Wzór Umowy Umowa nr …
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego
Wzór Umowy Umowa nr …
na świadczenie usługi sprzątania
zawarta w dniu r. pomiędzy:
Agro Aplikacje Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0001007420, NIP 9512553511, REGON 523468907, reprezentowaną przez:
Pana ……..
zwaną dalej „Zamawiającym”,
a
Panem/Panią[-] prowadzącym/ą działalność gospodarczą pod nazwą [-] z siedzibą w [-] przy ulicy [-], NIP: [-]
[-] z siedzibą w [-] ([-]-[-]), przy ul. [-], wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd [-], [-] Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS [-], NIP [-], REGON [-], reprezentowaną przez:[-]
zwaną dalej „Wykonawcą”,
Zamawiający i Wykonawca zwani dalej są łącznie „Stronami”, a każdy z osobna „Stroną”,
o następującej treści:
§ 1
Przedmiot Umowy
1. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzi:
1) świadczenie usługi sprzątania pomieszczeń wynajmowanych przez Zamawiającego przy ul. Xxxxxxxx 00 x Xxxxxxxxx;
2) zapewnienie artykułów sanitarno-higienicznych do wykonania usługi sprzątania;
zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia znajdującym się w Załączniku nr 1 do Umowy – Opis
przedmiotu zamówienia (OPZ).
2. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z pomieszczeniami i nie wnosi żadnych zastrzeżeń co do
zakresu Umowy.
3. Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzonego postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności.
§ 2
Świadczenie usługi sprzątania
1. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługę sprzątania terminowo, efektywnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, z zachowaniem najwyższej staranności wynikającej z zawodowego charakteru wykonywanej działalności z uwzględnieniem postanowień Umowy oraz z poszanowaniem zasad prawidłowej gospodarki i bez narażania interesów Zamawiającego.
2. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym oraz osobowym niezbędnym do świadczenia usługi sprzątania i zobowiązuje się do starannego jego wykonywania z zachowaniem wymaganego w tym zakresie profesjonalizmu.
3. Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia sugestii i zastrzeżeń zgłoszonych przez Zamawiającego (w tym w szczególności zgłaszanych drogą e-mailową i telefonicznie) na każdym etapie wykonywania wszystkich elementów Umowy.
4. Wykonawca odpowiada za działania osób realizujących usługę sprzątania.
5. W trakcie realizacji Umowy, na każde wezwanie Zamawiającego, w terminie 2 dni od dnia otrzymania wezwania, Wykonawca przekaże Zamawiającemu karty produktów lub inne dokumenty potwierdzające spełnienie przez stosowane produkty wymagań określonych w OPZ. W przypadku, gdy używane produkty nie będą spełniały tych wymagań, Zamawiający może zażądać zaprzestania ich stosowania, nakładając jednocześnie na Wykonawcę obowiązek stosowania produktów spełniających wymagania.
6. Wykonawca będzie świadczył usługę sprzątania przy użyciu własnych materiałów, urządzeń i narzędzi. Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do pokrycia we własnym zakresie kosztów wszelkiego sprzętu i materiałów niezbędnych do należytego świadczenia usługi sprzątania takich jak: środki czyszczące (mieszaniny i środki chemiczne, mydła, ręczniki papierowe, papier toaletowy itp.), materiały eksploatacyjne (worki na śmieci, ścierki, mopy, itp.). Wykonawca zobowiązuje się zapewnić w ramach realizacji Umowy środki i materiały w odpowiedniej ilości i o odpowiedniej jakości.
7. Wykonawca ponadto zobowiązuje się do:
1) utrzymania czystości i porządku we wszystkich pomieszczeniach, z których korzysta
Wykonawca (na koszt własny);
2) niewykorzystywania zajmowanych pomieszczeń dla innych celów niż wynikające z ich przeznaczenia i z postanowień Umowy;
3) umożliwienia Zamawiającemu dokonywania kontroli wykonywanych czynności i jakości środków chemicznych;
4) ponoszenia kosztów usuwania szkód powstałych w wyniku swojej działalności (np. naprawa ościeżnic po uderzeniu odkurzaczem itp.);
5) przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, sanitarnych oraz przepisów przeciwpożarowych i zatrudniania osób posiadających wymagane kwalifikacje, niekaranych i odpowiednio przeszkolonych.
8. Zamawiający zobowiązuje się do udostępnienia Wykonawcy pomieszczeń w celu świadczenia usługi sprzątania w dniach poniedziałek – piątek od godziny 16:00 oraz nieodpłatnego zapewnienia Wykonawcy zamykanego pomieszczenia (o wymiarach ok. 2 m2 ), przeznaczonego do przechowywania przez Wykonawcę sprzętu lub materiałów niezbędnych do wykonania zamówienia oraz miejsca poboru i zrzutu wody.
9. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić nadzór nad personelem wykonującym prace, w tym kontrolować stan czystości obsługiwanego obiektu oraz dostosowywać pracę personelu do aktualnych potrzeb obiektu, zgodnie z przedmiotem Umowy.
10. Oceny jakości i prawidłowości wykonanej usługi sprzątania dokonuje Zamawiający.
11. W przypadku zastrzeżeń co do jakości świadczonej usługi, uszkodzeń lub braków mienia lub zachowania osób skierowanych do realizacji umowy, Zamawiający przekaże Wykonawcy swoje zastrzeżenia w formie ustnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.
12. Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia zgłoszonych mu nieprawidłowości lub zmiany sposobu świadczenia usługi sprzątania w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, uwzględniającym w szczególności rodzaj stwierdzonych nieprawidłowości, czas, w którym mogą zostać usunięte oraz uzasadnione potrzeby Zamawiającego.
13. Po zakończonym miesiącu kalendarzowym świadczenia usługi sprzątania strony podpiszą protokół odbioru usługi, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Umowy.
§ 3
Sprzęt, środki chemiczne użyte do świadczenia usługi sprzątania
1. Usługa sprzątania będzie wykonana efektywnie przy użyciu środków przeznaczonych i dopuszczonych do profesjonalnego użytku. Stosowane przez Wykonawcę środki czystości muszą być skuteczne w stosowaniu, powszechnie dostępne i używane na rynku, bezpieczne dla zmywanych nimi powierzchni, rozkładalne, nietoksyczne, przeznaczone do czyszczenia danej powierzchni, nie niszcząc jej, zapewniające spodziewany efekt, nie zostawiające smug. Środki dezynfekujące i zapachowe nie mogą charakteryzować się drażniącym zapachem.
2. Środki czystości muszą odpowiadać wymogom ustawy z dnia 25 lutego 2011 r. o substancjach chemicznych i ich mieszaninach (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 1816 ).
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli co najmniej 1 raz w miesiącu jakości materiałów i środków czystości stosowanych do realizacji zamówienia. W przypadku stwierdzenia niewłaściwej jakości, Zamawiający prześle Wykonawcy, na adres e-mail podany w § 11 ust. 1 Umowy, wezwanie do ich wymiany. Jeżeli Wykonawca nie dokona wymiany niewłaściwych materiałów i środków czystości w ciągu 48 godzin, Wykonawca zapłaci karę umowną, o której mowa w § 7 ust. 3 niniejszej umowy.
§ 4
Bezpieczeństwo i higiena pracy
1. Niezależnie od standardów bezpieczeństwa i higieny pracy Zamawiającego, Wykonawca będzie przestrzegał wszelkich obowiązujących aktów prawnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bieżącej praktyki w tej dziedzinie, w celu wdrożenia w miarę potrzeby najlepszych standardów pracy.
2. Wszelkie prace wykonywane przez Wykonawcę, odbywać się będą w zgodności ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawnymi, przyjętą praktyką i najlepszymi standardami branżowymi.
3. Wszystkie używane materiały i środki czystości powinny być bezpieczne dla środowiska i posiadać
stosowne atesty.
§ 5
Termin realizacji Umowy
Umowa zostaje zawarta na okres …………………………………
§ 6
Wynagrodzenie
1. Łączne maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji Umowy wynosi zł
brutto (słownie ).
2. Wykonawcy przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie w wysokości zł brutto (słownie:
…………………), za każdy miesiąc kalendarzowy obowiązywania Umowy.
3. Wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją Umowy oraz zawiera wszystkie elementy kosztów kalkulacyjnych, w tym użytych do wykonania usługi środków, materiałów i urządzeń, a Zamawiający nie będzie ponosił żadnych innych opłat z tytułu realizacji Umowy.
4. Zapłata wynagrodzenia za miesięczne wykonanie przedmiotu umowy nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT. Podstawą do zapłaty faktury będzie protokół wykonania usługi, podpisane bez zastrzeżeń przez upoważnionych przedstawicieli Stron, sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Umowy. Wykonawca zobowiązany jest zamieścić na fakturze adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, jeżeli dokumentuje ona czynność podlegającą temu mechanizmowi.
