Wójta Gminy Baboszewo – ....................................................... przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy , zwanym dalej „Zleceniodawcą” ,
UMOWA Nr /2019
zawarta w dniu 2019 roku w Baboszewie pomiędzy: Gminą Baboszewo
NIP 000-000-00-00 z siedzibą przy ul. Xxxxxxxxxxxx 0X, 00 - 000 Xxxxxxxxx reprezentowaną przez:
Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx – .......................................................
przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy ,
zwanym dalej „Zleceniodawcą” ,
a ,
zwanym dalej ,,Zleceniobiorcą”, zwanymi dalej łącznie „Stronami”
W wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (znak sprawy: ZP.271.2.1.2019) o wartości poniżej 30 000 euro (z wyłączeniem stosowania ustawy Pzp), została zawarta umowa o następującej treści:
§1
Przedmiot umowy
Zleceniobiorca zobowiązuje się do usługowego prowadzenia audytu wewnętrznego w Urzędzie Gminy Baboszewo i jednostkach organizacyjnych Gminy Baboszewo, w szczególności do:
1) opracowania pełnej dokumentacji audytu, w tym prowadzenie akt audytu bieżących i stałych
w celu rzetelnego udokumentowania przeprowadzonych czynności,
2) identyfikacji obszarów potencjalnego ryzyka i dokonanie ich analizy,
3) opracowania rocznego planu audytu wewnętrznego na rok 2019, o którym mowa w art. 283 Ustawy o finansach publicznych, w oparciu o analizę ryzyka, podanie informacji na temat czasu planowanego na realizację poszczególnych zadań zapewniających oraz na realizację czynności doradczych i sprawdzających,
4) przeprowadzenia co najmniej trzech zadań audytowych w roku 2019 w zależności od wyni- ków analizy ryzyka i priorytetu Wójta, przeprowadzenie zadania audytowego następuje na podstawie imiennego upoważnienia Wójta, po okazaniu dowodu tożsamości,
5) przeprowadzenia w uzasadnionych przypadkach dodatkowego zadania audytowego poza planem audytu za dodatkowym wynagrodzeniem uzgodnionym w wyniku negocjacji,
6) podejmowania czynności doradczych, w tym składanie wniosków mających na celu uspraw- nienie funkcjonowania obszarów podlegających audytowi,
7) terminowego sporządzenie rzetelnej dokumentacji z prowadzonych audytów ,
8) przygotowania pisemnych sprawozdań z wykonania zadań audytowych wraz z rekomendacjami dla audytowanego obszaru, które należy przedstawić osobiście Wójtowi oraz w razie potrzeby Radzie Gminy,
9) przeprowadzenia oceny kontroli zarządczej pod kontem adekwatności, skuteczności i efektywności wynikającej z przeprowadzonych zadań audytowych,
10) przygotowania sprawozdania z wykonania planu audytu za 2019 r., w terminie do 31 stycznia 2020r.,
§2
Prawa i obowiązki Zleceniobiorcy
1.Prawa i obowiązki Zleceniobiorcy określają obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa, w tym zarządzenia, instrukcje, a także zawarte w innych przepisach prawa i obowiązki audytora i obejmują w szczególności następujące kwestie:
1) Zleceniobiorca ma prawo wstępu do pomieszczeń jednostki oraz wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również do sporządzania ich kopii, odpisów wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej. W tym celu ma prawo żądać od pracowników jednostki informacji i wyjaśnień, a także sporządzenia i potwierdzenia kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków.
2) Wójt Gminy upoważni Zleceniobiorcę do przeprowadzenia czynności audytowych.
3) Zleceniobiorca przeprowadzi audyt zgodnie z opracowanym przez siebie i zaakceptowanym przez Zleceniodawcę planem audytu,
4) Zleceniobiorca zobowiązany jest do dokumentowania wszystkich czynności i zdarzeń, które mają istotne znaczenie dla wyników audytu
5) Przed rozpoczęciem zadania zapewniającego Zleceniobiorca zobowiązany jest do poinformowania kierowników komórek o planowanym przeprowadzeniu zadania zapewniającego.
