Umowa Nr 5/EI/24 USŁUGA SERWISOWA

załącznik nr 3 - wzór umowy

Umowa Nr 5/EI/24 USŁUGA SERWISOWA


zawarta w dniu ………………. 2024 r. we Wrocławiu pomiędzy:

Dolnośląskim Szpitalem Specjalistycznym im. T. Marciniaka - Centrum Medycyny Ratunkowej

ul. Gen. Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx

zarejestrowanym w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS 0000040364, NIP 000-00-00-000, REGON 006320384,

który reprezentuje:


Xxxxxx Xxxxx – Z-ca Dyrektora ds. Ekonomiczno-Eksploatacyjnych

- zwanym dalej „Zamawiającym”

a


który reprezentuje:


  1. ……………………………. – Prezes Zarządu

  2. ……………………………. – Wiceprezes Zarządu

- zwanym dalej „Wykonawcą”

§ 1.

Strony umowy

Podstawą zawarcia umowy jest decyzja o wyborze najkorzystniejszej oferty w zapytaniu ofertowym.

§ 2.

Przedmiot umowy

  1. Niniejsza umowa dotyczy usługi serwisowej i aktualizacji systemu SIMPLE.ERP, zwaną dalej „przedmiotem umowy”.

  2. Szczegółowy zakres przedmiotu umowy, o którym mowa w ust. 1 niniejszej umowy określa załącznik nr 1 „Formularz cenowy”, załącznik nr 2 ”Specyfikacja usług serwisowych”.

§ 3.

Obowiązki Wykonawcy związane z realizacją umowy

  1. Wykonawca oświadcza, iż posiada kwalifikacje i uprawnienia wymagane do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy.

  2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania prac będących przedmiotem umowy zgodnie z aktualnym poziomem wiedzy technicznej i z należytą starannością.

  3. Wykonawca przy wykonywaniu umowy ponosi odpowiedzialność za kompletne, rzetelne, i terminowe wykonywanie prac wynikających z umowy.

  4. Zamawiający dokonuje zgłoszenia błędu lub zapotrzebowania na usługi określone w ust. 3 pkt. 1 załącznika nr 2 do umowy, poprzez narzędzie Help Desk zwanym dalej Serwisem udostępnionym przez Wykonawcę, znajdującego się pod adresem ………., zgodnie z regulaminem dostępnym na stronie Wykonawcy, a w przypadku braku dostępności narzędzia HelpDesk za pomocą telefonu ………………… bądź e-maila …………………. Wykonawca dokonuje weryfikacji kwalifikacji zgłoszenia zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszej umowy oraz specyfikuje zakres prac i czas niezbędny do realizacji zamówienia w Serwisie.

  5. Specyfikacja Wykonawcy, o której mowa w ust. 4, zatwierdzona przez Zamawiającego w Serwisie, stanowi podstawę zamówienia.

  6. W Serwisie możliwe jest śledzenie stanu realizacji zgłoszenia.

  7. Realizacja potwierdzonego zamówienia następuje w godzinach pracy Zamawiającego. Dopuszcza się w wyjątkowych sytuacjach, z przyczyn uzasadnionych na piśmie, po uzyskaniu zgody Zamawiającego, możliwość realizacji zamówienia poza ustalonymi godzinami pracy, a także przekraczającym czas realizacji zamówienia wskazany w specyfikacji, o której mowa w ust. 5.

  1. Osobami wyznaczonymi ze strony Zamawiającego do kontaktów, zgłaszania zapotrzebowania i przekazywania uwag wynikających z realizacji niniejszej umowy są: Z-ca Dyrektora ds. Ekonomiczno-Eksploatacyjnych - Xxxxxx Xxxxx tel. 00 000 00 00 x.xxxxx@xxxxxxx-xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx, Kierownik Działu EI – Xxxxx Xxxxxx tel. 00 000 00 00 mail: xx@xxxxxxx-xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx, Xxxxxxxx Xxxxxxxxx tel. 713064433 email: x.xxxxxxxxx@xxxxxxx-xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx,

  2. Osobami wyznaczonymi ze strony Wykonawcy do kontaktów i przyjmowania zamówień wynikających z realizacji niniejszej umowy są: …………………. tel. ……………… mail: ………………….., ……………………. tel. ……………………. mail: ………………………, ………………………. tel. ……………….. mail……………………………….

  3. Zmiana osób wyznaczonych do kontaktu pomiędzy stronami wymaga zachowania formy pisemnego powiadomienia drugiej strony.

  4. Po realizacji zgłoszenia sporządzony zostanie protokół zdawczo-odbiorczy z wykonania usługi stanowiący załącznik nr 3 do niniejszej umowy, podpisany przez osoby upoważnione, wskazane w ust. 8 i 9. Kopię protokołu Wykonawca złoży Zamawiającemu wraz z fakturą VAT o której mowa w § 8.











§ 4.

Zobowiązania Wykonawcy

  1. Wykonawca wykonuje przedmiot umowy własnymi siłami. Powierzenie wykonania części przedmiotu umowy podwykonawcom wymaga uprzedniej pisemnej, pod rygorem nieważności, zgody Zamawiającego. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania podwykonawców, którym powierzył wykonanie przedmiotu umowy.

