WZÓR ISTOTNYCH POSTANOWIEŃ UMOWY

Załącznik nr 5

WZÓR ISTOTNYCH POSTANOWIEŃ UMOWY

na organizację cyklu imprez promocyjnych na obszarze Wielkiej Pętli Wielkopolski – w ramach realizacji projektu pn. „Kompleksowa promocja markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski”

zawarta w dniu ………………… 2014 roku w Poznaniu pomiędzy:

Stowarzyszeniem Wielkopolska Organizacja Turystyczna z siedzibą w Poznaniu, przy ul. 27 Grudnia 17/19, zarejestrowanym przez Sąd Rejonowy Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu pod numerem 0000178416, o numerze NIP 000-00-00-000, Regon 634538527 reprezentowanym przez:

………………………………………………………………………………………………………………

zwanym w dalszej części umowy „Zamawiającym”

a

………………………………………………………, z siedzibą w ……………., przy ul ,

NIP , reprezentowanym przez:

………………………………………………………………………………………………………………. zwanym dalej Wykonawcą”,

W wyniku rozstrzygnięcia przez Zamawiającego postępowania o udzielenie zamówienia w trybie zapytania ofertowego, zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 dla Beneficjentów zwolnionych z obowiązku stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych w sprawie realizowania zamówień współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i budżetu państwa w ramach Priorytetu I – Działania 1.4, 1.5, 1.6, i 1.7 oraz Priorytetów II (z wyłączeniem Działania 2.8) i IV-VI - została zawarta umowa o następującej treści:

§ 1

Warunki wstępne

1. Wykonawca oświadcza, że na dzień zawarcia niniejszej Umowy nie uległy zmianie dane, o których mowa w Oświadczeniu nr 2 „Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu” oraz w oświadczeniu nr 3 „Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania” do zapytania ofertowego z dnia ……….2014 r., które miałyby wpływ na ważność niniejszej Umowy i są zgodne z dokumentami przedstawionymi na okoliczność jej zawarcia.

2. Strony oświadczają, że niniejsza Umowa została zawarta w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia prowadzonego w trybie zapytania ofertowego właściwego dla zamówień

o wartości do 30 tys. euro.

§ 2

Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest organizacja przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego cyklu imprez promocyjnych na obszarze Wielkiej Pętli Wielkopolski w ramach realizacji projektu pn. „Kompleksowa promocja markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski” - współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu VI - Turystyka i środowisko kulturowe, Działania 6.1 - Turystyka, Schematu II – Promocja i informacja turystyczna Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013.

2. W ramach niniejszego zadania rozumie się organizację cyklu … imprez o charakterze masowym z zakresu promocji turystyki wodnej w połączeniu z promocją turystyki aktywnej na obszarze Wielkiej Pętli Wielkopolski. Rozumieć tu należy takie imprezy, jak imprezy rekreacyjne oraz turystyczno-krajoznawcze związane z turystyką wodną odbywające się na rzekach i dopływach rzek Wielkiej Pętli Wielkopolski z wykorzystaniem środków transportu wodnego, łączone z aktywnym wypoczynkiem i poznawaniem okolicznych walorów kulturowych i przyrodniczych.

3. Miejsce imprez promocyjnych musi znajdować się w granicach administracyjnych województwa wielkopolskiego, bezpośrednio nad rzekami i dopływami Wielkiej Pętli Wielkopolski, z wykorzystaniem istniejącej infrastruktury wodnej i rekreacyjnej, w tym przystani. Miejsce imprez nie może być położone dalej niż do 20 km od Warty, Noteci i Kanału Ślesińskiego i znajdować się bezpośrednio nad rzekami- dopływami Wielkiej Pętli Wielkopolski.

4. Każda impreza promocyjna musi generować duży ruch turystyczny.

5. Wykonawca oświadcza, że przy wykonaniu niniejszej umowy dołoży wszelkich starań w celu zagwarantowania jak najlepszego wykonania usługi.

§ 3

Termin oraz miejsce realizacji Umowy

1. Realizacja zamówienia będzie miała miejsce od dnia zawarcia umowy z Wykonawcą do dnia 30 września 2014 roku.

2. Planowany harmonogram organizacji cyklu imprez promocyjnych w roku 2014 r. będzie obejmować: III kwartał 2014 r. i będzie stanowił integralną część niniejszej umowy.

