Contract
296 – Asysta techniczna oraz aktualizacja dla systemu eDIOM na rok 2020
ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
zawarta w Krakowie w dniu roku pomiędzy:
Gminą Miejską Kraków z siedzibą w Krakowie (31-004), Pl. Wszystkich Świętych 3-4, posiadającą NIP: 676 101 37 17, REGON: 351554353, reprezentowaną przez
…………………………….. działającego na podstawie Pełnomocnictwa nr ………../………Prezydenta Miasta Krakowa z dnia ,
zwaną dalej Zamawiającym,
a
(w przypadku spółek prawa handlowego)
.............................................................................................................................................................................
zarejestrowanym w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS
..............................., której akta rejestrowe przechowywane są w Sądzie Rejonowym w , Wydział
......... Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy w wysokości …………..(dotyczy spółki z o.o. i spółki akcyjnej), opłacony w części/w całości (dotyczy spółki akcyjnej), posiadającym REGON:
.............................. i NIP: , reprezentowanym przez:
..................................................................
(w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą)
……………………………… prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą na
podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, zamieszkałym………..…………………..……………………. legitymującym się dowodem osobistym (seria i
numer)....................................................., posiadającym REGON: .............................. i NIP: ,
PESEL ……………………….
(w przypadku spółki cywilnej )
1. ………………………….... prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą
…………………………zamieszkałym ………………………………………………………., legitymującym się dowodem osobistym (seria i numer).................................................. PESEL.................................... ..........
wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej ,
2. ……………………………. prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą ……………………………
zamieszkałym …………….……………….………………………… legitymującym się dowodem osobistym ( seria i numer)............................................. PESEL......................................... ..........................................................
wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
prowadzącymi działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod nazwą ……………….…………………….
posiadającym REGON……………………………… i NIP……………………………………………………….
pod adresem adres do doręczeń ( jeżeli jest inny niż adres
prowadzenia działalności zgłoszony w CEIDG) …………………………………..
(w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, na przykład w ramach konsorcjum) (w przypadku spółki prawa handlowego) 1............................................................................................................................ ......................... zarejestrowanym w
rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS ..............................., której akta rejestrowe przechowywane są w Sądzie Rejonowym w .............................., Wydział Gospodarczy
Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS ..............................., kapitał zakładowy w wysokości
……………….. (dotyczy spółki z o.o. i spółki akcyjnej), opłacony w całości/w części (dotyczy spółki akcyjnej), posiadającym REGON: .............................. i NIP: .............................., reprezentowanym przez:
.................................................................
lub (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą)
2. ………… ……………………, prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą
…………………………. zam. ………… ………..……… ……………. legitymującym się dowodem osobistym (seria i numer)....................................................., wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działal ności
Gospodarczej , posiadającym REGON: .............................. i NIP: .............................., PESEL
……………………….
reprezentowanymi przez pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, na podstawie pełnomocnictwa nr …. z dnia:
…………………………………………………………..………. (Xxxxx Xxxxxxxxxx), reprezentowanego przez: 1) ……………………………………………….
2) ………………………………………………. zwanym dalej Wykonawcą.
Z uwagi na wartość umowy nie przekraczającą 30.000 EURO w oparciu o art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 ze zmianami) nie stosuje się przepisów ustawy.
Definicje
§ 1
System eDIOM (System) | System informatyczny autorstwa firmy DESIGNERS Sp. z o.o. (dawniej DESIGNERS X. Xxxxxx, X. Xxxxxx Sp.j.), służący do zarządzania infrastrukturą drogową, na który składają się: − Oprogramowanie Aplikacyjne o nazwach: eDIOM, eDIOM ZPD (Zajęcie Pasa Drogowego), eDIOM OR (Organizacja Ruchu), MapViewDesktop, EdiomAdmin; − Środowisko Systemowe; − System Zarządzania Bazą Danych; − Baza Danych. |
Oprogramowanie Aplikacyjne (Oprogramowanie) | Elementy Systemu, dzięki którym użytkownik (operator) może wykonywać funkcje związane z przetwarzaniem danych zgodnie z przeznaczeniem Systemu, w szczególności pliki wykonywalne i biblioteki. W skład Oprogramowania Aplikacyjnego mogą wchodzić komponenty pochodzące od różnych producentów, które Wykonawca Systemu połączył w sposób umożliwiający spełnienie wymagań Zamawiającego. Wykonawca oświadcza, iż w odniesieniu do ww. komponentów przysługuje mu uprawnienie do udzielenia sublicencji Zamawiającemu. |
Środowisko Systemowe | Systemy operacyjne i oprogramowanie wirtualizacyjne oraz inne programy i elementy konfiguracji (np. klient bazy danych, pliki konfiguracyjne, rejestry, itp.) niezbędne do działania Oprogramowania Aplikacyjnego. |
System Zarządzania Bazą Danych (SZBD) | Element oprogramowania udostępniany przez Zamawiającego wchodzący w skład Systemu, zapewniający bezpośredni dostęp do danych zgromadzonych w Bazie Danych, realizując między innymi: jednoczesny dostęp dla wielu użytkowników Systemu, kontrolę uprawnień, obsługę transakcji, itp. |
Baza Danych | W sensie logicznym - struktury organizujące przechowywanie danych w Systemie w postaci cyfrowej wraz z opisami tych struktur (metadanymi) oraz z danymi w nich zgromadzonymi. W sensie fizycznym - zestaw plików komputerowych wykorzystywanych w celu przechowywania danych w Systemie. |
Dokumentacja Techniczna | Opis sposobu wykonania Systemu. Dokumentacja Techniczna musi obejmować opis wszystkich Elementów Oprogramowania niezbędnych dla uruchomienia i działania Systemu. |
Dokumentacja Użytkownika | Opis sposobu obsługi i utrzymywania Systemu. |
Awaria | Sytuacja, w której nie jest możliwe wykorzystywanie Systemu zgodnie z jego przeznaczeniem z powodu nieprawidłowego, czyli niezgodnego z Dokumentacją Techniczną i Dokumentacją Użytkownika działania Systemu, błędnych struktur danych lub zawartości Bazy Danych. |
Nieprawidłowość | Sytuacja, w której występuje zakłócenie w prawidłowym działaniu Systemu, które nie ma charakteru awarii i nie powoduje utraty możliwości wykorzystywania Systemu zgodnie z jego przeznaczeniem. |
Modyfikacja | Usługa polegająca na dodaniu nowych lub zmianie istniejących funkcji w Oprogramowaniu Aplikacyjnym, modyfikacji treści lub struktury Bazy Danych, zmianie konfiguracji Oprogramowania lub zmianie Środowiska Systemowego, która nie jest związana z świadczeniem usług opieki technicznej. |
Kontrola Bazy Danych | Kontrola poprawności Bazy Danych obejmująca: zgodność treści danych z zasadami prowadzenia ewidencji dróg i obiektów mostowych oraz poprawność danych dotyczących zezwoleń na zajęcie pasa drogowego, elementów organizacji ruchu (np. zgodność z regułami poprawnościowymi wynikającymi z przepisów), ale także kompletność danych i spójność wewnętrzną Bazy Danych (powiązania, unikalność identyfikatorów, poprawność topologiczną, a także stan danych archiwalnych itp.). |
Serwisant | Pracownik Wykonawcy wykonujący czynności wchodzące w zakres opieki technicznej oraz nadzoru autorskiego w siedzibie Zamawiającego w ramach wizyt serwisowych. |
Dzień Roboczy | Oznacza każdy dzień inny niż sobota, niedziela lub dzień ustawowo wolny od pracy. |
Godzina Robocza | Godzina zegarowa (tj. 60 minut) przypadająca w Dniu Roboczym w godzinach pracy Urzędu tj. w godzinach 7.30– 15.30. Określenie „Godziny Robocze” odnosi się do kolejno następujących po sobie godzin roboczych. |
Urząd | Zarząd Dróg Miasta Krakowa |
Umowa | niniejsza umowa wraz z załącznikami stanowiącymi jej integralną część |
Przedmiot Umowy
§ 2
1. Przedmiotem Umowy jest wykonywanie opieki technicznej, nadzoru autorskiego oraz aktualizacji do najnowszej produkcyjnej wersji dla Systemu użytkowanego w Zarządzie Dróg Miasta Krakowa.
2. W zakres opieki technicznej wchodzą:
a) usuwanie Awarii i Nieprawidłowości w działaniu Oprogramowania, obejmujące również zapewnienie wzajemnego współdziałania elementów wchodzących w skład Systemu, w szczególności zapewnienie poprawności działania Środowiska Systemowego i Systemu Zarządzania Bazą Danych;
b) usuwanie Nieprawidłowości w Bazie Danych spowodowanych nieprawidłowym działaniem Oprogramowania;
c) zdalne wsparcie dla wskazanych przez Zamawiającego użytkowników, obejmujące:
• pomoc w zakresie rozwiązywania problemów technicznych i technologicznych związanych z bieżącym wykorzystywaniem Oprogramowania,
• telefoniczną pomoc dla użytkowników Oprogramowania (helpdesk), obejmującą konsultacje telefoniczne dotyczące problemów związanych z eksploatacją Oprogramowania, dostępną w Dni Robocze w godzinach pracy ZDMK,
• pomoc w wykonywaniu nietypowych zestawień, importów i eksportów danych,
• pomoc przy instalacji i konfiguracji Oprogramowania na stanowiskach wskazanych przez Xxxxxxxxxxxxx,
• pomoc przy konfiguracji Systemu Zarządzania Bazą Danych oraz Środowiska Systemowego na serwerach Zamawiającego,
d) zapewnienie możliwości zgłaszania uwag i propozycji usprawnień, które mogą zostać uwzględnione w nowych wersjach Oprogramowania, realizowanych z inicjatywy Wykonawcy;
3. W zakres nadzoru autorskiego dla Systemu wchodzą następujące prace:
a) dostosowywanie Oprogramowania do wymagań przepisów prawa oraz zachodzących w nich zmian;
b) dokonywanie Modyfikacji wynikających z potrzeb Zamawiającego, uzasadnionych względami użytkowymi i organizacyjnymi;
c) usuwanie nieprawidłowości w Bazie Danych spowodowanych w szczególności błędami w działaniu Systemu Zarządzania Bazą Danych oraz Środowiska Systemowego, za które Wykonawca nie ponosi winy w zakresie nieprzekraczającym pełnych 80 (osiemdziesięciu) godzin zegarowych.
