ZAPYTANIE OFERTOWE

Nr zamówienia: CAS25.1.2021.8

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zamawiający:

Skarb Państwa – Instytut Wymiaru Sprawiedliwości (ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx), reprezentowany przez Dyrektora IWS – dr hab. Xxxxxxx Xxxxxx, dalej jako

„Zamawiający”, zaprasza do składania ofert w postępowaniu na:

stanowisko osoby ds. obiegu dokumentów w projekcie naukowym: „Zintegrowany system zapobiegania przemocy domowej”, współfinansowanej ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 w ramach Programu Operacyjnego „Sprawiedliwość”.

Źródło finansowania:

Zgodnie z Porozumieniem z dnia 16.11.2020 r. nr 2/20/DSF/NMF zawartym z Operatorem Programu - Ministrem Sprawiedliwości w sprawie dofinansowania projektu „Zintegrowany system zapobiegania przemocy domowej”, współfinansowanej ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 w ramach Programu Operacyjnego „Sprawiedliwość”.

I. Informacje o przedmiocie zamówienia:

1. Przedmiot zamówienia:

Pełnienie obowiązków osoby ds. obiegu dokumentów w projekcie naukowym:

„Zintegrowany system zapobiegania przemocy domowej”, współfinansowanej ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 w ramach Programu Operacyjnego

„Sprawiedliwość”.

2. Przewidywany okres wykonywania zamówienia:

30 miesięcy (listopad 2021- kwiecień 2024)

3. Wymiar czasu wykonywania zamówienia:

do 90 godzin w skali jednego miesiąca kalendarzowego, w dni robocze od poniedziałku do piątku, w godzinach od 08.00 do 16.00.

4. Wysokość wynagrodzenia:

Ustalone na podstawie oferty wynagrodzenie umowne nie może przekroczyć kwoty 1 800,00 zł brutto miesięcznie (słownie: tysiąc osiemset złotych brutto miesięcznie)

5. Podstawa wykonywania zamówienia:

Umowa cywilnoprawna (umowa zlecenia).

6. Wzór umowy:

Wzór umowy określającej sposób realizacji zadań wykonywanych przez osobę ds. obiegu dokumentów stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

7. Rodzaj zamówienia:

Usługa.

8. Kod przedmiotu zamówienia wg CPV:

75112100-5 Usługi administracyjne w zakresie rozwoju projektu

II. Zakres zadań wykonywanych przez osobę ds. obiegu dokumentów:

1. koordynowanie obiegu dokumentów (w tym FV, umów, korespondencji), w szczególności ich rejestrowanie, wysyłanie, dekretację, archiwizację, przekazywanie;

2. ewidencjonowanie i weryfikację korespondencji przychodzącej i wychodzącej we systemie informatycznym wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx;

3. koordynowanie obiegu dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych;

4. wspieranie kierownika projektu i koordynatora Centrum Analiz Strategicznych Instytutu Wymiaru Sprawiedliwości w sprawach organizacyjnych dot. Projektu;

5. zapewnianie sprawnej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej;

6. opracowywanie projektów dokumentów (w tym specjalistycznych) zleconych przez kierownika Projektu;

7. udzielanie niezbędnych informacji wykonawcom Projektu oraz pracownikom Centrum Analiz Strategicznych Instytutu Wymiaru Sprawiedliwości;

8. prowadzenie korespondencji i nadzoru nad archiwum dokumentów związanych z wykonywaniem Projektu

9. utrzymywanie stałego kontaktu i współpracy z Działem Księgowym IWS w zakresie opracowywania i rozliczania dokumentacji finansowej Projektu i programów;

10. utrzymywanie stałego kontaktu i współpracy z Działem Prawnym w zakresie sporządzania i opracowywania dokumentów oraz umów na potrzeby Projektu;

11. utrzymywanie stałego kontaktu i współpracy z pracownikami Centrum Analiz Strategicznych w zakresie niezbędnym dla prawidłowej realizacji Projektu.

III. Wymogi, które musi spełniać osoba ds. obiegu dokumentów:

1. status studenta I-V roku lub absolwenta studiów z dziedziny nauk społecznych, historycznych, prawnych lub administracji;

2. posiadanie wiedzy o obowiązujących przepisach prawa regulujących funkcjonowanie organów wymiaru sprawiedliwości i administracji publicznej oraz przepisach i procedurach związanych z realizacją projektów finansowanych z EOG i NMF,

3. średnio zaawansowana znajomość języka angielskiego;

4. w stosunku do kandydata nie jest prowadzone postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub o przestępstwo skarbowe;

5. umiejętność zwięzłego, jasnego i poprawnego formułowania myśli w mowie i piśmie;

6. sprawne posługiwanie się sprzętem komputerowym i edytorem tekstu.

IV. Pozostałe predyspozycje na stanowisku osoby ds. obiegu dokumentów:

1. zdolność myślenia analitycznego i strukturalnego

2. kreatywność, komunikatywność

3. odporność na stres

4. umiejętność planowania i organizacji pracy

5. dyspozycyjność, samodzielność i obowiązkowość

6. wysoki poziom wiedzy ogólnej i kultury osobistej

7. umiejętność pracy w zespole.

V. Dokumenty i oświadczenia wymagane od Wykonawcy:

1. Poświadczenie statusu studenta lub absolwenta studiów z dziedziny nauk społecznych, historycznych, prawnych lub administracji.

2. Oświadczenie kandydata na stanowisko ds. obiegu dokumentów o tym, że w stosunku do niego nie jest prowadzone postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub o przestępstwo skarbowe. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.

VI. Informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów:

Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie lub e-mailem

VII. Osobą po stronie Zamawiającego uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących niniejszego zapytania jest:

x. Xxxxxxx Xxxxxxxxx, e-mail: xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx, tel. 000000000

x. Xxxxxxxxx Xxxxx, e-mail: xxxxxxxxx.xxxxx@xxx.xxx.xx, tel. 000000000

VIII. Wymogi dotyczące składania ofert:

1. Ofertę należy przesłać elektronicznie na adres e-mail: xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx lub dostarczyć w formie papierowej na adres siedziby Zamawiającego (Instytut Wymiaru Sprawiedliwości, xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx) w terminie do dnia 04 listopada 2021 r. do godziny 11:00.

2. Złożona oferta powinna spełniać wymogi formalne, być kompletna oraz dostarczone przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1.

3. Oświadczenia składane wraz z ofertą muszą być podpisane własnoręcznie;

4. Dokumenty składane wraz ofertą powinny być złożone w oryginale albo w kopii potwierdzonej przez Wykonawcę.

5. Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, dokumentów lub oświadczeń oraz uzupełnienia wymaganych dokumentów lub oświadczeń.

6. Dokumenty i oświadczenia składane wraz z ofertą lub w odpowiedzi na żądanie wyjaśnienia lub uzupełnienia powinny być składane w formie elektronicznej lub papierowej, na jeden z adresów wymienionych w pkt 1.

7. Oferty, które wpłyną po terminie oraz oferty niekompletne w zakresie merytorycznym nie będą rozpatrywane.

IX. Informacje o czynnościach Zamawiającego:

1. Postępowanie składa się z dwóch etapów:

1) Etapu pierwszego – wstępnej selekcji ofert pod kątem spełnienia wymogów formalnych udziału w postępowaniu;

2) Etapu drugiego – pisemnej weryfikacji kandydatów, którzy spełnili wymogi formalne udziału w postępowaniu, pod kątem ustalenia posiadanej wiedzy i umiejętności, przyznaniu każdej ofercie punktacji wg kryteriów określonych w ogłoszeniu o zamówieniu oraz wyboru oferty najkorzystniejszej.

