Umowa

Załącznik nr 3A do oferty szkoleniowej

Umowa

powierzenia przetwarzania danych osobowych (wzór)

zawarta w dniu pomiędzy

Panią/Panem ……………………. - Wójtem, Burmistrzem działającym jako

Administrator Danych Urzędu ……………………z siedzibą w ……………………………

zwanym w dalszej części umowy Administratorem

reprezentującym:

oraz

…………………………………. z siedzibą zwaną w dalszej części

umowy Podmiotem przetwarzającym

reprezentowaną/ym przez:

……………………………..

Niniejsza umowa stanowi integralną część umowy …………… nr ….. z dnia ………….

zawartej pomiędzy …………………………………………. reprezentowaną przez Administratora i …………………………... (w przypadku gdy umowa podstawowa wymaga kontrasygnaty), a Podmiotem przetwarzającym, zwaną dalej: Umową podstawową.

§ 1

Powierzenie przetwarzania danych osobowych – zakres i cel

1. Na podstawie art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE.L.2016.119.1) zwanego w dalszej części „RODO” Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu dane

osobowe, o których mowa w niniejszej umowie do ich przetwarzania na zasadach i w celu określonym poniżej.

2. Administrator oświadcza, że jest administratorem danych osobowych, które powierza Podmiotowi przetwarzającemu do powierzenia.

3. Powierzone dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją Umowy podstawowej. Administrator upoważnia Podmiot przetwarzający do przetwarzania danych osobowych niezbędnych do realizacji umowy i wyłącznie w zakresie, jaki jest niezbędny do realizacji celu tej umowy.

4. Zakres przetwarzania obejmuje następujące dane osobowe

…………………………………. [wskazać zakres przetwarzania np. imię i nazwisko, adres].

5. Przez przetwarzanie danych osobowych rozumie się wszelkie operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

6. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą umową, RODO, ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000) oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.

7. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi RODO.

§2

Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający, podczas przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, zobowiązuje się do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy.

4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b RODO) przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.

5. Przetwarzający nie będzie kopiować, powielać lub w jakikolwiek sposób rozpowszechniać danych osobowych, z wyjątkiem sytuacji, gdy wykorzystanie tych danych następuje w celu wykonania niniejszej Umowy. W tym przypadku wszelkie kopie będą własnością Administratora.

6. Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem usuwa lub zwraca Administratorowi wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych. Administrator może udzielić odrębnej zgody na dalsze przechowywanie powierzonych danych osobowych, ze wskazaniem sposobu, celu oraz czasu ich przechowywania.

7. W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.

8. Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je Administratorowi w ciągu 24 godzin.

§3

Prawo kontroli

1. Administrator zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) Rozporządzenia ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający i jego podwykonawców przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia umowy.

2. Administrator będzie realizował swoje prawo kontroli z minimum ………….

dniowym uprzedzeniem prawo kontroli w godzinach pracy Podmiotu

przetwarzającego, przy zachowaniu jak najniższej dopuszczalnej ingerencji w funkcjonowaniu Podmiotu przetwarzającego.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora nie dłuższym niż

………. dni.

4. Podmiot przetwarzający udostępni Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.

§4

Dalsze powierzenie danych do przetwarzania

1. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania umowy po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora.

2. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora chyba, że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

3. Podwykonawca, o którym mowa w §4 ust. 1 umowy winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej umowie.

4. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za nie wywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.

§ 5

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub

orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora.

3. Podmiot przetwarzający odpowiada za szkody jakie powstały wobec Administratora oraz wyrządzone osobom trzecim.

§6

Czas obowiązywania umowy i jej rozwiązanie

1. Niniejsza umowa obowiązuje:

- od dnia jej zawarcia przez czas nieokreślony/określony

- od dnia …….. do dnia ……..

2. Każda ze stron może wypowiedzieć niniejszą umowę z zachowaniem okresu

wypowiedzenia.

3. Administrator może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym gdy Podmiot przetwarzający:

a) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie,

b) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z umową,

c) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora.

§7

Zasady zachowania poufności

1. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji oraz danych, w tym danych osobowych, które powziął od Administratora lub podmiotu z nim współpracującego podczas lub w związku z wykonywaniem umowy, w okresie jej obowiązywania i po jej zakończeniu, a także do nieujawniania i nieudostępniania tych informacji jakimkolwiek podmiotom innym niż Administrator, bez jego pisemnej zgody, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub umowy. Obowiązek zachowania

tajemnicy, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym obejmuje w szczególności zarówno informacje dotyczące samego Administratora, jak i rozpatrywanej dokumentacji, a w szczególności wszelkich innych danych osobowych pozyskanych w jakikolwiek inny sposób zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej czy elektronicznej.

§8

Postanowienia końcowe

1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.

2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego, RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych.

3. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej umowy będzie sąd właściwy Administratora danych.

……………………….. …………….……………………. Administrator danych Podmiot przetwarzający