  2. Wykonawca wykona przedmiot umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami, normami polskimi zharmonizowanymi z normami europejskimi.

§ 5.

Składniki umowy

Integralną częścią niniejszej umowy są:

  1. Załącznik Nr 1 – Formularz cenowy,

  2. Załącznik Nr 2 – Specyfikacja usług serwisowych,

  3. Załącznik Nr 3 – Wzór protokółu zdawczo – odbiorczego,

  4. Załącznik Nr 4 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych,

  5. Załącznik Nr 5 - Ankieta dla podmiotu przetwarzającego.


§ 6.

Czas obowiązywania umowy

  1. Czas obowiązywania niniejszej umowy ustala się na okres od dnia 5 kwietnia 2024 r. do dnia 4 kwietnia 2025 r. (12 m-cy)

  2. Umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania ze skutkiem na dzień ……………… 2024 r.



§ 7.

Wartość umowy

  1. Ogólna wartość umowy wynosi …………… zł (słownie: ………………………………………………..złote 00/100) zgodnie z załącznikiem nr 1 do umowy. W ramach ww. wynagrodzenia Wykonawca winien uwzględnić wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia m. in. dojazd, roboczogodziny, opłatę abonamentową.

  2. Wykonawca gwarantuje stałe i niezmienne ceny przez cały czas obowiązywania umowy.

  3. Stałość cen, o której mowa w ust. 3 powyżej, nie dotyczy obniżenia przez Wykonawcę cen wykazanych w załączniku nr 1 do umowy, z przyczyn nie ujętych w umowie, przez cały czas obowiązywania umowy.

  4. W przypadku zmiany ustawowej stawki VAT, zmiana wynagrodzenia objętego niniejszą umową, wynikająca ze zmiany stawki VAT, następuje z dniem wejścia w życie aktu prawnego zmieniającego tę stawkę.



§ 8.

Regulowanie należności

  1. Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie, zgodnie z cennikiem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy.

  2. Podstawą rozliczenia opłaty abonamentowej systemu SIMPLE.ERP będzie faktura wystawiona każdorazowo przez Wykonawcę po upływie miesiąca rozliczeniowego na kwotę odpowiadającą cenie za 1 miesiąc, zgodnie z załącznikiem nr 1 do umowy oraz zgodnie z zatwierdzonymi protokołami zdawczo-odbiorczymi za usługi serwisowe.

  3. W przypadku gdy przedmiot umowy objęty abonamentem wykonywany jest tylko przez część miesiąca kalendarzowego, wynagrodzenie ustala się jako iloczyn 1/30 wynagrodzenia za opłatę abonamentową systemu SIMPLE.ERP, o której mowa w ust. 2 i liczby dni świadczonej usługi. Podstawą rozliczenia usług serwisowych będzie faktura wystawiona każdorazowo przez Wykonawcę po upływie miesiąca rozliczeniowego na kwotę wynikającą z zatwierdzonego miesięcznego zestawienia usług serwisowych stanowiącego załącznik do w/w faktury, zgodnie z załącznikiem nr 1 do umowy.

  1. Wynagrodzenie Zamawiający zapłaci Wykonawcy, przelewem w terminie 60 dni, od daty otrzymania faktury VAT w formie papierowej, lub formacie ustrukturyzowanym za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania z konta bankowego Zamawiającego na konto bankowe Wykonawcy nr ……………………………………………. W przypadku wskazania w treści faktury numeru rachunku bankowego innego niż określony w zdaniu poprzednim, Zamawiający wzywa Wykonawcę do doprowadzenia jej zgodności z Umową i wstrzymuje się z zapłatą do czasu doręczenia faktury zawierającej prawidłowy numer rachunku bankowego – zgodny z Umową. Na wszystkich fakturach dotyczących niniejszego postępowania Wykonawca zobowiązuje się umieścić w widoczny sposób numer niniejszej umowy.









§ 9.

Zakazy dotyczące Wykonawcy

  1. Wykonawca nie może dokonać cesji wierzytelności bez uprzedniej, pod rygorem nieważności, pisemnej zgody Zamawiającego, ani regulować wierzytelności w drodze kompensaty.

  2. Wykonawca zobowiązuje się do nie zawierania umów poręczeń jak i gwarancji z podmiotami trzecimi dotyczących zobowiązań wynikających z niniejszej umowy, ani wyrażać zgody na przystąpienie do długu.


§ 10.

Osoby odpowiedzialne za realizację umowy po stronie Zamawiającego. Obowiązki Zamawiającego.

  1. Osoba odpowiedzialna za realizację umowy po stronie Zamawiającego: Kierownik Działu Teleinformatyki tel. 00 000 00 00.

  2. Osoba odpowiedzialna za nadzór nad realizacją umowy po stronie Zamawiającego: Z-ca Dyrektora ds. Ekonomiczno-Eksploatacyjnych tel. 00 000 00 00.

