sprzedaży infrastruktury serwerowej i sieciowej wraz z zapewnieniem niezbędnych usług umożliwiających prawidłowe jej funkcjonowanie
Umowa nr
sprzedaży infrastruktury serwerowej i sieciowej wraz z zapewnieniem niezbędnych usług umożliwiających prawidłowe jej funkcjonowanie
w związku z realizacją projektu pn. „FIZJO-LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów
w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID-19”
zawarta w dniu roku w Warszawie pomiędzy:
Krajową Izbą Fizjoterapeutów z siedzibą w Warszawie (02-001), Al. Xxxxxxxxxxxxx 00, NIP:
7010651576, zwaną w dalszej części Umowy „Zamawiającym”, którą reprezentuje:
Xxx Xxxxxx Xxxxx, Prezes Krajowej Rady Fizjoterapeutów, zgodnie z uchwałą nr 13/II KZF/2022 II Krajowego Zjazdu Fizjoterapeutów z dnia 28 maja 2022 r. w sprawie wyboru Prezesa Krajowej Rady Fizjoterapeutów, której kopia stanowi załącznik nr 1 do Umowy
oraz
Xxx Xxxxx Xxxxxx, Wiceprezes Krajowej Rady Fizjoterapeutów, zgodnie z uchwałą nr 14/II KRF Krajowej Rady Fizjoterapeutów z dnia 7 czerwca 2022 r. w sprawie wyboru Wiceprezesów Krajowej Rady Fizjoterapeutów, której kopia stanowi załącznik nr 2 do Umowy,
na podstawie uchwały nr 29/II KRF Krajowej Rady Fizjoterapeutów z dnia 12 lipca 2022 r. w sprawie osób uprawnionych do zawierania umów, składania oświadczeń woli oraz dokonywania innych czynności prawnych w imieniu Krajowej Izby Fizjoterapeutów oraz Krajowej Rady Fizjoterapeutów, której kopia stanowi załącznik nr 3 do Umowy,
a
…………………….. z siedzibą w …………… (………….) przy ul. ………………, KRS: ,
REGON: ………………………., NIP: , zwaną w dalszej części ,,Wykonawcą‘’,
którą reprezentuje: ……………………………..
zwanych łącznie „Stronami” a rozdzielnie „Stroną”,
w wyniku przeprowadzonego postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności, na podstawie “Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”,
o następującej treści:
1
§ 1
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem umowy jest zakup infrastruktury serwerowej i sieciowej wraz z zapewnieniem niezbędnych usług umożliwiających prawidłowe jej funkcjonowanie w ramach realizacji projektu pn. „FIZJO-LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID-19” realizowanego w ramach Działania 7.1. Oś priorytetowa VII Wsparcie REACT -EU dla obszaru zdrowia Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014 – 2020, współfinasowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Umowy nr POWR.07.01.00-00- 0005/22-01/3404/2022/265, zwane dalej łącznie „Przedmiotem umowy”.
2. Na Przedmiot umowy wskazany w ust. 1 składa się:
a) sprzedaż i dostawa infrastruktury serwerowej oraz oprogramowania wraz z
zapewnieniem wymaganych licencji;
b) instalacja i uruchomienie dostarczonej infrastruktury sieciowej wraz z przeniesieniem
środowiska testowego i produkcyjnego do dostarczonej infrastruktury;
c) odbiór sprzętu i oprogramowania wraz z konfiguracją usług oraz przeprowadzeniem
testów akceptacyjnych;
d) przygotowanie i dostarczenie dokumentacji powykonawczej oraz przeprowadzenie
warsztatów wdrożeniowych.
3. Realizacja Przedmiotu umowy nastąpi na podstawie niniejszej Umowy oraz zgodnie ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia, dalej jako SOPZ, który stanowi załącznik nr 4 i Formularzem ofertowym Wykonawcy, stanowiącym załącznik nr 5 do Umowy.
4. Strony Umowy zobowiązują się w czasie jej trwania oraz po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu do zachowania poufności co do informacji, o których dowiedziały się w związku z jej wykonywaniem w tym informacji technicznych, technologicznych, ekonomicznych, finansowych, handlowych prawnych i organizacyjnych, niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródła, jeżeli bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej. Informacje te stanowią informacje poufne.
§ 2
Prawa i obowiązki Wykonawcy
1. Przedmiot umowy zostanie zrealizowany przez Wykonawcę we wskazanych terminach:
1) Wykonawca zobowiązany jest do wykonania Przedmiotu Umowy określonego w § 1 ust. 2 pkt a) w maksymalnym terminie 7 dni kalendarzowych od dnia zawarcia Umowy,
2) Wykonawca zobowiązany jest do wykonania przedmiotu Umowy określonego w § 1 ust. 2 pkt b) i c) w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia dostawy sprzętu, jednak nie później niż do 31 grudnia 2023 roku.
3) Wykonawca zobowiązany jest do wykonania przedmiotu Umowy określonego w § 1 ust. 2 pkt d) najpóźniej do 31 grudnia 2023 roku.
2. Wykonawca przekaże Zamawiającemu niezbędne dane umożliwiające dostęp do Przedmiotu umowy. W przypadku, gdy do eksploatacji Przedmiotu umowy konieczne są określone narzędzia dostępu, wówczas zostaną one udostępnione Zamawiającemu w inny sposób określony przez producenta.
3. Przedmiot umowy Wykonawca wykona zgodnie ze specyfikacją wyszczególnioną w SOPZ.
4. Wykonawca zobowiązany jest dokonać z Zamawiającym wszelkich koniecznych ustaleń mogących wpływać na przedmiot zamówienia.
5. Wykonawca oświadcza, iż będzie wykonywał Przedmiot umowy z należytą starannością wynikającą z zawodowego charakteru prowadzonej działalności gospodarczej, według najlepszej wiedzy uwzględniającej zastosowanie dobrych praktyk i uznanych standardów w zakresie zarządzania bezpieczeństwem systemów teleinformatycznych, oraz przy pomocy osób posiadających wiedzę, umiejętności i doświadczenie.
6. Wykonawca w ramach otrzymanego wynagrodzenia, zapewni dostawę przedmiotu zamówienia do miejsca wskazanego przez Zamawiającego oraz wsparcie techniczne w zakresie wskazanym w SPOZ.
7. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Przedmiotu umowy w sposób nienaruszający praw osób trzecich.
