Regulamin świadczenia kompleksowych usług ksişgowych oraz
Regulamin świadczenia kompleksowych usług ksişgowych oraz
usług kadrowo-płacowych oraz usług doradztwa ksişgowo-biznesowego przez “ALTERA” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Bydgoszcz, dn. 01.02.2023
Spis treści:
1. Podstawowe definicje 3
2. Ogólne warunki świadczenia usług 4
3. Zakres usług świadczonych przez ALTERA 5
4. Pakiety ALTERA wraz z cennikami 6
A. Xxxxxxx ALTERA wraz z cennikami dla książek przychodów i rozchodów oraz ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych 6
B. Cennik usług wykraczających poza pakiet dla książek przychodów i rozchodów oraz ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych: 8
C. Pakiety ALTERA wraz z cennikami dla ksiąg handlowych 9
D. Cennik usług wykraczających poza pakiet dla ksiąg handlowych: 12
Zasady naliczania wynagrodzenia 13
5. Przechowywanie dokumentów w ALTERA 14
6. Prawa i obowiązki Stron 15
7. Czas trwania umowy, zawieszenie świadczenia usług oraz rozwiązanie i wypowiedzenie umowy 18
Czas trwania 18
Zawieszenie świadczenia usług 18
Wypowiedzenie umowy 18
Rozwiązanie umowy 19
8. Siła wyższa 19
9. Wyłączność świadczenia usług przez ALTERA 20
10. Dokumenty niezbşdne do świadczenia usług 20
DOKUMENTY WDROŻENIOWE 20
1. KPIR 20
2. XXXXXXX 00
3. PRZEJĘCIE KSIĄG HANDLOWYCH 21
DOKUMENTY KSIĘGOWE 22
1. Ksişgi handlowe 22
2. KPIR 22
3. Xxxxxxx 00
DOKUMENTY KADROWO-PŁACOWE 23
11. Zasady przetwarzania danych osobowych przez XXXXXX 00
00. Przykładowe elektroniczne obrazy dokumentu źródłowego dodawane do Xxxxxx.Xxx. 26
13. Przepisy końcowe 28
Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia kompleksowych usług ksişgowych, kadrowo-płacowych oraz doradztwa ksişgowo-biznesowego przez ALTERA na rzecz Zleceniodawców.
1. Podstawowg dgfinicjg
ALTERA: biuro rachunkowe świadczące usługi ksişgowe, kadrowo-płacowe oraz doradztwa ksişgowo-biznesowego.
Zleceniodawca: przedsişbiorca, który podpisał umowş z ALTERA zlecając prowadzenie usług ksişgowych, kadrowo-płacowych oraz doradztwa ksişgowo-biznesowego.
Xxxxxx.Xxx: aplikacja dająca Zleceniodawcy możliwość wystawiania faktur sprzedażowych oraz załączenia wszelkich dokumentów ksişgowych (w tym raportów kasowych oraz wyciągów bankowych) oraz umożliwiająca komunikacjş Zleceniodawcy z przedstawicielami ALTERA.
Dokument: dokument stanowiący podstawş ksişgowania, stwierdzający fakt dokonania zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem.
Dokument ksişgowy: dokumenty wchodzące w limit pakietów usług ALTERA, tzn. faktura, faktura zaliczkowa, faktura końcowa, faktura korygująca, rachunek, zestawienia sprzedaży, paragony, noty obciążeniowe, polisy, dowody wewnştrzne stanowiące podstawş kosztów uzyskania przychodu.
Elektroniczny obraz dokumentu źródłowego (skan lub zdjşcie): dokument zapisany w postaci elektronicznej, zapewniającej integralność treści i czytelność. Przykłady oraz instrukcja dodawania elektronicznych obrazów dokumentu źródłowego do Xxxxxx.Xxx znajdują siş w punkcie 13 niniejszego Regulaminu.
Faktura VAT: dokument wystawiony zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, stwierdzający w szczególności: dokonanie sprzedaży, datş dokonania sprzedaży, cenş jednostkową bez podatku, podstawş opodatkowania, stawkş i kwotş podatku, kwotş należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.
Faktura przesyłana w formie elektronicznej: faktura VAT przesyłana, w tym udostşpniana w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury – zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług.
Faktury przechowywane w formie elektronicznej: faktury VAT przechowywane zgodnie z przepisami podatku od towarów i usług, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
● autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
● łatwe ich odszukanie,
● bezzwłoczny dostşp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrşbnymi przepisami.
Onboarding- usługa kompleksowego wdrożenia Zleceniodawcy, który prowadzi działalność gospodarczą lub zarejestrował spółkş w Krajowym Rejestrze Sądowym, polegająca na przedstawieniu Zleceniodawcy podstawowych zasad funkcjonowania działalności gospodarczej, przygotowania podstawowych zgłoszeń do Urzşdu Skarbowego, nadaniu pełnomocnictw do Urzşdu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Okres rozliczeniowy obejmuje miesiąc kalendarzowy, za który ALTERA zobowiązuje siş zamknąć rozliczenia i przekazać wszelkie informacje finansowe i podatkowe dotyczące rozliczeń działalności gospodarczej Zleceniodawcy w terminach wymaganych dla celów podatkowych.
Przekazanie dokumentów do ALTERA: Przekazanie dokumentu w postaci elektronicznego jego obrazu lub elektroniczny eksport/import danych. Za przekazanie dokumentów do ALTERA uważa siş także, samodzielne pobranie przez ALTERA wyciągów bankowych lub historii transakcji z rachunków bankowych Zleceniodawcy, wykonane w imieniu Zleceniodawcy na bazie udzielonego pełnomocnictwa lub autoryzacji.
Regulamin usług: regulamin świadczenia usług ksişgowych, kadrowo-płacowych i doradztwa ksişgowo-biznesowego.
2. Ogólng warunki świadczgnia usług
1.Usługi bşdą świadczone przez ALTERA wyłącznie na podstawie dokumentów i informacji przekazanych ALTERA przez Zleceniodawcş.
2. Przy świadczeniu Usług Zleceniodawca wyraża zgodş na porozumiewanie siş i wymianş dokumentów kanałem online wskazanym przez ALTERA z zastrzeżeniem, iż podstawowym kanałem do komunikacji mişdzy Stronami jest aplikacja “Xxxxxx.Xxx”.
Linki do pobrania i korzystania z aplikacji “Xxxxxx.Xxx” :
Link do pobrania aplikacji Xxxxxx.Xxx na system Android: xxxxx://xxxx.xxxxxx.xxx/xxxxx/xxxx/xxxxxxx?xxxxx.xxxxxx.xxx
Link do pobrania aplikacji Xxxxxx.Xxx na system iOS: xxxxx://xxxx.xxxxx.xxx/xx/xxx/xxxxxx/xx0000000000?xxxx
Link do aplikacji Xxxxxx.Xxx w wersji przeglądarkowej: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx
3. ALTERA uznaje dokumenty i informacje otrzymane od Zleceniodawcy, a także dane w nich zawarte za prawdziwe, zgodne z prawem i rzetelne.
4. ALTERA nie ma obowiązku weryfikacji dokumentów i informacji od Zleceniodawcy pod wzglşdem zgodności ze stanem faktycznym i z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, do których siş odnoszą. ALTERA nie ma również obowiązku weryfikacji informacji i dokumentów otrzymanych od Spółki pod wzglşdem ich zgodności z prawem i wymogami korporacyjnymi obowiązującymi Spółkş.
5. W sytuacji zaistnienia potrzeby świadczenia usługi w siedzibie Zleceniodawcy przez przedstawiciela ALTERA, Strony ustalą dodatkowe wynagrodzenie celem pokrycia kosztów związanych z takimi wizytami przedstawiciela ALTERA w siedzibie Zleceniodawcy.
3. Zakrgs usług świadczonych przgz ALTERA
Zakres usług wymieniony poniżej dotyczy wszystkich możliwych usług świadczonych przez ALTERA dla Zleceniodawcy. Wynagrodzenie za świadczone usługi naliczane są zgodnie z wybranym przez Zleceniodawcş w umowie pakietem oraz zgodnie z cennikiem określonymi w punkcie 4 niniejszego Regulaminu.
