UMOWA NA WSPÓŁPRACĘ nr ……………
UMOWA NA WSPÓŁPRACĘ nr ……………
PROGRAM 44 x Xxxxxxxxxx
zawarta w dniu r. w Warszawie pomiędzy:
Instytutem Xxxxx Xxxxxxxxxxx z siedzibą w Warszawie (00-560), przy xx. Xxxxxxxxxxxx 00 wpisanym do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pod numerem RIK 70/2006, NIP:000-00-00-000, Regon: 140470071, reprezentowanym przez :
……………….., zwanym dalej „IAM”, a
....................................................., z siedzibą w ............................................ (. ),
przy ul. ........................................, prowadzącym działalność na podstawie wpisu do , pod
numerem ………………, NIP: , reprezentowanym przez:
.................................
.................................
zwanym dalej „Partnerem”, zwanymi dalej łącznie „Stronami”, o następującej treści:
§ 1
1. Przedmiotem Umowy jest współpraca Stron przy .................................................... w ,
w terminie ................ r. r., realizowanym w ramach Programu ,,44 x Xxxxxxxxxx’’, (zwanym dalej
„Projektem”).
2. Szczegółowy Opis Projektu stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy. Kosztorys stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Umowy. Wzór kosztorysu powykonawczego stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej Umowy. Plan działań promocyjnych stanowi Załącznik nr 4 do Umowy.
3. Porozumienia lub listy intencyjne zawarte/podpisane przez Partnera z partnerami zagranicznymi Projektu stanowią załącznik nr 5 do Umowy.
4. Partner zobowiązuje się do realizacji Projektu i bieżącego informowania IAM o realizacji Projektu.
5. Partner zobowiązuje się do realizacji Projektu we współpracy z partnerem zagranicznym, tj.
……………………., który zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Partnerem w zakresie:
1) komunikacji i promocji Projektu; 2) …….
6. (o ile dotyczy) Jednocześnie Strony zobowiązują się do realizacji Projektu we współpracy z partnerem dodatkowym, tj. , który zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Partnerem w zakresie:
1) komunikacji i promocji Projektu; 2) ……….
7. Strony przyjmują, że niniejsza Umowa nie jest umową dotacji ani umową zlecenia lub świadczenia usług, w związku z czym nie nastąpią wzajemne obciążenia, za wyjątkiem przypadku opisanego w § 5 ust. 9 Umowy.
§ 2
1. Partner oświadcza, że:
1) jest instytucją kultury podległą i nadzorowaną przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, której działalność finansowana jest w ramach działu 921 – Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego lub jest
instytucją współprowadzoną przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego niezależnie od rodzaju rejestru, do którego została wpisana;
2) do jego zadań statutowych należy wspieranie rozwoju kultury i sztuki oraz jej upowszechnianie, a także ułatwianie i zwiększanie dostępu społeczeństwa do kultury i sztuki, a cele statutowe są zbieżne z zakresem niniejszej Umowy na współorganizację.
2. IAM oświadcza, że jako państwowa instytucja kultury, powołana przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, której celem, zgodnie ze statutem, a w szczególności § 4 ust. 1, jest prezentacja kultury polskiej za granicą i inicjowanie międzynarodowej współpracy i wymiany kulturalnej w zgodzie z założeniami polityki zagranicznej i zagranicznej polityki kulturalnej Rzeczypospolitej Polskiej.
3. Strony oświadczają, że dysponują wiedzą, doświadczeniem, potencjałem ekonomicznym i technicznym niezbędnym do realizacji Projektu.
4. Partner może powierzyć wykonanie poszczególnych zadań, będących przedmiotem Umowy osobom trzecim, z zastrzeżeniem, że będzie ponosić odpowiedzialność za działania lub zaniechania tych osób jak za działania własne.
5. Partner zobowiązuje się do nabycia autorskich praw majątkowych lub praw z licencji na korzystanie w zakresie niezbędnym do realizacji Projektu przez Strony w sposób wynikający z niniejszej Umowy.