  3. Zamawiający na czas realizacji niniejszej Umowy zobowiązuje się do:

  1. zapewnienia Wykonawcy dostępu do wszelkich informacji dotyczących konfiguracji serwera, urządzeń sieciowych oraz stosownych haseł,

  2. zapewnienia dyspozycyjności odpowiedniego personelu oraz dostęp do pomieszczeń, urządzeń i komputerów z zainstalowanymi aplikacjami i pakietami aplikacji w godzinach pracy Zamawiającego tj. 7.25 – 15.00,

  3. zapewnienia zdalnego dostępu do infrastruktury Zamawiającego za pomocą SSL VPN w godzinach pracy Zamawiającego tj. 7.25 – 15.00.

§ 11.

Zmiana postanowień umowy

  1. Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnego aneksu, podpisanego przez obie strony pod rygorem nieważności.

  2. Strony zastrzegają sobie prawo do wprowadzenia zmian w umowie w wypadkach określonych poniżej:

  1. zmiana danych Zamawiającego lub Wykonawcy (nazwy, siedziby, nr ewidencyjnego NIP, REGON, formy prawnej itd.);

  2. zmiany konta bankowego;

  3. zmiana danych zawartych w § 3 ust. 8 i 9,

  4. zmiany umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiącej Załącznik Nr 4, w zakresie uszczegółowienia przepisów związanych z wprowadzeniem Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO).

  1. W przypadku zmian stawek podatku VAT, zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, zmiany zasad i wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne w przypadku, gdy mają one wpływ na koszty wykonania przedmiotu umowy, strony ustalają możliwość wprowadzenia tych zmian na podstawie obowiązujących przepisów prawnych w tym zakresie. Ciężar udowodnienia zmiany wynagrodzenia o wskazane powyżej przypadki spoczywa na Wykonawcy. W sytuacji opisanej w zdaniu pierwszym Wykonawca winien skierować do Zamawiającego pisemny wniosek wraz z uzasadnieniem oraz szczegółowym wyliczeniem wpływu zmiany na ponoszone przez Wykonawcę koszty wykonania przedmiotu umowy.


§ 12.

Odstąpienie od umowy

    1. Zamawiający może odstąpić od umowy, jeżeli:

    1. Wykonawca nie dotrzymuje terminów realizacji przedmiotu umowy,

    2. Wykonawca wykonuje przedmiot umowy w sposób niezgodny z umową lub normami i warunkami prawem określonymi,

    3. w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu - w takim przypadku Wykonawca może żądać od Zamawiającego wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.

    1. W sytuacji, w której Xxxxxxxxxxx dowiedział się o okolicznościach uzasadniających odstąpienie od umowy, wskazanych
      w ust. 1 powyżej, Zamawiający wezwie Wykonawcę do zaprzestania naruszeń, wyznaczając mu przy tym termin do usunięcia naruszeń.

    2. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu, o którym mowa w ust. 2, Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od umowy w terminie 40 dni od dnia, w którym Zamawiający dowiedział się o okolicznościach wskazanych w ust. 1 powyżej, uzasadniających odstąpienie. Oświadczenie o odstąpieniu sporządzone zostanie w formie pisemnej i dostarczone niezwłocznie Wykonawcy.

    3. Niezależnie od powyższego Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy z jednomiesięcznym terminem wypowiedzenia.


§ 13.

Kary umowne

  1. Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego kary umowne:

  1. do wysokości 20% wartości netto umowy, wskazanej w § 7 ust. 1, w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy,

  2. do wysokości 20% wartości netto umowy, wskazanej w § 7 ust. 1, w przypadku przerwania prac służących realizacji przedmiotu umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy,

  3. do wysokości 10% wartości netto umowy, wskazanej w § 7 ust. 1 umowy, jeżeli Wykonawca naruszy postanowienia
    § 9 umowy,

  4. do wysokości 2% wartości netto umowy, wskazanej w § 7 ust. 1, za każdy rozpoczęty dzień roboczy opóźnienia w wykonaniu przedmiotu umowy.

  1. Zamawiający może uznać za przerwanie wykonywania przez Wykonawcę umowy, jeżeli Wykonawca opóźnia się
    z wykonaniem usługi dłużej niż 6 dni roboczych od terminów określonych w załączniku nr 2 do niniejszej umowy.

  2. Roszczenie o zapłatę kar umownych z tytułu opóźnienia, ustalonych za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, staje się wymagalne:

    1. za pierwszy rozpoczęty dzień roboczy opóźnienia – w tym dniu,

    2. za każdy następny rozpoczęty dzień roboczy opóźnienia – odpowiednio w każdym z tych dni.

  1. Jeżeli szkoda przewyższa wysokość kary umownej, Zamawiającemu przysługuje prawo do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej.

  2. Wykonawca wyraża zgodę na potrącanie kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia.

  3. Brak szkody nie wyłącza uprawnienia Zamawiającego do naliczenia kary umownej.

  4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zawinione przez siebie szkody powstałe w związku z realizacją umowy zgodnie z przepisami prawa i umową.

§ 14.

