Umowa nr ...

Umowa nr ...

w sprawie Realizacji Projektu (...) (tytuł projektu lub programu)1

zwana dalej „Umową”

zawarta w dniu ..... pomiędzy , zwanym/ą dalej

„Instytucją Pośredniczącą”,

reprezentowanym/ą przez , na podstawie

..................................................., stanowiącego załącznik nr 1 do Umowy a

................................................................................................................................................,

(imię, nazwisko/ firma, siedziba/miejsce zamieszkania, NIP, XXXXX)

zwanym/ą dalej „Instytucją Realizującą”

reprezentowanym/ą przez ,

na podstawie , stanowiącego załącznik nr 2 do Umowy

zwanymi dalej łącznie „Stronami”

Preambuła

Niniejsza Umowa jest zawierana na podstawie Umowy w sprawie Projektu z dnia ............

pomiędzy Rzecząpospolitą Polską reprezentowaną przez Ministra Rozwoju Regionalnego działającego jako Krajowa Instytucja Koordynująca (KIK) a Szwajcarią, reprezentowaną przez Szwajcarską Agencję ds. Rozwoju i Współpracy lub Państwowy Sekretariat ds. Ekonomicznych2, przyznającą dofinansowanie na rzecz Projektu, zwaną dalej „Umową w sprawie Projektu”.

Przedmiot Umowy

§ 1.

Umowa określa prawa i obowiązki Stron związane z realizacją Projektu w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy pod nazwą , zwanego dalej „Projektem”.

Ramy prawne

§ 2.

1 Wzór umowy dla Instytucji Realizujących nie będących państwowymi jednostkami budżetowymi, w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Wzór obowiązuje w projektach, w których występują działania objęte regrantingiem.

2 Niepotrzebne skreślić

1. Instytucja Realizująca zobowiązuje się realizować Projekt z należytą starannością, zgodnie z następującymi dokumentami:

1) Umową ramową pomiędzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną o wdrażaniu Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy w celu zmniejszenia różnic społeczno – gospodarczych w obrębie rozszerzonej Unii Europejskiej z dnia 20 grudnia 2007 r., zwaną dalej „Umową ramową”;

2) Szwajcarsko-Polskim Programem Współpracy – Systemem zarządzania i wdrażania w Polsce zatwierdzonym przez Ministra Rozwoju Regionalnego w dniu 30 czerwca 2008 r., z późn. zm.;

3) Kompletną Propozycją Projektu wraz z załącznikami. Wniosek aplikacyjny dla Kompletnej Propozycji Projektu (bez załączników) stanowi załącznik nr 3 do Umowy;

4) Budżetem, stanowiącym załącznik nr 4 do Umowy

5) Tabelą wskaźników, stanowiącą załącznik nr 5 do Umowy,

6) Schematami grantowymi, stanowiącymi załącznik nr 6 do Umowy3.

2. Ogólne warunki i instytucje, o których mowa w niniejszej Umowie, powinny być rozumiane zgodnie z postanowieniami dokumentów wymienionych w ust. 1.

3. Instytucja Realizująca oświadcza, że znana jej jest treść dokumentów wymienionych w ust. 1 oraz, że przyjmuje do wiadomości wynikające z nich warunki realizacji Projektu.

Okres realizacji Projektu

§ 3.

1. Okres rzeczowej realizacji Projektu ustala się następująco:

1) rozpoczęcie rzeczowej realizacji: (dzdz/mm/rrrr);

2) zakończenie rzeczowej realizacji: (dzdz/mm/rrrr).

2. Datę zakończenia Projektu ustala się na (dzdz/mm/rrrr).

Warunki finansowe

§ 4.

1. Na mocy Umowy Instytucja Pośrednicząca udzieli Instytucji Realizującej wyrażoną w PLN kwotę dofinansowania, udostępnioną przez stronę szwajcarską na realizację Projektu w wysokości nie przekraczającej równowartości CHF, liczonej zgodnie z ust. 2-3.

2. Kwota dofinansowania dla działań nie objętych regrantingiem wynosi wyrażoną w PLN równowartość kwoty … CHF, liczoną zgodnie z § 13 ust. 4 i nie przekroczy … % kosztów kwalifikowalnych tych działań. Jednocześnie, Instytucja Realizująca w ramach działań nie objętych regrantingiem poniesie koszty kwalifikowalne w kwocie nie wyższej niż … PLN.

3. Kwota dofinansowania dla działań objętych regrantingiem wynosi wyrażoną w PLN równowartość kwoty … CHF, liczoną zgodnie z § 13 ust. 5 i wynosi … % kosztów kwalifikowalnych tych działań. Instytucja Realizująca zapewni, że beneficjenci końcowi

3 Jeśli dotyczy.

wniosą współfinansowanie wdrażanych projektów, zgodnie z dokumentem, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6.

4. Szacowany całkowity koszt Projektu wynosi wyrażoną w PLN równowartość kwoty ... CHF, liczoną zgodnie z ust.2-3.

5. Instytucja Realizująca zobowiązuje się do pokrycia ze środków własnych wszelkich kosztów niekwalifikowanych oraz nierefundowalnych w ramach Projektu oraz do zapewnienia współfinansowania w wysokości co najmniej ... % kosztów kwalifikowalnych dla działań, o których mowa w ust. ….

