ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY

ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY

§ 1.

1. Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego hotelarskich

usług noclegowych.

2. Łączna liczba rezerwacji miejsc noclegowych objętych przedmiotem umowy w przewidywanych terminach wskazanych w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, którego kopia stanowi Załącznik nr 1 do umowy (dalej: SOPZ), wynosi maksymalnie … rezerwacji …, z zastrzeżeniem ust. 4 niniejszego paragrafu.

3. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy w zakresie i na zasadach określonych niniejszą umową, zgodnie z ofertą złożoną w postępowaniu o udzielenie zamówienia na usługi społeczne na świadczenie hotelarskich usług noclegowych, (znak sprawy: DSO.271.3.24.2019), której kopia stanowi Załącznik nr 2 do umowy (dalej: Oferta) oraz SOPZ.

4. Zamawiający zastrzega, że terminy rezerwacji wskazane w SOPZ, mogą ulec zmianie, podobnie jak liczba rezerwacji miejsc noclegowych, w zależności od potrzeb Zamawiającego.

5. Strony ustalają, że przedmiot umowy realizowany będzie w hotelu w kategorii … gwiazdki, nazwa i adres hotelu:… (dalej: Hotel).

6. Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów (oprócz noclegu ze śniadaniem) związanych z pobytem w Hotelu gości Zamawiającego, dla których została dokonana rezerwacja. Wszelkie dodatkowe należności (jak np. opłata za nocleg osoby towarzyszącej, przedłużenie pobytu, opłata za parking i inne) obsługa Hotelu winna uregulować indywidualnie z gościem korzystającym z dodatkowych usług.

§ 2.

1. Wykonawca:

1) oświadcza, że posiada kwalifikacje niezbędne do wykonania przedmiotu umowy;

2) zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zapewniając wysoki standard świadczonych usług;

3) oświadcza, iż jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej przez siebie działalności i posiada aktualną polisę ubezpieczeniową na potwierdzenie czego przedkłada kopię aktualnej polisy ubezpieczeniowej stanowiącej Załącznik nr 4 do umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia hotelarskich usług noclegowych wynikających z aktualnych potrzeb Zamawiającego na podstawie zleceń (dalej: zlecenia) przesyłanych drogą elektroniczną (e-mail) przez osobę wyznaczoną do uzgodnień i koordynacji realizacji przedmiotu niniejszej umowy ze strony Zamawiającego, o której mowa w § 12 ust. 3 pkt 1.

3. Zamawiający zobowiązuje się do przesyłania zapotrzebowania, w którym określi ostateczny termin rezerwacji miejsc noclegowych oraz wstępną liczbę rezerwacji miejsc noclegowych w poszczególnych dobach, drogą elektroniczną (e-mail) najpóźniej na 14 dni kalendarzowych przed planowanymi terminami wykonania usługi.

4. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji miejsc noclegowych niezwłocznie po otrzymaniu zapotrzebowania, o którym mowa w ust. 3.

5. Zamawiający każdorazowo, najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed nadejściem terminu rezerwacji wskazanego w zapotrzebowaniu, o którym mowa w ust. 3, przekaże Wykonawcy drogą elektroniczną (e-mail), zlecenie z ostateczną liczbę rezerwacji miejsc noclegowych w danej dobie wraz z imienną listą rezerwacji miejsc noclegowych w poszczególnych dniach.

6. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego potwierdzenia otrzymania każdego z e-maili, o których mowa w ust. 3 i 5, przy czym:

1) potwierdzenie otrzymania e-maila, o którym mowa w ust. 3, stanowić będzie potwierdzenie dokonania przez Wykonawcę rezerwacji w terminie wskazanym przez Zamawiającego oraz wstępnej liczby miejsc noclegowych;

2) potwierdzenie otrzymania e-maila, o którym mowa w ust. 5 stanowić będzie potwierdzenie dokonania rezerwacji miejsc noclegowych w liczbie wskazanej przez Zamawiającego.

7. Zamawiający zastrzega, że wskazany w Załączniku nr 1 harmonogram spotkań jest szacunkowy i może ulec zmianie. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu poszczególnych rezerwacji oraz zwiększenia lub zmniejszenia liczby rezerwacji miejsc noclegowych w stosunku do liczby określonej w harmonogramie, jednak nie przekraczając maksymalnej szacunkowej liczby rezerwacji, bez prawa Wykonawcy do odszkodowania z tytułu tych zmian.

8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania ….%* liczby rezerwacji w danej dobie bez konieczności ponoszenia kosztów anulowania, jeśli o powyższej zmianie zawiadomi Wykonawcę (e-mailem) najpóźniej do godz. 14.00 w planowanym dniu przyjazdu gości.