Oświadczenie dotyczące zobowiązania do zachowania w tajemnicy informacji o funkcjonowaniu Dolnośląskiego Szpitala Specjalistycznego im. T. Marciniaka – Centrum Medycyny Ratunkowej

  1. Wykonawca oświadcza, że zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy i nie ujawniania osobom trzecim, w czasie trwania umowy oraz po jej rozwiązaniu, wszelkich informacji związanych ze świadczeniem przedmiotu umowy ( a w szczególności danych dotyczących pracowników Zamawiającego) na podstawie niniejszej umowy oraz pozyskanych tą drogą informacji o funkcjonowaniu Dolnośląskiego Szpitala Specjalistycznego im. T. Marciniaka – Centrum Medycyny Ratunkowej, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 r., poz. 1233).

  2. Wykonawca zobowiązuje się również do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019r., poz. 1781 z późn. zm.).

  3. Jednocześnie Wykonawca oświadcza, że znana jest mu odpowiedzialność karna wynikająca z ww. ustaw.


§ 15.

Kwestie sporne

Spory mogące wynikać w związku z realizacją umowy strony zobowiązują się rozstrzygać polubownie na drodze negocjacji. W razie braku porozumienia, tj. w sytuacji, gdy w terminie 30 dni od dnia podjęcia negocjacji strony nie osiągnęły porozumienia – spory rozstrzygał będzie sąd właściwy dla miejsca siedziby Zamawiającego.



§ 16.

Inne postanowienia umowy

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, Kodeksu cywilnego oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa mające związek z przedmiotem umowy.



§ 17.

Postanowienia końcowe

Umowa sporządzona została w 2 jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego.







Zamawiający Wykonawca








Załącznik nr 1 do umowy nr 5/EI/24

FORMULARZ CENOWY

L.p.

Opis wyrobu

j.m.

Ilość

wartość j. netto

VAT %

xxxxx x. VAT

wartość j. brutto

wartość netto

kwota VAT

wartość brutto

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

1

Opłata abonamentowa systemu SIMPLE.ERP

m-c

12


23%






2

Usługi serwisowe

godz.

120


23%






x

X

x

x

x

x

x

razem:


























*

Moduły posiadane przez Xxxxxxxxxxxxx:









  1. Kadry – Płace

  2. Finanse i Księgowość

  3. Obrót Towarowy

  4. Środki Trwałe

  5. Biblioteka Funkcji

  6. Rozliczenia międzyokresowe

  7. eZLA

  8. ePIT

  9. JPK

  10. PPK



Załącznik nr 2 do umowy nr 5/EI/24


Specyfikacja usług serwisowych

  1. W ramach usług serwisowych Zamawiającemu przysługuje prawo do:

  1. kontaktów telefonicznych, faksowych, emailowych lub osobistych z pracownikami działu serwisu Wykonawcy,

  2. korzystania z konsultacji typu help-desk (pomoc i konsultacje telefoniczne) w zakresie programu będących w posiadaniu Zamawiającego,

  3. zlecania Wykonawcy wykonania zmian definiowalnych elementów programu, dostosowujących działanie aplikacji do indywidualnych potrzeb Zamawiającego,

  1. W ramach usług abonamentowych Wykonawca zobowiązany jest do:

  1. analizy zmian ustawodawczych dotyczących systemu finansowego, obrotu magazynowego obowiązującego na terenie RP i ciągłego utrzymywania aplikacji w stanie gwarantującym jej zgodność z obowiązującymi przepisami i wymaganiami nawet jeśli zachodzi konieczność rozbudowy systemu o moduły, które nie znajdują się w posiadaniu Zamawiającego,

  2. prowadzenia rejestru zgłaszanych przez Zamawiającego usterek oraz sugestii dotyczących poprawy i ewentualnej rozbudowy funkcji aplikacji,

  3. okresowego dostarczania i wdrażania uaktualnień oraz wyższej wersji programu. Update/Upgrade programu będzie dostarczany przez Wykonawcę w miarę dokonywania przez producenta uaktualnień aplikacji oraz instalowany u Zamawiającego nie później niż 21 dni od dnia opublikowania uaktualnienia na stronie producenta. Wykonawca będzie w miarę możliwości uwzględniał przy pracach nad programem wszelkie uwagi zgłoszone przez Zamawiającego,

  4. usuwania błędu oprogramowania w terminie 24 godzin od momentu zgłoszenia.


  1. W ramach usług serwisowych, Wykonawca zobowiązany jest do:

  1. świadczenia pakietu serwisowego (rozliczanego w godzinach zegarowych według Cennika) do dowolnego wykorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx. W zakres pakietu wchodzą wizyty serwisanta przez okres trwania umowy od dnia zawarcia niniejszej umowy, przy czym możliwe jest również zdalne świadczenie usług. Pakiet ten może zostać wykorzystany na dowolne prace o charakterze instalacyjnym, konfiguracyjnym, diagnostycznym, analitycznym czy instruktażowym, związane bezpośrednio z programem, bazą danych lub narzędziami z nimi współpracującymi a także wdrażanie nowych rozwiązań poprawiających efektywność pracy w systemie.

  2. przystąpienia do prac opisanych w pkt. 1 w terminie 5 dni roboczych od zamówienia z terminem reakcji na zgłoszenie 24 godziny. Czas realizacji do 1 miesiąca.

