1 stronę wydruku lub kopi w formacie A4 (lub mniejszym) mono w miesiącu kalendarzowym (liczba wykonanych skanów nie będzie brana pod uwagę do rozliczenia);

9. kwotę zł netto ( złotych brutto) za 1 stronę wydruku lub kopi w formacie A4 (lub mniejszym) kolor w miesiącu kalendarzowym (liczba wykonanych skanów nie będzie brana pod uwagę do rozliczenia);

10. kwotę zł netto ( złotych brutto) za 1 stronę wydruku lub kopi w formacie A3 (lub mniejszym jednak większym niż A4) mono w miesiącu kalendarzowym (liczba wykonanych skanów nie będzie brana pod uwagę do rozliczenia);

11. kwotę zł netto ( złotych brutto) za 1 stronę wydruku lub kopi w formacie A3 (lub mniejszym jednak większym niż A4) kolor w miesiącu kalendarzowym (liczba wykonanych skanów nie będzie brana pod uwagę do rozliczenia);

§ 71. Wynagrodzenie określone w § 70 obejmuje wszystkie koszty wykonania umowy, w tym koszty dostarczenia, instalacji i korzystania ze Sprzętu, Serwera, Systemu, Oprogramowania, wszelkiej dokumentacji (w tym dokumentacji powykonawczej, dokumentacji określającej i opisującej czynności administracyjne, które Zamawiający będzie musiał podjąć dla utrzymania ciągłości pracy Systemu podczas codziennej obsługi i dokumentacji Systemu), całość opłat licencyjnych i wszelkich innych kosztów.

§ 72. Wynagrodzenie określone w § 70 płatne będzie miesięcznie z dołu. Wysokość wynagrodzenia określonego w § 70 ust. 8 – 11 ustalana będzie na podstawie odczytów liczników Urządzeń

1 Należy wpisać typ i model Sprzętu

przekazywanych przez Zamawiającego. Opłaty o których mowa w § 70 ust. 1 – 7 będą naliczane od dnia odbioru danego egzemplarza Sprzętu.

§ 73. Jeżeli uruchomienie Sprzętu nastąpi po pierwszym dniu danego miesiąca kalendarzowego, opłaty o których mowa w § 70 naliczone zostaną proporcjonalnie do okresu czasu korzystania z Systemu w tym miesiącu i zafakturowane łącznie z wynagrodzeniem za kolejny miesiąc.

§ 74. Ilość stron wydruków i kopii będzie potwierdzona raportem ilościowym, wygenerowanym z Systemu. Raport generowany będzie 5-go dnia miesiąca następującego po miesiącu za który generowany jest raport o obejmować będzie co najmniej:

1. Liczbę wydrukowanych stron danej wielkości mono w odniesieniu do każdego urządzenia,

2. Liczbę wydrukowanych stron danej wielkości w kolorze w odniesieniu do każdego urządzenia,

3. Sumę wszystkich wydruków i kopii.

§ 75. W przypadku awarii Systemu podstawą wystawienia faktury mogą być dane z liczników egzemplarzy Sprzętu. Dane te będą pozyskiwane przez Wykonawcę i Zamawiającego (wymagane jest sporządzenie protokołu lub protokołów z odczytu liczników z pozostawieniem po 1 egzemplarzu protokołu u każdej ze stron). Protokół o którym mowa w zdaniu poprzednim powinien być sporządzony na podstawie Wzoru protokołu odbioru stanowiącego Załącznik nr 8.

§ 76. Faktury za poprzedni miesiąc będą wystawiane do 10 dnia każdego następnego miesiąca kalendarzowego. Faktura powinna obejmować wynagrodzenie dotyczące wszystkich egzemplarzy Sprzętu, we wszystkich Lokalizacjach łącznie. Załącznikiem do faktury winien być raport, o którym mowa w § 67 lub § 68 a ponadto tabela zawierająca następujące informacje:

Dane dot. faktur wystawionych od początku obowiązywania umowy

Nr faktury	Data wystawienia faktury	Kwota faktury brutto	Suma wszystkich	Różnica między kwotą
			faktur brutto	z § 69 ust. 1, §
				69 ust. 2 oraz
				sumą limitów
				a sumą faktur
				brutto

§ 77. Zapłata wynagrodzenia nastąpi w formie przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze. Zapłata nastąpi w terminie 30 dni od dnia wystawienia faktury pod warunkiem doręczenia faktury w terminie 7 (siedmiu) dni od dnia jej wystawienia W przypadku doręczenia faktury po terminie 7 (siedmiu) dni od dnia jej wystawienia, termin zapłaty ulega wydłużeniu o ilość dni przekroczenia wskazanego wyżej 7 (siedmio) dniowego terminu.

§ 78. Podstawą do wystawienia pierwszej faktury jest podpisanie przez Xxxxxxxxxxxxx bez zastrzeżeń wszystkich następujących dokumentów:

1. Protokołu odbioru Sprzętu,

2. Protokołu odbioru Systemu.

§ 79. Wykonawca oświadcza, że posiada firmowy rachunek bankowy związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Płatność wynagrodzenia, o którym mowa w § 62 i § 63, zostanie

dokonana z wykorzystaniem metody podzielonej płatności (split payment).

§ 80. Na fakturze winny znajdować się następujące dane:

NABYWCA:

ODBIORCA:

Gmina Olsztyn, Xxxx Xxxx Xxxxx XX 0 00-000 Xxxxxxx

NIP: 000-00-00-000

Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna

Xxxx Xxxx Xxxxx XX 0

00-000 Xxxxxxx

§ 81. Faktura powinna być dostarczona Zamawiającemu w następujący sposób:

1. na adres Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna, Xx. Xxxx Xxxxx XX 0, 00-000 Xxxxxxx, lub

2. na adres e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxxxxxx.xx, według oświadczenia złożonego przez Xxxxxx zgodnie z załącznikiem nr 9, lub

3. przy użyciu Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF).

§ 82. W przypadku, gdy Wykonawca skorzysta z możliwości wysyłania Zamawiającemu faktury (tzw. ustrukturyzowanej faktury elektronicznej) przy użyciu Platformy Elektronicznego Fakturowania, o czym mowa w § 81 pkt 3, numer PEPPOL Zamawiającego to 7393921082. Oprócz danych zawartych w ust. § 80, w opisie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej Wykonawca zobowiązany jest do wskazania numeru i daty zawarcia niniejszej umowy.

§ 83. Strony zgodnie postanawiają, że korekty faktur i noty księgowe (tzw. inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne) mogą być wysyłane przy użyciu Platformy Elektronicznego Fakturowania, z uwzględnieniem postanowień § 82.

§ 84. Za dzień zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku Zamawiającego.

§ 85. Wykonawca oświadcza, że jest czynnym podatnikiem podatku VAT i zgodnie z art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 568 z późn. zm.) znajduje się w wykazie podmiotów zrejestrowanych jako podatnicy VAT (tzw. biała lista podatników VAT), w którym x.xx. ujawniony został numer rachunku bankowego związany z prowadzoną przez Wykonawcę działalnością gospodarczą, służący do rozliczenia transakcji w ramach tej działalności i który zostanie wskazany na fakturze VAT wystawionej Zamawiającemu zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu. Wykonawca oświadcza, że teraz i na przyszłość zrzeka się wszelkich roszczeń wobec Zamawiającego, w szczególności z tytułu braku terminowej zapłaty wynagrodzenia i wstrzymania się przez Zamawiającego z zapłatą wynagrodzenia w ramach niniejszej umowy w przypadku, gdy okaże się, że wskazany przez Wykonawcę na fakturze VAT numer rachunku bankowego nie będzie w dniu dokonania zapłaty przez Zamawiającego kwoty tytułem wynagrodzenia w ramach niniejszej umowy tożsamy z numerem rachunku bankowego ujawnionym na tzw. białej liście podatników VAT albo nie będzie ujawniony na tzw. białej liście podatników VAT – jeżeli zapłata wynagrodzenia na rachunek Wykonawcy nie ujęty na tzw. białej liście podatników VAT łączyłoby się dla Zamawiającego z jakimikolwiek negatywnymi konsekwencjami prawnymi - do czasu wskazania przez Wykonawcę rachunku bankowego ujawnionego na tzw. białej liście podatników VAT lub ujęcia na tej liście

wskazanego wcześniej rachunku bankowego Wykonawcy.

§ 86. Odpowiednia zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy może nastąpić w

przypadku następujących zmian:

1. stawki podatku od towarów i usług;

2. wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3–5 ustawy z dnia 10 października 2002r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;

3. zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub

wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne

4. zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych

– jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę, wówczas każda ze stron umowy może zwrócić się do drugiej strony o przeprowadzenie negocjacji w sprawie odpowiedniej zmiany wynagrodzenia na n/w warunkach:

a) zmiana umowy na podstawie ustaleń negocjacyjnych może nastąpić po wejściu w życie przepisów będących przyczyną waloryzacji,

b) w razie zmiany, o której mowa w § 86 ust. 2, przez pojęcie „odpowiedniej zmiany wynagrodzenia” należy rozumieć sumę wzrostu kosztów Wykonawcy zamówienia publicznego wynikających z podwyższenia wynagrodzeń poszczególnych pracowników biorących udział w realizacji zamówienia, do wysokości wynagrodzenia minimalnego obowiązującej po zmianie przepisów lub jej odpowiedniej części, w przypadku osób zatrudnionych w wymiarze niższym niż pełen etat,

c) w razie zmiany wskazanej w § 86 ust. 3, przez pojęcie „odpowiedniej zmiany wynagrodzenia” należy rozumieć sumę wzrostu kosztów Wykonawcy zamówienia publicznego oraz drugiej strony umowy o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej łączącej Wykonawcę zamówienia publicznego z osobą fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej, wynikających z konieczności odprowadzenia dodatkowych składek od wynagrodzeń osób zatrudnionych na umowę o pracę lub na podstawie innej umowy cywilnoprawnej zawartej przez wykonawcę z osobą fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej, a biorących udział w realizacji zamówienia przy założeniu braku zmiany wynagrodzenia netto tych osób,

d) w razie zmiany wskazanej w § 86 ust. 4 przez pojęcie „odpowiedniej zmiany wynagrodzenia” należy rozumieć sumę wzrostu kosztów związanych bezpośrednio z realizacją zamówienia publicznego wynikającą z wpłat do PPK dokonywanych przez podmioty zatrudniające uczestniczące w wykonywaniu zamówienia publicznego, w zakresie obciążającym podmiot zatrudniający.

ROZDZIAŁ X. ZASADY ODPOWIEDZIALNOŚCI

§ 87. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu następujące kary umowne odpowiednio za każdy dzień lub

Zdarzenie uzasadniające karę	Kwota kary
Niedotrzymanie terminu wdrożenia Systemu – kara umowna za każdy dzień przekroczenia	2000 PLN

godzinę opóźnienia w wypadku:

	terminu wdrożenia Systemu
2.	Niedotrzymanie terminu instalacji poszczególnych egzemplarzy Sprzętu (liczone na podstawie terminów określonych w punkcie 3 załącznika nr 4 przy założeniu, że data D oznacza datę 2 Dni roboczych po zawarciu umowy) – kara umowna za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminu uruchomienia Sprzętu, za każdy nieuruchomiony w terminie egzemplarz Sprzętu	200 PLN
3.	Niedotrzymanie terminu przeprowadzenia pojedynczego szkolenia, w stosunku do max terminu określonego w punkcie 4.3 załącznika nr 3 oraz terminów szczegółowych uzgodnionych z Zamawiającym - kara umowna za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminu przeprowadzenia szkolenia, za każde nieprzeprowadzone w terminie szkolenie	200 PLN
4.	Niedotrzymanie terminu dostarczenia dokumentacji określającej i opisującej czynności administracyjne, które Zamawiający będzie musiał podjąć dla utrzymania ciągłości pracy Systemu podczas codziennej obsługi – kara umowna za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminu określonego w punkcie 4 załącznika nr 4	200 PLN
5.	Niedotrzymanie terminu dostarczenia dokumentacji powykonawczej w stosunku do terminu określonego harmonogramem – kara umowna za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminu określonego w punkcie 4 załącznika nr 4	200 PLN
6.	Niedotrzymanie terminu wykonania zmian w Systemie, po otrzymaniu uwag Zamawiającego do przedmiotu odbioru i ponowne zgłoszenie do odbioru – kara umowna za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminu określonego w § 32	200 PLN
7.	Niedotrzymanie czasu reakcji w przypadku usterki uniemożliwiającej działanie Serwera lub Systemu (brak dostępności usługi centralnego wydruku lub kopiowania lub skanowania) – kara umowna za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminu określonego w punkcie 3.4 załącznika nr 3	2000 PLN
8.	Niedotrzymanie czasu reakcji w przypadku usterki uniemożliwiającej działanie Sprzętu – kara umowna za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminu określonego w punkcie 3.4 załącznika nr 3	300 PLN
9.	Niedotrzymanie czasu reakcji w przypadku innej niż usterka usługi serwisowej innej niż powyższe – kara umowna za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminu określonego w punkcie 3.4 załącznika nr 3	100 PLN
10.	Niedotrzymanie czasu naprawy w przypadku usterki Serwera lub Systemu – kara umowna za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminu określonego w punkcie 3.4 załącznika nr 3	4000 PLN
11.	Niedotrzymanie czasu naprawy w przypadku usterki Sprzętu – kara umowna za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminu określonego w punkcie 3.4 załącznika nr 3, w odniesieniu do każdej usterki Sprzętu.	600 PLN
12.	Niedotrzymanie czasu naprawy w przypadku innej niż usterka usługi serwisowej innej niż powyższe – kara umowna za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminu określonego w punkcie 3.4 załącznika nr 3	200 PLN
13.	Niedotrzymanie czasu podstawienia sprzętu zastępczego w przypadku usterki Sprzętu lub Serwera – kara umowna za dzień opóźnienia w stosunku do terminu określonego w punkcie 3.4 załącznika nr 3	300 PLN

Niedotrzymania wyznaczonego przez Zamawiającego terminu odbioru Sprzętu po zakończeniu umowy – kara umowna za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminu określonego w § 96, w odniesieniu do każdego egzemplarza Sprzętu

100 PLN

14.

§ 88. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia, o którym mowa w § 62 w razie zaistnienia przesłanki wypowiedzenia umowy wskazanej w § 92, jeśli do wypowiedzenia umowy dojdzie.

§ 89. Zamawiający ma prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar

umownych.

§ 90. W razie wykonania prawa wypowiedzenia lub rozwiązania umowy lub upływu terminu określonego w § 91, Zamawiający może dochodzić zarówno kary umownej, o której mowa w § 88, jak i innych kar umownych należnych do dnia wypowiedzenia umowy.

ROZDZIAŁ XI. CZAS TRWANIA UMOWY

§ 91. Niniejsza umowa jest zawarta na czas określony to jest od dnia jej zawarcia do upływu 48 miesięcy lub do osiągnięcia przez wynagrodzenie Wykonawcy łącznej wysokości określonej w §

§ 69 ust. 1. W przypadku osiągnięcia przez Wynagrodzenie Wykonawcy wysokości wskazanej w zdaniu powyżej, umowa rozwiązuje się. W wypadku gdy wysokość wynagrodzenia określonego w § 69 zostanie przekroczona w trakcie miesiąca kalendarzowego, umowa rozwiązuje się z ostatnim dniem tego miesiąca, a całe wynagrodzenie za ten miesiąc nie może przekroczyć – łącznie z wynagrodzeniem wypłaconym od dnia zawarcia umowy – odpowiedniej kwoty określonej w § 69.

§ 92. Zamawiający może wypowiedzieć niniejszą umowę przed upływem terminu określonego w § 91

bez zachowania terminu wypowiedzenia w wypadku:

1. niedotrzymania terminu wdrożenia Systemu w stosunku do terminu określonego w umowie o okres przekraczający 7 dni;

2. niedotrzymania terminu dostarczenia łącznie co najmniej 10 egzemplarzy Sprzętu w stosunku do terminów określonych załącznikiem nr 4 do umowy lub o okres przekraczający 7 dni;

3. braku dostępności Systemu przez łączny okres co najmniej 7 kolejnych dni;

4. jednoczesnej usterki co najmniej 5 egzemplarzy Sprzętu i braku ich naprawy w terminie lub braku dostarczenia w terminie sprzętu zastępczego;

5. odmowy zawarcia przez Wykonawcę umowy o powierzenie przetwarzania danych

osobowych;

§ 93. Zamawiający może wypowiedzieć niniejszą umowę przed upływem terminu określonego w § 91 z zachowaniem 3 miesięcznego terminu wypowiedzenia w wypadku:

1. niedotrzymania terminu dostarczenia co najmniej 1 egzemplarza Sprzętu w stosunku do terminów określonych załącznikiem nr 4 do umowy lub zamówieniem o okres przekraczający 7 dni;

2. braku dostępności Systemu przez łączny okres co najmniej 3 kolejnych dni;

3. jednoczesnej usterki co najmniej 4 egzemplarzy Sprzętu i braku ich naprawy w terminie lub

braku dostarczenia w terminie sprzętu zastępczego;

4. opóźnienia w naprawie co najmniej 1 egzemplarza Sprzętu o okres przekraczający 7 dni;

5. opóźnienia w dostarczeniu wymaganej umową dokumentacji, w tym dokumentacji powykonawczej, dokumentacji określającej i opisującej czynności administracyjne, które Zamawiający będzie musiał podjąć dla utrzymania ciągłości pracy Systemu podczas codziennej obsługi oraz dokumentacji Systemu o okres przekraczający 7 dni;

§ 94. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem

nieważności.

§ 95. Po zakończeniu okresu najmu danego egzemplarza Sprzętu, i Xxxxxxx niezależnie od przyczyny zakończenia, Wykonawca zdemontuje, odinstaluje dany egzemplarz Sprzętu a na końcu obowiązywania umowy zdemontuje i odinstaluje Xxxxxx (chyba że zrobi to Zamawiający lub osoba działająca na jego zlecenie), wyniesie go z miejsca, w którym Sprzęt (Xxxxxx) był zainstalowany i wywiezie go z Lokalizacji.

§ 96. Wykonawca zobowiązany jest odebrać Sprzęt w terminie 5 dni od dnia zakończenia trwania

umowy.

§ 97. W przypadku opóźnienia Wykonawcy w wykonaniu obowiązków określonych w § 95 w stosunku do terminu określonego w § 96, Zamawiający niezależnie od prawa do naliczenia kary umownej, może – po przekroczeniu 2 dni opóźnienia, wysłać nieodebrany Sprzęt lub Serwer do siedziby Wykonawcy na Jego koszt i ryzyko, a poniesione z tego tytułu koszty pokryć np. z zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

§ 98. Odebranie Sprzętu po zakończeniu umowy, odbędzie się na koszt Wykonawcy.