9. W przypadku rozpoczętej rezerwacji, Zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania do

…..%* liczby rozpoczętych rezerwacji miejsc noclegowych (zgodnie listą, o której mowa w ust. 5) bez konieczności ponoszenia kosztów anulowania, jeżeli zawiadomi Wykonawcę (e-mailem) na co najmniej 24 godziny przed rozpoczęciem doby hotelowej, której dotyczyć będzie anulowanie.

10. Anulowanie rezerwacji przez Zamawiającego zgodnie z ust. 8 i 9 nie stanowi naruszenia umowy i nie może stanowić podstawy żadnych roszczeń Wykonawcy wobec Zamawiającego.

11. Wykonawca zastrzega sobie prawo do obciążenia Zamawiającego za rezerwacje anulowane w terminie krótszym niż terminy wskazane w ust. 8 i 9, bądź rezerwacje anulowane powyżej ….% liczby rezerwacji w danej dobie, w oparciu o cenę jednostkową za pokój jednoosobowy lub dwuosobowy do pojedynczego wykorzystania, określoną zgodnie z ofertą Wykonawcy.

12. W przypadku, gdy z uzasadnionych względów Wykonawca nie będzie mógł zapewnić rezerwacji miejsc noclegowych gościom w Hotelu, Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia noclegów w innym, maksymalnie jednym hotelu, o standardzie nie gorszym niż wskazany w ofercie i w cenie nie przekraczającej ceny jednostkowej za pokój jednoosobowy lub dwuosobowy do pojedynczego wykorzystania określonej w umowie, z zastrzeżeniem, że liczba rezerwacji miejsc noclegowych w innym hotelu nie może przekroczyć 10% liczby rezerwacji w zgłoszonym terminie. O powyższej zmianie Wykonawca musi poinformować Zamawiającego najpóźniej na 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem doby hotelowej, której zmiana będzie dotyczyła.

13. W związku z przekazaniem Wykonawcy, zgodnie ust. 5 niniejszego paragrafu, imiennych list rezerwacji zawierających dane osobowe w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), Wykonawca zobowiązuje się do zachowania ich poufności.

14. Wykonawca zobowiązuje się, że dane osobowe, o których mowa w ust. 13 niniejszego paragrafu, które będzie przetwarzał w ramach wykonywania niniejszej umowy, będą przetwarzane zgodnie z RODO, a w szczególności, że dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie na potrzebę wykonywania niniejszej umowy oraz nie będą udostępniane osobom trzecim.

15. Obowiązek zachowania w tajemnicy danych, o których mowa w ust. 13 niniejszego paragrafu spoczywa na Wykonawcy także po wygaśnięciu umowy lub odstąpieniu od niej przez którąkolwiek ze stron.

§ 3.

1. Umowa zostaje zawarta na czas określony od 1 lutego 2020 r. do 31 stycznia 2021 r. z

zastrzeżeniem ust. 2 i § 9 ust. 2 pkt 1.

2. Umowa ulega automatycznemu rozwiązaniu przed upływem okresu o którym mowa w ust. 1 w przypadku kiedy łączne wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu umowy osiągnie kwotę, o której mowa w § 4 ust. 2.

§ 4.

1. Tytułem wynagrodzenia za zlecone przez Zamawiającego i wykonane przez Wykonawcę hotelarskie usługi noclegowe, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie ustalone na podstawie ceny jednostkowej zawartej w Ofercie oraz protokołu odbioru, o którym mowa w § 6, z zastrzeżeniem ust. 2-4.

2. Łączne wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy z tytułu świadczenia hotelarskich usług noclegowych na podstawie umowy nie przekroczy kwoty … brutto (słownie: złotych brutto …. 00/100), w tym cena jednostkowa za:

1) pokój jedno lub dwuosobowy do pojedynczego wykorzystania brutto (słownie … złotych

brutto).

Łączne wynagrodzenie zostało określone na podstawie ceny jednostkowej zawartej w Ofercie oraz szacowanego zapotrzebowania Zamawiającego określonego w § 1 ust. 2.

3. Ze względu na to, że liczba rezerwacji miejsc noclegowych jest zależna od aktualnych potrzeb Zamawiającego, ostateczna kwota wynagrodzenia wyliczona na podstawie faktycznej liczby zarezerwowanych miejsc noclegowych może być niższa od wartości łącznego wynagrodzenia wskazanego w ust. 2 niniejszego paragrafu, która to okoliczność nie może być podstawą jakichkolwiek roszczeń Wykonawcy wobec Zamawiającego.