5. Każdorazowe wynagrodzenie miesięczne za usługi wymienione w § 1 Umowy płatne będzie przez Zamawiającego na rachunek bankowy Wykonawcy podany na fakturze, w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury VAT za miesiąc poprzedni wraz z dołączonym do niej protokołem wykonania usługi, o którym mowa w ust. 4. Obowiązek comiesięcznego dostarczenia protokołów wykonania usługi spoczywa na Wykonawcy.
6. Suma wartości wszystkich wystawionych faktur nie może przekroczyć wartości Umowy, określonej
w ust. 1.
7. Zamawiający oświadcza, że zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685), wyraża zgodę na wystawianie przez Wykonawcę faktury VAT, korekty faktury VAT oraz ich duplikatów w formie elektronicznej (w formacie PDF) i przesyłanie ich za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: ……………
Wykonawca oświadcza, że adresem z którego będą wysyłane faktury VAT, korekty faktur VAT oraz ich duplikaty jest następujący adres: ………………………….
8. Za termin zapłaty uważany będzie dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
9. W przypadku, gdy świadczona usługa nie będzie obejmowała pełnego okresu miesięcznego, wynagrodzenie zostanie pomniejszone o ilość dni, w których usługa nie była wykonywana. Stawkę dniową wylicza się przez podzielenie wynagrodzenia miesięcznego przez ilość dni w danych miesiącu.
§ 7
Kary umowne
1. Strony zastrzegają sobie prawo do dochodzenia kar umownych za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy.
2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 2 Umowy w przypadku:
a) ujawnienie danych objętych tajemnicą,
b) naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych,
c) przerwy trwającej dłużej niż 2 dni w wykonaniu czynności lub zaprzestania ich wykonania,
z przyczyn lezących po stronie Wykonawcy.
3. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 3% wynagrodzenia miesięcznego brutto określonego w § 6 ust. 2 Umowy, jeżeli Wykonawca nie dokona wymiany niewłaściwych materiałów i środków czystości w ciągu 48 godzin.
4. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu Umowy, w tym nieświadczenia usługi sprzątania w danym dniu, Zamawiający zastrzega sobie prawo do naliczenia kary umownej w wysokości 3% wynagrodzenia miesięcznego brutto określonego w § 6 ust. 2 Umowy. Zamawiający powiadomi o tym fakcie Wykonawcę w formie e-maila, co stanowić będzie podstawę do obciążenia i potracenia wynagrodzenia Wykonawcy z bieżącej faktury.
5. Zapłata kar umownych nie zwalnia Wykonawcy od zrealizowania jego obowiązków wynikających z Umowy, w tym tych, których niewykonanie lub nienależyte wykonanie było podstawą naliczenia kary umownej przez Zamawiającego, chyba że Zamawiający powierzył ich wykonanie innemu podmiotowi i poinformował o tym Wykonawcę.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania uzupełniającego ponad wysokość zastrzeżonych kar umownych – do pełnej wysokości szkody poniesionej przez Zamawiającego.
8. W przypadku rozwiązania Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, Strony oświadczają, że w mocy pozostają postanowienia dotyczące kar umownych.
9. Wykonawca wyraża zgodę na potracenie należności wynikających z naliczenia kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia.
§ 8
Rozwiązanie Umowy
1. Umowa może zostać wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem dwumiesięcznego
okresu wypowiedzenia.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wypowiedzenia Umowy w trybie natychmiastowym, bez okresu wypowiedzenia w przypadku:
a) rażącego naruszenia postanowień Umowy przez Wykonawcę,
b) zaistnienia zdarzeń nadzwyczajnych z udziałem lub z winy pracowników Wykonawcy, których skutkiem było zagrożenie dla bezpieczeństwa Zamawiającego,
c) nie przestrzegania przepisów dotyczących poufności informacji i ochrony danych osobowych,
d) wyrządzania przez Wykonawcę szkody Zamawiającemu przy realizacji Umowy,
e) nie naprawienia przez Wykonawcę, w terminie określonym przez Zamawiającego w wezwaniu do naprawienia szkody poniesionej przez Zamawiającego lub inne osoby przebywające w obiekcie z winy Wykonawcy,
f) wszczęcia postępowania karnego w sprawie działalności Wykonawcy,
g) postawienie Wykonawcy w stan likwidacji lub upadłości,
h) wykorzystywanie do realizacji Umowy środków, które nie odpowiadają wymaganym warunkom lub nie posiadają atestów,
i) zaprzestania wykonywania obowiązków określonych w Umowie, powtarzających się niedokładności i uchybień w realizacji przedmiotu Umowy, po uprzednim 3-krotnym upomnieniu mailem.
§ 9
Odpowiedzialność Wykonawcy
1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone Zamawiającemu oraz osobom trzecim w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Umowy.