ROZDZIAŁ XII. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

§ 99. Zamawiający żąda od Wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% wynagrodzenia brutto określonego w § 62. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

§ 100. Na zasadach określonych w art. 148 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych Zabezpieczenie

zostało wniesione w formie: 2

§ 101. W trakcie realizacji umowy Wykonawca może dokonać zmiany formy zabezpieczenia na jedną lub kilka form, o których mowa w art. 148 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

§ 102. Zmiana formy zabezpieczenia jest dokonywana z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszenia jego wysokości.

§ 103. Zamawiający zwraca zabezpieczenie zgodnie z art. 151 ustawy Prawo zamówień publicznych. ROZDZIAŁ XIII. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH I OCHRONA INFORMACJI

§ 104. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania Regulaminu Ochrony Informacji dla Wykonawcy Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna, który stanowi Załącznik nr 6.

§ 105. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. Wobec faktu, że w ramach wykonywania niniejszej umowy Wykonawca będzie miał dostęp do danych osobowych przetwarzanych przez Zamawiającego, Strony zawarły umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji, która

2 Należy uzupełnić zgodnie z wyborem przez Wykonawcę jednej lub kilku z form zabezpieczenia

stanowi Załącznik nr 7.

§ 106. Wykonywanie przez Wykonawcę obowiązków wynikających z umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych odbywać się będzie w ramach wynagrodzenia należnego Wykonawcy z tytułu wykonania umowy i Wykonawca nie będzie uprawniony do żądania od Zamawiającego dodatkowego wynagrodzenia z tego tytułu.

§ 107. Wykonawca pozostaje w posiadaniu Informacji Poufnych, przekazanych przez Zamawiającego, przez okres trwania umowy oraz zobowiązuje się do nieujawniania, nieprzekazywania, ani do niewykorzystywania we własnej działalności, w zakresie szerszym niż niezbędny do realizacji umowy, informacji uzyskanych w związku z wykonaniem umowy niezależnie od formy przekazania tych informacji, ich źródła i sposobu przetwarzania oraz bezzwłocznego trwałego ich usunięcia natychmiast po jej wygaśnięciu. Zasady poufności znajdują się w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji stanowiącej Załącznik nr 6.

ROZDZIAŁ XIV. ZMIANY UMOWY

§ 108. Umowa może ulec zmianie w przypadkach wskazanych w art. 144 ust 1 pkt 2 – 6 ustawy Prawo

zamówień publicznych.

§ 109. Dopuszcza się nieistotne zmiany umowy.

§ 110. Umowa może ulec również zmianie w wypadku gdy zmiana dotyczyć będzie Sprzętu, Serwera, Systemu lub Oprogramowania (w tym warunków licencyjnych), które mają być dostarczone przez Wykonawcę na podstawie umowy lub terminów realizacji poszczególnych świadczeń, jeśli przyczyną takiej zmiany jest:

1. brak dostępności na rynku modeli Sprzętu lub Serwera zaproponowanych w Ofercie dopuszcza się, bez zmiany terminu realizacji i ceny, zmianę przedmiotu umowy na dostawę Sprzętu o cechach i parametrach nie gorszych niż zaproponowane w Ofercie oraz zgodnych z parametrami technicznymi i użytkowymi określonymi w załączniku nr 1 do niniejszej umowy;

2. zakończenie wytwarzania Sprzętu lub Serwera zaproponowanych w Ofercie lub wycofanie ich z produkcji lub z obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

3. wpływająca na dostawy Sprzętu lub Serwera niedostępność na rynku materiałów (komponentów, półproduktów itp.) koniecznych do produkcji Sprzętu lub Serwera, z powodu zakończenia ich wytwarzania, albo wycofania z produkcji lub obrotu, albo zaistnienia obiektywnych i udokumentowanych utrudnień w ich uzyskaniu;

4. wprowadzenie na rynek nowego Sprzętu lub Serwera odpowiadającego Sprzętowi lub

Serwerowi objętych przedmiotem umowy;

5. ujawnienie powszechnie występujących wad Sprzętu, Serwera lub Systemu;

6. prawdopodobieństwo dokonania zmian w przepisach prawa, w sytuacji gdy toczą się prace nad nowelizacją przepisów, mających wpływ na wykonywanie umowy;

7. zmiana warunków licencjonowania Oprogramowania przez jego producenta lub dystrybutora albo pojawienie się nowego modelu licencjonowania Oprogramowania u jego producenta lub dystrybutora;

8. wprowadzenie poprawek (update/patch etc.) do Oprogramowania;

9. wprowadzenie embarga na przywóz lub wywóz Sprzętu, Serwera, Systemu lub

Oprogramowania, które miały być dostarczone w ramach umowy, albo elementów

(komponentów, półproduktów itp.) wykorzystywanych do ich produkcji;

§ 111. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. ROZDZIAŁ XV. OSOBY ODPOWIEDZIALNE

§ 112. Osobami uprawnionymi do:

1. kierowania całością spraw związanych z realizacją niniejszej umowy, w tym podpisywania Protokołu Odbioru są:

a) w imieniu Xxxxxxxxxxxxx: Xxxxx Xxxxxxxxxx

Xxxxxxx Xxxxx

……………………

b) w imieniu Wykonawcy:

……………………

2. kierowania zapytań, prowadzenia ustaleń i dokonywania zgłoszeń serwisowych w imieniu Xxxxxxxxxxxxx są:

Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx,

e-mail: xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xx; tel.: x00 000 000 000

Xxxxxx Xxxxxxxxx,

e-mail: xxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xx; tel.: + 00 000 000 000

3. udzielania odpowiedzi na zapytania i prowadzenia ustaleń związanych z bieżącym wykonywaniem umowy i obsługi zgłoszeń serwisowych w imieniu Wykonawcy są:

a) ……………………

b) ……………………

§ 113. Zmiana osób wymienionych w § 112 w trakcie realizacji umowy wymaga poinformowania drugiej Strony w formie dokumentowej i nie stanowi zmiany umowy.

§ 114. Strony zobowiązują się do kierowania wszelkiej korespondencji wymagającej formy pisemnej na adresy stron wymienione w komparycji umowy, a w przypadku zmiany adresu, do niezwłocznego, pisemnego powiadomienia o tym fakcie drugiej Strony.

§ 115. W przypadku braku powiadomienia, o którym mowa w ust. § 114, doręczenie korespondencji na adres, wskazany w komparycji umowy wywiera przewidziane prawem skutki prawne.

§ 116. O ile umowa nie stanowi inaczej, jakakolwiek komunikacja (w tym wszelkie spotkania i korespondencja) oraz świadczenia i ich elementy winny być dokonywane w języku polskim. Odejście od tej zasady (dokonanie czynności w języku obcym albo w języku obcym wraz z tłumaczeniem) wymaga zgody Zamawiającego. W wypadku wyrażenia takiej zgody, korzystanie do tłumaczenia z automatycznych systemów tłumaczących nie jest dopuszczalne.

ROZDZIAŁ XVI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 117. Wszelka korespondencja będzie wysyłana na adresy wskazane przy oznaczeniu Stron. Zmiana adresu wymaga poinformowania o tym drugiej Strony w formie pisemnej pod rygorem uznania oświadczenia złożonego na poprzedni adres za doręczone.

§ 118. Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań w wyniku wystąpienia siły wyższej. Strony zobowiązują się do wzajemnego powiadamiania się o zaistnieniu siły wyższej wpływającej na wykonanie umowy i – w razie jej wystąpienia – spotkają się w celu dokonania stosownych ustaleń. Powiadomienia, o którym mowa w zdaniu poprzednim, należy dokonać pisemnie lub w inny dostępny sposób, niezwłocznie po fakcie wystąpienia siły wyższej.

§ 119. Ewentualne spory powstałe na tle wykonania umowy, Strony poddają rozstrzygnięciu przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

§ 120. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy

Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych.

§ 121. Niniejszą umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla

Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.

§ 122. Załączniki do umowy stanowią jej integralną część. Lista załączników jest następująca:

1. Załącznik nr 1 – Minimalne parametry techniczne Sprzętu;

2. Załącznik nr 2 – Opis Systemu. Funkcjonalność rozwiązania wydruku, kontrolingu i

rozliczenia;

3. Załącznik nr 3 – Szczegółowy opis asysty technicznej oraz obsługi serwisowej Sprzętu,

Serwera i Systemu. Zakres szkoleń;

4. Załącznik nr 4 – Wykaz lokalizacji, harmonogramy;

5. Załącznik nr 5 – Oferta Wykonawcy;

6. Załącznik nr 6 – Regulamin Ochrony Informacji dla Wykonawcy Centrum Informatycznych

Usług Wspólnych Olsztyna;

7. Załącznik nr 7 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych;

8. Załącznik nr 8 – Wzór protokołu odbioru;

9. Załącznik nr 9 – Oświadczenie Wykonawcy o akceptacji przesyłania faktur drogą elektroniczną.

Zamawiający Wykonawca

Dokument podpisany przez Xxxx Xxxxx Xxxxxx

Data: 2020.06.04

12:40:41 CEST

Załącznik nr 1 do umowy

MINIMALNE PARAMETRY TECHNICZNE SPRZĘTU

Typ 1. Urządzenie wielofunkcyjne A3 kolor + finiszer – 1 szt.

DANE OGÓLNE

Charakterystyka ogólna

Cyfrowe, fabrycznie nowe urządzenie wielofunkcyjne do druku czarno- białego i kolorowego (skaner, drukarka, ksero)

Wyświetlacz panelu

sterowania

Kolorowy, dotykowy panel LCD o przekątnej ekranu min. 8” z interfejsem w języku polskim, regulacja położenia

Złącza zewnętrzne

1x USB 2.0, 1x 10Base-T / 100Base-TX / 1000Base-T

Podstawka

Dedykowana podstawa pod urządzenie wyposażona w kółka

Pamięć RAM

min. 4GB

Dysk twardy

min. 250 GB z szyfrowaniem kluczem min. AES128 nie powodującym spadku wydajności urządzenia

Obsługiwane protokoły

- Klient poczty POP3 i SMTP dla potrzeb przesyłania zadań druku i alarmów,

- Komunikacja SNMP z serwerem pułapek dla potrzeb przesyłania zgłoszeń i alarmów do systemu zarządzania,

- Obsługiwane protokoły: TCP/IP (IPv4/Ipv6), LPR, HTTP i HTTPS (wewnętrzny serwer WWW do zarządzania drukarką i konfiguracją sieci), DHCP, SNMP v1/v3, DNS, WINS, SMB, NetBIOS, IEEE 802.1x

Funkcje raportujące

- Dostęp do urządzenia przez sieć po adresie IP – zdalna obsługa przez

administratora,

- Urządzenie musi wysyłać na wskazany (modyfikowany) adres email komunikaty alarmowe dotyczące x.xx.: braku papieru, braku tonera, otwartej pokrywy, itp.,

- Zarządzanie przez sieć konfiguracją urządzenia, monitorowanie wydruków (ilość), użytkowników, kasowanie dokumentów z kolejki

Autoryzacja

Urządzenie musi obsługiwać następujące metody uwierzytelniania użytkownika:

- karta + czytnik kart zbliżeniowych (karta typu MIFARE)

- zewnętrzne repozytorium użytkowników (Active Directory)

- kod PIN

Jednocześnie muszą być dostępne minimum dwie metody uwierzytelniania:

karta + jedna z dwóch pozostałych

Standardowe podajniki papieru

- Podajniki wewnętrzne/kasety: min. 1xA4 i 1xA3 na min. 1000 arkuszy łącznie,

- Podajnik ręczny: min. 100 arkuszy

Automatyczny podajnik

dokumentów

min. 100 arkuszy, jednoprzebiegowy (DADF), skanowanie dwóch stron jednocześnie

Obsługiwana

gramatura papieru

- Podajniki wewnętrzne/kasety 60- 220 g/m2

- Podajnik ręczny 60-250 g/m2

13	Zasilanie	Prąd przemienny, jednofazowy 220 – 240 V, częstotliwość 50/60 Hz
14	Materiały eksploatacyjne	Wyposażenie pozwalające rozpocząć natychmiastową pracę urządzenia (komplet tonerów w zestawie)
15	Czytnik kart zbliżeniowych	Standard MIFARE
SKANER
16	Charakterystyka ogólna	Skaner płaski mono/kolor
17	Rozdzielczość	min. 600 x 600 dpi
18	Maksymalny obszar skanowania	A3
19	Szybkość	min. 100 obrazów/min
20	Formaty plików	PDF, JPEG, TIFF, XPS
21	Miejsce przeznaczenia	- skanowanie do e-mail - skanowanie do folderu użytkownika -
XXXXXXXX
00	Charakterystyka ogólna	Drukarka sieciowa, wydruk mono/kolor, dupleks w standardzie
23	Prędkość wydruku	50/50 str./min mono/kolor A4 50/50 str./min mono/kolor A3
24	Obsługiwane systemy operacyjne	- Microsoft Windows 8, 10 (32/64) - Microsoft Windows Server 2008/R2, 2012/R2, 2016 (32/64) - Linux (32/64)
25	Formaty wydruków	A3, A4, A5, A6, B4, B5, B6, C6, C5, C4, DL
26	Funkcje wydruku	- Obsługa przez urządzenie i jego sterownik funkcji poufnego wydruku, - Możliwość kasowania wydruków z kolejki bezpośrednio z panelu urządzenia
27	Rozdzielczość wydruku	min. 600 x 600 dpi
XXXXXXXX
00	Charakterystyka ogólna	Kopiarka mono/kolor, funkcja kopiowania dwustronnego
29	Formaty oryginałów i kopii	X0, X0, X0, X0, X0, X0, X0
00	Prędkość wydruku	50/50 str./min mono/kolor A4 50/50 str./min mono/kolor A3
31	Rozdzielczość	min. 600 x 600 dpi
32	Funkcja powiększania	25% - 400%, z dokładnością co 1%
FINISZER
33	Taca odbiorcza	min. 2000 arkuszy

Funkcje dodatkowe

Sortowanie prac

Typ 2. Urządzenie wielofunkcyjne A3 kolor – 13 szt.

DANE OGÓLNE

Charakterystyka ogólna

Cyfrowe, fabrycznie nowe urządzenie wielofunkcyjne do druku czarno- białego i kolorowego (skaner, drukarka, ksero)

Wyświetlacz panelu

sterowania

Kolorowy, dotykowy panel LCD o przekątnej ekranu min. 8” z interfejsem w języku polskim, regulacja położenia

Złącza zewnętrzne

1x USB 2.0, 1x 10Base-T / 100Base-TX / 1000Base-T

Podstawka

Dedykowana podstawa pod urządzenie wyposażona w kółka

Pamięć RAM

min. 2GB

Dysk twardy

min. 250 GB z szyfrowaniem kluczem min. AES128 nie powodującym spadku wydajności urządzenia

Obsługiwane protokoły

- Klient poczty POP3 i SMTP dla potrzeb przesyłania zadań druku i alarmów,

- Komunikacja SNMP z serwerem pułapek dla potrzeb przesyłania zgłoszeń i alarmów do systemu zarządzania,

- Obsługiwane protokoły: TCP/IP (Ipv4/Ipv6), LPR, HTTP i HTTPS (wewnętrzny serwer WWW do zarządzania drukarką i konfiguracją sieci), DHCP, SNMP v1/v3, DNS, WINS, SMB, NetBIOS, IEEE 802.1x

Funkcje raportujące

- Dostęp do urządzenia przez sieć po adresie IP – zdalna obsługa przez

administratora,

- Urządzenie musi wysyłać na wskazany (modyfikowany) adres email komunikaty alarmowe dotyczące x.xx.: braku papieru, braku tonera, otwartej pokrywy, itp.,

- Zarządzanie przez sieć konfiguracją urządzenia, monitorowanie wydruków (ilość), użytkowników, kasowanie dokumentów z kolejki

Autoryzacja

Urządzenie musi obsługiwać następujące metody uwierzytelniania użytkownika:

- karta + czytnik kart zbliżeniowych (karta typu MIFARE)

- zewnętrzne repozytorium użytkowników (Active Directory)

- kod PIN

Jednocześnie muszą być dostępne minimum dwie metody uwierzytelniania:

karta + jedna z dwóch pozostałych

Standardowe podajniki papieru

- Podajniki wewnętrzne/kasety: min. 1xA4 i 1xA3 na min. 1000 arkuszy łącznie,

- Podajnik ręczny: min. 100 arkuszy

Automatyczny podajnik

dokumentów

min. 100 arkuszy, automatyczny podajnik odwracający (RADF) lub

jednoprzebiegowy (DADF)

Obsługiwana

gramatura papieru

- Podajniki wewnętrzne/kasety 60- 220 g/m2

- Podajnik ręczny 60-250 g/m2

Zasilanie

Prąd przemienny, jednofazowy 220 – 240 V, częstotliwość 50/60 Hz

Materiały

eksploatacyjne

Wyposażenie pozwalające rozpocząć natychmiastową pracę urządzenia (komplet tonerów w zestawie)

Czytnik kart

Standard MIFARE

	zbliżeniowych
SKANER
16	Charakterystyka ogólna	Skaner płaski mono/kolor
17	Rozdzielczość	min. 600 x 600 dpi
18	Maksymalny obszar skanowania	A3
19	Szybkość	min. 70 obrazów/min
20	Formaty plików	PDF, JPEG, TIFF, XPS
21	Miejsce przeznaczenia	- skanowanie do e-mail - skanowanie do folderu użytkownika
XXXXXXXX
00	Charakterystyka ogólna	Drukarka sieciowa, wydruk mono/kolor, dupleks w standardzie
23	Prędkość wydruku	30/30 str./min. mono/kolor A4 15/15 str./min. mono/kolor A3
24	Obsługiwane systemy operacyjne	- Microsoft Windows 8, 10 (32/64) - Microsoft Windows Server 2008/R2, 2012/R2, 2016 (32/64) - Linux (32/64)
25	Formaty wydruków	A3, A4, A5, A6, B4, B5, B6, C6, C5, C4, DL
26	Funkcje wydruku	- Obsługa przez urządzenie i jego sterownik funkcji poufnego wydruku, - Możliwość kasowania wydruków z kolejki bezpośrednio z panelu urządzenia
27	Rozdzielczość wydruku	min. 600 x 600 dpi
XXXXXXXX
00	Charakterystyka ogólna	Kopiarka mono/kolor, funkcja kopiowania dwustronnego
29	Formaty oryginałów i kopii	X0, X0, X0, X0, X0, X0, X0
00	Prędkość wydruku	30/30 str./min mono/kolor A4 15/15 str./min mono/kolor A3
31	Rozdzielczość	min. 600 x 600 dpi
32	Funkcja powiększania	25% - 400%, z dokładnością co 1%

Typ 3. Urządzenie wielofunkcyjne A3 mono – 4 szt.