8. Wykonawca dostarczy Przedmiot umowy wolny od wad fizycznych i wad prawnych, wraz z
właściwymi certyfikatami legalności, w formie stosowanej przez producenta.
9. Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów wygenerowanych w trakcie realizacji
Przedmiotu umowy, poza określonymi w umowie.
10. Wykonawca będzie zobowiązany, w trakcie realizacji Umowy, stosować się do wytycznych bezpieczeństwa systemów IT oraz do wytycznych bezpieczeństwa stosowanych u Zamawiającego.
11. Wykonawca będzie współpracował z Zamawiającym na każdym etapie wykonywania
Przedmiotu umowy, w celu należytej realizacji zamówienia.
12. Wykonawca będzie udzielał Zamawiającemu każdorazowo na wniosek Zamawiającego, pełnej informacji na temat stanu realizacji zamówienia.
13. Wykonawca będzie współdziałał z osobami wskazanymi przez Xxxxxxxxxxxxx.
14. Wszelkie dane i informacje wytwarzane przez Wykonawcę i utrzymywane w ramach realizacji
Przedmiotu umowy są własnością Zamawiającego.
15. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wszystkich danych i informacji oraz dokumentów wytwarzanych i gromadzonych w ramach realizacji przedmiotu zamówienia po zakończeniu Umowy.
16. Wykonawca jest zobowiązany do zachowania poufności wszystkich danych i informacji, w których posiadanie wejdzie podczas realizacji Przedmiotu umowy.
§ 3
Odbiór Przedmiotu umowy
1. Potwierdzeniem prawidłowej realizacji Przedmiotu umowy będzie podpisanie przez osoby wskazane przez Xxxxxx protokołu zdawczo-odbiorczego po realizacji przez Wykonawcę Przedmiotu umowy, niezawierającego informacji o uchybieniach w wykonaniu Przedmiotu umowy. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządzony zostanie według wzoru, który stanowi załącznik nr 6 do Umowy w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.
2. Termin realizacji Umowy zostanie uznany za dotrzymany, pod warunkiem zachowania terminów, o których mowa w § 2 ust. 1 Umowy, co zostanie potwierdzone Protokołami.
§ 4
Wynagrodzenie
1. Wykonawcy, za prawidłowe wykonanie przedmiotu Umowy, przysługuje wynagrodzenie ryczałtowe w maksymalnej kwocie łącznej złotych brutto
(słownie zł),
ustalone w oparciu o złożony przez Wykonawcę Formularz ofertowy.
2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, obejmuje wszystkie czynności niezbędne do prawidłowego wykonania Umowy zgodnie z załącznikiem nr 4 do Umowy, nawet jeśli czynności te nie zostały wprost wyszczególnione w treści niniejszej Umowy. Wykonawca mając możliwość uprzedniego ustalenia wszystkich warunków technicznych związanych z realizacją Umowy, nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, nawet jeżeli z przyczyn od siebie niezależnych nie mógł przewidzieć wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego wykonania niniejszej Umowy.
3. Wypłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury (dane do faktury: Krajowa Izba Fizjoterapeutów, Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, NIP: 7010651576).
4. Płatność zostanie dokonana przelewem z rachunku bankowego Zamawiającego na wskazany na fakturze rachunek Wykonawcy w ciągu 7 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury wraz z protokołem zdawczo-odbiorczym.
5. Zamawiający wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie przez Wykonawcę faktur w formie
elektronicznej na adres e-mail: ......................................
6. Dniem zapłaty będzie dzień wykonania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego.
7. Wykonawca oświadcza, że jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym i posiada numer identyfikacji podatkowej NIP ………………………………………….. Ponadto w przypadku, gdy jest czynnym podatnikiem podatku VAT zobowiązuje się do informowania Zamawiającego w trakcie trwania niniejszej Umowy o każdej zmianie statusu podatnika podatku VAT, w szczególności w momencie wystawiania faktur VAT.
8. Zamawiający oświadcza, że wynagrodzenie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014 – 2020, współfinasowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w związku z realizacją projektu „FIZJO–LEARNING – większe kompetencji fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne , w tym COVID-19”.
9. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego przenieść praw (w tym wierzytelności) lub obowiązków, lub w jakikolwiek sposób obciążyć wierzytelności wynikających z Umowy na osoby trzecie. Zgoda taka wymaga formy pisemnej, pod rygorem nieważności.
§ 5
Kary umowne
1. Zamawiającemu przysługuje prawo do rozwiązania Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeżeli Wykonawca pomimo wcześniejszego wezwania, nie dopełnia ciążących na nim obowiązków wynikających z Umowy.
2. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania Przedmiotu umowy przez Wykonawcę lub
nie dotrzymania warunków Umowy przez Zamawiającego strony ustalają, że kary umowne będą naliczane w następujących przypadkach:
1) W sytuacji odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – kara umowna w wysokości 15% całkowitego wynagrodzenia brutto należnego Wykonawcy;
2) W przypadku niedotrzymania przez Wykonawcę terminu wykonania Przedmiotu umowy, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w wysokości 0,2% wynagrodzenia brutto należnego Wykonawcy;
3) W przypadku naruszenia przez Wykonawcę zasad poufności wskazanych w Umowie, w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto należnego Wykonawcy.
2. Zamawiający ma prawo potrącić naliczone kary umowne z wynagrodzenia Wykonawcy.
§ 6
Poufność informacji
1. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy informacji technicznych, organizacyjnych, handlowych i innych, udostępnionych wzajemnie w związku z wykonywaniem Umowy i do niewykorzystywania ich w jakimkolwiek innym celu niż określony w Umowie, a także do zachowania w tajemnicy tych informacji, których ujawnienie osobom trzecim lub wykorzystanie ich przez Strony w innym celu niż Przedmiot umowy, mogłyby narazić interesy Stron w czasie obowiązywania lub po rozwiązaniu Umowy.
2. Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia danych będących własnością Xxxxxxxxxxxxx po rozwiązaniu Umowy, przy czym Wykonawca ma prawo zachować po jednej kopii wszystkich dokumentów i informacji pozyskanych w związku z Umową.
3. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że wszystkie dane będące przedmiotem bądź wynikiem przetwarzania na podstawie Umowy są prawnie chronioną tajemnicą Zamawiającego i bez wyraźnej zgody Zamawiającego nie mogą być przez Wykonawcę, jego pracowników lub jakiekolwiek osoby, za które Wykonawca ponosi prawną odpowiedzialność, poza zakresem Umowy przetwarzane, ani też korygowane czy udostępnione jakiejkolwiek osobie w jakikolwiek sposób.