3) terminy realizacji usług zdalnych będą obowiązywały wówczas kiedy Zamawiający udostępni połączenie zdalne. W przypadku braku takiego dostępu terminy realizacji usług mogą się przedłużać i tym samym mogą być niedochowanie co nie będzie miało odzwierciedlenia w konsekwencjach dochowania terminów realizacji określonych dla Wykonawcy.























Załącznik nr 3 do umowy nr 5/EI/24

Protokół zdawczo – odbiorczy (częściowy / końcowy )

Shape1

Data spotkania: Miejscowość:

ZShape2 leceniobiorca:


Zleceniodawca………………………………………………………………………………..


Dotyczy prowadzenia przez Zleceniobiorcę usług w zakresie:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………


według umowy ................................................................................................................................................................................................................

SShape3 trony potwierdzają, że w ramach godzin wykonanych usług, przepraco­wanych na rzecz Zleceniodawcy, zostały wykonane następujące prace:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………



…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………


Shape4

ilość godzin serwisowych: ………

Shape5

Uwagi:

……………………………………..…………………………………………………………………………………………

………………………………………………………..………………………………………………………………………

Ustalenia:

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

Strony zgodnie stwierdzają, że cel umowy został osiągnięty.


Zleceniodawca Zleceniobiorca

(wdrożeniowiec)




Najmniejszą jednostką rozliczeniową czasu pracy konsultanta jest jedna godzina.

Niniejszy protokół jest podstawą do wystawienia faktury zgodnie z obowiązującym cennikiem.









Załącznik nr 4 do umowy nr 5/EI/23

UMOWA
POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH


zawarta w dniu …………………… 2024 roku we Wrocławiu pomiędzy:


Dolnośląskim Szpitalem Specjalistycznym im. T. Marciniaka - Centrum Medycyny Ratunkowej

ul. Gen. Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx

zarejestrowanym w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS 0000040364, NIP 000-00-00-000, REGON 006320384

który reprezentuje:

Xxxxxx Xxxxx – Z-ca Dyrektora ds. Ekonomiczno-Eksploatacyjnych

- zwanym dalej „Zamawiającym”

a


który reprezentuje:

  1. ………………………….. – Prezes Zarządu

  2. ………………………….. – Wiceprezes Zarządu

- zwanym/ą dalej „Wykonawcą”

Zwanymi dalej „Stroną” lub „Stronami”



Zważywszy, że w dniu Strony zawarły umowę 5/EI/24 (zwaną dalej: Umową Główną), Strony postanawiają zawrzeć niniejszą umowę powierzenia przetwarzania danych, (zwaną dalej: Umową), o następującej treści.



§ 1

  1. Zamawiający oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów powszechnie obowiązującego prawa z zakresu ochrony danych osobowych, tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm. – zwanej dalej: RODO).

  2. Niniejsza Umowa zastępuje wszystkie wcześniejsze regulacje Stron w obszarze ochrony danych osobowych.

  3. Wykonawca oświadcza, że będzie przetwarzać dane osobowe wyłącznie na potrzeby realizacji Umowy Głównej, co dotyczy również przekazywania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Wykonawca może przetwarzać dane osobowe wyłącznie w celu realizacji przedmiotu Umowy Głównej oraz wykonania pozostałych operacji przetwarzania danych osobowych wskazanych w Umowie, nieobjętych wprost przedmiotem Umowy Głównej.

  4. Zapisów ust. 3. powyżej nie stosuje się, jeżeli obowiązek przetwarzania danych osobowych nakładają na Wykonawcę przepisy prawa. W takiej sytuacji Wykonawca informuje Xxxxxxxxxxxxx o tym obowiązku przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że przepisy te zabraniają udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.



§ 2

  1. Zamawiający powierza Wykonawcy, w trybie art. 28 RODO, dalej wskazane dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w Umowie.

  2. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane osobowe zgodnie z Umową, RODO oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.

  3. Powierzone przez Zamawiającego dane osobowe będą przetwarzane przez Wykonawcę wyłącznie w celu realizacji Umowy Głównej.

  4. Wykonawca może przetwarzać dane osobowe następujących kategorii osób:

  1. pracownicy ADO i podmiotów stowarzyszonych Administratora danych

  2. klienci usługi/produktu Administratora danych określonych w Umowie Podstawowej

  3. osoby, z którymi klienci ADO wchodzą w interakcje społeczne

  4. kontrahenci ( odbiorcy i dostawcy) klientów ADO,

które Zamawiający przetwarza jako administrator lub jako podmiot przetwarzający w przypadku posiadania uprawnienia do dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych.

  1. Wykonawca może przetwarzać następujące dane osobowe:

„płeć, imię ojca, imię matki, nazwisko xxxxxx, nr i info o paszporcie, obywatelstwo, stan cywilny, miejsce urodzenia, adres zamieszkania, adres zameldowania, adres do korespondencji, urząd skarbowy; imię dzieci, nazwiska dzieci, data urodzenia dzieci, adres dzieci, pesel dzieci, adres męża (żony), nazwa banku, numer rachunku bankowego, informacja o niepełnosprawności, informacja o schorzeniach kwalifikowanych ZUS, informacje o rencie i emeryturze, informacja o niezdolności do pracy lub samo egzystencji, informacja o historii zatrudnienia i wykształcenia, informacja o dochodach pracownika, informacja dot. przebiegu służby wojskowej, informacja o wynikach badań lekarskich, informacja o statusie materialnym, informacja o uprawnieniach, informacja o wypadkach z protokołem, informacja o alimentach i zajęciach komorniczych; imię, nazwisko lub nazwa pod którą dany klient prowadzi działalność, adres siedziby działalności, Faktury”

Zakres danych osobowych wymienionych powyżej jest maksymalnym katalogiem danych, które mogą być przetwarzane w związku z realizacją Umowy. W rzeczywistości dane mogą być przekazywane przez Administratora w mniejszym zakresie bez uszczerbku dla postanowień umowy. Zakres danych może ulec zmianie w przypadku zmiany aktualnie obowiązujących przepisów prawa.