Usługi ksişgowg
● prowadzenie ksiąg rachunkowych Spółki zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i informacjami dostarczonymi przez Xxxxxx,
● bieżące, regularne ksişgowanie operacji i zdarzeń gospodarczych na podstawie otrzymanych faktur, not, wyciągów bankowych, raportów kasowych, sporządzonych list płac oraz ksişgowanie na podstawie otrzymanych innych dokumentów
● przygotowanie miesişcznych zamknişć i sprawozdawczości miesişcznej w aplikacji Xxxxxx.Xxx,
● przygotowywanie rocznych sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o rachunkowości i zgodnie z przepisami podatkowymi,
● asystş podczas kontroli skarbowych ( jeżeli dotyczą okresu rozliczeniowego, który objşty jest niniejszą umową),
● obliczanie podstawy opodatkowania oraz kwoty zobowiązania właściwego podatku,
● sporządzanie rocznych zeznań podatkowych (dotyczy tylko działalności gospodarczej),
● prowadzenie ewidencji VAT, przygotowanie formularza JPK_V7, deklaracji VAT (deklaracji VAT-7, VAT-UE) oraz pozostałych deklaracji VAT jeżeli zaistnieje taka konieczność, kalkulacja kwoty podatku do zapłaty,
● terminowe składanie deklaracji i raportów odpowiednim instytucjom,
● kalkulacja podatku u źródła (CIT-10Z i ORD-U),
● reprezentowanie Spółki w trakcie czynności sprawdzających lub kontroli podatkowych,
Usługi kadrowo-płacowg
● rejestracjş nowych pracowników oraz wyrejestrowanie odchodzących pracowników w ZUS,
● naliczanie miesişcznych wynagrodzeń z uwzglşdnieniem dodatków i potrąceń oraz sporządzanie list płac dla osób zatrudnionych na podstawie umów o pracş i umów cywilnoprawnych,
● przygotowanie raportów dla pracowników w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne - tzw. „pasków” płacowych wraz z informacją roczną dla osoby ubezpieczonej ,
● przygotowanie i terminowe składanie miesişcznych deklaracji ZUS w imieniu Xxxxxx.
● sporządzanie rocznych deklaracji podatkowych i rozliczeniowych (PIT-11, PIT-4R)
● terminowe składanie deklaracji do odpowiednich organów.
● przygotowanie dokumentów dotyczących nawiązania, zmiany warunków i rozwiązywania stosunku pracy oraz obsługş zatrudnienia w ramach umów cywilnoprawnych,
● przygotowywanie i prowadzenie (w kolejności przewidzianej w Kodeksie Pracy) akt osobowych i dokumentacji pracowników związanych z zatrudnieniem,
● monitorowanie ważności obowiązkowych badań medycyny pracy i szkoleń BHP,
● prowadzenie ewidencji związanej z urlopami i innymi nieobecnościami w pracy,
● przygotowanie świadectw pracy dla odchodzących pracownik
4. Pakigty ALTERA wraz z cgnnikami
A. Xxxxxxx ALTERA wraz z cgnnikami dla książgk przychodów i rozchodów oraz ryczałtu od przychodów gwidgncjonowanych
Ksişgowość:
● Kompleksowy onboarding
● Ksişgowanie dokumentów kosztowych i przychodowych
● Pełna sprawozdawczość podatkowa firmy objştej umową (CIT/PIT, VAT)
● Kontakty z US i ZUS - 1h/miesiąc
● Automatyczne raportowanie finansowe w aplikacji Xxxxxx.Xxx
● Kontakt z ksişgową i kadrową przez:
- Czat wewnątrz aplikacji
- Telefon
Kadry i płace:
● Sporządzanie list płac
● Rozliczenie umowy o pracş: 40 PLN netto/pracownik
● Rozliczenie umowy cywilnoprawnej: 30 PLN netto/umowa
PAKIET STARTER
od 349 PLN netto Dokumentów ksişgowych w pakiecie: 25
Aplikacja finansowa Xxxxxx.Xxx:
● sprzedaż
● koszty
● dokumenty
● płatności
● finanse
● dostşp do aktualnej bazy wzorów dokumentów dot. Spółki i wspólników (uchwały, umowy)
● dostşp do aktualnej bazy wzorów dokumentów kadrowych (umowy, wnioski)
Ksişgowość:
● zakres usług wchodzących w pakiet STARTER
● Sprawozdawczość ZUS (ZUS DRA)
● Kontakty z US i ZUS - 2h/miesiąc
● kontakt z ksişgową i kadrową także przez spotkania wideo online
Kadry i płace:
● zakres usług wchodzących w pakiet STARTER
● prowadzenie akt osobowych pracowników
● generowanie paczki przelewów wynagrodzeń do importu do banku
● rozliczenie umowy o pracş: 80 PLN netto
● rozliczenie umowy cywilnoprawnej: 50 PLN netto
Aplikacja:
● zakres usług wchodzących w pakiet STARTER
Dodatkowe usługi:
● 3h konsultacji z radcą prawnym w roku
● 3h konsultacji ksişgowo-finansowej odnośnie finansów i wyników firmy w roku
● 1h konsultacji z doradcą podatkowym w roku
PAKIET PLUS
od 699 PLN netto Dokumentów ksişgowych w pakiecie: 50
Ksişgowość:
● zakres usług wchodzących w pakiet PLUS
PAKIET PREMIUM
od 999 PLN netto Dokumentów ksişgowych w pakiecie: 80
● Deklaracja ZUS jako wspólnika spółki
● Rozliczanie ryczałtu od najmu nieruchomości osób fizycznych
● Kontakty z US i ZUS
● Pobieranie zestawień lub raportów z systemów udostşpnionych przez klienta
● Wirtualny CFO - Dodatkowe raportowanie finansowe uzgodnione indywidualnie
● Możliwość osobistego spotkania z ksişgową i kadrową w siedzibie ALTERA
Kadry i płace - rozliczenie umowy o pracş: 95 PLN netto
:
● zakres usług wchodzących w pakiet PLUS
● audyt akt osobowych pracowników
● sporządzanie umów i dokumentów dot. zatrudnienia pracowników i zleceniobiorców
● obsługa PPK
● obsługa PFRON
● informowanie o terminach badań lekarskich, szkoleń BHP
● raportowanie GUS
● rozliczenie umowy o pracş: 95 PLN netto
● rozliczenie umowy cywilnoprawnej: 65 PLN netto
Aplikacja:
● zakres usług wchodzących w pakiet PLUS
Dodatkowe usługi:
● Wirtualne biuro
● 6h konsultacji z radcą prawnym w roku
● 6h konsultacji ksişgowo-finansowej odnośnie finansów i wyników firmy w roku
● 3h konsultacji z doradcą podatkowym w roku
B. Cgnnik usług wykraczających poza pakigt dla książgk przychodów i rozchodów oraz ryczałtu od przychodów gwidgncjonowanych:
Ksişgowość:
● Ksişgowanie dodatkowego Dokumentu ksişgowego - 10 PLN/szt.
● Sprawozdawczość ZUS (ZUS DRA) - 50 PLN/szt.
● Deklaracja ZUS jako wspólnika spółki - 50 PLN/szt.
● Rozliczanie ryczałtu od najmu nieruchomości osób fizycznych - 50 PLN/szt.
● Dodatkowe kontakty z US i ZUS - 149 zł/h
● Sporządzanie deklaracji rocznej PIT - opłata jak za 1 miesiąc (średnia z roku sprawozdawczego)/szt.
● Dodatkowa sprawozdawczość na życzenie (dane wymagane przez banki, instytucje leasingowe itp.) - 150 PLN/szt.
● Pobieranie zestawień lub raportów z systemów udostşpnionych przez klienta - 100 PLN/szt.
● Raportowanie GUS - 150 PLN/szt.