6) Zleceniobiorca zobowiązany jest do dokonania analizy ryzyka w obszarze objętym zadaniem zapewniającym oraz opracowania programu zadania zapewniającego. W uzasadnionych przypadkach Zleceniobiorca może w trakcie przeprowadzania zadania zapewniającego dokonać zmian w programie, co powinno być udokumentowane.
7) Zleceniobiorca zobowiązany jest po zakończeniu czynności w komórce audytowanej objętej zadaniem zapewniającym do przedstawienia kierownikowi komórki ustaleń stanu faktycznego, a następnie zobowiązany jest do sporządzenia sprawozdania z wyniku audytu wewnętrznego.
8) Zleceniobiorca może przeprowadzać czynności sprawdzające i dokonywać oceny działań jednostki w celu realizacji zaleceń.
i) Zleceniobiorca może na wniosek Wójta lub po uzgodnieniu z nim, z własnej inicjatywy, dokonywać czynności doradcze, chyba że spowodowałoby to zagrożenie dla czynności wynikających z planu audytu, jak również jeśli prowadziłoby to do przejęcia przez niego obowiązków, odpowiedzialności lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką.
9) w wyniku czynności doradczych Zleceniobiorca może przedstawić opinie lub wnioski dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki.
10) Zleceniobiorca zobowiązany jest do składania Wójtowi sprawozdania z wykonania planu audytu oraz informowania w szczegó1ności o stopniu jego realizacji oraz istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej,
2. Zlecenibiorca zobowiazny jest obecności w siedzibie Zamawiającego przynajmniej dwa razy
w miesiącu, w uzgodnionych dniach przez minimum 6 godzin dziennie.
3. W okresie pierwszych trzech miesięcy trwania umowy, Zleceniodawca może wymagać od Zleceniobiorcy obecności w siedzibie Urzędu Gminy Baboszewo przynajmniej raz w tygodniu. Szczegółowe warunki obecności zostaną ustalone z wybranym Wykonawcą.
4.Zleceniobiorca zobowiązuje się realizować przedmiot umowy z najwyższą starannością i w sposób właściwy dla zadań tego rodzaju, kierując się wskazówkami Zleceniodawcy, jeżeli takie zostaną udzielone.
5. W przypadku wystąpienia uwag do audytu, Zleceniobiorca na swój koszt dokona niezbędnych zmian (poprawek, uzupełnień) w uzgodnieniu ze Zleceniodawcą.
6.Zleceniobiorca oświadcza, iż spełnia warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, niezbędne do wykonania zadań audytora wewnętrznego określonych niniejszą umową.
7. Zleceniobiorca bez zgody Zamawiającego nie może powierzyć wykonania niniejszej umowy
innym osobom, pod rygorem odstąpienia od umowy.
8. Zleceniobiorca może powoływać ekspertów potrzebnych do badania dowolnego zakresu audytu, spełniających warunki niezależności ew stosunku do Zleceniodawcy.
§3
Prawa i obowiązki Zleceniodawcy
1.Zleceniodawca zobowiązany jest zapewnić warunki do niezależnego , obiektywnego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego, w tym zapewni organizacyjną odrębność Zleceniobiorcy oraz ciągłość prowadzenia audytu w jednostce;
2.Zleceniodawca ma prawo żądać na bieżąco informacji o przebiegu i realizacji audytu wewnętrznego;
3. Zleceniodawca zapewni warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu,
a w szczegó1ności udostępni obiekty, urządzenia, dokumenty, niezbędne do przeprowadzenia audytu;
4.Zleceniodawca zobowiązuje się, na żądanie Zleceniobiorcy, udzielać informacji i wyjaśnień oraz potwierdzać "za zgodność z oryginałem" kopie dokumentów i ich odpisy, wyciągi, zestawienia oraz wydruki niezbędne dla realizacji audytu;
5. Udzielone ustnie informacje i złożone ustnie wyjaśnienia powinny zostać zaprotokołowane oraz podpisane przez Zleceniobiorcę i przez osobę, która ich udzieliła lub je złożyła;