2. W ramach wstępnej selekcji ofert pod kątem spełnienia wymogów formalnych udziału w postępowaniu Zamawiający zweryfikuje, czy w ofertach znajdują się wszystkie wymagane dokumenty oraz czy treść ofert i załączonych dokumentów potwierdza spełnianie wymogów formalnych określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym. Oferty, do których nie dołączono lub w których nie uzupełniono wymaganych dokumentów, a także których treść nie potwierdza spełniania wymogów formalnych, nie uczestniczą w dalszym etapie postępowania.

3. W ramach czynności ustalania posiadanej przez kandydatów wiedzy i umiejętności Zamawiający, w terminie do 3 dni od daty zakończenia wstępnej selekcji ofert, wezwie Wykonawców do wypełnienia przez kandydatów ankiety kwalifikacyjnej, dotyczącej wymagań określonych w pkt III.2 i 3 niniejszego zapytania ofertowego.

4. Tekst ankiety kwalifikacyjnej stanowi Załącznik nr 6 do niniejszego zapytania ofertowego.

5. Jeżeli kandydat w wyznaczonym terminie nie wypełni ankiety kwalifikacyjnej, albo gdy wynik oceny spełnienia wymagań objętych ankietą kwalifikacyjną nie przekroczy progów minimalnych, oferta nie uczestniczy w dalszym etapie postępowania.

6. Progi minimalne ustalone dla oceny spełnienia wymagań objętych ankietą kwalifikacyjną opisie kryteriów oceny ofert zostały ujęte w opisie kryteriów oceny ofert, stanowiących załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

7. Jeżeli dla badanej oferty zostanie potwierdzone, że wynik oceny spełnienia wymagań objętych ankietą kwalifikacyjną przekracza progi minimalne, Zamawiający przyzna jej liczbę punktów odpowiadającą zakresowi poprawnie udzielonych odpowiedzi, zgodnie z ustalonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym zasadom oceny ofert.

8. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą, za którą uzna ofertę o najwyższej liczbie przyznanych punktów zgodnie z ustalonymi kryteriami oceny.

9. W przypadku uzyskania przez dwie lub więcej ofert najwyższej liczby punktów, o wyborze będzie decydować wysokość proponowanego przez Wykonawcę wynagrodzenia. W takiej sytuacji Zamawiający przewiduje dodatkowe negocjacje w sprawie wysokości

oferowanego wynagrodzenia, z udziałem tych Wykonawców, których wybór mógłby dotyczyć. Ustalenia negocjacji utrwala się na piśmie.

10. O wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający niezwłocznie zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty, kierując informację na wskazany w zgłoszeniu adres mailowy oraz na strony internetowe, gdzie opublikowano niniejsze zapytanie ofertowe.

11. Zamawiający nie zwraca dokumentów złożonych w formie papierowej.

12. Dodatkowe informacje dotyczące postępowania można uzyskać pod adresem e-mail: xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx.

VII. Informacje dodatkowe

1. W celu uniknięcia konfliktu interesów, Zamawiający nie udzieli zamówienia podmiotom powiązanym kapitałowo lub osobowo z beneficjentem lub partnerem projektu

„Zintegrowany system zapobiegania przemocy domowej”. Oferta złożona przez taki podmiot nie uczestniczy w postępowaniu.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie postępowania, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru Wykonawcy;

3. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych;

4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych;

5. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień polegających na powtórzeniu podobnych usług.

6. Zamawiający nie przewiduje potrzeby dokonywania zmian w zawartej umowie, wyłączywszy zmiany na zasadach określonych w obowiązujących wytycznych w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG oraz NMF.

7. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia Umowy.

VIII. Klauzula informacyjna

W związku z treścią art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zm.), zwanego dalej RODO, Instytut Wymiaru Sprawiedliwości informuje, że:

1. Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, danych osobowych jest Instytut Wymiaru Sprawiedliwości z siedzibą przy ul. Krakowskie Przedmieście 25, 00 – 071 Warszawa, tel. 00 000-00-00, e mail. xxx@xxx.xxx.xx.

2. Inspektorem ochrony danych w Instytucie Wymiaru Sprawiedliwości jest Xxxxxx Xxxxxxxx e mail. xxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx.xx.

3. Dane osobowe przetwarzane są w celu przeprowadzenia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia.

4. Podstawę prawną przetwarzania danych stanowią przepisy art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 z późn. zm.).

5. Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym do ich otrzymywania na podstawie przepisów prawa lub umowy.

6. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, a następnie do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa.

7. Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo:

1) dostępu do treści swoich danych osobowych, na zasadach określonych w art. 15 RODO;

2) żądania sprostowania swoich danych osobowych na zasadach określonych w art. 16 RODO;

3) ograniczenia przetwarzania danych, z zastrzeżeniem przypadków określonych w art. 18 ust. 2 RODO;

4) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres: ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO.

8. Osobie, której dane są przetwarzane nie przysługuje prawo:

1) usunięcia danych osobowych – art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO;

2) przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

3) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 21 RODO, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

9. W celu skorzystania z praw, o których mowa w pkt 7 ppkt 1 – 3 należy skontaktować się z administratorem lub inspektorem ochrony danych, korzystając ze wskazanych wyżej danych kontaktowych.

10. Podanie danych jest konieczne do wzięcia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Odmowa podania danych uniemożliwia wzięcie udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

11. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

12. Projekt umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zawieranej z Wykonawcą w razie udzielenia zamówienia stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

Wykaz załączników do zapytania ofertowego:

Załącznik nr 1. Kryteria wyboru oferty Załącznik nr 2. Projekt umowy

Załącznik nr 3. Projekt umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych Załącznik nr 4. Formularz ofertowy

Załącznik nr 5. Wzór oświadczenia kandydata, że nie jest prowadzone przeciwko niemu postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe

Załącznik nr 6. Wzór ankiety kwalifikacyjnej

Warszawa, dnia 2021 r.

Po zapoznaniu się z treścią ogłoszenia zapytania ofertowego, oraz projektem umowy

Zatwierdzam do realizacji

Załącznik nr 1

KRYTERIA OCENY OFERT

1. Kryteria oceny ofert oraz zasady ich oceny:

1) Cena (C) - waga 60%:

cena najniższa brutto*

C =

cena oferty ocenianej brutto

x 100 pkt x 60%

spośród wszystkich złożonych ofert rozpatrywanych w II etapie postępowania Podstawą przyznania punktów w kryterium „cena” będzie cena ofertowa brutto podana przez Wykonawcę w ofercie.

Cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszelkie koszty jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją przedmiotu zamówienia.

Do oceny ofert nie będą brane oferty zawierające propozycję wysokości wynagrodzenia w kwocie wyższej niż 1800,00 złotych brutto.