Na danych tych będą wykonywane następujące operacje: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, przeglądanie i modyfikowanie.

  1. Zamawiający oświadcza, że charakter danych osobowych powierzanych Umową obejmuje/nie obejmuje szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO lub dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa, w rozumieniu art. 10 RODO.


§ 3

  1. Zamawiający ma prawo do kontroli sposobu wykonywania niniejszej Umowy przez Wykonawcę odnośnie zobowiązań, o których mowa w niniejszej Umowie, w szczególności do:

  1. przeprowadzania bezpośredniej kontroli przetwarzania danych osobowych w siedzibie Wykonawcy i innych miejscach, w których następuje przetwarzanie danych osobowych będące przedmiotem niniejszej Umowy;

  2. zlecania podmiotom zewnętrznym prowadzenia kontroli warunków przetwarzania danych osobowych.

  1. Warunkiem przeprowadzenia kontroli jest zawiadomienie Wykonawcy w terminie 14 dni przed planowanym terminem jej przeprowadzenia. Wykonawca upoważniony jest odmówić przedstawicielom Zamawiającego przeprowadzenia czynności kontrolnych, jeżeli pojawią się oni w siedzibie Wykonawcy bez zawiadomienia, lub po zawiadomieniu, które nie uwzględnia terminu, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym.

  2. Przedstawiciele Zamawiającego uprawnieni do przeprowadzania czynności kontrolnych zobowiązani są powstrzymać się od działań mogących doprowadzić do naruszenia bezpieczeństwa przetwarzanych danych innych niż będące przedmiotem niniejszej Umowy.

  3. Wykonawca udostępnia Zamawiającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia nałożonych na niego Umową zobowiązań.

  4. Uprawnienia określone w ust. 1-4 powyżej przysługują Zamawiającemu odpowiednio w stosunku do Podmiotów podpowierzenia, o których mowa § 6 ust. 1 Umowy, w przypadku powierzenia przez Wykonawcę przetwarzania danych Podmiotom podpowierzenia.

  5. W związku z obowiązkiem określonym w ust. 2 powyżej, Wykonawca niezwłocznie informuje Zamawiającego, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.



§ 4

  1. Wykonawca jest zobowiązany do wdrożenia i posiadania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych przetwarzania danych osobowych, zapewniających odpowiedni stopień bezpieczeństwa przetwarzania danych, zgodnie z obowiązującym prawem, stanem wiedzy technicznej oraz charakterem, zakresem, kontekstem i celem przetwarzania.

  2. Wykonawca jest zobowiązany przedstawić zakres wdrożonych środków technicznych i organizacyjnych przed podpisaniem niniejszej umowy oraz po jej zawarciu na każde żądanie Zamawiającego.


§ 5

Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania danych osobowych (zwany dalej: „Rejestrem”), dokonywanych w imieniu Xxxxxxxxxxxxx, w przypadku obowiązku prowadzenia takiego rejestru wynikającego z art. 30 ust. 5 RODO.


§ 6

  1. Zamawiający nie wyraża ogólnej zgody, aby Wykonawca powierzył dalej przetwarzanie danych osobowych (dalej jako: Podpowierzenie) i wykonywanie zadań wynikających z Umowy podmiotowi trzeciemu (dalej jako: Podmiot podpowierzenia). Wykonawca o każdym zamiarze Podpowierzenia danych osobowych poinformuje Zamawiającego w formie pisemnej. Zamawiający może w ciągu 7 dni od dnia poinformowania go przez Wykonawcę, zgłosić sprzeciw wobec Podpowierzenia. W przypadku zgody Zamawiającego na Podpowierzenie, Wykonawca w umowie Podpowierzenia zobowiązuje Podmiot podpowierzenia przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych do podjęcia środków technicznych i organizacyjnych mających na celu zabezpieczenie powierzonych danych osobowych, stosownie do przepisów, o których mowa w art. 32 RODO. Środki techniczne i organizacyjne podjęte przez Podmiot podpowiedzenia powinny zapewniać ten sam lub wyższy stopień bezpieczeństwa co środki wdrożone przez Wykonawcę. Sgsgs sedes Podmiot przetwarzający może powierzyć przetwarzanie danych osobowych z zastrzeżeniem iż dla wykonania czynności:

  1. w zakresie dostępu do nowych wersji oraz świadczenia usług serwisowych konieczne może okazać się dalsze powierzenie przetwarzania przez Przetwarzającego Danych Osobowych określonemu w Umowie Podstawowej właścicielowi autorskich praw majątkowych do Programu w rozumieniu Umowy Podstawowej, w ww. zakresie i celu, wobec tego Administrator niniejszym wyraża zgodę na dalsze powierzenie przetwarzania przez Przetwarzającego temu podmiotowi Danych Osobowych w ww. zakresie i celu.