3. Ostateczny termin imprez promocyjnych – ustalany będzie przez obie strony, tj. Zamawiającego oraz Wykonawcę.

4. Imprezy promocyjne zostaną przeprowadzone w ………….……………1(województwo/ obszar/ miejscowość).

5. Harmonogram wraz z wykazem miejsc i terminów imprez promocyjnych w 2014 roku zostaną ustalone wspólnie z Zamawiającym i przyjęte w ramach dokumentu zatwierdzonego przez Strony najpóźniej 14 dni od dnia zawarcia umowy.

6. Zatwierdzony harmonogram może ulec zmianie z przyczyn obiektywnych, trudnych do przewidzenia w dniu jego przyjmowania, jednak całkowity koszt wykonania zamówienia nie może ulec zmianie.

7. Program winien uwzględniać promocję turystki wodnej w połączeniu z aktywnym wypoczynkiem i promocją okolicznych walorów kulturowych i przyrodniczych. Propozycje należy przedstawić do uprzedniej akceptacji przez Zamawiającego.

8. Zamawiający dopuszcza zmianę miejsc imprezy tylko w przypadkach wynikających ze zdarzeń losowych oraz siły wyższej, których na dzień składania ofert nie można było przewidzieć. Zmiana

1 Zapis zostanie doprecyzowany na etapie zawarcia Umowy.

wymaga powiadomienia i akceptacji przez Zamawiającego. Nowe miejsce imprezy musi być zgodne z warunkami wskazanymi w zapytaniu ofertowym oraz standardowo nie gorsze od miejsca imprezy zaakceptowanego uprzednio przez Zamawiającego.

§ 4

Obowiązki Wykonawcy

1. W ramach realizacji zadania Wykonawca winien spełniać następujące wymogi:

• Zapewnić organizację wydarzeń turystyki aktywnej (wodnej, rowerowej, pieszej lub konnej). Dodatkowo Wykonawca powinien zorganizować wydarzenia kulturalne, których koszt wchodzi bezpośrednio w zakres zamówienia,

• Umieścić w głównym miejscu imprezy logotypu Wielkiej Pętli Wielkopolski o wymiarach zapewniających czytelność hasła, a szczególnie tekstu „Z nurtem przygody”, w odległości minimum 50m oraz informacji o finansowaniu projektu ze środków UE według wzoru przekazanego przez Xxxxxxxxxxxxx,

• Zapewnić nagłośnienie imprezy,

• Przeprowadzić działania PR w mediach regionalnych, lokalnych i social mediach,

• Zapewnić sprzęt pływający,

• Zapewnić zabezpieczenie WOPR,

• Zapewnić obsługę techniczną,

• Zapewnić zabezpieczenie medyczne,

• Zapewnić zabezpieczenie sanitarne,

• Przygotować dokumentację fotograficzną imprez promocyjnych (w miarę możliwości video) z wykazaniem spełnienia wymogów wymienionych powyżej oraz wskazujących na zapewnienie dużego ruchu turystycznego.

2. Wykonawca w ramach realizacji zamówienia zobowiązany jest zapewnić:

a) Regulamin imprezy:

• opracowanie Regulaminu imprez w oparciu o Ustawę o bezpieczeństwie osób przebywających na obszarach wodnych z dnia 18 sierpnia 2011 roku (Dz.U. z 2011 r. Nr 208 poz. 1240 z późn. zm. ) określającego x.xx. reguły zachowania się osób obecnych na imprezie,

• dopilnowania obowiązku zapoznania się z regulaminem uczestników oraz podpisania go przed rozpoczęciem imprezy.

b) Sprawność techniczną urządzeń:

• sprawność techniczną i kompletność urządzeń i sprzętu rekreacyjno-sportowego przeznaczonego do wykorzystania w ramach wskazanych imprez promocyjnych,

• sprawność w/w urządzeń winna podlegać sprawdzeniu każdorazowo przed ich udostępnieniem uczestnikom imprez promocyjnych przez podmiot realizujący zadanie.

c) Opiekę medyczną i ubezpieczenie:

• zapewnienie udzielenia świadczeń zdrowotnych, w ramach pierwszej pomocy medycznej, w miejscu organizacji imprez. Ponadto opiekę lekarską polegająca na wezwaniu lekarza lub pielęgniarki lub dowiezienie uczestnika imprezy do przychodni lub szpitala w razie takiej konieczności,