DANE OGÓLNE

Charakterystyka ogólna

Cyfrowe, fabrycznie nowe urządzenie wielofunkcyjne do druku czarno- białego (skaner, drukarka, ksero)

Wyświetlacz panelu

sterowania

Kolorowy, dotykowy panel LCD o przekątnej ekranu min. 8” z interfejsem w języku polskim, regulacja położenia

Złącza zewnętrzne

1x USB 2.0, 1x 10Base-T / 100Base-TX / 1000Base-T

Podstawka

Dedykowana podstawa pod urządzenie wyposażona w kółka

Pamięć RAM

min. 2GB

Dysk twardy

min. 250 GB z szyfrowaniem kluczem min. AES128 nie powodującym spadku wydajności urządzenia

Obsługiwane protokoły

- Klient poczty POP3 i SMTP dla potrzeb przesyłania zadań druku i alarmów,

- Komunikacja SNMP z serwerem pułapek dla potrzeb przesyłania zgłoszeń i alarmów do systemu zarządzania,

- Obsługiwane protokoły: TCP/IP (Ipv4/Ipv6), LPR, HTTP i HTTPS (wewnętrzny serwer WWW do zarządzania drukarką i konfiguracją sieci), DHCP, SNMP v1/v3, DNS, WINS, SMB, NetBIOS, IEEE 802.1x

Funkcje raportujące

- Dostęp do urządzenia przez sieć po adresie IP – zdalna obsługa przez

administratora,

- Urządzenie musi wysyłać na wskazany (modyfikowany) adres email komunikaty alarmowe dotyczące x.xx.: braku papieru, braku tonera, otwartej pokrywy, itp.,

- Zarządzanie przez sieć konfiguracją urządzenia, monitorowanie wydruków (ilość), użytkowników, kasowanie dokumentów z kolejki

Autoryzacja

Urządzenie musi obsługiwać następujące metody uwierzytelniania użytkownika:

- karta + czytnik kart zbliżeniowych (karta typu MIFARE)

- zewnętrzne repozytorium użytkowników (Active Directory)

- kod PIN

Jednocześnie muszą być dostępne minimum dwie metody uwierzytelniania: karta + jedna z dwóch pozostałych

Standardowe podajniki papieru

- Podajniki wewnętrzne/kasety: min. 1xA4 i 1xA3 na min. 1000 arkuszy

łącznie,

- Podajnik ręczny: min. 100 arkuszy

Automatyczny podajnik

dokumentów

min. 100 arkuszy, automatyczny podajnik odwracający (RADF) lub

jednoprzebiegowy (DADF)

Obsługiwana

gramatura papieru

- Podajniki wewnętrzne/kasety 60- 220 g/m2

- Podajnik ręczny 60-250 g/m2

Zasilanie

Prąd przemienny, jednofazowy 220 – 240 V, częstotliwość 50/60 Hz

Materiały

eksploatacyjne

Wyposażenie pozwalające rozpocząć natychmiastową pracę urządzenia

(komplet tonerów w zestawie)

Czytnik kart

Standard MIFARE

	zbliżeniowych
SKANER
16	Charakterystyka ogólna	Skaner płaski mono/kolor
17	Rozdzielczość	min. 600 x 600 dpi
18	Maksymalny obszar skanowania	A3
19	Szybkość	min. 70 obrazów/min
20	Formaty plików	PDF, JPEG, TIFF, XPS
21	Miejsce przeznaczenia	- skanowanie do e-mail - skanowanie do folderu użytkownika
XXXXXXXX
00	Charakterystyka ogólna	Drukarka sieciowa, wydruk mono, dupleks w standardzie
23	Prędkość wydruku	30 str./min. mono A4 15 str./min. mono A3
24	Obsługiwane systemy operacyjne	- Microsoft Windows 8, 10 (32/64) - Microsoft Windows Server 2008/R2, 2012/R2, 2016 (32/64) - Linux (32/64)
25	Formaty wydruków	A3, A4, A5, A6, B4, B5, B6, C6, C5, C4, DL
26	Funkcje wydruku	- Obsługa przez urządzenie i jego sterownik funkcji poufnego wydruku, - Możliwość kasowania wydruków z kolejki bezpośrednio z panelu urządzenia
27	Rozdzielczość wydruku	min. 600 x 600 dpi
XXXXXXXX
00	Charakterystyka ogólna	Kopiarka mono, funkcja kopiowania dwustronnego
29	Formaty oryginałów i kopii	X0, X0, X0, X0, X0, X0, X0
00	Prędkość wydruku	30 str./min mono A4 15 str./min mono A3
31	Rozdzielczość	min. 600 x 600 dpi
32	Funkcja powiększania	25% - 400%, z dokładnością co 1%

Typ 4. Urządzenie wielofunkcyjne A4 kolor – 33 szt.

DANE OGÓLNE

Charakterystyka ogólna

Cyfrowe, fabrycznie nowe urządzenie wielofunkcyjne do druku czarno- białego i kolorowego (skaner, drukarka, ksero)

Wyświetlacz panelu

sterowania

Kolorowy, dotykowy panel LCD o przekątnej ekranu min. 7” z interfejsem w

języku polskim, regulacja położenia

Złącza zewnętrzne

1x USB 2.0, 1x 10Base-T / 100Base-TX / 1000Base-T

Podstawka

Dedykowana podstawa pod urządzenie wyposażona w kółka

Pamięć RAM

min. 2GB

Dysk twardy

min. 250 GB z szyfrowaniem kluczem min. AES128 nie powodującym spadku wydajności urządzenia

Obsługiwane protokoły

- Klient poczty POP3 i SMTP dla potrzeb przesyłania zadań druku i alarmów,

- Komunikacja SNMP z serwerem pułapek dla potrzeb przesyłania zgłoszeń i alarmów do systemu zarządzania,

- Obsługiwane protokoły: TCP/IP (Ipv4/Ipv6), LPR, HTTP i HTTPS (wewnętrzny serwer WWW do zarządzania drukarką i konfiguracją sieci), DHCP, SNMP v1/v3, DNS, WINS, SMB, NetBIOS, IEEE 802.1x

Funkcje raportujące

- Dostęp do urządzenia przez sieć po adresie IP – zdalna obsługa przez

administratora,

- Urządzenie musi wysyłać na wskazany (modyfikowany) adres email komunikaty alarmowe dotyczące x.xx.: braku papieru, braku tonera, otwartej pokrywy, itp.,

- Zarządzanie przez sieć konfiguracją urządzenia, monitorowanie wydruków (ilość), użytkowników, kasowanie dokumentów z kolejki

Autoryzacja

Urządzenie musi obsługiwać następujące metody uwierzytelniania użytkownika:

- karta + czytnik kart zbliżeniowych (karta typu MIFARE)

- zewnętrzne repozytorium użytkowników (Active Directory)

- kod PIN

Jednocześnie muszą być dostępne minimum dwie metody uwierzytelniania:

karta + jedna z dwóch pozostałych

Standardowe podajniki papieru

- Podajnik wewnętrzny/kaseta: 1xA4 na min. 500 arkuszy,

- Podajnik ręczny: min. 50 arkuszy

Automatyczny podajnik

dokumentów

min. 50 arkuszy, automatyczny podajnik odwracający (RADF) lub

jednoprzebiegowy (DADF)

Obsługiwana

gramatura papieru

- Podajnik wewnętrzny/kaseta 64- 210g/m2

- Podajnik ręczny 64-210g/m2

Zasilanie

Prąd przemienny, jednofazowy 220 – 240 V, częstotliwość 50/60 Hz

Materiały

eksploatacyjne

Wyposażenie pozwalające rozpocząć natychmiastową pracę urządzenia (komplet tonerów w zestawie)

Czytnik kart

zbliżeniowych

Standard MIFARE

SKANER
16	Charakterystyka ogólna	Skaner płaski mono/kolor
17	Rozdzielczość	min. 600 x 600 dpi
18	Maksymalny obszar skanowania	A4
19	Szybkość	min. 30 obrazów/min
20	Formaty plików	PDF, JPEG, TIFF, XPS
21	Miejsce przeznaczenia	- skanowanie do e-mail - skanowanie do folderu użytkownika
XXXXXXXX
00	Charakterystyka ogólna	Drukarka sieciowa, wydruk mono/kolor, dupleks w standardzie
23	Prędkość wydruku	30/30 str./min. mono/kolor A4
24	Obsługiwane systemy operacyjne	- Microsoft Windows 8, 10 (32/64) - Microsoft Windows Server 2008/R2, 2012/R2, 2016 (32/64) - Linux (32/64)
25	Formaty wydruków	X0, X0, X0, X0, X0, X0, X0, XX
26	Funkcje wydruku	- Obsługa przez urządzenie i jego sterownik funkcji poufnego wydruku, - Możliwość kasowania wydruków z kolejki bezpośrednio z panelu urządzenia
27	Rozdzielczość wydruku	min. 600 x 600 dpi
XXXXXXXX
00	Charakterystyka ogólna	Kopiarka mono/kolor, funkcja kopiowania dwustronnego
29	Formaty oryginałów i kopii	X0, X0, X0, X0, X0
00	Prędkość wydruku	30/30 str./min. mono/kolor A4
31	Rozdzielczość	min. 600 x 600 dpi
32	Funkcja powiększania	25% - 400%, z dokładnością co 1%

Typ 5. Drukarka laserowa A4 mono – 54 szt.
DANE OGÓLNE
1	Charakterystyka ogólna	Fabrycznie nowa drukarka laserowa do druku czarno-białego
2	Wyświetlacz panelu sterowania	Panel LCD z interfejsem w języku polskim
3	Złącza zewnętrzne	1x USB 2.0, 1x 00Xxxx-X / 000Xxxx-XX / 0000Xxxx-X
4	Pamięć RAM	min. 512MB
5	Obsługiwane protokoły	- Komunikacja SNMP z serwerem pułapek dla potrzeb przesyłania zgłoszeń i alarmów do systemu zarządzania, - Obsługiwane protokoły: TCP/IP (Ipv4/Ipv6), LPR, HTTP i HTTPS (wewnętrzny serwer WWW do zarządzania drukarką i konfiguracją sieci), DHCP, SNMP v1/v3, DNS, WINS, SMB, IEEE 802.1x
6	Funkcje raportujące	- Dostęp do urządzenia przez sieć po adresie IP – zdalna obsługa przez administratora, - Urządzenie musi wysyłać na wskazany (modyfikowany) adres email komunikaty alarmowe dotyczące x.xx.: braku papieru, braku tonera, otwartej pokrywy, itp., - Zarządzanie przez sieć konfiguracją urządzenia
7	Standardowe podajniki papieru	- Podajnik wewnętrzny/kaseta: min. 250 arkuszy, - Podajnik ręczny: min. 100 arkuszy
8	Obsługiwana gramatura papieru	- Podajnik wewnętrzny/kaseta 60- 120g/m2 - Podajnik ręczny 64-210g/m2
9	Zasilanie	Prąd przemienny, jednofazowy 220 – 240 V, częstotliwość 50/60 Hz
10	Materiały eksploatacyjne	Wyposażenie pozwalające rozpocząć natychmiastową pracę urządzenia (komplet tonerów w zestawie)
XXXXXXXX
00	Charakterystyka ogólna	Drukarka sieciowa, wydruk mono, dupleks w standardzie
12	Prędkość wydruku	30 str./min. mono A4
13	Obsługiwane systemy operacyjne	- Microsoft Windows 8, 10 (32/64) - Microsoft Windows Server 2008/R2, 2012/R2, 2016 (32/64) - Linux (32/64)
14	Formaty wydruków	A4, A6
15	Funkcje wydruku	- Obsługa przez urządzenie i jego sterownik funkcji poufnego wydruku
16	Rozdzielczość wydruku	min. 600 x 600 dpi

Typ 6. Drukarka laserowa A4 kolor (5 szt. opcja)
DANE OGÓLNE
1	Charakterystyka ogólna	Fabrycznie nowa drukarka laserowa do druku czarno-białego i kolorowego
2	Wyświetlacz panelu sterowania	Panel LCD z interfejsem w języku polskim
3	Złącza zewnętrzne	1x USB 2.0, 1x 10Base-T / 100Base-TX / 1000Base-T
4	Pamięć RAM	min. 1GB
5	Obsługiwane protokoły	- Komunikacja SNMP z serwerem pułapek dla potrzeb przesyłania zgłoszeń i alarmów do systemu zarządzania, - Obsługiwane protokoły: TCP/IP (Ipv4/Ipv6), LPR, HTTP i HTTPS (wewnętrzny serwer WWW do zarządzania drukarką i konfiguracją sieci), DHCP, SNMP v1/v3, DNS, WINS, SMB, IEEE 802.1x
6	Funkcje raportujące	- Dostęp do urządzenia przez sieć po adresie IP – zdalna obsługa przez administratora, - Urządzenie musi wysyłać na wskazany (modyfikowany) adres email komunikaty alarmowe dotyczące x.xx.: braku papieru, braku tonera, otwartej pokrywy, itp., - Zarządzanie przez sieć konfiguracją urządzenia
7	Standardowe podajniki papieru	- Podajnik wewnętrzny/kaseta: min. 250 arkuszy, - Podajnik ręczny: min. 100 arkuszy
8	Obsługiwana gramatura papieru	- Podajnik wewnętrzny/kaseta 60- 120g/m2 - Podajnik ręczny 64-210g/m2
9	Zasilanie	Prąd przemienny, jednofazowy 220 – 240 V, częstotliwość 50/60 Hz
10	Materiały eksploatacyjne	Wyposażenie pozwalające rozpocząć natychmiastową pracę urządzenia (komplet tonerów w zestawie)
XXXXXXXX
00	Charakterystyka ogólna	Drukarka sieciowa, wydruk mono/kolor, dupleks w standardzie
12	Prędkość wydruku	30 str./min. mono/kolor A4
13	Obsługiwane systemy operacyjne	- Microsoft Windows 8, 10 (32/64) - Microsoft Windows Server 2008/R2, 2012/R2, 2016 (32/64) - Linux (32/64)
14	Formaty wydruków	A4, A6
15	Funkcje wydruku	- Obsługa przez urządzenie i jego sterownik funkcji poufnego wydruku
16	Rozdzielczość wydruku	min. 600 x 600 dpi

Załącznik nr 2 do umowy

OPIS SYSTEMU. FUNKCJONALNOŚĆ ROZWIĄZANIA WYDRUKU, KONTROLINGU I ROZLICZENIA.

1. Licencjonowanie:

1.1 brak ograniczeń na liczbę użytkowników korzystających z rozwiązania w jednym czasie,

2. Autoryzacja:

2.1 autoryzacja użytkownika,

2.2 możliwość indywidualnej autoryzacji użytkownika przy maszynie metodami:

• kartą zbliżeniową w standardzie MIFARE,

• loginem i hasłem (konto domenowe) lub

• kodem PIN,

3. Niezawodność i bezpieczeństwo:

3.1 rozwiązanie musi być wyposażone we własny Serwer z zainstalowanym kompletnym oprogramowaniem i niezbędnymi licencjami wymaganymi dla zapewnienia pełnej funkcjonalności całego rozwiązania,

3.2 Serwer musi zawierać fizyczne dyski twarde w odpowiedniej ilości, przeznaczone na obsługę systemu wydruku oraz na archiwum obrazów, w konfiguracji zapewniającej ciągłą pracę Systemu w przypadku awarii jednego z nich,

3.3 rozwiązanie musi umożliwiać zdalne wsparcie oraz pełną diagnostykę przez uprawniony serwis

techniczny dostawcy,

3.4 wszystkie dane na nośnikach cyfrowych zawartych w rozwiązaniu muszą być zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych za pomocą algorytmu minimum AES128,

3.5 rozwiązanie musi umożliwiać automatyczne logowanie oraz powiadamianie o zdarzeniach, które mogą mieć wpływ na jego pracę do zdefiniowanych osób przez pocztę email,

3.6 rozwiązanie musi posiadać interfejs administracyjny dostępny przez przeglądarkę internetową z opcją wymuszenia zabezpieczenia SSL dla wszystkich połączeń.

4. Integracja z usługą katalogową:

4.1 system musi umożliwiać nadawanie użytkownikom indywidualnych uprawnień do wykonywania wydruków/kopii/skanów (w tym także za pośrednictwem zdefiniowanych w Active Directory grup użytkowników); uprawnienia będą ładowane za każdym logowaniem użytkownika,

4.2 system musi zapewnić synchronizację danych użytkownika (imienia i nazwiska, przynależności do struktur organizacyjnych) bezpośrednio z usługą katalogową.

