REGULAMIN
REGULAMIN
Konkursu ofert na najem pomieszczeń w celu prowadzenia bufetu gastronomicznego na terenie Kampusu Gdynia w budynku:
Wydziału Oceanografii i Geografii - przy al. Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00 x Xxxxx, nr inwentarzowy budynku T/10712396
zwany dalej „Regulaminem”.
§1
Organizator Konkursu
1. Organizatorem niniejszego Konkursu jest Uniwersytet Gdański z siedzibą w Gdańsku, przy ul. Xxxxxxxxxxx 0, NIP: 000-000-00-00, REGON: 00001330 (dalej: „Organizator"),
2. Konkurs odbywa się w formie jednoetapowej.
§2
Przedmiot Konkursu
Przedmiotem Konkursu jest wybór najkorzystniejszej Oferty (dalej: „Oferta") na najem pomieszczeń w celu prowadzenia bufetu we wskazanej lokalizacji:
Wydział Oceanografii i Geografii, budynek główny VI piętro – (około 580 użytkowników), o łącznej powierzchni 91,97 m2 w tym:
Nazwa pomieszczenia | Powierzchnia |
toaleta | 1,50 |
bar | 7,87 |
kawiarnia | 56,62 |
magazyn | 3,10 |
pomieszczenie socjalne | 3,84 |
przedsionek | 3,70 |
zaplecze | 11,34 |
zmywalnia | 4,00 |
Z Oferentem, którego Oferta zostanie wybrana, jako najkorzystniejsza, będzie podpisana umowa na czas nieokreślony z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia z terminem obowiązywania od 16.09.2024 r.
Preferowana data rozpoczęcia działalności gastronomicznej od dnia 01.10.2024r.
§3
Miejsce przeprowadzenia Konkursu
1. Konkurs zostanie przeprowadzony w Budynku Administracyjnym Organizatora przy ul. Xxxxxxxxxxx 0x, x Xxxxxxx.
2. Informacje o Konkursie oraz Regulaminie Konkursu opublikowane zostały na stronie internetowej Ogłoszenia | Uniwersytet Gdański (xx.xxx.xx)
§4
Miejsce i termin składania i otwarcia Ofert.
1. Oferty wyłącznie w języku polskim należy składać do dnia 11.09.2024r r. do godz. 12.00 w Budynku Administracyjnym Organizatora przy ul. Xxxxxxxxxxx 0x, x Xxxxxxx xxx. 000 w zamkniętej i zaklejonej kopercie z opisem „Konkurs ofert na najem pomieszczeń w celu prowadzenia bufetu w Budynku Wydziału Oceanografii i Geografii przy al. Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00 x Xxxxx”.
2. Otwarcie ofert nastąpi 11.09.2024 r. o godz. 14:00. w Budynku Administracyjnym Organizatora przy ul. Xxxxxxxxxxx 0x, x Xxxxxxx.
3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. Zmiana lub wycofanie oferty powinny znaleźć się w zamkniętej kopercie odpowiednio oznaczonej „Zmiana" lub „Wycofanie" i opisane jak w pkt 1.
4. W przypadku złożenia jednej oferty spełniającej wymagane kryteria określone w niniejszym Regulaminie może ona zostać wybrana jako ostateczna.
5. Oferty złożone po terminie składania Ofert nie będą rozpatrywane.
§5
Warunki udziału w Konkursie
1. Złożenie Oferty wraz z wymaganiami wskazanymi §6 ust. 8, w według Wzoru Formularza Oferty stanowiącego załącznik nr 1 do Regulaminu.
2. Brak wobec Oferenta postępowania egzekucyjnego, upadłościowego, układowego oraz że nie została ogłoszona jego upadłość lub likwidacja.