4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich, w tym za ujawnienie informacji, jakie uzyskane zostały w trakcie wykonania zamówienia, w tym za ujawnienie tych informacji przez swoich pracowników i osoby, z którymi współpracuje przy wykonaniu Umowy.
5. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji otrzymanych pośrednio lub bezpośrednio w trakcie trwania Umowy i po jej zakończeniu, o ile informacje te nie stanowią informacji ogólnodostępnych.
6. Wykonawca nie jest zobowiązany do traktowania jako poufnej, żadnej informacji ujawnionej mu przez Xxxxxxxxxxxxx, która:
a) była zgodnie z prawem znana Wykonawcy przed jej ujawnieniem przez Xxxxxxxxxxxxx
lub/i
b) została bez żadnych ograniczeń w zakresie poufności przekazana przez Zamawiającego
jakiejkolwiek osobie lub jednostce lub/i
c) jest powszechnie znana lub została ujawniona publiczne bez naruszenia niniejszej klauzuli poufności.
§7
Zmiany istotnych postanowień Umowy
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany Umowy, jeżeli zmianie ulegną stosowne Wytyczne mające zastosowanie do projektu.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany postanowień Umowy w następujących
sytuacjach:
1) Umowa może zostać zmieniona w którymkolwiek przypadku, o którym mowa w podrozdziale 6.5.2 pkt 20) lit. a) – e) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020;
2) Jeżeli w toku realizacji Umowy okaże się, że sposób realizacji Przedmiotu Umowy lub sam Przedmiot Umowy musi zostać zmieniony z obiektywnych przyczyn technicznych lub ekonomicznych, zaś brak zmiany sposobu realizacji Przedmiotu Umowy będzie zagrażał brakiem możliwości jego efektywnego wykorzystania w Projekcie, Strony mogą zmienić sposób realizacji Umowy, jak i Przedmiot Umowy. Zmiana nie może jednak prowadzić do zasadniczej modyfikacji Przedmiotu Umowy;
3) Jeżeli w toku realizacji Umowy zmianie ulegną obowiązujące przepisy prawa wspólnotowego lub polskiego lub Wytyczne lub jakiekolwiek inne reguły obejmujące zasady realizacji i rozliczania Projektu, umowa może ulec zmianie w zakresie odpowiadającym zmianom we właściwych przepisach lub regułach;
4) Zmiany terminu realizacji zamówienia z przyczyn obiektywnych, niezależnych od Zamawiającego;
5) Zmiany harmonogramu realizacji Projektu wynikającej ze zmiany w zakresie finansowania Projektu (zmiany harmonogramu płatności).
3. Sytuacje, o których mowa w punktach od 1) do 5) powyżej mogą wystąpić łącznie.
4. Dla dokonania zmian Umowy wymagana jest forma pisemna.
§ 8
Dane osobowe
1. W ramach realizacji Umowy, Strony przetwarzać będą dane osób wyznaczonych do bieżącego kontaktu oraz reprezentacji, w tym dane pracowników oraz współpracowników. Wcelu uniknięcia wątpliwości, każda ze Stron przetwarza dane osób wskazanych do bieżącej realizacji Umowy drugiej Strony jako ich odrębny i niezależny administrator, zgodnie z treścią art. 6 ust. 1 lit. f Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (dalej jako: „Rozporządzenie”), czyli na podstawie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest zapewnienie kontaktu w bieżących sprawach związanych ze współpracą Stron, zachowaniem reprezentacji wykonywaniem Umowy.
2. Zakres danych osobowych, które są udostępniane pomiędzy Xxxxxxxx obejmuje: imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, stanowisko zajmowane w organizacji każdej ze Stron.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się przetwarzać udostępnione jej dane osobowe drugiej Strony zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych osobowych, w szczególności zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia.
4. Każda ze Stron zobowiązana xx.xx zrealizować obowiązek informacyjny wobec osób wyznaczonych do kontaktu drugiej Strony, których dane przetwarza. Klauzula obowiązku informacyjnego Krajowej Izby Fizjoterapeutów stanowi załącznik nr 7 do Umowy. Wykonawca zobowiązany jest do jej przekazania osobom wskazanym w umowie, co stanowić będzie wypełnienie obowiązku informacyjnego przez Xxxxxxxxxxxxx zgodnie z treścią art. 13 i 14 Rozporządzenia.
5. W ramach realizacji umowy, Zamawiający powierzy Wykonawcy przetwarzanie danych fizjoterapeutów będących uczestnikami projektu pn. „FIZJO-LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID-19”, w związku z tym, Xxxxxx zgodnie z treścią art. 28 Rozporządzenia, zobowiązują się do zawarcia porozumienia w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych, którego wzór stanowi załącznik nr 9 do Umowy.
§ 9
Gwarancja i rękojmia
1. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć Zamawiającemu sprzęt, na którym będzie budowane rozwiązanie, który nie może być starszy niż 24 miesiące od daty jego dostarczenia do Zamawiającego.
2. Dostarczony sprzęt i urządzenia będą objęte bezpłatną gwarancją na okres trzech lat od dnia dostarczenia.
3. Termin okresu rękojmi skończy się wraz z upływem okresu gwarancji, o którym mowa w
ust. 2 niniejszego paragrafu.
4. Gwarancja nie wyłącza, nie ogranicza, ani nie zawiesza uprawnień Zamawiającego wynikających z przepisów o rękojmi za wady dostarczonego urządzenia.
5. Serwis gwarancyjny musi być oparty na świadczeniach gwarancyjnych producenta dostarczonego sprzętu.
6. Wykonawca zapewni w okresie wskazanych w ust. 2 niniejszego paragrafu bezpłatny serwis naprawczy i konserwację sprzętu w miejscu zainstalowania.
7. Naprawa sprzętu musi nastąpić w miejscu instalacji niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia o awarii sprzętu lub uszkodzeniu jego części, maksymalnie w ciągu 24 godzin od zgłoszenia usterki. W szczególnych przypadkach Strony mogą uzgodnić inny czas usunięcia usterki, co zostanie ustalone w toku wzajemnych uzgodnień dokonanych za pośrednictwem drogi pisemnej lub e-mailowej.