5. Integracja z infrastrukturą sieciową i oprogramowaniem firm trzecich:

5.1 system musi być zgodny z użytkowanymi systemami operacyjnymi:

• Microsoft Windows, 8, 10 (32/64 bit),

• Microsoft Windows Server 2008/R2, 2012/R2 (32/64 bit), 2016 (64 bit)

• Linux (popularne dystrybucje 32/64 bit, x.xx.: Linux Mint, Ubuntu, Fedora, Debian, openSUSE, CentOS, Slackware ).

oraz standardowym oprogramowaniem biurowym użytkowanym w Urzędzie i podległych Jednostkach bez utraty jakiejkolwiek funkcjonalności rozwiązania; dotyczy to również wszelkich sterowników potrzebnych do realizacji kompletnej funkcjonalności rozwiązania,

5.2 rozwiązanie musi posiadać zabezpieczenie, które odblokowuje pełną funkcjonalność systemu tylko po zalogowaniu użytkownika przez przeglądarkę internetową loginem i hasłem na specjalnie przygotowanym do tego celu panelu; po wprowadzeniu poprawnych danych logowania dostęp zostaje zezwolony na określony czas, po którym następuje ponowne zablokowanie dostępu do czasu ponownego zalogowania,

6. Rozliczanie i kontroling:

6.1 System musi umożliwiać Użytkownikom korzystanie z dowolnej metody wydruku/kopiowania/skanowania obsługiwanej przez Sprzęt,

6.2 System musi zapewniać rozliczenie z dokładnością do Użytkownika wydruków przychodzących do egzemplarzy Sprzętu z kolejki wydruku,

6.3 wydruki wysłane do kolejki, ale nie wydrukowane (np. usunięte) nie mogą być zliczane,

6.4 System musi umożliwiać rozliczanie skanów na Użytkownika lub egzemplarz Sprzętu,

6.5 system musi umożliwiać rozliczenie na poziomie użytkownika wykonanych

wydruków/kopii/skanów w formatach A4 i A3, które fizycznie wykonało urządzenie MFP,

6.6 rozliczenie wydruków/kopii/skanów musi odbywać się niezależnie dla użytkowników jak również zdefiniowanych komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Olsztyna i MPK (Miejsce Powstawania Kosztów) przy czym struktury komórek organizacyjnych oraz MPK powinny być odrębne oraz powinny być odrębnie raportowane, wraz z listą przynależnych danej strukturze użytkowników,

6.7 system musi być wyposażony w możliwość wprowadzenia do systemu niezależnych od siebie cen

za wydruk/kopie w formatach A4 mono i A4 kolor,

6.8 system musi rejestrować nazwy wszystkich prac drukowanych przez użytkowników na urządzeniach MFP, niezależnie od źródła wydruku,

6.9 system musi podawać liczbę stron dokumentów, jak również czas (z dokładnością do sekundy), w którym zostały fizycznie wydrukowane,

6.10 system musi umożliwiać też pełną funkcjonalność kontrolingu w zakresie wydruku na określonych

drukarkach jednofunkcyjnych,

6.11 system musi umożliwiać rejestrowanie oraz raportowanie logowania użytkowników do urządzeń

MFP,

6.12 system musi umożliwiać rejestrowanie oraz raportowanie zdarzeń serwisowych z urządzeń MFP,

6.13 system musi umożliwiać prezentację wykonanych wydruków/kopii/skanów wraz z ich kosztami dla użytkownika oraz w podziale na komórki organizacyjne Urzędu Miasta Olsztyna, MPK (Miejsce Powstawania Kosztów), oraz w zadanych przedziałach czasowych,

6.14 system musi umożliwiać tworzenie raportów na każdą maszynę z wydruków/kopii/skanów wraz z kosztami zawierającymi listę korzystających z danego urządzenia użytkowników,

6.15 system musi umożliwiać tworzenie raportów dla wszystkich typów obsługiwanych struktur

organizacyjnych, skopiowanych/wydrukowanych prac w podziale ilościowym i kosztowym na wybranych urządzeniach, użytkownikach lub MPK oraz sortowanie otrzymanych wartości według ustalonych kryteriów,

6.16 system musi zapewniać możliwość automatycznego rozsyłania pocztą elektroniczną zdefiniowanych raportów okresowych (raportów miesięcznych) do użytkowników, zwierzchników działów oraz zarządu,

6.17 system musi uwzględniać zdarzenia zmiany danych osobowych lub przynależności do struktur organizacyjnych użytkowników - w takim przypadku dany użytkownik powinien być raportowany zarówno w jednostce organizacyjnej poprzedniej (w danych historycznych) jak i w obecnej (w danych poprzedzających zmianę),

6.18 każdy użytkownik musi mieć możliwość tworzenia raportów z własnych operacji na urządzeniach MFP, po zalogowaniu się loginem i hasłem z usługi katalogowej, poprzez przeglądarkę internetową do panelu systemu,

6.19 system musi umożliwiać tworzenie raportu z listą nazw prac wydrukowanych przez,

6.20 system musi umożliwiać podgląd prac dowolnego użytkownika (wydruk, skan, kopia),

7. Wydruk centralny:

7.1 system musi umożliwiać realizację wydruku centralnego na urządzeniach MFP oferowanych w ramach rozwiązania,

7.2 wydruk dokumentu kolorowego skierowany z wydruku centralnego na maszynę czarno-białą musi zostać poprawnie wydrukowany jako monochromatyczny,

7.3 wydruk z ustawionymi opcjami zszywania/dziurkowania, dla którego realizacji konieczny będzie finiszer, musi zostać wydrukowany poprawnie na każdym urządzeniu MFP; w przypadku jeśli dane urządzenie MFP nie posiada opcji finiszera (zszywania/dziurkowania), wydruk musi zostać wykonany bez zszycia/dziurkowania,

7.4 system musi umożliwiać zabezpieczenie połączeń „urządzenie ⬄ system" poprzez bezpieczny

protokół SSL,

7.5 wydruk musi być realizowany poprzez protokoły RAW lub LPR, w zależności od konfiguracji

drukarki na stacji klienckiej,

7.6 system musi zapewniać możliwość usuwania prac z kolejki wydruku centralnego oraz jej delegowania innemu użytkownikowi z przeglądarki internetowej na stacji roboczej, po zalogowaniu się do panelu systemu na konto z usługi katalogowej danego użytkownika,

7.7 system musi zapewniać możliwość wydruku centralnego uproszczonego, tj. wydruku, w którym prace oczekujące na wydruku centralnym drukowane są natychmiast po zalogowaniu użytkownika,

7.8 system musi zapewniać możliwość przypisania trybu wydruku uproszczonego lub zaawansowanego poszczególnym urządzeniom, gdzie przez tryb uproszczony należy rozumieć wydruk prac bezpośrednio po autoryzacji na urządzeniu, a przez tryb zaawansowany – możliwość wyboru prac z listy zadań oczekujących; możliwe powinno być również ustawienie danego trybu globalnie dla wszystkich użytkowników,

7.9 system musi zapewniać możliwość delegacji prac z wydruku centralnego z przeglądarki internetowej na stacji roboczej danego użytkownika po zalogowaniu; użytkownik ma możliwość udostępnienia wydruku innej osobie; delegowany wydruk zostaje naliczony przez system

rozliczania osobie, która wydrukowała go fizycznie na urządzeniu;

7.10 system musi umożliwiać zwolnienie wszystkich lub wybranych prac z kolejki wydruku,

7.11 system musi zapewniać podgląd kolejki oczekujących prac po zalogowaniu przy danym urządzeniu

MFP / do panelu www,

7.12 system musi wyświetlać jedynie prace aktualnie załogowanego użytkownika,

7.13 system musi umożliwiać przedstawienie nazw dokumentów (nazwy plików) wysłanych prac ze

stacji klienckiej,

7.14 system musi zapewniać możliwość skasowania pracy bez wydruku, wydruk z usunięciem z kolejki

oraz wydruk z zachowaniem w kolejce,

8. Funkcje dodatkowe:

8.1 możliwość wydruku dokumentów przez gości na konkretne urządzenie MFP lub do wydruku centralnego bez instalowania drukarki na stacji klienckiej; obsługa plików: docx, xlsx, pptx, pdf, ps, jpg,

9. Program administrujący:

9.1 monitorowanie urządzeń w zakresie: dostępność urządzenia w sieci, wystąpienie alarmów i błędów, koniec tonera, koniec papieru, zgłaszania błędów wymagających interwencji serwisu, możliwość dla każdego urządzenia lub logicznej grupy urządzeń zdefiniowanie opiekuna - operatora, osobę odpowiedzialną z serwisu

10. Centralny system OCR:

10.1 System gwarantujący w ramach swoich funkcjonalności i licencji minimum:

a) licencję na ilość przetworzonych stron w danym miesiącu (nie mniej niż 5.000 stron),

b) obsługę trzech języków na raz: polski, angielski, niemiecki,

c) obsługę przetwarzania za pomocą konta e-mail,

d) obsługę przetwarzania za pomocą udostępnionego zasobu sieciowego,

e) generowanie formatów: Word, Excel, PDF, PDF przeszukiwalny,

f) przetwarzanie (OCR) dostępne ze wszystkich urządzeń wielofunkcyjnych (A3 i A4).

11. Archiwum obrazów:

11.1 System musi posiadać możliwość archiwizacji drukowanych / skanowanych / kopiowanych dokumentów jako bitmapy i/lub pliki PDF.

11.2 System musi posiadać przestrzeń dyskową dedykowaną dla archiwizowanych w ten sposób dokumentów nie mniejszą niż 6TB.

Załącznik nr 3 do umowy

SZCZEGÓŁOWY OPIS ASYSTY TECHNICZNEJ ORAZ OBSŁUGI SERWISOWEJ SPRZĘTU, SERWERA I SYSTEMU. ZAKRES SZKOLEŃ.

1. ZAKRES

1.1. Obsługą serwisową, asystą techniczną i szkoleniami objęte są:

1.1.1. System;

1.1.2. Sprzęt;

1.1.3. Serwer.

2. ASYSTA TECHNICZNA

2.1. Wykonawca będzie świadczył asystę techniczną dla wszystkich elementów wskazanych w pkt 1.1 niniejszego załącznika przez 1 miesiąc od momentu podpisania Protokołu odbioru, realizowaną przez minimum jedną osobę, bezpośrednio w siedzibie Zamawiającego

2.2. Osoba/osoby świadczące asystę techniczną winny mieć uprawnienia serwisowe, odpowiednie u danego producenta Sprzętu do świadczenia serwisu Sprzętu i Systemu oraz Serwera.

2.3. Zgłaszanie zapotrzebowania na świadczenie asysty technicznej odbywać się telefonicznie na numer

telefonu serwisanta ……3 lub adres mailowy ……4 przez personel CIUWO Zamawiającego.

2.4. Do asysty technicznej należy usuwanie wszelkich awarii i usterek, usuwanie zacięć papieru niemożliwe do usunięcia w drodze codziennej eksploatacji, a także wymiana materiałów eksploatacyjnych oraz wykonywanie innych czynności mieszczących się w zakresie obsług serwisowej.

2.5. Do asysty technicznej nie zalicza się dostawy papieru, która należy do obowiązków Zamawiającego.

2.6. Asysta techniczna świadczona jest w godzinach wskazanych w załączniku nr 4 pkt 1, w Dni robocze (oraz soboty) i polega na jak najszybszym przystąpieniu do czynności opisanych w pkt 2.4 niniejszego załącznika, w czasie krótszym niż czas reakcji serwisowej określony w pkt 3.4 niniejszego załącznika.

2.7. W przypadku gdy osoba świadcząca asystę techniczną podejmuje czynności mieszczące się w zakresie obsługi serwisowej, jej działania zalicza się na poczet świadczenia tej obsługi.

2.8. W przypadku gdy osoba świadcząca asystę techniczną nie jest wstanie obsłużyć wszystkich zgłoszeń w czasie o którym mowa w pkt 2.6 niniejszego załącznika, priorytet zadań określi osoba, dokonująca zgłoszenia z ramienia Zamawiającego. Osoba ta określa również, które zgłoszenia winna obsłużyć osoba świadcząca asystę techniczną, a które inne osoby ze Strony Wykonawcy, w ramach obsługi serwisowej.

3. OBSŁUGA SERWISOWA

3.1. Do obsługi serwisowej należy:

3.1.1. wykonywanie bieżącej obsługi na wezwanie Zamawiającego, gwarantującej dobrą jakość kopii/wydruku oraz zapewnienie ciągłej pracy Systemu, Serwera i Sprzętu (w tym usuwanie zacięć papieru, którego nie jest wstanie usunąć samodzielnie Użytkownik oraz wymiana materiałów eksploatacyjnych, których Użytkownik nie jest wstanie wykonać z uwagi na ograniczenia producenta lub na specyfikę wymiany – przykładowo zablokowanie się materiału

3 Do uzupełnienia na podstawie oferty Wykonawcy.

4 Do uzupełnienia na podstawie oferty Wykonawcy.

eksploatacyjnego);

3.1.2. dokonywanie okresowych konserwacji egzemplarzy Sprzętu i Serwera;

3.1.3. przeprowadzanie napraw Sprzętu i Xxxxxxx wraz z wymianą części zamiennych;

3.1.4. dostarczanie i instalowanie wszelkich niezbędnych części i podzespołów egzemplarzy Sprzętu oraz

materiałów eksploatacyjnych;

3.1.5. prowadzenie dokumentacji serwisowej;

3.1.6. zagospodarowanie, jako należące do wytwórcy odpadów, wszelkich zużytych części eksploatacyjnych i pojemników po materiałach eksploatacyjnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

3.1.7. bieżącą obsługę Systemu, wgrywanie dostępnych, najnowszych aktualizacji Systemu lub Oprogramowania;

3.1.8. przeprowadzania konfiguracji i parametryzacji Systemu lub Oprogramowania w celu utrzymania lub poprawy funkcjonowania Sprzętu, Systemu lub Serwera,

3.1.9. wspomaganie zaawansowanych Użytkowników Systemu w administrowaniu Systemem, w odniesieniu do czynności, których zaawansowani Użytkownicy nie są wstanie wykonać samodzielnie.

3.2. Do obsługi serwisowej nie zalicza się dostawy papieru, która należy do obowiązków Zamawiającego.

3.3. Zapotrzebowanie na świadczenie obsługi serwisowej zgłaszane będzie za pomocą dedykowanego systemu obsługi zgłoszeń dostępnego z poziomu strony www, a w razie jego niedostępności – za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres ……………5 lub telefonicznie na numer telefonu 6.

Wykonawca zapewni możliwość dokonywania zgłoszeń obsługi serwisowej przez 24 h przez 7 dni w tygodniu (system 24/7/356).

3.4. Przyjmuje się następujące czasy reakcji na zgłoszenie, czasy naprawy i czasy postawienia sprzętu zastępczego:, liczone od momentu otrzymania przez Wykonawcę zgłoszenia serwisowego, złożonego przez przedstawiciela Zamawiającego, wskazanego w § 112 ust. 2 umowy, przy czym w przypadku otrzymania zgłoszenia po godz. 13:30 – zgłoszenie uznaje się za złożone o godz. 7:30 następnego dnia

Czas reakcji7	Czas naprawy	Czas podstawienia sprzętu zastępczego

3.5. Przez czas reakcji rozumie się przystąpienie do świadczenia usługi obsługi serwisowej:

3.5.1. Zdalnie – jeżeli charakter usługi to umożliwia – po warunkiem przestrzegania obowiązującego u Zamawiającego regulaminu ochrony informacji (załącznik nr 5);

3.5.2. W Lokalizacji - w pozostałych przypadkach, w szczególności w odniesieniu do Sprzętu.

3.6. Przez czas naprawy rozumie się chwilę usunięcia usterki lub wykonania innej usługi (np. aktualizacji Oprogramowania lub przeprowadzenia konserwacji lub przeglądu).

3.7. Przez dostarczenie sprzętu zastępczego rozumie się zamontowanie i skonfigurowanie sprzętu zastępczego do działania w Systemie zgodnie z pełną funkcjonalnością przewidzianą umową. Sprzęt zastępczy to Sprzęt o funkcjonalnościach i wydajności nie gorszych niż Sprzęt wskazany w umowie i

5 Do uzupełnienia na podstawie oferty Wykonawcy. 6 Do uzupełnienia na podstawie oferty Wykonawcy. 7 Do uzupełnienia na podstawie oferty Wykonawcy

Ofercie, dla danego typu (modelu) Sprzętu. Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia do 1 egz. sprzętu zastępczego w pomieszczeniach wskazanych przez Zamawiającego, na terenie Gminy Olsztyn.

3.8. Wykonawca może dokonać naprawy bądź przez usunięcie usterki w Sprzęcie lub Serwerze albo Systemie bądź przez podstawienie sprzętu zastępczego. Zwrotna zamiana egzemplarza Sprzętu lub Serwera na oryginalny nastąpi w terminie do 5 Dni roboczych. Jeśli czas naprawy przekroczy termin, o którym mowa w niniejszym ustępie, Wykonawca będzie zobowiązany do poinformowania o tym fakcie Zamawiającego.

3.9. Do obowiązków Wykonawcy należy wykonywanie kopi bezpieczeństwa Systemu nie rzadziej niż raz na dobę lub weryfikowanie prawidłowego automatycznego wykonania takiej kopii przez System. Kopia bezpieczeństwa winna zostać zapisana na nośnikach Wykonawcy.

3.10. Świadczenie obsługi serwisowej Systemu rozpoczyna się od dnia protokolarnego przekazania (odbioru)

działającego Systemu i będzie realizowana przez okres trwania umowy.

3.11. Świadczenie obsługi serwisowej Sprzętu rozpoczyna się od dnia protokolarnego przekazania (odbioru)

pierwszego egzemplarza Sprzętu i będzie realizowane przez okres trwania umowy.

3.12. Wykonanie usługi potwierdza przedstawiciel Zamawiającego o którym mowa w § 112 ust. 2 umowy,

poprzez stosowny wpis w systemie, o którym mowa w pkt 3.3 niniejszego załącznika.

4. SZKOLENIA

4.1. Wykonawca przeprowadzi szkolenia dla osób wskazanych przez Zamawiającego:

4.1.1. szkolenie podstawowe z obsługi Sprzętu dla nie więcej niż 6 000 Użytkowników – czas szkolenia 30 min. dla jednej grupy składające się z nie więcej niż 50 osób;

4.1.2. szkolnie zaawansowane z obsługi Sprzętu i zaproponowanego rozwiązania do zarządzania i raportowania kosztów dla 7 osób – czas szkolenia 8 h;

4.1.3. szkolenie zaawansowane dla nie więcej niż 150 trenerów – celem szkolenia jest zdobycie

umiejętności szkolenia podstawowego nowych Użytkowników – czas szkolenia 2 h.

4.2. Szkolenia zostaną przeprowadzone po odbiorze Systemu przez Zamawiającego, na Sprzęcie

dostarczonym do testów przez Wykonawcę.

4.3. Szczegółowy harmonogram szkoleń Wykonawca uzgodni z przedstawicielem Zamawiającego o którym mowa w § 112 ust. 2 umowy w terminie 2 Dni roboczych od dnia zawarcia umowy, przy czym nie powinny trwać dłużej niż 5 Dni roboczych od dnia zawarcia umowy. W harmonogramie należy uwzględnić potrzebę przeprowadzenia dodatkowych szkoleń dla osób nieobecnych w terminie pierwszego szkolenia.

4.4. Zamawiający zapewni w miarę możliwości dostępność Użytkowników w terminach szkoleń.

4.5. Potwierdzeniem wykonania szkolenia będzie protokół odbioru szkolenia podpisany przez przedstawiciela Zamawiającego o którym mowa w § 112 ust. 2 umowy.

5. MATERIAŁY EKSPLOATACYJNE

5.1. Wykonawca zobowiązuje się, aby w siedzibie Zamawiającego w ciągłej dostępności było przynajmniej 5 kompletów materiałów eksploatacyjnych do drukowania do urządzeń typu A3 (urządzenia wielofunkcyjne), 5 kompletów materiałów eksploatacyjnych do drukowania do urządzeń typu A4 (urządzenia wielofunkcyjne) oraz 10 kompletów materiałów eksploatacyjnych do drukowania do urządzeń typu A4 (drukarki).