2. Odpowiedzialność Stron z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania Umowy wyłączają jedynie zdarzenia siły wyższej, których nie można było przewidzieć i którym nie można było zapobiec przy zachowaniu nawet najwyższej staranności.
3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody spowodowane działaniem lub
zaniechaniem osób wyznaczonych przez Wykonawcę do świadczenia Usługi.
4. W przypadku zagarnięcia mienia Zamawiającego przez osobę wyznaczoną do świadczenia Usługi, Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia szkody w pełnej wysokości.
5. Zamawiający w najkrótszym możliwym terminie, ale nie później niż w ciągu 48 godzin od ujawnienia szkody, zawiadomi przedstawiciela Wykonawcy o ujawnieniu szkody i wspólnie z nim dokona oględzin i sporządzi Protokół szkody. W przypadku niestawiennictwa Wykonawcy, Zamawiający uprawniony będzie do sporządzenia Protokołu szkody jednostronnie. Termin 48 godzin, o którym mowa w tym ustępie jest terminem instrukcyjnym. Jego niedochowanie przez Xxxxxxxxxxxxx nie rodzi po stronie Wykonawcy uprawnienia do uchylenia się od naprawienia szkody lub wypłaty odszkodowania za szkodę.
6. W przypadku zdarzenia mającego znamiona przestępstwa Zamawiający niezwłocznie powiadomi
organy ściągania.
7. W przypadku niewykonania Przedmiotu Umowy przez Wykonawcę, Zamawiający ma prawo zlecić jego wykonanie innemu podmiotowi. W takim przypadku Zamawiający ma prawo dokonać zapłaty wynagrodzenia należnego podmiotowi trzeciemu z niewypłaconego wynagrodzenia Wykonawcy.
§ 10
Oświadczenie o poufności
1. Wykonawca zobowiązuje się przestrzegać tajemnicy danych osobowych, określonych w ustawie z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (x.x. Xx. U. z 2019r. poz. 1781) oraz w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO).
2. Wykonawca zobowiązuje się zachować w tajemnicy wszelkie informacje dotyczące Zamawiającego lub działalności przez niego prowadzonej, które znajdą się w posiadaniu Wykonawcy w związku z, lub przy okazji realizacji Umowy.
3. Strony zobowiązują się do zachowania zasad poufności w stosunku do wszelkich informacji, w szczególności o danych osobowych, w których posiadanie weszły lub wejdą w związku z realizacją Umowy.
4. Wykonawca zobowiązuje się przestrzegać zasad bezpieczeństwa informacji obowiązujących w Spółce.
§ 11
Dane kontaktowe stron
1. Wykonawca wskazuje Xxxxxxxxxxxxx ………, tel.: ………, e-mail: ……… jako osobę do kontaktu
w zakresie realizacji Umowy. Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą najważniejsze kwestie
związane z zamówieniem, zgłaszał jej uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących zamówienie.
2. Zamawiający wskazuje Wykonawcy ………, tel.: ………, e-mail: ……… jako osobę do kontaktu w zakresie realizacji Umowy. Osoba ta jest upoważniona do podpisywania protokołów odbioru usługi lub protokołu szkody, zgodnie z Umową.
3. Zmiana danych osobowych lub teleadresowych osób, o których mowa w ust. 1 i 2 następuje poprzez zgłoszenie drugiej Stronie, na adres e-mail drugiej Strony wskazany w Umowie.
§ 12
Istotne zmiany postanowień Umowy
1. Zamawiający dopuszcza następujące zmiany Umowy, które wymagają zawarcia przez Strony aneksu do Umowy w formie pisemnej lub w formie elektronicznej przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, polegające na:
1) zmianie wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia w przypadku zmiany przepisów prawa normujących wysokość stawki podatku VAT, przy czym zmiana wysokości wynagrodzenia dotyczyć może wyłącznie tej części wynagrodzenia, na którą wpływ będzie miała zmiana prawa; kwota brutto wynagrodzenia należnego za wykonanie Umowy ulegnie wówczas zmianie polegającej na dostosowaniu jej do aktualnie obowiązującej stawki podatku VAT, przy zachowaniu niezmienionej kwoty netto;
2) zmianie wymagań określonych w Załączniku nr 1 do Umowy – Opis przedmiotu zamówienia z zachowaniem niezmienionej wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, jeżeli zmiana taka usprawni proces realizacji Umowy oraz jednocześnie nie będzie stanowić istotnego ograniczenia zakresu świadczeń Wykonawcy;
3) zmianie wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w razie zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, jeżeli będzie miała wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę; wysokość wynagrodzenia Wykonawcy zostanie zmieniona odpowiednio do wpływu zmian na koszty wykonania zamówienia, na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę szczegółowych kalkulacji;
4) zmianie wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w razie zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, jeżeli będzie miała wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę; wysokość wynagrodzenia Wykonawcy zostanie zmieniona odpowiednio do wpływu zmian na koszty wykonania zamówienia, na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę szczegółowych kalkulacji.