8. Dokonanie istotnych napraw dostarczonego sprzętu bądź usunięcie istotnych wad powoduje, że w odniesieniu do tej części urządzenia termin gwarancji biegnie na nowo od
chwili dokonania naprawy lub usunięcia wady. Termin gwarancji ulega również przedłużeniu o czas, w ciągu którego na skutek wady rzeczy objętej gwarancją Zamawiający nie mógł z niej skorzystać.
9. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu niezbędne dokumenty gwarancyjne wystawione przez producenta urządzenia najpóźniej w dniu dostawy.
10. Wykonawca złoży stosowne oświadczenie producenta urządzenia, że zapewniony zostanie dostęp do najnowszych wersji oprogramowania z bezpośrednim dostępem do jego aktualizacji, poprzez stronę internetową producenta sprzętu.
11. W przypadku sprzedaży używanego sprzętu Wykonawca potwierdzi jego pochodzenie poprzez wystawienie stosownej deklaracji, jak również zapewni, że dostarczony sprzęt nie był w okresie poprzednich 7 lat współfinansowany z pomocy UE lub w ramach dotacji z krajowych środków publicznych, a cena zakupu używanego sprzętu nie przekracza jego wartości rynkowej i jest niższa niż koszt nabycia podobnego nowego sprzętu.
§ 10
Osoby do kontaktu
1. Zamawiający wskazuje, jako osobę upoważnioną do kontaktów w sprawach realizacji Umowy oraz kontroli jej przebiegu to:
………………………….…. (e-mail: …………………………………, tel.: ),
z którym Wykonawca zobowiązuje się współdziałać.
2. W imieniu Wykonawcy przedstawicielem upoważnionym do kontaktów w sprawach realizacji Umowy oraz kontroli jej przebiegu jest:
…………………………... (e-mail: ……………………………………, tel.: ).
3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1-2, nie stanowi zmiany treści Umowy. Każda ze Stron może jednostronnie dokonać zmian w zakresie danych teleadresowych oraz osób odpowiedzialnych za współpracę, zawiadamiając niezwłocznie o tym na piśmie drugą Stronę.
4. Jako podstawową formę kontaktu, Strony ustalają korespondencję prowadzoną drogą elektroniczną przy użyciu danych teleadresowych, o których mowa w ust. 1 i 2, z zastrzeżeniem innych form kontaktu określonych w umowie.
5. Na każde żądanie Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany udzielić informacji w formie pisemnej.
§ 11
Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie znajdą obowiązujące przepisy prawa polskiego, w szczególności kodeks cywilny.
2. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, z
zastrzeżeniem § 10 ust. 3 Umowy.
3. Strony będą dążyły do polubownego rozwiązania wszelkich sporów dotyczących Umowy, w tym związanych z jej zawarciem, wykonaniem i rozwiązaniem. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym
egzemplarzu dla każdej ze Stron.
5. Integralną część Umowy stanowi:
Załącznik nr 1 – Uchwała nr 13/II KZF/2022 II Krajowego Zjazdu Fizjoterapeutów z dnia 28 maja 2022 r. w sprawie wyboru Prezesa Krajowej Rady Fizjoterapeutów,
Załącznik nr 2 – Uchwała nr 14/II KRF Krajowej Rady Fizjoterapeutów z dnia 7 czerwca 2022 r. w sprawie wyboru Wiceprezesów Krajowej Rady Fizjoterapeutów,
Załącznik nr 3 – Uchwała nr 29/II KRF Krajowej Rady Fizjoterapeutów z dnia 12 lipca 2022 r. w sprawie osób uprawnionych do zawierania umów, składania oświadczeń woli oraz dokonywania innych czynności prawnych w imieniu Krajowej Izby Fizjoterapeutów oraz Krajowej Rady Fizjoterapeutów,
Załącznik nr 4 – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Załącznik nr 5 – Formularz ofertowy Wykonawcy
Załącznik nr 6 – Protokół zdawczo - odbiorczy (wzór),
Załącznik nr 7 – Klauzula obowiązku informacyjnego Zamawiającego,
,Załącznik nr 8 – Dokument rejestrowy Wykonawcy,
Załącznik nr 9 – Porozumienie w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych (wzór).
WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY
Protokół zdawczo - odbiorczy
sprzedaży infrastruktury serwerowej i sieciowej wraz z zapewnieniem niezbędnych usług umożliwiających prawidłowe jej funkcjonowanie w związku z realizacją projektu pn. „FIZJO-
LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID-19”, realizowanego w ramach Osi Priorytetowej VII. Wsparcie
REACT-EU dla obszaru zdrowia, Działania 7.1 Wzmocnienie zasobów kadrowych systemu ochrony zdrowia, współfinansowanego z budżetu Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014-2020,
1. Sporządzony dnia ……………………………… w……………………………………………………………….……
2. Miejsce realizacji …………………………………………………………………………………………….…………..
3. Termin realizacji ………………………………………………………………………………………………………….
4. Zamawiający dokonuje odbioru Przedmiotu umowy objętego umową
nr ………………………………………………………………………………………………………………………………..
w zakresie……………………………………………………………………………………………………………………
i stwierdza, że zamówienie zostało zrealizowane zgodnie z zakresem i w terminie określonym w umowie.
5. Zamawiający dokonuje odbioru Przedmiotu umowy objętego umową
nr………………………………….……………………………………………………………………………………………..
w zakresie……………………………………………………………………………………………………………………
z następującymi uwagami/zastrzeżeniami …………………………………………………………..….…..
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
6. W związku z uwagami/zastrzeżeniami, o których mowa w pkt 5 protokołu, Xxxxxx ustaliły co następuje:
………………………………………….…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………….. ……………………………………………………….
Przedstawiciel Zamawiającego: Przedstawiciel Wykonawcy:
Załącznik nr 7 do umowy
Klauzula obowiązku informacyjnego
Stosownie do art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady(UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Krajowa Izba Fizjoterapeutów, z siedzibą przy Al. Xxxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, e-mail: xxxxx@xxx.xxxx.xx, tel. (x 00) 00 000 00 00.
2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych w Krajowej Izbie Fizjoterapeutów, adres poczty
elektronicznej: xxx@xxx.xxxx.xx.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego w trybie zapytania ofertowego, którego przedmiotem jest zakup infrastruktury serwerowej i sieciowej wraz z zapewnieniem niezbędnych usług umożliwiających prawidłowe jej funkcjonowanie w ramach realizacji projektu pn. „FIZJO-LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID-19”. Zakres danych osobowych obejmuje: nazwę, siedzibę, numer NIP oraz dane osoby uprawnionej do podpisania dokumentacji i reprezentacji, a dodatkowo adres e-mail i numer telefonu do kontaktu.