4. W zakres aktualizacji do najnowszej produkcyjnej wersji dla Systemu wchodzą następujące prace:
a) aktualizacja w Środowisku Systemowym Zamawiającego komponentów Systemu do najnowszej produkcyjnej wersji;
b) dokonywanie zmian konfiguracyjnych komponentów Systemu, wynikających z potrzeb Zamawiającego, uzasadnionych względami użytkowymi i organizacyjnymi;
c) uruchomienie w pełni działającego Systemu na komputerach użytkowników;
5. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia, w okresie trwania Umowy, usług wymienionych w ust. 3, które będą zgłaszane przez Zamawiającego w postaci zleceń, zwanych dalej Zleceniami. Sposób uzgodnienia zakresu czynności, ich pracochłonności wyrażonej w roboczogodzinach i terminu wykonania Zleceń określa § 10.
6. W dniu zawarcia Umowy Wykonawca, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt. c) Umowy, udziela Zamawiającemu, niewyłącznej i niezbywalnej licencji lub sublicencji (na elementy Oprogramowania, w odniesieniu do których Wykonawca nie jest producentem i przysługuje mu prawo do udzielenia sublicencji) na przekazane Zamawiającemu lub pobrane przez Zamawiającego z Internetu, w wyniku wykonywania niniejszej Umowy, nowe wersje Oprogramowania wraz z niezbędnymi wersjami elementów Środowiska Systemowego dostarczonych wcześniej przez Wykonawcę Zamawiającemu oraz na elementy Oprogramowanie wykonane w ramach nadzoru autorskiego, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zadań Zamawiającego, na następujących warunkach:
a) Licencja zostaje udzielona na czas nieoznaczony,
b) licencja nie jest ograniczona co do liczby użytkowników i parametrów technicznych infrastruktury teleinformatycznej,
c) licencja na nowe wersje Oprogramowania oraz elementy Środowiska Systemowego dostarczone wcześniej przez Wykonawcę obejmuje następujące pola eksploatacji:
i) bezterminowe korzystanie z Oprogramowania oraz elementów Środowiska Systemowego dostarczonych wcześniej przez Wykonawcę, uruchamianie używania Oprogramowania oraz elementów Środowiska Systemowego dostarczonych wcześniej przez Wykonawcę, korzystanie z ich funkcjonalności bez ograniczeń terytorialnych na terytorium Polski, przez czas nieoznaczony, zgodnie z przeznaczeniem Oprogramowania oraz elementów Środowiska Systemowego dostarczonego wcześniej przez Wykonawcę,
ii) trwałe lub czasowe zwielokrotnienie w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, w szczególności dla celów wprowadzania, wyświetlania, stosowania, przekazywania i przechowywania Oprogramowania oraz elementów Środowiska Systemowego dostarczonego wcześniej przez Wykonawcę;
iii) sporządzanie, przechowywanie i używanie kopii nośnika, na którym utrwalono Oprogramowanie oraz elementy Środowiska Systemowego dostarczone wcześniej przez Wykonawcę,
iv) przetwarzanie, archiwizowanie, drukowanie, publikowanie, przekazywanie podmiotom trzecim danych przetwarzanych przez Oprogramowanie oraz opracowań (grafik) sporządzonych przy pomocy Oprogramowania,
v) przechowywanie i używanie w sieci wewnętrznej.
7. Od dnia zawarcia Umowy, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt. c) Umowy, Wykonawca udziela Zamawiającemu, niewyłącznej i niezbywalnej licencji do korzystania z Dokumentacji Technicznej i Dokumentacji Użytkownika, przekazanej Zamawiającemu w wyniku wykonywania niniejszej Umowy, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zadań Zamawiającego, na następujących warunkach:
a) licencja zostaje udzielona na czas nieoznaczony;
b) licencja nie jest ograniczona co do liczby użytkowników;
c) licencja obejmuje następujące pola eksploatacji:
i) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie,
ii) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono - użyczenie oryginału albo egzemplarzy,
iii) w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony w ppkt. ii - publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym,
iv) w zakresie modyfikacji – tłumaczenie, przystosowywanie, zmiany układu i jakiekolwiek inne zmiany; również przez osoby trzecie realizujące prace na rzecz Zamawiającego.
8. Z chwilą przekazania Zamawiającemu, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt.
c) Umowy, Wykonawca przenosi na Zamawiającego prawo własności egzemplarzy, przekazanych w związku z realizacją zapisów niniejszej Umowy:
a) nośników zawierających nowe wersje Oprogramowania wraz z niezbędnymi wersjami elementów Środowiska Systemowego,
b) nośników zawierających dokumentację Oprogramowania.
9. Wykonawca zobowiązuje się, iż nie dokona wypowiedzenia licencji lub sublicencji, o których mowa w § 2 ust. 6 i 7 Umowy, pod rygorem zapłaty kary umownej, o której mowa w § 7 ust. 1 pkt. 2) lit. d) Umowy.
Zasady ogólne
§ 3
1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania przedmiotu Umowy określonego w § 2 z należytą starannością, zgodnie z zasadami wiedzy technicznej, obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, normami oraz wymaganymi standardami.
2. Zamawiający ma prawo bieżącego kontrolowania sposobu realizacji Umowy poprzez żądanie przedstawienia na piśmie przez Wykonawcę, w terminie do 5 Dni Roboczych od daty dostarczenia żądania pocztą elektroniczną lub tradycyjną:
a) wyjaśnień w kwestiach szczegółowych dotyczących realizacji Umowy;
b) sprawozdania z realizacji Umowy przed upływem terminów zakończenia okresów rozliczeniowych. Sprawozdanie będzie obejmowało x.xx. wykaz odbytych wizyt serwisowych oraz konsultacji telefonicznych, wykaz zgłoszeń przekazanych w sposób określony w § 8 ust. 3 i ust. 5 wraz ze stanem realizacji, w tym wykaz wykonanych Kontroli Bazy Danych.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany parametrów technicznych oraz zmiany lokalizacji serwerów i stacji roboczych, na których zainstalowane zostały elementy Systemu.
4. O planowanych zmianach, o których mowa w ust. 3, Zamawiający poinformuje Wykonawcę z wyprzedzeniem co najmniej trzech Dni Roboczych.
5. Przedmiot Umowy może ulegać ograniczeniu przez odstąpienie przez Zamawiającego od części Umowy, w trybie określonym w § 6 ust. 1 i ust. 2.
6. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za błędy w działaniu Oprogramowania będące następstwem okoliczności mu znanych, o których nie poinformował pisemnie Zamawiającego.
7. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego wycofania zmian w Oprogramowaniu w przypadku, kiedy zmiany te powodują błędy o charakterze merytorycznym.
Okres wykonywania Umowy
§ 4
1. Okres wykonywania przedmiotu Umowy ustala się od dnia 01.02.2020 r. do dnia 31.12.2020 r., z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Termin realizacji przedmiotu Umowy ustala się:
a) w zakresie nadzoru autorskiego – w terminach wskazanych w poszczególnych zleceniach, w okresie od dnia 01.02.2020 r. do dnia 31.12.2020 r.
b) w zakresie w zakresie opieki technicznej w okresie od dnia 01.02.2020 r. do dnia 31.12.2020
r. w terminach wskazanych w § 7 Umowy.
Wynagrodzenie i fakturowanie
§ 5
1. Strony ustalają, iż łączne wynagrodzenie należne Wykonawcy za wykonanie przedmiotu Umowy określonego w § 2 nie może przekroczyć kwoty: ……………….. zł brutto (słownie ),
w tym należny podatek VAT.
2. Z tytułu realizacji przedmiotu Umowy określonego w § 2 Strony ustalają wynagrodzenie, w skład którego wchodzą następujące elementy:
a) sprawowanie nadzoru autorskiego Wykonawca będzie wykonywał za kwotę zł
brutto/za jedną godzinę usługi (słownie złotych: ),
b) miesięczne ryczałtowe wynagrodzenie (za opiekę techniczną oraz aktualizację Systemu do najnowszej wersji produkcyjnej) w kwocie ………………. zł brutto (słownie złotych:
……………………………………………………………..), z wyłączeniem sprawowania opieki technicznej w okresie od dnia zawarcia niniejszej umowy do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, w którym nastąpiło zawarcie umowy, za które będzie przysługiwało wynagrodzenie określone zgodnie z § 5 ust. 4 zdanie trzecie.
3. Wynagrodzenie brutto Wykonawcy obejmuje ewentualną zmianę stawki podatku VAT.
4. Wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu umowy określonego w § 2 ust. 2 (opieka techniczna) i § 2 ust. 4 (aktualizacja Systemu do najnowszej wersji produkcyjnej) płatne będzie miesięcznie z dołu, w wysokości kwoty określonej w § 5 ust. 2 lit. b) niniejszej umowy miesięcznie, po doręczeniu Zamawiającemu przez Wykonawcę faktury VAT wystawionej po protokolarnym odbiorze prac za dany miesiąc. Rozliczenie prac związanych z przedmiotem umowy będzie odbywać się na podstawie faktur VAT, wystawianych za każdy pełny miesiąc kalendarzowy obowiązywania umowy w oparciu o zatwierdzony przez Zamawiającego protokół odbioru usług stanowiący załącznik do faktury VAT, z zastrzeżeniem, iż pierwszy okres rozliczeniowy obejmuje okres od dnia zawarcia niniejszej umowy do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego w którym nastąpiło zawarcie umowy. Wysokość wynagrodzenia w pierwszym okresie rozliczeniowym obliczana jest proporcjonalnie do liczby dni w pierwszym okresie rozliczeniowym. Pozostałe okresy rozliczeniowe stanowią pełne miesiące kalendarzowe wykonywania niniejszej Umowy. Protokoły odbioru usług stanowiące załącznik do faktury VAT obejmują świadczenie usług w pełnym miesiącu kalendarzowym, za wyjątkiem pierwszego protokołu odbioru usług, który obejmuje świadczenie usług w okresie od dnia zawarcia niniejszej umowy do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, w którym nastąpiło zawarcie umowy.
5. Wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu umowy określonego w § 2 ust. 3 (nadzór autorski) płatne będzie miesięcznie z dołu, w wysokości ilorazu kwoty określonej w § 5 ust. 2 lit. a) niniejszej umowy oraz ilości roboczogodzin wykonywania usługi w danym miesiącu, po doręczeniu Zamawiającemu przez Wykonawcę faktury VAT wystawionej po protokolarnym odbiorze prac za dany miesiąc.
6. Wynagrodzenie zostanie przekazane na konto Wykonawcy w terminie do 30 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT.
Zamawiający oświadcza, że jest podatnikiem podatku VAT. Faktura VAT powinna być wystawiona na:
Gmina Miejska Kraków
Xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx 0-0 00-000 Xxxxxx
NIP: 000-000-00-00
Jednostka odbierająca:
Zarząd Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xx. Xxxxxxxxx 00
00-000 Xxxxxx
Faktury winny być doręczane na adres: Zarząd Dróg Miasta Krakowa, ul. Centralna 53, 31- 586 Kraków.
7. Wykonawca może również wystawić ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną i wysłać ją za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania PEF, o której mowa w ustawie z dnia 9
listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. 2018 poz. 2191). W takim przypadku jako jednostkę odbierającą należy wskazać: Zarząd Dróg Miasta Krakowa PEF 679 25 97 429, a wszelkie wymagane na podstawie zapisów niniejszej umowy załączniki do faktury, winny być przesłane w oryginale na adres xx. Xxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx.
8. Za datę zapłaty uznaje się datę obciążenia konta Zamawiającego.
9. W przypadku przedstawienia przez Wykonawcę nieprawidłowej faktury VAT, Zamawiający odmówi jej przyjęcia.
10. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę wierzyciela na osobę trzecią w zakresie wypełnienia warunków umownych, za wyjątkiem cesji wierzytelności na rzecz banku, w którym Wykonawca zaciągnie kredyt lub w którym Wykonawca będzie finansował wykonanie przedmiotu umowy. Zmiana wierzyciela w tym przypadku winna zostać poprzedzona pisemna zgodą Zamawiającego.
11. Ostateczna kwota wynagrodzenia z tytułu świadczenia usług, o których mowa w § 2 ust. 2 - 4 Umowy nie może przekroczyć kwoty określonej w ust. 1 i zostanie określona – w zakresie usług określonych w § 2 ust. 2 i 3 na podstawie ilości faktycznie wykonanych jednostek rozliczeniowych oraz odpowiedniej dla danej jednostki ceny jednostkowej brutto, przy czym:
a) za jednostkę rozliczeniową w zakresie świadczenia usług opieki technicznej, określonych w § 2 ust. 2, i aktualizacji Systemu do najnowszej wersji produkcyjnej określonej w § 2 ust. 4 Strony uznają okres jednego pełnego miesiąca kalendarzowego,
b) za jednostkę rozliczeniową w zakresie świadczenia usług nadzoru autorskiego, określonych w § 2 ust. 3, Strony uznają jedną roboczogodzinę,
12. W przypadku świadczenia usług określonych w § 2 ust. 2 i 4 w okresie niepełnego miesiąca, kwota wynagrodzenia za świadczenie usług w tym miesiącu jest obliczana zgodnie ze wzorem:
cena jednostkowa za jednostkę rozliczeniową, określona w § 5 ust. 2 b) | liczba dni kalendarzowych, podczas których świadczone były usługi, w niepełnym miesiącu świadczenia usług |
liczba wszystkich dni kalendarzowych w miesiącu, w którym świadczono usługi w okresie niepełnego miesiąca |
13. Wynagrodzenie za realizację Zleceń, o których mowa w § 2 ust. 5, tj. z tytułu nadzoru autorskiego dla Systemu, o którym mowa w § 2 ust. 3, będzie wyliczane jako iloczyn liczby jednostek rozliczeniowych określonych w ust. 10 lit. b (liczby roboczogodzin faktycznie wykonanych w ramach Zleceń), potwierdzonej w „Protokole odbioru za … okres rozliczeniowy”, o którym mowa w § 10 ust. 10, oraz ceny jednostkowej, określonej w § 5 ust. 2 lit. a) Umowy.
„Protokołem odbioru za … okres rozliczeniowy”, o którym mowa w § 10 ust. 2, po zakończeniu danego okresu:
15. Wykonawca oświadcza, że jest płatnikiem podatku VAT.
16. Wynagrodzenie Wykonawcy, określone w ust. 1, obejmuje całość zobowiązania Zamawiającego wobec Wykonawcy z tytułu prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy oraz wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca w związku z realizacją Umowy, w tym opłaty i podatki oraz koszty dojazdu, transportu, koszty związane z pobytem Serwisantów w siedzibie Zamawiającego, koszty udzielenia bądź przeniesienia wszelkich praw, o których mowa w § 2 ust. 6, ust. 7 oraz ust. 8. Wykonawcy nie przysługuje żadne inne roszczenie o dodatkowe wynagrodzenie, nieprzewidziane w Umowie, ani roszczenie o zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem Umowy.
17. Wartość wynagrodzenia określona w ust. 1 nie stanowi podstawy do jakichkolwiek roszczeń Wykonawcy względem Zamawiającego, w przypadku niewykorzystania tej kwoty.
Odstąpienie od Umowy/Zlecenia Wypowiedzenie Umowy
§ 6
a) odstąpienie od realizacji Zleceń wskazanych przez Xxxxxxxxxxxxx, których wyniki nie zostały jeszcze zaakceptowane zgodnie z § 10 ust. 11,
b) wypowiedzenie realizacji usług nadzoru autorskiego, w części równej liczbie roboczogodzin niewykorzystanych, do dnia odstąpienia, z limitu roboczogodzin określonego w § 2 ust. 3, tzn. roboczogodzin nieobjętych Zleceniami przekazanymi Wykonawcy do realizacji w trybie określonym w § 10 ust. 3,
c) wypowiedzenie realizacji usług opieki technicznej, określonych w § 2 ust. 2, w wymiarze równym okresowi pozostającemu od dnia odstąpienia do dnia wskazanego w § 4 ust. 2.
Dotyczy to w szczególności następujących przypadków:
a) postępowanie Wykonawcy stwarza zagrożenie narażenia Zamawiającego na straty, w szczególności, gdy Wykonawca wykonuje swoje obowiązki wynikające z Umowy w sposób, który powoduje lub stanowi zagrożenie spowodowania szkody w majątku Zamawiającego, powoduje lub stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa funkcjonowania systemów teleinformatycznych Zamawiającego oraz bezpieczeństwa i ochrony danych, bądź powoduje lub stanowi zagrożenie spowodowania nieplanowanego przerwania lub zaburzenia normalnej pracy Zamawiającego;
b) Wykonawca narusza postanowienia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, której wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszej Umowy.
4. W przypadkach, o których mowa w ust. 2 i ust. 3, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie należne wyłącznie z tytułu prawidłowego wykonania części Umowy, o ile wykonana część zostanie przyjęta przez Zamawiającego jako zgodna z Umową, przy czym:
a) z tytułu świadczenia opieki technicznej, o której mowa w § 2 ust. 2, wynagrodzenie będzie proporcjonalne do okresu, w którym przedmiot Umowy realizowany był zgodnie z zapisami Umowy,
b) za realizację Zleceń, o których mowa w § 2 ust. 3 tj. z tytułu nadzoru autorskiego dla Systemu, wynagrodzenie będzie sumą wynagrodzeń za Zlecenia zrealizowane zgodnie z zapisami Umowy.
5. Zamawiający może odstąpić od Umowy w całości lub w części nie później niż do dnia określonego w § 4 ust. 2 pkt. a).
Kary umowne
§ 7
1. Strony postanawiają, że zapłacą kary umowne:
1) Zamawiający w przypadku:
a) odstąpienia przez Wykonawcę od umowy z przyczyn, leżących po stronie Zamawiającego
– 10% kwoty, określonej w § 5 ust. 1 Umowy.
2) Wykonawca w przypadku:
a) zwłoki w usunięciu Awarii – 0,5% kwoty, określonej w § 5 ust. 1 Umowy, za każdy dzień zwłoki licząc od terminu, określonego zgodnie z § 8 ust. 9 Umowy.
b) zwłoki w usunięciu Nieprawidłowości – 0,5% kwoty, określonej w § 5 ust. 1 Umowy, za każdy dzień zwłoki licząc od terminu, określonego zgodnie z § 8 ust. 10 Umowy.
c) odstąpienia przez Zamawiającego od umowy lub wypowiedzenia przez Zamawiającego umowy w całości lub w części z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – 10% kwoty, określonej w § 5 ust. 1 niniejszej umowy.
d) wypowiedzenia przez Wykonawcę licencji lub sublicencji, o których mowa w § 2 ust. 6 i 7 umowy - 100% kwoty, określonej w § 5 ust. 1 Umowy;
e) niemożności korzystania z Systemu na skutek wypowiedzenia Wykonawcy licencji przez producenta komponentów Systemu - 100% kwoty, określonej w § 5 ust. 1 Umowy;
2. Zamawiający uprawniony jest do dochodzenia kar umownych według swojego wyboru w drodze potrącenia z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy lub poprzez wezwanie Wykonawcy do zapłaty kary w terminie 14 dni od daty otrzymania noty księgowej.
3. Powyższe postanowienia nie ograniczają uprawnienia Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania w wysokości przekraczającej wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych.
Sposób realizacji opieki technicznej i nadzoru autorskiego
§ 8
1. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia opieki technicznej i nadzoru autorskiego w zakresie określonym w § 2 ust. 2 i ust. 3, we wszystkie Dni Robocze w godzinach pracy Urzędu.