6. Procent dofinansowania poszczególnych działań, o którym mowa w niniejszym paragrafie, nie zostanie podwyższony w trakcie realizacji Projektu.

7. W przypadku niewydatkowana przez Instytucję Realizującą całej kwoty dofinansowania, o której mowa w ust. 1, KIK wraz ze stroną szwajcarską na wniosek Instytucji Realizującej, zaopiniowany przez Instytucję Pośredniczącą, przed zakończeniem projektu podejmą decyzję odnośnie wykorzystania pozostającej kwoty.

8. W przypadku wydatkowania kwoty kosztów kwalifikowalnych działań nie objętych regrantingiem wyrażonej w PLN i wskazanej § 4 ust. 2, przy jednoczesnym nie wydatkowaniu całości kwoty dofinansowania tych działań wyrażonej w CHF, o której także mowa w § 4 ust. 2, postanowienia ust. 7 stosuje się odpowiednio.

§ 5.4

Dofinansowanie zostaje przyznane pod następującymi warunkami ogólnymi: 1) ...

2) ...

3) ...

Kwalifikowalność wydatków

§ 6.

1. Wydatki poniesione przed ... (data podpisania Umowy ws. Projektu) oraz po … (data zakończenia rzeczowej realizacji Projektu określonej w § 3 ust. 1 pkt 2) lub wydatki poniesione poza zakresem rzeczowym, określonym w dokumentach, o których mowa w § 2 ust. 1, nie są kwalifikowalne i nie podlegają dofinansowaniu, o którym mowa w § 4 ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 3.

2. Do realizacji Projektu mają zastosowanie Wytyczne w sprawie kwalifikowalności wydatków w ramach Priorytetu nr 1 i nr 2 oraz Wytyczne w sprawie kwalifikowalności podatku VAT, opracowane przez Instytucję Pośredniczącą.

3. Kwalifkowalność wydatków związanych z raportowaniem, audytem i ewaluacją Projektu kończy się z dniem zakończenia Projektu, wskazanym w § 3 ust. 2.

4. Wydatkami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem są wydatki, które jednocześnie:

1) są niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu;

2) zostały uwzględnione w Budżecie oraz w Kompletnej Propozycji Projektu;

3) zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowania wydatków;

4 Jeśli dotyczy; warunki mogą zostać określone w decyzji o przyznaniu dofinansowania przez stronę szwajcarską lub przez Instytucję Pośredniczącą, po uprzedniej konsultacji z KIK.

4) zostały prawidłowo udokumentowane;

5) zostały zweryfikowane i zatwierdzone przez Instytucję Pośredniczącą.

Zobowiązania Instytucji Realizującej

§ 7.

Instytucja Realizująca zobowiązuje się w szczególności do:

1) wniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji Umowy, zgodnie z § 11 ust. 1;

2) zapewnienia płynności finansowej Projektu;

3) udostępniania lub przekazywania na wniosek Instytucji Pośredniczącej, Krajowej Instytucji Koordynującej lub strony szwajcarskiej wszelkich dokumentów i informacji dotyczących realizacji Projektu;

4) przechowywania całości dokumentacji związanej z realizacją Projektu w okresie realizacji Projektu i przez okres 10 lat od dnia jego zakończenia, wskazanego w § 3 ust. 2;

5) niezwłocznego informowania Instytucji Pośredniczącej o zaistniałych nieprawidłowościach lub o zamiarze zaprzestania realizacji Projektu, a także o wszelkich innych kwestiach, które mogą poważnie zagrozić realizacji Projektu;

6) zapewnienia promocji Projektu zgodnie z Wytycznymi w sprawie informacji i promocji dla Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy;

7) utrzymania celów Projektu przez co najmniej ... lat od dnia jego zakończenia, wskazanego w § 3 ust. 2 .

Szczegółowe postanowienia dotyczące zamówień publicznych5

§ 8.

1. Postępowania o udzielenie zamówień publicznych w ramach Projektu zostaną przeprowadzone zgodnie z przepisami prawa krajowego i zgodnie z postanowieniami rozdziału 3.3 Aneksu 2 do Umowy ramowej.

2. Instytucja Realizująca dostarczy Instytucji Pośredniczącej oświadczenie potwierdzające zgodność przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych z przepisami określonymi w ust. 1 w terminie 7 dni od podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego.

3. W celu zwiększenia przejrzystości i zapobieżenia korupcji dokumenty przetargowe winny zawierać klauzulę antykorupcyjną. Wzór klauzuli antykorupcyjnej stanowi załącznik nr 7 do Umowy.

4. Dla zamówień publicznych o wartości przekraczającej progi wspólnotowe określone w dyrektywach Parlamentu Europejskiego i Rady 2004/17/WE (Dz. Urz. UE L 134 z 30.04.2004 r., str. 1) oraz 2004/18/WE (Dz. Urz. UE L 134 z 30.04.2004 r., str. 114), Instytucja Realizująca przekaże Instytucji Pośredniczącej przetłumaczony na język angielski protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w terminie 7 dni od podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego.

