WZÓR UMOWY nr ……………………….

Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego nr OIP/NMF.2230.1.2023

WZÓR UMOWY nr ……………………….

zawarta w dniu ……………. października 2023 roku w Koszalinie, pomiędzy

Skarbem Państwa - Okręgowym Inspektoratem Służby Więziennej w Koszalinie z siedzibą przy ul. Xxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx , posiadającym nr NIP 669 187 76 01

reprezentowanym przez płk. Xxxxxx Xxxxxxxx – Dyrektora Okręgowego Służby Więziennej w Koszalinie , zwanym dalej Zamawiającym,

a ……………………………. ………………………….. z siedzibą………………………………………………………………… o nr NIP …………………….., REGON …………………….. reprezentowanym przez

……………………………………………………………………………………………. zwanym dalej Wykonawcą ,  

wspólnie zwanymi Stronami.

Umowa jest realizowana w ramach projektu Koncepcja rozwoju idei sprawiedliwości naprawczej i mediacji w Służbie Więziennej finansowany w ramach projektu „Pilotażowe kompleksy penitencjarne” przez Norweski Mechanizm Finansowy.

§ 1

TRYB POSTĘPOWANIA

1. Zapytanie ofertowe prowadzone jest na podstawie Zarządzenia Nr 56/2020 Dyrektora Okręgowego Służby Więziennej w Koszalinie z dnia 31.12.2020 roku w sprawie regulaminu udzielanie zamówień publicznych w Okręgowym Inspektoracie Służby Więziennej w Koszalinie.

2. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone w oparciu o zasadę konkurencyjności określoną w  Wytycznych w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021.

3. Postępowanie nie jest prowadzone w oparciu o przepisy ustawy z 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2023 r., poz. 1605 z późn. zm.)

§ 2

PRZEDMIOT UMOWY

1. Przedmiotem umowy jest zorganizowanie i przeprowadzenie 128 godzin zegarowych dyżurów mediatora i przeprowadzenie do 10 mediacji dla skazanych odbywających karę w Areszcie Śledczym w Koszalinie / Zakładzie Karnym w Nowogardzie podległych Dyrektorowi Okręgowemu Służby Więziennej w Koszalinie zwanych dalej jednostkami.

2. Dyżur jednorazowo trwa minimum 4 godziny, a jego maksymalny czas trwania nie może przekroczyć 6 godzin w ciągu doby, średnio 4 dyżury w miesiącu w okresie od …. listopada 2023 do 30 kwietnia 2024 r.

3. W trakcie dyżurów Wykonawca udziela zainteresowanym informacji o instytucji mediacji, w  szczególności o zasadach mediacji, sposobie jej rozpoczęcia i przebiegu, możliwości mediacji w innych obszarach np. sądowej w sprawach cywilnych, gospodarczych, rodzinnych czy z zakresu prawa pracy, a  także korzyściach płynących z tej formy rozstrzygania sporów i kosztach, przeprowadzenie mediacji w warunkach izolacji penitencjarnej, w której co najmniej jedną ze stron jest osoba osadzona w jednostce penitencjarnej.

4. Mediacje będą skierowane do absolwentów programu „Mediacje po wyroku” przy założeniu, że co najmniej jedną ze stron będzie osoba osadzona w jednostce penitencjarnej.

5. Postępowanie mediacyjne zależnie może być realizowane w formie mediacji bezpośrednich lub pośrednich/wahadłowych.

6. Zgodnie z przyjętymi standardami prowadzenie mediacji w warunkach izolacji więziennej mediacja jest dobrowolna i stanowi poufną metodę rozwiązywania sporów, w której strony sporu z pomocą bezstronnego mediatora dochodzą do porozumienia.

7. Miejscem prowadzenie dyżurów mediatora i/lub przeprowadzenia mediacji będzie przystosowane do tego celu pomieszczenie na terenie Aresztu Śledczego w Koszalinie / Zakładzie Karnym w Nowogardzie.

8. Wykonawca w terminie 3 dni od podpisania umowy przedstawi Zamawiającemu do akceptacji szczegółowy harmonogram realizacji dyżurów mediacji.

9. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie przygotowanie zawodowe oraz właściwe umocowanie do wykonywania umowy oraz znane mu są przepisy regulujące właściwe wykonanie umowy.

10. Niniejsza umowa zawarta jest na potrzeby realizacji projektu „Pilotażowe kompleksy penitencjarne” współfinansowanego ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 w ramach Programu Operacyjnego „Sprawiedliwość”.