3. Warunkiem koniecznym do przystąpienia do konkursu jest akceptacja i wykonanie poniższych działań:
• zaproponowanie stawki kwoty czynszu miesięcznego najmu w wysokości minimum 45 zł netto/m2,
• zgoda na ponoszenie kosztów wynikających z eksploatacji, w szczególności:
− energia elektryczna,
− energia cieplna,
− woda i odprowadzanie ścieków,
− wywóz nieczystości komunalnych,
− zwrot kosztów z tyt. podatku od nieruchomości
− koszty związane z oczyszczaniem separatora tłuszczu
• zgoda na wpłatę kaucji do zawartej umowy najmu w wysokości dwukrotności czynszu miesięcznego,
• zgoda na przeprowadzenie remontu i dostosowanie lokalu na koszt Najemcy przed rozpoczęciem prowadzenia sprzedaży, po uprzedniej akceptacji Organizatora (Wynajmującego)
• wizualizacja pomieszczeń - należy załączyć do składanej oferty wraz z danymi technicznymi o wstępnym zapotrzebowaniu na energię elektryczną - moc określoną w kW,
• zapewnienie nowoczesnego wyglądu, aranżacji przestrzeni dostosowanej do środowiska studenckiego
– projekt wymaga akceptacji ze strony UG,
• zapewnienie utrzymania właściwego stanu technicznego Przedmiotu Konkursu,
• zapewnienie różnorodności dań w tym potraw mięsnych, rybnych, wegetariańskich, wegańskich
• okresowo zmienne menu (proszę podać przykładowe),
• zapewnienie oferty dla gości zewnętrznych Uczelni w tym obsługi konferencji,
• zapewnienie oferty gotowych produktów żywnościowych,
• dostosowanie dni i godzin otwarcia punktu do godzin zajęć studentów
§6
Oferta
1. Do niniejszego Konkursu nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. W celu zapoznania się z Przedmiotem Konkursu należy zgłosić się do Administratora ww. budynku od poniedziałku do piątku, w godz. 8.30 – 14.00, po wcześniejszym kontakcie telefonicznym 58 523 6615.
3. Istnieje możliwość odkupienia wyposażenia gastronomicznego znajdującego się w Przedmiocie Konkursu od poprzedniego Najemcy – wykaz wyposażenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. Kontakt dostępny u Administratora obiektu.
4. Z Konkursu wyklucza się Oferentów, jeżeli Organizator Konkursu stwierdzi, na podstawie wiarygodnych przesłanek, że Oferent zawarł z innymi Oferentami porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, w szczególności, jeżeli należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, złożyli odrębne oferty, chyba że wykażą, że przygotowali te oferty niezależnie od siebie.
5. Organizator Konkursu zastrzega sobie prawo do unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyny.
6. Oferent, który złożył najkorzystniejszą ofertę zgodną z warunkami i wymogami konkursu zostanie poinformowany o jego wyniku za pośrednictwem poczty elektronicznej.
7. Oferent, który złoży ofertę najkorzystniejszą będzie zobowiązany do podpisania umowy najmu w terminie wskazanym przez Organizatora Konkursu. Organizator Konkursu zastrzega sobie prawo do niezawierania umowy najmu z oferentem, który złożył najkorzystniejszą ofertę, bez podawania przyczyny.
8. Do oferty należy załączyć:
a) wizualizację graficzną aranżacji wnętrza – folder informacyjny (na podstawie rzeczywistych wymiarów),
b) wykaz oferowanych produktów wraz z podaniem ich cen, gramatury, uwzględniając zestawy dnia, oferty happy hours (dania mięsne, wegetariańskie i wegańskie)
c) pełnomocnictwo do reprezentowania Oferenta i/lub do podpisania umowy, o ile prawo do podpisania oferty i/lub umowy nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą lub informacji widniejących w odpowiednim rejestrze. Przyjmuje się, że pełnomocnictwo do podpisania oferty obejmuje pełnomocnictwo do poświadczenia za zgodność z oryginałem wszystkich kopii dokumentów składanych wraz z ofertą. Składane pełnomocnictwo winno być złożone w oryginale lub notarialnie poświadczonej kopii.
d) dane firmy ( nr wpisu do KRS lub CEIDG), nr telefonu, NIP.
§7
Zmiany treści Regulaminu
1. Przed upływem terminu składania ofert Organizator jest uprawniony do zmiany treści Regulaminu. Dokonana zmiana Regulaminu zostanie przekazana wszystkim Oferentom, którym przekazano Regulamin oraz opublikowana na stronie internetowej, na której zamieszczony jest Regulamin
2. Jeżeli w wyniku zmiany treści Regulaminu niezbędny jest dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Organizator przedłuży termin składania ofert informując o tym Oferentów, którym przekazano Regulamin oraz opublikuje tę informację na stronie internetowej, na której zamieszczono Regulamin.
