UMOWA ………….
Wzór umowy
UMOWA ………….
zawarta w dniu w Warszawie pomiędzy:
Narodowym Instytutem Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, al. Xxxx Xxxxx XX 00, 00-000 Xxxxxxxx, NIP: 7010780575, reprezentowanym przez: ,
zwanym dalej „Zamawiającym” a
………………………………………., z siedzibą w ……………………………………………… przy ulicy …………………………
NIP:…………………………, REGON ,
reprezentowanym przez ,
zwanym dalej: „Wykonawcą”,
łącznie zwani w umowie Stronami
o następującej treści:
§ 1 Przedmiot umowy
1. Wykonawca wykona na rzecz Zamawiającego usługę polegającą na kompleksowej organizacji i obsłudze wizyty studyjnej dla 13 uczestników w terminie ………………… 2022 roku (zgodnie z ofertą), zwanej dalej „Wizytą”, zgodnie z załącznikiem nr 1.
2. Realizując przedmiot niniejszej umowy Wykonawca jest zobowiązany w szczególności do:
1) realizacji szczegółowego planu wizyty studyjnej;
2) zarezerwowania i wykupienia biletów lotniczych dla uczestników;
3) zapewnienia transportu podczas wizyty;
4) zapewnienia zakwaterowania uczestników wizyty w hotelach;
5) zapewnienia pełnego wyżywienia podczas wizyty;
6) zapewnienia ubezpieczenia dla uczestników wizyty;
7) zapewnienia obsługi koordynacyjnej, organizacyjnej i tłumaczeniowej wizyty
- zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia zawartym w załączniku nr 1 do umowy oraz Ofertą Wykonawcy, która stanowi załącznik nr 2 do umowy.
§ 2 Postanowienia ogólne
1. Wykonawca w trakcie realizacji umowy jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji przedmiotu umowy oraz do udzielania pełnej informacji na temat postępu i zakresu wykonywanych prac na każde żądanie Zamawiającego lub osoby wskazanej przez Zamawiającego.
2. Wykonawca zapewni niezbędny personel oraz sprzęt techniczny dla właściwego i terminowego wykonania umowy.
3. Wykonawca oświadcza, że dysponuje odpowiednim potencjałem techniczno-organizacyjnym, osobowym, finansowym oraz uprawnieniami, wiedzą i doświadczeniem pozwalającym na należyte
zrealizowanie przedmiotu Umowy.
4. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za ogólną i techniczną kontrolę nad wykonaniem oraz realizacją zamówienia określonego w umowie.
5. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania najwyższej staranności i działania, zgodnie z obowiązującym stanem prawnym.
6. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za jakość i ilość świadczonych usług.
7. Wykonawca odpowiada za wszelkie zobowiązania finansowe i formalnoprawne wobec podmiotów z nim współpracujących przy lub na rzecz realizacji umowy.
8. Wykonawca nie może zamieszczać w trakcie wizyty swojego logotypu na żadnych materiałach lub w inny sposób prowadzić działalności reklamowej lub marketingowej.
9. Zamawiający na potrzeby realizacji umowy przekaże Wykonawcy w wersji elektronicznej obowiązujące logotypy.
§ 3 Płatności
1. Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu należytego wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1 ust. 1 nie przekroczy kwoty netto ………………. zł tj. z podatkiem 23% VAT …………………………..
zł brutto i obejmuje wszelkie obciążenia związane z realizacją umowy oraz wynikające z przepisów prawa, w tym wszystkie koszty, wydatki Wykonawcy, zgodnie z ofertą Wykonawcy (formularzem ofertowym), stanowiącą załącznik nr 2 do umowy.
2. Kwota określona w ust. 1 stanowi górną granicę zobowiązania i nie musi być wykorzystana. Wykonawcy nie przysługuje jakiekolwiek roszczenie z tytułu niewykorzystania kwoty, o której mowa w ust. 1.
3. Wykonawca oświadcza, że Wynagrodzenie zaspokaja wszelkie jego roszczenia wobec Zamawiającego z tytułu wykonania umowy.
4. Płatność za usługę będzie dokonana przelewem w terminie do 14 dni od daty dostarczenia do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej pod względem rachunkowym i formalnym oraz zaakceptowanej faktury VAT, na rachunek bankowy Wykonawcy w niej wskazany.
5. Rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze musi być zgodny z rachunkiem wykazanym w „białej liście podatników VAT", o której mowa w art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r.
o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931).
6. Za dzień płatności uważa się datę obciążenia rachunku Zamawiającego.
7. Wykonawca oświadcza, że będzie doręczać faktury:
1) w formie papierowej wraz z wymaganymi załącznikami na adres: al. Xxxx Xxxxx XX 00, 00-000 Xxxxxxxx; lub
2) w formie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych wraz z wymaganymi załącznikami pod warunkiem przesłania przez PEF lub Krajowy System e-faktur.
Strony przed zawarciem umowy ustalą sposób dostarczenia faktur do Zamawiającego.
8. Z tytułu nieterminowej zapłaty należą się odsetki ustawowe za opóźnienie.
9. Podstawą do wystawienia faktury, o której mowa w ust. 4 jest podpisany przez Xxxxxxxxxxxxx protokół odbioru przedmiotu Umowy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Umowy.
§ 4 Siła wyższa
1. Strony niniejszej umowy nie ponoszą odpowiedzialności za niewywiązanie się z postanowień niniejszej Umowy bądź ich nienależyte wykonanie w przypadku, gdy przyczyną naruszenia jest działanie siły wyższej.
2. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenie bądź połączenie zdarzeń lub okoliczności, niezależnych od Strony, które zasadniczo utrudniają lub uniemożliwiają wykonywanie zobowiązań danej Strony wynikających z Umowy, a których dana Strona nie mogła przewidzieć ani im zapobiec lub przezwyciężyć poprzez działanie z dochowaniem należytej staranności.
3. Do wskazanych w ust 2 zdarzeń między innymi należą: strajki, wojny, pożary, powodzie, epidemie, akty terroru, katastrofy, zaistnienie siły wyższej, której Xxxxxx nie były w stanie przewidzieć oraz inne działania wynikające z decyzji i praw stanowionych przez organ administracji państwowej.
4. W przypadku wystąpienia siły wyższej, o ile Zamawiający nie podejmie decyzji o odstąpieniu od umowy, Zamawiający w uzgodnieniu z Wykonawcą będzie mógł przesunąć termin realizacji przedmiotu umowy w innym dostępnym terminie, uzgodnionym przez Strony umowy, ale nie później niż do końca 2022 roku.
§ 5 Kary umowne
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia brutto, określonego w § 3 ust. 1 umowy, w przypadku rezygnacji z realizacji Umowy przez Wykonawcę z przyczyn leżących po jego stronie.
2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto, określonego w § 3 ust. 1 umowy, jeżeli przedmiot umowy zostanie wykonany nienależycie (za każdy przypadek naruszenia odrębnie). Za nienależyte wykonanie umowy rozumie się niezgodne z opisem przedmiotu umowy wykonanie zamówienia, przykładowo:
1) niewystarczającą liczbę porcji posiłków, brak posiłków wegetariańskich;
2) niezapewnienie uzgodnionego koordynatora;
3) opóźnienie w realizacji danej usługi składającej się na przedmiot umowy w stosunku do uzgodnionego harmonogramu przebiegu wizyty;
4) niezapewnienie zakwaterowania w hotelach o standardzie minimum trzygwiazdkowym posiadających zaplecze noclegowo-restauracyjne oraz dostosowane do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami;
5) niezapewnienie lotów bezpośrednich.
3. Wykonawca zapłaci kary umowne, o których mowa w § 5 na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego w ciągu 14 dni od daty jej wystawienia, na konto w niej wskazane.
4. Zamawiający ma prawo dokonywać potrąceń kar umownych na zasadach regulowanych przepisami ogólnymi.
5. Jeżeli wysokość zastrzeżonych kar umownych nie pokrywa poniesionej szkody, Zamawiający może dochodzić odszkodowania przenoszącego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych.