5.2. Przez materiały eksploatacyjne w rozumieniu pkt 5.1 niniejszego załącznika należy rozumieć wszystkie wymienne materiały poza papierem.

5.3. Materiały eksploatacyjne winny być uzupełniane w terminach określonych w tabeli do niniejszego załącznika, celem zagwarantowania ilości określonych w pkt 5.1 niniejszego załącznika na podstawie

automatycznych zgłoszeń wysyłanych przez System do Wykonawcy i do wiadomości Zamawiającego. Zgłoszenia takie powinno być generowane przez System w przypadku pozostałości tonera na poziomie min. 10%.

5.4. Koszty materiałów eksploatacyjnych, zszywek oraz części zamiennych wszystkich urządzeń ponosi

Wykonawca.

6. OSOBY DOKONUJĄCE ZGŁOSZEŃ

6.1. Zgłoszeń na świadczenie usług objętych niniejszym załącznikiem mogą dokonywać przedstawiciele

Zamawiającego o których mowa w § 112 ust. 2 umowy;

Załącznik nr 4 do umowy

WYKAZ LOKALIZACJI, HARMONOGRAMY

1. Wykaz lokalizacji oraz godzin urzędowania (Dni robocze)

a) Urząd Miasta Olsztyna

Lokalizacja	Poniedziałek	Wtorek - piątek	Sobota
Xxxxxxx, Xxxx Xxxx Xxxxx XX 0	08:00 - 16:00	07:30 - 15:30	-
Xxxxxxx, xx. Xxxxxxx 0/0	08:00 - 16:00	07:30 - 15:30	-
Xxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxx 00	08:00 - 16:00	07:30 - 15:30	-
Xxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxxx 0/0 (Miejski Ośrodek Geodezji i Kartografii siedziba w Urzędzie Wojewódzkim)	08:00 - 16:00	07:30 - 15:30	-
Xxxxxxx, xx. Xxxxxx 00 (1) (Punkt Obsługi Mieszkańca w Galerii Warmińskiej)	10:00 – 18:00	10:00 – 18:00	10:00 – 18:00

(1) Lokalizacja szczególna

b) Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna

Lokalizacja	Poniedziałek	Wtorek - piątek	Sobota
Xxxxxxx, Xxxx Xxxx Xxxxx XX 0, xxx. 000	08:00 - 16:00	07:30 - 15:30	-
Xxxxxxx, Xxxx Xxxx Xxxxx XX 0, poddasze	08:00 - 16:00	07:30 - 15:30	-
Xxxxxxx, xx. 0 Xxxx 00/00	08:00 - 16:00	07:30 - 15:30	-

c) pozostałe Jednostki

Lp.	Lokalizacja
1.	Przedszkole Miejskie Nr 1
2.	Przedszkole Miejskie Nr 2
3.	Przedszkole Miejskie Nr 3
4.	Przedszkole Miejskie Nr 4
5.	Przedszkole Miejskie Nr 5
6.	Przedszkole Miejskie Nr 6
7.	Przedszkole Miejskie Nr 9
8.	Przedszkole Miejskie Nr 10
9.	Przedszkole Miejskie Nr 12
10.	Przedszkole Miejskie Nr 13

11.	Przedszkole Miejskie Nr 14
12.	Przedszkole Miejskie Nr 15
13.	Przedszkole Miejskie Nr 17
14.	Przedszkole Miejskie Nr 19
15.	Przedszkole Miejskie Nr 20
16.	Przedszkole Miejskie Nr 23
17.	Przedszkole Miejskie Nr 24
18.	Przedszkole Miejskie Nr 29
19.	Przedszkole Miejskie Nr 31
20.	Przedszkole Miejskie Nr 32
21.	Przedszkole Miejskie Nr 36
22.	Przedszkole Miejskie Nr 37
23.	Przedszkole Miejskie Nr 38
24.	Przedszkole Miejskie Nr 39
25.	Przedszkole Miejskie Nr 40
26.	Szkoła Podstawowa Nr 1
27.	Szkoła Podstawowa Nr 2
28.	Szkoła Podstawowa Nr 3
29.	Szkoła Podstawowa Nr 6
30.	Szkoła Podstawowa Nr 7
31.	Szkoła Podstawowa Nr 9
32.	Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xx 00
00.	Xxxxxx Xxxxxxxxxx xx 00
00.	Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xx 00
00.	Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xx 00
00.	Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xx 00
00.	Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xx 00
00.	Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xx 00
00.	Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xx 00
00.	Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xx 00
00.	Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xx 00
00.	Zespół Szkolno-Przedszkolny nr 1

43.	Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xx 00
00.	Szkoła Podstawowa Nr 5
45.	I Liceum Ogólnokształcące
46.	III Liceum Ogólnokształcące
47.	Zespół Szkół Ogólnokształcących Nr 1
48.	Zespół Szkół Ogólnokształcących Nr 2
49.	Zespół Szkół Ogólnokształcących Nr 3
50.	Zespół Szkół Ogólnokształcących Nr 5
51.	Zespół Szkół Ogólnokształcących Nr 6
52.	V Liceum Ogólnokształcące
53.	Zespół Szkół Chemicznych i Ogólnokształcących
54.	Zespół Szkół Mechaniczno-Energetycznych
55.	Zespół Szkół Xxxxxxxxxxx
00.	Zespół Szkół Gastronomiczno-Spożywczych
57.	Zespół Szkół Elektronicznych i Telekomunikacyjnych
58.	Zespół Szkół Ekonomiczno-Handlowych
59.	Zespół Szkół Ekonomicznych
60.	Zespół Szkół Samochodowych
61.	Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna Nr 1
62.	Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna Nr 3
63.	Xxxxx Xxxxxxxxx
00.	Olsztyńskie Centrum Edukacji Nauczycieli
65.	Szkolne Schronisko Młodzieżowe
66.	Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy
67.	Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy dla Dzieci Niesłyszących
68.	Olsztyńskie Centrum Pomocy Dziecku
69.	Zespół Szkół Specjalnych
70.	Zespół Placówek Specjalnych
71.	Centrum Placówek Opiekuńczo-Wychowawczych
72.	Świetlica Terapeutyczna Nr 1
73.	Świetlica Terapeutyczna Nr 2
74.	Schronisko dla Zwierząt

75.	Dom Pomocy Społecznej w Olsztynie
76.	Zespół Żłobków Miejskich
77.	Miejski Zespół Profilaktyki i Terapii Uzależnień
78.	Dom Pomocy Społecznej "Kombatant"
79.	Miejski Zespół ds. Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej Osób Niepełnosprawnych
80.	Specjalistyczny Ośrodek Wsparcia dla Ofiar Przemocy w Rodzinie
81.	Straż Xxxxxxx
00.	Zakład Cmentarzy Komunalnych
83.	Zakład Lokali i Budynków Komunalnych
84.	Centrum Integracji Społecznej
85.	Olsztyński Park Naukowo-Technologiczny
86.	Urząd Miasta Olsztyna
87.	Środowiskowy Dom Samopomocy „Wyspa”
88.	Środowiskowy Dom Samopomocy „Dworek”

2. Harmonogram wdrożenia Systemu

Wdrożenie Systemu (pełna instalacja i konfiguracja Serwera i Systemu) wraz z testami Wykonawcy i przekazaniem do odbioru Zamawiającego musi nastąpić w terminie 5 Dni roboczych od dnia podpisania umowy.

3. Harmonogram instalacji i wdrożenia Sprzętu (w pierwszej kolejności urządzenia wielofunkcyjne A3 i A4)

Lokalizacja

Miejsce

Ilość

Wdrożenie (dni robocze) od dnia akceptacji systemu (D)

Uwagi

Xxxx Xxxx Xxxxx XX 0

Niski Parter

A4K: 3 szt.

A3K: 2 szt.

Drukarka A4: 13 szt.

D + 5

Niski Parter:

1 szt. A3 CIUWO

Poddasze:

1 szt. A4 CIUWO

Wysoki Parter

A4K: 7 szt.

A3K: 1 szt.

A3K+F: 1 szt.

A3M: 1szt.

Drukarka A4: 20 szt.

D + 12

Piętro 1

A4K: 4 szt.

A3K: 2 szt. Drukarka A4: 5 szt.

Piętro 2

A4K: 3 szt.

A3K: 2 szt. Drukarka A4: 0 szt.

Piętro 3

A4K: 1 szt.

A3K: 2 szt. Drukarka A4: 1 szt.

Poddasze

A4K: 1 szt.

A3K: 0 szt. Drukarka A4: 0 szt.

xx. Xxxxxxxxxx 00

Parter

A4K: 3 szt.

A3K: 0 szt. Drukarka A4: 1 szt.

D + 8

D + 14

Piętro 1

A4K: 3 szt.

A3K: 1 szt. Drukarka A4: 3 szt.

Piętro 2

A4K: 2 szt.

A3K: 0 szt. Drukarka A4: 2 szt.

Poddasze

A4K: 0 szt.

A3K: 1 szt. Drukarka A4: 1 szt.

xx. Xxxxxxx 0/0

Parter

A4K: 1 szt.

A3K: 0 szt.

A3M: 2 szt. Drukarka A4: 2 szt.

D + 9

Piętro 1

A4K: 2 szt.

A3K: 1 szt.

Drukarka A4: 0 szt.

D + 14

Piętro 2

A4K: 2 szt.

A3K: 0 szt. Drukarka A4: 1 szt.

xx. 0 Xxxx 00/00

Piętro 1

A4K: 1 szt.

A3K: 0 szt. Drukarka A4: 0 szt.

D + 9

D + 14

CIUWO

xx. Xxxxxxxxxxxx 0/0

MODGiK

A4K: 0 szt.

A3K: 1 szt. Drukarka A4: 0 szt.

D + 9

xx. Xxxxxx 00

XXX

X0X: 0 szt.

A3K: 0 szt.

A3M: 1 szt. Drukarka A4: 2 szt.

D + 14

4. Harmonogram dostarczenia oraz opracowania dokumentacji

a) Wykonawca dostarczy dokumentację określającą i opisującą czynności administracyjne, które Zamawiający będzie musiał podjąć dla utrzymania ciągłości pracy Systemu podczas codziennej obsługi w terminie 5 Dni roboczych od odbioru Systemu

b) Wykonawca opracuje i przekaże Zamawiającemu dokumentację powykonawczą do odbioru w terminie 5 Dni roboczych od daty odbioru ostatniego Sprzętu

Załącznik nr 5 do umowy

OFERTA WYKONAWCY

Załącznik nr 6 do umowy

REGULAMIN OCHRONY INFORMACJI DLA WYKONAWCY CENTRUM INFORMATYCZNYCH USŁUG WSPÓLNYCH OLSZTYNA

Regulamin Ochrony Informacji dla Wykonawcy

Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna

Spis treści

§1 CEL 49

§2 ZAKRES 49

§3 TERMINOLOGIA 49

§4 POSTANOWIENIA OGÓLNE 50

§5 NADAWANIE, ZMIANA BĄDŹ ODEBRANIE UPRAWNIEŃ 50

§7 DOSTĘP ZDALNY 52

§8 WYMAGANIA ZABEZPIECZEŃ 53

§9 REAGOWANIE NA INCYDENTY 54

§10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 55

§11 LISTA DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH 55

§12 ZAŁĄCZNIKI 55

§1 CEL

1.1. Celem dokumentu w Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna jest:

1) Określenie minimalnych środków technicznych i organizacyjnych służących zabezpieczeniu

danych.

2) Określenie minimalnych wymagań w zakresie bezpieczeństwa informacji dla podmiotów zewnętrznych.

3) Określenie minimalnych wymagań w zakresie zabezpieczeń systemów teleinformatycznych.

§2 ZAKRES

2.1. Niniejszy dokument stosują wszystkie podmioty zewnętrzne wykonujące prace na rzecz Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna (zwanego dalej CIUWO), związane z przetwarzaniem Aktywów informacyjnych Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna.

2.2. Niniejszy dokument należy stosować we wszystkich umowach z podmiotami zewnętrznymi, których przedmiot jest związany z ochroną informacji.

2.3. Stosowanie niniejszego dokumentu określającego minimalne środki techniczne i organizacyjne nie zwalnia podmiotów zewnętrznych ze stosowania środków adekwatnych, tj. dostosowanych do rodzaju przetwarzanych danych i sposobu ich przetwarzania tak, żeby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania stosownie do ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, a które w konkretnych przypadkach mogą być dalej idące.

§3 TERMINOLOGIA

3.1. Pojęcia używane w Regulaminie:

1) Aktywo i zasób informacyjny – wszelkie informacje w formie papierowej, elektronicznej i innej, przetwarzane (zbierane, utrwalane, przechowywane, opracowywane, zmieniane, udostępniane i usuwane) w sposób tradycyjny lub w systemach informatycznych, będące własnością CIUWO lub wykorzystywane bądź administrowane bądź zarządzane przez CIUWO.

2) Główny Administrator Bezpieczeństwa Systemów (GABS) – nadzoruje bezpieczeństwo wszystkich systemów teleinformatycznych. Jest odpowiedzialny za dopuszczanie systemów teleinformatycznych do eksploatacji.

3) System informatyczny, System – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych.

4) System Teleinformatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci urządzenia końcowego.

5) System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI) - część całościowego systemu zarządzania, oparta na podejściu wynikającym z ryzyka biznesowego, odnosząca się do ustanawiania, wdrażania, eksploatacji, monitorowania, utrzymywania i doskonalenia

bezpieczeństwa informacji.

§4 POSTANOWIENIA OGÓLNE

4.1. Regulamin Ochrony Informacji dla Wykonawcy Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna (zwany dalej Regulaminem) określa zakres obowiązków i odpowiedzialności podmiotów zewnętrznych w zakresie bezpieczeństwa informacji. Regulamin obejmuje swym zakresem wszystkich użytkowników podmiotów zewnętrznych, mających dostęp do systemów teleinformatycznych Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna.

4.2. Podmiot zewnętrzny spełnia wymagania niniejszego Regulaminu przed uzyskaniem dostępu do Systemu Teleinformatycznego CIUWO.

4.3. Przed rozpoczęciem przetwarzania informacji chronionych, w szczególności danych osobowych przetwarzanych przez CIUWO, podmiot zewnętrzny powinien spełnić następujące warunki:

1) w przypadku przetwarzania Informacji Poufnych – podpisać zobowiązanie do zachowania poufności przetwarzanych danych na wzorze obowiązującym w CIUWO, będącym załącznikiem nr 1 do Regulaminu.

2) w przypadku przetwarzania Informacji Poufnych i Danych – podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji na wzorze obowiązującym w CIUWO, będącym załącznikiem nr 2 do Regulaminu.

§5 NADAWANIE, ZMIANA BĄDŹ ODEBRANIE UPRAWNIEŃ

5.1. W przypadku podmiotów zewnętrznych, zakres uprawnień w poszczególnych systemach i aplikacjach ustawia się adekwatnie do przedmiotu umowy i zakresu powierzonych danych osobowych.

5.2. Lista użytkowników podmiotu zewnętrznego powinna być dostarczona przez osoby ze strony podmiotu zewnętrznego wskazane w umowie jako odpowiedzialne za jej realizację.

5.3. Po każdej zmianie użytkowników ze strony podmiotu zewnętrznego, jest on zobowiązany do przekazania listy użytkowników ze wskazaniem zmian w ich zakresie uprawnień.

5.4. Rejestrowanie/wyrejestrowanie użytkowników zewnętrznych Systemu Teleinformatycznego

CIUWO oraz nadawanie/zmiana/odebranie uprawnień jest realizowane przez pracowników CIUWO:

1) Podczas rejestracji użytkownika zewnętrznego nadawany jest przez administratora systemu unikalny identyfikator użytkownika oraz ustawiane jest hasło tymczasowe niezbędne do logowania po raz pierwszy do Systemu (zgodne z zasadami opisanymi w niniejszej procedurze) dla użytkownika zewnętrznego Systemu Teleinformatycznego.

2) O nadaniu/zmianie/odebraniu uprawnień właściwych identyfikatorów w odpowiednich systemach i aplikacjach i nadaniu właściwych uprawnień administrator systemu informuje GABS oraz przedstawiciela podmiotu zewnętrznego.

§6 METODY I ŚRODKI UWIERZYTELNIANIA

6.1. Dostęp do poszczególnych części systemu informatycznego jest możliwy wyłącznie poprzez podanie

prawidłowego identyfikatora i hasła przyznanych użytkownikowi podczas procesu nadawania uprawnień do Systemu Teleinformatycznego.

6.2. Hasła użytkowników do systemów powinny podlegać następującym zasadom:

1) hasło składa się z minimum 8 znaków,

2) hasło musi spełniać warunek złożoności polegający na występowaniu w nim: wielkiej i małej

litery, oraz cyfry lub znaku specjalnego (np. !@#),

3) hasło musi być zmieniane minimum co 30 dni,

4) kolejne hasła muszą być różne,

5) hasła należy przechowywać w sposób gwarantujący ich poufność,

6.3. Zabrania się udostępniania haseł innym osobom.

6.4. Zabrania się tworzenia haseł na podstawie:

1) cech i numerów osobistych (np. dat urodzenia, imion itp.),

2) sekwencji klawiszy klawiatury (np. qwerty, 12qwaszx),

3) identyfikatora użytkownika

6.5. Zabrania się tworzenia haseł łatwych do odgadnięcia.

6.6. Logowanie anonimowe do systemu informatycznego jest zabronione dla użytkowników.

6.7. Uwierzytelnienie następuje wyłącznie po podaniu zgodnego hasła i powiązanego z nim

identyfikatora.

6.8. W przypadku logowania do systemu informatycznego odbywającego się po raz pierwszy, użytkownik ma obowiązek zmiany hasła tymczasowego na właściwe, na znane tylko użytkownikowi.

6.9. W przypadku systemów, które nie wymuszają automatycznie cyklicznej zmiany hasła oraz nie kontrolują jego znaków, obowiązkiem użytkownika jest zmiana hasła zgodnie z zasadami określonymi w punktach poprzednich.

6.10. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za utworzenie hasła i jego bezpieczne przechowywanie.

6.11. Hasła nie mogą być ujawniane w sposób celowy lub przypadkowy i powinny być znane wyłącznie użytkownikowi.

6.12. Hasła nie powinny być przechowywane w formie dostępnej dla osób nieupoważnionych:

1) w plikach,

2) na kartkach papieru w miejscach dostępnych dla osób trzecich,

3) w skryptach,

4) w innych zapisach elektronicznych i papierowych, które byłyby dostępne dla osób trzecich.

6.13. W przypadku podejrzenia ujawnienia haseł osobie nieupoważnionej, hasła muszą zostać natychmiast zmienione przez użytkownika lub Administratora Systemu.