2) Ocena kwalifikacyjna wiedzy kandydata z zakresu obowiązujących przepisów prawa regulujących funkcjonowanie organów wymiaru sprawiedliwości i administracji publicznej oraz przepisów i procedur związanych z realizacją projektów finansowanych ze środków EOG i NMF (KWP) - waga kryterium: 25%

a) Kandydat jest zobowiązany wypełnić ankietę kwalifikacyjną obejmującą ocenę wiedzy z zakresu obowiązujących przepisów prawa regulujących funkcjonowanie organów wymiaru sprawiedliwości i administracji publicznej oraz przepisów i procedur związanych z realizacją projektów finansowanych ze środków EOG i NMF.

b) Łączna liczba punktów możliwych do uzyskania w ramach tej części ankiety kwalifikacyjnej wynosi 25 pkt.

c) Próg minimalny służący ustaleniu spełnienia wymagań dotyczących wiedzy w ramach tej części ankiety kwalifikacyjnej ustala się na poziomie 12 pkt.

d) Zamawiający weryfikuje wyniki ankiety kwalifikacyjnej w ramach tej części ankiety kwalifikacyjnej poprzez ocenę poprawności udzielonych odpowiedzi na pytania zawarte w ankiecie. Oceniając poprawność udzielonej odpowiedzi Zamawiający może przyznać maksymalną liczbę punktów przewidzianych dla danego pytania albo odpowiednio do stopnia poprawności odpowiedzi, przyznać niższą liczbę punktów albo punktów nie przyznać. W razie braku odpowiedzi Xxxxxxxxxxx nie przyznaje punktów.

e) Ocenę kwalifikacyjną znajomości wiedzy w ramach tej części ankiety kwalifikacyjnej stanowi suma punktów przyznanych jako ocena odpowiedzi udzielonych na poszczególne pytania zawarte w ankiecie zgodnie z zasadami zawartymi w pkt d).

3) Ocena kwalifikacyjna wiedzy kandydata z zakresu znajomości języka angielskiego (KJA) - waga kryterium: 15%

a) Kandydat jest zobowiązany wypełnić ankietę kwalifikacyjną obejmującą ocenę wiedzy z zakresu znajomości języka angielskiego.

b) Łączna liczba punktów możliwych do uzyskania w ramach tej części ankiety kwalifikacyjnej wynosi 15 pkt.

c) Próg minimalny służący ustaleniu spełnienia wymagań dotyczących wiedzy w ramach tej części ankiety kwalifikacyjnej ustala się na poziomie 8 pkt.

d) Zamawiający weryfikuje wyniki ankiety kwalifikacyjnej w ramach tej części ankiety kwalifikacyjnej poprzez ocenę poprawności udzielonych odpowiedzi na pytania lub polecenia zawarte w ankiecie. Oceniając poprawność udzielonej odpowiedzi Zamawiający może przyznać maksymalną liczbę punktów przewidzianych dla danego pytania albo odpowiednio do stopnia poprawności odpowiedzi, przyznać niższą liczbę punktów albo punktów nie przyznać. W razie braku odpowiedzi Xxxxxxxxxxx nie przyznaje punktów.

e) Ocenę kwalifikacyjną znajomości wiedzy w ramach tej części ankiety kwalifikacyjnej stanowi suma punktów przyznanych jako ocena odpowiedzi udzielonych na poszczególne pytania zawarte w ankiecie zgodnie z zasadami zawartymi w pkt d).

2. Wyniki oceny poszczególnych ofert:

Wynik oceny danej oferty stanowi sumę oceń cząstkowych przyznanych w poszczególnych kryteriach, zgodnie z poniższym wzorem:

WB = CB+ KWPB + KJAB,

gdzie

WB - stanowi łączny wynik oceny badanej oferty,

CB - stanowi wynik oceny badanej oferty w zakresie kryterium ceny,

KWPB - stanowi wynik oceny badanej oferty w zakresie kryterium wiedzy z zakresu przepisów i procedur, o którym mowa w pkt 1.2.

KJAB - stanowi wynik oceny badanej oferty w zakresie kryterium znajomości języka angielskiego, o którym mowa w pkt 13.

Załącznik nr 2

Umowa

Nr ……….……..

zawarta dnia w Warszawie, pomiędzy:

Skarbem Państwa - Instytutem Wymiaru Sprawiedliwości z siedzibą w Warszawie, xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, NIP: 5252449305 zwanym dalej

„Zleceniodawcą”, reprezentowanym przez dr hab. Xxxxxxx Xxxxxx - Dyrektora Instytutu Wymiaru Sprawiedliwości,

a

......................................, zamieszkałym/-ą w ................................, przy

ul. ...................................................... (kod pocztowy ......................), PESEL/nr

paszportu: zwanym/-ą dalej: „Zleceniobiorcą”,

zwanych łącznie „Stronami”.

Źródło finansowania:

Zgodnie z Porozumieniem z dnia 16.11.2020 r. nr 2/20/DSF/NMF zawartym z Operatorem Programu - Ministrem Sprawiedliwości w sprawie dofinansowania projektu „Zintegrowany system zapobiegania przemocy domowej”, współfinansowanej ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 w ramach Programu Operacyjnego „Sprawiedliwość”.

1. Zleceniodawca powierza, a Zleceniobiorca przyjmuje do pełnienia funkcję osoby ds. obiegu dokumentów w projekcie badawczym pn. „Zintegrowany system zapobiegania przemocy domowej” (dalej: „Projekt”) oraz zobowiązuje się do wykonania związanych z powierzoną funkcją czynności, polegających w szczególności na:

a) koordynowaniu obiegu dokumentów (w tym FV, umów, korespondencji), w szczególności ich rejestrowanie, wysyłanie, dekretacja, archiwizacja, przekazywanie;

b) ewidencjonowaniu i weryfikacji korespondencji przychodzącej i wychodzącej we wskazanym przez Zleceniodawcę systemie;

c) koordynowaniu obiegu dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych;

d) wspieraniu kierownika projektu i koordynatora Centrum Analiz Strategicznych Instytutu Wymiaru Sprawiedliwości w sprawach organizacyjnych dotyczących Projektu;

e) zapewnianiu sprawnej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej;

f) opracowywaniu projektów dokumentów (w tym specjalistycznych) zleconych przez kierownika Projektu;

g) udzielaniu niezbędnych informacji wykonawcom Projektu oraz pracownikom Centrum Analiz Strategicznych Instytutu Wymiaru Sprawiedliwości;

h) prowadzeniu korespondencji i nadzoru nad archiwum dokumentów związanych z wykonywaniem Projektu

i) utrzymywaniu stałego kontaktu i współpracy z Działem Księgowym IWS w zakresie opracowywania i rozliczania dokumentacji finansowej Projektu i programów;

j) utrzymywaniu stałego kontaktu i współpracy z Działem Prawnym w zakresie sporządzania i opracowywania dokumentów oraz umów na potrzeby Projektu;

k) utrzymywaniu stałego kontaktu i współpracy z pracownikami Centrum Analiz Strategicznych w zakresie niezbędnym dla prawidłowej realizacji Projektu.

2. Zleceniobiorca oświadcza, że znane są jemu zasady funkcjonowania Norweskiego Mechanizmu Finansowego i zobowiązuje się do wykonywania niniejszej Umowy zgodnie z nimi, w szczególności z Regulacjami w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 oraz porozumieniem z dnia 16.11.2020 zawartym z Operatorem

Programu w sprawie dofinansowania Projektu, jak i załącznikami do niego. Zleceniobiorca oświadcza, że treść dokumentów określonych w zdaniu poprzednim została jemu udostępniona przed zawarciem niniejszej Umowy.