● Wirtualny CFO - Dodatkowe raportowanie finansowe - cena ustalana indywidualnie
● Rozliczanie delegacji - cena ustalana indywidualnie
Kadry i płacg:
● Prowadzenie akt osobowych pracowników 50 PLN/pracownik
● Sporządzanie deklaracji rocznej PIT-11/PIT-4 za pracowników - 35 PLN/szt.
● Generowanie paczki przelewów wynagrodzeń do importu do banku - 100 PLN/szt.
● Audyt akt osobowych pracowników - 30 PLN / pracownik
● Obsługa PPK - 10 PLN/pracownik
● Obsługa PFRON - 10 PLN/pracownik
● Sporządzanie umów i dokumentów dot. zatrudnienia pracowników i zleceniobiorców - 50 PLN/szt.
● Informowanie o terminach badań lekarskich, szkoleń BHP - 100 PLN/szt.
● Raportowanie GUS - 150 PLN/szt.
Dodatkowg usługi:
● Wirtualne biuro (179 PLN/ miesiąc)
● 1h konsultacji ksişgowo-finansowej odnośnie finansów i wyników firmy - 200 PLN/h
● 1h konsultacji z radcą prawnym - 300 PLN/h
● 1h konsultacji z doradcą podatkowym - 400 PLN/h
● sporządzenie pisma czy umowy przez radcş prawnego - 250 PLN/h
● dodatkowe usługi ksişgowe i kadrowo-płacowe wykraczające poza pakiety (uzgodnione wcześniej drogą elektroniczną) - 179 PLN/h
C. Xxxxxxx ALTERA wraz z cgnnikami dla ksiąg handlowych
PAKIET STARTER
od 699 PLN netto
Dokumentów ksişgowych w pakiecie: 10 sztuk
Ksişgowość:
● Kompleksowy onboarding
● Ksişgowanie dokumentów kosztowych i przychodowych
● Rozliczanie rozrachunków
● Ksişgowanie raportu kasowego - do 10 pozycji
● Pełna sprawozdawczość podatkowa firmy objştej umową (CIT/PIT, VAT)
● Kontakty z US i ZUS - 1h/miesiąc
● Sprawozdawczość miesişczna - Rachunek zysków i strat, Obroty na kontach
● Automatyczne raportowanie finansowe w aplikacji Xxxxxx.Xxx
● Kontakt z ksişgową i kadrową przez:
- Czat wewnątrz aplikacji
- Telefon
Kadry i płace:
● Sporządzanie list płac
● Rozliczenie umowy o pracş: 40 PLN netto
● Rozliczenie umowy cywilnoprawnej: 30 PLN netto
Aplikacja finansowa Xxxxxx.Xxx:
● sprzedaż
● koszty
● dokumenty
● płatności
● finanse
● dostşp do aktualnej bazy wzorów dokumentów dot. Spółki i wspólników (uchwały, umowy)
● dostşp do aktualnej bazy wzorów dokumentów kadrowych (umowy, wnioski)
PAKIET PLUS
od 1499 PLN netto Dokumentów ksişgowych w pakiecie: 30
Ksişgowość:
● zakres usług wchodzących w pakiet STARTER
● raportowanie rozrachunków
● kontakty z US i ZUS - 2h/miesiąc
● dodatkowa sprawozdawczość na życzenie (Bilans, dane wymagane przez banki, instytucje leasingowe itp.)
● Deklaracja ZUS jako wspólnika spółki
● raportowanie GUS
● kontakt z ksişgową i kadrową także przez spotkania wideo online
Kadry i płace:
● zakres usług wchodzących w pakiet STARTER
● prowadzenie akt osobowych pracowników
● generowanie paczki przelewów wynagrodzeń do importu do banku
● rozliczenie umowy o pracş: 80 PLN netto
● rozliczenie umowy cywilnoprawnej: 50 PLN netto
Aplikacja:
● zakres usług wchodzących w pakiet STARTER
Dodatkowe usługi:
● 3h konsultacji z radcą prawnym w roku
● 3h konsultacji ksişgowo-finansowej odnośnie finansów i wyników firmy w roku
● 1h konsultacji z doradcą podatkowym w roku
Ksişgowość:
● zakres usług wchodzących w pakiet PLUS
● ksişgowanie raportu kasowego
● Kontakty z US i ZUS
● Pobieranie zestawień lub raportów z systemów udostşpnionych przez klienta
● wirtualny CFO - Dodatkowe raportowanie finansowe uzgodnione indywidualnie
● Rozliczanie ryczałtu od najmu nieruchomości osób fizycznych
● możliwość osobistego spotkania z ksişgową i kadrową w siedzibie ALTERA
Kadry i płace:
● zakres usług wchodzących w pakiet PLUS
● sporządzanie umów i dokumentów dot. zatrudnienia pracowników i zleceniobiorców
● audyt akt osobowych pracowników
● obsługa PPK
● obsługa PFRON
● informowanie o terminach badań lekarskich, szkoleń BHP
PAKIET PREMIUM
od 2399 PLN netto Dokumentów ksişgowych w pakiecie: 80
● raportowanie GUS
● rozliczenie umowy o pracş: 95 PLN netto
● rozliczenie umowy cywilnoprawnej: 65 PLN netto
Aplikacja:
● zakres usług wchodzących w pakiet PLUS
Dodatkowe usługi:
● Wirtualne biuro
● 6h konsultacji z radcą prawnym w roku
● 6h konsultacji ksişgowo-finansowej odnośnie finansów i wyników firmy w roku
● 2h konsultacji z doradcą podatkowym w roku
D. Xxxxxx usług wykraczających poza pakigt dla ksiąg handlowych:
Ksişgowość:
● Ksişgowanie dodatkowego Dokumentu ksişgowego - 25 PLN/szt.
● Ksişgowanie raportu kasowy i wyciągu bankowego (w przypadku niedostarczania wyciągów bankowych w formacie MT940): 2,50 PLN/pozycja na raporcie
● Sporządzanie sprawozdań finansowych rocznych - opłata jak za 1 miesiąc (średnia z roku sprawozdawczego)/szt.
● Sporządzanie deklaracji rocznej PIT - opłata jak za 1 miesiąc (średnia z roku sprawozdawczego)/szt.
● Deklaracja ZUS jako wspólnika spółki - 50 PLN/szt.
● Rozliczanie ryczałtu od najmu nieruchomości osób fizycznych - 50 PLN/szt.
● Raport brakujących rozrachunków - 50 PLN/szt.
● Dodatkowe kontakty z US i ZUS - 149 PLN/h
● Dodatkowa sprawozdawczość na życzenie (dane wymagane przez banki, instytucje leasingowe itp.) - 150 PLN/szt.
● Pobieranie zestawień lub raportów z systemów udostşpnionych przez klienta - 100 PLN/szt.
● Raportowanie GUS - 150 PLN/szt.
● Wirtualny CFO - Dodatkowe raportowanie finansowe - cena ustalana indywidualnie
● Rozliczanie delegacji - cena ustalana indywidualnie
Kadry i płacg:
● Prowadzenie akt osobowych pracowników - 50 PLN/pracownik
● Sporządzanie deklaracji rocznej PIT-11/PIT-4 za pracowników - 35 PLN/szt.
● Generowanie paczki przelewów wynagrodzeń do importu do banku - 100 PLN/szt.
● Audyt akt osobowych pracowników - 30 PLN / pracownik
● Obsługa PPK - 10 PLN/pracownik
● Obsługa PFRON - 10 PLN/pracownik
● Sporządzanie umów i dokumentów dot. zatrudnienia pracowników i zleceniobiorców - 50 PLN/szt.
● Informowanie o terminach badań lekarskich, szkoleń BHP - 100 PLN/szt.
● Raportowanie GUS - 150 PLN/szt.