6. Partner oświadcza, że:
1) przysługują mu lub najpóźniej do dnia rozpoczęcia Projektu będą mu przysługiwać prawa autorskie lub prawa z licencji do utworów w zakresie niezbędnym do realizacji zobowiązań Partnera wynikających z niniejszej Umowy oraz, że do dnia zawarcia niniejszej Umowy nie zaciągnął jakichkolwiek zobowiązań, które ograniczałyby lub wyłączały jego prawa do realizacji Projektu;
2) nie mają i nie będą miały miejsca żadne inne okoliczności, które mogłyby narazić IAM na odpowiedzialność wobec osób trzecich z tytułu realizacji Projektu.
7. Partner ponosi pełną odpowiedzialność za prawdziwość powyższych oświadczeń. W razie wystąpienia osoby trzeciej przeciwko IAM z roszczeniami pozostającymi w związku z realizacją Projektu, Partner zobowiązuje się do wstąpienia do toczącego się postępowania niezwłocznie po zawiadomieniu go o tym fakcie przez IAM, a także do pokrycia niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania pisemnego wezwania IAM, wszelkich szkód poniesionych z tego tytułu przez IAMa, a w szczególności kwot odszkodowań, zadośćuczynień, kosztów sądowych, kosztów pomocy prawnej. Powyższe zobowiązanie obejmuje obowiązek pokrycia przez Partnera wszelkich udokumentowanych szkód, w tym wynikających z ugody sądowej lub pozasądowej lub orzeczenia sądu.
8. Jednocześnie Partner zobowiązuje się do zawarcia w umowie z twórcami lub artystami wykonawcami, postanowienia zgodnie z którym Partner oraz IAM staną się współwłaścicielami w częściach równych wszystkich autorskich praw majątkowych lub praw pokrewnych, lub licencjobiorcami w zakresie niezbędnym do samodzielnej eksploatacji utworów i przedmiotów praw pokrewnych powstałych w ramach Projektu, na polach eksploatacji wskazanych w §3 ust. 12 Umowy, jak również postanowienia przewidującego przejście na IAM, jako współwłaściciela lub licencjobiorcy, prawa wykonywania praw zależnych oraz – w przypadku uzyskania licencji - prawa udzielania dalszych licencji w takim samym zakresie.
§ 3
1. Partner jest zobowiązany do opracowania i wdrożenia we współpracy z IAM wspólnej strategii promocyjnej i komunikacyjnej Projektu, jak również do realizacji ww. strategii Projektu w porozumieniu z IAM, w tym zgodnie z zasadami określonymi w poniższych ustępach. Realizacji Projektu powinny towarzyszyć kompleksowe i wspólnie wypracowane przez Strony działania promocyjno-informacyjne z wykorzystaniem x.xx. nowych mediów, kampanii w social mediach, reklamy natywnej, działań angażujących odbiorców w proces komunikacyjny, komunikacji z mediami tradycyjnymi (prasa, radio, telewizja).
2. Partner wraz z partnerem zagranicznym oraz IAM zobowiązują się do zamieszczenia widocznych i czytelnych oznaczeń IAM, Partnera oraz partnera zagranicznego wraz z informacjami „Projekt realizowany w ramach Programu Instytutu Xxxxx Xxxxxxxxxxx ,,44 x Xxxxxxxxxx” – zapis stosowany powinien być w odpowiednich dla danego obszaru geograficznego wersjach językowych (tłumaczenie z języka polskiego na obcy) – na wszystkich przygotowywanych materiałach drukowanych oraz prasowych, a także elektronicznych (przygotowywanych na potrzeby Projektu), z zastrzeżeniem, że przed oddaniem materiałów do druku, zostaną one zaakceptowane przez IAM, Partnera oraz partnera zagranicznego (drogą elektroniczną).
3. Partner wraz z partnerem zagranicznym oraz IAM zobowiązują się do zamieszczenia logotypów IAM, Partnera oraz partnera zagranicznego informacji „Projekt realizowany w ramach Programu Instytutu Xxxxx Xxxxxxxxxxx ,,44 x Xxxxxxxxxx” oraz tekstu o IAM, Partnerze i partnerze zagranicznym w materiałach drukowanych takich jak katalog, broszura itp. oraz w informacjach prasowych, w materiałach elektronicznych (przygotowywanych na potrzeby Projektu), z zastrzeżeniem, że przed oddaniem materiałów do druku, teksty zostaną zaakceptowane przez każdą ze Stron (drogą elektroniczną).