§ 3

WYKONYWANIE UMOWY

1. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do:

1. wykonania przedmiotu umowy z zachowaniem zasad etyki zawodowej oraz z najwyższą starannością wymaganą dla tego typu usług,

2. prowadzenia ewidencji osób zgłaszających się podczas dyżuru,

3. terminowego wykonania usługi.

2. Wykonawca oświadcza, że zobowiązuje się do stosowania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym z ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2023 r. poz. 1206, z późn. zm.).

3. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych,
   z którymi zapoznał się podczas realizacji umowy.

4. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do :

1. niezwłocznego informowania w formie pisemnej o problemach w realizacji usługi,

2. udostępnienia dokumentów związanych z realizowaną usługą Zamawiającemu,

3. przedstawienia na pisemne wezwanie Zamawiającego wszelkich informacji i wyjaśnień dotyczących usługi w terminach określonych w wezwaniu.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia kontroli realizacji usługi przez Wykonawcę. Prawo to może zrealizować także poprzez uczestnictwo jego przedstawiciela w realizowanym przedmiocie zamówienia.

§ 4

WYNAGRODZENIE

1. Za prawidłowe wykonanie niniejszej umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy za każdą godzinę dyżuru mediacji wynagrodzenie brutto w kwocie ……………….. zł (słownie: ………………złotych brutto) i każdą przeprowadzoną mediację wynagrodzenie brutto w kwocie ……………….. zł (słownie: ………………złotych brutto) co daje łączną kwotę ……………………………….

2. Łączny wymiar godzin dyżurów mediacyjnych w ramach umowy wynosi: …………………. i łączny wymiar przeprowadzonych mediacji w ramach umowy wynosi:………….

3. W kwocie wynagrodzenia zawarte są wszystkie koszty niezbędne do prawidłowego wykonania całości umowy.

4. Zamawiający wypłaci Wykonawcy wynagrodzenie po zrealizowaniu usługi i przedłożeniu prawidłowo wystawionego rachunku/faktury z potwierdzeniem należytego wykonania umowy. Zamawiający dopuszcza rozliczenie częściowe - miesięczny okres rozliczeniowy.

5. Potwierdzenia należytego wykonania umowy dokona Zamawiający lub wskazany przez niego przedstawiciel.

6. Wynagrodzenie będzie płatne przelewem na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy w terminie płatności 30 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionego rachunku/faktury.

7. Strony postanawiają, że zapłata następuje w dniu obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

8. Zamawiający nie dopuszcza możliwości cesji wierzytelności z tytułu realizacji niniejszej umowy na osoby trzecie.

9. Wynagrodzenie określone w ust. 1 jest współfinansowane ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 w ramach Programu Operacyjnego „Sprawiedliwość”.

10. W przypadku zrealizowania dyżurów i mediacji w jednostce w ilości mniejszej niż określone w § 2 ust. 1 niniejszej umowy, Wykonawcy będzie przysługiwało wynagrodzenie odpowiadające ilości rzeczywiście zrealizowanych dyżurów i mediacji, stanowiące iloczyn liczby rzeczywiście zrealizowanych dyżurów i przeprowadzonych mediacji oraz kosztu jednej godziny dyżuru i przeprowadzonego jednego procesu mediacji.

§ 5

PROTOKÓŁ ODBIORU WYKONANIA USŁUGI

1. Osobą upoważnioną do nadzorowania realizacji umowy oraz podpisania protokołu odbioru wykonania usługi ze strony Zamawiającego jest …………………………………………………...

2. Osobą upoważnioną do podpisania protokołu odbioru wykonania usługi ze strony Wykonawcy jest ……………………………………..…………………...

§ 6

ODPOWIEDZIALNOŚĆ STRON UMOWY

1. Wykonawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy.

2. Wykonawca oświadcza, że posiada stosowne kwalifikacje oraz doświadczenie zawodowe, zapewniające wykonanie przedmiotu umowy na najwyższym poziomie, w sposób staranny i sumienny, według standardów i norm.

3. Wykonawca oświadcza, że w trakcie obowiązywania niniejszej umowy, jak również po jej ustaniu, zachowa pełną poufność w stosunku do wszelkich informacji wynikających z tej umowy – zwłaszcza informacje wrażliwe i nie wyjawi ich osobom trzecim oraz że wykonywane przez niego czynności nie będą naruszać praw osób trzecich i obowiązującego prawa.

4. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy Wykonawca zobowiązuje się do zwrotu na rzecz Zamawiającego wszelkich dokumentów i innych materiałów związanych z wykonywaniem niniejszej umowy - jakie otrzymał, sporządził lub zebrał, włączając w to kopie lub odpisy, a także zapisy na nośnikach informacji – najpóźniej do 7 dni od rozwiązania umowy lub jej wygaśnięcia. Materiały te stanowią własność Zamawiającego.

5. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:

1. za odstąpienie od umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca w wysokości 20 % łącznego wynagrodzenia brutto określonego w § 4 ust. 1 umowy,

6. Zamawiającemu przysługuje prawo potrącenia kary umownej z wynagrodzenia Wykonawcy.

7. Zastrzeżone kary umowne nie wykluczają dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania na zasadach ogólnych, jeżeli kara umowna nie pokryje wyrządzonej szkody.

§ 7

ZMIANA STRON UMOWY ORAZ PODWYKONAWSTWO

1. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego przenieść na osobę trzecią praw i obowiązków wynikających z umowy w całości lub części.

2. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego powierzyć wykonania zamówienia podwykonawcy.

3. W uzasadnionym przypadku braku możliwości realizacji przez Wykonawcę dyżuru mediacji i/lub mediacji w wyznaczonym terminie, Zamawiający może wyrazić zgodę na zastępstwo podczas dyżuru/mediacji, o ile osoba zastępująca Wykonawcę posiadać będzie takie same lub wyższe kwalifikacje do prowadzenia niniejszych zadań (szczegółowo opisane w treści Zapytania ofertowego).

4. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania lub zaniechania osób, którym zleca wykonanie części przedmiotu umowy.

5. W razie naruszenia przez Wykonawcę pkt 1 i 2 Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy ze skutkiem natychmiastowym.

§ 8

WYPOWIEDZENIE UMOWY

1. Każda ze stron może wypowiedzieć niniejszą umowę na piśmie z 1 miesięcznym okresem wypowiedzenia.

2. W przypadku zaistnienia szczególnie ważnych powodów Zamawiający może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia.

3. Za szczególnie ważne powody, o których mowa w ust.2 Strony uznają następujące zdarzenia leżące po stronie Wykonawcy:

1. zaprzestanie realizacji umowy, a zwłoka w realizacji wyniesie 30 dni od terminów wykonania poszczególnych zobowiązań, o których mowa § 2 niniejszej umowy;

2. gdy przebieg realizacji przedmiotu umowy wskazywał będzie, iż nie jest prawdopodobne wykonanie umowy w terminie;

3. gdy Wykonawca realizuje umowę w sposób sprzeczny z jej postanowieniami i nie zmienia sposobu realizacji mimo pisemnego wezwania Zamawiającego;

4. jeżeli Wykonawca odmówi Zamawiającemu udostępnienia informacji lub materiałów dotyczących realizacji przedmiotu umowy lub w inny sposób uniemożliwi przeprowadzenie czynności kontrolnych dotyczących sposobu realizacji umowy.

§ 9

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Dyrektor Okręgowy Służby Więziennej w Koszalinie.

2. Dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją niniejszej umowy. Podanie tych danych jest dobrowolne ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy.

3. Szczegóły odnośnie podstaw i zasad przetwarzania danych osobowych zawiera załącznik nr 2 do niniejszej umowy stanowiący „Klauzulę informacyjną RODO”.

§10

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania przez strony.

2. Wszelkie zmiany do umowy wymagają zachowania formy pisemnej, pod rygorem nieważności.

3. Strony dołożą wszelkich starań, by ewentualne spory wynikłe w związku z realizacją umowy rozstrzygnąć polubownie. W sytuacji, jeżeli Xxxxxx nie dojdą do porozumienia, spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy miejscowo dla Zamawiającego, wg prawa polskiego.

4. Wykonawca oświadcza, że:

1. został poinformowany, iż projekt jest współfinansowany ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 w ramach Programu Operacyjnego „Sprawiedliwość”.

2. wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu (14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2023 r. poz. 1206, z późn. zm.). 

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy i jeden dla Zamawiającego.

………………………………………………
(podpis Wykonawcy)

………………………………………………
(podpis Wykonawcy)

Projekt „Pilotażowe kompleksy penitencjarne” współfinansowany ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 w ramach Programu Operacyjnego „Sprawiedliwość”