4. Odbiorcami danych osobowych przetwarzanych przez Krajową Izbę Fizjoterapeutów będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o zapisy zawarte w Umowie o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 (Umowa nr POWR.07.01.00-00-0005/22-01/3404/2022/265).
5. Podanie danych jest warunkiem koniecznym do wzięcia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie zapytania ofertowego zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”, a odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości ubiegania się o udzielenia zamówienia publicznego w ramach projektu pn. „FIZJO-LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID-19” oraz brakiem możliwości zawarcia umowy.
6. Dane osobowe będą przechowywane do czasu rozliczenia Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 oraz zakończenia archiwizowania dokumentacji, jej rozliczenia a także przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego. Po upływie wyżej wymienionych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.
7. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do innych podmiotów dostarczających administratorowi niezbędne do funkcjonowania usługi. Do nich zaliczyć mogą się x.xx. dostawcy usług informatycznych bądź firmy zajmujące się zewnętrznym doradztwem. Pani/Pana mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jednakże każdorazowo z zachowaniem wymogów wynikających z przepisów prawa, w tym w oparciu o stosowną umowę powierzenia zawierającą standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
8. Informujemy, że Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegać decyzji, która opierać się będzie wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu.
9. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich
przetwarzania. W przypadkach przewidzianych w przepisach Rozporządzenia, przysługuje Pani/Panu również prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych. Informujemy także, że o prawie wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych.
10.Jeżeli Krajowa Izba Fizjoterapeutów uzna to za konieczne, ma prawo żądać udokumentowania przekazanych informacji, jak również weryfikować je w oparciu o informacje ze źródeł otwartych.
Wyjaśnienie:
Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników
Załącznik nr 9 do umowy
Porozumienie
w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych
(zwane dalej „Porozumieniem”)
z dnia
zawarte pomiędzy:
Krajową Izbą Fizjoterapeutów z siedzibą w Warszawie (02 – 001) Al. Xxxxxxxxxxxxx 00, posiadającą nr NIP: 7010651576, REGON: 366272350, reprezentowaną przez:
Pana Xxxxxxx Xxxxx – Prezesa Krajowej Rady Fizjoterapeutów zwaną dalej „Beneficjentem” lub KIF”,
a
reprezentowaną przez:
zwaną dalej „Podmiotem przetwarzającym”
zwanymi łącznie „Stronami” zaś każda z osobna „Stroną”.
PREAMBUŁA
Mając na uwadze, iż:
1. Strony łączy umowa w zakresie podczas realizacji, której przetwarzane są dane osobowe (dalej jako „Umowa”),
2. Strony zobowiązane są do stosowania przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2019 r., poz. 1781),
3. Beneficjent umocowany jest do powierzania przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonującym zadania związane z udzieleniem wsparcia i realizacją projektu pn. „FIZJO-LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID-19”, realizowanego w ramach Osi Priorytetowej VII. Wsparcie REACT-EU dla obszaru zdrowia, Działania 7.1 Wzmocnienie zasobów kadrowych systemu ochrony zdrowia współfinansowanego z budżetu Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu
Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014-2020 , w tym w szczególności realizującym badania ewaluacyjne, jak również podmiotom realizującym zadania związane z audytem, kontrolą, monitoringiem i sprawozdawczością oraz działaniami informacyjno-promocyjnymi.
Strony postanawiają zawrzeć Porozumienie o następującej treści:
§ 1 Definicje
Pojęcia użyte w Umowie mają następujące znaczenie:
Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej ("osobie, której dane dotyczą"); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej,
Naruszenie – naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych,
Organ nadzorczy – organ publiczny działający w celu ochrony podstawowych praw i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem oraz ułatwiania swobodnego przepływu danych osobowych,
Podpowierzenie – dalsze powierzenie przetwarzania Danych osobowych przez Podmiot przetwarzający,
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
Umowa główna – umowa w zakresie zawarta pomiędzy Beneficjentem a Podmiotem przetwarzającym, dla wykonania której konieczne jest przetwarzanie Danych osobowych.
§ 2 Przedmiot przetwarzania
1. Beneficjent powierza Podmiotowi przetwarzającemu do przetwarzania Dane osobowe na zasadach określonych w Porozumieniu. Podmiot przetwarzający nie decyduje o celach i środkach przetwarzania powierzonych danych osobowych.
2. W związku z faktem, iż art. 28 RODO wskazuje na obowiązek zawarcia umowy powierzenia przetwarzania Danych osobowych lub uregulowania powierzenia przetwarzania Danych osobowych w drodze innego instrumentu prawnego, niniejsze Porozumienie stanowi wypełnienie obowiązków wynikających z powołanego przepisu.
3. Strony zobowiązane są działać zgodnie z obowiązkami wynikającymi z RODO oraz powszechnie
obowiązującymi przepisami prawa.
4. Przedmiotem przetwarzania są Dane osobowe określone w Załączniku nr 1 do Porozumienia. Załącznik nr 1 określa kategorie osób, których dane dotyczą oraz rodzaj Danych osobowych, które zostają powierzone. Zakres powierzenia wskazany w Załączniku nr 1 może zostać w każdym momencie zmieniony, rozszerzony lub ograniczony przez Beneficjenta, co nastąpi poprzez przesłanie Podmiotowi przetwarzającemu drogą elektroniczną nowej wersji Załącznika nr 1. W przypadku, gdy Podmiot przetwarzający nie zgłosi zastrzeżeń do nowej wersji Załącznika nr 1 w terminie 14 dni od dnia jego wysłania, uważa się za akceptacje.
5. Dane osobowe powierzane są w celu i na czas trwania Umowy głównej. Podmiot przetwarzający uprawniony jest do wykonywania na danych osobowych operacji obejmujących ich odczyt, archiwizację oraz modyfikację w zależności od potrzeb dla realizacji Umowy głównej.
6. Przetwarzanie powierzonych Danych osobowych może mieć charakter cykliczny i następuje w formie
papierowej oraz elektronicznej.
7. Z tytułu wykonywania świadczeń określonych w niniejszym Porozumieniu, Podmiotowi przetwarzającemu nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie ponad to, które zostało określone w Umowie.