4. Przed przekazaniem materiałów do druku każda ze Stron zobowiązuje się do uzyskania akceptacji materiałów przez osobę wyznaczoną przez daną Stronę. Strony mają 3 dni robocze na akceptację w/w materiałów.
5. W razie zgłoszenia uwag przez którąś ze Stron do w/w materiałów druga Strona zobowiązuje się nanieść zmiany wg uwag i ponownie przedstawić je do akceptacji Stron. Niezgłoszenie uwag przez Strony w ciągu trzech dni roboczych od przekazania materiałów traktuje się jako akceptację ich treści i formy.
6. Strony zobowiązują się ponadto do przekazywania osobom trzecim, instytucjom, stacjom radiowym i telewizyjnym, prasie i innym zainteresowanym podmiotom informacji, że Projekt jest współorganizowany przez Instytut Xxxxx Xxxxxxxxxxx i xxxxxxx.xx, Partnera i partnera zagranicznego oraz zamieszczenia logo IAM, xxxxxxx.xx. Partnera oraz partnera zagranicznego. Informacje powyższe Strony zobowiązują się przekazywać zarówno w trakcie trwania Projektu jak i po jego zakończeniu.
7. Na wszelkich stronach internetowych Stron informujących o Projekcie Xxxxxx zobowiązuje się umieścić linki do oficjalnej strony IAM: xxx.xxx.xx oraz stron www Partnera.
8. Partner zobowiązuje się wystawić w widocznym miejscu, gdzie odbywa się Projekt drukowane materiały promocyjne przygotowane przez Partnera lub dostarczone przez IAM.
9. Przy realizacji w ramach Projektu wydarzeń biletowanych, jeżeli to technicznie możliwe – Partner zobowiązuje się umieścić na biletach wstępu logo IAM z dopiskiem „Projekt realizowany w ramach Programu Instytutu Xxxxx Xxxxxxxxxxx ,,44 x Xxxxxxxxxx”.
10. Partner zobowiązuje się użyć logo IAM zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej (Brand Guidelines), która zostanie dostarczona przez IAM osobie wyznaczonej przez Partnera.
11. Partner przekaże IAM minimum …. egzemplarzy materiałów promocyjnych dotyczących w/w przedsięwzięcia (tj. publikacji, zaproszeń, ulotek, broszur, plakatów) w terminie do 30 dni od dnia wydania. Ponadto Partner zobowiązuje się do zebrania, przygotowania oraz przekazania IAM razem z ostatecznym dokumentem finansowym, o którym mowa w § 5, materiału dokumentującego realizację Umowy na nośniku elektronicznym (po jednym egzemplarzu wszystkich powstałych materiałów np. zdjęcia, wycinki prasowe, materiały audio, video) wraz z pisemną informacją dotyczącą przebiegu i realizacji postanowień Umowy.
12. Partner zobowiązuje się w terminie minimum 14 dni przed rozpoczęciem wydarzenia do dostarczenia IAM ostatecznej wersji informacji prasowej, materiałów promocyjnych, tekstów o wydarzeniu oraz zdjęć w rozdzielczości nie mniejszej niż 300 dpi. w celu ich wykorzystania przez IAM w jego działalności statutowej, w tym na polach eksploatacji: zwielokrotnianie dowolną techniką, wprowadzanie do obrotu, najem, użyczenie, publiczne odtwarzanie lub wystawianie oraz publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy miał do tych utworów dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym.
13. Partner przekaże IAM dokumentację fotograficzną i filmową dotyczącą Projektu w celu jej wykorzystania przez IAM w jego działalności statutowej, w tym na polach eksploatacji: zwielokrotnianie dowolną techniką, wprowadzanie do obrotu, najem, użyczenie, publiczne odtwarzanie lub wystawianie oraz publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy miał do tych utworów dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym. Jednocześnie Partner wyraża zgodę na wykonywanie oraz zezwalanie osobom trzecim na wykonywanie zależnych praw autorskich do tej dokumentacji fotograficznej i filmowej, tj. dokonywanie jej twórczego opracowania oraz korzystania z takich opracowań na ww. polach eksploatacji. Partner określi również, w jaki sposób te fotografie i filmy powinny być oznaczone przy ich rozpowszechnianiu.