§ 4
Okres obowiązywania umowy
1. Umowa zostaje zawarta na czas określony, od dnia 01 marca 2019 r. do 29 lutego 2020 r.
§5
Wynagrodzenie i warunki płatności
1. Za realizowanie przedmiotu umowy Zleceniodawca zobowiązuje się wypłacić Zleceniobiorcy wynagrodzenie w wysokości……… zł brutto za jeden miesiąc (słownie złotych: )
2.Wynagrodzenie miesięczne określone w ust .1 obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy i nie może ulec zmianie przez cały okres obowiązywania umowy.
3. Wynagrodzenie miesięczne płatne będzie przelewem na rachunek bankowy Zleceniobiorcy,
wskazany przez Zleceniobiorcę w treści rachunku/faktury, w terminie 7 dni od daty wystawienia rachunku/faktury.
4. Zleceniobiorca winien wystawić rachunki rozliczeniowe za każdy miesiąc wykonywania usługi.
5. W wypadku niezrealizowania przez Zleceniobiorcę obowiązku dyżurowania w siedzibie Zleceniodawcy w wymiarze określonym w par. 2 ust. lit. l wynagrodzenie za dany miesiąc ulega obniżeniu proporcjonalnie do ilości faktycznie pełnionych w danym miesiącu dyżurów.
6. Z tytułu zawarcia umowy Zleceniodawca potrąci z wynagrodzenia Zleceniobiorcy składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe, zdrowotne oraz podatek dochodowy od osób fizycznych i odprowadzi do właściwego oddziału ZUS i Urzędu Skarbowego, zgodnie z oświadczeniem złożonym przez Zleceniobiorcę.
7.Niedopuszczalne jest przeniesienie wierzytelności z tytułu wynagrodzenia należnego Zleceniobiorcy na osoby trzecie, bez pisemnej zgody Zleceniodawcy.
§ 6
Ochrona danych osobowych i zachowanie poufności
1. Zleceniodawca oświadcza, że jest administratorem danych osobowych.
2. W ramach wykonywania niniejszej umowy Zamawiający powierzy Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych na podstawie odrębnej umowy.
3. Zleceniobiorca zobowiązuje się postępować z dokumentami, w tym także w formie elektronicznej, wytworzonymi dla celów prowadzenia audytu wewnętrznego, aby zapewnić ich dostępność, ochronę przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem tj.:
a) dokumentacja wytworzona dla celów prowadzenia audytu w formie papierowej, będzie przechowywana w siedzibie Urzędu Gminy Baboszewo, w postaci bieżących i stałych akt audytu,
b) dokumentacja zapisana w formie elektronicznej będzie przechowywana tak, aby zapewnić ochronę przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem,
2.Zleceniobiorca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych otrzymanych od Zleceniodawcy lub pozyskanych w związku z realizacją niniejszej umowy zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych,
3.Zleceniobiorca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczegó1ności do zachowania w tajemnicy danych osobowych, do których uzyskał dostęp w związku z wykonywaniem niniejszej umowy, również po jej rozwiązaniu.
4.Zleceniobiorca jest zobowiązany zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z wykonaniem Umowy. W tym samym zakresie Zleceniobiorca odpowiada za zachowanie poufności przez osoby, przy pomocy których wykonuje Umowę.
5.Zobowiązanie, o którym mowa w ust. 4, nie dotyczy sytuacji, w których obowiązek ujawnienia informacji wynika z powszechnie obowiązujących przepisów, orzeczenia sądów lub decyzji właściwej władzy publicznej.