• Wykonawca zapewni dostęp do apteczki pierwszej pomocy oraz pierwszej pomocy ze strony wykwalifikowanej osoby wraz z wezwaniem odpowiednich służb ratunkowych w razie takiej konieczności,

• ubezpieczenie imprez na ogólnych zasadach dotyczących organizacji imprez masowych. Potwierdzenie zawarcia umowy ubezpieczenia Wykonawca przekaże na 1 dzień przed rozpoczęciem imprezy przez cały okres obowiązywania umowy,

• w przypadku udostępnienia dla uczestników sprzętu wodnego lub innego turystycznego, Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania zasad bezpieczeństwa i zapewnienia do obsługi osób posiadających uprawnienia do obsługi tego sprzętu.

d) Pozostałe warunki:

• Zamawiający wymaga, żeby każda impreza promocyjna miała opiekuna, wskazanego przez Wykonawcę do kontaktu z Zamawiającym, tj. osobę odpowiedzialną za organizację konkretnej imprezy. Reprezentant Wykonawcy musi przebywać (przez okres trwania imprezy) w miejscu odbywania imprezy w celu zapewnienia prawidłowej organizacji imprezy i powinien być w całodobowej dyspozycji telefonicznej. Zamawiający dopuszcza zmianę opiekuna imprezy tylko w przypadkach wynikających ze zdarzeń losowych – zmiana wymaga powiadomienia i akceptacji Zamawiającego,

• Dodatkowo na każdej imprezie promocyjnej cyklu Zamawiającego reprezentować będzie pracownik, którego zadaniem będzie wizytowanie przebiegu imprezy.

• Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia urządzeń i sprzętu rekreacyjno-sportowego na czas trwania każdej imprezy cyklu,

• Wykonawca zobowiązany jest do wyposażenia uczestników w sprzęt zabezpieczający i ochronny lub ratunkowy,

• Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego monitorowania realizacji harmonogramu imprez (w tym dokumentowania imprezy poprzez zdjęcia lub filmy),

• Wykonawca każdorazowo informuje Zamawiającego (e-mail, telefon) o trudnościach/problemach związanych z realizacją usługi,

• Wykonawca jest zobowiązany zapewnić dodatkowe atrakcje w czasie trwania imprezy promocyjnej w miejscach, w zakresie oraz na warunkach uzgodnionych z Zamawiającym,

• Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom imprezy w trakcie imprezy promocyjnej,

• Wykonawca jest zobowiązany do terminowej realizacji zadania zgodnie z ustalonym harmonogramem oraz należytej staranności przy organizacji wskazanych imprez,

• Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania Ustawy o bezpieczeństwie osób przebywających na obszarach wodnych z dnia 18 sierpnia 2011 roku (Dz.U. z 2011 r. Nr 208 poz. 1240 z późn. zm. ).

e) Organizację każdej imprezy promocyjnej cyklu zgodnie z wymaganiami stawianymi w dokumentacji oraz zgodnie z przedłożoną Ofertą Wykonawcy w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania ofertowego tj.:

• przygotowania i obsługi każdej imprezy promocyjnej cyklu,

• przeprowadzenia z przedstawicielami Zamawiającego rozmów celem dopasowania proponowanego programu do potrzeb uczestników imprezy promocyjnej i uwzględnienie jego sugestii, w tymże w zakresie oraz ustalenia harmonogramu każdej imprezy promocyjnej cyklu. Informacja o terminie i godzinach każdej imprezy promocyjnej cyklu zostanie ustalona z Zamawiającym.

§ 5

Obowiązki Zamawiającego

1. Zamawiający zobowiązany jest do:

a) dostarczenia Wykonawcy na minimum 3 dni przed terminem każdej imprezy promocyjnej informacji o pracowniku wizytującym imprezę, zawierającej następujące dane: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail,

b) zapłaty za zrealizowany przedmiot umowy zgodnie z postanowieniami Umowy.

2. Zamawiający zastrzega sobie:

a) prawo kontroli przebiegu i efektywności każdej imprezy promocyjnej cyklu oraz frekwencji uczestników;

b) prawo niezwłocznego rozwiązania umowy w razie nienależytego jej wykonywania przez Wykonawcę, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu o stwierdzonych nieprawidłowościach i nie otrzymaniu zadawalającego wyjaśnienia tych nieprawidłowości.