14. Partner upoważnia IAM do wykorzystania materiałów, o których mowa w ustępach poprzedzających także we wszystkich akcjach promocyjnych i informacyjnych IAM, w tym w publikacjach oraz w portalach internetowych IAM.
15. Roszczenia osób trzecich, mogących wyniknąć z tytułu użycia przez IAM dostarczonych przez Partnera materiałów wymienionych w ustępach poprzedzających ponosić będzie Partner. W przypadku skierowania z tego tytułu roszczeń przeciwko IAM – Partner zobowiązuje się do całkowitego zaspokojenia słusznych roszczeń osób trzecich oraz zwolnienia IAM od obowiązku świadczeń z tego tytułu.
16. Ponadto Partner zobowiązuje się przekazać IAM .... kompletu zaproszeń (biletów, wejściówek) na organizowane (przedsięwzięcie).
17. W przypadku gdy którakolwiek ze Stron powierzy wykonanie poszczególnych zadań, będących przedmiotem Umowy osobom trzecim, wówczas Strona ta zobowiązuje się dopilnować, aby we wszystkich materiałach drukowanych związanych z Projektem zamieszczone było logo IAM, Partnera, partnera zagranicznego oraz informacja „Projekt realizowany w ramach Programu Instytutu Xxxxx Xxxxxxxxxxx ,,44 x Xxxxxxxxxx”.
18. Działania promocyjne i komunikacyjne w ramach Projektu realizowane będą w oparciu o wspólnie wypracowany i ustalony przez Strony Plan działań promocyjnych, stanowiący Załącznik nr 4 do niniejszej Umowy.
19. Strony są zobowiązane do ścisłej współpracy ze sobą w obszarze marketingu realizowanego Projektu.
§ 4
W ramach współpracy IAM zobowiązuje się do:
1) Przekazania wszelkich informacji niezbędnych do realizacji niniejszej Umowy;
2) Wykorzystania własnych narzędzi promocyjnych, w szczególności portalu xxxxxxx.xx do promocji Projektu, w tym do przekazywania osobom trzecim informacji, że Projekt jest współrealizowany przez Partnera;
3) Przeznaczenia na realizację Projektu środków finansowych w wysokości, o której mowa w § 5 niniejszej Umowy.
§ 5
1. IAM przeznaczy na realizację Projektu kwotę w wysokości nie wyższej niż PLN BRUTTO
(słownie: ............................ złotych brutto) z przeznaczeniem na pokrycie kosztów wyszczególnionych w kosztorysie wstępnym.
2. Środki finansowe zostaną przekazane Partnerowi na rachunek bankowy nr po realizacji
Projektu oraz przedstawieniu prawidłowo wykonanego rozliczenia końcowego, o którym mowa w § 6, na podstawie dokumentu finansowego wystawionego przez Partnera w terminie 14 dni od dnia doręczenia w/w dokumentów i zaakceptowaniu ich przez XXX.
lub
Środki finansowe zostaną przekazane Partnerowi w następujący sposób:
a) kwota …………. PLN BRUTTO (słownie: ….. złotych brutto) po przedstawieniu przez Partnera
………………… wraz z dokumentem księgowym, w terminie 14 dni od dnia otrzymania ww. harmonogramu prac wraz z dokumentem księgowym, na podstawie dokumentu finansowego
wystawionego przez Partnera i zaakceptowaniu w/w dokumentów przez XXX,
b) pozostała kwota, czyli …………… PLN BRUTTO (słownie: ….. złotych brutto) zostanie przekazana po przedstawieniu prawidłowo wykonanego rozliczenia końcowego, o którym mowa w § …. niniejszej Umowy, w terminie 14 dni od dnia otrzymania w/w rozliczenia wraz z dokumentem księgowym, na podstawie dokumentu księgowego wystawionego przez Partnera i zaakceptowaniu w/w dokumentów przez IAM.
lub
Środki finansowe zostaną przekazane Partnerowi w następujący sposób:
c) kwota …………. PLN BRUTTO (słownie: ….. złotych brutto) po przedstawieniu prawidłowo wykonanego rozliczenia częściowego ww. kwoty, na zasadach, o których mowa w § …. niniejszej Umowy dla rozliczenia końcowego, w terminie 14 dni od dnia otrzymania ww. harmonogramu prac wraz z dokumentem księgowym, na podstawie dokumentu finansowego wystawionego przez Partnera i zaakceptowaniu w/w dokumentów przez IAM;
d) pozostała kwota, czyli …………… PLN BRUTTO (słownie: ….. złotych brutto) zostanie przekazana po przedstawieniu prawidłowo wykonanego rozliczenia końcowego, o którym mowa w § …. niniejszej Umowy, w terminie 14 dni od dnia otrzymania w/w rozliczenia wraz z dokumentem księgowym, na podstawie dokumentu księgowego wystawionego przez Partnera i zaakceptowaniu w/w dokumentów przez IAM.