3. Przy wykonywaniu niniejszej Umowy Zleceniobiorca zobowiązuje się do stosowania się do wskazań Zleceniodawcy. Zapotrzebowanie na wykonanie ww. czynności może zostać przekazane Zleceniobiorcy także telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

4. Zleceniobiorca zobowiązuje się do osobistego wykonywania czynności określonych w niniejszej Umowie, przy dochowaniu staranności i zasad właściwych dla czynności tego rodzaju oraz z uwzględnieniem wymogów wynikających z dokumentów wskazanych w pkt 2 powyżej.

5. Zleceniobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowość realizacji projektu w zakresie, w jakim realizowany jest poprzez czynności powierzone Zleceniobiorcy.

6. Jeżeli w wykonaniu niniejszej umowy dojdzie do powstania jakiegokolwiek utworu w rozumieniu ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych (dalej określanego jako

„Utwór”), Zleceniobiorca zobowiązuje się do przeniesienia na Zleceniodawcę całości autorskich praw majątkowych do takiego Utworu, praw do wyłącznego rozporządzania i eksploatacji Utworu, wszelkich prawa pokrewne do Utworu oraz udzielenia wyłącznych zezwoleń na wykonywanie zależnych praw autorskich do Utworu. Zleceniobiorca zobowiązuje się, że dostarczony Zleceniodawcy Utwór będzie wolny od roszczeń i innych praw osób trzecich.

7. Zleceniobiorca zobowiązuje się do przeniesienia na Zleceniodawcę całości autorskich praw majątkowych do Utworu, w tym prawo wykonywania praw zależnych do tego Utworu. W zakresie powyższego zobowiązania Zleceniobiorca zobowiązuje się do przeniesienia na Zleceniodawcę całości autorskich praw majątkowych wraz z wyłącznym prawem do wykonywania i zezwalania na wykonywanie praw zależnych na wszelkich istniejących w chwili zawarcia umowy polach eksploatacji, w szczególności na następujących polach eksploatacji:

a) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania Utworu:

– trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie Utworu w całości lub w części, jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, niezależnie od formatu, systemu lub standardu, wytwarzanie dowolną techniką egzemplarzy Utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, fotograficzną, zapisu magnetycznego, optyczną, laserową oraz techniką cyfrową, na dowolnym nośniku w tym na papierze, nośnikach magnetycznych, optycznych i elektronicznych, (w tym dyskietki, dysk komputera, DVD, CD-ROM, Blue-Ray, dyski przenośne i nośniki typu pen-drive);

– wprowadzanie Utworu do pamięci komputera (bez ograniczeń ilościowych), oraz zapisywanie Utworu w dowolnym formacie, w tym na serwerach umożliwiających pobranie Utworu w formie cyfrowej, nieograniczonej liczbie odbiorców;

– zwielokrotnianie Utworu w postaci publikacji książkowej lub prasowej, zarówno w postaci papierowej, elektronicznej (e-book), lub publikowanej w sieciach informatycznych (w tym w sieci Internet),

b) w zakresie obrotu oryginałem Utworu albo egzemplarzami, na których Utwór utrwalono

– wprowadzanie do obrotu, użyczanie, najem lub dzierżawa oryginału albo egzemplarzy Utworu wykonanych dowolną techniką (w tym wskazaną w punkcie a.), w tym wykorzystywanie Utworu lub jego egzemplarzy do celów promocyjnych, a także do oznaczania lub identyfikacji produktów i usług oraz innych przejawów działalności, przedmiotów jego własności, a także dla celów edukacyjnych i szkoleniowych;

c) w zakresie rozpowszechniania Utworu w sposób inny niż określony w punkcie b. powyżej – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i remitowanie za pomocą wizji lub fonii przewodowej lub bezprzewodowej, przez stację naziemną lub za pośrednictwem satelity, a także publiczne udostępnianie Utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez

siebie wybranym, w tym poprzez udostępnianie go w sieci Internet oraz w sieciach zamkniętych;

d) w zakresie opracowania – tworzenie nowych wersji, adaptacji (tłumaczenia, przystosowania, zmiany układu lub jakiekolwiek inne zmiany), utrwalania i zwielokrotniania ich w sposób i na polach wskazanych w pkt a powyżej oraz rozporządzanie opracowaniami Utworu oraz prawo udostępniania ich do korzystania, w tym udzielania licencji na rzecz osób trzecich, na wszystkich polach eksploatacji, o których mowa powyżej.

Zleceniobiorca zobowiązuje się do przeniesienia na Zleceniodawcę całości praw autorskich do Utworu, bez ograniczeń terytorialnych i ilościowych, w zakresie uprawniającym Zleceniodawcę do korzystania i rozporządzania Utworem w sposób określony w punktach a)

– d), w całości lub we fragmentach, zarówno odrębnie jak i w utworach zbiorowych bądź poprzez włączenie do elektronicznych baz danych.

8. Przeniesienie praw, o których mowa w punkcie poprzednim nastąpi z chwilą przekazania Zleceniodawcy egzemplarza Utworu albo jego części utrwalonego na dowolnym nośniku. Z chwilą przekazania Utworu Zleceniodawca nabywa również własność nośnika, na którym został on utrwalony.

9. Wraz z przeniesieniem na Zleceniodawcę praw autorskich do Utworu, Zleceniobiorca zobowiązuje się do powstrzymania się od wykonywania przysługujących mu względem Utworu autorskich praw osobistych do nienaruszalności treści i formy Utworu i jego rzetelnego wykorzystania, wykonywania nadzoru nad sposobem korzystania z Utworu oraz decydowania o pierwszym udostępnieniu. Niniejsza umowa nie obliguje Zleceniodawcy do opublikowania Utworu.

10. Za wykonywanie przedmiotu niniejszej Umowy w najpełniejszym zakresie, w tym również za przeniesienie majątkowych praw autorskich do Utworów wraz z wyłącznym prawem do wykonywania i zezwalania na wykonywanie praw zależnych stosownie do postanowień pkt 7-9 powyżej, Zleceniobiorca otrzyma wynagrodzenie w całkowitej zryczałtowanej kwocie .................................. zł (słownie: .................................... złotych) brutto miesięcznie. Zleceniobiorca będzie uprawniony do otrzymania ww. wynagrodzenia również za pierwszy – niepełny miesiąc kalendarzowy jej obowiązywania. Dla uniknięcia wątpliwości strony potwierdzają, że kwota wynagrodzenia określonego w niniejszym punkcie zawiera całkowite łączne wynagrodzenie należne Zleceniobiorcy z tytułu wykonania wszelkich świadczeń wynikających z niniejszej umowy (w tym obejmuje wynagrodzenie za przeniesienie majątkowych praw autorskich do Utworów powstałych w wyniku wykonywania niniejszej umowy, w tym wykonywania przez Zleceniodawcę zależnych praw autorskich do tych Utworów, na każdym z pól eksploatacji).

11. Wynagrodzenie określone w punkcie poprzednim, należne Zleceniobiorcy za usługi wykonane w danym miesiącu, płatne będzie na podstawie rachunku wystawionego przez Zleceniobiorcę w terminie 14 dni od zakończenia miesiąca za które należy się wynagrodzenie, do którego Zleceniobiorca zobowiązany jest dołączyć sprawozdanie (zawierające w szczególności ogólny opis czynności, datę i czas ich wykonywania) z czynności wykonanych od ostatniego rachunku i sporządzonego sprawozdania, z terminem zapłaty wynoszącym 21 dni od dnia złożenia prawidłowo wystawionego rachunku wraz ze sprawozdaniem.