6.14. Hasło użytkownika sytemu umożliwiające dostęp do Systemu Teleinformatycznego utrzymuje się

w tajemnicy również po upływie jego ważności.

6.15. Zmiany hasła dokonuje użytkownik. W przypadku gdy użytkownik zapomniał hasła, właściwy

Administrator Systemu ustawia hasło tymczasowe użytkownikowi z wymuszeniem jego zmiany

podczas pierwszego logowania.

6.16. Hasła przez użytkowników nie powinny być przekazywane przesyłane za pomocą telefonu, faksu, bądź poczty e-mail w formie jawnej.

6.17. W przypadku grupowego tworzenia kont użytkowników generowane hasła powinny być unikalne.

§7 DOSTĘP ZDALNY

7.1. CIUWO prowadzi pisemny wykaz osób i podmiotów zewnętrznych posiadających dostęp zdalny do zasobów Systemu Teleinformatycznego CIUWO.

7.2. Dostęp zdalny podmiotów zewnętrznych możliwy jest tylko po spełnieniu warunków wymienionych

w niniejszym Regulaminie.

7.3. Dla każdej umowy z podmiotem zewnętrznym Dyrektor CIUWO wyznacza Koordynatora Prac Zdalnych CIUWO (dalej zwany KPZ) zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 4.

7.4. Podmiot zewnętrzny powierzając prace swoim pracownikom we własnym zakresie udziela im niezbędnych pełnomocnictw.

7.5. Dostępu udziela się na czas obowiązywania umowy na podstawie pisemnego wniosku przekazanego przez podmiot zewnętrzny do KPZ o podanie potrzebnych identyfikatorów i haseł dostępu.

7.6. W ramach dostępu zabrania się podmiotowi zewnętrznemu trwale usuwać dane, przeprowadzać jakiekolwiek operacje na dyskach mogące prowadzić do ich uszkodzenia lub utraty danych, w szczególności ich formatowania. Przedstawiciel podmiotu zewnętrznego wykonujący prace, przystępując do czynności, o których wie, że w konsekwencji doprowadzić one mogą do zniszczenia danych, musi poinformować przedstawiciela Zamawiającego i dopiero po jego akceptacji podjąć może te czynności.

7.7. W przypadku konieczności realizacji prac na środowisku produkcyjnym, podmiot zewnętrzny uzgadnia z KPZ termin prowadzenia prac obarczonych ryzykiem, o którym mowa w §8, przed przystąpieniem do prac, przedstawia scenariusz planowanych prac wraz z oceną ryzyka podejmowanych czynności. Podmiot zewnętrzny odpowiada za odstępstwa od przedstawionego scenariusza. Scenariusz powinien obejmować:

1) Czas (moment) podjęcia planowanych prac, przewidywany czas trwania prac.

2) Zakres wykonywanych prac.

3) Informację, czy wymagana jest przerwa w pracy użytkowników.

4) Potencjalne ryzyka podejmowanych czynności.

7.8. Pracownik lub przedstawiciel podmiotu zewnętrznego wykonujący prace, przystępując do czynności, co do których istnieje wysokie ryzyko utraty danych lub przerwy w działaniu systemu, informuje o ryzyku KPZ.

7.9. KPZ w przypadku otrzymania informacji o wysokim ryzyku utraty danych ustala możliwość rozpoczęcia prac z bezpośrednim przełożonym, Głównym Administratorem Bezpieczeństwa Systemów, a w przypadku takiej potrzeby – z innymi administratorami, w tym z administratorem systemu sesji zdalnych. Po akceptacji ryzyka przez KPZ w formie dokumentowej, pracownik

podmiotu zewnętrznego może rozpocząć realizację czynności objętej wskazanym ryzykiem. W przypadku braku akceptacji ryzyka, strony podejmują działania w celu usunięcia potencjalnych podatności dla ryzyka, a następnie przedstawiciel podmiotu zewnętrznego postępuje zgodnie z §7 i

§8 powyżej.

7.10. Wykonywanie prac polegających na standardowej obsłudze serwisowej, prac nad rozwojem programu będącego w fazie wdrażania nie wymaga każdorazowego ustalenia warunków realizacji czynności, będącej ich częścią. W ramach wykonywania tych czynności obowiązują warunki uzgodnione wcześniej. W szczególności nie wymagają każdorazowego ustalenia warunków realizacji te czynności, które wynikają z przedmiotu umowy i nie są objęte ryzykami opisanymi w pkt. 6-8. Wykonywanie czynności niestandardowych wymaga każdorazowo określenia warunków.

7.11. Zabrania się podejmowania czynności zmierzających do penetrowania zasobów sieci CIUWO.

7.12. Zabrania się dostępu zdalnego z komputerów dostępnych publicznie np. kafejki internetowe,

dworce PKP, restauracje, bezprzewodowe sieci miejskie.

7.13. Dostęp zdalny jest przez CIUWO monitorowany.

7.14. Monitorowanie odbywa się poprzez:

1) Logowanie ruchu w zakresie wszystkich sesji połączeń.

2) Nadzór nad wykonawcami za pomocą systemu monitorowania zdalnych sesji w zakresie prac

wykonywanych zdalnie w sieci Urzędu,

3) Centralny system korelacji logów (SIEM) zbiera informacje ze wszystkich systemów i ocenia stopień zagrożenia sieci LAN.

7.15. W przypadku realizacji umowy głównej w trybie SaaS, IaaS lub DaaS, zapewnienie realizacji

obowiązków określonych w §7 realizuje podmiot zewnętrzny.

§8 WYMAGANIA ZABEZPIECZEŃ

Zasady zabezpieczeń zasobów serwerowych i stacji roboczych

8.1. Do systemu informatycznego mogą być podłączane wyłącznie komputery i urządzenia zgodne

z minimalnymi wymaganiami bezpieczeństwa, w szczególności:

1) System antywirusowy jest zainstalowany w systemie operacyjnym i jego sygnatury są aktualne.

2) System operacyjny posiada zainstalowane wszystkie dostępne aktualizacje zabezpieczeń.

3) Firewall jest uruchomiony w systemie operacyjnym i posiada właściwą konfigurację, odpowiadającą wykonywanym obowiązkom pracowniczym przez użytkowników komputera.

4) Zainstalowane na komputerze oprogramowanie pochodzi z godnych zaufania źródeł.

5) Oprogramowanie jest zainstalowane zgodnie z postanowieniami licencji producenta oprogramowania.

6) Oprogramowanie nie łamie i nie narusza w żadnym stopniu przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. z późniejszymi zmianami.

8.2. W przypadku realizacji umowy głównej w trybie SaaS Podmiot zewnętrzny zobowiązuje się

dodatkowo do:

1) W zakresie realizacji polityki Antywirusowej – do aktualizacji bazy definicji wirusów i przeprowadzania co najmniej cotygodniowego skanu Antywirusowego wszystkich serwerów, na których są zlokalizowane zasoby CIUWO. Skanowanie będzie przeprowadzane w godzinach nocnych/rannych. Ponadto Podmiot zewnętrzny zobowiązuje się do uruchomienia skanowania Antywirusowego na żądanie Zamawiającego w przypadku pozyskania przez niego informacji o zagrożeniu.

2) Celem potwierdzenia wywiązania się z realizacji zadań, przekazania do CIUWO pisemnego raportu 1 (jeden) raz na kwartał, zawierającego:

i) planowaną ilość wykonanych kopii zapasowych i rzeczywistą ilość wykonanych kopii

zapasowych,

ii) potwierdzenie przeprowadzenia skanu Antywirusowego wszystkich serwerów, na których są zlokalizowane zasoby Zamawiającego wraz z wynikami skanu.

Stosowanie zabezpieczeń kryptograficznych

8.3. W celu ochrony poufności przesyłanych oraz przechowywanych danych, stosuje się zabezpieczenia kryptograficzne. Miejsca stosowania kryptografii powinny być zgodne z wymaganiami prawnymi oraz regulacjami wewnętrznymi. Zabezpieczenia kryptograficzne należy stosować w szczególności:

1) Na dyskach twardych komputerów przenośnych.

2) Na pendrive’ach.

3) Na nośnikach kopii zapasowych przechowywanych poza Systemem Teleinformatycznym Urzędu.

4) Na urządzeniach typu smartfon oraz tablet w aplikacjach, które przechowują dane objęte ochroną np. dane osobowe.

5) Tunelach VPN.

8.4. Wiadomościach poczty elektronicznej, w których przesyłane są dane objęte ochroną, w szczególności dane osobowe.

8.5. Zakres stosowanych rozwiązań kryptograficznych powinien obejmować minimum dane znajdujące się na nośnikach, które objęte są ochroną ze względu na wymagania utrzymania odpowiedniego poziomu poufności.

8.6. Rozwiązania kryptograficzne powinny wykorzystywać algorytm AES o długości klucza min. 256 bit.

§9 REAGOWANIE NA INCYDENTY

9.1. O ile zawarte między CIUWO a podmiotem zewnętrznym umowy nie przewidują dalej idących zobowiązań, każde naruszenie bezpieczeństwa informacji należy w ciągu [24] godziny od powzięcia informacji o jego wystąpieniu zgłaszać Inspektorowi Ochrony Danych telefonicznie pod numer 89 7525809 lub w formie e-mail za potwierdzeniem odbioru na adres xxx@xxxxx.xxxxxxx.xx z tematem wiadomości „Naruszenie bezpieczeństwa informacji”.

9.2. Inspektor Ochrony Danych w porozumieniu z Dyrektorem CIUWO, jeśli zdarzenie jest ewidentnym naruszeniem bezpieczeństwa, może zdecydować o natychmiastowym odebraniu uprawnień w systemach użytkownikom podmiotu zewnętrznego, przy czym w takiej sytuacji bez zbędnej zwłoki przekazuje on informację o blokadzie dostępu osobie upoważnionej ze strony podmiotu

zewnętrznego.

9.3. Upoważnione osoby z podmiotu zewnętrznego zabezpieczają ślady (np. logi systemowe) naruszenia bezpieczeństwa.

9.4. W stosownych przypadkach Administrator Danych informuje o wystąpieniu incydentu bezpieczeństwa organ nadzorczy ds. ochrony danych osobowych oraz Podmiot danych.

9.5. W szczególnych przypadkach Administrator Danych informuje organy ścigania o zaistniałej sytuacji.

9.6. Sposób zgłaszania incydentów bezpieczeństwa przez Podmioty Zewnętrzne, postępowanie i odpowiedzialność dla naruszeń bezpieczeństwa określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji.

§10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

10.1. Za nadzór nad przestrzeganiem postanowień Regulaminu odpowiada:

1) Ze strony podmiotu zewnętrznego – uprawniony przedstawiciel tego podmiotu.

2) Ze strony CIUWO – Inspektor Ochrony Danych oraz Główny Administrator Bezpieczeństwa Systemów.

10.2. Naruszając Regulamin, podmiot zewnętrzny może podlegać sankcjom karnym, cywilnym oraz wynikającym z przepisów RODO.

§11 LISTA DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH

11.1. Wzór zobowiązania do zachowania poufności przetwarzanych danych;

11.2. Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności

informacji.

§12 ZAŁĄCZNIKI

12.1. Wzór – wyznaczenie Koordynatora Prac Zdalnych CIUWO.

Załącznik nr 1 do Regulaminu Ochrony

Informacji dla Wykonawcy CIUWO – Wzór

– wyznaczenie Koordynatora Prac Zdalnych CIUWO

Wyznaczenie Koordynatora Prac Zdalnych Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna

Na podstawnie zapisów zawartych w pkt. 8.3 Regulaminu, wyznaczam Panią /Pana*

Imię i nazwisko
na stanowisku
nazwa sta	nowiska
adres e’mail:	tel.:
adres e’mail	nr telefonu

po stronie Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna na Koordynatora Prac Zdalnych w ramach umowy zawartej pomiędzy Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna a:

Nazwa Wykonawcy

z siedzibą w

Siedziba Wykonawcy

adres:

Adres Wykonawcy

data

Data zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych numer umowy

Dotyczącej

Przedmiot umowy

Obowiązującej w okresie od

Początek obowiązywania umowy

Koniec obowiązywania umowy

Dostęp zdalny odbywać się będzie na zasadach określonych w §7 wyżej powołanego Regulaminu, którego kopia została dostarczona Wykonawcy.

Wyznaczam:	Zatwierdzam:	Przyjąłem do stosowania:

data i podpis bezpośredniego przełożonego	data i podpis Dyrektora CIUWO	data podpis pracownika wyznaczonego na KPZ

Załącznik nr 7 do umowy

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ O ZACHOWANIU POUFNOŚCI

INFORMACJI

dotycząca umowy: ……………………………………….

zawarta w Olsztynie, w dniu roku, pomiędzy:

Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna oraz Gminą Olsztyn – Centrum Informatycznych

Usług Wspólnych Olsztyna, Xx. Xxxx Xxxxx XX 0; 00-000 Xxxxxxx, reprezentowaną przez Prezydenta Olsztyna

- Pana Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, w imieniu którego działa Dyrektor Centrum Informatycznych Usług Wspólnych

Olsztyna - Xxx Xxxxx Xxxxxxxxxx (zwanym dalej Powierzającym) a

……………………………………………………….. z siedzibą w ……, przy ul. ……, ……, wpisaną do rejestru

przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, której akta rejestrowe są prowadzone przez Sąd Rejonowy w ……, …… Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS: ……, NIP: ……, o kapitale zakładowym w wysokości …… zł, wpłaconym w całości,

reprezentowaną przez

……………………………………………………….. (zwaną dalej Przetwarzającym),

zwanymi dalej łącznie Stronami, a każda z osobna Stroną,

Spis treści

§1 DEFINICJE 59

§2 PRZEDMIOT UMOWY 59

§3 XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX 00

§4 ZOBOWIĄZANIA PRZETWARZAJĄCEGO 60

§5 WSPÓŁPRACA PRZETWARZAJĄCEGO Z POWIERZAJĄCYM 62

§6 NARUSZENIA 63

§7 POWIERZENIE DANYCH OSOBOWYCH INNEMU PODMIOTOWI PRZETWARZAJĄCEMU

§8 OBOWIĄZEK ZACHOWANIA TAJEMNICY 65

§9 KONTROLA I AUDYT 66

§10 ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRZETWARZAJĄCEGO 67

§11 OBOWIĄZYWANIE UMOWY 68

§12 USUNIĘCIE LUB ZWROT DANYCH 69

§13 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 69

§14 ZAŁĄCZNIKI 70

§1 DEFINICJE

1.1. Dla potrzeb Umowy, Strony ustalają następujące znaczenie niżej wymienionych pojęć:

1) Xxxx – dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1) RODO.

2) Dni Robocze – dni w Pn 8:00 – 16:00, Wt-Pt 7:30 – 15:30, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych

od pracy w Polsce;

3) Przetwarzanie Danych – przetwarzanie Danych w rozumieniu art. 4 pkt 2) RODO;

4) Umowa – niniejsza umowa;

5) Umowa Główna – umowa ……………….. zawarta w dniu ;

6) RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016

r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1).

7) Informacje Poufne – oznaczają Dane oraz wszelkie inne materiały i/lub informacje dotyczące Powierzającego lub osób trzecich, zarówno handlowe, finansowe, techniczne, technologiczne i inne, ujawnione Przetwarzającemu w związku z realizacją przez Przetwarzającego dla Powierzającego Umowy Głównej, w tym stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa, przekazane w postaci ustnej, pisemnej, elektronicznej lub w jakikolwiek inny sposób (w tym w formie dokumentów, prezentacji, rysunków, filmów, nagrań audio).

§2 PRZEDMIOT UMOWY

2.1. Przetwarzający oświadcza, że dysponuje odpowiednimi doświadczeniem, wiedzą oraz personelem, a także, że wdrożył i stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania Umowy oraz zapewnienia wystarczających gwarancji, aby Przetwarzanie Danych spełniało wymogi określone przepisami prawa, w tym regulacjami RODO.

2.2. Na podstawie art. 28 ust. 3 RODO oraz na zasadach określonych postanowieniami Umowy, Powierzający powierza Przetwarzającemu przetwarzanie Danych, a Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać Dane:

1) w zakresie obejmującym kategorie osób, których dane dotyczą, rodzaje informacji (Danych) oraz operacje lub zestawy operacji na Danych (czynności Przetwarzania Danych) wymienione w Załączniku nr [1] do Umowy oraz

2) wyłącznie w celu wykonania zobowiązań Przetwarzającego wynikających z Umowy Głównej.

2.3. Przetwarzający w zakresie realizacji celu określonego w ust. 2.2 pkt 2) jest uprawniony do

wykonywania wyłącznie takich czynności Przetwarzania niezbędnych do realizacji tego celu.

2.4. Powierzenie Przetwarzania Danych następuje z chwilą zawarcia przez Strony Umowy.

2.5. Przetwarzanie Danych może odbywać się wyłącznie na terenie państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub w innym państwie będącym sygnatariuszem Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG), chyba że zachodzi wyjątek opisany w art. 49 RODO.

2.6. Z tytułu wykonywania świadczeń określonych w Umowie, Przetwarzającemu nie przysługuje

odrębne wynagrodzenie. Wykonywanie przez Przetwarzającego obowiązków określonych w Umowie następuje w ramach wynagrodzenia Przetwarzającego określonego w Umowie Głównej.

§3 POLECENIA POWIERZAJĄCEGO

3.1. W celu uniknięcia wątpliwości Strony postanawiają, że zawarcie Umowy stanowi udokumentowane polecenie Powierzającego, o którym mowa w art. 28 ust. 3 pkt a) RODO.

3.2. Dodatkowe polecenia dotyczące Przetwarzania Danych w trakcie realizacji Umowy będą przekazywane Przetwarzającemu przez Powierzającego w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej.

3.3. Przetwarzający jest zobowiązany zastosować się do poleceń Powierzającego, o których mowa w ust. 2 powyżej, w tym w szczególności dokonywać zmian w zakresie sposobu Przetwarzania Danych lub wdrożyć przewidziane w poleceniach środki techniczne lub organizacyjne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie [3] Dni Roboczych od dnia otrzymania polecenia, chyba że Strony w danym przypadku postanowią inaczej.

3.4. Jeżeli Przetwarzający uzna, że polecenie Powierzającego narusza przepisy o ochronie danych osobowych, Przetwarzający niezwłocznie informuje o tym Powierzającego i Przetwarzający ma prawo wstrzymać się z wykonaniem takiego polecenia do chwili potwierdzenia polecenia przez Powierzającego.

