DEFINICJE

KLAUZULE UMOWNE GRUPY CIECH

Załącznik nr 1

ROZDZIAŁ I - DEFINICJE

§ 1

DEFINICJE

Na potrzeby niniejszego załącznika („Załącznik”) podanym poniżej wyrażeniom, zaczynającym się dużymi literami, nadaje się poniższe znaczenie uwzględniając fakt, iż definicje w liczbie pojedynczej mają odpowiednie znaczenie w przypadku ich użycia w liczbie mnogiej, przy czym zasadę tę stosuje się odpowiednio do pojęć zdefiniowanych w tekście Załącznika:

1.	CIECH	spółka (spółki) z Grupy CIECH, która zawiera umowę z Kontrahentem, do której niniejsze Klauzule Umowne Grupy CIECH zostały załączone;
2.	Grupa CIECH	CIECH S.A. z siedzibą w Warszawie oraz spółki, wobec których CIECH S.A. jest spółką dominującą w rozumieniu ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 505 z późn. zm.), w tym CIECH oraz wszelkie podmioty, które są podmiotami powiązanymi z CIECH S.A. w rozumieniu tejże ustawy;
3.	Klauzula Antykorupcyjna	klauzula wskazana w § 3;
4.	Klauzula Braku Konfliktu Interesów	klauzula wskazana w § 2;
5.	Kontrahent	podmiot, z których CIECH zawarł Umowę, wskazany w komparycji tej Umowy, do której jako załącznik Strony załączyły Załącznik;
6.	Umowa (Przedmiot Umowy)	umowa (odpowiednio jej przedmiot) zawarta między CIECH a Kontrahentem, do której Xxxxxx załączyły niniejszy Załącznik wraz z umowami wykonawczymi zawartymi na jej podstawie (o ile ma zastosowanie);
7.	Strona	CIECH lub Kontrahent.

ROZDZIAŁ II - REGULACJE ANTYKORUPCYJNE GRUPY CIECH

§ 2

KLAUZULA BRAKU KONFLIKTU INTERESÓW

1. Przez „Konflikt Interesów” należy rozumieć sytuację pozostawania przez udziałowców, wspólników, akcjonariuszy, członków zarządu, członków rady nadzorczej Kontrahenta, osoby zatrudnione przez Kontrahenta, osoby reprezentujące Kontrahenta, podwykonawców Kontrahenta lub inne osoby działające w imieniu Xxxxxxxxxxx („Reprezentanci Kontrahenta”) w relacjach z członkami zarządu, członkami rady nadzorczej CIECH, osobami zatrudnionymi przez CIECH, osobami reprezentującymi CIECH, podwykonawcami CIECH, lub innymi osobami działającymi w imieniu CIECH, członkami zarządu lub rady nadzorczej CIECH. („Reprezentanci CIECH”), które mogą rodzić wątpliwości co do ich obiektywności i bezstronności w wykonywaniu obowiązków służbowych między innymi ze względów rodzinnych, finansowych, osobistych, emocjonalnych, politycznych, powiązań gospodarczych lub które wpływają lub mogą wpływać, nawet częściowo i nie bezpośrednio, na realizację Umowy lub podejmowane decyzje dotyczące CIECH lub całej Grupy CIECH, powodujące lub mogące powodować szkodę dla CIECH lub podmiotu z Grupy CIECH.

2. Przez okres obowiązywania Umowy w Klauzuli Braku Konfliktu Interesów oraz Klauzuli Antykorupcyjnej, o której mowa poniżej, należy rozumieć okres wykonywania Umowy obejmujący również okres obowiązywania gwarancji jakości lub rękojmi za wady.

3. Kontrahent oświadcza, iż wedle jego najlepszej wiedzy w dacie zawarcia Umowy nie występuje jakikolwiek Konflikt Interesów.

4. Kontrahent zobowiązuje się zachować należytą staranność w zakresie wymaganym dla prowadzonej działalności gospodarczej oraz podejmować działania zmierzające do unikania Konfliktu Interesów.

5. W przypadku podejrzenia zaistnienia lub zaistnienia w okresie obowiązywania Umowy i umów wykonawczych do niej, Konfliktu Interesów lub ewentualnego Konfliktu Interesów, Kontrahent zobowiązuje się niezwłocznie poinformować na piśmie CIECH o takim podejrzeniu lub Konflikcie Interesów i jego okolicznościach oraz przedstawić propozycję wszelkich niezbędnych działań mających na celu odpowiednio zapobieżenie Konfliktowi Interesów lub wyeliminowanie Konfliktu Interesów, uwzględniając szeroko pojęty interes CIECH.