§ 13
Ubezpieczenie
1. Wykonawca zobowiązuje się do posiadania aktualnej i opłaconej polisy ubezpieczeniowej odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku ze świadczeniem usługi sprzątania, w zakresie objętym przedmiotem umowy, w całym okresie obowiązywania umowy, na sumę ubezpieczenia co najmniej 500 000,00 zł.
2. Najpóźniej w terminie zawarcia umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu opłaconą polisę ubezpieczeniową. Kopia polisy ubezpieczeniowej stanowi Załącznik nr 2 do Umowy.
3. Jeżeli polisa ubezpieczeniowa będzie obejmowała okres krótszy niż okres realizacji umowy, Wykonawca na 3 dni przed upływem terminu ważności poprzedniej polisy, zobowiązany jest do zawarcia i przedstawienia Zamawiającemu kolejnej polisy ubezpieczeniowej tak, aby została zachowana ciągłość ubezpieczenia przez cały okres realizacji umowy.
§ 14
Klauzula RODO
1. Wykonawca zobowiązuje się do niewykorzystania pozyskanych informacji w trakcie realizacji
umowy w celach innych, niż określone w niniejszej Umowie.
2. Strony zobowiązują się do wzajemnego spełnienia obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016r. str. 1), zwanym dalej „RODO”, w stosunku do swoich przedstawicieli upoważnionych do zawarcia umowy i reprezentowania Stron oraz innych osób uczestniczących w jej realizacji, których dane będą udostępnione drugiej Stronie.
3. Obowiązek zostanie spełniony poprzez przekazanie informacji zawartych w klauzuli stanowiącej Załączniki nr 6 i 7 do Umowy.
4. Każda ze stron odpowiada za treść informacji, o której mowa w ust. 1-3, w zakresie w jakim jest to informacja przekazywana w jej imieniu jako Administratora danych osobowych.
§ 15
Postanowienia końcowe
1. Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji Umowy będą rozstrzygane przez Zamawiającego i Wykonawcę w formie negocjacji. W przypadku niemożności dojścia przez Zamawiającego i Wykonawcę do porozumienia, wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy miejscowo dla Zamawiającego.
2. Wykonawca nie może przenosić praw i obowiązków wynikających z Umowy na podmioty trzecie bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie, pod rygorem nieważności.
3. Umowę sporządza się w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron / umowa zostaje zawarta w postaci elektronicznej i opatrzona przez każdą ze Stron kwalifikowanym podpisem elektronicznym (zapisy zostaną dostosowane ze względu na formę zawarcia umowy).
4. Za dzień zawarcia umowy uznaje się datę podpisania umowy przez ostatnią ze Stron (data złożenia podpisu przez ostatnią osobę podpisującą umowę w imieniu Xxxxxx).
5. Integralną częścią Umowy są następujące załączniki:
1) Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia
2) Załącznik nr 2 - kopia polisy OC
3) Załącznik nr 3 – Wzór protokołu wykonania usługi
4) Załącznik nr 4 – Wzór oświadczenia o zachowaniu poufności
5) Załącznik nr 5 – Protokół opisujący postawnie szkody
6) Załącznik nr 6 – Klauzula informacyjna w sprawie przetwarzania danych przez Agro Aplikacje Sp. z o.o
7) Załącznik nr 7 – Klauzula informacyjna w sprawie przetwarzania danych przez Wykonawcę
(zostanie uzupełniony przez Wykonawcę z chwilą podpisania Umowy)
……………………………………… ………………………………………
Zamawiający Wykonawca
Załącznik nr 1 do Umowy z dnia …..
Opis Przedmiotu Zamówienia
I. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie usług sprzątania pomieszczeń wynajmowanych w budynku przy ul. Xxxxxxxx 00 x Xxxxxxxxx przy użyciu materiałów, środków i urządzeń własnych lub będących w dyspozycji Wykonawcy.
Wykonawca gwarantuje, że materiały i środki czystości, które będą wykorzystywane do wykonywania przedmiotu zamówienia są dopuszczone do stosowania zgodnie z przepisami prawa i będą stosowane zgodnie z przeznaczeniem i zgodnie z zaleceniami producenta.