§ 6

Warunki rozwiązania Umowy

1. Zamawiającemu przysługuje prawo rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

a) śmierci2 lub upadłości Wykonawcy,

b) gdy zostanie wydany nakaz zajęcia majątku Wykonawcy,

c) gdy Wykonawca bez uzasadnionych przyczyn nie rozpoczął realizacji przedmiotu umowy oraz nie kontynuuje jej pomimo wezwania Xxxxxxxxxxxxx złożonego na piśmie.

d) w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy,

2. Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 10 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.

3. Rozwiązanie umowy/odstąpienie od niej powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia i powinno zawierać uzasadnienie.

§ 7

Zasady komunikacji i przepływu informacji

1. Ze strony Zamawiającego, do współpracy w sprawach związanych z realizacją niniejszej umowy upoważnionym przedstawicielem jest: Xxxxxxxxxx Xxxxxxx, z którym kontaktować się należy telefonicznie pod numerem + 48 61 66-45-236 lub mailowo za pośrednictwem adresu: xxxxxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xx

2. Ze strony Wykonawcy (Koordynatorem Projektu), do współpracy w sprawach związanych z realizacją niniejszej umowy upoważniony jest , z którym kontaktować się należy telefonicznie

pod numerem ………………… lub mailowo za pośrednictwem adresu: …………………….

3. Osoba upoważniona do współpracy ze strony Zamawiającego uprawniona jest do dokonywania, w imieniu i na rzecz Zamawiającego, wszelkich czynności związanych z realizacją niniejszej umowy, za wyjątkiem rozwiązania, wypowiedzenia, odstąpienia od umowy, zmiany wysokości wynagrodzenia oraz zmiany przedmiotu umowy.

4. Wykonawca zapewni obsługę organizacyjno-techniczną oraz zagwarantuje oraz usługę gastronomiczną.

2 Zapis zostanie usunięty w przypadku, gdy Umowa nie będzie zawierana z osobą fizyczną

5. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 i 2, następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony i nie stanowi zmiany treści Umowy.

6. Korespondencja między Stronami, w tym w szczególności dotycząca sposobu realizacji Umowy odbywać się będzie na adres korespondencyjny Zamawiającego oraz adres korespondencyjny Wykonawcy.

§8

Odbiór prac

1. Odbiór wykonanych prac nastąpi w momencie zatwierdzenia Protokołu Zdawczo-Odbiorczego przeprowadzonej imprezy promocyjnej przez Wykonawcę i Zamawiającego.

2. Protokół Zdawczo-Odbiorczy winien być wystawiony każdorazowo po przeprowadzeniu każdej imprezy promocyjnej cyklu.

3. Protokół Odbioru o jakim mowa w ust. 1 powinien zawierać w szczególności:

a) dzień i miejsce odbioru części Zadania,

b) informację o braku albo o istnieniu wad w wykonaniu części Zadania.

§9

Wynagrodzenie

1. Całkowity koszt realizacji zadania wynosi zł brutto.

(słownie: ……………………………………………………………………………………….… złotych), tj.

………………………………………………netto, (słownie złotych).

2. Wynagrodzenie określone w ust. 1, będzie wypłacone Wykonawcy w 1/3 lub 1/2 części za każdą zrealizowaną imprezę promocyjną cyklu, w zależności od zadeklarowanej ilości imprez promocyjnych w cyklu.

3. Wynagrodzenie określone w ust. 1, może być zmniejszone o ewentualne roszczenia Zamawiającego z tytułu realizacji Przedmiotu Umowy.

4. Wynagrodzenie należne Wykonawcy płatne będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy o numerze ……………. na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT, którą Wykonawca wystawi niezwłocznie po zrealizowaniu każdej z …. Imprez promocyjnych objętych niniejszą Umową.

5. Zapłata wynagrodzenia, określonego w ust. 2 nastąpi w terminie 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT za każdą imprezę promocyjną osobno i pod warunkiem uprzedniego podpisania przez Zamawiającego Protokołu Zdawczo-Odbiorczego bez zastrzeżeń.