Dodatkowg usługi:
● Wirtualne biuro (179 PLN/ miesiąc)
● 1h konsultacji ksişgowo-finansowej odnośnie finansów i wyników firmy - 200 PLN/h
● 1h konsultacji z radcą prawnym - 300 PLN/h
● 1h konsultacji z doradcą podatkowym - 400 PLN/h
● sporządzenie pisma czy umowy przez radcş prawnego - 250 PLN/h
● dodatkowe usługi ksişgowe i kadrowo-płacowe wykraczające poza pakiety (uzgodnione wcześniej drogą elektroniczną) - 179 PLN/h
Zasady naliczania wynagrodzgnia
1. Z tytułu świadczenia Usług, ALTERA bşdzie przysługiwać od Zleceniodawcy wynagrodzenie naliczane według ilości dokumentów oraz raportów kasowych zaewidencjonowanych w programie ksişgowym oraz wedle ilości i typu dodatkowych usług świadczonych przez ALTERA na rzecz Zleceniodawcy w danym miesiącu kalendarzowym, zgodnie z wysokością wynagrodzenia określonym w cenniku umieszczonym w Regulaminie.
2. Wynagrodzenie z tytułu świadczenia Usług objştych pakietem wybranym przez Zleceniodawcş bşdzie dokonywane przez Zleceniodawcş z góry za wybrany przez Zleceniodawcş pakiet, poprzez system elektronicznych płatności za kolejny miesiąc rozliczeniowy. Po zaksişgowaniu płatności przez ALTERA wystawiana bşdzie faktura VAT wysyłana Zleceniodawcy na adres e-mail wskazany w treści Regulaminu.
3. Wynagrodzenie z tytułu świadczenia usług wykraczających poza wybrany pakiet bşdzie dokonywane przez Zleceniodawcş na podstawie faktur VAT wystawionych przez ALTERA, w terminie 7 dni od daty otrzymania faktury przez Zleceniodawcş, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze. W niniejszej sytuacji ALTERA wystawi fakturş VAT na dodatkowe usługi na koniec miesiąca kalendarzowego, w którym nastąpiło wykonanie przez ALTERA dodatkowej usługi.
4. Wynagrodzenia, o których mowa w niniejszej Umowie, bşdą powişkszone o należny podatek VAT według stawki właściwej w dniu wystawienia faktury VAT.
5. W razie nieterminowej zapłaty, ALTERA przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.
6. ALTERA podwyższy wynagrodzenie, o którym szczegółowo mowa w cenniku:
a. w miesiącu nastşpującym po miesiącu ogłoszenia przez XXX wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych (inflacja) o roczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych (inflacja) publikowany na stronie Głównego Urzşdu Statystycznego,
b. po upływie sześciu miesişcy od miesiąca ogłoszenia przez GUS wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych (inflacja) za rok poprzedni, o roczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowany na stronie Głównego Urzşdu Statystycznego jeżeli wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych (inflacja) przekracza 10%.
7. Zmiany wynagrodzenia określone w punkcie 6, nie wymagają dla swojej ważności zawarcia aneksu. Zmiana staje siş skuteczna w momencie uzgodnienia nowej wysokości wynagrodzenia dokonanego drogą e-mailową przez Strony umowy.
8. ALTERA zobowiązuje siş poinformować drogą elektroniczną Zleceniodawcş o każdorazowej zmianie wysokości wynagrodzenia.
9. Zleceniodawca wyraża zgodş na wystawianie i przesyłanie przez ALTERA faktur w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Xx. X. x 0000 x. Xx 000 poz. 1054 ze zmianami) w uzgodnionym formacie PDF, zapewniającym autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.
10. Faktury za usługi ksişgowe wystawiane przez ALTERA wysyłane bşdą na adres e-mail wskazany przez Zleceniodawcş w niniejszej umowie.
11. Niewykorzystana liczba godzin wszelkich konsultacji świadczonych przez ALTERA, godzin kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych lub Urzşdem Skarbowym oraz niewykorzystanie limitu wszelkich dokumentów zawartych w pakietach, nie przechodzą na nastşpne miesiące kalendarzowe.
12. Niewykorzystana liczba dokumentów ksişgowych przewidziana w wybranym przez Zleceniodawcş pakiecie, nie przechodzi na nastşpny miesiąc kalendarzowy.
13. Cennik dotyczy usług świadczonych w jşzyku polskim. W przypadku konieczności świadczenia usług w jşzyku obcym, ALTERA naliczy do każdej z powyższych kwot, opłatş dodatkową w wysokości dodatkowych dwudziestu procent od wartości wykonywanej usługi. Świadczenie usług w jşzyku obcym możliwe jest po uprzednim uzgodnieniu drogą e-mailową zakresu świadczonej usługi.
5. Przgchowywanig dokumgntów w ALTERA
1. Ksişgi bşdą prowadzone i przechowywane wraz z dokumentami źródłowymi w formie elektronicznej w wirtualnej bazie danych znajdujące siş na fizycznych serwerach należących do dostawców danej usługi chmurowej.
2. Na żądanie Zleceniodawcy, ALTERA wyda Zleceniodawcy dokumenty źródłowe w formie elektronicznej niezwłocznie, nie później jednak niż w 21 dni od takiego żądania.
6. Prawa i obowiązki Stron
1. Zleceniodawca zobowiązany jest do przekazywania kompletu dokumentów i informacji stanowiących podstawş świadczenia Usług dotyczących każdego miesiąca kalendarzowego:
A. do 7. dnia kalendarzowego nastşpującego po miesiącu, którego dotyczą, tzn. faktury kosztowe, faktury sprzedażowe (format JPK_FA oraz PDF w sytuacji, gdy faktury sprzedażowe nie są wystawiane przez Xxxxxx.Xxx), wyciągi bankowe (w formacie MT940 oraz w formacie PDF), raporty kasowe, wszelkie pozostałe dokumenty ksişgowe wymagające uwzglşdnienia w ksişgach; Zleceniodawca odpowiada w pełni za nieterminowe i niekompletne dostarczenie dokumentacji ALTERA.;
B. Wyjątkiem od obowiązku przekazywania kompletu dokumentów i informacji stanowiących podstawş świadczenia Usług dotyczących każdego miesiąca kalendarzowego do 7. dnia kalendarzowego nastşpującego po miesiącu, którego dotyczą jest wystawianie dokumentów ksişgowych przez kontrahentów Zleceniodawcy po terminie określonym w pkt. 1 lit. A.; zleceniodawca zobowiązany jest do niezwłocznego dostarczenia ich ALTERA poprzez Xxxxxx.Xxx;
C. dostarczanie dokumentów i informacji niezbşdnych do naliczania płac oraz rachunków do umów cywilnoprawnych w terminie do 5 dni kalendarzowych przed obowiązującym terminem wynagrodzeń.
2. Dostarczone dokumenty powinny być opisane przez Zleceniodawcş w sposób umożliwiający ich zaewidencjonowanie zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zasadami Polityki Rachunkowości Zleceniodawcy. Zleceniodawca zobowiązuje siş do kontroli merytorycznej dowodów ksişgowych. Kontrola merytoryczna dowodów ksişgowych odbywa siş w aplikacji Xxxxxx.Xxx.
3. Dokumenty powinny być dostarczone w porządku tematycznym wskazanym przez ALTERA i zgodnie z zakładkami udostşpnionymi Zleceniodawcy w Xxxxxx.Xxx:
A. zakładka “Sprzedaż”- faktury przychodowe wystawione w aplikacji Xxxxxx.Xxx,
B. zakładka “Koszty”- faktury kosztowe,
C. zakładka “Dokumenty”, folder “20XX”- po wybraniu miesiąca, którego dotyczy dokument, umieszczamy wyciągi bankowe, raporty kasowe, pozostałe dokumenty ksişgowe.
4. ALTERA ma prawo żądać od Zleceniodawcy składania dodatkowych wyjaśnień w odniesieniu do przekazanej dokumentacji za pośrednictwem Xxxxxx.Xxx.
5. ALTERA jednocześnie zastrzega sobie możliwość nagrywania rozmów telefonicznych wykonywanych mişdzy Zleceniodawcą a ALTERA oraz mişdzy pracownikami, zleceniobiorcami i współpracownikami Stron w celu użytku wewnştrznego.