2. Wykonawca zapewni osobom uprawnionym przez Zamawiającego, wskazanym w § 11 ust. 1 lit. a, możliwość konsultowania telefonicznie problemów wynikających z eksploatacji Oprogramowania, w okresie obowiązywania Umowy w Dniach Roboczych w godzinach pracy Urzędu pod numerem telefonu ………………………….
Jeżeli konkluzją konsultacji telefonicznej będzie konieczność usunięcia Awarii lub Nieprawidłowości, ewentualnie dokonania Modyfikacji, wymaga to zgłoszenia w trybie określonym w ust. 3 przez jedną z osób wskazanych w § 11 ust. 1 lit. a.
3. Zamawiający zgłasza wszelkie Awarie i Nieprawidłowości, wnioski o dokonanie Modyfikacji oraz uwagi i propozycje usprawnień w funkcjonowaniu Oprogramowania, w Dni Robocze, w godzinach pracy Urzędu.
4. Dokonanie zgłoszenia, o którym mowa w ust. 3, jest możliwe za pomocą poczty elektronicznej poprzez wysłanie na adresy: …………………………… e-maila, zawierającego postać elektroniczną wypełnionego Formularza zgłoszeniowego, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy.
6. W imieniu Xxxxxxxxxxxxx wszelkie zgłoszenia zgodnie z ust. 3 i ust. 5 przekazują Wykonawcy jedynie przedstawiciele Zamawiającego wskazani w § 11 ust. 1 lit. a. lub osoby ich zastępujące w czasie nieobecności.
7. Za datę zgłoszenia przyjmuje się dzień, miesiąc i rok oraz godzinę i minutę przekazania do Wykonawcy zgłoszenia, moment wysłania e-maila zgodnie z ust. 3 lub moment wysłania faksu zgodnie z ust. 5.
8. Za datę zakończenia realizacji zgłoszenia z zakresu opieki technicznej, o której mowa w § 2 ust. 2, Strony uznają moment, w którym:
a) Wykonawca powiadomił Zamawiającego o zakończeniu realizacji zgłoszenia w sposób przewidziany dla dokonywania zgłoszeń, opisany w ust. 3, z uwzględnieniem postanowień ust. 3 oraz ust. 5. Warunkiem koniecznym dla skuteczności powiadomienia o zakończeniu realizacji zgłoszenia jest uprzednie przekazanie wyników realizacji zgłoszenia Zamawiającemu, w szczególności poprzez udostępnienie do pobrania przez Internet ostatecznej wersji Oprogramowania, skryptów SQL modyfikujących dane lub struktury Bazy Danych i innych komponentów;
b) Wykonawca udzielił informacji oczekiwanych w ramach realizacji zdalnego wsparcia użytkownika, o którym mowa w § 2 ust. 2 lit. c, przesyłając je w postaci pisemnej w sposób przewidziany dla dokonywania zgłoszeń, opisany w ust. 3, z uwzględnieniem postanowień ust. 3 oraz ust. 5, lub udzielił informacji telefonicznie;
c) Wykonawca zakończył wizytę serwisową, co zostanie potwierdzone podpisaniem przez przedstawicieli obu Stron „Protokołu z wizyty serwisowej”, o którym mowa w ust. 15, potwierdzającym realizację zgłoszenia;
pod warunkiem, że Zamawiający nie wniósł zastrzeżeń do sposobu realizacji zgłoszenia w terminie do końca trzeciego Dnia Roboczego po jednym z momentów, o których mowa w lit. a, b i c, właściwym w danym przypadku.
9. W przypadku wystąpienia Awarii Wykonawca zobowiązany jest usunąć awarię w czasie nieprzekraczającym trzech Dni Roboczych licząc od następnego Dnia Xxxxxxxxx po dacie zgłoszenia, rozumianej zgodnie z zapisami ust. 7.
10. W przypadku wystąpienia Nieprawidłowości Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia nieprawidłowości w czasie nieprzekraczającym siedmiu Dni Roboczych licząc od następnego Dnia Xxxxxxxxx po dacie zgłoszenia, rozumianej zgodnie z zapisami ust. 7.
11. W przypadkach, gdy Zamawiający wnioskuje o realizację usług z zakresu nadzoru autorskiego dla Systemu, określonego w § 2 ust. 3 i ust. 5, Wykonawca zobowiązany jest do:
a) zakończenia realizacji prac określonych w Zleceniu, w szczególności zaś do przekazania Zamawiającemu wyników realizacji Zlecenia, a także zgłoszenia gotowości do odbioru Zlecenia, w terminie określonym w Zleceniu przekazanym Wykonawcy zgodnie z § 10 ust. 3,
b) instalacji nowej wersji Oprogramowania powstałej w następstwie realizacji Zlecenia na wykonanie Modyfikacji, zgodnie z trybem i terminem określonym w § 10 ust. 8, o ile nie zostanie uzgodnione, że instalacji dokona Zamawiający, zgodnie z § 10 ust. 9.
12. W przypadku zgłoszenia uwag i propozycji usprawnień, o których mowa w § 2 ust. 2 lit. d, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia sposobu i terminu realizacji przedmiotu zgłoszenia w terminie pięciu Dni Roboczych licząc od następnego Dnia Roboczego po dacie zgłoszenia, rozumianej zgodnie z zapisami ust. 7.
13. Wykonawca może wystąpić o zmianę kategorii zgłoszeń lub terminu realizacji zgłoszeń, wskazanych w ust. od 9 do 12, w wypadku, gdy konieczność zmiany kategorii zgłoszenia lub terminu realizacji zgłoszeń, wskazanych w ust. 9 – 12 jest spowodowana przyczynami niezawinionymi przez Wykonawcę. W tym celu Wykonawca przekaże Zamawiającemu stosowny wniosek wraz z uzasadnieniem, za pomocą środków przewidzianych dla dokonywania zgłoszeń, opisanych w ust. 3, z uwzględnieniem postanowień ust. 3 oraz ust. 5, przed upływem odpowiednich terminów określonych w ust. od 9 do 12.
14. W przypadku opisanym w ust. 13 przedstawiciel Zamawiającego jest zobowiązany do uzgodnienia stanowisk Stron, w szczególności ustalenia terminu realizacji przedmiotu zgłoszenia, w czasie nie przekraczającym 3 Dni Roboczych w przypadku Awarii lub Nieprawidłowości lub 6 Dni Roboczych w innych przypadkach. W przypadku braku takiego uzgodnienia we wskazanym terminie ostateczną decyzję podejmuje Xxxxxxxxx Xxxxxxx.
15. Każda wizyta Serwisantów u Zamawiającego wymaga podpisania przez przedstawicieli obu Stron
„Protokołu z wizyty serwisowej” – wzór protokołu stanowi Załącznik nr 2 do Umowy.
Nowe wersje Oprogramowania
§ 9
1. Wykonawca zobowiązuje się aktualizować Oprogramowanie poprzez wydawanie jego nowych wersji, dostosowanych do używanych przez Zamawiającego wersji elementów Środowiska Systemowego, według następujących zasad:
a) Wykonawca przekazuje Zamawiającemu informację o dostępnej nowej wersji Oprogramowania za pomocą środków przewidzianych dla dokonywania zgłoszeń, opisanych w § 8 ust. 3, z uwzględnieniem postanowień § 8 ust. 4 oraz § 8 ust. 5,
b) Zamawiający w ramach niniejszej Umowy ma prawo do pobierania nowych wersji Oprogramowania przez Internet lub bezpośrednio od Wykonawcy, na nośniku dostarczonym przez Wykonawcę.
Dalsze zapisy niniejszego paragrafu dotyczą zarówno wydawania nowych wersji Oprogramowania w ramach realizacji opieki technicznej, jak też nadzoru autorskiego.
2. Wykonawca przekaże informacje na temat elementów oprogramowania wchodzących w skład Systemu, koniecznych do jego prawidłowego funkcjonowania, których twórcą i posiadaczem autorskich praw majątkowych nie jest Wykonawca. Wykonawca oświadcza, że ma prawo do
przekazania informacji, o których mowa w zdaniu poprzednim i ponosi odpowiedzialność za ewentualne skutki prawne z tego wynikające.
4. Ze względu na konieczność zapewnienia zgodności treści i struktur Bazy Danych z procedurami automatycznego zasilania centralnych repozytoriów danych, w każdym przypadku, gdy wydanie nowej wersji Oprogramowania powoduje zmiany w strukturze Bazy Danych lub zmiany znaczenia lub sposobu interpretacji danych, Wykonawca jest zobowiązany do poinformowania o tym przedstawicieli Zamawiającego, wskazanych w § 11 ust. 1 lit. a oraz dostarczenia opisu wprowadzanych zmian.
Realizacja usług nadzoru autorskiego
§ 10
1. W imieniu Xxxxxxxxxxxxx wszelkich zgłoszeń potrzeby wykonania prac w ramach nadzoru autorskiego dla Systemu, o których mowa w § 2 ust. 3 i ust. 5, oraz uzgodnień specyfikacji technicznych dla prac objętych usługami nadzoru autorskiego, mogą dokonywać jedynie przedstawiciele Zamawiającego wskazani w § 11 ust. 1 lit. a.
2. Wykonawca w terminie 5 (pięciu) Dni Roboczych, liczonych od następnego Dnia Roboczego po dniu zgłoszenia Zlecenia, przekaże obu przedstawicielom Zamawiającego wspomnianym w ust. 1, propozycję sposobu jego realizacji w postaci Zlecenia uzupełnionego o szacowaną pracochłonność wyrażoną w roboczogodzinach oraz termin wykonania Zlecenia – wzór Zlecenia wykonania Modyfikacji stanowi Załącznik nr 3. Specyfikacja przedmiotu Zlecenia może być przedmiotem obustronnych uzgodnień.
3. Ostateczny opis Zlecenia, w tym pracochłonność i termin jego realizacji uzgodniony przez Xxxxxx, jest przekazany do Wykonawcy w sposób opisany w § 8 ust. 3, lub ust. 5.