  2. w zakresie dostępu do nowych wersji oraz świadczenia usług serwisowych konieczne może okazać się dalsze powierzenie przetwarzania przez Przetwarzającego Danych Osobowych określonemu w Umowie Podstawowej Konsultantowi zgodnie z postanowieniami Umowy Podstawowej, w ww. zakresie i celu, a wobec tego Administrator niniejszym wyraża zgodę na dalsze powierzenie przetwarzania przez Przetwarzającego temu podmiotowi Danych Osobowych w ww. zakresie i celu.


  1. Dostęp do powierzonych danych osobowych mogą posiadać tylko osoby, którym Wykonawca nadał upoważnienia, o których mowa w art. 29 RODO.

  2. Wykonawca zobowiązuje się dopilnować, aby każda osoba upoważniona zobowiązała się pisemnie do zachowania poufności w czasie trwania zatrudnienia oraz po jego zakończeniu niezależnie od formy zatrudnienia, w zakresie przetwarzania powierzonych osobie upoważnionej danych osobowych.

  3. Wykonawca może przetwarzać dane osobowe wyłącznie w celu określonym w Umowie i wyłącznie w okresie trwania Umowy Głównej. Wykonawca oświadcza, że w razie stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych niezwłocznie poinformuje o tym Zamawiającego, zgodnie z art. 33 RODO.



§ 7

  1. Wykonawca odpowiada za szkody majątkowe lub niemajątkowe, jakie powstały wobec Zamawiającego lub osób trzecich w wyniku przetwarzania danych osobowych niezgodnego
    z Umową lub obowiązkami nałożonymi przez przepisy powszechnie obowiązujące lub RODO bezpośrednio na Wykonawcę oraz w wyniku działania poza zgodnymi z prawem instrukcjami Zamawiającego lub wbrew tym instrukcjom.

  2. Zamawiający odpowiada za szkody majątkowe lub niemajątkowe, jakie powstały wobec osób trzecich w wyniku przetwarzania danych naruszającego RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

  3. Strony są zwolnione z odpowiedzialności wynikającej z ust. 1 i 2 powyżej, jeżeli udowodnią, że zdarzenie, które doprowadziło do powstania szkody, jest przez nie niezawinione. Jeżeli w tym samym przetwarzaniu biorą udział obie Strony i są odpowiedzialne za szkodę spowodowaną przetwarzaniem zgodnie z ust. 1 lub 2 powyżej, ponoszą one odpowiedzialność solidarną. Strona, która zapłaciła odszkodowanie za całą wyrządzoną szkodę, ma prawo żądania od drugiej Strony, która uczestniczyła w tym samym przetwarzaniu, zwrotu części odszkodowania odpowiadającej części szkody, za którą ponosi odpowiedzialność, zgodnie z warunkami określonymi w ust. 1 lub 2 powyżej.

  4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania Podmiotu podpowierzenia, dotyczące przetwarzania powierzonych danych osobowych, jak za działania lub zaniechania własne, przez co postanowienia dotyczące odpowiedzialności Wykonawcy na warunkach opisanych powyżej obejmują także odpowiedzialność Wykonawcy za działania lub zaniechania Podmiotów podpowierzenia.



§ 8

  1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy zarówno powierzonych danych, jak również informacji dotyczących sposobów ich zabezpieczenia. Obowiązek zachowania poufności trwa bezterminowo.

  2. Wykonawca oświadcza, że każda osoba przez niego zaangażowana, mająca dostęp do danych osobowych, uzyskała odrębne pisemne upoważnienie, zobowiązała się do zachowania poufności takich danych oraz będzie je przetwarzała wyłącznie na polecenie Wykonawcy, w granicach realizacji Umowy.

  3. Wykonawca oświadcza, że w razie stwierdzenia:

  1. wycieku danych osobowych, w tym zagubienia nośnika danych osobowych;

  2. utraty danych osobowych;

  3. nieautoryzowanej zmiany danych osobowych;

  4. innego przypadku mogącego wiązać się z wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą;

zawiadomi o takiej okoliczności Zamawiającego niezwłocznie, jednak w każdym przypadku nie później niż w ciągu 72 godzin od daty stwierdzenia, podając przy tym wszystkie okoliczności zdarzenia.

  1. Wykonawca niezwłocznie po stwierdzeniu zdarzenia, o którym mowa w ust. 3 powyżej, zobowiązany jest:

  1. zabezpieczyć wszelkie dowody na okoliczność zdarzenia;

  2. wyeliminować przyczynę naruszenia, o ile jest to jeszcze możliwe;

  3. podjąć stosowne środki zaradcze dla ograniczenia skutków wystąpienia naruszenia.