6. Zleceniodawca zobowiązuje siş do wystawiania faktur sprzedażowych poprzez korzystanie z aplikacji Xxxxxx.Xxx (xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxx). W sytuacji zaistnienia okoliczności uniemożliwiających Zleceniodawcy wystawianie faktur sprzedażowych poprzez korzystanie z aplikacji Xxxxxx.Xxx, Zleceniodawca zobowiązuje siş skontaktować
z ALTERA w celu odbycia indywidualnej konsultacji skutkującej zawarciem porozumienia mişdzy Stronami zawartego drogą e-mailową. Porozumienie zawarte mişdzy Stronami może skutkować naliczeniem indywidualnie ustalonej dodatkowej opłaty za ksişgowanie faktur sprzedażowych wystawianych poza aplikacją Xxxxxx.Xxx.
7. W przypadku zaistnienia braków i wad w dokumentacji dostarczonej ALTERA, Zleceniodawca zobowiązuje siş do niezwłocznego usunişcia wad i uzupełnienia braków,, nie później jednak niż w terminie 3 dni roboczych po otrzymaniu informacji od ALTERA.
8. W przypadku braku żądania do złożenia dodatkowych wyjaśnień, o których mowa w pkt 4 powyżej uznaje siş, że według wiedzy i doświadczenia ALTERA dokumenty nie budzą wątpliwości i mogą być podstawą do świadczenia Usług.
9. W przypadku niedotrzymania przez Zleceniodawcş terminów określonych w Regulaminie ALTERA uzna posiadane dokumenty i informacje za kompletne i stanowiące podstawş do należytego świadczenia Usług na podstawie niniejszej Umowy.
10. W przypadku wadliwości lub braku opisu dokumentacji, o którym mowa w pkt 2 i 3 niniejszego Regulaminu, ALTERA dołoży wszelkich starań, aby zaksişgować dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz domniemaną intencją Zleceniodawcy.
11. Wszelkie ewentualne konsekwencje wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań Zleceniodawcy obciążają wyłącznie Zleceniodawcş, w szczególności opóźnienie w dostarczeniu kompletu dokumentów lub informacji przez Zleceniodawcş w ustalonym terminie zwalnia ALTERA z:
a. prowadzenia ksiąg zgodnie z zasadami i terminami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj.: Dz.U. z 2016 r., poz. 1047 z późniejszymi zmianami) w tym z raportowania Zleceniodawcy wszelkich wyników podatkowych;
b. obowiązku wypełnienia deklaracji podatkowych i ubezpieczeń społecznych w terminach wynikających z przepisów prawa podatkowego,
c. sporządzenia sprawozdania finansowego, tzn. rachunku zysku i strat, bilansu rocznego oraz informacji dodatkowej za bieżący rok podatkowy, za który ALTERA zobowiązała siş do świadczenia usług ksişgowych w sytuacji otrzymania kompletnych i rzetelnych dokumentów.
12. Zleceniodawca odpowiada w pełni za nieterminowe i niekompletne dostarczenie dokumentacji ALTERA. W szczególności, jeżeli z tytułu nieprawidłowego bądź nieterminowego wykonania przez Zleceniodawcş obowiązków terminowego dostarczenia prawidłowej i kompletnej dokumentacji i informacji niezbşdnych do świadczenia Usług powstały zaległości podatkowe obciążające Zleceniodawcş, ALTERA nie ponosi żadnej odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody z tego tytułu w postaci przykładowo: naliczonych odsetek ustawowych albo kar pienişżnych lub grzywien orzeczonych w postşpowaniu karno-skarbowym.
13. ALTERA zobowiązuje siş wykonywać powierzone jej usługi z najwişkszą starannością i w miarş możliwości nieuchybiając przy tym żadnym terminom.
14. ALTERA zobowiązuje siş zamknąć rozliczenia i przekazać wszelkie informacje finansowe i podatkowe dotyczące rozliczeń Zleceniodawcy w terminach wymaganych dla celów podatkowych.
15. W momencie nieterminowego dostarczania dokumentów przez Zleceniodawcş, ALTERA zobowiązuje siş zamknąć rozliczenia i przekazać wszelkie informacje finansowe i podatkowe dotyczące rozliczeń Zleceniodawcy nie później niż w 30 dni roboczych po otrzymaniu kompletu dokumentów za dany miesiąc kalendarzowy, którego dokumenty dotyczą.
16. Przy świadczeniu Usług, ALTERA zobowiązuje siş badać otrzymane dokumenty pod wzglşdem formalnym i rachunkowym oraz poinformować Zleceniodawcş o wszelkich brakach lub wadliwości odebranej dokumentacji niezwłocznie po ich stwierdzeniu.
17. XXXXXX przyjmuje na siebie odpowiedzialność za zaniechanie, zaniedbanie lub nienależyte prowadzenie dokumentacji w szczególności za:
a. prawidłowość materialną ksiąg, polegającą na prowadzeniu ich zgodnie ze stanem rzeczywistym;
b. prawidłowość formalną ksiąg, polegającą na prowadzeniu ich zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;
c. za stosowanie interpretacji odpowiednich przepisów prawnych, obowiązującej w dacie dokonywania stosownych zapisów ksişgowych, przeprowadzonej przez upoważnione do tego podmioty lub uzyskanej od kompetentnych organów podatkowych,
d. terminowe naliczanie list płac oraz rozliczanie umów cywilnoprawnych, w tym prawidłowe obliczanie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych obciążających przedsişbiorcş.
18. Zleceniodawca w ciągu 5 dni kalendarzowych od dnia zawieszenia jednoosobowej działalności gospodarczej zobowiązany jest do poinformowania ALTERA o swojej decyzji. Zleceniodawca zobowiązany jest dokonać tego drogą elektroniczną poprzez wiadomość wysłaną przez Xxxxxx.Xxx. Od dnia zawieszenia prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej przez Zleceniodawcş do dnia odwieszenia prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej przez Zleceniodawcş lub jej zakończenia, ALTERA zaprzestaje świadczenia Zleceniodawcy kompleksowych usług ksişgowych, kadrowo-płacowych oraz doradztwa ksişgowo-biznesowego, a Zleceniodawca zostaje zwolniony z uiszczania wynagrodzenia na rzecz ALTERA za powyższe usługi. W sytuacji, gdy Zleceniodawca zdecyduje siş odwiesić prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, ALTERA wznawia świadczenie usług a Zleceniodawca zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia na rzecz ALTERA za powyższe usługi zgodnie z cennikiem za dany pakiet.
7. Czas trwania umowy, zawigszgnig świadczgnia usług oraz rozwiązanig i wypowigdzgnig umowy
Czas trwania
1. Umowa zawarta zostaje na czas nieokreślony.
2. Każda ze Stron ma prawo wypowiedzieć Umowş w formie pisemnej z zachowaniem 3 (słownie: trzy) miesişcznego okresu wypowiedzenia, liczonego od pierwszego dnia miesiąca nastşpującego po miesiącu, w którym wypowiedzenie zostało dorşczone.
Zawigszgnig świadczgnia usług
1. ALTERA bşdzie uprawniona do zawieszenia świadczenia Usług, jeżeli Zleceniodawca opóźni siş z płatnością czşści lub całości wynagrodzenia przynajmniej o 14 dni. ALTERA po upływie terminu płatności wynagrodzenia i przed zawieszeniem świadczenia Usług zobowiązuje siş wysłać dwa przypomnienia o konieczności dokonania płatności na adres e mail Zleceniodawcy wskazany w niniejszej umowie. ALTERA powiadomi drogą mailową Zleceniodawcş niezwłocznie o zawieszeniu świadczenia usług aż do momentu dokonania zapłaty całości zaległego wynagrodzenia przez Zleceniodawcş.
2. W przypadku zawieszenia świadczenia Usług, ALTERA nie bşdzie odpowiedzialna za jakiekolwiek związane z tym konsekwencje, a skorzystanie przez ALTERA z uprawnienia do zawieszenia świadczenia Usług nie stanowi niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy i nie może być podstawą żadnych roszczeń wobec ALTERA.