5 Niniejsze postanowienia dot. również zamówień publicznych udzielanych przez beneficjentów końcowych. Poszczególne postanowienia niniejszego paragrafu mogą ulec zmianie, o ile kwestie te zostaną uregulowane odmiennie w Umowie ws. Projektu.

5. Dla zamówień publicznych o wartości powyżej kwoty 500 000 CHF6, Instytucja Realizująca na wniosek strony szwajcarskiej dostarczy Instytucji Pośredniczącej przetłumaczoną na język angielski dokumentację przetargową7 w terminie 30 dni przed rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz przetłumaczoną na język angielski umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie 7 dni po jej podpisaniu.

6. Dla zamówień publicznych o wartości powyżej kwoty 500 000 CHF8, Instytucja Realizująca na wniosek strony szwajcarskiej udostępni wykonawcom angielskie tłumaczenia dokumentacji przetargowej i projektu umów w sprawie zamówienia publicznego.

7. Instytucja Realizująca umożliwi na wniosek strony szwajcarskiej lub KIK wzięcie udziału jej przedstawicieli w charakterze obserwatorów, w czynnościach związanych z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku powołania komisji przetargowej – do udziału w posiedzeniach komisji.

8. W przypadku, gdy zgodnie z prawem krajowym lub wspólnotowym dla umów zawieranych w celu wykonania niniejszej Umowy nie mają zastosowania przepisy prawa zamówień publicznych, Instytucja Realizująca jest zobowiązana wydatkować przyznane środki w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady terminowego uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz zasad uczciwej konkurencji, transparentności i równego traktowania potencjalnych wykonawców.

Własność przedmiotów zakupionych w ramach Projektu

§ 9.

1. Przez okres realizacji Projektu rzeczy nabyte z udziałem środków, o których mowa w

§ 4 ust. 1, powinny być wykorzystywane dla celów Projektu, zaś ich przeznaczenie nie może zostać zmienione bez uprzedniej pisemnej zgody Instytucji Pośredniczącej, KIK i strony szwajcarskiej.

2. Własność rzeczy, o których mowa w ust. 1 nie może być przeniesiona na inne podmioty przez okres 5 lat od daty zakończenia Projektu, o której mowa w § 3 ust. 2.

3. Strona szwajcarska w porozumieniu z KIK zdecyduje o przeznaczeniu rzeczy nabytych z udziałem środków, o których mowa w § 4 ust. 1, które po zakończeniu okresu realizacji Projektu nie będą dłużej służyły osiągnięciu celów Projektu. O decyzji w tej sprawie Instytucja Realizująca zostanie poinformowana przez Instytucję Pośredniczącą najpóźniej do dnia zakończenia realizacji Projektu.

Przedmiot szczególnego zainteresowania Stron

§ 10.

Strony wyrażają wspólne zainteresowanie przeciwdziałaniem korupcji, która zagraża zasadom dobrego zarządzania oraz właściwemu wykorzystaniu środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, jak również uczciwej i otwartej konkurencji pod względem ceny i

6 Kwota zamówienia jest przeliczana z PLN na CHF według kursu kupna NBP obowiązującego w dniu rozpoczęcia naboru.

7 Tłumaczeniu podlega Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia oraz protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także inne dokumenty przetargowe na wniosek strony szwajcarskiej.

8 Kwota zamówienia jest przeliczana z PLN na CHF według kursu kupna NBP obowiązującego w dniu rozpoczęcia naboru.

jakości. Z tego powodu, deklarują wolę połączenia swoich wysiłków w walce z korupcją i, w szczególności deklarują, że sytuacja, w której ktokolwiek żąda korzyści, przyjmuje obietnice jej otrzymania lub przyjmuje korzyść za podjęcie działania lub jego zaniechanie w związku z udzieleniem poparcia lub uzyskaniem zamówienia w ramach niniejszej Umowy, zostanie uznane za działanie nielegalne, które nie będzie tolerowane. Jakiekolwiek faktyczne działanie tego typu będzie stanowić wystarczającą i uzasadnioną podstawę do rozwiązania niniejszej Umowy, unieważnienia postępowania przetargowego lub wynikającej z niego umowy, lub do podjęcia środków naprawczych zgodnie z obwiązującymi przepisami prawa.

Zabezpieczenie prawidłowej realizacji Umowy9

§ 11.

1. Instytucja Realizująca wnosi zabezpieczenie prawidłowej realizacji Umowy nie później niż w terminie ... od dnia zawarcia niniejszej Umowy, na kwotę ... PLN10 (nie większą niż kwota dofinansowania określona w § 4 ust. 1 Umowy), w jednej, uzgodnionej z Instytucją Pośredniczącą, formie11:

1) weksel własny in blanco, opatrzony klauzulą „bez protestu” wraz z deklaracją wekslową;

2) weksel z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej;

3) cesja praw z polisy ubezpieczeniowej Instytucji Realizującej;

4) notarialne oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji;

5) przewłaszczenie rzeczy ruchomych Instytucji Realizującej na zabezpieczenie;

6) hipoteka;

7) poręczenie;

8) gwarancja bankowa;

9) gwarancja ubezpieczeniowa;

10) zastaw rejestrowy na ......................... zgodnie z zasadami określonymi w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów ;

11) zastaw na prawach ;

12) zastaw na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego.