4. Nie przewiduje się waloryzacji cen jednostkowych, a Wykonawca gwarantuje ich niezmienność

w całym okresie obowiązywania umowy, z zastrzeżeniem § 9 ust. 2 pkt 2 oraz § 9 ust. 3 i 4.

§ 5.

1. Strony ustalają, że zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 1 będzie następować sukcesywne po wykonaniu przez Wykonawcę hotelarskich usług noclegowych objętych poszczególnymi zleceniami, na podstawie faktur częściowych, wystawianych przez Wykonawcę zgodnie z § 6 ust. 1.

2. Zamawiający zobowiązuje się dokonać zapłaty wynagrodzenia objętego poszczególnymi fakturami częściowymi w terminie 21 dni od dnia otrzymania oryginału prawidłowo wystawionej faktury częściowej, przelewem na konto wskazane na fakturze, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Zapłata wynagrodzenia za hotelarskie usługi noclegowe wykonane w grudniu będzie dokonana w terminie 30 dni licząc od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury częściowej.

4. Za dzień płatności przyjmuje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.

5. W przypadku opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe.

6. Strony zobowiązują się do wzajemnego informowania o wszelkich zmianach danych, które mogą wpływać na wystawianie i obieg faktur oraz ich księgowanie i rozliczanie dla celów podatkowych, w szczególności takich jak: określenie Strony, adres, numer konta, numer NIP itp.

§ 6.

1. Podstawą wystawienia każdej faktury częściowej będzie protokół odbioru sporządzony każdorazowo w terminie 3 dni przez Zamawiającego, licząc od ostatniego dnia realizacji hotelarskiej usługi noclegowej w terminie wyznaczonym zgodnie z § 2 ust. 3, potwierdzający fakt prawidłowego wykonania usługi.

2. Protokół odbioru, o którym mowa w ust. 1 powinien zawierać w szczególności:

1) określenie terminów rezerwacji oraz liczby zarezerwowanych miejsc noclegowych;

2) imienny wykaz osób korzystających z usługi;

3) oświadczenie o należytym lub nienależytym wykonaniu usługi,

4) podpisy osób wskazanych w § 12 ust 3.

§ 7.

1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną w wysokości 0,25% łącznej kwoty, o której mowa w § 4 ust. 2 za każdorazowy stwierdzony w protokole odbioru, o którym mowa w § 6, przypadek nienależytego wykonania hotelarskiej usługi noclegowej.

2. W przypadku wypowiedzenia umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, o których mowa w § 8 ust. 3, Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną w wysokości 5% łącznej kwoty, o której mowa w § 4 ust. 2.

3. Kary umowne naliczone zgodnie z ust. 1 podlegają zsumowaniu.

4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Xxxxxxxxxxxxx kar umownych z wystawionej faktury.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym.

6. Zapłata kar umownych, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu nie zwalnia Wykonawcy od

obowiązku wykonania umowy.

§ 8.

1. Zamawiający może odstąpić od niniejszej umowy w przypadku, o którym mowa w art. 145 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części zleconych hotelarskich usług noclegowych do momentu otrzymania od Zamawiającego oświadczenia o odstąpieniu od umowy.

3. Zamawiający może wypowiedzieć niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym, z przyczyn

leżących po stronie Wykonawcy w przypadku:

1) gdy suma kar umownych, do których naliczenia uprawniony będzie Zamawiający będzie

równa lub przekroczy 10% łącznej kwoty określonej w § 4 ust. 2;

2) nieprawidłowego wykonywania przez Wykonawcę niniejszej umowy o ile Wykonawca nie zmieni sposobu jej wykonywania pomimo wezwania z wyznaczeniem odpowiedniego terminu.

4. Oświadczenie Zamawiającego o rozwiązaniu umowy powinno nastąpić na piśmie i zawierać

uzasadnienie.

§ 9.

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych.

2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści

oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie dotyczącym:

1) przedłużenia okresu na jaki umowa została zawarta, o którym mowa w § 3 ust. 1 w przypadku niewykorzystania całej kwoty, o której mowa w § 4 ust. 2, przy czym okres o jaki w takim przypadku zostanie przedłużony czas trwania umowy nie przekroczy 3 m-cy;

2) zmiany stawki VAT i zmiany ceny jednostkowej brutto, w przypadku wprowadzenia nowych

uregulowań prawa powszechnie obowiązującego, które wymagałyby takich zmian.

W przypadku zmiany wysokości podatku VAT, cena jednostkowa brutto zostanie zmieniona odpowiednio do zmian wysokości podatku VAT i będzie obowiązywać od dnia wejścia w życie zmienionej stawki VAT.