3. Powyższe nie pozbawia ALTERA prawa dochodzenia roszczeń z tytułu realizacji niniejszej Umowy.
Wypowigdzgnig umowy
1. ALTERA może wypowiedzieć Umowş w formie pisemnej bez zachowania okresu wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym:
a. jeśli Zleceniodawca pozostaje w zwłoce z płatnością całego lub czşści wynagrodzenia należnego ALTERA na podstawie Umowy przez okres powyżej 30 dni;
b. jeśli od momentu podpisania umowy mişdzy Zleceniodawcą a ALTERA nie dojdzie do świadczenia usług określonych w niniejszej umowie za jeden pełny miesiąc rozliczeniowy w terminie trzech miesişcy licząc od pierwszego miesiąca objştego świadczeniem usług przez ALTERA na rzecz Zleceniodawcy. W momencie zaistnienia niniejszej sytuacji, Zleceniodawca zobowiązuje siş do zapłaty na rzecz ALTERA dodatkowego wynagrodzenia za usługş wdrożenia w wysokości 1.500 PLN netto (słownie: tysiąc pişćset PLN netto) płatnego na podstawie wystawionej przez ALTERA faktury VAT przesłanej Zleceniodawcy na adres e-mail określony w umowie mişdzy Stronami,
c. w przypadku braku kontaktu ze Zleceniodawcą, tzn. nie odbierania połączeń telefonicznych, nie odpisywania na próby kontaktu drogą elektroniczną, nie dostarczania
dokumentów rozliczeniowych oraz kadrowo-płacowych przez Zleceniodawcş, skutkujące niemożliwością świadczenia usług ksişgowych oraz kadrowo-płacowych przez ALTERA wystşpujący od momentu podpisania przez Zleceniodawcş oraz ALTERA umowy o kompleksowe usługi ksişgowe oraz kadrowo-płacowe do upływu sześciu miesişcy kalendarzowych liczonych od dnia podpisania umowy przez Zleceniodawcş.
Rozwiązanig umowy
1. W sytuacji, gdy w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy o świadczenie kompleksowych usług ksişgowych, kadrowo-płacowych oraz doradztwa ksişgowo-biznesowego przez Zleceniodawcş, Zleceniodawca zdecyduje siş na rozwiązanie powyższej umowy, zobowiązany jest do zapłacenia wynagrodzenia na rzecz ALTERA w wysokości 999 PLN (słownie: dziewişćset dziewişćdziesiąt dziewişć PLN) netto tytułem wynagrodzenia za wykonane czynności operacyjne przez ALTERA skutkujące podpisaniem umowy mişdzy Stronami.
2. W sytuacji rozwiązania Umowy ALTERA zwróci Zleceniodawcy ksişgi rachunkowe oraz wszelkie dokumenty związane z jej prowadzeniem, w tym bilans, rachunek wyników i wszystkie zapisy ksişgowe, w terminie 30 dni roboczych po ostatnim rozliczanym i zakończonym miesiącu, na adres e-mail wskazany w umowie w formie zaszyfrowanego pliku.
3. Zleceniodawca zobowiązany jest sprawdzić stan oraz kompletność zwróconej dokumentacji oraz zgłosić ALTERA wszelkie wady, błşdy lub nieścisłości w tej dokumentacji w terminie 3 miesişcy od dnia jej zwrotu, pod rygorem utraty prawa powoływania siş na takie wady w terminie późniejszym.
8. Siła wyższa
1. Żadna ze Xxxxx nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w wykonaniu któregokolwiek z zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy, jeżeli takie opóźnienie jest nastşpstwem okoliczności stanowiących Siłş wyższą rozumianą jako zdarzenie, którego nie można było przewidzieć przy zachowaniu staranności wymaganej w stosunkach profesjonalnych, które jest zewnştrzne zarówno w stosunku do ALTERA jak i Zleceniodawcy i któremu nie mogli siş oni przeciwstawić, działając z należytą starannością. Zdarzeniami siły wyższej w rozumieniu niniejszej Umowy są w szczególności: strajk generalny, trzşsienie ziemi, powodzie, epidemia, wojna, stan wojenny i inne zdarzenia elementarnych sił przyrody, których Strony nie mogą przezwycişżyć i nie przewidziały i nie mogły przewidzieć i które są zewnştrzne w stosunku do nich samych i ich działalności.
2. W przypadku wystąpienia zdarzeń obiektywnie utrudniających lub wyłączających możliwość wykonania zobowiązań umownych, np. w konsekwencji zachorowania na COVID-19 osoby odpowiedzialnej za wykonanie niniejszej umowy lub poddania jej
obowiązkowej kwarantannie, Xxxxxx nie ponoszą odpowiedzialności za opóźnienia w wykonaniu któregokolwiek z zobowiązań wynikających z niniejszej umowy.
3. Strona dotknişta Siłą wyższą bşdzie uprawniona (z zastrzeżeniem, że powiadomi drugą Stronş o wszelkich odpowiednich szczegółach dotyczących okoliczności danego przypadku oraz dokona wszelkich starań, aby przywrócić pełną wydajność, unikając nadmiernych opóźnień) do rozsądnego przedłużenia czasu na wykonanie takich zobowiązań. Jeśli opóźnienie nie zostanie usunişte w rozsądnym terminie, Strona nieopóźniająca może rozwiązać niniejszą Umowş ze skutkiem natychmiastowym, przesyłając drugiej Xxxxxxx pisemne wypowiedzenie Umowy.
9. Wyłączność świadczgnia usług przgz ALTERA
1. Zleceniodawca zobowiązuje siş, że nie bşdzie zlecał w jakiejkolwiek formie i na jakiejkolwiek podstawie, z pominişciem ALTERA, jakichkolwiek czynności objştych zakresem Usług określonych w niniejszym Regulaminie na rzecz pracowników (obecnych lub byłych) ALTERA, osób, które działają (lub działały) w imieniu lub na rzecz ALTERA na podstawie umów cywilnoprawnych bądź też osób, które współpracują (lub współpracowały) z ALTERA na innych podstawach, zarówno w okresie obowiązywania niniejszej Umowy, jak w okresie roku od jej rozwiązania lub wygaśnişcia.