2. Zabezpieczenie, o którym mowa w ust. 1, ustanawiane jest do dnia .... (nie więcej niż okres realizacji Projektu+ okres utrzymania celów Projektu).

3. Instytucja Pośrednicząca niezwłocznie zwróci Instytucji Realizującej zabezpieczenie należytej realizacji Umowy:

1) po upływie okresu, na który zostało ono ustanowione;

2) w przypadku rozwiązania Umowy zgodnie z postanowieniami § 21, z zastrzeżeniem § 20 ust. 4.

9 W przypadku gdy Instytucja Realizująca jest jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240,) albo fundacją, której jedynym fundatorem jest Skarb Państwa, obowiązków wynikających z § 11 nie stosuje się.

10 W przypadku przyjęcia, że kwota zabezpieczenia będzie równa kwocie przyznanego dofinansowania, należy zastosować przy przeliczaniu CHF na PLN kurs kupna NBP z dnia, w którym została złożona przez Instytucję Realizującą Kompletna Propozycja Projektu.

11 Niepotrzebne skreślić.

System płatności

§ 12.

1. Dofinansowanie jest przekazywane na rzecz Instytucji Realizującej w systemie zaliczkowym w formie pierwszej płatności, płatności okresowych oraz płatności końcowej.

2. Warunkiem przekazania dofinansowania jest wniesienie przez Instytucję Realizującą zabezpieczenia, o którym mowa w § 11 Umowy.

3. Pierwsza płatność o wartości nie przekraczającej równowartości....... CHF w PLN, liczonej zgodnie z § 13 ust. 4, jest przekazywana w terminie ... (data lub ilość dni od podpisania umowy).

4. Podstawą do otrzymania płatności okresowej jest sporządzenie przez Instytucję Realizującą, na podstawie dostępnych wzorów i przedłożenie Instytucji Pośredniczącej wniosku o płatność wraz z Raportem okresowym z realizacji Projektu do 20 dnia miesiąca po zakończeniu okresu objętego danym wnioskiem o płatność. Okresy, za które składa się wniosek o płatność są określone w Budżecie.

5. Podstawą wypłacenia płatności końcowej o wartości nie przekraczającej równowartości....... CHF, liczonej zgodnie z § 13 ust. 4, jest złożenie przez Instytucję Realizującą do końca drugiego miesiąca kalendarzowego po zakończeniu Projektu, ostatniego wniosku o płatność wraz z ostatnim Raportem okresowym z realizacji Projektu, Raportem z zakończenia Projektu, Końcowym raportem finansowym oraz z wnioskami i rekomendacjami z końcowego audytu finansowego.

6. Płatność okresowa zostanie wypłacona pod warunkiem rozliczenia, poprzez złożenie wniosku o płatność, co najmniej 70 % łącznej kwoty przekazanego wcześniej dofinansowania.

7. Wzory wniosku o płatność oraz raportów, o których mowa w ust. 3 i 4, są udostępnione na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej oraz KIK.

8. Instytucja Realizująca sporządza wniosek o płatność w języku polskim i przedkłada go Instytucji Pośredniczącej w formie elektronicznej i pisemnej.

9. Do wniosku o płatność Instytucja Realizująca załącza następujące dokumenty w formie pisemnej:

1) potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Instytucji Realizującej kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej;

2) potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Instytucji Realizującej kopie dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac;

3) w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane – potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Instytucji Realizującej kopie protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca ich składowania;

4) oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Instytucji Realizującej kopie wyciągów potwierdzających dokonanie przelewu lub innych dokumentów księgowych, poświadczających poniesienie wydatków;

5) poświadczonymi za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Instytucji Realizującej kopie innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację Projektu;

6) zestawienie faktur i innych dokumentów załączanych do danego wniosku o płatność.

10. W razie wystąpienia błędów we wniosku o płatność lub w załączonych dokumentach Instytucja Pośrednicząca przekazuje drogą elektroniczną bądź w formie pisemnej stosowne uwagi do Instytucji Realizującej, która w terminie 5 dni roboczych od otrzymania uwag przekazuje skorygowaną dokumentację, dokonuje uzupełnienia dokumentacji lub udziela stosownych wyjaśnień. Instytucja Pośrednicząca może uzupełniać lub poprawiać wnioski o płatność, po konsultacjach z Instytucją Realizującą, w zakresie oczywistych omyłek o charakterze technicznym lub rachunkowym.

11. Instytucja Pośrednicząca akceptuje wniosek o płatność oraz Raport okresowy z realizacji Projektu, a następnie w terminie 5 dni roboczych od dnia akceptacji składa zlecenie płatności do Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK), z zastrzeżeniem ust. 12 i 16. Instytucja Pośrednicząca informuje pisemnie lub drogą elektroniczną Instytucję Realizującą o przelewie środków na jej rachunek bankowy, po otrzymaniu stosownej informacji z BGK.