3. W przypadku przedłużenia terminu realizacji umowy, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy w zakresie dotyczącym niezrealizowanej części przedmiotu umowy, w przypadku zmiany:

1) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;

2) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub

wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne

3) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych

- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

4. Ustala się następujące zasady wprowadzania zmian, o których mowa w ust. 3:

1) w przypadkach określonych w ust. 3 Wykonawca, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia wejścia w życie nowych przepisów lub podpisania aneksu w zakresie dotyczącym przedłużenia okresu trwania umowy, może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o zmianę wynagrodzenia. Wraz z wnioskiem, Wykonawca będzie zobowiązany pisemnie przedstawić Zamawiającemu szczegółową kalkulację uzasadniającą wzrost kosztów, wynikający ze zmiany w/w przepisów. Upływ terminu, o którym mowa w pkt. 1 powoduje utratę przez Wykonawcę prawa do żądania zmiany wynagrodzenia;

2) Zamawiający dokona analizy przedłożonej kalkulacji w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia jej otrzymania. Jeżeli uzna, że przedstawiona kalkulacja potwierdza wzrost kosztów ponoszonych przez Wykonawcę, dokona zmiany umowy w tym zakresie. Zamawiający ma

możliwość żądać od Wykonawcy w tym okresie przedłożenia dodatkowych wyjaśnień i dowodów, jeżeli uzna, że przedstawiona kalkulacja nie potwierdza wzrostu kosztów wykonania zamówienia, w wysokości zaproponowanej przez Wykonawcę.

3) zmiana wynagrodzenia nastąpi po wyrażeniu zgody przez Zamawiającego oraz po podpisaniu aneksu do umowy i może dotyczyć wyłącznie niezrealizowanej części umowy.

§ 10.

1. Wykonawca nie zamierza powierzyć wykonania części umowy podwykonawcy./ Wykonawca zamierza powierzyć wykonanie następującej/następujących części umowy …, nazwa części…. podwykonawcy/podwykonawcom…, nazwa podwykonawcy>.*

2. Osoby do kontaktu ze strony podwykonawcy/podwykonawców: *

3. Wykonawca zobowiązany jest do zawiadamiania Zamawiającego o wszelkich zmianach w zakresie realizacji umowy przez podwykonawców, w tym w szczególności przekazywania informacji na temat nowych podwykonawców, którym zamierza powierzyć realizację usług w późniejszym czasie.*

4. Powierzenie wykonania części umowy podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie tej części umowy.*

§ 11.

Wierzytelności jakie przysługują Wykonawcy względem Zamawiającego, wynikających z realizacji niniejszej umowy, nie mogą być przeniesione na rzecz osób trzecich bez wcześniejszej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.

§ 12.

1. Wszelkie zmiany w treści niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Wszystkie spory, które wynikają z tytułu realizowania umowy będą rozstrzygane przez Xxxxxx w drodze negocjacji. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia w drodze negocjacji wszelkie spory będą rozstrzygane przed sądem miejscowo właściwym dla siedziby Zamawiającego.

3. Osobami odpowiedzialnymi za koordynację i uzgodnienia w zakresie realizacji przedmiotu umowy, w tym za kontakt w zakresie rezerwacji usług są:

1) ze strony Zamawiającego – tel. ….. e-mail… ;

2) ze strony Wykonawcy – tel. ….. e-mail…… .

4. Strony zobowiązują się, że udostępnione sobie wzajemnie dane osobowe osób wskazanych w ust. 3 niniejszego paragrafu będą przetwarzane jedynie w celu realizacji Umowy. Wykonawca zobowiązuje się ponadto, że wykona w imieniu Xxxxxxxxxxxxx wobec osoby wskazanej w ust. 3 pkt 2) obowiązek informacyjny wskazany w art. 14 RODO Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) poprzez przekazanie tej osobie informacji stanowiącej załącznik nr 5 do Umowy.

5. Zmiana osób i danych, o których mowa w ust. 3 następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej strony i nie stanowi zmiany treści umowy.

6. Niniejszą umowę sporządzono w dwóch (2) jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym (1) egzemplarzu dla każdej ze Stron.

7. Załącznikami do umowy są:

1) Załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (kopia);

2) Załącznik nr 1 - Harmonogram spotkań.

3) Załącznik nr 2 – Oferta Wykonawcy z dnia… (kopia);

4) Załącznik nr 3 – Dokument dopuszczający Wykonawcę do obrotu prawnego (kopia, odpis, wydruk);

5) Załącznik nr 4 – Kopia aktualnej polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej przez Wykonawcę działalności.

6) Załącznik nr 5 – Klauzula informacyjna Zamawiającego