§8
Termin związania Ofertą
Oferent związany jest Ofertą przez 30 dni od terminu składania ofert. Termin ten może ulec przedłużeniu do 60 dni po wyrażeniu zgody Oferenta.
§9
Komisja Konkursowa
W celu przeprowadzenia Konkursu Uniwersytet Gdański powołuje Komisję konkursową (dalej: „Komisja") złożoną z przedstawicieli Organizatora w liczbie minimum 3 osób.
§10
Otwarcie i badanie ofert
1. Otwarcie ofert składa się z części jawnej i niejawnej.
2. Podczas części jawnej Komisja w obecności Oferentów (jeśli przybyli na otwarcie ofert) podaje informacje o ilości otrzymanych Ofert, odczytuje nazwy Oferentów, którzy złożyli Oferty, oraz wysokość zaproponowanego miesięcznego czynszu w Ofercie. Na tym kończy się część jawna.
3. Podczas części niejawnej Komisja dokonuje analizy treści złożonej Oferty.
4. Komisja dokonuje sprawdzenia i oceny poprawności złożonych ofert, tj. czy Formularz oferty został prawidłowo wypełniony, czy załączono wszystkie wymagane dokumenty i czy są one prawidłowe.
5. Nie podlega uzupełnieniu brak wskazania w Formularzu ofertowym wysokości miesięcznej opłaty za czynsz. W takim przypadku Oferta podlega odrzuceniu.
6. W przypadku stwierdzenia innych braków lub niejasności w przedłożonych dokumentach, Komisja zwraca się do Oferentów o wyjaśnienie lub ewentualne uzupełnienie brakujących dokumentów, w terminie wskazanym przez Komisję. Komisja ma prawo zwrócić się do Oferenta więcej niż jeden raz o wyjaśnienia lub uzupełnienia dokumentów, jeśli złożone wyjaśnienia lub uzupełnienia będą nadal budziły wątpliwości Komisji/Organizatora.
7. Oferty, które nie spełniły warunków udziału w postępowaniu (już po uzupełnieniu dokumentów/złożeniu wyjaśnień) nie podlegają dalszej ocenie i zostają uznane za odrzucone
8. Po sprawdzeniu treści Oferty oraz załączników, Komisja przystępuje do sprawdzenia i oceny przyjętych Ofert.
§11
Kryteria oceny Ofert
1. Przy wyborze najkorzystniejszej Oferty Organizator będzie kierował się wysokością zaproponowanego czynszu za najem, wizualizacją graficzną aranżacji wnętrza na podstawie rzeczywistych wymiarów, różnorodnością menu oraz propozycję ofert specjalnych „danie dnia” „happy hours”.
2. Organizator wyznaczył minimalną stawkę kwoty czynszu za najem pomieszczeń w celu prowadzenia bufetu w ww. lokalizacji
• 45 zł netto/m2
3. Szczegółowe kryteria oceny ofert wskazane zostały w Formularzu ofertowym – Załącznik nr 1 do Regulaminu.
§12
Wybór Oferty
1. Konkurs kończy się dokonaniem wyboru najkorzystniejszej Oferty lub unieważnieniem Konkursu.
2. Komisja sporządza protokół, w którym wskazuje zwycięzcę Konkursu lub informację o unieważnieniu. Protokół z przeprowadzonego Konkursu wraz z wybraną najkorzystniejszą ofertą stanowią podstawę do zawarcia umowy.
3. Oferent, którego Oferta została wybrana jako zwycięska, zobowiązany jest do podpisania umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Organizatora.
4. W przypadku wycofania się Oferenta od podpisania umowy, Organizator ma prawo podpisać umowę z następnym w kolejności Oferentem.
5. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem Oferty ponosi Oferent, Organizator nie przewiduje zwrotu kosztów, bez względu na wynik postępowania.
6. Organizator zastrzega sobie prawo zakończenia Konkursu (unieważnienia Konkursu) na każdym etapie Konkursu, bez wyboru żadnej oferty, bez podawania przyczyny. Oferentom nie przysługuje odwołanie.