II. Zamówienie będzie realizowane przez okres 12 miesięcy od dnia podpisania Umowy.
III. Szczegółowy zakres zamówienia:
Do zadań Wykonawcy w zakresie sprzątania pomieszczeń biurowych i pomieszczeń gospodarczych, sanitariatów i ciągów komunikacyjnych należeć będzie:
1. Codziennie (w dni pracujące Spółki):
a) opróżnianie koszy na śmieci z odpadów komunalnych i segregowanych oraz pojemników niszczarek wraz z wymianą worków do śmieci oraz wynoszenia śmieci do odpowiadających im pojemników znajdujących się na zewnątrz budynku,
b) czyszczenie biurek, z kurzu i pyłu „na sucho” lub wilgotną tkaniną zwilżoną w wodnych roztworach łagodnych środków czyszczących,
c) mycie podłogi „na mokro” w pomieszczeniach sanitarnych i socjalnych;
d) mycie luster w pomieszczeniach sanitarnych,
e) czyszczenie zabrudzeń na ścianach ceramicznych w pomieszczeniach sanitarnych oraz
w pomieszczeniach gospodarczych,
f) utrzymanie w czystości pomieszczeń sanitarnych, x.xx. mycie umywalek i baterii, mycie i dezynfekcja muszli klozetowych oraz pisuarów wraz z niezwłocznych uzupełnianiem zużytych toaletowych kostek zapachowych, mycie i przecieranie dozowników na mydło, suszarek do rąk, pojemników na papier toaletowy;
g) utrzymywanie w czystości pomieszczenia gospodarczego, socjalnego x.xx. mycie zlewu, blatu, uzupełnianie ręczników papierowych oraz czyszczenie mikrofalówki odpowiednimi preparatami, usuwanie odpadów zgodnie z obowiązującymi zasadami segregowania odpadów, przecieranie frontów szafek z odcisków w strefie dotyku, przecieranie stołów i krzeseł, obsługa zmywarki (załadowanie i rozładowywanie naczyń),
h) uzupełnianie ręczników papierowych, papieru toaletowego, mydła w płynie, płynu do mycia naczyń;
i) doraźne utrzymywanie czystości koszy na śmieci;
j) mycie i przecieranie kontaktów, włączników prądu oraz kratek wentylacyjnych;
k) mycie ekspresów (opróżnianie komór, czyszczenie rurki do mleka, przecieranie z zewnątrz);
l) zbieranie kubków, naczyń z biurek i wkładanie do zmywarki;
m) przecieranie stołów, krzeseł w salach konferencyjnych;
n) przecieranie zabrudzonych widocznych miejsc na szklanych drzwiach w strefie dotyku;
2. Dwa razy w tygodniu:
a) odkurzanie wykładzin dywanowych;
b) odkurzanie tapicerki meblowej;
3. Raz w tygodniu:
a) mycie oraz opróżnianie lodówki;
b) odkamienianie czajników;
c) mycie koszy na śmieci;
d) przecieranie kontaktów, włączników prądu;
e) przecieranie listew przypodłogowych, skrzynek, gaśnic;
4. Raz na dwa tygodnie:
a) odkurzanie obrazów i innych elementów dekoracyjnych do wysokości 2m;
b) mycie i przecieranie kratek wentylacyjnych;
5. Raz na miesiąc:
a) mycie drzwi w biurze, stolarki drzwiowej;
b) odkurzanie pod szafkami biurkowymi.
6. Raz na trzy miesiące:
a) przecieranie frontów i góry szafek;
b) mycie wewnątrz szafek kuchennych;
c) mycie i przecieranie nóg stołowych konferencyjnych;
d) mycie ścian z płytek ceramicznych w pomieszczeniach sanitarnych oraz
w pomieszczeniach gospodarczych.
7. Dwa razy do roku:
a) pranie wykładzin dywanowych przy pomocy maszyny lub urządzenia przeznaczonego do tej czynności z zastosowaniem odpowiednich środków czyszczących w terminie określonym przez Zamawiającego;
b) mycie okien i przeszkleń (całych) (przez mycie okien należy rozumieć umycie: szyb, ram i parapetów wewnętrznych), w terminie określonym przez Xxxxxxxxxxxxx;
c) czyszczenie żaluzji;
d) pranie tapicerki meblowej (krzesła, fotele).
8. Okresowo:
a) usuwanie pajęczyn;
b) miejscowe czyszczenie wykładzin dywanowych środkami piorącymi w miarę potrzeb,
tj. w przypadku widocznego zabrudzenia;
c) w czasie obowiązywania umowy, Spółka może zlecić dodatkowe usługi we wszystkie dni tygodnia nie wyłączając sobót, niedziel i dni świątecznych, w celu utrzymania czystości w czasie np. remontów, przeprowadzek, spotkań firmowych.