12. W przypadku, gdy wniosek o płatność obejmuje ostatnią płatność w ramach danego działania, Instytucja Pośrednicząca sporządzając zlecenie płatności do BGK, o którym mowa w ust. 11, może wstrzymać wypłatę środków, stanowiących równowartość ww. ostatniej płatności, do czasu uzyskania informacji o kursie wymiany, jaki został zastosowany przez Instytucję Płatniczą dla danego wniosku.

13. Instytucja Pośrednicząca niezwłocznie informuje Instytucję Realizującą o kursie wymiany, jaki został zastosowany dla danego wniosku przez Instytucję Płatniczą przy przygotowaniu wniosku o refundację do strony szwajcarskiej oraz o wysokości środków wypłaconych w CHF.

14. W przypadku o którym mowa w ust. 12, Instytucja Pośrednicząca składa do BGK zlecenie płatności pozostałych środków w terminie 5 dni roboczych od otrzymania informacji o kursie wymiany, jaki został zastosowany dla danego wniosku przez Instytucję Płatniczą przy przygotowaniu wniosku o refundację do strony szwajcarskiej.

15. Płatność końcowa jest wstrzymywana przez Instytucję Pośredniczącą do czasu zatwierdzenia przez stronę szwajcarską dokumentów, o których mowa w ust. 5.

16. W przypadku płatności końcowej Instytucja Pośrednicząca składa zlecenie płatności do BGK w terminie 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez stronę szwajcarską dokumentów, o których mowa w ust. 5.

17. Zlecając dokonanie płatności przez BGK na rzecz Instytucji Realizującej, Instytucja Pośrednicząca bierze pod uwagę wysokość środków dotychczas wypłaconych oraz wysokość przyznanego przez stronę szwajcarską dofinansowania.

18. Odsetki narosłe od kwot dofinansowania przekazanych Instytucji Realizującej w danym roku budżetowym podlegają zwrotowi na rachunek wskazany przez Instytucję Pośredniczącą, w terminie do dnia ... następnego roku.

19. Wypłata dofinansowania następuje pod warunkiem ujęcia środków przewidzianych na realizację Projektu w planie finansowym Instytucji Pośredniczącej na dany rok budżetowy oraz dostępności środków na rachunku BGK. Instytucji Realizującej nie przysługuje odszkodowanie w przypadku opóźnienia lub niedokonania wypłaty dofinansowania przez BGK będących rezultatem:

1) braku środków przeznaczonych na realizację Projektu w planie finansowym Instytucji Pośredniczącej na dany rok budżetowy;

2) nieprzekazania przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych środków na właściwy rachunek prowadzony przez BGK;

3) braku ustanowienia lub wniesienia zabezpieczenia prawidłowego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy zgodnie z § 11;

4) niewykonania lub nienależytego wykonania przez Instytucję Realizującą obowiązków wynikających z Umowy.

20. Płatności są dokonywane zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2009 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oaz przekazywania informacji dotyczących tych płatności.

Rachunek bankowy

§ 13.

1. Instytucja Realizująca jest obowiązana do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji Projektu.

2. Instytucja Realizująca zobowiązuje się do prowadzenia osobnego rachunku bankowego dla środków pochodzących ze Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy.

3. Środki, o których mowa w ust. 2, będą przekazane przez BGK na rachunek bankowy Instytucji Realizującej, otwarty w PLN, o numerze w banku

.................................................... .

4. Za wyjątkiem pierwszej płatności, płatności są przeliczane z PLN na CHF po kursie kupna NBP z dnia sporządzenia wniosku o refundację przez Instytucję Płatniczą, z zastrzeżeniem ust. 5. Pierwsza płatność przeliczona zostanie według kursu kupna NBP z dnia złożenia przez Instytucję Pośredniczącą zlecenia płatności do Banku Gospodarstwa Krajowego.

5. Płatności przeznaczone na działania objęte regrantingiem, o których mowa w § 4 ust. 3 są przeliczane z CHF na PLN po kursie kupna NBP z dnia wszczęcia odpowiedniego naboru wniosków przez Instytucje Realizującą.

Kontrola i audyt

§ 14.

1. Instytucja Realizująca zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie prawidłowości realizacji Projektu, oraz postanowień niniejszej Umowy:

1) w przypadku kontroli - przez KIK, Instytucję Pośredniczącą, Instytucję Płatniczą, stronę szwajcarską lub jednostkę upoważnioną do działania w jej imieniu;

2) w przypadku audytu - przez Instytucję Audytu, której funkcję pełni Minister Finansów lub inną upoważnioną instytucję krajową oraz stronę szwajcarską lub jednostkę upoważnioną do działania w jej imieniu.

2. Kontrolę i audyt przeprowadza się w siedzibie Instytucji Realizującej lub na miejscu realizacji Projektu.

3. Kontrole i audyt mogą być przeprowadzane przez cały okres realizacji Projektu oraz w okresie lat (okres utrzymania celu Projektu, wskazany w § 7 pkt 7) po jego zakończeniu,

zgodnie z planem kontroli i audytu ustalonym przez Instytucję Pośredniczącą lub doraźnie.

4. Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, Instytucja Realizująca jest zawiadamiana o planowanej kontroli lub audycie najpóźniej 7 dni przed terminem ich rozpoczęcia.