12. Strony ustalają, że pod rygorem utraty roszczenia o wynagrodzenie rachunki obejmujące wynagrodzenie Zleceniobiorcy za miesiąc grudzień każdego roku obowiązywania Umowy będą wystawiane i składane Zleceniodawcy wraz ze sprawozdaniem, o którym mowa w pkt 11, najpóźniej do dnia 28 grudnia, za który należy się wynagrodzenie. Pod rygorem utraty roszczenia o wynagrodzenie oraz najpóźniej w terminie określonym w zdaniu poprzednim Zleceniobiorca zobowiązany jest do również do złożenia wszystkich rachunków obejmujących wynagrodzenie za wykonywanie Umowy w danym roku.

13. Wynagrodzenie płatne będzie przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Zleceniobiorcę. Za dzień zapłaty Strony uznają dzień obciążenia rachunku Zleceniodawcy. W przypadku wskazania przez Zleceniobiorcę rachunku bankowego prowadzonego w innej walucie, niż złoty polski, koszty przewalutowania przelewu zapłaty obciążają Zleceniobiorcę.

14. Zleceniobiorca udziela nieodwołalnego upoważnienia Zleceniodawcy do dokonania w jego imieniu obliczenia, potrącenia z wynagrodzenia o którym mowa w pkt 10 oraz zapłaty właściwym urzędom wszelkich należności publicznoprawnych, w tym składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczek na podatek dochodowy. Zleceniobiorca zobowiązany jest do niezwłocznego informowania Zleceniodawcy o zaistnieniu wszelkich okoliczności posiadających wpływ na wysokość obliczanych składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, w szczególności o fakcie utraty zatrudnienia. W przypadku niedopełnienia obowiązku określonego w zdaniu poprzednim Zleceniobiorca zobowiązany jest do naprawienia wynikłej z tego tytułu szkody.

15. Niniejsza umowa nie upoważnia Zleceniobiorcy do dokonywania jakichkolwiek czynności prawnych w imieniu Zleceniodawcy lub zaciągania w jego imieniu jakichkolwiek zobowiązań.

16. Zleceniobiorca zobowiązuje się do przestrzegania norm dotyczących przetwarzania danych osobowych wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz obowiązujących u Zleceniodawcy procedur (w szczególności dotyczących ich zabezpieczenia przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem prawa oraz zmianą, uszkodzeniem lub zniszczeniem). W przypadku, gdyby w związku z wykonywaniem niniejszej umowy doszło w jakikolwiek sposób do udostępnienia Zleceniobiorcy tych danych, Zleceniobiorca zobowiązany jest do ich przetwarzania wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania niniejszej Umowy i nie poddawania ich dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tym celem. W takim przypadku Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania w poufności uzyskanych danych osobowych oraz do powstrzymania się od ich modyfikowania, powielania lub utrwalania bądź też przekazywania lub udostępniania takich danych jakimkolwiek podmiotom trzecim w zakresie niezwiązanym z realizacją niniejszej Umowy, jak również do ich niezwłocznego usunięcia po wygaśnięciu lub rozwiązaniu niniejszej Umowy.

17. Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119/1) Zleceniodawca informuje, a Zleceniobiorca przyjmuje do wiadomości i wyraża zgodę na to, że:

1) Administratorem danych osobowych Zleceniobiorcy jest Instytut Wymiaru Sprawiedliwości z siedzibą przy ul. Krakowskie Przedmieście 25, 00 – 071 Warszawa, tel. 00 000 00 00, e-mail: xxx@xxx.xxx.xx.

2) Wykonując niniejsza Umowę Zleceniodawca może przetwarzać następujące kategorie danych Zleceniobiorcy: imiona i nazwisko, nazwisko xxxxxx, data i miejsce urodzenia, numer paszportu, informacja o obywatelstwie, adres zameldowania i zamieszkania, miejsce zatrudnienia, adres poczty elektronicznej;

3) Inspektorem ochrony danych w IWS jest Xxxxxx Xxxxxxxx, e-mail:

xxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx.xx.

4) Dane osobowe są przetwarzane przez administratora:

a) w celu zawarcia i wykonania Umowy – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania danych do zawarcia i wykonywania Umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

b) w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących, w tym prawa

podatkowego – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c. RODO;

c) w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami związanymi z zawartą Umową – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c. RODO.

5) Odbiorcami danych osobowych Zleceniobiorcy będą: właściwy Urząd Skarbowy w Polsce oraz tożsamy Urząd Skarbowy państwa – miejsca zamieszkania Zleceniobiorcy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Zleceniodawca, Ministerstwo Sprawiedliwości/Operator Programu.

6) Dane osobowe Zleceniobiorcy przechowywane będą przez okres trwania Umowy, a następnie do momentu upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych z Umową lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa.

7) Zleceniobiorcy przysługuje prawo:

a) dostępu do treści swoich danych osobowych, żądania ich sprostowania lub usunięcia, na zasadach określonych w art. 15 – 17 RODO;

b) ograniczenia przetwarzania danych, w przypadkach określonych w art. 18 RODO;

c) przenoszenia danych, na zasadach określonych w art. 20 RODO tj. do otrzymania przez osobę, której dane dotyczą od administratora danych osobowych jej dotyczących, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego;

d) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres: ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych jego dotyczących narusza przepisy RODO.

8) W celu skorzystania z praw, o których mowa w pkt 7 lit. a)–c) należy skontaktować się z administratorem lub inspektorem ochrony danych, korzystając ze wskazanych wyżej danych kontaktowych.

9) Podanie danych osobowych przez Zleceniobiorcę jest dobrowolne i umożliwia zawarcie oraz wykonywanie niniejszej umowy. Brak podania przez Zleceniobiorcę jego danych osobowych skutkuje brakiem zawarcia niniejszej Umowy.

18. Niniejsza umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia jej zawarcia do dnia 30 kwietnia 2024 r.

19. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia. W przypadku wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zleceniodawcę, Zleceniobiorca będzie uprawniony do otrzymania wynagrodzenia określonego w pkt 10 Umowy, w wysokości proporcjonalnej i wyłącznie za czynności rzeczywiście podjęte do dnia wygaśnięcia niniejszej Umowy, choćby nawet wypowiedzenie zostało dokonane bez ważnego powodu. W przypadku wygaśnięcia niniejszej Umowy w trakcie miesiąca kalendarzowego, wynagrodzenie za niepełny miesiąc kalendarzowy obowiązywania niniejszej umowy będzie proporcjonalnie zmniejszone w takim stosunku, w jakim ilość dni roboczych obowiązywania niniejszej umowy w tym miesiącu pozostaje do całkowitej liczby tych dni w danym miesiącu (przez dni robocze rozumie się wszystkie dni z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy).