IV. Dane dot. pomieszczeń:
1. Całkowita powierzchnia przeznaczona do sprzątania wynosi 1027,85 m2, w tym:
a) podłogi z wykładziną dywanową | - | 845,23 |
b) podłogi z płytek ceramicznych/wykładziny PCV | - | 182,62 |
2. Powierzchnia ścian z płytek ceramicznych | - | 49,05 |
m2 m2 m2
3. Powierzchnia ścian szklanych - 85 m2
4. Liczba drzwi nieszklanych - 18 szt.
5. Liczba drzwi przeszklonych | - | 18 | szt. |
6. Liczba okien | - | 90 | szt. |
7. Liczba żaluzji | - | 90 | szt. |
8. Ilość sanitariatów | - | 6 | szt. |
a) umywalki | - | 9 | szt. |
b) pisuary | - | 3 | szt. |
c) muszle klozetowe | - | 7 | szt. |
9. Ilość pomieszczeń dla serwisu sprzątającego | - | 1 | szt. |
10. Ilość koszy na śmieci | - | 15 | szt. |
11. Ilość niszczarek dokumentów | - | 2 | szt. |
12. Ilość lodówek | - | 1 | szt. |
13. Ilość mikrofalówek | - 1 | szt. | |
14. Ilość zlewozmywaków | - 1 | szt. |
15. Powierzchnia pomieszczeń biurowych - 845,23 m2
16. Powierzchnia sanitariatów - 63,25 m2
17. Powierzchnia pomieszczenia socjalne - 57,54 m2
18. Powierzchnia serwerowni - 12,78 m2
19. Korytarze na klatkach - 49,05 m2
V. Realizacja usługi sprzątania
1. Sprzątanie codzienne (dni robocze) po godzinie 16:00:
a) wszystkich pomieszczeń biurowych,
b) sanitariatów,
c) korytarzy, pomieszczeń socjalnych,
d) sal konferencyjnych,
2. Sukcesywne dostarczanie przy zatrudnieniu 84 osób:
a) papieru toaletowego trzywarstwowego, białego, miękkiego, mało pylącego, o średnicy 108 mm, po 15 m w rolce, do 7 pojemników na papier zainstalowanych w sanitariatach,
b) worków do koszy na śmieci oraz worków do 2 niszczarek dokumentów: 15 koszy na śmieci o pojemności 30 l.;
6 koszy na śmieci o pojemności 45 l.;
4 kosze na śmieci o pojemności 60 l.;
2 niszczarki o pojemności: 120 l – 1 szt. oraz 30 l – 1 szt.
c) mydeł w płynie o konsystencji balsamicznej i przyjemnym zapachu do 7 szt.
pojemników z dozownikiem o poj. 500 ml do sanitariatów,
d) odświeżaczy powietrza do 6 sanitariatów,
e) ręczników papierowych, pojedynczych, gofrowanych, białych, składanych w „Z” do 7 pojemników na papier,
f) płynu do zmywania naczyń do pomieszczenia socjalnego,
g) kostek zapachowych do muszli klozetowych.
VI. Zamawiający wymaga, aby środki chemiczne stosowane do utrzymania czystości wykorzystywane w procesie sprzątania były ekologiczne i biodegradowalne.
VII. Zamawiającemu przysługuje prawo przeprowadzania kontroli jakości wykonania usługi. Kontrola przeprowadzana będzie przez przedstawiciela Zamawiającego. Wykonawca może zostać zaproszony do uczestnictwa w kontroli. Z przeprowadzonej kontroli zostanie sporządzona dokumentacja, np. notatka, dokumentacja fotograficzna lub filmowa itp. Wykonawca zostanie poinformowany o wynikach kontroli.
VIII. Jakość wykonywanych usług będzie sprawdzana przez Zamawiającego przy wykorzystaniu, np. testu na odkurzanie wykładzin – taśma klejąca zostanie przyklejona w dowolnym miejscu i na podstawie zanieczyszczenia po jej zerwaniu będzie ocenione, jaka była skuteczność odkurzania, albo testu „białej rękawiczki” itp.
IX. Na etapie realizacji zamówienia Wykonawca, w porozumieniu z Zamawiającym, ustali, w jaki sposób będzie rozliczana jakość pracy personelu wykonującego usługę.