§ 3

KLAUZULA ANTYKORUPCYJNA

1. Kontrahent oświadcza, iż przed zawarciem Umowy zapoznał się z obowiązującymi u CIECH: Polityką przeciwdziałania nadużyciom i korupcji oraz Procedurą – Wręczanie oraz przyjmowanie prezentów i zaproszeń w Grupie CIECH dostępnymi pod adresem: xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx/Xxxxx_xxxxxxxxx/Xxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxx_x_xxxxxxxx_ Grupy_CIECH.pdf („Regulacje Antykorupcyjne”) oraz zobowiązuje się do przestrzegania zasad określonych w Regulacjach Antykorupcyjnych tak, jak gdyby stanowiły one część Umowy. Kontrahent gwarantuje i zapewnia, że ww. zobowiązanie będzie dochowane również przez Reprezentantów Kontrahenta, których zobowiązuje się zapoznać z Regulacjami Antykorupcyjnymi.

2. Kontrahent oświadcza, że ani on, ani żaden z Reprezentantów Kontrahenta nie oferowali, obiecywali ani nie przekazywali bezpośrednio lub pośrednio żadnych korzyści majątkowych lub korzyści osobistych, w szczególności w celu wywarcia wpływu na decyzję o wyborze jego oferty, żadnej z niżej wymienionych osób:

1) Reprezentantowi CIECH;

2) funkcjonariuszowi państwowemu rozumianemu jako osoba fizyczna pełniąca funkcje publiczną w znaczeniu nadanym temu pojęciu w systemie prawnym kraju, w którym dochodzi do realizacji Umowy oraz w krajach, w których znajdują się zarejestrowane siedziby zarówno Kontrahenta jak i CIECH;

3) członkowi partii politycznej lub kandydatowi na urząd państwowy, zwanych łącznie „Osobami”.

3. Kontrahent oświadcza, że ani on, ani żaden z Reprezentantów Kontrahenta nie wpływał na wybór jego oferty przez CIECH w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami, w szczególności poprzez przekazywanie korzyści majątkowych lub osobistych oraz nie brali udziału w jakichkolwiek porozumieniach lub ustaleniach z osobami trzecimi, które miałyby na celu wywarcie takiego wpływu na wybór CIECH.

4. Kontrahent gwarantuje, iż w okresie obowiązywania Umowy ani on ani żaden z Reprezentantów Kontrahenta nie będzie przekazywał bezpośrednio lub pośrednio żadnych korzyści majątkowych lub korzyści osobistych Osobom, w szczególności w celu wywarcia wpływu na decyzje CIECH związane z Umową.

5. Kontrahent gwarantuje, iż w okresie obowiązywania Umowy ani on ani żaden z Reprezentantów Kontrahenta nie będzie wpływał na Reprezentantów CIECH w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami oraz nie będzie brał udziału w jakichkolwiek porozumieniach lub ustaleniach z osobami trzecimi, które miałyby na celu wywarcie wpływu na realizację przez CIECH Umowy.

§ 4

SANKCJE ZA NIEPRZESTRZEGANIE REGULACJI ANTYKORUPCYJNYCH GRUPY CIECH

1. Jeżeli w okresie obowiązywania Umowy:

1) którekolwiek z powyższych oświadczeń Kontrahenta okaże się niezgodne z prawdą lub

2) Kontrahent lub którykolwiek z Reprezentantów Kontrahenta dopuści się rażącego naruszenia zasad, gwarancji lub zobowiązań wynikających z Klauzuli Braku Konfliktu Interesów lub Klauzuli Antykorupcyjnej, lub będzie dokonywał ich w sposób notoryczny lub

3) CIECH poweźmie wiadomość o:

a) naruszeniu zasad i zobowiązań wynikających z Klauzuli Braku Konfliktu Interesów lub Klauzuli Antykorupcyjnej, obowiązujących Kontrahenta w trakcie postępowania przetargowego lub ofertowego w wyniku, którego doszło do zawarcia Umowy,

b) którekolwiek z oświadczeń składanych przez Kontrahenta w ramach Klauzuli Braku Konfliktu Interesów lub Klauzuli Antykorupcyjnej, obowiązujących Kontrahenta w trakcie postępowania przetargowego lub ofertowego w wyniku którego doszło do zawarcia Umowy okaże się niezgodne z prawdą;

może to zostać uznane za nienależyte wykonanie Umowy przez Kontrahenta, które uprawnia CIECH do rozwiązania Umowy lub którejkolwiek umowy wykonawczej do tej Umowy (jeżeli zostały zawarte) z przyczyn leżących po stronie Kontrahenta.