6. Kary umowne mogą podlegać łączeniu.
7. Suma kar umownych nie może przekroczyć 25% wartości Umowy.
§ 6 Odstąpienie od umowy
1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy od powzięcia wiadomości
o następujących okolicznościach:
1) w przypadku zawieszenia prowadzonej działalności przez Wykonawcę;
2) w przypadku niewypłacalności lub zaistnienia stanu zagrożenia niewypłacalnością Wykonawcy;
3) gdy zostanie wydany nakaz zajęcia całego majątku Wykonawcy lub istotnej części majątku w wyniku jakiegokolwiek postępowania zabezpieczającego lub egzekucyjnego;
4) przedmiot umowy nie jest wykonywany z udziałem osoby/osób, które posiadają kwalifikacje zawodowe / doświadczenie określone w Zapytaniu, formularzu ofertowym Wykonawcy, opisie przedmiotu zamówienia;
5) Wykonawca powierzył wykonywanie umowy osobie trzeciej bez uprzedniej zgody Xxxxxxxxxxxxx;
6) Wykonawca realizuje przedmiot umowy z naruszeniem postanowień niniejszej umowy i mimo wezwania do jej należytego wykonania z wyznaczeniem dodatkowego terminu nie krótszego niż 3 dni robocze, nadal wykonuje umowę nienależycie;
7) w przypadku braku możliwości zrealizowania wizyty z powodu wprowadzonych przez rządy nakazów, zakazów lub ograniczeń związanych z ogłoszonym na terenie RP i Wielkiej Brytanii stanem epidemii lub zagrożenia epidemicznego.
2. Wykonawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy, jeżeli Zamawiający zawiadomi Wykonawcę, iż wobec zaistnienia uprzednio nieprzewidzianych okoliczności nie będzie mógł spełnić swoich zobowiązań umownych wobec Wykonawcy.
§ 7 Poufność
1. Z uwagi na fakt, że Zamawiający jest podmiotem publicznym, a przedmiot umowy jest finansowany ze środków publicznych, treść umowy lub jej część podlega ujawnieniu w przypadku złożenia wniosku w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902), z wyjątkiem przypadku zastrzeżenia poufności postanowień umowy przy powołaniu się na tajemnicę przedsiębiorstwa.
2. Wykonawca zobowiązuje się do nieujawniania osobom trzecim jakichkolwiek danych i informacji dotyczących Zamawiającego, jakie uzyskał w związku z realizacją umowy, chyba, że Wykonawca otrzyma od Zamawiającego pisemną zgodę na ich ujawnienie.
3. Obowiązek nieujawniania danych i informacji dotyczących Zamawiającego, uzyskanych w związku z wykonywaniem umowy wiąże Wykonawcę również po wygaśnięciu jak i po odstąpieniu od umowy.
4. Ograniczenia określone w ust. 1 nie dotyczą informacji uzyskanych przez Wykonawcę od osób trzecich zgodnie z prawem oraz nienaruszających zobowiązań tych osób do nie ujawniania takich informacji oraz informacji, które są publicznie znane.
5. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018 r.
o ochronie danych osobowych (x.x. Xx. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.), w szczególności podczas wykonywania prac stwarzających
możliwość dostępu do danych osobowych - do ich ochrony przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem.
§ 8 Ochrona danych osobowych
1. Wykonawca oświadcza, że znane są mu przepisy prawa regulującego przetwarzanie danych osobowych, w szczególności przepisy ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. 2019 poz. 1781) zwanej dalej „Ustawą”, rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Radu (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 WE, zwane dalej „ogólne rozporządzenie o ochronie danych”, przepisów prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.
2. Zamawiający jako administrator danych osobowych, powierza Wykonawcy, w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, przetwarzanie danych osobowych uczestników szkolenia w imieniu i na rzecz Zamawiającego, obejmujących imię i nazwisko osób uczestniczących w szkoleniu w celu potwierdzenia ich obecności w danym dniu spotkania.