X. Wykonawca wyznaczy osobę odpowiedzialną za bezpośredni kontakt z przedstawicielem Zamawiającego w sprawach związanych z wykonywaniem zamówienia.
XI. Zamawiający udostępni Wykonawcy pomieszczenia wielkości ok. 2 m2 z przeznaczeniem na
przechowywanie sprzętu lub materiałów niezbędnych do wykonania zamówienia.
Załącznik nr 2 do Umowy z dnia …..
Kopia polisy OC
Załącznik nr 3 do Umowy z dnia …..
PROTOKÓŁ WYKONANIA USŁUGI
Niniejszym potwierdzam wykonanie przez firmę ……………………………….
usługi sprzątania pomieszczeń biurowych w budynku przy ul. Xxxxxxxx 00 x Xxxxxxxxx.
w okresie: ………………………………………
Uwagi:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Załącznik nr 4 do Umowy z dnia …..
OŚWIADCZENIE O ZACHOWANIU POUFNOŚCI
W związku z wykonywaniem umowy nr……………………z dnia ………………… na rzecz Agro Aplikacje Sp. z o.o. oświadczam, że zostałem(am) zapoznany(a) z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018r.
o ochronie danych osobowych oraz zasadami bezpieczeństwa informacji obowiązującymi w Agro Aplikacje Sp. z o.o. i zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych podczas wykonywania pracy na rzecz Spółki zarówno w czasie trwania umowy jak i po jej zakończeniu.
…….………………….…………………
(data i podpis składającego oświadczenie)
Załącznik nr 5 do Umowy z dnia …..
PROTOKÓŁ SZKÓD
Powstałe szkody w ………………….. w budynku przy ul. Poleczki …. spisane w dniu w obecności:
1. ………………………………
2. ………………………………
Data powstania szkody………………..
Data zgłoszenia szkody ………………
Data oględzin …………………………
Opis szkody:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Kto ponosi odpowiedzialność za powstałe szkody:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Uwagi:
………………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
…........................................................ …...........................................................
(Podpis i pieczątka imienna i firmowa) (Podpis i pieczątka imienna i firmowa)
Załącznik nr 6 do Umowy z dnia …..
Klauzula informacyjna w sprawie przetwarzania danych przez Agro Aplikacje Sp. z o.o.
Zgodnie z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako RODO) Agro Aplikacje Sp. z o.o. informuje, iż:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych pozyskanych w związku z zawarciem i wykonaniem umowy jest Spółka Agro Aplikacje Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Xxxxxxxx 00, xxx xxxxxxxx 00-000 Xxxxxxxx.
2) Kontakt z inspektorem ochrony danych w Spółce możliwy jest przez pocztę elektroniczną na adres e-mail: xxxx@xxxxxxx.xxx.xx lub pocztą na adres Agro Aplikacje Sp. z o.o. ul. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO, to jest w celach związanych z zawarciem, realizacją i rozliczeniem Umowy, która została zawarta w celu realizacji powierzonych KRUS zadań wynikających z przepisów prawa realizowanych w interesie publicznym, a także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, to jest w celu realizacji ciążącego na administratorze prawnego obowiązku archiwizowania dokumentacji, wynikającego z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.) oraz przepisów wydanych na jej podstawie.
4) Administrator będzie przetwarzał Pani/Pana dane identyfikacyjne (przykładowo: imię,
nazwisko, stanowisko) oraz dane kontaktowe (nr telefonu, adres e-mail).
5) Źródłem Pani/Pana danych jest (należy wpisać podmiot, z którym
podpisywana jest umowa, zgodnie z komparycją Umowy głównej), od którego Administrator pozyskał je w celu zawarcia i realizacji umowy.
6) Pani/Pana dane mogą być przekazywane do podmiotów przetwarzających dane w imieniu i na zlecenie Agro Aplikacje Sp. z o.o. oraz podmiotów uprawnionych do tego na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
7) Zebrane od Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/ organizacji międzynarodowej.
8) Administrator będzie przetwarzał Pani/Pana dane przez okres niezbędny do realizacji Umowy oraz ciążących na nim obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów, o których mowa w ust. 3.
9) Ma Pani/Pan prawo:
a) żądać dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii,
b) żądać sprostowania swoich danych,
c) żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO,
d) wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, zgodnie z art. 21 RODO,
e) żądać usunięcia danych osobowych, które jednak nie przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.
10) Nie przysługuje Pani/Panu w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych oraz prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.
11) W przypadku, w którym chce Pani/Pan skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt
z Inspektorem Ochrony Danych Kasy, w sposób wskazany w ust. 2.
12) Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
Załącznik nr 7 do Umowy z dnia …..