2. Zlecenie czynności, o których mowa powyżej, możliwe jest wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody ALTERA. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, o którym mowa powyżej, ALTERA może żądać od Zleceniodawcy zapłaty kary umownej w wysokości równej 12-krotności wynagrodzenia miesişcznego należnego ALTERA od Zleceniodawcy. Kwota kary umownej wyliczona zostanie w oparciu o przeciştne miesişczne wynagrodzenie należne ALTERA od Zleceniodawcy w okresie obowiązywania niniejszej Umowy – odrşbnie za każdy przypadek naruszenia powyższego zobowiązania, nawet po rozwiązaniu niniejszej Umowy w jakimkolwiek trybie. Nie wyłącza to możliwości dochodzenia od Zleceniodawcy odszkodowania na zasadach ogólnych oraz skorzystania przez ALTERA z innych środków prawnych przewidzianych niniejszą Umową lub przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
10. Dokumgnty nigzbşdng do świadczgnia usług
DOKUMENTY WDROŻENIOWE
● dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza
● umowy najmu, leasingu i inne dotyczące działalności gospodarczej
1. KPIR
Jeżeli przed dniem podpisania umowy Zleceniodawca prowadził działalność gospodarczą należy dostarczyć (wymagane formaty: pdf, excel):
● zapisy z książki przychodów i rozchodów za rok bieżący
● kalkulacja miesişcznych lub kwartalnych zaliczek PIT Zleceniodawcy za rok bieżący
● ewidencjş środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
● ewidencjş wyposażenia
● deklaracje VAT za ostatni miesiąc lub kwartał bieżącego roku
● zestawienie rejestrów VAT za ostatni miesiąc lub kwartał bieżącego roku
● spis z natury za ostatni okres za jaki został sporządzony
● pliki JPK_VAT wysłane w bieżącym roku, wraz z UPO
● zapisy (magazyny) walutowe – jeśli wystşpowały transakcje w walucie
● zestawienie pożyczek wraz z harmonogramem spłat i naliczenia odsetek
● PIT za poprzedni rok obrachunkowy
2. RYCZAŁT
Jeżeli przed dniem podpisania umowy Zleceniodawca prowadził działalność gospodarczą należy również dostarczyć:
● zapisy z ewidencji ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych za rok bieżący
● kalkulacja miesişcznych lub kwartalnych zaliczek PIT Zleceniodawcy za rok bieżący
● deklaracje VAT za ostatni miesiąc lub kwartał bieżącego roku
● zestawienie rejestrów VAT za ostatni miesiąc lub kwartał bieżącego roku
● ewidencja środków trwałych
● PIT za poprzedni rok obrachunkowy
3. PRZEJĘCIE KSIĄG HANDLOWYCH
● Zestawienie obrotów i sald na ostatni dzień kalendarzowy poprzedniego okresu obrachunkowego oraz na dzień przejşcia ksiąg (format .pdf; .xml; arkusz Excel);
● JPK VAT w wersji elektronicznej, za wszystkie miesiące w danym roku oraz grudzień roku poprzedniego, wraz z UPO (w formacie .xml i w arkuszu Excel);
● wyliczenie zaliczek CIT za wszystkie miesiące w danym roku;
● Polityka rachunkowości (format .pdf);
● Sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy (format .xml i .pdf)
● CIT za poprzedni rok obrachunkowy (format .pdf);
● Ewidencje środków trwałych, wyposażenia i wartości niematerialnych i prawnych z historią o umorzeniu i innych zmianach wartości (format .pdf);
● Ewidencjş zakupu i sprzedaży VAT za dany rok obrachunkowy oraz grudzień roku poprzedniego (format .pdf; .xml); oraz pliki JPK_VAT wysłane w bieżącym roku, wraz z UPO
● Rozrachunki z kontrahentami w podziale na poszczególne nierozliczone dokumenty na ostatni dzień obrachunkowy oraz na dzień przekazania ksiąg (format .pdf i.xml oraz arkusz Excel);
● Dziennik - zestawienie zapisów ksişgowych za otwarty okres wraz z informacją o BO (arkusz Excel);
● Dodatkowe zestawienia dla otwartych pozycji typu RMK, PPO, PO (arkusz Excel);
● Zestawienie pożyczek wraz z harmonogramem spłat i naliczenia odsetek (arkusz Excel);
● Zapisy (magazyny) walutowe – jeśli wystşpowały transakcje w walucie;
● zestawienia - podsumowania magazynowe towarów, produktów lub wyrobów, jeżeli była prowadzona gospodarka magazynowa (np.: protokół inwentaryzacji; stan magazynowy na ostatni dzień obrachunkowy oraz na dzień przekazania ksiąg; wycena produkcji w toku);
● Dokumenty zgłoszeniowe i aktualizujące do US, CRBR, KRS, itp.;
DOKUMENTY KSIĘGOWE
1. Ksişgi handlowg
● faktury sprzedaży oraz faktury zakupu;
● faktury korygujące sprzedaży oraz zakupu;
● rachunki od kontrahentów zagranicznych ( jeżeli handel zagraniczny wystşpuje);
● dokumenty celne ( jeżeli wystşpuje handel pozaunijny);
● miesişczny raport fiskalny ( jeżeli sprzedaż jest ewidencjonowana za pomocą kasy fiskalnej);
● ewidencjş bezrachunkową;(kiedy nie ma ewidencji na kasie fiskalnej i faktur sprzedaży);
● polisy ubezpieczeniowe;
● noty obciążeniowe i uznaniowe wystawione przez kontrahentów lub własne;
● dokumenty potwierdzające dokonanie opłat: skarbowych, sądowych, notarialnych, dowodów potwierdzających dokonanie zapłat za opłaty i podatki lokalne (podatek od nieruchomości, podatek od środków transportu; opłata targowa);
● wyciągi bankowe (pdf oraz mt940);
● raporty kasowe ( jeżeli wystşpuje w firmie obrót gotówkowy);
● dokumenty podsumowujące miesişczny obrót magazynowy ( jeżeli wystşpuje obrót towarami);
● listy płac oraz wszelkie rachunki umów cywilnoprawnych ( jeżeli płace pracowników nie są obsługiwane w ALTERA);
● wszystkie inne dokumenty, które należy wprowadzić do ksiąg rachunkowych i mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą;
● umowy najmu, leasingu i inne dotyczące działalności gospodarczej.
2. KPIR
● faktury sprzedaży oraz faktury zakupu;
● faktury korygujące sprzedaży oraz zakupu;
● rachunki od kontrahentów zagranicznych ( jeżeli handel zagraniczny wystşpuje);
● dokumenty celne ( jeżeli wystşpuje handel pozaunijny);
● miesişczny raport fiskalny ( jeżeli sprzedaż jest ewidencjonowana za pomocą kasy fiskalnej);
● ewidencjş bezrachunkową;(kiedy nie ma ewidencji na kasie fiskalnej i faktur sprzedaży);
● polisy ubezpieczeniowe;
● noty obciążeniowe i uznaniowe wystawione przez kontrahentów lub własne;
● dokumenty potwierdzające dokonanie opłat: skarbowych, sądowych, notarialnych, dowodów potwierdzających dokonanie zapłat za opłaty i podatki lokalne (podatek od nieruchomości, podatek od środków transportu; opłata targowa);
● listy płac oraz wszelkie rachunki umów cywilnoprawnych ( jeżeli płace pracowników nie są obsługiwane w ALTERA);
● umowy najmu, leasingu i inne dotyczące działalności gospodarczej;
● oświadczenia dotyczące wprowadzania majątku prywatnego do środków trwałych jednoosobowej działalności gospodarczej;
● na ostatni dzień roku podatkowego- spis z natury;
● w przypadku przedsişbiorców niebşdących czynnymi podatnikami podatku od towarów i usług wymagane jest dostarczenie faktur od kontrahentów zagranicznych.
3. Ryczałt
Dokumenty stanowiące podstawş do zaewidencjonowania przychodu:
● faktury sprzedaży;
● faktury korygujące faktury sprzedaży;
● miesişczny raport fiskalny ( jeżeli sprzedaż jest ewidencjonowana za pomocą kasy fiskalnej);
● ewidencjş bezrachunkową;(kiedy nie ma ewidencji na kasie fiskalnej i faktur sprzedaży);
W przypadku przedsişbiorców bşdących czynnymi podatnikami podatku od towarów i usług:
● faktury zakupu oraz faktury korygujące faktury zakupu;
● rachunki od kontrahentów zagranicznych ( jeżeli handel zagraniczny wystşpuje);
● dokumenty celne ( jeżeli wystşpuje handel pozaunijny);
W przypadku przedsişbiorców niebşdących czynnymi podatnikami podatku od towarów i usług wymagane jest dostarczenie faktur od kontrahentów zagranicznych.
DOKUMENTY KADROWO-PŁACOWE
● do 25 dnia miesiąca (dotyczy firm wypłacających wynagrodzenia pracowników do końca miesiąca)
● do 5 dnia miesiąca nastşpnego, za miesiąc poprzedni, który jest rozliczany (dotyczy firm wypłacających wynagrodzenia pracowników do 10 dnia nastşpnego miesiąca)
Dokumenty niezbşdne do sporządzenia listy płac, rachunków do umów zlecenia:
● Ewidencja obecności pracowników (listy obecności, inna forma ewidencji)
● Wnioski urlopowe bądź inne dokumenty potwierdzające nieobecność w pracy
● Informacje dotyczące dodatkowych poza wymienionymi w umowie o pracş składników wynagrodzeń: premii, nagród, dodatków funkcyjnych, stażowych, itp.
● Oświadczenia o ilości przepracowanych godzin zleceniobiorcy
Dokumenty należy dodać do aplikacji Xxxxxx.Xxx zgodnie z miesiącem rozliczenia do odpowiednich folderów w zakładce Płace .