§ 3 Oświadczenia Stron
1. Beneficjent oświadcza, że jest uprawniony do powierzenia przetwarzania Danych osobowych.
2. Beneficjent jest uprawniony do nadawania upoważnień, wydawania instrukcji i poleceń w rozumieniu art. 29 RODO w stosunku do Podmiotu przetwarzającego, jak również do nadania uprawnienia, o którym mowa w ust. 3 poniżej.
3. Beneficjent uprawnia Podmiot przetwarzający do nadawania upoważnień, wydawania instrukcji i poleceń w rozumieniu art. 29 RODO w stosunku do dalszych podmiotów przetwarzających.
4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych mu Danych osobowych wyłącznie w zakresie i celu niezbędnym do realizacji obowiązków wynikających z niniejszego Porozumienia oraz Umowy.
5. Beneficjenta uprawniony jest do dalszego umocowywania podmiotów, w tym Podmiotu przetwarzającego, do wydawania oraz odwoływania osobom przetwarzającym powierzone dane - upoważnień do przetwarzania danych osobowych w zbiorach określonych w ramach projektu. Upoważnienia do przetwarzania danych wydaje Beneficjent lub Podmiot przetwarzający z jego upoważnienia.
§ 4 Obowiązki Stron
1. Podmiot przetwarzający oświadcza, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Podmiot przetwarzający przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych przygotowuje dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę i bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, które uwzględniają warunki przetwarzania w szczególności te, o których mowa w art. 32 RODO.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest:
1) przetwarzać Dane osobowe w sposób zgodny z RODO, innymi powszechnie obowiązującymi przepisami, Porozumieniem oraz instrukcjami wydawanymi przez Beneficjenta. Instrukcje podlegają wdrożeniu niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia ich wysłania przez Beneficjenta lub w terminie uzgodnionym przez Strony,
2) przetwarzać Dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Beneficjenta, co dotyczy także przekazywania Danych osobowych do Państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, chyba że obowiązek taki wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Poprzez zawarcie Porozumienia Beneficjent poleca przetwarzanie Danych osobowych Podmiotowi przetwarzającemu, a także każdej osobie działającej z upoważnienia Podmiotu przetwarzającego mającej dostęp do Danych osobowych, co stanowi udokumentowane polecenie w rozumieniu art. 28 ust. 3 lit. a w zw. z art. 29 RODO,
3) informować Beneficjenta o obowiązku prawnym przetwarzania Danych osobowych, o którym mowa w pkt. 2) powyżej, przed rozpoczęciem ich przetwarzania, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy zabraniają udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny,
4) dopuszczać do przetwarzania Danych osobowych wyłącznie osoby do tego upoważnione,
5) dopuszczać do przetwarzania Danych wyłącznie osoby, które zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub które podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z danym podmiotem.
6) zobowiązania podmiotów, o których mowa w ust. 11, by osoby upoważnione przez te podmioty do przetwarzania danych osobowych zobowiązane zostały do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z danym podmiotem.
7) do wykonywania wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i art. 14 RODO.
8) zapewniać, by każda osoba działająca z upoważnienia Podmiotu przetwarzającego i mająca dostęp do Danych osobowych przetwarzała je wyłącznie na polecenie Podmiotu powierzającego, chyba że wymagają tego przepisy prawa unijnego lub polskiego,
9) podejmować wszelkie środki wymagane zgodnie z art. 32 RODO, z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztów wdrażania oraz charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, poprzez wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku, w szczególności:
a) pseudonimizację i szyfrowanie Danych osobowych,
b) zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
c) zdolność do szybkiego przywrócenia Danych osobowych i dostępu do nich w razie
incydentu fizycznego lub technicznego,
d) regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania,
10) zapewniać realizację zasad ochrony danych w fazie projektowania oraz domyślnej ochrony
danych zgodnie z art. 25 RODO;
11) przestrzegać warunków korzystania z usług podmiotu, któremu Podpowierza przetwarzanie
Danych osobowych, wskazanych w ust. 11-15 poniżej,
12) w razie potrzeby i na żądanie Beneficjenta pomagać Beneficjentowi w wyznaczonym przez niego terminie i formie, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO; w szczególności dotyczy to wspomagania w zakresie udzielania odpowiedzi na wniosek o korzystanie z praw osoby, której Dane osobowe dotyczą, w tym w zakresie prawa dostępu, prawa do sprostowania danych, prawa do usunięcia danych, prawa do ograniczenia przetwarzania. Współpraca Podmiotu przetwarzającego z Beneficjentem w zakresie wskazanym w zdaniu poprzedzającym powinna odbywać się w formie i terminie umożliwiającym realizację tych obowiązków Beneficjenta; w związku z realizacją tego obowiązku Podmiot przetwarzający jest w szczególności zobowiązany do udzielania informacji
oraz udostępniania powierzonych mu Danych osobowych (lub ich kopii) na żądanie
Beneficjenta;
13) niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 2 Dni Roboczych, informować Beneficjenta o tym, iż osoba, której dane dotyczą, skierowała do Podmiotu przetwarzającego korespondencję zawierającą żądanie w zakresie wykonywania praw osoby określonych w rozdziale III RODO, jak również udostępniać treść tej korespondencji; Podmiot przetwarzający nie jest uprawniony do samodzielnego udzielania jakichkolwiek informacji osobie w związku ze złożonym żądaniem, chyba że poleci mu to Beneficjent,
14) w razie potrzeby i na żądanie Beneficjenta pomagać Beneficjentowi w wyznaczonych przez niego terminie i formie wywiązywać się z następujących obowiązków:
a) wypełniania obowiązków związanych z wdrożeniem odpowiednich środków technicznych organizacyjnych dla zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania przez Beneficjenta zgodnie z art. 32 RODO,
b) zgłaszania Naruszenia organowi nadzorczemu zgodnie z art. 33 RODO,
c) zawiadamiania osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony Danych osobowych
zgodnie z art. 34 RODO,
d) dokonania oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony Danych
osobowych zgodnie z art. 35 RODO,
e) przeprowadzeniu konsultacji z organem nadzorczym zgodnie art. 36 RODO,
15) stosować odpowiednie środki pozwalające na wykrywanie Naruszeń i wdrażać odpowiednie środki naprawcze, w szczególności podejmować wszelkie rozsądne działania mające na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków Naruszeń,
16) udostępniać Beneficjentowi na jego żądanie, we wskazanych przez Xxxxxxx powierzający terminie i formie, wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wskazanych w przepisach RODO, innych powszechnie obowiązujących przepisach oraz w Porozumieniu,
17) niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 2 Dni Roboczych, informować (o ile nie doprowadzi to do naruszenia powszechnie obowiązujących przepisów) Beneficjenta o jakimkolwiek postępowaniu dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający Danych osobowych, jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania Danych osobowych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, o wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania przez Podmiot przetwarzający Danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez Organ nadzorczy, jak również o wszelkich skargach osób, związanych z przetwarzaniem ich Danych osobowych,
18) przechowywać Dane osobowe tylko tak długo, jak to określi Beneficjent, a także, bez zbędnej zwłoki, aktualizować, poprawiać, zmieniać, anonimizować, ograniczać przetwarzanie lub usuwać wskazane Dane osobowe zgodnie z wytycznymi Beneficjenta. Jeśli takie działanie mogłoby powodować brak możliwości dalszego realizowania czynności przetwarzania, Podmiot przetwarzający poinformuje o tym Beneficjenta przed jego podjęciem, a następnie zastosuje się do polecenia Beneficjenta.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest prowadzić rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania danych osobowych dokonywanych w imieniu Beneficjenta zgodnie z art. 30 ust. 2-5 RODO, jak również udostępniać go Beneficjentowi na jego żądanie.