4. Wykonawca przekaże wynik realizacji Zlecenia wraz ze zgłoszeniem gotowości do odbioru Zlecenia w sposób opisany w § 8 ust. 8, w terminie uzgodnionym przez Strony w trybie określonym w ust. 3.
5. Zamawiający w ciągu 5 Dni Roboczych licząc od następnego Dnia Xxxxxxxxx po dacie zgłoszenia przez Wykonawcę gotowości do odbioru Zlecenia dokona weryfikacji wyników realizacji Zlecenia.
6. Zamawiający może odmówić akceptacji wyników realizacji Zlecenia, jeżeli dostarczone wyniki, a w szczególności nowa wersja Oprogramowania czy skrypty przewidziane do wykonania na Bazie Danych, zawierają błędy lub jeżeli nowa funkcjonalność Oprogramowania nie będzie zgodna z opisem przekazanym Wykonawcy zgodnie z ust. 3. W takim przypadku przedstawiciel Zamawiającego przekazuje w imieniu Xxxxxxxxxxxxx, w sposób określony w § 8, ust. 3 lub ust. 5, zastrzeżenia, których uwzględnienie jest warunkiem ponownego przekazania przez Wykonawcę wyników realizacji Zlecenia do kontroli. Do czasu przekazania do kontroli poprawionych wyników realizacji Zlecenia (tj. pozbawionych błędów lub zgodnych z opisem przekazanym Wykonawcy zgodnie z ust. 3), Wykonawca pozostaje w zwłoce wobec Zamawiającego.
7. Okres wykonywania kontroli wyników Zlecenia przez Zamawiającego nie jest zaliczany do okresu realizacji Zlecenia przez Wykonawcę.
8. Po zaakceptowaniu wyników realizacji Zlecenia przez przedstawiciela Zamawiającego, o czym zaświadczy przekazanie przez niego odpowiedniej informacji w sposób określony w § 8, ust. 3 lub ust. 5, Wykonawca dokonuje instalacji nowej wersji Oprogramowania w siedzibie Zamawiającego w terminie do 5 Dni Roboczych od dnia dokonania akceptacji wyników realizacji Zlecenia. Dokładny termin instalacji zostanie uzgodniony pomiędzy przedstawicielami Stron, określonymi w § 11 ust. 1, przy zachowaniu nieprzekraczalnego terminu, o którym mowa w zdaniu poprzednim.
10. Akceptacji prac wspomnianej w ust. 8, wykonanych w ramach realizacji przedmiotu Zlecenia, dokonuje przedstawiciel Zamawiającego, który dokonał zgłoszenia zgodnie z ust. 1, po uzyskaniu pozytywnej oceny ze strony użytkownika, który zgłosił potrzebę wykonania prac w ramach nadzoru autorskiego.
11. Potwierdzeniem właściwego wykonania i odebrania przez Zamawiającego prac będących przedmiotem Zlecenia jest złożenie podpisów osób wymienionych w ust. 10 oraz Zamawiającego w
sekcji Zlecenia pn. „Odbiór Zlecenia przez Zamawiającego”, zgodnie ze wzorem przedstawionym w Załącznik nr 3 do Umowy.
12. Korespondencja dotycząca realizacji Zleceń będzie odbywała się sposób określony w § 8, ust. 3 lub ust. 5.
13. Dokumentem potwierdzającym wykonanie prac, będących przedmiotem Umowy, w ramach okresów rozliczeniowych, o których mowa w § 5 ust. 14 jest „Protokół odbioru za … okres rozliczeniowy” podpisany przez upoważnionych przedstawicieli Stron, zaakceptowany przez Zamawiającego.
Ustalenia dodatkowe
§ 11
a) przedstawiciele Zamawiającego:
1) Xxxxxxxxx Xxxxxxx
2) Xxxxxxx Xxxx;
lub osoby je zastępujące w czasie nieobecności.
b) przedstawiciele Wykonawcy:
1) …………….., tel. …………….., e-mail ,
2) ………………., tel. ………….., e-mail………………….
Ustala się, że ilekroć w niniejszej Umowie użyto określeń: przedstawiciel Zamawiającego lub przedstawiciel Wykonawcy bez dodatkowego doprecyzowania, rozumie się przez to wyżej określone osoby.
2. W przypadku problemów, w których osoby wymienione w ust. 1 nie osiągną porozumienia, ostateczne rozstrzygnięcie należy do Xxxxxxxxxx Xxxxxxx.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo instalacji własnych narzędzi diagnostycznych na serwerach wykorzystywanych przez System, oraz wykorzystywania ich do monitorowania poprawności działania Systemu.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do tworzenia w instancji Bazy Danych, z której korzysta System, własnych schematów, tabel, ról użytkowników i innych elementów niezbędnych do realizacji swoich zadań administracyjnych oraz niezależnej dystrybucji danych. Elementy te nie podlegają obowiązkowi opisania w Dokumentacji.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo dostępu do Bazy Danych Systemu w trybie odczytu, narzędziami niezależnymi od Systemu. Zamawiający musi mieć możliwość odczytu dowolnych danych z Bazy Danych poprzez zapytania SQL i uzyskiwanie wyników w formie tabelarycznej.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo powołania zewnętrznych ekspertów w procesie odbioru prac przewidzianych w Umowie.
Ochrona danych osobowych
§ 12
1. Wykonawca oświadcza, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 albo art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Gminę Miejską Kraków – Zarząd Dróg Miasta Krakowa jako administratora danych osobowych w celu realizacji inwestycji wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu realizacji Przedmiotu umowy, w szczególności wobec osób skierowanych do realizacji zamówienia, w tym:
1. osób wskazanych przez Wykonawcę jako osoby nadzorujące i koordynujące realizację umowy ze strony Wykonawcy,
zgodnie ze wzorem klauzuli informacyjnej, stanowiącej załącznik nr 4 do umowy.
2. W przypadku gdy w trakcie realizacji Przedmiotu umowy Wykonawca będzie współpracował prze realizacji Przedmiotu umowy z innymi lub dodatkowymi osobami, których, zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy, dane osobowe Wykonawca przekaże Zamawiającemu,
Wykonawca zobowiązuje się do przekazania tym osobom informacji, zgodnie ze wzorem klauzuli informacyjnej, stanowiącym załącznik nr 4do umowy.
3. W przypadku, gdy w trakcie realizacji niniejszej umowy zajdzie konieczność przekazania Wykonawcy przez Zamawiającego dokumentów zawierających dane osobowe lub powierzenia Wykonawcy danych osobowych w inny sposób, pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą zostanie zawarta umowa na powierzenie danych osobowych. Wzór umowy powierzenia danych osobowych stanowi załącznik nr 5 do umowy.
4. Wykonawca zwalnia Zamawiającego z odpowiedzialności z tytułu wszelkich roszczeń związanych ze szkodami, karami administracyjnymi i innymi wydatkami, wynikającymi z jakichkolwiek zarzutów, żądań, pozwów lub z jakichkolwiek innych działań podejmowanych przez osoby trzecie (w tym organy nadzorcze), które wynikają z naruszenia lub dotyczą naruszenia obowiązków Wykonawcy określonych w niniejszej Umowie, w szczególności określonych w § 12 ust. 1, 2 i 3 niniejszej Umowy. W celu uniknięcia wątpliwości strony zgodnie postanawiają, iż niniejsze postanowienie stanowi zobowiązanie Wykonawcy o świadczenie na rzecz osoby trzeciej - osoby fizycznej lub organu nadzoru, w ramach którego Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia wszelkich roszczeń zgłoszonych przez osoby fizyczne lub organy nadzorcze w związku z naruszeniem przez Zamawiającego obowiązku informacyjnego przewidzianego w art. 13 i 14 RODO. W przedmiotowym przypadku Wykonawca zobowiązany jest zaspokoić roszczenia tych osób lub zapłacić wszelkie kary administracyjne zamiast Zamawiającego, dochodzone od Zamawiającego w związku z naruszeniem przez Wykonawcę obowiązków przewidzianych w § 12 ust. 1, 2 i 3 Umowy. W wypadku zaspokojenia przez Zamawiającego roszczeń związanych ze szkodami, karami administracyjnymi i innymi wydatkami, wynikającymi z jakichkolwiek zarzutów, żądań, pozwów lub z jakichkolwiek innych działań podejmowanych przez osoby trzecie (w tym organy nadzorcze), które wynikają z naruszenia lub dotyczą naruszenia obowiązków Wykonawcy określonych w niniejszej Umowie, w szczególności określonych w § 12 ust. 1, 2 i 3 niniejszej Umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu wszelkich kwot poniesionych przez Zamawiającego na zaspokojenie roszczeń tych osób oraz do wynagrodzenia wszelkiej szkody, jaką Zamawiający poniesie w związku z naruszeniem przez Wykonawcę obowiązków określonych w niniejszej Umowie, w szczególności określonych w § 12 ust. 1, 2 i 3.
Postanowienia końcowe
§ 13
1. Przejście uprawnień i obowiązków Zamawiającego wynikających z Umowy na jego następców prawnych nie wymaga zgody Wykonawcy.
2. Wykonawca nie ma prawa dokonywania cesji praw wynikających z Umowy, jak i przenoszenia zobowiązań wynikających z Umowy na osoby trzecie bez uprzedniej, pisemnej zgody Zamawiającego.
§ 14
Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, z tym zastrzeżeniem, że każda ze Stron może jednostronnie dokonać zmiany w zakresie numerów telefonów, adresów, osób wyznaczonych do koordynowania wykonania Umowy, wskazanych w § 11 ust. 1 niniejszej Umowy, a także wyznaczyć osobę zastępującą przedstawiciela Strony, zawiadamiając o tym uprzednio pisemnie lub poczta elektroniczną drugą Stronę, bez potrzeby aneksowania Umowy.
§ 15
Wykonawca oświadcza, że żadne informacje zawarte w Umowie i załącznikach nie mają charakteru tajemnicy przedsiębiorcy, które mogłyby być wyłączone z udostępniania w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429 ze zm.), jako stanowiące informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne posiadające wartość gospodarczą.