2. Z uprawnienia przewidzianego w ust. 1 CIECH może skorzystać wyłącznie wtedy, gdy Kontrahent dalej narusza zobowiązania określone niniejszym Rozdziałem II lub naruszeń Regulacji Antykorupcyjnych, mimo, że otrzymał od CIECH wezwanie do zaprzestania tych naruszeń w terminie 15 dni od dnia otrzymania wezwania w tej sprawie.

§ 5

ZGŁASZANIE NARUSZEŃ REGULACJI ANTYKORUPCYJNYCH

W celu należytego wykonania zobowiązań określonych w Klauzuli Braku Konfliktu Interesów lub Klauzuli Antykorupcyjnej CIECH oświadcza, że w okresie obowiązywania Umowy zapewni każdej osobie działającej w dobrej wierze, reprezentującej Kontrahenta albo CIECH możliwość anonimowego zgłaszania nieprawidłowości za pośrednictwem platformy internetowej xxxxx://xxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/.

ROZDZIAŁ III - Kodeks Partnera Biznesowego Grupy CIECH

§ 6

OŚWIADCZENIA I ZOBOWIĄZANIA KONTRAHENTA

1. Kontrahent oświadcza, że zapoznał się z treścią Kodeksu Partnera Biznesowego Grupy CIECH z 2021 roku, który jest dostępny pod adresem xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx/xxx oraz xxxxx://xxxxxxxx.xxx/#xxxxxxxxx („Kodeks”).

2. Kontrahent zobowiązuje się do przestrzegania postanowień Kodeksu oraz zobowiązuje się do tego, iż członkowie jego organów, pracownicy, współpracownicy oraz Podwykonawcy, będą przestrzegać postanowień Kodeksu.

3. Kontrahent zobowiązuje się do zgłaszania CIECH wszelkich domniemanych przypadków naruszenia Kodeksu.

4. Kontrahent wyraża zgodę i upoważnia niniejszym CIECH lub podmiot trzeci działający w imieniu CIECH („Podmiot Trzeci”) do przeprowadzania w miejscach prowadzenia działalności przez Kontrahenta audytów, mających na celu potwierdzenie przestrzegania postanowień Kodeksu („Audyt”). W trakcie audytów CIECH lub Podmiot Trzeci będzie uprawniony między innymi do uzyskiwania wyjaśnień i informacji, przeglądania

dokumentów oraz przeprowadzenia rozmów z pracownikami lub współpracownikami Kontrahenta, po podpisaniu standardowej umowy o zachowaniu poufności (NDA).

5. Kontrahent umożliwi Audyt CIECH lub Podmiotowi Trzeciemu pod warunkiem, iż zamiar przeprowadzenia Audytu został zgłoszony Kontrahentowi z co najmniej trzydniowym (3) wyprzedzeniem. CIECH ma prawo do przeprowadzenia niezapowiedzianego Audytu wyłącznie w przypadku uzyskania informacji uzyskanych na podstawie § 7 dotyczących Kontrahenta o domniemanym przypadku naruszenia Kodeksu lub w przypadku uzasadnionego podejrzenia (np. informacje branżowe, informacje prasowe, informacje w mediach społecznościowych), że Kontrahent narusza zasady Kodeksu lub zobowiązania określone w niniejszym paragrafie.

6. Kontrahent zobowiązuje się do zgłaszania CIECH podejrzeń, że doszło do naruszenia postanowień Kodeksu na

zasadach wskazanych w § 7 poniżej.

§ 7

ZGŁASZANIE NARUSZEŃ KODEKSU

Naruszenia Kodeku należy składać z wykorzystaniem jednego z poniższych kanałów komunikacyjnych:

1. adres URL: xxxxx://xxxxx.xxxxxxxxxx.xxx - anonimowy kanał zgłaszania naruszeń,

2. zgłoszenie do Compliance Officera Grupy CIECH:

1) telefoniczne pod numerem: 00 48 669 600 218,

2) drogą elektroniczną na adres: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx lub:

3) osobiste, pisemne lub listowne: Compliance Officer Grupy CIECH, CIECH S.A. xx. Xxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx.