7. Wyłoniony Oferent zobowiązany będzie:
1) ponieść koszty wykonania we własnym zakresie i własnym staraniem remontu pomieszczeń Przedmiotu Konkursu;
2) zainstalować urządzenia, meble w miejscu wskazanym przez Organizatora nie później niż w terminie 10 dni od daty zawarcia Umowy, na własny koszt, przy zachowaniu przepisów prawnych w zakresie ochrony przeciwpożarowej i bhp oraz zapewnić serwis, obsługę oraz ciągłość dostaw asortymentu sprzedawanego za pośrednictwem urządzeń;
3) dbać o czystość Przedmiotu Konkursu;
4) dokonywać mycia i dezynfekcji urządzeń/mebli zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie lub w razie zaistnienia takiej konieczności;
5) prowadzić działalność zgodnie z przepisami prawa, w sposób niezakłócający działalności Organizatora;
6) utrzymywać Przedmiot Konkursu w należytym stanie technicznym, a także dokonywać na własny koszt wszelkich napraw i remontów niezbędnych do zachowania Przedmiotu Konkursu w stanie niepogorszonym;
7) zabezpieczać i chronić mienie będące jego własnością na swój koszt, w szczególności ubezpieczyć na swój koszt Przedmiot Konkursu od kradzieży, pożaru i innych zdarzeń losowych;
8) pokryć wszelkie szkody mogące wyniknąć w związku z wadliwym funkcjonowaniem zainstalowanych urządzeń, zarówno powstałe po stronie Organizatora, jak i osób trzecich;
9) uzyskać uprzednią zgodę Organizatora na udostępnienie Przedmiotu Konkursu innym osobom;
10) po zakończeniu najmu zwrócić Przedmiot Konkursu Organizatora w stanie niepogorszonym z uwzględnieniem normalnego zużycia wynikające z bieżącej eksploatacji;
11) ponosić oprócz ustalonego czynszu miesięcznego, koszty wynikające z eksploatacji, w szczególności za:
• energię elektryczną,
• energię cieplną
• wodę i odprowadzanie ścieków
• wywóz nieczystości
• oczyszczanie separatora tłuszczu
• zwrot kosztów z tytułu podatku od nieruchomości.
12) dokonać wpłaty kaucji z tytułu zawartej umowy najmu w wysokości dwukrotności czynszu miesięcznego powiększonego o obowiązujący podatek VAT.
13) spełnić wskazane wymagania:
a) pełny serwis i zaopatrzenie w produkty zgodnie z wykazem
b) zapewnienie ciągłej dostępności wszystkich oferowanych artykułów z częstotliwością uzupełniania asortymentu dostosowaną do potrzeb użytkowników;
c) zapewnienia wysokiej jakości sprzedawanych napojów, przekąsek,
d) sprzedaży wyłącznie asortymentu dopuszczonego do obrotu;
e) przystosowanie do osób z niepełnosprawnościami.
Najemca zobowiązuje się do zapewnienia ciągłości i różnorodności oferowanych produktów
§13
Umowa
1. Umowa zostanie zawarta w ustalonym terminie, na podstawie Istotnych postanowień umowy, które stanowią
Załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.
2. Przez cały okres trwania umowy, Oferent zobowiązany jest do posiadania ważnej umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, w zakresie prowadzonej działalności, w tym OC Najemcy, którą jest zobowiązany okazać Organizatorowi i umożliwić sporządzenie kopii w przypadku takiego wniosku Organizatora.
3. Oferent, najpóźniej w dniu podpisania umowy, jednak przed jej zawarciem, zobowiązany jest do złożenia kopii aktualnej, opłaconej polisy OC, o której mowa w ust.2, na kwotę co najmniej 250.000,00 zł (słownie: dwieście pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100).
§14
Ochrona danych osobowych
Uniwersytet Gdański informuje, iż klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. zwanego dalej „RODO” znajduje się pod adresem internetowym: https: //xxx.xx.xxx.xx/.
§15
Postanowienia końcowe
1. Oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie ani środki odwoławcze przeciwko Organizatorowi z tytułu niewybrania jego Oferty lub unieważnienia Konkursu.
2. Wszystkie informacje zawarte w Regulaminie oraz załącznikach do Regulaminu są dla Oferenta wiążące i obowiązujące.
3. Uniwersytet Gdański zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z wybranymi Oferentami.
Załączniki do Regulaminu:
• Załącznik nr 1 Formularz Oferty
• Załącznik nr 2 Wykaz wyposażenia
• Załącznik nr 3 – Wzór umowy najmu