3. Wykonawca zobowiązuje się do:
1) zabezpieczenia danych osobowych, o których mowa w ust. 2 poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych;
2) przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie w zakresie i celu wykonywania umowy;
3) ograniczenia dostępu do powierzonych do przetwarzania danych osobowych, wyłącznie dla osób przez niego zatrudnionych lub świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych posiadających upoważnienie do przetwarzania powierzonych danych osobowych, wydane przez Wykonawcę;
4) zachowania w tajemnicy powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz sposobów ich przetwarzania, w tym również po upływie terminu obowiązywania umowy;
5) usunięcia danych osobowych, o których mowa w ust. 2 oraz ich istniejących kopii po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych;
6) do przetwarzania danych osobowych, mogą być dopuszczone jedynie osoby zatrudnione przez Wykonawcę lub świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych, posiadające wydane w tym celu imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych;
7) zamawiający umocowuje Wykonawcę do wydawania i odwoływania osobom przez niego zatrudnionym lub świadczącym usługi na podstawie umów cywilnoprawnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych, powierzonych do przetwarzania na podstawie ust. 2;
8) umowa nie upoważnia Wykonawcę do dalszego powierzania przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w imieniu i na rzecz Zamawiającego, innym podmiotom;
9) Wykonawca odpowiada za wszelkie wyrządzone Zamawiającemu lub uczestnikom wydarzeń szkody, które powstały w związku z nienależytym przetwarzaniem przez Wykonawcę powierzonych danych osobowych;
10) Wykonawca jest obowiązany do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu,
jak również o wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem;
11) w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, Wykonawca bez zbędnej zwłoki – w miarę możliwości, nie później niż w terminie 36 godzin po stwierdzeniu naruszenia – zgłasza je Zamawiającemu. Do zgłoszenia, o którym mowa w zdaniu poprzednim, stosuje się art. 33 ust. 3 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
§ 9 Postanowienia końcowe
1. Wykonawca zobowiązuje się do współpracy z Zamawiającym na każdym etapie wykonania przedmiotu umowy, w tym do udzielenia każdorazowo pełnej informacji na temat aktualnego stanu jej realizacji.
2. Osobą odpowiedzialną za realizację przedmiotu umowy jest:
a) ze strony Zamawiającego:
• ……………………. , tel. ………………………., e-mail: ………………………………………….
b) ze strony Wykonawcy:
• ……………………. , tel. ………………………., e-mail: ………………………………………….
3. Zmiana osób wymienionych w ust. 2 nie powoduje konieczności zmiany umowy, jednak strony o wprowadzonych zmianach niezwłocznie będą wzajemnie się informować.
§ 10
Wszelkie zmiany umowy mogą być dokonywane tylko w formie pisemnej w postaci aneksu do umowy, pod rygorem nieważności za wyjątkiem zmian, o których mowa w § 9 ust. 3.
§ 11
1. Wszelkie spory powstałe w wykonaniu niniejszej umowy Strony zobowiązują się rozwiązywać polubownie. W przypadku gdyby okazało się to niemożliwe, spory zostaną poddane rozstrzygnięciu przez Sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx.U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.) oraz przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (x.x. Xx.U. 2022 r., poz. 1360) oraz właściwych ustaw.
3. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania.
4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron/ Umowa zawarta została w formie elektronicznej, podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Załączniki:
Załącznik nr 1 – opis przedmiotu zamówienia (OPZ) Załącznik nr 2 – oferta
Załącznik nr 3 – wzór protokołu
Załącznik nr 3 do umowy nr …………….. ……
PROTOKÓŁ ODBIORU PRZEDMIOTU UMOWY
Warszawa, dnia 2022 r.
Zamawiający Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego z siedzibą w Warszawie (00-124), al. Xxxx Xxxxx XX 00
Wykonawca ……………………….
Wykonano wg umowy nr …………………., zawartej dnia 2022 r.
Przedmiot umowy
…………………………………………………………………………
………………………………………………
…………………………………………………………………………
……………………………………………….
W dniu ………………………………… stwierdzono fakt wykonania powyżej wskazanego przedmiotu umowy przez Wykonawcę.
Strony niniejszym potwierdzają, iż zlecenie:
1) zostało wykonane zgodnie z ww. umową i odebrane przez Xxxxxxxxxxxxx bez zastrzeżeń*;
2) zostało wykonane niezgodnie z ww. umową, a Zamawiający zgłasza do niego następujące zastrzeżenia*:
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
3) nie zostało wykonane zgodnie z ww. umową*:
……………………………………………………………………………………...………
……………………………………………………………………………………………….
Niniejszy protokół stanowi podstawę do rozliczenia przedmiotu zlecenia i wystawienia faktury przez Wykonawcę.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz otrzymuje Zamawiający, a drugi Wykonawca.
……………………………………………. | ……………………………………………….. |
Zamawiający | Wykonawca |