20. Zleceniodawca upoważniony jest do wypowiedzenia niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym w sytuacji, gdy zostanie rozwiązane wskazywana w niniejszej Umowie porozumienie z Operatorem Programu z dnia 16.11.2020 r. W takiej sytuacji niniejsza Umowa ulega rozwiązaniu z dniem doręczenia Zleceniobiorcy oświadczenia Zleceniodawcy o wypowiedzeniu Umowy ze skutkiem natychmiastowym, zawierającego informację o rozwiązaniu umowy z Operatorem Programu. W zakresie wynagrodzenia należnego Zleceniobiorcy za wykonywanie umowy do chwili wypowiedzenia jej ze skutkiem natychmiastowym znajdą odpowiednie zastosowanie zasady określone w pkt 10-14 i 19 powyżej.

21. W przypadku wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zleceniobiorcę bez ważnego powodu, Zleceniobiorca zobowiązany będzie do zapłaty Zleceniodawcy kary umownej w kwocie stanowiącej trzykrotność miesięcznego wynagrodzenia brutto Zleceniobiorcy określonego w niniejszej umowie. Obowiązek zapłaty ww. kary umownej nie wyłącza uprawnienia Zleceniodawcy do dochodzenia związanych z umową roszczeń odszkodowawczych także przewyższających wysokość wskazanej kary umownej, do pełnej wysokości poniesionej szkody.

22. Zmiana, rozwiązanie lub wypowiedzenie niniejszej umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

23. Strony zobowiązane są do niezwłocznego poinformowaniu drugiej strony o aktualnym swoim adresie dla doręczeń, w tym o aktualnym adresie skrzynki elektronicznej. W sytuacji zwrotu przesyłki pocztowej wobec braku jej podjęcia przez Xxxxxx, Xxxxxx będą uznawały taką przesyłkę za skutecznie doręczoną z upływem 15 dnia od dnia jej nadania. Informacje przekazywane za pośrednictwem skrzynki elektronicznej Strony będą uznawały za skutecznie doręczone: w dniu jej wysłania w przypadku wysłania wiadomości do godziny 16:00, a w dniu następnym, gdy wiadomość zostanie wysłana po godzinie 16:00.

24. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie, jak również dla jej wykładni, zastosowanie znajdują przepisy prawa powszechnie obowiązującego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny oraz akty regulujące zasady funkcjonowania Norweskiego Mechanizmu Finansowego.

25. W przypadku zaistnienia okoliczności skutkującej uznaniem nieważności lub bezskuteczności któregokolwiek z postanowień niniejszej Umowy strony uznają, że obowiązuje ona nadal w pozostałym zakresie, zaś postanowienia nieważne lub bezskuteczne Strony zobowiązują się zastąpić odpowiednimi uzgodnionymi pomiędzy sobą nowymi postanowieniami najbardziej zbliżonymi w swej treści i celu do postanowień uznanych za nieważne lub bezskuteczne.

26. Strony ustalają, że Sądem właściwym dla rozstrzygania ewentualnych sporów, które wynikłyby w związku z interpretacja lub wykonywaniem niniejszej umowy, będzie Sąd powszechny właściwy ze względu na miejsce siedziby Zleceniodawcy.

27. Strony ustalają, iż dla przekazywania wszelkich informacji niezbędnych dla prawidłowego wykonywania niniejszej Umowy, wykorzystywać będą następujące telefony i adresy skrzynek elektronicznych:

a) Zleceniodawca: tel.: ………………...; e-mail ;

b) Zleceniobiorca: tel.: …………………; e-mail ;

28. Umowę niniejszą sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zleceniobiorcy i dwa dla Zleceniodawcy.

Zleceniobiorca Zleceniodawca

Załącznik nr 3

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

zwana dalej „Umową”, zawarta w dniu        _ 2021 r. w Warszawie, pomiędzy:

Skarbem Państwa – Instytutem Wymiaru Sprawiedliwości, z siedzibą w Warszawie przy xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, kod pocztowy 00 – 071, XXX 0000000000, REGON 141768967 reprezentowanym przez dr. hab. Xxxxxxx Xxxxxx – Dyrektora Instytutu Wymiaru Sprawiedliwości

zwanym dalej „Administratorem”

a

……………….. zamieszkałym ……………………………………., PESEL:

………………….,

zwaną dalej „Podmiotem przetwarzającym”

zwanymi dalej łącznie „Stronami”

stosownie do przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), mając na celu wykonanie art. 28 tego rozporządzenia oraz prawidłową realizację umowy nr ………………… z dnia                2020 r., której przedmiotem jest wykonanie czynności związanych z obsługą administracyjną i organizacyjną projektu badawczego pt. „Zintegrowany System Zapobiegania Przemocy Domowej”

Strony zawierają Umowę o następującej treści:

§ 1

Definicje

1. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.5.2016, s. 1, z późn. zm.);

2. Umowa główna – umowa nr z dnia               2020 r., której

przedmiotem jest wykonanie czynności związanych z obsługą administracyjną i

organizacyjną projektu badawczego pt. „Zintegrowany System Zapobiegania Przemocy Domowej”;

3. Dane osobowe – w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO – oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;

4. Przetwarzanie – w rozumieniu art. 4 pkt 2 RODO – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;

5. Inny podmiot przetwarzający – podmiot, któremu Podmiot przetwarzający w związku z realizacją Umowy powierzył w całości lub częściowo przetwarzanie.

§ 2

Przedmiot umowy, zakres i cel przetwarzania danych

1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w imieniu i na rzecz Administratora, na warunkach i w celach opisanych w niniejszej Umowie przetwarzanie danych osobowych w zakresie: imię i nazwisko, drugie imię, nazwisko xxxxxx, data i miejsce urodzenia, PESEL, właściwy urząd skarbowy, obywatelstwo, informacja o uprawnieniach do pobierania emerytury/renty, właściwy oddział NFZ, miejsce zatrudnienia, adres zameldowania, adres zamieszkania, informacja o objęciu dobrowolnym ubezpieczeniem emerytalnym/rentowym/chorobowym, numer NIP, numer REGON, adres e mail, numer telefonu.

2. Dane osobowe, o których mowa w ust. 1, będą dotyczyły następujących kategorii osób: zleceniobiorcy, twórcy, wykonawcy, osoby do kontaktu ze strony wykonawców, świadczące czynności związane z projektem badawczym pt.

„Zintegrowany System Zapobiegania Przemocy Domowej”, uczestników konferencji, seminariów.

3. Podmiot przetwarzający przetwarza dane powierzone przez Administratora wyłącznie w celu realizacji Umowy głównej i w zakresie niezbędnym do tego celu.

4. Powierzenie Podmiotowi przetwarzającemu danych przez Administratora na podstawie Umowy stanowi polecenie ich przetwarzania.

5. Umowa zostaje zawarta w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych powierzonych Podmiotowi przetwarzającemu przez Administratora.

6. Administrator i Podmiot przetwarzający zobowiązują się do przestrzegania postanowień i wymogów Umowy, RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie

danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.

§ 3

Oświadczenia Administratora

1. Administrator oświadcza, że przetwarza dane osobowe, które mają zostać powierzone do przetwarzania Podmiotowi przetwarzającemu na podstawie niniejszej Umowy, zgodnie z przepisami prawa, a w szczególności zgodnie z RODO.

2. Administrator zobowiązuje się, że podczas realizacji Umowy będzie ściśle współpracować z Podmiotem przetwarzającym.

3. Administrator umocowuje Podmiot przetwarzający do wydawania oraz odwoływania osobom dopuszczonym do przetwarzania danych osobowych, upoważnień do przetwarzania danych osobowych.