5. Instytucja Realizująca zobowiązuje się umożliwić na żądanie Instytucji Pośredniczącej lub innego podmiotu uprawnionego do kontroli niezwłocznie pełny dostęp do wszelkich informacji i dokumentów, związanych z realizacją Projektu. Ponadto, Instytucja Realizująca zapewni obecność osób kompetentnych do udzielania informacji oraz wyjaśnień na temat zagadnień związanych z realizacją Projektu.

6. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności na wniosek strony szwajcarskiej lub gdy zachodzi podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości, kontrola lub audyt mogą zostać przeprowadzone doraźnie, bez uprzedniego zawiadomienia, o którym mowa w ust. 4. Postanowienia ust. 5 stosuje się odpowiednio.

Audyt finansowy

§ 15.

1. Instytucja Realizująca zobowiązuje się zapewnić okresowe audyty finansowe po każdych dwóch latach realizacji Projektu12 oraz końcowy finansowy audyt Projektu po jego zakończeniu, zgodnie z następującym harmonogramem:

1) pierwszy okresowy audyt finansowy powinien obejmować okres od ... do ... ;

2) drugi okresowy audyt finansowy powinien obejmować okres od ... do ...13 ;

3) ostatni okresowy audyt finansowy powinien obejmować okres od ... do ... .

2. W celu przeprowadzenia audytów, o których mowa w ust. 1, Instytucja Realizująca jest obowiązana skorzystać z wewnętrznej, niezależnej od wdrażania Projektu Instytucji Audytującej lub zatrudnić zewnętrzną certyfikowaną Instytucję Audytującą.

3. Instytucja Realizująca zapewni, że wybrana Instytucja Audytująca jest instytucją publiczną (lub zewnętrzną licencjonowaną spółką) o uznanej renomie zawodowej oraz przestrzegającą Międzynarodowe Standardy Rewizji Finansowej (ISA) wydane przez Międzynarodową Radę Standardów Rewizji Finansowej [International Auditing and Assurance Standards Board] (IAASB) Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC).

4. Celem audytów finansowych Projektu jest umożliwienie Instytucji Audytującej wyrażenie opinii na temat tego, czy sprawozdania finansowe zostały przygotowane pod każdym względem zgodnie z obowiązującymi ramami sprawozdawczości finansowej (ISA 200, punkt 3). W związku z tym sprawozdania finansowe należy przygotować zgodnie z jednym lub wieloma międzynarodowymi standardami rachunkowości, krajowymi standardami rachunkowości lub innymi autorskimi i szeroko zakrojonymi ramami sprawozdawczości finansowej, przeznaczonymi do stosowania w sprawozdawczości finansowej i określonymi w sprawozdaniach finansowych. Instytucja Audytująca przeprowadzi audyt finansowy zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej (ISA) wydanymi przez Międzynarodową Radę Standardów Rewizji Finansowej [International Auditing and Assurance Standards Board] (IAASB) Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC) w celu osiągnięcia uzasadnionego zapewnienia, że sprawozdania finansowe jako całość są wolne od znaczących błędnych oświadczeń, niezależnie od tego czy wynikających z oszustwa czy błędu (ISA 200 punkt

12 Postanowienie ma zastosowanie dla projektów trwających dłużej niż dwa lata.

13 Postanowienie ma zastosowanie dla projektów trwających dłużej niż 4 lata.

11a). Pod uwagę wzięte zostaną wyniki wszelkich poprzednich audytów. Instytucja Audytująca weźmie pod uwagę dodatkowe wymagania sugerowane przez KIK lub stronę szwajcarską.

5. Instytucja Realizująca przesyła do Instytucji Pośredniczącej w polskiej wersji językowej przygotowany przez Instytucję Audytującą Raport z finansowego audytu okresowego, zawierający wnioski i zalecenia pokontrolne w języku polskim i angielskim:

1) w przypadku pierwszego okresowego audytu finansowego - do 15 dnia drugiego miesiąca po zakończeniu okresu poddanego audytowi;

2) w przypadku drugiego i ostatniego okresowego audytu finansowego - do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu okresu poddanego audytowi.14

6. Na zakończenie rzeczowej realizacji Projektu Instytucja Audytująca przeprowadzi końcowy audyt finansowy. Wnioski i rekomendacje z końcowego audytu finansowego Instytucja Realizująca przekazuje w polskiej i angielskiej wersjach językowych Instytucji Pośredniczącej wraz z ostatnim wnioskiem o płatność.

7. Instytucja Realizująca przesyła dokumenty, o których mowa w ust. 5 i 6, w formie pisemnej i elektronicznej.

8. Instytucja Realizująca przekazuje niezwłocznie do wiadomości Instytucji Pośredniczącej informacje na temat wszelkich wykrytych przez Instytucję Audytującą znaczących wad rachunkowości i wewnętrznych systemów kontroli.

Sprawozdawczość

§ 16.

1. Instytucja Realizująca jest zobowiązana sporządzać Raporty okresowe z realizacji Projektu, Raporty roczne z realizacji Projektu oraz Raport z zakończenia Projektu, a także Końcowy raport finansowy.

2. Instytucja Realizująca sporządza i przesyła Instytucji Pośredniczącej Raporty okresowe z realizacji Projektu wraz z wnioskami o płatność, w terminie o którym mowa w § 12 ust. 4.