§ 7
Konflikt interesów
1.Zleceniobiorca jest zobowiązany do powstrzymywania się od wszelkich działań, które mogą stanowić konflikt interesów w związku z wykonywaniem przedmiotu Umowy. W tym samym zakresie Zleceniobiorca jest zobowiązany przeciwdziałać konfliktowi interesów osób, przy pomocy których wykonuje Umowę.
2. W przypadku zaistnienia konfliktu interesów lub ryzyka wystąpienia konfliktu interesów, Zleceniobiorca jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym Zleceniodawcę.
§8
Kary umowne
1. Zleceniodawcy przysługuje prawo naliczenia kary umownej za:
1)niedopełnienie przez Wykonawcę obowiązku, o którym mowa w § 2 ust.2 umow - w wysokości 200,00 zł za każdy przypadek.
2)wykonywanie przedmiotu umowy niezgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami niniejszej umowy - - wysokości 500,00 zł za każdy przypadek.
3) odstąpienie od umowy w wyniku okoliczności, za które odpowiada Zleceniobiorca - wysokości 5% wynagrodzenia brutto za cały okres obowiązywania umowy (wynagodzenia określonego w
§ 5 ust.1 x 12 miesięcy)
2. Zleceniobiorcy przysługuje prawo naliczenia kary umownej za odstąpienie od umowy w wyniku okoliczności, za które odpowiada Zleceniodawca - wysokości 5% wynagrodzenia brutto za cały okres obowiązywania umowy (wynagodzenia określonego w § 5 ust.1 x 12 miesięcy)
3. W przypadku naliczenia kar umownych Zleceniobiorca wyraża zgodę na ich pobranie umownych z należnego wynagrodzenia.
4. Karu umowne podlegają stosownemu łączeniu.
§ 9
Siła wyższa
1. Strony nie ponoszą odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy będące bezpośrednim następstwem okoliczności, które stanowią skutek działania siły wyższej.
2. Siła wyższa stanowi zdarzenie nagłe, nieprzewidziane i niezależnie od woli Stron, którego skutki są niemożliwe do zapobieżenia, uniemożliwiające wykonanie Umowy w całości lub części, na stale lub na pewien czas, któremu nie można zapobiec, ani przeciwdziałać przy zachowaniu należytej staranności.
3. W przypadku wystąpienia siły wyższej Strona dotknięta jej działaniem, niezwłocznie poinformuje pisemnie drugą stronę o jej zaistnieniu. W takiej sytuacji Xxxxxx niezwłocznie uzgodnią tryb dalszego postępowania.
§ 10
Rozwiązanie umowy
1. Każda ze stron może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia przez drugą Stronę obowiązków wynikających z Umowy. Przed rozwiązaniem Umowy Strona uprawniona wezwie Stronę naruszającą do usunięcia naruszeń Umowy, wyznaczając w tym celu odpowiedni termin, nie krótszy niż 7 dni od otrzymania wezwania.
2. Każdej ze Stron przysługuje prawo rozwiązania niniejszej umowy za czternastodniowym okresem wypowiedzenia, kt órego bieg kończy się w ostatnim dniu miesiąca.
3. W przypadku rozwiązania umowy Zleceniobiorca może żądać wyłacznie wynagrodzenias należnego za okres wykonania umowy.
§ 11
Postanowienia końcowe
1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą umową stosuje się ustawy Kodeks cywilny.
2. Wszelkie zmiany w treści niniejszej umowy mogą być dokonywane w formie aneksów, sporządzonych w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Ewentualne spory powstałe w związku z zawarciem i wykonywaniem niniejszej umowy Strony będą starały się rozstrzygać polubownie. W przypadku braku porozumienia, spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie właściwego ze względu na siedzibę Zleceniodawcy sądu powszechnego.
4. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: dwa dla Zleceniodawcy i jeden dla Zlecenbiobiorcy.