3. W przypadku uzyskania przez Partnera na podstawie obowiązujących przepisów zwrotu podatku VAT za usługi lub dostawy opłacone ze środków, o których mowa w § 6 ust. 1, zobowiązany jest on do zwrotu równowartości otrzymanych lub rozliczonych w deklaracji VAT-7 środków finansowych na rachunek IAM w terminie 14 dni od otrzymania zwrotu lub rozliczenia podatku.
4. W przypadku rachunku bankowego Partnera, o którym mowa w ustępie poprzedzającym, który nie jest zgodny z numerem rachunku wskazanym w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (tzw. „biała lista podatników VAT”), Partner zobowiązany jest do podania na dokumencie księgowym numeru rachunku zgodnego z numerem podanym w w/w wykazie. W przypadku niepodania właściwego numeru rachunku, IAM uprawniony jest według własnego wyboru do: wstrzymania płatności na rzecz Partnera do czasu wskazania rachunku zgodnego z rachunkiem wskazanym w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT lub do dokonania płatności na numer rachunku podany w wykazie, o którym mowa powyżej, lub dokonać płatności na rachunek wskazany w dokumencie księgowym, z zawiadomieniem właściwego organu administracji skarbowej.
5. Datą terminowej zapłaty jest data obciążenia rachunku IAM, najpóźniej w ostatnim dniu terminu płatności.
6. Partner zobowiązuje się do zamieszczenia na każdym dokumencie finansowym adresowanym do IAM informacji o numerze, przedmiocie i dacie Umowy.
7. W związku z rokiem budżetowym oraz zasadami dyscypliny finansów publicznych, Partner zobowiązuje się do wystawienia i doręczenia IAM dokumentu finansowego stanowiącego podstawę płatności kwoty, o której mowa ust. 1 niniejszego paragrafu, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30 listopada 2022 roku, z zastrzeżeniem naliczania kary umownej w wysokości 10 % tej kwoty za każdy dzień opóźnienia w doręczeniu ww. dokumentu finansowego.
8. Pozostałe koszty związane z organizacją Projektu (szacowane środki własne Partnera oraz inne środki finansowe pozyskane na organizację i przygotowanie Projektu) w kwocie złotych brutto (słownie:
………………….) pokrywa Partner ze środków własnych lub innych źródeł.
9. W przypadku, gdy Partner osiągnie przychody z tytułu realizacji Projektu (np. wpływy z biletów, sprzedaż druków, opłaty licencyjne), które nie zostaną przeznaczone na realizację działań w Projekcie określonych w niniejszej Umowie, zobowiązuje się do poinformowania IAM o tym pisemnie, w terminie 30 dni od daty zaistnienia takiego przypadku, niezależnie od faktu, że przychody te osiągnięte zostały w trakcie realizacji Projektu lub też po jego zakończeniu. Partner zobowiązuje się do wypłaty na rzecz IAM części tych
przychodów w wysokości proporcjonalnej do udziału finansowego IAM w realizacji Projektu. Wypłata odbędzie się na podstawie przedłożonego przez Partnera rozliczenia oraz wystawionego przez IAM na tej podstawie dokumentu księgowego.
10. Kwota, o której mowa w ust. 1,wyczerpuje wszelkie roszczenia Partnera względem IAM z tytułu Umowy.
11. Strony postanawiają, iż dokonywanie przez Partnera przesunięć pomiędzy poszczególnych
kosztów do 15% kwoty , nie wymaga zawarcia aneksu do Umowy.