3. Instytucja Realizująca sporządza i przesyła Instytucji Pośredniczącej Raporty roczne z realizacji Projektu do 15 lutego kolejnego roku sprawozdawczego.

4. Instytucja Realizująca sporządza i przesyła Instytucji Pośredniczącej Raport z zakończenia Projektu, Końcowy raport finansowy wraz z ostatnim wnioskiem o płatność, ostatnim Raportem okresowym oraz wnioskami i rekomendacjami z końcowego audytu finansowego, w terminie o którym mowa w § 12 ust. 5.

5. Instytucja Realizująca sporządza dokumenty, o których mowa w ust. 2 - 4 w językach polskim oraz angielskim i przedkłada je Instytucji Pośredniczącej w formie elektronicznej i pisemnej.

6. Wzory raportów, o których mowa w ust. 2- 4, są udostępnione na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej oraz KIK.

7. Finansowe części raportów, o których mowa w ust. 1 są oparte na fakturach lub innych dokumentach o równoważnej wartości i przedstawiane w złotych polskich.

Przegląd

§ 17.

14 Postanowienie ma zastosowanie dla projektów trwających dłużej niż 4 lata.

Pod koniec drugiego roku realizacji Projektu, Instytucja Pośrednicząca, w porozumieniu z KIK i stroną szwajcarską zorganizuje przegląd projektu. Celem przeglądu będzie [...]15. Instytucja Realizująca zostanie poinformowana o terminie i zakresie przeglądu najpóźniej 7 dni przed jego planowaną datą.

Zmiana Projektu

§ 18.

1. Wszelkie zmiany Projektu, w tym zwiększenie całkowitych kosztów kwalifikowanych Projektu oraz inne znaczące zmiany w ramach całkowitych kosztów kwalifikowanych Projektu, zmiany o charakterze strategicznym lub koncepcyjnym Projektu powinny zostać uzgodnione i zaakceptowane przez Instytucję Pośredniczącą, KIK oraz stronę szwajcarską.

2. Nie wymagają zgody KIK oraz strony szwajcarskiej zmiany Projektu polegające na:

1) przesunięciach pomiędzy kategoriami kosztów kwalifikowalnych wymienionymi w Budżecie w wysokości do 15 % kategorii, z której jest dokonywane przesunięcie;

2) zmianach w okresach sprawozdawczych na sporządzenie wniosków o płatność oraz Raportów okresowych z realizacji Projektu.

3. Zmiany, o których mowa w ust. 2, nie mogą skutkować zmianą okresu realizacji Projektu, o której mowa w § 3 ust. 1.

4. Wzrost kosztów zarządzania zawsze wymaga uzgodnienia i zaakceptowania przez Instytucję Pośredniczącą, KIK oraz stronę szwajcarską.

Zawieszenie płatności

§ 19.

1. Instytucja Pośrednicząca może zawiesić płatności w przypadku, gdy Projekt jest realizowany przez Instytucję Realizującą niezgodnie z niniejszą Umową, w szczególności gdy nabierze uzasadnionego podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości.

2. Instytucja Pośrednicząca zawiesza płatności w przypadku, gdy strona szwajcarska podejmie decyzję o zawieszeniu płatności na rzecz Projektu. Decyzja taka może zostać podjęta, w szczególności gdy realizacja Projektu jest niezgodna z Umową w sprawie Projektu lub niniejszą Umową.

3. Instytucja Realizująca może w każdym momencie przedstawić Instytucji Pośredniczącej dokumenty lub inne dowody wykazujące, że warunki, o których mowa w ust. 1 lub 2, nie mają dłużej zastosowania lub nie uzasadniają zawieszenia płatności, wnioskując o zmianę decyzji o zawieszeniu płatności.

4. Płatności na rzecz Projektu są przywracane przez Instytucję Pośredniczącą, gdy przesłanki będące podstawą wydania decyzji o zawieszeniu płatności nie mają dłużej zastosowania lub nie uzasadniają zawieszenia płatności.

5. Instytucja Pośrednicząca przywraca płatności na rzecz Projektu, w przypadku, gdy strona szwajcarska podejmie decyzję o przywróceniu płatności na rzecz Projektu.

6. Instytucja Pośrednicząca niezwłocznie informuje w formie pisemnej Instytucję Realizującą o decyzji zawieszającej lub przywracającej płatności na rzecz Projektu.

15 Do uzupełnienia zgodnie z art. 7.2 Umowy ws. Projektu.

Zwrot dofinansowania

§ 20.

1. W sytuacjach, gdy dofinansowanie otrzymane przez Instytucję Realizującą zostało:

1) wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem;

2) wykorzystane z naruszeniem procedur obowiązujących przy realizacji Projektu;

3) pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości

– podlega ono zwrotowi w trybie i na zasadach przewidzianych w art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

2. Instytucja Pośrednicząca, po konsultacji z KIK, może zażądać od Instytucji Realizującej zwrotu dofinansowania, gdy zachodzi prawdopodobieństwo, że zawieszenie płatności, o którym mowa w § 19 będzie niewystarczające lub niewykonalne, a także w przypadku podjęcia decyzji o zwrocie dofinansowania przez stronę szwajcarską.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, Instytucja Realizująca zwróci Instytucji Pośredniczącej żądaną kwotę w terminie 14 dni od doręczenia przedmiotowej decyzji na rachunek wskazany przez Instytucję Pośredniczącą, zgodnie ze specyfikacjami wyszczególnionymi w decyzji o zwrocie płatności.