4. Po stwierdzeniu Naruszenia Podmiot przetwarzający bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 24 godzin po stwierdzeniu Naruszenia, zgłasza je Beneficjentowi, podając wszystkie informacje dotyczące Naruszenia, w tym w szczególności:
1) datę, czas trwania i miejsce zaistnienia Naruszenia,
2) datę i miejsce stwierdzenia Naruszenia,
3) opis Naruszenia, w tym w miarę możliwości:
a. kategorie oraz przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą i których dotyczy
Naruszenie,
b. kategorie Danych osobowych i przybliżoną liczbę wpisów Danych osobowych, których
dotyczy Naruszenie,
c. charakter i zakres Danych osobowych, których dotyczy Naruszenie,
d. wskazanie osób, których dane dotyczą i których dotyczy Naruszenie,
e. wskazanie systemu informatycznego, w którym nastąpiło Naruszenie (jeśli dotyczy),
4) imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych powołanego przez Podmiot przetwarzający lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji,
5) opis możliwych konsekwencji Naruszenia, w tym konsekwencji dla osób, których dane dotyczą i których dotyczy Naruszenie,
6) opis środków zastosowanych lub proponowanych przez Podmiot przetwarzający w celu zaradzenia Naruszeniu, w tym w stosownych przypadkach środków w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.
7) przewidywany czas niezbędny do usunięcia konsekwencji Naruszenia.
5. Jeśli informacji, o których mowa w ust. 6 powyżej, nie da się udzielić w tym samym czasie, Podmiot przetwarzający ma obowiązek ich udzielać sukcesywnie bez zbędnej zwłoki.
6. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 6 powyżej, dokonywane jest na adres e-mail: xxx@xxx.xxxx.xx.
7. Adres e-mail, o którym mowa powyżej jest także adresem kontaktowym Beneficjenta, pod którym Podmiot przetwarzający może kierować wszelkie informacje oraz zgłaszać wszelkie kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych powierzonych na mocy niniejszego Porozumienia.
8. Podmiot przetwarzający dokumentuje wszelkie Naruszenia, w tym okoliczności Naruszenia, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze, jak również udostępnia tę dokumentację Beneficjentowi na jego żądanie.
9. Podmiot przetwarzający nie jest uprawniony do przekazywania informacji o Naruszeniu jakimkolwiek innym podmiotom, w szczególności podmiotom Danych osobowych lub organowi nadzorczemu, chyba że poleci mu to Beneficjent.
10.Podmiot przetwarzający będzie korzystał wyłącznie z usług takich dalszych podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
11.Pomiot przetwarzający jest uprawniony do dokonania Podpowierzenia na rzecz podmiotów wskazanych w Załączniku nr 2 do Umowy.
12.Podmiot przetwarzający informuje Beneficjenta o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia podmiotów wskazanych w Załączniku nr 2 nie później niż w terminie 3 dni przed ich wprowadzeniem, a Podmiot powierzający w tym terminie może wnieść sprzeciw wobec
takich zmian, w którym wyjaśni podstawy do nieudzielenia akceptacji nowemu podmiotowi. Wniesienie sprzeciwu oznacza brak zgody na dodanie lub zastąpienie takiego podmiotu. W takim przypadku Stronom przysługuje prawo rozwiązania Porozumienia ze skutkiem natychmiastowym.
13.W przypadku, gdy Podmiot przetwarzający zamierza dokonać Podpowierzenia na rzecz podmiotu z państwa trzeciego, musi uzyskać uprzednią pisemną szczegółową zgodę Beneficjenta.
14.Jeśli do wykonania w imieniu Xxxxxxxx powierzającego konkretnych czynności przetwarzania Podmiot przetwarzający dokona Podpowierzenia, to Podmiot przetwarzający zapewnia, iż dalszy podmiot przetwarzający wypełnia te same obowiązki ochrony Danych osobowych, jakie zostały w Porozumieniu nałożone na Podmiot przetwarzający. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność za wypełnienie tych obowiązków ochrony danych osobowych przez podmiot, któremu Podpowierzył przetwarzanie Danych osobowych.
15.Podmiot przetwarzający zobowiązuje się na bieżąco śledzić zmiany regulacji ochrony danych osobowych i dostosowywać sposób przetwarzania danych, w szczególności procedury wewnętrzne i sposoby zabezpieczenia danych osobowych do aktualnych wymagań prawnych.
§ 5 Czas trwania
1. Podmiot przetwarzający uprawniony jest do przetwarzania powierzonych danych do dnia wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy głównej.
2. W terminie 14 dni od wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy głównej Podmiot przetwarzający ma obowiązek usunąć lub zwrócić Beneficjentowi – zależnie od decyzji Beneficjenta – powierzone mu Dane osobowe, jak również usunąć wszelkie ich istniejące kopie, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy nakazują przechowywanie tych Danych osobowych. Na prośbę Beneficjenta, Podmiot przetwarzający przesyła pisemne potwierdzenie zniszczenia Danych osobowych w terminie wskazanym przez Beneficjenta.
