ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
dotyczące zamówienia: świadczenie usług pocztowych
§ 1
Przedmiot umowy
1. Zamawiający powierza, a Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, druków bezadresowych oraz paczek i ich ewentualnych zwrotów.
2. Przedmiot umowy będzie świadczony zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia, który stanowić będzie Załącznik do Umowy. Opis przedmiotu zamówienia utworzony zostanie na podstawie Rozdziału 1 Specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Szczegółowo przedmiot umowy i sposób jego realizacji może być określony także, w sposób nie mniej korzystny dla Zamawiającego, przez akty prawne obowiązujące u Wykonawcy i stanowiące załącznik, a tym samym integralną część umowy.
3. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć, na podstawie przedmiotowej Umowy, usługi pocztowe zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności:
1) Ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2188 z późn. zm.) i rozporządzeń wykonawczych wydanych na jej podstawie;
2) Regulaminem Generalnym Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem
- Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światową Konwencją Pocztową wraz z Protokołem końcowym, Porozumieniem dotyczące pocztowych usług płatniczych, sporządzonym w Dausze dnia 11 października 2012 r. (Dz. U. z 2015 r. poz. 1522).;
3) Regulaminem dotyczącym paczek pocztowych, sporządzonym w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 108, poz. 745).;
4) Regulaminem Poczty Listowej – Protokół Końcowy – Berno 2005 (Dz. U. z 2007, Nr 108, poz. 744);
5) Regulaminem usług pocztowych Wykonawcy.
4. W ramach świadczenia usług Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania następujących czynności i przestrzegania następujących zasad:
1) odbioru przesyłek pocztowych wraz z dokumentami nadawczymi, dostarczonych przez Zamawiającego do punktu oddawczo-awizacyjnego w celu ich nadania, przez 5 dni roboczych w tygodniu;
2) dokumentowania odbioru przesyłek w książce odbiorczo-nadawczej lub zestawieniu sporządzonym przez Xxxxxxxxxxxxx;.
3) nadawania wszystkich odebranych przesyłek pocztowych w dniu ich odbioru przez Wykonawcę oraz niezwłocznego przekazywania Płatnikowi dowodu ich nadania (nie później niż następnego dnia roboczego);
4) dostarczania przyjętych przesyłek do każdego miejsca w kraju i zagranicą;
5) dokonywania zwrotów niepodjętych przesyłek niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości doręczenia oraz do każdorazowego podawania na przesyłkach przyczyn zwrotu;
6) przekazywania placówce nadawczo-oddawczej zwrotnych potwierdzeń odbioru doręczonych przesyłek niezwłocznie po dokonaniu doręczeń;
7) dostarczaniu przesyłek pocztowych adresowanych do Zamawiającego oraz dokonaniu ewentualnych zwrotów do siedziby Zamawiającego w dni robocze (od poniedziałku do piątku);
8) zapewnieniu opcji śledzenia online przesyłek rejestrowanych bez ponoszenia dodatkowych kosztów z tym związanych przez Zamawiającego (usługa powinna być ogólnie dostępna dla Zamawiającego bez konieczności zakupu dodatkowego sprzętu, oprogramowania, uprawnień itp.)
5. Zamawiający zobowiązany jest do :
1) nadawania przesyłek w formie odpowiadającej wymogom dla danego rodzaju przesyłek pocztowych, określonych w obowiązujących przepisach prawa oraz regulaminach Wykonawcy.
2) nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
a) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do książki nadawczej (wg wzoru ustalonego z Wykonawcą) lub zestawienia sporządzonego przez Zamawiającego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla placówki nadawczej w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek;
b) dla przesyłek nierejestrowanych (zwykłych) – sporządzenie zestawienia ilościowego przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (wg wzoru uzgodnionego z Wykonawcą), sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch
egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
3) umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej nazwę i adres Zamawiającego.
§ 2
Forma opłaty
1. Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający będzie uiszczał opłatę z dołu.
2. Przez opłatę z dołu należy rozumieć opłatę w całości wniesioną przez Zamawiającego, bezgotówkowo, poprzez polecenie przelewu w terminie późniejszym niż zrealizowanie usługi, z uwzględnieniem zasad określonych w niniejszej umowie.
3. Zamawiający zobowiązany jest do umieszczania na opakowaniach przesyłek informacji o wniesieniu opłaty za usługę na zasadach określonych w niniejszej umowie w postaci napisu, nadruki lub odcisku pieczęci, według wzoru ustalonego z Wykonawcą.
§ 3
Wynagrodzenie i regulowanie opłat
1. Wynagrodzenie Wykonawcy wynikające z realizacji usług, będących przedmiotem niniejszej umowy nie może przekraczać kwoty …. zł brutto (słownie: ………..), zgodnie z Ofertą Wykonawcy, która będzie stanowić Załącznik do Umowy.
2. Zobowiązania finansowe, o których mowa w ust. 1, obejmują wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją umowy.