§ 8

PODWYKONAWCY

1. Podmioty trzecie w stosunku do Kontrahenta oraz CIECH, przy pomocy których Kontrahent spełnia na rzecz CIECH swoje obowiązki wskazane Umową oraz każdy inny podmiot realizujący takie obowiązki na zlecenie takiej osoby trzeciej jako dalszy podwykonawca i podwykonawcy dalszego podwykonawcy (łącznie jako

„Podwykonawcy”) mogą realizować czynności składające się na te obowiązki pod warunkiem, iż uprzednio zobowiążą się pisemnie w stosunku do Kontrahenta do przestrzegania postanowień Kodeksu i przyjmą na siebie obowiązki Kontrahenta wskazane w niniejszym Rozdziale III. Postanowienia ma zastosowanie do każdego kolejnego podwykonawcy Podwykonawcy.

2. Postanowienia niniejszego Rozdziału III dotyczące Kontrahenta stosuje się odpowiednio do Podwykonawców, w szczególności § 6 ust. 4 i 6.

§ 9

SANKCJE ZA NIEPRZESTRZEGANIE KODEKSU

1. Jeżeli w okresie obowiązywania Umowy:

1) Kontrahent lub Podwykonawca dopuści się rażącego naruszenia zobowiązań określonych w niniejszym

Rozdziale III,

2) CIECH poweźmie wiadomość o naruszeniu w sposób rażący przez Kontrahenta lub Podwykonawców zasad określonych w Kodeksie,

może to zostać uznane za nienależyte wykonanie Umowy przez Kontrahenta, które uprawnia CIECH do rozwiązania Umowy z przyczyn leżących po stronie Kontrahenta w trybie przewidzianym w Umowie.

2. Z uprawnienia przewidzianego w ust. 1 CIECH może skorzystać wyłącznie wtedy, gdy Kontrahent dalej narusza zobowiązania określone niniejszym Rozdziałem II lub naruszeń Regulacji Antykorupcyjnych, mimo otrzymania od CIECH wezwania do zaprzestania tych naruszeń w terminie 15 dni od dnia otrzymania wezwania w tej sprawie.

ROZDZIAŁ IV - DANE OSOBOWE

§ 10

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Każda ze Stron oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych tj.:

1) drugiej Strony Umowy (jeśli jest nią osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub są to osoby będące wspólnikami spółki cywilnej),

2) osób reprezentujących drugą Stronę Umowy,

3) osób wskazanych przez drugą Stronę Umowy jako osoby do kontaktu lub wykonujące niniejszą Umowę.

2. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osób wskazanych w ust.1 pkt 1) oraz 2) powyżej, znajduje się odpowiednio dla:

1) CIECH w Załączniku nr 2 do Umowy,

2) Kontrahenta w Załączniku nr 3 do Umowy (jeżeli Kontrahent ją dołączył do Umowy).

3. Strony zobowiązują się wzajemnie zrealizować obowiązek informacyjny ciążący na drugiej Stronie Umowy względem osób, o których mowa w ust. 1 pkt 3), poprzez przekazanie tym osobom treści Załączników wymienionych w ust. 2 powyżej, tj.:

1) Kontrahent przekaże załącznik zawierający klauzulę dotyczącą przetwarzania danych osobowych przez CIECH;

2) CIECH przekaże załącznik zawierający klauzulę dotyczącą przetwarzania danych osobowych przez Kontrahenta (jeżeli Kontrahent ją dołączył do Umowy).

4. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez CIECH są dostępne również na stronie internetowej pod adresem: xxx.xxxxxxxxxx.xxx.