§4 ZOBOWIĄZANIA PRZETWARZAJĄCEGO

4.1. Przetwarzający zobowiązuje się do Przetwarzania Danych wyłącznie w zakresie i w ramach realizacji celu określonego w Umowie, z uwzględnieniem szczegółowych zasad Przetwarzania wynikających z postanowień Umowy, obowiązujących przepisów prawa, w tym regulacji dotyczących zasad przetwarzania danych osobowych, a w szczególności art. 32-36 RODO, a także wszelkich kodeksów postępowania, wytycznych oraz opisów dobrych praktyk, nawet jeśli nie stanowią powszechnie obowiązującego prawa, które powinny mieć zastosowanie do Umowy i Przetwarzania Danych realizowanego na jej podstawie.

4.2. Przetwarzający zobowiązuje się stosować się do ewentualnych wskazówek lub zaleceń, wydanych przez organ nadzoru lub unijny organ doradczy zajmujący się ochroną danych osobowych, dotyczących przetwarzania danych osobowych, w szczególności w zakresie stosowania RODO.

4.3. Przed rozpoczęciem Przetwarzania, Przetwarzający zobowiązuje się do wdrożenia, a przez cały okres obowiązywania Umowy do stosowania środków technicznych i organizacyjnych służących zabezpieczeniu Danych oraz realizowanych na podstawie umowy czynności Przetwarzania Danych, co najmniej w zakresie środków opisanych w Regulaminie Ochrony Informacji dla Wykonawcy.

4.4. Niezależnie od obowiązku wskazanego w ust. 4.3, Przetwarzający zobowiązuje się przez cały okres Przetwarzania Danych do zapewnienia bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania Danych poprzez wdrożenie, aktualizację i stosowanie odpowiednich środków organizacyjnych oraz technicznych w celu prawidłowego wykonania Umowy oraz zapewnienia wystarczających gwarancji, aby Przetwarzanie Danych spełniało wymogi określone przepisami prawa, w tym regulacjami RODO. W szczególności, Przetwarzający zobowiązuje się podjąć odpowiednie środki gwarantujące bezpieczeństwo Danych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą,

modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem, w szczególności wdrożyć, przy uwzględnieniu stanu wiedzy technicznej, charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa przetwarzania Danych odpowiadającego ryzyku określonemu przez Powierzającego, w tym między innymi w stosownym przypadku:

1) środki polegające na pseudonimizacji i szyfrowaniu danych osobowych,

2) środki gwarantujące zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,

3) środki zapewniające zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego,

4) środki zapewniające regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków

technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

4.5. W przypadku stwierdzenia przez Przetwarzającego, że stosowane przez niego środki organizacyjne i techniczne mogą być nieadekwatne do rozpoznanych zagrożeń ochrony Danych, Przetwarzający ma obowiązek zastosować środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do zapewnienia adekwatnego poziomu bezpieczeństwa Przetwarzania Danych oraz niezwłocznie poinformować o Powierzającego o podjętych działaniach, w tym o charakterze i terminie wdrożenia takich środków.

4.6. Przetwarzający zobowiązuje się przeszkolić pracowników oraz współpracowników uczestniczących w realizacji Umowy lub Umowy Głównej w zakresie regulacji prawnych dotyczących przetwarzania danych osobowych i ochrony informacji, a także stosowanych środków organizacyjnych i technicznych służących zapewnieniu bezpieczeństwa Przetwarzania Danych realizowanego na podstawie Umowy.

4.7. Przetwarzający zapewni, że każda osoba upoważniona przez Przetwarzającego do Przetwarzania, przetwarzała je wyłącznie na polecenie Powierzającego w celach i zakresie przewidzianym w Umowie, przy czym Powierzający upoważnia Przetwarzającego do udzielenia indywidualnych upoważnień do Przetwarzania Danych dla osób dokonujących Przetwarzania Danych w ramach realizacji Umowy.

4.8. Przetwarzający jest zobowiązany do poinformowania Powierzającego o wszelkich zmianach

w zakresie osób upoważnionych do Przetwarzania Danych.

4.9. Przetwarzający zobowiązuje się prowadzić ewidencję osób upoważnionych do Przetwarzania Danych; na żądanie Powierzającego w terminie wskazanym w takim wezwaniu Przetwarzający przekaże Powierzającemu kopię lub, odpowiednio, wyciąg z takiej ewidencji.

4.10. Na żądanie Powierzającego wyrażone w formie dokumentowej, a w przypadku upoważnienia do Przetwarzania Danych za pośrednictwem zdalnego dostępu – bez żądania przed dopuszczeniem do Przetwarzania Danych – Przetwarzający zobowiązany jest do przekazania Powierzającemu kopii upoważnień do przetwarzania danych osobowych i oświadczeń o zachowaniu poufności.

4.11. Przetwarzający jest zobowiązany prowadzić rejestr kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Powierzającego, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO.

4.12. Przetwarzający jest zobowiązany do prowadzenia rejestru naruszeń ochrony danych, w którym

dokumentowane są wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych, dotyczące powierzonych danych, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze przez Przetwarzającego.

4.13. Przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego, jednak nie później niż w terminie [3] Dni Roboczych, informowania Powierzającego w formie pisemnej o:

1) każdym postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym Przetwarzania Danych przez Przetwarzającego;

2) każdej decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym Przetwarzania Danych, skierowanych

do Przetwarzającego;

3) wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących Przetwarzania Danych przez Przetwarzającego, w szczególności prowadzonych przez organ nadzorczy;

4) wszelkich skargach osób, których dane dotyczą, związanych z Przetwarzaniem dotyczących ich

Danych;

5) każdym żądaniu udostępnienia powierzonych Przetwarzającemu Danych właściwemu organowi państwa, chyba że zakaz zawiadomienia Powierzającego wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa;

6) każdym nieupoważnionym dostępie do Danych, których Przetwarzanie zostało powierzone Przetwarzającemu.

§5 WSPÓŁPRACA PRZETWARZAJĄCEGO Z POWIERZAJĄCYM

5.1. Przetwarzający zobowiązuje się współpracować z Powierzającym przez cały okres trwania powierzenia Przetwarzania Danych w zakresie umożliwiającym Powierzającemu wywiązanie się z wszelkich obowiązków związanych z przetwarzaniem Danych zgodnie obowiązującymi przepisami prawa.

5.2. Przetwarzający, w zakresie wskazanym przez Powierzającego, zobowiązuje się zapewnić Powierzającemu pomoc, w tym za pośrednictwem stosowanych przez siebie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w wywiązywaniu się przez Powierzającego z obowiązku odpowiadania na żądania osoby fizycznej, której przetwarzane Dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w określonych w art. 15-22 RODO, w szczególności poprzez niezwłoczne przekazywanie Powierzającemu wszelkich otrzymanych żądań i wniosków osób, których Dane dotyczą, nie później jednak niż w terminie [2] Dni Roboczych od dnia ich wpłynięcia.

5.3. Przetwarzający nie jest upoważniony do udzielenia odpowiedzi na wniosek, o którym mowa w ust. 5.2, bez uprzedniej zgody lub wyraźnego polecenia Powierzającego. Powierzający uprawniony jest do wskazania sposobu realizacji żądania osoby, której dane dotyczą przez Przetwarzającego.

5.4. Przetwarzający zobowiązuje się współpracować z Powierzającym w zakresie niezbędnym do wywiązania się przez Powierzającego z obowiązku dokonania oceny skutków dla ochrony danych osobowych, o której mowa w art. 35 RODO oraz przeprowadzenia konsultacji Powierzającego z organem nadzorczym, o których mowa w art. 36 RODO; w szczególności Przetwarzający jest zobowiązany dostarczać Powierzającemu na jego żądanie, w terminie [3] Dni Roboczych od dnia sformułowania żądania, informacji niezbędnych do opisu planowanych operacji przetwarzania, a także jest zobowiązany do uczestniczenia w dokonywaniu oceny, czy te operacje są niezbędne oraz

proporcjonalne do celu przetwarzania oraz oceny ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą.

5.5. Przetwarzający zobowiązuje się udostępniać Powierzającemu na każde jego żądanie, w formie określonej w treści żądania, niezwłocznie, nie później niż w terminie [2] Dni Roboczych od dnia sformułowania żądania (chyba że z uwagi na charakter lub zakres żądanej informacji strony uzgodnią dłuższy termin), wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia przez Powierzającego obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych określonych w RODO oraz innych znajdujących zastosowanie przepisach prawa, w tym w celu należytego wykonania przez Powierzającego obowiązków w zakresie właściwego opisania zaistniałych naruszeń ochrony danych osobowych oraz podjętych środków w rejestrze prowadzonym przez powierzającego (art. 33 pkt 5 RODO) oraz w celu przygotowania dla organu nadzorczego lub osób, których dane dotyczą informacji o naruszeniach ochrony danych osobowych i podjętych środkach (art. 33 pkt 1 RODO i art. 34 RODO).

§6 NARUSZENIA

6.1. Przetwarzający jest zobowiązany do wdrożenia i stosowania procedur służących wykrywaniu naruszeń ochrony Danych oraz wdrażaniu właściwych środków naprawczych.

6.2. Przetwarzający jest zobowiązany do udzielania Powierzającemu informacji na temat procedur, o których mowa powyżej, na każde żądanie Powierzającego, w formie określonej w treści żądania, w terminie [2] Dni Roboczych od dnia sformułowania żądania.

6.3. Po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych (także w przypadku poinformowania o naruszeniu przez Powierzającego), w rozumieniu art. 4 pkt 12) RODO, dotyczącego lub mogącego dotyczyć Danych powierzonych przez Powierzającego w tym w szczególności w zakresie stosowania art. 32-36 RODO, Przetwarzający niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu [24] godzin od chwili wykrycia naruszenia, zgłasza je Powierzającemu w formie dokumentowej, poprzez przesłanie wiadomości e-mail oraz w formie pisemnej.

6.4. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 6.3, zawiera co najmniej informacje o:

1) dacie, czasie trwania oraz lokalizacji naruszenia ochrony danych osobowych;

2) charakterze i skali naruszenia, tj. w szczególności o kategoriach i przybliżonej liczbie osób, których dane dotyczą, oraz kategoriach i przybliżonej liczbie wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie, a w razie możliwości, także wskazania podmiotów danych, których dotyczyło naruszenie;

3) systemie informatycznym, w którym wystąpiło naruszenie (jeżeli naruszenie nastąpiło w związku

z przetwarzaniem danych w systemie informatycznym);

4) przewidywanym czasie potrzebnym do naprawienia szkody spowodowanej naruszeniem;

5) charakterze i zakresie danych osobowych objętych naruszeniem;

6) możliwych konsekwencjach naruszenia, z uwzględnieniem konsekwencji dla osób, których dane dotyczą;

7) środkach podjętych w celu zminimalizowania konsekwencji naruszenia oraz proponowanych działaniach zapobiegawczych i naprawczych;

8) danych kontaktowych osoby mogącej udzielić dalszych informacji o naruszeniu.

6.5. Jeżeli naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w zgłoszeniu Przetwarzający jest zobowiązany poinformować Powierzającego o dokonaniu takiej oceny.

6.6. Do czasu uzyskania od Powierzającego wytycznych dotyczących wdrożenia odpowiednich środków naprawczych, Przetwarzający bez zbędnej zwłoki podejmuje wszelkie rozsądne działania mające na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków naruszenia.

6.7. Przetwarzający jest zobowiązany do dokumentowania wszelkich naruszeń ochrony powierzonych mu danych osobowych, ich skutków oraz podjętych działań zaradczych w sposób i zakresie wskazanym w art. 33 ust 5 RODO; przetwarzający zobowiązuje się niezwłocznie udostępnić Powierzającemu dokumentację, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, na każde żądanie Powierzającego niezwłocznie, nie później niż w terminie [2] dni od dnia otrzymania żądania przez Przetwarzającego, chyba że z uwagi na charakter lub zakres żądanej informacji strony uzgodnią dłuższy termin.

6.8. Przetwarzający zobowiązuje się nie powiadamiać o stwierdzonym naruszeniu bez wyraźnego polecenia Powierzającego w tym zakresie innych podmiotów, w tym osób, których dane dotyczą, ani organu nadzorczego, chyba że obowiązek taki wynika z przepisów prawa (w takim przypadku Przetwarzający jest zobowiązany do poinformowania o przekazaniu takiej informacji Powierzającego, chyba, że przekazanie takiej informacji stanowiłoby naruszenie obowiązujących przepisów prawa).

§7 POWIERZENIE DANYCH OSOBOWYCH INNEMU PODMIOTOWI PRZETWARZAJĄCEMU

7.1. Przetwarzający może powierzyć powierzone mu dane osobowe do przetwarzania innym podmiotom przetwarzającym jedynie w zakresie i celu zgodnym z Umową, wyłącznie po uzyskaniu pisemnej, pod rygorem nieważności, zgody Powierzającego. Przetwarzający zobowiązuje się do korzystania z usług wyłącznie takich innych podmiotów przetwarzających, które gwarantują wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia wystarczającego poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.

7.2. W każdym przypadku korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, Przetwarzający zawrze z innym podmiotem przetwarzającym umowę dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych i zobowiąże w niej inny podmiot przetwarzający do przestrzegania wszystkich obowiązków nałożonych na Przetwarzającego na podstawie niniejszej umowy, w tym w szczególności obowiązku zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO oraz zapewni możliwość przeprowadzenia przez Powierzającego bezpośredniej kontroli zgodności przetwarzania danych osobowych przez inny podmiot przetwarzający z umową oraz obowiązującymi przepisami prawa.

7.3. Na każde jego żądanie Powierzającego w celu wykazania spełnienia przez Przetwarzającego obowiązków wynikających z umowy Przetwarzający udostępni Powierzającemu wszelkie informacje dotyczące innych podmiotów przetwarzających oraz umowy zawarte z tymi podmiotami.

7.4. Powierzający może żądać od Przetwarzającego natychmiastowego rozwiązania umowy z innym podmiotem przetwarzającym w przypadku, gdy Przetwarzający zawarł z tym podmiotem umowę dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych bez uprzedniej pisemnej zgody Powierzającego, jak również gdy dalszy podmiot przetwarzający nie daje gwarancji należytego

zabezpieczenia danych osobowych, a także w każdym innym przypadku, gdy Powierzający będzie miał uzasadnione podstawy do stwierdzenia, że dalsze przetwarzanie danych przez taki podmiot ma negatywny wpływ na ochronę danych osobowych.

7.5. W przypadku niewywiązania się przez inny podmiot przetwarzający ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych osobowych, na Przetwarzającym spoczywa pełna odpowiedzialność wobec Powierzającego za wypełnienie obowiązków innego podmiotu przetwarzającego.

§8 OBOWIĄZEK ZACHOWANIA TAJEMNICY

8.1. Przetwarzający zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy treści Danych oraz wszelkich innych Informacji Poufnych, w tym informacji o stosowanych środkach organizacyjnych i technicznych służących zabezpieczeniu Danych lub procesów Przetwarzania Danych – przez czas obowiązywania Umowy, jak również w okresie [15] lat po jej rozwiązaniu, chyba że dłuższy okres takiego obowiązku przewidują obowiązujące przepisy prawa.

8.2. Przetwarzający zobowiązuje się:

1) zachować w tajemnicy uzyskane Informacje Poufne;

2) nie przekazywać ani nie ujawniać bez każdorazowej uprzedniej pisemnej zgody Powierzającego, jakichkolwiek Informacji Poufnych żadnej osobie z wyjątkiem:

i) pracowników Przetwarzającego wyznaczonych do realizacji Umowy Głównej, którzy potrzebują takich informacji w związku z realizacją Umowy Głównej, pod warunkiem podpisania przez nich oświadczenia stanowiącego Załącznik do Umowy, zawierającego zobowiązanie do zachowania w poufności oraz poinformowania takich osób o prawnych konsekwencjach naruszenia poufności Informacji Poufnych, w tym Danych;

ii) przypadków, w których Przetwarzający jest zobowiązany do takiego ujawnienia przez sąd lub w przypadku ustawowego obowiązku takiego ujawnienia, z zastrzeżeniem, że Przetwarzający dołoży właściwych starań w celu uprzedniego pisemnego poinformowania Powierzającego przed dokonaniem takiego ujawnienia;

iii) osób trzecich zaangażowanych przez Przetwarzającego do realizacji Umowy Głównej, pod warunkiem podpisania przez nich Oświadczenia stanowiącego Załącznik do Umowy, zawierającego zobowiązanie do zachowania w poufności informacji;

3) ponieść wobec Powierzającego odpowiedzialność za naruszenie obowiązków w zakresie zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych, również w przypadku, gdy naruszenie jest dokonane przez osobę trzecią, o której mowa w pkt 2) ppkt iii), za której działania Przetwarzający odpowiada, jak za działania własne;

4) nie wykorzystywać i nie rozpowszechniać Informacji Poufnych w ramach swojej działalności, z wyjątkiem wykorzystywania lub rozpowszechniania wyłącznie w zakresie koniecznym dla celów Umowy Głównej;

5) dołożyć odpowiednich starań w celu zapewnienia i utrzymania odpowiednich środków zabezpieczających ochronę Informacji Poufnych przed dostępem i bezprawnym wykorzystaniem przez osoby nieuprawnione;

6) spowodować, na żądanie Powierzającego, aby którekolwiek z osób i organów, o których mowa

w pkt 2) ppkt ii), podpisały przed udostępnieniem Informacji Poufnych odrębne zobowiązanie

do zachowania poufności, z tym, że obowiązek określony powyżej ma zastosowanie w

sytuacjach, gdy jest to prawnie dopuszczalne.

8.3. Obowiązku zachowania poufności, o którym mowa w ust. 8.2, nie stosuje się do jakiejkolwiek części Informacji Poufnych, w stosunku, do których Przetwarzający może wykazać, że informacje takie są lub stały się publicznie znane z przyczyn, za które pozostają poza kontrolą Przetwarzającego; lub zostały zgodnie z prawem otrzymane od niezależnej osoby trzeciej bez naruszenia obowiązku zachowania poufności; lub w dacie ich ujawnienia przez Powierzającego lub otrzymania od Powierzającego były już znane Przetwarzającemu bez obowiązku zachowania poufności.

8.4. Przetwarzający może ujawnić Informacje Poufne otrzymane od drugiej Strony wyłącznie w celu wykorzystania w związku z realizacją Umowy Głównej, co nie uchybia ograniczeniom lub dodatkowym obowiązkom Przetwarzającego związanych z ujawnieniem Danych wynikającym z Umowy (w szczególności opisanym w §7 Umowy) oraz obowiązujących przepisów prawa.