3. W przypadku, gdy należności z tytułu realizacji umowy osiągną kwotę, o której mowa w ust.1, przed upływem okresu jej obowiązywania, umowa ulega rozwiązaniu na mocy niniejszego postanowienia bez potrzeby składania przez Strony dodatkowych oświadczeń w tym zakresie, a Wykonawcy nie będą przysługiwały z tego tytułu żadne roszczenia względem Zamawiającego. Ilości przesyłek wskazanego rodzaju, wykazane w Opisie przedmiotu zamówienia, są poglądowe, zmiana ilości danego rodzaju przesyłek w trakcie obowiązywania umowy, nie stanowi zmiany umowy, o ile nie wpłynie to na przekroczenie ogólnej wartości zamówienia.
4. Ewentualna zmiana stawki podatku VAT skutkuje zmianą wysokości zobowiązań, o których mowa w ust. 1.
5. W przypadku zmniejszenia zakresu realizacji umowy, Wykonawcy nie przysługuje roszczenie w stosunku do Zamawiającego żądania realizacji umowy do wysokości wartości określonych w ust 1 powyżej.
6. Strony ustalają następujące zasady rozliczania i regulowania opłat:
1) za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy;
2) podstawą rozliczeń finansowych jest suma opłat za świadczone usługi stwierdzone na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych, w okresie rozliczeniowym, o którym mowa w pkt. 1 powyżej, zgodnie z warunkami cenowymi przedstawionymi w ofercie Wykonawcy;
3) Wykonawca zobowiązuje się do wystawienia faktury w terminie 7 dni od dnia zakończenia okresu rozliczeniowego;
4) należności wynikające z faktury Zamawiający będzie regulował przelewem bankowym w terminie 14 dni od daty jej otrzymania, na rachunek bankowy w niej ujawniony, w tytule przelewu wpisując numer faktury oraz niniejszej umowy;
5) za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego;
6) za nieterminowe regulowanie należności Wykonawca jest uprawniony do naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz do wstrzymania świadczenia usług do czasu uregulowania należności. Wskazane odsetki płatne będą na podstawie noty odsetkowej wystawionej i doręczonej Zamawiającemu przez Wykonawcę, w terminie w niej wskazanym;
7) w przypadku zalegania przez Zamawiającego z płatnościami przez okres dłuższy niż 21 dni od terminu zapłaty określonego w pkt. 4 powyżej, usługa, począwszy od następnego okresu rozliczeniowego realizowana będzie z zastosowaniem formy płatności z góry;
8) w przypadku opóźnienia Zamawiającego w zapłacie, Wykonawca ma prawo zaliczać otrzymane płatności na poczet zaległych należności, w tym odsetek, bez względu na tytuł podanej płatności;
9) Strony ustalają, że faktury będą wystawiane i doręczane Zamawiającemu na adres wskazany w komparycji niniejszej umowy;
10) zmiana zasad wystawiania i doręczania faktu nie wymaga aneksowania niniejszej umowy, a jedynie pisemnego powiadomienia Stron.
7. Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający zobowiązuje się do uiszczania opłat powiększonych o podatek od
towarów i usług według obowiązującej stawki, do limitu kwoty określonej w ust. 1 powyżej.
§ 4
Powiadamianie Stron
1. Strony oświadczają, że nadzór nad realizacją przedmiotu umowy pełnią:
1) ze strony Zamawiającego - ….
2) ze strony Wykonawcy - ….
2. Strony oświadczają, że ich adresami do korespondencji są adresy wskazane w komparycji niniejszej umowy. W przypadku zmiany adresu, Strony obowiązane są do pisemnego powiadomienia drugiej strony o zmianie, pod rygorem uznania korespondencji kierowanej na pierwotny adres za skutecznie doręczoną. Powyższe nie stanowi zmiany umowy.
§ 5
Zachowanie poufności i ochrona danych osobowych
1. Warunki zawarcia i wykonania niniejszej umowy oraz informacje i materiały przekazane i wytworzone w trakcie jej realizacji stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie przez Zamawiającego informacji poufnych w zakresie niezgodnym z celem zawarcia niniejszej umowy stanowi zagrożenie dla Wykonawcy i może łączyć się z odpowiedzialną cywilną i karną. Strony zobowiązane są do zachowania tajemnicy także po ustaniu niniejszej umowy.
2. Wykonawca jest administratorem przetwarzanych danych osobowych i realizując przedmiot umowy przetwarza dane na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).
§ 6
Obowiązywanie umowy
1. Niniejsza umowa zostaje zawarta na czas określony i obowiązuje od dnia … do dnia…
2. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez którąkolwiek ze Stron, drugiej Xxxxxxx przysługuje prawo jej rozwiązania bez zachowania okresu wypowiedzenia.
3. Każda ze Stron może rozwiązać umowę z zachowaniem 1 miesięcznego okresu
wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
4. Oświadczenie o rozwiązaniu lub wypowiedzeniu umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 7
Rozstrzyganie sporów
Spory, mogące wyniknąć pomiędzy Stronami rozstrzygać będzie sąd właściwy zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
§ 8
Zmiany umowy
Wszelkie zmiany w niniejszej umowie wymagają formy pisemnej w postaci aneksu, pod rygorem nieważności.
§ 9
Postanowienia końcowe
1. W sprawach, które nie są unormowane niniejszą umową mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.
2. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
3. Integralną część umowy stanowią załączniki:
…
….