§ 6
1. W celu realizacji przedmiotu Umowy Partner zobowiązuje się do:
a) prowadzenia dokumentacji rzeczowej dotyczącej realizacji Projektu,
b) przekazywania, niezwłocznie po zakończeniu każdego z przedsięwzięć (wydarzeń) w Projekcie, informacji dotyczącej liczby uczestników przedsięwzięcia (wydarzenia), bądź frekwencji,
c) przygotowania sprawozdania merytorycznego z realizacji Projektu w terminie do dnia 30 listopada 2022 roku,
d) przygotowania sprawozdania z przeprowadzonych działań promocyjnych oraz raportu medialnego wraz z kopiami artykułów w terminie do dnia 30 listopada 2022 roku
e) przygotowania finansowego sprawozdania i rozliczenia finansowego Umowy, które nastąpi na podstawie dokumentów finansowych (noty księgowej lub wystawionej faktury z załączonymi kserokopiami potwierdzonymi za zgodność z oryginałem, faktur i rachunków, zawartych umów lub innych dokumentów finansowych do wysokości otrzymanej od Instytutu kwoty) do dnia 30 listopada 2022 roku,
f) przedstawienia kosztorysu powykonawczego, podpisanego zgodnie z reprezentacją Partnera, dotyczącego Projektu do dnia 30 listopada 2022 roku,
g) opatrzenia dokumentów źródłowych stanowiących podstawę rozliczenia finansowego klauzulą „płatne ze środków Instytutu Xxxxx Xxxxxxxxxxx w ramach Programu ,,44 x Xxxxxxxxxx” i przechowywania tych dokumentów przez okres 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym realizowany był Projekt,
h) prowadzenia dokumentacji w sposób umożliwiający okresową ocenę wykonania zadania pod względem rzeczowo-finansowym,
i) przeznaczenia kwoty, o której mowa w § 5 ust.1 Umowy, tylko na pokrycie zobowiązań zaciągniętych i opłaconych przez Partnera w okresie od dnia zawarcia Umowy do dnia jej rozliczenia finansowego, o którym mowa w lit. f powyżej,
j) przekazania w terminie 7 dni, na życzenie IAM, informacji o zakresie i sposobie realizacji Umowy.
2. IAM oświadcza, że przekazane przez IAM środki na realizację Projektu nie mogą zostać przeznaczone na pokrywanie kosztów wynagrodzeń pracowników etatowych wypłacanych na podstawie list płac i będących ich comiesięcznym wynagrodzeniem otrzymywanym na podstawie umowy o pracę, częściowych rozliczeń etatów, rozliczeń i cenników wewnętrznych, szacunków, kwitów honoracyjnych itd., a także na zakup środków trwałych oraz wykonywanie jakichkolwiek prac remontowych i modernizacyjnych.
3. IAM, w okresie objętym Umową ma prawo do oceny stanu realizacji Projektu pod względem merytorycznym i finansowym. Dotyczy to:
a) prowadzenia dokumentacji w sposób umożliwiający okresową ocenę stanu realizacji Projektu pod względem merytorycznym i finansowym, zgodnie z kosztorysem wstępnym, stanowiącym Załącznik nr 2,
b) przekazywania przez Partnera na prośbę IAM informacji o zakresie i sposobie realizacji Umowy,
c) usunięcia przez Partnera nieprawidłowości stwierdzonych przez IAM na podstawie jego wniosków i zaleceń w terminie ustalonym przez obie Strony.
§ 7
1. Istotne zmiany realizacji Projektu, tj.:
1) zmiana miejsc realizacji Projektu;
2) zmiana partnera zagranicznego Projektu;
3) zmiana terminu realizacji Projektu;
4) zmiana formy realizacji Projektu, np. przeniesienie działań on-line;
5) zmiana założeń merytorycznych Projektu tj. artyści i wykonawcy Projektu, opis i założenia koncepcyjne Projektu; odniesienia do obszarów tematycznych / geograficznych wskazanych w Regulaminie Programu
,,44 x Xxxxxxxxxx’’;
6) zmiany kosztorysu przez wprowadzenie nowych pozycji lub przesunięcia pomiędzy pozycjami o wartości
% wyższej niż określone w §5 Umowy,
- wymagają uzyskania uprzedniej zgody IAM oraz pisemnego aneksu do Umowy.