§ 16
W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy:
1. Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145 ze zm.),
2. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 ze zmianami),
3. Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1231 ze zm.).
§ 17
Ewentualne spory, które mogą powstać w związku z wykonaniem postanowień niniejszej Umowy, podlegają rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 18
1. Umowa niniejsza sporządzona została w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, trzy egzemplarze dla Zamawiającego, jeden egzemplarz dla Wykonawcy.
2. Załącznikami do Umowy są:
1) Załącznik nr 1 – Wzór formularza zgłoszeniowego,
2) Załącznik nr 2 – Wzór protokołu z wizyty serwisowej,
3) Załącznik nr 3 – Zlecenie wykonania modyfikacji Oprogramowania,
4) Załącznik nr 4– Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych.
5) Załącznik nr 5 - Wzór umowy powierzenia danych osobowych
Zamawiający: Wykonawca:
Załącznik nr 1 do Umowy nr …………………….. z dnia ………………
Formularz zgłoszeniowy
Informacje dotyczące licencji | ||||||||
Nazwa użytkownika oprogramowania | ||||||||
Informacje dotyczące systemu operacyjnego | ||||||||
Nazwa systemu operacyjnego | ||||||||
Informacje dotyczące oprogramowania | ||||||||
Nazwa programu, którego dotyczy zgłoszenie | ||||||||
Numer wersji programu | ||||||||
Rodzaj zgłoszenia | ||||||||
awaria | nieprawidłowość | inne | modyfikacja | |||||
Szczegółowy opis problemu | ||||||||
Informacje kontaktowe | ||||||||
Imię i nazwisko zgłaszającego | ||||||||
Telefon kontaktowy | ||||||||
Adres e-mail | ||||||||
Data zgłoszenia i godzina |
Załącznik nr 2 do Umowy nr …………………….. z dnia ………………
Protokół z wizyty serwisowej
Dnia: ,
Lokalizacja ,
Liczba godzin ,
Dotyczy zgłoszeń nr: ................................................, z dnia ............................
Serwisant ..............................................................................................
1. Wykonano następujące czynności:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2. Ustalenia/zalecenia dodatkowe:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Podpisy:
Przedstawiciel Zamawiającego ...............................................................................
Serwisant ……………………………………………….……………
Załącznik nr 3 do Umowy nr ………………………………z dnia ………………
Zlecenie | |||
wykonania Modyfikacji | świadczenia usług wsparcia użytkownika w siedzibie Zamawiającego |
Identyfikacja zlecenia:
Numer zlecenia: | |
Przedmiot: | |
Data wniosku: | |
Data rozpoczęcia realizacji zlecenia: | |
Termin wykonania: |
Opis prac:
Lp. | Produkt | Opis / Uwarunkowania | Liczba roboczogodzin |
1. | |||
2. | |||
3. |
Wniosek ze strony Zamawiającego:
Lp. | Imię i nazwisko | Xxxxxx / Xxxx |
1. | Koordynator Umowy |
Akceptacja warunków realizacji Zlecenia ze strony Wykonawcy:
Lp. | Imię i nazwisko | Xxxxxx / Xxxx |
1. | Osoba upoważniona do reprezentowania Wykonawcy |
Akceptacja warunków realizacji Zlecenia ze strony Zamawiającego:
Lp. | Imię i nazwisko | Xxxxxx / Xxxx |
1. | ||
2. |
Odbiór/odbiór częściowy * Zlecenia przez Zamawiającego:
Lp. | Produkt | Liczba jednostek rozliczeniowych (roboczogodzin) |
1. | ||
2. | ||
3. | ||
Suma | ||
Lp. | Imię i nazwisko osób akceptujących wyniki Zlecenia | Podpis /Data |
1. | ||
2. | ||
Lp. | Zamawiający | Podpis / Data |
3. |
* - zaznaczyć właściwe
- verte -
Opis sposobu wypełnienia: | |
1. Numer zlecenia – liczony od 1. 2. Przedmiot – ogólny opis przedmiotu zlecenia. | b. Opis – opis cech precyzujących produkt zlecenia oraz kryteria odbioru specyficzne dla produktu, |
3. Termin wykonania - termin wykonania prac w ramach zlecenia. 4. Opis prac: | c. Uwarunkowania - wskazujące na dodatkowe zobowiązania Zamawiającego od których zależy wykonanie prac. |
a. Produkt – nazwany bezpośredni rezultat zlecenia wraz z podaniem liczby godzin przewidzianych na realizację każdego z produktów, |
Załącznik nr 4 - Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych
Zgodnie z art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
▪ Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Miejska Kraków – Zarząd Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx, xx. Xxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx (dalej: „Zamawiający”).
▪ Dane kontaktowe inspektora ochrony danych tel.: 00-000-00-00.
▪ Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu (właściwe zaznaczyć):
□ Realizacji przez Zamawiającego umowy Opieka techniczna, nadzór autorski oraz aktualizacja do najnowszej wersji produkcyjnej dla systemu eDIOM”, zawartej w wyniku udzielenia zamówienia publicznego pomiędzy Gminą Miejską Kraków (dalej: „Zamawiający” i
…………………………………………………………………………….. (dalej jako Wykonawca);– w tym celu przetwarzane będą następujące kategorie danych osobowych: imię i nazwisko, telefon, e-mail;
□ kontaktu, współpracy przez Xxxxxxxxxxxxx z przedstawicielami Wykonawcy wskazanymi przez Wykonawcę jako osoby nadzorujące i koordynujące realizację umowy ze strony Wykonawcy oraz osoby uczestniczące w realizacji Przedmiotu umowy – w tym celu przetwarzane będą następujące kategorie danych osobowych: imię i nazwisko, telefon, e- mail;
▪ Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, to jest wykonania umowy, której przedmiotem jest Opieka techniczna, nadzór autorski oraz aktualizacja do najnowszej wersji produkcyjnej dla systemu eDIOM, zawartej pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą;
▪ odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie umowa oraz dokumentacja związana z jej wykonywaniem w oparciu o obowiązujące przepisy prawa;
▪ Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 3 lat od dnia zakończenia świadczenia usług na podstawie umowy Opieka techniczna nadzór autorski oraz aktualizacja do najnowszej wersji produkcyjnej dla systemu eDIOM, zawartej pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą;
▪ Podanie przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest dobrowolne; konsekwencje niepodania określonych danych stanowi naruszenie postanowień umowy zawartej pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym;
▪ W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
▪ Źródłem pochodzenia Pani/Pana danych jest Wykonawca przedmiotu umowy: Opieka techniczna, nadzór autorski oraz aktualizacja do najnowszej wersji produkcyjnej dla systemu eDIOM, zawartej pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą.
▪ Posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
− prawo sprzeciwu, z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją - wobec przetwarzania danych osobowych.
▪ nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; Potwierdzam otrzymanie powyższej informacji.
………………………………………………………
/data, imię i nazwisko, podpis/
Załącznik nr 5
UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
zawarta w Krakowie w dniu roku pomiędzy:
Gminą Miejską Kraków z siedzibą w Krakowie (31-004), Pl. Wszystkich Świętych 3-4, posiadającą NIP: 676 101 37 17, REGON: 351554353, reprezentowaną przez: ,
(działającego na podstawie pełnomocnictwa nr ………../……… z dnia ………… r. udzielonego przez
Dyrektora …………………………..)* (jeśli dotyczy) działającego na podstawie Pełnomocnictwa Nr
………../………Prezydenta Miasta Krakowa z dnia ,
zwaną dalej Administratorem danych,
a a
(w przypadku spółek prawa handlowego)
........................................................................................................................................................................
.....
zarejestrowanym w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS
..............................., której akta rejestrowe przechowywane są w Sądzie Rejonowym w
.............................., Wydział ......... Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy w wysokości …………..(dotyczy spółki z o.o. i spółki akcyjnej), opłacony w części/w całości (dotyczy spółki akcyjnej), posiadającym REGON:
.............................. i NIP: , reprezentowanym przez:
..................................................................
(w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą)
……………………………… prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą ……………………………
na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, zamieszkałym legitymującym się dowodem osobistym (seria i
numer)....................................................., posiadającym REGON: .............................. i NIP:
.............................., PESEL ……………………….
(w przypadku spółki cywilnej)
1. ………………………….... prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą
…………………………zamieszkałym ………………………………………………………., legitymującym się dowodem osobistym (seria i numer) .................................................. PESEL..............................................
wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
2. ……………………………. prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą ……………………………
zamieszkałym …………….……………….………………………… legitymującym się dowodem osobistym ( seria i numer) .............................................
PESEL...................................................................................................
wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
prowadzącymi działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod nazwą
……………….……………………. posiadającym REGON………………………………
i NIP………………………………………………………. pod adresem: ………………………
…………………………………… adres do doręczeń (jeżeli jest inny niż adres prowadzenia działalności zgłoszony w CEIDG) …………………………………..
(w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, na przykład w ramach konsorcjum)
(w przypadku spółki prawa handlowego)
1.....................................................................................................................................................
zarejestrowanym w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS
..............................., której akta rejestrowe przechowywane są w Sądzie Rejonowym w
.............................., Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS
..............................., kapitał zakładowy w wysokości ………………. (dotyczy spółki z o.o. i spółki akcyjnej), opłacony w całości/w części (dotyczy spółki akcyjnej), posiadającym REGON:
.............................. i NIP: .............................., reprezentowanym przez:
.................................................................
lub (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą)
2. ………… ……………………, prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą
…………………………. zam. ………… ………..……… ……………. legitymującym się dowodem osobistym (seria i numer) ....................................................., wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, posiadającym REGON: .............................. i NIP:
.............................., PESEL ……………………….
reprezentowanymi przez pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, na podstawie pełnomocnictwa nr …. z dnia:
…………………………………………………………..………. (Xxxxx Xxxxxxxxxx), reprezentowanego przez: 1) ……………………………………………….
2) ………………………………………………. zwanym dalej Przetwarzającym dane.