§ 4

Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się stosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, zgodnie z art. 32 RODO.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się nadać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej Umowy oraz dopuszczać do przetwarzania danych osobowych jedynie osoby upoważnione.

4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, o której mowa w art. 28 ust. 3 lit. b RODO, przetwarzanych danych przez upoważnione przez niego osoby, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z Podmiotem przetwarzającym.

5. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do prowadzenia rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO.

6. Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32 – 36 RODO.

7. Podmiot przetwarzający niezwłocznie informuje Administratora o:

1) wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu oraz naruszeniu obowiązków dotyczących ochrony powierzonych do przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem ust. 8,

2) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Europejskim Inspektorem ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem.

8. Podmiot przetwarzający, bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 24 godzin po stwierdzeniu naruszenia, zgłosi Administratorowi każde naruszenie ochrony danych osobowych. Zgłoszenie powinno oprócz elementów określonych w art. 33 ust. 3 RODO zawierać informacje umożliwiające Administratorowi określenie, czy naruszenie skutkuje wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

9. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy, Podmiot przetwarzający zobowiązuje się niezwłocznie zwrócić Administratorowi powierzone dane osobowe i trwale usunąć je z wszystkich nośników, zarówno w postaci elektronicznej, jak i papierowej. Zobowiązanie to obejmuje również Inne podmioty przetwarzające.

10. Zobowiązanie opisane w ust. 9 nie dotyczy danych osobowych, które są niezbędne Podmiotowi przetwarzającemu dla celów wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

§ 5

Prawo kontroli

1. Administrator, zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. h RODO, ma prawo kontroli zgodności przetwarzania powierzonych danych osobowych z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, RODO, przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz Umową.

2. Prawo kontroli realizowane będzie w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego i z minimum 7 – dniowym pisemnym jego uprzedzeniem.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora, nie dłuższym niż 7 dni.

4. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO.

§ 6

Dalsze powierzenie danych do przetwarzania

1. Podmiot przetwarzający nie przekazuje powierzonych do przetwarzania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych (poza Europejski Obszar Gospodarczy, dalej EOG). Jeżeli Podmiot przetwarzający ma zamiar lub obowiązek przekazania powierzonych do przetwarzania danych osobowych poza EOG poinformuje o tym Administratora w celu umożliwienia Administratorowi podjęcia decyzji lub działań niezbędnych do zapewnienia zgodności przetwarzania z prawem lub zakończenia powierzenia przetwarzania danych osobowych.

2. Podmiot przetwarzający nie może bez zgody Administratora powierzyć danych osobowych do dalszego przetwarzania Innemu podmiotowi przetwarzającemu w celu wykonania całości lub części Umowy.

3. W przypadku powierzenia wykonania całości lub części Umowy Innemu podmiotowi przetwarzającemu za zgodą Administratora, Inny podmiot przetwarzający winien spełniać te same gwarancje i obowiązki, jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie.

4. W sytuacji opisanej w ust. 2 Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za niewywiązanie się ze spoczywających na Innym podmiocie przetwarzającym obowiązków ochrony danych.

§ 7

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich, jak i wobec Administratora, za wszelkie szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, RODO, przepisów prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych oraz za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z Umową.

2. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.

3.

§ 8

Obowiązywanie Umowy

1. Umowa zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy głównej.

2. Administrator może wypowiedzieć niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku naruszenia przez Podmiot przetwarzający postanowień Umowy.

3. Rozwiązanie niniejszej Umowy ze skutkiem natychmiastowym jest równoznaczne z rozwiązaniem Umowy głównej.

§ 9

Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy powinny być dokonane w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z zachowaniem warunków oraz dopuszczalności zmiany Umowy.

2. Wykonanie niniejszej Umowy jest nieodpłatne. W związku z jej wykonaniem Podmiot przetwarzający nie nabywa wobec Administratora innych roszczeń, niż określone w Umowie głównej.

3. W sprawach nieuregulowanych Umową, zastosowanie znajdują przepisy o ochronie danych osobowych oraz Kodeksu cywilnego.

4. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z Umowy będzie sąd właściwy dla Administratora.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

………………………………………….. ………………………………………..

Administrator Podmiot przetwarzający

Załącznik nr 4

………………………………………

(sygnatura postępowania)

……………………………

(miejscowość i data)

FORMULARZ OFERTOWY

1. Oznaczenie Wykonawcy:

……………………………………………………………………………………………….

2. Imię i nazwisko kandydata :

……………………………………………………………………………………………….

3. Dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail, adres do korespondencji)

……………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………….

Proponowana wysokość wynagrodzenia:

Proponuję miesięczne wynagrodzenie za wykonanie zamówienia na stanowisko osoby ds. obiegu dokumentów w projekcie naukowym: „Zintegrowany system zapobiegania przemocy domowej”, współfinansowanej ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014- 2021 w ramach Programu Operacyjnego „Sprawiedliwość” w kwocie:

 netto (bez podatku VAT) …………… zł (słownie ).

 brutto (z doliczeniem podatku VAT) …………… zł (słownie ).

Oświadczenia Wykonawcy:

1. Wykonawca oferuje wykonanie zamówienia, zgodnie z treścią ogłoszenia o zamówieniu.

2. Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

3. Kandydat spełnia wszystkie wymagania określone w zapytaniu na stanowisko osoby ds. obiegu dokumentów.

4. Kandydat posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do realizacji przedmiotu zamówienia.

5. Złożone dokumenty spełniają wszystkie wymagania określone w zapytaniu ofertowym.

6. Wykonawca akceptuje wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx projekt umowy.

7. Wykonawca jest związany niniejszą ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu do składania ofert.

8. Wykonawca wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO1 wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia w niniejszym postępowaniu.*

9. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcą jest: …………………………………

tel. ……………….… fax……………………., e-mail: ……………………………………

Opis spełnienia przez kandydata wymagań określonych w pkt III zapytania cenowego:

…………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………….

Miejscowość, data Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy

3 rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 ze zm).

Wykaz załączników:

1) Poświadczenie statusu studenta lub absolwenta studiów

2) Oświadczenie kandydata, że nie jest prowadzone przeciwko niemu postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe

* W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie).

Załącznik nr 4

OŚWIADCZENIE

Ja niżej podpisany:

………………………………………………………………………………………………… Uczestnicząc w postępowaniu o udzielenie zamówienia na stanowisko osoby ds. obiegu dokumentów w projekcie naukowym: „Zintegrowany system zapobiegania przemocy domowej”, współfinansowanej ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014- 2021 w ramach Programu Operacyjnego „Sprawiedliwość”

oświadczam, że:

nie jest/jest* prowadzone przeciwko niemu postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe.

*Niepotrzebne skreślić

Miejscowość, data Podpis kandydata

ANKIETA KWALIFIKACYJNA

I. Wiedza ogólna, powszechnie obowiązujące przepisy prawa dotyczące wymiaru sprawiedliwości oraz znajomość przepisów dotyczących podstaw prawnych realizacji projektów z funduszy norweskich:

1. Instytut Wymiaru Sprawiedliwości jest państwową jednostką organizacyjną prowadzącą działalność naukowo-badawczą, podległą (1 pkt):

a) Ministrowi Sprawiedliwości

b) Prezesowi Rady Ministrów

c) Ministrowi Edukacji i Nauki

2. Zgodnie z art. 175 Konstytucji RP z 1997 r. wymiar sprawiedliwości w Rzeczypospolitej Polskiej sprawują (1 pkt):

a) Sąd Najwyższy, organy administracji publicznej, sądy powszechne oraz sądy wojskowe;

b) Sąd Najwyższy, sądy powszechne, sądy administracyjne oraz sądy wojskowe;

c) Trybunał Konstytucyjny, Trybunał Stanu, sądy administracyjne oraz sądy wojskowe.