8.5. Niezależnie od obowiązku wskazanego w ust. 8.2 pkt 2) ppkt i), Powierzający zobowiązuje się zapewnić, aby osoby upoważnione do Przetwarzania Danych dodatkowo zobowiązały się do zachowania tajemnicy, zarówno w trakcie trwania upoważnienia do Przetwarzania Danych, jak i po jego ustaniu.

8.6. Postanowienia powyższe nie uchybiają dalej idącym zobowiązaniom Przetwarzającego wynikającym z Umowy Głównej, innych umów zawartych z Powierzającym lub powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

§9 KONTROLA I AUDYT

9.1. Powierzającemu przysługuje prawo przeprowadzenia w każdym momencie obowiązywania Umowy kontroli zgodności przetwarzania danych osobowych przez Przetwarzającego z Umową oraz obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodności i adekwatności stosowanych przez Przetwarzającego środków technicznych i organizacyjnych służących zapewnieniu bezpieczeństwa Przetwarzanych Danych, poprzez:

1) prawo żądania dostępu do posiadanej przez Przetwarzającego dokumentacji dotyczącej

Przetwarzania Danych;

2) prawo żądania udzielenia wszelkich informacji dotyczących Przetwarzania Danych;

3) prawo przeprowadzania audytów lub inspekcji Przetwarzającego, w tym domagania się dostępu do pomieszczeń, infrastruktury, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania powierzonych Danych, także prowadzonych przez osoby trzecie, działające na zlecenie i w imieniu Powierzającego.

9.2. Powierzający ma prawo żądać od Przetwarzającego w dowolnym momencie obowiązywania Umowy udzielenia informacji dotyczących Przetwarzania powierzonych mu Danych. Przetwarzający jest zobowiązany do udzielenia Powierzającemu stosownych informacji w formie określonej w treści żądania, niezwłocznie, nie później niż w terminie [2] dni od dnia otrzymania żądania przez Przetwarzającego, chyba że z uwagi na charakter lub zakres żądanej informacji strony uzgodnią dłuższy termin.

9.3. W przypadku zamiaru przeprowadzenia audytu w miejscach Przetwarzania Danych, Powierzający poinformuje Przetwarzającego co najmniej [5] Dni Roboczych przed planowaną datą audytu o

zamiarze jego przeprowadzenia. Jeżeli z ważnych powodów, w ocenie Przetwarzającego, audyt nie może zostać przeprowadzony we wskazanym terminie, Przetwarzający zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie Powierzającego, drogą mailową, wskazując uzasadnienie dla takiej oceny. W takim przypadku Strony wspólnie ustalą późniejszy termin audytu.

9.4. Przetwarzający ma obowiązek współpracować z Powierzającym i upoważnionymi przez niego audytorami we wszelkim wymaganym czynnościami audytowymi zakresie, w szczególności zapewniać im dostęp do pomieszczeń i dokumentów obejmujących Dane oraz informacje o sposobie przetwarzania Danych, infrastrukturze teleinformatycznej oraz systemach IT, a także do osób mających wiedzę na temat procesów Przetwarzania Danych realizowanych przez Przetwarzającego.

9.5. Powierzający lub upoważnieni przez niego audytorzy po przeprowadzeniu audytu sporządzają protokół, zawierający wskazówki i zalecenia dotyczące w szczególności poprawy bezpieczeństwa Przetwarzania powierzonych Danych, który podpisują przedstawiciele obu Stron. Przetwarzający zobowiązuje się, w terminie uzgodnionym z Powierzającym, dostosować do zaleceń pokontrolnych zawartych w protokole, mających na celu usunięcie uchybień i poprawę bezpieczeństwa Przetwarzania Danych.

§10 ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRZETWARZAJĄCEGO

10.1. Strony zgodnie postanawiają, że jakiekolwiek ograniczenia odpowiedzialności Przetwarzającego przewidziane w Umowie Głównej nie będą miały zastosowania w odniesieniu do odpowiedzialności Przetwarzającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w szczególności naruszenia zasad Przetwarzania Danych.

10.2. Przetwarzający odpowiada za wszelkie szkody, jakie powstaną wobec Powierzającego, osób, których Dane dotyczą lub innych osób trzecich w wyniku niezgodnego z Umową lub obowiązującymi przepisami prawa przetwarzania Danych objętych powierzeniem, a w szczególności w związku z udostępnianiem Danych osobom nieupoważnionym.

10.3. Przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność za działania swoich pracowników, współpracowników, podwykonawców (w tym innych podmiotów przetwarzających) oraz innych osób, przy pomocy których Przetwarza powierzone Dane, jak za własne działania i zaniechania.

10.4. Przetwarzający zobowiązany jest pokryć każdą szkodę, a także wszelkie koszty, wydatki, w tym koszty obsługi prawnej oraz koszty kar finansowych, które Powierzający poniesie albo może ponieść lub za które może stać się odpowiedzialny w związku z jakimkolwiek pozwem, roszczeniem, bądź postępowaniem prowadzonym przeciwko niemu w związku z nienależytym wykonywaniem przez Przetwarzającego obowiązków wynikających z Umowy oraz obowiązków wynikających z RODO i innych właściwych przepisów.

10.5. Przetwarzający zobowiązany jest do niezwłocznego wezwania Powierzającego do przystąpienia do ewentualnego procesu, związanego z żądaniem odszkodowania za poniesioną przez osobę fizyczną szkodę majątkową lub niemajątkową związaną z Przetwarzaniem Danych naruszającym przepisy prawa i wytoczeniem powództwa w tym zakresie bezpośrednio przeciwko Przetwarzającemu, oraz prowadzenia procesu z udziałem Powierzającego jako interwenienta ubocznego albo w innym charakterze stosownie do obowiązujących przepisów procedury cywilnej.

10.6. W przypadku, gdy osoba fizyczna wytoczy powództwo bezpośrednio przeciwko Powierzającemu, Powierzający zobowiązany jest do niezwłocznego wezwania Przetwarzającego do przystąpienia do

ewentualnego procesu związanego z żądaniem odszkodowania za poniesioną przez osobę fizyczną szkodę majątkową lub niemajątkową związaną z Przetwarzaniem Danych naruszającym przepisy prawa i prowadzenia procesu z udziałem Przetwarzającego jako interwenienta ubocznego albo w innym charakterze stosownie do obowiązujących przepisów procedury cywilnej.

10.7. W każdym przypadku naruszenia przez Przetwarzającego zasad ochrony Danych lub obowiązku zachowania w tajemnicy treści Danych oraz wszelkich innych Informacji Poufnych, w szczególności niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, Powierzającemu przysługuje prawo dochodzenia zapłaty kary umownej w wysokości 10.000,00 złotych (słownie: dziesięć tysięcy 00/100) za każdy przypadek naruszenia, płatnej na podstawie noty obciążeniowej w terminie w niej wskazanym. Żądanie zapłaty kary umownej przysługuje niezależnie od obowiązku naprawienia szkody, o których mowa w ust. 10.2 - 10.6 i prawa do odszkodowania uzupełniającego, o którym mowa w ust. 10.11.

10.8. Przez nienależyte wykonanie Umowy Strony rozumieją w szczególności sytuację, gdy organ nadzorczy stwierdzi, że Przetwarzanie Danych w zakresie realizowanym przez Przetwarzającego nie jest zgodne z zasadami ochrony danych osobowych.

10.9. W razie rozwiązania Umowy, Powierzający może dochodzić kar umownych należnych do dnia jej rozwiązania, a w przypadku naruszenia obowiązku, o którym mowa w §12 ust. 12.2 Umowy, również kary umownej z tytułu naruszenia tego obowiązku.

10.10. W przypadku zawarcia przez Przetwarzającego umowy podpowierzenia z innym podmiotem przetwarzającym pomimo braku zgody Powierzającego, Powierzającemu przysługuje prawo dochodzenia zapłaty kary umownej w wysokości 10.000,00 złotych (słownie: dziesięć tysięcy 00/100), płatnej na podstawie noty obciążeniowej w terminie w niej wskazanym.

10.11. Powierzający jest uprawniony do żądania zapłaty przez Przetwarzającego odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, przenoszącego wartość zastrzeżonych kar umownych.

10.12. Przetwarzający jest odpowiedzialny za naruszenie przepisów prawa podczas Przetwarzania Danych,

ponosząc odpowiedzialność przed organem nadzorczym w postaci kar administracyjnych.

§11 OBOWIĄZYWANIE UMOWY

11.1. Umowa zostaje zawarta na czas wykonania zobowiązań wynikających z Umowy Głównej oraz obowiązków wynikających z Umowy.

11.2. Powierzający jest uprawniony do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli:

1) Przetwarzający nie stosuje odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z Przetwarzaniem powierzonych Danych,

2) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli, Przetwarzający nie usunie ich w wyznaczonym terminie,

3) Przetwarzający Przetwarza Dane w sposób niezgodny z Umową,

4) Przetwarzający Przetwarza Dane w sposób niezgodny z przepisami RODO lub innymi właściwymi przepisami prawa, bądź instrukcjami Powierzającego,

5) Przetwarzający powierzył Przetwarzanie Danych dalszemu podmiotowi przetwarzającemu bez

zgody Powierzającego,

6) Przetwarzający utracił zdolność do realizacji Umowy, w szczególności utracił zdolność do zagwarantowania należytego zabezpieczenia powierzonych danych osobowych.

11.3. Niezależnie od przypadków wskazanych w ust. 11.2, Powierzający może rozwiązać Umowę bez wypowiedzenia z innych ważnych powodów, w szczególności gdy Powierzający będzie miał uzasadnione podstawy do stwierdzenia, że dalsze przetwarzanie danych przez Przetwarzającego lub inną osobę działającą w jego imieniu ma negatywny wpływ na ochronę danych osobowych.

11.4. W przypadku ograniczenia zakresu powierzenia przetwarzania przez Powierzającego, postanowienia o rozwiązaniu Umowy stosuje się odpowiednio do danych osobowych, które wskutek ograniczenia zakresu nie mogą już być przetwarzane przez Przetwarzającego.

11.5. W przypadku zawarcia przez Powierzającego umowy podpowierzenia przetwarzania danych osobowych Przetwarzający zobowiązuje się do zawarcia w umowach z dalszymi podmiotami przetwarzającymi postanowień, zgodnie z którymi umowy dalszego przetwarzania danych będą ulegały automatycznemu rozwiązaniu w razie zakończenia obowiązywania Umowy.

§12 USUNIĘCIE LUB ZWROT DANYCH

12.1. Stosownie do decyzji Powierzającego w tym zakresie, w terminie do [30] dni od dnia rozwiązania Umowy, niezależnie od sposobu i trybu jej rozwiązania, lub od dnia zakończenia Przetwarzania Danych (w zależności od tego, co nastąpiło wcześniej), Przetwarzający jest zobowiązany do usunięcia lub zwrotu Informacji Poufnych, w tym wszelkich powierzonych mu Danych oraz usunięcia wszelkich ich istniejących kopii zapisanych w jakimkolwiek urządzeniu lub na jakimkolwiek innym nośniku na którym są zapisane lub przechowywane, chyba że obowiązujące przepisy prawa nakazują przechowywanie tych Informacji Poufnych.

12.2. Przetwarzający zobowiązany jest przesłać Powierzającemu pisemne potwierdzenie zwrotu lub zniszczenia wszelkich Informacji Poufnych, w tym Danych w sposób i w terminie uzgodnionym z Powierzającym, nie dłuższym niż [7] dni.

12.3. W przypadku gdy Przetwarzanie Danych przez Przetwarzającego odbywało się wyłącznie w systemach informatycznych Powierzającego, Przetwarzający złoży po rozwiązaniu Umowy, niezależnie od sposobu i trybu jej rozwiązania (w zależności od tego, co nastąpiło wcześniej), pisemne oświadczenie o nieprzechowywaniu powierzonych na podstawie Umowy Danych.

§13 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

13.1. Zmiana Umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem odmiennie brzmiących postanowień Umowy.

13.2. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w tym przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1145), ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 1010) oraz przepisy RODO.

13.3. Przetwarzający nie może przenieść praw lub obowiązków wynikających z Umowy bez pisemnej zgody Powierzającego.

13.4. Osobami upoważnionymi do kontaktu w sprawach związanych z realizacją Umowy, w tym do

przekazywania informacji o stwierdzonych naruszeniach ochrony Danych (§ 6 ust 3 Umowy), są:

1) ze strony Powierzającego – Inspektor Ochrony Danych:

i) e-mail: xxx@xxxxx.xxxxxxx.xx ii) tel: 00 000 00 00

2) ze strony Przetwarzającego – ………………………………………:

i) e-mail: …………………………

ii) tel: …………………………

13.5. Spory związane z wykonywaniem Umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Powierzającego.

13.6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Powierzającego i jeden

dla Przetwarzającego.

§14 ZAŁĄCZNIKI:

14.1. Załącznik nr 1 – zakres powierzenia Danych.

14.2. Załącznik nr 2 – wzór oświadczenia.

POWIERZAJĄCY

PRZETWARZAJĄCY

Dyrektor Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna

Xxxxx Xxxxxxxxxx

Załącznik nr 1 umowy powierzenia

przetwarzania danych osobowych oraz

o zachowaniu poufności informacji

ZAKRES POWIERZENIA DANYCH

Zbiór pod nazwą

(Jeżeli dane przetwarzane w systemie, dodać nazwę systemu)

Charakter oraz cele przetwarzania:
Operacje wykonywane na danych osobowych:
Kategorie osób, których dane dotyczą:
Rodzaj danych osobowych:
Obszar, na którym przetwarzane będą dane osobowe:

Załącznik nr 2 umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji

/WZÓR/

OŚWIADCZENIE

……………………, dnia r.

Niniejszym oświadczam, że znana mi jest treść Umowy przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji, zawarta pomiędzy Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna oraz Gminą Olsztyn – Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna, Xx. Xxxx Xxxxx XX 0; 00-000 Xxxxxxx a:

Nazwa Wykonawcy

z siedzibą w

Siedziba Wykonawcy

adres:

Adres Wykonawcy

data

Data zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych

oraz wynikające z niej zobowiązania do utrzymywania w tajemnicy ujawnionych Informacji Poufnych.

Niniejszym zobowiązuję się jako pracownik/ współpracownik/ zleceniobiorca/ podwykonawca* ww. Wykonawcy do zachowania w tajemnicy wszelkich Informacji Poufnych, które zostały mi ujawnione w związku z moim uczestnictwem w realizacji prac na rzecz Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna, na warunkach określonych w umowie przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności. Jestem świadomy, że naruszenie powyższych zobowiązań może skutkować odpowiedzialnością cywilną i karną na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Imię i nazwisko oświadczającego

podpis

* niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 8 do umowy

WZÓR PROTOKOŁU ODBIORU

do umowy nr z dnia

Odbierający:

Gmina Olsztyn – Centrum Informatycznych Usług

Wspólnych Olsztyna, Pl. Xxxx Xxxxx XX 1, 10-101 Olsztyn,

NIP 000-000-00-00

(Zamawiający)

Przekazujący:

(Wykonawca)

Świadczenia polegające odbiorowi (przedmiot odbioru):

Lp.	Świadczenia polegające odbiorowi (przedmiot odbioru):	Data odbioru	Uwagi
1.	[Opis przedmiot odbioru zgodnie z umową]	[Data dostarczenia świadczenia zgodnego z umową]	[Zastrzeżenia lub stwierdzenie zgodności świadczenia z umową]
2.
3.
4.

Przedmiot odbioru zostaje przyjęty bez zastrzeżeń

Z uwagi na zgłoszone uwagi w tabeli Zamawiający odmawia odbioru przedmiotu odbioru8

Dodatkowe uzasadnienie

[Dodatkowe uzasadnienie decyzji – jeśli dotyczy]

Dodatkowe ustalenia,

[Opis dodatkowych ustaleń – jeśli dotyczy]

Dodatkowe uwagi:

Przekazujący (Wykonawca):

podpis

Zamawiający:

Imię i nazwisko

Stanowisko

Xxxx protokołu

Podpis

8 Należy zaznaczyć właściwy kwadrat

Załącznik nr 9 do umowy

OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O AKCEPTACJI PRZESYŁANIA FAKTUR DROGĄ ELEKTRONICZNĄ
Na podstawie art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.) Zamawiający: Gmina Olsztyn - Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna; Xx. Xxxx Xxxxx XX 0, 00-000 Xxxxxxx; NIP 000-000-00-00, akceptuje przesyłanie, w tym udostępniane faktur, ich korekt oraz duplikatów w formie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej. Gmina Olsztyn - Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna oświadcza, że: 1. Faktury VAT i korekty faktur należy przesyłać na adres email: xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxxxxxx.xx, 2. Tytuł wiadomości email musi zawierać wyrażenie: faktura/faktury lub korekta/korekty lub korygująca/korygujące lub duplikat/duplikaty 3. Faktury VAT i korekty faktur, Gmina Olsztyn - Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna wysyła z adresu e- mail: xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxxxxxx.xx.
Podpis Za	mawiającego
Oświadczenie Wykonawcy o akceptacji przesyłania faktur w formie elektronicznej
Na podstawie art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.) akceptuję przesyłanie, w tym udostępnianie faktur, ich korekt oraz duplikatów w formie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej:
Nazwa firmy Wykonawcy:
Adres Wykonawcy:
Nr NIP Wykonawcy:		Oświadczam, że:
Faktury/korekty faktur/duplikaty faktur będę przesyłać do Gminy Olsztyn - Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna z adresu e-mail:
Adres skrzynki nadawczej Wykona	wcy:
Adresem właściwym do przesyłania faktur/ korekty faktur/duplikaty faktur przez Gminę Olsztyn - Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna jest adres e-mail:
Adres skrzynki odbiorczej Wykona	wcy:

Podpis	Wykonawcy
INFORMACJE DODATKOWE:
1. Faktury wraz ze wszystkimi załącznikami muszą być zapisane w formie PDF oraz załączone bezpośrednio do wiadomości e-mail. 2. Faktury i załączniki nie mogą być kompresowane i zaszyfrowane. 3. Skrzynka odbiorcza Gminy Olsztyn - Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna – email: sekretariat@ciuwo.olsztyn.eu- jest obsługiwana automatycznie. Fakturę uważa się za doręczoną w momencie wpływu na skrzynkę odbiorczą Gminy Olsztyn - Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna. 4. Wskazane powyżej adresy skrzynek pocztowych Zamawiającego i Wykonawcy są jedynymi właściwymi adresami stanowiącymi gwarancję pochodzenia faktury.

Document Metadata

Table of Contents

UMOWA nr

Document Metadata