2. Wszelkie inne zmiany w Projekcie wymagają uzgodnienia Stron w drodze wymiany korespondencji elektronicznej, przez osoby, o których mowa w § 11 ust. 5 Umowy.
3. Strony zobowiązują się do bieżącego kontaktu na każdym etapie realizacji Projektu – udziału w cyklicznych spotkaniach osób odpowiedzialnych za realizacje Projektu obu Stron lub e-mailowego informowania o ewentualnych zmianach lub trudnościach w realizacji Projektu.
4. Partner zobowiązany jest powiadomić pisemnie IAM o potrzebie sporządzenia aneksu do Umowy, w możliwie najkrótszym terminie od powzięcia informacji o zaistnieniu takiej potrzeby, nie później niż 14 dni przed terminem zakończenia Projektu określonego w § 1 ust. 1 Umowy (decyduje data wpływu powiadomienia do IAM). Wniosek musi zawierać szczegółowe uzasadnienie do zmian, których wprowadzenie jest niezbędne do realizacji Projektu. W przypadku niepoinformowania IAM o zmianach w tym terminie, stosuje się postanowienia §8 ust. 2 niniejszej Umowy.
5. Istotne zmiany rzeczowe wymagają akceptacji Dyrektora IAM lub Zastępcy Dyrektora IAM oraz menadżera ds. programu ,,44 x Xxxxxxxxxx’’.
§ 8
1. IAM może wypowiedzieć niniejszą Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia, w przypadku gdy Partner nie wykonuje lub nienależycie wykonuje przedmiot niniejszej Umowy, a w szczególności narusza zobowiązania określone niniejszą Umową.
2. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu niniejszej Umowy (w tym wykorzystania kwoty przekazanej Partnerowi przez IAM przez Partnera w całości lub w części na inne cele niż określone w umowie), Partner zobowiązuje się do zapłaty na rzecz IAM kary umownej w wysokości 30% kwoty określonej w § 5 ust. 1.
3. IAM przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Partner, w terminie 30 dni od daty wystąpienia tychże okoliczności.
4. Ponadto, w razie rozwiązania lub odstąpienia od Umowy przez IAM z powodu okoliczności, za które odpowiada Partner (w tym z przyczyń określonych w ust. 1 powyżej), będzie on zobowiązany do zwrotu IAM wszystkich otrzymanych kwot w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy wraz z odsetkami liczonymi jak od zaległości podatkowych.
5. Postanowienia w ust. 1-4 powyżej nie wykluczają dochodzenia przez IAM odszkodowania na zasadach ogólnych, w wysokości, przewyższającej kwotę ustaloną w ust. 2 kary umownej.
6. Wykonanie prawa odstąpienia od Umowy przez którąkolwiek Xxxxxx nie pozbawia tej Strony prawa dochodzenia odszkodowania z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w tym kary umownej, o której mowa w ust. 2.
§ 9
1. W razie wystąpienia okoliczności siły wyższej, za którą uważa się zaistnienie zdarzeń nagłych i nieoczekiwanych, którym nie można było zapobiec ani ich uniknąć, w szczególności takich jak np.: rozruchy,
klęski żywiołowe, pożary oraz akty terroru i akcje antyterrorystyczne, itp. – każda ze Stron jest zwolniona od wykonania zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy przez czas trwania przeszkody.
2. Strona powołująca się na istnienie okoliczności siły wyższej ma obowiązek zawiadomić o tym pisemnie (chyba, że dana okoliczność siły wyższej jest powszechnie znana i niebudząca wątpliwości – wtedy wystarczy droga korespondencji elektronicznej) drugą Stronę niezwłocznie, a najpóźniej w ciągu 48 godzin od czasu zaistnienia tych okoliczności. W takim razie Strony postanowią o dalszym trybie postępowania.
§ 10
Wymienione w treści Umowy załączniki stanowią jej integralną część, a zobowiązania Stron zawarte w załącznikach mają taką samą moc wiążącą dla Stron, co zobowiązania zawarte w pozostałej części Umowy.
§ 11
1. Wszelkie zmiany Umowy dla wywołania skutków prawnych wymagają formy pisemnej (rygor nieważności).
2. Wszelkie spory, mogące wyniknąć w związku z obowiązywaniem Umowy, Strony będą się starały rozwiązać na drodze negocjacji lub ugody. W przypadku niemożności rozwiązania sporów w taki sposób, będą one rozpatrywane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby IAM..