Jeżeli na dzień podpisania umowy Zleceniodawca zatrudnia pracowników i/lub osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej na umowş-zlecenie albo umowş o dzieło - najpóźniej w dniu roboczym poprzedzającym początek pierwszego okresu rozliczeniowego, w którym usługa zaczyna być świadczona należy dostarczyć:
● aktualna lista pracowników na umowş o pracş i umowş zlecenie;
● kompletne akta osobowe pracowników (zawierające: umowy, aneksy, kwestionariusze osobowe, zaświadczenia lekarskie, potwierdzenia odbytych szkoleń BHP, inne dokumenty wymagane przez polskie prawa o pracy);
● umowy cywilnoprawne wraz z aneksami do tych umów oraz oświadczeniami zleceniobiorców - jeżeli takie zostały zawarte;
● listy płac, zestawienie wypłaconych rachunków z tytułu zawartych umów zleceń za wszystkie miesiące bieżącego roku podatkowego;
● karty wynagrodzeń z ostatnich 12 miesişcy poprzedzających pierwszy miesiąc obsługi
● karty zasiłkowe;
● bilans urlopowy aktualnie pracujących pracowników na koniec miesiąca poprzedzającego pierwszy miesiąc obsługi (urlopy zaległe, urlopy bieżące) wraz z wnioskami urlopowymi
● przyjşte przez zleceniodawcş terminy wypłaty (regulaminy wynagrodzeń, wszelkie inne regulaminy kadrowo-płacowe, zarządzenia)
● baza danych PŁATNIK, baza programu kadrowo - płacowego
11. Zasady przgtwarzania danych osobowych przgz ALTERA
1. Strony zgodnie ustalają, że dane osobowe dostarczone przez Spółkş lub jej pracowników i przedstawicieli bşdą przetwarzane przez ALTERA jako administratora danych osobowych wyłącznie w związku z oraz na potrzeby:
a. świadczenia usług stanowiących przedmiot niniejszej Umowy,
b. zapewnienia zgodności ze wszelkimi właściwymi wymogami, wynikającymi z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, lub wymogami dotyczącymi wykonywania zawodu;
c. realizacji żądań i komunikacji ze strony właściwych organów administracji publicznej;
d. obsługi administracyjnej niniejszej Umowy, zapewnienia zgodności z politykami wewnştrznymi oraz analizy ryzyka, zarządzania stosunkami z klientami;
e. korzystania z systemów i aplikacji (wewnştrznych i udostşpnianych przez stronş trzecią) dla potrzeb obsługi infrastruktury informatycznej;
f. korzystanie z profesjonalnych usług archiwizacji dokumentów („Cele Przetwarzania”).
2. Dane osobowe mogą dotyczyć przedstawicieli, pracowników, członków zespołów projektowych, dostawców i współpracowników Spółki, a także obejmować dane osobowe zawarte w informacjach pozyskanych przez ALTERA w związku z wykonywaniem postanowień niniejszej Umowy
3. Dla Celów Przetwarzania, o których mowa w ust. 1 powyżej, dane osobowe mogą zostać przekazane do oraz mogą być przetwarzane przez odbiorców danych osobowych (obejmujących administratorów i podmioty przetwarzające), zgodnie ze wskazaniem zawartym w niniejszym Załączniku.
4. W celu uniknişcia wątpliwości, ALTERA oświadcza, iż:
a. w związku z obsługą infrastruktury informatycznej, o której mowa w ust. 1 lit. e powyżej, dane osobowe mogą być powierzane do przetwarzania spółce SCAPAFLOW CONSULTING SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Warszawie przy xx. Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, pod numerem KRS: 0000312284, NIP: 5213501786, REGON: 141547657 („Scapaflow”) - umowa o świadczenie usług wsparcia w zakresie systemu enova365
b. w związku z obsługą infrastruktury informatycznej, o której mowa w ust. 1 lit. e powyżej, dane osobowe mogą być powierzane do przetwarzania spółce SUPPORT ONLINE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (02-822) przy xx. Xxxxxxxx 00, wpisaną do rejestru przedsişbiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS: 0000078497, NIP: 9512032692, REGON: 017431965 („Support Online”) na podstawie stałej umowy o świadczenie usług informatycznych
c. w związku z obsługą infrastruktury informatycznej, o której mowa w ust. 1 lit. e powyżej, dane osobowe mogą być powierzane do przetwarzania spółce Alphamoon spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu przy xx. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, wpisaną do Rejestru Przedsişbiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000621513, posiadającą numer identyfikacji podatkowej NIP: 8943079568 oraz numer statystyczny REGON: 364634116, (“Alphamoon”) na podstawie stałej umowy o świadczenie usług informatycznych.
5. ALTERA oświadcza, iż przetwarzanie danych osobowych zarówno przez ALTERA, jak i przez każdą ze Spółek Powiązanych odbywać siş bşdzie w oparciu o i zgodnie z zasadami, określonymi w art. 5 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (DZ.U.UE.L.2016.119.1.) („RODO”).
6. ALTERA oświadcza, że przetwarzanie danych jest niezbşdne do właściwego wykonania postanowień Umowy, co stanowi podstawş prawną przetwarzania, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
7. Przekazywanie danych osobowych może obejmować przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), jednak tylko pod warunkiem, że zostaną spełnione wymogi prawne w zakresie transferów tego typu, określone w obowiązującym prawodawstwie w zakresie ochrony danych.
8. Wszystkie dane osobowe, zawarte w dokumentach przekazanych przez Spółkş, bşdą przechowywane przez cały okres obowiązywania niniejszej Umowy, jak również przez okres 10 (słownie: dziesişciu) lat od wygaśnişcia stosunku umownego, z zastrzeżeniem
wymogów wynikających z odpowiednich przepisów prawa, w tym regulacji dotyczących zapobieganiu praniu brudnych pienişdzy oraz finansowaniu terroryzmu lub innych właściwych, powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
9. Każda ze Stron ma obowiązek stosować siş do aktualnie obowiązującego prawodawstwa w zakresie ochrony danych osobowych, w ramach przetwarzania danych osobowych. Spółka potwierdza, że wszystkie dane osobowe przekazywane ALTERA zostały zgromadzone zgodnie z prawem, w sposób niebudzący wątpliwości co do uczciwości oraz z zachowaniem zasad przejrzystości.
10. Osoba, bşdąca podmiotem danych osobowych ma prawo zażądać dostşpu do swoich danych osobowych oraz do żądania ich zmiany, sprostowania, usunişcia lub ograniczenia przetwarzania, a także ma prawo do ich przenoszenia na zasadach wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
11. O ile nie wymaga to niewspółmiernych nakładów, Spółka zwróci uwagş podmiotów, których dane dotyczą (odpowiednio pracowników tych podmiotów, przedstawicieli, współpracowników i klientów) na zawarte powyżej informacje na temat przetwarzania danych osobowych.
12. Przykładowg glgktroniczng obrazy dokumgntu źródłowggo dodawang do Xxxxxx.Xxx.
● obraz dodany poprawnie (orientacja pionowa)
● obraz dodany niepoprawnie (orientacja pozioma)
● obraz dodany niepoprawnie (wişcej niż jeden dokument na jednym obrazie)
● obraz dodany niepoprawnie (dokument ucişty, niemożliwe odczytanie danych)
13. Przgpisy końcowg
1. Niniejszy Regulamin wiąże Zleceniodawcş, w przypadku:
1.1. dorşczenia Regulaminu przed zawarciem Umowy, a także
1.2. udostşpnienia Regulaminu w postaci elektronicznej,
1.3. wskazania na jego publikacjş na stronie internetowej ALTERA.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa powszechnie obowiązującego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
3. Regulamin niniejszy wchodzi w życie z dniem 01.02.2023
4. W przypadku gdy całość lub czşść któregokolwiek z postanowień Umowy lub Regulaminu okażą siş niezgodne z prawem lub niewykonalne, pozostałe postanowienia i pozostała czşść kwestionowanego postanowienia pozostają w pełnej mocy.
5. Strony dołożą wszelkich starań do polubownego rozwiązania wszelkich sporów wynikających z Umowy lub pozostających w związku z Umową.
6. W przypadku braku dojścia do polubownego rozwiązania zaistniałego sporu, do rozstrzygania sporów wynikłych na tle wykonywania niniejszej Umowy lub jej interpretacji właściwy bşdzie sąd powszechny właściwy dla siedziby ALTERA.