§ 6 Prawo kontroli
1. Beneficjent oraz Instytucja Pośrednicząca lub podmioty działające w ich imieniu są uprawnieni do przeprowadzania audytów zgodności przetwarzania przez Podmiot przetwarzający powierzonych danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych, RODO, ustaw, Umowy oraz Porozumienia, polegających w szczególności na żądaniu udzielenia pisemnej informacji lub wyjaśnień oraz inspekcjach miejsc przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający.
2. Informacja o planowanej inspekcji zostanie przekazana Podmiotowi przetwarzającemu z co najmniej 5-dniowym wyprzedzeniem, z jednoczesnym wskazaniem zakresu inspekcji oraz osób upoważnionych przez Beneficjenta do przeprowadzenia inspekcji. Powyższe nie wyklucza zlecenia wykonania inspekcji przez podmiot zewnętrzny upoważniony przez Beneficjenta, jednakże każda z osób działająca w imieniu podmiotu zewnętrznego może dokonywać inspekcji po uprzednim przedstawieniu Podmiotowi przetwarzającemu upoważnienia imiennego do dokonania inspekcji oraz wyłącznie w zakresie wskazanym w tym upoważnieniu.
3. W przypadku powzięcia przez Beneficjenta lub Instytucję Pośredniczącą wiadomości o rażącym naruszeniu przez Podmiot przetwarzający obowiązków wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych, RODO, przepisów prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych lub z Porozumienia lub Umowy, Podmiot przetwarzający umożliwili Beneficjentowi lub Instytucji Pośredniczącej bądź podmiotom działającym w ich imieniu - dokonanie niezapowiedzianej kontroli lub audytu.
4. Kontrolerzy mają w szczególności prawo:
1) wstępu, w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego, za okazaniem imiennego upoważnienia,
do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z ustawą o ochronie danych osobowych, RODO, przepisami prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych oraz umową;
2) żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień przez osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych, przedstawiciela Podmiotu przetwarzającego oraz pracowników w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;
3) wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek
z przedmiotem kontroli lub audytu oraz sporządzania ich kopii;
4) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego
do przetwarzania danych osobowych.
5. Uprawnienia kontrolerów nie wyłączają uprawnień wynikających z wytycznych w zakresie kontroli wydanych na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy wdrożeniowej. Podmiot przetwarzający może zostać poddany kontroli lub audytowi zgodności przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych z ustawą o ochronie danych osobowych, RODO, przepisami prawa powszechnie obowiązującego dotyczącymi ochrony danych osobowych w miejscach, w których są one przetwarzane przez instytucje uprawnione do kontroli lub audytu na podstawie odrębnych przepisów.
6. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zastosować zalecenia dotyczące poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzone w wyniku kontroli lub audytu przeprowadzonych przez Beneficjenta lub przez podmioty przez niego upoważnione albo przez inne instytucje upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów.
7. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest niezwłocznie powiadamiać Beneficjenta o wszelkich skargach, pismach, kontrolach organu nadzoru i wynikach takich kontroli, postępowaniach sądowych i administracyjnych oraz współdziałać z Beneficjentem w tym zakresie, w szczególności poprzez udostępnianie Beneficjentowi wszelkiej dokumentacji z tym związanej.
§ 7 Odpowiedzialność
1. Podmiot przetwarzający odpowiada za działania i zaniechania osób, przy pomocy których będzie przetwarzał powierzone dane osobowe, jak za działania lub zaniechania własne.
2. Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich, jak i wobec Beneficjenta, za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych, w tym ustawy o ochronie danych osobowych i RODO oraz za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z Porozumieniem. Beneficjent poniesie jakiekolwiek koszty, w
szczególności związane z wypłatą zadośćuczynienia lub koszty obsługi prawnej - Podmiot przetwarzający zobowiązany będzie pokrycia tych kosztów w pełnej wysokości a w przypadku wytoczonego postępowania sądowego - do udzielenia Beneficjentowi wszelkiego wsparcia w takim postępowaniu, a także do przejęcia odpowiedzialności w przypadku przyznania osobie Uprawnionej odszkodowania w takim postępowaniu, w wysokości odpowiadającej równowartości przyznanego odszkodowania lub kosztów zadośćuczynienia oraz wszelkich kosztów niezbędnych do obrony przed zgłaszanymi roszczeniami a poniesionych przez Beneficjenta w takim postępowaniu.
§ 8 Postanowienia końcowe
1. Niniejsze Porozumienie stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której
mowa w art. 28 ust. 3 RODO.
2. Niniejsze Porozumienie zastępuje wszelkie inne ustalenia dokonane pomiędzy Stronami dotyczące przetwarzania Danych osobowych, bez względu na to, czy zostały uregulowane umową czy innym instrumentem prawnym.
3. W zakresie nieuregulowanym niniejszym Porozumieniem mają zastosowanie przepisy prawa obowiązującego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w tym RODO.
4. Wszelkie załączniki do niniejszego Porozumienia stanowią jego integralną część.
5. Z zastrzeżeniem § 2 ust. 4, wszelkie zmiany niniejszego Porozumienia wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
6. Umowa zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy głównej. W celu uniknięcia wątpliwości, rozwiązanie Umowy głównej skutkuje rozwiązaniem Umowy.
7. Podmiot przetwarzający nie może przenieść praw lub obowiązków wynikających z Umowy bez uprzedniej pisemnej zgody Podmiotu powierzającego.
8. Sądem właściwym dla rozstrzygania sporów powstałych w związku z realizacją Umowy jest sąd właściwy dla siedziby Beneficjenta.
9. Niniejsze Porozumienie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej
ze Stron.
Załączniki do Porozumienia:
a. Przedmiot przetwarzania – zakres danych osobowych;
b. Lista podmiotów, którym Podmiot przetwarzający Podpowierza przetwarzanie Danych osobowych;
Beneficjent Podmiot przetwarzający
(czytelny podpis/pieczęć imienna) (czytelny podpis/pieczęć imienna)
Załącznik nr a
Przedmiot przetwarzania – zakres Danych osobowych
1. Kategorie osób, których dane dotyczą:
•
2. Rodzaj Danych osobowych:
Dane zwykłe | Szczególne kategorie danych osobowych | Dane osobowe dotyczące wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa |
Nie dotyczy | Nie dotyczy |
Załącznik nr b
Lista podmiotów, którym Podmiot przetwarzający Podpowierza przetwarzanie Danych osobowych
Lp. | Nazwa podmiotu | Siedziba i adres podmiotu |
1. | ||
2. | ||
3. | ||
4. | ||
5. | ||
6. |