6. Faktura Wykonawcy zawierać będzie dane Zamawiającego oraz zostanie dostarczona na adres korespondencyjny Zamawiającego.

7. Za dzień zapłaty Wynagrodzenia uważany będzie dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

§10

Odpowiedzialność Wykonawcy

1. Wykonawca w przypadku powierzenia wykonania części zamówienia podwykonawcom ponosi pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego za prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy, jego jakość i terminowość.

2. Wykonawca jest odpowiedzialny za działania osób, którym powierzył wykonanie czynności związanych z umową, jak za działania własne.

§11

Kary umowne

1. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 20% netto Wynagrodzenia, o którym mowa w § 9 ust. 1.

2. W przypadku niedotrzymania przez Wykonawcę terminów ustalonych przez strony umowy w harmonogramie na wykonanie Przedmiotu umowy, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu następującej kary umownej: 0,5% wynagrodzenia netto, określonego w § 9 ust. 1 – za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia.

3. Kwota naliczonych kar umownych może zostać potrącona z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy z tytułu realizacji niniejszej Umowy tj. względem kolejno wystawionych faktur.

4. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej.

§12

Warunki zmiany Umowy

1. Zmiana postanowień niniejszej umowy może nastąpić za zgodą obydwu Stron wyrażoną na piśmie w postaci stosownego aneksu, pod rygorem nieważności. Zmiana postanowień niniejszej umowy może nastąpić w sytuacjach/warunkach określonych poniżej:

a) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.

b) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych lub zaleceń instytucji, która przyznała środki na sfinansowanie przedmiotowego zamówienia (umowy),

c) Strony mogą domagać się przedłużenia terminu wykonania przedmiotu umowy tylko i wyłącznie z powodu wystąpienia siły wyższej, rozumianej jako wystąpienie czynnika niezależnego i niezawinionego przez którąkolwiek ze stron, mającego wpływ na realizację postanowień umowy. W szczególności za siłę wyższą uznać należy takie wydarzenia, jak działania wojenne, niepokoje społeczne, trzęsienia ziemi, klęski żywiołowe, pożary, powodzie, działania władz – o ile mają wpływ na prawidłową realizację postanowień niniejszej umowy i nie są wynikiem okoliczności zawinionej przez Stronę.

2. W razie wystąpienia przypadku siły wyższej mającego negatywny wpływ na prawidłowe realizowanie postanowień niniejszej umowy, Strona działająca pod wpływem siły wyższej zostaje zwolniona ze swoich zobowiązań wynikających z niniejszej umowy na czas występowania siły wyższej, a uzgodnione terminy zostaną odpowiednio przedłużone.

3. W razie wystąpienia przypadku siły wyższej Strona, która ze względu na siłę wyższą nie może zrealizować swoich zobowiązań, jest zobowiązana powiadomić pisemnie o tym fakcie drugą Stronę oraz podać dane na temat okoliczności siły wyższej oraz ich wpływu na realizację zobowiązań.

4. Po ustaniu siły wyższej, Strona dotknięta działaniem siły wyższej jest zobowiązana niezwłocznie powiadomić pisemnie drugą Stronę o fakcie ustania okoliczności lub zdarzeń siły wyższej. Po otrzymaniu zawiadomienia Strony ustalą nowy termin realizacji umowy. Termin wykonania umowy może zostać przedłużony, w takiej sytuacji, o czas występowania siły wyższej.

§13

Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.

2. Ewentualne spory powstałe w związku z realizacją Umowy będą rozstrzygane polubownie, zaś w przypadku braku porozumienia zostaną rozpoznawane przez sąd właściwy miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego.

3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jednym dla Zamawiającego i jednym dla Wykonawcy.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

…………………………………. ………………………………….

Załącznik do WZORU ISTOTNYCH POSTANOWIEŃ UMOWY na organizację cyklu imprez promocyjnych na obszarze Wielkiej Pętli Wielkopolski – w ramach realizacji projektu pn. „ Kompleksowa promocja markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski”

Harmonogram cyklu imprez promocyjnych na obszarze Wielkiej Pętli Wielkopolski
Lp.	Cykl imprez promocyjnych	Termin imprezy	Miejsce imprezy
1.	Impreza promocyjna 1.
2.	Impreza promocyjna 2.
3.	Impreza promocyjna 3.