  1. W przypadku naruszeń ochrony danych osobowych innych niż te określone w ust. 3 powyżej, Wykonawca zobowiązany jest poinformować o takiej okoliczności Zamawiającego nie później niż w terminie 72 godzin od chwili ich stwierdzenia, podając przy tym wszystkie okoliczności zdarzenia. Postanowienia ust. 4 powyżej stosuje się odpowiednio, niezależnie od powyższych obowiązków informacyjnych.

  2. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Wykonawcę danych osobowych określonych w niniejszej umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Wykonawcy, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania u Wykonawcy tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Zamawiającego.



§ 9

  1. Wykonawca zobowiązany jest udzielać Zamawiającemu wszelkich informacji dotyczących przetwarzania powierzonych jej przez Zamawiającego danych osobowych i realizować niezbędne działania mające na celu zadośćuczynienie prawom osoby, której dane dotyczą, w szczególności w zakresie określonym w Rozdziale III RODO (np. prawo do bycia zapomnianym). Wykonawca zobowiązany jest stosować odpowiednie środki organizacyjne oraz techniczne pozwalające na realizację ww. praw.

  2. Biorąc pod uwagę charakter przetwarzania danych oraz posiadane informacje, Wykonawca zobowiązuje się do pomocy Zamawiającemu w zakresie wywiązywania się z obowiązków wymienionych w art. 32-36 RODO, tj. w szczególności dotyczących wdrażania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu oraz osobie, której dane dotyczą, co oznacza udzielenie Zamawiającemu na każde jego żądanie i we wskazanym przez niego terminie, wszelkich wyjaśnień i innych form wsparcia, w tym informacji o stanie faktycznym, które pomogą Zamawiającemu w spełnieniu jego obowiązków wynikających z RODO.




§ 10

    1. Strony zgodnie oświadczają, że niniejsza umowa obowiązuje na czas trwania Umowy Głównej.

    2. Umowa ulega rozwiązaniu bez odrębnego wypowiedzenia z chwilą wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy Głównej.

    3. Z chwilą rozwiązania Umowy Głównej Wykonawca nie ma prawa do dalszego przetwarzania powierzonych danych i jest zobowiązany do usunięcia danych oraz usunięcia wszelkich istniejących kopii danych osobowych lub zwrotu danych chyba, że Zamawiający postanowi inaczej lub prawo Unii Europejskiej lub prawo polskie nakazują dalsze przechowywanie danych.

    4. Wykonawca usunie posiadane dane osobowe najpóźniej w dniu zakończenia Umowy Głównej, chyba że Zamawiający poleci mu zrobić to wcześniej.

    5. Po usunięciu danych Wykonawca w terminie 7 dni złoży Zamawiającemu pisemne oświadczenie
      o wykonaniu obowiązku wskazanego w ust. 3-4 powyżej.



§ 11

  1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Zamawiającego i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej (dalej jako: „Dane poufne”).


  1. Wykonawca oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy Danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Zamawiającego w innym celu niż realizacja Umowy Głównej chyba, że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy Głównej.



§ 12

  1. Zmiana Umowy może nastąpić tylko w formie pisemnego aneksu podpisanego przez obie Strony pod rygorem nieważności.

  2. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowania odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego, RODO, a także przepisy innych ustaw regulujących ochronę danych osobowych.

  3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

  4. Umowa wchodzi w życie z dniem zawarcia.



ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA



















































Lp.

Pytanie

Odpowiedź

1.

Czy osoby wykonujące operacje na danych osobowych otrzymały upoważnienia do przetwarzania danych?

Czy wskazane osoby zobowiązały się do zachowania poufności?


2.

Czy podmiot przetwarzający prowadzi rejestr kategorii czynności przetwarzania?


3.

Czy podmiot przetwarzający posiada opracowaną i zatwierdzoną dokumentację ochrony danych osobowych?

(np. procedura zgłaszania naruszeń, procedura nadawania upoważnień, procedura tworzenia i sprawdzania kopii zapasowych)


4.

Jakie środki fizyczne, techniczne i organizacyjne podmiot stosuje w celu zapewnienia poufności i dostępności danych osobowych?

4.1. Zabezpieczenia techniczne (np. plan ciągłości działania, tworzenie kopii zapasowych danych, wydzielone środowisko testowe do wdrażania nowych technologii/aplikacji, replikacja maszyn, monitoring, kontrola dostępu itp.).


4.2. Zabezpieczenia organizacyjne (dokumentacja ochrony danych osobowych, oświadczenia o zachowaniu poufności, upoważnienia do przetwarzani danych, szkolenia, zasady przechowywania dokumentacji papierowej).


5.

Czy organizacja wdrożyła środki, które mają zapewnić stały dostęp do danych osobowych? Np. Politykę kopii zapasowych, ilość wykonywanych kopii, sposób ich przechowywania.


6.

Czy podmiot przetwarzający przesyła powierzone dane do państwa trzeciego? Jeżeli tak, to do jakiego?


7.

W jakim terminie podmiot przetwarzający ostatni raz przeprowadził analizę ryzyka dla przetwarzania danych powierzonych przez Administratora?


Załącznik nr 5 do umowy 5/EI/24


Ankieta dla Podmiotu Przetwarzającego

niepotrzebne skreślić


Document Metadata

Filed: March 27th, 2024