3. Postępowanie sądowe w Polsce jest (1 pkt):

a) co najmniej jednoinstancyjne

b) co najmniej dwuinstancyjne

c) co najmniej trzyinstancyjne

4. Ustrój Rzeczypospolitej Polskiej opiera się na podziale i równowadze władzy ustawodawczej, władzy wykonawczej i władzy sądowniczej. Władzę ustawodawczą sprawują Sejm i Senat, władzę wykonawczą Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej i Rada Ministrów, a władzę sądowniczą (1 pkt):

a) sądy

b) trybunały

c) sądy i trybunały.

5. Władza zwierzchnia w Rzeczypospolitej Polskiej należy do (1 pkt):

a) Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej

b) Prezesa Rady Ministrów

c) Narodu

6. Naród sprawuje władzę (1 pkt):

a) przez swoich przedstawicieli

b) przez swoich przedstawicieli lub bezpośrednio.

c) bezpośrednio.

7. Zgodnie z Konstytucją Rzeczypospolitej Polskiej wolność człowieka (1 pkt):

a) podlega ochronie sądowej

b) jest nieograniczona

c) podlega ochronie prawnej

8. Na czele Naczelnego Sądu Administracyjnego stoi (1 pkt):

a) Prezes Naczelnego Sądu Administracyjnego,

b) Pierwszy Prezes Naczelnego Sądu Administracyjnego,

c) Przewodniczący Zgromadzenia Ogólnego Sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego,

d) Prezes Izby Ogólnoadministracyjnej

9. Ważność wyborów do Sejmu i Senatu stwierdza (1 pkt):

a. a) Trybunał Konstytucyjny,

b. b) Sąd Najwyższy,

c. c) Prezydent RP ,

d. d) Państwowa Komisja Wyborcza

10. Według przepisów obowiązującej Konstytucji, kadencja Senatu RP wynosi (1 pkt):

a. a) 3 lata,

b. b) 4 lata,

c. c) 5 lat,

d. d) 6 lat.

11. W myśl obowiązującej Konstytucji, utrata polskiego obywatelstwa może nastąpić

(1 pkt):

a. a) w wyniku wyroku sądu karnego,

b. b) w wyniku wyroku Trybunału Stanu,

c. c) w drodze decyzji Prezydenta RP,

d. d) obywatel polski nie może utracić obywatelstwa polskiego, chyba że sam się go zrzeknie.

12. Zgodnie z art. 96 Konstytucji RP, wybory do Sejmu odbywają się w głosowaniu tajnym i są (1 pkt):

a. a) powszechne i bezpośrednie,

b. b) powszechne, równe i bezpośrednie,

c. c) powszechne, równe, bezpośrednie i proporcjonalne,

d. d) powszechne i równe.

13. Zgodnie z Konstytucją RP, wotum zaufania dla Rady Ministrów udziela (1 pkt):

a) Prezydent RP ,

b) Zgromadzenie Narodowe,

c) Marszałek Sejmu,

d) Sejm.

14. W myśl obowiązującej Konstytucji RP, organem konstytucyjnym jest (1 pkt):

a. a) Rzecznik Praw Dziecka,

b. b) Rzecznik Praw Pacjenta,

c. c) Ambasador RP ,

d. d) Szef Kancelarii Prezydenta.

15. Wojewoda jest (1 pkt):

a. organem wykonawczym uchwał sejmiku województwa,

b. organem administracji samorządowej w województwie,

c. przedstawicielem Rady Ministrów w województwie,

d. zwierzchnikiem rządowej administracji niezespolonej w województwie.

16. Prezes Narodowego Banku Polskiego jest powoływany przez (1 pkt):

a. Zarząd banku,

b. Radę Nadzorczą,

c. Sejm,

d. Prezesa Najwyższej Izby Kontroli.

17. Obowiązującym systemem rządów RP jest system (1 pkt):

a) parlamentarny

b) gabinetowy

c) parlamentarno-gabinetowy

d) prezydencki.

18. Wynik referendum ogólnokrajowego w sprawach o szczególnym znaczeniu dla państwa jest wiążący, jeśli wzięło w nim udział (1 pkt):

a. a) więcej niż połowa uprawnionych do głosowania,

b. b) co najmniej 100 000 obywateli uprawnionych do głosowania,

c. c) nie mniej niż 3/5 obywateli uprawnionych do głosowania,

d. d) więcej niż 3/5 obywateli uprawnionych do głosowania.

19. Organizację Skarbu Państwa oraz sposób zarządzania majątkiem Skarbu Państwa określa:

a. ustawa

b. rozporządzenie

c. zarządzenie

20. Zgodnie z art. 45 Konstytucji RP każdy ma prawo do sprawiedliwego i jawnego rozpatrzenia sprawy bez nieuzasadnionej zwłoki przez (1 pkt):

a) Tylko właściwy sąd

b) Tylko właściwy i niezależny sąd.

c) właściwy, niezależny, bezstronny i niezawisły sąd.

21. Koszty poniesione w ramach projektu mogą być (1 pkt):

a) tylko kwalifikowalne

b) tylko niekwalifikowalne

c) kwalifikowalne lub niekwalifikowalne

22. Umowa zawierana między Operatorem Programu a beneficjentem, regulująca wdrażanie konkretnego projektu to (1 pkt):

a) Umowa partnerska

b) Umowa w sprawie projektu

c) Umowa w sprawie programu

23. Podmiot prawa, na którym spoczywa odpowiedzialność za zainicjowanie, przygotowanie i wdrożenie projektu, to (1 pkt):

a) Beneficjent

b) Operator Programu

c) Partner Projektu

24. Podmiot prawa aktywnie uczestniczący we wdrażaniu programu i skutecznie się do niego przyczyniający. Przyświeca mu ten sam cel gospodarczy i społeczny co beneficjentowi, który ma być zrealizowany poprzez wdrożenie danego projektu. Mowa jest o (1 pkt):

a) Beneficjencie

b) Operatorze Programu

c) Partnerze Projektu

25. „Wszystkie programy i działania finansowane w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014–2021 opierają się na wspólnych wartościach, takich jak

poszanowanie godności ludzkiej, wolność, demokracja, równość, praworządność i poszanowanie praw człowieka, w tym praw osób należących do mniejszości”. Wskaż, czy powyższe zdanie jest prawdziwe czy fałszywe (1 pkt):

a) Prawdziwe

b) Fałszywe

II. Znajomość języka angielskiego:

1. What are your greatest professional strengths? (0-3 pkt)

2. Where would you like to be in your career five years from now? (0-3 pkt)

3. Proszę o sporządzenie w języku angielskim wiadomości e-mail adresowanej do Partnera Projektu w celu umówienia się na spotkanie w formie zdalnej na dzień 20 listopada 2021 r. na godz. 13. Proszę poinformować uczestników o celu spotkania tj. omówienia harmonogramu projektu. (0-9 pkt)