Załącznik nr 2

INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ CIECH
Administrator danych	Administratorem danych jest CIECH Vitro Sp. z o.o. z siedzibą w Iłowej, przy ul. Żagańskiej 27 (dalej również jako „administrator” lub „CIECH”).
Dane kontaktowe	Z administratorem można się skontaktować poprzez adres e-mail [xxx@xxxxxxxxxx.xxx], telefonicznie pod numerem [68 36 00 777] lub pisemnie pod adresem [CIECH Vitro Sp. z o.o. xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxx]. [U administratora danych osobowych wyznaczony jest inspektor ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez e-mail: XXX@xxxxxxxxxx.xxx] Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
Źródło danych	Dane osobowe otrzymaliśmy bezpośrednio od Pani/ Pana lub od Państwa pracodawcy lub mocodawcy, który jest naszym kontrahentem.
Zakres danych	Dane osobowe w postaci imienia, nazwiska, stanowiska, danych kontaktowych oraz w przypadku pełnomocników dane osobowe zawarte w treści pełnomocnictwa (np. numer dowodu osobistego, PESEL), będą przetwarzane w podanych poniżej celach.
Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania oraz okres przechowywania danych	DLA OSÓB FIZYCZNYCH BĘDĄCYCH STRONĄ UMOWY ZAWARTEJ Z CIECH: CIECH przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celach związanych z: • zawarciem i wykonywaniem umowy, • ustalaniem i dochodzeniem ewentualnych roszczeń związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy, • prowadzeniem dokumentacji umowy, • obsługą księgową, finansową i administracyjną Umowy. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest: • niezbędność do zawarcia i wykonywania umowy, w tym korzystania z praw i wykonywania obowiązków stron umowy, • prawnie uzasadniony interes administratora, tj. ustalanie i dochodzenie ewentualnych roszczeń związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy. CIECH będzie przetwarzał dane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów CIECH, w szczególności związanych z przedawnieniem ewentualnych roszczeń, które mogą wynikać z zawartej umowy. Dane zawarte w dokumentacji podatkowej lub księgowej CIECH będzie przechowywał do momentu wygaśnięcia obowiązków przechowywania danych wynikających z przepisów szczególnych. DLA OSÓB FIZYCZNYCH REPREZENTUJĄCYCH PODMIOT, KTÓRY ZAWARŁ Z CIECH UMOWĘ: CIECH przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celu: • określenia osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu, z którym CIECH zwiera umowę oraz zakresu umocowania, • kontaktu w związku z wykonywaniem umowy, • prowadzenia dokumentacji umowy, • obsługi administracyjnej umowy, • ustalania i dochodzenia ewentualnych roszczeń związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy.

	Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes administratora. CIECH będzie przetwarzał dane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów CIECH, w szczególności związanych z przedawnieniem ewentualnych roszczeń, które mogą wynikać z zawartej umowy. DLA OSÓB FIZYCZNYCH WSKAZANYCH W UMOWIE ZAWARTEJ Z CIECH, JAKO OSOBY DO KONTAKTU LUB WYKONUJĄCE UMOWĘ: CIECH przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celach związanych z: • kontaktowaniem się z Panią/Panem w bieżących sprawach, w tym w sprawach: wykonywania umów pomiędzy CIECH a Pani/Pana pracodawcą/podmiotem, który Pani/Pan reprezentuje, przedstawiania ofert, odpowiedzi na pytania oraz przekazywania innych informacje o działalności i możliwych formach współpracy, • prowadzeniem dokumentacji umowy, • obsługą administracyjną umowy, • ustalaniem i dochodzeniem ewentualnych roszczeń związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes CIECH. CIECH będzie przetwarzał dane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów CIECH, w szczególności związanych z przedawnieniem ewentualnych roszczeń, które mogą wynikać z zawartej umowy.
Odbiorcy danych	Administrator może przekazywać Pani/Pana dane osobowe podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie administratora – przy czym takie podmioty przetwarzają dane osobowe na podstawie umowy z administratorem, w ramach wymienionych powyżej celów przetwarzania i wyłącznie zgodnie z poleceniem administratora – oraz spółkom należącym do Grupy CIECH. Podstawą prawną przesyłania danych osobowych w ramach Grupy CIECH jest prawnie uzasadniony interes administratora, tj. wewnętrzne cele administracyjne.
Prawa osoby, której dane dotyczą	Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania, ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Na Pani/Pana wniosek administrator dostarczy kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu, przy czym za wszelkie kolejne kopie, o które się Pani/Pan zwróci, administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu administratora, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych. W zakresie, w jakim Pani/Pana dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w celu zawarcia i wykonywania umowy, której jest Pani/Pan stroną– przysługuje Pani/Panu także prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od administratora Pani/Pana danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Może Pani/Pan przesłać te dane innemu administratorowi danych. Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z administratorem danych. Dane kontaktowe wskazane są wyżej.
Informacja o wymogu podania danych w przypadku osób	Podanie danych w związku z zawieraną umową jest konieczne do jej zawarcia i wykonywania. Bez podania tych danych, nie będzie możliwe zawarcie umowy z CIECH.

będących stroną

umowy