§ 1
Oświadczenia Stron
1. Administrator danych niniejszym oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej:
„Rozporządzenie RODO”).
2. Przetwarzający dane niniejszym oświadcza, że posiada możliwości, doświadczenie, wiedzę i wykwalifikowany personel wymagany do prawidłowego wykonywania usług objętych niniejszą Umową. W szczególności, Przetwarzający dane niniejszym oświadcza, że są mu znane zasady przetwarzania i zabezpieczania danych osobowych, określone w Rozporządzeniu RODO oraz określone w innych obowiązujących przepisach w zakresie ochrony danych osobowych.
§ 2
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Administrator danych niniejszym powierza Przetwarzającemu dane, w trybie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie.
2. Katalog operacji przetwarzania danych realizowanych przez Przetwarzającego dane na rzecz Administratora danych, przedmiot przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, określa załącznik 1 do niniejszej Umowy.
3. Przetwarzający dane zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą Umową, Rozporządzeniem RODO oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
§ 3
Obowiązki i zakres odpowiedzialności Administratora danych
1. Administrator danych zobowiązuje się do zapewnienia, aby działania podejmowane w zakresie przetwarzania danych osobowych, o których mowa w Umowie Podstawowej i niniejszej Umowie były zgodne z prawem, uczciwe i transparentne w odniesieniu do osób, których dane dotyczą, które wskazano w załączniku nr 1 do niniejszej Umowy.
2. Administrator danych zleca Przetwarzającemu dane przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w imieniu Administratora danych. Przetwarzający dane zobowiązany jest przetwarzać dane osobowe wyłącznie zgodnie z postanowieniami Umowy Podstawowej, niniejszej Umowy i
poleceniami Administratora Danych, chyba że przepisy prawa Unii Europejskiej lub państwa należącego do Unii Europejskiej lub położonego na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego stanowią inaczej. W takim wypadku, przed dokonaniem takiego przetwarzania wykraczającego poza zakres polecenia Administratora danych Przetwarzający Dane informuje o
tym Administratora danych, chyba że prawo Unii Europejskiej lub Państwa Członkowskiego zabrania przekazania takiej informacji z ważnych względów interesu publicznego.
3. Przetwarzający dane jest obowiązany przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora danych, co dotyczy też przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Powyższy obowiązek nie dotyczy sytuacji, gdy wymóg przetwarzania danych osobowych nakłada na Przetwarzającego dane prawo Unii Europejskiej lub prawo kraju jego siedziby. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Przetwarzający dane poinformuje Administratora Danych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
4. Przetwarzający Dane zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Administratora danych, jeżeli, jego zdaniem, polecenie Administratora danych będzie naruszało przepisy Rozporządzenia RODO lub inne przepisy w zakresie ochrony danych obowiązujące w Unii Europejskiej lub państwach należących do Unii Europejskiej lub położonych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W sytuacji, w której Przetwarzający dane stwierdzi, że polecenie Administratora danych narusza przepisy Rozporządzenia RODO lub inne przepisy w zakresie ochrony danych obowiązujące w Unii Europejskiej lub państwach należących do Unii Europejskiej lub położonych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Przetwarzający dane jest uprawniony do odmowy wykonania polecenia Administratora danych. Jeżeli Administrator danych, po otrzymaniu informacji od Przetwarzającego Dane, potwierdzi polecenie, Przetwarzający dane jest zobowiązany do wykonania takiego polecenia.
§ 4
Obowiązki Przetwarzającego dane
1. Przetwarzający dane oświadcza, iż stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia RODO.
2. Przetwarzający dane zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji Umowy Podstawowej. Przetwarzający dane zapewnia, że osoby przetwarzające dane osobowe w celu realizacji Umowy Podstawowej zobowiązały się do zachowania tych danych w tajemnicy lub podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.
3. Przetwarzający dane zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b Rozporządzenia RODO przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji Umowy o współpracy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich u Przetwarzającego dane, jak i po jego ustaniu.
4. Przetwarzający dane zobowiązuje się do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zmierzających do zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania, o których mowa w artykule 32 RODO, w tym do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art.
32 Rozporządzenia. Wykaz minimalnych zabezpieczeń i środków bezpieczeństwa, które Przetwarzający dane musi zapewnić, określony jest w załączniku 2 do niniejszej Umowy.
5. Przetwarzający dane w miarę możliwości pomaga Administratorowi danych wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO. Jednocześnie Przetwarzający dane, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Administratorowi danych wywiązywać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.
6. W przypadku rozwiązania Umowy Podstawowej, Przetwarzający dane zobowiązuje się do zwrócenia mu danych osobowych w terminie 14 dni od dnia rozwiązania Umowy.
7. Przetwarzający dane jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić Administratora danych o wszelkich prawnie wiążących żądaniach ujawnienia danych osobowych ze strony organów ścigania, chyba że jest to zabronione z innego względu, na przykład na podstawie zakazu wynikającego z prawa karnego w celu zachowania poufności dochodzenia prowadzonego przez organy ścigania;
8. Przetwarzający dane jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić Administratora danych o wszelkich skargach i żądaniach otrzymanych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, w tym
żądaniach dotyczących dostępu, poprawienia, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania danych, zautomatyzowanego podejmowania decyzji, bez udzielania odpowiedzi na ten wniosek.
9. Przetwarzający dane udostępni Administratorowi danych wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w Umowie oraz umożliwi Administratorowi danych lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów.
§ 4
Powiadomienie o naruszeniu bezpieczeństwa danych osobowych
1. Po powzięciu przez Przetwarzającego dane informacji o naruszeniu bezpieczeństwa danych osobowych u Przetwarzającego dane, w tym przepisów rozporządzenia RODO lub innych przepisów o ochronie danych, Przetwarzający dane jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić Administratora danych o takim naruszeniu bezpieczeństwa danych osobowych, lecz nie później niż w terminie 24 godzin.
2. Przetwarzający zobowiązuje się w szczególności:
a) poinformować o sytuacji Administratora danych, podając wszelkie informacje dotyczące naruszenia,
b) ustalić przyczynę naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych,
c) podjąć wszelkie czynności mające na celu ograniczenie skutków naruszenia, usuniecie naruszenia oraz zabezpieczenie danych osobowych w sposób należyty przed dalszymi naruszeniami,
d) zebrać wszelkie możliwe dane i dokumenty, które mogą pomóc w ustaleniu okoliczności naruszenia i przeciwdziałaniu podobnym naruszeniom w przyszłości,
e) udzielić Administratorowi danych wszelkiej pomocy w identyfikacji i zawiadomieniu osób, których praw dotyczyło naruszenie oraz w obsłudze ich roszczeń.
3. Przetwarzający dane zobowiązuje się zwolnić Administratora danych z odpowiedzialności w wypadku zgłoszenia roszczeń przez osoby fizyczne związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych u Przetwarzającego dane. W celu uniknięcia wątpliwości niniejsze postanowienie stanowi zobowiązanie o świadczenie na rzecz osoby trzeciej – osoby fizycznej zgłaszającej roszczenia, zgodnie z którym Przetwarzający dane zobowiązuje się do pokrycia wszelkich roszczeń zgłoszonych przez osoby fizyczne w związku z naruszeniem bezpieczeństwa danych osobowych u Przetwarzającego dane.
4. Niezależnie od powyższego, Przetwarzający dane jest zobowiązany do udzielenia pomocy Administratorowi danych w wypełnianiu obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów w zakresie powiadomień o naruszeniu bezpieczeństwa danych osobowych.
§ 5
Prawo kontroli
1. Administrator danych zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) Rozporządzenia RODO ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Przetwarzającego dane przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia umowy.
2. Administrator danych realizować będzie prawo kontroli w godzinach 7.30 – 15.30 i z minimum 2 dniowym jego uprzedzeniem.
3. Przetwarzający dane zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora danych nie dłuższym niż 7 dni.
4. Przetwarzający dane udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.
§6
Dalsze powierzenie danych do przetwarzania
1. Przetwarzający dane nie może powierzyć danych osobowych objętych niniejszą umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom bez uprzedniej zgody Administratora danych na piśmie. Przetwarzający dane zobowiązuje się do przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, o których mowa w art. 28 ust. 2 i 4. RODO.
2. W przypadku, gdy Przetwarzający dane na podstawie zgody Administratora danych powierzy przetwarzanie danych osobowych (dalej „Podpowierzenie”) i wykonywanie zadań wynikających
z Umowy osobie trzeciej (dalej „Podwykonawca”), zobowiązany jest do spełnienia następujących warunków:
a. Przetwarzający dane powiadomi uprzednio Administratora danych, w formie pisemnej o swoim zamiarze Podpowierzenia,
b. zakres i cel Podpowierzenia nie będzie szerszy niż wynikający z niniejszej Umowy,
c. Podpowierzenie będzie niezbędne dla realizacji celów wynikających z Umowy,
d. Podpowierzenie nie naruszy interesów Administratora danych,
e. Umowa o Podpowierzenie zapewni, że Podwykonawca będzie podlegał takim samym lub wyższym wymogom w zakresie bezpieczeństwa danych niż określone w niniejszej Umowie. Administrator Danych ma prawo żądać kopii Umowy o Podpowierzenie,
f. Przetwarzający dane zobowiąże swojego Podwykonawcę do każdorazowego poinformowania Przetwarzającego dane, bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin, o wszelkich zdarzeniach mogących skutkować odpowiedzialnością Administratora danych, Przetwarzającego dane lub Podwykonawcy na podstawie przepisów związanych z ochroną danych osobowych, a także o czynnościach i postępowaniach z własnym udziałem prowadzonych w zakresie powierzonych do przetwarzania danych osobowych przez organy administracji publicznej, organ nadzorczy lub organy wymiaru sprawiedliwości, jak również o kontrolach dotyczących przetwarzania danych osobowych lub świadczonych usług.
§ 7
Odpowiedzialność Przetwarzającego dane
1. Przetwarzający dane zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Przetwarzającego dane danych osobowych określonych w Umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Przetwarzającego dane, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania u Przetwarzającego dane tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych lub organ będący jego następcą.