4. W przypadku, gdy Instytucja Realizująca w wyznaczonym przez Instytucję Pośredniczącą terminie nie dokona zwrotu, o którym mowa w ust. 1 – 2, Instytucja Pośrednicząca podejmie czynności zmierzające do odzyskania należnego dofinansowania, w szczególności z wykorzystaniem zabezpieczenia, o którym mowa w § 11. Koszty czynności zmierzających do odzyskania dofinansowania obciążają Instytucję Realizującą.

Rozwiązanie Umowy

§ 21.

1. Instytucja Pośrednicząca, może rozwiązać niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiastowym w formie pisemnego wypowiedzenia, w przypadku gdy:

1) Instytucja Realizująca nie rozpoczęła realizacji Projektu z przyczyn leżących po jej stronie, przez okres dłuższy niż 6 miesięcy od terminu rozpoczęcia realizacji Projektu wskazanego w § 3 ust. 1;

2) stwierdzono istnienie nieprawidłowości, w rozumieniu ust. 3;

3) wystąpiła okoliczność, o której mowa w § 10;

4) wobec Instytucji Realizującej zostało wydane orzeczenie o ogłoszeniu upadłości obejmujące likwidację jej majątku lub gdy Instytucja Realizująca postawiona została w stan likwidacji lub gdy zawiesiła swoją działalność.

2. W przypadku gdy:

1) Instytucja Realizująca zaprzestała realizacji Projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z niniejszą Umową;

2) Instytucja Realizująca odmówiła poddania się kontroli lub audytowi uprawnionych instytucji;

Instytucja Pośrednicząca wzywa Instytucję Realizującą do usunięcia wyżej wymienionych naruszeń w terminie 30 dni. Po bezskutecznym upływie powyższego terminu, Instytucja Pośrednicząca jest uprawniona do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym w formie pisemnego wypowiedzenia,

3. Przez nieprawidłowości rozumie się naruszenie postanowień dokumentów, o których mowa w § 2 ust. 1, któregokolwiek z przepisów prawa Wspólnoty Europejskiej, lub któregokolwiek z przepisów prawa polskiego, związane z ubieganiem się o przyznanie dofinansowania lub realizacją Projektu, a także przypadki wymienione w § 20 ust. 1.

Odpowiedzialność za szkodę

§ 22.

Instytucja Realizująca ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe z jej winy w związku z realizacją Projektu, w szczególności przyjmuje na siebie ryzyko za straty i szkody czy inne możliwe negatywne skutki spowodowane przez Projekt.

Rozwiązywanie sporów

§ 23.

1. Strony będą dążyły do polubownego rozwiązywania sporów powstałych w związku z realizacją niniejszej Umowy.

2. W przypadku braku możliwości polubownego rozwiązania sporu, zostanie on rozstrzygnięty przez sąd właściwy według siedziby Instytucji Pośredniczącej.

Informacje Kontaktowe

§ 24.

1. Wszelka korespondencja związana z realizacją niniejszej Umowy będzie kierowana na poniższe adresy:

Instytucja Pośrednicząca:

(nazwa)

(osoba kontaktowa) (adres)

telefon) (faks) (e-mail)

Instytucja Realizująca:

(nazwa)

(osoba kontaktowa) (adres)

telefon)

(faks) (e-mail)

2. Strony są obowiązane do informowania się na piśmie i bez zbędnej zwłoki o zmianie danych, o których mowa w ust. 1.

3. Zmiana danych określonych w ust. 1 nie stanowi zmiany Umowy.

§ 25.

Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Umowa wchodzi w życie w dniu podpisania przez ostatnią ze Stron.

2. Niniejsza Umowa pozostaje w mocy do dnia ... .

3. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

4. Wszelkie zmiany Umowy, z wyłączeniem załączników, wymagają sporządzenia aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z wyjątkiem przypadków wskazanych w § 18 ust. 2 oraz § 24 ust. 1.

5. W sprawach nieuregulowanych w Umowie zastosowanie mają właściwe przepisy prawa krajowego, w szczególności przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).

6. Przelew wierzytelności, o którym mowa w art. 509 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.), z tytułu zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy wobec Instytucji Realizującej, wymaga zgody Instytucji Pośredniczącej.

Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część:

1. .................................................................................................. ;

2. .................................................................................................. ;

3. wniosek aplikacyjny dla Kompletnej Propozycji Projektu (bez załączników);

4. Budżet;

5. Tabela wskaźników;

6. Schemat grantowy;

7. Wzór klauzuli antykorupcyjnej.

W imieniu Instytucji Pośredniczącej W imieniu Instytucji Realizującej

................................................................... ...................................................................

[imię, nazwisko, xxxxxxx] [imię, nazwisko, xxxxxxx]

[data, miejsce] [data, miejsce]