3. Umowa podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych w Umowie zastosowanie znajdą postanowienia Regulaminu Programu ,,44 x Xxxxxxxxxx’’, stanowiącego załącznik nr 7 do Umowy.
4. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: dwa egzemplarze dla IAM i jeden egzemplarz dla Partnera.
5. Strony wyznaczają następujące osoby jako odpowiedzialne za wzajemne kontakty związane z prawidłowym wykonywaniem Umowy:
a) ze strony IAM osobą odpowiedzialną jest:
p. ....................................., e-mail ,
b) ze strony Partnera osobą odpowiedzialną jest:
p. ......................................, e-mail: ......................................
Załączniki:
1. Opis Projektu (wraz z harmonogramem)
2. Kosztorys
3. Wzór kosztorysu powykonawczego
4. Plan działań promocyjnych
5. Wzór sprawozdania końcowego (rozliczenie merytoryczne i finansowe Projektu)
6. Porozumienia/Umowy Partnerskie/Listy intencyjne z Partnerem/ami zagranicznymi Projektu
7. Regulamin Programu ,,44 x Xxxxxxxxxx’’
IAM: Partner:
……………………………………………… ………………………………………..
imię i nazwisko Xxxxxxxxx Projektu / Kierownika Wydziału | podpis |
Xxxxxxxx Xxxxxxx | |
Xxxxxxxxx Xxxxxx |
Załącznik nr 1 – Opis Projektu (wraz z harmonogramem działań i wskazaniem oraz opisaniem partnera zagranicznego Projektu):
Opis:
Harmonogram:
Partner zagraniczny Projektu:
Załącznik nr 2 – Kosztorys:
Kalkulacja kosztów (przygotowana w tabeli excel):
l.p. | Pozycja kosztów, sposób obliczenia | Razem koszty [PLN] | Koszty [PLN] w podziale na źródła finansowania | |
Środki Instytutu Xxxxx Xxxxxxxxxxx | Środki własne, inne źródła | |||
RAZEM | 0 | 0 | 0 | |
Załącznik nr 3 – Wzór kosztorysu powykonawczego (przygotowany w excel):
No | Nazwa kosztu i sposób kalkulacji | Koszty planowane | Rozliczenie | |
Dokument księgowy (nazwa i numer dokumentu oraz kwota) | Koszty realnie poniesione [PLN] | |||
1. | ||||
2. | ||||
3. | ||||
4. | ||||
5. | ||||
6. | ||||
7. | ||||
8. | ||||
9. | ||||
10. | ||||
11. | ||||
12. | ||||
13. | ||||
14. | ||||
15. | ||||
Razem: | ||||
Załącznik nr 4 – Plan działań promocyjnych: Opis działań promocyjnych projektu:
Harmonogram działań promocyjnych:
Załącznik nr 5 – Wzór sprawozdania końcowego: zrealizowany zakres rzeczowy Projektu, kosztorys powykonawczy całkowitych kosztów projektu, wykaz dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków ze środków Partnera:
Wzór sprawozdania końcowego:
1. Nazwa Partnera: …………………….
2. Informacja o Projekcie:
k) Nazwa projektu: ………………………..
l) Miejsce realizacji projektu: ……………………………
m) Xxxxxx odbiorców projektu (około): ………………………………
n) Krótki opis projektu, uwzględniająca etapy jego realizacji, cele jakie zostały osiągnięte dzięki realizacji projektu
– maksymalnie 1800 znaków:
o) Promocja projektu: krótki opis zrealizowanych działań promocyjnych projektu – maksymalnie 1000 znaków:
3. Rozliczenie finansowe Projektu:
1) Wysokość otrzymanego dofinansowania: zł brutto
2) Kwota wydatkowanych środków: ……………………….
3) Do zwrotu: ………………..
4) Podatek VAT do zwrotu: ……………………….
4. Zakres rzeczowy Projektu:
5. Wykaz dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków ze środków Partnera (przygotowany w tabeli excel):
Nazwa kosztu (z kosztorysu wstępnego) | Nazwa kontrahenta | Numer rachunku / faktury | Data poniesienia kosztu | Wysokość finansowania ze strony IAM | Koszt całkowity |