2. Odpowiedzialność Przetwarzającego dane wynikająca z naruszenia obowiązków określonych w niniejszej Umowie lub obowiązujących przepisów prawa w zakresie ochrony danych jest nieograniczona.
3. Przetwarzający dane odpowiada za szkody wyrządzone wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków wynikających z Umowy oraz z obowiązujących przepisów, w tym za szkody powstałe w wyniku udostępnienia danych osobowych osobom nieupoważnionym, ich zabrania przez osobę nieuprawnioną, przetwarzania z naruszeniem obowiązujących przepisów, nieuprawnionej zmiany danych, uszkodzenia lub zniszczenia, które nastąpiły z winy Przetwarzającego dane. Odpowiedzialność powyższa obejmuje także odpowiedzialność Przetwarzającego dane za działania Podwykonawców, którym Przetwarzający dane podpowierzył przetwarzanie danych osobowych.
4. Przetwarzający dane zwolni Administratora danych z odpowiedzialności i zabezpieczy Administratora Danych przed wszelkimi roszczeniami, szkodami, karami administracyjnymi i innymi wydatkami, wynikającymi z jakichkolwiek zarzutów, żądań, pozwów lub z jakichkolwiek innych działań podejmowanych przez osoby trzecie (w tym organy nadzorcze), które wynikają z naruszenia lub dotyczą naruszenia obowiązków Przetwarzającego dane określonych w niniejszej Umowie. W celu uniknięcia wątpliwości niniejsze postanowienie stanowi zobowiązanie o świadczenie na rzecz osoby trzeciej - osoby fizycznej lub organu nadzoru, w której Przetwarzający dane zobowiązuje się do pokrycia wszelkich roszczeń zgłoszonych przez osoby fizyczne lub organy nadzorcze w związku z naruszeniem bezpieczeństwa danych osobowych u Przetwarzającego dane. W przedmiotowym przypadku Przetwarzający dane zobowiązany jest zaspokoić roszczenia tych osób lub zapłacić wszelkie kary administracyjne zamiast Administratora danych, dochodzone od Administratora danych w związku z naruszeniem bezpieczeństwa danych osobowych u Przetwarzającego dane.
§ 8
Okres obowiązywania Umowy
Okres obowiązywania niniejszej Umowy pokrywa się z okresem obowiązywania Umowy Podstawowej. W wypadku, gdy niniejsza Umowa nie stanowi inaczej, uprawnienia Stron w zakresie rozwiązania Umowy są takie same jak w Umowie Podstawowej.
§ 9
Osoby nadzorujące
1. Administrator danych ustanawia przedstawiciela do kontaktu w sprawach związanych z realizacją niniejszej Umowy: ........................................ nr tel. ………………. ., e-mail ………………………..
2. Przetwarzający dane ustanawia przedstawiciela do kontaktu w sprawach związanych z realizacją niniejszej Umowy: ........................................ nr tel. ………………. ., e-mail ………………………..
3. Wszelkie informacje, wezwania, potwierdzenia w sprawach dotyczących realizacji umowy (bieżąca korespondencja robocza), będą podpisane przez osoby posiadające odpowiednie upoważnienia i będą przekazywane pomiędzy stronami pisemnie telefaksem lub drogą elektroniczną, na następujące adresy:
- dla Administratora danych: Faks: …………………..
Email: ………………….
- dla Przetwarzającego dane: Faks: …………………..
Email: ………………….
4. Dokumenty zawierające oświadczenia woli stron lub polecenia, uzgodnienia, informacje czy też potwierdzenia, wpływające na prawa i obowiązki Stron dla swej skuteczności wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i muszą być podpisane - ze strony Administratora danych lub odpowiednio ze strony Przetwarzającego dane, przez osoby posiadające odpowiednie upoważnienia32 Doręczenia przedmiotowych dokumentów dokonywane będą osobiście lub, za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej za potwierdzeniem odbioru na adresy wskazane w komparycji niniejszej umowy. W przypadku składania oświadczeń woli w postaci elektronicznej opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym oświadczenia należy kierować na następujące adresy:
5. Dla Administratora danych (e – mail)
6. Dla Przetwarzającego dane (e – mail).
§ 10
Wypowiedzenie Umowy
1. Niezależnie od uprawnień określonych w obowiązujących przepisach prawa, Administrator danych może wypowiedzieć niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym, bez zachowania okresu wypowiedzenia, gdy Przetwarzający dane:
1) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie;
2) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z Umową, Rozporządzeniem RODO oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą,
3) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora danych.
\
§ 11
Postanowienia końcowe
1. Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowi integralną część Umowy Podstawowej.
2. W przypadku sporu właściwym do rozpoznania sprawy będzie sąd właściwy dla siedziby Administratora danych.
3. Prawem właściwym dla niniejszej Umowy jest prawo polskie.
4. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Rozporządzenia RODO.
5. Wykaz załączników stanowiących integralną część niniejszej umowy:
1) załącznik nr 1 - katalog operacji przetwarzania danych realizowanych przez Przetwarzającego dane na rzecz Administratora danych, przedmiot przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą;
2) załącznik nr 2 – Wykaz zabezpieczeń i środków bezpieczeństwa gwarantowanych przez Przetwarzającego dane;
6. Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach:
- trzy egzemplarze dla Administratora danych,
- jeden egzemplarz dla Przetwarzającego dane.
ADMINISTRATOR DANYCH PRZETWARZAJĄCY DANE
Załącznik nr 1 do umowy powierzenia danych osobowych.
1. Kategorie osób, których dane dotyczą
2. Przedmiot przetwarzania
3. Charakter i cel przetwarzania
4. Rodzaj danych osobowych
Załącznik nr 2 do umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Wykaz minimalnych zabezpieczeń i środków bezpieczeństwa, które musi zapewnić Przetwarzający dane.
I. Środki ochrony fizycznej danych
1. Powierzone dane osobowe przechowywane będą w pomieszczeniu zabezpieczonym drzwiami o podwyższonej odporności na włamanie (drzwi klasy C).
2. Dane osobowe przechowywane będą w pomieszczeniu, w którym okna zabezpieczone są za pomocą krat, rolet lub folii antywłamaniowej.
3. Pomieszczenia, w którym przetwarzane będą dane osobowe, wyposażone są w system alarmowy przeciwwłamaniowy.
4. Dostęp do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe przez całą dobę jest nadzorowany przez służbę ochrony.
5. Dane osobowe w formie papierowej przechowywane jest w szafie zamykanej na klucz.
6. Pomieszczenie, w którym przetwarzane są dane osobowe, zabezpieczone jest przed skutkami pożaru za pomocą systemu przeciwpożarowego lub wolnostojącej gaśnicy.
7. Dokumenty zawierające dane osobowe po ustaniu przydatności są niszczone w sposób mechaniczny za pomocą niszczarek dokumentów.
II. Środki sprzętowe infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej
1. Zastosowano urządzenia typu UPS, generator prądu lub wydzieloną sieć elektroenergetyczną, chroniące system informatyczny służący do przetwarzania danych osobowych przed skutkami awarii zasilania.
2. Dostęp do systemu operacyjnego komputera, w którym przetwarzane są dane osobowe, zabezpieczony jest za pomocą procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora użytkownika oraz hasła.
3. Zastosowano środki uniemożliwiające wykonywanie nieautoryzowanych kopii danych osobowych przetwarzanych przy użyciu systemów informatycznych.
4. Zastosowano systemowe mechanizmy wymuszający okresową zmianę haseł.
5. Zastosowano system rejestracji dostępu do systemu/zbioru danych osobowych.
6. Zastosowano macierz dyskową w celu ochrony danych osobowych przed skutkami awarii pamięci dyskowej.
7. Zastosowano środki ochrony przed szkodliwym oprogramowaniem, takim jak np. robaki, wirusy, konie trojańskie, rootkity, malware.
8. Użyto system Firewall do ochrony dostępu do danych osobowych.
9. Użyto system IDS/IPS do ochrony dostępu do danych osobowych.
III. Środki ochrony w ramach narzędzi programowych i baz danych
1. Wykorzystano środki pozwalające na rejestrację zmian wykonywanych na poszczególnych elementach zbioru danych osobowych.
2. Zastosowano środki umożliwiające określenie praw dostępu do wskazanego zakresu danych w ramach przetwarzanego zbioru danych osobowych.
3. Dostęp do zbioru danych osobowych wymaga uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora użytkownika oraz hasła.
4. Zastosowano systemowe środki pozwalające na określenie odpowiednich praw dostępu do zasobów informatycznych, w tym zbiorów danych osobowych dla poszczególnych użytkowników systemu informatycznego.
5. Zastosowano mechanizm wymuszający okresową zmianę haseł dostępu do zbioru danych osobowych.
6. Zainstalowano wygaszacze ekranów na stanowiskach, na których przetwarzane są dane osobowe.
7. Zastosowano mechanizm automatycznej blokady dostępu do systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych w przypadku dłuższej nieaktywności pracy użytkownika.
IV. Środki organizacyjne
1. Został wyznaczony inspektor ochrony danych nadzorujący przestrzeganie zasad ochrony przetwarzanych danych osobowych.
2. Do przetwarzania danych zostały dopuszczone wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienie.
3. Prowadzona jest ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
4. Została opracowana i wdrożona polityka bezpieczeństwa.
5. Została opracowana i wdrożona instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.
6. Osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych zostały zaznajomione z obowiązującymi w Polsce przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
7. Przeszkolono osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych w zakresie zabezpieczeń systemu informatycznego.
8. Osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych obowiązane zostały do zachowania ich w tajemnicy.
9. Monitory komputerów, na których przetwarzane są dane osobowe, ustawione są w sposób uniemożliwiający wgląd osobom postronnym w przetwarzane dane.
10. Kopie zapasowe zbioru danych osobowych przechowywane są w innym pomieszczeniu niż to, w którym znajduje się serwer, na którym dane osobowe przetwarzane są na bieżąco.